Ferramentas de Gestão

Gestão dos Recursos de

Impressão

O Contexto

O ambiente de impressão é um dos muitos recursos disponíveis nas empresas.

O recurso de impressão possui custo de manutenção altamente variável, de acordo com o uso.

A maioria dos funcionários administrativos possui acesso indiscriminado a este recurso.

A crescente circulação de informações digitais permite o acesso aos mais diversos tipos de mídia e documentos pelos funcionários.

Geralmente, a maioria dos funcionários não possui qualquer preocupação com os recursos da empresa.

Como assumir o controle?

Políticas para gerenciamento do recursoEducar

Intimidar o abuso e o desperdício

RestringirFacilitar o gerenciamento

ResponsabilizarApropriar o gasto a quem é de direito

RacionalizarPlanejar o investimento

Educar – Como?

Colher informações sobre o usoPublicar dadosPromover workshops ou reuniões sobre o temaTratar casos críticos seletivamentePunir reincidências

Educar - Como?

Colher informações sobre o uso

Este é um dos diversos relatórios do Print Spy, que podem ser obtidos de maneira interativa e on-line.

Diversas informações estão disponíveis, inclusive quem imprimiu e o quê foi impresso.

Educar – Como?

Publicar Informações

Através de um navegador Web é possível facilmente consultar informações sobre o uso dos recursos de impressão

Educar – Como?

Divulgar Informações É possível configurar o encaminhamento automático de relatórios pré-configurados por e-mail para usuários selecionados

Restringir – Como?

Colher dados

Avaliar necessidade

Definir orçamento

Estabelecer quotas

Restringir a impressão colorida

Restringir – Como?

Estabelecer limites para usuários e grupos

Uma políticas de quotas permite definir um orçamento máximo para usuários ou grupos

O Notificador do Print Spy permite ao usuário acompanhar da sua estação de trabalho o saldo atual e páginas remanescentes

Responsabilizar – Como?

Distribuir a impressão em centros de custoCobrar do gerente do departamento

Gerar competição entre departamentos por um custo proporcional mais baixo

Alocar o custo da impressão por projeto

Cobrar o custo de impressão de um cliente

Responsabilizar – Como?

Relatórios exibem a impressão por centro de custo...

...permitindo atribuir o custo a quem é de direito.

Racionalizar o uso

Colher dados

Avaliar o TCO do recurso

Conhecer a demanda

Planejar o investimento

Racionalizar o uso – Como?

Avaliar o TCO do recurso

Cadastrando os eventos de troca dos consumíveis......é possível obter a sua

durabilidade e o custo por página de cada impressora

Racionalizar o uso – Como?

Conhecer a demandaGráficos de volume diário, semanal e mensal permitem identificar variações periódicas na demanda

Racionalizar o uso – Como?

Planejar o investimentoRelatórios por centro de custo permitem identificar quais departamentos demandam maior investimento...

...e a existência de recursos de impressão compartilhados

*Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo*Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo