HerausforderungIn den Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD,

Bild 1) sind 14 Museen verschiedener Ausrichtung mit

über einer Million Sammlungsobjekten organisatorisch

zusammengefasst. Sie gehören damit zu den drei

größten Sammlungsverbänden in Deutschland.

Von den weltberühmten Kunstsammlungen Grünes

Gewölbe, Alte Meister, Neue Meister, über grafische

Sammlungen, Angewandte Kunst, Ethnologische

Sammlungen, Naturwissenschaftliche Sammlungen

bis zu Archiven ist ein Großteil dessen vertreten, was

man in Museen erwartet. Entsprechend komplex

und differenziert sind die Ansprüche an eine zentrale

Verwaltung der Bild- und Mediendaten im Verbund.

Initialzündung für das im Dezember 2011 begonnene

Projekt zur Einführung eines zentralen Digital Asset

Management Systems (DAM) war der exorbitante

Anstieg des benötigten Speichervolumens, welches in

erheblichem Maße durch Duplikate verschiedenster

Bild- und Mediendateien verursacht wurde. Deshalb ist

eine der wichtigsten Herausforderungen im Projekt die

Entschleunigung des Anstiegs beim Speicherplatzbedarf

und die weitgehende Eliminierung von Duplikaten im

bereits existierenden Bestand digitaler Assets. Dieser Effekt

soll über ein striktes Single Sourcing erreicht werden.

Eine weitere ambitionierte Anforderung ist die

Konfiguration eines komplexen Systems an

Zugangsberechtigungen, die den individuellen

Anforderungen der verschiedenen Institutionen und

gleichzeitig auch dem Gesamtverbund gerecht wird.

Zur Sammlungsverwaltung nutzen die SKD die

Museumsdatenbank robotron*Daphne. Miniaturansichten

der Sammlungsobjekte sind dort den Objektdatensätzen

zugeordnet. Um aus der Museumsdatenbank auf

die hochaufgelösten digitalen Asset zugreifen und

gleichzeitig die für das Single Sourcing notwendigen

Ausgabefunktionen des DAM Systems nutzen zu

können, ist das DAM-System mit robotron*Daphne

zu integrieren. In anderer Richtung soll eine Auswahl

von Objektinformationen aus der Museumsdatenbank

über das DAM-System verfügbar sein, in dem die

Öffentlichkeitsarbeit auch digitale Assets verwaltet,

die keine Sammlungsobjekte darstellen, wie z.B.

Fotos von Ausstellungseröffnungen, Vorträge,

Reportagen, Videos u.a. Ganz entscheidend ist

in diesem Zusammenhang eine klare Anzeige der

Verwertungsrechte der Bild- und Mediendateien.

FALLSTUDIE

Staatliche Kunstsammlungen Dresden - Integration eines Digital Asset Management Systems mit der Museumsdatenbank bei den Staatlichen Kunstsammlungen Dresden -

Bild 1 – Taschenberg Innenhof

© Staatliche Kunstsammlungen Dresden, Foto: D. Brandt, 2013

„Die Bild- und Mediendatenverwaltung mit Cumulus führt zu einer deutlich besseren Strukturierung und Auffindbarkeit der digitalen Mediendaten. Durch die bidirektionale Anbindung zur Museums-datenbank Daphne entstehen sinnvolle und effektive Arbeitsprozesse. Erfreulich ist aber insbesondere die deutliche Senkung des informationstechnischen Speicher-aufwandes bei der Verwaltung der zunehmend wachsenden Datenvolumens der digitalen Medien.“ Michael John, Staatliche Kunstsammlungen Dresden

LösungWenn ein solch komplexes Vorhaben gelingen soll, ist eine

genaue Planung unter Einbeziehung der wesentlichen

späteren Nutzer der Schlüssel zum Erfolg. Auf Grund der

großen Anzahl von Nutzern ist eine wohl durchdachte

Strukturierung notwendig. Das bezieht sich sowohl

auf die Organisation als auch auf die Nutzerrechte.

Inhaltlich getragen werden Entwicklung und Betrieb

durch Redakteure in den einzelnen Museen. Museums-

und Gesamtadministratoren sichern den technischen

Hintergrund. Diese personelle Grobkonzeption ermöglicht

es vielen unterschiedlichen Anwendern, das System für

ihre Zwecke erfolgreich zu nutzen. Monatliche Jour Fixe

führen Redakteure und Administratoren regelmäßig

zusammen, um anstehende Fragen zu klären und

sachkundige Entscheidungen für die Weiterentwicklung

zu treffen. Nach einem Start mit drei Museen wurden

schrittweise weitere Museen hinzugezogen.

Im Vorfeld eines solchen Projektes ist zu recherchieren,

welche Werkzeuge geeignet sind, den Herausforderungen

gerecht zu werden. Klassische Museumsdatenbanken

arbeiten objektorientiert und die Funktionalität der

angebotenen Zusatzmodule zur Verwaltung von Bild-

und Mediendaten sind nur beschränkt tauglich für eine

assetbezogene Dateiverwaltung nach dem Prinzip des

Single Sourcing. Speziell für diesen Zweck bietet der Markt

Digital Asset Management (DAM) Systeme, deren ständige

Weiterentwicklung im Sinne des Ziels einer langfristigen

Nutzung von möglichst vielen Nutzern weltweit ständig

gefordert und getragen wird. Das gewählte DAM

System muss folgenden Anforderungen genügen:

n� 1R?LB?PBDSLIRGMLCL�TML�"�+��n� J?SDCLBC��LN?QQSLE�?L�LCSC� CRPGC@QQWQRCKC��LCSC�

Hardware und neue funktionale Anforderungen,

n� 1I?JGCP@?PICGR�DÒP�QNºRCPC��LDMPBCPSLECL��n� 'LRCEP?RGMLQDºFGEICGR��n� 8STCPJºQQGEICGR��n� J?LEDPGQRGEC��SQPGAFRSLE��n� JCGQRSLEQDºFGEC�5CPIXCSEC�XSP�8SE?LEQIMLRPMJJC

UmsetzungNach eingehender Prüfung haben sich die SKD für das

DAM System Cumulus der deutschen Firma Canto GmbH

und die Betreuung durch die Firma CDS Gromke e.K. aus

Leipzig entschieden. CDS Gromke e.K. verfügte bereits

zu Beginn des Projektes über ausreichende Erfahrungen

im Einsatz von Cumulus in Museen, im Besonderen zur

Integration von Cumulus mit Museumsdatenbanken.

Jedem Museum und dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit

steht jeweils ein eigener Cumulus-Katalog zur Verfügung.

Alle Bild- und Mediendateien (digitale Assets) werden

von den zuständigen Redakteuren in die jeweiligen

Kataloge eingepflegt. Dies kann sowohl einzeln als

auch im Stapel erfolgen, wobei Cumulus automatisch

für jedes Asset einen Datensatz anlegt, eine Miniatur

für die Rechercheansicht erzeugt, eingebettete

Metadaten ausliest (IPTC - Autorenrecht, Bildtitel und

-beschreibung; EXIF - Kameradaten usw.) und bei

Bedarf weitere Metadaten, wie z.B. das Copyright

über Metadatenvorlagen einschreibt. Diese mit

geringstmöglichem Routineaufwand katalogisierten

Assets fungieren nach diesem Katalogisiervorgang als

singuläre Quelldateien für alle weiteren Anwendungen.

Die erzeugten Datensätze sind vorerst nur für das

jeweilige Museum nutzbar. Für die museumsübergreifende

Recherche aller internen Nutzer der SKD werden von

den Redakteuren ausgewählte Datensätze markiert, die

danach allen Berechtigten automatisch zur Verfügung

stehen. Eine weitere Auswahl, die öffentlich im Internet

sichtbar sein soll, wird ebenfalls entsprechend markiert.

Cumulus sorgt dafür, dass sie dort über einen externen

Server stets aktuell verfügbar sind. Zusätzliche manuelle

Aktualisierungen auf der Website sind nicht notwendig.

Um die Assets allen Nutzern bedarfsgerecht anbieten

zu können, wurde ein gestuftes Berechtigungskonzept

mit folgenden Nutzergruppen eingerichtet:

1. Anwender mit Zugang zu einem Museum: nur

Recherche und reduziertes Downloadrecht

Untergruppe zu 1: Darf auch größere

Auflösung downloaden

2. Allgemeiner Anwender: Lesezuriff auf alle intern

freigegebenen Datensätze innerhalb SKD

3. Redakteur mit Schreibrecht zur Pflege für ein

Museum: ohne Recht zum Löschen und zur Anlage

von Kategorien (Strukturbäume, Thesauri)

Untergruppe zu 3: Darf auch Kategorien anlegen

4. Administrator für ein Museum: Darf auch

Löschen und Kategorien verwalten

5. Gesamtadministrator

Über eine Verknüpfung mit der allgemeinen

Serveradministration wird von Cumulus das Login des

Nutzers nach dem Prinzip des SSO (Single Sign On)

übernommen. Einmal im Netz angemeldet, muss sich der

Nutzer für Cumulus nicht nochmals separat einloggen.

Die Nutzung der Daten in Cumulus als singuläre Datenquelle

für digitale Assets hat den großen Vorteil, dass notwendige

Änderungen an einer Stelle vorgenommen werden

und danach sofort automatisch in allen verbundenen

Systemen aktualisiert vorliegen, ohne an weiteren

Stellschrauben drehen zu müssen. Dazu ist es notwendig,

die spezifischen Funktionen des DAM System sinnvoll

einzusetzen und mit anderen Systemen zu integrieren.

n� ,SRXSLE�TML��QQCRQ�DÒP�TCPQAFGCBCLC��LUCLBSLECL��Über definierbare Ausgabeaktionen erzeugt Cumulus

im Moment einer Anforderung Arbeitskopien für

unterschiedliche Anwendungen, wie z.B. Internet, Druck

in verschiedenen Größen, Dateien mit Wasserzeichen

u.a., die nach Gebrauch gelöscht werden können,

da sie jederzeit ohne Aufwand wieder erzeugbar

sind. Mit diesem Wissen im Hintergrund sehen sich

Anwender nicht mehr geneigt, Kopien sicherheitshalber

nochmals auf weiteren Speicherplätzen abzulegen und

damit unnütze Duplikate (Dubletten) zu erzeugen.

n� �L@GLBSLE�BCP�5C@QGRC��²@CP�CGLC�!+1æ'LRCEP?RGML�wird Bildmaterial auf der Homepage der SKD

(Bild 2) aus Cumulus heraus automatisch aktuell

gehalten. Außerdem werden reproduktionsfähige

digitale Vorlagen zur Recherche über das Internet

angeboten. Vor Auslösung einer Bestellung muss

der Auftraggeber aus einer Auswahl möglicher

Nutzungen und der geplanten Auflage automatisch

den Preis für die digitale Verwertung berechnen

lassen. Lieferung und Rechnungslegung erfolgen

aus Sicherheitsgründen konventionell.

n� 'LRCEP?RGML�KGR�BCP�+SQCSKB?RCL@?LI��"?NFLC�ist eine Objektdatenbank, in der die Daten der

Tiefenerschließung von Sammlungsobjekten vorgehalten

werden. In Cumulus finden wir alle Abbildungen und

Mediendateien, die zu den Objekten gehören und

darüber hinaus auch Ereignisfotografie und andere

nicht im direkten Zusammenhang mit der Sammlung

stehende digitale Assets. Diese besitzen ihre eigenen

assetbezogenen Metadaten, wie z.B. das Urheberrecht,

das Copyright, Bildtitel und –beschreibung usw.

Die Integration ermöglicht den direkten Zugriff auf

die Assets in Cumulus mit dessen Recherche- und

Ausgabefunktionen direkt aus Daphne heraus.

Um auch eine voneinander unabhängige Arbeitsweise

beider Datenbanken zu ermöglichen, sollen die

wichtigsten Informationen sammlungsbezogener

Assets in beiden Systemen abrufbar sein.

Dazu übergibt Cumulus nach Eintrag einer entsprechenden

Markierung aufbereitete Vorschaubilder an Daphne.

Im Gegenzug wird eine Auswahl von Metadaten

automatisch im Hintergrund von Cumulus mit den

entsprechenden Werten in Daphne synchronisiert.

Eine interessante Erleichterung der Arbeit sowohl für

Wissenschaftler als auch für die Öffentlichkeitsarbeit ist die

automatisierte farbige Markierung der Publikationsfähigkeit

digitaler Assets (Bild 3). Aus einer Kombination technischer

Bilddaten und gegebener sowie vereinbarter Rechte

ermittelt ein hinterlegter Algorithmus eine Farbmarkierung,

die auf dem digitalen Leuchttisch der Cumulus Datenbank

sofort übersichtlich erkennen lässt, welche Dateien

für welchen Zweck verwendet werden können.

Ergebnis und VorteileZum Zeitpunkt der Erstellung dieser Fallstudie ist in

den ersten Museen bereits ein Sinken der Anzahl

der Duplikate zu verzeichnen. Die Bereinigung der

Bestände an digitalen Assets und deren Kopien wird

einige Zeit in Anspruch nehmen und auch langfristig

laufend verfolgt werden müssen. Am langen Ende

wird sich die Investition mehrfach bezahlt machen.

Das schnelle Finden und Anwenden von Assets aus

Cumulus und aus Daphne bringt bereits merkbare

zeitliche Vorteile. Anforderungen digitaler Assets

können mit geringem Aufwand wesentlich schneller als

früher erfüllt werden. Wissenschaftliche Recherchen an

hochaufgelösten Bilddateien gestalten sich einfacher und

eröffnen gleichzeitig neue Möglichkeiten. Beispielhaft

sind dafür Bildvergleiche u.a. Die museumsübergreifende

Zusammenarbeit hat eine wesentliche Erleichterung

und damit eine Intensivierung erfahren. Weitere

Details erläutern wir gern auf Anfrage.

Bild 2 – Screenshot Bildarchiv

© Staatliche Kunstsammlungen Dresden

Über SKDDie Staatlichen Kunstsammlungen Dresden zählen

zu den bedeutendsten Museen der Welt. Insgesamt

14 Museen bieten eine thematische Vielfalt, die in

ihrer Art einzigartig ist. Ursprung der Museen ist die

Sammlung der sächsischen Kurfürsten und polnischen

Könige. Historische Quellen belegen die Gründung der

fürstlichen Kunstkammer im Residenzschloss durch

Kurfürst August im Jahre 1560. August der Starke und sein

Sohn König August III. waren bedeutende Mäzene und

bemerkenswerte Kunstkenner. Ihre systematisch angelegten

Kunstkabinette, bilden den Kern der wunderbaren

Kunstschätze der Staatlichen Kunstsammlungen Dresden.

Durch die kontinuierlich fortgesetzte Sammlungstätigkeit

bietet sich dem Besucher heute ein unendlicher Reichtum

an wunderbaren Kunstschätzen. Bis heute sehen sich

die Sammlungen verpflichtet, Traditionen zu bewahren,

Visionen zu entwickeln und die Zukunft mitzugestalten.

Nicht nur die Museen der Staatlichen Kunstsammlungen

Dresden sind weltberühmt: Residenzschloss,

Zwinger und Semperbau gehören zu den

bedeutendsten Sehenswürdigkeiten Dresdens.

Über CDS Gromke e.K.CDS Gromke e.K. wurde 1993 gegründet mit der

Vision, Dienstleistungen rund um das digitale Bild im

professionellen Bereich zu erbringen. Heute bearbeitet

die Firma komplexe Digitalisierungsprojekte zur

Erschließung und Sicherung von Archivbeständen.

Basierend auf langjährigen logistischen Erfahrungen

werden dazu individuelle Workflows entwickelt, die

eine effektive Metadatenerfassung einschließen.

Mit der Konzeption, Installation, Anpassungs-

programmierung und Wartung von Bild- und

Mediendatenbanken (DAM Digital Asset Management)

zur teilautomatisierten Datenübernahme und dem

Aufbau farbverbindlicher Workflows bis zum Fine

Art Print werden die Projekte komplettiert. Über

Integrationen mit anderen Datenbanken (z.B.

Museumsdatenbanken, Warenwirtschaftssystemen,

CMS-Systemen u.a.) entlasten DAM-Systeme als

zentrale Bild- und Mediendatenverwaltung Firmen

und Einrichtungen von einem großen Teil notwendiger

Routinearbeiten. CDS Gromke e.K. ist zertifizierter

Systemintegrator und Sales Partner der Firma Canto

für Cumulus Digital Asset Management Systeme.

Über CantoDigitale Inhalte auf intelligente Weise zugänglich machen

– diese Vision hat Canto zu einem der weltweit führenden

Unternehmen im Bereich Digital Asset Management

gemacht. Canto bietet skalierbare Software und

Dienstleistungen, die auf die Anforderungen der Kunden

zugeschnitten sind. Über eine Millionen Nutzer aus einem

breiten Branchenspektrum vertrauen der Kompetenz von

Canto seit der Gründung des Unternehmens 1990. Canto ist

in Berlin und Linden (bei Frankfurt) sowie in San Francisco

(USA) ansässig und betreut in Kooperation mit einem

globalen Partnernetzwerk Kunden auf der ganzen Welt.

Mehr Informationen finden Sie unter canto.com.

CDS Gromke e.K.

Wachsmuthstr. 3

D- 04229 Leipzig / Germany

phone +49 (0)341 42 05 50

fax +49 (0)341 42 05 523

e-mail info@cds-gromke.com

web www.cds-gromke.com

owner Guenther Gromke

Bild 3 – Screenshot_Farbetikett

© Staatliche Kunstsammlungen Dresden