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Paradigmenwechsel im Facility Management:
Facility Services werden ausgeschrieben, beauftragt und die Qualität
stimmt von Anfang an! Wie schaffen wir das in Zukunft?
Inhalt
1. Ausgangslage
2. Warum braucht es einen Leitfaden zum Funktions- und Leistungsmodell
3. Vorstellung des Funktions- und Leistungsmodells
4. Inhalte der Leitfadens
5. Zweck des Leitfadens
6. Effekte in der Anwendung des Leitfadens
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1. Ausgangslage
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Bewirtschaftung von Immobilien und Anlagen ist heute kein Steinbruch mehr, aus dem
noch Kostenreduzierungen herausgeholt werden können.
Jede Organisation braucht Flächen, Ausstattungen, Energien, Medien und Services, um
seinen Kernprozessen (Primärprozesse) zu erfüllen.
Die Einflüsse der Qualität solcher Facility Services auf die Effizienz der Primärprozesse
sind in allen Organisationen direkt spürbar in Bezug auf das Image, die Mitarbeiter, dem
Aufwand für die Bewirtschaftung etc.
Dabei spielt es keine Rolle, wer diese Facility Services ausführt: interne Mitarbeiter oder
externe Vertragspartner.
1. Ausgangslage
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1. Ausgangslage
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Die Service Erbringung ist heute stark von einer ungeordneten Intervention der Beteiligten
geprägt:
Häufig fehlt die Klarheit über Aufwand, Aufwandstreiber, zu liefernde Ergebnisse und
die Einflussfaktoren
Erwartungen der Auftraggeber werden oft nicht vereinbart,
Kostensenkungen werden ohne Betrachtung der verbundenen „Abwirtschaftung“
durchgeführt (es sind damit keine Einsparungen sondern vermiedener Aufwand!),
Veränderungen (Zugänge, Abgänge von Objekten und deren Aufwand) wird nicht
beherrscht,
Es fehlt die Transparenz in der Zusammenarbeit und häufig die Klarheit über die
Wirkmechanismen
2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?
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Die Kernfragen sind:
• Wie wird im Facility Management über die verschiedenen Ebenen für die Bewirtschaftung der Objekte
zusammengearbeitet?
• Welche Kompetenzen sind in der jeweiligen Funktion erforderlich?
• Welche Voraussetzungen sind in den jeweiligen Leistungsschritten erforderlich?
• Welche Fehler können in der Leistungserbringung auftreten und wie werden diese vermieden?
Das FuLM wirkt auf die Zusammenarbeit der Funktionsträger ein, es schafft Transparenz über das
„WIE“ wird zusammengearbeitet.
Das FuLM bildet die Grundlage für die Zertifizierung der Funktionen FSM, OM und DLS
2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?
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In den letzten 20 Jahren wurde viel Aufwand in die Beschreibung gesteckt: Was ist zu tun.
• Standard-Leistungskataloge,
• Leistungsbeschreibungen,
• FM-Konzepte,
• Betriebskonzepte,
• Service Level Agreements und Service Level Beschreibungen,
Das FuLM beschreibt „WIE“ wird zusammengearbeitet werden kann
Das FuLM bildet die Grundlage für die effiziente und effektive Zusammenarbeit.
2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?
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Die Komplexität der Zusammenarbeit
wird nicht durch die
Einzelmaßnahmen erzeugt, sondern
durch die hohe Anzahl an parallelen
Services und die ständigen
Veränderungen.
2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?
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Die ständigen
Veränderungen
treiben die
Anforderungen an die
Kompetenzen, um die
Auswirkungen der
Veränderungen zu
beherrschen.
3. Vorstellung des Funktions- und Leistungsmodells
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Bereits seit 2016 ist die Broschüre zum Funktions- und Leistungsmodell veröffentlicht.
Funktionsmodell Leistungsmodell
3. Vorstellung des Funktions- und Leistungsmodells
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Das Zusammenwirken der
Funktionen ist übergreifend
aufgesetzt, operativ, taktisch
bis strategisch.
4. Inhalte des Leitfadens
1. Anwendungsfelder des Leitfadens
2. Methodischer Aufbau des Leitfadens
1. Aufbau des Leitfadens
2. Quick-Wins
3. Anwendung des Funktions- und Leistungsmodells
1. Das Leistungsmodell
2. Das Funktionsmodell
4. Ausblick: FM-Entwicklung im Verband und Unternehmen
5. Anhang
1. Tabellen
2. Abbildungen
3. Tools
4. Erläuterungen
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Achtung: es können einzelne
Services betrachtet werden
oder komplette Objekte.
Anwendungshilfen sind im
Leitfaden enthalten.
4. Inhalte des Leitfadens - Aufbau
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4. Inhalte des Leitfadens – Auszug Leistungsmodell
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4. Inhalte des Leitfadens – Auszug Leistungsmodell
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4. Inhalte des Leitfadens – Auszug Funktionsmodell
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5. Zweck des Leitfadens
Qualität kann nicht erprüft
werden, Qualität muss
erzeugt werden!
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5. Zweck des Leitfadens
Transparenz im Zusammenwirken der Funktionsträger mit klaren Aufgaben und Verantwortungen,
Vermeidung von Fehlern statt Korrektur von Fehlern,
Beherrschen der Veränderungen über die Zeit,
Absicherung der vereinbarten Ausführungsergebnisse,
Systematische Dokumentation der Erfahrungen und Verbesserungen im Leistungsablauf,
Der Aufwand in der Zusammenarbeit wird effizient und effektiv auf die erforderlichen
qualitätssichernden Elemente reduziert.
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5. Zweck des Leitfadens - Fehlervermeidung
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Fehler und deren Erkennung im FuLM
Bedarfsermittlung nicht
konform zu Anforderungen
Leistungen bzw. Massen /
Mengen unvollständig
Beschaffungsprozess
ungeregelt
Implementierung zu kurz und
unvollständig
Arbeitsvorbereitung wird nicht
ausgeführt
Leistungskontrolle durch den
Auftraggeber
Optimierungsschleife nicht im
Prozess integriert
Leistungsdokumentation ohne
Anspruch auf Erkenntnisse
Leistungsverbesserung im
Prozess nicht verankert
Messung der Leistungs-
ergebnisse erfolgt nicht
6. Effekte in der Anwendung
• Alle Beteiligten haben das gleiche Verständnis über die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen,
• Die Aufwandstreiber und Fehlerkosten können systematisch eliminiert, die Beteiligten können sich
aufeinander verlassen,
Die operativen Mitarbeiter können ihre Aufträge effizient durchführen. Fehler oder Versäumnisse in
der Planung werden nicht mehr auf sie abgewälzt.
Das Image des Facility Managements sowie der Facility Services wird deutlich verbessert,
Unternehmen, die ihre Fehlerkosten nicht mehr über die Preise der Produkte finanzieren können,
werden verschwinden, sowohl bei den Corporates, als auch bei den Anbietern.
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Zusammenfassung
Mit der Anwendung des Funktions- und Leistungsmodells ist ein
Meilenstein in der Reifeentwicklung des Facility Managements
erreicht, wie es in etablierten Branchen bereits erfolgt ist.
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Herzlichen Dank für die Aufmerksamkeit!
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