F ORMATION À L ATTENTION DES PORTEURS DE PROJETS DE CO - DÉVELOPPEMENT L ES GRANDES LIGNES D UN...
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FORMATION À L’ATTENTION DES PORTEURS DE PROJETS DE CO-DÉVELOPPEMENT
LES GRANDES LIGNES D’UN PROJET DE DÉVELOPPEMENT:
POURQUOI ET COMMENT FAIRE?
1
FIA/ISM
2
PROGRAMME DE LA JOURNÉE 1. De l’idée au projet
1.1. Cycle de projet Exercice: se situer dans le cycle projet - individuel
1.2. Identification du projet 1.3. Réflexions sur le cadre logique
Exercice : Remettre en ordre un projet – en plénière
Exercice: Atelier de construction du cadre logique – en demi-groupe
2. La mise en œuvre : Planification et suivi des activités
3. Le Suivi-Evaluation : 3.1. Qu’est-ce que le suivi 3.2. Indicateurs et matrices
Exercice : Réflechir à ses indicateurs - individuels
3.3. Evaluation: généralités et critères 3.4. Les différentes formes et la méthode
4. Conclusion: l’importance de la formalisation des connaissances
3
OBJECTIF D’APPRENTISSAGE
Plus qu’acquérir un savoir faire précis, avoir une vision globale de la pratique du projet de développement: de l’identification à l’évaluation.
Connaitre les clés des différentes étapes pour mieux envisager les premières
En fonction de vos niveaux d’avancements, quels points souhaitez vous le plus approfondir?
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1. DE L’IDEE AU PROJET
1.1. LE CYCLE DU PROJET1.2. IDENTIFICATION1.3. LE CADRE LOGIQUE
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1. DE L’IDEE AU PROJET1.1. LE CYCLE DU PROJET
Les Grandes phases de la vie d’un projet
L’inscription dans une stratégie et un cadre général
En macro: Identifier les politiques, les stratégies et objectifs généraux existants
En micro: Définir les domaines d’actions préférentiels et les grands principes
lecture et recherche bibliographique, connaissances personnelles, relations, etc.
L'identification
Déceler les problèmes à traiter et leurs causes, les confronter à des solutions et dessiner une ébauche de réalisation
arbre à problèmes et arbre à solution, ateliers participatifs, FFOM, etc..
La formulationDéfinir les objectifs et les composantes du projet, les activités à accomplir, les moyens, le budget, le calendrier et l'organisation pour réaliser ces actions. Document de projet accepté par l’ensemble des parties, cadre logique, etc.
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La mise en œuvre et le suivi
Mener à bien toutes les activités et réalisations inscrites dans le projet
Deux choses à suivre, au fur et à mesure de l’avancement du projet :• La réalisation des activités (la « logistique du projet »)
Chronogramme d’activité, fiches de suivi, etc.
• La concordance des résultats avec les objectifs (le suivi des résultats)
Système de suivi des indicateurs, matrice des indicateurs, etc.
L'évaluation:
Examiner les relations de cause à effet conduisant des moyens aux objectifs, afin de comprendre pourquoi certains objectifs n'ont pas été atteints, à un temps défini (au milieu du projet, en fin de projet, 2 ans après)
Les 5 critères de l’évaluation, les enquêtes, l’observation, etc.
1. DE L’IDEE AU PROJET1.1. LE CYCLE DU PROJET
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Et rebelote: l’identification, la formulation….
1. DE L’IDEE AU PROJET1.1. LE CYCLE DU PROJET
Stratégie, cadre
général
Identification
Formulation
Mise en œuvre et
Suivi
EvaluationEt
Capitalisation
8
Exercice - 10 minSe situer dans le cycle du projetEn un tour de table, expliquez où se situe le projet
de votre association
1. DE L’IDEE AU PROJET1.1. LE CYCLE DU PROJET
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Diagramme qui englobe tout ce qui concerne un problème donné Conséquences = branches Problème = tronc Causes = racines
Approfondir la réflexion et augmenter la cohérence entre toutes les sources d’informations Bibliographique Des techniciens Des bénéficiaires/villageois/citadins… Des organisations qui travaillent sur le domaine Des partenaires Des autorités… A réfléchir avec un maximum de parties prenantes
1. DE L’IDEE AU PROJET1.2. IDENTIFICATION : EX DE L’ARBRE À PROBLÈME
10
Problème:Prolifération de parasites
Ne pas formuler manque de pesticides
Mauvaise qualitéde la production
Moindre rendement
Conséquences
Perte pendant stockage
Mauvaises ventesPrix bas
Perte de revenus
Difficultés d’accèsaux pesticides
Itinéraire technique mal maitrisé
Manque de moyens
Rupture de stocks fréquents
Semis trop denseet trop tardif
Variétés inadaptées
Causes
1. DE L’IDEE AU PROJET1.2. IDENTIFICATION
Manque de moyens
11
MoyensActions
Objectifs globauxFins
11
Problème:Prolifération de parasites
Difficultés d’accèsaux pesticides
Itinéraire technique mal maitrisé
Micro-crédit Rupture de stocks fréquents
Semis trop denseet trop tardif
Variétés inadaptées
Mauvaise qualitéde la production
Moindre rendement
Perte pendant stockage
Mauvaises ventesPrix bas
Perte de revenus
Diminution des dommages par les parasites
Amélioration de l’accessibilité aux pesticides
Organisation d’une centrale d’achat
Formation sur les techniques de semis
Amélioration desitinéraires techniques
Mise en place de champsécoles pour l’introduction de nouvelles variétés
Amélioration de la qualité
Meilleur stockage, Répartition des ventes
Ventes à prix élevés
Meilleursrendements
Augmentation des revenus
1. DE L’IDEE AU PROJET1.2. IDENTIFICATION
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Définition Outil visuel qui permet de comprendre
rapidement le montage d’un projet Objectifs
Répondre aux besoins de clarté des bailleurs et partenaires des projets
Pendant le montage: s’assurer que les bonnes questions sont posées, que le projet est cohérent
Pendant la mise en œuvre: actualiser les données et ne pas se perdre (se remettre en question)
LOGIQUE D’INTERVENTION
Chaine de résultats
INDICATEURS OBJECTIVEMENT
VERIFIABLES
SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES
OBJECTIF(S) GLOBAL(UX)
OBJECTIF DU PROJET
Hypothèses
RESULTATS INTERMEDIAIRES
Hypothèses
ACTIVITES
Intrants
Budget
Hypothèses
Condition(s) préalable(s)
1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE
13
LOGIQUE D’INTERVENTION
Chaine de résultats
INDICATEURS OBJECTIVEMENT
VERIFIABLES
SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES
OBJECTIF(S) GLOBAL(UX)
OBJECTIF DU PROJET
Hypothèses
RESULTATS INTERMEDIAIRES
Hypothèses
ACTIVITES
Intrants
Budget
Hypothèses
Condition(s) préalable(s)
1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE
Outillage, intrants, semences, personnel, matériel…
Formation, distribution de kits de matériels agricoles, organisation de voyages d’échanges entre paysans
Augmentation des capacités de production des paysans
Améliorer le revenu des exploitations agricoles familiales
Réduire la pauvreté rurale
Intrants
Taches exécutées dans le cadre du
projet
Avantages/bénéfices/produits résultants de la réalisation des activités
Réponse aux OMD, à un problème général
Le bénéfices sert à répondre à
un/plusieurs objectifs
Intrants
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Exercice - 10 minReconstituer la chaine de résultat du projet
suivant :Centre d’accueil ‘les Oliviers’ de l’association ‘Les
petits amis’
1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE
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1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE - EXERCICE
Objectifs général :
Objectif(s) spécifique(s) :
Résultats attendus :
Activités :
Source de financements :
La capacité d’accueil du centre a été augmenté à une centaine d’enfants
Améliorer l’existence des enfants orphelins et restavec (en domesticité)
- Confection de paquets cadeaux- Organisations de barbecues, gala de charité, concert de gospel, braderie- Participation à la fête des associations de la ville de Choisy le roi, aux brocantes
Epanouissement physique, intellectuel et bien-être moral des enfants
Tous les enfants ont reçu une formation
-Acheter le terrain-Contractualiser avec un entrepreneur-Dessiner les plans-Construire la maison-Dialoguer avec les services sociaux…
-Organiser des maraudes pour les enfants-Informer les quartiers sur l’existence du centre-Organiser un atelier participatif sur les thèmes des formations.-Contacter les services locaux de l’enseignement-…
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LOGIQUE D’INTERVENTION
Chaine de résultats
INDICATEURS OBJECTIVEMENT
VERIFIABLES
SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES
OBJECTIF(S) GLOBAL(UX)
OBJECTIF DU PROJET
Hypothèses
RESULTATS AtTTENDUS
Hypothèses
ACTIVITES
Intrants
Budget
Hypothèses
Condition(s) préalable(s)
Objectif des IOV:
calculer l’avancement du projet et son impact sur les bénéficiaires
Suivi et évaluation
1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE
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LOGIQUE D’INTERVENTION
Chaine de résultats
INDICATEURS OBJECTIVEMENT
VERIFIABLES
SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES
OBJECTIF(S) GLOBAL(UX)
OBJECTIF DU PROJET
Hypothèses
RESULTATS INTERMEDIAIRES
Hypothèses
ACTIVITES
Intrants
Budget
Hypothèses
Condition(s) préalable(s)
Conditions nécessaires qui doivent exister si l'on veut que les rapports de cause à effet
entre les niveaux des résultats se déroulent tels que prévusDiagnostic pré-projet
Analyses régulières de l’environnement
SI…Environ-nement
favorableFacteurs internes
Facteurs externes
Hiérarchie des résultatsHiérarchie des résultats
Objectif
Augmentation de la production de riz.
Objectif
Augmentation de la production de riz.
Résultats intermédiaires
Réalisation du programme de vulgarisation.
Résultats intermédiaires
Réalisation du programme de vulgarisation. 60 cm de pluie avant le …et…
60 cm de pluie avant le …et…
ETSI
ALORS
Hypothèses et risquesHypothèses et risques
1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE
Gérer les hypothèses Ne rien faire = danger Suivre et anticiper:
Modifier la conception: ajouter des activités
Ajouter un nouveau projet Abandonner le projet User de son influence
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1. DE L’IDEE AU PROJET1.3. LE CADRE LOGIQUE
Exercice - 1 h (30 min de travail en groupe et 30 min de restitution)2 groupes. Dans chaque groupe, choisir le projet d’un
participant (déjà formulé) et construire son cadre logique (colonnes logiques d’intervention et hypothèse) .
Restitution du CL en plénière.
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2. LA MISE EN ŒUVRE
PLANIFICATION ET SUIVI DES ACTIVITÉS
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2. LA MISE EN ŒUVREPLANIFICATION ET GESTION OPÉRATIONNELLE
Outil n°1:Exemple de chronogramme d’activité
Calendrier des travaux d’aménagement de la source de Gbangayanga
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2. LA MISE EN ŒUVREPLANIFICATION ET GESTION OPÉRATIONNELLE
Outil n°2:Exemple de plan d’opération, à dérouler pour chaque activité
NB: chaque activité du cadre logique doit être pensée ainsi, voir même chaque sous-activité « tâche », si l’activité est dense.
Extraction des
agrégats
Leader commu-nautaire
Asso. de jeune du quartier
Organise l’extractio
n
Réalise l’extractio
n
Terrain com-munal entre
église et école
Mi-déc à Fin Janv.
Avec les riverains et
les autorités
municipales
Pèle, pioche, marto-piqueur…
1000FCFA/jeune/jour
Excavation de profondeur et circonférence
souhaitée (…)
22
3. LE SUIVI EVALUATION
3.1. QU’EST-CE QUE LE SUIVI3.2. LES INDICATEURS3.4. LES 5 QUESTIONS DE L’ÉVALUATION3.5. LES DIFFÉRENTES FORMES DE L’ÉVALUATION
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3. LE SUIVI EVALUATION3.1. QU’EST-CE QUE LE SUIVI?
Processus continu, pendant toute la phase de mise en œuvre du projet, de collecte et de traitement d’informations, en interne au projet
vérifier le bon déroulement du projet prendre des mesures correctrices
Activité systématique (quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle, …)
Comparaison de l’évolution du projet aux prévisions
Tous les niveaux de la mise en œuvre (administrative, financière ou opérationnelle)
A partir d’indicateurs
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Indicateur : élément clé permettant d’évaluer un aspect d’un projet Ex: Nombre d’enfants dont la scolarité est assurée
Valeur-cible : description de la mesure de l’IOV recherchée en fin de projet, déterminée en début de projet Ex: En fin de projet, 50 nouveaux enfants seront pris en charge
Méthode de collecte de l’information : moyens mis en œuvre afin d’accéder à la mesure recherchée : réalisation d’enquêtes, d’études statistiques, lecture de publication, recherche de données auprès d’organismes fiables etc. Ex: Aller voir le directeur de l’école ou les services sociaux, etc.
Source de vérification : localisation physique du matériel où sont situées les informations nécessaires pour obtenir la mesure au temps t de l’IOV: documents, rapports, résultats d’enquêtes, d’exercices, etc. Registre d’inscription de l’école communale, rapport des services sociaux, etc.
UN IOV = UN ENSEMBLE DE 4 ÉLÉMENTS DÉFINIS À L’ORIGINE
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
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Temps du projetDébut
de p
roje
t
Fin
de p
roje
t
Détermination de l’IOV:- Indicateur- Valeur-Cible - SDV- Méthode de collecte
t+2t t+1 t+n T final
Objectif : Mesure = Valeur Cible
Mesures de l’indicateur par la mise en œuvre de la méthode
de collecteCréation/archivage d’une
SDV
Si les mesures prises en t, t+1, t+n…, n’évoluent pas vers la Valeur Cible, il faut prendre des mesures correctives
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
26
Spécifique (mesurant un résultat ou une activité précise).
Mesurable (sensible, fiable, facile à recueillir et à analyser).
Acceptable (par tous, pour ce qu’il est (validité scientifique et statistique,
représentativité spatiale et temporelle) et pour ce qu’il coûte)
Réaliste (il est possible d’atteindre la valeur-cible attribuée).
Temporel (mesurable dans la période du projet).
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
27
Indicateurs de performance/résultats : liés aux objectifs immédiats (produits), à moyen terme (effets) ou à long terme (impacts) (Indicateurs demandés par UE)
Indicateurs de processus/d’activités : liés au déroulement des activités
LES INDICATEURS LES PLUS CONNUS…
Performance
Processus
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
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Indicateurs financiers : taux de décaissement, taux d'engagement, ...
Indicateurs de contexte, ou d'environnement : variables indépendantes de l'exécution du projet mais pouvant influencer celui-ci, par exemple le prix des intrants, la pluviométrie, la sympathie des autorités locales…
Ils ne sont pas tous demandés par les bailleurs, mais sont tous importants à suivre.
…MAIS IL EN EXISTE D’AUTRES
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
29
Exercice - 20 minPour votre projet, trouver un indicateur de
performance, un de processus, un financier et un de contexte.
Pour chacun: qualité, valeur-cible, source de vérification et méthode de collecte.
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
30
31
Type de calculs nécessaires pour le cumul des données: somme, moyenne, etc.
Lisibilité et facilité d’interprétation des résultats
Raisonnement en termes prévisionnels (adaptation aux évolutions futures pas seulement accumulation d’informations sur le passé)
Importance de « Commentaires »
!
!
!
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. LES INDICATEURS
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Différence entre Suivi et Evaluation Le suivi:
Processus continu durant le programme, pour détecter/corriger tout écart par rapport aux objectifs opérationnels L’évaluation:
Etude en profondeur effectuée à un moment précis du cycle de vie du projet
L’évaluation se base en grande partie sur les données du suivi (grâce, en partie, aux connaissances récoltées par les indicateurs)
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES
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Différences entre Audit et Evaluation L’audit
Vérifie la légalité et la régularité de la mise en œuvre des ressources (financier, législatif)
L’auditeur a souvent des pouvoirs juridiques L’évaluation
Examine le programme du point de vue de la sociétéL’évaluateur n’a pas de pouvoir, si ce n’est la «bonne
volonté» et la force de ses arguments
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES
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La cohérence : Est-ce que les activités envisagées peuvent être exécutées avec les
moyens proposés ? Est-ce que ces activités garantissent effectivement les résultats
escomptés ? Est-ce que ces résultats vont mener à la réalisation de l’objectif
spécifique ? Est-ce que les suppositions sont réalistes ? Chaine de résultats – Cadre logique
La pertinence : Dans quelle mesure les objectifs de l’intervention correspondent aux
attentes des bénéficiaires, aux besoins du pays, aux priorités globales des partenaires?
Besoins/Objectifs
L’efficacité: Dans quelle mesure les objectifs de l’intervention ont été atteints, ou
sont potentiellement atteints en prenant en compte leur importance relative ?
Objectifs/Résultats
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES
35
L’efficience : Dans quelle mesure les résultats et/ou les effets attendus
ont été obtenus avec le moins de ressources possibles (fonds, expertise, temps, coûts administratifs, etc. ) ?
Moyens / Résultats
Les impacts : Effets à long terme produits par l’intervention, positifs et
négatifs, directs ou indirects, attendus ou inattendus ? Impacts /Besoins
La durabilité : Les bénéfices du projet ont-ils des chances de continuer
une fois le projet clôt/par rapport aux risques ?
3. LE SUIVI EVALUATION3.2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES
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Quatre type d’évaluations en fonction de la place dans le cycle du projet
En début de cycle : Evaluation ex-ante Diagnostic initial, connaissance du milieu pour conception du
projet
En milieu de cycle : Evaluation intermédiaire En plus du suivi, pour affirmer le projet ou le ré-orienter
En fin de cycle : Evaluation finale ou ex-post Connaitre les résultats du projet
Quelques années après la fin du projet : Evaluation d’impact
Connaitre les “vrais” résultats du projet
3. LE SUIVI EVALUATION3.3. LES DIFFÉRENTES FORMES ET LA MÉTHODE
Deux types d’évaluation en fonction du positionnement de l’évaluateur
Interne: Réalisée par le personnel du projet, ou un membre d’une organisation qui le met en place
Externe: Réalisée par une tierce personne, pour un maximum d’ “objectivité”
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Utilisation de la documentation: Travaux antérieurs existants, statistiques officielles, études dans les services techniques
Observations directes: Observation sur le terrain ce qui est normal mais aussi ce qui semble « aberrant », souvent riche d’enseignements
Analyse des indicateurs: Tableau de bord, choix des indicateurs à la fois simples et pertinents pour le suivi des actions et l’appréciation de leurs effets
Enquêtes/entretiens: Grilles ouverte de questions, vérification de certaines hypothèses
Avis des bénéficiaires: B.a.b.a de la démarche d’évaluation: réunion, entretiens parfois en sous groupes
3. LE SUIVI EVALUATION3.3. LES DIFFÉRENTES FORMES ET LA MÉTHODE
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Prévoir l’évaluation longtemps à l’avance La concevoir comme un exercice participatif Ne pas la réaliser dans un moment de crise ou de conflits Doter le projet d’un bon système de suivi alimenté
régulièrement Choisir un évaluateur critique mais constructif et
pédagogue: un animateur Se donner le temps des restitutions pour impliquer
l’ensemble des acteurs Débattre en interne des conclusions
3. LE SUIVI EVALUATION3.3. LES DIFFÉRENTES FORMES ET LA MÉTHODE
39
Définition de l’apprentissage :Processus d’amélioration continue et dynamique dont les principaux éléments sont l’expérience, la connaissance, l’analyse de l’accès et de la pertinence des savoirs personnels
L’apprentissage, pour être propre et crédible, n’est pas automatique, il nécessite un travail de mise en forme!
Problèmes souvent rencontrés: Informations pas toujours transmises en temps Analyse effectuée, mais difficulté à la mettre en forme à l’écrit Importance de la prise de recul, de l’esprit de synthèse et de la
critique constructive.
Lacunes du fait d’un déficit de temps et d’habitude, pas de manque de compétences…
4. CONCLUSION: L’IMPORTANCE DE LA FORMALISATION
DES CONNAISSANCES
40
Formalisation de l’analyseAncrage et mise en valeur des savoirs dans la conscience
commune de l’organisationRetour d’information, Mise en forme et Communication.
Diffuser et travailler sur les informations « en temps réel ». Limite les oublis, et les pertes de perception, Augmente capacités d’adaptation et d’affinage des
résultats de l’analyse.
Assurer la qualité des produits écrits, surtout pour ce qui est de la concision, de la clarté et de la présentation;
Veiller à la communication complète des produits de l’apprentissage et à ce que des mécanismes efficaces d’approbation et de notification soient en place pour éviter d’être pris au dépourvu par des résultats traitant à controverse.
4. CONCLUSION: L’IMPORTANCE DE LA FORMALISATION
DES CONNAISSANCES
41
BON COURAGE!!!