Manual de Ferias para el Desarrollo Econmico Local

Manual de FeriasManual de Ferias para para el Desarrollo Economico Local Economico Local el Desarrollo

Lo que oigo lo olvido, lo que veo lo recuerdo, lo que hago lo se. Confucio

Manual de Ferias para el Desarrollo Econmico LocalCoordinacin Regina Bauerochse-Barbosa Directora Programa Fortalecimiento de la Economa y el Empleo FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesora Anja Nina Kramer Asesora Desarrollo Econmico Local Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesora Tcnica Aura Maritza Majano-Rivas Desarrollo Econmico Local y Empleo Juvenil Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

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Investigacin Carmen de Pereira Consultora Impresin GRAFICOLOR S.A. de C.VSan Salvador, El Salvador, Centroamrica Diciembre, 2006

CONTENIDOPRESENTACION INTRODUCCIN iv vi

1. CONCEPTOS1.1 Qu es una feria? 1.2 Porqu realizar ferias? 1.3 Ferias a nivel local

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2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS2.1 Metodologa 2.2 Pasos del proceso para realizar ferias con xito

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3. DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESOPaso Uno: Preparacin

91010 19 26

Planificacin Organizacin Promocin y Publicidad

Paso Dos: Ejecucin Ocho das previos a la Feria Un da previo a la Feria El da de la Feria

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Paso Tres: EvaluacinEvaluacin de resultados Seguimiento Sistematizacin

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BIBLIOGRAFIA

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PRESENTACINLa presente publicacin es un Manual para disear y organizar ferias para el desarrollo econmico local, se ha elaborado el marco terico y operativo, por medio del cual se determinan y ordenan los recursos, as como las actividades para su organizacin y desarrollo, se han identificado las herramientas tcnicas que deben utilizarse para su ejecucin y posteriormente la evaluacin del montaje del evento. El documento es el resultado de una investigacin realizada en la Microregin Los Nonualcos, ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE (MINEC/GTZ), y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYME con actividades para el fortalecimiento, como el desarrollo de ferias a nivel local y la participacin en otras ferias de mayor magnitud Las ferias para el desarrollo econmico local unen objetivos de productores y comerciantes, y es un instrumento del desarrollo local, a la vez que es una actividad empresarial en s. Los actores clave del desarrollo econmico local son, entre otros: Sector empresarial y emprendedores locales Asociaciones empresariales y profesionales Gobierno municipal Instituciones gubernamentales ONGs con enfoque econmico Proyectos con financiamiento de la cooperacin internacional Universidades y centros de investigacin Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo econmico, la principal funcin de estos actores consiste en apoyar las iniciativas, que junto a la base social del municipio, el capital humano, se debe conformar una alianza estratgica para promover el desarrollo econmico local. Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregin Los Nonualcos, con la realizacin de tres actividades: Dos ferias, presentadas como muestras empresariales con la participacin de empresarios de la Microregin, eventos asesorados por la Cmara de Comercio e Industria de El Salvador. Un taller, realizado en una jornada de un da de trabajo con las instituciones contrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ) Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento, informacin que ha fortalecido la investigacin realizada; el documento expone un mtodo que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local.PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ)

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INTRODUCCINEste documento es un instrumento creado para la realizacin de ferias, orientado a apoyar el desarrollo econmico local, es producto de la revisin de varios mtodos utilizados por diversas instituciones y organizaciones nacionales y regionales, como tambin de la recopilacin de informacin de la experiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente, como las empresariales, de empleo y todo tipo de ferias especializadas. Este estudio expone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local, tiene como objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso, que sin lugar a dudas ser reajustado en la prctica, de acuerdo al tema y a la magnitud del evento planificado. Las diferentes experiencias realizadas en la Microregin Los Nonualcos, a travs de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio, han fortalecido este trabajo. Se ha seleccionado el mtodo, en el marco de un proceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a las particularidades locales y utilizando una metodologa pedaggica de fcil implementacin, que proporcione al lector los pasos a seguir de manera sencilla, con ejemplos en algunos casos, que pueden servir de modelo en la prctica. Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen las acciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan la oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del mercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el momento del evento y lo ms importante realizar negocios en el futuro, incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompaado de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimiento de este proceso requiere de tres factores fundamntales para que el resultado sea un xito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control del tiempo en relacin a las actividades y la demanda de trabajo. El componente de Desarrollo Econmico Local (DEL) del Programa FORTALECE (MINEC/GTZ), orienta su labor a facilitar la creacin de espacios de trabajo para potenciar las capacidades locales y la generacin de oportunidades para que la Microregin Los Nonualcos se convierta en una regin competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad, ha creado instancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo, de Pesca y de Empleo), generando herramientas tcnicas para impulsar el proceso de desarrollo de esta regin y en apoyo a otros procesos. Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo, a travs del fortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y la demanda. En estas actividades se aplican nuevas metodologas y se implementan herramientas tcnicas, logrando de esta manera elevar el nivel de oportunidades en la poblacin objetivo.

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1. CONCEPTOS1.1 Qu es una feria?Es una actividad que tiene como caracterstica concertar en un mismo espacio fsico a la oferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias son una estrategia de promocin para la generacin de oportunidades comerciales, que se realizan a travs de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia, vinculando la oferta y la demanda. Las ferias deben disearse como eventos de promocin comercial dirigidos a la micro y pequea empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debe entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el desarrollo econmico de un territorio. A la hora de planificar la realizacin de una feria, se debe tener claro qu es lo que se quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos, basados en elementos de calidad, cantidad, tiempo e innovacin; de tal manera que los indicadores relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir. Ejemplos: Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a la feria con otros clientes, la feria se realizar en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz. La produccin esta basada en la elaboracin de muebles para las diferentes reas de una vivienda. Lograr el posicionamiento del municipio de San Lus la Herradura, departamento de La Paz, con una Feria de Productos del Mar, ofreciendo variedad de productos, frescos y presentados en condiciones atractivas e higinicas. En la organizacin de las ferias se involucran otras instancias y organismos, como instituciones del sector pblico y privado, proyectos y toda entidad interesada en el fortalecimiento del desarrollo econmico local, entre ellas esta la asistencia tcnica (proyectos, programas, OGs y ONGs) que permite favorecer y optimizar la relacin oferta - demanda. La coordinacin con los gremios y asociaciones productivas es importante, para que asuman con inters su participacin en las ferias, porque es un espacio en el que se da una relacin directa entre productores y clientes, la produccin entre varios genera mayor volumen, resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan precios ms bajos.

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Es un lugar donde se renen vendedores y compradores para difundir, exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de productos y servicios.

1. 2 Porqu realizar ferias?Por que es un instrumento eficiente, que proporciona a los diferentes sectores, en un evento los siguientes beneficios: Las ferias se han consolidado en los ltimos aos como una de las ms poderosas y efectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constante crecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cmo presentar sus productos. Son la forma ms econmica y eficiente de ganar cuotas de mercado. Constituyen la ms completa herramienta de comunicacin, donde se produce una interaccin directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cinco sentidos. Son el lugar idneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con los clientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos. Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado. Posibilitan la participacin en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolucin y tendencias del mercado. Acceso a informacin, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y acceso a nuevos mercados. Incrementa las actividades comerciales. Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma efectiva y rpida. Identificacin de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben utilizar en los productos y servicios, nuevos diseos, formas de diferenciacin de productos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otros mercados y/o mejorar su insercin en el mercado nacional. Disminucin de los costos de las transacciones. Creacin de valor agregado, a travs de los conocimientos sobre temas de inters empresarial, que proporcionan las conferencias tcnicas y asesoras. Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras empresas o instituciones. Se realiza una prospeccin del mercado a costos reducidos. Se debe tener como fin ltimo contribuir a dinamizar la economa local, con productos que identifiquen la zona.

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Las ferias deben estar bien estructuradas, especialmente en la parte de la coordinacin interinstitucional, que permita contar con todos los elementos fundamentales para el xito de la misma. A partir de la toma de decisin de realizar la feria, se inicia un proceso compuesto de. varias etapas, que contemplan actividades y responsables, desarrollando labores y gestiones coordinadas contempladas en una planificacin y ejecutadas por un Comit ad hoc Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes como expositores son:

Ventajas: El cliente es quien visita a la empresa y no al revs. El cliente est disponible. En ellas el producto o servicio es el protagonista, tan bien presentado como el expositor sea capaz de hacerlo. El costo por contactos es indiscutiblemente el ms bajo, ya que en pocos das se puede contactar a muchos. Oportunidades: Generar nuevos contactos que finalizan en ventas. Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo Potenciar la marca. Reforzar el contacto con los clientes habituales. Observar la competencia (principalmente en las ferias). Abrir nuevos mercados. Vender. Contactar a posibles distribuidores.

1. 3 Ferias a nivel localLas ferias en el marco del desarrollo econmico local son actividades que deben contar con caractersticas fundamentales: Deben ser parte de un proceso de desarrollo econmico, que la experiencia se pueda aplicar a otros modelos y procesos. Debe obtenerse un producto, debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos cuantitativos sobre nmero de personas, empresas, instituciones, ONGs involucrados participantes y beneficiados. Presentar resultados, debe demostrarse que el Comit Organizador logro sus objetivos, si los miembros del Comit se han fortalecido en el proceso de implementacin, si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la regin, si se ha contribuido a generar un compromiso de los actores locales. La diversidad, que se incluyan diversos temas, como gnero, equidad, cultura, medio ambiente, alianzas intersectoriales y la diversidad social, la incorporacin de mujeres y jvenes. El desarrollo de la creatividad, ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades, ya sea en el aspecto logstico, operativo como organizativo, presentar soluciones innovadoras para problemas encontrados en el proceso.

Las actividades en el marco del desarrollo econmico local deben cumplir con sus objetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes de trabajo: Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos municipales, entre otros. Desarrollar la capacidad de gestin para la obtencin de recursos externos al territorio, como financiamiento, asistencia tcnica, apoyos de todo tipo. La promocin de estos eventos pretende: Elevar la calidad de vida de la poblacin. Contribuir al desarrollo del pas. Enfrentar los retos de la economa nacional y de la globalizacin.

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Se debe trabajar con esa orientacin, para lograr un apropiamiento del concepto de desarrollo econmico local, desde los diversos roles. La organizacin de ferias de desarrollo econmico local requiere estructurar una organizacin participativa y abierta en el nivel local, que tenga un alto grado de representatividad del municipio, de la comunidad, instituciones gubernamentales, sector empresarial, ONGs y de actores locales. GOBIERNOS LOCALES Alcaldes Concejales Empleados OGs Instituciones gubernamentales COMUNIDAD Organizaciones de todo tipo: territoriales y funcionales ONGs Asociaciones trabajando en la zona EMPRESA PRIVADA Sector empresarial radicado en la zona ASESORAS Proyectos Programas

Qu es una Feria para el Desarrollo Econmico Local? Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios que conforman la base econmica local, a travs de la exposicin de los productos y /o servicios, con el apoyo de asistencia tcnica por parte de instituciones, organizaciones y proyectos o programas ubicados en la regin. Bajo ese concepto, la idea surge de los actores locales que buscan dinamizar la economa y buscan aliados internos y externos al territorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarial de la regin. Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados, a travs de una exposicin para comercializarlos, asimismo comunicarse y contactarse entre s. De forma paralela promover la realizacin de negocios con empresas visitantes, instituciones y visitantes en general. Con esta actividad se pretende: Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros empresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios. Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de mercado. Estimular el espritu emprendedor para formar y consolidar empresarios comprometidos con la generacin de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la regin. Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la investigacin y promocin de nuevos conceptos. La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposicin de productos y servicios, de anlisis y discusin de la accin empresarial y su papel en la economa, debe generar factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio, dentro de su entorno. Las ferias a nivel local, son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera una transaccin comercial, como resultado de la exposicin de los productos o servicios,

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son de todo tipo: de pesca, de turismo, muebles, de ropa, de artesanas, de plantas, de todo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la regin. Cul es el objetivo de participar en las ferias? Conocer el mercado. Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado. La feria representa una herramienta general de mercadeo. Conocer nuevas estrategias, innovaciones y tecnologa. Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e informacin general sobre productos y servicios. Fomentar las relaciones de negocios con los compradores, en busca de la oportunidad para hacer negocios. Formalizar contratos y/o ventas. Conocer la opinin de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios ofrecidos.

Qu apoyos requiere el Comit Organizador?El evento en la fase de planificacin, el Comit Organizador define el objetivo y la magnitud del evento, deben incorporar la utilizacin de apoyos y recursos tcnicos para lograr un mayor impacto en la poblacin participante y asistente, se dividen en: Asesoras o asistencia tcnica. Recursos econmicos o asistencia financiera

Asistencia financiera

FERIA DE DESARROLLO EMPRESARIAL INTERCAMBIO REALIZAR NEGOCIOS COMERCIAL

FERIA DE DESARROLLO ECONOMICO LOCAL

Asistencia tcnica

- Asesoras o asistencia tcnica El propsito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en el nivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios, mediante la aplicacin de tcnicas de gestin empresarial, el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales, no gubernamentales y proyectos de la cooperacin internacional. Se realiza a travs de la asesora y la capacitacin para fomentar la economa y el empleo, est orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. Hay instancias gubernamentales, programas y proyectos de cooperacin internacional que apoyan estos procesos. El apoyo requerido es en el proceso de la organizacin, se requiere de informacin de eventos similares, capacitacin en temas especializados, comercializacin y promocin de negocios, entre otros.

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Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economa), CENPROMYPE, FADEMYPE, FUNDAPYME, entre otras ONGS y proyectos de cooperacin internacional, que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes reas y sectores, al pequeo, mediano y micro empresario y toda actividad relacionada para potenciar sus ventas, en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local. Adicional a lo anterior, en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas, como: v Conferencias tcnicas presnciales, constituyen un elemento de mucha atraccin para el visitante y participante, se exponen temas de actualidad y de calidad tcnica de acuerdo al tema y tipo de feria, el evento se vuelve atractivo cuando hay un aprendizaje y nuevos conocimientos. v Servicios de desarrollo empresarial, es una asistencia tcnica directa a las MIPyME que se pone a disposicin de los participantes y asistentes a la feria, con soluciones empresariales, a travs de capacitacin, asesoras, formacin profesional, consultoras y nuevas metodologas empresariales. Se instalan Puntos de Informacin Tcnica, con asistencia dirigida a mejorar: calidad, presentacin, exposicin, asesora empresarial y la utilizacin ptima de las herramientas tcnicas. - Recursos econmicos o financieros Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada, instancias gubernamentales, ONGs, municipalidades y la cooperacin internacional. Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera: v En la fase de preparacin, se requieren fondos para financiar las actividades de todo el proceso para realizar la feria. El financiamiento se obtiene a travs de diversas modalidades, en general se logra con recursos de la empresa privada e instituciones que dan aportes en especies, como vehculos, equipo, instalaciones, insumos y papelera, apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas especficas y en ocasiones especiales, se obtiene dinero en efectivo. v En la fase de ejecucin, se solicita a las instancias responsables del financiamiento a la MYPYME, instalar en la feria un stand para informar al sector sobre las instituciones, los tipos financiamiento y los requisitos para optar a los crditos, asesoras y otras modalidades de apoyos financieros para mejorar su productividad y comercializacin empresarial.

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2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS DE DESARROLLO ECONMICO LOCAL2.1 MetodologaPara enfrentar con xito la promocin y exposicin de productos y servicios locales, es necesario definir y ejecutar un proceso para la realizacin de ferias. Su aplicacin y seguimiento debe llevar un proceso metodolgico que plantee acciones secuenciales, cuyos resultados deben responder a tres preguntas:Que nos motiva a realizar las ferias a nivel lo cal? Defin ici n d e ob jet ivos

Qu hacer para llevarlas a cabo? Planificacin Como hacerlo? Misin Visin

La realizacin de Ferias, implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejor implementacin y seguimiento, que tiene su base en una buena planificacin, da inicio con el paso de preparacin, paso que es el ms importante y determina los logros y resultados del evento, en ese momento se estructura la coordinacin de los esfuerzos tcnicos y financieros de las instituciones participantes, se elige un Comit Operativo (la participacin debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales y normativas en relacin al tema de la feria. Ejemplo: La CONAMYPE, Ministerio de Economa, coordina un evento sobre Productos Artesanales de Exportacin, se determina en la planificacin el perodo del proceso, de acuerdo a la magnitud. Las actividades estarn determinadas por los objetivos, estrategias y metas definidas en la planificacin La planificacin se debe realizar definiendo los objetivos claros, en la reunin inicial con los miembros interesados en participar, se debe partir de criterios generalizados sobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promocin, mercadeo y comunicacin ms importantes y a la vez ms eficientes, constituyen un punto de encuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. Con este mtodo se proponen 3 pasos o fases, para facilitar el seguimiento de las actividades que genera cada uno. La metodologa no es definitiva, sino un instrumento que debe aplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o regin, debe ajustarse con el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promocin empresarial.

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Todo ello justifica la participacin y la efectividad de esta actividad, aunque no se descartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial.

2. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosasLas ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios, realizar negocios con otros empresarios, observar la competencia, lanzamiento de productos, estudiar el mercado, visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales, encontrar distribuidores, concretar ventas, entre otras. En resumen, se vuelve el evento como un centro comercial para las personas de negocios. Los pasos del proceso son cinco: Preparacin Ejecucin Evaluacin Seguimiento Sistematizacin Si bien el proceso es secuencial, debe ser flexible de manera que se adapte a las necesidades de cada municipio. La ejecucin de cada paso implica el desglose de una serie de actividades, organizadas y coordinadas tanto dentro de cada Comisin, como con el resto del Comit Operativo, es importante desde el principio respetar la Coordinacin General y las funciones de cada comisin, para no duplicar los esfuerzos institucionales ni tcnicos.

Pasos

ProcesoPaso

del

Paso

Evaluacin

3Paso

Preparacin

1

Planificacin Organizacin Promocin y Planificacin

8

Evaluacin de Resultados Seguimiento Sistematizacin

Ejecucin 8 das antes 1 da previo El da del Evento

2

Paso

Preparacin

1

Planificacin Organizacin Promocin y PlanificacinPaso

Evaluacin

3Paso

Evaluacin de Resultados Seguimiento Sistematizacin

Ejecucin 8 das antes 1 da previo El da del Evento

2

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Paso

1

El proceso da inicio con el Paso de Preparacin, que contiene 3 grandes actividades: Planificacin. Organizacin. Promocin y Publicidad.

A continuacin se inicia con la primera actividad, est dirigida a asegurar la participacin de la representacin local y a preparar las condiciones generales del proceso. Criterios de xito: Trabajo en equipo. El elemento humano.

1. PLANIFICACINLa planificacin cumple dos propsitos fundamentales: Maximizar el xito reduciendo la incertidumbre de la improvisacin y definiendo las consecuencias de las acciones determinadas. Elevar el nivel de xito organizacional.

Un propsito adicional de la planificacin, consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones, se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos planteados, implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas.

Qu es planificar? Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

10Significa

Qu es planificacin entonces?Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilizacin de los recursos, para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

Que los organizadores evalen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentan las actividades no en corazonadas, sino basndose en un mtodo o en un plan de trabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para alcanzar las metas.

Implica, adems

Un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tiene cinco elementos que lo caracterizan: Primera, debe referirse al futuro. Segunda, debe indicar acciones. Tercera, existe un elemento de causalidad personal u organizacional. Cuarta, debe indicar los responsables de la ejecucin. Quinta, toma en cuenta el tiempo para realizar las actividades.

Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificacin, para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:

1. Definicin de los objetivos 2. Determinar la estrategia 3. Definir las metas 4. Elaborar un plan de trabajo para identificar lneas de accin. 5. Monitorear el plan de accin1.1 Definicin de objetivosConcepto Un objetivo es una situacin deseada que se intenta lograr en un futuro, se dividen en generales y especficos. Qu es el objetivo general? Lo que se pretende lograr con la feria, es el crecimiento econmico y posicionamiento de las empresas. Ejemplo: Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregin de Los Nonualcos, se pretende fortalecer el tejido empresarial de la regin. Los objetivos especficos son: Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negocios Dar a conocer los productos y servicios Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias

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Los objetivos deben reunir algunas de estas caractersticas: Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presente ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno. Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir con precisin su cumplimiento. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe servir a la institucin o actividad. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes entre s, es decir no deben contradecirse. Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

La primera actividad dentro de la planificacin, es definir los objetivos: Son los resultados que se pretenden obtener con la realizacin de determinada actividad. El objetivo lo determinan los propsitos que tengan los organizadores. Es importante, tomar en cuenta las caractersticas del lugar en que se va a realizar, sus principales actividades productivas, las empresas existentes, su vinculacin con el mercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso. Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin.

1. 2 Definicin de las MetasDefinicin Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medicin debe hacerse en trminos de tiempo, cantidad y si es posible, calidad. Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propsito o de la intencin del proyecto. Los propsitos del proyecto explican las razones por las cuales el proyecto se est llevando a cabo. Estas estn tpicamente unidas a las necesidades humanas. Casi todos los proyectos tienen propsitos mltiples, usualmente se expresan ms especficamente en las metas del mismo. Una meta describe un resultado final de la actividad realizada, es cumplir o alcanzar los propsitos planteados. Ejemplos: Que el 50% de participantes tenga xito. En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores. Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%. Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas.

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1.3 Definicin de la EstrategiaPara cumplir con los objetivos ya definidos, es necesario elaborar una estrategia se puede pensar en trminos de planificacin, como una respuesta novedosa para superar la capacidad de los competidores en la penetracin del mercado, es la visualizacin creativa de una oportunidad de crecimiento y cmo realizarlo de una manera ordenada y planificada. Concepto Estrategia es un plan que se disea para alcanzar los objetivos definidos en la planificacin de actividades. Ejemplo: Se ha planificado realizar la Feria de la Confeccin en Zacatecoluca, la estrategia para lograr el cumplimiento de los objetivos, es promover la feria a nivel regional, en los medios publicitarios posibles: radio, peridicos y televisin, como tambin gestionar apoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional: Cmara de Comercio e Industria de El Salvador. Empresas fabricantes de telas, que patrocinen el evento. Ampliar la red de contactos, utilizando directorios empresariales. Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos, como almacenes.

La estrategia abarca la totalidad de las actividades crticas de una institucin, dndole un sentido de unidad, direccin y propsito. Se requieren diferentes dimensiones, para lograr una definicin adecuada de lo que es estrategia. Pueden nombrarse algunas para una mejor comprensin de las tareas: La estrategia determina y revela el propsito de la actividad en trminos de objetivos a mediano o largo plazo. Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad. La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible, respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades.

Otros insumos Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia que permita evaluar la metodologa de trabajo a utilizar, resultados y lecciones aprendidas. Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalizacin permitir medir la magnitud del evento y los resultados a obtener. Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales. Sectores que participan: v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo, los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventas de artesanas, exposicin de productos naturales originarios de la zona. v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.

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1. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de AccinCon la definicin de los objetivos y estrategias, se tienen las actividades o acciones a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados, con estos insumos se elabora un Plan de Accin o de Trabajo. Este plan debe contener todas las actividades con fijacin de tiempo, recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de esta planificacin. Concepto El Plan de Trabajo, tambin llamado de Accin, es un instrumento de planificacin que ayuda a trazar el proceso que debe seguir una organizacin o proyecto para alcanzar sus objetivos, permite decidir con anticipacin las actividades que se debern realizar, cmo se realizarn, en qu perodo de tiempo se harn, quines sern los responsables de su cumplimiento y la forma en la que se evaluarn los resultados. Es el documento que se utilizara desde el principio hasta el final, nos llevar desde el punto donde nos encontramos hasta dnde queremos ir. La formulacin de un Plan de Accin, permite priorizar las actividades ms relevantes de la feria para cumplir con los objetivos planteados, define el compromiso del trabajo de las personas y de las organizaciones e instituciones involucradas, estableciendo plazos y responsabilidades. Permite coordinar, las actuaciones que corresponden a cada una de las personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo el proceso para realizar las ferias, el monitoreo debe realizarse como parte de una eficiente gestin.

Para que sirve un Plan de Trabajo?Objetivos del Plan de Trabajo o de Accin El Plan de Accin genera la bsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividades alrededor de los objetivos definidos, adems permite: Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. Identificar los recursos necesarios en las actividades. Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones. Enlazar el objetivo con la accin.

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Cmo se elabora el Plan de Trabajo?Aqu estn los pasos a seguir: Se coloca el objetivo general, especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo. Se colocan los objetivos especficos en un cuadro, los cuales deben estar directamente relacionados con los problemas identificados. Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: Qu actividades se deben realizar para alcanzar el objetivo? Se hace un listado con las actividades que tengan relacin directa con los objetivos. Se analizan las actividades y se determinan cules son posibles de hacer. Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades.

Se hace un listado de cules seran las coordinaciones necesarias para realizar las actividades. Se establece quienes sern los responsables de cada una de las actividades, se recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal tcnico a cargo. Se determina el tiempo en el que se desarrollarn cada una de las actividades.

Qu son los indicadores? Un indicador es la expresin cuantitativa o cualitativa que permite describir caractersticas, comportamientos o fenmenos de la realidad, en un momento determinado. Se ha incrementado notablemente su uso y su aplicacin en planes de trabajo, programas y proyectos para la toma de decisiones. Su resultado y la informacin que se deriva del anlisis de estos indicadores han sido insumo clave para: Fijar metas y/o objetivos de desarrollo. Identificar problemas y reas de accin. Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios.

En este marco, los indicadores se convierten en una herramienta fundamental: Evala y da seguimiento a las polticas, programas y proyectos establecidos. Precisa el estado y los procesos de evolucin del nivel de vida de la poblacin. Contribuye a la determinacin de polticas y programas en mbitos como el econmico, social, poltico y ambiental entre otros. Apoya la conformacin de sistemas de informacin en el nivel local. Promueve el desarrollo e investigacin socio - demogrfico para la planeacin local. Contribuye a la participacin, a travs de una mayor accesibilidad y transparencia de la informacin, de esta manera, la realizacin de actividades encaminadas a la capacitacin de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadores posibilita la adquisicin de prctica en la utilizacin de instrumentos esenciales para el fortalecimiento de la gestin municipal y permite medir los niveles de eficiencia, calidad y sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestas por el municipio.

Ejemplos: Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseado con catlogos de modas especializado, el indicador es el catlogo que nos indica el nivel de desarrollo logrado en la confeccin en dicho municipio. Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas, el indicador es la etiqueta adhesiva, indica la utilizacin de nuevas tecnologas para lograr un mayor impacto visual al comprador.

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Ejemplo de un Plan de Trabajo: Nombre de la actividadFeria de la Confeccin Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confeccin en San Pedro MasahuatObjetivos especficos Actividades A. a A Elaborar variedad de prendas Recursos a. Equipos para coser Materia prima Operarias Coordinacin a. Singer, para prestar equipos Alcalda para el local Responsables A Lidia Santos, encargada de logstica Romeo Lpez, coordinador del Comit operativo B Cristina Flores, de Comisin de Logstica Jos Snchez, de la Comisin de Finanzas. Perodo de Tiempo A 1 semana Indicadores

Exponer los estilos de la temporada

3 tres das

A Cantidad de prendas elaboradas Calidad de las muestras a exponer

A. b Cotizar las vietas

b. Recurso financiero Recurso humano

B Alcalda municipal para vehculos Cooperativa CONFIA para el prstamo

B 3 das 1 semana

Diseo de las vietas

B Realizar ventas

A Invitar a empresarios

b. Invitar atextileros c Promocin al evento

Recurso humano Vehculos Equipo Recurso humano Vehculos Equipo Medios de promocin : radio, afiches

B

16

El Plan de Accin incorpora los objetivos, las actividades en relacin a los objetivos, los recursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables, con la programacin de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las revisiones peridicas. Definir los recursos a utilizar Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos, materiales y de infraestructura. Se deben identificar tanto los recursos econmicos, tcnicos y financieros, as como las fuentes, instituciones, organizaciones, empresas, instancias locales, que puedan proporcionarlos. Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que apoyar la realizacin del evento. van

Ejemplo:Control de recursos materiales

InstitucinMinisterio de Economa Alcaldas

Equipo /mobiliario

Descripcin/caractersticas

Cantidad

Computadoras Canopies

Color gris, marca HP Color verde de 3 metros

2 4

Es importante elaborar un presupuesto de inversin, se elabora un presupuesto tentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos, generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las instituciones colaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operacin, no se cuenta con inversin en efectivo sino en materiales, equipos e insumos.

Ejemplo:Presupuesto

N1 2 3

RubroPublicidad Transporte Alimentacin

Cantidad2000 hojas volantes 3 vehculos 50 almuerzos y refrigerios

Fuente de financiamientoFEDISAL Alcalda de Zacatecoluca Instituto Nacional

Seleccionar las instalaciones del evento v La ubicacin es muy importante, debe ser un lugar cntrico de la poblacin, accesible para los participantes y visitantes. v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar. v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna, cmoda para los visitantes. v Con entradas y salidas sealizadas. v Espacios con suficiente ventilacin, por la afluencia. v Servicios sanitarios ubicados estratgicamente. v Con parqueo para la descarga del mobiliario, equipo, artculos, mercadera y productos a exhibir; como tambin parqueo para los visitantes. v Es indispensable, que las instalaciones estn disponibles 3 das antes, para llevar el equipo y muebles para la feria. Se deben iniciar las actividades a la hora programada. v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadera en exposicin, ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyos institucionales.

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Determinar las reas de trabajo que tendr la feria: v Exposicin de los productos y/o servicios.

Las medidas de los puestos o stand, se determina de acuerdo al espacio y al nmero de participantes. Ejemplo: se proveer a cada participante con un stand de 3x3 metros, (medidas estndar). Los stands debern estar totalmente terminados, para la hora establecida. Es responsabilidad de cada empresa participante, mantener y dejar limpia su rea o stand durante y despus de la actividad, por lo que llevarn bolsas plsticas para recoger la basura. v Actividades de carcter tcnico a travs de conferencias presenciales, que imparten expertos. Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas tcnicas. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitacin, en temas de actualidad relacionado con la actividad empresarial. Vincular los interesados en determinado tema con las instancias correspondientes. Elaborar programacin de exposiciones, procurando que stas se realicen antes o despus del horario de feria para provecho de los expositores. v Actividades para la interrelacin de los empresarios que estn exponiendo. Uno de los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre los expositores. v Puntos o centros de asesora: Ubicar lugares donde estar disponible todo tipo de informacin sobre el evento. Asistencia tcnica empresarial. v Levantamiento de registros para actualizacin de bases de datos. Debe levantarse un registro de los visitantes por da, a travs de una lista con informacin bsica, actividad que debe ser realizada por personal dedicado a estas labores, de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento.

Ejemplo:Control de AsistenciaN Nombre Empresa Actividad econmica Costurera Direccin Barrio el Centro, Zacatecoluca Telfonos Inters del evento Financiamiento a las microempresas. En busca de mercado para sus productos. Asistencia tcnica para mejorar su servicio.

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1

Marta Lpez

El Uniforme

2334-1537

2

Jos Rivas

El Mueble

Carpintero

San Luis la Herradura

2336-9800

3

Maria Snchez

El Amanecer

Cocinera

Tecoluca

2337-1256

1. 5 Sistema de Monitoreo del PlanLlevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla el Plan de Accin elaborado. Para hacer el seguimiento adecuado a la ejecucin del Plan y sus actividades, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: El monitoreo lo realiza la Coordinacin del Comit Operativo. Deben realizar reuniones peridicas. Elaborar informes de avance. Establecer logros alcanzados en cada actividad. Determinar las dificultades y alternativas de solucin implementadas en cada actividad. El Comit Operativo debe realizar evaluaciones peridicamente. Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los involucrados en el proceso.

Revisemos Qu actividades se van a desarrollar en la planificacin?Cinco grandes actividades:

1. 2. 3. 4. 5.

Definir objetivos Definir metas Determinar la estrategia Elaborar el Plan de Trabajo o de Accin Monitoreo del Plan de Trabajo.

Cubriendo estas actividades, se pasa a la siguiente etapa, la de Organizacin, en la cual se conforma el Comit Operativo y las comisiones.

2. ORGANIZACINEl objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las instancias locales. Son dos actividades las que se realizan:

1. 2.

Creacin del Comit Operativo Comit Operativo en marcha

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En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria, inicia organizando el recurso humano para conformar el Comit Operativo o Coordinacin del Evento. Se conforma una estructura organizativa, que debe asumir la responsabilidad de ejecutar la actividad, es una estructura de carcter tcnico y administrativo que tiene la responsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes y eventos paralelos. Las municipalidades y las instancias gubernamentales, son piezas claves en el proceso, deben integrarse al Comit Organizador, incorporarse con sus recursos e iniciativas tcnicas para fortalecer y potenciar el evento. Lo ptimo es que todas las instituciones y

organizaciones interesadas se integren, en el caso de la Microregin de Los Nonualcos, ya cuenta con una estructura de coordinacin, las Mesas Sectoriales de Trabajo, en la planificacin de cada una de ellas se han programado ferias, los miembros deben integrarse en el Comit Operativo para apoyar esta iniciativa. En el proceso de organizacin, las empresas, instituciones y los organizadores deben de mantenerse en contacto permanente, aportando ideas, sugerencias, participando en las actividades programadas, hacer suyo el evento. Regularmente la mayor parte de actividades y responsabilidades recae en la coordinacin, que termina asumiendo todo el trabajo, desde la gestin, hasta el montaje y levantamiento de informacin en la feria, entre otras actividades; para evitar estos problemas es importante que las instituciones designen personal tcnico responsable y comprometido con la actividad.

2. 1 Creacin del Comit Operativo

Qu es un Comit Operativo?Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecucin, es la estructura operativa interinstitucional conformada por diferentes comisiones, que van a desarrollar funciones y roles especficos en el proceso, para el xito de la feria. La inclusin de las entidades en el Comit Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus roles, aportes y funciones. Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y acciones que emprende el Comit, tanto con personal tcnico y de apoyo logstico, como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, se conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal tcnico. El Comit Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes: Coordinacin general Le corresponde asumir este rol a la institucin rectora del rea correspondiente al tema de la feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificacin, en tiempos y responsabilidades programados. Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo, recibir y revisar informes parciales de cada comisin para elaborar un Informe consolidado de resultados, no lleva implcitas funciones operativas.

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Ejemplo:Para realizar la Feria de Empleo, la coordinacin recae en la Oficina Regional Paracentral con sede en Zacatecoluca, departamento de La Paz, Ministerio de Trabajo y Previsin Social (MINTRAB).

Administracin e inversin A esta comisin le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con las instituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyo financiero. Es importante, identificar los trmites, requisitos y plazos que se requieren para obtener dicho financiamiento. Uno de los requisitos bsicos es la presentacin de una solicitud que acompaa a los formularios que estas entidades poseen, anexndoles los documentos que generalmente solicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comit el procedimiento para realizar las compras, la facturacin para liquidar los fondos, planificar el presupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con el manejo de los fondos. Entre las gestiones que se deben realizar para: v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las instituciones colaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas de Trabajo. v Definir las necesidades del evento y solicitarlos. v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos en la planificacin del evento. v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atencin y cuidado de las instalaciones. v Elaborar notas de invitacin a las autoridades correspondientes para la inauguracin del evento y/o para la participacin como expositores, asesoras o en jornadas tcnicas. v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas. v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinacin con la comisin de apoyo logstico para el montaje de stands o puestos de exposicin y la distribucin de los mismos. v Programar y preparar los eventos de inauguracin y de clausura. v Elaboracin de identificaciones, los miembros del comit, colaboradores, personal de las empresas participantes debern, sin excepcin, portar visiblemente su gafete de identificacin de la feria o de su empresa. Apoyo logstico Coordinacin y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisin de administracin e inversin. Entre las funciones ms importantes estn: v Distribuir los espacios, disear y elaborar los stands, de acuerdo a medidas estipuladas. v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un da antes. v Apoyar a los participantes y visitantes. v Encargados del orden y aseo de las instalaciones. v Personal para edecanes o guas y para levantamiento de la informacin de asistencia, una alternativa es lograr la colaboracin de colegios o institutos, el aporte es con jvenes alumnos/as. v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo y mobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria; como tambin las condiciones en que las han llevado.

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Promocin y publicidad Es importante: v Elaborar una estrategia de promocin aprovechando los recursos de las diversas instancias y organizaciones, establecer un periodo de promocin y posteriormente realizar un chequeo una semana antes del evento, para conocer si realmente el evento ha sido promocionado adecuadamente. v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento, logrando obtener patrocinios con empresas, instituciones y proyectos de la zona y de otras zonas y municipios. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los interesados. Ejemplo: FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrs, rea geogrfica donde existe un tejido empresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratgica en el evento con asistencia tcnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades y material especfico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la regin. v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la poblacin, los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer sus capacidades. v Las ferias deben abrir espacios de participacin a otras instituciones, que dentro de su quehacer institucional tenga relacin con la generacin de empleo y la actividad econmica. Podran desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el sector empresarial de la zona previo al evento, como desayunos empresariales, donde se realice una presentacin del concepto de la feria, sus objetivos y metas; buscando mayor identificacin y cooperacin, no solo contactarlos cuando hay una actividad especial. Este tipo de actividad permitir ubicar a las personas de contacto, para establecer una relacin permanente, durante el proceso de organizacin de la feria y para otras actividades. v Mantener actualizadas las bases de datos, colectando la informacin de eventos anteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de informacin en la feria. v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones, con sus redes de apoyo comunales para dar a conocer la feria, como valor agregado pueden generar ideas que emanen de la poblacin meta. v Elaborar diplomas de participacin y entregarlos en la clausura del evento. v Para estimular la participacin de los expositores, se podra otorgar un premio al mejor stand.

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Asistencia Tcnica Encargada de los: v Eventos de capacitacin v Consiste en una programacin de los diversos eventos y temas de capacitacin que se desarrollarn, para fortalecer el conocimiento de los expositores y participantes. v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan las conferencias o charlas tcnicas. v Utilizacin de herramientas tcnicas, como la Rueda de Negocios. v Establecer los Centros de Informacin a los visitantes y expositores, es necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economa, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios de asistencia tcnica, gestin de comercializacin y asesora tcnica y para el financiamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondo de Asistencia Tcnica), lo cual les va a permitir disear e implementar sus propios planes de calidad. Seguimiento, evaluacin y sistematizacin Esta Comisin realizar sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha finalizado, sus funciones son post- feria, est conformada por los representantes de cada comisin para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluacin. Funciones: v Evaluacin de los expositores del evento. v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluacin unificada. v Recopilar informes individuales de cada comisin despus del evento para elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones. v Evaluar el evento con lecciones aprendidas. v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. Asegurarse que los expositores estn dando el seguimiento a sus contactos. v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados. v Compilar la informacin de todo el proceso para sistematizar cada una las etapas. De acuerdo a la magnitud y proyeccin de la feria se establecen tres tipos de Comits Operativos: 1. Comit Operativo Institucional, formado por personal de una institucin. 2. Comit Operativo Interinstitucional, cada comisin esta integrada por representantes de las instituciones, organizaciones, programas, proyectos e instancias locales,como en el caso de la Microregin Los Nonualcos, que las ferias se conforman de manera participativa. 3. Comit Operativo Internacional, conformado por instituciones de varios pases; puede ser regional, por ejemplo a nivel centroamericano.

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Estructura Organizativa del Comit OperativoCoordinacin General

Seguimiento, Evaluacin y Sistematizacin *

Asesora institucional

Administracin e Inversin

Apoyo Logstico

Promocin y Publicidad

Asistencia Tcnica

*Esta comisin est conformado por los encargados del resto de comisiones

2. 2 . El Comit Operativo en marchaYa tenemos el Comit Operativo estructurado qu viene despus? En el apartado anterior, se han definido comisiones con sus funciones, el prximo paso es ponerlo en marcha, para ello se requiere: Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisin Partiendo del Plan de Accin que traza las lneas de trabajo generales, programan una reunin para elaborar de manera conjunta la planificacin y programacin de las actividades, el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo para darle seguimiento a la ejecucin. Se deben incorporar los objetivos, actividades, responsables y recursos. El Plan de cada comisin, con el de Accin son los instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria, debe incluir las actividades previas (perodo de preparacin, se debe definir cuanto tiempo se necesita), durante (el o los das del evento) y despus de realizada la feria (evaluacin del evento y seguimiento).

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La etapa de organizacin y planificacin son las mas importantes, si no estn bien estructuradas, se peligra de no lograr un impacto en la poblacin meta y obtener los objetivos planteados. Indispensable En la ejecucin de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisin, la principal condicin para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos y permita una participacin oportuna de los distintos actores responsables de las actividades es la coordinacin.

Ejemplo: Que el Coordinador General del Comit, el da del evento se dedique a instalar los canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise que todo est listo para arrancar con el acto de inauguracin a la hora estipulada, chequear que todas las comisiones han cumplido con sus funciones. No permitir Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante Ejemplo:

Plan de Trabajo de la Comisin de LogsticaObjetivoExposicin y venta de artesanas.

Resultados10 empresarios han confirmado su participacin como expositores

Actividades-Seleccin de participantes. - Elaborar notas de invitacin. -Entregar personalmente y motivar para la participacin.

Responsables-Comit administrativo y de Inversin. -Promotores.

Tiempo8 das

RecursosVehculo Viticos Brochures Hojas de inscripcin

Otras actividades importantes: Formulacin de un Reglamento Interno Es importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa, donde se detallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo del personal, gestiones y recursos. Presupuesto de Inversin Para que el Comit Operativo inicie sus actividades, es necesario asignar el presupuesto de inversin, darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisin, los aportes de las instituciones y patrocinadores, el costo de las actividades. Es importante conocer las gestiones, para obtener los recursos logsticos y de infraestructura (local, mobiliario, servicios pblicos, equipo electrnico, papelera y materiales de oficina, entre otros), que son indispensables para el desarrollo del trabajo. Ejecucin de Actividades Con todos los recursos humanos, tcnicos, logsticos y financieros, el Comit Operativo, debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisin del Coordinador del Comit.

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Cules son los pasos ms importantes en la Organizacin? Son dos grandes actividades:

1. 2.

La creacin del Comit Operativo, crear la estructura basada en los Comits de apoyo. Comit Operativo en marcha, definidos los comits y sus funciones, ya estn listas las condiciones para iniciar las actividades.

RecomendacinEs muy importante en el proceso: La comunicacin efectiva a nivel interno (en el Comit). Los procedimientos deben estar claros. Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones. Establecer fechas mximas de ejecucin.

3. PROMOCION Y PUBLICIDAD Un punto muy importante es disear el perfil de la oferta y demanda empresarial participante, en torno a sus insumos, productos y servicios.En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la poblacin meta: la oferta y demanda de productos y servicios. Se debe elaborar material publicitario para despertar el inters en las empresas, organizaciones, instituciones y publico en general por participar o asistir a la feria. Pasos: Concepto Estrategia Directorio de Invitados

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Ejemplo de afiche publicitario

3.1 Elaborar un concepto de la FeriaEl Comit debe elaborar una estrategia de promocin, se inicia generando el concepto:

Qu es un Concepto?Es construir una imagen, el perfil de la feria que se presentar a los participantes y al pblico en general. Se define una idea o un concepto, se debe determinar la forma en que se presentar la feria, hay que considerar dos aspectos: El nombre y objetivo Se debe definir un nombre y un propsito atractivos, claros, de fcil comprensin y cortos en palabras. El objetivo debe indicar en forma breve de qu se trata, haciendo nfasis en los elementos de mayor importancia como sus beneficios. El logotipo que representar a la feria Con el objetivo de facilitar su promocin y generar entre el pblico participante motivacin y compromiso institucional, se debe crear una figura o imagen que permita identificar y diferenciar la feria de otros eventos y actividades, es importante crear un logo para la feria, adems de incorporar en la publicidad el de las instituciones que estn a cargo del evento. Tambin se considera importante para incluir en el material promocional, un lema o slogan de impacto, que identifique la actividad, este es diferente al nombre de la feria. Productos de promocin y publicidad Para fortalecer y ampliar el proceso de promocin, se deben disear y distribuir una serie de productos de promocin y publicidad, como: elaborar listas de empresarios y enviarles correos electrnicos promoviendo el evento, (medios baratos de promocin) hojas sueltas, afiches, vallas, cuas de radio, perifoneos, entre otros. El tipo, la variedad, la duracin y la cantidad de los productos de promocin y publicidad, estn sujetas a los objetivos, la estrategia, el presupuesto asignado y la magnitud del evento.

3. 2 Disear una estrategia de promocin y publicidadLa estrategia debe tener su fundamento en la utilizacin de los medios de comunicacin y la elaboracin de material publicitario, en el diseo de la estrategia esta el atractivo para que las personas asistan: Gestin en los medios de comunicacin: dependiendo del propsito y enfoque de la feria, los productos promocinales podrn ser utilizados en los medios de comunicacin masivos, a travs de contratos o cortesas comerciales o empresariales, deben llevar un eslogan para atraer la atencin. Se deben implementar acciones de acercamiento a travs de instituciones colaboradoras, identificando tanto a los potenciales socios, como a las empresas que ofrecen los mejores servicios y el mejor precio.

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Otros medios de comunicacin: v La distribucin de hojas volantes, afiches, e mail, fax, es una actividad que se realiza con personal asignado por las instituciones colaboradoras o del Comit Operativo. v El perifoneo se utiliza en ciudades pequeas, se realiza con personal de instituciones colaboradoras como las alcaldas municipales y/o empresas. Ejemplo: Un afiche utilizado en la 3 Feria de Empleo en Zacatecoluca

En este afiche se puede observar la informacin general de la feria: el nombre, fecha, hora y lugar, con los logotipos institucionales. Lo nico que le hace falta es un lema o slogan para atraer o estimular la asistencia.

Cronograma de actividades de promocin Se elabora un cronograma de actividades, los insumos son los productos promocinales en combinacin con los contactos en los medios de comunicacin. Se trabaja con un calendario indicando qu productos de promocin y publicidad se difundir, en qu medio, espacio, fecha y horario.

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Es importante estructurar una estrategia de promocin y publicidad y ejecutarla en todo el procesoEs muy importante en el proceso:

Cumplimiento de objetivos

La comunicacin efectiva a nivel interno (en el Comit). Los procedimientos y objetivos deben estar claros. Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones.

Ejemplo:Cronograma de Promocin y PublicidadProducto promocional Medio de comunicacinCentros Comerciales Instituciones Empresas Alcaldas municipales Hojas volantes Alcaldas municipales (enumerar cuales) ONGs

Tipo de espacio y cantidad40 30 40 25

Fecha15. agosto.05 18.agosto.05 20.agosto.05 22.agosto.05 17 al 23 de agosto.05 25 al 30 de agosto.05 Lunes a viernes, en agosto 2005.

HorarioNo Aplica No Aplica No Aplica No Aplica Todos los das en las fechas establecidas

Afiches

2000

1000

Cuas de radio

Radio Sonora

Tres cuas diarias

Una en la maana, otra por la tarde y otra por la noche

3. 3 Directorio de invitadosLa primera actividad es recopilar la informacin de las empresas, instituciones y otras entidades que se consideren importantes para participar, se elabora un directorio con la informacin bsica, conteniendo nombre de la empresa, actividad econmica, contacto, direccin y telfonos. Este directorio debe dividirse en: v Expositores de productos y servicios. v Expositores de temas tcnicos. v Centros de atencin y asesoras: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economa, CONAMYPE, AMPES, Pro Crdito, entre otros. v Visitantes. v Colaboradores. v Representantes gubernamentales. Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales del municipio o regin donde se va a llevar a cabo la feria, debe ponerse un nmero meta de participantes, es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde se realizar la feria y los eventos paralelos.Ejemplo:No.1

Directorio de Invitados ActividadConfeccin de ropa

EmpresaEl Pedregal

DireccinBarrio Las Flores, calle San Juan , No. 38, Zacatecoluca Barrio El Centro, calle Olomega, No. 72, San Pedro Nonualco

Telfonos/email 2234-7892 pedregal@yahoo.com

Persona contactoLic. Pedro Ortiz

29

2

La Casa Rosada

Artesanas

2278-1920 rosarte@hotmail.com

Sra. Mary Orantes

3 4

La casa de las Artesanas Nahanch

Artesanas

Artesanas

Organizacin de los Invitados Se convoca de manera formal a los empresarios, expositores potenciales e instituciones a una reunin de coordinacin, utilizando para esto el directorio de participantes, la invitacin debe llevar la siguiente informacin: Incluir el lugar, la fecha, la direccin del local, los servicios que se ofrecern. El personal de la Comisin de Promocin y Publicidad debe monitorear la recepcin de invitaciones y la confirmacin de la asistencia de los invitados. La reunin de coordinacin con los participantes la dirige el Coordinador del Comit Operativo, la agenda tiene objetivos importantes: v La programacin de las fechas de montaje y desmontaje. v Elaborar las condiciones de participacin. v Llenar formulario de participacin, se incluye el listado de productos de las empresas inscritas. v El plan, la promocin del mismo y el costo de inversin. Se debe tomar en cuenta la generacin de negocios entre los expositores, una empresa participante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevos requerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de la reunin le da seguimiento Promocin y Publicidad.

3.4 Monitoreo de la promocinDurante la ejecucin de la estrategia de Promocin y Publicidad, y utilizando el cronograma de trabajo, se debe monitorear la distribucin y utilizacin de los productos promocinales, los anuncios en los medios de publicidad, instalacin de vallas y mantas en las calles, a fin de detectar el cumplimiento y aprovechamiento de los espacios obtenidos y del recurso invertido. El monitoreo lo realiza en primer lugar el Coordinador del Comit de Promocin y Publicidad y de manera directa el encargado de la Comisin de Promocin y Publicidad.

Cules son los pasos ms importantes en la Promocin y Publicidad de unaferia?

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Son 6 actividades:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elaborar un concepto de la feria Estrategia de promocin hacia el expositor Estrategia de promocin hacia los visitantes Directorio de participantes Monitoreo de la promocin Actividades culturales durante las ferias

PasoPaso

Evaluacin

3

Preparacin

1

Evaluacin de Resultados Seguimiento Sistematizacin

Planificacin Organizacin Promocin y Planificacin

Paso

Ejecucin 8 das antes 1 da previo El da del Evento

231

Paso

2

Uno de los aspectos fundamentales para el xito de la Feria, es el aporte y disponibilidad de las instituciones u organizaciones que conforman el Comit Operativo, deben combinar la experiencia en ferias y el conocimiento tcnico, as como tambin sus vinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperacin internacional y otros participantes de la vida econmica de la regin y del pas. La ejecucin del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar las instalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho das previo al evento para garantizar estar listos el da de la feria y arrancar con la Inauguracin. Actividades: 1. Actividades ocho das previos a la Feria. 2. Da del Evento.

1. ACTIVIDADES DE OCHO DAS PREVIOS A LA FERIA Por qu es tan importante este perodo? Qu se hace?Se desarrollan las siguientes actividades:

1. 1 Preparacin de los recursosRevisin de la documentacin y papelera a utilizar Como parte de las actividades preparatorias de la Feria se debe reproducir la papelera que se utilizar durante el evento. La programacin de la Feria, debe incluir dos tipos de materiales: 1. Listado del material y documentacin, que requiere el Comit Operativo para el da del evento y que sea un exito 1. La programacin de los eventos de inauguracin y de clausura. 2. Listado de los funcionarios que participaran en los actos de clausura y de inauguracin. 3. El listado de las empresas expositoras. 4. Programacin de actividades tcnicas paralelas: exposiciones sobre temas actuales entre otras. 5. Es importante de que los participantes o expositores evalen el evento, para recopilar informacin para la evaluacin final del evento, para esta actividad se deben elaborar fichas y entregarse un da antes que el evento finalice 6. Las credenciales o los gafetes deben estar listos, los del Comit Operativo y los que se entregarn a los participantes deben ser diferentes, de esa manera sabrn a quien recurrir en caso de un problema.

32

2. Listado de materiales para el empresario, que requiere en el stand

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Facturas Papel Carbn Lapiceros (2) Lpiz (1) Clips (una cajita) Grapas (10 hileras) Listas de precios Catlogo de productos. Cuaderno de 50 pginas o libreta (1) Tarjetas de presentacin Discos compactos promocionales Brochures y material publicitario

Reunin de coordinacin con las personas guas o apoyo y el personal de logstica

Funciones: v v v v v v v Recibir a los visitantes y entregar el Programa a desarrollar en la feria. Levantar la informacin de la asistencia al evento. Pasarn la ficha de evaluacin a los participantes. Atendern en la inauguracin y clausura a los visitantes especiales. Apoyarn las actividades paralelas de la feria. Apoyo a los participantes y visitantes. Atender las emergencias que se susciten.

Listado de actividades pre-evento para el empresario y para el Comit Operativo

33

Ejemplo:Listado de Actividades pre- evento, responsabilidad del Empresario

Debe ser completado

Fecha puesta

el (fecha)

ACTIVIDADESELABORACIN DEL STAND Negociacin del espacio/ubicacin con los organizadores del evento Designacin de la persona responsable Preparacin del presupuesto detallado Definir el objetivo del stand Identificar los productos/servicios a exhibirse Investigar alternativas para el montaje del stand Decidir quin/quines estarn en el stand Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales de publicidad estn debidamente montados MANEJO DE PRODUCTOS A EXHIBIR Organizar el transporte de productos Organizar el almacenamiento de cajas vacas y productos de consumo durante la feria OPERACIN Y PERSONAL DEL STAND Seleccin de personal de la empresa para trabajar en el stand. Uniformes para el persona, si son requeridos Entrenamiento de personal del stand Organizar calendario de trabajo de personal del stand Cubrir necesidades de papelera y folletera Organizar disponibilidad de mquina de escribir o computadora para el stand Decidir necesidad de contratar recepcionista, anfitriones para el stand

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Preparar los formularios para informacin de contactos/posibles clientes Disponibilidad de material de oficina para el stand Formularios de solicitudes especiales de los clientes Disponibilidad de gafetes de identificacin para el personal del stand Entrenamiento del personal en todos los procedimientos de manejo del stand

Es muy importante trabajar con las fechas programadas, para que en el evento no se presenten contratiempos con el recurso humano, equipo y material de todo tipo.

Completo

NO

SI

Listado de Actividades pre-evento, responsabilidad del Comit Organizador

Debe ser completado el (fecha)

Fecha puesta

ATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STAND Entrenamiento del personal (edecanes) en todos los procedimientos de manejo de la feria y de los visitantes. Comida para el personal. Refrigeradora Material desechable (vasos para agua y caf, cubiertos y servilletas) Cafetera Basureros Garrafn de agua Manejo de basura Seguridad para los productos, equipos e instalaciones Equipo logstico para reproduccin de material SERVICIOS DE INGENIERIA Equipos Elctricos Iluminacin de las instalaciones de la feria Computadoras y accesorios para exposiciones, Internet Agua para servicios SERVICIOS ADICIONALES Alquiler de equipo audio - visual Alquiler de mobiliario y alfombras Alquiler de telfono y fax Decoracin de plantas y flores, opcional Servicios fotogrficos Extinguidores Rota folios y pizarrones Servicios de limpieza y sanitarios INFORMACION DE PRENSA, PUBLICIDAD, COMUNICACIN Preparacin y envo de comunicados de prensa Publicidad y anuncios Elaboracin de afiches publicitarios y banners, hojas volantes y otros

Completo

NO

SI

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A estos listados se les puede incorporar otras actividades, de acuerdo a la magnitud de la feria y al tema que as lo demande.

1. 2 Preparacin de las instalacionesEste da se preparan las instalaciones, de acuerdo a la distribucin de stands ya planificados por la Comisin de Apoyo Logstico, los participantes deben llevar todo el material, mobiliario y equipo, incluyendo la papelera y productos a exponer que necesitaran el da siguiente. El personal asignado para estas actividades puede ser proporcionado por las instituciones participantes o subcontratado. v Por la seguridad del mobiliario y equipo, es necesario realizar actividades de control: o Debe contar con seguridad para garanta de las instalaciones y de los equipos. o Los participantes deben entregar a la Comisin de Apoyo Logstico un listado del equipo, mobiliario, papelera, etc., con las cantidades, marcas y condiciones de los equipos entregados en las instalaciones. El listado debe contar con el recibido y entregado por las dos partes. o El personal de apoyo logstico debe estar identificado, solo ellos pueden recibir y entregar los equipos y productos. v Distribucin de reas, definidas con anterioridad: o Recepcin e informacin. o rea de exposiciones y comercializacin de productos y servicios. o Centros de atencin: instituciones de asistencia tcnica, financiamiento y otros apoyos. o Apoyo de informtica. o Servicios sanitarios. o rea para actividades paralelas: exposiciones tcnicas, Rueda de Negocios entre otros. o Cafetera.

2. ACTIVIDADES UN DA PREVIO AL EVENTO Se debe de prestar atencin a las actividades del da previo, de esta organizacin depende el xito de la feria, nunca dejar para el propio da el traslado de equipo e instalaciones de los stand. Como parte de la preparacin es necesario revisar nuevamente todos los servicios adicionales que se han solicitado: o Instalaciones elctricas. o Sistema de sonido. o Equipos audiovisuales. o Rota folios y pizarrones. o Pantallas. o Computadoras y accesorios para exposiciones. o Internet. o Equipo logstico para reproduccin de material.

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La organizacin del stand, es un tema que el empresario debe resolver con el apoyo del Comit Organizador Cmo no olvidar nada?Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento, para no olvidar ningn detalle:

v v v v v

Preparacin del material a exponer. Preparacin de la documentacin tcnica y comercial. Preparacin de artculos promocinales. Preparacin de fotografas, audiovisuales, rtulos, entre otros Coordinar con el personal a cargo del stand, deben tener el conocimiento de la empresa o negocio. v Instrucciones con relacin a la atencin del cliente. v Establecer horario de atencin. v Preparacin de material publicitario. Qu tipo de persona debe estar en el stand? v Con el conocimiento de los productos o servicios. v Capacidad de explicacin. v Excelente presentacin. v Habilidad para cerrar negocios. v Conocimiento de los objetivos de la empresa.

3. DA DEL EVENTOSe da inicio la realizacin de la feria, en las instalaciones el da anterior se ha dejado todo listo para iniciar las actividades a la hora programada este da, se convoca una hora antes de la inauguracin al personal asignado para las tareas logsticas y de atencin a los visitantes y personalidades invitados para la inauguracin. 3. 1 Atencin a los participantes y visitantes En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantes y visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al mximo las ventajas de la Feria y los eventos tcnicos. Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las: v reas de trabajo, ejemplo: tema especializado de pesca, revitalizacin de las artesanas. v A las necesidades de capacitacin que se han identificado o al inters mostrado por los empresarios. Es importante incluir en los temas a desarrollar: v Tcnicas de negociacin. v Conocimiento y manejo bsico del mercado. v Gestin de comercializacin de los productos, entre otros. v Tratados de Libre Comercio. Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles, para no causar incomodidades y mayores problemas. En trminos de beneficio para la oferta, la feria representa una oportunidad de comunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios, as como tambin conocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otros sectores. Los participantes ganan ms calificacin despus de la feria, debido a los eventos paralelos que se realizan, de esta manera son sensibilizados y capacitados para mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda.

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Es importante :v Que las exposiciones, la preparacin del material didctico y las metodologas a utilizar, estn de acuerdo al nivel de formacin de los participantes. v Acompaamiento tcnico y logstico, personal de estas Comisiones deben acompaar a los participantes a lo largo de todo el proceso, orientando y apoyando en los aspectos que demanden. v Elaborar folletos de la feria, incorporando la informacin general de los participantes, de los organizadores y de instituciones o empresas que consideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al inters puedan establecer contactos, como tambin informacin de los temas a desarrollar en los eventos tcnicos. v Desarrollo de la programacin especial, incluye los actos de inauguracin y clausura de las ferias y sus eventos. v Actividades complementarias, pueden ser sociales y culturales, se realizan en el espacio del almuerzo, por ejemplo.

3.2 Desarrollo de la FeriaInauguracin Se inicia con la inauguracin del evento, acto que est a cargo de personalidades y autoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes, se ha preparado el lugar como un auditrium, solamente para la inauguracin y la clausura. Es importante iniciar a la hora programada, por que los funcionarios tienen en agenda otros compromisos. Esta actividad se monitorea, en primer lugar por el Comit de Apoyo Logstico y por el Coordinador del evento, con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen el buen desarrollo; si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha. v Este da el Comit de Apoyo Logstico, es el que debe estar supervisando el mantenimiento, los problemas de instalacin, apoyos tcnicos y si se presentan problemas graves reportarlos a la Coordinacin General. v La Coordinacin General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios, que no se desfase la programacin para clausurar a la hora fijada. v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo da o un da posterior, esto ltimo implica seguir prestando seguridad a las instalaciones.

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Recomendacin Se debe levantar un registro de datos bsicos de los visitantes, es una herramienta muy til para los resultados.

Los visitantes de la feria se definen como empresarios de las MIPyME y de la gran empresa que a su vez se convierten en demandantes de productos y servicios y oferta y demanda de empleo; as como tambin ONGs, instituciones gubernamentales, fundaciones, estudiantes universitarios, tcnicos y de secundaria. En general el grupo de visitantes, se vuelve complejo lo que permite visualizar el potencial y la complejidad del mercado en general. Colectar Informacin Las comisiones deben de colectar toda la informacin pertinente a sus funciones y reas delegadas, para dos actividades muy importantes:

v Elaborar informes por cada comisin, para entregarlos a la Coordinacin General y se elabore un Informe General. v Insumos para la evaluacin del evento. A continuacin una hoja de evaluacin para los empresarios.

Ejemplo

Evaluacin del evento por parte del empresarioFERIA DE ENLACES COMERCIALES EN LOS NONUALCOS FECHA: ______________________

Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores, solicitamos muy atentamente contestar las siguientes preguntas. 1. 2. 3. 4. En qu municipio se encuentra su empresa? ________________________________________________ En qu lugar de la feria exhibi sus productos?_______________________________________________ Cules eran sus objetivos para participar en esta feria? Seleccione de la lista siguiente Mejorar su comunicacin con clientes establecidos ______________ Iniciar nuevas relaciones de negocios ______________ Compararse con otros competidores ______________ Intercambiar experiencias ______________ Contactos con otros empresarios ______________ Obtener una impresin general de la situacin Del mercado de su producto ______________ Qu clase de clientes ha contactado en esta feria? Subraye en la lista siguiente a. Mayoristas. b. Detallistas. c. Intermediarios o distribuidores. d. Consumidores finales. Participara de nuevo en esta feria? _______________ Califique en una puntuacin del 1 al 5 1= debe mejorar, 2 = regular, 3 = buena, 4 = muy bueno, 5 = excelente a. b. c. d. e. f. 7. Ubicacin de la feria Organizacin de la feria Espacio de exhibicin Condiciones generales del local Contactos realizados Publicidad ____ ____ ____ ____ ____ ____

5. 6.

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Qu sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros prximos eventos?

v Colectar informacin de clientes potenciales. Ejemplo de hoja de datos de clientes potenciales Esta etapa finaliza con: v La clausura del evento v Recepcin, si la han considerado

Feria de Productos Artesanales Los Nonualcos Junio de 2006 Fecha: ______________ Nombre de la Empresa: _____________________________________________ Gerente/Representante: _____________________________________________ Direccin: _______________________________________________________ Telfonos: _____________________ Fax: ____________________________ Email: __________________________________________________________ Productos en los que usted est interesado: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ( ) Mayorista ( ) Detallista ( ) Distribuidor Solicitudes: ( ) Informacin ( ) Catlogos ( ) Muestras ( ) Cantidades En la ejecucin cules son las principales actividades?Son 7, este da es la culminacin de todo el esfuerzo y coordinacin realizada y es muy importante estar pendiente de todos los detalles, que cada Comisin cumpla su rol:

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1. 2. 3. 4. 5. 6.

Preparacin de los recursos 8 das previos a la feria. Reunin de coordinacin con guas o edecanes y el personal de logstica. Preparacin de las instalaciones. Inauguracin Atencin a los participantes y visitantes. Colectar informacin de participantes y visitantes. Recoger hojas de evaluacin de los participantes 7. Evento de Clausura.

Paso

Evaluacin

3Paso

Evaluacin de Resultados Seguimiento Sistematizacin

Preparacin

1

Planificacin Organizacin Promocin y Planificacin

Paso

Ejecucin 8 das antes 1 da previo El da del Evento

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Paso

31. La Evaluacin de Resultados 2. Seguimiento 3. Sistematizacin

Es la accin de medir los resultados y objetivos. El anlisis debe basarse en las

Actividades:

1. LA EVALUACIN DE RESULTADOSDa inicio con el anlisis de la informacin colectada y se realiza un balance de resultados de la feria, actividad que se realiza posterior al evento, da inicio con el Informe Parcial que cada Comisin debe elaborar de sus actividades, la Coordinacin General debe recopilar esos informes para analizar la informacin generada de los informes y planificar la Evaluacin de Resultados, se programa una reunin con los representantes de cada Comisin.

1. 1 Informes parciales y anlisis de la informacinProceso de las actividades importantes post-evento: Se realiza una reunin de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores establecidos en la planificacin, esta fecha no debe pasar de 8 das calendario despus e realizada la Feria.. Reunin del Comit Operativo, se debe realizar 15 das calendario posterior al evento, para realizar el anlisis de la informacin generada de los informes parciales. Se revisa la informacin generada de todo el proceso de la feria, es la base para realizar un balance analtico, comparando los resultados obtenidos en cada uno de los objetivos y metas planificadas.

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Cada comisin plantea los logros concretos, dificultades y soluciones vividas en el proceso, de acuerdo a estos resultados se elaboran grficos, se realiza un anlisis comparativo con eventos anteriores; de esta manera se elabora el Balance Final de Resultados.

Resultados o metas EVALUACIN = Control de: Objetivos

1. 2 Balance final de resultados Ejemplo:Balance Final de ResultadosEtapas 1. Etapa: Planificacin Qu se tena previsto? Tiempo previsto para realizar la feria 3 meses Qu se realiz? Se realiz en 4 meses Somos un equipo? Incentivar la participacin de los sectores. La integracin de las municipalidades en el proceso. Dificultades Cumplir con los tiempos programados. Logros Fortaleci miento tcnico Qu se puede mejorar? Aumentar la participacin de empresas (ofertas y presencias) Perfiles solicitados bajos (empresas bajaron los perfiles con referencia a la feria anterior, se flexibiliz) Impactos

1. 3 Evaluacin de resultados Qu es evaluacin de resultados?La evaluacin de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad, permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relacin a los objetivos especficos del proyecto en trminos de su efectividad, evaluar el grado de xito en la consecucin de los objetivos, generando conclusiones que sirvan tanto para la retro alimentacin de la gestin del evento, como para la identificacin, planificacin y gestin de eventos futuros o replicas del mismo, el balance final es un insumo para la evaluacin. La actividad de evaluacin de resultados se utiliza para identificar y medir las dificultades enfrentadas, los resultados, el impacto y las lecciones aprendidas durante el desarrollo de la Feria. La evaluacin pretende recoger los resultados de una experiencia, cuando el evento ha finalizado o hacer una constatacin del avance del mismo. Se analizan los logros, las dificultades, ejecucin de la planificacin, el trabajo en equipo y la organizacin del mismo. Un proceso de evaluacin tradicional, suele consistir bsicamente en la valoracin del balance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos, de tal forma que se compruebe el grado de satisfaccin de las expectativas creadas, bajo unos criterios determinados de valoracin. Ejemplo de Interrogantes, que deben responderse con la evaluacin. Se cumplieron los objetivos especficos previstos en la planificacin del evento? En que medida se cu