Expediente Digital - Betta Global Systems · 2017-01-05 · En la siguiente ventana podemos ver que...

Expediente Digital

Revisión: 1/5/2017

Expediente DigitalI

Contenido

Parte I Introducción 1

Parte II ¿Para que sirve el Expediente Digital? 2

Parte III Configuración de SQL Server 3

................................................................................................................................... 31 Creando BD Expediente

Parte IV Habilitando Expediente Digital 8

Parte V Utilizando Expendiente Digital 14

................................................................................................................................... 151 Agregar Expendiente Digital

................................................................................................................................... 182 Consultar Expendiente Digital

................................................................................................................................... 193 Extraer y Consultar Expendiente Digital

Parte VI Explorar Expendiente Digital 20

Introducción 1

© 2017 BETTA GLOBAL SYSTEMS

1 Introducción

La secuencia de pasos a seguir se describen de manera simple y detallada, paraque usted como usuario, pueda hacer uso de ésta información y aprovechar lasventajas que facilitarán su trabajo. Será guiado a traves de explicaciones concisasacompañadas de gráficos demostrativos del uso de las aplicaciones.

Favor de leer completamente este manual antes de empezar con laInstalación, en caso de tener alguna duda favor de comunicarse con nosotros através de nuestro sistema de TICKETS/PREGUNTAS en nuestro website.

Este manual sólo es para motivos de consulta, y los ejemplos explicados aquipueden diferir en algunos casos de la realidad; sólo es un documento base deayuda al usuario de Millennium Aduanas. Para esto, es necesario contar con suversión actual de Millennium Aduanas con bases de datos en SQL (Microsoft SQLServer cualquier versión de 2000 o posterior).

Expediente Digital2


2 ¿Para que sirve el Expediente Digital?

El Expediente Digital sirve para almacenar todos los documentos digitales (.jpg,.txt,.xls.. etc) de la operación aduanera.

Actualmente en el sistema podemos ver que ciertas ventanas de tablas tienen unespacio libre, al finalizar este manual, ese espacio lo ocupará el botón de "Expediente"

Ejemplo:

Catálogos > Partes > Catálogo

¿Para que sirve el Expediente Digital? 3


3 Configuración de SQL Server

En este punto se explicarán brevemente los pasos a seguir para realizar laconfiguración del SQL Server y poder habiliar el Expediente Digital en Millennium.

Es recomendable que este proceso lo realice el personal de Sistemas.

3.1 Creando BD Expediente

Abrir SQL Server Management Studio, desde el menú principal de Windows

A continuación ingresar con los datos correspondientes

A continuación, creamos una base de datos nueva en Database > NewDatabase... (click derecho)

Expediente Digital4


Agregamos el nombre de la nueva base de datos (se recomienda que sea uno conel que usted pueda identificarla), y presionamos OK.

Configuración de SQL Server 5


Corroboramos que el usuario "admin" tenga los permisos para accesar a esta Basede Datos en Security > Logins > Admin (doble click)

Expediente Digital6


En Server Roles, revisar que todos los elementos de la lista esten marcados,presionar OK.

Configuración de SQL Server 7


Expediente Digital8


4 Habilitando Expediente Digital

Una vez configurado el SQL Server, se procede a reiniciar el Sistema Millennium.

Reiniciar el sistema Millennium

Ingresar los datos correspondientes y presionar el botón Ingresar

Desde el menú de módulos ingresar a Utilerias

Habilitando Expediente Digital 9


Del menú de Utilerías, ir a Configurar > Expediente Digital > Conexion

Aparecerá la siguiente pantalla

Expediente Digital10


Llenado de campos:

Proveedor:

Se selecciona SQL_Server

Servidor:

Este campo es el nombre de la instancia en el SQL Server Management Studio



Usuario y password:

Es el de la Base de Datos

Usuario: adminPassword: mbettaglo

Base de datos:Es el nombre que se le dio a la nueva Base de datos para el Expediente, en estecaso es EXPEDIENTE

Para comprobar que los datos ingresados estan correctos, presionar el botón Probar Conexión



Aparecerá un mensaje como el siguiente

Nota: En caso de error al Probar Conexión, pueden optar por Reiniciar el Servicio/Instancia de SQL e intentar Probar Conexión nuevamente, considerar que si secuenta con más bases de datos que no corresponden a Millennium (como nomina,etc) estas también se reiniciarán.



Ahora podemos pasar a guardar

A continuación se reinicia el sistema Millennium



5 Utilizando Expendiente Digital

Una vez reiniciada la aplicación Millennium, podemos ir a Catalogos > Partes >Catalogo

En la siguiente ventana podemos ver que el botón Expediente ya esta habilitado.

Este botón se habilita en todo el sistema, en las pantallas que lo requieran, y sirvepara guardar los archivos digitales de la operación aduanal.

Para utilizar el botón de Expediente, se selecciona, en este caso la parte deseada, ydamos click en Expediente.

En el encabezado podemos ver la Categoría, en este caso PARTES, y laReferencia, en este caso el código de la parte seleccionada.

Utilizando Expendiente Digital 15


5.1 Agregar Expendiente Digital

De lado izquierdo de la ventana tenemos la sección de CARPETAS, esta para llevarun control sobre los documentos subidos.

Para agregar un documento digital, seleccionamos la carpeta y damos clic enAgregar



Esto abre la siguiente pantalla, donde vemos que la Categoría sigue siendo Partes,en el Folder seleccionado, en este caso NOTAS PARA IMPORTAR,para subir el archivo presionamos el botón de lupa

Seleccionamos el archivo

La descripcion se recomienda que sea lo mas completa posible ya que es por mediode la cual se va a realizar la consulta de manera masiva a los expedientes digitales.Al terminar presionar el botón Aceptar



A continuación podemos ver que la pantalla cuenta con botones que nos permitenModificar, Eliminar, Consultar y Extraer el archivo



5.2 Consultar Expendiente Digital

Seleccionamos el archivo deseado y damos clic en Consulta Rapida, este botóndespliega dos opciones, ya sea abrir el archivo seleccionado o nos da la opcion deseleccionar varios archivos y consultarlos todos.

En este caso seleccionamos la opción Sólo el Seleccionado, y va a desplegar enpantalla el archivo seleccionado.



5.3 Extraer y Consultar Expendiente Digital

Seleccionamos el archivo deseado y damos clic en Extraer y Consultar, este botóndespliega dos opciones, ya sea abrir el archivo seleccionado o nos da la opcion deseleccionar varios archivos y consultarlos todos.

En este caso seleccionamos la opción Sólo el Seleccionado, y seleccionamos laruta donde queremos que se guarde el archivo.

Nos mostrará el siguiente mensaje

Y le da la opción para abrir el archivo subido



6 Explorar Expendiente Digital

Para explorar todos los documentos digitales, ingresamos al módulo de Utilerías

Del menú de Utilerías, ir a Configurar > Expediente Digital > Explorar

Explorar Expendiente Digital 21


Aparecerá la siguiente pantalla, donde podremos realizar búsquedas por distintosfiltros

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