Réduction des coûts, efficacité accrue et un accès sécurisé à vos documents professionnels

enterprise FileDirector ®

Le nouveau FileDirector version 2

Peu importe de quelle taille est votre entreprise, par l'utilisation d'une solide solution de GED (Gestion Electronique de Documents) d’innovation technologique performante, vous pouvez créer un avantage de compétition décisif. FileDirector est l'outil pour la gestion et la diffusion de l'information. Il joue un rôle fédérateur générant gains de temps pour l'administration et l'accès à l'information au sein de votre entreprise. Ceci est possible grâce à la centralisation de stockage numérique sur les médias et le traitement intelligent des informations. Sur Internet ou Intranet, vous pouvez accéder à tout moment, rapidement et en toute sécurité à celles-ci. Ceci est rendu plus facile en permettant à chaque utilisateur de gérer efficacement ces propres informations, y compris la saisie rapide, la recherche et la distribution. En utilisant une approche modulaire souple, FileDirector s'adapte strictement à l'évolution des besoins de votre entreprise, indépendamment si vous avez cinq, 5000 employés ou plus. Avec FileDirector, votre entreprise est prête à l'avenir.

The Solution that tailors itself to your needs La solution qui s'adapte à vos besoins

Le programme d'application WinClient peut être facile-ment intégré à d'autres appli-cations, de sorte que la pleine fonctionnalité de vo-tre système de gestion de documents est présente dans l’application la plus utilisés dans votre entreprise.

L'interface de FileDirector 2.0 vous résout des contraintes de votre infrastructure IT. Si Microsoft. NET Framework 2.0 est installé, l'ensemble des applications peut être lancée directement à partir de Microsoft Internet Explorer, et presque toutes les fonctions peuvent immédiatement être utilisées sans installation. Le programme d'application WinClient peut être distribué simplement aux employés. Envoyez simplement un lien ou distribuez un favori de navigateur. Pareillement à domicile, vous pouvez utiliser de cette manière simple votre FileDirector Windows Client et accéder sûrement à vos informations.

Client soutenu par le navigateur

Documents analogiques Le logiciel d’application de FileDirector dispose de nombreuses possibilités d'acquisition de données, c'est-à-dire vous n'avez pas besoin d'une application pour la saisie et une autre pour la recherche. En plus, les profils de numérisation peuvent être créés qui détiennent les paramètres du périphérique de capture, et peuvent également être configuré pour stocker des documents dans des catégories définies. Un grand nombre de systèmes de numérisation peuvent être soutenus par ISIS ou TWAIN. FileDirector possède une interface à ShareScan OP d'eCopy, ce qui vous permet d'envoyer directement des documents à partir d’un copieur numérique multifonction vers FileDirector.

Indexation automatique L'indexation des documents peut se faire manuellement, ou automatiquement par l’OCR zone, OCR plein texte ou la lecture de codes à barres. Les profils de numérisation peuvent être réglés une seule fois pour qu'ils effectuent automatiquement une reconnaissance de formulaire. Les informations d'indexation peuvent être appliquées automatiquement lors de la numérisation ou l’importation des documents ou à partir d’une autre base de données.

Les documents électroniques Pourquoi ne pas stocker tous vos documents électroniques dans FileDirector? C’est une simple opération grâce à l'intégration de FileDirector dans les applications Microsoft Office, ou de l'Explorateur Windows. Envoyez simplement le document à FileDirector, et déjà vous pouvez l’archiver. Ou bien vous laissez FileDirector prendre automatiquement des informations, telles que le nom du fichier et la date.

Saisir facilement les données

La plupart des travaux sont effectués sur WinClient

La recherche des documents Utilisez simplement les champs d'index définis pour la recherche, à l'intérieur d'un gestionnaire ou dans un type de document, des informations souhaitées. Vous pouvez aussi utiliser l'option de la recherche plein texte pour trouver le contenu des documents voulus.

Les documents trouvés sont mentionnés dans la liste des résultats, qui peuvent être triées et filtrées. Double-cliquez dans cette liste sur le document souhaité, et il est représenté dans la fenêtre de visualisation.

Grâce à une visionneuse de document intégrée, FileDirector est capable d’afficher et d’imprimer les documents électroniques provenant de plus de 200 formats, directement et sans présence de l’application originale.

Editer des documents Avant qu'un document ne puisse être modifié, il doit être „Sorti“ du gestionnaire FileDirector. Lorsqu’un document est sorti, personne d'autre ne peut l‘éditer au même temps. Ensuite toutes les modifications effectuées sur un document sont enregistrées comme révisions, et toute révision d'un document peut être consultée.

Un document archivé dans FileDirector pouvant se présenter sous forme de différents fichiers de format différent, par exemple des images tif et de documents électroniques Word; chaque page peut être modifié. Il est également possible d’ajouter, joindre, remplacer ou supprimer un document.

Si vous souhaitez modifier un document électronique, vous nécessitez l’application appartenant au type de fichiers, avec laquelle il a été créé.

Sur des pages illustrées vous pouvez appliquer des annotations, souligner des sections, ajouter un tampon, placer une signature ou ajouter une boite notes. Vous pouvez même insérer des hyperliens vers d’autres sites web ou vers autres documents dans FileDirector.

Traiter les documents

Transparence d'intranet et d'Internet. FileDirector WinClient n'est rien d'autre qu'une application pour Windows avec les qualités de communication universelles d'un navigateur. Contrairement à d'autres solutions, FileDirector offre aussi sur un navigateur web des fonctions comme la numérisation ou le traitement des documents.

Ouvert et évolutif grâce a XML et .NET FileDirector est une nouvelle génération de solution de gestion électronique de document basé sur le socle des technologies .NET de Microsoft adaptées à des formats tel que XML, SOAP, WSDL et http. L’architecture de FileDirector établit une structure qui dépasse l’archivage conventionnel. XML est largement accepté comme la norme pour l’échange de données, quelle que soit la plateforme d’origine. Cela vaut particulièrement pour la Gestion Electronique de Documents, où la capacité du XML à classer l’information et les métas donnés d’indexation sous une forme facilement lisible, devient un outil indispensable pour la gestion des documents d’une entreprise.

Sécurité Le FileDirector soutient presque toutes les technologies de sécurité disponibles: Par exemple le chiffrage de données en ligne SSL jusqu'à 168 bits, signatures électroniques et certificats. Windows et FileDirector règlent l’accès en team: Windows assure l’authentification et FileDirector vérifie si l’utilisateur a le droit d’accès à un document.

Architecture 3 tiers FileDirector est une véritable application 3 tiers; Le serveur FileDirector gère l’ensemble des requêtes formulées par les WinClients et les expédie au serveur de base de données pour traitement. Comme Premier tiers: SQL Server ou Oracle (base de données), FileDirector comme deuxième tiers et enfin comme troisième tiers FileDirector WinClient, le navigateur Web ou encore le SDK (Kit de développement). Grâce à cette architecture, le système fonctionne très stable et nécessite à peine l'entretien.

Evolutivité L’un des avantages de FileDirector est sa capacité à évoluer et sa flexibilité. Quelle que soit la taille de votre entreprise, FileDirector s’adapte à vos besoins. La base de données aussi bien que le serveur FileDirector peuvent être distri-buées sur plusieurs serveurs, afin d’optimiser la performance du système total ou garantir une disponibilité permanente. Des serveurs supplémentaires peuvent veiller à une répartition des charges ou une redondance sûre.

The Solution that tailors itself to your needs Architecture et sécurité

Unix, Linux, Mac et autres.

FileDirector peut être utilisé hétérogène sur toutes les

plates-formes Windows (à partir de Windows 2000). Grâce

à l’approche universelle de la technologie .NET qui offre

pour FileDirector la possibilité de s’interfacer sûrement et

efficacement avec d’autres applications, systèmes ou

matériels. Les postes de travail ou des serveurs sous Unix

etc. peuvent également accéder aux documents archivés.

FileDirector prend en charge différents types de stockage de documents: juke-box, SAN / NAS, disques durs, les conteneurs ainsi beaucoup d’autres systèmes de stockage.

Stockage des données

est très simple avec FileDirector. Peut

import si vous utilisé MS SQL serveur ou

Oracle pour l’indexation et pour la

recherche plein texte, FileDirector est

tout à fait flexible et adaptable à votre

infrastructure existante.

Connecteurs Codeless

Avec le Connecteur Codeless, on peut établir une relation entre FileDirector et des champs

arbitraires d'autres applications Windows. C'est une manière simple pour remplir directement

des champs depuis d'autres applications avec un raccourci clavier pour indexer les

documents, sans entreprendre une programmation ou une adaptation coûteuse.

Gestion des Processus (Workflow) FileDirector est équipé d'un ensemble de services de planification simples, qui sont très utiles dans un environnement de bureau automatisé. Les différentes étapes de votre processus sont représentées clairement dans le designer du processus graphique. La fonction d'impression du designer du processus vous aidera à la documentation dans votre gestion de qualité. Les fonctions d'absence, retour d’information ou d’alerte empêchent l'enlisement des processus. Les documents peuvent être dirigés à travers un processus défini, dans lequel ils chemineront suivant des étapes fixées. Le système de messagerie indique s’il y a des nouveaux documents en attente. Le workflow FileDirector est un véritable agent de sécurité et de productivité, en permettant un contrôle sur l’état d’avancement et le respect des échéances. Kit de développement (SDK) intégré Vous pouvez utiliser le SDK de FileDirector pour développer vos propres applications, qu'ils s'agissent de Windows ou Basée sur Web. Et il vous permet de les intégrer facilement dans FileDirector. Ainsi, vous pouvez créer de nouveaux documents, rechercher et mettre à jour vos documents existants, administrer la sécurité et beaucoup plus. Intégration web

Intégrez la fonction de recherche de FileDirector dans votre intranet ou même dans votre

site d'internet. Le serveur Web peut être ajusté de telle sorte qu'il exige aux utilisateurs en

cas de besoin des certificats de sécurité, d’une manière que les documents sont

tenus sous un contrôle strict.

Les Caractéristiques de

FileDirector

Réplication à des fins de sauvegarde, redondance ou répartition à d’autres filiales Le serveur FileDirector peut échanger optionnellement des documents avec d'autres serveurs FileDirector via le protocole http(s). Le module de la réplication multi-site minimise la durée d’immobilisation, puisque vous ne devez pas renoncer dans le cas de dommage à vos informations précieuses, car ils sont déjà disponibles sur le serveur de sauvegarde. En outre, des masses des données peuvent être également distribuées la nuit de votre serveur central FileDirector à des serveurs de d’autres filiales (ou inversement). Ainsi la vitesse d’accès à vos documents dans les sites faiblement raccordés peut être améliorée. Classer et indexer encore plus rapidement une masse de papier Grâce à la technologie FreeForm-OCR intelligente et autodidacte, une pile de document peut être analysés rapidement, classés et indexés automatiquement les informations essentielles d'un document. Simple intégration dans Microsoft SharePoint Portail Server FileDirector fournit une excellente possibilité à rechercher et à télécharger vos documents directement à partir de Microsoft SharePoint Portal Server. Performance poussée pour votre serveur Quand votre système archive directement sur le disque dur, votre matériel peut atteindre rapidement ses limites de vitesse. Vous pouvez évitez cette baisse de performance en utilisant la fonction de container de stockage. Vous soulagez votre serveur lors de la mise à la disposition des documents et lors de la sauvegarde de données. Le conteneur de FileDirector déplace vos documents dans le "Container de fichiers". La taille des conteneurs est librement éligible. Les données peuvent être simultanément cryptés et compressés.

Tout à fait nouveau

FileDirector MailStore est un système de collecte du courrier entrant et sortant du trafic e-mail. Des Prescriptions légales peuvent exiger que le courrier électronique avec les partenaires commerciaux soit archivé sur une longue période. Si les e-mails automati- quement générés sont pertinents pour des processus d'affaires, (p. ex. d’un système de commande), ceux-ci peuvent être aussi archivés. Des systèmes de téléfax, qui sont connectés sur le serveur de messagerie, sont également intégrés dans le système de la gestion électronique de documents. Explication: FileDirector MailStore est basé sur Micro- soft SMTP Transport Event Sink (Récepteur d’évènement de transport). Microsoft SMTP est utilisé par nombreux systèmes de messagerie. En outre, Lotus Notes ou Linux Postfix peut être utilisé aussi comme Système de Messagerie si au moins un serveur Microsoft SMTP existe dans la chaîne Mailrelay. L'ordre de l'utilisation de SMTP MailStore et d'autres événements de SMTP sur le serveur de messagerie est définie par l'administrateur (Souvent avant l'anti-Spam et après l’anti-virus). Là, les ensembles de règles de filtrage peuvent être appliquées.

Subséquent, FileDirector peut importer l’e-mail selon un schéma planifiée. Tous les champs de courrier électronique pertinents (l’adresse d’expéditeur, l'adresse du destinataire, nom de destinataire et d'émetteur, objet, date et heure, etc.) sont transmis. L’e-mail est archivé comme document. L'accès à l'archive peut être définie par les droits d’accès. De même les e-mails peuvent être transmis à la gestion de processus intégrée visant la poursuite de traitement. Les e-mails peuvent être

affichés soit par la fenêtre de visualisation intégrée, soit par le programme d'e-mail déjà installé. On peut chercher des e-mails conformément à des droits définis.

L’archivage d’e-mail

Le FileDirector serveur peut être administré simplement et facilement avec FileDirector Enterprise Manager. L’Enterprise Manager de même que le programme FileDirector WinClient peut être chargé et utilisé immédiatement sur Microsoft Internet Explorer. Ainsi, vous pouvez administrer depuis n'importe quel endroit au sein de votre entreprise ou en cas de besoin aussi de l'extérieur, à condition que les droits d'accès soient disponibles. Toutes les fonctions de FileDirector peuvent être réglées dans l’Enterprise Manager, à l'exception de la configuration de base. A l'aide de l'Enterprise Manager, vous pouvez prédéfinir l'apparence du FileDirector WinClient ou changer les droits d’accès et régler tout les paramètres d’un type de document, contrôler des fonctions partielles du programme ou configurer la Gestion de Processus. Tout le système s'oriente à votre infrastructure déjà existante. Les comptes et les groupes des utilisateurs sont repris automatiquement de vos Active Directory ou SAMBA et peuvent être utilisés de plus dans FileDirector. La transparence des actions d'utilisateur ne doit pas manquer naturellement dans une solution GED, ainsi la fonction de la traçabilité dans l’Enterprise Manager ne laisse aucun souhait ouvert, pour retracer chaque étape que vos utilisateurs ont pris. Ainsi, vous pouvez non seulement répondre à tout moment aux exigences de la réglementation sur la traçabilité, mais aussi afficher les notifications du programme à tout moment. En plus, la traçabilité peut être triée rapidement par utilisateur, ordinateur, action ou date et vous retrouvez vite le message recherché.

Administration simple

Dieter Spielberg

Document Management Systems GmbH

Wanheimer Str. 593

D—47249 Duisburg Allemagne

Téléphone: +49 (0) 203 60 888 0

Télécopie: +49 (0) 203 60 888 77

E-mail: info@spielberg.de

Internet: www.spielberg.de

Les informations dans ce prospectus sont correctes au moment de la publication. Grâce à la progression du développe-

ment de produit, il se peut que les spécifications des produits modifiés sans préavis. Copyright © 2008 Dieter Spielberg

DMS SARL. Les noms des entreprises et/ou les noms des produits sont des marques propres et/ou des marques déposées,

correspondants leurs fabricants dans leurs marchés et/ou dans leurs pays

� Interface FileDirector WinClient ou Navigateur Web

� Transparence Intranet / Internet

� Evolutivité

� Bases de données SQL Server ou Oracle

� Sécurité basé sur Active Directory / LDAP

� Administration flexible & simple des droits

� Design personnalisé des données d'index

� Supporte un grand nombre de scanners

� Le viewer soutient plus de 200 formats

� Intégration dans Microsoft Office

� Réplication multi-site

� Gestion du stockage

� Gestion de révision

� Mode DMZ

� MailStore

� COLD

� Gestion des durées de validité

des documents

� Annotations sur documents

� Référence associée au

document

� Gestion de liens à bases ODBC

� SDK intégré

� Connecteurs Codeless

� Utilisation en/hors ligne

� Enregistrement et Sorti des

documents

� Reconnaissance de formes

� La technologie FreeForm

autodidacte

� OCR zone et plein texte

� Gestion des processus

� Intégration en SharePoint /

Webparts

� VNP, impression virtuelle &

Image Printer

� Interface SAP & Navision

Vue d'ensemble des fonctions