Figura | Centre de recherche sur le texte et l'imaginaire...
Transcript of Figura | Centre de recherche sur le texte et l'imaginaire...
Organiser un évènement scientifique ou une exposition
Document réalisé par Elaine Després et Sophie Guignard
§ Regardez ce que les autres font : consultez les archives des sites
§ Posez des questions (aux professeurs, aux autres étudiants, aux coordonnateurs, aux départements, aux galeries, etc.)
§ Ne soyez pas à la dernière minute
§ Commencez modestement
§ Collaborez
§ Faites vous relire
§ Atelier§ Table-ronde§ Conférence§ Séminaire (récurrent, axé sur la discussion)§ Speed colloque (demi-journée ou journée) : 5-10 min. par
intervention (prévoyez des périodes de discussion)§ Journée d’étude (une journée)§ Colloque (2-3 jours)§ Colloque international (2-3 jours)§ Présentation d’affiches : comment faire§ Exposition§ Autre (soyez créatif!)
§ Définir le type d’activité
§ Mettre sur pied un comité d’organisation et un comité scientifique
§ Choisir la date
§ Réserver une salle (6 mois à 1 ans avant pour les périodes de pointe)
§ Rédiger et diffuser l’appel ou faire les invitations
§ Sélectionner les intervenants (3-6 mois avant)
§ Préparer les demandes de subvention (3-6 mois avant, jusqu’à un an pour un colloque international)§ Faire un programme préliminaire - non applicable
pour une expo
§ Faire un budget
§ Faire une affiche et la diffuser (1 mois avant)
§ Trouver des présidents de séance - non applicable pour une expo
§ Faire et diffuser le programme définitif (1-2 semaine avant) - non applicable pour une expo
§ Faire placer la salle et s’assurer de ne pas avoir de problème audiovisuel (1-2 semaines avant)
§ Commander la nourriture (1-2 semaines avant)
§ Tenue de l’événement
§ Remboursement des factures (1-2 semaines après)
§ Actes de colloque (annoncer avant aux participants)
À rajouter à l’échéancier pour une expo:
§ Recherche du mobilier et du matériel (si applicable)
§ Préparer les textes de l’exposition
§ Montage
§ Démontage
§ De qui vient le projet?
§ Quel ampleur on veut lui donner?
§ Combien d’argent nous avons besoin?
§ Quel genre d’équipe?
§ Implication limitée ou co-organisation?
Comité d’organisation
§ Gestion du budget et des subventions
§ Communication avec les participants
§ Programme, affiche et diffusion
§ Logistique
Comité scientifique
§ Rédaction de l’appel
§ Choix des intervenants
§ Élaboration du programme
§ Actes de colloque
§ Haute saison (bon choix, mais compliqué) : septembre-octobre, avril-mai
§ Moyenne saison (bon choix) : novembre, février-mars, juin
§ Basse saison (éviter) : juillet-août, mi-décembre-mi-janvier
§ Renseignez-vous auprès des centres et regardez les calendriers pour éviter de choisir une date où il y a déjà un événement important
À considérer pour une expo:
§ Éviter la période de fin de session des étudiant.e.s en arts visuels (moins de matériel et de salles disponibles)
§ S’informer sur les calendriers culturels
UQAM
§ Salles de colloque (D-R200, PK-1140, Boiseries) (SIE)
§ Salles de séminaires (départements)§ J-4935, J-4255, J-4225, R-4240
§ Salles de cours (SIE) (pas de choix)
§ Salles de visioconférence (SAV)§ Salles payantes (autogérées)
§ Centre Pierre-Péladeau (Salon orange, studio de danse et studio de musique)
§ Cœur des sciences (Chaufferie)§ École supérieur de théâtre
EXTÉRIEUR (payant)
§ Théâtre Sainte-Catherine(pas cher)
§ Maison du développement durable (500-700$/8h)
§ Cinémathèque
§ BAnQ (450-550$/8h)
§ Espace Lafontaine (300-525$/8h)
§ Autres (librairies, cafés et bars,…)
UQAM
§ Salles du Cœur des sciences(Chaufferie, Salle polyvalente…)
§ CDEx
§ Centre de Design
§ Agora Jasmin (SIE)
EXTÉRIEUR DE L’UQAM
§ Galerie ou Centre d’artiste (Galerie Carte Blanche, Eastern Bloc, Le Livart, etc.)
§ Café ou bar
§ Librairie
APPEL À COMMUNICATION (CFP)
§ Local
§ International
§ Interdisciplinaire
§ Chercheurs et/ou créateurs
§ Étudiants
INVITATIONS
§ Spécialistes ou artistes confirmés
§ Membres du comité
§ Professeurs ou chercheurs du département (local)
Truc : vous pouvez opter pour une formule mixte et déterminer un pourcentage de participants issus d’un appel (60%, par exemple) et les autres sur invitation, ça permet d’orienter un peu les travaux, mais aussi d’avoir des propositions surprenantes.
Pour une expo: se poser aussi la question du « quoi ? » (quel médium).
§ Truc : aller en lire d’autres pour avoir une bonne idée (Archives Figura)
§ Titre accrocheur
§ Texte assez court (1-2 pages)
§ Problématique assez large (à moins de bien connaître les participants ou de faire des invitations)
§ Suggestions de corpus
§ Pistes et perspectives suggérées (en forme de liste ou de paragraphes)
§ Bibliographie (si nécessaire, assez courte)
§ Ce qui est attendu : proposition (200-300 mots) et notice bio-bibliographique
§ Dates (de l’événement et pour la soumission) : laisser au moins 1-2 mois pour répondre, laisser au moins 2-3 mois entre la réponse et l’événement
§ Coordonnées (une seule adresse)
À inclure aussi dans l’appel à projet pour exposition:§ Demander les besoins techniques
§ Offrir un cachet aux artistes?
§ Liste de diffusion (départements, centres)§ Figura§ CRILCQ§ DEL-UQAM§ DLLF-UdeM
§ Fabula
§ Calenda
§ Bulletin de la Faculté des arts
§ Calendrier événements UQAM
§ Listes de diffusion disciplinaires et associations
§ Réseaux sociaux (Facebook en particulier) : créer des événements!
§ À l’aveugle ou non
§ Comité scientifique
§ Système de points (0, 1, 2)
§ Réunion ou par une plateforme en ligne (EasyChair ou autre)
§ Établir des critères clairs§ Qualité§ Pertinence§ Complémentarité§ Expérience§ Logistique (provenance, par exemple)
§ Adresse courriel unique (en créer une sur gmail ou désigner un responsable des communications)
§ Courriels périodiques, complets et précis
§ Demander les besoins en audiovisuel un peu à l’avance
§ Faire un site ou une page web qui centralise l’information pour les grands événements (il pourra être conservé ensuite pour archiver l’événement ou annoncer la publication)§ Par exemple : http://teleenseries.blogspot.com/§ https://raconterlaliment.weebly.com/§ Page sur l’OIC : http://oic.uqam.ca/fr/evenements/colloque-
cybercorporeites-subjectivites-nomades-en-contexte-numerique
§ Types d’événement et d’activités
§ Simple liste des participants avec leur titre de communication
§ Commencer tôt, dès que l’on a une idée des dépenses et des participants
§ Faire plusieurs demandes
§ Bien se renseigner sur les exigences de chaque organisme (contacter la personne responsable au besoin pour ne pas travailler pour rien et éviter des erreurs faciles)
§ Organismes subventionnaires possibles :§ Centre de recherche (Figura, CRILCQ, etc.) (professeur et/ou étudiant)§ Associations étudiantes (programme et facultaire) (étudiant)§ SVE (étudiant)§ Faculté des arts (professeur et/ou étudiant)§ Département (professeur et/ou étudiant)§ CRSH Connexion (professeur)§ Commandites (COOP, employeur, amis, famille, etc.)
§ http://www.sshrc-crsh.gc.ca/funding-financement/programs-programmes/connection_grants-subventions_connexion-fra.aspx
§ Dates limites : autour du 1er février, 1er mai, 1er août et 1er
novembre (vérifier les dates sur la page ci-dessus)
§ Faire la demande au moins 6 mois à l’avance
§ Événement (maximum une semaine) : 7000$ à 25 000$
§ Activité de rayonnement (plusieurs activités sur un an destiné au grand public) : 7000$ à 50 000$
§ Vous devez prévoir des activités connexes dans les deux cas
§ Avoir des invités prestigieux
§ Obtenir des fonds de contrepartie (50% du montant demandé)
§ Dépenses les plus précises possibles
§ Séparer par poste de dépenses : frais de réception, frais de déplacement, frais de communication, location de salle, etc.
§ Faire plusieurs scénarios différents en fonction des subventions qui seront obtenues ou non (ne pas les envoyer)
§ Demander un montant précis et expliquer à quoi il servira
§ Faire la liste des revenus prévus ou espérés
Truc pour le budget d’une expo:
§ Pour les cachets d’artistes: voir barème des tarifs minimums du CARFAC et RAAV
§ Table de vente de livres (COOP) : [email protected]
§ Lancement (en librairie : beaucoup plus simple pour la vente et souvent gratuit)§ Le Port de tête ([email protected])§ L’Euguélionne ([email protected])§ Librairie du Square – Outremont ([email protected])
§ Lecture publique ou performance
§ Table-ronde : penser à des cachets si vous invitez des artistes (voir les tarifs de l’UNEQ, 200$)
§ Projection (et discussion) : penser aux droits de diffusion (à demander), à la qualité du film
§ Visite (musée, bibliothèque, quartier)
§ Atelier
§ Présentation d’affiches (poster session)
§ Quiz ou concours
§ Réunion (AG, de travail, etc.)
§ Micro ouvert
§ Autre (soyez créatif!)
QUOI?
§ Pauses§ café, thé, eau§ optionnel : jus, viennoiseries (matin), collation (biscuits, fruits, etc.)
§ Lunch§ Libre : moins cher, possibilité de réserver pour ceux qui le souhaitent§ Sur place : buffet ou boîte à lunch (froid), plus rapide, moins cher§ Restaurant : réserver dans les restaurants qui ont l’habitude des groupes
(vitesse). On peut payer la nourriture, mais pas l’alcool, par exemple.
§ Cocktail (premier ou dernier soir)§ Sur place (Saltimbanques/Caravane)§ Dans un bar (coupons)
§ Banquet (souper) : cher (il faut avoir un bon budget)
§ Pour une expo§ Vernissage (premier soir)§ Finissage (dernier soir)
OÙ?
§ Traiteur UQAM (obligatoire, s’il y a de l’alcool) : § Saltimbanques § Caravane (moins cher)
§ Traiteur étudiant : café des arts, salon G (pas de livraison, mais pas cher)
§ Traiteur extérieur : Attention, si les factures doivent être remboursées par l’UQAM, il doit faire partie des traiteurs autorisés (Carrousel) : Julien-Leblanc, CCHM, Cuisine Atout, Dansereau Traiteur, Boco, Bernard et fils, Las Olas, Francis Beaulieu, Robert Alexis et Théâtre Sainte-Catherine
§ Restaurant (privilégiez les « apportez votre vin » et allez chercher vous-mêmes des bouteilles à la SAQ, voir les menus de groupe). Quelques idées : Café Cherrier, Trois Brasseurs, Pelerin Magellan, Monsieur B, La prunelle, Khyber Pass, Ouzeri, etc.
§ Supermarché ou autre : attention, il faut penser à tout!
§ Quel est le public cible?
§ Graphisme : créer une identité visuelle à votre événement (couleur, forme, photo, image qui revient sur l’affiche, le programme, etc.)
§ Affiches : § Attirer l’attention dans des babillards surchargés§ Donner une information claire§ environ un mois avant l’événement
§ Réseaux sociaux : vous pouvez créer un événement Facebook (pensez à taguer les participants)
§ Listes de diffusion (voir diapo 11)
§ Site web pour l’événement (voir diapo 13)
§ Invitez votre réseau et vos collègues!
§ Équilibrer les séances (mélanger les jeunes chercheurs et les professeurs)
§ Présidence de séances (organisateur, professeur local qui ne participe pas, spécialiste)§ Gardien du temps§ Capable de poser des questions
§ Longueur des présentations (20, 25, 30 minutes)
§ Périodes de question : après les blocs ou après chaque communication
§ Prévoir des séances de 2 ou 3 maximum, faire un programme aéré, qui évitera d’être toujours en retard et stressé
Exemple de programme de speed colloque trop chargé
Faites une sélection ou prévoyez 2 jours!
Exemple de programme de colloque international (CRSH - Connexion)
Prévoyez des activités les soirées!
Exemple de programme de journée d’étude
Période de discussion à la fin des séances.
Exemple 2 de programme de journée d’étude
Période de discussion après chaque communication. Programme très aéré, avec de longue plage pour les intervenants.
§ Hôtels pour certains invités (voir avec les Centres, attention aux prix -max. 145$ à Montréal, prévoir plusieurs mois à l’avance) : Auberge Le Jardin d’Antoine, Auberge Le Pomerol, Auberge Carré St-Louis
§ Traiteurs (laissez un numéro de téléphone portable, réservez quelques semaines à l’avance)
§ Restaurant
§ Mise en place de la salle (demande de service) : SIE (poste 3141, [email protected])
§ Audiovisuel : § Pour l’emprunt d’équipement : comptoirs (J-2391, N-3310, PK-1305)§ Planification d’événement :
http://www.audiovisuel.uqam.ca/services/colloques.asp§ Vidéoconférence :
http://www.audiovisuel.uqam.ca/services/videoconference.asp
§ Pour faire débloquer un réseau WiFi Visiteurs UQAM (mot de passe) : https://servicesinformatiques.uqam.ca/services/19071930
§ Demandez à l’avance les notices aux participants (avec des longueurs maximum)
§ Assurez-vous qu’elles ne soient pas trop longues (coupez au besoin, ça peut faire perdre beaucoup de temps)
§ Envoyez-les aux présidents quelques jours avant et prévoyez une copie imprimée sur place (plusieurs présidents vont les oublier)
§ Texte commissarial (texte de présentation)
§ Biographies des artistes ou textes de démarche
§ Légendes des œuvres
§ Titre de l’exposition (comment l’imprimer: simple affiche ou impression sur vinyle?)
§ Imprimer un pamphlet avec tous les textes?
§ Programme
§ Pochette (optionnel)
§ Cocarde (utile si les participants ne se connaissent pas)
§ Plan de la ville/UQAM (optionnel)
§ Suggestions de restaurants/lieux à visiter (optionnel)
§ Carnet de note (optionnel) : Repro-UQAM
§ Crayon (optionnel) : COOP UQAM ou autre
§ Macaron (optionnel) : https://macaronquebec.com/
§ Affiche du colloque (cadeau)
§ Autre
§ Mobilier de l’exposition: socles ou vitrines, murs autoportants, etc.§ avez-vous besoin de louer, construire du matériel, ou rafraîchir du
matériel existant?§ S’associer avec un programme de Cegep pour la construction du matériel:
Design de présentation au Cegep du Vieux Montréal, Programme de techniques de muséologie au Collège Montmorency
§ Faites-vous ami.e avec des étudiant.e.s en arts visuels et médiatiques! Ou renseignez-vous au département des arts visuels et médiatiques.
§ La soclothèque des étudiant.e.s en arts visuels (5e étage du J)§ Besoin de faire de la peinture? Salles de peinture du 5e et 6e étage du J
accessibles à tou.te.s les étudiant.e.s de l’UQAM
§ Prêt d’équipement à l’UQAM : Service des immeubles
§ Système d’accrochage: si le lieu ne le fournit pas, soyez créatif!
§ Préparer votre boîte à outil pour le montage
§ Le(s) jour(s) de montage: mieux vaut plus de temps que pas assez!
§ Arriver tôt (min. 1h avant)
§ Ouverture de la porte pour une salle de l’UQAM (il faut avoir la réservation imprimée avec son nom et sa carte UQAM) : poste 3101 (téléphone rouge). Prévoir 15-20 min.
§ Signalétique (pour les salles moins évidentes)
§ Traiteurs : quelqu’un doit s’occuper de faire la réception
§ Accueil des invités (prévoir une table à l’entrée)
§ Gestion du temps : assurez-vous que les présidents font leur travail
§ Table à l’avant : eau, programmes, adaptateurs, notices bio.
§ Mettez l’affiche sur le bureau de l’ordinateur à l’avant, ça créé une ambiance
§ Enregistrement
§ Vidéoconférence
§ Actes de colloque (vous pouvez faire des demandes de subvention spécifique)§ Livre (contacter un éditeur, demander le PAES) : PUM, Nota Bene,
PUQ, PUL, Liber, XYZ, Presses de l’U. d’Ottawa§ Revue (à comité de pair ou non)§ Plateformes en ligne : Cahiers ReMix, Sens public
§ Organiser le retour des œuvres aux artistes
§ Trouver une nouvelle vie pour le mobilier: les étudiants en arts visuels seront sûrement contents de réutiliser votre matériel et vos fournitures
§ À noter: l’UQAM dispose d’un service de transport
§ Revoir le budget
§ Distribuer les factures
§ Faire un post-mortem
§ Remercier les participants par courriel