1. INTRODUCCIÓN A EXCEL

Excel es una aplicación del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.

Como ves, una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, pues proporciona un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que tienen la mayoría de las calculadoras.

Excel es un programa que combina varios aspectos relacionados entre sí: hojas de cálculo, bases de datos, gráficos, macros, y herramientas de análisis y resolución de problemas.

1.1 ENTRAR EN EXCEL

Uno de los modos de entrar en Excel es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y dentro del grupo Programas buscar Microsoft Excel y hacer clic sobre él.

1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA (EN EXCEL)

A.     Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1).

B.     Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.

El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.

Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.

C.     Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.

Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso.

Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.

También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades.

Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.

 

A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

 

Barra de herramientas Estándar:

Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.

A.     Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1).

B.     Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.

El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.

Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.

C.     Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.

Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso.

Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.

También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades.

Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.

 

A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

 

Barra de herramientas Estándar:

Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.

Los botones son los siguientes:

Nuevo

Abrir

Guardar

Imprimir

Vista preliminar

Ortografía

Cortar

Copiar

Pegar

Copiar Formato

Deshacer

Rehacer

Insertar hipervínculo

Autosuma

Pegar función

Orden ascendente

Orden descendente

Asistente para gráficos

Dibujo

Zoom

Ayuda de Microsoft Excel

 

Barra de herramientas Formato:

(Ver apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)

 

D.     Cuadro de nombres: Contendrá los nombres de las celdas y de los rangos de celdas.

E.     Barra de fórmulas: Está situada debajo de las barras de herramientas, y se utiliza para introducir o modificar datos en las celdas de la hoja de cálculo.

F.     Encabezados de Filas y Columnas: Los encabezados de las filas identifican las filas de forma numérica, mientras que los encabezados de las columnas lo hacen mediante letras.

G.     Barras de desplazamiento horizontal y vertical: Están situadas en la parte derecha e inferior derecha de la ventana de la hoja de trabajo en posiciones vertical y horizontal. Se utilizan para desplazarse dentro de la hoja de cálculo cuando la información escrita en ella no puede ser visualizada completamente en pantalla.

H.      Etiquetas de selección de hojas: permiten seleccionar entre las distintas hojas que podemos tener en un fichero.

I.      Botones de desplazamiento de etiquetas: permiten el desplazamiento consecutivo entre las distintas hojas.

J.     Barra de estado: es la barra situada en la parte inferior de la hoja de cálculo y presenta información acerca del comando seleccionado y el estado del trabajo.

El Indicador de modo muestra diferentes mensajes de acuerdo a las operaciones que se vayan realizando. Al comenzar a trabajar mostrará la palabra Listo para indicar que el programa está preparado para introducir datos o ejecutar opciones del menú.

K.     Hoja activa: muestra la Hoja de cálculo en la que se está trabajando. Cuando entramos en la aplicación Excel aparece Hoja1.

L.     Celda activa: Nos muestra, con un recuadro más grueso, la celda con la que se está trabajando (y que figurará en el Cuadro de nombres). Cuando entramLas barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.

Para activar una barra de herramientas:

1º)     Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación, aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.

2º)     Haz clic en la barra de herramientas a activar.

os en la aplicación Excel la celda activa será A1.

1.2.1 CÓMO ACTIVAR O DESACTIVAR ELEMENTOS DE LA PANTALLA EN EXCEL

Las barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.

Para activar una barra de herramientas:

1º)     Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación, aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.

2º)     Haz clic en la barra de herramientas a activar.

Para desactivar cualquier barra de herramientas, selecciona nuevamente aquella que quieres ocultar en Barras de herramientas en el menú Ver.

 

Barra de estado y barra de fórmulas:

Para mostrar la barra de estado y la barra de fórmulas:

1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.

2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes a dichas barras del cuadro Mostrar y haz clic en el botón Aceptar.

 

Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.

 

Barras de desplazamiento vertical y horizontal, etiquetas de hojas, líneas de división, y encabezados de fila y columna:

Para mostrarlas:

1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.

2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes del cuadro Opciones de ventana y haz clic en el botón Aceptar.

 

Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.

1.3 AYUDA EN EXCEL

Por defecto Excel activa en su primera sesión este asistente. Para activarlo nuevamente pulse la tecla <F1>, o selecciona con el ratón el comando Ayuda de Microsoft Excel del menú interrogación (?). Automáticamente Excel muestra el ayudante de Office y sólo tienes que escribir la pregunta que desees formular, hacer clic sobre el botón Buscar, y a continuación seleccionar con el ratón el tema en cuestión.

Para ocultar el Ayudante de Office, puedes elegir Ocultar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?) u Ocultar en el menú contextual (apuntando sobre el mismo Ayudante). Para volverlo a activar, elige Mostrar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?).

Con el Ayudante de Office activado, simplemente tienes que hacer clic sobre él o pulsar <F1>, introducir la pregunta y pulsar Buscar. El asistente intentará responder.

 

 

También puedes buscar ayuda mediante el comando Contenido e índice. Para ello, haz clic en la opción Buscar del Ayudante, y cuando aparezca la pantalla Ayuda de Microsoft Excel haz clic sobre el botón Mostrar . Automáticamente aparece la ventana que proporciona la ayuda necesaria para obtener información sobre los diferentes apartados descritos en esa ventana.

Sólo tienes que seleccionar con el ratón el apartado o ficha en el que desees obtener información. Estos apartados se clasifican en Contenido, Índice, y Asistente para Ayuda. La diferencia entre estos apartados radica en la forma de obtener información. Si no sabes cómo manejarte en la ventana de ayuda presiona la tecla <F1>.

Contenido: este apartado muestra los diferentes temas organizados por categorías.

Índice: presenta una lista de entradas del índice general de ayuda. Escribe la palabra que quieres encontrar y selecciónala en la lista de índices.

Asistente para Ayuda: permite localizar frases y palabras contenidas en los índices de ayuda sin necesidad de escribir el tema en concreto tal y como lo tiene registrado Excel. Presentará una larga lista de temas en los que aparece la frase o palabra solicitada.

 

Existen otros procedimientos para obtener ayuda: el primero de ellos se activa cuando pulsas el botón derecho del ratón en zonas localizadas de los cuadros de diálogo[1] tales como botones, cajas de listas, casillas de verificación, etc.

También podemos obtener ayuda eligiendo ¿Qué es esto? en el menú "?" ,y haciendo clic a continuación en la zona de la pantalla de la que desea obtener información.

 

En ocasiones, el asistente muestra una bombilla justo encima de él, para indicar que tiene una sugerencia. Simplemente pulsando sobre la bombilla mostrará dicha sugerencia, aunque dependiendo del tipo de sugerencia, es posible que la muestre directamente, sin necesidad de pulsar la bombilla.

 

El comportamiento del asistente es configurable, como también lo es su apariencia.

Para configurarlo, pulsa el botón derecho del ratón sobre el asistente y elige Opciones... Aparecerá una ventana en la que podrás indicar si quieres que el asistente responda o no a la pulsación de <F1>, que acompañe sus animaciones con sonido, que sugiera alternativas cuando existan...

1.4 SALIR DE EXCEL

Para ello, selecciona Salir del menú Archivo, o bien, Cerrar o doble clic en el menú de control de la ventana de la aplicación de Excel. (También puedes pulsar Alt+F4 o el botón Cerrar de la ventana de la aplicación.)

Antes de salir, al cerrar el libro, si no has guardado los cambios realizados en alguna de sus Hojas de cálculo, preguntará si deseas guardarlos. Deberás seleccionar:

ð        Sí: para guardar los cambios realizados en el archivo y no almacenados.

ð        No: para finalizar sin guardar los cambios.

ð        Cancelar: para seguir trabajando sin salir de Excel.

2. MANEJO DE LIBROS

2.1 LIBROS

Los ficheros sobre los que trabaja la aplicación Excel se llaman libros. Cada libro está compuesto por varias Hojas de cálculo, y cada hoja es una cuadrícula que se divide en filas y columnas. Las filas se identifican por números y las columnas por letras (cuando se llega a la Z se usan dos letras, de forma similar a lo que ocurre en las matrículas de los coches).

 

La intersección entre una fila y una columna se denomina Celda. Y es en las celdas donde introduciremos los datos. (Esto se verá en el capítulo ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

La identificación de una celda se hace a través de sus coordenadas, comenzando siempre por la letra de la columna y seguida por el número de la fila (por ejemplo, A1). Al hacer referencia a una celda, es indiferente hacerlo con letras mayúsculas o minúsculas.

 

Un rectángulo resaltado que aparece en la hoja señala la celda activa, es decir, la que contendrá los datos que se introduzcan o la que se verá afectada por el siguiente mandato que se seleccione. También la letra de la columna y el número de la fila correspondientes a la celda activa aparecen en negrita y resaltados para facilitar la localización de la celda activa en cada momento.

 

Como hemos dicho, un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos, y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Para realizar esta selección basta con hacer clic en las distintas etiquetas.

Los libros de Excel traen por defecto 3 hojas de cálculo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Se puede modificar el número de hojas por omisión haciendo lo siguiente:

1º)          Selecciona del menú la opción Herramientas - Opciones.

2º)          Selecciona la ficha General.

3º)          En el cuadro Número de hojas en nuevo libro introduce el número de hojas que deseas

2.2 ABRIR UN LIBRO

Podemos abrir archivos nuevos o ya existentes. Para poder trabajar en un archivo, es preciso abrirlo, siendo posible mantener abiertos varios archivos simultáneamente, aunque sólo sea posible trabajar en uno a la vez.

2.2.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO

Puedes abrirlo de dos formas:

ð        Pulsa el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.

ð        Elige Archivo - Nuevo... , selecciona Libro en la solapa General y pulsa Aceptar.

 

Excel presentará un libro en blanco, cuyo nombre por defecto es Libro1.xls (el siguiente será Libro2.xls,....). Cuando guardes el archivo, le darás el nombre que tú quieras.

2.2.2 ABRIR UN LIBRO EXISTENTE

Para abrir un libro ya existente elige Archivo - Abrir..., o pulsa el botón Abrir de la barra de herramientas estándar. Y a continuación, especifica el nombre del archivo que quieres abrir y la carpeta donde se encuentra.