Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte

Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen

Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit 01.01.1975 Gemeinde

Engelskirchen 20500 Einwohner

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Engelskirchen

Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Gemeindeverwaltung

75 Mitarbeiter/innen im Rathaus Bürgermeister, Beigeordneter 3 Fachbereiche

Fachbereich 1 (Bürgerservice)Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur

Fachbereich 2 (Zentrale Dienste)Personal, Finanzen, Organisation

Fachbereich 3 (Technische Dienste)Tiefbau, Hochbau

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Projektverlauf

2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung Ausgangsthemen waren

Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB KGSt) Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem

2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS Hersteller CC e-gov GmbH bietet auch DMS-Lösung an

2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System Einsatz auf 10 AP (EDV, Personal, Bauamt) Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie

Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) Elektronische Personalakte Elektronisches Kassenarchiv Digitaler Posteingang

Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen?

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Projektverlauf

12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands ‚Hauslizenz‘ für CC DMS Anbindung Fachverfahren Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab 2008

01/2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 Finanzwesen (neu: SAP – alt: kamerales Finanzwesen)

Kassenarchiv Steuerakten Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege)

Personalakten Altaktenübernahme Neuanlage

Versicherungsakten Neuanlage

Digitaler Posteingang Einscannen von vorsortierten Posteingängen

Allgemeine Aktenverwaltung

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Beispiel 1Elektronische Bauakte

HotKey:

STRG + F12

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Beispiel 1Elektronische Bauakte

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Beispiel 2Barcodelösung mit SAP

Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Beispiel 2Barcodelösung mit SAP

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BeispielDigitaler Posteingang

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Posteingang Schritt 1

Sichtung und Auszeichnung

Vorlage

Rückgabe

VorzimmerVerwaltungs-

vorstand

Fachbereichs-leiter

Scanstelle

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Schritt 2

Digitalisierung und Verteilung

scannen indexieren

Scanstelle(Fachbereich)

automatische

Verteilung

Posteingang der Mitarbeiter

Sequentielles

Originalarchiv

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Schritt 3

Zuordnung zur Sachakte

Zuordnung

zur Sachakte

Posteingangsordner nach Aktenplan

Die elektronische Sachakte ist Grundlage der

Vorgangsbearbeitung

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Bearbeitungsbeispiele

Posteingang Indexierung in der Scanstelle Die Posteingangsakte Zuordnung zur elektronischen Akte

MS-Exchange-Integration Suchmöglichkeiten

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Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt.

Poststelle

Indexierung in der Scanstelle

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Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst ‚Ablage gemacht‘.

Die Posteingangsakte

Sachbearbeiterin

Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs.

Zuordnung zur Sachakte

Sachbearbeiterin

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Vorgangsbearbeitung

Integration mit MS-Exchange Server Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten

Intern als Verweis auf das DMS Extern als Dateianlagen zur E-Mail

Wiedervorlagen Wahlweise als Termin oder Aufgabe

Mailarchivierung Suchmöglichkeiten

Ordner und Dokumente Dokumentindex Volltext

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Suchmöglichkeiten

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Ausblick

06/2007 Pilotbetrieb FB 1 und 3

Weitere Planung:

01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3

Sozialhilfe Asylverfahren Gewerbebetriebe Kindergärten Pläne (Bauamt) eventuell externe Vergabe notwendig

Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

Ausblick

Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus.

Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit

wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!