オンライン学術会議運用のご提案

｜第33回日本小切開・鏡視外科学会｜

オンライン学術集会開催コンセプトと全体フローのご提案

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演題投稿（現状のシステム）

運営企画コンセプト

口頭発表演者 ポスター発表演者

デジタルポスター事前提出（メール提出）

聴講参加者

事前アクセス・発表テスト特設サイトにて「演者」「聴講」マニュアル確認

事前アクセステスト特設サイトにて

「聴講」マニュアル確認

当日チェックイン＝ログイン（受付デスクへのチェックインに相当）

発表＆聴講

①学術集会のプログラムをすべてライブでオンライン上にて再現！

②発表者と質疑応答も双方向のコミュニケーションも可能！

発表はすべて映像録画し、

WEBサイトにてオンデマンド公開

オンライン参加登録（WEBシステム）→登録後にオンライン学術集会特設サイトへの個人ログインID・ログインパスワード

・Zoomパスワードをメール送付

後日・・・参加証PDF発行（メール送信）

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「会場」の準備

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Room 1発表会場

Room 2関係者ルーム

Zoomを使い、オンライン上に「会場」を２つ（複数可）用意します（アカウントを２つ（複数可）取得します）

開会式基調講演特別講演会長講演シンポジウムフォーラム一般口頭発表協賛企業CMZoom懇親会

理事会審査会その他関係者ミーティングZoom懇親会（関係者のみ）

※こちらの部屋の入室用URLは関係者のみにご案内します。URLを知る関係者は自由に出入り出来ます。

※特設WEBサイトからの入室は出来ません。※スタッフは管理いたしません（＝入室しない）

使用用途

Room 3発表会場

Room 4発表会場

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Zoom ミーティングとウェビナーの選択

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「会場」の形式をどちらか選びますポイントは「聴衆の顔が見える」かどうかです

ミーティングプラン

ウェビナープラン

☑画面に参加者全員の顔が見える。☑聴衆も質疑応答でマイクで発言できる。メリット

デメリット

☑ Zoomへのアクセスを制限できる。☑聴衆が勝手にマイクをミュート解除できない。

☑聴衆の顔が画面に出ない＝演者が聴衆の雰囲気を☑感じられない。☑当日受付が出来ない。

☑聴衆が勝手にマイクをミュート解除できる。☑ ※聴衆が入室時には全員マイクミュート設定や☑ ※PCオペレーターが聴衆をミュートに変更することが☑ ※出来るが、聴衆も操作できます。☑聴衆の操作ミスのよる音声トラブルなどの☑可能性がウェビナーより高い。

演者も聴衆も立場は同じ前提のシステムであるため、聴衆への機能制限はゆるいです

セミナー用プランのため、演者、パネリストと聴衆の概念があるため、聴衆への制限は強いです

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オンライン参加登録

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既存サイト上に参加登録フォームボタンを置きます。

参加登録入力画面

参加登録確認画面

確認する 支払するカード決済会社

決済画面

・・・・

参加登録完了画面

決済完了

決済結果・参加者データベースへの保存、暫定パスワードの発行

決済完了後遷移

参加受付メール登録アドレスへ- ログインID- ログインパスワード- Zoomパスワードを送付

TOPページ

参加申し込み

ログイン

１

２

利用方法の説明

お問合せ

専用ドメインサーバーを取得し運用します

「事前」「当日」とカード決済で登録が可能です

〇〇〇〇学会

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参加登録時に個人ログインID・ログインパスワード・Zoomパスワードを発行します。IDとパスワードを使って特設WEBにログインします。

オンライン学術集会のトップ画面です。Zoomへの入口をここだけにし、部外者のアクセスを防ぎます。マニュアルもダウンロードできます。Zoom視聴はテストと当日アクセス可能です。ポスターは任意の日から公開可能です。当日の発表は全て録画し、オンデマンドで視聴可能です。

デジタルポスターはPDFで閲覧可能です。タイトルをクリックしてダウンロードします。

セッション終了後に翌日までに動画をVIMEOにアップロードしサイトで視聴できるようにします。映像はZoom機能で録画されたmp4データです。

W認証でアクセス制限強化部外者をシャットアウト

このサイトは会期後２週間程度アクセス出来るようにし、オンデマンド視聴を可能にします

サイト内に協賛企業様の動画やバナー掲出可能です

ECプロ

ECプロ

動画はダウンロード不可です

〇〇〇〇学会既存サイト上に特設WEBサイト入口ボタンを付けます

〇〇〇〇学会 〇〇〇〇学会 〇〇〇〇学会 〇〇〇〇学会

オンライン学術集会特設WEBサイトイメージ

シンポジウム●●●●●●●●●●●●●●●

基調講演●●●●●●●●●●●●●●●

教育講演●●●●●●●●●●●●●●●

●月●日（●）

●月●日（●）●● ●●（●●大学●●●●）

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運営体制（完全オンライン開催の場合）

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主催者

会場機材管理会場進行管理（会場係）

司会

計時

次演者・チャット管理

ＰＣオペレーター

映像エンジニア

音響エンジニア

インターネット保守

全体進行管理ディレクター

★ ★ ★ ★ ★ ★

★のスタッフは各自ノートＰＣを持ち、ＰＣオペレーターは「ホスト」、他は「共同ホスト」として

進行管理を行います

★

★

Hello !

Hello ! Hello ! Hello !

Hello !

Hello !

Hello !

Hello !

Hello !

会場進行係会場機材管理

管理ディレクター

主催者

モニター（聴衆が見ている映像を投影）

オペレーションルームイメージ

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Zoom運用：事前テストと当日参加

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事前にテスト日を設け、当日スムーズにアクセスできるよう準備いただく時間を作ります

テスト時間を設定し、本番同様に特設WEBサイトの「ライブ参加する」をクリックして、アクセスいただきます。「待機室」でお待ちいただき、順次「会場係」オペレーターが「会場」へ入室許可し、対応いたします。

事前テスト

「事前テスト」のように特設ＷＥＢから入室し、「待機室」なしで、直接「会場」に入室いただきます

入室した参加者は「会場進行管理係」が常にモニタリングして、部外者がいた場合は各自チャットで確認し、「退室」させます。

当日

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当日進行フロー：口頭発表

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口頭発表演者 ポスター発表演者 聴講参加者

「会場」に「入室」してください。「次演者対応」スタッフが逐一入室チェックし、音声やチャットで出席確認します。

「名前」を「参加登録ID_名前（例：16_〇〇〇〇）」にする。

座長

10分前

座長・演者集合完了もし不在であれば、「次演者対応」スタッフから座長へ報告。

「司会」から開始5分前のアナウンスを入れる。5分前

セッション開始「司会」からセッション開始のアナウンスと座長紹介を行う。

「ＰＣオペレーター」は演者以外をミュートにして、演者のミュート解除。「計時」は計時開始。開始

座長司会による進行＆演者発表座長からの紹介のあと、演者は「画面共有」で発表スライドを共有し、

通常の発表のように進行する。発表中

座長進行による質疑と次演者スタンバイ発表終了後に演者は「画面共有」を終了する。「ＰＣオペレーター」は座長のミュート解除、

座長進行で質疑を行う。「挙手」機能で質問を確認し、座長が名前を呼ぶ。名前を呼ばれた聴衆はミュート解除して、質問開始する。またはチャット機能のみで対応も可能。

質疑応答次演者準備

次の発表へ・・・次演者は、前の発表が終わり、座長から呼び込みがあってから「画面共有」で発表を開始。次の発表

「会場」に「入室」「次演者対応」スタッフが逐一入室チェックし、何かある場合はチャットで声掛けしま

す。「名前」を

「参加登録ID_名前」（例：16_〇〇〇〇）

にする。

「挙手」またはチャット「挙手」かチャットのどちらかで運用。「挙手」の場合は、座長が指名し、ミュート解除

し、音声で質問する。

セッションの合間に、協賛企業のＣＭ、スライドを上映します

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当日進行フロー：口頭発表＜発表＞

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座長から紹介を受けたら、「画面共有」で発表スライドを「共有」します発表後は「共有の停止」し、質疑応答に入ります

発表スライドをあらかじめ開いて「画面共有」を押下します。

開いている画面が選択できるようになります。

ウェビナーの場合は、聴衆は映りません。

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当日進行フロー：口頭発表＜質疑応答＞

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聴講者は「手を挙げる」を押して、座長の指名を受けてから質問します指名を受けたら、「ミュート解除」して質問します

聴講者が「手を挙げる」と、主催者に表示されます。 「司会」がチャットで全聴講者へ質疑の方法を示します。

チャット機能のみでやり取りすることも可能です。

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当日進行フロー：ポスター発表

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ポスター発表演者 聴講参加者

デジタルポスターＰＤＦを事務局へメール提出

座長

開催1週間前

１週間前～当日

口頭発表割り当てられたセッションの準備を行う。

フローは前頁「当日進行フロー：口頭発表」の通りです。

当日発表

もっと深い質疑を希望する場合は・・・デジタルポスターＰＤＦに記載されたメールアドレスで

やり取りを行っていただきます。会期後・・・

特設ＷＥＢサイトにデジタルポスターＰＤＦを公開事前登録完了した方は事前にポスターを確認できます。

デジタルポスターはPDFで閲覧可能です。タイトルをクリックしてダウンロードします。

〇〇〇〇学会

●月●日（●）●● ●●（●●大学●●●●）

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当日進行フロー：計時の方法

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１鈴：終了2分前、 ２鈴：終了とベルを鳴らしますベルを鳴らすときは、「オーディオ参加」にします チャットでも入れます。

座長、聴講者向けです。

チャットが入ると、演者のスクリーンに着信します。

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Zoomへのアクセス

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【Zoomアプリインストール済みの場合】パスワード入力画面になりますので参加登録時に付与されたパスワードを入れて入室します。【Zoomアプリインストールなしの場合】インストールするか、ブラウザで視聴を選べる画面が出ますのでどちらかを選択してください。

「会場係」が入室を許可するまで「待機室」にて待機になります。

「会場係」が入室を許可し、「会場」に入室します。

〇〇〇〇学会

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協賛企業様の特典

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①特設WEBサイトに企業様バナーの掲出

②セッションの合間にスポットCM（静止画、スライドショー可）

（例）デルタ航空MPIオンライン会議にて

セッションの合間に司会者よりスポンサー紹介と

動画上映。※除菌徹底の内容

※映像の場合、You tubeレベルの解像度に落とす必要があります。高解像度の映像はZoomの機能やネット環境が追い付かず、コマ落ちする可能性があります。

〇〇〇〇学会 〇〇〇〇学会 〇〇〇〇学会 〇〇〇〇学会

シンポジウム●●●●●●●●●●●●●●●

基調講演●●●●●●●●●●●●●●●

教育講演●●●●●●●●●●●●●●●

●月●日（●）

●月●日（●）●● ●●（●●大学●●●●）

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参加証

参加証の発行

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特設サイトへのログイン情報（ログ）を元に、参加証の発行も可能です参加者（演者、聴衆）へメールで参加証ＰＤＦをお送りします

ここを通過したログ情報

で判断します。

会期後１週間程度

〇〇〇〇学会