FASES DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO
-
Upload
lilian-garcia -
Category
Documents
-
view
218 -
download
1
description
Transcript of FASES DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
• Carta del proyecto
• Alcance del proyecto
• Mecanismos de selección de proyecto
• Definición del proyecto
Técnicas y herramientas
INICIO
IV. Etapas de la AP
REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
NECESIDADES DE
LA INSTITUCIÓN
REQUERIMIENTOS
LEGALES
AVANCES
TECNOLÓGICOS
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
PROYECTO
Origen del Proyecto
IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de losinvolucrados
• Proporciona información general
IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas
PLANEACIÓN
• Estructura de descomposición del Trabajo
• Tabla de precedencias
• Ruta critica
• Matriz de roles
• Plan del proyecto
IV. Etapas de la AP
Procesos de planeación
• Plan de Administración de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
IV. Etapas de la AP
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Procesos de planeación
IV. Etapas de la AP
¿Cómo se come un elefante?
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.
Estructura de Descomposición del Trabajo
IV. Etapas de la AP
¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance
Características• Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose
suficiente para seguimiento• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos• Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas
IV. Etapas de la AP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en
componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del
trabajo es necesario y suficiente
IV. Etapas de la AP
1.2 1.31.1
Componentes mas importantes
Productos de trabajo terminados
Tareas que entregan un producto
1.1.11.1.2
1.2.11.2.2
1 2 3
PRODUCTO
• Organización de unidades medibles de trabajorequeridos para desarrollar productos
IV. Etapas de la AP
Gráfica de Gantt
2. Permite registrar
avances de acuerdo
con lo planeado.
1. Programar las
actividades del
Proyecto considerando
tiempo y responsables.
IV. Etapas de la AP
Tabla de precedencias
• Contiene todas las actividades del proyecto
identificadas en la EDT, en el orden en que se
ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
IV. Etapas de la AP
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de la
actividad Actividad Duración ResponsableActividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:
Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de la
actividad
Clave de la
actividad Actividad Duración ResponsableActividades
precedentes
Actividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:
Fecha:
Elaboró:
Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
IV. Etapas de la AP
Actividad A Actividad B Final a Inicio
Inicio a Inicio
Final a Final
Inicio a Final
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Tipos de precedencias
IV. Etapas de la AP
1 2
3
7
4 5
6
1 2
3 5
76
4
Diagrama de Gantt
Hitos(milestones)
1 2
3 5
76
4
4
3
2
2
1
2
2
1
1
Red / Ruta crítica
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas
• Sistema de información
• Reportes de avance
• Resultados del trabajo
• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
• Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
EJECUCIÓN
IV. Etapas de la AP
Procesos de ejecución
• Dirección del proyecto
– Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
* Distribución de información
IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto
en tiempo y forma.
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que
se van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero
IV. Etapas de la AP
Ventajas:
• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como
programa de entregas o avances
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos,
Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
Análisis del valor ganado del proyecto
El valor ganado nos da una medida de lo que deberíamoshaber gastado dado el progreso del trabajo, valorado según el coste presupuestado.
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas• Análisis de valor ganado
• Sistemas de control decambio
• Control de riesgos
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Ajustes a línea base
CONTROL
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control dealcance
• Control del cronograma
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño delequipo
IV. Etapas de la AP
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antesde actividades o eventos críticos
IV. Etapas de la AP
Análisis de calidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Reporte final
• Auditorias de procura
• Informes y reportes deejecución
Técnicas y herramientas
CIERRE
IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1.Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2.Cierre del contrato
– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas
3. Producto, servicio o resultado final
Etapa del proyecto
Herramienta
Inicio Carta del proyecto
Planeación Gráfica de GanttCPMPERT
Ejecución Análisis de valor ganado
Control Análisis de riesgos
Cierre Reporte final
• PMI Standard A guide to the project management body of knowledge
• Chamoun, YamalAdministración Profesional de Proyectos
• Microsoft Project Paso a Paso
• Kerzner, Harold PhDProject Management
• GIDO, ClementsAdministración exitosa de proyectos
• DAVIDSON, JeffLa gestión de proyectos
• WEISS, JosephAdministración de proyectos en cinco pasos
VI. Lecturas sugeridas