2

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN DALAM

ORGANISASI

Disusun oleh :

Yugo Pujonggo (48E)

NIM : P056132592.48E

Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

2013

ii

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI .......................................................................................................... i

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1

1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................................... 1

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................. 2

2.1 Sistem ......................................................................................................... 2

2.2 Data dan Informasi ..................................................................................... 2

2.3 Sistem Informasi ........................................................................................ 3

BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................ 6

3.1 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi ........................................... 6

3.2 Faktor-faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi .... 7

3.2.1 Dukungan dari manajemen eksekutif ............................................... 7

3.2.2 Keterlibatan end user (pemakai akhir) ............................................. 7

3.2.3 Penggunaan kebutuhan perusahaan ................................................ 8

3.2.4 Perencanaan yang matang ............................................................... 8

3.2.5 Harapan Perusahaan ........................................................................ 7

3.2.6 Inkompetensi secara teknologi......................................................... 7

BAB IV PENUTUP ......................................................................................... 11

4.1 Kesimpulan ................................................................................................. 11

4.2 Saran ..................................................................................................... 11

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 12

i

2

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman

1. Bagan Alur Dasar Sistem ................................................................................. 2

2. Komponen Sistem Informasi ........................................................................... 4

ii

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era modern seperti saat ini, individu memanfaatkan teknologi sebagai

suatu alat untuk berkomunikasi, bekerja, maupun bermain. Perkembangan ini sejalan

dengan teknologi sebagai alat yang digunakan pada organisasi bisnis suatu

perusahaan. Tingkat efisiensi dan efektivitas yang dapat dicapai menjadi fokus utama

dari berkembangnya Sistem Informasi di organisasi bisnis suatu perusahaan. Sistem

Informasi dapat membantu organisasi untuk berkembang menghadapi tantangan

globalisasi. Hal tersebut didukung oleh kemajuan dari teknologi yang termasuk dalam

perkembangan hardware dan software sebagai bagian dari Sistem Informasi.

Implementasi dari Sistem Informasi yang digunakan oleh organisasi bisnis

suatu perusahaan harus dirancang dengan baik. Hal ini akan mempengaruhi

Keberhasilan dan kegagalan berjalannya sistem informasi pada organisasi suatu

perusahaan dari segi penggunaan, pengelolaan, maupun perawatan. Dinamika yang

terjadi dalam faktor internal dan external organisasi bisnis suatu perusahaan dapat

diatasi dengan implementasi dari Sistem Informasi tersebut.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor

yang mempengaruhi Keberhasilan dan kegagalan sistem informasi pada organisasi

bisnis suatu perusahaan.

2

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Menurut O, brien (2002) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa

komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima

masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses

transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi

yaitu :

a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen

elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses

b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input

menjadi output

c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi

oleh sebuah proses transformasu menuju tujuan akhir

Gambar 1. Bagan alur dasar sistem

2.2 Data dan Informasi

Menurut sumber kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai

istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan

menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat

kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan

deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data diperoleh dari sumber data

primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada

intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan

Input

Proses

Output

3

merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu

informasi.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi

berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi

ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu

informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau

ditentukan oleh beberapa hal yaitu :

a. Relevan (Relevancy)

b. Akurat (Accurancy)

c. Tepat waktu (Time lines)

d. Ekonomis (Economy)

e. Efisien (Efficiency)

f. Ketersediaan (Availability)

g. Dapat dipercaya (Reliability)

h. Konsisten

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi

yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan

dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada

komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer

memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi.

McLeod (1996) medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis

komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user).

Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi

di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi

dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi

matematik. O’Brien (2000) menyatakan bahwa sistem informasi. Input Proses Output

merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan

komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem

4

informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai

jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software),

saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak

permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun

sebuah sistem informasi.

Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus

menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin

sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa

adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi.

Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu

menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan

manajemen yang membutuhkannya.

Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa

komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan

jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan

operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk

pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Komponen dari sistem informasi yaitu :

Gambar 2. Komponen Sistem Informasi

5

a. Orang (brainware)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem

informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system

designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

b. Data (dataware)

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas,

dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara

langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah

dalam isolasi.

c. Perangkat Keras (hardware)

Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer

untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network)

d. Perangkat Lunak (software)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat

keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

e. Jaringan (netware)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama,

baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda.

6

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi

Keberhasilan dan kegagalan dari sistem informasi terdapat pada keseluruhan

sistem yang saling terintegrasi dan berhubungan satu dengan lainnya. Pengguna (end

user) harus memahami penggunaan sistem informasi agar sistem bekerja secara

sempurna. Faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi dapat bersifat

teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:

a. Desain: pembuatan dan pengembangan sistem informasi perlu memperhatikan

tingkat kompleksitas dari sistem yang berlaku dalam suatu organisasi

perusahaan. Desain perlu dirancang dengan memperhatikan faktor antara data

yang di-input sampai output yang diperoleh.

b. Data: pengolahan Sistem Informasi membutuhkan keakuratan data untuk

memperoleh hasil yang maksimal dan sesuai diharapkan oleh organisasi

bisnis. Hal ini juga dipengaruhi oleh user yang melakukan input data dalam

proses pengolahan.

c. Biaya: Semakin tinggi atau kompleks suatu sistem maka akan diperlukan

biaya yang semakin besar dalam pembuatan, pengembangan, dan perawatan

sistem.

d. Operasi: Implementasi dari sistem informasi membutuhkan pelatihan bagi user

yang menggunakan sistem, pengetahuan dan juga pengalaman dalam

menghadapi error akan menjadi masukan bagi pihak manajemen untuk

melakukan pengembangan dan restrukturisasi sistem.

Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem

menurut Laudon (2007) yaitu:

a. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur

melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor

parameter seperti volume transaksi on-line.

b. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau

interview.

c. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staf

dari sistem informasi.

7

d. Tujuan yang dicapai.

e. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau

peningkatan penjualan dan profit.

3.2 Faktor-faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2009) terdapat beberapa faktor yang dapat

menyebabkan berhasil atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam

menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan

penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif,

keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas,

perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan

kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan

manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi

yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

3.2.1 Dukungan dari manajemen eksekutif

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek

sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh

pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat

diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang

telah dicurahkan pada proyek tersebut.

Beberapa risiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam

pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.

a. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.

b. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.

c. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah

tingkat dari yang diperkirakan.

d. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

3.2.2 Keterlibatan end user (pemakai akhir)

Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai

beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara

mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk

mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak

kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan

8

untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan

partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem

informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung

memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah

yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan

desainer (user-designer communication gap).

3.2.3 Penggunaan kebutuhan perusahaan

Penerapan sistem informasi di suatu perusahaan adalah suatu

investasi yang besar , oleh karna itu haruslah di rencanakn secara matang

berdasarkan kebutuhan bisnis perusahaan, jika tidak di rencanakan dengan

baik hal ini akan berdampak terhadap 2 kemungkinan, yaitu:

a. Sistem di buat melebihi kebutuhan perusahaan

Penerapan sistem akan menjadi sia sia jika sistem di kembangkan

terlalu melebihi kebutuhan perusahaan, perusahaan akan merugi sebab

biaya yang di keluarkan untuk penerapan sistem informasi tidaklah

murah, biaya dan investasi yang di keluarkan hanyalah menjadi beban

perusahaan.

b. Sistem kurang memadai untuk kebutuhan perusahaan

Ini merupakan kondisi ketidakoptimalan di mana sistem yang telah di

buat tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, perusahaan

akan merugi meskipun biaya yang di keluarkan tidak lah begitu besar

namun hal ini menjadi sia sia karena sistem tidak dapat di gunakan

secara optimal, belum lagi jika pengguna merasa sistem yang telah di

buat tidak mmemuaskan hingga enggan beralih ke sistem baru yang

telah di kembangkan .

3.2.4 Perencanaan yang matang

Sistem informasi perlu dirancang dengan memperhatikan tujuan

perusahaan. Kemudian, menambahkan komponen-komponen yang sesuai

dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem

informasi harus sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah

ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan.

9

Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat

tujuan dari perusahaan tersebut.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung

dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani

keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini

dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan

perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi

inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan

untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang

sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang

akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan

untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem

informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan.

Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi

berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan

keunggulan kompetitif perusahaan.

3.2.5 Harapan perusahaan

Harapan atau ekspektasi perusahaan merupakan goal yang ingin

dicapai. Keberhasilan maupun kegagalan dari sistem informasi sangat erat

kaitannya dengan tujuan perusahaan. Integrasi antara tujuan perusahaan dan

sistem informasi perlu dikembangkan agar perancang sistem informasi dapat

membuat dan mengembangkan sistem dengan sempurna. Apabila sistem

informasi tidak sesuai dengan tujuan perusahaan maka akan terjadi

kegagalan dimana hasil output yang dikeluarkan tidak sesuai dengan yang

dibutuhkan perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan user untuk merevisi

hasil output tersebut dan akan memperlambat pekerjaan, sehingga

mempengaruhi efektivitas dan efisiensi dari dibuatnya sistem informasi.

3.2.6 Inkompetensi secara teknologi

Keberhasilan pengembangan sistem informasi tidak hanya

bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga

manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak

disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan

10

sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja

perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang

telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup

besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala

dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit

mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan

mereka terbatas.

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan

dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan

perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh

kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini

sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi

informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada

orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat

fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan

sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan,

sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan

matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu

yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari

pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

11

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Penerapan Sistem informasi perlu diukur dengan melibatkan beberapa faktor.

Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut

yaitu:Desain, Data, Biaya, dan Operasi Faktor-faktor yang dijadikan ukuran

keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu: tingkat penggunaannya

relatif tinggi, Kepuasan pengguna terhadap sistem, Sikap yang menguntungkan para

pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, Tujuan yang

dicapai dan Imbal balik keuangan untuk organisasi.

Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena

besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor

internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan

atau lingkungan internal. Beberapa faktor yang dapat yang dapat menyebabkan

sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem

informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi,

antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end

user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan

yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan

penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen

eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak

lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

4.2 Saran

Penerapan dan pengembangan Sistem Informasi perlu disesuaikan dengan

aturan perusahaan, bidang usaha, cara kerja atau budaya organisasi bisnis, sehingga

integration antar business line manajemen mencapai efektivitas dan keberhasilan

Sistem Informasi dapat berjalan.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition.

Boston: Mc Graw Hill, Inc.

O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat,

Jakarta.O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information

Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.

O’Brien, James. 2000. Management Information System:Managing Information

Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill.

Laudon, K. C., dan Laudon, J. P., 2007. Sistem Informasi Manajemen Mengelola

Perusahaan Digital Buku 2 Edisi 10. Salemba Empat: Jakarta.

McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis

Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo.

Sumber internet:

http://books.google.co.id/books?id=2aXEg7DtCS0C&pg=PA235&lpg=PA235&dq=faktor+keb

erhasilan+dan+kegagalan+sistem+informasi&source=bl&ots=ENN_CiLybb&sig=3lQjM1HsQT

BfG7_1MMpKFmJtAv0&hl=en&sa=X&ei=A5yeUo6mBIislAXs34DYAg&redir_esc=y#v=onepag

e&q=faktor%20keberhasilan%20dan%20kegagalan%20sistem%20informasi&f=false

http://adytia48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-

keberhasilan-dan-kegagalan-penerapan-sistem-informasi-pada-suatu-perusahaan/

http://arief48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/faktor-yang-mempengaruhi-keberhasilan-

kegagalan-penerapan-sistem-informasi/

http://gustiyan48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/37/