FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2017fe.unj.ac.id/jamu/images/file/1 PEDOMAN MUTU.pdfMutu...

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2017

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

FAKULTAS EKONOMIJl. Rawamangun Muka, Jakarta Timur 13220,Telp. (021)4721227,

Fax : (021 )4706285, www.fe.unj.ac.id

PEDOMAN MUTU

No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 1 / 13

Menyetujui untuk diterbitkanPada Tanggal 13 Oktober 2017

Oleh

DEKANFAKULTAS EKONOMI

Pedoman Mutu ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu di FakultasEkonomi dan merupakan Pedoman Mutu dalam melaksanakan tugasbagi seluruh civitas akademika Fakultas Ekonomi. Perubahanterhadap sistem manajemen mutu tidak diperbolehkan tanpapersetujuan Dekan Fakultas Ekonomi dan Wakil Manajemen Mutu(WMM), serta harus ditetapkan dengan mengacu pada prosedurmutu yang terkandung di dalam dokumen ini

Dokumen ini milik Fakultas Ekonomi, isi dokumen tidakdiperkenankan untuk digandakan atau disalin dalam bentuk

apapun tanpa ijin tertulis dari Wakil Manajemen Mutu FakultasEkonomi




PEDOMAN MUTU


1. Ruang Lingkup

Lingkup sistem manajemen mutu Fakultas Ekonomi, mencakup prosessesuai persyaratan ISO 9001:2015. Setiap unit dan lapisan manajemenFakultas Ekonomi dalam upaya mencapai, mempertahankan sertameningkatkan mutu hasil proses pelayanan haruslah melaksanakan semuadetail pedoman mutu ini.

Manajemen akan selalu memperbaharui dan memperbaiki pedoman mutuini secara berkala sesuai dengan masukan atau ide, perkembangan danpeningkatan standar mutu agar sesuai dengan Standar Manajemen MutuISO 9001:2015, tetap mampu memperbaiki kinerja Fakultas Ekonomisecaraberkesinambungan.

Pedoman Mutu ini mencakup Proses kegiatan Belajar mengajar danbeserta seluruh pendukungnya yang menjadi bagian yang tak terpisahkan.

Fakultas Ekonomi merupakan salah satu fakultas di bawah UniversitasNegeri Jakarta. Fakultas Ekonomi berada di Gd. R, Kampus UNJ, JalanRawangun Muka Jakarta Timur. Fakultas Ekonomi berdiri berdasarkanSurat Ijin Dirjen Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RepublikIndonesia No. 2077/D/T/2005, mulai beroperasi pada bulan Juli 2005dengan Nomor SK Pendirian Program Studi dengan SK Dirjen dikti1193/D/T/2005 pada tanggal SK : 11 April 2005

Pedoman mutu ini merupakan kebijakan Fakultas Ekonomi terhadapketentuan yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015dan tidak bersifat statis serta bias, direvisi kapan saja bila ditinjau perlu atausetidaknya ditinjau ulang untuk perbaikan sekali dalam setahun. Setiapperubahan ke arah perbaikan dapat diajukan oleh setiap pegawai, tanpamemandang posisi dalam manajemen. Usulan disampaikan ke pimpinanunit untuk didiskusikan, dikaji dan diuji.

Semua data merupakan tanggung jawab karyawan untuk mengelolanyasesuai dengan tingkatan manajemennya, serta segala data dan informasiyang perlu diketahui oleh karyawan merupakan tanggung jawab setiapkepala unit untuk menyampaikannya secara rinci dan jelas untuk




PEDOMAN MUTU


menghindari kesalah pahaman, interpretasi, salah persepsi maupun salahasumsi.

1. Sistem Manajemen Mutu

1.1Bagian/unit di Fakultas Ekonomi mengidentifikasi proses-proses yangdiperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu dan menentukan urutanserta interaksinya dalam suatu “Peta Proses” (lampiran A). Prosesproses ini dikelola sesuai persyaratan stakeholder, mengacu kepadapersyaratan ISO 9001 : 2015 dan peraturan serta undang-undang yangberlaku.

1.2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Fakultas Ekonomi mencakup :

i. Kebijakan Mutu dan sasaran Mutuii. Pedoman Mutuiii. Prosedur Mutu (prosedur wajib yang ditetapkan standard

ISO)iv. Dokumen lain yang diperlukan untuk merencanakan,

menjalankan dan mengendalikan proses-proses seperti :Instruksi Kerja, Rencana Kerja, Formulir-formulir dan yangberhubungan dengan proses kerja.

v. Rekaman–Rekaman

1.3 Kebijakan Mutu ditetapkan dan disahkan oleh Dekan, sertadisosialisasikan ke seluruh Dosen dan karyawan untuk dipahami.Kebijakan Mutu ini ditinjau kesesuaiannya secara berkala sesuaikebutuhan, mengacu kepada pasal 4.3 ISO 9001:2015.

1.4Sasaran Mutu ditetapkan pada tingkat unit kerja dan pada tiap unit kerjadi lingkungan Fakultas Ekonomi. Sasaran Mutu ini ditunjang olehperencanaan untuk dapat mencapainya, dan dilakukan pemantauanterhadap hasil yang dicapainya secara periodik. Sasaran Mutu yangtidak tercapai akan dilakukan analisa dan tindakan koreksi yang sesuai.Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu mencerminkan Kebijakan Bidang




PEDOMAN MUTU


Tri Dharma Perguruan Tinggi dan mengacu kepada pasal 6.2 ISO9001:2015.

1.5Pedoman mutu ini mencakup apa yang dipersyaratkan oleh pasal 4.4ISO 9001:2015

1.6Prosedur Mutu yang diterapkan mencakup apa yang dipersyaratkanoleh ISO 9001:2015 dan yang diperlukan untuk merencanakan,menjalankan, serta mengendalikan proses-prosesnya secara efektif,semua prosedur Mutu tersebut ada dalam daftar “Daftar Prosedur”(lampiran B).

1.7Rekaman-rekaman yang disimpan dan dipelihara oleh WakilManajemen Mutu Fakultas Ekonomi mencakup yang dipersyaratkanoleh ISO 9001:2015 dan yang diperlukan sebagai bukti objektif atasefektifitas proses-proses yang ada.

1.8Semua dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu dikendalikan. Tatacara pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan ISO9001:2015 pasal 7.5 tercakup dalam “ Posedur Mutu PengendalianDokumen”.

1.9 Semua rekaman yang diperlukan juga dikendalikan, sebagaimanayang dipersyaratkan ISO 9001:2015 pasal 7.5 dan tata caranyadiuraikan dalam “Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman”.

2. Tanggung Jawab Manajemen

2.1.Manajemen memberikan komitmen dan bukti keterlibatannya dalampengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan:

a. Menetapkan dan mengesahkan kebijakan mutu yang isinyamencakup apa yang dipersyaratkan ISO 9001:2015 pasal 5.2

b. Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggandan peraturan lainnya.




PEDOMAN MUTU


c. Memastikan sasaran mutu ditetapkan pada semua level atau bagian.Melakukan tinjauan manajemen, dan menyediakan sumber dayayang diperlukan.

2.2. Manajemen memberi perhatian (fokus) kepada pemenuhanpersyaratan pelanggan yang ditetapkan dengan tujuan untukmeningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk itu manajemenmengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggandalam setiap rapat yang dipimpinnya. Manajemen juga memberiperhatian terhadap keluhan dari pelanggan untuk diselesaikan. Selainitu Manajemen mengukur tingkat kepuasan pelanggan melalui metodayang ditentukan (kuisioner) dan menganalisa hasil-hasilnya yangpelaksanaannya diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu (WMM).

2.3. Manajemen memastikan adanya rencana mutu atau program kerjayang diarahkan untuk mendukung tercapainya sasaran mutu.Manajemen juga memastikan terjadinya komunikasi yang efektif dalammelalui media komunikasi yang tersedia seperti rapat kerja, memo,pesan elektronik, dan lain-lain.

2.4. Manajemen menetapkan dan mensahkan struktur organisasi (lampiranC) yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang yang berlakudi Fakultas Ekonomi. Rincian tanggung jawab dan kewenangan semuapersonal dalam sistem mutu dibuat oleh Wakil Manajemen Mutu(WMM)

2.5. Dalam menjalankan tugas untuk memastikan sistem manajemen mutuditerapkan dan dipelihara, serta untuk membangkitkan kesadarankaryawan tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan,Manajemen menunjuk seseorang untuk menjadi Wakil ManajemenMutu (WMM) yang mempunyai tanggung jawab sebagaimanadipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 pasal 5.3.

2.6 Manajemen mengadakan tinjauan manajemen sekurang-kurang 1(satu) kali dalam enam bulan dengan agenda pembahasan dan keluaranyang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 pasal 9.3.




PEDOMAN MUTU


3. Pengelolaan Sumber Daya

3.1 Fakultas Ekonomi mengidentifikasi, menetapkan dan menyediakansumber daya yang diperlukan untuk keefektifan sistem manajemenmutu, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sumber dayatersebut mencakup sumber daya manusia, prasarana dan lingkungankerja.

3.2 Semua orang yang bekerja mempengaruhi mutu, termasuk untukkeperluan rekruitmen karyawan baru, harus memenuhi kompetensi yangsesuai dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalamanyang ditetapkan. Setiap orang dinilai kompetensinya terhadappersyaratan tersebut.

3.3 Bila kompetensi orang belum terpenuhi maka diberikan pelatihan yangdiperlukan atau tindakan lain yang sesuai. Uraian tentang pelaksanaanpelatihan diatur dalam kebijakan.

3.4 Semua prasarana kerja, termasuk mesin-mesin dan alat prosespelayanan serta sarana pendukung proses pelayanan lainnyadisediakan dan dipelihara.

3.5 Lingkungan kerja yang diperlukan untuk menjaga kesesuaian Barangdan Jasa dan untuk memenuhi persyaratan pelanggan atau peraturanperundang-undangan yang berlaku, disediakan dan dikelola oleh WakilManajemen Mutu. Hal ini mencakup kegiatan penataan area kantor,pemeliharaan dan kebersihan lingkungan kantor

4. Realisasi Barang dan JasaProses-proses untuk merealisasikan Barang dan Jasa (penerbitan ijin)tercermin dalam “Peta Proses” (lampiran A) dan perencanaan realisainyadijelaskan dalam Rencana Mutu di tiap jenis proses proses pelayanan.

4.1 Rencana Proses Kegiatan Belajar Mengajar




PEDOMAN MUTU


Fakultas Ekonomi melakukan jadwal proses pelayanan danpemantauan hasil-hasilnya, termasuk penanganan materialpendukungnya. perencanaan pemakaian peralatan, metoda prosespelayanan, dan SDM di bawah tanggung jawab Fakultas Ekonomi.

4.2. Proses Kegiatan Belajar Mengajar

Fakultas Ekonomi melaksanakan kegiatan proses pelayanan dalamkondisi terkendali, sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

5. Pembelian

Fakultas Ekonomi dapat melakukan proses kegiatan pembelian sesuaidengan Rencana Anggaran (DIPA/POK), sesuai anggaran yang telahdiputuskan dalam Rapat Kerja (Raker) di tingkat universitas. FakultasEkonomi juga dapat mengundang dosen tamu dalam upaya untukmeningkatkan kualitas pengetahuan dan wawasan dalam berbagai bidangterutama bidang ekonomi.

6. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

6.1. Merencanakan dan melakukan proses-proses pemantauan,pengukuran, analisis dan perbaikan untuk memperagakan kesesuaianBarang dan Jasa, kesesuaian Sistem Manajemen Mutu, danmemperbaiki keefektifannya secara berkelanjutan.

6.2. Melakukan pengukuran terhadap persepsi kepuasan pelanggan atasterpenuhinya persyaratan mereka. Pengukuran ini dilakukan melaluikuisioner yang dilakukan minimal 6 bulan (enam bulan) sekali,hasilnya dianalisa dan disampaikan pada manajemen untuk menjadibahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait.

6.3. Melakukan audit internal minimal 2 (dua) kali dalam satu tahun, danmempertimbangkan status dan pentingnya proses / bidang yangdiaudit. Audit internal dilakukan oleh personel yang berkompetensesuai dengan yang ada dalam daftar auditor. Semua elemen dalam




PEDOMAN MUTU


sistem manajemen mutu harus tercakup dalam kegiatan audit. Tatacara pelaksanaan proses tersebut diuraikan dalam “ Prosedur MutuAudit Internal”.

6.4. Semua proses dalam Sistem Manajemen Mutu dipantau atau diukuruntuk mengetahui kemampuannya dalam mencapai hasil yangdirencanakan. Setiap penyimpangan dari rencana dilakukan koreksidan tindakan koreksi yang sesuai.

6.5. Semua persyaratan Barang dan Jasa diidentifikasi dan diverifikasimelalui pengukuran pada spesifikasi Barang dan Jasa. Kegiatan inidilakukan dengan rencana yang ditetapkan. Semua Barang danJasa(hasil proses pelayanan) tidak dapat dilepas sampai semuakriterianya terpenuhi, kecuali ada konsesi. Bukti kesesuaian Barangdan Jasa(hasil proses pelayanan) harus dipelihara termasuk siapayang berwenang untuk melepas Barang dan Jasa(hasil prosespelayanan).

6.6. Proses pelayanan yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasidan dikendalikan, tata caranya dijelaskan dalam “Prosedur MutuPengendalian Barang dan Jasa Tidak Sesuai”. Rekamanketidaksesuain dan tindakan yang dilakukan dipelihara.

6.7. Melakukan analisa data tentang kepuasan pelanggan dan yangberhubungan dengan perbaikan secara berkelanjutan, kesesuaianBarang dan Jasa, kecenderungan proses-proses dan barang dan jasa,sebagaimana yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 pasal 9.1.Metode yang digunakan untuk analisa data diupayakan untukmenerapkan teknik statistika.

6.8. Perbaikan berlanjut dilakukan dengan menggunakan hasil audit,analisa data, sasaran mutu, kebijakan mutu, tinjauan manajemen,tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.

6.9. Tidakan koreksi dilakukan untuk menghilangkan penyebabketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terulangnya, Uraian




PEDOMAN MUTU


kegiatan tersebut dijelaskan dalam “Prosedur Mutu TindakanKoreksi”

6.10.Tindakan pencegahan dilakukan untuk menghilangkan penyebab danpotensi ketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terjadinya.Uraian pelaksanaannya dijelaskan dalam “Prosedur Mutu Tindakanpencegahan.”




PEDOMAN MUTU


Lampiran A Peta Interaksi antar Proses

TinjauanManajemen

PengendalianDokumen

PengendalianRekaman

PengadaanSeleksi danEvaluasi Pemasok

REALISASI BARANG DAN JASA

Pelanggan KepuasanPelanggan

Tindakan Perbaikandan Tindakan Pencegahan

AuditInternal

AnalisaData

Pelatihan

Pemeliharaan Peralatan

MasaPengenalanAkademik

Pengisiankartu rencanastudi

Bimbingan Akademik

Proses belajarmengajar Lulusan

Monitoring dan evaluasi

Penelitian &Pengabdiann




PEDOMAN MUTU


Lampiran B Struktur Organisasi




PEDOMAN MUTU


Lampiran C Daftar ProsedurNo.

Prosedur Nama Prosedur Isi ProsedurPasal ISO9001:2015

POS-WM-01

Prosedur MutuPengendalianDokumen

Prosedur ini disusun untukmengatur tata cara pengendaliandokumen.Prosedur ini dipakai di semuabagian dan untuk semua dokumenyang perlu dikendalikan, baik yangberasal dari dalam perusahaanmaupun yang berasal dari luar.

7.5

POS-WM-02

Prosedur MutuPengendalianRekaman

Prosedur ini disusun untukmengatur tata carapengendalian rekaman.Prosedur ini dipakai untuksegala rekaman dan semuabagian yang menyimpanrekaman sebagai bukti telahterjadinya sesuatu denganhasil-hasil tertentu.

7.5

POS-WM-03

Prosedur MutuAudit Internal

Prosedur ini disusun untukmengatur tata caramelaksanakan kegiatan auditinternal.Prosedur ini dipakai untukmenjadwalkan, melaksanakan,dan melaporkan audit sertapenentuan auditor untukkegiatan yang dilakukan padasemua bagian itu.

9.2

POS-WM-04

Prosedur MutuPengendalianBarang dan JasaTak Sesuai

Prosedur ini disusun untukmengatur tata caramengendalikan Barang danJasa tak sesuai.Prosedur ini dipakai untuk

10.2




PEDOMAN MUTU


semua Barang dan Jasa disemua bagian yang menanganiBarang dan Jasa, sejak daribahan baku, hasil dari tahapankegiatan, sampai Barang danJasa akhir

POS-WM-05

Prosedur MutuTindakan Koreksi

Prosedur ini disusun untukmengatur tata cara melakukantindakan koreksi.Prosedur ini dipakai di semuabagian dan untuk kegiatan danatau Barang dan Jasa yangmemerlukan tindakan koreksi.

10.2

POS-WM-06

Prosedur MutuTindakanPencegahan

Prosedur ini disusun untukmengatur tata cara melakukantindakan pencegahan.Prosedur ini dipakai di semuabagian dan untuk kegiatan yangmemerlukan tindakanpencegahan.

10.2

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2017fe.unj.ac.id/jamu/images/file/1 PEDOMAN MUTU.pdfMutu...

Documents

Transcript of FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2017fe.unj.ac.id/jamu/images/file/1 PEDOMAN MUTU.pdfMutu...