Facturaplus Manual

Formación Integral para el Empleo: MODULO 11: APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN COMERCIAL

Formación Integral Para el Empleo. Docente: Juan García Martín 1 de 512

Formación Integral para el Empleo: 2008

DOCENTE: JUAN GARCÍA MARTÍN

MODULO 11: APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN COMERCIAL

OBJETIVO GENERAL MODULO: MANEJO DE APLICACIONES DE GESTIÓN DE ALMACEN Y

FACTURACIÓN:

FACTURAPLUS 2008

UNIDAD DIDACTICA 1: MENÚ GLOBAL

‐Empresas

UNIDAD DIDACTICA 2: MENÚ SISTEMA

UNIDAD DIDACTICA 3: MENÚ ALMACEN

‐pedidos a proveedores

‐facturas de proveedores

UNIDAD DIDACTICA 4: MENÚ FACTURACIÓN

‐presupuesto

‐pedidos

‐albaranes

‐facturas

‐facturas rectificativas

‐notas de abono

‐gestión de cobros

UNIDAD DIDACTICA 5: MENÚ INFORMES

‐estadísticas e informes

‐gráficos

UNIDAD DIDACTICA 6: MENU UTIL


Global Bajo este título englobamos las opciones de Empresas y Terminar.

Para acceder a estas opciones realice clic con el ratón sobre la palabra. También puede activar el menú manteniendo pulsada la tecla Alt y el carácter que encabeza esta opción del menú, en este caso la G, o si lo prefiere posicione el cursor sobre la opción y pulse Intro.

Con cualquiera de los métodos anteriormente descritos el programa le mostrará una pantalla como la situada bajo estas líneas. En ella encontraremos las siguientes opciones, comentadas a lo largo de este capítulo.

Empresas Terminar Alt - F4

Opciones globales

Empresas Esta opción se utilizará para añadir nuevas empresas al programa, variar los datos de

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la empresa, para la liberación (liberar) de la misma en el caso que fuese necesario, y para la conversión de la empresa seleccionada, cuya moneda de trabajo por defecto sea la peseta, a una nueva empresa cuya moneda de trabajo por defecto sea el euro. Esta nueva opción nos permitirá la captura de ciertos datos (precios, riesgos etc..) en la nueva moneda.

Al seleccionar esta opción, el programa nos muestra una pantalla como la que visualizamos a continuación.

Ventana empresa

Añadir Empresa

En la ventana de introducción de datos aparecerán dos carpetas diferentes:

Datos Generales




Carpeta datos generales

En esta opción aparecerán los siguientes campos:

Código

Se incluirá un código numérico para la empresa.

Nombre

Campo destinado al nombre de la empresa.

CIF\NIF

En este campo se incluirá el Código o Número de Identificación Fiscal de la empresa.

Si el usuario introduce hasta ocho dígitos en el CIF \ NIF se propondrá al usuario la correspondiente letra del NIF, indicando si el NIF es correcto (completado por ceros a la izquierda si se han introducido menos de ocho dígitos) para dar la posibilidad de cambiarlo si lo desea.

Cód. Edi (EAN)

Es un código alfanumérico de 17 dígitos. Es recomendable rellenar este campo para todos los usuarios que vayan a realizar importaciones y exportaciones Edi.

Administrador

Se incluirá el nombre del Administrador de la empresa.

Domicilio




El domicilio de la empresa.

Población

Se incluirá en este campo la población de la empresa.

Provincia

Se incluirá en este campo la provincia de la empresa.

C. Postal

Se incluirá en este campo el código postal de la empresa.

Teléfono

Se incluirá en este campo el teléfono de la empresa.

Fax

Se incluirá en este campo el fax de la empresa.

E-mail

Se incluirá el e-mail de la empresa.

Clave

Campo accesible para incluir una clave de acceso a la empresa.

Nivel de seguridad

Introducirá el nivel de seguridad correspondiente para la empresa. Debe saber que el usuario que trabaje con esta empresa tendrá un nivel de seguridad asociado mayor o igual al asignado a la empresa, de lo contrario no tendrá acceso a esta empresa.

Imagen Logo

Se incluirá la ruta donde se encuentre el fichero del logotipo de la empresa. El fondo del logotipo lo podemos dejar transparente o no, con la opción "fondo transparente".

Este logotipo aparecerá en todos nuestros documentos por pantalla.

Aplicar Punto Verde en Ventas

Si marcamos este check el usuario podrá configurar su empresa para que en la ficha del artículo recoja el importe de PV del artículo en cuestión.

Pago Dual en Facturación

Solo visualizará este campo cuando la moneda de trabajo de la empresa sea el euro. Al seleccionar este campo tendrá visibles ciertos campos de selección, que nos permitirán realizar el cobro o pago de los recibos en euros o pesetas.




Importación

Empresa Origen

Empresa origen de los datos a importar.

Datos a Importar

La nueva empresa que se cree puede ser generada a partir de los datos de otra empresa. En este caso se crearán todas las tablas y los ficheros maestros de la empresa origen en la nueva empresa. Además, se podrá indicar el traspaso de otros datos:

Stock de Productos Pedidos Pendientes a Proveedores Pedidos Pendientes de Clientes

Si activamos la opción de Stock de Productos se habilitará en Caratísticas de nueva Empresa el campo Importar el coste del stock

En este caso, si los pedidos fuesen parciales, se generarían pedidos únicamente con las cantidades pendientes y los nuevos pedidos tendrían el estado de Pedido.

Albaranes a Clientes (No facturados) Ordenes de Producción (No cerradas) Albaranes Pendientes a proveedores

Características de nueva Empresa

Capturar unidades por envase Si trabajamos con Unidades por Envase podemos capturarlo, e incluso personalizar los literales de Unidades y de Envases.

Convertir en euros Nos permitirá convertir en euros la nueva empresa que estamos añadiendo o importando. A partir de la fecha 01/01/02 este campo estará seleccionado por defecto al añadir una nueva empresa.

Importar el coste del stock Si aceptamos esta opción los registros de stock se irán actualizando en el Acumulado de Entradas de cada artículo y se crearán registros que representen la importación en el Histórico de Movimientos




Carpeta importación

Ver Práctica

Convertir

Este botón nos permitirá realizar la conversión de una empresa cuya moneda por defecto es la peseta a una empresa cuya moneda por defecto sea el euro. La captura de ciertos datos como los precios, riesgos, etc.. se realizará en una u otra moneda en función de la divisa por defecto de la empresa activa. Al pulsar este botón se avisará mediante un mensaje que el proceso será irreversible y de los cambios que se realizarán. Se aconseja, antes de realizar la conversión:

Realizar una copia de seguridad de la empresa. Revisar los decimales para el precio y resultado de la divisa euro. Siguiendo las directrices del redondeo al euro, se recomienda tener seis decimales para los precios en la divisa euro. (Ley 9/2001 de 4 de Junio de 2001, por la que se modifica la Ley 46 /1998 de 17 de Diciembre sobre Introducción del Euro. BOE 5 de Junio de 2001).

Al realizar la conversión de los importes en la aplicación, se tendrá en cuenta para el redondeo el número de decimales que tenga en la divisa euro. Modifique los decimales para precios y resultados de la divisa Euro, a los decimales más idóneos para su forma de trabajo (Consultar Normativa Vigente).

La aplicación realizará dos procesos de conversión distintos:




Proceso de cambios automáticos. Proceso de cambios optativos.

Proceso de cambios optativos

En el proceso de conversión podrá seleccionar los siguientes parámetros para su conversión:

Divisa defecto en clientes. Todos los clientes que tengan configurado en su ficha la divisa por defecto para los documentos la peseta, esta se cambiará por la divisa euro. Divisa por defecto en proveedores. Todos los proveedores que tengan configurado en su ficha la divisa por defecto para los documentos la peseta, esta se cambiará por la divisa euro Precios de compra en artículos por proveedor

En la Carpeta Precio Compra de la opción Artículos:

Si la divisa del 'Proveedor habitual' es la peseta, y éste no tiene ningún precio por divisa en euro, en la tabla "Alta de precios por proveedor". La divisa habitual se transformará en euros, con su correspondiente importe en euros en el campo coste divisa. En caso contrario y siempre que el precio en euros establecido para el proveedor habitual, en la tabla "Alta de precios por proveedor" no tenga propiedades o estas estén en blanco, este precio en euros pasará al campo coste (divisa) así como el euro al campo divisa. El precio existente en pesetas así como la divisa pasará a formar parte de la tabla "Alta de precios por proveedor". Los registros de la tabla "Alta en precios por proveedor" si tienen la divisa en pesetas se convertirán al euro siempre que no exista un registro con un proveedor en la moneda euro y en las mismas condiciones, es decir con la misma combinación de propiedades.

Convertir también divisa zona euro, Todo lo arriba indicado se modificará cuando la divisa sea de la zona euro.

Proceso de cambios automáticos

Siempre que seleccione la empresa y se acepte el proceso de conversión mediante el botón "Convertir" existente en la tabla "Empresas", se producirá de forma automática los siguientes cambios de conversión de Pesetas a Euros en la empresa:

Márgenes de Rappels, los márgenes de los Rappels, es decir los importes del Límite inferior, y Límite superior, se traducirán a euros. Las Formas de pago, que tengan un importe fijo en pesetas, traducirán dicho importe a su contravalor en euros. Las tablas de atípicas, se convertirán todos los registros de atípicas cuya divisa sea la peseta, siempre que no exista la misma atípica en la moneda euro y con la misma combinación de propiedades, en este caso no se convertirá la atípica. Tabla de Clientes, en los campos: Riesgo máximo alcanzado, y Riesgo máximo autorizado, y Pesetas impagadas, se actualizarán los importes en euros.

En la pestaña Contabilidad, la subcuenta contable del cliente en la divisa Pesetas, pasará a la divisa Euros.




Artículos, en su Carpeta Precio Compra, los importes de "Coste Promedio" y "Coste Pesetas", este último literal cambiará a "Coste Euros", se convertirán a euros. Carpeta Precio Venta \ PVP, minorista y mayorista. Si tiene un precio en la divisa euro en la tabla de alta de precios por divisa, se sustituirá el precio habitual por este, y el existente como habitual pasará a la tabla precios por divisa con la divisa Peseta. De no existir ningún precio con la divisa euro, simplemente se traducirá los importes de pesetas a euros. Además se convertirán a euros los registros con la moneda peseta siempre que no exista un idéntico registro en la moneda euro y con la misma combinación de propiedades. El precio del Punto Verde se traducirá a euros. Kit. El importe de los componentes del Kit, se traducirá a euros, al valor de sus componentes. Promociones: En el tipo de promoción "Volumen de Ventas" , los importes de los campos "Total ventas mayor o igual" y "menor o igual" se traducirán a euros. En el tipo de promoción "Cantidad vendida", el campo "Precio a Aplicar", se traducirá a euros. En el apartado de Fabrica \Personal \ Tabla de empleados \ Los importes de los costes de personal en pesetas se convertirán a su contravalor en euros. En el apartado de Fabrica \ Ordenes de producción, se traducirán los importes de las líneas de las Ordenes de producción, resultados más costes por las Horas trabajadas a euros. Plantillas: En las plantillas creadas que no tengan ninguna divisa o su divisa sea la peseta, se traducirán todas las líneas de importes y resultados a euros. A partir de ese momento si la plantilla no tiene divisa se considerará que lleva la divisa euro. Liquidaciones: Los importes de las bases y Totales comisionables en las líneas de las liquidaciones se traducirán a euros. A partir de ese momento las liquidaciones de los agentes se realizarán en euros. Documentos: Los documentos existentes con anterioridad permanecerán con la divisa de origen. Al añadir cualquier documento, tendrá por defecto para el mismo la divisa del euro. En las ventanas de documentos, donde se muestren las divisas, se mostrará la bandera de la divisa Peseta y no la bandera de la divisa euro, por ser esta con la que trabaja la empresa. Recibos: Se podrán compensar recibos del mismo cliente cuya divisa de origen sea el euro y otra divisa de la zona euro. Remesas: Se podrán remesar a la vez en euros distintos recibos cuyas divisas de origen sea el euro o divisas de la zona euro. Informes. Todos los informes por defecto saldrán en euros. Aquellos informes que se pueden sacar en la actualidad en pesetas y euros, van a poderse sacar en ambas divisas. En el filtro de selección de los mismos, aparecerá un campo de selección "Importes en Pesetas", para poder imprimirlos o visualizarlos igualmente en Pesetas. Todos los literales que hacían referencia a la Peseta, se cambiarán por Euro.

La divisa de los documentos existentes ante de la conversión no se modificarán.

Todos los precios e importes en pesetas que no están asociados a ninguna divisa y que el programa consideraba dados de alta en pesetas, se convertirán mediante el proceso de redondeo a importes en euros.

La divisa por defecto para todos los documentos, será a partir del proceso de conversión, el euro. Importante: La aplicación mantiene la posibilidad de trabajar con dualidad pero




les informamos que el periodo de dualidad finalizó el 28-02-02.

Ver Práctica

Terminar Última opción comentada en este capítulo. Esta opción le permitirá abandonar el programa.

Ventana terminar




Sistema Permite la introducción de todos los datos iniciales al programa sin los cuales el trabajo posterior con el mismo sería imposible.

Se desplegará un menú con las siguientes opciones:

Opciones de sistema

Importante Si desea tener enlace con ContaPlus, antes de introducir cualquier dato en estas opciones, debe asegurarse de haber efectuado dicho enlace, ya que esta introducción variará según exista enlace o no.

Tablas Generales Son las principales tablas del programa. En ellas estarán incluidos los datos más importantes y necesarios para realizar las diferentes operaciones en el mismo.

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Opciones del menú tablas generales

Divisas

Con este apartado podrán introducirse las diferentes monedas con las que se podrá trabajar en el programa, tanto para compras como para ventas.

Al acceder a esta opción aparecerá una ventana que reflejará la información más importante de las divisas.




Ventana de divisas

La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:

Código

Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación de la divisa.

Nombre

Identificación de la divisa.

Fecha Actualización

Última fecha de actualización del valor de la divisa.

Zona Euro

Si activamos este campo, señala la divisa como moneda perteneciente a la UME (Unión Monetaria Europea). Si al añadir, selecciona esta opción, se activará el campo Tasa de conversión y el usuario sólo podrán introducir dicha tasa, que será el cambio oficial fijado el 01 de enero de 1999, para las divisas que integran esta zona, que corresponde a la relación con 1 euro.




Si no activa este campo la moneda será considerado como zona no euro y tendrá activado sólo el campo Valor en Euros en la que introducirá el cambio de esa divisa con respecto al euro.

Precios Unitarios

Este campo es configurable en el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario.

N.º dígitos enteros. Hasta 10 posiciones enteras. N.º dígitos decimales. Máximo 6 posiciones decimales.

Resultados

En este campo configuraremos el número de dígitos enteros y decimales de los resultados en divisas.

N.º dígitos enteros. Hasta 12 posiciones enteras. N.º dígitos decimales. Máximo 3 posiciones decimales.

Selección de la Bandera

Elegiremos la bandera correspondiente a la nacionalidad de la divisa.

Altas de divisas

Formas de Pago

Esta opción nos permitirá tener reflejadas las diferentes formas de pago de los clientes.




Es importante crear todas las formas de pago antes de la introducción de los clientes, ya que será obligatorio cumplimentar este dato en la ficha del cliente y del proveedor.

Todo el control de Tesorería y Vencimientos dentro del programa estará sujeto a los datos que se introduzcan en las formas de pago.

Dependiendo de los datos que se introduzcan, las facturas generarán uno o varios recibos, indicará cuántos vencimientos habrá, en qué fechas vencerán y qué porcentajes sobre el importe total tendrán.

Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla.

Tabla de formas de pago

En la ventana de introducción de datos aparecerán los siguientes campos:

Código

Código alfanumérico de dos dígitos para la forma de pago.

Descripción

Nombre de la forma de pago.




Tipo Aplazamiento

Este campo es configurable. El aplazamiento del pago puede ser:

Importe Fijo: Se imputará una cantidad fija a pagar en diferentes plazos hasta la finalización de la deuda. Importe Porcentual: Se imputarán uno o varios porcentajes sobre la cantidad total a pagar en diferentes plazos hasta llegar al 100% de la deuda. Pagos a Plazos: Se imputará un importe fraccionado del importe total de la factura, dependiendo del número de plazos introducidos.

Lo utilizaremos cuando necesitemos más de 5 aplazamientos.

Cuando el tipo de aplazamiento es fijo nos pedirá los siguientes campos:

Importe Aplazado: Es el importe fijo que aparecerá en cada recibo generado. Días Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento del recibo, teniendo el programa en cuenta automáticamente el/los día/s de pago del cliente y proveedor.

Cuando el tipo de aplazamiento es Porcentual nos pedirá hasta cinco porcentajes de aplazamiento junto con sus respectivos días de aplazamiento, para calcular el vencimiento de los recibos.

Cuando el tipo de aplazamiento es Pagos a plazos, nos pedirá los siguientes campos:

Número de Plazos: Número de plazos en que se quiere fraccionar el pago (nº de recibos que se generarán). Días Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento de los recibos.

Recibos por Defecto

Cuando la forma de pago genere recibo, podremos indicar si queremos que él/los recibos que genere se creen como Pagados o Emitidos por defecto. En el caso de ser emitidos, podremos marcar la opción Pagado al Vcto., es decir, cuando el recibo supere su fecha de vencimiento se pondrá automáticamente como pagado, se actualizará el Riesgo del Cliente y se generará un movimiento en el fichero de vencimientos que se utilizará para contabilizar el pago del recibo.

Subcuenta Pago

Subcuenta de caja o banco a la que se dirigirá el asiento de contado para el pago de las facturas de proveedores.

Subcuenta Cobro

Subcuenta de caja o banco a la que se dirigirá el asiento de contado para el cobro de las facturas a clientes.

Meses Completos

Cuando se marque esta opción y los días de aplazamiento sean múltiplos de 30, los aplazamientos se calcularán por meses en lugar de por días.




Pasar vctos. a ContaPlus

Si marcamos esta opción, el programa hará el paso de los vencimientos a ContaPlus. Este campo permanecerá inactivo si no se ha enlazado previamente al programa a ContaPlus.

Dto. P.P.

En este campo se introducirá el descuento por pronto pago asociado a la forma de pago.

Altas de formas de pago

Ver Práctica

Bancos

Con este apartado podrán introducirse las diferentes entidades bancarias con las que se podrá trabajar en el programa.




Ventana de bancos

La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos.

Entidad Bancaria : Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la entidad bancaria.

Agencia

Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.

Nombre

Descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.

Sucursal

Descripción de la sucursal bancaria.

Dirección

Dirección de la entidad bancaria.

Código de Provincia




Campo compuesto por cuatro dígitos. Este campo anteriormente habrá sido definido en el menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.

Población

Ciudad a la que corresponde la dirección.

País

País al que se corresponde el banco.

Teléfono

Número del teléfono del banco.

Fax

Fax del banco o sucursal.

Persona de Contacto

Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto que tengamos en el banco.

Observaciones: Campo abierto para introducir cualquier anotación sobre el banco.

Altas de bancos

Gestión documental




La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al banco obtenidas desde un escáner, o cualquier tipo de fichero relacionado con el banco.

Importante No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo TWAIN de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital ........)

Tipos de IVA

Permite asignar los diferentes tipos de IVA junto con la descripción y el recargo de equivalencia correspondiente.

Al acceder a esta opción a parecerá una ventana que reflejará la información más importante de los tipos de IVA.

Tipos de IVA

La ventana de introducción de datos contiene los campos que se explican a continuación.

Tipo de IVA




Campo alfanumérico de 1 dígito para codificar los diferentes tipos de IVA.

Descripción

Nombre del tipo de IVA.

% IVA

Porcentaje que se asignará a este tipo de IVA.

% Recargo

Porcentaje de recargo que lleva el tipo de IVA.

Ventana de introducción de tipos de IVA

Importante Cualquier cambio en los porcentajes de IVA ya utilizados podrá repercutir en una información errónea, tanto en listados como estadísticas. Actúe con precaución.

Propiedades de Artículos

Esta opción permite introducir una serie de propiedades asociadas a los diferentes artículos.




Ventana de propiedades de artículos

Datos Generales

Código

Campo alfanumérico de cinco dígitos para la identificación de la propiedad a añadir.

Descripción

Identificación de la nueva propiedad.

Literal

Literal asociado a la propiedad.

Permitir duplicados en almacén

Se marcará esta opción cuando la propiedad se pueda duplicar para más de una unidad de stock, por ejemplo para propiedades tipo Color, Talla, Fecha, Versión, Lote, etc.

Permite introducir la propiedad con formato dd-mm.aa. Es incompatible con la opción Propiedad con tabla asociada.




Propiedad con tabla asociada

Se podrá marcar esta opción siempre que este marcada la opción de permitir duplicados en almacén. Esta configuración habilitará la opción de Tabla y dará la posibilidad de indicar los valores fijos de la propiedad, por ejemplo los colores de la propidad color.

Tipo fecha

Al marcar esta opción el campo propiedad se capturará en formato fecha. Esta opción se utilizará para configurar una propiedad tipo Fecha para Trazabilidad, por ejemplo, una fecha de caducidad, o consumo preferente.

Altas de propiedades de artículos

Tabla

En esta carpeta se recogerán las diferentes formas de clasificar el artículo de acuerdo a una propiedad dada, por ejemplo, si la propiedad es talla, las clases serán S, M, L, XL, etc.

La pantalla de introducción de datos presenta los siguientes campos:

Código

Campo alfanumérico para la identificación de la clase.

Descripción

Identificación de la clase.

Nº de Orden

Campo numérico de tres dígitos para establecer el orden en que aparecerán las clases en la ventana de capturas matriciales de líneas de productos.

Código para Códigos de Barras




Campo numérico en el que introduciremos el valor que se insertará en los códigos de barras cuando para identificar las propiedades cuando empleemos el segmento Código de Propiedad para Cód. Barras 1º o Código de Propiedad para Cód. Barras 2º en la opción Modelos de Códigos de Barras.

Altas de tablas

Ver Práctica

Familias

Este apartado trata de las diferentes familias en las que se agruparán los artículos.




Tabla de familias

Ejemplo Una tienda de ropa podrá agrupar sus artículos en familias, como familia de complementos, familia de ropa de caballero, familia ropa de señora, etc.

Datos Generales

Código Familia

Código identificativo de la familia compuesto por cinco dígitos alfanuméricos.

Familia

Descripción de la familia.

Período de Garantía

Campo numérico, en el que introducirá el período de garantía, que tendrá valor para todos los artículos agrupados en dicha familia.

Al indicar o modificar este campo y pulsar el botón Aceptar mostrará el mensaje: "Se ha modificado el período de garantía de la Familia. ¿Desea realizar una actualización de los períodos de garantía de los artículos pertenecientes a esta Familia?.




Si pulsa SI, se actualizará el campo "Período de garantía" de todos los artículos de la familia con el nuevo valor. Si pulsa NO, no se realizará ningún proceso, sólo quedará constancia en esta opción.

Importante Este campo puede ser de gran utilidad al usuario, introduciendo de una sola vez el período de garantía para todos los artículos pertenecientes a la familia.

Código para Código de Barras

Campo numérico, en el que introduciremos el valor que se insertará en el códigos de barras para identificar la familia cuando empleemos el segmento Código de Familia para Cód. Barras en la opción Modelos de Códigos de Barras. No se permitirá emplear el mismo código en distintas familias.

Propiedades

Podrá asociar hasta dos propiedades a los artículos de cada familia. Las propiedades deberán estar previamente definidas en la opción Propiedades de Artículos del apartado Tablas Generales en el menú Sistema.

Captura de Información de Trazabilidad

Los datos de trazabilidad se pueden gestionar a través de los campos propiedades o seleccionado esta opción y capturando los datos de trazabilidad en cada uno de los movimientos de stock. Al activar esta opción se podrán configurar los literales para el Lote y la Fecha.

Datos Definibles

Son las características que van a estar asociadas a los artículos de la familia.




Altas de familias

Las familias, en el programa de Facturación, son lo que los grupos de ventas en el programa de contabilidad, ContaPlus.

Para una buena clasificación de los productos, es fundamental contar con una óptima codificación de familias, ya que muchos de los listados y estadísticas, en el programa, aparecerán ordenados por familias.

Clientes

Podremos introducir los precios y los descuentos que aplicaremos en las ventas que se realizan a los clientes.

En la siguiente pantalla aparecen los campos de esta carpeta.




Situación atípica para clientes

Cliente

Se introducirá el código del cliente al que queremos aplicar el precio o el descuento para esta familia de productos.

Divisa

Divisa con la que se facturará a este cliente en todos los productos de esta familia.

Periodo de Validez

Pondremos un rango de fechas, en el cual tendrá validez la situación atípica que definamos.

Precio

El campo precio permite variar entre:

Fijo: El precio introducido será el aplicado al realizar ventas de artículos de esta familia, al cliente indicado. Lineal: Calculará el nuevo precio del artículo (de esta familia) sumando la cantidad que introduzcamos a continuación. Porcentual: El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), se utilizará para calcular el precio que se aplicará en las ventas de los productos de esa familia al cliente que tengamos definido.




Dto.

Aparecerán las mismas posibilidades que para el grupo Precio.

Para la introducción de esta información aparecerá la pantalla siguiente:

Alta de situación atípica

Agentes

Podrán introducirse las Comisiones de los Agentes para todos los artículos de esta familia de productos.

La pantalla que aparecerá contendrá los siguientes campos:

Código del Agente

Código del agente al que deseemos modificar la comisión para cada familia de productos.

Periodo de Validez


Comisión

Permitirá introducir una comisión fija para este agente o una variación lineal o porcentual de la comisión que ese agente tiene asignada por defecto.




Situación atípica para agentes

La pantalla de introducción de datos es como la mostrada a continuación.





Proveedores

Podremos introducir los precios y los descuentos que aplicaremos en las compras que se realizan a los proveedores.

En la siguiente pantalla aparecen los campos de esta carpeta.

Situación atípica para proveedores

Proveedor

Se introducirá el código del proveedor al que queremos modificar el precio o el descuento para esta familia de productos.

Divisa

Divisa con la que nos facturará ese proveedor en todos los productos de esta familia.

Periodo de Validez


Precio


Fijo: El precio introducido será el aplicado al realizar compras de artículos de esta familia, al proveedor indicado.




Lineal: Calculará el nuevo precio del artículo (de esta familia) sumando la cantidad que introduzcamos a continuación. Porcentual: El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), variará el precio del artículo en ese porcentaje introducido, al realizar las compras a ese proveedor.

Dto.

Aparecerán las mismas posibilidades que para el grupo precio.

Para la introducción de esta información aparecerá la pantalla siguiente:


Ver Práctica

Grupos de Clientes

Este apartado trata de los diferentes grupos en los que se agruparán los clientes.




Tabla de grupos de clientes

La ventana de introducción de datos aparecerá dividida en dos carpetas:

Datos Generales

Código

Campo alfanumérico de cuatro dígitos para la identificación del grupo de clientes.

Descripción

Identificación del grupo de clientes.




Altas de grupos de clientes

Atípicas

Artículo

Se introducirá el código del artículo sobre el que queramos aplicar el precio o descuento para este grupo de clientes.

Familia

Descripción de la familia.

Divisa


Periodo de Validez


Precio


Fijo

El precio introducido será el aplicado al realizar ventas de artículos de esta familia, al cliente indicado.

Lineal

Calculará el nuevo precio del artículo (de esta familia) sumando la cantidad que introduzcamos a continuación.




Porcentual

El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), se utilizará para calcular el precio que se aplicará en las ventas de los productos de esa familia al cliente que tengamos definido.

Dto.


Altas de atípicas

Departamentos

En este apartado se tratará de los departamentos a los que pertenece el personal.

Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:




Tabla de departamentos

En la pantalla de introducción de datos aparecerán los siguientes campos:

Código

Código alfanumérico de tres dígitos identificativo del departamento.

Descripción

Descripción de cada uno de los departamentos.

Introducción de departamentos

En la tabla de Departamentos aparecerá el nuevo creado. Repita consecutivamente esta operación para introducir tantos departamentos como desee.




Tipos de Llamadas

En esta ventana introduciremos las clases de llamadas que tengamos.

Al acceder a esta opción se mostrará la siguiente pantalla.

Tipos de llamadas


Código

Código alfanumérico de tres dígitos identificativos de las distintas llamadas.

Descripción

Nombre con el cual identifiquemos cada tipo de llamada.




Alta de tipos de llamadas

En la ventana de Tipos de Llamadas aparecerá el nuevo creado. Repita sucesivamente esta operación para introducir tantos tipos como desee.

Provincias

En esta opción se incluyen todas las provincias de España, codificadas con los dos primeros dígitos del código postal.

Esto no significa que su utilidad sea únicamente para codificar las diferentes provincias, sino que se podrá utilizar para cualquier otro tipo de clasificación definida por el usuario, permitiendo la anulación y modificación de las ya existentes y la creación de otras nuevas.

Tabla de provincias




La ventana de introducción de datos para provincias contendrá los siguientes campos:

Código Provincia

Código alfanumérico identificativo de la provincia compuesto por cuatro dígitos. Ejemplo: Madrid, 0028.

Provincia

Descripción de la provincia.

Código Zona

Código alfanumérico de tres dígitos para la agrupación de las provincias. Por defecto, aparecen agrupadas por Comunidades Autónomas.

Zona

Descripción de la Comunidad Autónoma a la que pertenece la provincia.

Altas de provincias

Zonas

En esta opción se incluyen todas las Comunidades Autónomas de España, codificadas con tres caracteres identificativos de su nombre.

Esto no significa que su utilidad sea únicamente para codificar las diferentes comunidades autónomas, sino que se podrá utilizar para cualquier otro tipo de clasificación definida por el usuario, permitiendo la anulación y modificación de las ya existentes y la creación de otras nuevas.




Ventana de zonas


Código Zona

Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación de la zona o la Comunidad Autónoma.

Zona

Identificación de la zona o de la Comunidad Autónoma.

Altas de zonas

Países




En esta opción se incluyen una serie de países, codificados con cuatro caracteres identificativos de su nombre.

Tabla de países


Código

Campo alfanumérico de cuatro dígitos para la identificación del país.

Nombre

Identificación del país.

Selección de Bandera

Se elegirá la bandera correspondiente a cada país.




Altas de países

Cuentas Remesas

En este apartado trataremos sobre las cuentas de remesas para los recibos.

Recordamos que como paso previo a la creación de las diferentes cuentas de remesas es necesario realizar el enlace con ContaPlus. En el caso de no encontrarse enlazado a dicho programa, al acceder a esta opción, el programa no pasará por el campo Subcuenta, con lo cual al traspasar las remesas a contabilidad no encontrará esas subcuentas y mostrará un mensaje.

Importante La cuenta de remesa será obligatorio en la ficha del cliente. De esta forma al realizar pagos de recibos de forma automática (recibos por defecto cobrados o cobrados al vencimiento), se podrá realizar el asiento contable de pago del recibo utilizando la subcuenta del cliente y la subcuenta de la cuenta de remesa asociada al cliente.

Al acceder a esta opción, visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.




Tabla de cuentas de remesas


Código Cuenta

Campo alfanumérico de dos dígitos para identificar la cuenta de remesas.

Nombre

Descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.

Dirección

Dirección de la entidad bancaria.

Entidad Bancaria

Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la entidad Bancaria.

Agencia

Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.

Nº Cuenta




Diez dígitos numéricos para la identificación de la cuenta corriente.

Subcuenta

Subcuenta contable del banco. Se formará con el número de dígitos del nivel de desglose de la empresa a la que se haya efectuado el enlace con ContaPlus. No estará activo si dicho enlace no existe.

Sufijo

Campo de tres dígitos incluido en el formato del cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario, para remesar recibos.

Sufujo Norma 58

Es igual que el sufijo pero para el cuaderno 58 del Consejo Superior Bancario.

Altas de cuentas de remesas

Importante En la cuenta de remesas no se indica en ningún campo los dos dígitos de control para el banco. El programa los calcula automáticamente a partir del número de cuenta, entidad bancaria y agencia, y los introduce en el listado de remesas o en el fichero en formato magnético de remesas para la entrega en el banco.

Grupos de Venta

En este apartado están incluidos las diferentes agrupaciones de venta para la contabilidad.




Ventana grupos de venta

La ventana de introducción de datos, recogen las diferentes agrupaciones de venta para la contabilidad.

Recordamos que como paso previo a la creación de los diferentes grupos de venta, es necesario realizar el enlace con ContaPlus en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\ContaPlus, en el caso de no encontrarse enlazado a dicho programa, al acceder a esta opción, el programa mostrará un mensaje de Atención.

Contiene los siguientes campos:

Código Grupo

Código alfanumérico compuesto por el número de dígitos de desglose de la empresa de ContaPlus con la que se haya enlazado menos 3, que son los dígitos de cuenta. Por ejemplo, si la empresa en ContaPlus tiene 7 dígitos de nivel de desglose, el grupo de ventas estaría formado por 4 (7-3); si tuviera 9 dígitos, el grupo de ventas estaría formado por 6 (9-3).

Grupo de Venta

Identificación del grupo de venta.




Altas de grupos de ventas

Importante Se recomienda la codificación numérica de los Grupos de Ventas, debido a que en el programa ContaPlus se generarán subcuentas con los dígitos del grupo de venta y si éstos no son numéricos ContaPlus no podrá trabajar con ellos.

Grupo de Compra

En este apartado están incluidos las diferentes agrupaciones de compra para la contabilidad.

Tabla de grupos de compra





Código Grupo

Código alfanumérico compuesto por el número de dígitos de desglose de la empresa de ContaPlus con la que se haya enlazado menos 3, que son los dígitos de cuenta. Por ejemplo, si la empresa en ContaPlus tiene 7 dígitos de nivel de desglose, el grupo de compra estaría formado por 4 (7-3); si tuviera 9 dígitos, el grupo de compra estaría formado por 6 (9-3).

Grupo

Identificación del grupo de compra.

Altas de grupos de compra

Importante Se recomienda, al igual que en grupos de venta, la codificación numérica de los Grupos de Compra, debido a que en el programa ContaPlus se generarán subcuentas con los dígitos del grupo de compra y si éstos no son numéricos ContaPlus no podrá trabajar con ellos.

Rappels

En este apartado se reflejarán los tipos de rappels que se aplicarán al cliente por un volumen de compra.

Al acceder a esta opción aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación.




Ventana de rappels

En la ventana de introducción de datos aparecerán los siguientes campos.

Tipo de Rappel

Campo alfanumérico de tres dígitos identificativo del rappel.

Límite Inferior

Cantidad mínima de compra.

Límite Superior

Cantidad máxima de compra.

% Descuento

Descuento acordado basado en las cantidades establecidas.




Altas de rappels

Ejemplo Tipo de rappel O1. A todos los clientes que su volumen de compra este comprendido entre 12.020€. Hasta 18.030€ Les aplicaremos un 4%. Todos aquellos clientes, que en su carpeta comercial tengan el tipo de rappel 01, se le aplicará dicho descuento.

Generación Códigos de Barras Opción desde la que generaremos códigos de barras automáticamente. Para poder realizar este proceso previamente debe tener dados de alta los modelos en la opción Modelos Códigos de Barras en Sistema\ Tablas Generales. Al entrar a la opción visualizamos siguiente pantalla:

Filtro de Artículos

Primera pantalla que nos encontramos al ejecutar el asistente.

Asistente Generación Códigos de Barras (Filtro de Artículos)




Para realizar la generación formada por los siguientes campos:

Familia

Introduciremos el código de familia para la que generaremos los códigos de barras. Al acceder al filtro visualizaremos todos las familias dadas de alta en dicha tabla y obligatoriamente tendremos que seleccionar una de ellos.

Desde Referencia

Por defecto aparece el primer artículo de la Tabla de Artículos, siempre y cuando no sea un Anticipo. Primer artículo para el que se generará el código de barras.

Hasta Referencia

Por defecto último artículo de la Tabla de Artículos siempre que no sea un Anticipo. Será un campo obligatorio si ha rellenado el campo anterior(desde referencia).

Proveedor habitual

Por defecto vacío. Con esta opción podrá generar códigos solamente para los proveedor habitual seleccionado.

Generación Códigos de Barras por cada una de las combinaciones de Propiedades

Campo que sólo estará habilitado cuando la Familia indicada anteriormente en el Filtro, tiene asociada una o dos propiedades en el caso de que trabajemos con propiedades, y una de ellas tenga Tabla Asociada.

Incluir artículos que ya tengan códigos de barras

Campo que nos permite incluir en el filtro aquellos Artículos que tengan ya asignado un código de barras en la Tabla de Artículos y deseamos modificarlos.

Selección del modelo de Código de Barras

Se mostrará una tabla con los modelos de códigos de barras que según los filtros anteriores cumplen las condiciones. Si el filtro muestra más de un código disponible debe seleccionar uno de ellos, para marcar el tipo de código a generar situamos el cursor sobre él y haremos un doble clic de ratón, parecerá un aspa azul :




Asistente Generación Códigos de Barras (selección del modelo de código de barras)

Una vez seleccionado el modelo pulsando el botón Siguiente:

Selección de Artículos

Visualizaremos los artículos que cumplen las condiciones de los dos pasos anteriores del asistente, la aplicación muestra todos los artículos que cumplen al menos una de




las condiciones del filtro.

Los artículos que cumplen todas las condiciones del filtro muestran en la columna OK un visto verde . Aquellos artículos que cumplen sólo alguna de las condiciones aparecerán con un aspa roja en el campo OK

Importante Si alguno de los artículos del filtro no cumple las condiciones del filtro puede ser por uno de los siguientes motivos: - Que no tenga relleno el campo Código para Código de Barras en Sistema\ \Tablas Generales\Familias\Datos Generales. - Que no esté cumplimentado el campo Código para Código de Barras en Sistema\Tablas Generales\Propiedades de Artículos\, carpeta Tabla.

Si ha marcado la opción Incluir artículos que ya tengan códigos de barras se incluirán en este filtro todos los artículos aunque tengan código de barras, al generar se sobreescribirán los datos.

El siguiente paso del asistente se visualizará si:

Si esta marcada la opción "Generar códigos de barras por cada una de las combinaciones de propiedades". Si la familia tiene 1 ó 2 propiedades con tabla asociada. Y si en el modelo de código de barras seleccionado existe alguna de las siguientes partidas:

Código de Propiedad 1º Cód. de Propiedad 1º para Cód. Barras Código de Propiedad 2º Cód. de Propiedad 2º para Cód. Barras

Selección de valores para las propiedades




Además, se mostrará una tabla para la 1º propiedad cuando en el modelo de código de barras existan alguna de las siguientes partidas:

Código de Propiedad 1º Cód. de Propiedad 1º para Cod. Barras

Y se mostrará una tabla para la 2º propiedad cuando en el modelo de código de barras existan alguna de las siguientes partidas:

Código de Propiedad 2º Cód. de Propiedad 2º para Cod. Barras

Podrá seleccionar cada uno de los valores de cada una de las tablas para decidir qué combinación de propiedades quiere generar para el código de barras. Debe seleccionar como mínimo un valor para cada tabla. Por defecto se mostrarán todos los valores como marcados. Podrá marcar/ desmarcar con un doble clic de ratón, para continuar pulse siguiente:

Selección de Combinaciones de propiedades

En este paso se mostrarán las combinaciones resultantes de Valores de Propiedad 1º x Valores de Propiedad 2º.

Este paso del asistente se mostrará si:

Se ha mostrado el paso anterior (4/7) Se han mostrado dos tablas de propiedades

Selección de Combinaciones de propiedades

Podrá marcar exactamente que combinaciones quiere utilizar para generar códigos de




barras. Por defecto se mostrarán todos los valores como marcados. Podrá marcar/ desmarcar con un doble clic de ratón, para continuar pulse siguiente:

Previsualización

Obtendremos una visualización de los segmentos que forman el código de barras a generar.

Previsualización

Si uno de los segmentos del código de barra es tipo Contador, visualizaremos un nuevo campo:

Contador

Campo en el que introduciremos el número de contador a partir del que se generarán los códigos.

Prueba

Pulsando este campo se realiza la comprobación de:

Que genera códigos de barras no duplicados y que no estén duplicados con los ya existentes en la base de datos. Si se tiene configurado un segmento de Código de Familia para código de barras, todos los valores de las familias de los artículos filtrados deberán tener datos en este campo. Si se tiene configurado un segmento de Código de propiedad para código de barras 1º, todos los valores de las tablas asociadas de las propiedades de las Familias de los artículos filtrados, deberán tener datos en este campo.




Si se tiene configurado un segmento de Código de propiedad para código de barras 2º, todos los valores de las tablas asociadas de las propiedades de las Familias de los artículos filtrados, deberán tener datos en este campo.

Prueba

Hasta que no pulse este botón, no se podrá pasar al paso siguiente del asistente Generación.

Generación

Último paso del asistente, se procede a rellenar automáticamente los códigos de barras de los artículos.

Al pulsar "Terminar", se lanzará el proceso:

Se localizará el modelo de código de barras. Se localizarán los artículos del filtro.

Generación de Códigos de Barras

Clientes En esta opción podremos introducir los clientes y direcciones comerciales.

Esta opción lleva asociado un icono de acceso directo a la ventana de Clientes.




Icono de Clientes

Recordamos que como paso previo a la creación de los diferentes clientes, es necesario realizar el enlace con ContaPlus, en el apartado de Útil\Entorno de sistema\Personalización\ContaPlus, y marcar si se desea la opción de actualización de los datos de los clientes en modificaciones. En el caso de no encontrarse enlazado a ContaPlus, no se crearán las subcuentas contables de los clientes automáticamente, teniéndolas que añadir en ContaPlus manualmente.

Al acceder a esta opción, visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

Ventana de clientes

Datos Generales

Al acceder a esta opción aparecerá la siguiente pantalla:





Código Cliente

Campo numérico de seis dígitos para la identificación del cliente. Permite solamente la introducción de números para la codificación. Esto es debido a que el código se utiliza como enlace de facturación a contabilidad.

NIF/DNI

Número de Identificación Fiscal del cliente o Documento Nacional de Identidad, al introducir el DNI, y darle a enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

Si on-line

Desde este botón visualizará una ventana en la que deberá introducir el Login (nombre de usuario/ empresa registrada en el portal) y Password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.) Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Registrar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.

Seguidamente se mostrará una nueva ventana con información concerniente al servicio que va a utilizar.

Si pulsa sobre el botón Continuar visualizará una ventana indicando que se está realizando el proceso. Finalizado dicho proceso, los datos disponibles de este cliente quedarán actualizados en la ficha del cliente.




Importante Estos datos sólo quedarán grabados al pulsar el botón Aceptar de la ventana Añadir/ modificar clientes.

Nombre

Campo donde introduciremos la identificación del cliente, nombre y apellidos.

Grupo de Clientes

Código del grupo de clientes al que pertenece el cliente.

Nombre Comercial

Descripción comercial del cliente.

Dirección

Calle, número de la calle, piso y letra.

Población


Código Provincia

Campo compuesto por cuatro dígitos. Este campo habrá sido definido anteriormente en el menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.

País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del cliente.

Código Postal

Campo para la introducción del código postal del cliente.

Código Edi (EAN)


Tfno. 1

Primer teléfono de contacto.

Tfno. 2

Segundo teléfono de contacto.

Fax

Campo donde se reflejará el número de fax.

E-Mail




Dirección de correo electrónico del cliente. Permitiendo si pulsa el botón con forma de arroba mandar un email al cliente desde esta pantalla. En este campo se pueden indicar más de una dirección de correo electrónico, separando las direcciones con un punto y coma, de esta manera los emails podrán dirigirse a más de un destinatario.

Persona Contacto

Nombre de la persona que estará encargada de ser el contacto con el cliente.

Observaciones

Anotaciones sobre cualquiera de los datos generales a los que nos hemos referido anteriormente.

Datos Comerciales

Una vez introducido el código del cliente en la carpeta Datos Generales, el programa permitirá el acceso a otras carpetas, siendo una de ellas Datos Comerciales.

Al acceder a esta carpeta visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

Carpeta datos comerciales

En esta carpeta de datos comerciales aparecerán los siguientes campos:

Agente

Campo de tres dígitos alfanuméricos. Será el código del agente asociado por defecto




al cliente. Podrá modificarse en la propia factura. Este campo debería haberse definido en la opción Agentes del menú Sistema.

Forma de Pago

Campo de dos dígitos alfanuméricos. Será la forma de pago habitual de este cliente y podrá modificarse en la propia factura. Este campo debería haberse definido en la opción Formas de Pago del menú Tablas Generales.

Días Pago

Primer, segundo y tercer día fijo de pago del cliente.

Descuento Especial

Descuento adicional que podremos aplicar al cliente por distintos conceptos.Es modificable en factura.

Descuento Pronto Pago

Descuento adicional por un pago anticipado. Es modificable en la propia factura.

Tipo Descuento

Campo numérico de 1 dígito. Su valor debe estar comprendido entre 1 y 6. Es imprescindible cumplimentar este campo. Descuento por defecto que tomará entre los 6 diferentes por artículo. Es modificable en la propia factura.

Divisa (defecto)

Moneda con la que se facturará a ese cliente por defecto. Este campo debería haberse definido en la opción Divisas del menú Tablas Generales.

Riesgo Máximo Autorizado

Cantidad impagada máxima autorizada a un cliente.

Riesgo Alcanzado

Es el riesgo que tiene actualmente el cliente. Este riesgo corresponde a todo lo que dicho cliente tiene pendiente de pago.

Euros Impagados

Es la acumulación de euros impagados de las facturas cuyos recibos se encuentren impagados y su fecha de vencimiento sea superior a la actual.

Número Copias Factura

Número de copias que el programa imprimirá en las facturas de ese cliente.

Serie de Facturas

Campo alfabético de 1 dígito. Su valor podrá ser A o B. Serie por defecto para las facturas a este cliente. Es modificable en la propia factura.




Tipo de Rappel

El código de este campo deberá introducirse previamente en la opción Rappels del menú Tablas Generales.

Cuenta de Remesas

El código de esté campo deberá introducirse previamente en la opción Cuenta de Remesas del menú Tablas Generales. Es imprescindible cumplimentar este campo para que los recibos que generen las facturas de este cliente puedan remesarse.

Régimen IVA

Seleccionaremos uno de los cuatro regímenes establecidos:

General

Se le aplicará a este cliente los porcentajes de IVA que lleven los artículos en la factura.

UE

Se le aplicará a este cliente el tipo de IVA de la Unión Europea (Normalmente 0%).

Exento

Independientemente del porcentaje de IVA que lleven los artículos, la factura estará Exenta de IVA (Clientes de Andorra, Islas Canarias...).

Exportaciones

Tipo de IVA aplicable a las ventas fuera de la UE.

Transportista

Código del Transportista asociado al cliente.

Recargo de Equivalencia

Si marcamos esta opción, calculará el/los recargo/s de equivalencia asociado/s a el/los porcentaje/s de IVA de el/los artículo/s en la factura. Sólo estará activa en caso de haber seleccionado IVA General. Si marcamos esta opción tendremos deshabilitado el campo Facturar con IVA incluido.

Facturar con IVA Incluido

Sólo tendremos este campo activado cuando no tengamos activado el campo Recargo de Equivalencia o el de Permite envío factura electrónica ya que estos campos son excluyentes. Si marcamos este campo, en la factura o abono, tendrá en las líneas del documento el IVA incluido.

Permite Envío Factura Electrónica

Si se marca, permitirá el envío de facturas, abonos y facturas rectificativas electrónicas al cliente. Por defecto esta casilla de validación aparecerá desmarcada. Es necesario que se tengan cumplimentados los campos de email y fax para un correcto




envío de los documentos. Las casillas de validación Permite envío factura electrónica y Facturar con IVA Incluido no podrán estar marcadas simultáneamente.

Aplicar Precio Mayorista

Al marcar este campo se identificará al cliente como mayorista para relacionarlo, posteriormente, con el campo artículo y su precio a mayoristas.

Inicio Vacaciones

Introduciremos la fecha inicial de las vacaciones del cliente.

Fin Vacaciones

Introduciremos la fecha en que finalizan las vacaciones del cliente.

Estos dos campos son muy importantes, al introducir estas fechas, dependiendo del día de pago de la ficha del cliente se generarán sus recibos sin tener en cuenta su periodo vacacional.

Bloqueado

Si marca esta opción el cliente quedará bloqueado y se habilitará un campo donde podrá introducir el motivo del bloqueo. Si definitivamente marca este campo, debe saber que no podrá generar documentos a este cliente.

Banco

Esta carpeta dispone de mantenimiento propio, es decir, podrá añadir, modificar, eliminar, etc., todas las cuentas bancarias que necesite, además de considerar una de ellas como la predeterminada para todos sus movimientos bancarios.

Para añadir una cuenta bancaria deberá pulsar el botón Añadir.




Carpeta datos bancarios

La carpeta de introducción de datos contiene los siguientes campos:

Banco

Descripción de la entidad bancaria del cliente.

Código Entidad

Número de cuatro dígitos para la identificación de la entidad bancaria.

Agencia

Número de cuatro dígitos para la identificación de la agencia bancaria.

DC

Dígito de Control que se calculará automáticamente a partir de la Entidad, Agencia y la Cuenta.

Cuenta

Número de diez dígitos de la cuenta del cliente.

Predeterminada

Al añadir por primera vez una cuenta bancaria, el campo "Predeterminada", estará marcado.




Por defecto esta opción se encontrará marcada si es la primera cuenta bancaria que añade, esta cuenta predeterminada será la receptora por defecto de todos los registros en cartera que generen sus documentos aunque podrá ser modificada. Sólo podrá existir una cuenta predeterminada para este cliente.

Dirección

Calle y número de la entidad bancaria.

Población

Ciudad donde se ubica el banco.

Provincia

Código numérico de dos dígitos de la provincia a la que pertenece el banco.

País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del banco.

Teléfono

Número del teléfono del banco, código alfanumérico de 17 caracteres.

Fax

Fax del banco o sucursal, código alfanumérico de 17 dígitos.

Persona de Contacto

Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto que tengamos en el banco.

Observaciones

Campo abierto para introducir cualquier anotación sobre el banco, máximo 100 caracteres alfanuméricos, por cada uno de los campos.

Direcciones

Una vez introducido el código del cliente en la carpeta Datos Generales, el programa permitirá el acceso a otras carpetas, siendo una de ellas Direcciones.

Al acceder a esta carpeta visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.




Carpeta direcciones

Al crear un cliente, en sus datos generales se introducen unos datos de dirección que corresponden a la dirección fiscal del cliente para las facturas. No obstante, en muchos casos los clientes disponen de otras direcciones, al margen de ésta, para los envíos. Estas son las que se introducirán en esta carpeta y servirán para los albaranes de envío al cliente, aunque la factura siempre irá dirigida a la dirección fiscal del mismo. Dicha dirección fiscal quedará grabada automáticamente en esta carpeta con el número 0.

Ejemplo Tenemos un cliente "Técnicas de Gestión S.L." con sede central en Madrid, que a su vez tiene delegaciones en Barcelona y Sevilla. La dirección fiscal será la de Madrid y las direcciones comerciales las de Barcelona y Sevilla.

Importante Posteriores modificaciones de la dirección fiscal del cliente en la carpeta General, suponen la actualización de la misma en la carpeta de direcciones número 0, y viceversa, es decir, que si realizamos alguna modificación en la dirección 0 de esta carpeta, también supone la actualización en la carpeta General del cliente, esta actualización de la dirección 0 será en el momento en el que se pulse la acción aceptar de la pantalla Datos generales. No se actualiza porque nos movamos por las distintas carpetas de la tabla de clientes.

La pantalla de introducción de datos de nuevas direcciones comerciales contiene los siguientes campos:




Altas de direcciones comerciales

Identificador

Campo numérico de 2 dígitos para la identificación de la dirección comercial. Siempre se creará automáticamente la dirección número 0 con los datos fiscales del cliente que se introducirán previamente en la carpeta de Datos generales.

Código Edi (EAN)


Nombre de Dirección

Descripción de cada una de las direcciones comerciales. La dirección número 0 creada aparece sin nombre, pero se podrá modificar y asignarle el que se desee.

Dirección

Dirección del cliente (calle, número y letra).

Población


Provincia

Código de la provincia a la que pertenece. Este deberá introducirse previamente en la opción Provincias del menú Tablas Generales.

Código Postal

Campo para la introducción del código postal correspondiente a la dirección.

Ruta

Código alfanumérico de dos dígitos, nos permitirá realizar el filtro de selección de clientes dentro de la ruta a la que pertenecen, en el apartado de Sistema\Autoventas\Rutas pestaña de clientes filtro.




Teléfono

Teléfono de contacto.

País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden al país de la dirección.

Contabilidad

En esta carpeta encontraremos todos los datos contables del cliente. Unicamente estará activa esta carpeta si tenemos realizado el enlace con ContaPlus.

Carpeta contabilidad

Subcuenta

En este campo introduciremos la subcuenta contable que se asocia a ContaPlus. Tendrá el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado. Se recomienda dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción de Enlace ContaPlus.

Cuenta de Ventas

Código de tres dígitos numéricos correspondiente a la cuenta contable a la que pasará la venta de las facturas de este cliente. Estos tres dígitos más los correspondientes al grupo de ventas de los artículos formarán la subcuenta contable de ventas.

Cuenta de Ventas de Servicios




Código de tres dígitos numéricos correspondiente a la cuenta contable a la que pasará la venta de servicios de las facturas de este cliente. Estos tres dígitos más los correspondientes al grupo de ventas de los artículos formarán la subcuenta contable de ventas de servicios.

Subcuenta de Gastos Suplidos

Esta subcuenta mostrará el código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos suplidos que aparezcan en las facturas.

Libro Mayor

Podremos establecer un intervalo de fechas para la visualización de los apuntes contables asociados al cliente en este periodo. Situándonos sobre la línea deseada y pulsando el botón Ver Asiento, visualizaremos el asiento contable correspondiente y las empresas que tengamos asociadas en Contaplus.

Atípicas

Son condiciones de venta especiales y personalizadas para cada cliente. Desde esta pantalla podrán visualizarse las situaciones atípicas que tendrá el cliente que estemos consultando, pudiendo añadir nuevas situaciones atípicas (precios, dtos.) para dicho cliente.

Carpeta situaciones atípicas

Desde la pantalla de añadir datos se podrán incluir, el precio y/o descuento que se aplicará en las ventas a este cliente en un determinado artículo o en una familia de artículos.




Altas de atípicas

Artículo o Familia

Código del artículo o familia.

Divisa


Periodo de Validez


Precio


Fijo: El precio introducido será el aplicado al realizar ventas de artículos de esta familia, al cliente indicado. Lineal: Calculará el nuevo precio del artículo (de esta familia) sumando la cantidad que introduzcamos a continuación. Porcentual: El % que introduzcamos a continuación y el precio que figura en la ficha del artículo (de esta familia), se utilizará para calcular el precio que se aplicará en las ventas de los productos de esa familia al cliente que tengamos definido.

Dto.





Comentarios

En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario.

No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

Además, en la barra de botones de la tabla de clientes podemos encontrar las siguientes opciones:

Botón Consulta

Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla de búsqueda.

Botón Documentos

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese cliente.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función.

También podremos fijar un valor por defecto de copias a imprimir en cada uno de los documentos, siempre tomará estas en la impresión al no ser que en la pantalla de impresión se indiquen otras, distintas a una.

Botón Gráficos

Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de clientes de la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.




Carpeta gráficos

Visualizaremos gráficamente la facturación anual del año en curso y año anterior, teniendo una comparativa muy intuitiva de los dos años. Incluso, podríamos variar el tipo de gráfico con los botones incluidos en la carpeta para este fin.

Botón Copiar

Ejecutando esta opción creará un duplicado de los datos del cliente que tengamos seleccionado.

Al introducir el nuevo código nos preguntará si desea importar las Tablas asociadas, si se acepta hará un duplicado exacto del cliente seleccionado, en caso contrario, las tablas que no copiará serán, la carpeta de Direcciones, Atípicas, y Comentarios.

Botón de Vacaciones

Mediante esta nueva opción, podremos actualizar todas las vacaciones de los clientes hasta una fecha dada, para el próximo año.

Imágenes asociadas

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al cliente




obtenidas desde un escáner o fichero.


Evaluación de riesgo

Para obtener información en esta opción es necesario que exista información del NIF/ CIF en la base de datos de Si on-line.

Ejecutado el botón Evaluación de riesgo visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro

Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Registrar accediendo a la página de registro del servicio Si on-line.





Ventana de consumo

A través de este botón se accederá al portal desde el que obtendrá información de la evaluación de riesgo del cliente.

En la siguiente ventana se mostrará la información disponible referente a la evaluación del riesgo para el NIF/ CIF del cliente sobre el que está situado. Esta información se actualizará en la ficha del cliente, ésta la visualizará a través de una columna en la tabla de clientes, marcada de la siguiente forma:

Círculo Rojo: Empresas que presentan, según datos oficiales presentes en las bases de datos de solvencia e incidencias de Grupo Informa, un elevado riesgo Comercial. Es muy recomendable examinar el informe completo de evaluación de riesgo de esta empresa. Círculo Amarillo: Empresas que presentan un riesgo comercial que puede representar una calificación de solvencia entre 4 y 15 sobre 20. Recomendable examinar el informe de evaluación de riesgo de esta empresa. Círculo Verde: Empresas que presentan un riesgo comercial muy bajo y que, por tanto, atienden a sus compromisos de pago sin ninguna dificultad financiera. Representan una calificación de solvencia superior a 16 sobre 20.





Asimismo, a través del botón Acceso a informes podrá ampliar información sobre el cliente accediendo a la compra de los informes disponibles del mismo.

Buscador de informes

Al ejecutar el botón Buscador de informes visualizará una ventana donde indicará el criterio de búsqueda de acceso a los informes.


Podrá realizar un filtro de búsqueda por NIF/ CIF (por defecto este campo relleno con el CIF/NIF en el que está situado), también tiene la opción de filtrar por Otros




indicando la provincia y razón social.

A continuación visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro


Al pulsar sobre el botón Aceptar se accede a la información disponible de la empresa en el servicio Si on-line. Esta información se refiere a los informes que podrá adquirir.

Impresión de Clientes

Para acceder a esta opción disponemos del siguiente botón:

Aquí vamos a rellenar las condiciones que queremos que cumplan nuestros clientes para que nos aparezca el listado correspondiente.




Ventana condiciones de listado

El programa permite un listado de clientes con dos tipos de ordenación:

Por código

Se podrá elegir el rango de códigos para la impresión.

Por nombre

A continuación elegiremos las condiciones de los clientes que queramos imprimir.

Además podemos obtener información de los clientes que tengamos bloqueados y el motivo del bloqueo, la presentación en el informe vendrá dada por dos columnas en las que visualizaremos con un SI, si el cliente está bloqueado y el motivo si lo tuviera y con un NO , si el cliente no está bloqueado.

A través del botón imprimir, además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato Word (.DOT) la información de todos nuestros clientes.

Para activar este nuevo proceso debemos pinchar sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas, seguidamente en la ventana de Impresión de documentos, disponemos del campo Emitir carta Word.

Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente según los datos del filtro.




Además si realiza la impresión de varios clientes a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los clientes del filtro.

Toda la información obtenida en la carta es modificable en el momento de la visualización de la misma, pudiendo incluso añadir más información, si lo considera necesario. Si modifica la información deberá guardarla en el fichero correspondiente, para después poder hacer uso de ella. Si no modifica dicha información, está corresponderá con los datos de la ficha del cliente y los datos de la empresa.

Ver Práctica

Etiquetas de Clientes


Botón de Etiquetas

La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Util.

Filtro

Con este botón se seleccionan aquellos clientes a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:




Selección clientes a imprimir

En esta pantalla disponemos de dos botones para el filtrado.

Selección

Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de clientes, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los clientes que se hayan seleccionado.

Filtro

En este botón visualizaremos la siguiente pantalla.




Establecer filtro de selección

En ella aparecerán los campos del cliente para poder filtrar por uno o varios de ellos.

Una vez introducidas las condiciones de búsqueda, pulsaremos el botón filtro y quedarán marcados con una X azul en la columna izquierda todos aquellos registros que cumplan las condiciones marcadas.

Sumar

Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente de una a una.

Restar

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente de una a una.

Valor

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente.

Inicializar




Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de clientes.

Dirección

Cambiamos el código de la dirección comercial del cliente que queramos imprimir.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de clientes, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

Gestión del Conocimiento

Gestión del conocimiento

Desde esta opción (por defecto seleccionado el botón de FacturaPlus) tendremos acceso a una determinada información sobre la situación del cliente seleccionado dentro de la ventana de clientes, desde la ventana de Gestión del Conocimiento podremos acceder a:


Los recibos pendientes de cobrar pulsando el botón de Deudas Pendientes




Las mercancías que todavía no hemos enviado en el botón de Pendiente de Servir

En el botón de Condiciones Particulares, aquellas situaciones particulares que tenemos con un cliente como precios especiales, descuentos y todos aquellos datos que hayamos introducido en las distintas pestañas de atípicas.

Desde % Contribución Ventas podremos tener acceso a un resumen de facturación que nos indicará el porcentaje de ventas de ese cliente respecto a nuestro volumen total de ventas.

Pulsando en Condiciones Comerciales obtendremos información sobre las formas de pago acordadas, riesgo alcanzado y riesgo máximo autorizado. Esta información estará disponible en la pestaña Comercial de la ficha del cliente.

En el botón de Llamadas, podremos ver información de las llamadas mantenidas con ese cliente.

El botón de ContaPlus estará activo si hemos efectuado el enlace con el programa de Contabilidad, y nos mostrará al pulsarlo un mayor de la subcuenta contable de ese cliente que vendrá delimitado por las fechas que indiquemos al programa, si pulsamos doble clic de ratón sobre el mayor, nos mostrará el asiento del mismo.

Importación/ Exportación

Botón de Importación/ Exportación

Estos botones solo estarán visible si tiene enlace a Contabilidad, es decir, si ha asignado una ruta en la carpeta ContaPlus en la opción Personalización del menú Útil y asociado al menos una empresa. Si no tiene enlace al programa de contabilidad no podrá visualizar este botón.

Al pulsar sobre este botón se realizará un proceso de generación de información, en las carpetas Importación/ Exportación, de subcuentas que se podrán importar de la aplicación de ContaPlus, que no existan en la aplicación de FacturaPlus, y viceversa.




Importación/ Exportación de CLIENTES con ContaPLUS

En esta ventana encontrará los siguientes datos: Empresa

Seleccionará la empresa para la importación o exportación de ficheros, dichas empresas son las que están asociadas al programa de ContaPlus para la importación/ exportación de ficheros, por defecto el programa mostrará seleccionada la primera de ellas, si decide desde esta ventana seleccionar otra empresa el programa realizará una nueva generación de información de registros de clientes y subcuentas a exportar. (Si solo ha enlazado con una empresa, el programa solo le mostrará la empresa enlazada marcada por defecto.) Seguidamente visualizará dos carpetas: Importación y Exportación.

Importación

Observará una tabla dónde se mostrarán los registros de subcuentas existentes en el programa de ContaPlus que no existen en la aplicación de FacturaPlus. Estas subcuentas serán aquellas que estén definidas para clientes como cuenta de clientes en el apartado en la carpeta ContaPlus del apartado Personalización del menú Útil en el campo Definición de cuentas. Es decir, si en Personalización define como cuenta para clientes la cuenta 430, las subcuentas a importar serán todas aquellas subcuentas cuya cuenta sea 430, que no existan en la aplicación de FacturaPlus. Podrá observar además que dichos registros están marcados con un punto verde, esto significa que se podrán seleccionar e importar, en cambio si están con un punto rojo, dichos registros no se podrán importar, el programa de contabilidad entenderá que estás subcuentas ya existen en el programa de ContaPlus, por lo tanto para importar dichos registros deberá modificar el código por uno inexistente en dicho programa. Los datos correspondientes a la columna Código de cliente, representará un código propuesto para la importación. Este estará formado por los últimos 6 dígitos de la subcuenta (exceptuando la cuenta), de ContaPlus, completados a ceros en la parte de la izquierda del campo.




Desde esta carpeta podrá: Seleccionar (Filtrar), Seleccionar Todos, Seleccionar, Modificar, Aceptar, Cancelar y obtener Ayuda. Una vez aceptado el proceso, automáticamente el programa importará todos los registros de la carpeta de importación seleccionados para tal efecto, con los datos de las subcuentas, más los datos por defecto para la importación y exportación de clientes existentes en la carpeta Plantilla existente en la opción Personalización del menú Útil. La importación de las subcuentas en moneda extranjera las importará sí, dicha divisa existe previamente en la tabla divisas del programa FacturaPlus, con el mismo código que el existente en la tabla Divisas del programa ContaPlus, para poder formar parte del filtro o bien estar relacionada con alguna divisa del programa de ContaPlus, en caso contrarío el programa no importará dichas subcuentas. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos clientes y tiene marcada la opción "Act. datos clientes en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho cliente en el programa ContaPlus.

Exportación

Observará una tabla dónde se mostrarán los registros de subcuentas de clientes existentes en el programa FacturaPlus que no existen en el programa de ContaPlus. Las subcuentas que se presentan en esta opción estará formada por el mismo número de dígitos que las subcuentas de la empresa enlazada a contabilidad. Obtendrá también las subcuentas de moneda extranjera si previamente las tiene definidas en la opción correspondiente de Divisas en el programa de ContaPlus.

La tabla de esta carpeta estará formada por las siguientes columnas: E: Representará la columna selección del registro que va a exportar. Código Subcuenta: visualizará la subcuenta del cliente existente en el programa FacturaPlus que no existan en el programa de ContaPlus en la empresa asociada para la exportación con el mismo desglose. Código Cliente: código del cliente al que corresponde la subcuenta.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar filtro (desde/ hasta subcuenta), seleccionar de forma masiva, seleccionar solo un registro, aceptar, cancelar y obtener la ayuda correspondiente a la opción. Al aceptar el proceso, automáticamente el programa exportará como registros las subcuentas de la empresa seleccionada, completando todos los campos comunes de facturación más los datos bancarios de clientes de la empresa asociada en ContaPlus. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos clientes y tiene marcada la opción "Act. datos clientes en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho cliente en el programa ContaPlus.




Importación / Exportación de CLIENTES con ContaPLUS

Agentes En esta opción se podrá introducir a los agentes o empleados con sus correspondientes comisiones. Disponemos de un botón de acceso rápido en la barra de herramientas:

Icono de Agentes

Al acceder a esta opción aparecerá una pantalla como la visualizada a continuación.




Tabla de agentes

Datos Generales

Código de Agente

Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación del agente.

Apellidos

Apellidos del agente.

Nombre

Nombre del agente.

DNI/CIF

Número del Documento Nacional de Identidad o Código de Identificación Fiscal. Al introducir el DNI, y darle al enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

Dirección




Domicilio del agente.

Población

Ciudad donde está situado el domicilio.

Código Provincia


País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del agente.

Código Postal

Código Postal de la provincia.

Teléfono


Fax

Número de fax.

Comisión sobre Dto. 1-6

Se dispone de 6 posibles tipos de comisiones en la ficha del agente. Estas estarán relacionadas con los 6 posibles tipos de descuento del artículo por medio del número (Número de comisión-:>Número de descuento). En el caso de hacer una factura de varios artículos y en ellos elegir diferentes números (tipos) de descuento, el programa calculará una media ponderada de los porcentajes de comisión sobre los números (tipos) de comisión que correspondan.

También podemos establecer una comisión para clientes de contado.

Código Departamento

Campo en el que se incluirá el código del departamento al que pertenece el agente. Deberá estar previamente definido en la opción Departamentos del menú Tablas Generales.

IRPF

Porcentaje de retención de la empresa al agente.





Atípicas

Esta segunda carpeta de agentes recogerá las situaciones atípicas para aplicar las comisiones que tendrán nuestros agentes por las ventas de determinados artículos o de todos los artículos de una familia.




Carpeta atípicas

Aparecerá una lista con todas las situaciones atípicas para el agente (sí las tuviera) con los siguientes campos:

Código

Código del artículo o de la familia.

Producto/Familia

Descripción del producto o familia.

VC

Variación de comisión que se representará por un símbolo que podrá ser:

Espacio en Blanco

Indica que la comisión es fija.

'+'

Indica que la variación de la comisión será lineal con respecto a la asignada por defecto el agente.

'%'

Indica que la variación de la comisión será porcentual con respecto a la que tenga asignada por defecto el agente.

Importante




En la pantalla anterior se definía las distintas comisiones que tendrán los agentes al aplicar cada uno de los 6 tipos de descuento de forma general para todos los artículos. Con esta siguiente pantalla, se podrán introducir modificaciones de la comisión para determinados artículos o familia de productos, con lo cual las posibilidades de asignar comisiones a los agentes serán infinitas.

Comentario



Además, en la barra de botones de la tabla de agentes podemos encontrar las siguientes opciones:

Botón Consulta

Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos

Botón Documentos

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese agente.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función.

Botón Gráficos

Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de agentes de la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.




Carpeta gráficos


Botón de Gestión del Conocimiento

Desde esta nueva opción podemos acceder a los datos de nuestros agentes comerciales:

En el botón de Liquidaciones obtendremos datos sobre las liquidaciones efectuadas de las distintas facturas.

En el botón de Condiciones Particulares detallarán todas las atípicas del agente, descuentos y precios especiales.

En % Contribución Ventas obtendremos una comparativa entre las ventas de este agente y el total de la facturación.

En Comisiones obtendremos el porcentaje de las comisiones que ha cobrado.




En el botón de Llamadas, podremos ver información de las llamadas en las que ha intervenido el agente seleccionado.

Si se dispone de enlace con el programa de ContaPlus, estará habilitado el icono de ContaPlus, donde al pulsarlo dispondremos de información de saldos de mayor del Agente en una fecha dada.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al agente obtenidas desde un escáner.


Proveedores En esta opción podremos introducir los diferentes proveedores de los almacenes. Se dispone de un icono de acceso rápido desde la barra de herramientas:

Icono de Proveedores





Tabla de proveedores.

Datos Generales

Código Proveedor

Campo numérico de seis dígitos para la identificación del proveedor.

Nombre

Nombre del proveedor.

NIF/DNI

Número del Documento Nacional de Identidad o Número de Identificación Fiscal. Al introducir el DNI, y darle al enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

Si on-line

Desde este botón visualizará una ventana en la que deberá introducir el Login (nombre de usuario/ empresa registrada en el portal) y Password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.) Si desea Registrarse en ese momento, deberá pulsar el botón Registrar accediendo a




la página de registro del servicio Si on-line.


Si pulsa sobre el botón Continuar visualizará una ventana indicando que se está realizando el proceso. Finalizado dicho proceso, los datos disponibles de este proveedor quedarán actualizados en la ficha del mismo.

Importante Estos datos sólo quedarán grabados al pulsar el botón Aceptar de la ventana Añadir/ modificar proveedores.

Dirección

Domicilio del Proveedor.

Población

Ciudad donde está situado el domicilio.

Código Provincia

Provincia a la que pertenece.

Código Postal

Código Postal de la provincia.

País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del proveedor.

Divisa (defecto)

Moneda que se utilizará por defecto para las operaciones con este proveedor.

Tel. 1/Tel. 2/Fax

Primer teléfono de contacto/segundo teléfono de contacto/número de fax.

Descuento por Defecto

Porcentaje de descuento que se tendrá con dicho proveedor.

Días de Pago

Días de pago habitual con este proveedor.

Forma de Pago

Campo de dos dígitos alfanuméricos. Será la forma de pago habitual con este proveedor. Este campo debería haberse definido en la opción Formas de Pago del menú Tablas Generales.




Inicio Vacaciones

Introduciremos la fecha en la que inicia las vacaciones el proveedor.

Fin Vacaciones

Fecha en la que finaliza las vacaciones el proveedor.

Estos dos campos son muy importantes para la generación de recibos en estas fechas, ya que dependiendo del día de pago de la ficha del proveedor se generarán sus recibos sin tener en cuenta su periodo vacacional.

Persona de Contacto

Persona encargada de las relaciones con el proveedor.


Banco

Banco

Nombre del banco del proveedor.

Código Entidad

Campo de 4 dígitos numéricos para la identificación de la entidad bancaria.

Agencia

Campo de 4 dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.




DC

Dígito de Control que se calculará automáticamente a partir de la Entidad, Agencia y la Cuenta.

Cuenta

Campo de 10 dígitos numéricos para la identificación de la cuenta bancaria del proveedor.

Dirección

Calle, número de la entidad bancaria.

Población

Ciudad donde se ubica el banco.

Provincia


País

Campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden al país de la dirección.

Carpeta datos banco

Facturas




Serie de Facturas

En este campo elegiremos la Serie que aparecerá por defecto en las facturas generadas a partir de los albaranes del proveedor. Podremos elegir entre A y B, aunque la serie será modificable en los documentos correspondientes.

% IRPF Serie A

Porcentaje de retención de IRPF para las facturas de la Serie A.

% IRPF Serie B

Porcentaje de retención de IRPF para las facturas de la Serie B.

IVA Portes

Porcentaje de IVA que irá asociado por defecto a los Portes.

Dto. P.P.

Porcentaje de descuento por pronto pago que aparecerá por defecto en las facturas de este proveedor.

Aplicar Normativa de IRPF Agrario

Marcaremos esta opción si así lo requieren las condiciones de trabajo con ese proveedor.

Base para el Cálculo del Recargo Financiero

Podrá ser el importe de la Base Imponible de la factura o el Importe Total de la misma.

Régimen IVA

Podemos seleccionar uno de los cuatro regímenes de IVA establecidos:

General

Si el proveedor aplica los porcentajes de IVA que lleven los artículos en la factura.

UE

Si aplica el tipo de IVA de la Unión Europea (Normalmente 0%).

Exento

Es decir, independientemente del porcentaje de IVA que lleven los artículos, la factura estará Exenta de IVA (Andorra, Canarias...).

Importaciones

Si se trata de un proveedor exterior.




Carpeta facturas

Contabilidad

En esta carpeta encontraremos todos los datos contables del proveedor. Únicamente estará activa esta carpeta si tenemos realizado el enlace con ContaPlus.

Subcuenta Contable

En este campo introduciremos la subcuenta contable que se asocia al programa de Contabilidad. Estará activo si previamente se ha efectuado el enlace con ContaPlus. Tendrá el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado. Se recomienda dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción de Enlace ContaPlus.




Carpeta contabilidad

Situaciones Atípicas

En esta carpeta podrán visualizarse los precios y descuentos que el proveedor aplicará al comprarle determinados productos.

La pantalla muestra una lista con los artículos o familias que se encuentran en una situación especial para el proveedor en cuestión. Para el resto, el precio que se aplicará en las compras será el precio de coste que aparece en la ficha del artículo y el descuento por defecto que aparece en la primera pantalla de la ficha del proveedor.




Carpeta situaciones atípicas

En la lista aparecerán los siguientes campos:

Código

Referencia del producto o código de la familia.

Artículo/Familia

Descripción del artículo o familia.

VP

Variación de precio que se representará por un símbolo que podrá ser:

Espacio en Blanco

Indica que el precio de coste va a ser fijo para ese artículo o todos los artículos de la familia.

'+'

Indica una variación lineal del precio de coste que tenga asignado por defecto el artículo. La variación aparecerá en el campo "precio".

'%'

Indica una variación porcentual sobre el precio de coste que el o los artículos tienen asignada por defecto. El tanto por ciento de variación aparecerá en el campo "precio".

VD




Variación de descuento. Este campo es idéntico al campo VP para los precios.

Dto.

Contendrá el nuevo descuento que se aplicará en las compras del producto o la variación que se aplicará sobre el descuento por defecto que aparece en la ficha del proveedor.

Comentarios



Además, en la barra de botones de la tabla de proveedores podemos encontrar las siguientes opciones:

Botón Consulta

Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla búsqueda.

Botón Documentos

Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese proveedor.

Podemos añadir, modificar, eliminar, localizar, visualizar e imprimir cualquier documento con los botones de función. También podemos ver los importes en euros.

Botón Gráficos

Podremos acceder a esta carpeta si previamente hemos marcado el campo Gráficos en ficha de proveedores de la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.




Carpeta gráficos


Impresión de Proveedor

Aquí vamos a rellenar las condiciones que queremos que cumplan nuestros proveedores para que nos aparezca el listado correspondiente.

Ventana condiciones de listado

El programa permite un listado de proveedores con dos tipos de ordenación:




Por Código

Se podrá elegir el rango de códigos para la impresión.

Por Nombre

A continuación elegiremos las condiciones de los proveedores que queramos imprimir.

A través del botón imprimir, además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato Word (.DOT) la información de todos nuestros proveedores.

Para activar este nuevo proceso debemos pinchar sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas, seguidamente en la ventana de Impresión de documentos, disponemos del campo Emitir carta Word.

Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente según los datos del filtro. Además si realiza la impresión de varios proveedores a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los proveedores del filtro.

Toda la información obtenida en la carta es modificable en el momento de la visualización de la misma, pudiendo incluso añadir más información, si lo considera necesario. Si modifica la información deberá guardarla en el fichero correspondiente, para después poder hacer uso de ella. Si no modifica dicha información, está corresponderá con los datos de la ficha del proveedor y los datos de la empresa.

Etiquetas de Proveedores


Botón de Etiquetas

La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Util .

Filtro

Con este botón se seleccionan aquellos proveedores a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:




Selección proveedores a imprimir


Selección

Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de proveedores, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los proveedores que se hayan seleccionado.

Establecer Condiciones






En ella aparecerán los campos del proveedor para poder filtrar por uno o varios de ellos.


Sumar

Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del proveedor de una a una.

Restar

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del proveedor de una a una.

Valor

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del proveedor.




Inicializar

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de proveedores.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de proveedores, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.


Botón de Gestión Conocimiento

Desde esta nueva opción y pulsando el botón de Gestión Conocimiento tendremos acceso a información sobre la situación en la que nos encontramos respecto a un determinado proveedor, desde la ventana de Gestión del conocimiento podremos acceder a:

Los recibos pendientes de pagar pulsando el botón de Deudas Pendientes.

Las mercancías que todavía no hemos recibido en el botón de Pendiente de Recibir.

En el botón de Condiciones Particulares aquellas situaciones particulares que tenemos con un proveedor como precios especiales descuentos y todos aquellos datos que hayamos introducido en las distintas pestañas de atípicas.

Desde % Contribución Compras podremos tener acceso a un resumen de facturación que nos indicará el porcentaje de compras que tenemos con ese proveedor respecto a nuestro volumen total de compras.

En el botón de Llamadas, podremos ver un resumen de todas las llamadas mantenidas con ese proveedor.

El botón de ContaPlus estará activo si hemos efectuado el enlace con el programa de Contabilidad, y nos mostrará al pulsarlo un mayor que vendrá delimitada por las fechas que indiquemos al programa.

Importación/ Exportación




Botón de Importación/ Exportación

Estos botones solo estarán visible si tiene enlace a Contabilidad, es decir, si ha asignado una ruta en la carpeta ContaPlus en la opción Personalización del menú Útil y asociado al menos una empresa. Si no tiene enlace al programa de contabilidad no podrá visualizar este botón. Al pulsar sobre este botón se realizará un proceso de generación de información, en las carpetas Importación/ Exportación, de subcuentas que se podrán importar de la aplicación de ContaPlus, que no existan en la aplicación de FacturaPlus, y viceversa.

Importación/ Exportación de PROVEEDORES con ContaPLUS

En esta ventana encontrará los siguientes datos:

Empresa Seleccionará la empresa para la importación o exportación de ficheros, dichas empresas son las que están asociadas al programa de ContaPlus para la importación/ exportación de ficheros, por defecto el programa mostrará seleccionada la primera de ellas, si decide desde esta ventana seleccionar otra empresa el programa realizará una nueva generación de información de registros de proveedores y subcuentas a exportar. (Si solo ha enlazado con una empresa, el programa solo le mostrará la empresa enlazada marcada por defecto.) Seguidamente visualizará dos carpetas: Importación y Exportación.

Importación

Observará una tabla dónde se mostrarán los registros de subcuentas existentes en el




programa de ContaPlus que no existen en la aplicación de FacturaPlus. Estas subcuentas serán todas aquellas cuya cuenta coincida con la cuenta de proveedores existente en la carpeta compras, apartado Personalización, opción Entorno del Sistema, menú Útil, es decir si le ha asignado la cuenta 400, se traerá todas las subcuentas que tengan como cuenta la cuenta 400 (4001122, 40085471, etc,) que no existan en el programa FacturaPlus. Podrá observar además que dichos registros están marcados con un punto verde, esto significa que se podrán seleccionar e importar, en cambio si están con un punto rojo, dichos registros no se podrán importar, el programa de contabilidad entenderá que estás subcuentas ya existen en el programa de ContaPlus, por lo tanto para importar dichos registros deberá modificar el código por uno inexistente en dicho programa. Los datos correspondientes a la columna Código de proveedor, representará un código propuesto para la importación. Este estará formado por los últimos 6 dígitos de la subcuenta (exceptuando la cuenta), de ContaPlus, completados a ceros en la parte de la izquierda del campo.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar (Filtrar), Seleccionar Todos, Seleccionar, Modificar, Aceptar, Cancelar y obtener Ayuda. Una vez aceptado el proceso, automáticamente el programa importará todos los registros de la carpeta de importación seleccionados para tal efecto, con los datos de las subcuentas, más los datos por defecto para la importación y exportación de proveedores existentes en la carpeta Plantilla existente en la opción Personalización del menú Útil. La importación de las subcuentas en moneda extranjera las importará sí, dicha divisa existe previamente en la tabla divisas del programa FacturaPlus, con el mismo código que el existente en la tabla Divisas del programa ContaPlus, para poder formar parte del filtro o bien estar relacionada con alguna divisa del programa de ContaPlus, en caso contrarío el programa no importará dichas subcuentas. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos proveedores y tiene marcada la opción "Act. datos proveedores en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho proveedor en el programa ContaPlus.

Exportación

Observará una tabla dónde se mostrarán los registros de subcuentas de proveedores existentes en el programa FacturaPlus que no existen en el programa de ContaPlus. Las subcuentas que se presentan en esta opción estará formada por el mismo número de dígitos que las subcuentas de la empresa enlazada a contabilidad. Obtendrá también las subcuentas de moneda extranjera si previamente las tiene definidas en la opción correspondiente de Divisas en el programa de ContaPlus.

La tabla de esta carpeta estará formada por las siguientes columnas: E: Representará la columna selección del registro que va a exportar. Código Subcuenta: visualizará la subcuenta del proveedor existente en el programa FacturaPlus que no existan en el programa de ContaPlus en la empresa asociada para la exportación con el mismo desglose. Código Proveedor: código del proveedor al que corresponde la subcuenta.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar filtro (desde/ hasta subcuenta), seleccionar de forma masiva, seleccionar solo un registro, aceptar, cancelar y obtener la ayuda correspondiente a la opción. Al aceptar el proceso, automáticamente el programa exportará como registros las subcuentas de la empresa seleccionada, completando todos los campos comunes de facturación más los datos bancarios de proveedores de la empresa asociada en




ContaPlus. No obstante si realiza alguna modificación en la ficha de estos proveedores y tiene marcada la opción "Act. datos proveedores en modificaciones" automáticamente el programa actualizará los datos de dicho proveedor en el programa ContaPlus.

Importación / Exportación de PROVEEDORES con ContaPLUS

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al proveedor obtenidas desde un escáner.



Para obtener información en esta opción es necesario que exista información del NIF/ CIF en la base de datos de Si on-line.

Ejecutado el botón Evaluación de riesgo visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de




acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro



Ventana de consumo

A través de este botón se accederá al portal desde el que obtendrá información de la evaluación de riesgo del proveedor.

En la siguiente ventana se mostrará la información disponible referente a la evaluación del riesgo para el NIF/ CIF del cliente sobre el que está situado. Esta información se actualizará en la ficha del cliente, ésta la visualizará a través de una columna en la tabla de clientes, marcada de la siguiente forma:




Circulo Rojo: Empresas que presentan, según datos oficiales presentes en las bases de datos de solvencia e incidencias de Grupo Informa, un elevado riesgo Comercial. Es muy recomendable examinar el informe completo de evaluación de riesgo de esta empresa. Circulo Amarillo: Empresas que presentan un riesgo comercial que puede representar una calificación de solvencia entre 4 y 15 sobre 20. Recomendable examinar el informe de evaluación de riesgo de esta empresa. Circulo Verde: Empresas que presentan un riesgo comercial muy bajo y que, por tanto, atienden a sus compromisos de pago sin ninguna dificultad financiera. Representan una calificación de solvencia superior a 16 sobre 20.


Asimismo, a través del botón Acceso a informes podrá ampliar información sobre el proveedor accediendo a la compra de los informes disponibles del mismo.


Al ejecutar el botón Buscador de informes visualizará una ventana donde indicará el criterio de búsqueda de acceso a los informes.





Podrá realizar un filtro de búsqueda por NIF/ CIF (por defecto este campo relleno con el CIF/NIF en el que está situado), también tiene la opción de filtrar por Otros indicando la provincia y razón social.

A continuación visualizará una ventana en la que deberá introducir el login (nombre de usuario/ empresa registrado) y password (clave de acceso asignada al usuario/ empresa que solicita la información.)

Registro


Al pulsar sobre el botón Aceptar se accede a la información disponible de la empresa en el servicio Si on-line. Esta información se refiere a los informes que podrá adquirir.

Ver Práctica

Transportistas En este apartado, se introducirán los Transportistas con los que trabajará la empresa.




Al acceder a esta opción, el programa mostrará la siguiente pantalla:

Tabla de transportistas


Código Transportista

Campo alfanumérico de tres caracteres identificativo del transportista.

Nombre

Identificación del transportista.

Dirección

Domicilio del transportista.




Población


Código Provincia

Campo compuesto por cuatro dígitos. Este campo habrá sido definido con anterioridad en el menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.

País

Campo compuesto por cuatro dígitos que corresponden a la nacionalidad del transportista.

Código Postal

Campo compuesto por los cinco dígitos que corresponden a la definición de los códigos postales.

Teléfono


Fax

Campo donde se introducirá el número de fax.

DNI/NIF

Documento Nacional de Identidad o Número de Identificación Fiscal del Transportista. Al introducir el DNI, y darle al enter, nos calculará automáticamente la letra para el NIF, podemos aceptar o no el cambio del mismo.

Alta de transportistas

Gestión documental




La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al transportista obtenidas desde un escáner.


Almacenes En esta opción se podrán introducir los diferentes almacenes que se posean. Se dispone de un botón de acceso directo en la barra de herramientas:

Icono de Almacenes


Ventana de almacenes





Código Almacén

Campo alfanumérico de tres dígitos identificativo del almacén.

Nombre

Nombre del almacén.

Dirección

Domicilio del almacén.

Población

Ciudad donde se encuentra situado el domicilio.

Código Provincia


Teléfono


Altas de almacenes

Ejemplo Imaginemos que tenemos tres sucursales y cada una de ellas tienen un almacén, debemos dar un código que identificará a cada uno de ellos. De esta forma podremos tener un control de entradas, salidas, movimientos, etc, de artículos por almacenes.

Artículos En esta opción se podrán introducir las referencias de los artículos y las materias primas del almacén. Se dispone de un botón de acceso directo en la barra de herramientas del programa:

Icono de Artículos




Al acceder a esta opción aparecerá una pantalla como la mostrada a continuación.

Tabla de artículos

Esta opción está formada por distintas carpetas, que a continuación detallamos:

Datos Generales

Referencia

Campo de 18 caracteres para la identificación del artículo.

Descripción

Campo alfanumérico de 100 caracteres para el nombre del artículo. Junto a este campo aparece un botón que da acceso a una ventana de comentarios. En esta ventana se podrá escribir todo el texto que sea necesario. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres

Familia

Código de la familia a la que pertenece el artículo. Debe estar previamente creada.

Código de Barras




Campo en donde incluiremos el código de barras del artículo. Se activarán los tres tipos de códigos de barras de los que disponemos, para seleccionar en el formato en que deseemos que se represente:

EAN 8 EAN 13 Code 39 Code 128

Junto a este campo aparecen dos botones el primero nos permite acceder a la ventana Códigos de Barras. Podremos introducir códigos de barras diferentes para el artículo según las distintas propiedades asignadas a la familia a la que pertenece. El segundo, generar, nos permitirá realizar el cálculo automático del dígito 8 o 13, en caso de tratarse del código EAN 8 o EAN 13 respectivamente, para el resto de casos permanecerá deshabilitado.

Nota Al generar códigos de barras a través de la opción Generación de códigos de barras, éstos se guardarán de la siguiente forma:

- Si generamos códigos de barras sin propiedades, el código se guardará directamente en el campo cód. barras. - Si generamos códigos de barras por propiedades los prodremos visualizar desde el botón situado a la derecha de este campo.

Artículo Anticipo

Marcando esta casilla, podremos usar la referencia de este artículo para incluir en los pedidos y albaranes de nuestros clientes las cantidades que nos den como anticipos. Si marcamos está opción sólo sería necesario rellenar en la carpeta del grupo de ventas el tipo de I.V.A y las subcuentas contables correspondientes.

Control de Stock

Si activamos esta opción el programa efectuará el control del stock del producto.

Artículo Tipo Kit

Se refiere a artículos que engloban un conjunto de productos. Si seleccionamos esta opción, se activará la carpeta Kit, donde se recogerán los artículos componentes del kit, y el stock aproximado del mismo.

Utilizar Unid./Envase

Se marcará esta opción si se desea introducir envases para el artículo, siempre que tengamos marcado el check de Capturar unidades por envase, en la carpeta Cálculo de la opción Personalización\Entorno del Sistema\Util.

F. Envasado

Campo informativo sobre el formato de envasado del artículo.

Precios por Propiedades

Si la familia a la que pertenece el artículo tiene propiedades asociadas, podremos




marcar las opciones de precios por cada propiedad. Si seleccionamos esta opción, al rellenar las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compra) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) podrá introducir precios diferentes a aplicar para rangos diferentes de las propiedades.

Imagen

Para incluir cualquier foto o dibujo del artículo, debe pulsar la linterna azul con lo que se abrirá una ventana que le permitirá seleccionar la foto del artículo.

Recomendamos que el formato de la fotografía para la publicación de los artículos a través de internet sea JPG o GIF. Estos formatos gráficos ocupan muy poco espacio y dan una calidad muy alta.

Si tan sólo se desea la visualización de la fotografía del artículo en la pestaña de datos generales del artículo, ha de ir en formato BMP.

Es posible que cuando seleccionemos la fotografía del artículo, el programa de gestión le muestre el logo de SP y un texto "Formato no visible en la aplicación". Esto no quiere decir que la fotografía no sea válida y que no se vaya a ver en Internet, únicamente el programa le indica que no puede mostrar la imagen en pantalla, aunque sí puede ser publicada en Internet.

Período de Garantía

Por defecto el período de garantía asignado a la familia del artículo. Si modifica este valor, solo se modificará en este artículo no en el resto de artículos que forman la familia.

Alta desde Sist. Simplificado

Campo que estará activos para los artículos que cumplan las condiciones del filtro de Cambio Estado Altas Sist.Simplificado, se marcará automáticamente mostrando la fecha de alta correspondiente.




Carpeta de datos generales

Precios de Compra

Segunda carpeta para el alta de artículos.




Carpeta de precios de compra

Proveedor

Código del proveedor que habitualmente proporciona el artículo. Debe estar creado anteriormente.

Divisa

Código de la divisa de compra del artículo. Esta deberá introducirse previamente en la opción Divisas del menú Tablas Generales.

Referencia Proveedor

Código identificativo del artículo para el proveedor.

Reposición

Periodo de reposición del artículo.

Coste (Divisas)

Precio de coste del artículo en su correspondiente divisa. Aparecerá por defecto al realizar un albarán de proveedor, aunque es modificable al hacer el mismo.

Se podrá indicar la actualización automática del coste (divisas), mediante los albaranes de proveedores, en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.




Coste (Euros)

Multiplicación del precio de coste en divisas por el valor en euros de esa divisa. Si la divisa es el euro, el valor será el mismo que el precio de coste en divisas al multiplicar por 1.

Coste Promedio

Precio de coste promedio de los artículos calculado por todas las entradas de albaranes de proveedores y teniendo en cuenta el coste promedio inicial en la creación del artículo.

Se podrán seleccionar tres métodos diferentes para el cálculo del coste promedio: Media aritmética de todas las entradas, Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock o media aritmética según existencias actuales. Para poder cambiar el método de cálculo acederemos al menú Útil, opción Entorno del Sistema, apartado Personalización en la carpeta Cálculo.

En la ficha del artículo aparecerá el botón Recalcular el cual obtendrá el Coste Promedio para ese artículo por el método elegido, añadirá las líneas necesarias para el ajuste en el Histórico de Movimientos y será obligatorio seleccionarlo antes de producir cualquier cambio en campo Coste Promedio.

Grupo de Compra

Código del grupo de compra al que pertenece el artículo. Este deberá introducirse previamente en la opción Grupos de Compra del menú Tablas Generales.

Recordamos que sólo será accesible este campo en el caso de haber efectuado anteriormente el enlace con ContaPlus. Para mayor información al respecto, dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción Enlace ContaPlus.

Subcuenta Compra

Código de la subcuenta de compra para el artículo, subcuenta contable en la cual contabilizará todas las compras que se realicen de dicho artículo, en caso de estar este apartado en blanco, la subcuenta de compra la formará con el grupo de compra.

Subcuenta abono

Indicaremos en que subcuenta contable irán anotados los abonos realizados sobre este artículo.

Proveedores

Podemos añadir diferentes precios para las distintas propiedades y divisas. En la pantalla de introducción de datos añadiremos el proveedor y la divisa, así como la referencia del proveedor, el precio en la divisa seleccionada y el plazo de reposición. Si en la carpeta Datos Generales hemos seleccionado los campos de Precios por Propiedad, podremos introducir el intervalo de las propiedades al que se aplicará el precio.

Importante Los precios de coste por proveedor se darán de alta automáticamente al añadir albaranes y facturas de proveedores siempre que tengamos




seleccionado la actualización automática de precios de coste (Útil/Entorno del Sistema/Personalización, carpeta Modo de Trabajo); no exista un precio anterior con esa divisa y el precio sea distinto al precio del proveedor habitual. Si estamos trabajando con precio por propiedades, el artículo siempre se dará de alta sin ellas y si queremos dar un precio de coste por propiedades, deberemos de dar de alta manualmente los precios por propiedades, antes de introducir los documentos, para que los precios se actualicen por sus propiedades.

Precios de Venta

Tercera carpeta para el alta de artículos.

Carpeta de precios de venta

Tipo de IVA

Código del tipo de IVA de venta del artículo. Este deberá introducirse previamente en la opción Tipos de IVA del menú Tablas Generales.

Importante Todos los artículos están sujetos a un porcentaje de IVA determinado. Ningún artículo deberá ir al 0%. Será el campo Régimen de IVA del cliente el que hará que una factura lleve IVA o no, independientemente de los porcentajes de IVA de los artículos.

Grupo Venta

Código del grupo de venta al que pertenece el artículo. Este deberá introducirse




previamente en la opción Grupos de Venta del menú Tablas Generales.

Recordamos que sólo será accesible este campo en el caso de haber efectuado anteriormente el enlace con ContaPlus. Para mayor información al respecto, dirigirse al apartado Consejos Previos en la opción de Enlace ContaPlus.

Subcuenta Venta

Código de la subcuenta de venta para el artículo, subcuenta contable en la cual contabilizará todas las ventas que se realicen de dicho artículo, en caso de estar este apartado en blanco, la subcuenta de venta la formará con el grupo de venta.

Subcuenta Abono

Indicaremos en que subcuenta contable irán anotados los abonos realizados sobre este artículo.

PVP

Precio de Venta al Público. Aparecerá por defecto al facturar el artículo, aunque es modificable en la propia factura. Cabe la posibilidad de introducir un % de beneficio de modo que el programa calculará automáticamente este precio, con y sin IVA incluido.

Precio Mayorista

Precio para clientes que tengan seleccionado el campo mayorista en su descripción.

Aparecerá por defecto al facturar el artículo, aunque es modificable en la propia factura. Cabe la posibilidad de introducir un % de beneficio de modo que el programa calculará automáticamente este precio, con y sin IVA incluido.

Precio PV

Precio punto verde. Es un precio unitario fijo al que no se le atribuyen ningún tipo de descuento. Introduciremos el precio que repercutirá en el importe total factura. A este precio no le afectarán ningún tipo de descuento.

Recalcular

Al pulsar este botón se actualizará automáticamente el precio del artículo, esto será necesario si se cambia el campo Coste (divisas) en la carpeta de Precio de Compra o si se cambia el porcentaje de beneficio.

Descuentos

Introducirá 6 tipos de porcentajes diferentes para el descuento de los artículos. En la ficha del cliente se selecciona por defecto uno de ellos, de manera que al hacer la factura a dicho cliente y de este artículo, se posicionará automáticamente sobre el descuento seleccionado, aunque permite el cambio a cualquier otro de los ya existentes o incluso a uno nuevo, que se podrá introducir en ese momento.

Recordamos que estos 6 tipos de descuento están íntimamente ligados con los 6 tipos de comisión del agente.




Precios Divisa

Podemos añadir diferentes precios para las distintas propiedades y divisas. En la pantalla de introducción de datos añadiremos la divisa, así como los precios de venta al público y para mayoristas, con y sin IVA. Si en la carpeta Datos Generales hemos seleccionado los campos de Precios por Propiedad, podremos introducir el intervalo de las propiedades al que se aplicará el precio.

Altas de precios por divisas

Stocks

Cuarta carpeta para el alta de artículos.

Stock en almacén





Código Almacén

Código del almacén para la entrada del stock. Este deberá introducirse previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Unidades

Campo en el que se reflejará la cantidad de stock. En este campo tenemos la opción de introducir decimales. La suma de los stocks que se introduzcan en este campo aparecerá en el campo Stock físico del artículo, aunque sean de diferentes almacenes.

Envases

Visualizaremos este campo si tenemos activado el check Utilizar sistema unid/envases en la carpeta datos generales, e introduciremos una cantidad.

Trazabilidad

Desde la gestión del Stock se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Altas de stocks

Stock Mínimo

Número mínimo de unidades de stock que desea mantenerse en almacén.

Stock Máximo

Número máximo de unidades de stock que desea mantenerse en almacén.

Stock Físico

Unidades del artículo que se tienen en el almacén.

Pendiente Servir

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo pedidos a clientes. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que queden pendientes de servir a los clientes.

Pendiente Recibir




Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo pedidos de proveedores. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que queden pendientes de recibir de los proveedores.

Acumulado de Entradas

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo albaranes y facturas de proveedores, y disminuirá cuando se eliminen los mismos. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que se hayan recibido de los proveedores.

Se actulizará el Acumulado de Entradas si se produce un cambio en el Coste Promedio, ya sea directamente o en su cálculo.

Acumulado de Salidas

Este campo irá tomando valores según se vayan introduciendo albaranes y facturas de clientes y disminuirá cuando se realice un abono o una eliminación del albarán o factura. No es accesible desde esta pantalla de introducción y mostrará las unidades que se hayan vendido a los clientes.

Las tres carpetas siguientes de la ficha del artículo se refieren a la situación atípica del artículo en cuestión y pueden ser:

Clientes

Donde aparecerán todos los clientes que se encuentran en una situación especial referente al precio de venta o el descuento que se aplicará por ese artículo.

A esta lista podrán añadirse nuevos clientes para los que se desee que el Precio de Venta o el Descuento sea diferente del que se aplicará por defecto y que coincide con el que aparece en la pantalla Precios de la ficha del artículo.




Carpeta clientes

Agentes

En esta pantalla aparecerán los agentes que por las ventas de este artículo tendrán un porcentaje de comisión diferente del que tienen asignado por defecto.

Desde esta pantalla se podrán añadir nuevos agentes, para los que se desee que la comisión sea diferente de la que se aplicaron por defecto y que coinciden con los que aparecen en la Carpeta Precios de la ficha del artículo.




Carpeta agentes

Proveedores

Esta pantalla es idéntica a la de Clientes pero se utilizará para aplicar Precios de Coste y Descuentos en las compras a los proveedores del artículo en cuestión.




Carpeta proveedores

Campos Definibles

La descripción de estos campos deberá introducirse previamente en la opción Familias del menú Tablas Generales. La familia se dará de alta en el artículo en la pestaña de Datos Generales.

Comentarios



Kit

Sólo se podrá acceder a esta carpeta si se ha seleccionado la opción Artículo tipo kit en la carpeta Datos Generales.

Nos informa sobre los componentes del artículo y el stock aproximado del kit en nuestros almacenes.

Además en la barra de botones de la tabla de artículos, tenemos las siguientes opciones:




Botón Consulta

Nos permitirá la búsqueda del artículo según los campos definibles asociados a la familia a la que pertenece.

Botón Copiar

Si nos situamos sobre un artículo y pulsamos este botón, el programa nos generará una ficha de artículo idéntica en la que sólo tendremos que añadir la nueva referencia y el código de barras. Al introducir la referencia y pulsar Intro, aparecerá una ventana con el siguiente mensaje: ¿Desea importar las Tablas Asociadas? Si respondemos afirmativamente, en la ficha del nuevo artículo se grabarán las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compras) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) del artículo origen.

Generación Códigos de Barras

Opción con la que podremos Generar Códigos de Barras automáticamente.

Cambio Estado Altas desde Sist. Simplificado

Opción desde la que podrá marcar o desmarcar artículos de forma masiva para cambiarlos de estado y que aparezcan como "Altas desde Sistema Simplificado".

Al pulsar este botón el programa mostrará una pantalla de filtro desde la que podremos filtrar por Artículos y/o Fechas.

En los artículos que cumplan las condiciones del filtro se marcará automáticamente el campo Alta desde Sist.Simplificado, con la fecha de alta correspondiente en su carpeta de Datos Generales.

Importante Podrá cambiar el estado de las altas de todos los artículos excepto los marcados como Anticipos y los tipo Kit.

Gestión documental




La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a los artículos obtenidas desde un escáner.


Ver Práctica

Impresión de Artículos

Condiciones de listado

Añadiremos el rango de familias que deseamos para el listado.

Ordenado por

El programa permite seleccionar entre dos tipos de ordenación:

Por referencia Por descripción

IVA Incluido en PVP

Si marcamos este campo visualizará un listado con el IVA incluido.

Sólo artículos desde Sistema simplificado

Si marcamos esta opción se imprimirán sólo aquellos artículos añadidos desde el Sistema simplificado de entradas en Almacén, para el rango de fecha indicado

Etiquetas de Artículos





Etiquetas de Artículos

En ella se encuentra un botón fundamental y específico de esta opción, Filtro.

La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Filtro

Con este botón se seleccionan aquellos artículos a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Selección artículos a imprimir





Selección

Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de artículos, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los artículos que se hayan seleccionado.

Filtro



En ella aparecerán los campos del artículo para poder filtrar por uno o varios de ellos.


Sumar

Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del artículo de una a una.

Restar

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del artículo de una a




una.

Valor

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del artículo.

Inicializar

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de artículos.

Stock/Compras

Permite seleccionar el número de etiquetas a imprimir en función del stock o las compras.

Si seleccionamos Stock, tendremos que rellenar el campo Almacén y podremos seleccionar la cantidad de las etiquetas por Stock de Envases. Si elegimos Compras, habrá que establecer el intervalo de albaranes correspondiente y podremos seleccionar la cantidad de etiquetas por Compras de Envases, si trabajamos en el control del almacén con la captura de unidades y envases en el apartado de Útil\Entorno de Sistema\Personalización\Cálculo, y en el artículo en la pestaña de datos generales activa la opción de utilizar sistema de unidades\envases para el artículo.

Trazabilidad

Indicaremos los Datos de Trazabilidad para la impresión de etiquetas de cada artículo. Esta información será accesible cuando tengamos configuración en la Familia del artículo Capturar información de trazabilidad. Si la trazabilidad se ha configurado utilizando propiedades, serán los campos propiedades los que llevarán la información de trazabilidad correspondiente, para seleccionar el número de etiquetas por cada información de trazabilidad (propiedades) podremos utilizar el botón Valor, para indicar el número de etiquetas para cada combinación o el de Stock, para imprimir una etiqueta por cada unidad en stock.

Selección de divisas

Divisas




Seleccionaremos las divisas en que deseamos se impriman las etiquetas.

Selección de divisas

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de artículos, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

Precios

Esta opción tiene asociado un botón específico no visto hasta ahora. Con él se obtendrá directamente la pantalla de esta opción.

Botón Precios

Con esta opción del programa se podrán variar los precios de forma general para un grupo de artículos o artículo que se seleccionarán con las condiciones del filtro. También podremos variar los precios de artículos con propiedades, en este caso es necesario introducir la familia con propiedades, para que nos active el filtro de dichas propiedades.




Variaciones de precios de artículos

La pantalla se divide en tres partes:

Filtro

Nos permitirá seleccionar a qué artículos se quiere modificar su precio. Los artículos que cumplan alguna de las condiciones marcadas serán seleccionados:

Artículo Inicial Artículo Final Código de Familia Tipo de IVA Grupo de Venta Proveedor Divisa

Precios/Descuentos a Variar

Se indicará qué precios/descuentos se desea modificar, PVP, Precio mayorista, Precio coste divisas, Precio o descuento fijo en atípicas clientes y proveedores.

Importante En ningún caso se podrá variar mediante esta opción, las atípicas que se indiquen en los artículos con familias.

Tipo de Variación




La modificación de los precios podrá realizarse de tres formas:

Porcentual

Porcentaje: Porcentaje de variación.

Redondear: Permite redondear o no el resultado.

Nº Entero: Si se ha marcado redondear pedirá el número entero para el redondeo. Con esta opción el precio obtenido se redondeará al múltiplo del número entero más próximo.

Lineal

Cantidad: Cantidad que se quiere aumentar o disminuir el precio.



Fija

Cantidad: Nuevo precio para los artículos seleccionados.



Ver Práctica

Promociones En esta opción podremos introducir las promociones que vayamos a realizar en cualquier periodo de tiempo y que aplicaremos a las ventas de nuestros artículos.




Tabla de promociones


Descripción

Campo que describe la promoción que aplicaremos posteriormente.

Desde Fecha

Fecha de inicio de la promoción.

Hasta Fecha

Fecha final de la promoción.

Tipo de Promoción

Puede ser según el Volumen de Venta, un Descuento sobre productos, un X*Y, o por Cantidad Vendida.

Si el tipo de promoción es por Volumen de Venta, el programa nos pedirá información sobre:




Total Ventas

Rango de importe totales de venta entre los cuales se practicará la promoción.

Cantidad a Regalar

Unidades a regalar por el total de la venta.

Altas de promociones

Si el tipo de Promoción es por Dto. Sobre Productos, el programa nos pedirá información sobre:

Ambito de la Promoción

Puede realizarse por producto, familia de productos o en todos los artículos. Según el ámbito seleccionado, el programa nos pedirá el código del producto o familia y el porcentaje de descuento a aplicar en esta promoción.





Si el tipo de Promoción es XxY no estará activo el campo Pedir confirmación al usuario. El programa nos pedirá que introduzcamos los valores de X e Y para esa promoción, en el campo Cantidad Vendida*Cobrada.





Si el tipo de promoción es Cantidad Vendida, el programa nos pedirá información sobre:

Cantidad Vendida

Número mínimo de unidades vendidas del artículo para la aplicación de la promoción.

Precio a Aplicar

En este campo se introducirá el precio a aplicar en esta promoción. Si se rellena, el campo % Dto. permanecerá desactivado.

%Descuento

Porcentaje de descuento para esta promoción.

Pedir Confirmación al Usuario

Este campo podrá activarse en todas las promociones salvo en las de tipo XxY.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a las distintas promociones obtenidas desde un escáner.


Ver Práctica

Control de Llamadas




Ventana de control de llamadas

Desde esta nueva opción llevaremos un control, de todos las clases de llamadas, previamente definidas en el modulo de Tablas Generales.

Alta de Llamada




Alta de llamada

En la ventana de alta de llamada aparecerán los siguientes campos:

Llamada Realizada

En esta ventana seleccionamos si la llamada es de un cliente o proveedor, para poder seleccionar uno u otro.

Fecha

Fecha en que se hizo la llamada, por defecto tomará la del sistema.

Hora de Inicio

Hora en que se inició la llamada, por defecto tomará la del sistema.

Hora Fin

Hora de finalización de las llamadas, por defecto tomará la del sistema, cuando se cierra el alta de llamada.

Agente

Código del agente al cual va dirigido la llamada.

Tipo de Llamada

Código del tipo de llamada, previamente introducido en el apartado de Sistema, Tablas Generales, disponemos de una búsqueda incremental desde esta ventana.

Cliente o Proveedor

Aparecerá uno u otro en función a lo que tengamos activo en la ventana de llamada realizada, introduciremos el código del cliente o proveedor, del mismo modo disponemos de una búsqueda incremental para seleccionarlo.

Persona de Contacto

Haremos referencia a la persona o personas con las que hemos hablado.

Observaciones

Podemos introducir pequeñas notas sobre la conversación mantenida.

En la barra de herramientas disponemos entre otros de los siguientes botones:

Botón de Consulta

Nos permitirá la búsqueda de la llamada según los campos definibles asociados.




Imprimir

Desde esta opción entraremos a una ventana de filtro para la impresión, desde hasta , cliente, proveedor o ambos, fecha de inicio y fin, desde que tipo a que tipo.

Terminales Esta nueva opción del programa no permitirá la importación y exportación de una serie de datos, existentes en el programa a los dispositivos Terminales de mano, para poder realizar los distintos pedidos, pagos, cobros con los mismos.

Se desplegará un menú que comprende:

Terminales Preventas Inventario r cualquier dato en estas opciones, debe asegurarse de haber efectuado dicho enlace, ya que esta introducción variará según exista enlace o no.

Terminales

Con este nuevo módulo, tendremos la posibilidad añadir las descripciones de los diferentes terminales de mano y tipos, dentro de los mismos, con los cuales se pretenda trabajar .




Tabla de terminales de venta


Alta de terminales

Código

Código alfanumérico de dos dígitos identificativo, para el terminal.




Nombre

Descripción del terminal que utilicemos.

Programa Exportación

Introducirá la ruta donde exportará los ficheros, si se rellena este dato, automáticamente se dará por defecto en la opción preventas cuando se exporten datos. Contiene búsqueda incremental.

Programa Importación

Introducirá la ruta donde importará los ficheros, si se rellena este dato, automáticamente se dará por defecto en la opción preventas cuando se importen datos. Contiene búsqueda incremental.

Tipo

Tipo del terminal al cual pertenece.

Preventas

Podremos dar de alta distintas rutas de distribución incorporando en las mismas, clientes para la visita, artículos.




Tabla de rutas

En dicha ventana disponemos de cuatro carpetas:

General

Al acceder a esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Carpeta de datos generales

En ella introduciremos:

Código de Ruta

Código alfanumérico de dos dígitos identificativo de la ruta.

Descripción

Nombre de la ruta.

Código de Terminal

Terminal que utilizaremos para dicha ruta, el mismo ha de estar dado de alta previamente en la ventana de Terminales.

Clientes

Una vez introducidos los datos en la carpeta General, tendremos acceso a una segunda carpeta de Clientes

Al acceder a esta carpeta visualizaremos una pantalla como la que mostramos:




Carpeta de clientes

En esta ventana podremos introducir todos los clientes que vamos a visitar en dicha ruta, que estén dados de alta previamente en nuestra base de datos de clientes, en el apartado Sistema/ Clientes. Además de introducir el código del cliente y su dirección introducirá el orden de visita, por defecto el programa mostrará el siguiente al anterior, si modifica el número asignado deberá tener en cuenta que no esté previamente asignado, en este caso saltará un mensaje de atención, obligándole a introducir un número de orden no existente.

Para ellos disponemos de:

Icono de Añadir

Mediante el mismo podremos añadir uno a uno los clientes para la ruta.

Icono de Eliminar

Podremos eliminar clientes que no entren en la ruta.

Localizar

Permitirá localizar un cliente mediante su código o su nombre.

Filtro

Esta opción nos permitirá seleccionar un intervalo de clientes que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro.

Reordenar

Si pulsa sobre este botón se asignarán números correlativos a aquellos registros que su número de orden de visita no sea el siguiente al anterior.




De este modo, una vez añadidos los clientes para la ruta, podremos visualizarlos en la tabla de esta carpeta, con su código, nombre y orden de visita asignado.

Artículo

Tercera carpeta para el Alta de Rutas.

Carpeta de artículos

Desde esta ventana al igual que la ventana de cliente, tendremos opción de introducir todos aquellos artículos con los cuales vamos a trabajar en la ruta.

Para ellos disponemos de:

Icono de Añadir

Mediante el mismo podremos añadir uno a uno los Artículos para la ruta.

Icono de Eliminar

Podremos eliminar Artículos que no entren en la ruta.

Localizar

Permitirá localizar un artículo mediante su referencia y su descripción.

Filtro

Esta opción nos permitirá seleccionar un intervalo de artículos que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro.

Una vez añadidos los artículos para la ruta, podremos visualizarlos en la ventana inferior, con su código y nombre.




Pedidos

Desde esta carpeta al igual que en las anteriores ventanas, tendremos opción de introducir todos aquellos pedidos que vaya a exportar.

Para ello disponemos de:

Botón Añadir

Mediante el mismo podremos añadir uno a uno los Pedidos para la exportación.

Botón Eliminar

Podremos eliminar pedidos que no entren en la exportación.

Localizar

Permitirá localizar un pedido mediante su número.

Filtro

Esta opción nos permitirá seleccionar un intervalo de pedidos que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro. Una vez añadidos los pedidos para la exportación, podremos visualizarlos en la tabla de esta carpeta, con el número de pedido, la fecha, código del cliente, la nacionalidad y el importe del pedido.

En la barra de herramientas de la ventana de preventas disponemos entre otros de los siguientes botones:

En la barra de herramientas de la ventana Tabla de preventas disponemos entre otros de los siguientes botones:

Botón Consultas


Botón Exportar

Nos permitirá exportar la información introducida en esta ventana de preventas a unos ficheros con extensión TXT, cuya ruta por defecto donde se guardaran, estará dentro del directorio donde tenga instalado el programa y dentro del mismo en el subdirectorio INTER.

Esta ventana está formada por los siguientes datos:

Desde/ Hasta ruta: Introducirá el intervalo de rutas que desea exportar, dichas




rutas estarán previamente definidas en esta opción, no obstante podrá asignarlas a través de la búsqueda que tiene cada uno de estos campos, no podrá introducir una ruta inexistente, el programa le mostrará un mensaje de atención. Por defecto estarán rellenos con el código de la ruta que esté seleccionada.

Directorio: estará relleno con una ruta donde se dejará el fichero de exportación generado del stock del almacén y las familias seleccionadas, es decir por defecto estará relleno con la ruta de un directorio localizado en el directorio donde esté instalada la aplicación, este dato es obligatorio rellenar. Por defecto la primera vez que entre estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Ruta programa terminal: Este es un campo que permitirá introducir la ruta por empresas al ejecutable del programa de comunicación del terminal de mano, de tal forma que si previamente está definido, una vez generados los ficheros de exportación, nos permitirá realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de información entre nuestra aplicación y los distintos terminales. Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Si pulsa el botón aceptar se generará un proceso de exportación de datos al directorio indicado.

Botón Importar

Nos permitirá importar la información existente en el subdirectorio INTER, una vez exportada por el terminal, para actualizar la información existente en el programa.

Desde/ Hasta ruta: Introducirá el intervalo de rutas que desea importar, dichas rutas estarán previamente definidas en esta opción, no obstante podrá asignarlas a través de la búsqueda que tiene cada uno de estos campos, no podrá introducir una ruta inexistente, el programa le mostrará un mensaje de atención. Por defecto estarán rellenos con el código de la ruta que esté seleccionada.

Directorio: estará relleno con una ruta donde se dejará el fichero de exportación generado del stock del almacén y las familias seleccionadas, es decir por defecto estará relleno con la ruta de un directorio localizado en el directorio donde esté instalada la aplicación, este dato es obligatorio rellenar. Por defecto la primera vez que entre estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Ruta programa terminal: Este es un campo que permitirá introducir la ruta por empresas al ejecutable del programa de comunicación del terminal de mano, de tal forma que si previamente está definido, una vez generados los ficheros de exportación, nos permitirá realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de información entre nuestra aplicación y los distintos terminales. Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Importar clientes: al seleccionar este campo nos permite realizar una




importación de clientes desde el terminal o directorio de ubicación a la aplicación.

Si pulsa el botón Aceptar se generará un proceso de Importación de datos, si dicho proceso es incorrecto, visualizará una ventana con la información referente a los datos incorrectos de la importación, deberá tener los ficheros que indica esta ventana, para que el proceso sea correcto.

Inventario

Al pulsar sobre esta opción visualizará la siguiente ventana:

Desde esta ventana se realizará el mantenimiento de exportación para inventariar, esta opción mostrará los registros según su estado, dichos estados serán:

"No Pendiente" (Blanco): la columna se mostrará en blanco. Un registro de almacén tendrá el estado en "No Pendiente" (Blanco), cuando no se haya exportado para realizar el inventario o hayan sido regularizadas todas las familias existentes en la carpeta "Familias", es decir el estado de dichas familias es "No Pendiente" (Blanco). Si un almacén tiene estado en "No Pendiente" (Blanco) se podrá exportar de nuevo, pero solo formarán parte de dicho filtro las familias cuyo estado sea "No Pendiente" (Blanco).




Pendiente: este estado se reflejará señalado en la columna con el literal "Pend.", un almacén tendrá estado pendiente siempre que haya sido exportado su stock para el recuento y aún no haya sido regularizado. Todas las familias que lo componen tienen el estado "Pend.". En el alta de documentos (cuando se añade), saltará un mensaje advirtiendo que dicho almacén se está inventariando (si previamente está marcado la opción "Aviso de inventario de stock" en la carpeta M. TRabajo de la opción Personalización, el apartado Entorno del sistema del menú Útil

Importante No se recomienda realizar ningún movimiento de stock (compras/ ventas) mientras se realiza el proceso de inventario, dato que puede dar información incorrecta en su stock.

Importante No podrá exportar al terminal un almacén si todas las familias de dicho almacén están en estado "Pendiente". Cuando el estado del inventario es "Pendiente" de una Familia, para sus artículos pertenecientes a esa familia, los avisos se realizarán en:

- Alta de líneas desde documentos de venta en Albaranes y Facturas (no en generaciones o agrupaciones de documentos) (no en documentos de compra ni en documentos de venta que no realicen salidas de stock, presupuestos, pedidos o abonos.)

- Alta de líneas de tpv (no en el terminal táctil.)

- Regularizaciones de almacén (no en movimientos de almacén.)

Esta ventana está formada por las siguientes carpetas:

General Familias

General




Altas de inventarios

Esta carpeta la componen los siguientes campos:

Código inventario

Campo alfanumérico de 2 dígitos para su identificación. Una vez introducido el código se activará la carpeta Familias.

Código del Terminal

Contiene búsqueda incremental, este campo no es obligatorio, si dicho campo no se rellena al pulsar el botón Aceptar, pasará a la tabla principal de terminales, columna Tipo Terminal con el literal "Terminal no definido".

Código Almacén

Contiene búsqueda incremental. Código del almacén para su inventario, este código debe estar previamente definido en la tabla Almacenes del menú Sistema.

Familias

Esta carpeta solo estará habilitada si previamente ha rellenado el campo código de Almacén en la carpeta General. En dicha carpeta se definirán todas las familias relacionadas con dicho almacén. Esta ventana estará formada por una tabla donde se mostrarán los registros de familias que entran a formar parte del inventario de dicho almacén.




Altas de inventarios

Podrá asignar familias al almacén del inventario desde el botón Añadir y desde el botón Filtrar.

Botón añadir: Al pulsar este botón aparecerá una tabla con todas las familias definidas en su tabla, situándose sobre una de ellas y haciendo doble clic sobre la misma seleccionará la familia para el inventario, o bien pulsando el botón seleccionar, con este botón seleccionará las familias una a una. Botón Filtro: Con este botón seleccionará de forma masiva las familias que desee relacionar con el almacén para realizar el inventario, al pulsar sobre este botón visualizará una ventana con los campos Código Final, Código Inicial. Ambos campos contienen búsqueda incremental, desde la que accederá a la tabla de familias. Estos campos estarán rellenos por defecto por el primer y último código de familias definidas en su tabla. Al realizar el proceso solo se añadirán las familias que estén relacionadas a través de los artículos con dicho almacén y que no estén dadas de alta en otro código de inventario con el mismo almacén.

Para confirmar el registro debe pulsar el botón Aceptar, (guardará todos los datos de la ventana, visualizando el registro en la ventana principal de Tablas de inventarios), en caso contrario pulsará el botón Cancelar, (no guardará ningún dato de los establecidos en la ventana.)

En la barra de herramientas de la ventana Tabla de preventas dispone entre otros de los siguientes botones:

Botón Consultas




Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzca en la pantalla de búsqueda.

Botón Cambio de estado

Al pulsar este botón se mostrará una ventana con dos opciones: Pendiente, "No Pendiente" (Blanco), por defecto estará marcada el estado contrario en el que se encuentre el registro seleccionado.

Botón de Exportar

Nos permitirá exportar la información introducida en esta ventana de ruta a unos ficheros con extensión TXT, cuya ruta por defecto donde se guardarán estará dentro del directorio donde tenga instalado el programa y dentro del mismo en el subdirectorio INTER.

Al pulsar sobre este botón visualizará una ventana compuesta por los siguientes campos:

Desde/ Hasta Inventario

En ellos introducirá el código de ruta que pretende exportar.

Directorio

Estará relleno con una ruta donde se dejará el fichero de exportación generado del stock del almacén y las familias seleccionadas, es decir por defecto estará relleno con la ruta de un directorio localizado en el directorio donde esté instalado la aplicación, este dato es obligatorio rellenar. Por defecto la primera vez que entre estará vacío, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Ruta programa terminal

Este es un campo que permitirá introducir la ruta por empresas al ejecutable del programa de comunicación del terminal de mano, de tal forma que si previamente está definido, una vez generados los ficheros de exportación, nos permitirá realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de información entre nuestra aplicación y los distintos terminales. Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estará vacio, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Una vez aceptado el proceso el registro quedará con estado "Pendiente".




Exportar ficheros

Botón de Importar

Nos permitirá importar la información existente en el subdirectorio INTER, una vez exportada por el terminal, para actualizar la información existente en el programa. Al pulsar sobre este botón visualizará una ventana formada por:

Desde/ Hasta Inventario

En ellos introducirá el código de ruta que pretende exportar.

Directorio

Es un campo donde introducirá la ruta de localización del fichero para su importación, se dará por defecto una ruta desde donde se importará el fichero del inventario de stock. Es aconsejable que dicho directorio esté localizado donde esté instalada la aplicación, este es un campo obligatorio que debe rellenar.

Ruta programa terminal

Este es un campo que permitirá introducir la ruta por empresas al ejecutable del programa de comunicación del terminal de mano, de tal forma que si previamente está definido, una vez generados los ficheros de importación, nos permitirá realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de información entre nuestra aplicación y los distintos terminales. Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estará vacio, posteriormente estará relleno con la última ruta dada de alta.

Al confirmar el proceso, automáticamente el programa le irá solicitando confirmación del proceso con unos mensajes de atención. Si en uno de ellos le indica que no encuentra el fichero .txt, deberá confirmar la información y en ese caso localizar el fichero para renombrarlo como ha solicitado la aplicación. Si el proceso ha sido efectuado correctamente, a continuación visualizará la




ventana de Regularización de almacenes. Esta tabla contendrá los artículos asociados a la familia y en el almacén solicitado, además nos permitirá comparar el stock actual de la aplicación en el momento de la importación con el existente en el momento de la exportación, estos datos los podrá comprobar en las columnas Cantidad/ Cantidad Ant. y Envases/ Envases Ant.. Esta tabla está formada por los botones:

Actualizar

Si pulsa dicho botón se realizará la importación de ficheros. Aceptado el proceso, cambiará el estado del registro seleccionado, quedando en "No Pendiente" (Blanco) el estado, con esto, el programa le da opción a poder exportar el registro todas las veces que sean necesarias.

Cancelar

Si pulsa dicho botón no se realizará la importación de ficheros.




Almacén

Opciones de almacén

Pedidos En esta opción se recogen los pedidos que se realicen a los proveedores. Estos documentos no dan entrada de stocks en el almacén. Su utilidad es exclusivamente mostrar información de las cantidades pendientes de recibir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos; se podrán realizar directamente los albaranes. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción:

Icono de Pedidos a Proveedores

Al acceder a esta opción visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

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16/04/2008file://C:\Documents and Settings\USER\Configuración local\Temp\~hhB315.htm


Ventana de pedidos





Pantalla de introducción de pedidos a proveedores

Nº Pedido

Primer campo que se encontrará en el pedido. Estará inactivo si seleccionamos la opción "Numeración automática en pedidos proveedores" en la carpeta Documentos de la opción Personalización en el apartado Entorno del Sistema del menú Útil.

Estado

En este campo se reflejará el estado del pedido. Dispone de varios estados para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada pedido. Este campo permanecerá inactivo, ya que el programa le irá asignando valores automáticamente. Un pedido puede tener los siguientes estados:

Pedido

Efectuado el pedido, no se ha realizado el albarán del mismo.

Recibido Parcialmente

Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes sin completar la totalidad de los artículos.

Recibido

Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad de los artículos.

Fecha




Día, mes y año con que se dará de alta el pedido. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Proveedor

Código del proveedor al que se le realiza el pedido. Debe estar definido previamente en la opción Proveedores del menú Sistema.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza el pedido. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Valor en Euro

Corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa con que se trabaja.

Almacén

Código del almacén al que entrarán los artículos contenidos en el pedido. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

F. Entrada

Contendrá la fecha en la que se espera recibir el pedido. Es un campo informativo para el usuario y no es de vital importancia para realizar el pedido.

Forma de Pago

Introduciremos la forma de pago para el pedido.

Su Pedido

Este campo guardará la información concerniente al número de pedido que nos asigna el proveedor. Es meramente informativo y no es vital para la realización de un pedido.

Condiciones

Condiciones de entrega que acordó con el proveedor. Este campo es meramente informativo y su contenido no alterará el pedido.

Expedición

Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá la forma de expedición del pedido.

Observaciones

En este campo deberá introducir las observaciones referentes al pedido que se está realizando en este momento. Este campo es meramente informativo y su omisión no afectará al pedido.

Total

Campo que totaliza la suma de los importes de los artículos que se introduzcan. Este




campo será actualizado automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Para la introducción de los diferentes artículos, se debe pulsar el botón Añadir y aparecerán los siguientes campos:

Introducción de artículos en pedidos

Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el pedido. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra debajo. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. Para rellenar este campo, disponemos de dos tipos diferentes de búsqueda incremental.

Localizar

Botón de búsqueda incremental por artículos: Podremos seleccionar un artículo de entre todos los definidos en la opción Artículos del menú Sistema.

Botón de Búsqueda Incremental por Artículos/Proveedor

Sólo podremos seleccionar uno de los artículos para los que el proveedor asociado al pedido sea el que aparece como habitual en la ficha del artículo.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado "Captura matricial en pedidos de proveedores" en la carpeta Documentos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil , en vez de estos campos aparecerá una pantalla con cuatro carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento y descuento lineal asociados al




artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera, podemos hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio y descuentos diferente según sus propiedades.

Captura matricial de artículos en pedidos

Si se pulsa Intro sobre el campo Producto y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.


Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

Unidades/Envases




Número de unidades/envases solicitadas de cada artículo.

Precio Divisa

Precio por unidad del artículo en la divisa introducida con anterioridad. Aparecerá por defecto el precio de compra de la ficha del artículo o en el caso de existir una situación atípica para ese proveedor y ese artículo aparecería el precio atípico, aunque permitirá modificarlo en ese mismo momento.

Cantidad Entrada

Número de unidades de cada artículo. Este campo estará inactivo y se irá actualizando según vayamos realizando los albaranes de este pedido.

% Dto

Porcentaje de descuento que está acordado con el proveedor. Mostrará por defecto el descuento que aparece en la ficha del proveedor o si existe alguna situación atípica para éste y el artículo que estamos introduciendo, mostrará ese descuento atípico, aunque permitirá modificarlo en ese momento.

Descuento Lineal

Cuantía que se descontará del importe de la compra del artículo correspondiente

Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio divisa introducido por las unidades introducidas en cantidad pedida. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir y para finalizar el pedido se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentario, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho pedido, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Trazabilidad

Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón podrá capturar los artículos por el código de barras asignado a dicho artículo. Para tener esta opción marcada por defecto deberá previamente tener activado el campo Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario Proveedores

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del proveedor, en la carpeta




comentario, tengamos introducido un comentario. De esta forma el usuario sabe que este proveedor está dotado de comentario, y además accede a su consulta.

Además, en la barra de botones de la ventana de pedidos a proveedores podemos encontrar las siguientes opciones:

Botón Consulta


Botón Generar Pedidos

La pantalla que aparecerá al pulsar este botón presenta los siguientes campos.

Desde Proveedor

Código del primer proveedor seleccionado para la generación automática de pedidos.

Hasta Proveedor

Código del último proveedor seleccionado para la generación automática de pedidos.

Desde Artículo

Código del primer artículo seleccionado para la generación automática de pedidos.

Hasta Artículo

Código del último artículo seleccionado para la generación automática de pedidos.

Almacén

Código del almacén seleccionado para la generación automática de pedidos.

Igualar a

Generará pedidos automáticos, de las cantidades pendientes hasta igualar a Stock según disponible, Stock mínimo o Stock máximo.

Stock según Disponible

Podremos elegir entre Menor que cero, generará pedidos como mínimo hasta cero, Menor igual que cero, generará pedidos como mínimo a uno o Menor que stock mínimo, en este caso generará pedidos hasta completar el stock mínimo.

Stock Mínimo




Podremos elegir entre Menor que cero, generará pedidos de los artículo que tengan stock menor que cero hasta llegar al stock mínimo, Menor igual que cero, generará pedidos de los artículo cuyo stock sea menor o igual a cero hasta llegar al stock mínimo, Menor que stock mínimo, en este caso generará pedidos de los artículos cuyo stock sea menor que el stock mínimo, hasta llegar al stock mínimo.

Stock Máximo

Podremos elegir entre Menor que cero, generará pedidos de los artículo que tengan stock menor que cero hasta llegar al stock máximo, Menor igual que cero, generará pedidos de los artículo cuyo stock sea menor o igual a cero hasta llegar al stock máximo, Menor que stock mínimo, en este caso generará pedidos de los artículos cuyo stock sea menor que el stock mínimo, hasta llegar al stock máximo.

Proveedor

Permite elegir entre proveedor habitual, con mejor precio o con mejor fecha de reposición.

Ventana de generación automática de pedidos a proveedores

Botón Albarán

Este botón nos permite generar el albarán correspondiente al pedido seleccionado de forma automática. Si la empresa tuviera como moneda por defecto el euro y la divisa del documento fuera de la zona euro, tendremos visible un nuevo Campo: "Convertir a Euros" que




nos permitirá realizar un albarán o factura de dicho pedido en la divisa euro.

Generación de albarán de pedido

Botón Totales

Este botón permite eliminar la columna Total de la Ventana de Pedidos para dar mayor rapidez a la actualización de datos en la misma.

Importante No podrán borrarse pedidos que ya estén recibidos. Se deberá borrar previamente el/los albarán/es generado/s por ese pedido. Si el pedido estuviera parcialmente recibido, se podrá anular la parte que quede pendiente de recibir, quedando automáticamente ese pedido como recibido.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al pedido obtenidas desde un escáner.


Ver Práctica

Albaranes En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los proveedores. Estos documentos son los que darán entrada de stocks en el almacén. Se podrán efectuar




albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:

Icono de Albaranes de Proveedores


Ventana de albaranes

En la ventana de introducción de datos encontraremos los siguientes campos:




Pantalla de introducción de albaranes de proveedores

Nº Albarán

Primer campo que se encontrará en el albarán. Estará inactivo si seleccionamos la opción "Numeración automática en albaranes proveedores" en la carpeta Documentos de la opción Personalización en el apartado Entorno del Sistema del menú Útil.

Normalmente, será el proveedor quien en su ficha decidirá si el albarán va a ser serie A o B. Aun así, se dispone de un botón, denominado Series, con el cual se cambiará la serie del albarán.

Estado

Indicará si el albarán se encuentra facturado. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al realizar las facturas de los albaranes.

Fecha

Día, mes y año con que se dará de alta el albarán. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Nº Pedido

En este campo se introducirá el número del pedido sobre el que se desee realizar el albarán. En el caso de realizar un albarán que no provenga de ningún pedido previo se dejará este campo sin introducir ningún dato. Si se introduce un número de pedido ya existente tomará todos los datos del pedido, pudiendo modificar en ese momento las unidades o aceptarlo, quedando grabado dicho albarán.




Proveedor

Código del proveedor al que se le realiza el albarán. Debe estar definido previamente en la opción Proveedores del menú Sistema.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza el albarán. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Valor en Euros


Almacén

Código del almacén al que entrarán los artículos contenidos en el albarán. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Forma de Pago

Introduciremos la forma de pago para el albarán.

F. Entrada

Contendrá la fecha en la que se espera recibir el albarán. Es un campo informativo para el usuario y no es de vital importancia para realizar el albarán.

Total

Campo que totaliza la suma de los importes de los artículos que se introduzcan. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.


Introducción de artículos en albaranes




Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el albarán. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra debajo. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos" , lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. Para rellenar este campo, disponemos de dos tipos diferentes de búsqueda incremental:

Botón de Búsqueda Incremental por Artículos

Podremos seleccionar un artículo de entre todos los definidos en la opción Artículos del menú Sistema.

Botón de Búsqueda Incremental por Artículos/Proveedor

Sólo podremos seleccionar uno de los artículos para los que el proveedor asociado al albarán sea el que aparece como habitual en la ficha del artículo.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado "Captura matricial en albaranes de proveedores" en la carpeta Documentos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Util, en vez de estos campos aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y ubicación asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera, podemos hacer un albarán de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento y ubicación diferente según sus propiedades.




Captura matricial de artículos en albaranes

Si se pulsa Intro sobre el campo Producto y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.



Unidades/Envases

Número de unidades/envases recibidas de cada artículo. Este campo irá actualizando los pedidos si el albarán proviene de ellos.




Precio Divisa

Precio por unidad del artículo en la divisa introducida con anterioridad. Aparecerá por defecto el precio de compra de la ficha del artículo, aunque permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto

Porcentaje de descuento que está acordado con el proveedor. Mostrará por defecto el descuento que aparece en la ficha del proveedor o si existe alguna situación atípica para éste y el artículo que estamos introduciendo, mostrará ese descuento atípico, aunque permitirá modificarlo en ese momento.

Descuento Lineal

Importe que se restará del valor total del artículo.

Ubicaciones

Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil,

aparecerán los campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio divisa introducido por las unidades introducidas en cantidad entrada. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Trazabilidad


Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos entren en el almacén y para finalizar el albarán se deberá pulsar el botón Actualizar.

Con el botón Datos Adicionales, accederemos a una pantalla donde añadiremos los siguientes campos:

Su Pedido

Este campo guardará la información concerniente al número de pedido que nos asigna el proveedor. Es meramente informativo y no es vital para la realización de un albarán.

Expedición

Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá la forma de expedición del albarán.

Su Albarán




Este campo guardará la información concerniente al número de albarán que nos asigna el proveedor. Es meramente informativo y no es vital para la realización de un albarán.

Condiciones de Entrega

Condiciones de entrega que acordó con el proveedor. Este campo es meramente informativo y su contenido no alterará el albarán.

Observaciones

En este campo deberá introducir las observaciones referentes al albarán que se está realizando en este momento. Este campo es meramente informativo y su omisión no afectará al albarán.

Portes

Muchos de los pedidos a nuestros proveedores incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

Tipo de Portes

Tipo de transporte con el que servirán el pedido.

Ventana datos adicionales

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho albarán, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón podremos capturar los artículos por su código de barras. Para tener esta opción marcada por defecto deberemos tener activado Capturar por código de barras en documentos en la carpeta M.Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del Sistema del menú Útil.





Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del proveedor, en la carpeta comentario, tenga introducido un comentario, de esta forma el usuario sabe que este proveedor está dotado de comentario y además accede a su consulta.

Además, en la barra de botones de la ventana de albaranes de proveedores podrá encontrar las siguientes opciones:

Botón Consulta


Botón Agrupar

Para acceder a esta opción se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla.

Albaranes agrupados de pedidos a proveedor

Desde Proveedor

Código del proveedor desde el que se desea agrupar los pedidos.

Hasta Proveedor

Código del proveedor hasta el que se desea agrupar los pedidos.




Fecha Inicial

Fecha inicial para la agrupación de pedidos.

Fecha Final

Fecha final para la agrupación de pedidos.

Orden de Presentación

Nos permite elegir el orden de presentación bien por número de documento o por fecha de documento.

Fecha último Pedido en Fecha Albarán

Marcando esta opción se conseguirá que en la fecha del albarán no aparezca la fecha actual, sino la fecha del último pedido que pertenezca a ese albarán que se está generando por agrupación de pedidos.

Generar un Albarán por cada Pedido

Marcando esta opción se generará una factura por cada proveedor y se generarán tantos albaranes como pedidos pendientes hayamos seleccionado.

Agrupar por Forma de Pago

Marcando esta opción se generará un albarán por cada forma de pago agrupando los pedidos de cada proveedor.

Documentos

Podemos seleccionar Serie A, Serie B o Todas. Con serie A/B sólo realizará albaranes a los proveedores que tengan asignado A/B como serie de albarán por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto albaranes Serie A como Serie B.

Una vez cumplimentados estos campos aparecerán los pedidos que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección, estando posicionados encima de los mismos.




Borrador de documentos

En los pedidos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los pedidos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará el albarán agrupado, o los albaranes correspondientes a los pedidos. A su vez, los pedidos quedarán servidos. Es importante resaltar que estos albaranes no serán modificables, ni en el momento de su generación ni una vez generados.

Botón Factura

Este botón genera automáticamente la factura correspondiente al albarán sobre el que estemos posicionados. Si la empresa tuviera como moneda por defecto el euro y la divisa del documento fuera de la zona euro, tendremos visible un nuevo Campo: "Convertir a Euros" que nos permitirá realizar una factura de dicho albarán en la divisa euro.

Botón Totales

Este botón permite eliminar la columna Total de la ventana de albaranes para dar mayor rapidez a la actualización de datos en la misma.

Importante Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido en cuanto a la cantidad recibida. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará recibido. En caso de efectuar




alguna modificación en cuanto al número de unidades recibidas, el pedido quedará parcialmente recibido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o cantidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al albarán obtenidas desde un escáner.


Ver Práctica

Facturas de Proveedores Al pulsar sobre esta opción visualizará una ventana como la siguiente:




Ventana facturas de proveedores

En esta opción se recogen las facturas que realicen los proveedores. Se podrá generar una Factura a partir de cada Albarán introducido con el botón Generar Facturas de la Tabla de Albaranes de Proveedores, generar una Factura que agrupe varios Albaranes con el botón Recapitular de la Tabla de Facturas, o bien añadirla directamente mediante el icono de Añadir.

Disponemos de los siguientes botones:

Botón Proyecto

En caso de que tengamos enlace a ContaPlus podemos asignar al proyecto la factura. Si el abono está contabilizado no podremos asignarlo.

Botón Consulta


Botón Totales

Hace que aparezcan o desaparezcan los totales para agilizar la visualización de la pantalla.

Cambiar Estado

Cambiará el estado de la factura a contabilizada o a no contabilizada, e impresa a no impresa.

Importante Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.





Ventana de modificación de facturas

Nº Factura (A/B)

Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Existe la posibilidad de llevar dos series en la factura. Será el proveedor quien en su ficha decidirá si la factura va a ser serie A o B. Posteriormente, el programa acotará cualquier listado o estadística por una serie, otra o ambas.

Estado

Indicará si la factura se encuentra contabilizada o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar las facturas a contabilidad.

Nº de Albarán

Número del albarán del que procede la factura.

Fecha

Fecha de alta de la factura (por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador)

Forma de Pago

Forma de pago asociada al proveedor en esta factura.

Valor en Euros

Corresponde al cambio en Euros con respecto a la divisa con que se trabaja.




Su Factura

En este campo el usuario podrá introducir el número real de la factura de nuestro proveedor. Este número aparecerá en el concepto del asiento a la hora de enlazar con ContaPlus.

Inversion del sujeto pasivo

Seleccionaremos este campo cuando en la operación indicada en la factura se produzca inversión del sujeto pasivo, siendo el obligado a repercutir el IVA el receptor de la misma. Esta validación, si tiene configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en los libros de Facturas Expedidas y Facturas Recibidas. Sólo se podrá seleccionar esta opción para proveedores con Régimen de IVA General.

Documento con Operaciones No Sujetas

Seleccionaremos este campo si la factura remitida por el proveedor contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%. Esta validación, si tiene configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en el libro de Facturas Recibidas. Sólo se podrá seleccionar esta opción para proveedores con Régimen de IVA General.

Pulsando el botón Modificar sobre una línea de artículo, podremos variar el campo IVA, en caso que tengamos activo la opción de modificación de IVA en facturas en el menú Útil\Entorno del sistema\Personalización.

Modificación de artículos en facturas

Trazabilidad


Descuento Especial

Descuento adicional del proveedor en esta factura.




%Dto pp

Descuento que nos aplicará el proveedor en concepto de pronto pago.

% de Recargo Financiero

Engloba los gastos extras que cobrará nuestro proveedor.

Entrega a Cuenta

Incluye el dinero que adelantamos al proveedor antes de pagar la factura.

Total

Campo que totaliza los precios de compra de los artículos que se introduzcan. Este campo será actualizado automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha Factura, de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos Adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón.

Datos adicionales

Su Pedido

Número interno de pedido para ese proveedor, que no debemos confundir con el número de pedido correlativo que irá aportando el programa.

Fecha de Entrada

Fecha de entrada del albarán correspondiente a la factura.

Expedición

Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá la forma de expedición del albarán.




Condiciones de Entrega

Condiciones de entrega que acordó con el proveedor. Este campo es meramente informativo y su contenido no alterará el albarán.

Observaciones

En este campo deberá introducir las observaciones referentes a la factura que se está realizando en este momento. Este campo es meramente informativo y su omisión no afectará al albarán.

Portes

Incluirá los gastos por transporte o gastos de envío si los hubiera. En la carpeta Facturas de la ficha del Proveedor se definirá el campo "IVA Portes" con el porcentaje de IVA a aplicar a éstos.

Tipo de Portes

Tipo de transporte con el que servirán el pedido.

Si la factura proviene de un albarán en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente a la factura. Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "Portes" que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para la factura y su posterior traspaso a contabilidad.

Con el botón Recibos accederemos a una ventana desde la que podremos visualizar todos los recibos asociados a la factura, así como su estado de pago.

Ventana recibos

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón podrá capturar los artículos por su código de barras. Para tener esta opción marcada por defecto deberemos tener activado Capturar por código de barras en documentos en la carpeta M.Trabajo de la opción Personalización del




apartado Entorno del Sistema del menú Útil.


Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del proveedor, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario, de esta forma el usuario sabe que este proveedor está dotado de comentario y además accede a su consulta.

Importante No podrán borrarse ni modificarse facturas que ya estén contabilizadas. Tampoco se podrán eliminar facturas mientras existan movimientos de recibos asociados a la factura, por lo tanto, tendríamos que eliminar esos movimientos uno a uno.

Existe otra opción especialmente importante, a la que se accede mediante el botón Recapitular.

Botón Recapitular

Para acceder a esta opción se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla.

Facturas recapitulativas de albaranes de proveedores

Desde Proveedor

Código del proveedor desde el que se desea agrupar los albaranes.

Hasta Proveedor

Código del proveedor hasta el que se desea agrupar los albaranes.

Fecha Inicial




Fecha inicial para la agrupación de albaranes

Fecha Final

Fecha final para la agrupación de albaranes


Nos permite elegir el orden de presentación bien por número de documento o por fecha de documento.

Fecha Último Albarán en Fecha Factura

Marcando esta opción se conseguirá que en la fecha de la Factura no aparezca la fecha actual, sino la fecha del último Albarán que pertenezca a esa Factura que se está generando por agrupación de Albaranes.

Generar una Factura por cada Albarán

Marcando esta opción se generará una Factura por cada proveedor y se generarán tantas Facturas como Albaranes pendientes hayamos seleccionado.

Recapitular por Forma de Pago

Marcando esta opción se generará una Factura por cada forma de pago agrupando los Albaranes de cada proveedor.

Recapitular albaranes por meses

Por defecto marcado. En esta opción se agruparan todas las facturas realizadas por el proveedor en el mismo mes.

Importante Según el REAL DECRETO 1496/ 2003, de 28 de noviembre, las facturas recapitulativas se pueden emitir siempre qué, sean operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural y con el mismo destinatario.

Documentos

Podemos seleccionar Serie A, Serie B o Todas. Con serie A/B sólo realizará facturas a los proveedores que tengan asignado A/B como serie de factura por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto facturas Serie A como Serie B.

Una vez cumplimentados estos campos aparecerán los Albaranes que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección, estando posicionados encima de los mismos.





En los Albaranes seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los Albaranes deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará la Factura agrupada, o las Facturas correspondientes a los Albaranes. A su vez, los Albaranes quedarán facturados. Es importante resaltar que estas Facturas no serán modificables, ni en el momento de su generación ni una vez generadas.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a la factura obtenidas desde un escáner.


Ver Práctica

Facturas Rectificativas Se ha publicado en el BOE el Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifica el Reglamento del IVA y el RD 1496/2003 que regulaba las obligaciones de facturación. En dicho RD se dan unas normas sobre la facturación, que vienen a aclarar y solucionar diversos problemas que, en la práctica, se venían planteando desde que se implantaron las facturas o documentos sustitutivos rectificativos. El RD 87/2005, elimina esos difíciles sistemas de resolver la cuestión al regular las facturas rectificativas más ampliamente y, sobre todo, admitir las facturas por importes de signo negativo.




La nueva norma establece, modificando el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del IVA (RD 1496/2003, de 28 de noviembre), lo siguiente en forma resumida:

Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo. Bastará practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida en un suministro posterior, restando el importe de la mercancía o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, siempre que el tipo impositivo aplicable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esta factura sea positivo o negativo. La factura o documento sustitutivo rectificativo deberá de efectuarse tan pronto como se tenga constancia de que se dan las circunstancias para hacerlo y siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento del devengo del impuesto del IVA. En el caso de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de la factura o facturas sustitutivas rectificadas, bastando la indicación del período al que se refieran A efectos del IVA, la base imponible será el importe de la rectificación que se hace, cualquiera que sea su signo Estas normas han entrado en vigor a partir del día 20 de febrero de 2005.

Estas facturas se generan desde la opción de Almacén, opción Facturas Rectificativas.

Por defecto este tipo de facturas se crearán con la serie "R" y contador correspondiente según configuración de personalización.

Al acceder a esta opción se visualiza la siguiente ventana:




Facturas rectificativas a proveedores

En esta ventana contamos con las siguientes opciones:

Botón Consulta

Permitirá realizar búsqueda selectiva de registros, según los parámetros de condición que se establezcan.

Botón Documentos asociados




Se mostrarán los números y fecha de las facturas abono asociados a la factura rectificativa, asi como las facturas origen rectificadas . No podrá realizar ningún tipo de modificación.


Cambiará el estado de la factura, de contabilizada a no contabilizada, de impresa a no impresa, o viceversa.

Importante Si cambia el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Botón Totales

Este botón permite eliminar la columna Total de la ventana de facturas, para dar mayor rapidez a la actualización de datos de la misma.

Botón Imprimir

Desde esta opción, además de poder visualizar el documento antes de su impresión, podemos enviarlo por e-mail. Para ello marcaremos la opción Envío por e-mail y pulsaremos el botón Aceptar. Seguidamente, se abrirá una nueva ventana, Selección de impresión de documentos, con los documentos que se hayan seleccionado en el filtro de la impresión. Por defecto, estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionarlos con los botones Selección Todos y Selección.

Por defecto, la dirección de e-mail estará rellena con la dirección de correo electrónico asignada al proveedor en la ficha de dicho proveedor. Si este campo está vacío, se podrá añadir una nueva dirección o modificar la existente. Para realizar esto último, se pulsará un clic sobre la columna destinada a la dirección de e-mail y se editará la columna, pudiendo introducir la nueva dirección. Además, se contará con un apartado para introducir un asunto y un apartado para añadir un texto, en el caso de que se necesite.




Selección de impresión de documentos

Al pulsar el botón Enviar, se enviará el documento a la dirección de correo indicada, no obstante, la aplicación mostrará un mensaje, preguntando si dse desea enviar el mensaje.

Una vez enviado el e-mail, aparecerá en el fichero de facturas a proveedores, un aspa de color azul en la columna de impresión del registro que se ha enviado.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a las facturas abono obtenidos desde un escáner.


Añadir una Factura Rectificativa

Según la ley existen dos formas de realizar una Factura Rectificativa, bien tal y como queden tras la rectificación efectuada señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación, o bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo .

Podremos añadir una factura rectificativa que recoja sólo la rectificación o que muestre la factura tal y como queda tras la rectificación:

Factura rectificativa mostrando sólo la rectificación: RECTIFICACIÓN MODELO POR DIFERENCIAS




Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el modelo por diferencias:

Pulsamos el botón Añadir de la barra de herramientas, visualizará la siguiente ventana:

Altas de facturas rectificativas

Proveedor: Donde podremos seleccionar la lupa y elegir el proveedor al que se le aplicará la rectificación Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro. En el caso de realizar una rectificación por el modelo de diferencias, se elegirá una factura para su rectificación. Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa. Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando sólo la rectificación, luego no se marcará esta casilla de validación.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Almacén opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias




en los importes totales.

En la barra de herramientas se puede destacar la opción Filtro que nos mostrara una caja de diálogo para las condiciones de selección. Al aceptar se mostrará un borrador con los documentos que cumplan las condiciones de filtro y tengan la misma divisa, no estén contabilizados, ni asociados a ninguna factura rectificativa. Los documentos deben tener el mismo porcentaje de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF.

Borrador de Documentos

Si se desea añadir una Factura pulsaremos en Añadir donde aparecerá una pantalla donde podremos elegir la Factura a Rectificar, visionando la siguiente pantalla:

Búsqueda incremental de Facturas

Si se desea elaborar una Factura Rectificativa para indicar directamente el importe de la rectificación, no se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.




Importante Se podrá rectificar varias facturas, seleccionando varias facturas a la vez para su rectificación conjunta, el proceso descrito será exactamente igual, salvo que deberá seleccionar varias facturas en la opción Búsqueda Incremental de Facturas .

En esta pantalla se contempla la factura a rectificar ya seleccionada:

Altas de Facturas Rectificativas.

Importante No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura original.

Pulsamos el botón siguiente y visualizará la siguiente pantalla:




Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores.

También es posible crear Facturas Rectificativas a un proveedor directamente, de esta forma no tendremos que introducir la factura original, acudiendo directamente a la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores, introduciendo la rectificación, ya sea de una cantidad positiva o negativa.

En la barra de herramientas podrá visualizar el botón Datos adicionales podrá modificar todos los datos de la pantalla, incluidos los portes, así mismo podrá modificar la causa de la rectificación.

En esta pantalla se refleja la factura original que deseamos rectificar, esta línea es meramente informativa y no se podrá modificar ningún campo, al pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:




Línea de Facturas Rectificativas a Proveedores.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, cantidad de unidades, cajas, su precio de compra, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese proveedor, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese proveedor:

Búsqueda Incremental de Artículos.

Si al añadir un producto para rectificar la factura pulsamos intro, añadiremos un servicio apareciendo una nueva pantalla:

Líneas de factura rectificativa a Proveedores.

Esta ventana está formada por los siguientes campos:

Producto Observa que el campo producto no tiene búsqueda, se abre un campo de texto libre en el que introducirá la descripción correspondiente a la rectificación. Añadirá solo líneas




de servicio.

IVA Introducirá el porcentaje de IVA que aplicará en la factura rectificativa.

Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de compra, % dto y dto. lineal.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación, si actualizamos, la Factura Rectificativa estará concluida.

Se podrá visualizar la siguiente pantalla:

Detalle de facturas a proveedores.

La factura original y quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Si introducimos uno o varias facturas abono, éstos también quedarán marcados con una R en color azul, no podrá ser eliminado o modificado mientras exista una factura rectificativa de la misma.

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Almacén/ Gestión de pagos/ Recibos.




Importante Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los proveedores, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a proveedores" y "Listado de facturas rectificativas".

Factura rectificativa que muestra la factura tal y como queda tras la rectificación: RECTIFICACIÓN MODELO ÍNTEGRO

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el método de rectificación del modelo íntegro:



Proveedor: Donde podremos introducir un proveedor de contado o seleccionar la lupa y elegir el proveedor al que se le aplicará la rectificación Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa. Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: Se quiere rectificar el modelo íntegro, luego se marcará esta casilla de validación para reflejar las líneas de la factura original.




Importante No se podrá modificar ni eliminar ni añadir una Factura Rectificativa que este contabilizada o que haya generado vencimientos y tenga recibos pagados o devueltos, o en aquellas que se hayan traído líneas.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Almacén opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.










Altas de Facturas Rectificativas.

Importante




No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura o de una factura abono.



Recordarle que si incrementamos el valor de la factura original debe introducir una cantidad positiva y si se disminuye el valor de la factura original debe introducir una cantidad negativa.


Para elaborar una Factura Rectificativa para que el resultado sea una factura con la rectificación incluida , se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar, se elegirán una o varias facturas y uno o varias facturas abono, y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.

En esta pantalla se refleja la factura original, junto con las líneas de la propia factura para su rectificación debemos pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:




Línea de Facturas Rectificativas a Proveedor.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, cantidad de unidades, cajas, su precio de compra, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese proveedor, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese proveedor:






Líneas de factura rectificativa a proveedor.


Producto Observa que el campo producto no tiene búsqueda, se abre un campo de texto libre en el que introducirá la descripción correspondiente a la rectificación. Añadirá solo líneas de servicio.


Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de compra, % dto y dto. lineal.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación, si actualizamos, la Factura Rectificativa estará concluida

Pudiéndose visualizar la siguiente pantalla:





La factura original quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los proveedores, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a proveedores" y "Listado de facturas rectificativas".

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Almacén/ Gestión de pagos/ Recibos.

Importante Marcar la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar implica que las líneas de la factura original estarán en la Factura Rectificativa y que se puedan modificar los importes en la propia factura siempre que no existan facturas abono asociados.

- Factura Rectificativa de una Factura Rectificativa:

El proceso de ejecución de la Factura Rectificativa es similar al explicado anteriormente, en este caso se deberá seleccionar en el apartado Tipo de Factura a Rectificar, la opción Factura Rectificativa.

Si pulsamos en añadir, seleccionaremos una única Factura Rectificativa para su rectificación, esta factura se creó mediante alguno de los métodos anteriormente descritos para la creación de Facturas Rectificativas.




Después los pasos a seguir son idénticos al ejemplo descrito anteriormente, una vez pulsemos Actualizar se creará la Factura Rectificativa con la rectificación.

La factura rectificativa quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes.

Facturas abono Asociados

Se podrán introducir, si existen, las facturas abono asociados a las facturas seleccionadas, pertenecientes al mismo proveedor, con la misma divisa que la factura original a rectificar, sin estar contabilizados, con importe negativo y sin que hayan sido asociados a ninguna factura rectificativa.

Si se introduce una o varias facturas podremos acceder a la barra de herramientas de Abonos Asociados pudiendo visualizar esta pantalla:

Altas de Facturas Rectificativas

En la barra de herramientas se puede destacar la opción Filtro que nos mostrara una caja de diálogo para las condiciones de selección. Al aceptar se mostrará un borrador con los documentos que cumplan las condiciones de filtro y tengan la misma divisa, no estén contabilizados, ni asociados a ninguna factura rectificativa. Los documentos deben tener el mismo porcentaje de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF que las facturas introducidas en la tabla Facturas a Rectificar





Otra posibilidad será introducir una factura abono seleccionando Añadir, en la pantalla de Altas de Facturas Rectificativas, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Búsqueda incremental de Abonos.

Se visualizará un listado con todas las facturas abono que podemos asociar a la factura o facturas, para introducirlas se seleccionará la factura abono que se desee introducir y se pulsará el botón Añadir.

Los importes de la Factura Rectificativa deben coincidir con los porcentajes de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF de la factura original y con los de las facturas abono asociados, si no ocurriera esto se provocarían diferencias en los importes totales.

Si introducimos una factura abono se podrá visualizar la siguiente pantalla:




Altas de facturas rectificativas a Proveedores.

Importante Una vez que asociamos uno o varias facturas abono no se podrá añadir ninguna línea de producto.

Si pulsamos siguiente, se podrá observar que aparecerán las líneas de la factura o facturas abono asociados:




Detalle de facturas rectificativas a Proveedores.

En esta pantalla aparecerá la factura o facturas para informar a que factura se esta rectificando, las facturas abono que asociamos y las líneas de las facturas abono asociados.

Si marcamos la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar en la pantalla Altas de Facturas Rectificativas aparecerán las facturas para informar a que facturas se están rectificando, las líneas de las facturas a rectificar, las facturas abono asociados y sus líneas correspondientes.

Importante Las líneas de la factura rectificativa serán igual a la suma de las líneas de la factura original más las líneas con cantidad en negativo de las facturas abono asociados a la misma.

Stock

El stock no se alterará por estas operaciones, salvo cuando se añaden líneas en la ventana Detalle de Facturas Rectificativas a Proveedores

Informes

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los proveedores, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a proveedores", "Listado de facturas rectificativas" y en el "Historial de facturación de cada proveedor".

En estos listados se deberá tener en cuenta, que la información de las facturas recibidas se incluirán a fecha de emisión, y en el caso de las facturas rectificativas, ya sea trayendo líneas o no, la factura original y su rectificación se computarán a cada




una por separado en la fecha en la que fueron realizadas.

Gestión de Pagos

Menú gestión de pagos

Dentro de esta opción se encuentran otras dos opciones que nos permitirán llevar todo el control sobre los pagos de recibos, es decir, el control de tesorería.

La primera opción nos permitirá un control total sobre los recibos generados por el programa. La segunda opción se utilizará para gestionar los Pagos y Devoluciones de nuestros recibos así como su contabilización.

Recibos de Proveedores

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los recibos, bien sean emitidos, pagados o devueltos.




Ventana recibos de proveedores

Disponemos del siguiente botón:

Botón Consulta


La explicación a la existencia de recibos en esta tabla sin que usted haya dado la orden de crearlos, es porque el programa los crea automáticamente a partir de las facturas, dependiendo de la forma de pago fijada con el proveedor en cada una de ellas.

La emisión de recibos está vinculada a la forma de pago para el proveedor, es decir, cuando se define una forma de pago para un proveedor el programa efectuará tantos recibos como pagos tenga que efectuar al proveedor. Si se trata de un pago al contado emitirá solamente un recibo, ya que el pago del importe se realiza de una vez. Si el pago fuese porcentual, el programa emitirá los recibos que sean necesarios hasta que se complete el pago.

En esta opción visualizará una lista de los recibos, los cuales podrán modificarse. En




la ventana de modificación encontraremos 3 carpetas diferentes:

Datos Generales

Es la 1ª carpeta de esta opción y en ella se van a poder modificar los campos Importe y Fecha de Vencimiento. Estos dos campos vienen determinados por la forma de pago que usted asigna al proveedor en la factura.


Importe

Este campo refleja los totales individuales de cada recibo. Podrá modificarse por una cantidad inferior a su valor, siempre que su estado no sea pagado, generando en ese momento otro recibo con el mismo número pero diferente importe por el valor restante, hasta completar el importe total del recibo.

Fecha de Vencimiento

Representa la fecha en la que vencerá el recibo. Podrá modificarse por una fecha anterior o posterior, siempre que su estado no sea pagado.

Estado

El estado del recibo va sobrepuesto. Estos pueden ser:

Emitido Pagado Devuelto

Esta opción no podrá ser modificada directamente desde esta pantalla, pudiendo realizarse cualquier modificación desde la siguiente carpeta Pagos y Devoluciones.




Pagos y Devoluciones

Es la 2ª carpeta de esta opción. En ella se van a reflejar todos los movimientos que se hayan realizado sobre el recibo en cuestión. Incluso, podemos añadir nuevos movimientos ya sean de pago o devolución.

Carpeta pagos y devoluciones

Documento Asociado

Tercera carpeta dentro de la modificación de recibos, nos permitirá poder generar los documentos de pago personalizados que queramos.




Modificación de recibos. Documento asociado

Se van a poder añadir los siguientes campos:

Tipo

Nombre para el documento asociado, por ejemplo, cheque.

Número de Documento

Número identificativo del documento asociado.

Cuenta Entidad Emisora

Introduciremos el código del banco a través del cual deseamos pagar el documento.

Importe

Refleja los totales individuales de cada recibo, podrá modificarse por una cantidad inferior, siempre que el estado del recibo no sea pagado, en este caso se generaría automáticamente otro recibo por la cantidad restante, hasta completar el importe total.

Fecha de Emisión

Este campo representará la fecha en que se genera el documento asociado.

Pasar Número de Documento a Contabilidad

Al marcar este check, y pasar el pago o devolución a contabilidad, nos generará en gestión de asientos, un asiento por el pago o devolución, en cuyo concepto hará referencia al tipo y número de documento que indiquemos en esta carpeta. En caso contrario, en el concepto hará referencia al recibo que proceda.




Desde la pantalla General donde aparecen todos los recibos, disponemos de dos nuevos botones:

Botón Pagos y Devoluciones

Con esta opción añadiremos un movimiento de pago o devolución del recibo sobre el que estemos situados. Tendremos en cuenta que cada vez que pulsemos este botón el programa pondrá el estado contrario al que tenga el recibo automáticamente, no pudiendo en ningún caso ser modificado por el usuario.

Botón Compensación de Recibos

Con esta opción agruparemos varios recibos de un mismo proveedor, con igual estado y que no sea pagado, en un único recibo llamado Matriz. Nos situaremos en el recibo que deseemos que sea el Matriz y al pulsar el botón de Compensación visualizaremos la pantalla de introducción de datos.

Si la empresa trabaja con la divisa euro, al compensar un recibo cuya divisa sea euro o de la zona euro, tendremos visible un nuevo campo de selección: "Compensación en euros", al seleccionar este campo nos permitirá filtrar y añadir recibos para compensar, cuya divisa de origen sea el euro o cualquier divisa de la zona euro.

Si la compensación de recibos esta compuesta por recibos de distintas divisas a la vez, el recibo matriz mostrará el importe y la divisa en euros.

El paso contable del pago o devolución de un recibo compensado en euros, se llevará con cargo o abono a la subcuenta de proveedor en euros.




Compensación de recibos

Nº de Recibo

En este campo introduciremos el nº de recibo que queramos ligar al recibo matriz. De esta manera ligaremos tantos recibos como deseemos.

Disponemos también de un botón denominado Filtrar, con el cual podremos ligar varios recibos.

Filtro para compensación de recibos

Fecha de Vencimiento Inicial

Por defecto aparece la fecha actual que podrá modificar.

Fecha de Vencimiento Final

Fecha en la que se detendrá el proceso de extracción de información.




Recibos a Incluir

Serie A, Serie B, y Todos

Una vez cumplimentados estos campos, se accederá a la pantalla donde aparecerán los recibos que cumplan los requisitos solicitados y se podrán seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección o haciendo doble click, estando posicionados encima de los mismos. En los recibos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo.

Una vez seleccionados todos los recibos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente quedarán ligados al recibo Matriz.

Importante Si quisiéramos realizar cualquier operación sobre un recibo ligado, lo haríamos sobre el recibo matriz al que pertenece. Además, si un recibo matriz tiene algún movimiento, no podríamos eliminar ningún recibo ligado hasta que no borráramos todos los movimientos del recibo matriz.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al recibo obtenidas desde un escáner.


Pagos y Devoluciones de Recibos de Proveedores




Ventana pagos y devoluciones

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los pagos y las devoluciones que se realicen de los recibos y permitirá contabilizarlos.


Botón Consulta


Cambiar de Estado

Convierte el recibo en contabilizado o en No Contabilizado.

Importante Si cambiamos el estado de un movimiento ya contabilizado, no se




borrará el asiento contable de ContaPlus.

En la pantalla de introducción de datos aparecerán los siguientes campos a cumplimentar para llevar el correcto control de estos pagos y devoluciones.

Añadir pagos y devoluciones

Nº del Recibo

Nº de recibo del cual se ha realizado un pago o una devolución.

Importe

Importe total del recibo.

Fecha de Expedición

Fecha en la cual se hizo el recibo del cual se solicita ahora el pago o devolución.


Fecha de vencimiento del recibo

Proveedor

Código del proveedor correspondiente al recibo que estamos tratando.

Divisa

Divisa con la que se ha realizado el recibo

Valor en Euros


Movimiento

Este campo es automático y captura el tipo de movimiento contrario al estado en el




que se encuentra el recibo. Es decir, si hiciéramos un movimiento de un recibo Pagado, nos añadirá un movimiento de Devolución y cambiará el estado del recibo.

Fecha del Movimiento

Será la fecha en la cual se realizará el pago o devolución. También será la fecha que aparecerá en el asiento contable si se contabiliza.

Subcuenta Pago

Este campo incluirá la subcuenta donde se cargará el pago o devolución que se realice. Generalmente se tratará de una subcuenta de Bancos.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos a los pagos y devoluciones obtenidas desde un escáner.


Movimientos de Almacén Esta opción se utilizará cuando se desee realizar el traspaso de mercancía de un almacén a otro.





Movimientos de almacén

Como puede observar se diferencian dos partes importantes. La primera situada en la zona superior será la encargada de contener la información referente a los almacenes implicados en el movimiento de mercancía. Para ello el programa pone a nuestra disposición los siguientes campos que pasaremos a explicar en el orden que el programa nos permite su edición.

Almacén Origen

Código del almacén del que se extraerá la mercancía. Deberá estar previamente definido en la opción Almacenes del menú Sistema.

Almacén Destino

Código del almacén en el que se depositará la mercancía.

Una vez rellenados estos campos, con el botón Recuperar podemos recuperar movimientos de almacén realizados con anterioridad.

Botón Recuperar

Accederemos a una pantalla donde se introducirá un rango de fechas y referencias para que aparezcan por pantalla los movimientos entre los almacenes especificados con anterioridad. En el caso de que no haya stock del producto en el almacén origen, no se recuperará el movimiento. Si el stock del almacén origen es menor que la cantidad que se movió, en la operación recuperada aparecerá la cantidad de artículo que queda en el almacén.




Recuperar movimientos de almacén

Llegados a este punto se concluye la primera parte de la opción Movimientos de Almacenes y se comienza la introducción de los artículos que serán traspasados de un almacén a otro.


Producto

Código de los artículos que serán traspasados. Una vez introducido aparecerá la descripción a su derecha. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si el artículo tiene propiedades asociadas, accederemos a una ventana con una matriz con todas las posibles combinaciones de estas propiedades. La matriz contiene distintas carpetas: Unidades, Envases (en caso de haber seleccionado la captura de unidades por envases) y Ubicación. Así podremos rellenar los artículos que cumplan las propiedades deseadas para la operación de traslado de almacén y añadir la cantidad y ubicación para cada uno de ellos.

Stock

Unidades de stock físico del artículo en el almacén origen. No es accesible por el usuario, siendo un campo meramente informativo.

Mover

Representa las Unidades de producto que se trasladarán al almacén destino.

Estas cantidades por sentido común, no pueden ser nunca mayores que el stock del producto, pues nunca se podrá mover más mercancía de la que en realidad se posea.

Ubicaciones

Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, aparecerán los campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

Ubicaciones

Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, aparecerán los




campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

Trazabilidad

Desde Movimientos de Almacén se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Introducción de artículos para el movimiento entre almacenes

Importante Cualquier modificación de los stocks realizada en esta opción quedará reflejada en el Histórico de Movimientos del menú Almacén.

Regularización de Almacenes Con esta opción podrá realizar regularizaciones en los almacenes, es decir, podrá ajustar el stock de cualquiera de los almacenes, eliminando o añadiendo mercancía manualmente.

Los motivos para utilizar esta opción son múltiples, pues se sabe que los únicos agentes que controlan los stocks son las entradas y las salidas de mercancía. Pero existen más motivos de los que depende el stock de un almacén, mercancía caducada, defectuosa, devuelta. De ahí la existencia de esta opción.





Regularización de almacenes

Como puede observar se diferencian dos partes importantes. La primera situada en la zona superior será la encargada de contener la información referente al almacén en el que se realizará la operación. Para ello el programa mostrará un solo campo:

Almacén

Código del almacén en el que se realizará la regularización.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte de la introducción de datos para la Regularización de Almacenes y deberá efectuarse la regularización de artículos. A continuación pulsaríamos el botón añadir para generar una nueva línea, o nos situaríamos encima del artículo a regularizar y pulsaríamos el botón de modificar.

En la pantalla de modificación de datos aparecerán los siguientes campos:

Introducción de artículos para la regularización de almacenes




Producto

Código del artículo cuyo stock será reajustado. Deberá estar previamente definido en la opción Artículos del menú Sistema. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo.

Unidades

Si el código del artículo introducido tiene stock en el almacén que se regulariza, sólo permitirá la modificación de dicho stock (sumar o restar stock).

Si el código del artículo introducido no tiene stock en el almacén que se regulariza, permitirá la introducción del stock que se considere oportuno.

Envases

Si el artículo tiene en su ficha la captura por envases, al poner las unidades calculará automáticamente los envases correspondientes.

Ubicaciones

Si hemos marcado Aplicar control de ubicaciones en la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, aparecerán los campos correspondientes a los literales que hayamos elegido para las ubicaciones de nuestros artículos en el almacén.

Trazabilidad

Desde Movimientos de Almacén se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Importante Cualquier modificación de los stocks realizada en esta opción quedará reflejada en el Histórico de Movimientos del menú Almacén.

Sistema Simplificado de Entradas de Almacén El objetivo de esta opción es la generación de un sistema "Sencillo" que permita la gestión de altas o bajas de productos o artículos en un almacén.

Gestiona pocos datos (en ningún caso Comerciales), tales como códigos de barras, referencia del artículo, unidades que entran o salen y cuantos se estimen necesarios.

Esta opción se encuentra disponible desde las siguientes opciones:

Menú Almacén: "Sistema simplificado de entradas de almacén".

Sistema simplificado de entradas de Almacén

Y tendremos acceso a dicha funcionalidad por medio de un icono situado en las búsquedas incrementales de la tabla de artículos. Esta opción se encontrará activa dependiendo del nivel de procesos abiertos.




Podrá dar de alta artículos en la aplicación de forma simplificada, es decir, configurando la pantalla de captura de datos ajustándola a sus necesidades en cada momento, e introduciendo el mínimo de información necesaria. De esta forma se agiliza el proceso de alta de artículos en FacturaPlus.

Importante Antes de comenzar a trabajar con esta opción debe tener claro qué datos considera estrictamente necesarios para dar de alta sus artículos. Recuerde, que el propósito de esta nueva opción es agilizar este proceso por lo que recomendamos configurar una captura con el mínimo de campos.

Desde cualquiera de las dos opciones nombradas anteriormente, al aceptar visualizará las siguientes pestañas:

Captura

En esta pestaña se pedirán los datos que tenga configurados como capturables en la carpeta Configuración, y al dar a Aceptar, se añadirán a la tabla de la pestaña Artículos. Al Aceptar, se borrarán los datos de la captura y se volverá a dejar el foco en el campo Referencia para seguir capturando artículos de manera rápida.

La referencia nueva no podrá existir ya en la tabla de artículos. En el caso de que existiera el sistema nos avisará con un mensaje de aviso.

Captura

Los campos que aparecen serán configurables, es decir, podrá cambiarlos adaptándolos a sus necesidades en cada momento, ocultarlos, añadir nuevos, etc. Para




seleccionar los campos que aparecen utilizaremos la pestaña Configuración.

En esta ventana tendrá los siguientes botones:

Aceptar; Si acepta se crea el artículo, se borrarán los datos de la pantalla, y el foco se posiciona nuevamente en el campo referencia para seguir añadiendo artículos nuevos.

Terminar; Se guarda el artículo que tiene en pantalla y sale de la opción.

Salir; no guardará el artículo que tenga en pantalla y cerrará la opción.

En el caso de que en la captura se haya capturado el campo Cantidad, se añadirán automáticamente registros en el histórico de movimientos de Almacén.

Cuando se indique o rellene el campo referencia en la pestaña de Captura se deshabilitarán las pestañas Configuración y Valores por defecto.

Como campos obligatorios, figuran la familia, el proveedor habitual y el almacén.

El campo Cantidad, mostrará el literal de Unidades de Personalización y tendrá máscara según Personalización para Cantidades.

Si tiene configurado "captura por envases", cuando tenga como capturable el campo Cantidad, se mostrará junto a este campo, el campo "Envases", recalculando en función del nº de unidades por envase configurado.

En el caso de que tengamos configurado como capturable el campo ubicaciones, se mostrarán 1, 2 o 3 campos para que indique la ubicación. El campo PVP y Precio Mayorista se rellenarán automáticamente si tiene configurado % de Beneficio para PVP y % de Beneficio para Precio Mayorista en valores por defecto. Se calculará sumando al Precio de Compra el % correspondiente. Podrá de todas formas modificar los precios.

Los valores se rellenarán cuando tenga capturable el Precio de Compra y tenga % de beneficios, aún cuando los campos PVP o Precio Mayorista no sean capturables. La máscara de estos campos serán las de precios para la divisa EUR.

Desde esta opción se podrán capturar también los Datos de Trazabilidad del movimiento de stock

Configuración

Desde esta ventana configurará qué datos quiere capturar y de los que no capturará, que valor quiere que tengan por defecto:




Configuración

Campos que componen esta opción y que pueden formar parte de la captura:

- Referencia; Este campo estará marcado y deshabilitado por defecto, será un dato obligatorio para poder dar de alta los artículos, no podrá estar ya dado de alta en la aplicación.

- Descripción; Marcado por defecto pero no obligatorio.

- Código de barras; No obligatorio.

- Familia; Campo que podrá capturar o en caso contrario debe indicar su valor por defecto obligatoriamente.

- Proveedor habitual; capturable o al igual que en familias tiene que indicar un valor por defecto obligatoriamente.

- Referencia del proveedor; Campo no obligatorio.

- Período de reposión; (no obligatorio, puede tener valor por defecto)

- Coste; No obligatorio que estará marcado por defecto.

- PVP; Campo no obligatorio y marcado por defecto.

- Precio Mayorista; No obligatorio.




- 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º descuentos; Campo no obligatorio, puede introducir valor por defecto.

- Precio punto verde; No obligatorio, puede introducir un valor por defecto. Campo sólo visible si la empresa tiene configurado Punto Verde.

- Cantidad; No obligatorio y marcado por defecto.

- Lote (trazabilidad); se mostrará en función de la configuración de la familia, no obligatorio y desmarcado por defecto.

- Fecha (trazabilidad); se mostrará en función de la configuración de la familia, no obligatorio y desmarcado por defecto.

- Captura matricial; Campo que estará visible si configuradas propiedades en personalización. Estará habilitado si tiene marcada la captura de Cantidad.

- Almacén; Campo capturable, en caso contrario debe indicar un valor por defecto obligatoriamente.Estará deshabilitado y desmarcado si no ha marcado capturar Cantidad.

- Ubicaciones; Visible si tiene configurado en Personalización "Aplicar control de ubicaciones". Para que esté habilitado tiene que tener marcada la opción Cantidad.

Con el botón Marcar Todos, seleccionará todos los campos disponibles en la opción.

Valores por Defecto

Ventana desde la que podrá establecer valores por defecto para los artículos dados de alta a través de esta opción.




Valores por Defecto

En esta pestaña aparecerán el resto de datos de artículos, y sus valores por defecto. Éstos campos opción, variarán en función de la configuración que tenga establecida en las distintas carpetas de Útil\Entorno de Sistema\Personalización.

Ejemplo Para poder establecer valores por defecto relacionados con propiedades, previamente debe tener marcado los campos de personalización para trabajar con propiedades, para establecer valores por defecto de la configuración de envases, previamente debe tener configurada su empresa para la captura de envases.

Tipo de código de barras. Configuración de control de stock. Si la empresa tiene configurado en Personalización trabajar con 1 o 2 propiedades o Envases aparecerán los siguientes campos. Configuración Precios por 1º propiedad. Configuración Precios por 2º propiedad solamente aparecerá si la empresa tiene configurado en Personalización trabajar con 2 propiedades Configuración de envases y nº de envases por unidad. Formato de envasado visible si la empresa tiene configurado en Personalización Captura por Envases Divisa de compra.

En el caso de tener enlace a ContaPlus aparecerán activos los siguientes campos y se validará la máscara con el nivel de desglose de la empresa 1º de enlace con ContaPlus.

Grupo de compra.




Subcuenta de compra. Subcuenta de abono (compra). Grupo de venta. (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no). Subcuenta de venta (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no). Subcuenta de abono (venta). (siempre visible independientemente de si hay enlace contable o no). Tipo de IVA % beneficio PVP % beneficio P. Mayorista

Datos genéricos sobre almacén:

Stock mínimo: Deberá ser menor o igual que el stock máximo Stock máximo: Deberá ser mayor o igual que el stock mínimo Período de Garantía.

Artículos

Muestra una tabla con todos los artículos que hayamos añadido desde la Captura.

Artículos

Tiene la posibilidad de Localizar por el campo "Referencia"

Una vez completada toda la información si al intentar añadir artículos se detecta que no tiene valor valido para alguno de los siguientes campos. Se mostrará un mensaje de




aviso.

En Configuración

Familia Proveedor habitual Almacén

En Valores por Defecto

Divisa de compra Tipo de IVA

Podrá saber qué artículos se han dado de alta a través de esta opción desde Almacén\Histórico deMovimientos, campo "Causa"".

Histórico de Movimientos En esta opción se muestran las entradas y salidas de Almacén, tanto por Regularización como por Movimientos entre Almacenes.

Se podrá crear registros en el Histórico de Movimientos desde Gestionar Stock, Regularización de Almacén, Sistema Simplificado de Entradas en Almacén y




cambiando el Coste Promedio ya sea directamente o modificando su forma de cálculo en el menú Útil, en la carpeta Entorno del Sistema, opción Personalización.

Si seleccionamos la opción Zoom aparecera la siguiente pantalla:

Donde podemos destacar el campo Coste, este dato no es editable, y representa el coste de las unidades en el momento de la regularización, y se modificará cuando lo haga el Coste Promedio.




Facturación En este menú, residen todas las opciones que nos ayudarán a controlar y gestionar las operaciones de salida de mercancía y que engloba: Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas, Fact. Rectificativas, Abonos, etc., así como otras operaciones complementarias.

Dispondrá de las siguiente opciones:

Presupuestos Pedidos Albaranes Facturas Facturas Rectificativas Abonos Plantillas Liquidaciones Gestión de Cobros Gestión de Garantías Enlace a ContaPlus

Página 1 de 155Facturación

16/04/2008file://C:\Documents and Settings\USER\Configuración local\Temp\~hh8B77.htm


Menú facturación

Presupuestos En esta opción hace referencia a una propuesta al cliente del total al que ascenderá la compra de una serie de artículos. Los presupuestos, al no referirse a una venta segura, no se descontará los artículos del stock. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción:

Icono de Presupuestos de Clientes

Al acceder a la opción de Presupuestos visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

Ventana presupuestos de clientes





Botón Consulta


Totales


Aprobar

Con este botón aprobaremos el presupuesto sobre el que estuviéramos situados y se generará automáticamente el pedido correspondiente.

Facturar

Esta opción permite al usuario realizar una factura directamente a partir de un presupuesto.

Se podrá acceder a esta opción cuando el presupuesto no este Aprobado ni Facturado.

Si seleccionamos un presupuesto y a continuación pulsamos el botón Factura accederemos a la siguiente ventana:

IVA incluido

Si se marca este check se generara la factura con IVA incluido, esta opción se aparecerá cuando el cliente del presupuesto sea un cliente de contado.




Aplicar promociones vigentes

Se aplicarán únicamente promociones de volumen de ventas sobre la factura.

Permitir Ventas sin stock

Visible si en Personalización General tiene configurado Control de stock.

Si se activa se permitirá la venta aunque el stock disponible no sea suficiente para cubrir la venta.

Copiar

Se generará un presupuesto exactamente igual al que estuviéramos situados.

Cambiar Estado

Cambiará el estado del presupuesto convirtiéndolo en aprobado o en no aprobado.

Importante Si cambiamos el estado de un presupuesto ya aprobado, no se borrará el pedido generado por ese presupuesto.

Botón Imprimir

Desde este botón, además, de visualizar el documento antes de su impresión, también podremos enviar el documento por e-mail. Para ello marcaremos la opción Enviar a e-mail, pulsaremos Aceptar, seguidamente se abrirá una nueva ventana "Selección de impresión de documentos", con los documentos que haya seleccionado en el filtro de impresión, por defecto estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionar con los botones Selección Todos/ Selección. Por defecto, la dirección de e-mail estará rellena con la dirección de e-mail asignada al cliente en la ficha de dicho cliente, si este campo está vacío, podrá añadir una nueva dirección o modificar la existente, situándose sobre el documento del que quiere añadir o modificar la dirección, sobre la columna destinada a la dirección de e-mail, y pulsando clic con el ratón se editará la columna pudiendo introducir la nueva dirección. Además tendrá un apartado donde introducir el asunto y un apartado para añadir un texto en el caso que lo necesitara.





A través del botón "Enviar", enviará el documento a la dirección de correo indicada, no obstante la aplicación le mostrará un mensaje, preguntándole si desea enviar el mensaje.

Una vez enviado el e-mail, en la tabla del documento, visualizará seleccionada la columna de impresión con un aspa de color azul del documento que se ha enviado.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al pedido obtenidas desde un escáner o un archivo.





Pantalla de introducción de presupuestos de clientes

Nº Presupuesto

Primer campo que se encontrará en el Presupuesto. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Valores de Control en el apartado Personalización , en la opción Entorno del Sistema del menú Útil, donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del Presupuesto.

Estado

En este campo se reflejará el estado del Presupuesto. Dispone de dos estados para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada Presupuesto. Un Presupuesto puede tener los siguientes estados:

Sin Aprobar

El presupuesto ha sido emitido y está a la espera de que sea aprobado.

Aprobado

El presupuesto ha sido aprobado y nos refleja el número de pedido correspondiente al presupuesto. También disponemos de la fecha de aprobación.

Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Fecha

Día, mes y año con que se dará de alta el Presupuesto. Por defecto esta fecha es




extraída del reloj interno de su ordenador.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el Presupuesto. Debe estar definido previamente en la opción Clientes del menú Sistema. No se podrá realizar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Dirección

Código de la dirección de envío del Presupuesto. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el Presupuesto. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

F. Pago

Código de la forma de pago del cliente. Debe estar previamente definida. Por defecto aparecerá la forma de pago de la ficha del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Bultos

Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá el número de bultos que ocupan los artículos.

Agente

Código del agente. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema. Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado por el usuario.

% Com.

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema. Antes de actualizar el Presupuesto, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza la factura. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales.

Valor en Euro


Total

Campo que totaliza los precios de venta de los artículos que se introduzcan. Este




campo será actualizado automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del Presupuesto.


Introducción de artículos en presupuestos

Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el Presupuesto. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra a su derecha. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en Presupuestos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un Presupuesto de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento, descuento lineal y comisión distinta según sus propiedades.




Captura matricial de líneas de artículos en presupuestos

Disponemos de un botón llamado "Consultar Stocks", con el cual una vez introducida la referencia del artículo, podemos consultar el stock de éste en los distintos almacenes.

Si se pulsa Intro sobre el campo y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.

Introducción de artículos sin codificar en presupuestos





IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menú Personalización .

Unidades

Número de unidades solicitadas de cada artículo.

Envases

Visualizaremos este campo si en la ficha del articulo tenemos marcado el check utilizar Sistema unid./envases, este campo se actualizará automáticamente.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el Presupuesto y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.

Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Tipo de descuento

Descuento Lineal

Descuento numérico por línea de pedido.

% Comisión

En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la pantalla anterior) por la venta del producto que estamos introduciendo y dependiendo del descuento que estemos aplicando. Si existiera alguna situación atípica como en Precios y en Descuentos, aparecería el porcentaje de comisión de esa situación atípica. El campo podrá modificarse manualmente en ese momento. De esta forma se podrá introducir distinta comisión por línea de producto.

Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades




introducidas en Unidades pedidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Trazabilidad


% Descuento Especial

Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el presupuesto.

% Descuento Pronto Pago

Es un descuento adicional que pondremos en concepto de Pronto Pago.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir y para finalizar el Presupuesto se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho Presupuesto, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. En ella visualizaremos los siguientes campos:


Su Pedido

Número interno de pedido para ese cliente. No confundir con el número de pedido correlativo que irá aportando el programa.

F. Salida

Fecha prevista para la emisión del pedido.

Portes




Muchos de los pedidos que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

Tipo de Portes

Tipo de transporte con el que se servirá el pedido.

Nº de Tracking

Número de referencia que asigna el servicio de porte.

Transportista

Código del transportista que realizará la ruta. Este campo debería haberse definido en la opción Transportistas del menú Sistema.

Expedición

Forma de expedición del pedido.

Cond. Entrega

Condiciones especiales de entrega al cliente.

Observaciones

Pequeño comentario del pedido.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes", que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas.

Refer/C. Barras

Si pulsamos este botón visualizaremos el código de barras asignado al producto y podremos capturar nuestro producto tanto por referencia como por código de barras. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debemos activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil .

Comentario Clientes

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además el usuario puede acceder a su consulta.

Importante No podrán borrarse presupuestos que ya estén aprobados. Se deberá borrar previamente el/los pedido/s generado/s por ese presupuesto.




Ver Práctica

Pedidos En esta opción se recogen los pedidos solicitados por los clientes. Estos documentos no dan salida de stocks en el almacén. Su utilidad es exclusivamente mostrar información de las Unidades pendientes de servir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos; se podrán realizar directamente los albaranes. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción:

Icono de Pedidos de Clientes

Al acceder a la opción de pedidos visualizaremos una pantalla como la mostrada a continuación.

Ventana pedidos de clientes


Botón Consulta





Botón Generar Pedido

Con este botón podremos generar un pedido a nuestro proveedor con los mismos artículos que hemos incluido en un pedido de clientes. Además, podremos desde aquí generar un pedido de proveedor para igualar nuestro stock al máximo o mínimo, siempre de los artículos que estén incluidos en el pedido de clientes que tomamos como base. Los datos a rellenar serán los siguientes.

Desde Proveedor

Código del primer proveedor seleccionado para la generación automática de pedidos.

Hasta Proveedor

Código del último proveedor seleccionado para la generación automática de pedidos.

Desde Artículo

Código del primer artículo de los que forman el pedido del cliente.

Hasta Artículo

Código del último artículo de los que forman el pedido del cliente, siempre según el orden de los artículos.

Almacén de Destino

Código del almacén donde entrarán los artículos solicitados.

Proveedor

Indicamos al programa que criterio debe seguir para seleccionar el proveedor al cual va a realizar el pedido. Los criterios son proveedor habitual, mejor precio y mejor fecha de reposición.

Stock Disponible

Establecemos el filtro sobre que artículos vamos a realizar el pedido según el stock que tenemos en ese momento, seleccionando todos los artículos del pedido, la aplicación generará un pedido por todos los artículos que contenía el pedido del cliente, seleccionando cualquiera de las otras tres opciones el pedido se generará sólo de aquellos artículos que cumplan la condición seleccionada.

Igualar a Stock

Indicaremos la cantidad de unidades que vamos a solicitar a nuestro proveedor:

Según Stock Disponible




Si tenemos seleccionado menor que cero se solicitará los artículos necesarios para cubrir el pedido, teniendo en cuenta los artículos que tenemos actualmente en el stock, si hubiésemos seleccionado menor o igual que cero, solicitará tantos artículos para cubrir el pedido y dejar un artículo en el almacén.

Stock Mínimo

Se solicitarán artículos hasta completar el stock mínimo fijado para cada uno de los artículos.

Stock Máximo

Se pedirán los artículos necesarios hasta alcanzar el stock máximo fijado para cada artículo.

Cantidad Pedido Cliente

Se pedirán el número de artículos que hubiese en el pedido del cliente.

Ventana de generación automática de pedidos de proveedores

Totales





Generar Albaranes y Facturas

Con este botón podremos generar automáticamente un albarán o una factura del pedido seleccionado. Pulsando el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Pantalla generar albarán o factura

En ella podremos elegir entre generar un albarán o una factura a partir de nuestro pedido. Introduciremos la fecha de expedición del documento y podremos seleccionar si queremos aplicar promociones vigentes o permitir ventas sin stock.

Botón Edi

Es un interfaz que nos permite intercambio de ficheros con Edi, para su posterior transmisión a través de medios telemáticos (EDI). Podemos importar pedidos, traspasar albaranes y facturas, (nunca si son IVA incluido, ni si llevan IRPF).

Aparecerá la siguiente pantalla:

Importación de EDI

Directorio




Introduciremos la ruta donde guardar el fichero generado.

Pulsamos aceptar y ya se habrá generado un fichero en la ruta asignada.

Botón Imprimir








Gestión documental



Detalle de pedidos

Nº Pedido

Primer campo que se encontrará en el pedido. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Valores de Control en el apartado Personalización , en la opción Entorno del Sistema del menú Útil, donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del pedido.

Estado

En este campo se reflejará el estado del pedido. Dispone de varios estados para tener siempre información de la situación en la que se encuentra cada pedido. Un pedido puede tener los siguientes estados:

Pedido

Efectuado el pedido, no se ha realizado el albarán del mismo.

Servido Parcial

Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes sin completar la totalidad de los artículos.




Servido

Efectuado el pedido, se ha realizado uno o varios albaranes completando la totalidad de los artículos.

Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Fecha

Día, mes y año con que se dará de alta el pedido. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el pedido. Debe estar definido previamente en la opción Clientes del menú Sistema. No podrá generar un documento a un cliente bloqueado.

Dirección

Código de la dirección de envío del pedido. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser modificada por el usuario.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el pedido. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

F. Pago


Bultos


Agente

Código del agente. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema . Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado por el usuario.

% Com.

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema . Antes de actualizar el pedido, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa





Valor en Euros


Total

Campo que totaliza los precios de venta de los artículos que se introduzcan. Este campo será actualizado automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del pedido.



Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el pedido. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra a su derecha. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en pedidos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada




propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un pedido de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, descuento, descuento lineal y comisión distinta según sus propiedades.

Captura matricial de líneas de artículos en pedidos

Disponemos de un botón llamado "Consultar Stocks", con el cual una vez introducida la referencia del artículo, podemos consultar el stock de éste en los distintos almacenes.

Si se pulsa Intro sobre el campo y no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.




Introducción de artículos sin codificar en pedidos


IVA


Unidades Pedidas

Número de unidades solicitadas de cada artículo.

Cantidad Servida

Número de unidades servidas de cada artículo. Este campo estará inactivo y se irá actualizando según vayamos realizando los albaranes de estos pedidos.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el pedido y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.

Contendrá el porcentaje correspondiente a uno de los tipos del 1 al 6 según se refleje en Tipo de Descuento en la carpeta Comercial en la ficha del cliente. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos. Al igual que en Precio de Venta, si existe alguna situación atípica aparecería por defecto el descuento de la situación atípica, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros.

Descuento Lineal

Descuento numérico por línea de pedido, contendrá un importe que se descontará del precio de venta del artículo que deberá introducir el usuario.

Tipo de descuento

% Comisión

En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión que le corresponde al agente (si lo hemos introducido en la pantalla anterior) por la venta del producto que




estamos introduciendo y dependiendo del descuento que estemos aplicando. Si existiera alguna situación atípica como en Precios y en Descuentos, aparecería el porcentaje de comisión de esa situación atípica. El campo podrá modificarse manualmente en ese momento. De esta forma se podrá introducir distinta comisión por línea de producto.

Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas en Unidades pedidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Trazabilidad



Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el pedido.



Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran pedir y para finalizar el pedido se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho pedido, de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos Adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. En ella visualizaremos los siguientes campos:


Su Pedido





F. Salida


Portes

Muchos de los pedidos que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

Tipo de Portes


Nº de Tracking


Transportista


Expedición

Forma de expedición del pedido.

Cond. Entrega


Observaciones

Pequeño comentario del pedido.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes", que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas .

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón visualizaremos el código de barras asignado al producto. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debe activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario Cliente




Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del proveedor, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho proveedor. De esta forma el usuario sabe que este proveedor está dotado de comentario, y además puede acceder a su consulta.

Importante No podrán borrarse pedidos que ya estén servidos. Se deberá borrar previamente el/los albarán/es generado/s por ese pedido. Si el pedido estuviera parcialmente servido, se podrá anular la parte que quede pendiente de servir, quedando automáticamente ese pedido como servido.

Añadir Anticipo

Pulsando este botón podremos añadir líneas de anticipos, para ellos previamente habremos dado de alta un artículo anticipo en el fichero de artículos. Al pulsar el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Introducción de anticipos

En producto indicaremos la referencia del producto que hemos creado como artículo para anticipos, modificaremos la descripción y el tipo de IVA, si lo consideramos oportuno, también indicaremos el importe anticipado. Al actualizar el documento se generará una factura por el importe del anticipo y sus correspondientes recibos

Importante La cantidad en la línea del anticipo tiene que ser siempre negativa, para que el importe del anticipo se reste al total del documento.

Albaranes En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los clientes. Estos documentos son los que darán salida de stocks en el almacén. Se podrán efectuar uno o varios albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:




Icono de Albaranes de Clientes


Ventana albaranes de clientes

Además disponemos de los siguientes botones:

Botón Consulta


Totales





Generar Facturas

Con este botón podremos generar automáticamente una factura del albarán seleccionado. Pulsando el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Generación de factura de albarán

En ella introduciremos la fecha de expedición del documento y podremos seleccionar si queremos aplicar promociones vigentes.

Cambiar Estado

Cambiará el estado del albarán según las opciones marcadas.

Importante Si cambiamos el estado de un albarán ya facturado, no se borrará la factura generada por ese albarán.

Botón Edi






Importación de EDI

Directorio


Desde Albarán Nº

Introducirá el número desde que documento quiere traspasar.

Hasta Albarán Nº

Introducirá el número hasta que documento quiere traspasar.

Sólo los no Traspasados

Si marca este campo sólo le traspasará los no enviados.


Botón Imprimir








Gestión documental


En la ventana de introducción de datos encontraremos los siguientes campos:




Pantalla de introducción de albaranes de clientes

Nº Albarán

Primer campo que se encontrará en el albarán. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente. Disponemos de una carpeta Modo de Trabajo en el apartado Personalización , en la opción Entorno del Sistema del menú Útil , donde se podrá decidir si la numeración es manual, con lo que este campo sí estará activo en el momento de la introducción del albarán.

Normalmente, será el cliente quien en su ficha decidirá si el albarán va a ser serie A o B. Aun así, se dispone de un botón, denominado Series, con el cual se cambiará la serie del albarán.

Estado

Indicará si el albarán se encuentra facturado. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al realizar las facturas de los albaranes.

Fecha

Día, mes y año con que se dará de alta el albarán. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador. Podrá aceptarla o modificarla a su gusto.

Nº de Factura

Cuando está facturado. Corresponde al número de la factura que ha generado el albarán.

Nº Pedido




En este campo se introducirá el número del pedido sobre el que se desee realizar el albarán. En el caso de realizar un albarán que no provenga de ningún pedido previo se dejará este campo sin introducir ningún dato.

Si se introduce un número de pedido tomará todos los datos del pedido, pudiendo modificar en ese momento cualquiera de ellos o aceptarlo, quedando grabado dicho albarán.

Importante No se podrá realizar un albarán de un pedido, cuyo pedido provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el albarán. Debe estar definido previamente en la opción Clientes del menú Sistema. No se podrá generar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Importante Si el cliente al que se realiza el albarán es un cliente bloqueado, no se podrá realizar el albarán, al introducir el código de cliente el programa detecta que es un cliente con la condición "Bloqueado" seleccionado y automáticamente mostrará un mensaje, dejando el cursor en el campo cliente con dicho campo vacío.

Dirección

Código de la dirección de envío del albarán. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente. Por defecto aparecerá la dirección 0 que es la dirección fiscal del cliente, pudiendo ser sustituida por otra dirección de envío.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en el albarán. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

F. Pago


Bultos

Este campo es meramente informativo por lo que no influirá en el proceso. En él se introducirá el número de bultos que ocupan los artículos, este campo esta relacionado con las etiquetas de envío, pues desde esta opción se podrán imprimir tantas etiquetas de envío como le indiquemos en esta casilla.

Agente

Código del agente. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema. Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado por el usuario.




% Com.

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema . Antes de actualizar el albarán, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa


Valor en Euros


Total

Campo que totaliza los importes de las líneas de los artículos que se introduzcan. Este campo será introducido automáticamente por el programa, por lo que no se encontrará activo.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del albarán.

Proceso de introducción de un albarán de cliente






Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el albarán. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra abajo. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción. Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en pedidos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un albarán de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuentos, distintos según sus propiedades.




Captura matricial en líneas de artículos en albaranes

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente:

Introducción de artículos sin codificar en albaranes


IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al




tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menú Personalización .

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el albarán y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.


Tipo de descuento

Descuento Lineal


% Comisión


Importe

Este campo contendrá la multiplicación del precio de venta por las unidades introducidas más la aplicación del descuento. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Trazabilidad

Desde la línea del documento se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo.


Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el albarán.






Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran servir y para finalizar el albarán se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho albarán de manera que en la impresión del mismo, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.



Su Pedido


F. Salida


Portes

Muchos de los albaranes que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

Tipo de Portes


Nº de Tracking





Transportista


Expedición

Forma de expedición del albarán.

Cond. Entrega


Observaciones

Pequeño comentario del albarán.

Si el albarán proviene de un pedido en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente al albarán.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes", que sí tendrá relevancia como veremos posteriormente en el apartado de Facturas .

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón podremos capturar los artículos por su código de barras. Para tener esta opción marcada por defecto deberemos tener activado Capturar por código de barras en documentos en la carpeta M.Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del Sistema del menú Útil.

Comentario Clientes

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además puede acceder a su consulta.

Importante No podrán borrarse albaranes que ya estén facturados. Se deberá borrar previamente la factura generada por ese albarán.

Añadir Anticipo

Pulsando este botón podremos añadir líneas de anticipos, para ellos previamente habremos dado de alta un artículo anticipo en el fichero de artículos. Al pulsar el botón aparecerá la siguiente pantalla:




Introducción de anticipos.

En producto indicaremos la referencia del producto que hemos creado como artículo para anticipos, modificaremos la descripción y el tipo de IVA, si lo consideramos oportuno, también indicaremos el importe anticipado. Al actualizar el documento se generará una factura por el importe del anticipo y sus correspondientes recibos

Importante La cantidad en la línea del anticipo tiene que ser siempre negativa, para que el importe del anticipo se reste al total del documento.

Existe otra opción especialmente importante, a la que se accede mediante el botón Agrupar. Para acceder a esta opción no es necesario haber introducido ningún dato de cabecera del albarán. Directamente se pulsará este botón y mostrará la siguiente pantalla.

Importante No se podrán agrupar pedidos cuyos clientes tengan activado el dato "Bloqueado", en la selección de pedidos (pantalla borrador de pedidos), observará que el pedido con la condición "Bloqueado" está marcado con un aspa de color rojo.




Generación de albaranes agrupados a clientes

Con esta opción se conseguirá generar un albarán agrupando varios pedidos, entre unas fechas o entre unos clientes determinados.

Desde Grupo de Clientes

Grupo de Clientes inicial para la agrupación de pedidos.

Hasta Grupo de Clientes

Grupo de Clientes final para la agrupación de pedidos.

Desde Cliente

Cliente inicial para la agrupación de pedidos.

Hasta Cliente

Cliente final para la agrupación de pedidos.

Fecha Inicial

Fecha a partir de la cual buscará los pedidos pendientes del rango de clientes seleccionados.

Fecha Final

Fecha hasta la cual buscará los pedidos pendientes del rango de clientes seleccionados.




Fecha Albarán

Fecha que llevará el albarán.

Dirección Comercial

Con este nuevo campo podremos filtrar los pedidos por su dirección de envío, de modo que seleccionemos sólo los pedidos de una determinada dirección, si dejamos la casilla en blanco el filtro no tendrá en cuenta esta condición.


Podremos elegir el orden de presentación por número de documento o por fecha de documento.

Fecha Último Pedido en Fecha Albarán

Si se marca esta opción se conseguirá que en la fecha del albarán no aparezca la fecha actual, sino la fecha del último pedido que pertenezca a ese albarán que se está generando por agrupación de pedidos.

Generar un Albarán por cada Pedido

Genera un albarán por cada cliente, Si marcamos esta opción, se generarán tantos albaranes como pedidos pendientes hayamos seleccionado. Si no marcamos esta opción podríamos filtrar los pedidos por Agentes, Forma de Pago, Direcciones comerciales y/o Transportistas.

Aplicar Promociones Vigentes

Generará un albarán considerando las promociones vigentes en ese momento.

Agrupar por Agente

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido . Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Agente, agrupando los pedidos de cada uno.

Agrupar por Forma de Pago

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido . Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Forma de Pago, agrupando los pedidos de cada una.

Agrupar por Dirección Comercial

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido . Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Dirección Comercial, agrupando los pedidos de cada una.

Agrupar por Transportista

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar un Albarán por cada Pedido. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Transportista, agrupando los pedidos de cada uno.




Documentos

Serie A Serie B Todas

Con serie A/B sólo realizará albaranes a los clientes que tengan asignado A/B como serie de albarán por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto albaranes Serie A como Serie B dependiendo del Cliente.

Una vez cumplimentados estos campos, se accederá a la siguiente pantalla:


Aparecerán los pedidos que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección, estando posicionados encima de los mismos.

En los pedidos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los pedidos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará el albarán agrupado, o los albaranes correspondientes a los pedidos. A su vez, los pedidos quedarán servidos.

Es importante resaltar que estos albaranes no serán modificables, en el momento de su generación, una vez generados podremos modificar el precio de los artículos en las líneas de documentos.

Importante Si el albarán que se realice proviene de un pedido previo, el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y sólo permitirá la modificación de los artículos del pedido, en cuanto a las unidades o al precio de los mismos. Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedará servido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades servidas, el pedido quedará parcialmente servido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, sólo aparecerán los artículos y/o




Unidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo. Al realizar un albarán se incrementa el riesgo alcanzado del cliente por el importe de ese albarán.

Impresión de Albaranes

Aquí vamos a rellenar las condiciones que queremos que cumplan nuestros albaranes para que nos aparezca el listado correspondiente.


Botón de Etiquetas

La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Filtro

Con este botón se seleccionan aquellos albaranes a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:




Selección albaranes a imprimir


Selección

Posicionándose en los diferentes registros existentes en la lista de albaranes, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas saldrán las de los albaranes que se hayan seleccionado.

Filtro





Condiciones de listado de albaranes

En ella aparecerán los campos del albarán para poder filtrar por uno o varios de ellos.


Sumar

Aumentamos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del albarán de una a una.

Restar

Disminuimos el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del albarán de una a una.

Valor

Colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del albarán.




Inicializar

Con este botón cambiamos el número de etiquetas a imprimir a uno, de todos los registros de albaranes.

Bultos

Con este botón hacemos que el número de etiquetas a imprimir coincida con el número de bultos de nuestro albarán.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de albaranes, pulsaríamos el botón de salir y regresaríamos a la pantalla de impresión para finalizar el proceso.

Ver Práctica

Facturas En esta opción se recogen las facturas que se realicen a los clientes. Se podrán efectuar una o varias facturas sobre un albarán ya realizado o efectuar la factura directamente sin pasar por un albarán previo.

Podrán realizarse facturas a clientes ya creados o a clientes de contado, creándolos en ese momento. También existe la posibilidad de realizar facturas sobre artículos ya definidos o de servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante, y facturas con I.R.P.F.

Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:

Icono de Facturas a Clientes





Ventana facturas de clientes


Botón Localizar

Permitirá realizar la búsqueda de un registro en concreto según el código de búsqueda especificado, una vez seleccionado, automáticamente la aplicación marcará dicho registro.

Botón Consulta


Totales





Cambiar Estado

Cambiará el estado de la factura según las opciones marcadas.

Importante Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Botón Edi



Importación de EDI

Directorio


Desde Factura Nº


Hasta Factura Nº








Botón UBL

Si selecciona esta opción se indicará que desea solicitar emitir un documento en XML/UBL apareciendo la siguiente pantalla:

Exportación a XML/UBL

En el campo Directorio se guardarán los ficheros generados, y el campo Desde/Hasta acota las facturas que queremos emitir en UBL. Al aceptar se generará un fichero XML según el estándar UBL (Universal Business Language). Se podrá disponer de mayor información de este tipo de ficheros en las siguientes páginas web:

http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl http://docs.oasis-open.org/ubl/cd-UBL-1.0/ El esquema de validación del XML de la Factura UBL está disponible en la siguiente dirección: http://docs.oasis-open.org/ubl/cd-UBL-1.0/xsd/maindoc/UBL-Invoice-1.0.xsd

Los documentos generados de este modo, cambiarán su estado a emitido, luego no podrán ser modificados sin cambiar su estado previamente.

Puede visualizar la estructura de las facturas en XML/UBL editando el fichero directamente, en ella se encontrarán elementos que corresponden a las características de la factura.

Botón Firmar y Enviar Documento Electrónico

Permite firmar las facturas por el sistema de firma digital desarrollado por la AEAT. Para llevar a cabo este proceso es necesario disponer de un Certificado Digital emitido por una entidad autorizada (por ejemplo la Fábrica de Nacional de Moneda y Timbre) y compatible con este sistema de Firma digital. La aplicación, a la hora de firmar buscará en el almacén de cerificados de Microsoft un certificado válido, perteneciente al mismo NIF que el indicado en la empresa que emite de la factura.




El cliente al que se le envían facturas telemáticas debe tener cumplimentados obligatoriamente el e-mail, CIF/NIF ya que sin estos datos no podrá ser enviado el documento electrónicamente.

Importante Una vez que el cliente reciba la factura telemática, podrá observarla y verificarla a través de la aplicación e-Visor.

Al pulsar el botón Firmar y Enviar Documento, se realizará un filtro donde puede seleccionar los documentos que se desean firmar. Se mostrará la siguiente ventana:

Firmar y Enviar Documento Electrónico

Desde esta ventana se podrá seleccionar el formato de salida del documento electrónico, podrá ser PDF o XML/UBL. Para el formato PDF se utilizará el formato de impresión por defecto del tipo de documento correspondiente.

Podrá seleccionar Adjuntar documentos asociados en Gestión Documental, esta opción incluirá en el correo electrónico de la factura los ficheros asociados al documento desde gestión documental.

Además, podrá Editar correo antes de envío, es decir, podrá modificar cada uno de los correos electrónicos de cada documento antes de enviarlo, por si fuera necesario incluir algún comentario, enviar el documento con copia a más destinatarios o realizar cualquier otro cambio que permite su herramienta de correo electrónico.

Importante No se permitirá firmar un documento o exportarlo a XML-UBL, si ese documento ya fue firmado anteriormente.

Una vez finalizado el proceso se habrán realizado los siguientes operaciones:

Exportación del documento a XML-UBL o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL. Firma del documento electrónicamente. la aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL o PDF. Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado




este fichero con el documento firmado. Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente.El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.

En el caso de que no tengamos marcada la opción Permite envío factura electrónica en la ficha del Cliente destinatario de la factura, se mostrará un aviso, ya que es necesario tener la autorización expresa del destinatario para realizar el envío de un documento electrónico. La configuración en la ficha del cliente servirá para realizar este control.

Importante Un documento firmado electrónicamente y que haya sido enviado tiene validez legal y su modificación, tanto su información interna o el estado del mismo, invalidaría el documento, opere con precaución.

Reenviar Documento Electrónico

Esta opción permite enviar nuevamente el mismo documento firmado electrónicamente al cliente.

En asunto del envío aparecerá por defecto "Envío de copia de factura electrónica".

Es posible que al reenviar un documento con el estado de firmado, aparezca un mensaje indicando que el fichero no se encuentra, esto es debido a que el archivo a podido ser movido o borrado de su ubicación original. También es posible que se haya cambiado manualmente su estado a firmado, en esta situación, si desea firmar el documento, se deberá cambiar su estado manualmente a No Firmado, y pulsar el botón de Firmar y Enviar Documento.

Visualizar Documento

Esta opción permite visualizar el Documento Electrónico. Para visualizar el documento electrónico y los datos de la Firma es necesario tener instalada la aplicación eVisor. Si se detecta que no tiene instalada la aplicación se mostrará un mensaje de aviso que le permitirá descargar la aplicación por Internet. También puede instalar eVisor desde el CD Instalación de su programa.

Botón Proyecto

Para poder visualizar este botón previamente tendría que tener el programa enlazado a ContaPlus, en la carpeta Conta del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil. Si tenemos enlace a ContaPlus podremos asignar el proyecto a la factura. Si la factura está contabilizada no podemos asignarlo.




Gestión documental



Detalle de facturas a clientes

Nº Factura (A/B)

Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente.

Existe la posibilidad de llevar dos numeraciones diferentes en la factura, precedidas de una letra A o B. Normalmente, será el cliente quien en su ficha decidirá si la factura va a ser serie A o B. Aun así, se dispone de un botón, denominado Series, con el cual se cambiará la serie de la factura.

Posteriormente, el programa acotará cualquier listado o estadística por una serie, otra o ambas.

Importante El programa irá proporcionando la numeración automática y correlativamente, ya que las facturas son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de una




factura dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará a la siguiente factura. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de la factura, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores, del apartado Personalización, de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de factura que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

Estado

Indicará si la factura se encuentra contabilizada o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar las facturas a contabilidad.

Si en la ficha del cliente tenemos marcado el campo IVA incluido podremos visualizar un campo que nos avisará que este documento tiene IVA incluido, si deseamos imprimir el documento, el programa nos desglosará la base imponible, las bases del IVA.

Fecha

Día, mes y año con que se efectuará la factura. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Nº Albarán

En este campo se introducirá el número del albarán sobre el que se desee realizar la factura. En el caso de realizar una factura que no provenga de ningún albarán previo se dejará este campo sin introducir ningún dato.

Si se introduce un número de albarán ya existente tomará todos los datos del albarán, pudiendo modificar en ese momento cualquiera de ellos o aceptarlo, quedando grabada dicha factura.

Importante No se podra realizar una factura de un albarán, cuyo albarán provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza la factura. Debe estar definido previamente opción Clientes del menú Sistema.

Importante Si el cliente al que se realiza la factura es un cliente bloqueado no se podrá realizar la factura. Al introducir el código el programa detecta que es un cliente con la opción "Bloqueado" seleccionado, la aplicación mostrará un mensaje de aviso dejando el cursor en el campo Código Cliente y eliminando el anterior código que hubiera introducido.

Se dispone de un botón denominado Identidad, que será utilizado para realizar facturas de contado. En este caso, el cliente no existe en la tabla de clientes ni se tiene la intención de crearlo. Se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla.




Datos de cabecera para clientes de contado

En ella se introducirán los datos fiscales para la factura, pero éstos no quedarán grabados en la tabla de clientes sino sólo en esta factura.

En la carpeta Valores por defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrán indicar los valores por defecto para estos clientes. Asimismo, para el traspaso a contabilidad de estas facturas, se definirá la "Subcuenta Clientes Contado" y la cuenta "Ventas Clientes Contado" en la carpeta Enlace ContaPlus del anterior apartado.

Dirección

Código de la dirección fiscal de la factura. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente.

Almacén

Código del almacén del que saldrán los artículos contenidos en la factura. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

Una vez introducido el almacén aparecerá a su lado derecho la descripción del mismo.

F. Pago


Bultos


Agente

Código del agente. Debe estar previamente definido. Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado por el usuario.

% Com.




Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema. Antes de actualizar la factura, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa


Valor en Euros

Corresponde al cambio en euros con respecto a la divisa de trabajo.


Seleccionaremos este campo si la factura a realizar contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%. Esta validación, si tiene configurado correctamente el enlace con ContaPlus, permitirá que al generar el asiento se realicen las correspondientes anotaciones en el Libro de Facturas Expedidas. Sólo se podrá seleccionar esta opción para clientes con Régimen de IVA General o General + Recargo de Equivalencia.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte de la factura. Ahora se incluirían los diferentes artículos que contenga dicha factura.


Líneas de facturas a clientes

Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en la factura. Debe estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema. Una vez introducido aparecerá la descripción del mismo en el campo que se encuentra a su derecha. Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de trabajo del apartado




Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Si el artículo introducido tiene asignada alguna promoción, aparecerá una pantalla preguntándonos si queremos aplicar dicha promoción en la factura.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en pedidos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer una factura de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuentos distinto según sus propiedades.

Captura matricial para líneas de artículos en facturas

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.




Líneas de facturas de artículos sin codificar

Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro sólo cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

También existe la posibilidad de realizar una Factura de servicios, es decir, no de artículos que existan en el almacén, sino de cualquier otro servicio o artículo que no esté definido. Para ello, no se introducirá nada en el campo Referencia y se indicará la descripción y demás datos libremente.

Importante Si esta factura de servicios se quiere traspasar a contabilidad, se indicará el "Grupo de ventas para servicios" en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil . Asimismo, en la carpeta Valores por defecto de esta misma opción se definirá la "Familia para Servicios" y "Grupo Clientes Contado" para su posterior visualización en las estadísticas.

Gastos Suplidos

Si se está facturando un servicio aparecerá una opción que podrá marcarse, se trata de un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc.

Se trata de cobrar en la factura un gasto o diligencia que se le ha hecho al cliente por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA.

IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menú Personalización.




Unidades

Número de unidades servidas de cada artículo.

Envases

Se incluirá la totalidad del número de envases de ese artículo, únicamente se activará dicho campo si previamente hemos seleccionado el campo envases en la opción de Artículos del menú Sistema.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice la factura y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.


Tipo de descuento

Descuento Lineal


% Comisión


Importe


Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran servir y para finalizar




la factura se deberá pulsar el botón Actualizar.

Trazabilidad


Importe Punto Verde

Este campo contendrá la multiplicación del precio de punto verde por las unidades introducidas, ningún descuento afectará el importe del P.V. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Aviso de ventas bajo coste

Además si tenemos marcado el check Avisar ventas bajo coste +_ %Beneficio en la carpeta Modo de trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil e introducimos un precio inferior al precio de coste al pulsar el botón Aceptar , visualizaremos una pantalla de atención, que nos avisará que estamos vendiendo el artículo a un precio inferior al precio de coste.


Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en la factura.



% Recargo Financiero

Porcentaje que engloba los gastos extras que cobraremos a nuestro cliente.

Entrega a Cuenta

Dinero que adelanta el cliente antes de pagar la factura.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha factura de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.






Su Pedido


F. Salida


Portes

Muchas de las facturas que realizan nuestros clientes incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

En la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrá definir la "Subcuenta de Portes" para el traspaso de esta factura a contabilidad.

Asimismo, en la carpeta Valores por defecto del anterior apartado se definirá el campo "IVA Portes" con el porcentaje de IVA a aplicar a éstos.

Tipo de Portes


Nº de Tracking


Transportista


Expedición

Forma de expedición de la factura.

Cond. Entrega





Observaciones

Pequeño comentario de la factura.

Si la factura proviene de un albarán en el cual existen dichos datos, éstos se traspasarán automáticamente a la factura.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes" que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para la factura y su posterior traspaso a contabilidad.

Importante No podrán borrarse ni modificarse facturas que ya estén contabilizadas. Tampoco se podrán eliminar facturas mientras existan movimientos de recibos asociados a la factura, por lo tanto, tendríamos que eliminar esos movimientos uno a uno. Las facturas, al igual que los albaranes, incrementan el riesgo alcanzado del cliente por el importe total de la factura, salvo que provenga de un albarán, en cuyo caso incrementa por la diferencia entre el importe de la factura y el del albarán.

Al actualizar la factura se generan los recibos correspondientes según la forma de pago. Podemos visualizar estos recibos desde la pantalla Detalle de factura, una vez actualizada la factura, mediante el botón Recibos. Se accede a una pantalla donde aparecen todos los recibos generados por esa factura. En esta pantalla tenemos un botón de Cobros y Devoluciones con el que podremos realizar movimientos de cobro y devoluciones del recibo sobre el que estemos situados. Mediante el botón Zoom, podemos visualizar cada recibo y los movimientos de cobros y devoluciones asociados a él.

Ventana de recibos asociados a la factura

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón visualizaremos el código de barras asignado al producto. Para que




por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debe activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario cliente

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario sobre dicho cliente. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además tiene acceso a su consulta.

Existe otra opción especialmente importante, en la barra de botones a la que se accede mediante el botón Recapitular. Para acceder a esta opción no es necesario haber introducido ningún dato de cabecera de factura. Directamente se pulsará este botón y mostrará la siguiente pantalla.

Importante No se podrán agrupar albaranes cuyo cliente tenga activado el dato "Bloqueado". En la selección de albaranes (pantalla Borrador de albaranes), observará que el albarán con la condición "Bloqueado" está marcado con un aspa de color rojo.

Facturas recapitulativas de albaranes a clientes

Con esta opción se conseguirá generar una factura agrupando varios albaranes, entre unas fechas o entre unos clientes agrupados determinados:

Grupo de Clientes desde

Grupo de Clientes inicial para la agrupación de albaranes.




Grupo de Clientes hasta

Grupo de Clientes final para la agrupación de albaranes.

Desde Cliente

Cliente inicial para la agrupación de albaranes.

Hasta Cliente

Cliente final para la agrupación de albaranes.

Fecha Inicial

Fecha a partir de la cual buscará los albaranes pendientes del rango de clientes seleccionados.

Fecha Final

Fecha hasta la cual buscará los albaranes pendientes del rango de clientes seleccionados.

Dirección Comercial

Con este nuevo campo podremos filtrar los albaranes por su dirección de envío, de modo que seleccionemos sólo los pedidos de una determinada dirección, si dejamos la casilla en blanco el filtro no tendrá en cuenta esta condición.

Fecha Factura

Fecha que aparecerá en la Factura.


Podremos elegir el orden de presentación por número de documento o por fecha de documento.

Fecha Último Albarán en Fecha Factura

Si se marca esta opción se conseguirá que en la fecha de la factura no aparezca la fecha actual, si no la fecha del último albarán que pertenezca a la factura que se está generando.

Generar una Factura por cada Albarán

Si marcamos esta opción, se generarán tantas facturas como albaranes pendientes hayamos seleccionado.

Si no marcamos esta opción, genera una factura por cada cliente, agrupando todos los albaranes de cada cliente en la factura correspondiente. Podríamos agrupar los albaranes por Agentes, Formas de Pago, Transportistas y/o Direcciones Comerciales.


Si marcamos esta opción, se generará una factura considerando las promociones




vigentes en ese momento.

Recapitular por Agente

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Agente, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Forma de Pago

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Forma de Pago, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Transportista

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada albarán. Si marcamos esta opción se generará un albarán por cada Transportista, agrupando los albaranes de cada uno.

Recapitular por Dirección Comercial

Esta opción se activa si previamente no tenemos seleccionada la opción de Generar una Factura por cada Albarán. Si marcamos esta opción se generará una factura por cada Dirección Comercial, agrupando los albaranes de cada una.

Recapitular albaranes por meses

Por defecto marcado. En esta opción se agruparan todas las facturas realizadas al cliente en el mismo mes.

Importante Según el REAL DECRETO 1496/ 2003, de 28 de noviembre, las facturas recapitulativas se pueden emitir siempre qué, sean operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural y con el mismo destinatario.

Documentos

Serie A Serie B Todas

Con serie A/B sólo realizará facturas a los clientes que tengan asignado A/B como serie de factura por defecto. Si se selecciona Todas, se realizará tanto facturas Serie A como serie B dependiendo del Cliente.






Aparecerán los albaranes que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Seleccionar, estando posicionados encima de los mismos.

En los albaranes seleccionados aparecerá una marca en forma de aspa de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los albaranes deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente se realizará la factura agrupada de todos ellos. A su vez, los albaranes quedarán facturados.

Es importante resaltar que estas facturas no serán modificables, en el momento de su generación, una vez generados podremos modificar el precio de los artículos en las líneas de documentos.

Botón Imprimir








Ver Práctica

Facturas Rectificativas Se ha publicado en el BOE el Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifica el Reglamento del IVA y el RD 1496/2003 que regulaba las obligaciones de facturación. En dicho RD se dan unas normas sobre la facturación, que vienen a aclarar y solucionar diversos problemas que, en la práctica, se venían planteando desde que se implantaron las facturas o documentos sustitutivos rectificativos. El RD 87/2005, elimina esos difíciles sistemas de resolver la cuestión al regular las facturas rectificativas más ampliamente y, sobre todo, admitir las facturas por importes de signo negativo.

La nueva norma establece, modificando el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del IVA (RD 1496/2003, de 28 de noviembre), lo siguiente en forma resumida:

Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo. Bastará practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida en un suministro posterior, restando el importe de la mercancía o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, siempre que el tipo impositivo aplicable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esta factura sea positivo o negativo. La factura o documento sustitutivo rectificativo deberá de efectuarse tan pronto




como se tenga constancia de que se dan las circunstancias para hacerlo y siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento del devengo del impuesto del IVA. En el caso de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de la factura o facturas sustitutivas rectificadas, bastando la indicación del período al que se refieran A efectos del IVA, la base imponible será el importe de la rectificación que se hace, cualquiera que sea su signo Estas normas han entrado en vigor a partir del día 20 de febrero de 2005.

Estas facturas se generan desde la opción de Facturación, opción Facturas Rectificativas.

Por defecto este tipo de facturas se crearán con la serie "R" y contador correspondiente según configuración de personalización.

Al acceder a esta opción se visualiza la siguiente ventana:

Facturas rectificativas a clientes

En esta ventana contamos con las siguientes opciones:

Botón Consulta

Permitirá realizar búsqueda selectiva de registros, según los parámetros de condición




que se establezcan.

Botón Documentos asociados

Se mostrarán los números y fecha de los abonos asociados a la factura rectificativa, asi como las facturas origen rectificadas. No podrá realizar ningún tipo de modificación.


Cambiará el estado de la factura, de contabilizada a no contabilizada, de impresa a no impresa, o de exportado Edi a no exportado Edi, o viceversa.

Importante Si cambia el estado de una factura ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Botón Totales

Este botón permite eliminar la columna Total de la ventana de facturas, para dar mayor rapidez a la actualización de datos de la misma.

Botón Edi

La siglas EDI, se corresponden con un estándar para "Electronic Data Interchange" (Intercambio Electrónico de Datos). Esta opción sólo es interesante cuando nuestro cliente y nosotros estamos homologados por el sistema EDI, que en España se controla a través de AECOC (Asociación Española para la Codificación Comercial). EDI es un interfaz que nos permite intercambio de ficheros con Edi, para su posterior transmisión a través de medios telemáticos.

No se podrá usar esta opción si existe para una sola factura con más de un origen.

Aparecerá la siguiente ventana:




Importación de EDI

Los campos de la ventana son los siguientes:

Directorio

Introduciremos la ruta donde guardar le fichero generado.

Desde factura Nº


Hasta factura Nº


Sólo los no traspasados

Si se marca este campo, sólo le traspasará los no enviados.

Pulsamos el botón Aceptar y ya se habrá generado un fichero en la ruta asignada.

Botón UBL









Si seleccionamos el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Directorio


Desde Factura Nº


Hasta Factura Nº







Al pulsar el botón Firmar y Enviar Documento, se realizará un filtro donde puede seleccionar los documentos que se desean firmar. Se mostrará la siguiente ventana:










Exportación del documento a XML-UBL o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL. Firma del documento electrónicamente. la aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL o PDF. Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado este fichero con el documento firmado. Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente.El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.


Importante Un documento firmado electrónicamente y que haya sido enviado tiene




validez legal y su modificación, tanto su información interna o el estado del mismo, invalidaría el documento, opere con precaución.







Botón Proyecto

En caso de que tengamos el programa previamente enlazado a ContaPlus, en la carpeta ContaPlus del apartado Personalización, con este botón podemos imputar la factura a un proyecto. Si la factura está contabilizada no podremos asignarlo.

Botón Imprimir

Desde esta opción, además de poder visualizar el documento antes de su impresión, podemos enviarlo por e-mail. Para ello marcaremos la opción Envío por e-mail y pulsaremos el botón Aceptar. Seguidamente, se abrirá una nueva ventana, Selección de impresión de documentos, con los documentos que se hayan seleccionado en el filtro de la impresión. Por defecto, estos documentos están seleccionados, pudiendo deseleccionarlos con los botones Selección Todos y Selección.

Por defecto, la dirección de e-mail estará rellena con la dirección de correo electrónico




asignada al cliente en la ficha de dicho cliente. Si este campo está vacío, se podrá añadir una nueva dirección o modificar la existente. Para realizar esto último, se pulsará un clic sobre la columna destinada a la dirección de e-mail y se editará la columna, pudiendo introducir la nueva dirección. Además, se contará con un apartado para introducir un asunto y un apartado para añadir un texto, en el caso de que se necesite.


Al pulsar el botón Enviar, se enviará el documento a la dirección de correo indicada, no obstante, la aplicación mostrará un mensaje, preguntando si dse desea enviar el mensaje.

Una vez enviado el e-mail, aparecerá en el fichero de facturas a clientes, un aspa de color azul en la columna de impresión del registro que se ha enviado.

Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al abono obtenidas desde un escáner.

Importante No necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo de dispositivo TWAIN de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital ........).

Añadir una Factura Rectificativa

Según la ley existen dos formas de realizar una Factura Rectificativa, bien tal y como quede la factura tras la rectificación efectuada señalando el importe de la rectificación, o bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo.




Podremos añadir una factura rectificativa que recoja sólo la rectificación o que muestre la factura tal y como queda tras la rectificación:

Factura rectificativa mostrando sólo la rectificación: RECTIFICACIÓN MODELO POR DIFERENCIAS

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el modelo por diferencias:



Cliente: Donde podremos introducir un cliente de contado o seleccionar la lupa y elegir el cliente al que se le aplicará la rectificación Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro. En el caso de realizar una rectificación por el modelo de diferencias, se elegirá una factura para su rectificación. Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa. Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: En este caso, al realizar una factura rectificativa mostrando sólo la rectificación, luego no se marcará esta casilla de validación.




Aplicar promociones vigentes: Se aplicarán las promociones vigentes introducidas en el menú Sistemas, opción Promociones en la fecha y datos de la factura rectificativa y se pedirá confirmación de aplicación al usuario según la configuración de cada promoción.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Facturación opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA. y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.








Si se desea elaborar una Factura Rectificativa para indicar directamente el importe de la rectificación, no se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.






Altas de Facturas Rectificativas. Importante No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura original.





Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes.

También es posible crear Facturas Rectificativas a un cliente directamente, de esta forma no tendremos que introducir la factura original, acudiendo directamente a la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes, introduciendo la rectificación, ya sea de una cantidad positiva o negativa.


En esta pantalla se refleja la factura original que deseamos rectificar, esta linea es meramente informativa y no se podrá modificar ningún campo, al pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:




Línea de Facturas Rectificativas a Clientes.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, el agente, cantidad de unidades, cajas, su precio de venta, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese cliente, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese cliente:






Líneas de factura rectificativa a clientes




Gastos suplidos Cómo solo podrá introducir líneas en forma de servicios, evidentemente visualizará este campo. Este es un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc. Se trata de cobrar en la factura un gasto o diligencia que se ha hecho al cliente, por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA, quedará deshabilitado el campo IVA.

Agente Por defecto relleno, con el agente de la factura a rectificar. Visualizará este campo si trabaja con 'Varios agentes por documento', seleccionado en la opción de menú, Útil/ Entorno del sistema/ Personalización, carpeta Modo de Trabajo.

Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de venta, % dto, dto. lineal, % comisión.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción.

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación como en la siguiente pantalla:





Si actualizamos, se comprobará el nivel de riesgo estipulado por el usuario con ese cliente, si el nivel sobrepasa lo estipulado se visualizará un aviso advirtiendo al usuario de este suceso, si esto no ocurre, a Factura Rectificativa estará concluida.

La factura original y quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Si introducimos uno o varios abonos, éstos también quedarán marcados con una R en color azul, no podrá ser eliminado o modificado mientras exista una factura rectificativa de la misma.

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Facturación/ Gestión de cobros/ Recibos.

Importante Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los clientes, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a clientes" y "Listado de facturas rectificativas".

Factura rectificativa que muestra la factura tal y como queda tras la rectificación: RECTIFICACIÓN MODELO ÍNTEGRO

Pasos a seguir para dar de alta una factura rectificativa según el método de rectificación del modelo íntegro:

Pulsamos el botón Añadir de la barra de herramientas, visualizará la siguiente




ventana:


Cliente: Donde podremos introducir un cliente de contado o seleccionar la lupa y elegir el cliente al que se le aplicará la rectificación Tipo de Factura a Rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o fracturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa. Traer Líneas de Facturas a Rectificativas: Se quiere rectificar el modelo íntegro, luego se marcará esta casilla de validación para reflejar las líneas de la factura original. Aplicar promociones vigentes: Se aplicarán las promociones vigentes introducidas en el menú Sistemas, opción Promociones en la fecha y datos de la factura rectificativa y se pedirá confirmación de aplicación al usuario según la configuración de cada promoción.

Importante No se podrá modificar ni eliminar ni añadir una Factura Rectificativa que este contabilizada o que haya generado vencimientos y tenga recibos pagados o devueltos, o en aquellas que se hayan traído líneas.

Se podrán añadir las facturas a rectificar previamente introducidas en el menú Facturación opción Facturas, en este menú podrá añadir una o varias Facturas a




Rectificar, en el caso de añadir varias debe coincidir el descuento especial, descuento por pronto pago, el recargo financiero, el régimen de IVA. y el porcentaje de IRPF de las facturas a rectificar con el de la original, ya que si no puede provocar diferencias en los importes totales.





Importante Se podrá rectificar varias facturas, seleccionando varias facturas a




la vez para su rectificación conjunta, el proceso descrito será exactamente igual, salvo que deberá seleccionar varias facturas en la opción Búsqueda Incremental de Facturas .


Altas de Facturas Rectificativas. Importante No se podrá modificar las cantidades provenientes de una factura o de un abono.






Recordarle que si incrementamos el valor de la factura original debe introducir una cantidad positiva y si se disminuye el valor de la factura original debe introducir una cantidad negativa.


Para elaborar una Factura Rectificativa en que el resultado sea una factura con la rectificación incluida, se marcará en la aplicación Traer Líneas de Facturas a Rectificar, se elegirán una o varias facturas y uno o varios abonos, y se añadirán las líneas de producto necesarias para la rectificación.

En esta pantalla se refleja la factura original, junto con las líneas de la propia factura para su rectificación debemos pulsar el botón de Añadir y aparecerá la siguiente pantalla:




Linea de Facturas Rectificativas a Clientes.

En esta pantalla se añadirá el producto o los productos por el cuales se hace la rectificación, seleccionando el producto, el agente, cantidad de unidades, cajas, su precio de venta, el porcentaje de descuento, descuento lineal y porcentaje de comisión. Al pulsar en siguiente si se sobrepasa el nivel de stock estipulado por el usuario en ese cliente, aparecerá un aviso indicándole esta situación.

Si seleccionamos la lupa de la opción producto, visualizaremos esta pantalla con todos los artículos de ese cliente:






Líneas de factura rectificativa a clientes




Gastos suplidos Cómo solo podrá introducir líneas en forma de servicios, evidentemente visualizará este campo. Este es un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc. Se trata de cobrar en la factura un gasto o diligencia que se ha hecho al cliente, por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA, quedará deshabilitado el campo IVA.

Agente Por defecto relleno, con el agente de la factura a rectificar. Visualizará este campo si trabaja con 'Varios agentes por documento', seleccionado en la opción de menú, Útil/ Entorno del sistema/ Personalización, carpeta Modo de Trabajo.

Se introducirán los datos correspondientes de unidades, precio de venta, % dto, dto. lineal, % comisión.

En esta pantalla se elegirá aquellos artículos a rectificar, y se irán añadiendo líneas de rectificación en la pantalla Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes teniendo la opción de ordenarlos por número de referencia o por descripción

Una vez aceptado el producto o productos a rectificar se visualizará la factura con la rectificación como en la siguiente pantalla:





Si actualizamos, se comprobará el nivel de riesgo estipulado por el usuario con ese cliente, si el nivel sobrepasa lo estipulado se visualizará un aviso advirtiendo al usuario de este suceso, si esto no ocurre, a Factura Rectificativa estará concluida.

La factura original quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes por un importe igual a la diferencia entre la factura rectificativa y la factura rectificada

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los clientes, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a clientes" y "Listado de facturas rectificativas".

Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Facturación/ Gestión de cobros/ Recibos.

Importante Marcar la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar implica que las líneas de la factura original estarán en la Factura Rectificativa y que se puedan modificar los importes en la propia factura siempre que no existan abonos asociados.

- Factura Rectificativa de una Factura Rectificativa:

El proceso de ejecución de la Factura Rectificativa es similar al explicado anteriormente, en este caso se deberá seleccionar en el apartado Tipo de Factura a Rectificar, la opción Factura Rectificativa.

Si pulsamos en añadir, seleccionaremos una única Factura Rectificativa para su




rectificación, esta factura se creó mediante alguno de los métodos anteriormente descritos para la creación de Facturas Rectificativas.

Después los pasos a seguir son idénticos al ejemplo descrito anteriormente, una vez pulsemos Actualizar se creará la Factura Rectificativa con la rectificación.

La factura rectificativa quedará marcada con una R en color azul, no podrá ser eliminada o modificada mientras exista una factura rectificativa de la misma y se generan los recibos correspondientes.

Abonos Asociados

Se podrán introducir, si existen, los abonos asociados a las facturas seleccionadas, pertenecientes al mismo cliente, con la misma divisa que la factura original a rectificar, sin estar contabilizados y sin que hayan sido asociados a ninguna factura rectificativa.

Si se introduce una o varias facturas podremos acceder a la barra de herramientas de Abonos Asociados pudiendo visualizar esta pantalla:

Altas de Facturas Rectificativas

En la barra de herramientas se puede destacar la opción Filtro que nos mostrara una caja de diálogo para las condiciones de selección. Al aceptar se mostrará un borrador con los documentos que cumplan las condiciones de filtro y tengan la misma divisa, no estén contabilizados, ni asociados a ninguna factura rectificativa. Los documentos deben tener el mismo porcentaje de descuento especial, pronto pago, recargo




financiero e IRPF que las facturas introducidas en la tabla Facturas a Rectificar


Otra posibilidad será introducir un abono seleccionando Añadir, en la pantalla de Altas de Facturas Rectificativas, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Búsqueda incremental de Abonos.

Se visualizará un listado con todos los abonos que podemos asociar a la factura o facturas, para introducirlas se seleccionará el abono que se desee introducir y se pulsará el botón Añadir.

Los importes de la Factura Rectificativa deben coincidir con los porcentajes de descuento especial, pronto pago, recargo financiero e IRPF de la factura original y con los de los abonos asociados, si no ocurriera esto se provocarían diferencias en los importes totales.

Si introducimos un abono se podrá visualizar la siguiente pantalla:




Altas de facturas rectificativas a clientes Importante Una vez que asociamos uno o varios abonos no se podrá añadir ninguna línea de producto.

Si pulsamos siguiente, se podrá observar que aparecerán las líneas del abono o abonos asociados:




Detalle de facturas rectificativas a clientes

En esta pantalla aparecerá la factura o facturas para informar a que factura se esta rectificando, los abonos que asociamos y las líneas de los abonos asociados.

Si marcamos la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar en la pantalla Altas de Facturas Rectificativas aparecerán las facturas para informar a que facturas se están rectificando, las líneas de las facturas a rectificar, los abonos asociados y sus líneas correspondientes.

Importante Las líneas de la factura rectificativa serán igual a la suma de las líneas de la factura original más las líneas con cantidad en negativo de los abonos asociados a la misma.

Aplicación de Promociones

Esta casilla de validación se puede utilizar en todos los casos salvo:

Si en la factura original se ha aplicado un descuento por volumen de ventas. Asociamos uno o varios abonos a la factura a rectificar. En el momento que se tengan varios orígenes y se marque la casilla de validación Traer Líneas de Facturas a Rectificar, Nunca se podrá aplicar si se quiere rectificar una Factura Rectificativa, que en su factura de origen, no tuviera marcado la casilla de validación Aplicación de Promociones.

Stock

El stock no se alterará por estas operaciones, salvo cuando se añaden líneas en la ventana Detalle de Facturas Rectificativas a Clientes




Informes

Para obtener una información detallada de todas las facturas rectificativas realizadas según los clientes, en la opción de menú Informes dispone de los informes "Diario de facturas y facturas rectificativas a clientes", "Listado de facturas rectificativas" y en el "Historial de facturación de cada cliente".

En estos listados se deberá tener en cuenta, que la información de las facturas emitidas se incluirán a fecha de emisión, y en el caso de las facturas rectificativas, ya sea trayendo líneas o no, la factura original y su rectificación se computarán a cada una por separado en la fecha en la que fueron realizadas.

Abonos En esta opción se recogen los abonos que se realicen a los clientes. El abono realizará la entrada de stock en el almacén por la devolución recibida.

Podrán realizarse abonos a clientes ya creados o a clientes de contado. También existe la posibilidad de realizar abonos sobre artículos ya definidos o de servicios, introduciendo su descripción y precio en el mismo instante.

Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas:

Icono de Abonos a Clientes





Abonos a clientes

Disponemos de los siguientes botones.

Botón Consulta


Totales


Cambiar Estado

Cambiará el estado del abono según las opciones marcadas.




Importante Si cambiamos el estado de un Abono ya contabilizado, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

Botón Edi



Importación de EDI

Directorio


Desde Abono Nº


Hasta Abono Nº




Pulsamos aceptar y se habrá generado un fichero en la ruta asignada.

Botón UBL














Al pulsar el botón Firmar y Enviar Documento, se realizará un filtro donde puede




seleccionar los documentos que se desean firmar. Se mostrará la siguiente ventana:







Exportación del documento a XML-UBL o PDF. Cuando la factura sea enviada siguiendo el estándar UBL, deberá cumplir los requisitos para la exportación a UBL. Firma del documento electrónicamente. la aplicación buscará automáticamente un Certificado Digital válido y procederá a firmar el fichero XML-UBL o PDF. Generación del fichero del documento firmado, que quedará guardado en el directorio F64 de la empresa correspondiente. Internamente quedará vinculado este fichero con el documento firmado. Envío del fichero firmado a la dirección de correo informada en la ficha del cliente.El correo enviado quedará en la bandeja de elementos enviados del gestor de correo predeterminado.





Importante Un documento firmado electrónicamente y que haya sido enviado tiene validez legal y su modificación, tanto su información interna o el estado del mismo, invalidaría el documento, opere con precaución.







Botón Proyecto

Para poder visualizar este botón previamente tendría que tener el programa enlazado a ContaPlus, en la carpeta Compras del apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil . Si tenemos enlace a ContaPlus podremos asignar el proyecto a la factura. Si la factura está contabilizada no podemos asignarlo.




Introducción de abonos

Nº Abono

Primer campo que se encontrará en el abono. Estará inactivo ya que el programa irá asignando este número automáticamente.

Importante El programa irá proporcionando la numeración automática y correlativamente, ya que los abonos son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración. La anulación de un abono dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará al siguiente abono. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de abono, con cualquier finalidad, en la carpeta Contadores, del apartado Personalización , de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, posteriormente el programa no asignará automáticamente esos números de abono que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

Estado

Indicará si el abono se encuentra contabilizado o no. No es un campo accesible al usuario y se irá actualizando automáticamente al pasar los abonos a contabilidad.

Fecha

Día, mes y año con que se efectuará el abono. Por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador.

Nº Factura




Sólo aparecerá en la opción de Alta de abonos y de esta forma se podrán recibir todos los datos de una factura al abono que se está generando.

La utilidad de esta opción es cuando se realiza un abono de una factura realizada anteriormente, de esta forma, no se tendrán que introducir de nuevo todos los datos (que serían los mismos que en la factura). Los datos que aparezcan siempre podrán ser modificados.

No podrá realizar una factura de un albarán, cuyo albarán provenga de un cliente con el dato "Bloqueado" seleccionado.

Importante Esto no significa que el abono esté relacionado con la factura que se ha introducido.

Cliente

Código del cliente al que se le realiza el abono. Debe estar definido previamente en la opción Clientes del menú Sistema. No podrá generar un documento a un cliente que esté bloqueado.

Se dispone de un botón denominado Identidad, que será utilizado para realizar abonos de contado. En este caso, el cliente no existe en la tabla de clientes ni se tiene la intención de crearlo. Se pulsará este botón y aparecerá la siguiente pantalla:

Datos de cabecera para clientes de contado

En ella se introducirán los datos fiscales para el abono, pero éstos no quedarán grabados en la tabla de clientes sino sólo en este abono.

En la carpeta Valores por defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrán indicar los valores por defecto para estos clientes. Asimismo, para el traspaso a contabilidad de estos abonos, se definirán la "Subcuenta Clientes Contado" y la cuenta "Ventas Clientes Contado" en la carpeta Enlace ContaPlus del anterior apartado.

Dirección

Código de la dirección fiscal del abono. Debe estar definido previamente en la carpeta Direcciones de la ficha del cliente.




Almacén

Código del almacén que recogerá los artículos contenidos en el abono. Debe estar definido previamente en la opción Almacenes del menú Sistema.

F. Pago


Bultos


Agente

Código del agente. Debe estar previamente definido. Por defecto aparecerá el agente de la ficha del cliente, pudiendo ser modificado por el usuario.

% Com.

Porcentaje de comisión del agente. En principio estará a 0 e irá variando al introducir los diferentes descuentos por líneas de artículo, tal y como se explicó en la opción Agentes del menú Sistema. Antes de actualizar el abono, permitirá la modificación manual de este porcentaje, si esto fuera necesario.

Divisa


Valor en Euros



Seleccionaremos este campo si el abono a realizar contiene operaciones no sujetas al IVA. Estas operaciones deben ir gravadas en las líneas de la factura al porcentaje de 0%. Sólo se podrá seleccionar esta opción para clientes con Régimen de IVA General o General + Recargo de Equivalencia.

Llegados a este punto tendremos concluida la primera parte del abono. Ahora se incluirían los diferentes artículos que contenga dicho abono.





Líneas de abonos a clientes

Producto

Código del artículo que se vaya a introducir en el abono. Debe estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Si el artículo introducido tiene asignada alguna promoción, aparecerá una pantalla preguntándonos si queremos aplicar dicha promoción en el abono.

Cuando la familia a la que pertenece el artículo tiene asociadas propiedades, éstas son los siguientes campos que aparecen automáticamente al introducir el artículo. Si hemos seleccionado Captura matricial en pedidos de clientes en el apartado Personalización de la opción Entorno del sistema del menú Útil , en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cinco carpetas correspondientes a las unidades, precio, descuento, descuento lineal y comisión asociados al artículo con cada propiedad. Aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha, aunque podemos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera podemos hacer un abono de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades, y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuentos distintos según sus propiedades.




Captura matricial en líneas de artículos en abonos

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente.

Líneas de abonos de artículos sin codificar


También existe la posibilidad de realizar un Abono de servicios, es decir, no de artículos que existan en el almacén, sino de cualquier otro servicio o artículo que no esté definido. Para ello, no se introducirá nada en el campo Referencia y se indicará la




descripción y demás datos libremente.

Importante Si este abono de servicios se quiere traspasar a contabilidad, se indicará el "Grupo de ventas para servicios" en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil . Asimismo, en la carpeta Valores por defecto de esta misma opción se definirá la "Familia para Servicios" y "Grupo Clientes Contado" para su posterior visualización en las estadísticas.

IVA


Unidades

Número de unidades servidas de cada artículo.

Envases

Este campo se irá actualizando automáticamente si el articulo tiene configurado en su ficha la captura por envases.

Precio Venta

Precio de venta del artículo. Aparecerá por defecto el precio de venta o precio mayorista, dependiendo del cliente al que se le realice el abono y de la ficha del artículo. Si existe una situación atípica para ese cliente con el artículo que estamos introduciendo, no aparecería el precio del artículo sino el de la situación atípica. En cualquier caso, permitirá modificarlo en ese mismo momento.

% Dto.


Tipo de descuento

Descuento Lineal

Descuento numérico por línea de artículo.

% Comisión

En este campo aparecerá por defecto el porcentaje de comisión que le corresponde al




agente (si lo hemos introducido en la pantalla anterior) por la venta del producto que estamos introduciendo y dependiendo del descuento que estemos aplicando. Si existiera alguna situación atípica como en Precios y en Descuentos, aparecería el porcentaje de comisión de esa situación atípica. El campo podrá modificarse manualmente en ese momento. De esta forma se podrá introducir distinta comisión por línea de producto.

Importe


Trazabilidad


Importe Punto Verde

Este campo contendrá la multiplicación del precio de punto verde por las unidades introducidas, ningún descuento afectará el importe del P.V. Se actualizará automáticamente y no estará activo para el usuario.

Además si tenemos marcado el check Avisar ventas bajo coste +__ %Beneficio en la carpeta Modo de trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil e introducimos un precio inferior al precio de coste al pulsar el botón Aceptar , visualizaremos una pantalla de atención, que nos avisará que estamos vendiendo el artículo a un precio inferior al precio de coste.


Tenemos en la parte inferior izquierda este campo para poner el porcentaje de descuento especial que le aplicaremos al cliente en el abono.



% Recargo Financiero

Porcentaje que engloba los gastos extras que cobraremos a nuestro cliente.

Entrega a Cuenta

Dinero que ha adelantado el cliente.

Así se irán introduciendo tantas líneas como artículos se quieran devolver y para finalizar el abono se deberá pulsar el botón Actualizar.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicho abono de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.




Asimismo, el programa proporciona otra opción denominada Datos adicionales a la que se podrá acceder mediante un botón. En ella visualizaremos los siguientes campos:


Su Pedido


F. Salida

Fecha prevista para la emisión del abono.

Portes

Muchos de los abonos que se realizan, incluyen gastos por transporte, llamados gastos de envío. En este campo se incluirán, si los hubiese.

En la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil, se podrá definir la "Subcuenta de Portes" para el traspaso de este abono a contabilidad.

Asimismo, en la carpeta Valores por defecto del anterior apartado se definirá el campo "IVA Portes" con el porcentaje de IVA a aplicar a éstos.

Tipo de Portes


Nº de Tracking


Transportista


Expedición




Forma de expedición del abono.

Cond. Entrega


Observaciones

Pequeño comentario del abono.

Todos estos campos son meramente informativos, excepto el campo "portes" que incide en la base imponible y el cálculo de IVA para el abono y su posterior traspaso a contabilidad.

También disponemos de un nuevo botón denominado Refer/C. Barras.

Refer/C. Barras

Si pulsa este botón visualizaremos el asignado al producto. Para que por defecto siempre pueda ver el código de barras de nuestro producto debe activar el check Captura por código de barras en documentos en la carpeta Modo de Trabajo de la opción Personalización del apartado Entorno del sistema del menú Útil.

Comentario de Clientes

Para tener activado este botón es necesario que en la ficha del cliente, en la carpeta comentario, tengamos introducido un comentario. De esta forma el usuario sabe que este cliente está dotado de comentario, además tiene acceso a su consulta.

Importante No podrán borrarse ni modificarse abonos que ya estén contabilizados. Los abonos generarán recibos. La cuenta contable a la que se traspasarán los abonos debe definirse en el campo "Abonos Clientes" en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización en la opción Entorno del Sistema del menú Útil. Los abonos decrementan el riesgo alcanzado del cliente por el importe total del abono.

Al actualizar el abono se generan los recibos correspondientes según la forma de pago. Podemos visualizar estos desde la pantalla Detalle de abonos, una vez actualizado el abono, mediante el botón Recibos.




Ventana de recibos asociados al abono.

Se accede a una pantalla donde aparecen todos los recibos generados por ese abono. En esta pantalla tenemos un botón de Cobros y Devoluciones con el que podremos realizar movimientos de cobros y devoluciones del recibo sobre el que estemos situados. Mediante el botón Zoom, podemos visualizar cada recibo y los movimientos de cobros y devoluciones asociados a él.

Botón Imprimir








Gestión documental

La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas denominado Gestión documental desde la que podrá asociar imágenes/ documentos al abono obtenidas desde un escáner.


Plantilla En esta opción aparecerán las plantillas que podrán crearse para generar Documentos tipo Albarán o Factura.

La utilidad de las plantillas reside en tener definidos unos documentos tipo que tendrán que generar albaranes o facturas periódicamente.

Las plantillas serán útiles para empresas que deben realizar facturaciones periódicas de unos determinados artículos o servicios a sus clientes.

Al acceder a esta opción se visualizará una pantalla como la que se muestra a




continuación.

Ventana de Plantillas para Facturación

En la ventana de introducción de datos encontraremos 3 carpetas diferentes:

Plantillas Clientes Atípicas

Plantilla

Es la primera carpeta de esta opción y en ella se van a definir los datos generales de la plantilla y las líneas de productos que luego aparecerán en los documentos cuando sean generados.




Introducción de datos para plantillas. Plantilla

Los campos que aparecen son los siguientes:

Código Plantilla

Primer campo de la plantilla donde introducimos un código identificativo de la plantilla que estamos creando.

Descripción

Campo alfanumérico que describirá la plantilla.

Almacén

Para realizar un documento ya sea albarán o factura se necesita saber de qué almacén van a salir las mercancías. Este almacén aparecerá en los documentos. Este campo es obligatorio.

Forma de Pago

Para hacer un documento se necesita también una Forma de Pago. Si se introduce alguna forma de pago en este campo, todos los documentos que se generen llevarán la misma forma de pago. Si se deja en blanco, en el documento aparecerá la forma de pago que tenga cada uno de los clientes definida por defecto.

Divisa

Código de la divisa con la que se realiza la plantilla. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.




Comentarios

Se podrán introducir unos comentarios generales en los documentos que se generen.

Llegados a este punto estará concluida la primera parte de la plantilla.

Para la introducción de las diferentes líneas de artículos, se debe pulsar el botón añadir y aparecerá la siguiente pantalla.

Líneas de plantilla

Los campos que contiene esta pantalla se describen a continuación.

Producto

Código del producto que se vaya a introducir en la plantilla y que luego aparecerá en cada uno de los documentos generados. Deberá estar definido anteriormente en la opción Artículos del menú Sistema . Esta descripción estará inactiva a no ser que en la carpeta Modo de Trabajo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se haya marcado el campo "Modificar descripción en Documentos", lo que nos permitirá modificar o añadir partes a la descripción.

Si no se ha introducido ninguna referencia (referencia en blanco) aparecerá una pantalla como la siguiente, y se desactivarán los campos de Calcular Precios, Calcular Descuentos, Calcular Comisiones.




Líneas de plantilla para artículos sin codificar

Ahora se podrá introducir un artículo sin codificar con una descripción tan larga como se desee. Para salir de este campo se hará pulsando la tecla de tabulador o haciendo clic con el ratón en otro campo, ya que pulsando Intro sobre cambiaríamos de línea dentro del mismo campo.

Gastos Suplidos

Si se está facturando un servicio aparecerá una opción que podrá marcarse, se trata de un concepto muy usual en la facturación de profesionales liberales como abogados, notarios, etc. Sólo se tendrá en cuenta en la generación de facturas.

Se trata de cobrar en la factura un gasto o diferencia que se le ha hecho al cliente por el cual no se debe cobrar IVA. Por tanto, todos los conceptos que se introduzcan como gastos suplidos no llevarán IVA.

IVA

Porcentaje de IVA del artículo. Aparecerá por defecto el porcentaje correspondiente al tipo de IVA que se haya definido en la ficha del artículo. La posibilidad de modificar este campo será configurable desde el menú Personalización.

Cantidad

Número de unidades que se servirán del artículo a cada uno de los clientes.

Precio Venta

Si se marca la opción "Calcular Precios", en ese caso para cada documento que se genere se calculará el precio de venta que le corresponde a ese artículo, dependiendo del cliente y de las situaciones atípicas existentes, si no existieran situaciones atípicas, el precio de venta sería el que aparece en la ficha del artículo (PVP o mayorista dependiendo del cliente).

% Dto.




Si se marca la opción "Calcular Descuentos", en ese caso para cada documento que se genere se calculará el descuento que le corresponde a ese artículo, dependiendo del cliente y de las situaciones atípicas existentes. También se podrá introducir manualmente un porcentaje diferente a cualquiera de ellos, y en el cuadro de Tipo de Descuento estará marcado "Otros".

Tipo descuento

Descuento Lineal


% Comisión

Porcentaje de comisión. Si se marca la opción "Calcular comisión", en ese caso para cada documento que se genere se calculará el porcentaje de comisión que le corresponde a ese artículo, dependiendo del cliente y de las situaciones atípicas existentes. Si no existieran situaciones atípicas, el porcentaje de comisión sería uno de los 6 que aparecen en la ficha del agente, dependiendo del % de descuento aplicado.

Agente por Defecto

Si marcamos esta opción el agente del documento será el definido en la ficha del cliente.

Agente

Esta opción estará activa si no hemos marcado la opción de Agente por defecto, y nos permitirá introducir el agente que deseemos en el documento.

Trazabilidad

Desde la línea de la plantilla se podrán indicar los Datos de Trazabilidad del artículo.

Calcular Precios

Si marcamos esta opción se desactivará el campo de Precio Venta.

Calcular Descuentos

Si marcamos esta opción se desactivará el campo de Descuento.

Calcular Comisiones

Si marcamos esta opción se desactivará el campo de Comisiones.

Clientes

Segunda carpeta de esta opción, donde se introducirán los clientes a los que se generarán documentos (albaranes o facturas), también se introducirá el identificador




de la dirección comercial del cliente, que será utilizado en el caso de generar albaranes a partir de la plantilla.

Introducción de datos para plantillas. Clientes

Para añadir clientes, se pulsará en el botón añadir y aparecerá la siguiente pantalla.

Añadir clientes

Los campos a introducir serán los siguientes:

Código

Código del cliente que debe existir. Incluye búsqueda incremental pulsando el signo +.

Dirección

Identificador de la dirección comercial que deseemos utilizar del cliente pulsando el signo +.

Botón Indicar Filtro

Si en lugar de añadir los clientes uno a uno prefiere hacerlo en grupo, mediante este botón podrá realizarse permitiéndole seleccionar un grupo de clientes atendiendo a




unas condiciones como provincia, código postal, forma de pago, transportista, etc.

Filtros de selección

Atípicas

En esta última carpeta podrán introducirse las cantidades que se desean servir a un determinado cliente de un artículo. Esta cantidad se especificará cuando sea distinta de la que se ha introducido para ese mismo artículo en la línea correspondiente de la primera carpeta de plantillas.




Introducción de artículos para plantillas. Atípicas

Para introducir una nueva situación atípica (cantidades) se pulsará el botón de añadir y aparecerá la siguiente pantalla.

Añadir situaciones atípicas

Donde aparecerán los siguientes campos:

Cliente

Código del cliente que debe estar dado de alta en la pantalla anterior de clientes.

Referencia

Referencia del producto que debe estar en las líneas de la primera carpeta de plantillas.

Unidades

Nueva cantidad de producto que se desea servir a ese cliente.




Botón Copiar

Ejecutando la opción de copiar realizaremos un duplicado exacto de la plantilla que se tenga seleccionada.

Botón Generar

Desde la pantalla general donde aparecen todas las plantillas de que disponemos, se podrán generar documentos pulsando este botón. A continuación aparecerá esta pantalla.

Generación de documentos

En ella aparecerán los siguientes campos:

Plantillas

Podremos generar documentos de distintas plantillas. Elegiremos el código de la plantilla inicial y final que se desea generar, por defecto aparecerá sobre la que se esté posicionado.

Generar

Albaranes Facturas

Con esta opción se indicará qué tipo de documentos se desean generar (albaranes o facturas).

Serie




Podremos introducir una determinada serie (A o B) si deseamos que todos los documentos tomen esta serie, en caso contrario la dejaremos en blanco, de este modo tomarán la serie que por defecto tenga cada cliente en su carpeta comercial.

Fecha Documentos

Será la fecha que aparecerá en todos los documentos que se generen.


Si seleccionamos esta opción aplicaremos las promociones vigentes (tipo volumen de venta) a los documentos que generemos, si la fecha del documento se haya entre las fechas de promoción.

Permitir Ventas sin Stock

Si seleccionamos esta opción podremos generar documentos de artículos de los que no se dispone stock.

Esta pantalla solicitará confirmación antes de comenzar a generar los documentos.

Liquidaciones Se utilizará esta opción y las vinculadas a ella para efectuar liquidaciones a los agentes comerciales.

Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas.

Icono de Liquidaciones a Agentes


Botón Consulta


Totales






Ventana de liquidaciones de agentes


Introducción de liquidaciones




Nº Liquidación

Este campo no será accesible al usuario, ya que el programa se encarga mediante un contador interno de llevar una numeración correlativa, por lo tanto su introducción es automática.

Fecha

Día, mes y año en el que se efectuará la liquidación. Debe saber que por defecto esta fecha es extraída del reloj interno de su ordenador. Podrá aceptar esta fecha o modificarla a su gusto.

Agente

Código del agente al que se le realizará la liquidación. Debe estar previamente definido en la opción Agentes del menú Sistema.

Tras introducir el agente al que se le realizara la liquidación de sus ventas, el programa mostrará un cuadro de diálogo que contiene la información necesaria para la liquidación.

Los campos que contiene este cuadro son:

Condiciones de la liquidación

Fecha Factura Inicial

Fecha inicial desde la que se empezarán a recopilar las facturas en las que el agente haya intervenido y en las que tiene comisión.

Fecha Factura Final

Fecha final hasta la que se recopilarán las facturas en las que el agente haya intervenido y en las que tiene comisión.

Parámetros de Selección

Sólo Documentos No Liquidadas Sólo Documentos Cobrados Sólo Documentos Comisión distintos de 0

Estas tres opciones no son excluyentes, pudiendo utilizarse a la vez.




Facturas a Incluir

Serie A Serie B Ambas

Estas tres opciones sí son excluyentes, debiendo elegir entre una de ellas.

Si existen una o varias facturas que cumplan los requisitos solicitados, aparecerán en pantalla.

Detalle de liquidación a agentes

En ese momento, podrá visualizarse el contenido de otros dos campos que anteriormente no contenían ningún valor:

Base Comisionable

Suma de los importes finales de las facturas incluidas en la liquidación.

Total Liquidación

Suma de los importes calculados del porcentaje de comisión del agente sobre el total de cada factura.

Además de estas facturas, se podrá añadir manualmente otras a la liquidación, si fuera necesario. Para ello utilizaremos el botón Añadir.





Introducción de facturas a la liquidación

Nº Documento

Puesto que pretendemos añadir una factura deberá indicar en este campo la serie, es decir, A o B y el número del documento.

Fecha

Fecha de la factura. No es accesible por el usuario.

Cliente

Se reflejará el código y descripción del cliente al que pertenece la factura que se esté añadiendo a la liquidación. No es accesible por el usuario.

Base Comisionable

Aparecerá el importe total de la factura y permitirá modificarlo, si fuera necesario.

Importante La base comisionable de la factura será por defecto la suma de las bases imponibles de la factura (importe neto) menos el importe de los portes. Podemos incluir a la base comisionable el Dto. P.P y/o el Dto Especial. Esto lo configuramos en la carpeta Cálculo , apartado Personalización , de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

% Comisión

Aparecerá la comisión del agente en esa factura y también permitirá su modificación, en caso necesario.

Automáticamente, se obtendrá un último campo con la multiplicación del importe total de la factura por el porcentaje de comisión de esa factura para el agente.

Así se irán introduciendo tantas facturas como se quieran añadir a la liquidación. Para grabar esta liquidación deberá pulsar el botón Actualizar.

Total Comisión




Es el importe de la comisión del Agente.

Se dispone también de un botón denominado Comentarios, con el cual se accede a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario y quedará grabado en dicha liquidación de manera que en la impresión de la misma, saldrá su comentario correspondiente. No tiene limitación en cuanto al número de caracteres a introducir.

Ver Práctica

Gestión de Cobros Dentro de esta opción se encuentran otras cuatro subopciones que nos permitirán llevar todo el control sobre los cobros de recibos y remesas, es decir, el control de tesorería.

Recibos Remesas Cobros y devoluciones Enlace Banca Electrónica

Las dos primeras opciones nos permitirán un control total sobre los recibos y las remesas generadas por el programa. La tercera opción se utilizará para gestionar los Cobros y Devoluciones de nuestros recibos así como su contabilización. Con la cuarta opción podremos enviar de modo electrónico a nuestra entidad bancaria las remesas de recibos.

Recibos

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los recibos, bien sean emitidos, cobrados o devueltos.

Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la pantalla de detalle de facturas y abonos.





Ventana recibos de clientes

La explicación a la existencia de recibos en esta tabla sin que usted haya dado la orden de crearlos, es porque el programa los crea automáticamente a partir de las facturas y abonos, dependiendo de la forma de pago del cliente en cada una de ellas.

La emisión de recibos está vinculada a la forma de pago que efectúe el cliente, es decir, cuando usted define una forma de pago a un cliente el programa efectuará tantos recibos como pagos tenga que efectuar el cliente. Si se trata de un pago al contado emitirá solamente un recibo, ya que el pago del importe se realiza de una vez.

Si el pago fuese porcentual, el programa emitirá los recibos que sean necesarios hasta que se complete el pago.

El programa siempre emitirá recibos tanto de facturas como de abonos, pues con ellos se podrá mantener actualizado el riesgo alcanzado de cada uno de nuestros clientes.

En esta opción visualizará una lista de los recibos, en los cuales podrán modificarse. En la ventana de modificación encontraremos tres carpetas diferentes:




Modificación de recibos. Datos generales

Datos Generales

Es la 1ª carpeta de esta opción y en ella se van a poder modificar la cuenta remesa a la que se asigna el recibo y los campos siguientes:

Importe

Bajo este rótulo se reflejarán los totales individuales de cada recibo. Podrá modificarse por una cantidad inferior a su valor, siempre que su estado no sea cobrado, generando en ese momento otro recibo con el mismo número pero diferente importe por el valor restante, hasta completar el importe total del recibo.

Fecha Vencimiento

Este campo representará la fecha en la que vencerá el recibo. Podrá modificarse por una fecha anterior o posterior, siempre que su estado no sea cobrado.

Estos dos campos vienen determinados por la forma de pago que usted asigna al cliente en la factura/abono.

El Estado del Recibo va ir sobrepuesto. Estos pueden ser:

Emitido Cobrado Devuelto

Esta opción no podrá ser modificada directamente desde esta pantalla, pudiendo realizarse cualquier modificación desde la siguiente carpeta Cobros y Devoluciones.




Cobros y Devoluciones

Es la 2ª carpeta de esta opción. En ella se van a reflejar todos los movimientos que se hayan realizado sobre el recibo en cuestión. Incluso, podemos añadir nuevos movimientos ya sean de cobro o devolución.

Modificación de recibos. Cobros y devoluciones

Importante Los recibos pertenecerán a una remesa determinada siempre y cuando la factura de la que provengan se haya realizado a un cliente que tenga asignada una cuenta de remesa en su ficha.

Documento Asociado

En esta tercera carpeta podemos vincular un documento de cobro personalizado, que contendrá los datos de tipo de documento, número de documento, Cta. entidad emisora, y fecha de emisión.

Del mismo modo podemos marcar el campo para el paso del nuevo número y tipo de documento a contabilidad. Pasará al apartado concepto dentro de la gestión de asientos.




Modificación de recibos. Documento asociado

Se van a poder añadir los siguientes campos:

Tipo

Nombre para el documento asociado, por ejemplo, cheque.

Número de Documento

Número identificativo del documento asociado.

Cuenta Entidad Emisora

La Cta. Entidad emisora, está formada por dos opciones:

Cta Rem.: marcada por defecto cuando se trate de un cliente de contado. C.C.C.: marcada por defecto cuando se trate de un cliente definido en la tabla de clientes.

Ambos campos contienen búsqueda a sus respectivas tablas, estos datos corresponderán a la Cta. de remesas y C.C.C. del cliente.

Importe

Refleja los totales individuales de cada recibo, podrá modificarse por una cantidad inferior, siempre que el estado del recibo no sea cobrado, en este caso se generaría automáticamente otro recibo por la cantidad restante, hasta completar el importe total.

Fecha de Emisión

Este campo representará la fecha en que se genera el documento asociado.




Pasar Número de Documento a Contabilidad

Al marcar este check, y pasar el cobro o devolución a contabilidad, nos generará en gestión de asientos, un asiento por el cobro o devolución, en cuyo concepto hará referencia al tipo y número de documento que indiquemos en esta carpeta. En caso contrario, en el concepto hará referencia al recibo que proceda.

Desde la pantalla General donde aparecen todos los recibos, disponemos de dos nuevos botones:

Botón Cobros y Devoluciones

Con esta opción añadiremos un movimiento de cobro o devolución del recibo sobre el que estemos situados.

Botón Compensación de Recibos

Con esta opción agruparemos varios recibos de un mismo cliente, con igual estado y que no sea cobrado, en un único recibo llamado Matriz. Si la empresa trabaja con la divisa euro, al compensar un recibo cuya divisa sea euro o de la zona euro, tendremos visible un nuevo campo de selección: "Compensación en euros", al seleccionar este campo nos permitirá filtrar y añadir recibos para compensar, cuya divisa de origen sea el euro o cualquier divisa de la zona euro. Si la compensación de recibos esta compuesta por recibos de distintas divisas a la vez, el recibo matriz mostrará el importe y la divisa en euros, pudiendo cobrarlo en euros El paso contable del cobro o devolución de un recibo compensado en euros, se llevará con cargo o abono a la subcuenta de proveedor en euros.

Nos posicionaremos en el recibo que deseemos que sea el Matriz y al pulsar el botón de Compensación visualizaremos a la siguiente pantalla:




Compensación de recibos

En la pantalla de introducción de datos nos encontraremos con el campo Nº de recibo, en el cual introduciremos el nº de recibo que queramos ligar al recibo matriz.

De esta manera ligaremos tantos recibos como deseemos.

Matriz

Recibos Ligados

Disponemos también de un botón denominado Filtrar, con el cual podremos ligar varios recibos y accederemos a la siguiente pantalla:

Condiciones para la compensación




Fecha Vencimiento Inicial

Fecha inicial desde la cual se desea realizar el proceso. Por defecto aparece la fecha actual, que podrá variar sin ningún problema.

Fecha Vencimiento Final


Recibos a Incluir

Serie A Serie B Abonos Facturas Rectificativas Todos

Estas 5 opciones son excluyentes, no pudiendo seleccionar todas a la vez.


Borrador de recibos

Aparecerán los recibos que cumplan los requisitos solicitados y se podrán seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección o doble click, estando posicionados encima de los mismos.

En los recibos seleccionados aparecerá una equis de color azul en el campo izquierdo. Una vez seleccionados todos los recibos deseados, se pulsará el botón Actualizar y automáticamente quedarán ligados al recibo Matriz.

Importante Si quisiéramos realizar cualquier operación sobre un recibo ligado, lo haríamos sobre el recibo matriz al que pertenece. Además, si un recibo matriz tiene algún movimiento, no podríamos eliminar ningún recibo ligado hasta que no borráramos todos los movimientos del recibo matriz.




Botón Imprimir

Al pulsar sobre este botón visualizaremos una ventana como la siguiente:

Impresión de documentos. Emitir carta Word

A través del botón imprimir además de obtener la información por papel, la aplicación nos da la posibilidad de enlazar mediante Plantillas formato Word (.DOT) los recibos de todos nuestros clientes.

Para activar este nuevo proceso debemos pinchar sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas, seguidamente en la ventana de Impresión de documentos, disponemos de un nuevo campo Emitir carta Word.

Si selecciona este campo, el resto de datos que componen esta ventana quedaran deshabilitados, excepto los campos "Sólo documentos no impresos" y "Sólo recibos no remesados".

Al seleccionar este dato, se activará un proceso en el cuál se lanzará a través de MS Word una carta (predeterminada por la aplicación) con toda la información referente al recibo y con los datos personales del cliente. Además si realiza la impresión de varios recibos a la vez, (teniendo marcada este campo), se imprimirá una carta por cada uno de los recibos seleccionados.

Ver Práctica

Remesas




Con esta opción se podrá llevar el control sobre las remesas de recibos. Las remesas de recibos no son más que grupos de recibos que se destinan a una cuenta de un banco para contabilizarse.

Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción en la barra de herramientas del programa.

Icono de Remesas de Recibos


Remesas de recibos a clientes

Disponemos de cuatro nuevos botones:

Botón Consulta

Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla búsqueda.




Botón Cambiar Estado

Cambiará el Estado de la remesa.

Totales


Importante Si cambiamos el estado de una remesa ya contabilizada, no se borrará el asiento contable de ContaPlus, ni tampoco los movimientos de pago de recibos generados al remesar.


Introducción de remesas

Cta. Remesas

Código de la cuenta de remesas a la que se destinarán los recibos que en ella se contienen. Deberá haber una cuenta remesa por cada banco.

Fecha

Fecha con la que se efectuará la remesa. Debe saber que por defecto esta fecha es




extraída del reloj interno de su ordenador. Podrá aceptar esta fecha o modificarla a su gusto.

Divisa

Podremos realizar remesas en Pesetas y en Euros.

Fecha Vcto. Inicial

Fecha inicial desde la cual se desea que se realice la extracción de recibos que pasarán a la remesa.

Fecha Vcto. Final


Tenga en cuenta que la extracción de los recibos se efectúa dependiendo de la fecha de vencimiento de cada uno.

En ese momento, aparecerá una pantalla para la selección de las condiciones que serán solicitadas para la remesa.

Condiciones de la remesa

En ella aparecerán los siguientes campos:

Tipo Remesa

Serie A o B para llevar una diferenciación en las remesas, al igual que en las facturas.

Cuenta Asociada

Código de la cuenta de remesas a la que se destinarán los recibos que en ella se contienen.

Recibos a Incluir

Serie A Serie B Todos

Estas tres opciones son excluyentes. Deberá elegir entre una de ellas.




Realizado esto, el programa mostrará todos los recibos encontrados que cumplan las condiciones requeridas.

Incluir recibos de facturas rectificativas

Si marca la casilla de validación se añadirán los recibos de las facturas rectificativas.

Detalle de remesas de recibos

Importante Será necesario que los recibos se encuentren Emitidos o Devueltos para que aparezcan en la remesa. El hecho de remesar un recibo implica el pago automático del mismo y la generación de su movimiento en la tabla de Cobros y Devoluciones . Si el recibo es devuelto por algún motivo, la devolución deberá añadirse en la pantalla de Cobros y Devoluciones , de este modo el recibo quedará como Devuelto y podrá volver a remesarse.

En ese momento, podrá visualizarse el contenido de otros dos campos que anteriormente no contenían ningún valor:

Nº Remesa

Número que el programa asignará automáticamente. No es accesible al usuario.

Total Remesa

Suma de los importes totales de los recibos incluidos en la remesa. Tampoco es accesible.

Independientemente de que aparezcan o no recibos cumpliendo los requisitos solicitados, podrán añadirse otros, mediante la opción Añadir.





Introducción de recibos en remesas

En ella sólo se podrá acceder al campo BCNº de Recibo& para introducir el número de un recibo ya existente.

Se dispone de un botón que define los parámetros necesarios para la creación de un fichero que contenga los datos de la remesa de recibos; este fichero podrá llevarse a soporte magnético para su entrega en la entidad bancaria.

Botón de Vuelco de Remesas a Soporte Magnético

Esta opción define los parámetros necesarios para la creación de un fichero que contenga los datos de la remesa de recibos; este fichero podrá llevarse a soporte magnético para su entrega en la entidad bancaria.

En la pantalla a la que accedemos mediante esta opción podremos elegir entre el formato de la normativa Cuaderno 19, Cuaderno 32 o Cuaderno 58 del C.S.B.





Remesas de recibos a soporte magnético. Norma 19

En la anterior pantalla se observan los siguientes campos:

Normativa del CSB

Seleccionamos el formato de la normativa del Cuaderno 19, Cuaderno 32 o Cuaderno 58 del CSB.

Norma 19

En la pantalla anterior se observan los siguientes campos:

Entidad Receptora

Código de la entidad a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Agencia

Código de la agencia a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil .

Nº Remesa

Como su propio nombre indica aquí se identificará el numero de la remesa. Su introducción es automática, apareciendo el número de remesa sobre el que se estuviera situado en el momento de pulsar el botón de esta opción.

Cuenta Remesa




Código de la cuenta de esta remesa. No es un campo accesible al usuario y su introducción se efectúa automáticamente por el programa.

Fecha de Cargo

Fecha a la que se cargarán los recibos en el banco.

Total Remesa

Campo informativo que nos muestra la cuantía total de la remesa. También es extraído por el programa.

Pasar Remesa/s a Banca Electrónica

Marcando esta opción aseguramos que se exporte esta remesa al apartado Banca electrónica del menú Facturación.

Fichero

Este campo será el encargado de contener el camino y el nombre del fichero generado.

El formato es idéntico al utilizado en los listados, cuando deseamos exportar la información del listado a un fichero de texto. (Por ejemplo A:Remesa1.txt).

Concepto Operación

Este campo sólo estará activo si se ha marcado previamente la casilla de validación "Pasar remesa/s a Banca Electrónica" en ella se introducirá un literal para poder identificar la remesa.

Incluir Nº de Serie en Recibos

Si se marca esta opción, aparecerá la serie además del número del recibo.

Agrupar por Fechas de Vctos. de Recibos

Si se marca esta opción, agrupará los recibos dentro de la remesa por sus fechas de vencimientos. Los recibos se cargarán en el banco cada uno en su fecha de vencimiento. En este caso no tendrá ningún efecto la fecha de cargo, puesto que habrá más de una, tantas como vencimientos distintos en los recibos.

Marcar fin de fichero

Al transmitir el conjunto de remesas a su banco, éste le debe indicar si debe o no marcar fin de fichero, en el caso que el banco le indique que debe marcarla, la aplicación generará un fichero con las marcas fin y retorno de carro, de este modo el banco leerá correctamente y sin incidencias el fichero.

Importante Le aconsejamos que consulte con su banco si debe marcar o no el campo Fin de fichero.

Norma 32






Código INE

Número de nueve dígitos de los cuales, los dos primeros pertenecerán al código de provincia de la plaza de libramiento. Los tres siguientes pertenecerán al municipio, los dos posteriores corresponderán a la entidad colectiva y los dos últimos a la entidad singular, suministrándolo la entidad bancaria.

Entidad Receptora

Código de la entidad a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Util.

Agencia

Código de la agencia a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil.

Desde Remesa

Remesa inicial desde la cual se desea realizar el proceso.

Hasta Remesa

Remesa final hasta la cual se detendrá el proceso de extracción de información.

Id. Cuenta Cedente




Código identificativo bajo el que se recoge la situación de una línea de descuento de efectos o recibos, suministrándolo la entidad bancaria.

Total Remesa

Campo informativo que nos muestra la cuantía total de la remesa. Es extraído por el programa.


Marcando esta opción aseguramos que se exporte esta remesa/s al apartado Banca electrónica del menú Facturación.

Fichero


El formato es idéntico al utilizado en los listados, cuando deseamos exportar la información del listado a un fichero de texto. (Por ejemplo A:Remesa 2.txt).

Concepto Operación







Norma 58






Código INE

Número de nueve dígitos de los cuales, los dos primeros pertenecerán al código de provincia de la plaza de libramiento. Los tres siguientes pertenecerán al municipio, los dos posteriores corresponderán a la entidad colectiva y los dos últimos a la entidad singular, suministrándolo la entidad bancaria.

Entidad Receptora

Código de la entidad a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Util.

Agencia

Código de la agencia a la cual se ingresa la remesa de recibos. Por defecto aparece el código que se introdujo en la carpeta Recibos del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Util.

Nº Remesa

Como su propio nombre indica aquí se identificará el número de la remesa. Su introducción es automática, apareciendo el número de remesa sobre el que se estuviera situado en el momento de pulsar el botón de esta opción.

Cuenta Remesa

Código de la cuenta de esta remesa. No es un campo accesible al usuario y su introducción se efectúa automáticamente por el programa.




Total Remesa

Campo informativo que nos muestra la cuantía total de la remesa. También es extraído por el programa.


Marcando esta opción aseguramos que se exporte esta remesa/s al apartado Banca electrónica del menú Facturación.

Fichero


El formato es idéntico al utilizado en los listados, cuando deseamos exportar la información del listado a un fichero de texto. (Por ejemplo A: Remesa 3.txt).

Concepto Operación




Importante Como habrá podido observar, no se dispone de ningún campo para indicar los dos dígitos de control. El programa los calcula a partir de los datos Código de Entidad, Agencia y Número de Cuenta.




Ver Práctica

Cobros y Devoluciones

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los cobros y devoluciones que se realicen de los recibos y permitirá contabilizarlos.

Al acceder a esta opción podrá visualizarse la siguiente pantalla.




Cobros y devoluciones de recibos

Disponemos de dos nuevos botones:

Botón Cambiar Estado

Cambiará el Estado del movimiento.

Importante Si cambiamos el estado de un movimiento ya contabilizado, no se borrará el asiento contable de ContaPlus.

La pantalla para añadir cobros o devoluciones es la siguiente:




Cobros y devoluciones

En la pantalla de introducción de datos aparecerán los siguientes campos a cumplimentar para llevar el correcto control de estos cobros y devoluciones.

Nº de Recibo

Contendrá el número del recibo del cual se ha realizado un cobro o una devolución.

Importe

Importe total del recibo. No accesible por el usuario.

Fecha de Expedición

Fecha en la cual se hizo el recibo del cual se solicita ahora el cobro o devolución. Campo informativo y no accesible.


Fecha de vencimiento del recibo. Campo informativo y no accesible.

Cliente

Código y nombre del cliente del recibo que estemos tratando. Campo informativo y no accesible.

Moneda

Código de la divisa con la que se realiza el recibo. Debe estar definido previamente en el apartado Divisas de la opción Tablas Generales del menú Sistema.

Valor en Euros

Si la moneda con la que estamos trabajando es zona euro en este campo aparecerá el valor de un euro con respecto a la moneda, si la moneda no es zona




euro saldrá el valor de la moneda con respecto al euro. Este campo se irá actualizando automáticamente y no es accesible al usuario.

Movimiento

Este campo es automático y captura el tipo de movimiento contrario al estado en el que se encuentra el recibo. Es decir, si hiciéramos un movimiento de un recibo Cobrado , nos añadirá un movimiento de Devolución y cambiará el estado del recibo.

Fecha Movimiento

Fecha en la cual se realizará el cobro o devolución. También será la fecha que aparecerá en el asiento contable si se contabiliza.

Subcuenta Cobro

En este campo se incluirá la subcuenta donde se cargará el cobro o devolución que se realice. Generalmente se tratará de una subcuenta de Bancos.

Importante El cobro de los recibos de facturas decrementa el riesgo alcanzado del cliente y la devolución lo incrementa. Si los recibos son de abonos, el comportamiento con respecto al riesgo será al contrario, es decir, el cobro de un recibo de abono incrementará el riesgo alcanzado del cliente. Para no tener que realizar el cobro de recibos de abonos se podrá utilizar la opción de Compensación de recibos de clientes, que encontrará en la ventana principal de recibos. Esta opción dará por cobrados recibos de facturas del cliente hasta completar el importe del recibo de abono del cliente, esto es lo que se llama Proceso de Compensación de Recibos.

Ver Práctica

Banca Electrónica

Esta opción es la encargada de enviar información relativa a remesas de Recibos domiciliados (cuaderno 19), remesas de Efectos (cuaderno 32) y remesas de Anticipos de crédito (cuaderno 58), según el formato establecido por la Asociación Española de Banca, que hemos ido generando a través de nuestro módulo de remesas, con la opción "Pasar remesa/s a Banca electrónica". Para poder utilizar esta opción en primer lugar debemos poner la ruta donde deseamos guardar las remesas generadas por FacturaPlus, por ejemplo C:/BUZONSP/. De este modo se creará automáticamente un directorio llamado BUZONSP. El programa creará tantos directorios dentro del BUZONSP como entidades bancarias, siguiendo el formato AEBXXXX, donde XXXX es el código de entidad.

Para obtener dicha información, una vez enviado el fichero a esta opción, desde vuelco a disco de la opción Remesas, selecciona el registro y seguidamente pulsa el botón Generar.

Una vez completado el proceso de exportación correctamente y sin incidencias, visualizará en la columna "Estado", el literal Enviado, no obstante, debería entrar en el programa de Banca electrónica, el cuál dispone de las opciones




necesarias para enviar electrónicamente al Banco o Caja todas las remesas.

Pasar remesas a banca electrónica

En esta pantalla tenemos los siguientes botones:

Marcar/Desmarcar Remesas

Marcamos una a una las remesas que queremos enviar a Banca electrónica.

Marcar/Desmarcar Remesas en Grupos

Marcamos a través de un filtro las remesas que queremos enviar a Banca electrónica.

Generar

Pulsando este botón enviamos a Banca electrónica todas las remesas que hayamos marcado.




Incidencia

Si hay algún problema en el proceso de exportación de remesas a Banca electrónica, lo registra y podemos visualizar el tipo de incidencia que se ha producido.

Una vez completado el proceso de exportación sin incidencias, deberíamos entrar en el programa de Banca electrónica, el cual dispone de las opciones necesarias para enviar electrónicamente al Banco o Caja todas las remesas.

Gestión Garantías Desde esta opción gestionamos las incidencias sobre las ventas con garantías. Podrá realizar una consulta de las condiciones de garantía e imprimir el listado. Inicialmente deberá asignarle el período de garantía al artículo, deberá ir a la opción de menú Sistema/ Artículos, carpeta Datos Generales e introducir el periodo de garantía correspondiente.

Una forma rápida de asignar el período de garantías a sus artículos es a través de las familias, introduzca el período de garantía correspondiente a las familias y automáticamente todos los artículos asociados a la misma, llevarán asignados este período.

Con los botones de acción que se encuentran en la parte izquierda de la ventana, se podrá Añadir, Modificar, Eliminar, Localizar, Visualizar, Consultar, Imprimir o cambiar el aspecto de las fuentes que intervienen en ellas.

Gestión de garantías




Para introducir nuevos datos en este fichero, se pulsa el botón Añadir y se activa la ventana de introducción de datos.

Nota Si necesita cambiar el período de garantía de un artículo respecto al periodo de garantía inicial, puede añadir en este momento la gestión de garantía y modificar el período para gestionar en un futuro las incidencias.

Selección de documentos para gestión de garantías

Al pulsar el botón Añadir se mostrará un filtro en los que seleccionará los criterios de consulta. Los campos que forman esta ventana son los siguientes:

Desde Fecha/ Hasta Fecha Rango de fechas del filtro. El campo Hasta Fecha nunca debe ser menor que la fecha introducida en el campo "Desde Fecha" (la fecha introducida en el campo 'Hasta Fecha', tiene que ser igual o mayor que la fecha introducida en el campo 'Desde Fecha').

Cliente Campo no obligatorio, contiene búsqueda a la tabla de clientes. Previamente debe estar definido en la opción Clientes, del menú Sistema.

Artículo Campo obligatorio, contiene búsqueda a la tabla de Artículos. Previamente debe estar definido en la opción Artículos del menú Sistema.

Serie Campo no obligatorio. Introducirá A/ B según los documentos que desea seleccionar para el filtro.

Nº Documento




Campo no obligatorio. Contiene búsqueda a la tabla principal de Facturas. Introducirá el número de la factura, cuando solo quiera seleccionar una concreta.

Botón Filtro Si introduce el código de un artículo en el campo "Artículo" y posteriormente pulsa en este botón, la aplicación mostrará un borrador con aquellos documentos que cumplan las condiciones del filtro.

Introducidos los datos correspondientes, visualizará en la parte inferior de la ventana los documentos que cumplan estas condiciones. Para gestionar el periodo de garantía del producto, deberá seleccionar una línea y pulsar el botón:

Botón Gestionar

Al pulsar sobre este botón visualizará la siguiente ventana:

Gestión de garantías

Si necesita modificar el período de garantía respecto al valor por defecto, podrá modificarlo desde esta pantalla. Una vez modificado puede añadir incidencias (devolución, sustitución o reparación) simplemente dar a Salir y se guardará el registro."

A través de este botón, obtendrá en la cabecera de la ventana los datos correspondientes a la línea del documento seleccionado, éstos son los siguientes:

Documento




Cliente Fecha Fin Garantía Artículo / descripción Cantidad Propiedades (si la empresa trabaja con propiedades) Envases (si la empresa trabaja con envases)

Todos estos campos son datos informativos correspondientes a la línea del documento seleccionado.

Período de Garantía: Por defecto, relleno con el período de garantía asignado al artículo, en caso de no tener asignado un valor, introducirá el correspondiente período de garantía al artículo.

Para añadir el tipo de operación que se efectúa con la garantía debe pulsar el botón Añadir de la barra de herramientas. Al añadir, se pedirá el 'Tipo de Operación', si la suma de las unidades devueltas es menor que la cantidad de la línea de venta, en caso contrario la aplicación mostrará un mensaje: Imposible añadir una gestión de garantías, la venta está totalmente devuelta, si pulsa el botón Aceptar, no se realizará ningún proceso.

Tipo de operación a realizar

Los tipos de operación que puede realizar entre otras son:

Devolución Directa Devolución de una sustitución previa Devolución de una reparación previa Sustitución Directa Sustitución de una sustitución previa Sustitución de una reparación previa Reparación directa Reparación de una sustitución previa Reparación de una reparación previa

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Consulta de Trazabilidad

Podremos acceder a la Consulta de Trazabilidad desde la tabla de Artículos o desde la propia opción dentro del menú Facturación.

La Consulta de Trazabilidad nos permitirá realizar una búsqueda dentro de todas las tablas de la aplicación, para mostrar información sobre la trazabilidad de un determinado artículo. Podremos realizar filtros por las siguientes características:

Captura del código del artículo por Referencia o Código de Barras 1º propiedad, si el artículo tiene una familia con 1 o 2 propiedades, podremos indicar que nos muestre información sobre la trazabilidad de artículo para un valor determinado de la 1º propiedad. Puede servirnos, por ejemplo, para consultar la trazabilidad de un determinado Número de Lote o la Fecha de caducidad. 2º propiedad, si el artículo tiene una familia con 2 propiedades, podremos indicar que nos muestre información sobre la trazabilidad de artículo para un valor determinado de la 2º propiedad. Podemos filtrar por la 2º propiedad y por la 1º o por una sola de ellas, según el filtro que necesitemos. Puede servirnos, por ejemplo, para consultar la trazabilidad de un determinado Número de Lote o la Fecha de caducidad. Lote, si la familia tiene configurada la opción de Capturar información de trazabilidad, habremos tenido la posibilidad de ir indicando en cada registro de movimiento de stock y en los documentos, el número de Lote. Aquí podremos indicar que nos muestre la trazabilidad por el valor de un Lote determinado. Fecha, si la familia tiene configurada la opción de Capturar información de trazabilidad, habremos tenido la posibilidad de ir indicando en cada registro de movimiento de stock y en los documentos, la Fecha (de caducidad, por ejemplo). Aquí podremos indicar que nos muestre la trazabilidad para una fecha determinada. Desde fecha, hasta fecha, la consulta sólo tendrá en cuenta los documentos o registros realizados con fecha dentro del rango indicado. Almacén, la consulta filtrará sólo los movimientos realizados para un almacén. Proveedor, la consulta filtrará sólo los documentos de compra realizados con un proveedor. Cliente, la consulta filtrará sólo los documentos de venta realizados con un cliente.




Filtro de trazabilidad

Una vez indicados los filtros de la consulta podremos acceder a los datos pulsando en el botón Consultar. Se mostrará información sobre:

Stock, situación de stock de artículo con las condiciones indicadas en el filtro Trazabilidad de Entrada Trazabilidad Interna Trazabilidad de Salida

Enlace ContaPlus

Consejos Previos

Antes de la introducción de cualquier dato en el programa, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones.

Debemos dirigirnos al menú Útil, opción Entorno del Sistema, apartado Personalización. En esta opción encontrará distintas carpetas para configurar su Entorno de Trabajo.

Contadores

Con esta opción podrán modificar todos y cada uno de los contadores de los documentos, pudiendo introducir cualquier valor a partir del cual retomará el




programa la numeración automática.

Enlace con ContaPlus

Una vez efectuado este enlace, cada Cliente o Proveedor que dé de alta en el programa generará su subcuenta contable correspondiente en ContaPlus. Si se introduce algún Cliente o Proveedor previo a este enlace, dichos datos no quedarán reflejados en ContaPlus y, en el posterior paso a contabilidad, mostrará un mensaje de error, ya que la subcuenta contable no estará indicada en el fichero del cliente. En este caso, debe modificar la ficha del Cliente e indicar la subcuenta contable. Esto no supone que dicha subcuenta se cree en ContaPlus con los datos de ese Cliente, sino que permite el paso de la factura a ContaPlus, aunque la subcuenta contable creada aparecerá con el código indicado en la ficha del Cliente o Proveedor y en la descripción de la subcuenta pondrá "Facturación", debido a que no estaba creada antes de efectuar el enlace.

Una vez creado el enlace, cualquier modificación en los datos de clientes ó proveedores en la aplicación y que también se encuentren en ContaPlus, se modificarán automáticamente en las subcuentas correspondientes, si previamente han sido seleccionados los campos "Act. datos cliente en modificaciones" y "Act. datos proveedor en modificaciones", en la opción de Util/ Entorno del Sistema/ Personalización/ ContaPlus y Compras, respectivamente.

Además, en cualquier momento se podrán importar y exportar los clientes y proveedores de la aplicación a ContaPlus y viceversa, mediante la nueva funcionalidad de Importación / Exportación, ubicada en las fichas de los clientes y proveedores.

Igualmente, cada vez que introduce un artículo es necesario indicar un Grupo de Ventas asociado, que debe estar creado previamente en el apartado Grupos de Ventas en el menú Sistema. Si no existe el enlace en el momento de introducir el artículo, no pedirá el Grupo de Ventas. Posteriormente, tras efectuar el enlace con ContaPlus, en el paso de la factura que contenga dicho artículo, mostrará un mensaje de error. Debe dirigirse a la ficha del artículo y modificarlo, donde se obliga a la introducción, en ese momento, de un Grupo de Ventas para el artículo. Una vez introducido, la factura debería pasar correctamente a ContaPlus.

Importante Los enlaces que se realicen con ContaPlus, deben ser entre idénticas versiones, es decir no podrá enlazar, por ejemplo, una versión de FacturaPlus 2006 con un ContaPlus 2005, tampoco se podrá realizar entre líneas élite y profesionales.

Recibos

Los valores que introduzca serán los que adoptará por defecto al efectuar una remesa de recibos o en la impresión de recibos.

Modo de Trabajo

En esta carpeta configurará todos los Valores de Control del programa para un perfecto funcionamiento del mismo.

Documentos

Esta opción permite seleccionar la numeración automática en pedidos y albaranes, la captura matricial de las líneas de artículos y el vuelco de comentarios entre documentos.

Cálculo

Elegirá la fórmula para el Cálculo de Costes Promedio, de la base comisionable de los agentes, el control de ubicaciones y el número y literales genéricos de las propiedades que desee que lleven sus artículos.

Estas opciones sólo se deberán modificar en dos ocasiones:

1. Al instalar por primera vez el programa.




2. Justo después de crear una nueva empresa (sólo en las versiones Élite) para personalizar la forma de trabajar con ella.

Importante Ninguno de estos parámetros deben cambiarse cuando ya se tengan datos introducidos, pues podría afectar al funcionamiento del programa, ya que estos parámetros actúan directamente sobre conceptos tan importantes como stock de almacén, cantidades pendientes de servir o recibir, coste promedio de los artículos, etc.

Máscaras

Con esta opción podrá configurar todos y cada uno de los formatos de presentación de los campos numéricos.

A partir de este momento usted estará en disposición de alimentar las Tablas Generales del menú Sistema. A continuación procederá a añadir todos los datos de sus tablas maestras (clientes, agentes, proveedores, artículos).

Características del Enlace

La opción de paso contable de documentos, ofrece una herramienta para enlazar FacturaPlus con ContaPlus. El primer paso para un correcto enlace es la configuración de subcuentas en Útil/ Personalización/ carpeta ContaPlus, donde figurarán las subcuentas que deseamos utilizar para los diferentes conceptos.

Además deberemos asignar subcuentas a los clientes y proveedores, tanto en euros como en moneda extranjera, grupos de venta y compra o subcuentas de venta y compra a los artículos y subcuentas de cobro y pago en las formas de pago.

El cuadro de diálogo de esta opción presenta los siguientes campos:

Enlace ContaPlus

ContaPlus

En este campo aparecerá la unidad y directorio donde se encuentre el programa ContaPlus. Asimismo, informará de la versión de dicho programa y la fecha de su fichero ejecutable. No serán accesibles al usuario.




Empresas

En este campo aparecerán la empresa o empresas de ContaPlus con las que se haya enlazado. No será accesible al usuario.

Serie A y B, Abonos, F. Rect

Aparecerán marcadas las series de facturas y los abonos que se hayan elegido para cada empresa en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil . No serán accesibles al usuario.

Importante La contabilización de las facturas rectificativas se realizará por las diferencias existentes en la contabilización de la factura rectificativa y la factura rectificada.

Paso de Facturas

Primer campo accesible al usuario. Si se marca realizará el traspaso de las facturas anteriores a la fecha tope de paso y que no estén ya contabilizadas.

Paso de Remesas

Siguiente campo accesible al usuario. Si se marca realizará el traspaso de las remesas anteriores a la fecha tope de paso y que no estén ya contabilizadas.

Paso de Pagos/Cobros y Devoluciones

A continuación aparecerá el siguiente campo accesible al usuario. Si se marca realizará el traspaso de los movimientos de recibos que se encuentren en la opción de pagos/cobros y devoluciones de este programa.

Fecha Tope de Paso

Fecha hasta la cual se realizará el traspaso de facturas, remesas, pagos/devoluciones y cierres de caja.

Importante Únicamente, una vez realizado el proceso de enlace, sólo se podrán invertir con los botones de Cambio de Estado en las distintas opciones del programa que lo contienen, facturas, albaranes, recibos... Si en el proceso de traspaso el programa emite mensajes de aviso debido a diferentes problemas, diríjase al apartado Consejos Previos en el capítulo Enlace ContaPlus.

Ver Práctica




Informes

Menú informes

Estadísticas e Informes

Botón de Acceso Directo a apartado de Estadísticas e Informes

En esta opción podrá obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. De esta manera nos permitirá controlar en todo momento la situación de nuestra empresa.

Si la moneda por defecto de la empresa activa es el euro, todos los importes de los informes de facturación por defecto, irán en euros. En el filtro de los mismos existirá un campo de selección "Importes en pesetas", que nos permitirá mostrar los campos de importes en pesetas.

Página 1 de 43Informes

14/04/2008file://C:\Documents and Settings\USER\Configuración local\Temp\~hh8C60.htm


Al acceder a esta opción visualizaremos una pantalla en la que el programa mostrará una serie de informes maestros.

Informes

Pulsando con el ratón dos veces sobre cada informe, se despliegan todos los informes englobados en él. Disponemos de Informes y Estadísticas sobre:

� Tablas Generales � Tablas Maestras � Informes de Almacén � Informes de Gestión � Informes de Producción � Estadísticas por Familias � Estadísticas por Departamento � Estadísticas por Agentes � Estadísticas por Clientes � Estadísticas por Proveedores � Estadísticas por Provincias � Estadísticas por Zonas

Se podrán generar nuevos informes personalizados de cualquier tabla maestra. Los informes maestros no podrán modificarse, se deberán duplicar y modificar sobre el informe duplicado. También se podrán añadir nuevas categorías de informes y modificar la descripción de las ya existentes. Para ello nos situaremos sobre una categoría o informe y pulsaremos el botón añadir o el botón modificar.

Disponemos de botones que nos permitirán generar nuevos informes, modificar los ya existentes y ejecutarlos.

Ver Práctica

Añadir y Modificar Informes




Con el botón Añadir accedemos a la pantalla del constructor de informes que nos permitirá crear nuevos informes.

En la ventana de introducción de datos encontraremos cuatro carpetas diferentes:

Datos Iniciales

Carpeta datos iniciales

Se van a definir los datos generales del informe, tales como su nombre que identificará el informe internamente, la categoría en la que le agruparemos dentro de las existentes, su descripción, el literal que aparecerá impreso como título del informe y la tabla maestra que regirá el funcionamiento del informe. Esta tabla será la tabla principal del informe y será la que será recorrida durante el proceso de generación del informe. Es importante seleccionar correctamente cual será la tabla maestra de nuestro informe, porque de ello depende que los datos que obtengamos sean los deseados. Por norma general, seleccionaremos como tabla maestra aquella tabla que contenga datos más particulares, es decir, aquella de la cual queremos obtener una línea de informe para cada registro de la misma.

Ejemplo Supongamos que deseamos obtener un informe en el cual se detallen todos los clientes que tenemos agrupados por ciudades. El resultado esperado será parecido al siguiente: Madrid Cliente número 1 de Madrid Cliente número 2 de Madrid Cliente número 3 de Madrid Etc. Etc... Barcelona Cliente número 1 de Barcelona Cliente número 2 de Barcelona Etc. Etc.... Pues bien, en este ejemplo la tabla maestra debe ser la de clientes y no la de ciudades




ya que lo que deseamos es una linea del informe por cada cliente y no una por cada ciudad.

Datos de Impresión

Carpeta datos de impresión

Entre estos datos se encuentra el modelo de cabecera que va a utilizar dicho informe, los literales genéricos que deseamos que aparezcan tanto en los subtotales como en los totales del informe, (caso de que se definan, ejemplo Subtotal Ventas, Total General), el margen izquierdo en milímetros a partir del cual comenzaremos a imprimir el informe, el número de líneas que queremos que ocupe cada registro de la base de datos maestra y el tipo de fuente para las distintas secciones del informe. Si deseamos utilizar distinta fuente por cada columna del informe deberemos detallarlo en el apartado correspondiente.

Importante Si eleg i mos un número de líneas por registro en la pestaña de datos de impresión, el número de líneas de las columnas, no pueden superar éste.

Las carpetas de presentación y filtros no se activarán hasta que hayamos seleccionado previamente las columnas del informe.

Botón Columnas

Mediante este botón definiremos las columnas que presentará el informe.




Ventana columnas

En la pantalla principal a la que accedemos aparecen las tablas auxiliares relacionadas con la tabla maestra del informe de las que seleccionaremos los campos para imprimir. Los datos (campos) de la tabla seleccionada aparecerán en la lista central.

Disponemos de botones centrales con los que podremos añadir y eliminar columnas del informe. Las columnas que hayamos elegido aparecerán en la parte derecha de la pantalla.

Si el campo que añadimos se corresponde con dos o más campos de la tabla maestra aparecerá una caja con todos los campos disponibles.

Ejemplo Si la tabla maestra es la de Clientes, la relacionada es la de Países y el campo que queremos añadir es el Nombre del País, en la pantalla Seleccione campo de la relación, deberemos elegir entre el Nombre del País del Cliente o el Nombre del País del Banco del cliente, pues en la tabla de Clientes el campo Nombre del País aparece tanto para el cliente como para el banco (ambos campos de la tabla maestra).

Expresiones

Determinados datos que maneja el programa no están guardados permanentemente, sino que son calculados en el momento de presentarlos. Para poder seleccionar estos datos, debemos elegir una expresión relacionada con la Tabla Maestra. Estas expresiones pueden requerir datos adicionales que nos serán solicitados antes de la ejecución del informe si estamos creando un informe nuevo que no proviene de




duplicar un informe maestro.

Columna Calculada

Podremos añadir columnas que no sean datos fijos de las tablas, sino que resulten de realizar operaciones entre columnas que contengan datos numéricos.

Columna Acumulada

Realiza la misma función que el de Columna Calculada, con la particularidad, de que los datos de estas columnas, irán arrastrando el valor de la línea anterior acumulándolo.

Subir y Bajar

Se define el orden de presentación de las columnas en el informe impreso.

Editar

Editar columnas

Podemos editar cualquier columna del informe. En la pantalla a la que accedemos, podremos modificar el título de la columna, el ancho de la misma, su alineación (izquierda, derecha, centrado), la línea en que queremos que aparezca este dato (siempre que hayamos definido que cada registro del informe ocupa más de una línea).

En caso de que sea una columna con datos numéricos, podremos seleccionar si queremos aplicar puntuación a esta columna, (Ej. 1,234.000 ó 1234), si queremos que




esta columna sea totalizada al finalizar el informe.

Importante Si se de sea que la columna salga impresa en el informe, que será lo más habitual, debemos marcar la opción "imprimir columna", pero existirán ocasiones en las que esto no será necesario. Por ejemplo, en columnas calculadas que no deseamos que sean impresas o en columnas que sean de cabecera de grupo, opción que se define en la carpeta presentación del informe en la opción "agrupar por". Todo esto se realiza para evitar duplicidad de información. Fuente y Color Podemos elegirel tipo de fuente y color que usaremos para las distintas secciones. La fuente de la cabecera del grupo será la fuente de la primera columna que se imprima. En el campo Inicial aparece la posición inicial en caracteres de la columna. Al añadir una columna el programa nos da una posición por defecto que incluye la separación entre columnas. Si queremos modificar esta posición lo haremos desde la pantalla Editar Columna en el campo Inicial . Sin embargo, si usamos los botones Subir y Bajar , se recalcula la posición inicial y vuelve a aparecer la que asigna el programa por defecto. Las columnas para las que no seleccionemos la opción de imprimir columna serán aquellas que necesitemos para hacer cálculos pero no queramos que aparezcan impresas y aquellas que deseemos que sean el título de grupo.

Previsualizar

Con el botón previsualizar podemos ver en pantalla el resultado del informe diseñado.

Presentación

Carpeta presentación

Una vez definidas las columnas y su contenido, accedemos a la carpeta presentación modificando el informe mediante el botón modificar.




Se definen los distintos aspectos de la presentación del informe, tales como el orden de presentación y la forma de agrupar los campos.

Para acceder a la pantalla donde definiremos el orden de presentación del informe pulsaremos sobre la lupa del campo Ordenar por... El programa permite establecer la ordenación obedeciendo a un criterio formado por uno, dos, o tres conceptos del informe, o bien no establecer ninguna ordenación en particular con lo que el informe aparecerá ordenado según el "Orden Natural".

Para eliminar la ordenación, simplemente pulsaremos sobre el aspa.

Ordenar informe por...

Para definir las expresiones por las cuales se construirán las agrupaciones, pulsaremos sobre la lupa correspondiente. Decidiremos por que campo/s del informe queremos agrupar. Añadir una agrupación ya implica un orden de presentación. Será conveniente no repetir este orden de presentación en el apartado anterior pues puede provocar un funcionamiento más lento del programa. Al establecer agrupaciones determinamos que las líneas del informe aparezcan agrupadas por algún/os concepto/s y decidimos cómo queremos que se comporte el programa al separar estos conceptos. Es decir, cuando se alcanza el punto en el que cambia el concepto por el que hemos agrupado, podemos decidir si queremos que se imprima un valor o un texto o un subtotal etc. etc. para realizar esta operación nos servimos del constructor de expresiones.

(Ejemplo: Zonas, Provincias. Si Zonas aparece en una línea anterior a Provincias en la pantalla del constructor de expresiones, se agrupa según las provincias de una misma zona).




Constructor de expresiones

¡No olvidar! Que si s e desea que en la cabecera de grupo se imprima un determinado campo, anteriormente en la opción Columnas, al editar este campo, deberíamos haber dejado sin marcar la opción "imprimir columna", es decir, todo lo que se imprima como columna nunca podrá imprimirse como cabecera de grupo, y viceversa.

En la pantalla para añadir un nuevo grupo podemos elegir la línea en la que queremos que aparezca cada concepto según el que agrupamos, de esta manera no tienen porqué aparecer todos en la misma línea. También podemos escribir el texto que deseemos como título del grupo y el texto del pie del grupo. Si no introducimos nada en este último campo, aparecerá el literal genérico que habíamos definido para los subtotales en la carpeta Datos Iniciales de la opción en la que nos encontramos.

Agrupar cuando cambie...

Nos permite agrupar según un campo pero imprimir en su lugar otro.

Ejemplo Si queremos agrupar el informe según el código de cliente, pero queremos que al imprimir el informe no aparezca el código de cliente, sino el nombre del cliente,




rellenaremos los campos de la siguiente manera: - Agrupar por Código de cliente - el/la Nombre de cliente Si hemos seleccionado algún campo para agrupar y marcamos la opción saltar de página al agrupar , cada nuevo grupo se imprimirá en una página distinta. Si no se marca la opción imprimir informe detallado se obtendrá un listado de los totales, sin ningún tipo de desgloses

Establecer Filtros

Esta opción sirve para introducir dos tipos de condiciones:

1. Las generales del informe

2. Los límites hasta donde queremos que llegue el informe

El primer filtro que se presenta es "imprimir todos aquellos registros que cumplan...". Definiremos las condiciones que se desea cumpla el informe.

El segundo filtro establece la condición límite hasta donde se quiere imprimir el informe.

Ejecutar el Informe

Botón Ejecutar

Determinados informes requieren datos adicionales para su correcta ejecución. Estos datos serán solicitados en el momento de ejecutar el informe. El programa nos mostrará una pantalla en la que indicaremos el destino del listado. Todos los informes podrán ser previsualizados en pantalla antes de ser impresos. Si no deseamos previsualizar el informe, podemos enviarlo directamente al dispositivo de salida, ya sea una impresora o un fichero.

Duplicar un Informe

Botón Duplicar Informe

Nos servirá para crear un informe personalizado a partir de un informe maestro, sin necesidad de volver a definir todos los parámetros del mismo. Como los informes maestros no son modificables, podemos duplicarlos y modificar el informe duplicado.




Duplicar informe

Cabeceras

Botón Cabeceras

Mediante esta opción podemos configurar todas las cabeceras de listados que aparezcan en nuestros documentos.

La ventana se compone de una serie de registros, cada uno de los cuales es un modelo de la cabecera del listado. De esta forma, mediante la adición de líneas de cabecera podemos realizar nuestros informes con una presentación personalizada.

Al acceder a esta opción se observa la siguiente pantalla:

Cabeceras de listados

Podemos añadir tantas cabeceras como sea necesario. Cada cabecera tiene una serie de




registros que van a determinar su presentación por impresora.

Copiar

Con esta opción podremos copiar las cabeceras ya creadas para que, con una pequeña modificación, podamos tener una nueva cabecera.

Añadir/Modificar Cabecera

Cada cabecera se compone de un código y una descripción, además de una serie de componentes del modelo, totalmente configurable por el usuario.

Modificar cabecera

Cada componente se divide en varias partes:

Tipo

Campo de indica el componente que vamos a poner en la cabecera. Puede ser un texto libre, un campo ya definido (código, empresa, nombre empresa, etc.) e incluso una imagen, línea o cuadro.

Texto/Imagen

Campo donde se introducirá el texto o la ruta y nombre del fichero de imagen.

Coordenadas y Características

Serie de campos donde se introducirán los valores para ubicar el componente de la cabecera, así como una serie de características complementarias.




Probar

Con este botón, podremos previsualizar la cabecera y comprobar como quedaría impresa.

Modificar elemento de cabecera

Estadísticas e Informes Estándar

Listados

En esta opción podrá obtener una relación de informes estándar que nos permitirá




controlar en todo momento la situación de nuestra empresa. Estos informes son unos listados predeterminados en el que el usuario puede seleccionar cualquiera de ellos y los podrá visualizar tanto por informe como por gráfico.

Si la moneda por defecto de la empresa activa es el euro, todos los importes de los informes de facturación por defecto, irán en euros. En el filtro de los mismos existirá un campo de selección "Importes en pesetas", que nos permitirá mostrar los campos de importes en pesetas.

Al acceder a esta opción visualizaremos una pantalla en la que el programa mostrará una serie de listados y estadísticas. Pulsando el ratón dos veces sobre cada listado, se despliegan todos los listados englobados en ella. En esta pantalla disponemos de un botón que nos permitirá ejecutar los informes existentes, en esta opción no se podrán añadir ni modificar ninguno de los informes.

Informes en Excel

Desde esta nueva opción que facilita la aplicación, podrá configurar los informes adaptándolos a sus necesidades, configurando el tipo de información que desea obtener, creándose su propio filtro, por el que filtrar la información que precise en un momento determinado. Estos informes una vez configurados, se guardarán en formato .xls (hoja de cálculo Excel), de esta forma los podrá visualizar, consultar e imprimir en cualquier momento.

Para obtener estos informes actuaremos de la siguiente forma:

Al seleccionar en el menú Informes el apartado Informes en Excel, en la ventana que nos muestra el programa, seleccionaremos uno de los informes que se presentan, seguidamente pulsamos sobre el botón Ejecutar o doble clic con el ratón sobre el informe seleccionado.

Listados con MS Excel




Para nuestro ejemplo, ejecutaremos el Listado de facturas a clientes. Seguidamente obtendrá el informe predeterminado, en excel, es decir, automática e internamente se activa un proceso que abre su informe directamente a través de excel, además observará que simultáneamente se abre una tabla dinámica con una serie de datos.

Listado de facturas de clientes

Estos datos, los podrá ir arrastrando sobre el informe y obtener de esta forma la información que en ese momento determine necesaria para su empresa, también puede eliminar datos del informe arrastrando el campo hasta la tabla dinámica (origen del dato). No podrá añadir, ni eliminar datos de la tabla dinámica. Cada tabla dinámica tendrá los datos correspondientes para cada tipo de informe.

Tabla Dinámica/Facturas de venta.

Si desea añadir un nuevo campo sólo tendrá que situar el cursor sobre él y arrastrarlo hasta el cubo, por el contrario para eliminar un campo existente, debemos situar el cursor sobre el campo que queremos eliminar y arrastrarlo a su lugar de origen (tabla dinámica).




Dentro del informe, podremos realizar distintos tipos de filtro para obtener una información más clara.

Situándonos sobre almacén:

Filtro

Si realiza este filtro tendrá las opciones:

� -Filtrar por todos los almacenes disponibles � -Filtrar por un almacén

Si tuviera varios almacenes, y quisiera filtrar por ejemplo, por dos de ellos, deberá seleccionar el siguiente filtro:




Filtro Clientes

Desde esta opción podrá marcar y desmarcar los clientes que desea que aparezcan en su listado.

Importante Este fil tro lo puede realizar en todos los campos de listado, sólo tiene que situarse sobre el campo y pulsar la flecha que existe a la derecha del mismo. En él aparecerán todos los datos disponibles para el filtro, fechas, divisas, etc. No se podrán realizar filtros de los campos Importes.

Por defecto el programa muestra una visualización del listado, esta se puede modificar a través del botón Formato de la tabla dinámica:

Formato del Informe

Con este botón seleccionaremos el formato que queremos para visualizar nuestro




informe:

AutoFormato

Nos situamos sobre el formato que más se aproxime a nuestras necesidades y pulsamos Aceptar.

Gráficos

Gráficos

Al entrar en esta opción aparece una pantalla de detalle de los informes y estadísticas




que disponen de representación gráfica de los datos o traspaso de la información a una hoja de cálculo de Excel de Microsoft. Situándonos sobre el informe o estadística deseado y pulsando el botón Ejecutar accederemos a una pantalla donde se establecerán las condiciones para la selección de los datos que aparecerán en el Gráfico u Hoja de Cálculo.

En muchas de las estadísticas explicadas en este capítulo se encontrará con que además de permitirle la salida del informe por pantalla, impresora o fichero.

En esta ventana el usuario podrá cambiar el tipo de gráfico que desea visualizar, elegir diferentes estilos dentro de cada tipo y cambiar otros atributos generales del gráfico como tamaño, colores, títulos, etc. También podrá imprimir y salvar la imagen del gráfico.

Solamente puede haber un gráfico visualizado en la aplicación. Si el usuario desea generar un nuevo gráfico debe cerrar previamente la ventana del gráfico actual.

Conceptos Generales del Gráfico

El gráfico de la aplicación permite agrupar los valores a representar según series de datos, es decir, grupos de valores cuya sucesión de valores en el eje X es la misma en todas las series.

Estas series quedan determinadas según la selección de valores a representar que el usuario haya hecho en la pantalla de definición del gráfico.

A continuación se definen los términos que se emplearán durante la documentación de los gráficos.

Etiquetas

Valores representados en el eje X para gráficos de barras, lineales y de área o junto a los sectores de un círculo para los gráficos de tarta. Corresponden al número de orden de los valores que se representan y llevan asociadas un texto al que nos referiremos también como etiqueta y que se muestra en el eje X o sector asociado.

Leyendas

Series de datos. Si por ejemplo el usuario representa tres series de datos, cada una con 12 valores, el gráfico tendría 3 leyendas y 12 etiquetas. Las series de valores asociadas a cada leyenda se distinguen en la representación del gráfico de forma específica para cada tipo. Cada leyenda lleva asociado un texto al que nos referiremos también como leyenda y que se muestra en la parte derecha del gráfico.

Tipos

Cada una de las formas diferentes con que se pueden visualizar los valores.

Estilos

Opciones dentro de cada tipo. Modifican ligeramente la forma en que se visualizarán los datos.




Atributos

Cada una de las opciones generales de presentación del gráfico. En general serán aplicables a más de un tipo, estilo o al gráfico en su conjunto.

Opciones de Presentación del Gráfico

Cambio de Tamaño del Gráfico

El cambio de tamaño del gráfico se consigue cambiando el tamaño de la ventana donde está dibujado. Es la única opción de presentación a la que no se accede por medio de la barra de botones. Todos los elementos del gráfico se reescalan al cambiar el tamaño de la ventana.

Ejemplo Es importante tener en cuenta que el tamaño del gráfico modifica también el tamaño de los textos incluidos en el gráfico, lo que puede originar que éstos no sean legibles para tamaños pequeños.

Barra de Botones de la Ventana de Gráficos

A través de esta barra de botones el usuario accede a todas las posibilidades de presentación del gráfico.

Barra de botones

Si en un momento determinado algún botón está inhibido (al pulsarlo no responde hundiéndose), esto quiere decir que la opción correspondiente no se aplica en la condición actual del gráfico o bien que la opción ya está activa.

A continuación se describen los botones de la ventana de gráficos de izquierda a derecha y según los cuatro grupos de botones existentes.

Grupo de Tipos

Todos los botones de este grupo cambian directamente el tipo de gráfico sin pedir confirmación ni datos adicionales.

Los comentarios acerca de la presentación de datos en cada uno de los tipos se refieren al estilo por defecto.

Tarta 2D

Los datos se representan como sectores de un círculo de área proporcional al valor. Solamente se pueden representar los valores asociados a una leyenda y en caso de que haya más de una, se representan por defecto los valores asociados a la primera, aunque el usuario puede elegir posteriormente otra a través de las opciones de estilo.

El texto de la leyenda se añade automáticamente al título del gráfico.

Tarta 3D




Igual que tarta 2D pero el círculo se representa como un disco con grosor y en perspectiva.

Tarta 3D

Barras 2D

Es el tipo por defecto con el que se presenta el gráfico. Los datos se representan como rectángulos de longitud proporcional al valor. Cada leyenda está asociada a un número de barra dentro de cada etiqueta, de forma que el valor de la primera leyenda siempre será el de la primera barra en todas las etiquetas, el de la segunda leyenda será el de la segunda barra y así sucesivamente.

Barras 3D

Igual que Barras 2D pero hay un eje adicional (eje Z) en perspectiva. En este caso se puede elegir que las barras dentro de cada etiqueta estén agrupadas según el eje X o el eje Z.

Lineal

Cada leyenda viene representada por una línea que une todos los datos asociados y cuya altura en cada etiqueta es proporcional al valor.




Gráfico lineal

Lineal Logarítmico

Igual que el lineal pero la escala de valores es logarítmica, es decir, el valor representado en el eje Y es la potencia en base 10 del valor correspondiente (aunque el texto indique el valor real). De esta forma se consiguen visualizar simultáneamente valores muy dispares.

Polar

Cada leyenda viene representada por una línea que une todos los datos asociados y cuya distancia al centro de una circunferencia es proporcional al valor. Las etiquetas se distribuyen uniformemente a lo largo de los 360º de la circunferencia, es decir, si hay dos estarán separadas 180º, si hay tres 120º, y así sucesivamente. La primera siempre se coloca en el eje horizontal y los ángulos se incrementan en sentido antihorario.




Gráfico polar

Área

Cada leyenda viene representada por una zona del plano de color uniforme comprendida entre dos líneas y cuya altura en cada etiqueta es proporcional al valor.

Grupo de Estilos, Textos y Atributos

Cada uno de los botones de este grupo abre una caja de diálogo de opciones.

Estilo

Este botón presenta una caja de diálogo con las opciones de estilos asociadas al tipo de gráfico que se esté representando. Hay cuatro tipos distintos en relación con las opciones de estilo: tartas, barras, líneas y área.

Más adelante, en el apartado Estilos, se detallarán todas las opciones disponibles para cada uno de los tipos.

Textos

Este botón presenta una caja de diálogo con cuatro opciones que permiten definir la presentación de todos los textos que aparecen en el gráfico:

� Fuentes � Títulos � Etiquetas � Leyendas

El usuario debe seleccionar una de las cuatro opciones y pulsar el botón de continuar para abrir la caja de diálogo de opciones de la elegida. Más adelante, en el apartado




Textos, se describen con detalle todas las opciones disponibles.

Textos

Atributos

Este botón presenta una caja de diálogo con seis opciones que permiten definir atributos comunes a todos o varios tipos de gráfico:

� Colores � Malla � Marcas � Símbolos � Estadísticas � Eje Y

El usuario debe seleccionar una de las seis opciones y pulsar el botón de continuar para abrir la caja de diálogo de opciones de la elegida.

Más adelante, en el apartado Atributos, se describen con detalle todas las opciones disponibles.

Atributos

Grupo de Impresión y Salvado del Gráfico

Imprimi r

Este botón abre una caja de diálogo con cuatro opciones de impresión del gráfico:

� Monocromo � Color � Monocromo con borde




� Color con borde

El usuario debe elegir una de las cuatro opciones y pulsar el botón de aceptar para imprimir directamente la imagen del gráfico con su tamaño actual por la impresora predeterminada de Windows.

Lógicamente las opciones de color sólo las deberá seleccionar el usuario si su impresora soporta impresión de color.

Imprimir gráfico

Salvar Imagen en Fichero

Este botón abre la caja de diálogo estándar de Windows de selección de fichero. Si en esta caja el usuario pulsa el botón de aceptar, la imagen del gráfico con su tamaño actual se salvará en formato BMP en el fichero seleccionado.

Salvar en el Portapapeles

Este botón salva directamente la imagen del gráfico con su tamaño actual en el portapapeles de Windows para un posterior tratamiento.

Estilos

En este apartado se describen todas las opciones de estilo para cada uno de los cuatro grupos de tipos: tartas, barras, líneas y área.

Tartas

Común para Tartas 2D y Tartas 3D

El usuario puede definir el color, tipo y valor de las etiquetas de la tarta, qué sectores quiere desplazar hacia afuera del círculo para distinguirlos del resto, qué leyenda quiere visualizar y si quiere que la etiqueta represente el valor asociado al sector o el texto predefinido.

En los gráficos de tipo tarta las etiquetas se representan junto a cada sector del círculo.




Gráficos de tartas 2D y 3D

Color, Tipo y Valor

Normal

El texto se representa junto al sector asociado y va unido por una línea al sector correspondiente.

Sin Líneas de Etiqueta

No hay línea de unión entre el texto y el sector.

Etiquetas de Color

Igual que Normal pero el color del texto es el mismo que el del sector.

Etiquetas de Color sin Líneas

Igual que el anterior pero sin línea de unión entre el texto y el sector correspondiente.

Las cuatro opciones siguientes son semejantes a las anteriores salvo que el valor representado como etiqueta es el tanto por ciento del valor asociado al sector respecto al acumulado de todos los valores.

Estarán inhibidas si se ha elegido representar el texto predefinido en las etiquetas en vez del valor asociado al sector.

� Etiquetas % � Etiquetas % sin líneas � Etiquetas % de color � Etiquetas % de color sin líneas

Sectores a Separar

Mediante una lista desplegable y una caja lógica el usuario puede elegir qué sectores




desea desplazar para distinguirlos rápidamente del resto. La lista desplegable contiene el número de orden de las etiquetas existentes.

El usuario elige el número de etiqueta que desee en la lista desplegable y a continuación hace clic en la caja lógica para marcar/desmarcar la opción de separar. Cuando el usuario selecciona un número de etiqueta, la caja lógica indica el estado actual de la opción para esa etiqueta.

Hay un botón etiquetado como "Borrar Todo" que deja todos los sectores juntos, previa confirmación del usuario.

Leyenda a Visualizar

Mediante una lista desplegable el usuario puede elegir la leyenda que desea visualizar en el gráfico de tarta. La lista desplegable contiene el número de orden de las leyendas existentes.

Valores a Representar

El usuario dispone de un menú de botones de selección con dos opciones.

Visualizar Valores

Las etiquetas muestran el valor del sector asociado.

Visualizar Etiquetas

Las etiquetas muestran el texto que tengan asignado.

Barras

Común para Barras 2D y Barras 3D.

El usuario dispone de un menú de botones de selección con ocho opciones.

Las dos últimas opciones estarán inhibidas para las barras 2D.

Barras 2D y 3D

Vertical, Agrupado

Los valores de las distintas leyendas se presentan como barras agrupadas dentro de la




misma etiqueta.

Horizontal, Agrupado

Igual que el anterior pero el gráfico aparece girado

(etiquetas en eje Y, valores en el eje X).

Vertical, Apilado

los valores de las distintas leyendas se presentan como barras apiladas dentro de la misma etiqueta. El valor de cada dato es proporcional a la longitud de cada barra, no la altura total en el eje Y.

Horizontal, Apilado

Igual que el anterior pero el gráfico aparece girado (etiquetas en eje Y, valores en el eje X).

Ver tical, Apilado %

Igual que el vertical apilado pero el valor representado para cada dato es el % respecto al total acumulado para cada etiqueta.

Horizontal, Apilado %


Vertical, Agrupado en Eje Z

Los valores de las distintas leyendas se presentan como barras agrupadas dentro de la misma etiqueta. El gráfico se muestra con perspectiva y las barras de una misma etiqueta se agrupan en el eje Z (eje en perspectiva). Puede ocurrir que las barras de algunas leyendas queden ocultas por las de otras leyendas anteriores con mayor valor.

Horizontal, Agrupado en Eje Z


Líneas

Común para Lineal, Lineal logarítmico y Polar.

El usuario dispone de dos menús de botones de selección para elegir la forma de visualización de las líneas: en el primero puede elegir cualquiera de las posibles combinaciones de líneas, símbolos y marcas y el segundo permite elegir el grosor de línea.




Líneas

Menú de Líneas, Símbolos y Marcas

Líneas

Los puntos asociados a cada leyenda se unen por medio de trazos continuos.

Símbolos

Los puntos asociados a cada leyenda se marcan con un símbolo predeterminado o definido por el usuario (cruz, rombo, etc.).

Marcas

Los puntos asociados a cada leyenda se señalan con una línea vertical que parte del eje X.

Marcas y Símbolos

Combinación de las opciones segunda y tercera.

Líneas y Símbolos

Combinación de las opciones primera y segunda.

Líneas y Marcas

Combinación de las opciones primera y tercera.

Líneas, Marcas y Símbolos

Combinación de las opciones primera, segunda y tercera.

Menú de Grosor

Normal

El trazo de las líneas que unen los puntos es de un pixel de grosor.

Grueso




El trazo de las líneas que unen los puntos es de tres pixeles de grosor.

Área

El usuario dispone de un menú de botones de selección para elegir la forma de presentación de los datos:

Área

Apilar Grupos

Cada leyenda se coloca encima de la anterior, de forma que el valor de cada dato es proporcional a la altura de la zona asociada, no a la altura total.

Valor Absoluto

La zona asociada a cada leyenda se coloca delante de la anterior. Por tanto algunas zonas pueden quedar ocultas.

Valor %

Igual que la primera opción pero el valor representado para cada dato es el % respecto al acumulado de cada etiqueta.

Textos

En este apartado se describen todas y cada una de las opciones de presentación que el usuario tiene disponibles en la caja de diálogo de textos.

Textos

Fuentes




La selección de la opción Fuentes en la caja de diálogo de Textos abre a su vez una nueva caja de diálogo con tres menús de botones de selección que permiten cambiar la familia y estilo de la fuente utilizado para cada uno de los cuatro grupos de textos definidos en el gráfico (título general, otros títulos, etiquetas y leyendas). El tamaño de la fuente está asociado al tamaño del gráfico y no es modificable por el usuario.

Importante El usuar io sólo puede modificar los atributos de uno de los cuatro grupos de textos, es decir, cuando el usuario pulse el botón de aceptar, las opciones de familia y estilo se aplicarán sólo al grupo seleccionado en ese momento en el menú "aplicar a". Los demás grupos de texto quedarán sin modificar aunque hayan sido seleccionados con anterioridad para cambiar su familia y estilo. De esta forma el usuario siempre tiene visibles las opciones que va a modificar. Un caso especial es el grupo todos que aplica a todos los grupos las opciones de familia y estilo que haya elegido el usuario.

Fuentes

Menú Aplicar A

En este menú el usuario selecciona el grupo de textos a modificar:

Título del Gráfico

Título situado en la parte superior del gráfico.

Otros Títulos

Títulos inferior e izquierdo del gráfico.

Etiquetas

Textos de las etiquetas (situadas en el eje X o sectores de la tarta).

Leyendas

Textos de las leyendas (situadas en la parte derecha del gráfico).




Todos

Engloba los cuatro grupos descritos anteriormente.

Menú Estilo

En este menú el usuario puede elegir varias combinaciones de negrita, subrayado e itálica para la fuente:

� Normal � Itálica � Negrita � Negrita itálica � Subrayado � Subrayado itálica � Subrayado negrita � Subrayado, negrita itálica

Menú Familia

En este menú el usuario elige la familia (características tipográficas) de la fuente:

� Normal � Swiss � Modern

Títulos

La selección de la opción Títulos en la caja de diálogo de Textos abre a su vez una nueva caja de diálogo con tres campos de edición para que el usuario pueda modificar el título general y los títulos inferior e izquierdo del gráfico.

Títulos

Cada uno de estos títulos puede tener un máximo de 80 caracteres. El gráfico ajusta automáticamente el tamaño de la fuente para cada título en función de la longitud de los textos y del tamaño del gráfico.

� Título general � Título izquierdo � Título derecho

Etiquetas

La selección de la opción Etiquetas en la caja de diálogo de Textos abre a su vez




una nueva caja de diálogo que permite al usuario elegir dónde se presentarán las etiquetas y el texto asociado a cada una de ellas.

Etiquetas

Menú Mostrar

En este menú el usuario puede elegir en qué ejes se van a mostrar las etiquetas. En este menú es en el único en que el usuario puede modificar los textos asociados al eje Y.

Ninguno

No se mostrará el texto asociado al valor en ningún eje.

Ambos

Se mostrarán los textos asociados a los valores en ambos ejes.

Eje X

Sólo se mostrarán los textos asociados a los valores en el eje Y.

Eje Y

Sólo se mostrarán los textos asociados a los valores en el eje X.

Textos de las Etiquetas

El usuario dispone de una lista desplegable y de un campo de edición para poder definir el texto asociado a cualquier etiqueta. La lista desplegable muestra el número de orden de todas las etiquetas disponibles y el campo de edición muestra el texto actual de la etiqueta seleccionada en la lista desplegable. El usuario puede modificar el texto en el campo de edición.

El usuario dispone de un Botón etiquetado como "Borrar Todas" que deja todas las etiquetas sin texto, previa confirmación del usuario. El gráfico asigna en este caso un texto por defecto a las etiquetas, el correspondiente a su nº de orden.

Leyendas

La selección de la opción Leyendas en la caja de diálogo de Textos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario elegir cómo se presentarán las




leyendas y el texto asociado a cada una de ellas.

Leyendas

Opciones Colores

En este menú el usuario puede elegir si el texto de las leyendas se mostrará en el color general de textos del gráfico o en el color asociado a cada leyenda.

Monocromo

El texto es del color general de texto del gráfico.

Color

El color del texto de cada leyenda corresponde al asignado por el gráfico a la leyenda.

Textos de las Leyendas

El usuario dispone de una lista desplegable y de un campo de edición para poder definir el texto asociado a cualquier leyenda. La lista desplegable muestra el número de orden de todas las leyendas disponibles y el campo de edición muestra el texto actual de la leyenda seleccionada en la lista desplegable. El usuario puede modificar el texto en el campo de edición.

El usuario dispone de un Botón etiquetado como "Borrar Todas" que deja todas las leyendas sin texto, previa confirmación del usuario. En este caso, el gráfico no mostrará las leyendas en la parte derecha del gráfico.

Atributos

Los atributos son opciones de presentación generales del gráfico. Dentro de este apartado se describen todas y cada una de las opciones disponibles dentro de la caja de diálogo de atributos (descrita ya en el apartado de barra de botones).




Atributos

Colores

La selección de la opción colores en la caja de diálogo de atributos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario definir si el gráfico va a presentarse en color o monocromo, el tipo de paleta a emplear y los colores de fondo, texto, lateral de barras 3D y leyendas (o etiquetas).

Importante Cuando el usuario pulse el botón de aceptar las definiciones de color se aplicarán únicamente al elemento seleccionado dentro del menú "Aplicar a". Los demás grupos quedarán sin modificar aunque hayan sido seleccionados con anterioridad para cambiar su color. Las opciones de color/monocromo y paleta siempre se aplican.

Una vez que el usuario ha seleccionado el elemento del gráfico al que desea aplicar la selección de color, deberá elegir en el menú de "Paleta de colores" el color deseado.

Si el elemento elegido es "Lateral barras 3D" el usuario dispone de una lista desplegable con el nº de orden de las leyendas o etiquetas para poder ir asignando colores a cada una de ellas (el nº será el de leyendas si hay más de una o el de etiquetas si sólo hay una leyenda). El rectángulo de color adyacente a la lista mostrará el color del elemento seleccionado en ésta.

Si el elemento elegido es "Leyendas" el usuario dispone de una lista desplegable con el nº de orden de las leyendas o etiquetas para poder ir asignando colores a cada una de ellas (el nº será el de leyendas si hay más de una o el de etiquetas si sólo hay una leyenda o el tipo de gráfico es de tarta). El rectángulo de color adyacente a la lista mostrará el color del elemento seleccionado en ésta.

Aplicar

El usuario elige en este menú de botones de selección el grupo de elementos al que va a aplicar la selección de color.




Colores

Tapiz

El color seleccionado se aplicará al fondo de la ventana de gráficos.

Texto

El color seleccionado se aplicará a todos los textos del gráfico.

Laterales 3D

Los colores seleccionados se aplicarán al lateral y parte superior de las barras 3D.

Leyendas

Los colores seleccionados se aplicarán a las leyendas o a las etiquetas en los gráficos de tipo tarta.

Menú Color Gráfico

El usuario elige en este menú si el gráfico se presentará en dos colores o con todos los colores que el gráfico asigna a los distintos elementos.

Monocromo

Dos colores.

Color

Todos los colores del gráfico.

Menú Paleta de Colores




Sólida

Los colores se presentan con la paleta de colores de Windows.

Grises

Los colores se muestran como tramas de grises (puede ser útil a la hora de imprimir ).

Malla

La selección de la opción Malla en la caja de diálogo de atributos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario definir si el gráfico dibujará líneas paralelas a los ejes, trazadas desde las etiquetas.

Malla

Sin Malla

No hay líneas de malla desde ningún eje.

Horizontal

Hay líneas de malla paralelas al eje X (salen de las etiquetas del eje Y).

Vertical

Hay líneas de malla paralelas al eje Y (salen de las etiquetas del eje X).

Ambos Ejes

Hay líneas de malla paralelas a ambos ejes.

Marcas

La selección de la opción Marcas en la caja de diálogo de atributos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario definir si el gráfico dibujará pequeños trazos rectos en los ejes para cada etiqueta.




Marcas

Ninguno

No hay marcas en ningún eje.

Ambos

Hay marcas en los dos ejes.

Sólo eje X

Hay marcas sólo en el eje X.

Sólo eje Y

Hay marcas sólo en el eje Y.

Símbolos

La selección de la opción Símbolos en la caja de diálogo de atributos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario definir el tipo de símbolo que se asociará a cada dato para cada leyenda en los gráficos lineales.

Los símbolos correspondientes sólo se activan si elegimos que se visualicen los estilos asociados a los tipos lineal, lineal logarítmico y polar.

El usuario dispone de una lista desplegable con los números de orden de todas las leyendas disponibles para poder ir asignando símbolos a cada una de ellas desde el menú de botones de selección de símbolos.

Hay un botón etiquetado "Borrar Todos" que deja todas las leyendas sin símbolos, previa confirmación del usuario.

Menú Símbolos

Cruz (+)

Triángu lo

Triángulo hueco, vértice hacia arriba.

Triángulo (abajo)

Tri ángulo hueco, vértice hacia abajo.




Cuadrado

Cuadrado hueco.

Rombo

Rombo hueco.

Cruz (X)

Triángul o Relleno (arriba)

Triángulo relleno, vértice hacia arriba.

Triángulo Relleno (abajo)

Triángulo relleno, vértice hacia abajo.

Cuadrado Relleno

Rombo Relleno

Estadísticas

La selección de la opción Estadísticas en la caja de diálogo de atributos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario definir qué valores estadísticos desea superponer en los gráficos lineales.

Estadísticas

Menú de Estadísticas

Este menú de botones de selección permite al usuario elegir cualquier combinación de los siguientes valores estadísticos: media, máximo y mínimo, desviación estándar y recta de mejor ajuste por mínimos cuadrados.

Eje Y




Eje Y

La selección de la opción Eje Y en la caja de diálogo de atributos abre a su vez una nueva caja de diálogo que permite al usuario modificar la posición del eje Y y el valor en el origen.

Posición

Izquierda

A la izquierda o arriba (para gráficos de barras horizontales).

Derecha

A la derecha o abajo (para gráficos de barras horizontales).

Origen

Defecto

El origen corresponde siempre al cero.

Variable

El origen es un valor algo inferior al mínimo de los valores representados. Esta opción permite mayor resolución en la representación de los valores.

Mapas en Estadísticas

La opción de mapas estadísticos es una de las principales novedades de esta nueva versión.

Los nuevos mapas de FacturaPlus permiten la representación gráfica sobre un mapa de España de las Ventas/Compras realizadas a los correspondientes Clientes/Proveedores por Provincias o Comunidades Autónomas. Permiten acotar meses e indicar el tipo de valor: Nº de Clientes/Proveedores o total de Ventas/Compras.




Mapas

Utilización de la Ventana del Gráfico

La representación inicial del mapa representa el número de Clientes/Proveedores distribuidos por las distintas Provincias o Comunidades Autónomas.

Estos valores se expresan por una codificación de colores que son modificables por los distintos botones de la ventana. Se distinguen cuatro acciones para parametrizar el mapa.

Datos estadísticos




Si se hace clic de ratón sobre cada Provincia o Comunidad, se observan los datos estadísticos generales de toda la Provincia o Comunidad.

Si desde esta información se hace clic de ratón sobre un Cliente/Proveedor, se podrán ver los datos particulares del mismo acompañado de un gráfico.

Datos estadísticos cliente/proveedor

Botón de Clientes/Proveedor

Dispone la trama de colores por el número de Clientes/Proveedores que hay en cada provincia o Comunidad.

Botón Ventas/Compras

Dispone la trama de colores por el total de Ventas/Compras realizadas en cada provincia o Comunidad.

Botón Colores




La tabla asociada indica el rango de valores a través de sus colores que tiene asociados cada Provincia o Comunidad. Dichos valores son modificables en dos aspectos:

� Cambio de tramo al cual asignamos un nuevo rango de valores a representar y por el color que queremos que lo represente.

� Cambio de escala por la que introducimos el número de colores que representaremos en el mapa, colocando los valores máximos y mínimos a asignar en los mismos.

Botón Mapas

Con esta opción se guarda, elimina o lee los datos de representación del mapa.

En esta nueva versión del programa se pueden visualizar mapas desde las siguientes estadísticas:

� Resumen de Facturación a Clientes � Resumen de Compras a Proveedores � Resumen de facturación por Provincias � Resumen de facturación por Zonas

Hoja de Cálculo Excel

En muchas de nuestras estadísticas encontraremos el botón Excel.

Aprovechando la posibilidad que nos ofrece Windows, podremos enlazar FacturaPlus con Excel. Esto nos permitirá utilizar nuestros datos estadísticos en operaciones de cálculo.

El modo de operación es sencillo y rápido. Para depositar los datos estadísticos a nuestra hoja de cálculo son necesarios dos pasos.

1. El primer paso que debemos realizar es ejecutar Excel y abrir una hoja de cálculo, dejando el cursor situado en la casilla a partir de la cual se volcará toda la información estadística de FacturaPlus.

2. En segundo lugar minimizaremos Excel, nunca lo cierre ya que sino SAGE SP no enlazaría correctamente la información, y activaremos nuestro programa de FacturaPlus para enviar la información estadística que deseemos.

Ver Práctica




Útil

Menú útil

Las opciones que este menú nos presenta son:

� Organización de Ficheros � Herramientas � Perfiles de Usuario y Dispositivos � Entorno del Sistema � Avisos de Inicio � Gestión del Conocimiento

Organización de Ficheros

Los procesos que esta opción realiza son:

� Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar. � Regeneración de ficheros índices, correspondientes a la memoria activa y los

comunes a todas las memorias.

Página 1 de 81Útil

14/04/2008file://C:\Documents and Settings\USER\Configuración local\Temp\~hhE23B.htm


� Comprobación jerárquica de la información. � Comprobación Integridad de tablas, si marcamos este check el programa

realizará una verificación de los registros del programa para solucionar posibles errores.

� Si se desea recalcular el coste promedio, se marcará la casilla de validación Recalcular el Coste Promedio, y su cálculo dependerá del método que se eligió en el menú Útil, en la carpeta Entorno de Sistema, en la opción Personalización, en la subcarpeta Cálculo. Se podrá elegir entre tres métodos de cálculo del coste promedio:

� Media aritmética de TODAS las entradas. � Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock. � Media aritmética según existecias actuales.

Importante Se recom i enda que antes de ejecutar la opción Comprobación Integridad de Datos , realice una copia de seguridad.

Importante Esta opción es sumamente importante porque cuando se produzca cualquier tipo de error, será la primera opción en informarnos de él, a qué fichero/s afecta y en caso de ser un problema menor (índices), solucionarlo. En el momento que tengamos un corte del fluido eléctrico, bajada de tensión u otro problema de características similares se aconseja efectuar esta opción como primera medida para

solventar el problema.

Organización de ficheros




Herramientas

Menú herramientas

Autochequeo

La ejecución de este apartado le dará información detallada de su sistema.




Pantalla para el autochequeo

Sistema Operativo

� Versión Windows � Modo de ejecución de Windows � Directorio de Windows � Versión MS-DOS � Variables de entorno MS-DOS � Visualizar ficheros de configuración

Hardware

� CPU � Coprocesador matemático � Unidades de disco � Resolución de pantalla � Colores

Recursos

� Recursos libres USER � Recursos libres GDI � Memoria libre � Bloque libre más extenso � Tareas en ejecución

Calculadora




Desde esta opción se accede a la calculadora estándar de Windows, pudiendo utilizar las opciones de copiar y pegar en FacturaPlus.

Calculadora

Agenda

Se pueden dar de alta direcciones personales, profesionales, teléfonos, etc. También nos permite emitir etiquetas en diferentes formatos e imprimir listados ordenados por diferentes condiciones.

La pantalla de acceso a esta opción es la que se muestra continuación.




Agenda

La introducción de datos para esta opción mostrará la siguiente pantalla.

Añadir ficha

En esta versión, se ha añadido un nuevo campo denominado correo electrónico, que nos servirá para tener una información más completa en nuestra agenda.

Etiquetas

Se accede a esta pantalla pulsando el siguiente botón.

Botón Etiquetas

Impresión de etiquetas

En ella se encuentran dos botones específicos de esta opción, Formatos y Filtro.




Formatos

Podremos añadir tantos formatos de etiquetas como se necesiten. Al entrar en esta opción, aparecerán los siguientes campos y opciones:

Formatos de etiquetas

Código

Código con el que identificaremos posteriormente el formato que vamos a definir.

Nombre

Nombre que se desea dar al formato.




Definición del formato de las etiquetas

Posteriormente se accede al contenido de la etiqueta donde se podrá escribir un texto o una variable definida. Para saber las variables definidas que nos permite el programa disponemos de un botón denominado Variables, que al pulsarlo dará una información como la que se visualiza en la siguiente pantalla.

Pantalla de variables

Una vez introducidas las variables y/o el texto el cursor se posicionará en los siguientes campos:




Zona Superior

Milímetros entre el borde superior del papel y la primera etiqueta.

Zona Derecha

Milímetros entre una etiqueta y otra. En el caso de que existan 2 o más etiquetas en una fila.

Zona Inferior

Milímetros entre una etiqueta y otra. En el caso de que existan 2 o más etiquetas en una columna.

Zona Izquierda

Milímetros entre el borde izquierdo del papel y la primera etiqueta.

Al completar estos datos el cursor se situará en la parte inferior de la pantalla para definir los últimos campos del formato.

Número de Etiquetas Fila

Número de etiquetas que contiene cada fila de etiquetas.

Número de Filas Página

Número de filas de etiquetas que contiene cada página.

Altura de Papel

Milímetros de longitud vertical del papel.

Alto Etiqueta

Milímetros verticales que ocupa cada etiqueta, contenga o no datos.

Ancho Etiqueta

Milímetros horizontales que ocupa cada etiqueta, contenga o no datos.

Interlineado

Milímetros que existirán entre líneas.

Al aceptar estos datos, el nuevo formato aparecerá disponible en la lista de formatos de etiquetas.

Filtro

Con este botón se seleccionan aquellos clientes a los que se desee hacer la etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:




Selección de registros


Selección

Posicionándose en los diferentes registros existentes en la agenda, que aparecerán en esta pantalla, se pulsará el botón de selección en aquellos que se desee y quedarán marcados con una X de color azul en la columna de la izquierda. Una vez terminada la selección, se pulsará el botón Salir y al imprimir las etiquetas saldrán las de los clientes que se hayan seleccionado.

Filtrar






En ella aparecerán los campos de la agenda para poder filtrar por uno o varios de ellos.


Planning

Al acceder a la introducción de datos en el planning aparecerá la siguiente pantalla.




Planning

Mediante esta opción se podrá almacenar cualquier tipo de planificación anual. Los conceptos que el usuario desee utilizar para cada planning se marcarán en la lista de colores que aparecen en la parte superior.

Perfiles de Usuario

Perfiles de usuario

Gestión de Usuarios

Desde esta opción podremos llevar la gestión de nuestros usuarios. El usuario Supervisor y aquellos que tengan "acceso total" a la opción de usuarios podrán definir las contraseñas de los distintos usuarios, el periodo de validez o vigencia de estas, qué usuarios están activos o de baja, el perfil de cada usuario indicando a que opciones e informes tienen acceso, así como obtener un informe de acceso a la aplicación de todos los usuarios.




Desde la opción de "Gestión de Usuarios" se nos mostrará la siguiente pantalla. En ella se informa de los nombres de los posibles usuarios que pueden acceder al sistema, el estado de cada usuario (ACTIVO/BAJA) y cuál de ellos se encuentra trabajando con el programa (situación= EN USO).

Gestión de usuarios

Se podrán añadir tantos usuarios como se desee. Cada usuario deberá tener asociada una contraseña para la entrada al programa, incluido el usuario Supervisor. Los accesos podrán configurarse por usuario o por grupos de usuarios.

Importante El Usuar i o Supervisor no puede ser eliminado de la lista ya que tiene como misión permitir la entrada al programa y a la liberación de los usuarios si se encontrara alguno bloqueado. Igualmente, el grupo Administradores tampoco podrá ser eliminado. Si se intenta su eliminación aparecerá un mensaje de error denegando el proceso.

Alta / Modificaci ón de Usuarios




Al dar de alta un usuario se nos mostrará la siguiente pantalla:

Alta de usuarios

Nombre:

Se indicará un nombre de usuario con el que se identificará a este.

Grupo:

Nos permitirá asociar al usario a un grupo determinado, así el usuario herederá inicialmente la configuración de accesos y datos de contraseña de este grupo.

Definir contraseña:

Por razones de seguridad en el acceso a datos todos los usuarios deberan tener una contraseña. Esta deberá tener al menos 8 caracteres, diferenciando entre mayúsculas y minúsculas.

El Supervisor o usuarios con acceso total a la gestión de usuarios podrán definir una contraseña para cada usuario. Sólo el Supervisor podrá definir su propia contraseña.




Definir contraseña Para modificar una contraseña ya definida se necesitará conocer la contraseña anterior . Sólo el Supervisor o usuarios del grupo administradores no necesitarán conocer dicha contraseña, por lo que estos usuarios tiene potestad para modificar la contraseña/clave en cualquier momento. Por eso es recomendable que el grupo de Administradores este formado por un número limitado y no muy grande de usuarios.

Si se esta definiendo la contraseña del SUPERVISOR, además de la contraseña se le solicitará una pregunta y una respuesta de control.

Definir contraseña Supervisor Esta pregunta de control se le realizará al Supervisor, en el acceso a la aplicación, si olvida su contraseña a través de la opción "olvidé mi contraseña. Respondiendo correctamente a esta pregunta podrá acceder a la aplicación, pudiendo definir de nuevo la contraseña y su pregunta/respuesta de control.

Importante La contr aseña será obligatoria para todo usuario, por ello en el primer acceso a la aplicación de cada usuario se le solicitará a cada usuario, incluido el Supervisor, que definan la contraseña de acceso.

Estado:

Podremos indicar si el usuario esta Activo o de Baja, por lo que el usuario no podrá acceder a la aplicación hasta que no se le cambie de nuevo a estado "activo".

Datos contraseña:

Marcando la casilla de validación "Cambiar cont raseña en próximo acceso a aplicación" obligaremos a que el usuario al acceder a la aplicación por primera vez defina el su propia contraseña. Esta opción permite que aunque el Supervisor defina la contraseña, que es obligatoria, sea el usuario quien decida su propia contraseña al acceder a la aplicación.

Si marcamos la casilla de validación "Caduca contraseña" obligaremos a que el usuario modifique la contraseña cada cierto tiempo determinado. Así indicaremos los días en los que tiene validez la contraseña -Días de vigencia-.




Pasados esos días desde la última modificación de la contraseña se le solicitará al usuario al acceder a la aplicación que modifique la contraseña.

También podremos indicar que se avise al usuario durante un periodo determinado de días antes de que caduque la contraseña -Días de preaviso caducidad-. En este periodo el usario podría modificar su contraseña antes de su caducidad.

Configuración de Usuarios

A través de este botón podemos configurar la "Prioridad para cambio de estado en documentos" y asignar el "Nivel de seguridad de acceso a empresas".

Importante El nivel de seguridad de acceso del usuario debe ser mayor o igual al nivel de acceso asignado a la empresa. Si el usuario tiene asignado un nivel inferior al asociado a la empresa, tendrá el acceso denegado a la misma.

El nivel de segurida es de 1 a 9.

Inf. Accesos

Importante Sólo tendrán acceso a este botón, aquellos usuarios que tengan Acceso Total a la opción de Gestión de usuarios. Sólo para estos usuarios

estará visible el botón del informe.

A través de este botón se obtiene un listado de incidencias de acceso a la aplicación. En este listado se mostrará la fecha y la hora del acceso a la aplicación, el nombre del usuario de la aplicación que intentó el acceso, una descripción de la incidencia, el nombre de la máquina y el usuario en el sistema. (Estos dos últimos datos se incluyen con el fin de identificar desde que sistema de los conectados a una red, se está intentando acceder a la aplicación.) La ventana que visualiza al pulsar este botón es la siguiente:




Filtrará por usuarios, fechas inicial y final, lo podrá ordenar por Fecha o Usuario, además de por el tipo de incidencias, éstas son las siguientes:

� Todas, marcado por defecto � Accesos correctos, si el usuario accede correctamente. � Accesos cancelados, si el usuario cancela el arranque de la aplicación. (Pulsa el

botón Cancelar.) � Accesos erróneos, si el usuario introduce una contraseña no válida, o si el

usuario que intenta acceder esta inhabilitado temporalmente (estado=baja). Para intentos fallidos se generará una Incidencia de Acceso en Intento (p.e. Acceso incorrecto. Clave errónea. Intento nº 1), después de un tercer intento fallido se avisará al usuario que una vez agotado el número máximos de intentos quedará inhabilitado temporalmente (estado=baja) y se generará una incidencia de acceso Erróneo (p.e. "Acceso incorrecto. Clave errónea. superado el nº máximo de intentos").

Mapas de Acceso

Se podrá dar o quitar el acceso a los diferentes menús y opciones del programa a cada usuario, a excepción del usuario Supervisor que siempre tendrá acceso a la totalidad de las opciones del programa.

Cada usuario puede tener un mapa personalizado de acceso en distintas opciones del programa. De este modo, el supervisor podrá asignar a cada usuario un mapa diferente. Este mapa lo podemos ver en la siguiente pantalla.




Asignación de accesos

Como se puede observar, cada opción del menú puede ser seleccionada para tener acceso total, sólo consulta o sin acceso.

� Total: el usuario tendrá acceso a todas las opciones del correspondiente menú. � Sólo Consulta:el usuario no tendrá acceso a ninguna opción que implique

modificación de los datos guardados. � Sin Acceso: el usario no podrá acceder a ninguna acción de la opción indicada.

Informes

Con este botón podrá dar accesos a los usuarios a un informe determinado de los informes de la opción de "Estadísticas e informes".

Listados

Con este botón podrá dar accesos a los usuarios a un informe determinado de los informes relacionados en la opción "Estadísticas e informes estándar".




Listados Excel

Con este botón podrá dar accesos a los usuarios a un informe determinado de los informes relacionados con excel.

Grupos de Usuarios

Mediante este botón podemos añadir los grupos a los que pertenecerán los usuarios. En la pantalla a la que accedemos, tenemos un botón de Mapas de acceso para dar o quitar el acceso a los diferentes menús y opciones del programa a cada grupo de usuarios, a excepción del grupo Administradores que no es configurable porque siempre tendrá acceso a la totalidad de las opciones del programa.

Grupos de usuarios

Periféricos

A través de esta opción se pueden configurar los distintos dispositivos de salida disponibles en FacturaPlus para listados y emisión de documentos.




Configuración de dispositivos de salida

Impresora

En esta carpeta aparecen las impresoras disponibles en FacturaPlus.

Por defecto, al emitir cualquier listado se imprimirá por la primera impresora de la lista. Con estos botones se podrá modificar la impresora seleccionada.

Botón Añadir

Acceso a una ventana que contiene las impresoras instaladas en nuestro entorno Windows.

Añadir impresora

Posicionándose sobre la impresora a elegir se hará doble clic para poder aceptarla.




Se incluirá entonces en la lista de impresoras de FacturaPlus.

Botón Eliminar

Elimina la impresora seleccionada de la lista de impresoras disponibles en FacturaPlus. Si la impresora que se desea eliminar está activada como impresora número 1 el programa mostrará el siguiente mensaje:

Borrar impresora

Si no hubiera impresora secundaria no se podrá emitir ningún listado por impresora.

Botón Opciones

El programa obtendrá las fuentes propias de la impresora siempre y cuando el controlador de la impresora (driver) las lleve incluidas. En ese caso, las fuentes se ajustarán a las columnas mínimas requeridas por el programa, ya que su paso será fijo a un tamaño determinado.

Si el controlador de la impresora no lleva incluidas fuentes a dichos pasos fijos, adoptará fuentes True Type de los instalados en Windows (por defecto Courier New), los cuales podrán no ajustarse al mínimo requerido por el programa. El usuario deberá ajustarlos mediante los botones de Norma, Comprimida y Expandida, seleccionando las fuentes y tamaños de manera que en el campo "columna actual" aparezca un tamaño superior o igual al tamaño del campo "columna mínimo".

Si la fuente es propia de impresora la impresión se realizará de un modo directo y la velocidad del listado será la adecuada. En caso contrario (True Type), el listado se ralentizará, debido a que Windows debe dibujar el mapa de bits de dicha fuente.

Al pulsar el botón Opciones aparecerá la siguiente pantalla.




Opciones de impresora

Los campos que aparecen en la pantalla son los siguientes:

Interlineado

Separación de milímetros entre líneas.

Pie de Página

Número de líneas para el margen inferior de la página.

Líneas por Página

Cambiará, dependiendo de las fuentes y pasos elegidos.

Paso Fijo

Filtro que muestra sólo las fuentes de paso fijo (todos los caracteres tienen el mismo ancho).

True Type

Filtro que muestra sólo las fuentes True Type (sus caracteres son escalables en un rango de tamaños).

Estas dos últimas opciones no son excluyentes. Los listados del programa son fijos, es decir, no podrá variarse dónde utilizará la letra Normal, Comprimida o Expandida, pero sí podrá modificarse la fuente de letra utilizada para cada una de ellas.

Botones Normal; Comprimida y Expandida

Pulsando estos botones accedemos a una ventana de dialogo donde podremos seleccionar el tipo, estilo y tamaño de las letras.




Selección de fuente

En esta opción es muy importante seleccionar un tamaño adecuado, pues de este tamaño dependerá que los listados se impriman o no correctamente, para saber que la impresión va a ser adecuada, nos tendremos que fijar que todos los valores de la columna actual sean mayores que la columna mínimo. El significado de estas columnas es el siguiente:

La altura es el tamaño de la letra.

El actual que es un valor que varia de forma inversamente proporcional al tamaño (a mayor tamaño, menor actual)

El mínimo que es un valor relacionado con la anchura del papel que tenga definida la impresora.

Botón Impresora

Acceso a la caja de diálogo estándar de configuración en Windows. Los valores aquí modificados quedan actualizados para todas sus aplicaciones en Windows.




Propiedades de la impresora

Ventana

En esta carpeta podrá realizar el cambio de la fuente por defecto, para los listados por pantalla.

La ventana a la que accederemos es la siguiente:




Configuración de dispositivos de salida. Carpeta ventana

Hay que hacer notar que las fuentes por pantalla siempre serán True Type.

Fichero

El usuario deberá seleccionar el juego de caracteres correspondientes al sistema operativo con el que vaya a gestionar el fichero.

La carpeta a la que se accederá podrá verse en la siguiente pantalla:

Configuración de dispositivos de salida. Carpeta fichero

Con estas opciones del apartado Periféricos hemos dejado configurado el programa para la salida de datos. De esta manera, en el momento de la obtención de cualquier listado en el programa, nos aparecerá una pantalla como la siguiente:




Destino de impresión

Aparecerá el nombre de la impresora activada como Impresora 1 y tendremos opción al listado por cada una de las opciones anteriormente explicadas (impresora, pantalla o fichero) y también tendremos acceso a los botones de Opciones y Configurar para la impresora, En este caso, las modificaciones realizadas sólo se reflejarán en ese listado.

Además, se podrá seleccionar desde esta ventana el modelo de cabecera que deseamos utilizar, incluyendo búsqueda incremental de dichas cabecera.

Por último señalar que cada usuario tendrá su propia configuración de impresora. Esta configuración será propia del usuario activo. La modificación de estos valores harán efecto únicamente sobre el usuario activo en ese momento.

Impresora

Los campos específicos para obtener la información por impresora son:

Imp. por defecto

Lanza el listado por la impresora que tengamos configurada por defecto como impresora predeterminada o impresora 1 en la opción de Útil/Perfiles de usuario /Periféricos.

Otra impresora

Si deseamos obtener el listado por otra impresora que tengamos configurada en SPFacturaPlus que no sea la impresora predeterminada, desde esta opción podremos seleccionar la que deseemos.

Importante Las impr esoras han de estar configuradas en SPFacturaPlus para poder trabajar con ellas en toda la aplicación.

Configurar




Con esta opción se accede directamente a la configuración de las impresoras en FacturaPlus, opción situada en el menú Útil/Gestión de usuario/Periféricos.

Pantalla

Desde esta opción obtendremos el listado de la opción del programa donde nos encontremos, directamente por pantalla, pudiendo obtenerlo posteriormente por la impresora seleccionada con anterioridad.

Fichero

Si se desea, FacturaPlus ofrece la posibilidad de obtener los listados en un directorio fuera o dentro, del programa de contabilidad. Sólo tendremos que seleccionar el directorio en el que se encuentre el archivo donde deseemos imprimir.

HTML

Esta nueva opción nos permite obtener la información solicitada en formato HTML o pagina Web.

La configuración de este tipo de formato se realiza desde la ventana de Destino del Listado /Informe, que FacturaPlus nos muestra cuando pulsamos el botón HTML.

Destino del Listado/ Informe

Desde esta ventana FacturaPlus nos da la posibilidad de configurar el fichero HTML que se genere de forma automática. Para ello disponemos de los siguientes campos:





Directorio destino: Seleccionaremos el directorio donde deseamos almacenar los listados que se generen. Por defecto el programa nos ofrece la posibilidad de guardarlo dentro del directorio de FacturaPlus.

Nombre del directorio: Podremos crear subdirectorios dentro del anterior para almacenar los ficheros por tipo de información.

Esto es muy útil para los casos en los que se generen varias páginas en un informe, pues por cada hoja se genera un archivo HTML, de esta forma se podrá tener la información almacenada ordenadamente para localizarla de forma rápida en cualquier momento.

Nombre del fichero: nombre del archivo o archivos (si el informe genera varias hojas) HTML que se generen en el listado.

Además podremos incluir en la cabecera del listado la fecha y hora en la que se ha generado el fichero, y si se desea a través de su Navegador podrá visualizar el listado como una página Web.

Importante Si desea enviar el fichero o ficheros HTML generados por e-mail sólo tendrá que marcar el campo "Enviar vía e-mail ahora", de esta forma el programa automáticamente una vez generados los ficheros abre el programa de correo electrónico, con todos los ficheros seleccionados incluidos, como ficheros adjuntos.

e-Mail

Esta nueva opción nos permite enviar automáticamente la información solicitada por e-mail, a través del programa que tenga instalado en su ordenador para enviar correos electrónicos.


Cuando se genera el listado FacturaPlus nos crea un fichero en formato HTML, al que le podremos cambiar el nombre desde la ventana de Destino del Listado /Informe, que FacturaPlus nos muestra cuando pulsamos el botón e-mail.

Desde esta ventana FacturaPlus nos da la posibilidad de renombrar el fichero HTML que se genere de forma automática. Para ello disponemos del siguiente campo:





Nombre del fichero: nombre del archivo o archivos (si el informe genera varias hojas) HTML que se generen en el listado. El programa nos presenta por defecto un nombre, que podremos modificar atendiendo a nuestras necesidades.

Cuando pulsemos "Aceptar" el programa nos abre el programa que tengamos instalado en nuestro ordenador para el envío de correos electrónicos. Sólo tendremos que introducir los destinatarios de la información, puesto que el resto de los campos, incluido el fichero adjunto ya los introduce automáticamente FacturaPlus.

Además disponemos de los siguientes campos para completar la configuración de la impresión:

Nº de copias: podremos seleccionar el numero de copias que deseemos obtener del listado.

Cabecera: Podremos seleccionar entre todas las cabeceras que tengamos seleccionadas en la opción de Cabeceras de informes. Por defecto cogerá la cabecera que tengamos activada.

Ver Práctica

Colores y fuentes

Nos encontramos ante una opción que servirá para personalizar el entorno de trabajo.

Importante Cada usu ario puede definir sus colores y fuentes, las cuales serán




guardadas individualmente y sin afectar a otros usuarios.

Al pulsar sobre la opción aparece la siguiente pantalla.

Configuración de colores y fuentes de la aplicación

Dicha pantalla se divide en dos partes principales: la parte central nos muestra los distintos colores y fuentes de fondos y textos que pueden ser cambiados, la parte izquierda nos muestra un ejemplo de los cambios que vamos realizando. Los fondos y textos que se pueden cambiar son:

� Fondo de la aplicación � Texto campos activos � Fondo campos activos � Texto campos inactivos � Fondo campos inactivos � Textos informativos � Títulos de columnas � Líneas de listado � Subtotales de listado � Totales de listado � Fuente de ventana

Si tras realizar una serie de cambios, no estamos de acuerdo y deseamos volver a tener los colores o fuentes iniciales, disponemos de dos botones para restaurar los valores originales de los colores y fuentes.

Restaurar Valores Originales




Mediante esta opción se recuperan los valores originales del programa en cuanto a:

� Tamaño de las ventanas � Tipo de letra en cada una de las ventanas � Logotipo de fondo del área de trabajo

Entorno

Estos valores son propios del usuario activo. La recuperación de los valores originales del programa harán efecto únicamente sobre el usuario activo en ese momento.

Barra de Botones

Desde esta utilidad podremos configurar nuestra barra de botones de acceso directo.

Para insertar un botón, nos situaremos sobre él y lo arrastraremos hasta la posición de la barra deseada.

Para eliminar un botón de la barra basta con situarnos sobre el botón y arrastrarlo hasta la papelera.

Pantalla de botones

Entorno del Sistema




Esta es una de las opciones más importantes del programa y, como habrá podido observar a lo largo de todo el manual, se han realizado múltiples alusiones a este apartado en la mayoría de las opciones del programa. Por tanto, se recomienda su total conocimiento para el mayor aprovechamiento de los distintos apartados del mismo.

Importante El usuari o deberá cumplimentar, en primer lugar, los apartados de esta opción, para evitar posteriores problemas de enlace, etc.

Al acceder a esta opción aparecerá una pantalla como la mostrada a continuación.

Parámetros y personalización del sistema

Personalización

Mediante esta opción se personalizará el programa a las necesidades de cada usuario.

Contadores





Personalización del sistema. Contadores

Con esta opción se podrán modificar todos y cada uno de los contadores de los documentos, pudiéndose introducir cualquier valor a partir del cual retomará el programa la numeración automática.

Importante La modif i cación de estos contadores puede suponer la duplicidad de un documento, por existir el número de dicho documento anteriormente y obligar al programa a volver a asignar dicho número para un nuevo documento. Actúe con precaución.

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ContaPlus





Personalización del sistema. ContaPlus

Con esta opción se enlazará el programa de Facturación con ContaPlus. Es recomendable efectuar esta opción antes de dar de alta clientes, proveedores o artículos y, por supuesto, antes de facturar y realizar cierres.

Para efectuar el enlace con ContaPlus, éste debe encontrarse instalado en el propio disco duro.

El cuadro de diálogo de esta carpeta presenta los siguientes campos:

Ruta de Acceso

Unidad y directorio donde se encuentra el programa de contabilidad ContaPlus, si lo tenemos instalado en nuestro disco duro. (Ejemplo: C:/GRUPOSP/CONTAP).

Producto

Una vez introducida la ruta de acceso, aparecerá automáticamente el nombre del programa y la versión del mismo. No es accesible por el usuario.

Fecha Versión

Una vez introducida la ruta de acceso, aparecerá automáticamente la fecha del fichero ejecutable del programa. No es accesible por el usuario.




1ª Empresa

Se introducirá el código de la empresa de ContaPlus con la que se desee efectuar el enlace.

2ª Empresa

En caso de querer enlazar con más de una empresa, se introducirá el código de la otra empresa de ContaPlus con la que se desee efectuar el enlace.

Esta empresa debe ser del mismo ejercicio que la primera empresa.

Se marcará el tipo de facturas, cierres y/o abonos que se desean traspasar a ContaPlus para cada empresa:

� Serie A � Serie B � Abonos � F. Rectificativa

Los campos anteriores sólo se encontrarán activos si hemos introducido una ruta a ContaPlus, si no es así sólo tendremos activos los campos correspondientes a las cuentas y subcuentas necesarias para el paso contable de asientos de cierre.

Definición de Cuentas

Clientes

Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable del cliente. Ese código junto a los dígitos del código del cliente formará la subcuenta contable. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma.

Ventas Clientes

Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable de ventas. Este código junto al código del grupo de ventas de los artículos, formará la subcuenta contable de ventas. Este código se especifica en la ficha del cliente.

Abonos Clientes

Código numérico de tres dígitos de la cuenta contable de Abonos. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas formarán la subcuenta contable.

Clientes Contado

Código numérico de tres dígitos de la cuenta contable para Clientes de Contado. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas formará la subcuenta contable.

Ventas Servicios

Código numérico de tres dígitos de la cuenta de ventas de servicios. Estos tres dígitos junto con el grupo de ventas de servicios formará la subcuenta contable.

Grupo Ventas Servicios




Código numérico de los últimos dígitos de la subcuenta de ventas, cuando se realice una factura de servicios.

Definición de Subcuentas

Subct. Punto Verde

Código de la subcuenta contable de P.V., en caso que el cliente lo atribuya a sus productos debe estar incluida en su factura. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcta. IRPF

Código de la subcuenta de retenciones, en caso de estar especificadas en la carpeta Valores por Defecto del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta de Portes

Código de la subcuenta contable de Portes, en caso de estar incluidos en alguna factura. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Clientes Contado

Código de la subcuenta para los Clientes de Contado. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Gastos Financieros

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos financieros como descuentos pronto pago y descuentos especiales, que aparezcan en las facturas.

Subcuenta Gastos Suplidos

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos suplidos que aparezcan en las facturas.

Subcuenta Recargos Financieros

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los recargos financieros que aparezcan en las facturas.

Subcuenta Ajustes Facturas Rectificativas

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los ajustes realizados a través de las líneas de servicios añadidas en las facturas rectificativas.

Subcuenta Gastos Financieros Nuevo PGC

Código de la subcuenta del Nuevo PGC utilizada para contabilizar los gastos financieros como descuentos pronto pago, que se apliquen a las facturas de venta.

Incluir Series de Facturas en el Concepto




Si se marca esta opción, en el traspaso de las facturas a contabilidad, aparecerá la serie de las mismas en el concepto del asiento.

Aplicar Analítica sólo a Ing/Gtos

Si se marca esta opción, en el traspaso de datos a contabilidad, se realizará analítica solo para los ingresos y gastos.

Act. Datos Clientes en Modificaciones

Si marcamos esta opción cuando modifiquemos la dirección fiscal de los clientes en el apartado de Sistema\Clientes carpeta de datos generales, y tenemos la ruta a ContaPlus, dada de alta, nos actualizará automáticamente en la subcuenta del cliente correspondiente en el programa de ContaPlus, la nueva dirección.

Ver Práctica

Compras

Personalización. Compras

En esta carpeta se definirán las cuentas y subcuentas relacionadas con el proceso de compras a proveedores, para el paso de datos a contabilidad. Por este motivo, sólo se encontrará activa si hemos realizado el enlace con ContaPlus.

Cuenta de Proveedores




Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable del proveedor. Ese código junto a los dígitos del código del proveedor formarán la subcuenta contable. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma.

Cuenta de Compras

Código de tres dígitos numéricos de la cuenta contable de compras a proveedores. Al enlazar con una empresa, adoptará automáticamente el nivel de desglose de la misma, sumando el grupo de compras del artículo.

Cuenta Devoluciones de Compras

Código cuenta contable de devoluciones de compras a proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Cuenta Compras Servicios

Código de la cuenta de servicios de proveedores. Al igual que las anteriores en el momento del enlace adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Grupo Compras Servicios

Código numérico de los últimos dígitos de la subcuenta de compras, cuando se realice una factura de servicios.

Subcuenta de Portes

Código de la subcuenta contable de Portes, en caso de estar incluidos en alguna factura de proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcta. IRPF

Código de la subcuenta de retenciones, en caso de estar definidas en la carpeta Facturas de la ficha de Proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Recargos Financieros

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los recargos financieros que aparezcan en las facturas de proveedores.

Subcuenta de Descuento por Pronto Pago a Proveedores

Código de la subcuenta contable para los descuentos por pronto pago en las compras a proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Subcuenta Ajustes Facturas Rectificativas

Código de la subcuenta utilizada para contabilizar los ajustes realizados a través de las líneas de servicios añadidas en las facturas rectificativas.

Contrapartida Inversión del Sujeto Pasivo

Código de la subcuenta que se utilizará como contrapartida cuando se produzca inversión del sujeto pasivo. Esta subcuenta deberá contener los datos fiscales del




obligado a expedir factura para su correcta consignación en el Libro de Facturas Recibidas, donde se reflejarán las cuotas autorepercutidas.

Subcuenta Descuento por Pronto Pago a Proveedores Nuevo PGC

Código de la subcuenta del nuevo PGC para los descuentos por pronto pago en las compras a proveedores. Adoptará el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.

Act. Datos Proveedores en Modificaciones

Si marcamos esta opción cuando modifiquemos la dirección fiscal de los proveedores en el apartado de Sistema\Proveedores, carpeta de datos generales y tenemos la ruta a ContaPlus dada de alta, nos actualizará automáticamente en la subcuenta del proveedor correspondiente en el programa de ContaPlus, la nueva dirección.

Valores por Defecto


Personalización del sistema. Valores por defecto


Almacén

Código del almacén que aparecerá por defecto en pedidos, albaranes y facturas. Debe




estar definido previamente.

Familia para Servicios

Código de la familia a la cual se llevarán las facturas de servicios. Debe estar definido previamente.

Grupo Clientes de Contado

Código del Grupo de Clientes de Contado al cual se llevarán las facturas de Clientes de Contado. Debe estar definido previamente.

IVA Portes

Porcentaje de IVA a aplicar a los portes en las facturas. Debe estar definido previamente.

IVA Servicios

Porcentaje de IVA a aplicar a las facturas de servicios. Debe estar definido previamente.

% IRPF Serie A

Porcentaje de retención para las facturas de serie A.

% IRPF Serie B

Porcentaje de retención para las facturas de serie B.

Aplicar Normativa de IRPF Agrario

Si esta opción está marcada, se aplicará el porcentaje de IRPF de la serie A o B, según sea la factura, y realizará un cálculo de dicho porcentaje sobre el total de la factura (Base + IVA).

Valores por Defecto para Facturas a Clientes de Contado

Serie para Facturas

Serie que adoptará por defecto en las facturas de contado.

Forma de Pago

Código de la forma de pago que adoptará por defecto en las facturas de contado. Debe estar definido previamente.

Provincia

Código de la provincia que adoptará por defecto en las facturas de contado. Debe estar definido previamente.

Régimen de IVA

� General � UE




� Exento � Exportaciones

Estas cuatro opciones son excluyentes. La opción marcada será la que adopte por defecto en las facturas de contado.

Recargo de Equivalencia

Si está marcada esta opción, calculará el recargo de equivalencia correspondiente en las facturas de contado.

Ver Práctica

Envios


Personalización del sistema. Recibos


Entidad Receptora

Código numérico de cuatro dígitos de la entidad.

Agencia

Código numérico de cuatro dígitos de la agencia bancaria.




Ordenante

Nombre de la empresa o particular, ordenante de los recibos en la remesa.

DNI/CIF

Documento Nacional de Identidad o Código de Identificación Fiscal del particular o la empresa ordenante de los recibos en la remesa.

Localidad de Expedición

Localidad donde se expedirán los recibos en la remesa.

Nº de Serie en Recibos

Si está marcada esta opción, aparecerá la serie de los recibos en la remesa.

Estos valores son los que adoptará por defecto al efectuar una remesa de recibos, aunque podrán ser modificados al realizar dicha remesa.

Contacto

Campo donde se introducen los datos del contacto que sirve de enlace en los asuntos referidos a envíos de documentos en XML/UBL. Si se elige "Otros" en el menú desplegable se deben cumplimentar los campos de Nombre, Teléfono, Fax, Email y Departamento del contacto siendo éstos campos obligatorios para el envío de documentos, o seleccionar "Agente de la Factura" para que se tomen los datos del agente de la factura, desactivandose por ello los campos Nombre, Teléfono, Fax, Email y Departamento.

Texto para envío de documento electrónico

Se abrirá una ventana donde sepodrá personalizar el texto que aparecerá en los envíos de documentos firmados.

Modo de Trabajo





Personalización del sistema. Modo de trabajo


Modificar Descripción en Documentos

Si está marcada esta opción, permitirá la modificación de la descripción de las líneas de artículos en todos los documentos.

Modificar Tipo de IVA en Líneas de Documentos

Si está marcada esta opción, el programa permitirá la modificación de los tipos de IVA que aparecerán por defecto en las líneas de documentos sin tener que salir de esta opción

Varios Agentes por Documento

Nos permite incluir más de un agente en los documentos.

Captura de Precios con IVA Incluido

Nos permite elegir si queremos que los precios aparezcan con o sin IVA.

Actualizar Barra de Scroll en Procesos

Si está marcada esta opción, la barra que indica el porcentaje en los procesos irá actualizándose automáticamente hasta llegar al 100%. Si no lo está, no aparecerá la barra hasta alcanzar el 100% del proceso.




Avisar Ventas Bajo Coste + % Beneficio

Si activamos este check, en todos los documentos de venta al actualizar las líneas te avisará que, el precio real (precio de venta - Dtos. Especiales y Pronto Pago - comisión del agente) está por debajo de coste, siempre que el precio coste divisas del artículo, más el tanto por ciento marcado en personalización, sea mayor que el precio de venta.

Captura por Código de Barras en Documentos

Si seleccionamos este check, por defecto en todos nuestros documentos de ventas y compras podremos capturar los artículos además de por la referencia por el código de barras.

Gráficos en Ficha de Clientes/Agentes/Proveedores

Permite visualizar gráficamente los datos referentes a clientes/agentes/proveedores desde sus apartados correspondientes del menú Sistema.

Control de Stocks

Si está marcada esta opción, se llevará un control de los stocks, no dejando facturar si no hay mercancía suficiente. Si no lo está, no habrá control de almacén, permitiendo facturar libremente con independencia del stock existente.

Avisar Stocks Bajo Mínimo

Sólo se podrá marcar esta opción si previamente está marcada la opción de Control de Stocks. Si marcamos esta opción nos avisará cuando la mercancía esté bajo mínimos.

Permitir Ventas sin Stock

Sólo se podrá marcar esta opción si previamente está marcada la opción de Control de Stocks. Si marcamos esta opción podremos facturar aunque no haya mercancía suficiente.

Aviso en Pedidos y Presupuestos

Sólo se podrá marcar esta opción si previamente está marcada la opción de Control de Stocks. Si marcamos esta opción nos avisará de la situación del stock en pedidos y presupuestos.

Aviso de inventario de stock

Esta opción estará activada si previamente seleccionamos la opción "Control de Stocks" . Si decide seleccionar dicha opción, debe tener en cuenta que si realiza un inventario sobre una familia de artículos y esta tiene el estado del inventario Pendiente, cuando añada un documento de venta (albarán y/o factura), y/o añada una regularización de almacén sobre un artículo asociado a una familia a inventariar, al introducir las unidades la aplicación mostrará un mensaje advirtiendo que el artículo está en proceso de inventariar. "Artículo en proceso de inventariar".

Act. Automática Precio de Coste en Albaranes y Factura de Proveedores

Si está marcada esta opción, el programa irá actualizando automáticamente el precio




de coste de la ficha del artículo, según se vayan realizando los albaranes y facturas a los proveedores.

Act. Automática de Precio Coste en Ordenes de Producción

Si está marcada esta opción, se actualizará el precio de coste del artículo final al cerrar las ordenes de producción.

Incluir Portes en Actualizaciones

Si marcamos esta opción, el programa incluirá los portes en las actualizaciones.

Act. Automática PVP en Albaranes de Clientes

Si está marcada esta opción, el programa irá actualizando automáticamente el PVP o el Precio Mayorista de la ficha del artículo, según se vayan realizando los albaranes de los clientes.

Act. Automática PVP en Facturas de Clientes

Si está marcada esta opción, el programa irá actualizando automáticamente el PVP o el Precio Mayorista de la ficha del artículo, según se vayan realizando las facturas de los clientes.

Act. Automática PVP en Albaranes de Proveedores según Beneficio

Si está marcada esta opción, al variar el precio de coste variará automáticamente el PVP en función del beneficio marcado.

Act. Automática de PVP en Órdenes de Producción según Beneficio

Si esta marcada esta opción, al variar el precio de coste del artículo final de una orden de producción, se actualizará el PVP en función del beneficio marcado

Ver Práctica

Documentos





Personalización del sistema. Documentos


Numeración Automática

Numeración Automática en Presupuestos de Clientes

Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los presupuestos a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el presupuesto.

Numeración Automática en Pedidos de Clientes

Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los pedidos a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el pedido.

Numeración Automática en Albaranes de Clientes

Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los albaranes a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el albarán.

Numeración Automática en Pedidos de Proveedores

Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los pedidos a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el pedido.




Numeración automática en Albaranes de Proveedores

Si está marcada esta opción, será el programa quien numere automáticamente los albaranes a partir del número indicado en la carpeta Contadores. Si no lo está, el usuario deberá indicar libremente este número al efectuar el albarán.

Capturas Matriciales

Con esta opción podremos elegir entre dos tipos de configuraciones para la pantalla de introducción de artículos en el documento.

Si no marcamos la opción para un tipo de documento concreto, en su pantalla de introducción de artículos, cuando la familia del artículo tenga asociadas propiedades, aparecerán los campos correspondientes a esas propiedades y podremos hacer un documento para cada artículo con unas propiedades en concreto.

Si marcamos la opción, en vez de estos campos, aparecerá una pantalla con cuatro carpetas correspondientes a las unidades, precio, comisión y descuento asociados al artículo con cada propiedad. En esta pantalla aparecerán por defecto los datos que el artículo tiene asignados en su ficha y podremos modificarlos manualmente en ese momento. De esta manera es posible hacer un documento de varios artículos de un mismo producto con distintas propiedades y que cada artículo tenga una cantidad, precio, comisión y descuento distintos según sus propiedades sin tener que añadirlos línea por línea.

La captura matricial sólo generará líneas con cantidad distinta de cero.

Vuelco de Comentarios entre Documentos

Se volcarán de un documento a otro los comentarios que añadamos: de pedidos de proveedores a albaranes, de pedidos de clientes a albaranes , de presupuestos de clientes a pedidos, de presupuestos de clientes a facturas, de albaranes de clientes a facturas, de facturas de proveedores a facturas rectificativas, de facturas a abonos/facturas rectificativas y de albaranes de proveedores a facturas.

Ver Práctica

Cálculo





Personalización del Sistema. Cálculo


Control de Ubicaciones

Toda entrada en almacén lleva asociada una ubicación. Permite tres tipos de codificaciones para la ubicación. Si marcamos la opción Aplicar control de ubicaciones , podremos rellenar los siguientes campos:

� Literal de la Ubicación: corresponde al literal que queremos que describa cada uno de los tres tipos de ubicaciones que podemos tener para nuestros artículos (p. ej. Estantería).

� Posición: Longitud de la fracción de la ubicación. Introduciremos el número de dígitos que definirán el código de la posición.

Control de Almacén

Con esta opción podremos seleccionar la captura de unidades por envase y personalizar los literales de unidades y envases.

Método para el Cálculo de Costes Promedio

Media Aritmética de Todas las Entradas

El cálculo del coste promedio se hace en el momento de realizar una entrada en almacén (albaranes de proveedores) y utiliza la siguiente fórmula:




Coste Promedio = Coste Promedio anterior + Variación

Variación =((Nuevo Coste - Coste Promedio ant.) * Cantidad)/(Cantidad ant. + Cantidad)

Sumatorio Últimas Entradas hasta Completar Stock

Este método no puede ir actualizando los costes promedio conforme a las entradas, pues depende del stock actual del artículo en los almacenes. Se calcula siempre antes de hacer algunos de estos informes:

� Artículos sobre máximo/bajo mínimo � Inventario Valorado � Márgenes de Beneficio

Para calcular el coste promedio se recorren las entradas en el almacén, en orden inverso (desde la última a la primera) y aplica la siguiente fórmula:

Coste Promedio = Σ (Cantidad Entrada * Precio Compra)/ Stock actual del artículo

Media Aritmética según Existencias Actuales

Este método es similar al primero (media aritmética de todas las entradas) pero en lugar de depender del acumulado de entrada, depende de las existencias actuales.

La fórmula que utiliza es la siguiente:

Coste Promedio = (Existencias act. * Precio Coste Med. act.)+ (Cant. entrada * Precio coste entrada)/(Existencias act. + Cantidad entrada)

Base para el Cálculo del Recargo Financiero

Podremos decidir si queremos que la base sea el importe de la base imponible de la factura o el importe total de la misma.

Cálculo de la Base Comisionable

Por defecto, la base comisionable se calcula con el importe bruto de la factura menos los portes. Con este campo podrán incluirse además dos nuevos importes:

Incluir Dto. P.P. (Pronto Pago)

Incluir Dto. Especial

Propiedades y Literales Genéricos

Se podrá elegir el número de propiedades que deseamos que tengan nuestros artículos (0,1 ó 2) y podremos escribir el literal personalizado que se desea que aparezca en el campo de las propiedades.

Ver Práctica

Máscaras de Control

Al acceder a esta Carpeta el programa mostrará la siguiente pantalla:




Personalización del Sistema. Máscaras

Con esta opción se podrán configurar la presentación numérica de las cantidades, cantidades para componentes y porcentajes

Porcentajes

Nº Decimales

En este campo introduciremos los %, con decimales o sin decimales, solo para descuentos y comisiones, además se pueden imprimir si lo tenemos configurado en documentos.

Si está marcada esta opción, en la impresión de os documentos aparecerán los decimales en el IVA, si existiesen.

Plantilla

Al acceder a esta Carpeta el programa mostrará la siguiente pantalla.




Personalización del sistema. Plantilla.

Dicha carpeta le permitirá rellenar los datos por defecto para clientes y proveedores que son obligatorios en cada una de sus fichas. Además le permitirá configurar los datos obligatorios de las carpetas "General", "Comercial" o la carpeta de "Facturas" de los clientes y proveedores. Esta plantilla le será de gran utilidad cuando desee realizar una importación de clientes y proveedores, se rellenarán automáticamente con los campos por defecto existentes en esta carpeta y con los datos de las subcuentas de la carpeta contabilidad de esta misma opción.

Documentos

Con esta opción se definirán los parámetros necesarios para la configuración de salida por impresora de los diferentes documentos del programa. Se podrá adecuar dicha configuración para cumplimentar documentos ya impresos o bien adaptarlo para hojas en blanco, añadiendo todos los literales necesarios para obtener un documento completo. También podrán realizarse diferentes configuraciones para un mismo documento por lo que se obtendrán todas aquellas configuraciones que se deseen.





Formatos documentos

Al añadir una nueva configuración el programa nos mostrará una pantalla donde podremos definir las características principales de la nueva configuración.

La pantalla que aparecerá será como la mostrada a continuación.




Configurar formato

Los campos que aparecen son los siguientes:

Tipo de Documento

Tipo de documento cuyo formato queremos modificar. No es un campo accesible a usuario. Disponemos de los siguientes tipos de documentos:

� Pedidos a proveedores � Albaranes a proveedores � Facturas de proveedores � Recibos de proveedores � Presupuestos de clientes � Pedidos de clientes � Albaranes de clientes � Facturas /Abonos a clientes � Recibos a clientes � Etiquetas de clientes � Etiquetas de proveedores � Etiquetas de artículos � Etiquetas de envío

Código

En este campo aparecerá el código con el que se define dicha configuración.

Descripción




En este campo se detallará el nombre de la configuración que se va a definir.

Impresión

Podemos seleccionar el documentos por defecto que queramos para la impresión, en el caso de tratarse del Documento Facturas/Abonos a Clientes, a su vez podremos seleccionar cual de ellos será el documento por defecto en la impresión de abonos.

Impresión en Modo Borrador

Podemos dejar por defecto la impresión de documentos para que nos imprima en modo borrador y no alta calidad.

Tamaño del Papel

Se definirá en este campo la altura del papel y la anchura del papel en milímetr os.

Tamaño del Documento

Se definirá en este campo la altura del documento y la anchura del documento en milímetros.

Márgenes del Documento

Definiremos el margen superior e izquierdo (en milímetros), opción que se puede usar tanto para la impresión de etiquetas, indicando de este modo las zonas de no impresión, como para desplazar en bloque todos los campos del documento y hacer los ajustes necesarios.

En esta pantalla podrá ir comprobando las especificaciones que se detallen para documento a la derecha de la pantalla y así podrá observar cómo define paso a paso la configuración.

A continuación existen otros dos campos a detallar:

Grabar

Con esta opción se grabarán las especificaciones dadas en esta pantalla para la configuración del documento.

Salir

Seleccionando esta opción quedarán sin efecto ninguna de las especificaciones de esta pantalla y no se modificará la configuración de documentos.

Una vez haya creado una nueva configuración de documento podrá definir todas las características del mismo; para ello deberá pulsar un nuevo botón.

Partidas del Formato (Detallar)




Con esta opción podrá definir todos aquellos campos necesarios para la configuración del documento.

Al acceder a esta opción podrá visualizar la siguiente pantalla.

Detalles de formato

En esta pantalla podrá definir todos aquellos campos que desee utilizar y dónde desea que se impriman en el documento.

Disponemos una columna de datos adicional, columna de descripción donde se recogerán los literales para la impresión y visualización previa del documento, mediante el icono de imprimir

Botón Imprimir

A través del icono de imprimir, dentro de las partidas de documentos, podemos imprimir o visualizar el documento tal y como nos quedaría una vez configuradas todas las partidas, este podemos imprimirlo o verlo con todos los literales que aparecen en la columna de descripción, o bien seleccionar la posibilidad de utilizar máscaras en los números, que en este caso, los campos numéricos aparecerán con 999, para su mejor configuración.




Al añadir campos nuevos podrá visualizar la siguiente pantalla con el campo primero (Campo a imprimir) que puede ser desplegado para seleccionar los diferentes campos posibles.

Características de configuración

En esta pantalla podrán seleccionarse diferentes tipos de campos para imprimir y según el tipo seleccionado aparecerán diferentes opciones de datos a cumplimentar necesarios para la impresión. Los diferentes tipos de campos son los siguientes:

CAMPO A IMPRIMIR

Texto Definido por el Usuario




Configuración texto definido por el usuario

Los campos a cumplimentar son:

Coordenadas

Posición en milímetros horizontal y vertical donde comenzará a imprimirse dicho campo.

Fuentes

Podrá seleccionar el tipo de fuente que desea utilizar para la impresión del texto que se está definiendo. También se puede añadir, modificar y eliminar las fuentes.

Ajuste y Color

En este campo se definirá el color de la fuente y el ajuste de la misma (alineación izquierda, derecha o centro).

Grabar

Con esta opción se grabarán las especificaciones dadas en esta pantalla para la configuración de un nuevo campo.

Salir

Seleccionando esta opción quedarán sin efecto ninguna de las especificaciones de esta pantalla y no se añadirá una nueva configuración de campos.

PINTADO DE L ÍNEAS




Configuración pintado de líneas


Coordenadas

Se definirá en este campo el tamaño de la línea, introduciendo las coordenadas verticales y horizontales de la esquina superior izquierda e inferior derecha. También quedará definido el grosor de la línea con la opción "grosor del trazo de la pluma".

Color y Ajuste

En este campo se definirá el color del trazado de la línea.

Grabar


Salir


PINTADO DE CAJAS




Configuración pintado de cajas


Coordenadas

Se definirá en este campo el tamaño de la caja, introduciendo las coordenadas verticales y horizontales de la esquina superior izquierda e inferior derecha. También quedará definido el grosor de la línea con la opción "grosor del trazo de la pluma".

Color y Ajuste

En este campo se definirá el color del trazado de la línea.

Grabar


Salir


PINTADO DE BITMAPS




Configuración pintado de bitmaps


Coordenadas

Se definirá en este campo la coordenada vertical y horizontal de la esquina superior izquierda. También quedará definido el tamaño al cual se importará la imagen bitmap con el alto y ancho que definamos.

Grabar


Salir


CUERPO DEL DOCUMENTO




Configuración cuerpo del documento


Coordenadas

� Posición vertical en milímetros donde comenzará y finalizará la impresión del cuerpo del documento (fila inicial y final para la impresión del cuerpo del documento).

� Se definirá también el interlineado, introduciendo la altura en milímetros entre las diferentes líneas del cuerpo del documento.

� A continuación podrá seleccionarse si se desea imprimir los comentarios asociados al documento antes del cuerpo de documento, después o no se desea la impresión de los mismos y la columna donde se desea que comience a imprimirse.

Fuentes

Podrá seleccionar el tipo de fuente que desea utilizar para la impresión de los comentarios. También se puede añadir, modificar y eliminar las fuentes.

Ajuste y Color


Desglose de Componentes en Kits

Si marcamos esta opción, aquellos producto que sean del tipo kit, se desglosarán




en sus componentes. Esta opción sólo estará disponible en los documentos de clientes.

Desglose de Documentos

Si marcamos esta opción se desglosarán los documentos y su detalle. Esta opción la tendremos activa exclusivamente en Albaranes y Facturas, ya que son los únicos documentos que pueden agrupar Pedidos y Albaranes respectivamente.

Comentarios

Elegiremos donde se imprimirán los comentarios de los distintos documentos. Estas opciones son:

� Antes del cuerpo del documento � Después del cuerpo del documento � No imprimir comentario

También definiremos a partir de que columna comenzaremos a imprimir los comentarios.

ELEMENTO DEL CUERPO DE DOCUMENTO

Podrán incluirse en esta opción todos aquellos campos que se deseen formen parte del cuerpo de documento. Para ello se podrá añadir campos nuevos, modificar los ya existentes o eliminar dichos campos.

Al añadir campos nuevos visualizaremos la siguiente pantalla.

Elemento del cuerpo de documento




Podremos definir los siguientes campos:

� Campo a imprimir: nombre de los diferentes campos disponibles para la impresión del cuerpo de documento.

� Coordenadas: posición de la columna en milímetros, donde comenzará la impresión de dicho campo.

� Impresión en varias líneas: Podremos imprimir el elemento seleccionado, en la línea que deseemos del cuerpo del documento.

� Justificado: alineación del campo respecto al ancho del cuerpo del documento (izquierda, derecha o centro).

� Definición del color: color de la fuente utilizada para dicho campo.

� Selección de fonts: podrá seleccionar el tipo de fuente que desea utilizar para la impresión de dicho campo del documento. También se puede añadir (add), modificar (mod) y eliminar (del) las fuentes.

Grabar


Salir

Seleccionando esta opción quedarán sin efecto ninguna de las especificaciones de esta pantalla y no se añadirá una nueva configuración de campos. LOS DIFERENTES CAMPOS POSIBLES DEL DOCUMENTO




Configuración de diferentes campos posibles del documento


Coordenadas

Posición en milímetros horizontal y vertical donde comenzará a imprimirse dicho campo.

Fuentes

Podrá seleccionar el tipo de fuente que desea utilizar para la impresión del campo. También se puede añadir , modificar y eliminar las fuentes.

Color y Ajuste


Grabar


Salir





Botón Configuración Visual

Con este botón se accede a la configuración de las imágenes, para su posterior impresión, de los documentos que contempla FacturaPlus. La configuración visual es un pequeño diseñador que nos permite configurar los documentos de compras y ventas. Visualizará la imagen correspondiente al registro sobre el que esté posicionado en la ventana principal de documentos. Cuando pulse éste botón accederá a una ventana con la siguiente información.

Configuración Visual

Archivo

Cuando acceda al menú archivo encontrará la siguiente información:




Menú Archivo

Salvar

El comando Salvar o Guardar sirve para almacenar los cambios que se hayan producido en todo el documento, tanto en campo como en la imagen. De esa forma la próxima vez que acceda al documento aparecerá con las nuevas modificaciones.

Configuración página

Para configurar la página del documento deberá acceder con anterioridad al menú bandas de esta misma ventana y marcar la opción Todas. Por defecto saltará un mensaje, informando que existe la cabecera de página. Una vez marcada la opción, ya podrá acceder a la opción Configuración página, en ella, podrá configurar el documento según las siguientes opciones:

� Márgenes: Se establecerán los márgenes de la parte de datos (Imagen + Campos) con respecto a la página entera.

� Bandas: Tamaño de cada una de las tres bandas que se podrán introducir en el documento. Cabecera de página, Cuerpo y Pie de Página. Por defecto Pie de Página estará inactivo, este campo se rellenará automáticamente puesto que será la diferencia entre los mm asignados a la Cabecera y al Cuerpo del documento.

La limitación de las bandas se visualizarán porque tienen el fondo de distinto color.

� Medidas de la página: Configuración del tamaño de la página entera, estos valores los dará el programa por defecto, serán modificables.

� Orientación: Configuración de la página que se esté visualizando en Vertical o en Horizontal.

� Impresión de comentarios: Podrá seleccionar en la columna donde visualizará el comentario en el documento, dispondrá de las opciones (Antes, Después; No Imprimir) para decidir cuando debe visualizar el comentario asignado al documento.

En cada una de las opciones anteriores el tamaño se expresa en mm. Cuando




aceptemos la ventana y volvamos a la visualización del documento, las diferentes medidas estarán expresadas en cm, de esa forma los cálculos se podrán semejar más al tamaño de papel real.

Salir

Salimos de la opción de configuración visual de los documentos regresando a la ventana principal de Formato de documento.

Edición

Dentro del menú de Edición encontrará las opciones propias de Windows como:

Menú Edición

Deshacer

Eliminar el resultado de la última acción realizada en el documento. Dispone de botón en la barra de herramientas. En esta acción, es muy útil puesto que ayuda a rectificar la gran mayoría de acciones que se han realizado en la edición de un documento.

Borrar

Elimina el campo o campos seleccionados. La funcionalidad es similar a la explicada en Eliminar campos.

Copiar

El comando Copiar inserta el objeto guardado en el portapapeles y permite copiarlo a cualquier otra zona del informe. Para ello disponemos también de un botón en la barra de herramientas, o bien a través de la acción Control + C.

Pegar

Inserta el objeto guardado previamente en el portapapeles. Por defecto el programa nos lo coloca en la parte superior de la página, pero podremos arrastrarlo al lugar o casilla que deseemos.




Para ello disponemos también de un botón en la barra de herramientas, o bien a través de la acción Control + V.

Ver

Menú Ver

Configuraremos aquellas opciones que deseemos visualizar en la página en la que nos encontremos, para ello disponemos de la siguiente información:

� Ver todo Nos permite visualizar todos los campos de los que esté formado el documento seleccionado.

� Campos: Nos permite ocultar o visualizar todos los campos o casillas, con su correspondiente texto del documento seleccionado.

� Imágenes: Oculta o muestra la imagen de fondo del documento seleccionado.

Si el Documento seleccionado está compuesto por Bandas desde esta opción podrá además:

� Bandas coloreadas: El programa automáticamente pinta cada una de las bandas de las que esté formado el documento seleccionado. Si quitamos la imagen de fondo se podrá diferenciar cada una de las bandas con su color correspondiente.

� Etiquetas de bandas: El programa coloca automáticamente la descripción a cada una de las bandas de las que esté formado el documento seleccionado. (Cabecera, cuerpo y pie del documento).

Bandas




Menú Bandas

Las bandas son las partes de las que se compone el documento en su visualización de esa forma se pueden agrupar datos por su situación. Se podrán colocar hasta tres tipos de bandas:

Cabecera: Marca el comienzo del documento y en ella podrá introducir los campo, introducir rectángulos, imágenes y líneas delimitando zonas dentro de la cabecera, todos estos campo facilitarán la configuración de su nuevo documento.

Cuerpo: Delimita la zona dedicada al cuerpo del documento, en ella podrá introducir solo los campos pertenecientes a los artículos.

Pie de página: Delimita la zona dedicada al pie, en ella podrá introducir los campo, introducir rectángulos, imágenes y líneas delimitando zonas dentro del pie del documento, todos estos campo facilitarán la configuración de su nuevo documento.

Para poder acceder a introducir datos dentro de cada una de las bandas, deberá situarse sobre la banda donde quiera introducir los datos pulsar el botón derecho y se abrirá un pequeño cuadro de diálogo con los campos que podrá introducir.

Por defecto al colocar las bandas el programa nos las introduce con un tamaño estándar para las tres, pero podremos cambiar el tamaño en Archivo – Configuración de página – Bandas.

Mantenimiento campos

Para configurar los datos en el documento seleccionado, que posteriormente desee obtener en la impresión del mismo, dispone de las siguientes opciones:

Los datos correspondientes a cada una de las casillas se introducen a través de campos. Para ello existe un botón en la barra de herramientas llamado "Seleccionar".

El botón Seleccionar por defecto presenta la forma de Flecha. En este caso,




desplaza el campo seleccionado al sitio que desee, bastará con arrastrarle. Observará que el puntero del ratón cambia de una flecha a una mano para poder realizar el desplazamiento.

Si por el contrario presionamos el botón Seleccionar este cambia de ser una flecha a ser un Aspa. En este caso será cuando nos permitirá introducir los datos que desee.

Añadir Campos

Para introducir un campo en el documento, pinchará con el ratón en el botón diseñar (Tecla rápida Control+D) para ver este botón previamente deberá situarse sobre el botón seleccionar y pinchar sobre él, seguidamente pulsará el botón diseñar y sin soltar lo arrastrará a la banda donde quiere añadir el campo, cuando delimite el nuevo campo, el programa las siguientes opciones:

Campos

Nos permitirá introducir un campo con el texto incluido que corresponda a la casilla en cuestión. El programa nos mostrará una ventana con todos los campos existentes en la base de datos correspondientes al documento seleccionado, bastará con hacer doble clic sobre el campo que deseemos introducir. Además podrá introducir textos que sirvan de literales en el documento sin estos estar definidos en la ventana de Selección de campos del documento, para ello seleccionará el dato Texto definido por el usuario, pulsará el botón aceptar, seleccionará el campo (doble clic de ratón o pulsar el botón Bloquear y desbloquear líneas y cajas), una vez seleccionado volverá hace doble clic dentro del campo seleccionado y seguidamente introducirá el literal del campo, para confirmar el dato pulsará Tabulador y bloqueará el campo, de esta forma tendrá el nuevo campo introducido.

Texto

Si seleccionamos Texto, el campo que nos introduce automáticamente contiene la palabra Texto. De esa forma identifica un campo variable en el que podremos introducir el texto que deseemos.

Rectángulo

Si selecciona Rectángulo, el campo que nos introduce automáticamente es un rectángulo, dicha opción servirá para diseñar cajas, dentro de estas cajas se podrá introducir textos definidos por el usuario, para ello añadirá un campo y lo arrastrará dentro de la caja o bien situándose dentro de la caja y pulsando la opción texto o campos definidos por el usuario podrá añadir un literal o campo

Imagen

Al seleccionar esta opción, el programa nos mostrará automáticamente una ventana donde elegirá la ruta en la que se encuentra la imagen que desea asociar al documento.

Línea

Permitirá introducir una línea, dicha línea se podrá desplazar y ubicar en el lugar correspondiente.




Modificar campos

Para modificar cualquier campo deberá seleccionarlo previamente, con un simple clic de ratón sobre el mismo, o pulsando el botón Bloquear/desbloquear líneas y cajas. Con este botón podrá seleccionar de forma masiva los campos, además dicho botón tiene la característica que solo selecciona los campos, las cajas no, se utiliza arrastrando el cursor sobre la zona a seleccionar para en este caso modificar. Una vez activado el campo que desee modificar y pulsando el botón derecho del ratón aparecerá un menú con las siguientes opciones:

� Situar en milímetros: Colocar el campo seleccionado en las coordenadas seleccionadas, respecto al margen superior e izquierdo, acho y alto de la página.

� Descripción: Texto del campo seleccionado. Esta opción es útil para los campos pequeños en los que a simple vista no se visualice entero el texto que lleven asociado.

� Copiar: Copia el campo seleccionado, con el mismo tamaño y con el texto que el campo origen tenga asociado. También podremos realizar la copia a través del botón situado en la barra de herramientas. Para pegar el nuevo campo podremos bien utilizar el botón de la barra de herramientas destinado al efecto, o bien a través de la tecla rápida Ctrl + C. Por defecto el programa coloca el nuevo campo en la parte superior de la página, pero podremos arrastrarlo hasta la casilla que deseemos.

� Ocultar/ Mostrar: Oculta o muestra en la visualización el campo seleccionado.

� Tipo de letra: Podremos cambiar el tipo de letra al texto asociado al campo seleccionado a Normal, Comprimida o Expandida, siendo éstos los tres tipos de letra que permite el programa.

� Alinear: Podremos desplazar automáticamente el campo o campos seleccionados con sus textos incluidos, bien hacia Arriba, hacia Abajo, Izquierda o Derecha dependiendo del valor seleccionado. Además podremos Centrar de forma Horizontal o bien Vertical el campo o campos seleccionados dentro del área en el que se encuentre, es decir, si pertenece a la Banda de Cabecera, el texto se centrará de forma horizontal o vertical atendiendo a los márgenes de dicha banda.

� Ajustar texto a: Desplaza automáticamente el texto del campo o campos seleccionados hacia la Izquierda, la Derecha o centrado dependiendo del valor seleccionado, todo ello dentro del espacio ocupado por el campo seleccionado.

� Bloquear:Protege el campo seleccionado para impedir así modificaciones sobre el mismo. Permite a la hora de modificar e incluso desplazar varios campos a la vez, que el campo bloqueado permanezca tal cual.

� Enviar a: Desplaza el campo seleccionado bien hacía atrás o bien hacia el frente, con respecto a la imagen de fondo.

� Enviar al frente: Este comando es útil cuando se acumulan los objetos en la página de diseño, a través del mismo, el objeto seleccionado aparece en un primer plano respecto a los demás objetos.

� Enviar al fondo: Envía a un segundo plano el objeto seleccionando.

Eliminar campos

Para eliminar un campo, previamente debemos seleccionar el campo a borrar




mediante un clic de ratón. Una vez seleccionado, podremos eliminarlo bien a través del botón situado en la barra de herramientas o bien con la tecla Suprimir. Antes del borrado el programa nos solicita confirmación, si ésta es afirmativa, el campo desaparecerá de la visualización, pero permanecerá en la base de datos.

Desplazar campos

Para desplazar o mover los campos con sus correspondientes textos asociados, se puede proceder a su desplazamiento bien con el puntero del ratón o bien con las teclas aceleradoras que detallamos a continuación:

- Para proceder con el puntero del ratón, seleccionaremos el campo y con un clic de ratón sin soltar moveremos el campo al sitio deseado.

- Si deseamos realizar el desplazamiento con teclas el programa nos da las siguientes opciones:

1º. Seleccionaremos igualmente el campo a mover.

2º. Con las flechas podremos desplazar el campo de arriba a abajo y de izquierda a derecha.

3º. Si presionamos Mayúsculas y las flechas el desplazamiento es el mismo que en el punto anterior pero se realiza de forma más rápida.

4º. Si presionamos Control y a la vez las flechas podremos estirar y encoger el campo a la posición adecuada.

5º. Igualmente si presionamos Control + Mayúsculas + Flechas, el desplazamiento es el mismo que el indicado en el punto anterior pero se realiza de forma más rápida.

Manejo rápido de la opción

Además de todas las opciones explicadas anteriormente, específicas de los campos que compongan el documento, disponemos además de opciones referidas a la página entera en la que se encuentre el modelo. Estas opciones son:

Zoom

Disponemos de un botón en la barra de herramientas, si lo desplegamos podremos aumentar o disminuir la visualización de la página en un rango desde un 25% hasta el nivel que deseemos. Además podremos hacerlo de una forma manual, pinchando sobre cualquier punto de la página y pulsando las teclas + (aumentaremos el zoom) y con la tecla – (con la que se disminuye el zoom).

Selección de varios campos

Para acceder a cualquier modificación sobre algún elemento debemos previamente seleccionarlo. Si dicha modificación implicara a más de un campo, podremos seleccionarlos todos y realizar así la modificación en una sola vez. Este proceso se puede realizar de dos formas:




� De forma manual: Pinchando uno de los campos que intervengan y a continuación manteniendo pulsada la tecla Control, irá pinchando con el ratón tantos campos como desee modificar.

� Botón Bloquear/ desbloquear líneas y cajas: podrá seleccionar de forma masiva los campos, además dicho botón tiene la peculiariedad que solo selecciona los campos y no las cajas, su utilidad se realiza seleccionando el botón, seguidamente pinchando sobre la banda donde desee seleccionar los campos, arrastrará el cursor sobre los campos a seleccionar para modificar o mover de lugar los campos seleccionados.

Para quitar la selección bastará con pinchar en cualquier otro punto de la página.

Ver Práctica

Depuración de Ficheros

Esta opción permite el borrado definitivo de todos los documentos cuya misión en el programa no sea más que meramente informativa; es decir, facturas ya contabilizadas, albaranes de los que provengan esas facturas, pedidos de los que provengan esos albaranes, facturas con recibos cobrados..., hasta la fecha indicada en esta opción.

Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla de advertencia.

Pantalla de atención

En esta opción se podrán definir a qué ficheros se quiere realizar la depuración.




Depuración de ficheros

Con esta opción aumentará el espacio libre en su disco duro, debido a la eliminación de los documentos. Esta eliminación es definitiva e irreversible. Opere con precaución.

Avisos de Inicio




Avisos de inicio

Esta opción permite la comunicación de noticias y tareas a realizar entre los distintos usuarios de la aplicación, mediante una pantalla que aparecerá en la aplicación al ejecutarla, los avisos pueden ser tanto generales, a todos los usuarios, o particulares a un solo usuario.

En la barra de herramientas disponemos de los siguientes iconos:

Siguiente >>

Añadir

Para añadir un aviso, procederemos a pulsa el icono de Añadir y procederemos a cumplimentar la pantalla de diálogo.




Añadir aviso

En esta pantalla aparecerán los siguientes campos a cumplimentar.

Fecha del Aviso

Fecha en la cual queremos salga el mensaje al entrar en el programa, disponemos de un icono, mediante el cual accederemos a un calendario y de esta forma seleccionar la fecha que nos interese, por defecto toma la fecha del sistema.

Usuario Destino

Introduciremos código y nombre del usuario al cual va dirigido el mensaje, disponemos de una ventana desplegable donde aparecerán de todos los usuarios dados de alta en el programa desde el menú de Útil, Perfiles de usuario, Gestión de usuarios más un usuario para avisos generales cuyo código es ZZ AVISO GENERAL.

Título del Aviso

Campo alfanumérico de 80 caracteres en el que se puede hacer una breve descripción del mensaje

Descripción del Aviso

Cuadro abierto para escribir el contenido del mensaje.

Siguiente >>

Eliminar

Mediante esta opción podremos eliminar aquel aviso que tengamos seleccionado.

Importante Sólo se podrán eliminar aquellos avisos que el usuario haya dado de




alta. En el caso de que el usuario sea a su vez el Supervisor podrá eliminar todos.

Eliminar por Fecha

Eliminar avisos

Permite eliminar un registro previamente seleccionado. Para eliminar avisos de forma sistemática, pulse el botón de eliminar avisos por fechas. Para ello sólo tiene que rellenar los rangos por usuario y por fechas pudiendo filtrar por los mensajes leídos, sin leer, o por todos.

Importante Al igual que el caso anterior, mediante esta opción, sólo se podrán eliminar aquellos avisos que el usuario haya dado de alta. En el caso

de que el usuario sea a su vez el Supervisor podrá eliminar todos.

Siguiente >>

Localizar

Podremos localizar un aviso, por el usuario origen, y fecha en este caso se activará la ventana para introducir el usuario de origen y la fecha del aviso, o bien por palabra, en este caso tendremos activa el campo palabra para introducir la palabra que deseemos localizar.

Icono de Cambio de Estado

Todos los avisos tienen dos estados, leído y no leído, que podemos cambiar a nuestra voluntad pulsando este icono.

Importante El único aviso que no se podrá cambiar el estado es el AVISO GENERAL. Una vez leído un aviso este pasará automáticamente al estado de leído.




Icono de Avisos Recibidos

En esta ventana podremos ver todos los avisos recibidos con su estado, origen, nombre, fecha, y título.

Los podemos ver y marcar como leído.

Importante Si el usu ario elimina los avisos dados de alta por él, o bien el supervisor elimina todos los avisos, estos no aparecerán en la ventana de Avisos Recibidos.

Avisos

Configuración del Entorno

Ejecutando el icono de configurar entorno entraremos en una ventana donde tendremos opción a decidir si no recibir avisos Generales, o no recibir avisos, Personales del mismo modo guarda un registro de la última fecha en que recibió un aviso General.

Importante Los aviso s generales sólo los recibirá al entrar por primera vez en el programa, en esa fecha, si queremos que nos salten de nuevo al entrar, en el programa, dado que no podemos cambiarles el estado al tratarse de un aviso general, tendremos que eliminar la fecha último aviso General de la ventana configurar entorno de avisos




Configuración del entorno de avisos

Siguiente >>

Imprimir

Nos permitirá imprimir los avisos los filtro que podemos establecer, desde que usuario destino hasta cual, rangos de fecha, y si deseamos los leídos, no leídos o todos.

Impresión de avisos

Ver Práctica


La gestión del Conocimiento es un nuevo módulo dentro del programa que nos permitirá acceder a una ventana multifunción, donde de forma rápida, mediante una búsqueda inicial introduciendo algún dato identificativo como Código, DNI/NIF, Cuenta/subcuenta contable, Nombre Comercial, Nombre Fiscal, Dirección y Teléfono, se pueden ver fácilmente toda la información, relativa a una determinada persona, Cliente, Agente, Proveedor existente en el programa de FacturaPlus, y ContaPlus, este último siempre y cuando tengan creado el enlace del programa de FacturaPlus, con Contaplus, en el apartado de Útil, Entorno de Sistema, Personalización, ContaPlus.





Una vez localizado el cliente, proveedor o agente, con doble clic de ratón accederemos a una ventana con dos botones:

FacturaPlus

En función a la persona que localicemos, tendremos la siguiente información en el módulo de Gestión del Conocimiento:

Cliente

Los datos que nos mostrará del cliente son los siguientes:

� Deudas Pendientes, recibos pendientes de pagar. � Pendientes de Servir, pedidos pendientes de servir. � Condiciones Particulares, si tiene alguna atípica (precios especiales o

descuentos). � Estadísticas, porcentaje de venta de ese cliente respecto a las ventas totales

de la empresa. � Condiciones Comerciales, como forma de pago, riesgo máximo autorizado,

y riesgo alcanzado. � Llamadas, registro de las llamadas de ese cliente, dadas de alta en el

apartado de Sistema\Control de llamadas.

Agente

Los datos que nos mostrará del agente son los siguientes:

� Liquidaciones realizadas a ese agente. � Estadísticas porcentaje de facturas pagadas del agente, respecto al total

facturado por la empresa.




� Comisiones por facturas. � Llamadas, llamadas registradas en el control de llamadas del menú

Sistema\Control de llamadas, donde intervenga el agente seleccionado.

Proveedor

Los datos que mostrará del Proveedor son los siguientes:

� Deudas Pendientes, recibos pendientes de pago. � Pendiente de Recibir, pedidos pendientes de entregar por parte del

proveedor � Condiciones Particulares, si dicho proveedor dispone de Atípicas

(condiciones especiales de precios y descuentos) � Estadísticas, porcentaje que nos ha facturado el proveedor respecto al total

facturado de nuestros proveedores. � Llamadas, registro de las llamadas de ese proveedor, dadas de alta en el

apartado de Sistema\Control de llamadas

ContaPlus

Desde esta opción visualizaremos el mayor , con sus saldos del debe y haber en ContaPlus del Cliente o Proveedor seleccionado, con posibilidad de acotarlo por fechas.

Si damos doble clic sobre el mismo, podremos visualizar el asiento contable, y los comentarios de este.




Facturaplus Manual

Documents

Transcript of Facturaplus Manual