ファイル送受信管理

この章では、 フ ァ イル送受信管理の機能についてご案内しています。

利用者操作履歴の確認････････････････････････････････････････ 140

得意先操作履歴の確認････････････････････････････････････････ 143

送受信データ保管の設定･･････････････････････････････････････ 146

送受信データの管理 ･･････････････････････････････････････････ 147

通知メ ールテンプレー ト の管理･･･････････････････････････････ 152

署名の設定 ･･･････････････････････････････････････････････････ 155

送受信ポ リ シーの設定････････････････････････････････････････ 158

承認の設定 ･･･････････････････････････････････････････････････ 161

140

フ ァ イル送受信管理 利用者操作履歴の確認

利用者操作履歴の確認依頼元および管理者のフ ァ イル送受信の操作履歴を、日単位で確認または月単位でフ ァ イル出力できます。

日単位の履歴を確認する依頼元および管理者のフ ァ イル送受信の過去 1ヵ月の操作履歴を、 日単位で確認できます。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「利用者操作履歴」 の順にク リ ッ ク します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

利用者操作履歴画面が表示されます。

2 下の表のボタンをク リ ッ ク し、履歴を確認する日付を選択します。

選択し た日付の履歴が表示されます。

前の日を表示し ます。

次の日を表示し ます。

日付 該当の日付を表示し ます。

･ 有効期限が切れたフ ァ イルは、 システムによ り自動的に削除されます。 その際、 操作欄には 「自動削除」 と表示されます。

･ 管理者機能で削除されたフ ァ イルは、 完全に削除されます。 その際、 操作欄には 「完全削除」 と表示されます。

･ 保管期限が切れたフ ァ イルは、 システムによ り自動的に削除されます。 その際、 操作欄には 「保管データ自動削除」 と表示されます。

･ 複数の宛先を選択し てフ ァ イル送受信を行った場合、1つの宛先に対し て1行のログが表示されます。

一覧を並び替えるには

日時順 （降順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替える こ とができます。

操作者名、 依頼者名、送信先、種別、 件名、 フ ァイル名、 サイズ

昇順に並び替えます。

操作 操作の種類順 に 並 び替 え ます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

141

フ ァ イル送受信管理 利用者操作履歴の確認

■ フ ァ イルをダウンロードする送受信データ （保管データ も含む） が存在し ている場合、 フ ァ イルをダウンロー ド する こ とができます。

1 ダウンロー ド する フ ァ イル名を ク リ ッ ク します。

2 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

月単位の履歴を フ ァ イル出力する送信者および管理者のフ ァ イル送受信の過去 1 年間の操作履歴を、月単位に CSV フ ァ イル形式で出力します。

1 利用者操作履歴画面を表示し、 「フ ァ イル出力」 ボタンをク リ ッ ク します。

※利用者操作履歴画面の表示方法→「日単位の履歴を確認す

る」（P.140）

2 「対象月」 を選択し、 「ダウンロード」 ボタンをク リ ッ ク します。

3 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

142

フ ァ イル送受信管理 利用者操作履歴の確認

4 保存したフ ァ イルを開 く と、その内容が画面に表示されます。

日時 操作が行われた日時が表示されます。

操作 行われた操作の種類が表示されます。

操作者名 操作を行ったユーザーの名前が表示されます。

※管理者が操作した場合は、「管理

者」と表示されます。

依頼者名 送受信デー タ を 登録 し たユーザーの名前が表示されます。

※管理者が操作した場合は、「管理

者」と表示されます。

件名 件名が表示されます。

フ ァ イル名 操作が行われたフ ァ イルのフ ァイル名が表示されます。

サイズ 操作が行われたフ ァ イルのサイズが表示されます。

種別 送受信データ を登録し た際の種別 （送信 ・ 受信 ・ 往復） が表示されます。

送信先名 送信先の名前が表示されます。

送信先メールア ド レス

送信先のメ ールア ド レスが表示されます。

依頼番号 送受信データ を登録し た際に付与される依頼番号が表示されます。

143

フ ァ イル送受信管理 得意先操作履歴の確認

得意先操作履歴の確認依頼先のフ ァ イル送受信の操作履歴を、 日単位で確認または月単位でフ ァ イル出力できます。

日単位の履歴を確認する依頼先のフ ァ イル送受信の過去 1ヵ月の操作履歴を、 日単位で確認できます。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「得意先操作履歴」 の順にク リ ッ ク します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

得意先操作履歴画面が表示されます。

2 下の表のボタンをク リ ッ ク し、履歴を確認する日付を選択します。

選択し た日付の履歴が表示されます。

前の日を表示し ます。

次の日を表示し ます。

日付 該当の日付を表示し ます。

一覧を並び替えるには

日時順 （降順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替える こ とができます。

IP ア ド レス、メ ー ル ア ド レス、操作者名、件名、フ ァ イル名、サイズ

昇順に並び替えます。

操作 操作の種類順 に 並 び替 え ます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

144

フ ァ イル送受信管理 得意先操作履歴の確認

■ フ ァ イルをダウンロードする送受信データ （保管データ も含む） が存在し ている場合、 フ ァ イルをダウンロー ド する こ とができます。

1 ダウンロー ド する フ ァ イル名を ク リ ッ ク します。

2 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

月単位の履歴を フ ァ イル出力する送信先のフ ァ イル送受信の過去 1 年間の操作履歴を、 月単位に CSV フ ァ イル形式で出力し ます。

1 得意先操作履歴画面を表示し、 「フ ァ イル出力」 ボタンをク リ ッ ク します。

※得意先操作履歴画面の表示方法→「日単位の履歴を確認す

る」（P.143）

2 「対象月」 を選択し、 「ダウンロード」 ボタンをク リ ッ ク します。

3 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

145

フ ァ イル送受信管理 得意先操作履歴の確認

4 保存したフ ァ イルを開 く と、その内容が画面に表示されます。

日時 操作が行われた日時が表示されます。

操作 行われた操作の種類が表示されます。

IP ア ド レス 操作を行った送信先のIP ア ド レスが表示されます。

メールア ド レス 操作を行った送信先のメ ールアド レスが表示されます。

操作者名 送受信データ を登録する際、 送信先をア ド レス帳から選択し た場合、 送信先の名前が表示されます。

件名 件名が表示されます。

フ ァ イル名 操作が行われたフ ァ イルのフ ァイル名が表示されます。

サイズ 操作が行われたフ ァ イルのサイズが表示されます。

ユ ー ザ ー エ ージェ ン ト

送信先が操作する際に利用し たソ フ ト ウ ェ ア情報が表示されます。

依頼番号 送受信データ を登録し た際に付与される依頼番号が表示されます。

146

フ ァ イル送受信管理 送受信データ保管の設定

送受信デー タ保管の設定ユーザーが削除した り、有効期限切れで自動削除された送受信データ を一定期間保管するかど うかを設定します。

送受信デー タ保管を設定する送受信データ保管を有効にする と、 削除された送受信データ を送受信データ管理機能で参照できます。データの保管期間は、 任意の日数を設定できます。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「送受信データ保管設定」の順にク リ ッ ク します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの

画面説明」（P.22）

送受信データ保管設定画面が表示されます。

2 必要事項を入力し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

※入力制限について→「送受信データ保管の設定」（P.208）

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

送受信データの保管領域

「保管する」 を設定し た場合、 フ ァ イルの送受信データはデ ィ ス ク領域に保管されます。 残デ ィ スク容量の確認時には、 ご注意 く ださい。

※残ディスク容量の確認→「サーバー利用状況の確認」（P.53）

送受信データ保管設定

削除された送受信データ を、 一定期間保管するかど う か選択します。

送受信データの保管期間

データ を保管する期間を入力します。

「保管しない」 を設定した場合

ユーザーが削除し た り、 有効期限切れで自動削除された送受信データは即時削除され、 以降、 参照するこ とができな く な り ます。

147

フ ァ イル送受信管理 送受信データの管理

送受信デー タの管理送受信データの参照、 ダウンロード、 削除が行えます。

送受信デー タ管理画面を表示する送受信データ を管理するための画面は、 以下の方法で表示します。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「送受信データ管理」 の順にク リ ッ ク します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

2 送受信データ管理画面が表示されます。

148

フ ァ イル送受信管理 送受信データの管理

送受信デー タの詳細情報を確認する

1 送受信データ管理画面を表示し、検索条件を指定して 「検索」 ボタンをク リ ッ ク します。

※送受信データ管理画面の表示方法→「送受信データ管理画

面を表示する」（P.147）

※入力制限について→「送受信データの管理」（P.209）

送受信データ一覧画面が表示されます。

2 確認する送受信データの件名を ク リ ッ ク します。

フ ァ イル送受信データ参照画面が表示されます。

種別 送受信データ を登録し た際の種別を選択し ます。

依頼番号 送受信データ を登録し た際の依頼番号を入力し ます。

状態 フ ァ イル送受信の進行状態を選択し ます。

件名 件名を入力し ます。

フ ァ イル名 フ ァ イル名を入力し ます。

依頼者名 送受信デー タ を 登録 し たユーザー名を入力し ます。

送信先メ ールアド レス

送信先メ ールア ド レスを入力します。

承認者名 承認者名を入力し ます。

登録日 検索対象とする登録日の範囲を設定し ます。

保管状態 保管中の送受信データ を対象とするかど うかを選択し ます。

※送受信データ保管設定機能で「保

管する」を設定した場合、削除された送受信データを参照できま

す。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

送受信データ保管設定機能で 「保管する」 を設定した場合、 削除された送受信データ に保管期限が設定されます。 保管期限を過ぎる と、 送受信データは即時削除され、 以降、 確認する こ とができな く な り ます。

※送受信データ保管設定→「送受信データ保管の設定」（P.146）

149

フ ァ イル送受信管理 送受信データの管理

3 参照状況詳細／返信状況詳細を確認する場合、 行をク リ ッ ク します。

4 参照状況詳細／返信状況詳細が表示されます。

一覧を並び替えるには

登録日時順 （降順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替え る こ と がで き ます。

種別、 状態、 件名、 合計サイズ、有効期限、 保管期限

昇順に並び替えます。

依頼者名 降順に並び替えます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

･ 「フ ァ イルの受信」 の場合、 フ ァ イル名は表示されません。

･ 「フ ァ イルの送信」 の場合、返信状況詳細は表示されません。

150

フ ァ イル送受信管理 送受信データの管理

フ ァ イルを参照するフ ァ イル送受信データ参照画面で、 依頼先に送ったフ ァ イルを参照する こ とができます。

1 フ ァ イル送受信データ参照画面を表示し、参照するフ ァ イルを選択して 「参照」 ボタンをク リ ッ ク します。

※ファイル送受信データ参照画面の表示方法→「送受信デー

タの詳細情報を確認する」（P.148）

2 フ ァ イルの内容が表示されます。

フ ァ イルを ダウン ロ ー ド するフ ァ イル送受信データ参照画面で、 依頼先に送ったフ ァ イルをダウンロードする こ とができます。

1 フ ァ イル送受信データ参照画面を表示し、ダウンロードするフ ァ イルを選択して「ダウンロード」 ボタンをク リ ッ ク します。

※ファイル送受信データ参照画面の表示方法→「送受信データの詳細情報を確認する」（P.148）

2 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

151

フ ァ イル送受信管理 送受信データの管理

依頼先から返送されたフ ァ イルを ダウン ロ ー ド する

1 フ ァ イル送受信データ参照画面を表示し、返信状況詳細行を ク リ ッ ク し てダウンロー ドするフ ァ イルの 「ダウンロード」 ボタンをクリ ッ ク します。

※ファイル送受信データ参照画面の表示方法→「送受信デー

タの詳細情報を確認する」（P.148）

2 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

送受信デー タ を完全に削除する管理者は、 不要な送受信データ を完全に削除する こ とができます。 本機能で削除したデータは完全に削除され、 以降、 参照する こ とはできません。

1 送受信データ一覧画面を表示し、削除する送受信データを選択して 「完全に削除する」 ボタンをク リ ッ ク します。

※送受信データ一覧画面の表示方法→「送受信データの詳細

情報を確認する」（P.148）

2 削除し てよければ 「OK」 ボタ ンを ク リ ッ クします。

一覧が表示されます。

3 さ らに削除する場合は、1 ～ 2 の手順を繰り返します。

全選択 表示されている項目をすべて選択し ます。

解除 選択をすべて解除し ます。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

152

フ ァ イル送受信管理 通知メ ールテンプレー ト の管理

通知メ ールテンプレ ー ト の管理ユーザーが送受信データを登録した際に配信される通知メールの件名や内容を、自由に編集する こ とができます。

通知メ ールテンプレ ー ト 設定画面を表示する通知メールテンプレー ト を設定するための画面は、 以下の方法で表示します。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「通知メールテンプレー ト設定」 の順にク リ ッ ク します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

2 通知メ ールテンプレー ト 設定画面が表示されます。

通知メ ールテンプレ ー ト を設定する通知メールテンプレー ト には、 次の 4 種類があ り ます。

こ こでは、 「受取依頼通知メールテンプレー ト 」 を設定する場合を例に説明し ます。 他のテンプレー ト も同様の操作方法で設定できます。

1 通知メールテンプレー ト 設定画面を表示し、「受取依頼通知メールテンプレー ト 」 を選択して 「テンプレー ト 編集」 ボタンをク リ ッ クします。

※通知メールテンプレート設定画面の表示方法→「通知メー

ルテンプレート設定画面を表示する」（P.152）

受取依頼通知 メ ールテ ン プ レー ト 画面が表示 さ れます。

受取依頼通知メールテンプレー ト 「フ ァ イルの送信」 の登録時に配信される通知メ ールのテンプレー ト

送信依頼通知メールテンプレー ト 「フ ァ イルの受信」 の登録時に配信される通知メ ールのテンプレー ト

受取及び送信依頼通知メールテンプレー ト

「フ ァ イルの往復」 の登録時に配信される通知メ ールのテンプレー ト

パスワード通知メールテンプレート

フ ァ イルの送受信の登録時に 「パスワー ド」 の 「自動で生成し て通知する」を選択し た場合に配信される通知メ ールのテンプレー ト

153

フ ァ イル送受信管理 通知メ ールテンプレー ト の管理

2 必要事項を入力し、 「変更」 ボタンをク リ ック します。

※入力制限について→「通知メールテンプレートの管理」

（P.209）

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

■「送信」 「受信」 「往復」 テンプレー ト で使用できる変数の説明

件名 通知 メ ールの件名 を 入力 し ます。

本文 通知 メ ールの本文 を 入力 し ます。

テンプレー ト の言語

テンプレー ト の言語を選択し ます。「英語」 を選択する と、英語版のテ ン プ レー ト が表示 さ れます。必要事項を入力後、「変更」 ボタンを ク リ ッ ク し て く だ さい。

プレビ ュー画面を表示する

「プレビ ュー」 ボタ ンを ク リ ッ クする と、 通知メ ールのプレビ ュー画面が表示されます。 入力し た変数が正し く 表示されるかを確認する際などにご利用 く ださい。

件名 ・ 本文の内容を初期値に戻す

「初期値を読み込む」 ボ タ ン を ク リ ッ ク する と、 件名 ・ 本文の内容が初期値に戻り ます。

件名 ・ 本文に変数を使用する

件名 ・ 本文には変数が使用できます。 使用できる変数については、 「 「送信」 「受信」 「往復」 テンプレート で使用できる変数の説明」 （P.153）、 「「パスワー ド通 知」 テ ン プ レ ー ト で 使 用 で き る 変 数 の 説 明」（P.154） をご覧 く だ さい。

件名

$username 送信者名が表示されます。

本文

$title 件名が表示されます。

$toname 送信先名が表示されます。

※メールアドレスを直接入力した場合、送信先のメールアドレスが表示されます。

$username 送信者名が表示されます。

$senderaddress 送信者のメ ールア ド レスが表示されます。

$date 送受信データの有効期限が表示されます。

$url フ ァ イル送受信用サイ ト の URL が表示されます。

$comment 送信者がコ メ ン ト を入力できるエ リ アを用意し ます。

$requestnumber 送受信データ を登録し た際の依頼番号が表示されます。

154

フ ァ イル送受信管理 通知メ ールテンプレー ト の管理

■「パスワード通知」 テンプレー ト で使用できる変数の説明

件名

ー 使用できる変数はあ り ません。

本文

$password 自動生成されたパスワー ドが表示されます。

$title 件名が表示されます。

$toname 送信先名が表示されます。

※メールアドレスを直接入力した場合、送信先のメールアドレスが表示されます。

$username 送信者名が表示されます。

$senderaddress 送信者のメ ールア ド レスが表示されます。

$requestnumber 送受信データ を登録し た際の依頼番号が表示されます。

155

フ ァ イル送受信管理 署名の設定

署名の設定フ ァ イル送受信機能の通知メールの署名設定や、 初期化が行えます。

署名設定画面を表示する署名を設定するための画面は、 以下の方法で表示します。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「署名設定」 の順にク リ ック します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

2 署名設定画面が表示されます。

署名を設定する

1 署名設定画面を表示し、「署名設定」をク リ ック します。

※署名設定画面の表示方法→「署名設定画面を表示する」

（P.155）

署名設定画面が表示されます。

156

フ ァ イル送受信管理 署名の設定

2 必要事項を入力し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

※入力制限について→「署名の設定」（P.209）

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

ユーザーの署名設定を初期化する署名設定を初期化する と、 ユーザーが利用者画面で設定していた 「署名」 は空欄とな り、 「管理者機能で設定されている署名を利用する」 が選択されます。なお、 ユーザーが署名を設定できるのは、 管理者が変更許可設定機能で 「フ ァ イル送受信の署名設定」 を許可している場合のみです。 変更許可設定機能については、 「変更許可を設定する」 （P.66） をご覧 く ださい。

1 署名設定画面を表示し、 「利用者の署名設定の初期化」 をク リ ッ ク します。

※署名設定画面の表示方法→「署名設定画面を表示する」

（P.155）

利用者の署名設定の初期化画面が表示されます。

2 「初期化する」 ボタンをク リ ッ ク します。

確認画面が表示されます。

システム （ど こでもキャ ビネ ット ） の署名を利用する

システムが用意し た署名を利用する場合、 選択し ます。

署名を設定する 専用の署名を設定する場合、 選択し ます。 通知メ ールに表示する署名を、 下の署名欄に入力して く だ さい。

※ユーザーが署名を設定している

場合、通知メールにはユーザーの署名が表示されます。

※「署名を設定する」を選択し、署

名欄に何も入力しない場合、通知メールに署名は表示されません。

･ 初期化対象は、 登録されているユーザーすべてです。 ユーザーを選択する こ とはできません。･ 初期化する と、 署名を元に戻すこ とはできません。

157

フ ァ イル送受信管理 署名の設定

3 初期化してよければ 「初期化する」 ボタンをク リ ッ ク します。

4 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

158

フ ァ イル送受信管理 送受信ポ リ シーの設定

送受信ポ リ シーの設定フ ァ イル送受信機能の送受信ポリ シーを設定します。

送受信ポ リ シー設定画面を表示する送受信ポリ シーを設定するための画面は、 以下の方法で表示し ます。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「送受信ポリ シー設定」 の順にク リ ッ ク します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの

画面説明」（P.22）

2 送受信ポリ シー設定画面が表示されます。

パスワー ド 必須の設定を行うユーザーが送受信データ を登録する際、 パスワード設定を必須とするかど うかを設定します。

1 送受信ポ リ シー設定画面を表示 し、 「パスワード必須設定」 をク リ ッ ク します。

※送受信ポリシー設定画面の表示方法→「送受信ポリシー設定画面を表示する」（P.158）

パスワー ド必須設定画面が表示されます。

パスワードポリ シーを設定するには

フ ァ イル送受信機能のパスワー ド ポ リ シーは、 ログイ ン時のパスワー ド と共通です。

※ログイン時のパスワードポリシーの設定方法→「パスワードポリシーを設定する」（P.44）

159

フ ァ イル送受信管理 送受信ポ リ シーの設定

2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

パスワー ド 自動生成許可を設定するユーザーが送受信データ を登録する際、 パスワードの自動生成を許可するかど うかを設定します。

1 送受信ポ リ シー設定画面を表示 し、 「パスワー ド 自動生成許可設定」 を ク リ ッ ク し ます。

※送受信ポリシー設定画面の表示方法→「送受信ポリシー設

定画面を表示する」（P.158）

パスワー ド自動生成許可設定画面が表示されます。

2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

必須にする ユーザーが送受信データ を登録する際、 パスワー ド 設定を必須と し ます。送信先がフ ァ イルを送受信する際、 パスワー ド の入力が必須とな り ます。

必須にしない ユーザーが送受信データ を登録する際、 パスワー ド を設定するかど うか選択できます。送信先がフ ァ イルを送受信する際、 パスワー ド の入力が必須となるかど う かは、 ユーザーの設定によ り ます。

自動生成を許可する

ユーザーが送受信データ を登録する際、 パスワー ド の自動生成を許可し ます。

自動生成を許可しない

ユーザーが送受信データ を登録する際、 パスワー ド の自動生成を許可し ません。

160

フ ァ イル送受信管理 送受信ポ リ シーの設定

有効期限を設定する送受信データの有効期限の初期値と、 大日数を設定し ます。 有効期限を過ぎる と、 データは自動的に削除されます。

1 送受信ポ リ シー設定画面を表示し、 「有効期限設定」 をク リ ッ ク します。

※送受信ポリシー設定画面の表示方法→「送受信ポリシー設

定画面を表示する」（P.158）

有効期限設定画面が表示されます。

2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

有効期限の初期値設定

有効期限の初期値 を 選択 し ます。

有効期限の 大日数設定

有効期限の 大日数を選択し ます。

161

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

承認の設定送受信データの登録に対して、 承認機能を設定できます。

承認設定画面を表示する承認機能を設定するための画面は、 以下の方法で表示し ます。

1 フ ァ イル送受信管理画面を表示し、 「フ ァ イル送受信管理」 → 「承認設定」 の順にク リ ック します。

※ファイル送受信管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」（P.22）

2 承認設定画面が表示されます。

承認機能を設定する送受信データの登録に対して、 ユーザーご とに承認機能を設定できます。承認機能を設定する と、 対象ユーザーがフ ァ イル送受信を登録した際、 承認者 （代理承認者） による登録内容の決裁 （「承認」、 「確認」、 「却下」） が行われるよ う にな り ます。

1 承認設定画面を表示し、 「利用者の承認機能設定」 をク リ ッ ク します。

※承認設定画面の表示方法→「承認設定画面を表示する」（P.161）

利用者の承認機能設定画面が表示されます。

162

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

2 承認機能を設定するユーザーを選択し、 「変更」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定変更画面が表示されます。

3 承認機能を利用するかど うかを選択し、 「選択」 ボタンをク リ ッ ク します。

選択画面が表示されます。

全選択 表示されているユーザーをすべて選択し ます。

解除 選択をすべて解除し ます。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

ユーザーをグループで絞り込む

「グループ選択」 でグループ名を選択する と、 選択したグループに所属するユーザーのみが表示 さ れます。

一覧を並び替えるには

ユーザー名順 （昇順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替え る こ と がで きます。

ログイン ID、 承認機能、 承認者名、 代理承認者名

昇順に並び替えます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

「事前承認」 と 「事後確認」 の違い

･ 「事前承認」 は、送受信データ を送信する前に承認者 （代理承認者） の決裁を必須とする場合に利用し ます。 承認者 （代理承認者） の承認後、 送受信データが依頼先に送信されます。 決裁申請を却下し た場合、 送受信データは送信されません。

･ 「事後確認」 は、 フ ァ イル送受信の内容を承認者（代理承認者） が確認する場合に利用し ます。承認者 （代理承認者） の確認は必須ではあ り ません。確認の有無に関係な く 、 送受信データが依頼先に送信されます。

複数の承認者・代理承認者を選択するには

別の 「選択」 ボタ ンを ク リ ッ ク し、 手順 4 を繰り返し ます。

163

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

4 必要事項を選択し、 「確認」 ボタンをク リ ック します。

※複数の承認者・代理承認者を選択するには、手順 3 の画面で別の「選択」ボタンをクリックし、手順4を繰り返します。

※入力制限について→「承認の設定」（P.209）

5 「変更」 ボタンをク リ ッ ク します。

6 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が反映されます。

承認者 承認者を選択し ます。

代理承認者 代理承認者を選択し ます。

通常、 決裁は承認者が行います。 承認者が不在の際などには、 承認者本人または管理者が代理承認者に決裁を任せる こ と もできます。決裁実施者の設定→「代理承認の設定をする」（P.167）

承認者 ・ 代理承認者を絞り込む

承認者 ・ 代理承認者の 「絞込みキーワー ド」 欄に文字列を入力する と、 合致する名前 ・ メ ールア ド レスのユーザーのみが表示されます。

承認者・代理承認者の選択を解除するには

「削除」 ボタ ンを ク リ ッ ク し ます。

164

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

承認機能情報を フ ァ イル出力する設定した承認機能の情報を CSV フ ァ イル形式で出力します。

1 利用者の承認機能設定画面を表示し、 「一覧出力」 ボタンをク リ ッ ク します。

※利用者の承認機能設定画面の表示方法→「承認機能を設定

する」（P.161）

2 フ ァ イルのダウンロー ド 画面が表示されるので、 任意の場所に保存します。

3 保存したフ ァ イルを開 く と、その内容が画面に表示されます。

ユーザー名 設定対象のユーザー名が表示されます。

ログイン ID 設定対象ユーザーのログイ ン IDが表示されます。

承認機能利用 ○は 「承認機能を利用する」、×は 「承認機能を利用し ない」 とい う設定を示し ています。

事前承認 ○は 「事前承認をする」 、 ×は「事後確認をする」 とい う設定を示し ています。

※承認機能を利用しない場合、空欄

が表示されます。

承認者名 承認者名が表示されます。

承認者ログイ ンID

承認者のログイ ン IDが表示されます。

代理承認者設定 ○は 「代理承認者を設定する」、×は「代理承認者を設定し ない」とい う設定を示し ています。

※承認機能を利用しない場合、空欄

が表示されます。

代理承認者名 代理承認者名が表示されます。

代理承認者ログイン ID

代理承認者のログイ ン IDが表示されます。

165

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

承認機能を フ ァ イルから一括設定する承認機能を CSV フ ァ イルで一括設定します。CSV フ ァ イルはご自身で作成する こ と もできますが、 入力する項目が記載されている入力フ ォームをダウンロード して利用する こ と もできます。 こ こでは、 入力フ ォームを利用する方法についてご案内しています。

1 承認設定画面を表示し、 「利用者の承認機能一括設定」 をク リ ッ ク します。

※承認設定画面の表示方法→「承認設定画面を表示する」

（P.161）

利用者の承認機能一括設定画面が表示されます。

2 画面の一番下までスク ロールし、入力フ ォーム （shoninform.csv） をダウンロー ド し て任意の場所に保存します。

※ダウンロード方法はご利用のブラウザによって多少異なります。一般には、「入力フォーム（shoninform.csv）」の

リンク部分を右クリックし、「対象をファイルに保存」を選択すると、名前を付けて保存画面が表示されます。

3 保存した 「入力フ ォーム （shoninform.csv）」を開き、 設定する承認機能の情報を入力し、CSV フ ァ イルを保存して終了します。

ユーザー名 設定対象のユーザー名 （氏名）を入力し ます。

ログイン ID 設定対象ユーザーのログイ ン IDを入力し ます。

承認機能利用 承 認 機 能 を 利 用 す る 場 合 は「○」 、 利用し ない場合は 「×」を入力し ます。

事前承認 事前承認する場合は 「○」、事後確認する場合は 「×」 を入力します。

※承認機能を利用しない場合、入力

は不要です。

承認者名 承認者名 （氏名） を入力し ます。

承認者ログイ ンID

承認者のログイ ン ID を入力し ます。

代理承認者設定 代理承認者 を 設定す る 場合は「○」 、 設定し ない場合は 「×」を入力し ます。

※承認機能を利用しない場合、入力は不要です。

166

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

※入力制限について→「承認の設定」（P.209）

4 承認者一括設定画面の 「登録する CSV フ ァイル名」 の 「参照」 ボタンをク リ ッ ク し、 作成した CSV フ ァ イルを選択します。

「登録する CSV フ ァ イル名」 に CSV フ ァ イルが表示されます。

5 「登録」 ボタンをク リ ッ ク します。

正常に登録される と、 次手順のよ う な画面が表示されます。

6 設定結果が表示されます。

代理承認者名 代理承認者名 （氏名） を入力します。

代理承認者ログイン ID

代理承認者のログイ ン ID を入力し ます。

167

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

代理承認の設定をする決裁は、 承認者または代理承認者のどち らか 1 人が行います。 承認者と して設定されたユーザーご とに、 承認者と代理承認者のどち らが実際に決裁するかを設定し ます。管理者が変更許可設定機能で 「代理承認設定」 を許可している場合、 承認者本人が代理承認者に決裁させるかど う かを選択する こ とができます。 変更許可設定機能については、 「変更許可を設定する」 （P.66） をご覧く ださい。

1 承認設定画面を表示し、 「承認者の代理承認設定」 をク リ ッ ク します。

※承認設定画面の表示方法→「承認設定画面を表示する」

（P.161）

承認者の代理承認設定画面が表示されます。

2 代理承認の設定をするユーザーを選択 し、「変更」 ボタンをク リ ッ ク します。

承認者の代理承認設定変更画面が表示されます。

3 必要事項を選択し、 「変更」 ボタンをク リ ック します。

前のページを表示し ます。

次のページを表示し ます。

数字 該当のページを表示し ます。

一覧を並び替えるには

承認者名順 （昇順） に表示された一覧を、 他の表示項目を ク リ ッ ク し て並び替え る こ と がで き ます。

承認者ログイ ンID、 代理承認設定

昇順に並び替えます。

も う一度ク リ ッ クする と、 逆順にな り ます。

承認者に承認させる

承認者が決裁し ます。

代理承認者に承認させる

代理承認者が決裁し ます。

承認対象のユーザーご と に、 代理承認の設定をするこ とはできません。

168

フ ァ イル送受信管理 承認の設定

4 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が反映されます。

承認機能の初期状態を設定する承認機能の初期状態を設定し ます。 新規に追加するすべてのユーザーの承認機能は、 こ こで設定した内容にな り ます。 登録済みのユーザーの承認機能は変更されません。

1 承認設定画面を表示し、 「承認機能の初期状態設定」 をク リ ッ ク します。

※承認設定画面の表示方法→「承認設定画面を表示する」

（P.161）

承認機能の初期状態設定画面が表示されます。

2 必要事項を選択し、 「設定」 ボタンをク リ ック します。

3 「OK」 ボタンをク リ ッ ク します。

設定が有効にな り ます。

利用する 承認機能を利用し ます。

利用しない 承認機能を利用し ません。

「利用する」 を設定する場合

基本設定でユーザーを登録し た後は、 必ず承認者を設定し て く だ さい。承認者が設定されるまで、 ユーザーはフ ァ イル送受信機能を利用する こ とができません。