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Boletín # 4, abril 2015
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Fernando Rivera Solano Auditor Interno
Génesis del Plan Estratégico Institucional (PEI) ¿Cómo podemos mejorar la gestión del Instituto Costarricense de Turismo ante una
actividad turística cada vez más exigente y selectiva? ¿Y cuál es el vehículo estratégico
más propicio para lograr esa transformación? Estas preguntas nacen del quehacer diario
de la Auditoria Interna, y en un análisis sobre el presupuesto institucional en la que se
estudiaron varios documentos sobre planificación, fue cuando se determinó que no se
contaba con un Plan Estratégico Institucional (PEI).
Realizada a profundidad la evaluación, pero sobre todo seguros de que agregaría valor a
la gestión institucional, la Auditoría Interna sugirió a la Administración valorar la
conveniencia y oportunidad de elaborar un PEI que le facilitara al ICT establecer los
objetivos, políticas y acciones. Así como definir mecanismos de medición que permitieran
evaluar los resultados de las acciones propuestas.
Fue así, como a menos de tres meses de que el ICT cumpla los 60 años de su creación,
hoy se cuenta con un PEI, aprobado por nuestra Junta Directiva, que nos indica la
estrategia a seguir en el mediano plazo.
Pero además, por la importancia que reviste y en cumplimiento a nuestras funciones
legales y normativas, la Auditoría ha programado para este año, un estudio con el objetivo
de evaluar y corroborar, la implementación eficiente, oportuna y económica del PEI, cuyos
resultados se comunicaran oportunamente a la Junta Directiva o a la Gerencia.
Rodolfo Lizano Rodríguez
Líder de Planeamiento y Desarrollo
Proceso de elaboración El PEI Con la reciente aprobación y divulgación del Plan Estratégico Institucional, el ICT ha dado
un paso importante en el mejoramiento de su gestión como institución pública.
Dichosamente la observación emanada de la Auditoría Interna, sugiriendo a la
administración considerar la elaboración de un PEI como una necesidad impostergable
para la institución, se coronó, con el esfuerzo de todos los funcionarios del ICT, con todo
el proceso de elaboración y aprobación final del plan por parte de la Junta Directiva de
nuestro instituto.
Todo el proceso de diseño y formulación que nos convocó durante varios meses no solo
rindió los frutos esperados sino que de paso nos acercó, como responsables de procesos
y procedimientos, a una discusión de alto nivel franca y abierta, sobre los temas clave del
turismo ante los cuales la institución está llamada a responder en el futuro cercano.
Indudablemente todo este proceso de construcción grupal fue una experiencia muy
positiva que ha terminado fortaleciendo de lleno a toda la organización.
Con el proceso de aprobación y la divulgación que recién hemos iniciado, tenemos ya en
nuestras manos una nueva herramienta de gestión para apoyar la toma de decisiones en
torno al quehacer actual del ICT y una guía muy clara para enfrentar los retos y
oportunidades de futuro con la responsabilidad, eficiencia, eficacia y calidad que siempre
ha caracterizado la gestión de esta institución.
Pero este camino apenas lo empezamos a recorrer. Nosotros y toda la organización tiene
que acostumbrase a utilizar este PEI como instrumento de cotidianeidad que nos brinda
apoya y facilita la gestión integral de turismo; el esfuerzo debe enfocarse en fortalecer una
cultura organizacional que nos permita utilizar la planificación estratégica como un apoyo
del día a día.
Finalmente es necesario apuntar que la planificación estratégica es un proceso continuo
que requiere constante retroalimentación acerca de cómo están funcionando las
estrategias, programas y acciones planteadas. Está en nosotros, como funcionarios de
esta institución, utilizar siempre El PEI como un instrumento estratégico de gestión y velar
por su actualización y mejoramiento continuo.
Alberto López Cháves Gerente General
La Importancia de un Plan Estratégico Institucional
Construir un nuevo ICT según las nuevas tendencias de la actividad turística, es un
desafío que implica un cambio en nuestra cultura organizacional, que facilite nuevos
procesos, nuevos paradigmas y nuevas formas de gestión. El PEI es un instrumento de
planificación estratégica que procura poner en aplicación la política de gestión de la
institución. La elaboración del documento ha pasado por un proceso ordenado de consulta
y de validación por parte de gran cantidad de actores, quienes hicieron recomendaciones
que deberán ser analizadas e incluidas en la siguiente ronda de trabajo. A continuación se
describen las acciones propuestas para la ejecución del Plan:
1. Se ha conformado una comisión técnica en la que participa un represente de
cada una de las cuatro direcciones (Administrativa-Financiera, Gestión, Mercadeo
y Planeamiento), así como de Papagayo, CIMAT, Legal, Presidencia y
Planificación.
2. Este equipo tiene por objeto priorizar las acciones que desde el PEI debemos
ejecutar para el periodo 2015 – 2021, recomendar los cambios administrativos
necesarios para su logro y recomendar las modificaciones en la distribución de
nuestro presupuesto que será necesario para atender las necesidades y
obligaciones.
3. Lo anterior implica, un cambio en la forma operativa de trabajar hacia esquemas
matriciales que implican explotar lo mejor de todos, no mediante el trabajo en
equipo, sino mediante la conformación de equipos de trabajo efectivos. Es un gran
reto que enfrentamos con la mayor ilusión de notar sus réditos muy pronto en
beneficio de nuestra institución y de quienes diariamente damos lo mejor de
nosotros para su crecimiento.
Retos
El mayor de los retos que se nos presenta, entre muchos que tenemos al implementar un
plan como estos por primera vez, es la comprensión sobre la conformación de los equipos
de trabajo para solventar necesidades transversales. Proyectos, programas, acciones,
entre otras, cuya ejecución depende de varias unidades que pueden pertenecer o no a la
misma Dirección.
Esto plantea los retos de dejar de lado el planeamiento de corto plazo y la verticalidad en
la toma de decisiones para pensar en proyectos cuya ejecución requiere del mediano y
largo plazo y cuya toma de decisiones responde más a la horizontalidad.
El PEI es responsabilidad de todos
La ejecución de este plan, no puede ocurrir sin el compromiso de todos quienes
trabajamos en el ICT. Nada de lo que El PEI indica podría realizarse si todos no
ponemos de nuestra parte. Esperamos que juntos construyamos la historia que
será recordada en los años por venir.
ICT aplicará nuevas Normas Generales de Auditoría.
Con el fin de asegurar la efectividad del manejo de los fondos y promover su
mejoramiento y además mejorar razonablemente la calidad de los procesos de
auditoría. A partir de este año, la Administración y las Auditorías Internas deben
aplicar las nuevas Normas Generales de Auditoría para el Sector Público emitidas
por la Contraloría (La Gaceta #184 del 25/9/2014).
La nueva normativa ha cambiado las responsabilidades de la Administración y de
la Auditoría en el proceso de seguimiento de la implementación de las
recomendaciones.
• A la Administración (Junta Directiva, Gerencia y Jefaturas) además de la
acción correctiva e implementación, le corresponde dar seguimiento a
las recomendaciones y comprobar su efectivo y oportuno cumplimiento.
• Por su parte, le corresponde a la Auditoría Interna verificar el cumplimiento
efectivo de sus recomendaciones y de las emitidas por los órganos
externos de control, así como establecer las acciones en caso de que las
recomendaciones sean incumplidas injustificadamente.
Sobre estos aspectos tanto la Gerencia como la Auditoría Interna han elaborado
políticas, procedimientos, sistemas y mecanismos para cumplir con lo estipulado
en la nueva normativa.
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