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Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de Biblioteca de la Universidad

Csar Vallejo

I. RESUMEN

EJECUTIVO

TITULO DEL PROYECTO

PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DEL

SISTEMA GESTIN DE BIBLIOTECA UCV

RESPONSABLE

PROF. FERNANDO

QUEZADA GONZALEZ

Problema/Oportunidad

La UCV cuenta con una Biblioteca en cada una de sus sedes, es el propsito de la Biblioteca de la sede

Central uniformizar criterios en los servicios, la evaluacin y descarte, adquisicin, actualizacin

considerando las mallas curriculares, procesamiento tcnico y la sistematizacin de la informacin

existente en los diferentes formatos, asimismo, capacitar al personal en el rea de servicios

bibliotecarios y atencin al cliente.

La biblioteca es parte importante en el proceso enseanza-aprendizaje e investigacin y sus servicios

deben ser de calidad y satisfacer las necesidades de la comunidad acadmica y comunidad externa, lo

que permitir evaluar la eficacia y causar impacto en nuestros competidores.

Objetivo General:

El objetivo de la Biblioteca de la UCV es facilitar a los miembros de la Comunidad Universitaria el acceso

a la informacin cientfica, tcnica y profesional como apoyo a sus actividades de docencia,

investigacin y extensin, a travs de un servicio eficiente y de gestin de recursos reales y virtuales.

Objetivos especficos

1. Proporcionar a los usuarios recursos y servicios bibliotecarios, que satisfagan sus

necesidades.2.

Desarrollar colecciones en apoyo a las funciones sustantivas de la actividad acadmica

de la Universidad Csar Vallejo.

3. Gestionar y desarrollar recursos de informacin en los distintos soportes y formatos

por medio de la compra, donacin o canje del recurso informativo.

4. Participar activamente en el proceso enseanza-aprendizaje de los usuarios, mediante

un programa de capacitacin considerando el uso de la biblioteca.

5. Contribuir activamente en la actualizacin de las bibliografas bsicas de los

programas de estudio de las carreras impartidas por la Universidad.

6.

Participar en redes de informacin bibliotecaria, tanto a nivel nacional como

internacional con el fin de lograr alianzas estratgicas.

7. Mantener comunicacin permanente con las diferentes reas acadmicas a fin de

darles a conocer todos los beneficios que ofrece la biblioteca a favor de nuestros

usuarios.

Resultado

Un Sistema de Gestin de Biblioteca implementado

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Documentos a entregar

Proyecto de implementacin: SIGEBI 2009

Mapa de procesos: Gestin y Servicios

Poltica y objetivos de Extensin: Direccin de Planificacin

Registro de Planificacin de Objetivos (Formato S2)

Descripcin del Sistema

Manual de procesos y procedimientos: Reglamento de Servicios

Manual de funciones: MOF

Informes de avance de implementacin de proyecto

Informe final

Criterios de evaluacin

1. Resultado del diagnstico: 100% de implementacin.

2.

Realizacin del proyecto dentro de tiempo y presupuesto establecido: 1 ao

3. Servicio de calidad/personal capacitado

4. Satisfaccin del usuario: 80%

Riesgos/Suposiciones

Riesgo:

1.

Si la adquisicin del RI se realiza sin considerar las necesidades de la curricula de cadaescuela, no se apoyara en el proceso enseanza, aprendizaje e investigacin.

2.

Los Directores y docentes de las escuelas profesionales deben estar en permanente

comunicacin con la Biblioteca e intervenir directamente en seleccin y evaluacin

del R.I., para poder diseminar al estamento estudiantil la bibliografa existente y de

su inters

3. Si la biblioteca no cuenta con ordenadores de ltima generacin, no se podra brindar

un servicio ptimo en lo referente a la informacin de Las bases de datos que brinda la

biblioteca virtual.

Suposiciones:

1.

En el proceso de adquisicin del RI se cuenta con el apoyo de la Alta Direccin.

2.

En la designacin de ordenadores de ltima generacin.- contar con el apoyo de la

Alta Direccin y el DTI.

3. Personal de la Biblioteca est dispuesto a colaborar.

Equipo de trabajo

Vicerrectorado Acadmico, Direccin de Planificacin, Direccin de Administracin y

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Finanzas, Biblioteca Central en coordinacin con cada una de las Jefaturas de las Bibliotecas

de las Filiales.

Fecha lmite

18 de abril del 2011

Limitaciones de recursos humanos

No ms de 25% de tiempo de los miembros de equipo de trabajo de la Biblioteca participan en

la implementacin del Sistema. (Los integrantes de equipo tienen funciones propias del cargo)

Limitaciones de recursos financieros:

Costo aproximado: S/. 14,648.89

Se debe considerar lo programado en el Plan Operativo y las necesidades prioritarias de la

Biblioteca que se presentan en el proceso de autoevaluacin, acreditacin y certificacin, con

la finalidad de dar cumplimiento a los indicadores establecidos.

Limitaciones organizacionales

Comunidad acadmica no se involucra en la seleccin y adquisicin del recurso informativo y

visita poco la Biblioteca.

Se debe realizar permanentemente mantenimiento y repotenciacin de los ordenadores

existentes en la biblioteca, hasta que se decida el reemplazo con equipos de ltima

generacin.Formacin del Comit de Evaluacin y descarte del fondo bibliogrfico.

Prioridades del proyecto

1. Objetivos

2. Tiempo

3.

Recursos

Elaborado por :

Prof. Fernando Quezada Gonzlez y

Lic. Lourdes Mendoza Figueroa

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II. FUNDAMENTACIN

Las bibliotecas universitarias estn inmersas en un entorno globalizado donde se

manifiestan cambios radicales, con la necesidad de incorporar herramientas y

estrategias administrativas que logren la eficiencia, productividad con calidad,

competitividad, mejora continua, el aumento de la satisfaccin de los usuarios que

demandan productos y servicios; en un escenario acadmico cada vez ms preparado

donde las instituciones de educacin superior buscan la acreditacin institucional,

para lo cual la biblioteca debe asumir un rol importante en el proceso, elevando

significativamente su nivel de competencias.

El propsito de este proyecto es lograr que en la Biblioteca de la Universidad Cesar

Vallejo sistematiza la experiencia adquirida, se definan los procesos que contribuyen

al logro de servicios de calidad y mantener los procesos bajo control, proporcionandouna base para la mejora continua con el objeto de incrementar la satisfaccin de los

usuarios, razn de ser de la biblioteca.

III. DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECFICOS DE PROYECTO

OBJETIVOS ESPECFICOS INDICADOR METAElaborar un diagnstico de sistema de gestin de

Biblioteca

Existencia del informe del diagnstico

del servicio de Biblioteca

Un documento elaborado

Elaborar e implementar el Sistema de gestin de

la Biblioteca.

Existencia de la documentacin quejustifica la implementacin del sistema

La Universidad cuenta con losdocumentos necesarios

Implementar estrategias de evaluacin de losservicios con mejoras continuas para el Sistema.

Existencia de Planes de Mejora delSistema de Gestin de la Biblioteca.

Sistema de Gestin de laBiblioteca implementado ymejorado: Lograr servicio decalidad y satisfaccin delusuario.

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IV. ESPECIFICACIONES DE LAS ACTIVIDADES

IMPLEMENTACIN DEL SIGEBI

Elaboracin de Proyecto Realizacin delDiagnstico

Revisin de los

resultados de auditoria

Acciones CorrectivasNo. 1

Revisin de los

resultados de auditoria

Acciones Correctivas

No. 2

Elaboracin de los

Informes de

avance No. 1 y 2

Reunin decoordinacin:

control riesgos

Entrega de Documentos

Elaborados

Elaboracin del InformeFinal

Presentacin de losResultados de Proyecto

al VicerrectoradoAcadmico.

PLANIFICACION IMPLEMENTACIN SEGUIMIENTO CONTROL CIERRE

Elaboracin de polticas y

objetivos del sistema

Elaboracin del

Reglamento Interno de

Servicios

Identificacin ydocumentacin de

procesos, procedimientos,funciones

Capacitacin en la sede

central

Capacitacin en L ima San

Juan

Capacitacin en Piura

Capacitacin en Chiclayo

Capacitacin en Chimbote

Capacitacin en Tarapoto

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V. ESTIMACIN DE LA DURACIN DE PROYECTO

NOMBRE DE TAREA DURACIN

Proyecto Total 447 dasPLANIFICACIN 5 das

Elaboracin de proyecto 5 das

IMPLEMENTACIN 306 das

Realizacin del diagnstico 5 das

Elaboracin de polticas y objetivos del sistema 3 das

Elaboracin del Reglamento Interno de Servicios 5 das

Identificacin y documentacin de procesos,procedimientos, funciones

51 das

Capacitacin en la sede central 1 da

Despliegue del sistema y de la documentacin 44 dasCapacitacin en Lima Los Olivos 2 das

Capacitacin en Lima San Juan 2 das

Capacitacin en Piura 2 das

Capacitacin en Chiclayo 2 das

Capacitacin en Chimbote 2 das

Capacitacin en Tarapoto 2 das

SEGUIMIENTO 72 das

Revisin de los resultados de auditoria 2 das

Acciones correctivas No. 1 40 das

Revisin de los resultados de auditoria 3 das

Accin correctiva No. 2 17 das

CONTROL 171 das

Elaboracin de los informes de avance No. 1 2 das

Reunin de coordinacin -control de riesgos ydesviaciones No. 1

1 da

Elaboracin de informe de avance No. 2 5 das

Reunin de coordinacin -control de riesgos ydesviaciones No. 2

1 da

CIERRE 46 das

Entrega de documentos elaborados 20 das

Elaboracin de informe final 23 das

Presentacin de los Resultados del proyecto alVice-Acad

3 das

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VI. DETERMINACIN DE LA RUTA CRITICA

Elaboracin de

polticas y

objetivos del sist

Elaboracin del

Reglam ento

Interno de Servici

Identificacin y

documentacin

de procesos, pro

Capacitacin en

la sede central

Despliegue del

sis tema y de la

documentacin

Capacitacin en

Lima Lo s Olivos

Capacitacin en

Lima San Juan

Capacitacin en

Piura

Capacitacin en

Chiclayo

Capacitacin en

Chimbote

Capacitacin en

Tarapoto

Revisin de los

resultados de

auditoria

Revisin de los

resultados de

auditoria

Accin correcti va

No. 2

Elaboracin de

los informes de

avance No. 1

Reunin de

coordinacin

-control de riesg

Elaboracin de

informe de

avance No. 2

Entrega de

documentos

elaborados

Elaboracin de

informe final

Realizacin del

diagnstico

Reunin de

coordinacin

-control de riesgo

Acciones

correctivas No. 1

Presentacin de

los Resultados

del p royecto al Vi

Elaboracin de

proyecto

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VII. CRONOGRAMA

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VIII.

DETERMINACIN DE RECURSOS.

A.

RECURSOS HUMANOS.

NOMBRE DE RECURSO COSTO DAS DE TRABAJOJuan Fernando Quezada Gonzlez S/. 4,008.81 481.25 horas

Lourdes Mendoza Figueroa S/. 2,173.94 347.83 horas

David Contreras Garca S/. 1,266.30 304.4 horas

Claudia Pilco Cartolin S/. 100.00 16 horas

Carlos Elio Moreno Herrera S/. 50.00 8 horas

Maria Casanova Correa S/. 15.00 2.4 horas

Carlos Cabello Camacho S/. 12.48 2.4 horas

Mara Florian Cedrn S/. 12.48 2.4 horas

Lady Roque Roque S/. 15.00 2.4 horas

Cecilia Tarrillo Delgado S/. 8.76 2.4 horas

Zoila Prez Saldaa S/. 8.76 2.4 horas

Olenka Murga Prado S/. 8.76 2.4 horas

Paolo Cuya Chamilco /Lima S/. 124.80 16 horas

Jose Luis Esteves Troncos S/. 50.00 8 horas

Janina Flores Tiglla S/. 41.60 8 horas

Manuel Cayotopa Nez S/. 50.00 8 horas

OTUZCO S/. 7,946.69 1,214.28 horas

B.

RECURSOS MATERIALES.

MATERIAL COSTO CANTIDAD

Papel bond S/. 48.00 1,600

Impresiones S/. 145.00 1,450

Lapiceros S/. 1.80 3

Archivador de palanca S/. 24.00 6

Copias S/. 115.00 2,300

Papel impresin S/. 10.00 100

Archivadores de palanca S/. 16.00 4

TOTAL S/. 359.80

C.

RECURSOS FINANCIEROS.

NOMBRE DEL RECURSO COSTO

Equipo de Cmputo S/. 730.40

Consultor 1 S/. 5,200.00

Gastos indirectos S/. 412.00

TOTAL S/. 6,342.40

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IX.

CALCULO DE COSTOS.

ACTIVIDAD COSTO

Proyecto Total S/. 14,648.89

PLANIFICACIN S/. 301.18

Elaboracin de proyecto S/. 301.18

IMPLEMENTACIN S/. 11,362.87

Realizacin del diagnstico S/. 164.44

Elaboracin de polticas y objetivos del sistema S/. 57.21

Elaboracin del Reglamento Interno de Servicios S/. 269.38

Identificacin y documentacin de procesos, procedimientos, funciones S/. 2,405.01

Capacitacin en la sede central S/. 540.88

Despliegue del sistema y de la documentacin S/. 2,661.54

Capacitacin en Lima Los Olivos S/. 920.40

Capacitacin en Lima San Juan S/. 920.40Capacitacin en Piura S/. 858.00

Capacitacin en Chiclayo S/. 849.60

Capacitacin en Chimbote S/. 858.00

Capacitacin en Tarapoto S/. 858.00

SEGUIMIENTO S/. 323.66

Revisin de los resultados de auditoria S/. 137.54

Acciones correctivas No. 1 S/. 0.00

Revisin de los resultados de auditoria S/. 186.12

Accin correctiva No. 2 S/. 0.00

CONTROL S/. 551.94Elaboracin de los informes de avance No. 1 S/. 133.62

Reunin de coordinacin -control de riesgos y desviaciones No. 1 S/. 48.98

Elaboracin de informe de avance No. 2 S/. 313.70

Reunin de coordinacin -control de riesgos y desviaciones No. 2 S/. 55.64

CIERRE S/. 2,109.25

Entrega de documentos elaborados S/. 863.84

Elaboracin de informe final S/. 1,146.95

Presentacin de los Resultados del proyecto al Vice-Acad S/. 98.46

X. FINANCIAMIENTO.-El proyecto ser financiado por la Universidad Cesar Vallejo.

XI. GERENCIA DEL PROYECTOa. Coordinador del Proyecto: Prof. Fernando Quezada Gonzlez, Director de la biblioteca

UCV con asesoramiento permanente de la Direccin de Planificacin, UCV.

b. Equipo de Trabajo: Conformado por el Prof. Fernando Quezada Gonzlez (Director),

Lic. Lourdes Mendoza Figueroa (Asistente de la Direccin), Seor David Contreras

Garca (Asistente Soporte Tcnico) y los Jefes de Biblioteca de las Filiales.

c.

Funciones del Coordinador:1. Dirigir y liderar el proyecto sistema de gestin de biblioteca.

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2. Fomentar, facilitar y coordinar el desarrollo del Proyecto en la UCV.

3. Orientar a cada uno de los miembros responsables de las bibliotecas del sistema.

4. Estar en constante comunicacin con la Alta Direccin y con los responsables del

proyecto en las filiales.

5.

Presidir las reuniones de su equipo de trabajo.6. Elaborar y presentar los informes de avance del proyecto.

d. Mecanismos de Evaluacin y Control.- El coordinador del proyecto presentar los

informes segn el cronograma establecido, indicando el estado de avance del

proyecto, ejecucin de presupuesto, logro de objetivos y metas propuestas, e

indicadores. Estos informes se discutirn en las reuniones del Comit de Calidad y

Directorio de la UCV.

Prof. Fernando Quezada Gonzlez

Director

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