Совершенствуем Делопроизводствоbek.sibadi.org › fulltext ›...

МИХАИЛ КОЗЛОВ

Совершенствуем Делопроизводствои документационное обеспечение управления

при помощи технологий Cognitive Technologies

СОВЕРШЕНСТВУЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ã1995–1997, Михаил Козлов117312 • Москва • Россия • Проспект 60–летия Октября • 9 • 709

Телефон (095)135.55.10 • Факс (095)135.50.88 • E–Mail: [email protected]

ОГЛАВЛЕНИЕОГЛАВЛЕНИЕ__________________________1

Введение_____________________________4Цели и задачи данной книги_____________7

Для кого, в первую очередь, предназначена эта книга? 8Для руководителей служб документационного обеспечения управления и секретариатов 8Для руководителей служб автоматизации предприятий 8Для информационных компаний, занимающихся автоматизацией делопроизводства 8Для руководителей предприятий, организаций, ведомств и фирм 8

Принципы построения__________________8

Использованные источники._____________9

Структура книги______________________13

ЗАДАЧИ И ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ» 14

1.1. Структура и функции ЗАО «Компания «АБВ» 14

1.2. Организация Документационного Обеспечения Управления Предприятием 16

1.3. Составление и оформление документов 17

1.4. Технология работы с документами__18

1.5. Систематизация документов________19

КАК УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ». 20

2.1. Разработка нормативно–организационных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ__________________________20

2.2. Рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно–распорядительных документов._________24

Бланки._________________________________27Оформление реквизитов документов________28

Приказы________________________________32Протоколы______________________________33Акты___________________________________34Справки________________________________35Письма_________________________________35

2.3. Совершенствование технологии обработки документов 35Автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов 35

2.4. Систематизация документов________35Опись__________________________________35

Автоматизация Документационного Обеспечения Управления в ЗАО «Компания «АБВ» на базе технологии Евфрат 97_________35

Создание Документов Компании "АБВ"_35

Регистрация Исходящих Писем Компании "АБВ" 35

Регистрация Входящих Писем Компании "АБВ" 35

Контроль Исполнения_________________35

Передача документов__________________35

Перевод документа из оперативного состояние на Архивное Хранение 35

Поиск Документов в Архиве____________35

Разграничение прав пользователей по доступу к документам 35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ_______________________35

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 35

1. Источники__________________________351.1. Опубликованные_____________________351.2. Неопубликованные____________________35

2. Литература_________________________35

Список сокращений___________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №1. Общий бланк ЗАО «Компания «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №2___________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №3___________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №4___________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №5___________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №6. ПРОТОКОЛ ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №7. ФОРМА АКТА ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №8. ПОЛОЖЕНИЕ О СЕКРЕТАРИАТЕ 351. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ_________________352. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ_________________353. ПРАВА_______________________________35

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ__________________355. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ_________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №9. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ–РЕФЕРЕНТА 351. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ_________________352. ФУНКЦИИ____________________________353. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ_______354. ПРАВА_______________________________355. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ__________________356. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ___35

ПРИЛОЖЕНИЕ №10. ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №11. ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №12. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ_____35

ПРИЛОЖЕНИЕ №13. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ_______35

ПРИЛОЖЕНИЕ №14. ФОРМА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №15. ФОРМА УКАЗАНИЯ 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №16. ФОРМА ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА______________________________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №17. ФОРМА АКТА___35

ПРИЛОЖЕНИЕ №18. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ______35

ПРИЛОЖЕНИЕ №19. Форма номенклатуры дел ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №20. ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»___________________35

ПРИЛОЖЕНИЕ №21. ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ______35

ПРИЛОЖЕНИЕ №22. ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №23. ФОРМА ЛИСТА–ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №24. ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ» 35

ПРИЛОЖЕНИЕ №25. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЮ 351. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ_________________352. ФУНКЦИИ____________________________353. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ_______354. ПРАВА_______________________________355. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ__________________356. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ_________35

Индекс______________________________35

ВведениеНачинаем

Внастоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

О П Р Е Д Е Л Е Н И Я

?1 Документаци-

онное

обеспе-

чение

управления

(ДОУ) охва-

тывает

вопросы

документиро

вания,

организации

работы с до-

кументами в

процессе

осуще-

ствления

управления

и система-

тизацию

архивного

хранения

документов.

?2 Документиро-

вание

представ-

ляет собой

создание

документов,

т. е. их со-

ставление

оформление

со-

гласование и

из-

готовление.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

0Получения информации1Ее переработки2Анализа, подготовки и принятия решенияВсе эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема–передачи информации, правильной постановки справочно–информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

3Сокращение информационных потоков до оптимального минимума4Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и

передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

5руководство теряет целостную картину происходящего;6структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг

друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность.

О П Р Е Д Е Л Е Н И Я

?3 Делопроиз-

водство:

комплекс

мероприятий

по обеспече-

нию ДОУ

предприятия

или ор-

ганизации.

Иногда

говорят, что

ДОУ

является

основной

функцией

делопроиз-

водства.

?4 Документо-

оборот:

движение

документов в

рамках ДОУ.

Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

7это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

8приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

9для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

10оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря–референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур1.

Как уже отмечалось выше, одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его Управления. Следствием

1 Поясним более подробно. Автоматизация рабочих мест решает прикладные задачи, стоящие перед сотрудниками организации (бухгалтерский учет, торговля, складской учет, управление направлением и т.д.) и, как правило, осуществляется на базе продуктов разных поставщиков.

С нашей точки зрения ошибкой является попытка решать делопроизводственные задачи в рамках автоматизации прикладных процедур, т.к. это приводит к нарушению принципов ведения делопроизводства по единым правилам в масштабах всей организации из–за разных представлений разработчиков АРМ о сущности ДОУ и несовместимости продуктов разных производителей.

Делопроизводственные функции должны выполняться независимо от всех остальных. В масштабе всего предприятия и по единым правилам на базе Единой Системы Управления Документами (ЕСУД). Прикладные задачи должны обращаться к системе ведения делопроизводства в моменты обработки информации для проверки правильности и корректности своих действий.

Таким образом, делопроизводство должно автоматизироваться независимо от прикладных задач в рамках отдельной системы и, желательно, до них во избежание проблем совместимости протоколов передачи информации и форматов представления данных. Далее на базе ЕСУД могут функционировать отдельные рабочие места, автоматизирующие различные прикладные задачи.

качественного управления будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в Управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (см. Рис. 1)

Человеческие Ресурсы

МаркетингБизнес-план

Учет

Финансы

Экономика

ВзаимодействиеСтруктур

Структуры

Делопроизводство (Документационное Обеспечение Управления)

Программно-технические платформы & Коммуникации

Прикладные Информационные Системы

Рисунок 1. Компоненты Управления Предприятиями и Организациями. Источник: Эксперт, Cognitive Technologies

На рисунке видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на Документационное Обеспечение Управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.

Система автоматизации (а именно — Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно–технические платформы предприятия.

Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.

?5 О П Р Е Д Е Л Е Н И Я

?6 Организация

работы с

доку-

ментами —

обеспечение

движения, по-

иска,

хранения и

использовани

я документов.

?7 Системати-

зация архив-

ного

хранения

документов

—

определение

правил

хранения

создаваемой

в

организации

информации,

ее поиска и

исполь-

зования для

поддержки

принятия

управленческ

их и других

решений.

С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий, прикладные информационные системы должны опираться на программно–технические платформы и Единую Систему Автоматизации Делопроизводства для достижения целей обеспечения максимально качественного управления.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

1. Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2. Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Для решения второй — мы рекомендуем обратить внимание на технологии, предлагаемые компанией Cognitive Technologies.

Цели и задачи данной книгиЦелью данной книги является совершенствование Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) организаций и предприятий на базе опыта, накопленного за последние 175 лет в этой области, и новейших технологий автоматизации делопроизводства.

Основной задачей мы видели создание, насколько это конечно возможно, универсального свода правил и рекомендаций по совершенствованию и автоматизации ДОУ. Они могут быть полезными для сотрудников предприятий, организаций и фирм, по долгу службы отвечающих за работу с документами и автоматизации этой деятельности, с учетом современной ситуации.

Для кого, в первую очередь, предназначена эта книга?Для руководителей служб документационного обеспечения управления и секретариатовВозможно, Вас заинтересуют разделы, описывающие анализ существующего на предприятии делопроизводства и методы его организационного совершенствования до проведения автоматизации. Вы можете не читать дальнейшее описание методов автоматизации ДОУ на базе технологий Cognitive Technologies, если это в настоящий момент Вас не заинтересует.

Для руководителей служб автоматизации предприятийВозможно, автоматизация делопроизводства это та тема, от которой у Вас постоянно болит голова. Не отчаивайтесь. Данный материал содержит поэтапное описание того, что можно предпринять в самом безнадежном случае, начиная с описания того, что нужно сделать, чтобы автоматизация, наконец, стала возможной.

Для информационных компаний, занимающихся автоматизацией делопроизводстваПри помощи данной книги партнеры компании Cognitive Technologies, занимающиеся продажей и внедрением ее программных продуктов, получают методологическую базу по оказанию услуг в области совершенствования базовых методов управления организациями. Оказание услуг становится все более и более прибыльным бизнесом. Партнеры Cognitive Technologies могут зарабатывать до 500 % от стоимости базового программного обеспечения, оказывая услуги по внедрению методов ДОУ на предприятиях или организациях своих клиентов.

Для руководителей предприятий, организаций, ведомств и фирмЕсли Вы всерьез озабочены проблемой совершенствования качества управления Вашим предприятием, то попросите Ваших сотрудников прочитать эту книгу. Возможно, они смогут предложить Вам много путей для достижения Вашей цели.

Принципы построенияДля детальной иллюстрации основных принципов совершенствования ДОУ и использования программных продуктов Cognitive Technologies данная книга описывает гипотетическую работу по автоматизации ДОУ в вымышленной организации ЗАО «Компания «АБВ»2.

В материалы книги входят:

– анализ существующего документооборота и организации процессов ДОУ в ЗАО «Компания «АБВ»;

– рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;

– выработка общей стратегии и создание проекта автоматизации процессов ДОУ с учетом современных тенденций и требований;

– изучение аспектов решения конкретных задач ДОУ в среде Евфрат 97;

Далее:

11анализируется организационная структура и задачи ЗАО «Компания «АБВ»;

12анализируются функции и организация документационного обеспечения деятельности ЗАО «Компания «АБВ»;

13выявляются недостатки в составлении и оформлении документов, регистрации и контроле их исполнения, формировании дел, их хранении и последующем использовании;

14описываются существующие методы работы с документами;15даются конкретные предложения по совершенствованию

организационно–нормативного обеспечения деятельности службы документационного обеспечения управления;

2 Здесь и далее название организации "Компания АБВ" и описание процессов автоматизации являются вымышленным. Автор не несет ответственности за возможные совпадения имен и названий и за последствия подобных совпадений.

16даются предложения по совершенствованию методов работы с документами с приложением примерных форм и образцов документов, образующихся при функционировании предприятия;

17описывается технологии Евфрат 97 и CuneiForm 96 Gold;18подробно анализируются и описываются функциональные возможности

системы автоматизации делопроизводства Евфрат 97;19описываются методы разработки приложений в среде Евфрат 97;20даются конкретные предложения по созданию технологии работы с

документами в среде Евфрат 97 на предприятии и организации эффективного делопроизводства с приложением примерных форм и образцов документов, образующихся при функционировании предприятия;

Использованные источники.При подготовке книги были использованы материалы фирмы Cognitive Technologies, а так же опубликованные источники по вопросам работы с организационно–распорядительными документами. Государственный стандарт на организационно–распорядительную документацию (ГОСТ 6.38–903) определяет также единые научно обоснованные правила составления документов и машинописного оформления их отдельных реквизитов.

Другим источником, использованным в данной работе, является «Государственная система документационного обеспечения управления»4 (ГСДОУ). ГСДОУ является упорядоченным комплексом правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов, до сдачи их в архив. Цель ГСДОУ — создание методической основы рационализации делопроизводства, определение задач делопроизводственного персонала, описание наиболее рациональных форм организации рабочих мест.

При рассмотрении вопросов составления и оформления организационно–распорядительных документов использовались прилагающийся к ГСДОУ Сборник плакатов и учебных форм основных организационно–распорядительных документов5 и альбом унифицированных форм ОРД с инструктивными материалами по их применению6.

Внедрение унифицированной системы организационно–распорядительных документов (УСОРД) направленно на повышение оперативности решения управленческих задач снижение трудовых и материальных затрат на работу с документами упорядочение и сокращение документооборота.

3 ГОСТ 6.38–90 УСД: Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов 1990.

4 Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР 1991.

5 Государственная система документационного обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно–распорядительных документов. — М.: ВНИИДАД 1991.

6 УСОРД Унифицированные формы инструктивные и методические материалы по их применению. — М.: Главархив СССР 1980.

Важным источником являются «Основные правила работы ведомственных архивов»7, которые раскрывают основные приемы и правила организации информационно–справочного аппарата и ведомственного хранения документов. В них определены задачи и функции ведомственных архивов, а также правила составления номенклатуры дел, подготовки и передачи дел в архив.

Для определения сроков хранения документов использовался «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения»8. Перечень содержит типовые документы, образующиеся в деятельности различных учреждений, организаций и предприятий. Этот перечень можно использовать при составлении номенклатуры дел предприятия при отборе документов на хранение или уничтожение.

При составлении образцов организационно–распорядительных документов и разработке бланка для писем использовался общегосударственный классификатор управленческой документации9, в котором даны коды унифицированных форм управленческой документации.

Из несуществующих источников были использованы:

· материалы текущего делопроизводства ЗАО «Компания «АБВ», которые позволили проанализировать состояние документационных процессов и разработать рекомендации по их совершенствованию.

· учредительный договор Закрытого Акционерного Общества «Компания «АБВ» и устав Закрытого Акционерного Общества «Компания «АБВ», с помощью которых были определены основные задачи и функции Предприятия, а также его организационная структура.

При подготовке настоящего издания использовалась методическая и специальная научная литература по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления и рациональной организации управленческого труда.

Вопросы составления и оформления организационно–распорядительных документов подробно освещены в ряде учебных пособий, подготовленных преподавателями Российского Государственного Гуманитарного Университета (РГГУ).

В учебном пособии М.П. Илюшенко и Т.В. Кузнецовой «Основы документоведения»10 рассматривается проблема документирования организационно–распорядительной деятельности аппарата управления. В нем устанавливаются общие требования к тексту документа, составу информации, структуре, языку, стилю; рассматриваются методы унификации

7 Основные правила работы ведомственных архивов. — М.: Главархив СССР 1986.

8 Перечень типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств ведомств и других учреждений организаций предприятий с указанием сроков хранения. — М.: Главархив СССР 1989

9 ОКУД. — М.: Изд–во стандартов, 1978.

10 Кузнецова Т.В. Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. — М.: МГИАИ 1988.

текстов; описываются правила составления отдельных видов документов — приказов, указаний, инструкций, протоколов, актов, справок, докладных записок, писем, телеграмм и телефонограмм. В другом пособии М.П. Илюшенко и Т.В. Кузнецовой — «Формуляр документа»11 — изложен порядок оформления служебных документов на основе требований государственных стандартов унифицированной системы организационно–распорядительной документации.

Проблемы совершенствования документооборота затронуты в учебном пособии М.П. Илюшенко «Основы документооборота»12. Пособие содержит описание методики изучения и анализа движения документов в учреждении. В пособии дается анализ структуры документной информации, ее характеристика. В пособие включены схемы движения документов, организация их доставки, а также направления рационализации документооборота.

Изучению контроля исполнения документов посвящено учебное пособие Е.А. Степанова и В.С. Мингалева «Организация и технология контроля исполнения документов»13. В нем описана структура контрольной службы учреждения ее задачи и функции. Определены требования к рациональной системе контроля исполнения документов. Установлен порядок и методы ведения контрольной работы в условиях традиционной технологии обработки управленческой информации.

При подготовке материалов также были использованы публикации, освещающие проблемы совершенствования обработки документов в аппарате управления.

Комплексно были рассмотрены пособия Богатеева Р.Х. «Основы делопроизводства в государственном аппарате»14 и Фельзера А.Б. Миссермана М.А. «Делопроизводство»15, которые рассматривают вопросы постановки делопроизводства в аппарате управления организаций и предприятий.

В пособии И.Н. Ермаковой и О.Ю. Артемова «Организационно правовое и документационное обеспечение деятельности фирмы»16 обобщен опыт по вопросам организации делопроизводства фирмы и представлены специальные комплексы документов, которые можно рекомендовать к внедрению для документационного обеспечения управления. Пособие подготовлено с учетом действующих законов, нормативных актов,

11 Илюшенко М.П. Кузнецова Т.В. Формуляр документа. — М.: МГИАИ 1986.

12 Илюшенко М.П. Основы документооборота: Учебное пособие. М.: МГИАИ 1981.

13 Степанов Е. А. Мингалев В.С. Организация и технология контроля исполнения документов: Учебное пособие по специальному курсу. — М.: МГИАИ 1984.

14 Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате: Учебное пособие. — Казань: Изд–во Казанского университета 1989.

15 Фельзер А.Б. Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. — Киев: Высшая школа 1987.

16 Ермакова И.Н. Артемов О.Ю. Документационное обеспечение деятельности фирм. — М.: Учебно–консультационная Фирма "ИРИС" 1992. — Ч.1 и 2.

стандартов, инструкций и других методических документов, регламентирующих хозяйственную правовую финансовую и кадровую деятельность фирмы, а также организацию работы с документами, правила их составления и оформления, порядок согласования, подписания и утверждения.

В пособии Т.В. Кузнецовой и В.И. Лосева «Управленческая документация»17 рассматриваются вопросы составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности описывается технология делопроизводственных процессов. Подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов, вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест.

В справочном пособии Т.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Л. Райхцаума и А.В. Соколова «Документы и делопроизводство«18, рассматриваются вопросы оформления и унификации организационно–распорядительной документации. В нем содержатся подробные сведения о действующих ГОСТах и классификаторах, позволяющих быстро находить соответствующие нормативы. Даются рекомендации по оформлению дел и их оперативному ведению, по организации работы секретариата, освещаются вопросы механизации и автоматизации управленческого труда.

В справочном пособии К.А. Волковой, Ф.К. Казаковой и А.С. Симонова «Структура производственного объединения. Положения об отделах и службах. Должностные инструкции»19 определяется порядок разработки и использования положений об отделах и службах предприятий и должностных инструкций работникам различных функциональных подразделений.

Структура книгиКнига состоит из введения, трех глав, заключения, приложений, списка использованных сокращений, индекса для быстрого поиска необходимой информации и оглавления

Во ВВЕДЕНИИ описаны цель и задачи совершенствования ДОУ, использованные источники и литература, приведена структура изложенного материала.

В Главе 1 анализируется структура и функции ЗАО «Компания «АБВ», организация документационного обеспечения деятельности организации и определяются направления его совершенствования.

В Главе 2 дан подробный анализ процессов составления и оформления организационно–распорядительных документов, регистрации и контроля исполнения документов, формирования и хранения дел, выявлены имеющиеся

17 Кузнецова Т.В. Лосев В.И. Управленческая документация. М.: Экономика 1985.

18 Кузнецова Т.В. и др. Документы и делопроизводство. — М.: Экономика, 1991.

19 Волкова К.А. и др. Структура производственного объединения. Положения об отделах и службах. Должностные инструкции: Справочное пособие. — М.: Экономика, 1987.

недостатки и приводятся рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения в соответствии с требованиями ГОСТ.

В Главе 3 описывается автоматизация делопроизводства службы

документационного обеспечения ЗАО «Компания «АБВ» на базе технологий Евфрат 97 и CuneiForm 96 Gold .

В ЗАКЛЮЧЕНИИ даны итоги проведенного исследования и сформулированы достигнутые результаты.

В ПРИЛОЖЕНИЯХ приведены формы документов создаваемых в ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ», а также разработанные проекты документов, предлагаемых к внедрению. Даются определения технологии автоматизации ДОУ на примере архитектуры Евфрат 97. Приведены краткие сведения об Евфрат 97, термины, определения и примеры внедрения в различных сферах: бизнесе, государственных и социальных институтах.

ЗАДАЧИ И ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ»

данной главе описывается несуществующая организация ЗАО «Компания «АБВ», имеющая плохо организованное делопроизводство. Производится анализ существующего положения дел, и делаются

выводы о возможности их реорганизации.ВМатериалы данной главы можно использовать в качестве шаблона отчета об обследовании организации ведения делопроизводства практически в любой организации.

Глава

1

1.1. Структура и функции ЗАО «Компания «АБВ»ЗАО «Компания «АБВ» было создана в 1993 году в виде российского акционерного общества закрытого типа решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение граждан для осуществления совместной деятельности.

Предприятие осуществляет все виды хозяйственной деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности предприятия являются:

–0 проведение научных исследований в области производства бумаги;

–1 разработка технологий производства бумаги;

–2 организация сбыта разработанных технологий по всему миру.

Организационная структура предприятия включает:

–3 собрание Учредителей;

–4 дирекцию, возглавляемую генеральным директором;

–5 функциональные структурные подразделения.

К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся:

–0 принятие Устава и внесение в него изменений и дополнений;

–1 назначение на должность и увольнение генерального директора;

–2 утверждение ежегодного отчета генерального директора о результатах финансово–хозяйственной деятельности предприятия и сметы расходов на следующий год;

–3 определение порядка распределение прибыли;

–4 решение вопроса о ликвидации предприятия.

Регламент работы высшего органа определяется в учредительных документах предприятия. В них установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего органа, порядок принятия решений.

Исполнительный орган предприятия — дирекция, возглавляемая генеральным директором. Вопросы оперативного управления предприятием решаются исполнительным директором, который руководит деятельностью всех отделов.

Исполнительный орган является постоянно действующим и подчиняется высшему органу предприятия. Он может решать самостоятельно все вопросы деятельности предприятия кроме отнесенных Уставом к исключительной компетенции Учредителей.

К функциональным структурным подразделениям относятся:

–5 бухгалтерия;

–6 секретариат;

–7 отдел по продажам и маркетингу (возглавляемый директором по продажам);

–8 отдел разработки (возглавляемый техническим директором).

Дирекция включает:

–9 генерального директора;

–10 исполнительного директора;

–11 главного бухгалтера;

–12 директора по продажам и;

–13 технического директора.

Генеральный директор осуществляет руководство и контроль за обеспечением хозяйственно–финансовой деятельности предприятия. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его в отношениях с другими предприятиями, учреждениями и организациями. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в банках расчетный и другие счета, издает обязательные для работников предприятия приказы и дает указания, осуществляет прием и увольнение работников. Выполняет, в пределах компетенции предприятия, другие функции для обеспечения реализации его уставных задач.

Директоры направлений осуществляют текущее руководство работой отделов.

В штат бухгалтерии входят двое бухгалтеров, имеющих законченное высшее образование.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются децентрализовано двумя штатными сотрудниками (секретарями).

1.2. Организация Документационного Обеспечения Управления ПредприятиемВ ЗАО «Компания «АБВ» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время на предприятии двух секретарей оба имеют законченное высшее образование и формально подчиняются исполнительному директору. В их обязанности входит:

–14 бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

–15 подготовка факсов и их отправка;

–16 прием факсов;

–17 регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

–18 отправка исходящей корреспонденции;

–19 распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

–20 организация приема посетителей.

Сотрудники фирмы сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретарей в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние делопроизводства на предприятии.

На предприятии ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Серьезным нарушением в ведении делопроизводства является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами:

–21 нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций секретарям;

–22 не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ, «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

–23 документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по документам.

1.3. Составление и оформление документовВ ЗАО «Компания «АБВ» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM–совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett–Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett–Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем (Приложение 1), который составлен с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД20.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО».

Общие бланки для составления организационно–распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4. Анализируя методы составления писем сотрудниками ЗАО «Компания «АБВ», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в отделе маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

Так, например, письмо–извещение о получении денег (Приложение 2) не содержит следующих реквизитов: «Индекс предприятия связи», «Номер телефона и факса», «Номер счета в банке», «Дата», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО». В реквизите «Адресат» не указан почтовый адрес должностное лицо или отдел, куда направлено письмо. Письмо не подписано. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело нет.

20 ГОСТ 6.38–90 УСД: Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд–во стандартов 1990.

Информационное письмо (Приложение 3) имеет неправильное расположение реквизитов «Наименование организации», «Индекс предприятия связи», «Почтовый и телеграфный адрес», «Номер телефона и факса».

Нет реквизитов «Номер счета в банке», «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Письмо–просьба (Приложение 4) имеет неправильное расположение реквизитов «Наименование организации», «Почтовый и телеграфный адрес», «Номер телефона и факса». Отсутствуют реквизиты «Индекс предприятия связи», «Номер счета в банке», «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО». Неправильно оформлены реквизиты «Адресат» и «Подпись«. Нет отметки об исполнении и направлении документа в дело.

Из организационно–распорядительной документации в ЗАО «Компания «АБВ» составляются только приказы о командировании (Приложение 5), протоколы собраний дирекции (Приложение 6) и акты о принятии–сдаче работ (Приложение 7).

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность фирмы не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД. В них отсутствуют реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата», «Индекс», «Место издания», «Код фирмы», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы», «Отметка об исполнении документа», «Отметка о направлении документа в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

Из проведенного анализа следует

– что документы в ЗАО «Компания «АБВ» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

– необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат может осуществлять свою работу;

– следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

1.4. Технология работы с документамиВ ЗАО «Компания «АБВ» нет ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно–распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ЗАО «Компания «АБВ» не соблюдаются требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении

делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ЗАО «Компания «АБВ» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется. Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии.

Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю никак не оформляется. Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

1.5. Систематизация документовПод систематизацией документов понимают:

–24 организацию централизованного хранения документов (архив предприятия);

–25 формирования дел документов и;

–26 построение информационно–справочного аппарата для их поиска (номенклатуры дел).

Хранение документов в ЗАО «Компания «АБВ» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов"21, а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена. Таким образом, на

21 Основные правила работы ведомственных архивов. — М.: Главархив СССР 1986.

предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

КАК УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ».

2.1. Разработка нормативно–организационных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ

ля упорядочивания работы секретарей необходимо организовать работу секретариата в соответствии с правилами работы служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных

документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата.

ДВ этот комплекс входят следующие документы: положение о функциональной службе ДОУ, должностные инструкции секретарям и инструкция секретаря–референта по ведению делопроизводства.

Положение о функциональной службе — это документ, предназначенный для нормативно–правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления фирмой22.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ генерального директора фирмы.

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы».

Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи и функции.

22 Волкова К.А. и др. структура производственного объединения. Положение об отделах и службах. должностные инструкции: Справочное пособие. –М.: Экономика 1987. — С.10.

Глава

2

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указывается название функциональной службы, ее место в системе управления, основные задачи, направления и цель деятельности. Определяется кто руководит службой, порядок назначения и освобождения руководителя от должности. В Положении устанавливается внутренняя структура службы, обязанности работников, их подчиненность и взаимодействие. Вопросы о структуре службы формулируются в общей форме, так как структура службы может незначительно изменяться при сохранении основных направлений ее деятельности. Перечисляются организационно–правовые документы, которыми руководствуется служба в своей работе.

В разделе «Задачи и функции» указывают основные направления деятельности службы, конкретные функции, закрепленные за ней. Определяется степень самостоятельности службы в решении различных вопросов.

В разделе «Права» оговариваются права функциональной службы, необходимые для выполнения функций, связанных с деятельностью других функциональных служб, сторонних фирм и инофирм.

В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» определяются взаимоотношения службы с другими службами, подразделениями фирмы и сторонними организациями по различным вопросам. Разработанный проект «Положения о секретариате ЗАО «Компания «АБВ» приведен в Приложении 8.

Должностная инструкция — это документ, определяющий правовое положение работников фирмы23. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД24.

В состав реквизитов входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата», «Индекс», «Место составления», «Заголовок к тексту «(наименование категории служащего), «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы», «Отметка об ознакомлении с инструкцией». После утверждения инструкция должна быть в обязательном порядке доведена до сведения работника, о чем ставится отметка «С инструкцией ознакомлен». Эта отметка подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Текст инструкции состоит из следующих разделов:


2. Функции.

23 Волкова К.А. и др. Указ. соч. — С.16.

24 УСОРД. — С 36.

3. Обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения (связи по должности).

В разделе «Общие положения» определяется сфера деятельности конкретного работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные функции работника, установленные в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом).

В разделе «Обязанности» указываются конкретные виды работ, возложенные на работника, указывается форма его участия в управленческом процессе.

Раздел «Права» определяет права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по:

–0 представительству в сторонних фирмах (предприятиях, организациях, учреждениях);

–1 отношению к вышестоящему руководству;

–2 отношению к другим функциональным руководителям фирмы;

–3 отношению к подчиненным функциональным подразделениям и отдельным работникам;

–4 согласованию, подписанию и утверждению документов.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

Раздел «Взаимоотношения» описывает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией. Указываются сроки получения и представления информации. Определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Были разработаны проекты должностных инструкции для секретаря–референта (Приложение 9) и для секретаря (Приложение 25).

Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ЗАО «Компания «АБВ» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:


2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив.

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

–5 примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

–6 перечень документов, на которых ставится печать;

–7 перечень документов, подлежащих утверждению;

–8 перечень документов, подлежащих согласованию;

–9 форма регистрационно–контрольной карточки;

–10 перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

–11 контрольные формы;

–12 форма номенклатуры дел;

–13 акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

–14 внутренняя опись документов дела;

–15 опись дел, передаваемых на архивное хранение.

В разделе «Общие положения» определяется назначение инструкции, сфера распространения ее положений, организационная форма делопроизводства на предприятии, основные виды делопроизводственных работ и ответственность за состояние делопроизводства на предприятии.

В разделе «Правила составления и оформления документов» указывается состав реквизитов и утверждается порядок их расположения, а также правила оформления документов на различных форматах бумаги.

В разделе «Составление и оформление основных видов документов» указываются основные виды документов, создаваемых на предприятии, правила их составления и состав реквизитов.

В разделе «Организация документооборота» содержатся указания по правилам приема и первоначальной обработке входящей документации,

предварительному рассмотрению поступивших документов, по работе исполнителя с документами с момента их поступления до завершения работы, а также о порядке прохождения документации и работе с внутренними документами.

В разделе «Регистрация документов» указываются документы, подлежащие и не подлежащие регистрации, и порядок регистрации документов.

В разделе «Контроль исполнения документов» указывается порядок проведения контроля и сроки исполнения документов.

В разделе «Систематизация документов» описывается разработка номенклатуры дел и порядок формирования дел.

В разделе «Подготовка документов к архивному хранению» рассматриваются проведение экспертизы ценности документов, описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и порядок передачи дел в архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ЗАО «Компания «АБВ». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ЗАО «Компания «АБВ», подписана секретарем–референтом и утверждена приказом генерального директора. Комплекс организационно–нормативных документов, подготовленный по описанной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

2.2. Рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно–распорядительных документов.Создавая рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно–распорядительных документов, необходимо, с одной стороны, учитывать нормативные требования к порядку ведения делопроизводства и работы с документами и, с другой стороны, необходимо пытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит добиться двойного повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.

Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. Управление предприятием, опираясь на ДОУ как на информационную платформу, реализует следующие основные функции:

–16 обслуживание клиентов;

–17 разработка продукции;

–18 учет и контроль за деятельностью предприятия;

–19 финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами (ЕСУД), включающую возможности.

–20 удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

–21 доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

–22 средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

–23 сохранения целостности данных в общей базе данных;

–24 полнотекстового и реквизитного поиска информации;

–25 открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

–26 защищенность информации;

–27 удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

–28 масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Единая Система Управления Документами должна представлять собой инструментарий, предоставляющий пользователям возможности для решения конкретных задач, и включать следующие основные подсистемы.

Подсистема"Работа с

Документами"

· Регистрация· Передача· Контроль

исполнения

Подсистема"Электронный

Архив"

· Системати-зация

· Поиск· Извлечение и

передача

Подсистема"Ввод неструктуриро-

ванных и стандар-тных форм

документов"

· Сканирование· Распознавание· Редактирование· Экспорт в Базу

Данных

Рисунок 2. Компоненты ЕСУД

При выработке рекомендаций по автоматизации процессов ДОУ в ЗАО «Компания «АБВ» был тщательно изучен существующий рынок таких систем в России и в мире. Сегодня разные компании предлагают продукты данного класса, например: Cognitive Technologies предлагает систему Евфрат, Lotus — Notes, DEC — PathLink, Microsoft — Exchange и т.д.

От представленных решений технология Евфрат 97 отличается, прежде всего, тем, что разработка ее велась в России и она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ российских предприятий, включая ориентацию на использование русского языка во всех модулях системы. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов Евфрат «под ключ», включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Разработку и внедрение обеспечивают более 100 высококвалифицированных специалистов, расположенных в центральном офисе компании в Москве. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Поэтому ставка при автоматизации ДОУ в ЗАО «Компания «АБВ» была сделана на внедрение технологии Евфрат 97. Подробно о проведенной работе рассказывается в Главе 3 — «Автоматизация процессов ДОУ в ЗАО «Компания «АБВ» на базе Евфрат 97» и в Приложении 26.

При анализе документов, создаваемых в ЗАО «Компания «АБВ», было выявлено, что они составляются с нарушением требований ГОСТа 6.38–90.

Все документы ЗАО «Компания «АБВ» составляются, в основном, с использованием текстового редактора MS WORD 7.0 для MS Windows 95 и электронных таблиц Excel 7.0 для Windows 95.

В результате проведенного анализа работы ЗАО «Компания «АБВ» и исследования рынка средств автоматизации делопроизводства (см. Приложение 26 «Описание Технологий Евфрат 97") было принято решение о постепенном переносе всех работ, связанных с технологией обработки документов, на платформу Евфрат 97. Для этого был приобретен сервер Евфрат 97 Document Server, работающий в среде Microsoft Windows NT, а во все отделы установлено программное обеспечение клиентов Евфрат 97. В фирме начат процесс создания приложений Евфрат 97, призванных покрыть все проблемы, связанные с автоматизацией делопроизводственных процессов и переходом к безбумажной технологии.

В ЗАО «Компания «АБВ» все компьютеры связаны одно-ранговой локальной сетью на базе «Microsoft Windows 95» что позволяет организовать обмен электронными документами между отделами в среде Евфрат 97, используя все преимущества этой среды для автоматизации делопроизводственных процессов.

Теперь при создании документов в Word и Excel сотрудники используют заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. После создания документ автоматически сохраняется в системе Евфрат 97, индексируется и может быть использован в других отделах, послан в другую организацию или мгновенно найден по его содержанию или набору делопроизводственных реквизитов. Это ускоряет процессы создания, обработки и поиска документов и избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении, так как сотрудникам на своих рабочих местах не нужно заботится о создании этих шаблонов и помнить, где находятся необходимые документы.

Разработкой шаблонов занимается технический отдел фирмы. Перед использованием в системе Евфрат 97 шаблон документа должен быть

завизирован секретарем–референтом фирмы и утвержден приказом генерального директора. Для обеспечения полного цикла автоматизации были созданы и успешно используются следующие основные виды шаблонов для использования с Евфрат 97.

Бланки.Для оформления документов рекомендуется применять два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно–распорядительных документов.

В зависимости от размеров текста документа, используются два формата бланков: А4 и А5. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Наименование организации (полное сокращенное или аббревиатура), а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям установленным соответствующими правовыми актами предприятия.

Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

Бланки должны иметь поля: левое 20 мм, верхнее — не менее 10 мм, правое и нижнее не менее 8 мм.

Бланки для писем имеют реквизиты:

· «Индекс предприятия связи»

· «Почтовый адрес»

· «Номер телефона»

· «Номер счета в банке»

· «Дата»

· «Индекс»

· «Ссылка на индекс входящего документа»

· "Код письма по ОКУД»

· «Код организации по ОКПО»

Учитывая современные тенденции, к этим реквизитам был добавлен еще один:

· «Адрес электронной почты» и/или WWW–сервера.

На общих бланках указывают реквизиты:

· «Дата»

· «Индекс»

· "Место составления или издания»

· «Код организации по ОКПО"25.

В ЗАО «Компания «АБВ» существует только бланк для писем, который составляется с нарушением ГОСТа 6.38–90. А общий бланк вообще отсутствует. Таким образом, все документы составляются или на бланке для писем или на стандартном листе бумаги формата А4. В связи с этим были разработаны общий бланк и бланк для писем, соответствующие требованиям ГОСТа 6.38–90 (Приложения 10 и 11).

25 ГОСТ 6.38–90 УСД: Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд–во стандартов 1990. — С. 17–40.

Оформление реквизитов документовВ оформлении документов необходимо соблюдать состав и расположение реквизитов, установленные в ГОСТе 6.38–90 для обеспечения юридической силы документа и приведения документов к унифицированным формам.

Документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам, например:

НПО «Энергия», отдел рекламы и маркетинга. Менеджеру по рекламе Зотову С.В.

Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Генеральному директору НПО «Энергия» Полякову М.П.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

При адресации документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес (индекс, республику, область, город, улицу, номер дома, номер квартиры) затем фамилию и инициалы получателя.

При составлении документа для отправки за границу, документ следует составлять с учетом правил делопроизводства той страны, в которую направляется документ. Так реквизит «Адресат» имеет следующий вид:

· имя и фамилия получателя;

· наименование фирмы;

· адрес (номер офиса/квартиры, номер дома, улица, город, штат, земля, графство и т.д.);

· страна.

Указания по исполнению документов фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована, например:

Федорову И.М. Прошу подготовить коммерческое предложение для АО «Лотос» к 20.04.94. Пряхин. 17. 04. 94.

Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

Подпись В.Л. Арлазаров 14.02.95

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом или протоколом, то гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО«, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора ЗАО «Компания «АБВ», 16.03.95 ., №163

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Проект примерного перечня документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 12.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом.

Дата приводится в следующей последовательности: день, месяца, месяц, год, но иногда допускается вначале указывать год, затем месяц и число. Кроме того, в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно–цифровой способ оформления дат: 25 февраля 1994 г.

К тексту необходимо составлять заголовок, содержащий краткое изложение содержания документов. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например:

"Приказ о создании коммерческого отдела»

Заголовок допускается не указывать на документах формата А5.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется в следующем виде: Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования надо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение №1. Проект контракта на 15 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Распоряжение Мэра Москвы от 06.02.94 № 14–8/145 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Генеральный директор Подпись В.Л. Петров

Генеральный директор ЗАО Компания «АБВ» Подпись В.Л. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО Главных бухгалтер ЗАО «Компания «АБВ»

Подпись 24. 03. 94 М.Л. Сидоров

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, в грифе согласования указывается название документа, его дата и номер. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись« или на отдельном листе согласования.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена гербовой печатью. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В Приложении 13 приведен перечень документов, на которые ставится печать организации.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись« ставится заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:

Верно Исполнительный директор Подпись О.А. Уткина 19.02.95

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии в другие организации заверительную надпись удостоверяют печатью.

При визировании документа проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата. При необходимости указывается должность визирующего документ, например:

Директор по продажам Подпись М.А. Кислов 14.01.94.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне документа (при отсутствии там места допускается ставить на оборотной стороне последнего листа документа) в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, слова «В дело №« и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа ставится в нижней части первого листа документа и содержит сокращенное наименование организации–получателя документа, дату поступления документа и его индекс.

Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, и индексом применяемого классификатора.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

Текст организационно–распорядительных документов оформляют в виде анкет, таблиц связного текста, а также в виде соединений этих форм.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. В письмах используют формы изложения:

· от первого лица множественного числа;

· от первого лица единственного числа;

· от третьего лица единственного числа.

Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала; на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1.5–2 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.

Далее рассмотрим некоторые виды документов, которые создаются в настоящее время и должны создаваться в деятельности организации.

ПриказыРаспорядительная деятельность организации документируется, как правило, приказами генерального директора. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам структуры и организации работы организации, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т.д.

Проекты приказов подготавливаются специалистами и согласовываются с ведущими сотрудниками организации: главным бухгалтером, юристом и подписываются генеральным директором. Подписанный приказ

регистрируется. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не указан другой срок.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты:

· «Наименование организации»

· «Наименование вида документа»

· «Код организации по ОКПО»

· «Дата»

· «Индекс»

· «Заголовок к тексту»

· «Отметка о контроле»

· «Текст»

· «Подпись»

· «Визы»

· «Отметка об исполнении документа»

· «Отметка о переносе данных на машинный носитель»

Текст приказа строится из двух частей: констатирующей и распорядительной26.

Констатирующая часть определяет цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, ссылки на документы, послужившие основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части должен начинаться с указания конкретного действия выраженного глаголами в неопределенной форме. После этого в пункте указываются исполнители (должностные лица или функциональные подразделения) и срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается лицо, ответственное за выполнение приказа в целом.

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые ссылаются соответствующие пункты приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

В виду большого количества ошибок в составлении приказов ЗАО «Компания «АБВ» был составлен образец приказа (Приложение №14). Производственно–хозяйственная деятельность организации, требующая оперативного решения вопросов на основе единоначалия, в ЗАО «Компания «АБВ» не документируется.

Для юридически правильного оформления оперативных решений руководства был разработан образец указания по основной деятельности организации (Приложение №15).

В правом верхнем углу этого документа определяются должностные лица или функциональные службы, на которых распространяется указание.

26 Ермакова И.Н. Артемов О.Ю. Документационное обеспечение деятельности фирм. — М.: Учебно–консультационная фирма "ИРИС" 1992. — Ч. 2. — С. 14.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ».

ПротоколыПроцессы коллективного принятия управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода совещания и оформление протокола возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в фирме.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:



· «Дата заседания»

· «Индекс»

· «Место заседания»

· «Гриф утверждения» (если протокол подлежит утверждению)


· «Текст»

· «Подписи»

Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания.

Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указывают должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется список, который прилагается к протоколу.

Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» пишутся от нулевого положения табулятора. От второго положения табулятора ставят тире. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных печатают в алфавитном порядке через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатается от первого положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ»– «ВЫСТУПИЛИ» — «ПОСТАНОВИЛИ» (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать в именительном падеже от первого положения табулятора. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой

речи. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут — «Доклад прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения табулятора, после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме прямой речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола (Приложение №16).

Протокол может содержать пункт об утверждении какого–либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Правления

от 23. 02. 95 № 5

АктыДля подтверждений установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты должны составляться:

· по результатам ревизий деятельности организации, функциональных подразделений или отдельных должностных лиц предприятия;

· о передаче дел;

· о выделении документов к уничтожению;

· по передаче объектов в эксплуатацию.

В ЗАО «Компания «АБВ» составляются такие акты как: акт о приеме — передаче, акт сдачи в эксплуатацию, акты о расходе материальных ценностей. В виду неправильного оформления акта был составлен новый образец акта о приеме–передаче (Приложение 17).

В акте содержатся следующие реквизиты:

· «Дата»

· «Индекс»

· «Место составления или издания»

· «Название»



· «Текст»

· «Отметка о наличии приложения»

· «Подписи»

· «Гриф утверждения»

Акт должен подписываться лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются наименования должностей, распределение обязанностей между членами комиссии и председателем, члены комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть должна иметь следующую схему: «основание», «составлен комиссией: председатель, члены комиссии, присутствовали».

В основании указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, председатель и члены комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1.5 интервала.

Констатирующая часть определяет цели, задачи и сущность проведенной комиссией работы. Здесь указываются документы, на основании которых проводилась работа. Акт составляется в трех экземплярах, а при необходимости в том количестве, которое определяется числом заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта помечтают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту.

СправкиДля отражения производственно–хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки.

Справки должны оформляться на бланке организации. Они подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, и конкретную информацию, ради которой потребовалось написание справки. Если в справке содержатся сведения финансового характера, то она подписывается руководителем или главным бухгалтером и заверяется печатью. Для полного и конкретного изложения вопросов производственно–хозяйственной деятельности составляются докладные записки, которые должны содержать следующие реквизиты:

«Наименование организации»

· «Дата»

· «Номер»


· «Текст»

· «Подпись»27

ПисьмаПисьмо — один из основных способов официальной связи между сторонними фирмами (организациями) инофирмами и отдельными гражданами. Письма составляются на основе требований ГОСТ 6.38–90.

Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов:


· "Наименование функциональной службы адресата»

· "Дата»

· "Индекс»

· "Ссылки на индекс и дату входящего документа»

· "Заголовок к тексту»

· "Текст»

· "Подпись»

· "Телефон», «Факс», «Адрес Электронной Почты»

· "Фамилия исполнителя»

27 Ермакова И.Н. Артемов О.Ю. Указ. соч. — С.20.

Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей.

В первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу. В случае обращения в одну организацию по нескольким вопросам, рекомендуется составлять несколько писем: это значительно повысит оперативность подготовки и обработки документов. Все письма, образующиеся в результате деятельности организации, можно разделить на 2 типа: инициативные письма и письма –ответы.

К инициативным письмам относятся: письма–запросы, письма–просьбы, письма–предложения, письма–предложения (оферты).

Излагая просьбу в письмах–просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма–просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления. В письме–просьбе нужно четко выразить, что Вам нужно и какие действия Вами ожидаются от получателя письма. Письмо рассчитано на то, что в результате его отправления будет получен ответ и автор станет клиентом–адресатом. Письмо–просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("ПРОШУ..."). От первого лица множественного числа ("ПРОСИМ..."). От третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (ДИРЕКЦИЯ, РУКОВОДСТВО, АДМИНИСТРАЦИЯ, СОВЕТ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВА, ФИРМА...ПРОСИТ..."). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ("ДИРЕКЦИЯ и СОВЕТ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВА ОРГАНИЗАЦИИ...").

Письмо–запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах (услугах) и (или) направить предложение на поставку товара. Запрос может быть направлен на специальном бланке организации (бланк заказа на товары). Если такого бланка нет, то заказ оформляется в форме делового письма.

Запрос должен содержать: наименование товара (услуг), артикул, номер модели (по каталогу), количество наименований, цену единицы товара, возможную скидку, налог на продажу, цену за партию (без учета налога), вид расчета (наличный, безналичный, по чеку), вид валюты, обязательное описание товара — вес, цвет, размер; желательный день отправки, способ транспортировки (само вывоз, вывоз, транспорт), адрес отправки, подпись ответственного лица.

В случае если информация о товаре получена из рекламы, то нужно указать источник информации. Запросы такого вида входят в группу договорных (контрактных) документов и используются в операциях по подготовке и заключению сделки. Модели синтаксических конструкций и вариантов и их реализации идентичны моделям и вариантам писем — просьб.

Предложение (оферта) представляет собой заявления продавца (экспортера) о желании заключить сделку с указанием конкретных условий.

Предложение может быть направленно покупателю (импортеру) в ответ на его запрос, либо по инициативе продавца (экспортера).

В предложении обычно указываются: наименование предлагаемого товара, его количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия, в зависимости от характера товара.

Письма–ответы можно разделить на следующие виды: письма–подтверждения, письма–извещения, письма–приглашения, сопроводительные письма, гарантийные письма.

Письмо–подтверждение направляют для подтверждения получения документов и материалов. Иногда желательно вкратце изложить содержание письма, на которое идет ссылка, что бы было ясно, о каком документе идет речь.

Письмо–подтверждение должно содержать слово «ПОДТВЕРЖДАТЬ» в одной из его форм. Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием указанием. Своевременное отправление письма–подтверждения исключает необходимость в письме–напоминании, что способствует сокращению объема деловой переписки. Письма–извещения можно разделить на 4 вида:

· когда заказ выполнен полностью;

· когда выполнение заказа задерживается по вине клиента;

· когда выполнение заказа задерживается по вине поставщика;

· когда возможно только частичное выполнение заказа.

Если заказ выполняется быстро, то письмо — извещение нужно выслать только новому клиенту. Постоянному — такое письмо можно не высылать. В сообщении о выполнении заказа необходимо известить, что было проделано в ответ на заказ клиента, с указанием даты заказа, номера заказа и счета — фактуры. Должна быть сообщена дата отправки, способ доставки и предпочтительный вид оплаты. При оформлении заказа клиентом возможны нарушения в описании товаров. В таком случае фирма может отложить заказ и попросить представить более точные сведения о товаре. При задержке по вине поставщика письмо должно содержать извещение о задержке выполнения заказа и уверения, что фирма прилагает все усилия для его исполнения. При невозможности полностью выполнить заказ, клиента следует проинформировать, что недостающие товары уже заказаны и будут высланы клиенту сразу после получения.

Письмо–приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые напечатанные типографским способом приглашения, так и трафареты. В письме должны быть четко указано дата и место мероприятия, на которое прислано приглашение.

В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей).

Эти письма составляются только в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения относительно целей отправки документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности автора, а также подтверждение факта и даты отправки. В других случаях

сопроводительные письма не составляются. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением финансово–хозяйственной дисциплины и за сохранностью отправленных документов.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются фирме или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Слово «гарантия» может вообще не употребляться в тексте письма, а сам документ, между тем, остается гарантийным.

Предлагаемые рекомендации по совершенствованию оформления и содержания документов ЗАО «Компания «АБВ» могут способствовать приведению документов организации к единообразию и соответствию требованиям ГОСТа 6.38–90, а также к обеспечению юридической силы документов.

2.3. Совершенствование технологии обработки документовРабота с документами на Предприятии включает в себя:

· Получение документов

· Их регистрацию

· Контроль исполнения

· Систематизацию

· Формирование дел и

· Подготовку их к передаче в архив предприятия

Технология обработки документов включает комбинированные методы по работе с бумажными и электронными документами.

Входящие в организацию документы существуют, как правило, на бумаге (письма и факсы) и обрабатываются как бумажные документы с одновременным использованием автоматизированных функций регистрации и контроля исполнения.

Бумажные документы могут быть преобразованы в электронные при помощи технологии сканирования и оптического распознавания текста (OCR), реализованных в программе CuneiForm 96 Gold или CuneiForm 98.

Внутренние и исходящие документы, в основном, существуют в электронном виде. Их обработка и систематизация происходят с использованием технологии Евфрат 97 в современной архитектуре клиент/сервер, что позволяет существенно упростить работу с документами и повысить качество управления организацией.

Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их обработка и систематизация производятся обычными способами.

Автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документовВвиду нередкой утери корреспонденции или задержки ее доставки конкретному исполнителю, необходимо централизовать получение

корреспонденции, а также ее регистрацию. Регистрация документов — это фиксация факта создания или получения документа путем проставления на нем индекса, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах или базе данных. На документах, не подлежащих регистрации, ставится только дата поступления28. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в Приложении №18.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в фирме (в ЗАО «Компания «АБВ» секретарем–референтом). Применяется автоматизированный метод регистрации и контроля исполнения документов в ЕСУД Евфрат 97.

Регистрационный индекс документа формируется в соответствии со структурой Предприятия.

Индекс документа строится из индекса функциональной службы и порядкового номера входящего документа. Зарегистрированные документы передаются руководству организации для внесения соответствующей резолюции.

Исполненные документы поступают к работнику, ответственному за организацию работы с документами, в количестве необходимом для регистрации.

Первый экземпляр направляется адресату, второй подшивается в дело, а третий передается непосредственному исполнителю.

Индекс исходящего документа состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индексами распорядительных документов, образующихся в процессе деятельности организации, являются их регистрационные номера.

Организация и технология контроля исполнения документов должны совершенствоваться вместе с упорядочиванием функций и структуры учреждения, рационализацией делопроизводства и управленческого труда, автоматизацией информационно–документационных процессов29.

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства организации контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Действия по контролю исполнения документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки30.

Контроль исполнения документов возлагается на специалиста, ответственного за организацию работы с документами в фирме (в ЗАО «Компания «АБВ» — на секретаря–референта).

При исполнении документа он снимается с контроля только тем лицом, которое поставило его на контроль. Результаты исполнения документа отмечаются на самом документе в письменном виде.

28 Ермакова И.Н. Артемов О.Ю. Указ. соч. — С. 53

29 Степанов Е.А. Мингалев В.С. Организация и технология контроля исполнения документов: Учебное пособие по специальному курс. — М.: МГИАИ 1984. — С. 8.

Во внутреннем документообороте рекомендуется, по–возможности, избегать использования бумажных документов и заменять их везде, где только можно, их электронным представлением, например, сканированным изображением оригинала. Это существенно повышает эффективность передачи и поиска.

П О Л Е З Н Ы Й

С О В Е Т

Сроки исполнения контролируемых документов исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступившего документа с даты его поступления. Продлить срок исполнения документа может только лицо, его установившее. Продление срока исполнения документа возможно сразу при получении документа на исполнение или за два — три дня до окончания срока исполнения. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководством организации и фиксируются в

резолюции. Документы, срок которых не оговорен, должны быть выполнены в

десятидневный срок31.

Исполненный документ передается лицу, ответственному за организацию

делопроизводства для снятия с контроля. В таком случае документ содержит:

· отметку об исполнении и направлении его в дело, помещаемую на нижнем поле правого листа документа;

· краткую справку об исполнении;

· слова «В дело» и номер дела, в которое должен быть подшит документ;

· дату направления документа в дело, в которое подшивается исполненный документ;

· отметку об исполнителе.

В ходе исследования документооборота ЗАО «Компания «АБВ» общий документооборот составил 5738 документов, а при анализе роста документооборота было определено, что за последний год документооборот ЗАО «Компания «АБВ» увеличился на 75%.

В виду высокой автоматизации деятельности предприятия и преобладания однотипных документов, целесообразно ввести автоматизированную систему работы с документами.

2.4. Систематизация документовОсновными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием

Организации, кото-рые могут себе по-зволить полный перевод бумажных архивов в электрон-ный вид, например, архив сканированных изображений документов, суще-ственно улучшают работу службы ДОУ.

Это происходит за счет уменьшения времени и стоимос-ти поиска, копиро-вания и передачи документов. Номенклатура дел при этом может строиться авто-матически или по-луавтоматически.

Электронное дело должно иметь ссылку на бумажный оригинал. Во внут-реннем документо-обороте можно ис-пользовать только электронные образы документов.

Бумажные оригиналы могут, в основном, потребоваться в случае не-обходимости дока-зать юридическую силу документа, например, в суде.

П О Л Е З Н Ы Й

С О В Е Т

сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке32. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Номенклатуры дел бывают следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве

одной организации (или ее функциональном подразделении) в определенном

календарном году33.

Типовая и примерная номенклатура дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в календарном году.

Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел организации.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой и примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру без изменения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке и составляют на основе изучения состава содержания и количества документов

образующихся в процессе деятельности организации34.

При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ГСДОУ, уставом, положениями о ее функциональных подразделениях, штатным расписанием, типовыми и примерными номенклатурами дел и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов организации (общее собрание организации, дирекция, совет директоров и т.д.)

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела должен четко и в краткой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

· название вида дела;

· название организации или функционального подразделения;

· название организации, куда были адресованы или от которой были получены документы дела;

· краткое содержание документов дела;

· название местности, с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на наличие копий документов дела35.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы» а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому–либо документу. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, — последние не указываются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы

(отчеты)36.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание дела.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой, ответственной за ведение делопроизводства в фирме, по установленной форме на основании номенклатур дел функциональных служб.

Примерная номенклатура дел приведена в Приложении №19.

Названиями разделов в номенклатуре дел организации являются названия функциональных служб, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно–распорядительную документацию организации.

Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за организацию документационного обеспечения, подписывается заместителем генерального директора и утверждается руководителем.

Номенклатура дел организации в конце года уточняется, перепечатывается, утверждается генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, включается в раздел номенклатуры службы документационного обеспечения.

В графе 1 номенклатуры дел организации проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс строится из цифрового обозначения функциональной службы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах функциональной службы или организации в целом.

Такой порядок индексирования закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов частей). Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов, содержащихся в делах, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно–распорядительную документацию, далее — содержащие плановые и отчетные документы.

Графа 3 номенклатуры дел организации заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры секретариатом указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел. При составлении номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, о передаче в другую фирму для продолжения и др.

При переносе информации на машинный носитель в этой же графе делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа.

По окончании календарного года секретариатом в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов и частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, сообщаются в архив, о чем в

номенклатуре дел делается отметка с указанием должности лица, его

подписи и расшифровки подписи37.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В деле должны находиться документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела. Не формируются в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением

черновых и дублетных экземпляров особо ценных документов), а также

документы подлежащие возврату38.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

21Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела;

22Включать в дело только по одному экземпляру документа;23Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в

соответствии с нормативными актами;24Группировать в дела документы одного календарного года за

исключением: переходящих дел, судебных, личных и арбитражных;25Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в следующем порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем, в хронологической последовательности, идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Существует следующее правило группировки документов в дела по видам и хронологии:

26уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

27приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

28подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров;

29документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

30приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

31документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, должны подшиваться в личные дела сотрудников;

32утвержденные фирмой планы и отчеты группируются отдельно от их проектов;

33плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию;

34лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям;

35протоколы заседаний представителей трудового коллектива организации, производственных совещаний руководства, собраний акционеров группируются по хронологии и порядку номеров в одном деле;

36документы, подготовленные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;

37переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ–ответ помещается за документом–запросом;

38обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации,

группируются в одном деле при условии, что они касаются одного

вопроса39.Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия организации. Комиссия должна руководствоваться в своей работе «Основными правилами работы ведомственных архивов», «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения» и «Положением об Экспертной Комиссии» организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении дел к уничтожению.

Примерный акт о выделении к уничтожению приведен в Приложении 21.

Дела, предназначенные к уничтожению, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период

времени будут утверждены и переданы в архив40.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и «Основных правил работы ведомственных архивов».

Оформление дел производится сотрудником, ответственным за делопроизводство в фирме.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях, см. Приложение 22), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, не проводить

пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,

заверительные надписи не составлять"41.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе–заверителе дела, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (Приложение 23). Выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборотный лист последнего документа запрещается.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

39наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;40номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками

из газет;41номера крупноформатных листов;42номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела,

приказы по основной деятельности организации, дела на авторские

свидетельства) составляется внутренняя опись документов дела42.

Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают содержание документов.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются:

43наименование организации–учредителя;44наименование организации;45наименование функциональной службы;46индекс дела;47номер дела;48заголовок дела;49аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения

содержащих особо ценные документы);50дата заведения дела;51количество листов в деле;52срок хранения дела;53архивный шифр дела.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствиями с требованиями ГСДОУ и «Основных правил работы ведомственных архивов», составляются описи дел.

ОписьОпись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом

и основным видом научно–справочного аппарата к документам,

обеспечивающим оперативный поиск дел43.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела, на дела, состоящие только из специфических характерных только для данной организации документов, служебные и ведомственные издания.

Форма описи дела приведена в Приложении 24.

Описательная статья описи дел включает в себя:

· порядковый номер дела (тома, части);

· по описи индекс дела (тома, части);

· заголовок дела (тома, части);

· дата дела (тома части);

· количество листов в деле (томе, части);

· срок хранения дела.

Опись составляется в трех экземплярах. Один передается в архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии организации, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в самой фирме.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Организации, ис-пользующие элек-тронный архив до-кументов, могут отказаться от со-ставления описей.

Систематизация и учет документов являются одной из основных функций электронного ар-хива, а большин-ство операций вы-полняется автома-тически или полу-автоматически

П О Л Е З Н Ы Е

С О В Е Т

Автоматизация Документационного Обеспечения Управления в ЗАО «Компания «АБВ» на базе технологии Евфрат 97

ЗАО "Компания "АБВ" автоматизация процессов ДОУ строится на базе архитектуры клиент/сервер в среде Евфрат 97, поддерживающей технологию групповой работы в компьютерных сетях.В

30 Степанов Е.А. Мингалев В.С. Указ. соч. — С.23.

31 Ермакова И.Н. Артемов О.Ю. Указ. соч. — С. 57.

32 Основные правила работы ведомственных архивов. — М.: Главархив СССР 1986. — С. 16.

33 Основные правила работы ведомственных архивов. — С.16.

34 Там же. — С. 17.




38 Там же. — С.22.

39 Основные правила работы ведомственных архивов. — С. 23.



42 Там же. — С.32.


Глава

3

В ходе разработки проекта автоматизации были запланированы следующие основные этапы:

54Анализ процессов ДОУ и состояния делопроизводства в ЗАО "Компания "АБВ".

55Выработка рекомендаций по их совершенствованию и приведению в соответствие с нормативными требованиями.

56Изучение предложения со стороны основных поставщиков средств офисной автоматизации.

57Изучение основных возможностей предлагаемых решений.58Оценка соответствия поставленной задачи и выбор системы

автоматизации делопроизводства.59Разработка программы автоматизации.

Рисунок 3. Евфрат 97 в Компании "АБВ". Рабочее Пространство

В ходе изучения рынка средств офисной автоматизации было принято решение об использовании технологии Евфрат 97, позволяющей на базе архитектуры клиент/сервер получить набор приложений, решающих задачи автоматизации процессов ДОУ ЗАО "Компания "АБВ".

Евфрат 97 позволяет автоматизировать основные функции автоматизации процессов ДОУ на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить:

60Интеграцию с системами создания документов (текстовые редактор Word, система распознавания (OCR) CuneiForm, программы просмотра Интернет — MS Internet Explorer и Netscape Navigator).

61Регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с ГОСТ 6.38–90.

62Контроль исполнения документов.63Передача документов в приложения–родители для редактирования,

печати, отправки по электронной почте и т.д.64Архивное хранение документов и сканированных изображений документов65Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов в архитектуре

клиент/сервер.66Разграничение прав пользователей по доступу к документам.67Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или

вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.Единая Система Управления Документами Евфрат 97 позволяет автоматизировать следующие основные задачи делопроизводства Компании АБВ:

68Создание, ведение, хранение, поиск, работы и контроля исполнения всех видов делопроизводственных, финансовых, маркетинговых и других документов организации

69Создание, регистрация и отправка писем70Регистрация и контроль исполнения входящих писем71Ведение архива документов компании, формирование дел и

номенклатуры дел

Далее подробно описываются основные возможности Единой Системы Управления Документами (ЕСУД) Компании АБВ

Создание Документов Компании "АБВ"Создание нового электронного документа происходит стандартными средствами редактора Microsoft Word for Windows на базе предварительно подготовленных шаблонов документов в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38–90 и УСРД или путем сканирования и распознавания бумажных документов при помощи системы CuneiForm for Windows.

В настоящий момент можно создавать следующие типы документов: акты, приказы, протоколы, указания, накладные, приходные кассовые ордера. Также можно использовать шаблоны общего бланка и бланка для письма, создавая, таким образом, практически все основные виды делопроизводственных документов. На примере заявления о приеме на работу, посмотрим как можно работать с этим документом Евфрат 97.

1. Из пункта меню Word 7.0 FileàNew (ФайлàНовый) выберем шаблон общего бланка Компании АБВ "Общий Бланк" (Рис. 5.3.)

2. В открывшемся шаблоне общего бланка с клавиатуры компьютера введем все необходимые данные и сохраним новый документ в

Евфрат 97, нажав на кнопку на стандартной панели инструментов Word44.

44 Данная кнопка устанавливается при помощи специального макроса, поставляемого вместе с Евфрат 97 Клиент и Евфрат 97 @SOHO.

3. При этом документ в Word будет сохранен и закрыт, а затем появится окно программы Евфрат 97, отвечающее за автоматическую регистрацию (полнотекстовую индексацию) нового документа.

4. Таким образом, новый документ зарегистрируется в базе данных Евфрат, что позволит в дальнейшем легко найти документ по его содержанию.

5. В дальнейшем документ можно будет дополнительно зарегистрировать по реквизитам из любой регистрационной карточки Евфрат.

Рисунок 4. Создание документов Компании АБВ при помощи MS Word и Евфрат 97

Регистрация Исходящих Писем Компании "АБВ"Евфрат 97 отвечает за регистрацию, отправку и архивное хранение исходящих документов, в т.ч. писем. Евфрат 97 включает базу данных, содержащую формы регистрации исходящих документов (как бумажных, так и электронных), интеллектуальную систему поиска и встроенную поддержку отправки факсов. Документы можно отправлять по электронной почте через вызов их родительских приложений, например, через Microsoft Word или Excel.

Рисунок 5. Форма карточки регистрации исходящих писем

Покажем, на примере регистрации исходящего письма, как эта функция реализована в Евфрат 97.

6. Секретарь–референт вводит исходный электронный документ в систему Евфрат. Его иконка появляется на рабочем столе системы.

7. Иконку документа мышью необходимо поместить поверх иконки карточки регистрации исходящих писем

8.

9. В открывшемся окне регистрации документа необходимо ввести значения реквизитов и нажать кнопку индексировать.

10. Далее документ будет зарегистрирован в системе таким образом, что его всегда и легко можно будет найти либо по значению реквизитов, либо по любому слову из текста.

Рисунок 6. Регистрация исходящего письма

Регистрация Входящих Писем Компании "АБВ"Евфрат 97 отвечает за регистрацию входящих писем и контроль их исполнения аналогично процедуре регистрации исходящих писем.

Евфрат 97 включает базу данных, содержащую всех адресатов, когда–либо присылавших письма в ЗАО "Компания "АБВ", карточки регистрации входящих писем и карточки назначения контроля исполнения.

В компании «АБВ» за регистрацию входящих и исходящих документов отвечает секретарь–референт.

Для регистрации входящего документа при помощи Евфрат 97 необходимо выполнить следующие основные операции:

Рисунок 7. Форма карточки регистрации входящих писем

11. Секретарь может ввести исходный бумажный документ в Евфрат через сканер и интегрированную систему распознавания CuneiForm. В этом случае документ, появившийся на рабочем столе, может содержать как текст, так и графический образ, полностью соответствующий оригинальному бумажному документу.

12. Секретарь также может воспользоваться свойством Евфрат, позволяющим заполнять регистрационную форму бумажного документа, и работать в дальнейшей в Евфрат только с регистрационными данными. Сам документ будет обрабатываться только в бумажном виде.

13. Евфрат иконку документа (только что введенного электронного или пока пустого "бумажного" документа) мышью необходимо поместить поверх иконки картотеки регистрации входящих писем

14. В открывшемся окне регистрации документа необходимо ввести значения реквизитов и нажать кнопку «Индексировать».

Далее документ будет зарегистрирован в системе таким образом, что его всегда и легко можно будет найти либо по значению реквизитов либо по любому слову из текста.

1.

Контроль ИсполненияДля назначения контроля исполнения любого документа, в Евфрат 97 Клиент (данная функция не реализована в версии Евфрат 97 @SOHO) необходимо:

15. Выбрать необходимый для постановки на контроль исполнения документ на рабочем столе Евфрат.

16. Мышью перенести его иконку на картотеку «Контроль исполнения»

17. В открывшемся окне регистрации документа необходимо ввести значения реквизитов и нажать кнопку «Индексировать».

По умолчанию картотека «Контроль исполнения» содержит только два реквизита:

· «Дата исполнения»

· «Имя исполнителя»

Пользователи Евфрат легко могут добавлять свои реквизиты для настройки функции контроля исполнения под свои конкретные нужды.

Далее Евфрат будет автоматически уведомлять пользователя системы, имеющего в системе Евфрат имя, соответствующее указанному в значении реквизита «Имя исполнителя» (под этим именем он должен войти в Евфрат 97 Клиент). Интервалы напоминания задаются в меню «Опции»à«Настройки»à«Контроль исполнения».

Рисунок 8. Настройка установок функции Контроль Исполнения в Евфрат 97

Напоминание о наличии документа (или нескольких документов) на контроле выглядит следующим образом.

Рисунок 9. Напоминание Евфрат 97 Клиент о наличии документа на контроле

Для того чтобы снять документ с контроля, необходимо нажать на его иконке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт «Снять с контроля»

Рисунок 10. Снятие документа с контроля исполнения в Евфрат 97 Клиент

Передача документовЕвфрат 97 поддерживает настраиваемую передачу (экспорт) документов во внешние приложения. Любой документ может быть передан в любое приложение если оно поддерживает загрузку файлов через командную строку. По умолчанию Евфрат использует установки Windows для связи приложений с файлами по расширению последних.

Рисунок 11. Настройка экспорта документов из Евфрат

Для передачи документа необходимо нажать на его иконке правой кнопкой мыши и из появившегося меню выбрать пункт «Экспорт».

Рисунок 12. Экспорт документа из Евфрат

Перевод документа из оперативного состояние на Архивное ХранениеДанная операция является чисто организационной и обычно состоит в том, что в конце квартала или года документ переносится из папки, в которой он

хранился в течение этого времени, в папку, соответствующую номенклатуре дел предприятия или организации.

Евфрат 97 Клиент поставляется с примерной номенклатурой дел, которая может быть легко настроена под специфику любого предприятия45.

Поиск Документов в АрхивеПоиск является одной из наиболее мощных и эффективных функций в Евфрат 97. Подробно о всех поисковых возможностях Евфрат можно прочитать в «Руководстве Пользователя Евфрат 97». Здесь же, мы остановимся на основных возможностях по использованию этой технологии в Вашем делопроизводстве.

Евфрат 97 использует два основных принципа осуществления поиска документов в архиве:

· Поиск по реквизитам документов

· Поиск по содержанию (полнотекстовый и гиперполнотекстовый поиск)

Комбинируя поиск по реквизитам, с поиском по содержанию Евфрат 97 дает возможность практически мгновенно извлекать из архива необходимые документы для их последующей обработки.

В диалоге поиска документов Вы можете указать признаки искомого документа и запустить поиск, а также сохранить запрос для дальнейшего использования.

45 См. раздел 2.4. Систематизация документов данной книги

Рисунок 13. Диалог поиска документов в Евфрат 97

Левая часть диалога содержит список возможных реквизитов. Некоторые из них — «Все слова», «Аннотация объекта», «Имя объекта» — являются системными и присутствуют всегда, даже если в Евфрат не вносили ни одного документа и не создавали ни одного нового реквизита.

Верхняя часть диалога содержит собственно запрос в виде списка строк «Реквизит» — «Диапазон значений». Диапазон значений может содержать начальное и конечное значение (например поиск по дате от ... до ...) или логическое выражение (И, ИЛИ, НЕ). Строки тоже могут быть связаны друг с другом логическими выражениями И, ИЛИ, НЕ.

Создавая запрос, можно искать, к примеру, документы от 12/04/93 по 15/10/95, содержащие слова «База» и «Данные», но не содержащие слова «программа»; при этом поле «Автор» может быть «Иванов» или «Сидоров».

Евфрат поддерживает обработку запросов на естественном языке, с учетом русской морфологии (различные формы одного и того же слова), с учетом близости слов в тексте и другие поисковые технологии.

В результате выполнения запроса, приведенного на рисунке выше, результат поиска может выглядеть, например, так.

Рисунок 14. Результаты полнотекстового поиска по словам «Директору института», расположенных в тексте подряд.

Уникальной возможностью Евфрат является т.н. гиперполнотекстовый поиск. В режиме просмотра текста любого документа Вы можете выделить курсором мыши любое слово или часть предложения и, нажав правую кнопку мыши, отправить его на полнотекстовый запрос к БД Евфрат. Результаты поиска будут сохранены так, что Вы сможете сколь угодно долго строить запросы к базе и переходить от документа к документу при желании возвращаясь «назад» и уточняя или видоизменяя запрос. Аналогично, выделенные мышью слова можно использовать в качестве поискового значения любого реквизита системы.

Для выполнения гиперполнотекстового запроса по всему тексту необходимо:

18. Выделить в режиме просмотра текста документа любое слово или часть предложения.

19. Нажать правую кнопку мыши на выделенном тексте

20. В появившемся меню выбрать пункт «Контекстный запрос» и нажать на нем правую кнопку мыши.

21. Евфрат выполнит запрос и покажет его результаты с показом текста найденных документов.

22. В любом найденном документе Вы можете повторить вышеописанную процедуру сначала.

Для выполнения гиперполнотекстового запроса по реквизитам необходимо:

23. Выделить в режиме просмотра текста документа любое слово или часть предложения.

24. Нажать правую кнопку мыши на выделенном тексте

25. В появившемся меню выбрать пункт «Запрос по реквизиту» и нажать на нем правую кнопку мыши.

26. В появившемся списке реквизитов системы выбрать необходимый и нажмите кнопку «Ок».

Рисунок 15. Список реквизитов для выполнения контекстного запроса

27. Евфрат выполнит запрос и покажет его результаты с показом текста найденных документов.

28. В любом найденном документе Вы можете повторить вышеописанную процедуру сначала.

Все промежуточные результаты поиска сохраняются в автоматически создаваемой папке «Результаты контекстного запроса».

Рисунок 16. Результаты контекстного запроса по словам «институт», «СССР», «академик», «директор»

Разграничение прав пользователей по доступу к документамЕвфрат 97 Клиент и Евфрат 97 Document Server, работая в архитектуре клиент/сервер, предоставляют возможность разграничения доступа к документам.

Идеология решения выглядит следующим образом.

В архитектуре Евфрат 97 существуют два типа баз данных:

· личная

· общая

В момент запуска Евфрат 97 Клиент пользователь имеет возможность выбрать тип базы с которой он в данный момент хочет работать.

Рисунок 17. Выбор базы для работы с Евфрат 97 Клиент

Если пользователь вошел в Евфрат, выбрав личную базу, то все данные, введенные в нее, останутся доступными только для личного доступа. Существует возможность репликации (слияния) данных из личной базы в общую, расположенную на сервере Евфрат 97. Для этого необходимо при работающем сервере Евфрат 97 Document Server в Евфрат 97 Клиент выбрать пункт меню «Файл»à«Добавить на сервер». Запустится процесс репликации. В результате, индексные данные будут переданы на сервер и появятся в общем доступе для всех клиентов Евфрат.

Если Вы используете Евфрат 97 Document Server, то в его составе Вы получите утилиту Евфрат 97 Администратор, которая позволяет создавать списки пользователей Евфрат 97 Клиент и их паролей для разграничения прав доступа к личным базам данных Евфрат 97.

Рисунок 18. Администратор сервера Евфрат 97

Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документаКаждый документ в Евфрат может быть представлен в трех его видах:

· Текст

· Графический образ (например, полученный со сканера):

· Состав реквизитов:

Для графических образов Евфрат предоставляет возможность их вывода на принтер или факс–модем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕовершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная

обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

СПри изучении документационного обеспечения деятельности ЗАО "Компания "АБВ" были рассмотрены: структура и задачи предприятия, организация документационных процессов на предприятии, организационно–нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ.

Проведен анализ существующего технологического процесса подготовки и обработки организационно–распорядительных документов в ЗАО "Компания "АБВ".

Из проведенного анализа видно, что состояние документационного обеспечения управления не соответствовало основным требованиям государственных стандартов и других нормативных документов в плане оформления документов и организации ведения работы.

Составление и оформление организационно–распорядительных документов не отвечало требованиям ГОСТа 6.38–90 как по составу, так и по расположению реквизитов.

Не соответствовала положениям ГСДОУ система регистрации. Не велась регистрация входящей и внутренней документации, не существовало перечня документов не подлежащих регистрации. Не был разработан перечень документов, подлежащих контролю, с указанием типовых сроков исполнения. Контроль исполнения документов и поручений руководства не велся в соответствии с нормативными требованиями. Все это приводит к некачественному и несвоевременному исполнению документов.

Документы не формировались в дела. Номенклатура дел отсутствовала. Ведомственного архива на предприятии не существовало. Это отрицательно сказывалось на сохранности документов и возможности их использования в справочных целях.

Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что организация работы с документами находилась на очень низком уровне и требовала кардинального пересмотра и изменения для создания условий, необходимых для эффективной работы всего предприятия в целом.

Комплекс мер по совершенствованию документационного обеспечения управления ЗАО "Компания "АБВ" включил в себя, прежде всего, предложения по введению в структуру предприятия нового функционального подразделения — секретариата и введению в штатное расписание секретариата должности секретаря–референта, в обязанности которого будет входить руководство секретариатом и исполнение обязанностей секретаря–референта руководителя.

Для рациональной организации документационного обеспечения должна применятся централизованная форма ведения делопроизводства, то есть все

операции по обработке документов должны производиться секретариатом: прием и регистрация документов, их предварительное рассмотрение, распределение и доставка (передача) по назначению, подготовка, оформление и отправка исходящих документов, составление и оформление внутренних документов, контроль исполнения документов и устных распоряжений руководства, формирование дел, хранение документов и обеспечение их использования в справочных целях.

Для четкого функционирования секретариата были разработаны проекты Положения о секретариате, должностных инструкций секретарю–референту и секретарям, а также описана методика составления инструкции по ведению делопроизводства на Предприятии.

Введение положения о секретариате позволит определить нормативно–правовую базу деятельности подразделения его статус и место в системе управления, его внутреннюю организацию, функции, права и ответственность.

Должностная инструкция секретаря–референта определит функции, обязанности, права и ответственность руководителя секретариата. А должностная инструкция секретаря определит нормативно–правовое положение работника, нормативно закрепит его права, функции, обязанность и ответственность. Инструкция по ведению делопроизводства позволит регламентировать документационные процессы, повысить оперативность и качество работы с документами на предприятии. После проведенного анализа рынка программных продуктов для автоматизации офисной деятельности из существующих на рынке решений была система автоматизации делопроизводства Евфрат 97. Этот пакет был выбран исходя из:

· существующего документооборота и темпов его роста;

· технического оснащения предприятия;

· видов документов, использующихся для документирования деятельности предприятия;

· соответствия Евфрат 97 уровню поставленных задач по автоматизации процессов ДОУ;

· простоте использования и администрирования клиент/серверных приложений Евфрат.

Таким образом, задачи документационного обеспечения управления ЗАО "Компания "АБВ" должны решаться комплексно и включать систему мер направленных на улучшение структуры службы ДОУ и совершенствование составления оформления и обработки организационно–распорядительных документов.

К явным достижениям можно отнести то, что:

· без увеличения штата сотрудников удалось навести порядок в работе с документами;

· за счет этого улучшилось обслуживание клиентов организации;

· документы перестали теряться;

· в любой момент времени руководству компании известно, что происходит с тем или иным документом, т.е. улучшился контроль исполнения;

· руководство в большей, чем раньше, степени уверено в принимаемых решениях;

· улучшилась атмосфера внутри коллектива предприятия, т.к. прекратились скандалы, связанные с утерей документов и невыполненными заданиями;

· повысилась общая производительность труда за счет того, что сотрудники перестали заниматься несвойственными им функциями;

· за счет автоматизации процессов подготовки документов повысилась производительность труда секретарей, т.к. теперь им не надо тратить время на их первоначальное оформление.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов ДОУ внутри организации. Важность этого подтверждается реальным повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники1.1. ОпубликованныеГОСТ 6.38–90 Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд–во стандартов 1990.

Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР 1991.

Государственная система документационного обеспечения управления: сборник плакатов и учебные формы основных организационно–распорядительных документов. — М.: ВНИИДАД 1991.

Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Унифицированные формы инструктивные и методические материалы по их применению. — М.: Главархив СССР, 1980.

Основные правила работы ведомственных архивов. — М.: Главархив СССР 1986.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. — М.: Главархив СССР 1989.

Общероссийский классификатор управленческой документации. — М.: Изд–во стандартов 1978.

1.2. НеопубликованныеУстав ЗАО "Компания "АБВ".

2. ЛитератураАндреева В.И. Делопроизводство. — М.: АО "Бизнес–школа "Интел–Синтез". Издание второе. 1995

Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению организации. — М.: АО "Технолюкс–2". 1994

Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате: Учебное пособие. — Казань: Изд–во Казанского университета 1989.

Волкова К.А. Казакова Ф.К. Симонов А.С. Структура производственного объединения. Положения об отделах и службах. Должностные инструкции: Справочное пособие. — М.: Экономика 1987.

Ермакова И.Н. Артемов О. Ю. Организационно–правовое и документационное обеспечение деятельности фирм.Ч.1 и 2. М.: Учебно–консультационная фирма "Ирис". — М. 1992.

Ермакова И.Н. Артемов О. Ю. Фирма: Управление. Кадры. Документы. М.: Атлант–Центр. 1993.

Илюшенко М.П. Основы документооборота: Учебное пособие. — М.: МГИАИ 1981.

Илюшенко М.П. Кузнецова Т.В. Формуляр документа: Учебное пособие. — М.: МГИАИ 1986.

Кенин А.М. Печенкин Н.С. Работа на IВМ РС. — М.: АО "Книга и бизнес" 1992.

Кузнецова Т.В. Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. — М.: МГИАИ 1988.

Кузнецова Т.В. Лосев В.И. Управленческая документация: Учебное пособие. — М.: Экономика 1985.

Степанов Е.В. Мингалев В.С. Организация и технология контроля исполнения документов: Учебное пособие. — М.: МГИАИ 1984.

Фельзер А.Б. Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. — Киев: Высшая школа 1987.

Список сокращенийЗАО — Акционерное Общество Закрытого Типа

БД — База Данных

ВНИИДАД — Всесоюзный научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела

ГСДОУ —Государственная Система Документационного Обеспечения Управления

ЕСУД — Единая Система Управления Документами

ДОУ — Документационное Обеспечение Управления

УСД — унифицированная система документации

ОРД — организационно–распорядительная документация

ПРИЛОЖЕНИЕ №1. Общий бланк ЗАО «Компания «АБВ»

Компания «АБВ»

Акционерное Общество Закрытого Типа "Компания «АБВ»

Высококачественные изделия из бумаги

117312, Россия, Энск, Энная Улица, 1

Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ,

Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ

Телекс: ХХХХХХХ

E–mail: [email protected]

1, N–street, N–town, ZIP Code, Russia.

Tel/Fax: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ

Tel/Fax: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ

Telex: ХХХХХХХ


ПРИЛОЖЕНИЕ №2

Компания «АБВ»Акционерное Общество Закрытого Типа

"Компания «АБВ»

В Сберегательный Банк

ЗАО Компания «АБВ» сообщает, что сумма в 12658–00 долларов США, поступившая на наш транзитный счет №0012348745636 в Вашем банке, перечислена для ЗАО Компания «АБВ» и подлежит зачислению на счет № 0012348745543 для последующей оплаты контрактов

Генеральный директор Петров В.Л.

Главный бухгалтер Сидоров М.Л.

Россия, Энск, Энная Улица, 1


Компания «АБВ»Акционерное Общество Закрытого Типа "Компания «АБВ»

Г–ну Иванову А.Б.

Урюпинское Картонажное Производство №12

Уважаемый Александр Борисович!:

Ниже приведена спецификация на изготовление комплекта «Изделия номер 345»:

– Коробка 196 x 250 x 68 mm, 300 g/sq.m, краски 4+(2)+1, 1 ед.;

– Обложка документации 145 x 215 mm, ENSOCOAT 230 g/sg.m, краски 4+(2)+1, 1 ед.;

– Брошюра документации, 228 полос, 145 х 215 mm (ВНИМАНИЕ! Брошюра сверстана на А5, необходимо масштабирование), 100 g/sq.m, краски 1, 1 ед.;

Был бы Вам очень признателен за расчет по каждой позиции вышеизложенной спецификации при тираже 1000 (2000) единиц.

С наилучшими пожеланиями,

Андрей Жаров


Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ, Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ Телекс: ХХХХХХХ



Компания «АБВ»Г–н Владимир Петрович Задорный

Главное Управление Человеческих Ресурсов

Органов Государственной Власти РФ

Уважаемый Владимир Петрович:

Компания «АБВ» рада предоставить Вашему вниманию предложения по программе автоматизации наблюдений за природой «Природоведение 97» для Windows 95. В приложениях к данному письму Вы найдете текст программы "Многопользовательские Лицензии Компании «АБВ»" и наше предложение по стоимости 1 полной упаковки программы «Природоведение 97» и лицензии на установку 14 рабочих мест. Приведенный далее расчет показывает, что, может быть, Вам будет выгоднее остановить свой выбор на 1 полной упаковке программы и лицензии на установку 16 рабочих мест.

Компания «АБВ» активно работает на рынке систем наблюдения за природой, обработки изображений природных явлений и технологий для поиска полезных ископаемых и систем с 1993 года. Программа «Природоведение 97» является одним из самых популярных программных продуктов в России. На сегодняшний день мы имеем возможность опираться на опыт более чем 40,000 пользователей во всем мире среди которых и органы государственной власти России.

Спасибо Вам за возможность сделать предложение по использованию наших технологий. Я искренне надеюсь, что мы найдем возможность совместного сотрудничества не только в области готовых решений по наблюдению за природой, но и по всему спектру предлагаемых нами технологий. С удовольствием отвечу на все Ваши вопросы относительно данного предложения по телефону ХХХ–ХХХХ. Если у Ваших сотрудников возникнут вопросы, относительно работы системы «Природоведение 97», то они могут обращаться ко мне или непосредственно к нашим менеджерам по технической поддержке Андрею А. или Кириллу Б (ХХХ–ХХХХ, ХХХ–ХХХХ)

С наилучшими пожеланиями,

Михаил Петров

Главный наблюдатель


Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ, Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ Телекс: ХХХХХХХ


ПРИЛОЖЕНИЕ №5ЗАО Компания «АБВ»

ПРИКАЗ

12 Апреля 1995 г. № 131

Командировать Чередкина А.В. в г. Алматы с 12 мая по 17 мая для участия в дилерском семинаре

Генеральный директор Петров В.Л.

ПРИЛОЖЕНИЕ №6. ПРОТОКОЛ ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»

ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»ПРОТОКОЛ №33

заседания комиссии по назначению компенсационных выплат на детей.

Г. Энск 12 апреля 1995 г.

Присутствовали:

1. Генеральный директор В.Л. Петров

2. Исполнительный директор О.А. Уткина

3. Главный бухгалтер М.Л. Сидоров

Повестка дня:

1. Рассмотрение вопроса о выплате компенсационных пособий на детей

Постановили:

1. Установить размер компенсационных выплат — 150,000 руб.

2. Выплачивать Соколовой А.А. пособие на детей в размере 150,000 руб. на основании представленных документов.

Генеральный Директор

Члены комиссии:В.Л. Иванов

ПРИЛОЖЕНИЕ №7. ФОРМА АКТА ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»

АКТ

приемки–передачи технической документации

г. Энск 3 декабря 1995 г.

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ» передало, а фирма ______________________________________________________ получила во временное пользование техническую документацию, в следующем составе:

1.

2.

3.

От ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ» От фирмы _________________

ПРИЛОЖЕНИЕ №8. ПОЛОЖЕНИЕ О СЕКРЕТАРИАТЕ[код ОКПО]

Акционерное Общество Закрытого Типа УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

КОМПАНИЯ «АБВ»

ПОЛОЖЕНИЕ

____________________№____________

подпись

00.00.00

расшифровка

подписи

Энск

О СЕКРЕТАРИАТЕ1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Секретариат является самостоятельной функциональной службой ответственной за установление единого порядка работы с документами в фирме.

1.2. В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства организации, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящем Положением.

1.3. Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием организации.

1.4. Секретариат возглавляет секретарь–референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора организации.

1.5. Секретарь–референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в коммерческих структурах не менее 1 года.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИДля установления единого порядка работы с документами в фирме и унификации документов по их составу и содержанию секретариат выполняет следующие функции:

2.1. Устанавливает порядок работы с документами в фирме, разрабатывает сводную номенклатуру дел

2.2. Организует по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

2.3. Организует и обеспечивает документационное и организационно–техническое обслуживание работы совещательных органов организации.

2.4. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и выдачу документов.

2.5. Контролирует выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.

2.6. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации для передачи дел на хранение.

2.7. Совершенствует формы и методы работы с документами в фирме, ее функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

2.8. Организует обучение работников организации по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3. ПРАВАДля выполнения указанных функций секретариату предоставляются права:

3.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

3.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.

3.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в фирме.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Возвращать исполнителям документы и требовать соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

3.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий работы с документами.

3.7. Разрабатывать Положение о секретариате и должностные инструкции его работникам.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬНа секретариат возлагается ответственность за:

4.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в фирме.

4.2. Невыполнение плана работ, указаний и поручений руководства организации.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИСекретариат взаимодействует с:

5.1. Руководителями функциональных служб организации– по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и предоставлении необходимых руководству организации материалов.

5.2. Службой кадров–по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников, работающих с документами.

5.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

5.4. Секретариат осуществляет взаимоотношения с другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

Секретарь–референт подпись расшифровка подписи

Визы:

ПРИЛОЖЕНИЕ №9. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ–РЕФЕРЕНТА

[код ОКПО]

Акционерное Общество Закрытого Типа

УТВЕРЖДАЮ



ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

____№____________

подпись

00.00.00

расшифровка

подписи

Энск

СЕКРЕТАРЮ–РЕФЕРЕНТУ1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Секретарь–референт относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых директором организации.

1.2. Основной задачей секретаря–референта является организация и совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности организации.

1.3. Секретарь–референт непосредственно подчиняется директору организации.

1.4. В своей деятельности секретарь–референт руководствуется:

– законодательными актами Российской Федерации;

– Уставом организации;

– Положением о службе документационного обеспечения;

– Положением о персонале организации;

– приказами (указаниями) руководства организации;

– нормативно–методическими материалами в области документационного обеспечения управления;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря–референта назначается лицо с высшим образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года.

1.6 Секретарь–референт должен владеть вопросами:

– перспектив развития организации, ее финансово–хозяйственной деятельности, основных технологических процессов;

– организации работы с документами в фирме, составления установленной отчетности и документации;

– культуры труда и служебной этики;

– применение средств вычислительной и организационной техники;

– охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря–референта (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на______________________________________________ (наименование должности) в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками организации.

2. ФУНКЦИИ2.1. Руководство секретариатом

2.2. Информационно–справочное обслуживание по документам организации.

2.3. Обеспечение документирования совещательных органов организации.

2.4. Оперативное обслуживание руководства организации.

2.5. Ведение делопроизводства и его совершенствование.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИСекретарь–референт должен:

3.1. Определять порядок работы с документами в фирме, разрабатывать сводную номенклатуру дел.

3.2. Организовывать по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.

3.3. Организовывать и обеспечивать документационное и организационно–техническое обслуживание работы совещательных органов организации.

3.4. Обеспечивать прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов организации.

3.5. Контролировать выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.

3.6. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации для передачи дел на хранение.

3.7. Совершенствовать формы и методы работы с документами в фирме, ее функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

3.8. Организовывать обучение работников организации по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.10. Вести прием посетителей.

4. ПРАВАСекретарь–референт имеет право:



4.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в фирме.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах свой компетенции.

4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

4.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий.

4.7. Разрабатывать и подписывать Положение о секретариате и должностные инструкции секретариата.

4.8. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения отдельных заданий и поручений руководства организации.

4.9 Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов организации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬНа секретаря–референта возлагается ответственность за:

5.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в фирме.

5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации, плана работ и несоблюдение условий труда работников находящихся в его подчинении.

5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯСекретарь–референт в процессе своей работы взаимодействует с:

6.1. Руководителями функциональных служб организации — по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и представления необходимых руководству организации материалов.

б.2. Службой кадров — по вопросам расстановки кадров, повышения

квалификации сотрудников в области работы с документами.

б.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

6.4. С другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.


Визы:

ПРИЛОЖЕНИЕ №10. ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ»

[код ОКПО]



______________________№____________

Энск

ПРИЛОЖЕНИЕ №11. ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ ЗАО «КОМПАНИЯ «АБВ»

[код ОКПО]


КОМПАНИЯ «АБВ»117312, Россия, Энск, Энная Улица, 1

р/с Nо 1800079 в ОСБ 8546, к/с Nо 164741 в ОПЕРУ НБ СБ РФ.

Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ, Тел/Факс: (ХХХ) ХХХ–ХХ–ХХ

Телекс: ХХХХХХХ E–mail: [email protected]

__________№__________________

на № ______от________________

ПРИЛОЖЕНИЕ №12. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮАкты проверок и ревизийАкты приема законченных работАкты списанияАкты экспертизыАкты передачи делАкты ликвидации организации

Договоры о производстве работДоговоры о материально–техническом снабженииДоговоры об аренде помещенияДоговоры о постановкахДоговоры подрядаДоговоры о научно–техническом сотрудничествеДоговоры о материальной ответственностиЗадания на проектированиеЗадания на проведение научно–исследовательских работЗадания на проведение проектных и технологических работТехнические заданияДолжностные инструкцииИнструкции по документационному обеспечению управленияИнструкции по техники безопасностиОтчеты о производственной деятельностиОтчеты о командировкахОтчеты о научно–исследовательских работахПеречень документов с указанием сроков храненияПроизводственные планыПлан научно–исследовательских работПлан поставок продукцииПлан работы совещательных органов организацииПоложение о персонале организацииПоложение о функциональной службеПрограммы проведения работ и мероприятийПрограммы командировокРасценки на проведение работСмета расходов на содержание специалистов организацииСмета расходов средств организацииСтруктура и штатная численность организацииУстав организацииШтатное расписание и изменения к нему

ПРИЛОЖЕНИЕ №13. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ Акты проверок и ревизий

Акты приема законченных работ

Акты списания

Акты экспертизы

Акты передачи дел

Акты ликвидации организации

Доверенности на получение товарно–материальных ценностей

Договоры о производстве работ

Договоры о материально–техническом снабжении

Договоры об аренде помещения

Договоры о поставках

Договоры подряда

Договоры о научно–техническом сотрудничестве

Договоры о материальной ответственности

Задания на проектирование

Задания на проведение научно–исследовательских работ

Задания на проведение проектных и технологических работ

Технические задания

Заявки на оборудование

Исполнительные листы

Командировочные удостоверения

Образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право

совершения финансово–хозяйственных операций

Письма гарантийные на выполнение работ

Письма гарантийные на предоставление услуг

Протоколы согласования планов поставок

Реестры чеков

Реестры бюджетных поручений

Смета расходов на содержание специалистов организации

Смета расходов использования средств фонда организации

Справки о начисленной зарплате

Спецификации продукции

Устав организации

Штатное расписание и изменения к нему

ПРИЛОЖЕНИЕ №14. ФОРМА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ[код ОКПО]



ПРИКАЗ

______№_____________________

Энск

О .....

В соответствии (в целях улучшения)____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.......

2......3......

Генеральный директор Личная подпись Расшифровка подписи

Визы:

В дело

Подпись

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ №15. ФОРМА УКАЗАНИЯ[код ОКПО]



УКАЗАНИЕ

Руководителю отдела маркетинга и продаж

________№______________________

Энск

О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации

На основании

ПРЕДЛАГАЮ:

1.

2.

3.

Генеральный директор подпись расшифровка

подписи

Визы:

Секретарь–референт

Руководители функциональных служб

В дело

Подпись

00.00.00

ПРИЛОЖЕНИЕ №16. ФОРМА ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

[код ОКПО]



ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_______№_______________

Энск

Председатель (инициалы и фамилия)

Секретарь (инициалы и фамилия)

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы присутствующих

Приглашенные: инициалы и фамилии, наименование должностей

Повестка дня:

Вопрос, автор сообщения

1. СЛУШАЛИ: (фамилия и инициалы, краткое или полное изложение содержания выступления)

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:1.1.

1.2.

Председатель Личная подпись Расшифровка подписи

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

В дело

Подпись

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ №17. ФОРМА АКТА[код ОКПО]


УТВЕРЖДАЮ


АКТ


подпись расшифровка

подписи

00.00.00

__________№____________

Энск

О передаче дел

Основание:

Составлен комиссией:

Председатель:

члены комиссии:

1.

2.

3.

В результате проверки установлено:

1.

2.

Составлен в ... экз.

1 экз. –

2 экз. –

Председатель комиссии подпись расшифровка подписи

Члены комиссии подпись

подпись

подпись

расшифровка подписи



В дело

Подпись

Дата 00.00.00

ПРИЛОЖЕНИЕ №18. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по их командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, заявки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

8. Прейскуранты.

9. Технические условия.

10. Нормы и нормативы расхода материалов.

11. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

12. Документы по выполнению совместных финансово–хозяйственных договоров.

13. Бухгалтерские документы.

14. Планово–финансовые документы.

15. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

1б. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты.

17. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «лично».

ПРИЛОЖЕНИЕ №19. Форма номенклатуры дел ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»[код ОКПО]


КОМПАНИЯ «АБВ»Генеральный директор


подписи00.00.00

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______№__________________

Энск

На 19__ г.

Индекс дела

Заголовок дела атома, части) Кол–во дел (то-

мов)

Срок хранения дела атома, части)

и # статей по перечню

Примеча-ние

1 2 3 4 5

01

01–01

01–02

01–03

01–04

01–05

01–06

01–07

01–08

01–09

01–10

Организация Управления

Учредительные документы предприятия (Устав, учредительный договор)

Протоколы общих собраний учредителей организации. Подлинники

Протоколы общих собраний специалистов предприятия. Подлинн.

Структура и штатная численность предприятия

Штатное расписание предприятия

Должностные инструкции специалистам предприятия

Решения, распоряжения, указания местных органов власти и управления. Копии.

Приказы по основной деятельности предприятия. Подлинники.

Приказы по административно– хозяйственным вопросам

Документы ревизий предприятия органами власти, финансового и

Пост. ст. 37а

Пост. ст. 17г

Пост. ст. 17



3 г. после замены новыми, ст.56

До минов. надобн.


5 л., ст. 19г

Постоянно ст.17г

По Перечню типовых документов... –М., 1989

налогового контроля (акты, справки, докладные записки)

02

02–01

02–02

03

ПланированиеГодовой план предприятия по основным видам деятельности

Квартальные планы предприятия по основным видам деятельности

Организация маркетинговой деятельности

Пост. ст.1а

1 г., ст.1686

03–01

03–02

03–03

03–04

03–05

03–06

03–07

03–08

03–09

03–10

04

04–01

04–02

Протоколы конъюнктурных совещаний предприятия

Документы по вопросам конъюнктуры товарных рынков

Документы по расчетам и обоснованию цен по контрактам

Лицевые счета инофирм

Книга регистрации контрактов

Документы по сотрудничеству с фирмами и инофирмами по вопросам закупки оборудования и материалов (письма, копии договоров и контрактов)

Отчеты о ценах на товары и оборудование по сделкам с фирмами и инофирмами

Отчеты и задания специалистов по загранкомандировкам

Переписка с фирмами и инофирмами по вопросам изучения конъюнктуры рынков

Переписка с фирмами и инофирмами по вопросам сбыта и поставкам, заключения договоров и контрактов

ФинансированиеИнструкции, методические указания финансовых органов по бухгалтерскому учету, отчетности и финансовой деятельности

Годовой финансовый план предприятия

Пост. ст. 105

Пост. ст. 100

30 лет ст. 214

30 лет ст. 215

30 лет ст. 215

5 лет ст. 218

10 лет ст. 206

10 лет ст. 44

5 лет ст. 177

3 года ст. 1017

До минов. надобн.

Постоянно ст.206б

04–03

04–04

04–05

04–06

04–07

04–08

04–09

04–10

04–11

04–12

05

05–01

05–02

05–03

05–04

05–05

05–06

05–07

05–08

05–09

05–10

05–11

05–12

Квартальные финансовые планы предприятия

Годовые сметы по административно хозяйственным расходам

Годовой и квартальные кассовые планы

Отчеты по кассовому плану

Валютные котировки иностранных банков и бирж

Книги регистрации счетов, поступивших от фирм и инофирм

Книга регистрации открываемых аккредитивов и платежных поручений

Копии заявлений на переводы и аккредитивы с приложением всех оправдательных документов

Карточки учета платежей

Переписка с фирмами и инофирмами по вопросам валютных отчислений

Учет и отчетностьГодовые статистические отчеты по основным видам деятельности предприятия

Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности предприятия

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы

Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы

Кассовые и банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции

Акты о приемке–сдаче и списании имущества и материалов

Акты проверки кассы

Хозяйственные договоры и контракты

Акты приема–сдачи выполненных работ

Листки нетрудоспособности

Заказы на бланки учета и отчетности

3 года ст.206в

5 лет ст.220а

3 года ст.277а


До минов. надобн. ст. 193

10 л., ст. 354

3 г., ст. 359

10 л., ст. 358

10 л., ст. 355

5 л., ст. 197

Постоянно ст. 239б

5 л., ст. 293г

10 л., ст. 303б

3 г., ст. 303в

3 г., ст. 310

3 г., ст. 310

3 г., ст. 33б

5 л.

3 года ст. 103б


1 год ст. 302

При завер. ревизии

При завер. ревизии

При условии истечен. срока действия и завер.

05–13

05–14

06

06–01

06–02

06–03

06–04

06–05

06–06

06–07

06–08

06–09

06–10

06–11

06–12

06–13

07

07–01

07–02

07–03

Переписка с фирмами и инофирмами по вопросам хозяйственной деятельности

Доверенности на совершение внешнеторговых операций. Подлинники

Отчеты о рекламациях. Копии

Организация управления персоналомПоложение о персонале организации

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, премировании, длительных зарубежных командировках

Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках

Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу (трудовые контракты и соглашения, заявления, докладные записки, справки)

Личные дела

Личные карточки Т–2

Невостребованные трудовые книжки

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета приема, перемещений и увольнений работников предприятия

Журнал учета зарубежных командировок

Журнал учета командировок

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Журнал учета выдачи справок с места работы

Организация документационного обеспечения управленияЖурнал учета заказной корреспонденции и бандеролей

Журнал учета бланков строгой


10 л., ст. 321

До минов., надобнос. Ст. 33

3 г., ст. 37а

75 л., ст. 19б

3 г., ст.19в

3 г., ст.492

75 л., ст. 498в

75 л., ст. 504

50 л., ст. 524

50 л., ст. 526а

75 л., ст. 508

5 л., ст. 536б

3 г., ст. 536а

3 г., ст. 537

3 г., ст. 538

1 г., ст. 107

3 г., ст. 110а

ревизии

После замены новыми

07–04

отчетности

Номенклатура дел предприятия

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

До минов. надобн. ст. 95а

До минов. надобн. ст.117а


00.00.00

подпись расшифровка подписи

Зав. Архивом

00.00.00


Одобрено: Протокол ЭК от __________________№_______________

ПРИЛОЖЕНИЕ №20. ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В 199_ ГОДУ В ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»

По срокам хранения Всего В том числе

Переходящих с отметкой ЭПК

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Итого:


00.00.00


подписи

Итоговые сведения переданы в архив предприятия

Наименование должности лица, передавшего сведения

00.00.00


подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ №21. ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

[код ОКПО]


УТВЕРЖДАЮ


КОМПАНИЯ «АБВ»АКТ

_______№___________________

подпись

00.00.00


Энск

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюНа основании_________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как на имеющие научно–исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №____________________________________________________

(название фонда)

№п/п

Заголовок дела и

групповой заголовок

Дата дела или крайние

даты дел

Номера описей (номен–

клатур) за годы

Индекс дела по номен–

клатуре или номер дела

по описи

Кол–во дел

(томов, частей)

Сроки хранения

дела, атома, части) и ## статей по перечню

Примечание

1 2 3 4 5 6 7 8

Итого_____________________________________ дел за ____________________________________ годы______________________________

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _____________________№_________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

00.00.00


ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от____________№___________

Документы в количестве ____дел, весом ____кг сданы в_________________________________(наименование организации)

на переработку по приемо–сдаточной накладной от ___________№______________________

Наименование должности специалиста организации, сдавшего документы


Наименование должности специалиста архива

(службы ДОУ), внесшего изменения в отчетные документы


00.00.00

ПРИЛОЖЕНИЕ №22. ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела №______

## П/П Индекс доку– мента

Дата доку– мента

Заголовок документа

Номера листов дела


1 2 3 4 5 6

Итого______________________________________________ документов(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи________________________________________________(цифрами и прописью)

Наименование должностного лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ №23. ФОРМА ЛИСТА–ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ–ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____В дело подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________ листа (ов)


в том числе: литерные листы___________________________________________________

пропущенные номера ____________________________________ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

Наименование должности специалиста, составившего заверительную подпись


00.00.00

ПРИЛОЖЕНИЕ №24. ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ЗАО КОМПАНИЯ «АБВ»

[код ОКПО]




ОПИСЬ

___№____________

подпись

00.00.00


Энск

Название раздела

№ п/п Индекс дела а тома, части)

Заголовок дела атома, части)

Дата дела атома, части)

Кол–во листов в деле атоме,

части)

Срок хранения дела атома,

части)


1 2 3 4 5 6 7

В данную опись внесено _______________________________________________________ дел (цифрами и прописью)

с № _________________________ по № ___________________________, в том числе:

Литерные номера:

Пропущенные номера: _____________________________

_____________________

Наименование должности составителя описи

00.00.00


СОГЛАСОВАНО


00.00.00

Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

ЗАО Компания АБВ

от ________№_________

Передал _______________________________________________________ дел


Наименование должности работника структурного подразделения


00.00.00

Принял_________________________________________________________

дел


Наименование должности работника ведомственного архива


00.00.00

ПРИЛОЖЕНИЕ №25. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЮ[код ОКПО]


УТВЕРЖДАЮ


КОМПАНИЯ «АБВ»ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

___№____________

подпись

00.00.00


Энск

СЕКРЕТАРЮ1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1 Секретарь относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых директором организации.

1.2 Основной задачей секретаря является своевременное и правильное оформление документов организации.

1.3 Секретарь непосредственно подчиняется секретарю–референту.

1.4 В своей деятельности секретарь руководствуется:

– законодательными актами Российской Федерации;

– Уставом организации;

– Положением о секретариате;

– Положением о персонале организации;

– приказами (указаниями) руководства организации;

– нормативно–методическими материалами в области

документационного обеспечения управления;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5 На должность секретаря назначается лицо со средним специальным образованием или со средним образованием и стажем работы в коммерческих структурах не менее одного года.

1.6 Секретарь должен владеть вопросами:

– перспектив развития организации, ее финансово–хозяйственной деятельности,

организации основных технологических процессов;

– организации работы с документами в фирме, составления установленной

отчетности и документации;

– культуры труда и служебной этики;

– применения средств вычислительной и организационной техники;

– охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на ___________________________ (наименование должности) в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками организации.

2. ФУНКЦИИ2.1 Оформление документов

2.2 Бездокументное обслуживание сотрудников организации.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИСекретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых материалов, обеспечивающих организационно–распорядительную деятельность организации.

3.2. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации (телефон, факс).

3.3. Осуществлять выполнение машинописных работ с помощью персонального компьютера.

3.4. Осуществлять копировально–множительные работы.

4. ПРАВАСекретарь имеет право:



4.3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

4.4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы

4.5. Требовать от руководства организации создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов организации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬНа секретаря возлагается ответственность за:

5.1 Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

5.2 Невыполнение указаний и поручений руководства организации и плана работ, несоблюдение условий труда работников находящихся в его подчинении.

5.3 Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4 Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИСекретарь в процессе своей работы взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам составления документов и бездокументного обслуживания сотрудников.


Визы:

Индекс

CCognitive Technologies, 0, 6, 7,

8, 9, 26CuneiForm, 9, 13, 39, 50, 51,

55

WWord, 27, 50, 51, 52

Аакт, 4, 5, 6, 11, 12, 14, 18, 22,

23, 26, 27, 29, 30, 31, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 42, 44, 45, 48, 50, 51, 59, 72, 74, 77, 80, 92, 93, 98, 104

АРМ, 5, 6архив, 4, 7, 9, 10, 16, 19, 23,

24, 38, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 51, 52, 59, 65, 68, 70, 78, 79, 82, 97, 98, 99, 103

Ббланк, 10, 17, 18, 20, 21, 24,

27, 28, 30, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 41, 51, 71, 79, 82, 93

ГГОСТ

6.38--90, 7, 9, 13, 17, 18

Ддело, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12,

13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 27, 28, 30, 31, 33, 37, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 49, 51, 59, 65, 66, 69, 81, 87, 88, 89, 90, 101

Делопроизводство, 0, i, 5, 12, 68, 69

документ, 0, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 73, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 85, 88, 91, 92, 93, 98, 99, 100, 104, 105

ДОУ, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 13, 16, 18, 20, 24, 25, 26, 41, 42, 46, 47, 49, 50, 65, 66, 67, 70, 99

ЕЕвфрат, 9, 13, 26, 27, 39, 49,

50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66

Ииндекс, 13, 17, 20, 27, 28, 31,

36, 39, 41, 42, 43, 44, 47, 48, 51, 53, 63

ККонтроль исполнения, 23, 24,

38, 40, 50, 56, 65

Нноменклатура, 41, 42, 43

Оопись, 23, 46, 47, 98, 100, 101,

102, 103

Опись, 47, 48

Пписьмо, 17, 36, 37, 38Письмо, 17, 36, 37, 38Приказ, 18, 29, 32, 92, 93протокол, 6, 11, 18, 29, 33, 34,

45, 48, 51, 98

Ррегистрация, 18, 23, 24, 39, 51,

52, 54реквизит, 9, 17, 18, 19, 20, 21,

24, 25, 27, 28, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 46, 50, 52, 53, 55, 56, 59, 60, 61, 62, 64, 65

Ссекретариат, 8, 13, 15, 18, 20,

21, 43, 44, 65, 66, 78, 79, 81, 104

Систематизация, 7, 19, 23, 24, 41, 48, 59

Справки, 35, 86

УУСОРД, 10, 20, 21учет, 5, 7, 9, 12, 16, 18, 25, 28,

37, 40, 41, 46, 47, 48, 60, 78, 81, 93

ФФормирование дел, 23, 38, 44

ЭЭкспертиза, 23, 45

ДЛЯ ЗАМЕТОК

Совершенствуем Делопроизводствоbek.sibadi.org › fulltext ›...

Documents

Transcript of Совершенствуем Делопроизводствоbek.sibadi.org › fulltext ›...