Группа ЛМА ИСИДА 2018 го䈦 · 60 197110, Россия,...
Transcript of Группа ЛМА ИСИДА 2018 го䈦 · 60 197110, Россия,...
Группа ЛМА-ИСИДА
2018 год
Электронное делопроизводство
Система поддерживает классическую схему регистрации документов различных классов . Пример: заполненная карточка входящего документа
Электронные копии документов могут быть удостоверены электронной подписью
Электронное делопроизводство
Активно используются справочники, в том числе иерархические. Справочная информация может потребляться из системы учета кадров либо корпоративного ресурса Microsoft Active Directory
Направление документа на рассмотрение руководителю
Электронное делопроизводство
Отслеживать ход исполнения документа , а также вводить в системы необходимые резолюции руководителей можно на отдельной закладке регистрационно-контрольной карточки
Задания могут быть как групповые, так и индивидуальные.
Признак ответственного исполнителя устанавливается автоматически (соответствующее задание выделяется красным цветом)
Электронное делопроизводство
Для каждой регистрационно-контрольной карточки предусмотрена печатная форма
Электронное делопроизводство
При регистрации документов-ответов (исходящие, внутренние, ответы на обращения граждан) происходит автоматическое связывание с документом-запросом. Таким образом создается документальное «досье» по вопросу. Кроме того, на основании ссылок система автоматически вносит отчеты об исполнении документов
Электронное делопроизводство
Отметка во входящий документ внесена автоматически на основании созданной ссылки
Электронное делопроизводство
Справочник корреспондентов регистраторы наполняют самостоятельно
Электронное делопроизводство
Для бумажной корреспонденции реализована функции печати конвертов (А6, А5, А4, Евро)
Электронное делопроизводство
Технология переписки в электронном виде
применяется для удаленных структурных
подразделений организации. В качестве
транспорта используется корпоративная
система электронной почты
Поддерживаются различные способы отправки электронных документов (СМВЭДО, СМДО)
Электронное делопроизводство
Отслеживается доставка и прочтение электронных документов
Электронное делопроизводство
Обращения граждан – особый класс документов с повышенным уровнем контроля. Все поля соответствуют требованиям законодательства по работе с обращениями граждан
Электронное делопроизводство
Электронное делопроизводство
Для обращений граждан предусмотрен особый вариант печатной формы (ее внешний вид регламентируется законодательством)
Для повторных обращений граждан предусмотрен специальный отчет
Электронное делопроизводство
Для регулярного доклада руководству о ходе исполнения важных документов существует специальная отчетная форма
Электронное делопроизводство
Ряд отчетов формируются в регламентном режиме (по расписанию) для обзора исполнительской дисциплины в целом по организации
Электронное делопроизводство
Технология обработки документов с грифом ДСП (Документ для служебного пользования) либо КТ (Коммерческая тайна) позволяет проконтролировать движение каждого экземпляра документа. Хранит всю историю работы с документом.
Электронное делопроизводство
Все созданные экземпляры и копии документов ДСП/КТ фиксируются в системе. Все операции передачи документов производятся с указанием номера экземпляра/копии (выдача резолюций, рассылка документов).
Электронное делопроизводство
Электронный документооборот
Внешний вид сеанса для сотрудника подразделения. Документы в системе сгруппированы по папкам по различным критериям.
Текст электронного документа для просмотра автоматически преобразуется к формату .pdf
Электронный документооборот
Информация о документе, в том числе ссылки на связанные документы
Электронный документооборот
Выдача дальнейших поручений
Электронный документооборот
Выданные поручения представлены в виде дерева. Справа представлена подробная информация о поручении и журнал, в котором хранится все история работы
Электронный документооборот
Выдача резолюции:- Использование типовых поручений- Выдача отдельных поручений каждому исполнителю- Запрос отчета об исполнении на электронную почту
Назначение контролера
Электронный документооборот
Поручения выданы.Документ поступил исполнителям.
Электронный документооборот
При вводе отчет об исполнении можно использовать персональный справочник типовых отчетов
Если по заданию назначен контролер, требуется согласование отчета об исполнении
Списание документа в дело
Электронный документооборот
Для контролёров предусмотрены следующие папки:
На контроле:- Исполняется- Запрос согласования- Отчет отклонен- Исполнены (за период)
Электронный документооборот
Контролер принимает или отклоняет отчет, переносит срок исполнения или отказывает в переносе. Все решения контроля дублируются исполнителю почтовыми уведомлениями.
Электронный документооборот
Рассылка документа для ознакомления не требует ввода отчета об исполнении, не ставит задание на контроль
Существует альтернативный вход в систему – через уведомления электронной почты
Электронный документооборот
Создание персональных шаблонов резолюций и отчетов, которые наиболее часто используются в работе
Электронный документооборот
Электронный документооборот
Создание персональных списков сотрудников, которым чаще всего выполняется выдача поручений/ рассылка для ознакомления
Электронный документооборот
Сотрудник может самостоятельно делегировать свои полномочия не период отсутствия. От лица руководителя делегировать полномочия может его секретарь.
Создание личных подборок с документами
Электронный документооборот
Электронный документооборот
Создание проектов, запуск процесса согласования. Гибкие возможности по настройке различных типов документов.
Электронный документооборот
Создание документа на основе шаблонов
Электронный документооборот
Заполнение сведений о получателях документа
Электронный документооборот
Заполнение маршрута согласования. Этапы с произвольным и фиксированным составом участников. Параллельное и последовательное прохождение маршрута.
Электронный документооборот
Каждому участнику может быть предоставлена особая процедура согласования, однако в общем случае это подписание документа ( с применением электронной подписи либо без нее), а также возможность вернуть документ на доработку
Электронный документооборот
Реквизиты документа и ссылки на связанные документы
Электронный документооборот
Варианты электронной подписи : простая электронная подпись либо применение сертифицированных криптографических программных средств («Авест», «КриптоПро»)
Электронный документооборот
Все версии документа учитываются, фиксируются причины возврата документов на доработку
Электронный документооборот
Отзыв документа создателем документа
Направление документа на повторное согласование.
Пропуск точки маршрута в случае отсутствия сотрудника и невозможности согласования документа
Возможность заменить сотрудника в точке маршрута
Управление процессом согласования
Электронный документооборот
После завершения процесса согласования документ автоматически регистрируется , для него создается внешнее представление, в которое внедряется регистрационный номер/дата документа, а также отметки о собранных электронных подписях
Особые функции для руководителя
Секретарь готовитпроект резолюции
Особые функции для руководителя
Секретарь делает цветные закладки в тексте документа для быстрого чтения объемных документов
Особые функции для руководителя
Секретарь дает комментарии по тексту документа
Особые функции для руководителя
Секретарь создает подборку документов для руководителя в общей папке
Установка различных приоритетов для организации почты руководителя («В первую очередь» , «Важно»)
Особые функции для руководителя
Особые функции для руководителя
Для руководителя специальным знаком отмечены документы, по которым секретарь подготовил проект резолюции
Особые функции для руководителя
Руководитель читает документ, включая закладки и комментарии секретаря
Руководитель одобряет проект резолюции
Особые функции для руководителя
Руководитель пользуется подборкой документов, подготовленных секретарем
Работа на мобильных устройствах
Мобильное приложение ISIDA DMS Mobile является составной частью Системы электронного документооборота ISIDA DMS и предназначено для работы в системе с использованием портативного мобильного устройства (смартфона) под управлением операционных систем iOS или Android.
Мобильное приложение ISIDA DMS Mobile позволяет:- оперативно получать документы для рассмотрения; - искать и просматривать документы;- знакомиться с резолюциями; - выдавать поручения;- вводить отметки об исполнении.
Работа на мобильных устройствах
После авторизации на экран мобильного устройства выводится список документов, ожидающих обработки (рассмотрения или подписания).
Работа на мобильных устройствах
Предоставляется возможность читать текст документа на экране мобильного устройства; при этом можно удобно листать страницы и масштабировать изображение.
Работа на мобильных устройствах
Карточка документа содержит реквизиты документа, информацию об электронных подписях, ссылки на связанные документы.
Работа на мобильных устройствах
По кнопке «Резолюции» выполняется переход на форму просмотра резолюций по документу.
Работа на мобильных устройствах
Функция «Выдача резолюций» позволяет выдавать задания (поручения) по поступившему документу.
Работа на мобильных устройствах
Можно ввести отметку об исполнении задания (поручения).
60
197110, Россия, Санкт-Петербург, ул. Красного Курсанта, д. 25 лит. Ж, бизнес-центр «АйТи-Парк».
Тел.: +7 (812) 309-25-94, +7 (812) 610-55-64.Факс: +7 (812) 610-55-65.
115191, Россия, Москва, Гамсоновский пер., д. 2, стр. 1, бизнес-центр «Центр-Т».
Тел.: +7 (495) 668-06-61, +7 (499) 703-15-46.Факс: +7 (495) 781-97-35.
E-mail: [email protected] Internet: http://www.labma.ru
Лаборатория модульной автоматизацииЗАО «ЛМА»
220141, Беларусь, Минск, пр. Независимости, 168, корп. 2. 210032, Беларусь, Витебск, пр. Строителей, 11а.Тел.: +375 (17) 268-13-00, факс: +375 (17) 268-13-05. Тел./факс: +375 (212) 273-000, 273-127.
E-mail: [email protected] Internet: http://www.isida.by
ИСИДА-ИНФОРМАТИКАООО «Исида-Информатика»
© ЗАО «ЛМА», 2016
© ООО «Исида-Информатика», 2016
Код документа: 3.1.4222(2.1).
Дата редакции: 04.04.2019.
Информация для контактов