FASE INTERNA DE LAS CONTRATACIONES

ADA BASULTO LIEWALDADA BASULTO LIEWALD

Procedimiento de Adquisiciones y Contrataciones del Estado

3 Fases:

PLANIFICACIÓN Y ACTOS

PREPARATORIOS

EJECUCIÓN CONTRACTUALSELECCIÓN

Esquema clásico

Nuevas modalidades

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN:

Planificación y Actos Preparatorios

Ejecución ContractualSelección

• Plan Estratégico Inst.

• Plan Operativo Inst.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Comité Especial/Bases

• Plan Estratégico Inst.

• Plan Operativo Inst.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Comité Especial/Bases

• Convocatoria

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Convocatoria

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Suscripción

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Recepción y conformidad

• Liquidación

• Suscripción

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Recepción y conformidad

• Liquidación

Entidad (máx. aut. y funcionarios)

Interacción Entidad -Contratista

Interacción Entidad -Proveedores

Definición de Actos Preparatorios

Constituye una etapa de actuaciones de la fase de planificación y programación, previa al desarrollo del proceso de selección, que se inicia con la decisión de adquirir o contratar.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

(PAAC)

Planificación de la gestión

! Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales(PESEM)

! Programa Multianual de Inversión Pública (PMIP)

! Planes de Desarrollo Concertado (PDC)

Planificación de la gestión

! Plan Estratégico Institucional (PEI)! Plan Operativo Institucional (POI)

! Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)! Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado (PAAC)

! El presupuesto

Contenido! El PAAC como instrumento de gestión:

! Finalidad y características! El PAAC y las fases de la contratación pública

! Programando las adquisiciones:! ¿Qué adquirir y cuánto adquirir?! Pedidos Vs. Presupuesto! Proceso de elaboración del PAAC en relación con el

Presupuesto! Contenido del PAAC! Modificación del PAAC! Errores y omisiones frecuentes

El PAAC como instrumento de gestión

Finalidades:! Programar! Difundir! Evaluar

Características:! Obligatorio! Integral! Público! Formal

El PAAC y las Fases de la Contratación Pública

ProgramaciónProgramación

SelecciónSelección

Ejecución ContractualEjecución

ContractualPAAC

Programando las Adquisiciones

! ¿Qué adquirir y cuánto adquirir?! Pedidos Vs. Presupuesto

Elaboración del PAAC y su relación con el PIA

Usuariosdefinen

requerimientos

Consolidaciónde cuadro de necesidades

SEACE

LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD

Aprobación de PIA

Difundir:Dentro de los

5 días hábiles de aprobado

Segundo Momento (30 Días naturales después)

Primer Momento

PlanAnual

Aprobación

Modificación

! Reprogramación de la asignaciónpresupuestal o de metas institucionales.! Incluir o Excluir procesos.! Valor Estimado varíe en +/- 25% y cambie

Tipo de Proceso.! Aprobación formal.! Comunicación:

! CONSUCODE : SEACE! Local y web de la Entidad.

Errores Frecuentes (1)! De las formalidades en su aprobación:

! Aprobación y/o publicación del instrumento aprobatorio del PAAC fuera de plazo.

! No publicó instrumento aprobatorio en SEACE y/o en la Web de la Entidad.

! Aprobación en “vías de regularización”.! De las formalidades en su modificación:

! No informó modificación al SEACE o lo hizo fuera de plazo.

! El funcionario designado como usuario no cumple con mantener actualizado su PAAC.

Errores Frecuentes (2)

! Del contenido:! No incluye procesos de otros regímenes.! Se incurre en fraccionamiento.! No se determina correctamente el objeto de

contratación ni el tipo del proceso de selección.

Conclusiones! Herramienta de gestión logística.! Elaboración vinculada a instrumentos de gestión

estratégica y táctica así como al proceso presupuestario anual.

! Exige formalidades establecidas por Ley.! Incluye todos los procesos (sanción de nulidad).! Excepción para AMC no programables.! Acceso a PROMPYME a través del SEACE.! Dos supuestos de modificación según Ley.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Definición de Expediente de Contratación

Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del contrato.

Finalidad

Contar con la base técnica y económica que le permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado.

Inicio

Indagaciones: ADS, ADP y AMC

Estudios de Mercado: Licit. Y CP

NECESIDADConsolidar en

el PAAC

Área Usuaria / Requerimiento DECA

Definición de características técnicas

(C.T.) y valor referencial (V.L.)

Prohibición de Fraccionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección

Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

Indagaciones

Averiguaciones previas realizadas mediante cotizaciones, compras recientes y similares al objeto del proceso, información solicitada a otras Entidades, etc.

Ejemplo de Preguntas ! Si existe el producto en el mercado actualmente.! Que cantidad hay para saber si satisface su

necesidad.! Cuanto va a costar, etc.

Estudio de Mercado

Investigación y análisis previo de las condiciones del mercado, mediante la obtención de documentos técnicos, publicaciones, investigaciones de campo, etc. que permiten identificar y/o mejorar las características de lo requerido, conocer el mercado proveedor a través del volumen y monto ofertado.

Contenido! Requerimiento Área Usuaria! Estudio de mercado / indagación! Características técnicas y cantidad ! Valor Referencial! Tipo de proceso de selección! Sistema y Modalidad de Selección

Obras: Toda la información mencionada más el expediente técnico, plazo de ejecución y entrega.

Aprobación del Expediente

Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboración y aprobación.

Será aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna.

Una vez aprobado, es entregado al Comité Especial para la elaboración de las bases.

Conclusiones

El expediente aprobado es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad.

El expediente de contratación debe contener todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

COMITÉ ESPECIAL

Definición

! Es el órgano designado para elaborar las Bases de un proceso de selección y conducir el desarrollo del mismo hasta que quede consentido el otorgamiento de la Buena Pro o se cancele el proceso.

Principios de actuación del Comité Especial

! Colegialidad

! Especialidad

! Solidaridad

! Autonomía

! Confidencialidad

Estructura! 3 ó 5 miembros:

! Uno de ellos con conocimiento técnico del objeto de la convocatoria.

! Mínimo:! 1 DECA! 1 Área Usuaria

! Suplentes: En igual número que los titulares

Uno o más especialistas de la misma u otra Entidad o expertos independientes

En: • Bienes sofisticados• Servicios especializados• Obras

• En Subasta Inversa 2 miembros:– Quien dirige la subasta– Secretario

Impedimentos(Para ser miembro)

! Titular o Máxima autoridad de la Entidad! Contralores y fiscalizadores! Aprobaron el expediente o las Bases! Designaron al Comité Especial! Resolverán apelación! Miembros de CE con sanción vigente

Comité Especial Permanente (CEP)

! ADP / ADS /AMC

Se debe considerar:! Estructura mínima! Puede haber uno o más CEP

! Duración: ¿1 ejercicio?! Suplentes! No para P/S desierto

Expertos Independientes

! Persona natural

! Persona jurídica Giro principal: objeto de la convocatoriaRepresentante: persona natural

– No tienen que estar inscritos en el RNP– Deber de confidencialidad– Contratación: AMC

Expertos de otras Entidades

! Como se relacionan con la Entidad convocante:

¿Contrato o convenio?

! Pueden actuar como:

Miembros y ¿asesores?

Designación

! Titular o Máxima Autoridad de la Entidad

! Por escrito

! Titulares y suplentes

! Persona (nombre), no cargo

! Nombrar Presidente

! Para más de un proceso de selección

Formalización

! Notificación a cada miembro! Entregar expediente de contratación

(sólo al presidente)! Instalación

Funciones (1)

! Consultar y proponer modificaciones al expediente de contratación.

! Elaborar las Bases y elevarlas para su aprobación.

! Convocar el P/S.

! Absolver consultas y observaciones.

Funciones (2)

! Recibir y evaluar las propuestas.

! Otorgar la buena pro.

! Declarar desierto el P/S.

! Todo acto necesario para el desarrollo del P/S.

Remoción• Caso fortuito o fuerza mayor

• Cese motivado en el servicio

Renuncia• No cabe

Cese de Funciones• Consentimiento de la Buena Pro

• Cancelación del Proceso

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