DISEÑO DE ARCHIVOS

CLAUDIA TOVAR

VIVIANA MORENO

CLAUDIA NARVÁEZ

ANDRES DIMATE

OSCAR MORENO IBARRA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

DISEÑO DE ARCHIVOS

CLAUDIA TOVAR

VIVIANA MORENO

CLAUDIA NARVÁEZ

ANDRES DIMATE

OSCAR MORENO IBARRA

TUTOR

JORGE MARIO ZULUAGA OCAMPO

INGENIERO DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CONTENIDO

Introducción.

Objetivo.

Terminología Básica de Archivos.

Diagrama de estructura de datos.

Tipos de Archivo

Métodos de Organización de Archivos

Cinta Magnética

Discos Magnéticos.

Conclusiones

Cibergrafia

INTRODUCCION

Los archivos son el corazón de muchos sistemas de información. Dentro de los

sistemas de información un factor importante que contribuye con la preservación

de la información son los archivos. Un archivo contiene grupos de registros que

nos proporcionan información para el diseño, administración y toma de decisiones

en una organización, los archivos nos sirven para almacenar datos de un periodo

indefinido, o temporal con un propósito especifico.

En esta actividad profundizaremos acerca del tema de los archivos, su tipología,

los métodos para acceder a ellos, entre otros, puesto que nosotros como futuros

profesionales de la información, somos los encargados de vigilar y estar atentos

para que se lleve a cabo un servicio de calidad hacia nuestros usuarios, por tal

razón es importante aprender a organizar, almacenar y recuperar los datos en los

sistemas de información.

OBJETIVOS

Objetivos generales: Realizar una investigación grupal en la cual podamos

ampliar los conceptos relacionados con tipos de archivos, métodos de

organización de archivos y conceptos relacionados con diseño de sistemas de

forma que entreguemos mapas conceptuales que resuman o ilustren de la mejor

forma la información investigada desarrollando habilidades cognitivas y prácticas

en el análisis y diseño de sistemas.

Objetivos Específicos:

Identificar los diversos tipos de archivo conociendo su clasificación y definición.

Determinar los diferentes métodos de organización de archivos y su importancia

dentro de las diversas instituciones.

Trabajar en grupo de forma en que se compartan ideas y se realice el proyecto de

forma en que se genere un aprendizaje significativo y de calidad.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

DATO

tenemos que un dato es la unidad mínima que

compone cualquier información.

Con esto en mente podemos decir que los

DATOS son la información que damos a la

computadora para realizar un proceso. Por

ejemplo, los nombres y las direcciones de

amigos, pueden integrar una agenda que

manejada en un archivo informatizado

facilitará la búsqueda de datos y la emisión de

listados.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

Por otro lado, los datos se pueden clasificar en:

Dato analógico: Es la representación de cualquier tipo de información mediante una señal eléctrica de cualquier intensidad. Los datos analógicos pueden transmitirse a través de las líneas telefónicas convencionales. La mayoría de los datos se capturan en sensores como termómetro, barómetros, etc.

Dato digital o binario: Es la representación de cualquier tipo de información mediante una serie de unos y ceros (bits: dígitos binarios) que se manifiestan en la computadora por la presencia o la ausencia de señal eléctrica respectivamente. Los sistemas informáticos convierten los datos analógicos en binarios para procesarlos.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

INFORMACION

Se considera como un conjunto organizado de

datos que tienen un significado específico más

allá de cada uno de éstos de manera

independiente.

Por ejemplo: los números 2, 0, 0 y 7 son datos;

pero 2007 es una información. Como regla

básica se debe recordar que la computadora

emplea datos y las personas emplean

información, esta es la diferencia entre

información y datos; de hecho el procesamiento

de datos da como resultado: información.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

ARCHIVO

Es un conjunto organizado de información de datos que

se almacenan en algún medio al que la computadora

puede acceder.

Los archivos pueden ser programas, hojas de cálculo,

documentos, presentaciones electrónicas, etc.

Los nombres de los archivos se forman de dos partes: la

primera es el nombre del archivo, que actualmente no

tiene restricción en el número de caracteres, después se

debe colocar un punto y finalmente vienen 3 o 4

caracteres que indican la extensión. El tamaño de los

archivos se mide en kilobytes, megabytes y gigabytes.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

INFORMATICA

La informática es la ciencia que se dedica al procesamiento

automático de datos o información por medio de computadoras para

una aplicación específica.

Para procesar información necesitamos almacenarla, organizarla y

transmitirla, por esa razón intervienen varias tecnologías pero sus

principales pilares son la computación y la comunicación.

La computación es la ciencia que se encarga del estudio de la

capacidad de procesamiento (velocidad, almacenamiento, etc.) que

tiene la computadora y la informática es la ciencia que se encarga de

la aplicación de la computación(en la educación, la industria, etc.) a

cualquier área del conocimiento.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

SISTEMA

Un sistema es una reunión o conjunto de elementos

integrados en un todo que interactúan entre sí para lograr

un objetivo determinado.

Un sistema ejecuta una tarea que sería imposible de

realizar por cualquiera de sus partes de manera

individual; por ejemplo, el sistema respiratorio realiza

una tarea que sería imposible para la nariz solamente o

para los pulmones. ¡Se necesita de todos los órganos del

sistema respiratorio para sobrevivir! Igual sucede con la

computadora, no es posible que un dispositivo de entrada

pueda hacer las funciones de una computadora.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

COMPUTADORA

Una computadora es una máquina electrónica usada para procesar

información. La computadora hace un trabajo más que calcular números o

imprimir. Hay dos partes básicas que forman una computadora: el hardware

y el software. Y existen las:

Analógicas: este tipo de computadoras realiza

cálculos a partir de los datos obtenidos mediante sensores externos logrando resultados

también analógicos

Digitales: Son computadoras que trabajan con valores numéricos,

específicamente 1 y 0, realizando operaciones y cálculos cuyos

resultados se expresan en combinaciones de éstos. La ventaja es

su facilidad de cambiar las instrucciones o programas y su velocidad de procesamiento.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURAS DE DATOS

El diagrama de estructura de datos, es una técnica necesaria

para la modelización de datos, la cual representa un conjunto

de datos relacionados entre sí y describen en forma colectiva

un componente del sistema.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURAS DE DATOS

Es el esquema por el cual se realiza

una descripción para la realización de

una base de datos con cada uno de sus

componentes que la entidad desee.

Este modelo se basa en

representaciones entre registros por

medio de ligas, existen relaciones en

lasque participan solo dos entidades

(binarias) y relaciones en las que

participan más de dos entidades

(generales) ya sea con o sin atributo

descriptivo en la relación.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURAS DE DATOS

Descripción : Para la construcción del diagrama de estructura de

datos, necesitamos los siguientes elementos:

Objetivo: construir un modelo lógico del sistema que facilite

la comprensión del mismo.

Utilidad: útil para representar gráficamente las relaciones o

asociaciones entre pares de entidades.

Entidad: es un objeto (persona,

lugar o cosa) sobre la cual la

organización captura, almacena o

procesa datos. Su representación

grafica es un rectángulo.

Relación: Es la conexión que va

existir (entre tipos de entidades).

Su representación grafica es una

línea recta.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURAS DE DATOS

FASES PARA LA CONSTRUCCION DE LA ESTRUCTURA DE DATOS:

Identificar las entidades dentro del Sistema, teniendo previo conocimiento del

funcionamiento del sistema.

Determinar las claves o identificadores de las entidades.

Establecer las relaciones entre las entidades.

Dibujar el modelo de datos.

Identificar y describir los atributos de cada entidad, teniendo en cuenta todas las

propiedades de cada entidad en las que el sistema tenga interés.

Verificaciones, se realizaran sobre el diagrama, eliminando las relaciones

redundantes. Una relación o asociación puede ser redundante si puede expresarse

exactamente por medio de una combinación de varias asociaciones.

TIPOS DE ARCHIVO

En el ámbito de la informática

se define como archivo a un

conjunto de datos organizados

que, una vez almacenados, se

pueden utilizar a través de las

distintas aplicaciones.

Típicamente, en los sistemas de información pueden encontrarse varios

tipos de archivos…

TIPOS DE ARCHIVO

Se divide en…

TIPOS DE ARCHIVO

Constantes: formados por registros con campos fijos y campos de baja frecuencia de variación

en el tiempo

De situación: contienen información actualizada en cada momento.

Históricos: contienen información almacenada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido

cambios de actualización o acumulado datos de variación periódica en el tiempo

TIPOS DE ARCHIVO

Archivo de Maniobra o (Archivos Temporales): Sonarchivos especiales que contienen una réplica,subconjuntos temporales o formas alternativas deorganización de archivos maestros o de transacciones.Este tipo de archivos de trabajo normalmente se crean yson utilizados por el programa informático apropiado yluego se destruyen. Además no se emplean en contextosde bases de datos. Estos archivos tienen una vidalimitada, se utilizan como auxiliares de los anteriores,habitualmente se borran al terminar el programa.

Archivos de Movimiento: Son registros especiales deactualizaciones de otros archivos, en especial archivosmaestros y de transacciones. Se utilizan en conjuntocon los archivos de datos no activos para recuperardatos "perdidos". Sus registros son de tres tipos:alta, bajas y modificaciones.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivos de Transacciones: Este es un archivo temporal, que

tiene dos propósitos: acumular datos acerca de los eventos en el

momento que ocurran y el actualizar los archivos maestros para

reflejar el resultado de las transacciones actuales. El archivo de

transacciones contiene el mismo tipo de registro que el archivo

maestro, la cantidad de registro dependerá de los registros a

utilizar, difieren únicamente en el campo que se usará como

código para indicar el tipo de actualización del registro.

Muchos de los archivos maestros contienen registro de longitud

variable y guardan información sobre los eventos que afectan a

la organización y sobre los cuales se calculan datos, por

ejemplo: registros contables, facturas, pagos, pedidos de

clientes, etc.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivos de Transacciones: Este es unarchivo temporal, que tiene dos propósitos:acumular datos acerca de los eventos en elmomento que ocurran y el actualizar losarchivos maestros para reflejar el resultadode las transacciones actuales. El archivo detransacciones contiene el mismo tipo deregistro que el archivo maestro, la cantidadde registro dependerá de los registros autilizar, difieren únicamente en el campoque se usará como código para indicar eltipo de actualización del registro.Muchos de los archivos maestros contienenregistro de longitud variable y guardaninformación sobre los eventos que afectan ala organización y sobre los cuales secalculan datos, por ejemplo: registroscontables, facturas, pagos, pedidos declientes, etc.

Archivos de Tablas (relacionales): Estetipo de archivos, contienen datos de referenciautilizados en el procesamiento detransacciones, actualización de los archivosmaestros o producción de salida. Un ejemploes una tabla de tasas de correos usada paradeterminar los gastos de envío de un paquete.Los archivos de tablas conservan el espacio dealmacenamiento y facilitan el mantenimientodel programa guardando en un archivo datosque, de otra forma se incluirían en losprogramas o en los registros del archivomaestro. Estos archivos están conformados porun registro de encabezado y por registros dedatos, el registro de encabezado define laestructura de la tabla y contiene cualquier otrainformación; los registros de datos siguen alencabezado (en bytes consecutivos) ycontienen el texto real de los campos.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivos de Reporte: Los archivos de reporte son archivos temporales que se utilizan cuando el

tiempo de impresión no esta disponible para todos los reportes producidos, lo cual sucede con repetición

en el procesamiento sobrepuesto. Cuando se envía la salida a un archivo en lugar de a una impresora se

denomina spooling; estos archivos son muy fáciles porque los usuarios pueden tomar los archivos de

otros sistemas de computo y poder enviarlos a dispositivos de salidas especializados como los

graficadores, unidades de microfilm y microficha o sistemas tipográficos comerciales.

Archivos de Respaldo: los archivos de respaldo son una copia de un archivo maestro, de

transacción o de tablas hecho para garantizar que se dispone de un duplicado si algo le sucede al

original; también se hacen copias de los archivos para el almacenamiento de datos a largo plazo y

generalmente se guardan lejos del centro de computo para garantizar su preservación.

Los archivos se pueden dividir también en dos grandes grupos: los ejecutables y los no

ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros

funcionan por si mismos y los segundos almacenan información para ser utilizada con

ayuda de algún programa

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la

información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta

puede ser accesada. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico

y lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de

archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos.

De archivos físicos. Contempla la

administración de archivos desde la

perspectiva física, particularmente la

organización del almacenamiento en

disco a nivel de pistas y sectores. Por

ejemplo indexado

De archivos lógicos.

Contempla la organización

desde el punto de vista

lógico. Por ejemplo,

secuencial, directo, etc.

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

El término organización secuencial implica que lógicamente los

registros del archivo están almacenados consecutivamente; esto

es, en forma adyacente, en el orden en que el usuario final los

percibe. En particular se puede hacer una distinción entre

archivos secuenciales ordenados y archivos secuenciales

desordenados. Una organización de archivo secuencial ordenada

almacena los registros lógicos secuencialmente pero en orden

creciente (o decreciente) de acuerdo con los valores de alguna de

sus claves, mientras que la organización de archivo secuencial no

ordenada almacena los registros lógicos consecutivamente pero

sin un orden específico.

ORGANIZACION SECUENCIAL

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos de acceso directo son archivos con llave,

asocian un registro con un valor llave especifico y un

lugar particular de almacenamiento. Todos los registros

se almacenan bajo la llaves en las direcciones en vez de

por posiciones; si el programa conoce la llave del

registro, puede determinar la dirección de localización y

lo recupera independientemente de los demás registros

del archivo.

La característica atractiva de la organización directa, es

que los registros se recuperan mucho mas rápido que

cuando la búsqueda se hace desde el inicio del archivo.

ORGANIZACIÓN ACCESO DIRECTO

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

la organización indexada es la forma de

acceder a un registro a través de un

índice, permitiendo que la búsqueda de

un registro sea más fácil, pues toma

menos tiempo que buscar en un archivo

completo de datos. Algunas

características de estos índices es que

contienen únicamente dos datos: una

llave de registro y una de

almacenamiento.

En general existen dos tipos de

organización indexada posibles:

ORGANIZACION INDEXADA

Organización indexada no

secuencial: donde existe un registro en el

índice por cada registro en el archivo

maestro

Organización secuencial indexada:

en los sistemas de información es la más usada, los registros se almacenan en bloques con capacidad de una cantidad específica de

datos.

CINTAS MAGNETICAS

La cinta magnética es un tipo de

medio o soporte de

almacenamiento de datos que se

graba en pistas sobre una banda

plástica con un material

magnetizado, generalmente óxido

de hierro o algún cromato. El tipo

de información que se puede

almacenar en las cintas

magnéticas es variado, como

vídeo, audio y datos.

CINTAS MAGNETICAS

Existen diferentes tipos de cintas, tanto en sus

medidas físicas, como en su constitución química,

así como diferentes formatos de grabación,

especializados en el tipo de información que se

quiere grabar.

Los dispositivos informáticos de almacenamiento masivo de datos de cinta magnética

son utilizados principalmente para respaldo de archivos y

para el proceso de información de tipo

secuencial, como en la elaboración de nóminas de las grandes organizaciones

públicas y privadas.

DISCOS MAGNETICOS

Orígenes…

Un disco magnético (flexible o duro) sirve como

soporte de almacenamiento para archivos de

información. Almacena los bytes de estos archivos

en uno o varios sectores de pistas circulares. Desde

la creación de los dispositivos de almacenamiento

de información hasta la actualidad ha habido un

largo proceso de evolución, desde las tarjetas

perforadas, pasando por la cinta perforada, la cinta

magnética, Ferrita, tambor magnético y llegando

finalmente al disco magnético.

DISCOS MAGNETICOS

Características generales…

Se considera un dispositivo de

almacenamiento de información magnético

todo aquel que se base en las propiedades

magnéticas de algunos materiales. Los discos

duros son dispositivos de almacenamiento

secundario para registrar información masiva,

programas y datos en ordenadores personales,

microcomputadoras, estaciones de trabajo,

servidores, etc.

DISCOS MAGNETICOS

Lectura y grabación…

Tanto en los discos rígidos como en los

flexibles la información se graba en

circunferencias concéntricas, no notándose

visualmente las zonas grabadas. Cada una de

las circunferencias concéntricas grabadas

constituye una pista. Así mismo el disco se

considera dividido en arcos iguales

denominados sectores, de esta forma cada

pista está compuesta de sectores. La lectura y

escritura en la superficie del disco se hace

mediante una cabeza.

DISCOS MAGNETICOS

Estructura física…

La estructura física de un disco, con sus pistas

y sectores se hallan invisibles en el disco.

Estas pistas, invisibles, se crean durante el

formateo. El formateo consiste en grabar

(escribir) magnéticamente los sucesivos

sectores que componen cada una de las pistas

de un disco o disquete, quedando así ellas

magnetizadas. Un disco magnético está

constituido por una superficie metálica o

plástica recubierta por una capa de una

sustancia magnética.

DISCOS MAGNETICOS

Tipos de discos magnéticos…

Disco rígido

Discos flexibles

Discos intercambiables Discos fijos

Discos con tecnología Winchester

CONCLUSIONES

• A través de la realización de esta actividad pudimos comprender y conocer mejor los

diferentes tipos de archivos, los cuales son un componente esencial en el almacenamiento

de información para su posterior recuperación y utilización.

• Existen diferentes métodos para la organización de archivos que es importante conocer

para poderlos implementar en el momento en el que lo necesitemos.

• Los métodos de procesamiento de datos van variando al paso del avance de las nuevas

tecnologías de la información, por lo cual nosotros debemos estar en constante

actualización y capacidad de implementarlos y esto sólo se da mediante el conocimiento

de los mismos.

• Nuestro deber como futuros profesionales de la información consiste en velar por

mejorar las prácticas en el servicio que ofrecemos para que los usuarios sean los más

beneficiados y puedan satisfacer sus necesidades de información.

CIBERGRAFIA

Tipos de archivo. [En línea] [Consultado 2I de ABRIL de 2013] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos

http://informaticabachiller.wikispaces.com/TERMINOLOGIA+B%C3%81SICA

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Mendez Rocha, Evelyn Fabiola. Organización lógica de Archivos. En línea] [Consultado 7 de mayo de 2012] Disponible en:

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Teoria y administraccion de base de datos, [En línea] [Consultado 10 de mayo de 2013] Disponible en

http://www.geocities.ws/acrmpos/tabd/t1/t3.html