Evidenta colectiilor de biblioteca.pdf

19
Adoptată la Aprobată Şedinţa Consiliului prin ordinul Ministe rului Biblioteconomic Naţional Culturii al RM Din”12” noiembrie 2002 nr. ____din____________ Coordonat Coordonat Ministerul Finanţelor al RM Ministerul Economiei al RM EVIDENŢA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ / Instrucţiune / Prezenta Instrucţiune determină regulile generale de evidenţă a documentelor ce constituie colecţiile de bibliotecă indiferent de statutul bibliotecii şi structura colecţiilor şi este obligatorie pentru aplicare în toate tipurile de biblioteci ale Republicii Moldova, indiferent de statutul bibliotecii şi structura colecţiilor. Capitolul I PRINCIPII GENERALE Art.1. Toate documentele ce fac obiectul completării colecţiilor bibliotecii (cărţi, publicaţii seriale, documente de muzică tipărită, manuscrise, documente grafice, cartografice, audiovizuale, electronice, microformate, brevete de invenţii, documente normative, cataloage industriale ş.a.) sunt supuse obligatoriu evidenţei de bibliotecă. Din punct de vedere valoric aceste documente sunt considerate mijloace fixe şi sunt supuse şi evidenţei contabile. Art.2. Evidenţa colecţiilor de bibliotecă reprezintă înregistrarea într-o anumită ordine a primirii sau eliminării documentelor şi serveşte conducerii în proces de planificare, organizare şi desfăşurare a activităţii de bibliotecă, analiză statistică de bibliotecă, conservare şi asigurare a integrităţii colecţiilor. Art.3. Pentru cunoaşterea permanentă şi exactă a situaţiei fiecărui document de bibliotecă şi a colecţiilor în ansamblu, atât din punct de vedere cantitativ (numeric, valoric), cât şi calitativ (tematic, lingvistic), bibliotecile sunt obligate să organizeze un sistem unic de înregistrare, urmărire şi control al intrărilor şi mişcărilor documentelor, care include: evidenţa tehnico-operativă evidenţa contabilă

Transcript of Evidenta colectiilor de biblioteca.pdf

  • Adoptat la Aprobatedina Consiliului prin ordinul Ministe ruluiBiblioteconomic Naional Culturii al RM Din12 noiembrie 2002 nr. ____din____________

    Coordonat Coordonat

    Ministerul Finanelor al RM Ministerul Economiei al RM

    EVIDENA COLECIILOR DE BIBLIOTEC

    / Instruciune /

    Prezenta Instruciune determin regulile generale de eviden a documentelor ce constituie coleciile de bibliotec indiferent de statutul bibliotecii i structura coleciilor i este obligatorie pentru aplicare n toate tipurile de biblioteci ale Republicii Moldova, indiferent de statutul bibliotecii i structura coleciilor.

    Capitolul IPRINCIPII GENERALE

    Art.1. Toate documentele ce fac obiectul completrii coleciilor bibliotecii (cri, publicaii seriale, documente de muzic tiprit, manuscrise, documente grafice, cartografice, audiovizuale, electronice, microformate, brevete de invenii, documente normative, cataloage industriale .a.) sunt supuse obligatoriu evidenei de bibliotec. Din punct de vedere valoric aceste documente sunt considerate mijloace fixe i sunt supuse i evidenei contabile.

    Art.2. Evidena coleciilor de bibliotec reprezint nregistrarea ntr-o anumit ordine a primirii sau eliminrii documentelor i servete conducerii n proces de planificare, organizare i desfurare a activitii de bibliotec, analiz statistic de bibliotec, conservare i asigurare a integritii coleciilor.

    Art.3. Pentru cunoaterea permanent i exact a situaiei fiecrui document de bibliotec i a coleciilor n ansamblu, att din punct de vedere cantitativ (numeric, valoric), ct i calitativ (tematic, lingvistic), bibliotecile sunt obligate s organizeze un sistem unic de nregistrare, urmrire i control al intrrilor i micrilor documentelor, care include:

    evidena tehnico-operativ evidena contabil

  • evidena statistic

    (1) Evidena tehnico-operativ are ca obiect nregistrarea intrrilor i ieirilor documentelor i st la baza managementului operativ al coleciilor.

    (2) Evidena contabil reflect prezena i micarea fondului de bibliotec n dimensiune bneasc, conform Instruciunii cu privire la evidena contabil n instituiile publice, aprobate de Ministerul Finanelor al Republicii Moldova la 9 oct. 1996.

    (3) Evidena statistic are ca obiect colectarea, prelucrarea i analizarea datelor evidenei operative i contabile, referitor la dezvoltarea coleciilor, conform cerinelor stabilite de ctre Departamentul Statistic i Sociologie al Republicii Moldova.

    Art. 4. Evidena coleciilor se efectueaz n sistem manual sau automatizat. Evidena n sistemautomatizat va cuprinde toate elementele de identificare a unitilor de eviden i va asiguragenerarea formularelor tipizate de eviden sumar i individual a coleciilor.

    Art. 5. Cerinele obligatorii pentru evidena coleciilor sunt urmtoarele:

    exactitatea, obiectivitatea i plenitudinea informaiei;

    utilizarea unitilor uniformizate de eviden;

    compatibilitatea unitilor de eviden a coleciei cu cele de conservare i de mprumut;

    continuitatea n evidena coleciei.

    Art. 6. Biblioteca are dreptul:

    s stabileasc propria modalitate de eviden, innd cont de statutul bibliotecii, specificul organizrii i structurii fondului i asigur exactitatea i plenitudinea evidenei coleciei, dar care nu se afl n contrazicere cu Instruciunea prezent;

    s includ n documentaia de eviden att indicatorii obligatorii, ct i indicatori suplimentari;

    s stabileasc termenii de pstrare a documentelor n colecii;

    s efectueze reevaluarea documentelor, folosind coeficieni aprobate de Ministerul Finanelor al Republicii Moldova;

    s introduc normative de eliminare a documentelor lips din motive necunoscute, proporia (dimensiunea) i modul de calculare stabilindu-se de organul fondator n conformitate cu statutul sau regulamentul de organizare i funcionare al bibliotecii;

    s ia decizii privitor la utilizarea documentelor eliminate din fond, respectnd legislaia n vigoare;

    Art. 7. Responsabilitatea pentru organizarea corect a evidenei coleciei de bibliotec o poart administraia bibliotecii.

  • Art. 8. Controlul respectrii normelor i cerinelor de organizare a evidenei coleciilor este atribuit serviciului specializat al bibliotecii.

    Art. 9. Prezenta instruciune reglementeaz modul de organizare a evidenei operative a coleciilor, care include urmtoarele etape: Primirea documentelor Evidena primar (global) Evidena individual Declararea i scoaterea din eviden (eliminarea) a documentelor Verificarea (inventarierea) coleciilor Constatarea valorii fondului

    Capitolul II UNITILE DE EVIDEN ALE COLECIILOR

    Art. 10. Evidena coleciilor se realizeaz n raport cu unitile de eviden, conform Standardului SR ISO 2789:1994 Informare i documentare. Statistica internaional de bibliotec.

    Not: Nu sunt supuse evidenei documentele de uz special (materiale ce servesc instrument de lucru pentru bibliotecari, programatori, ali angajai ai bibliotecii, precum i documentele de uz special, pentru amenajarea bibliotecii i a locurilor de munc ale bibliotecarilor).

    Unitile de eviden sunt urmtoarele: unitatea material (la documentul tiprit poate fi folosit i termenul volum); titlu; metru liniar de raft.

    (1) Unitatea de eviden principal pentru coleciile bibliotecii este unitatea material. Fiecare exemplar de documente (cri, indiferent de numrul de pagini; atlase; hri; foi volante; programe; afie; documente de muzic tiprit; brevete de invenii, descrieri de invenii; documente normative; cataloage industriale, reproduceri de art n serie etc.) este considerat pentru eviden o unitate material (un volum).

    (2) Noiunea de titlu desemneaz un document care formeaz un tot distinct sub un titlu anume, indiferent de faptul, dac acesta este editat n una sau n mai multe uniti materiale.Evidena n titluri se efectueaz pentru toate categoriile de documente la primirea i eliminarea lor din colecii. Regulile sunt urmtoarele: ediia repetat se ia la eviden ca un titlu nou dac este revizuit i/sau adugat (nu se supun

    evidenei n titluri dubletele); traducerile sunt considerate uniti noi de eviden; foile volante editate ntr-o singur copert (map) se consider ca un titlu; volumele cu titlu individual din publicaiile n multe volume, achiziionate aparte se consider fiecare

    ca un titlu; suplimentele la cri (atlase, hri, documente de muzic tiprit etc.) care au titluri individuale sunt

    considerate ca un titlu aparte.

    (3) Unitatea de eviden metru liniar de raft se folosete pentru completarea formularului statistic 6-C.

  • Art.11. Publicaii seriale

    (1) Pentru publicaii seriale ( periodice, rapoarte, dri de seam ale instituiilor, lucrri tiinifice seriale etc.) volumul se stabilete dup numrul de pagini i dup modalitatea de constituire n volum: pentru publicaii periodice cu un numr mare de pagini (peste o sut), fiecare numr n parte

    constituie un volum; pentru publicaii periodice (de pn la o sut de pagini) cu apariie lunar, trimestrial, care se pot lega

    ntr-o colecie anual, colecia legat devine un volum; pentru publicaii periodice sptmnale i bilunare care se pot lega de obicei n volume trimestriale,

    acestea devin unitate de eviden (set trimestrial); pentru ziarele sptmnale ca volum este considerat colecia semestrial; pentru ziarele cotidiene ca volum este considerat colecia trimestrial.

    NOT: Publicaiile periodice i ziarele nelegate trebuie luate n considerare ca i cnd ar fi legate.

    (2) Evidena publicaiilor seriale n titluri se efectueaz astfel: suplimentele la reviste, ziare care au titluri individuale se consider ca un titlu aparte; periodicele (revistele i ziarele) se iau la eviden ca un titlu pentru toi anii nregistrrii lor n fond,

    indiferent de schimbrile titlului i plenitudinea coleciei publicaiei (setului).

    Art.12. Documente audiovizuale

    (1) Fiecare caset, band sau disc magnetic, diapozitiv, film etc. este considerat ca unitate material.NOT: Nu sunt supuse evidenei separate documentele audiovizuale, care sunt anexate la alt document.

    Art.13. Microformate

    (1) Fiecare microfilm, microfi se consider unitate material

    NOT: Dac o lucrare original este microfiat pe mai multe microfie, toate sunt considerate o unitate material.

    Art.14. Documente electronice

    (1) Fiecare CD-ROM este considerat unitate material.

    NOT: Nu sunt supuse evidenei separate documentele electronice anexate la tiprituri.

    Capitolul IIIPRIMIREA DOCUMENTELOR

    Art.15. Biblioteca primete documentele cumprate prin numerar sau virament, provenite prin transfer de la balan la balan, schimb, donaie .a. conform actelor nsoitoare. La primirea documentelor bibliotecarul, n mod obligatoriu: verific integritatea coletelor; confrunt coninutul lor, cantitativ i valoric, cu actele nsoitoare (facturi, bonuri, chitane, acte de

    transfer sau donaie .a.), concomitent verificnd i starea fizic a documentelor; specific ntr-un Proces - verbal, nsoit de un Borderou nepotrivirile ntre documentele nsoitoare

  • i situaia documentelor din stoc. Un exemplar al Procesului- verbal se nainteaz furnizorului, cu cererea de a remedia situaia semnalat. Documentele cu defecte sunt returnate.

    NOT: Neprimirea la timp a publicaiilor abonate (periodice) i lipsa unor numere, vor fi sesizate operativ organelor de difuzare.

    Art.16. Pentru documentele primite fr act nsoitor bibliotecarul completeaz obligatoriu un Act de primire (vezi Anexa nr.1).

    Art.17. Preul documentelor trebuie s corespund cu preul nscris n actul nsoitor. Documentele, preul crora nu figureaz n actul nsoitor i / sau pe document, ori figureaz n alt moned dect cea naional, la primire sunt supuse evalurii: preul pentru cartea curent se stabilete n raport cu valoarea i volumul lucrrii; preul publicaiilor rare (carte de patrimoniu i bibliofil, ediii deosebite, manuscrise etc.) se stabilete

    de ctre comisiile de achiziie, constituite special n acest scop; pentru publicaiile strine, cu valoare n alt moned, se stabilete echivalentul n lei al valutei

    respective, la cursul oficial (dac preul publicaiei n lei nu corespunde valorii lucrrii, comisia este n drept s-l corecteze);

    NOT: Preul stabilit se indic n actul de primire i pe coperta documentului respectiv, n paranteze drepte.

    Art.18. tampilarea documentelor marcheaz intrarea acestora n patrimoniul bibliotecii, constituind un mijloc de a evita cazurile de sustragere a acestora i servete la identificarea apartenenei documentului.

    (1) Pe documentele intrate se aplic imediat tampila special : cu numele bibliotecii.

    (2) tampilarea se efectueaz n modul urmtor: crile se tampileaz, de regul, pe foaia de titlu, n mijlocul spaiului alb dintre datele de apariie

    sau pe versoul foii de titlu i la pagina 17, n josul paginii, sub text (dac foaia de titlu lipsete, tampila se aplic pe copert sau pe prima pagin, deasupra textului);

    ilustraiile, planele pe file separate, care nu intr n numerotaia volumului, hrile, schemele, reproducerile etc. se tampileaz fiecare n parte, n colul din dreapta, jos, n aa fel nct tampila s ating puin desenul, ns fr al obtura;

    publicaiile periodice i seriale, care au peste o sut de pagini, se tampileaz dup modelul crilor; publicaiile periodice se tampileaz la primirea acestora pe prima pagina a fiecrui numr, n spaiul

    alb de jos al paginii, la mijloc; manuscrisele se tampileaz fil cu fil, pe versoul acestora; fotografiile se tampileaz pe verso, fiecare n parte; tampila se aplic pe ambalajul SD i DVD, pe eticheta i supercoperta discului, pe blancul benzii

    magnetice i pe cutia acesteia, pe caset i eticheta casetei, pe versoul stampei, pe ambalajele diapozitivelor, pe ambalajul microfilmului.

    Capitolul IVEVIDENA PRIMAR (GLOBAL)

    Art.19. Evidena primar cumuleaz i reflect date privind dinamica intern a fondurilor, proveniena, mrimea, valoarea i componena tematic a coleciilor de documente. Orice achiziie sau eliminare de documente se nregistreaz obligatoriu n Registrul de micare a fondurilor (R.M.F.).

    Art.20. R.M.F. (vezi Anexele nr. 2, 2-A, 2-B) este formularul tipizat obligatoriu pentru toate bibliotecile,

  • este un registru unic pentru bibliotec, indiferent, dac aceasta are sau nu subdiviziuni (secii, filiale, puncte de mprumut).

    NOT: Subdiviziunile bibliotecii pot s-i in i un R.M.F. separat, pentru uurarea inerii evidenei n subdiviziune.

    Art.21. R.M.F. se compune din trei pri:

    Partea I - Intrri. Partea a II-a - Ieiri. Partea a III a - Recapitulare.

    Art.22. Partea I. Intrri, evideniaz cronologic completarea coleciilor pe stocuri primite i ofer informaii cu privire la cantitatea i valoarea financiar a documentelor intrate, proveniena i categoria lor.

    (1) Completarea Prii I. Intrri a R.M.F. se efectueaz astfel:

    a) ntregul stoc de documente primit cu acelai act nsoitor se nregistreaz pe un singur rnd; lotul de documente prea mare poate fi fragmentat n loturi mai mici, fiecrui lot atribuindu-i-se un numr n R.M.F.

    b) Nu se admit rnduri libere ntre dou nregistrri. c) Numerotarea stocurilor nregistrate ncepe cu nr.1 n fiecare an. Pentru fiecare stoc de documente se indic proveniena documentelor, folosindu-se sigle (CB - colectura bibliotecilor, L - librrie, Ant. - anticariat, D - donaie, A - abonament etc.) sau numele donatorului; n cazul publicaiilor provenite din schimbul internaional, se menioneaz i ara de unde vin.

    d) Suplimentar se evideniaz urmtoarele categorii de documente: cri ; publicaii seriale; documente de muzic tiprit; documente audiovizuale; documente grafice; brevete de invenii; documente normative; cataloage industriale; alte categorii (manuscrise, documente electronice, microformate etc.). f) Evidena n titluri a documentelor vezi art.10 (2).

    NOT: Evidena n titluri a coleciilor deja existente, n cazul cnd ea a lipsit, poate fi efectuat aproximativ, n baza cataloagelor alfabetice (Catalogul alfabetic general, Catalogul alfabetic al publicaiilor seriale) i fielor preliminare pentru publicaiile periodice.

    g) Publicaiile periodice se nregistreaz n R.M.F., dup caz, anual, semestrial sau trimestrial, odat cu recepia abonamentelor pentru perioada respectiv i constituirea lor n volume, pe baza datelor din fiele de eviden individual.

    Art.23. n partea a II-a Ieiri a R.M.F. se nregistreaz eliminarea documentelor coleciilor bibliotecii din diferite motive (uzur fizic sau moral, pierdute, deteriorate, transferate etc.) conform Proceselor-verbale, nsoite de Borderou.

    (1) Numerotarea nscrierilor despre eliminarea documentelor ncepe de la nr. 1 i merge n continuare da la an la an.

  • (2) La eliminare, evidena documentelor n titluri se efectueaz conform datelor serviciului Prelucrare, prezentate dup scoaterea fielor din catalogul alfabetic general.

    Art.24. Partea a III-a Recapitulare a R.M.F. prezint situaia sintetico - cantitativ i valoric a coleciilor existente n bibliotec: totalul documentelor rmase n bibliotec la sfritul anului, dup ce din numrul total al documentelor existente se scade numrul celora, care au fost eliminate din coleciile bibliotecii.

    Capitolul VEVIDENA INDIVIDUAL

    Art.25. Evidena individual a documentelor are drept scop nregistrarea nominal a fiecrui document i servete la cunoaterea coninutului fondului documentar.

    Art.26. Evidena individual se realizeaz prin dou modaliti de nregistrare: Registrul inventar (R.I.; vezi Anexa nr. 3) i Fia de eviden individual, suportul material a crei l reprezint fia de catalog.

    Art.27. Modalitatea de nregistrare a documentelor se stabilete reieind din durata de pstrare i utilizare a documentelor i valoarea lor.

    (1) n Registrul inventar se nregistreaz:

    documentele care fac parte din patrimoniul cultural naional cu durata de utilizare nelimitat; documentele care constituie coleciile de baz ale bibliotecii cu durata de utilizare de peste 15-20

    ani; documentele din coleciile uzuale cu durata de utilizare mai mare de 5 ani.

    (2) n baz de fie se nregistreaz documentele care nu se iau la balana contabil a bibliotecii:

    publicaiile periodice, n cazul bibliotecilor care nu constituie colecii de baz de periodice i termenul de pstrare i utilizare a lor este de 3-5 ani;

    documentele, care se prelucreaz n grup (fotografii reproduse n serie, programe, materiale instructive, cri potale, agende, calendare, ilustrate, hri, placarde, afie, plane, condiii tehnice, documente normative, cataloage industriale, cataloage de firm etc.);

    documentele din colecii de schimb, de rezerv; dubletele unor publicaii (periodice, ziare, standarde etc.), neincluse n coleciile de baz.

    Art.28. Registrul inventar reprezint contabilizarea individual a patrimoniului bibliotecii. Fiecare document, transformat n unitate de eviden, este tezaurizat prin: suma principalelor sale date bibliografice (tip document, autor, titlu, loc i an de apariie); valoarea material (preul fiecrui exemplar, al exemplarelor legate iniial sau ulterior); raportarea la R.M.F. (pentru intrarea i pentru eliminarea publicaiilor din patrimoniu).Toate aceste elemente bibliografice, biblioteconomice i contabile sunt nregistrate cronologic i simbolizate printr-un numr de ordine - numrul de inventar.

    (1) Bibliotecile cu fonduri mici completeaz un R.I. unic pentru toate categoriile de documente. Bibliotecile care dein un numr mare de publicaii de diverse categorii (colecii speciale de documente audiovizuale, grafice etc.) pot ine evidena lor individual n Registre aparte, cu numerotaie paralel. Fiecare categorie de documente (colecie) primete o sigl (liter), care se scrie naintea numrului inventar.

  • (2) Completarea R.I. se efectueaz astfel: a) Fiecare unitate de eviden se nscrie pe un singur rnd din R.I., sub un numr, ce-i va aparine numai acestui exemplar. Numrul de inventar se nscrie pe fiecare unitate de eviden (pe foaia de titlu sau pe versoul acesteia, n partea de sus a tampilei i pe pagina de control). b) Numerotarea n Registrul inventar se face de la nr.1 i merge n continuare, de la registru la registru. c) Anul inventarierii se trece pe rndul de sus, din stnga, al fiecrei pagini; data i luna inventarierii se menioneaz numai la nscrierea primului volum din stocul respectiv, n continuare folosindu-se ghilimelele. d) Dac pentru completarea rubricii din Registrul inventar nu avem toate datele pe pagina de titlu, vom apela la informaiile furnizate de alte zone ale publicaiei (copert, prefa etc.); cnd nu depistm datele vom scrie: f.a. = fr an; f.l. = fr loc etc., datele alese din alte surse dect foaia de titlu vor fi luate n paranteze drepte. e) n rubrica Autorul i titlul: se menioneaz nti numele de familie al autorului, apoi prenumele, desprite prin virgul; la publicaiile scrise de mai muli autori se scrie numai primul autor, dup care urmeaz meniunea

    .a. (i alii); dac numrul autorilor este mai mare dect trei, publicaia se nregistreaz dup titlu; titlul crii se scrie integral, numai pe un singur rnd, n forma n care apare pe foaia de titlu sau pe

    copert; titlurile lungi pot fi scurtate prin omisiunea unor cuvinte din interiorul sau de la sfritul acestora,

    folosindu-se semnele omisiunii (...) sau fcnd prescurtri i abrevieri conform standardelor; n cazul n care diferite volume ale aceleiai publicaii au titluri diferite, se menioneaz titlul

    fiecrui volum; lucrrile n mai multe volume se inventariaz individual, fiecare volum primind un numr de

    inventar. f) Autorul, titlul i locul editrii se scriu n limba i cu alfabetul n care este tiprit lucrarea. n cazul altor alfabete, dect cel latin, elementele de descriere pot fi transliterate.

    NOT: Pentru crile n limba romn imprimate cu alfabetul chirilic, nu se aplic standardul de transliterare a caracterelor chirilice slave, ci se face transcrierea fonetic conform pronuniei limbii romne.

    g) n rubrica Locul numele oraului se scrie prescurtat (de exemplul: Chiinu - Ch., Bucureti - Buc.). h) Preul documentului se indic n mod obligatoriu. Nu se admite folosirea ghilimelelor, chiar dac se inventariaz mai multe exemplare ale aceleiai publicaii. Pentru publicaiile n mai multe volume, pe care este indicat preul tuturor volumelor luate la un loc, la rubrica respectiv se cuprind printr-o acolad toate volumele, dup care se scrie preul total (global). i) Rubrica nsemnri la verificarea fondului se va completa prin bifare la verificrile periodice ale coleciilor, la efectuarea controlului financiar intern de ctre organele respective etc. ) La rubrica Meniuni se consemneaz numrul i data documentului n baza cruia se elimin publicaiile din bibliotec, se fac nsemnri cu privire la suportul unor documente (disc, caset, stamp, band magnetic etc.) la locul repartizrii publicaiei (secie, filial, punct de mprumut etc.).

    Art. 29. Fia de eviden individual trebuie s caracterizeze ct mai mult posibil natura i coninutul documentului nregistrat. Pentru realizarea acestei caracterizri se utilizeaz o serie de elemente bibliografice, cu ajutorul crora se identific i se difereniaz documentul respectiv de celelalte documente. Suportul material al acestei caracterizri l reprezint fia de catalog.

    Art. 30. Evidena individual a publicaiilor periodice i ziarelor se efectueaz:

  • pe fie de eviden preliminar, pn la constituirea lor n uniti materiale (volume); n Registrul inventar.

    (1) Pentru o eviden exact a primirii publicaiilor periodice contractate prin abonament se completeaz Fia de eviden preliminar (vezi Anexele nr.4, 5), cte un exemplar pentru fiecare titlu: a) pe fiele de eviden preliminar se nscriu datele privind reclamaiile i modul cum se va lega colecia; b) Pentru ziare, la primirea n bibliotec se bifeaz spaiul corespunztor datei de apariie a fiecrui numr, iar pentru reviste se nscriu numerele acestora n spaiile corespunztoare lunii respective.

    (2) Pentru publicaii periodice valoarea iniial de abonare este o valoare de plan; valoarea definitiv a publicaiilor primite prin abonament se stabilete la sfritul anului, n raport cu transmiterea lor de ctre unitatea de difuzare i de termenul pstrrii publicaiilor n colecie (fondul de baz sau cel uzual).

    (3) La sfritul fiecrui trimestru, semestru i an se ntocmesc Acte de primire, prin care se constat primirea numerelor ziarelor, periodicelor contractate prin abonamente. Actul de primire se pstreaz ca document oficial mpreun cu chitanele de contractare a abonamentelor (un exemplar - n Contabilitate).

    Art. 31. nregistrarea cursurilor, manualelor, almanahurilor de orice fel n Registrul inventar este similar cu cea a crilor (fiecare volum aparte).

    Capitolul VIVERIFICAREA COLECIILOR

    Art. 32. Verificarea periodic a coleciilor bibliotecilor este obligatorie. Termenele la care se efectueaz verificarea sunt stabilite n raport cu numrul de uniti materiale existente n patrimoniul fiecrei biblioteci, dup cum urmeaz:

    n fiecare an - n bibliotecile care dein pn la 5.000 u.m. odat la doi ani - n bibliotecile care dein ntre 5.001 - 10.000 u.m. odat la trei ani - n bibliotecile care dein ntre 10.001-50.000 u.m. odat la cinci ani - n bibliotecile care dein ntre 50.001-250.000 u.m. odat la apte ani - n bibliotecile care dein ntre 2500011.000.000 u. mn bibliotecile care dein peste 1.000.000 u. m. termenele de verificare se stabilesc de organele superioare, odat la cel puin 15 ani.

    Art. 33. n afara perioadelor menionate n art. 34, verificarea coleciilor se efectueaz n urmtoarele situaii:

    la predarea - primirea n gestiune a fondurilor; n caz de depistare a furturilor; n urma unor calamiti naturale sau incendii; cnd se constat anumite nereguli n pstrarea publicaiilor; cnd sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri, care nu pot fi stabilite cert dect prin verificare total; n cazul comasrii, divizrii sau desfiinrii bibliotecii sau seciilor cu gestiune; la cererea organului superior.

  • Art. 34. Verificarea coleciilor se face n baza deciziei emise de ctre conducerea bibliotecii, prin care se desemneaz comisia de verificare.

    Art. 35. Modalitile de verificare a coleciei se stabilesc n baza unor acte interne de reglementare ale bibliotecii.

    Art.36. Toate constatrile comisiei de verificare sunt contrasemnate printr-un proces-verbal semnat de ctre membrii comisiei i prezentat spre aprobare directorului bibliotecii sau conductorul instituiei la balana cruia se afl biblioteca.

    Capitolul VIIDECLARAREA I SCOATEREA

    DIN EVIDEN (ELIMINAREA)A DOCUMENTELOR

    Art. 37. Eliminarea documentului, indiferent de tipul lui, poate fi efectuat n una din situaiile:

    cnd documentul este deteriorat fizic; cnd documentul este depit n coninut; cnd documentul este transferat unei alte biblioteci; cnd documentul s-a pierdut; n cazul dubletelor, documentelor ce nu in de profilul bibliotecii.

    Art. 38. Deteriorarea fizic i depirea n coninut a documentelor se constat de o comisie anume constituit, din care pot face parte i unii specialiti din afara bibliotecii i reprezentani ai contabilitii.

    NOT: Scoaterea din circuitul lecturii a publicaiilor cu coninut depit se face i n conformitate cu instruciunile i dispoziiile fondatorilor.

    Art. 39. Procesele-verbale privind eliminarea documentelor pierdute de la expoziii sau din fond cu accesul liber la raft sunt alctuite i semnate de o comisie i aprobate de ctre ordonatorul de credite.

    Art. 40. n vederea eliminrii documentelor se ntocmete un Proces - verbal, n care sunt trecute numrul volumelor i valoarea total a acestora. Procesul-verbal este nsoit de un Borderou sau de fiele crilor (la documente care nu sunt luate la balana bibliotecii). ( Vezi art. 27, p. 2).

    NOTE: 1. Valoarea documentelor eliminate se menioneaz n preuri actualizate, dup anii editrii, n conformitate cu coeficienii de indexare a fondurilor bibliotecare, elaborai i recomandai de ctre Ministerul Culturii de comun acord cu Ministerul Finanelor al Republicii Moldova.

    2. ntr-un act pot fi incluse diferite categorii de documente eliminate pe acelai motiv.

    Art. 41. Documentele primite de la cititori n locul celor pierdute trebuie s corespund profilului de completare a bibliotecii. Aceste documente se nscriu n Registrul de eviden a documentelor pierdute de ctre cititori. La sfritul trimestrului, semestrului, anului se alctuiesc dou Procese - verbale: de eliminare a documentelor pierdute i de recepionare a documentelor primite n locul celor pierdute. Art. 42. Toate datele privind eliminarea documentelor se nregistreaz n Registrul de micare a fondului respectiv n Parte a II-a Ieiri.

    Art. 43. La eliminarea unui volum din coleciile bibliotecii n Registrul inventar se bareaz cu

  • diagonale roii numrul de inventar i preul, celelalte elemente (autor, titlu, loc etc.) rmn neterse. n rubrica Meniuni se indic numrul i data actului, n baza cruia a fost eliminat documentul respectiv.

    Art. 44. Documentele ce nu in de profilul bibliotecii i dubletele ce nu sunt solicitate se transfer n fondurile de rezerv sau de schimb i se propun altor biblioteci n mod gratuit, iar dac iari nu sunt solicitate, se caseaz.

    Art. 45. Vnzarea documentelor eliminate din fond se efectueaz conform reglementrilor n vigoare.

    Capitolul VIIICONSTATAREA VALORII COLECIILOR

    I PSTRAREA DOCUMENTELORDE EVIDEN

    Art. 46. Evidena tehnic-operativ cuprinde toate actele de nsoire (facturi, specificaii, chitane, borderouri, acte de primire .a.) a documentelor la primire, procesele-verbale de primire i de declarare a eliminrii, registrele de eviden, toate actele emise n cadrul activitii i fiele de eviden individual.

    (1) Toate actele de nsoire i cele care se emit se vor nregistra i se vor pstra, n ordine cronologic, n conformitate cu nomenclatorul instituiei.

    (2) Registrele de eviden se vor numerota, nurui, parafa i certifica astfel: numerotarea registrelor se realizeaz de la prima pagina i pn la ultima; nuruirea se realizeaz prin perforarea a dou guri, prin care se va trece un nur, care se va nnoda

    pe ultima pagin a registrului; parafarea se realizeaz prin lipirea nururilor de ultima foaie cu ajutorul unei buci de hrtie; certificarea registrelor se realizeaz prin nscrierea de ctre bibliotecar a numrului de pagini sub

    paraf i confirmarea acestuia de ctre contabilul ef i director.

    (3) Registrele de eviden vor fi numerotate (cu cifre romane) i nregistrate ntr-un registru opis (vezi Anexa nr.6), coninutul registrului este organizat pe capitole, n raport cu categoriile documentelor.

    (4) Registrele de eviden se completeaz cu cerneal (pix), cite, ordonat, evitndu-se orice tersturi, omiteri, nregistrrile greite vor fi tiate cu o linie orizontal, pentru a se putea citi textul iniial, iar corectura se certific la rubrica Meniuni sub semntura descifrabil a bibliotecarului.

    Art. 47. Facturile, chitanele, procesele-verbale, actele i borderourile ce le nsoesc .a. documente privitor la documentele nscrise n Registrul inventar sunt transmise la contabilitatea instituiei din care face parte biblioteca, pentru nregistrarea contabil.

    Art. 48. Contabilitatea efectueaz n mod obligatoriu verificarea documentelor care stau la baza evidenei primare, confruntnd periodic valoarea fondului cu datele de eviden tehnico-operativ.

  • Anexa nr. 1BIBLIOTECA.

    ACT DE PRIMIRE nr. ..din..

    Se confirm primirea n bibliotec, fr act nsoitor, ca donaie / schimb de la ..........................................................................................adresa...................................................................a unui numr de ..................documente (cri, publicaii periodice, ziare, documente grafice, audiovizuale etc.), n valoare de ...................................................................(cifre i litere) leiconform borderoului de mai jos.

    DIRECTOR / CONTABIL-EF BIBLIOTECAR

    BORDEROU Nr. ......................

    Nr.crl.

    Nr.inv. Autorul i titlul Locul Anul Pre lei Meniuni

    1 2 3 4 5 6 7

    Acest borderou face parte integrant din actul nr.................... BIBLIOTECAR

  • Partea I IntrriAnexa nr. 2

    Anul_______________ ?

    Nr.crt.

    Data nregistr. Proveniena

    Denumirea, nr. i data actului

    nso.

    Totalul doc. intrate n biblliotec

    Din care documente supuse inventarierii Repartizarea dup categoriile docum. (u.m.)* Repartizarea dup coninut (u.m.)* Repartizarea dup limbi (u.m.)

    MeniuniUniti

    materialeTitluri Cantitatea

    (unitimateriale)

    Valoarea(lei, bani)

    De la nr. La nr.

    Cri Publicaii seriale(ziare, reviste,

    etc.)

    Docu-mente

    de muzic tiprit

    Docu-mente

    audiovi-zuale

    Docu-mente grafice

    Alte cate-gorii de

    docu-mente

    Filozofie.Religie.

    tiie sociale.Istorie.C.Z.U.

    1/3;902; 904;

    908;93/99

    Matem.tiine

    naturale.tiine

    aplicate.Geografie.

    C.Z.U.;5; 6; 91

    Lingvis-tic.

    Filologie.Literatu-

    r.C.Z.U.;

    8

    Genera-liti.Art.Sport.

    Biografii.C.Z.U.;

    0; 7; 929

    n limba de stat

    n limbile minori-tilor

    naionale

    n limbi

    strine

  • * u. m. uniti materialePartea II Ieiri

    Anexa nr. 2AAnul_________________ ?

    Nr.crt.

    Datanreg.

    Totalul documentelor ieite din bibliotec

    Repartizarea dup categoriile documentelor (u.m.) Repartizarea dup coninut (u.m.) Repartizarea dup limbi (u.m.) Repartizarea dup cauzele ieirii

    MeniuniCantitatea Valoarea Cri Publicaii

    seriale (ziare, reviste,

    etc.)

    Docu-mente

    de muzic tiprit

    Docu-mente audio-vizuale

    Docu- mente grafice

    Alte categorii de docu-

    mente

    Filozofie.Religie.

    tiie sociale.Istorie.C.Z.U.;

    1/3;902; 904;

    908;93/99

    Matem.tiine

    naturale.tiine

    aplicate.Geografie.

    C.Z.U.;5; 6; 91

    Lingvis-tic.

    Filologie.Litera*-

    tur.C.Z.U.;

    8

    Genera-liti.Art.Sport.

    Biografii.C.Z.U.;

    0; 7; 929

    n limba

    de stat

    n limbile minori-tilor

    naionale

    n limbi

    strine

    Schimb inter-bibliotecar

    Uzate Nerestituite Alte cauze

    u.m. titluri lei bani C(u.m.)

    V(lei)

    C(u.m.)

    V(lei)

    C(u.m.)

    V(lei)

    C(u.m.)

    V(lei)

  • Partea III Recapitulare Anexa nr. 2-BPag. _____________

    Pag. _______________

    Anul Micarea fondurilor

    Totalul documentelor Repartizarea dup categoriile documentelor (u.m.) Repartizarea dup coninut (u.m.) Repartizarea dup limbi (u.m.)

    MeniuniCantitatea Valoarea Cri Publicaii

    seriale (ziare, reviste,

    etc.)

    Docu-mente

    de muzic tiprit

    Docu-mente audio-vizuale

    Docu- mente grafice

    Alte categorii de docu-

    mente

    Filozofie.Religie.

    tiie sociale.Istorie.C.Z.U.;

    1/3;902; 904;

    908;93/99

    Lingvis-tic.

    Filologie.Literatu-r.

    C.Z.U.;8

    Genera-liti.Art.Sport.

    Biografii.C.Z.U.;

    0; 7; 929

    n limba de stat

    n limbile minori-tilor

    naionale

    n limbi

    strine

    u. m. titluri lei bani

    Existent lanceputul

    anului

    Intrri n cursul anului

    Ieiri n cursul anului

    Existent lanceputul

    anului

    Intrri n cursul anului

    Ieiri n cursul anului

    Existent lanceputul

    anului

    Intrri n cursul anului

    Ieiri n cursul anului

    Existent lanceputul

    anului

    Intrri n cursul anului

    Ieiri n cursul anului

    Existent lanceputul

    anului

    Intrri n cursul anului

    Ieiri n cursul anului

  • Anexa nr. 3Anul_______________ Pag.____________________

    Data inregistrarii

    Nr. crt. n R.M.F.

    Nr. inventar Autorul i titlul Locul Anul Preul (lei)

    nsemnri la

    verificarea fondurilor

    Meniuni speciale

  • Anexa nr. 4Fia de eviden preliminar (ziare)

    Titlul Modul de constituire n volum

    Editor____________________________________________________________________________________________________________________________________Loc______________________________________________________________________________________________________________________________________Periodicitate_____________________________________________________________________________________________________________________________

    Nr. decolecii

    Luna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

    Ian.

    Febr.

    Mar.

    Apr.

    Mai

    Iun.

    Iul.

    Aug.

    Sept.

    Oct.

    Nb.

    Dec.

    RECLAMAT RSPUNSUL PRIMIT

    NumeleNr.

    nregistr. DataNr.

    nregistr. Data Concluzia

  • Anexa nr. 5Fia de eviden preliminar (reviste)

    Titlul Modul de constituire n

    volum

    ISBN

    Editor______________________________________

    Loc________________________________________

    Periodicitate_________________________________

    Nr. de colecii

    Anul Ian. Febr. Mart. Apr. Mai Iun. Iul. Aug Sept. Oct. Nb. Dec.Men- iuni

    RECLAMAT RSPUNSUL PRIMIT

    Numele Nr. nregistr.

    Data Nr. nregistr.

    Data Concluzia

  • Anexa nr. 6

    REGISTRU OPIS

    Capitol: cri

    Nr. registru(volum)

    Descriere coninut

    Meniuni

    AnulPrimul numr de inventar

    Ultimul numr de inventar

    XX 1971 130 001 133600

    XXI 1971 133601 137200

    XXII 1971

    137201 140800

    140801 144400