Ficha de Caracterización de Procesos
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FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: CONTRATACIN
TIPO DE PROCESO: DE APOYO
RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA RESPONSABLE DEL SUBPROCESO: SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA
CC-XX-FO-001 PAG 1 DE 2
PLANEAR
Establecer el procedimiento de Contratacin
Definir los requisitos contractuales Identificar la clase de contrato Solicitud de requerimientos
contractuales.
HACER
Analizar los documentos Elaborar los contratos Elaborar actas de inicio,
terminacin y liquidacin Aprobar las Plizas Elaborar los informes a entes de
control y a entes externos
VERIFICAR
Verificar los contratos elaborados Verificar los soportes de los
contratos Anlisis de los informes Seguimiento requisitos
contractuales Seguimiento indicadores
ACTUAR-
Ajustes cuando sean necesarios Implementar acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
OBJETO
Establecer los principios, polticas procedimientos, facultades y normas generales que regirn el proceso de contratacin en el CDAV, para garantizar responsabilidades y deberes del contratante y contratista y contribuir con el cabal desarrollo de su misin, visin, objetivos, metas.
misin, visin,, objetivos y metasresentacin, estructura y elaboracin del estado de flujo de efectivo para garantizar la disponibilidad financiera adecuada y facilitar el cumplimiento en el pago de los compromisos a corto, mediano y largo plazo.
PROVEEDORES
Todos los procesos Proveedores de
bienes y servicios Entes de control Entes externos
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Recepcin de los
documentos Verificacin de los
soportes de los Contratos Elaboracin de los
contratos Seguimiento de
actividades Elaboracin de actas
ENTRADAS
Procedimiento documentado
Normatividad Requerimientos
Contractuales Estudio de conveniencia Disponibilidad
presupuestal Cotizacin aprobada Plizas
INICIO
SALIDAS
Contratos Perfeccionados
Informes a entes de control
Informes a entes externos
CLIENTES
Todos los Procesos Entes de control Entes Externos. Proveedores de
bienes y servicios
FIN PHVA
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FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: CONTRATACIN
TIPO DE PROCESO: DE APOYO
RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA RESPONSABLE DEL SUBPROCESO: SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA
CC-XX-FO-001 PAG 2 DE 2
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
CARGO: Subgerente Administrativo y F. CARGO: Jefe de Control Interno. CARGO: Gerente
REQUISITOS
Legales: Ver Normograma CC-XX-FO-
007 Empresa:
Cdigo de tica y del Buen Gobierno
Panorama de riesgos Manual de Calidad Reglamento Interno de Trabajo
Procedimiento de
Contratacin SA-CT-PD-001
DOCUMENTOS
RECURSOS
Humano: Subgerente Administrativo
y Financiero Auxiliar de Contratacin
Direccin Jurdica Infraestructura: Equipos de cmputo Internet Insumos
Servicio telefnico Papelera y tiles oficina
PARAMETROS DE CONTROL
Cumplimiento del procedimiento
Cumplir con lo requerido por los entes de control
MECANISMOS DE CONTROL
Seguimiento al procedimiento establecido
Seguimiento Indicadores
INDICADORES
% cumplimiento = (cronograma de entregas/informes entregados)*100
% Exactitud legal(Contratos y documentos exigidos/Contratos y documentos recibidos.
Efectividad institucional(Contratos e informes enviados/Requerimientos recibidos.
REGISTROS
Acta de Inicio Acta de Terminacin Acta de entrega o
liquidacin Contrato Acta de Aprobacin
plizas Reportes de la
Supervisin Reportes de la
Interventora