Faciliter une réunion

Frantz DEGRIGNYfrantz.degrigny@keyconsulting.fr

Une réunion ?

• Pourquoi ?

• Comment ?

Peut-on réaliser l'objectif par un autre moyen ?

Oui, alors annulez-là !

Bravo, vous venez de gagner du temps !

Cette réunion est-elle vraiment utile ?

• luttes d'influence• les conflits• les procès d'intention• prise de pouvoir• dispersion, retraits, les apartés

Les risques

Sélection des items

Affichez l’objectif et le plan

14:00

14:10

15:00

15:25

15:50

16:00

FIN

Brainstorming

Décisions

Intro

Conclusion

OBJECTIF :Résoudre les problèmes de perf

?

Créer les conditions pour que chacun s’exprime

L’ambiance

Le rythme

Respectez les phases

résultat concret

ouverture fermeturetravail / échanges

personnes ressources

Intensitéambiance

calmer le jeu,conclure

démarrer rapidement

Ouvrir

• Validation de l’ordre du jour (si nécessaire)

• Possible : lire les doc et l'ODJ en séance

• Créer l'ambiance adaptée

• Valider le format des échanges

Brisez la glace !

Ice-breakerQuestions…

Séparer les rôles

L’animateur

Le secrétaire– Noter– Reformuler– Valider le CR en « live »

Le gardien du temps– Time Box

Quel est le type de la réunion ?

1. Partager (infos, état du système)– Scribing / facilitation graphique– Management visuel– Mind maps

2. Trouver des idées / brainstorming / stimulation

3. Résoudre un problème

4. Décider– vote, consentement, consensus…– dot voting

5. Rencontre / team building

Animer

Favoriser les échanges

• Guider vers une écoute active

• Demander des reformulations est possible

• les tours de tables peuvent être très longEx avec 10 participants : 3min x 10 = 30 min

• Faire un tour rapide de réaction (sans débat)

• Eviter les mauvaises influenceslaissez les gens mettre leur idées par écrit, (~ 10 min) puis ensuite, seulement, partager

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Rendre visible et partager

Faire participer

Debout !Ateliers interactifs !Utilisez des objets !

Utilisez les murs !

Recadrer

Signal sonore (à disposition de tous)

La règle des 2 pieds

Scribing / Facilitation graphique

Clôturer

• Actions (qui se charge de quoi)• Décisions• Points reportés• Prochaine date

Evaluez la réunion

R. O. T. I. (Return On Time Invested)

Auto-évaluation

Bulletin météo (tour de table)

World Café (WO CA)

Fish Bowl(cercle excentrique)

Forum ouvert (Open-Space)

Formats pour les très grands groupes

A faire avant 1/2• Etablir un ordre du jour

(items importants en premiers, évaluer leur durée de manière réaliste)

• Inviter les (bons) participants « Dernier CRI": – Compétents, – Responsables, – Impliqués par rapport au sujet

• Inviter les participants à réfléchir avant : ex. questionnaires de mise sous tension

A faire avant (2/2)• Réserver la salle et le matériel• Rassembler le matériel et les documents• Vérifier que les participants ont préparé

leurs interventions• Préparer la salle

(la disposition et le confort importe)

A faire après

• Ranger !• Rédiger et archiver le CR• Envoyer le CR

Merci !