Microsoft Excel Tip-tips

Penting untuk Hasil yang

Tepat dan Cepat

Contents Microsoft Excel untuk Apa? ..................................................... 3

Akses Perintah Pada Ribbon dengan Alt .................................. 4

Memindahkan cell pointer & Menyorot range pada

Worksheet ................................................................................ 5

Shortcuts untuk Format Cells – Ctrl+1 ..................................... 7

Berpindah-pindah antar Worksheet – Ctrl+PgUp/PgDn .......... 7

Menyorot Seluruh Baris atau Kolom – Ctrl/Shift+Spasi ........... 7

Menyembunyikan Baris atau Kolom ........................................ 7

Menjumlah Angka pada Baris atau Kolom dengan Alt+= ........ 8

Membuat bookmarks dan lainnya – Ctrl+g atau F5 ................. 8

Data Entry Tips ......................................................................... 9

AutoCorrect untuk Mengetik Lebih Cepat ............................. 10

Berpindah Baris Ketika Mengetik (Line Break) – Alt+Enter.... 11

Membatalkan Pengeditan Suatu Cell – Esc ............................ 11

Berpindah Bagian Pada Jendela Worksheet – F6................... 11

Mengubah Jenis Referensi Cell/Range – F4 ........................... 12

Mengoreksi Data dengan Cepat pada Cells/Range Tertentu –

Ctrl+Enter ............................................................................... 12

Melihat dan Membandingkan Data dengan View Side by

Side ......................................................................................... 12

Formula dan Fungsi Pada Excel .............................................. 13

Memasukkan dan Mengedit Formula di Excel ....................... 14

Referensi Cell Relatif dan Absolut .......................................... 15

Memisahkan Kode tertentu Menjadi Beberapa Bagian ........ 16

Menomori urut dengan SUBTOTAL pada data yang Terfilter 17

Meng-copy format dengan Format Painter ........................... 19

Satu workbook dengan Dua User .......................................... 20

Menambahkan perintah yang sering digunakan di Quick

Access Toolbar ....................................................................... 21

Mengatur Lebar Kolom dengan Cepat ................................... 22

Mengisi Urutan Angaka Tertentu secara Otomatis dengan

AutoFill ................................................................................... 22

Membuat Custom List, Urutan Tertentu yang Anda Buat

Sendiri .................................................................................... 23

Menghilangkan Data yang Dobel (duplicate entries) ............. 24

Menandai Data yang Ganda (duplicate values) ..................... 25

Filter dan Sort berdasarkan Warna ........................................ 26

Menyembunyikan Isi Cell dengan Format Warna dan Custom

Format .................................................................................... 26

Mengetik Nomor Surat dengan Cepat ................................... 27

Mengubah Isi Cell sesuai dengan Tampilan Luarnya

menggunakan Notepad.......................................................... 27

Mengetahui Jumlah dan Rata-rata dengan Mudah tanpa

Rumus .................................................................................... 28

Filtering Tabel Data ................................................................ 29

Microsoft Excel untuk Apa?

Microsoft Excel merupakan software spreadsheet yang paling

banyak digunakan, dibuat oleh Microsoft, perusahaan yang juga

membuat sistem operasi komputer Windows yang paling banyak

digunakan. Microsoft didirikan oleh Bill Gates, orang terkaya

sedunia.

Orang yang bekerja di kantor, terutama yang terkait dengan

keuangan, akuntansi, marketing, mungkin juga bagian produksi

banyak yang menggunakan Excel sebagai alat bantu dalam

menyelesaikan tugas pekerjaannya. Selain mereka tersebut,

ilmuwan, dosen, guru, dan ahli statistik juga banyak yang

menggunakan Excel. Hal ini terlihat dari buku-buku yang

mengaitkan Excel sebagai alat bantu pada pekerjaan/profesi

tersebut, terutama buku-buku dalam bahasa Inggris. Misalnya

ada buku berjudul Excel for Accountants oleh Conrad Carlberg,

Excel for Auditors oleh Bill Jelen dan Dwayne K. Dowell, dan lain

sebagainya.

John Walkenbach dalam bukunya berjudul Excel Bible telah

mengidentifikasi hal-hal yang bisa dikerjakan menggunakan Excel

seperti berikut:

• Pengolahan angka, misalnya menyusun anggaran,

analisis hasil survey, dan analisis data keuangan;

• Membuat grafik;

• Mengelola daftar, dengan layout baris dan kolom;

• Manipulasi teks, merapikan dan standarisasi data

berbasis teks;

• Mengakses sumber data lain, mengimpor data dari

berbagai sumber dan format;

• Membuat dashboard, mengolah data mentah menjadi

informasi dalam format ringkas tertentu;

• Membuat bagan dan diagram;

• Mengotomasi pekerjaan kompleks, dengan kemampuan

Excel VBA atau Macro.

Jadi, cakupan penggunaan Excel cukup luas, didorong kebutuhan

pengguna, serta hanya dibatasi kemampuan dan kreativitas

mereka dalam menggunakan Microsoft Excel. Jutaan orang di

dunia menggunakan Excel sehari-hari tetapi sebagian besar

belum menggunakan secara maksimal potensi yang disediakan

Excel. Bahkan dikatakan, faktanya adalah 80% dari pengguna

hanya menggunakan 20% fitur-fitur Excel.

Isi dari buku ini berisi tips-tips singkat yang bisa digunakan ketika

ketika bekerja dengan bantuan Microsoft Excel. Diharapkan

pembaca bisa termasuk golongan 20% pengguna yang

menggunakan Excel dengan lebih maksimal. Kedua, agar

pekerjaan kita yang dibantu Excel bisa selesai lebih cepat, dan

akhirnya kita lebih produktif.

Akses Perintah Pada Ribbon dengan Alt

Untuk meng-akses perintah-perintah Excel pada Ribbon kita

menggunakan kombinasi huruf dan angka yang didahului

dengan tombol Alt (disebelah kiri/kanan tombol spasi). Silakan

Anda coba tekan Alt, maka pada Ribbon akan muncul angka-

angka pada kiri atas dan huruf-huruf yang menandai tap-tab

pada Ribbon. Misalnya untuk melakukan perintah merged cells

& center, sorot range lalu tekan Alt+HMC. Lihat gambar 1.

Gambar 1

Memindahkan cell pointer & Menyorot range pada

Worksheet

Untuk memindahkan cell pointer (kursor) pada worksheet ada

dua cara:

1. Dengan mouse, gerakkan scroll wheel (roda) pada mouse

atau klik scroll bar pada jendela worksheet Anda lalu klik

cell yang dituju. Khusus untuk berpindah ke cell paling

kanan atau paling bawah, Kita bisa menggunakan dobel klik

pada kotakan cell pointer disekelilingnya sesuai dengan

arah yang kita tuju. Lihat gambar 2, pada posisi ini kita bisa

double klik untuk berpindah ke cell paling bawah pada

kolom-1.

Gambar 2

2. Dengan keyboard, gunakan tombol navigasi yaitu tombol

panah, PageUp, PageDown, Home, End, dan beberapa

kombinasi tombol tersebut dengan Ctrl. Pada sebuah tabel

data, gunakan tombol: Ctrl+panah kanan untuk berpindah

ke cell paling kanan pada baris, Ctrl+panah bawah untuk

berpindah ke cell paling bawah pada kolom, Ctrl+Home

untuk berpindah ke cell A1, dan Ctrl+End untuk berpindah

ke cell paling akhir yang berisi data.

Sedangkan untuk menyorot atau memilih range tertentu dapat

dilakukan:

1. Dengan mouse, lakukan click and drag

2. Dengan keyboard, gunakan tombol Shift yang

dikombinasikan dengan tombol navigasi. Misalnya

Shift+Panah kanan, Shift+Ctrl+Panah bawah, dan lain

sebagainya.

Untuk memilih area pada tabel, kita bisa menggunakan juga

shortcut Ctrl+A. Jika kita teruskan dengan huruf A, yakni

menjadi Ctrl+AA makan seluruh area worksheet akan

tersorot.

3. Kombinasi mouse, scroll, dan tombol Shift. Caranya klik cell

pertama, lalu scroll ke cell terakhir yang dituju, tekan Shift

lalu klik cell terakhir tersebut, maka area worksheet

tersorot.

Shortcuts untuk Format Cells – Ctrl+1

Isi sebuah cell pada Excel bisa terdiri teks, angka, dan formula.

Format cells bisa diakses di tab Home pada Ribbon, khususnya

bagian Font, Alignment, dan Number.

Gunakan Ctrl+1 untuk mengakses jendela format cells dengan

cepat.

Berpindah-pindah antar Worksheet – Ctrl+PgUp/PgDn

Gunakan tombol Ctrl+PageUp dan Ctrl+PageDown untuk

berpindah antar worksheet. Ini sebuah pilihan selain itu, Anda

bisa mengunakan tombol navigasi worksheet di kiri bawah dan

meng-klik tab sheet yang dituju.

Menyorot Seluruh Baris atau Kolom – Ctrl/Shift+Spasi

Untuk menyorot seluruh baris kita bisa meng-klik angka nomor

baris atau gunakan shortcut Shift+Spasi. Sedangkan untuk

menyorot seluruh kolom, klik huruf kolom yang diinginkan atau

gunakan shortcut Ctrl+Spasi. Ingat Ctrl (diawali C) digunakan

untuk kolom (column).

Menyembunyikan Baris atau Kolom

Untuk menyembunyikan baris gunakan shortcut Ctrl+9.

Sedangkan untuk menyembunyikan kolom gunakan Ctrl+0.

Untuk menampilkan (unhide) baris atau kolom yang

tersembunyi gunakan shortcut Ctrl+Shift+9 atau Ctrl+Shift+0

masing-masing. Pada beberapa komputer windows 7/8 shortcut

yang terakhir mungkin tidak bisa dijalankan karena sudah

digunakan secara default terkait perubahan layout keyboard.

Untuk mengatasinya Anda bisa merubahnya setting default

dengan mengikuti panduan di link berikut What’s the keyboard

shortcut to Unhide a column in Excel 2010?

Menjumlah Angka pada Baris atau Kolom dengan Alt+=

Di sebelah bawah kolom yang berisi angka atau di sebelah

kanan baris, coba Anda tekan Alt+= maka secara otomatis

angka-angka pada kolom atau baris itu akan terjumlah dengan

fungsi SUM. Jika ingin menggunakan mouse, cara ini sama

dengan menge-klik AutoSum (∑).

Membuat bookmarks dan lainnya – Ctrl+g atau F5

Untuk memunculkan kotak dialog Go To dengan cepat, gunakan

shortcut Ctrl+g, selain melalui tab Home - Find and Select – Go

To.

Melalu Go To, kita bisa berpindah-pindah dengan cepat,

misalnya pada gambar terdapat tiga range yang telah dinamai

(named range). Kita klik nama range yang kita inginkan untuk

menujunya. Selain itu, kita juga bisa mengetikkan nama range

atau alamat referensi cell/range di kotak Reference, misalnya

kita ketik A1, maka cell pointer akan berpindah ke cell A1.

Named range bisa kita buat dengan menyorot cell/range lalu

kita namai melalui name box di sebelah kiri formula bar. Ketika

kita membuat Excel table (dengan Ctrl+T) juga akan

menghasilkan named range berupa tabel.

Cara kedua untuk berpindah cell pointer atau named range

dengan menggunakan name box seperti tampak pada gambar.

Ctrl+g – Special juga digunakan untuk menampilkan kotak Go To

Special. Misalnya Anda ingin menyorot range yang cell-cellnya

berisi Comments, Contants, Formulas (Angka, Teks,

TRUE/FALSE, atau Errors), Blanks (kosong), atau Visible cells

only (hanya cells yang tampak).

Data Entry Tips

Kita seringkali memasukkan data ke dalam sebuah tabel. Ada

beberapa tips yang bisa dicoba agar pengetikan data dalam

tabel lebih cepat.

1. Gunakan Tab untuk berpindah kolom dan Enter untuk

berpindah baris

2. Untuk memasukkan:

Tanggal hari ini, gunakan Ctrl+; (titik koma)

Jam sekarang, gunakan Ctrl+: (titik dua)

Meng-copy isi cell di atasnya, gunakan Ctrl+’ (tanda petik

satu)

3. Format tabel kita menjadi Excel Table, pilih tab Insert –

Table, atau tekan Ctrl+T maka tampilannya bisa berubah

menjadi alternate rows (selang seling) sehingga lebih

mudah melihat data pada baris tertentu. Pada kondisi ini,

jika kita berada pada cell terakhir pada baris makan tekan

Tab saja untuk pindah ke baris/record selanjutnya.

4. Excel sebenarnya menyediakan data entry form built-in.

Untuk menambakannya ke Quick Access Toolbar, anda pilih

More Commands � Commands Not in The Ribbon � Form

� Add. Lihat gambar 3.

Gambar 3

AutoCorrect untuk Mengetik Lebih Cepat

Mungkin Anda ketika membuat laporan di kantor sering menulis

kata-kata tertentu, misalnya nama perusahaan. Untuk

mempercepat pengetikan, Anda bisa menggunakan

AutoCorrect. Caranya tambahkan singkatan dan

kepanjangannya pada daftar Autocorrect, masuk ke Excel

Options � Proofing � AutoCorrect Option, maka akan muncul

dialog box seperti gambar. Misalnya nama perusahaan Anda