Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

47
UNIVERSITATEA PETROL SI GAZE PLOIESTI FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE MASTERAT:SISTEME CU BAZE DE DATE PENTRU AFACERI LUCRARE DE DISERTATIE APLICATIE PENTRU EVIDENTA CLIENTILOR SI FURNIZORILOR UNEI FIRME Coordonator: REALIZAT DE: 1

description

evidenta

Transcript of Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Page 1: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

UNIVERSITATEA PETROL SI GAZE PLOIESTI

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICEMASTERAT:SISTEME CU BAZE DE DATE PENTRU

AFACERI

LUCRARE DE DISERTATIE

APLICATIE PENTRU EVIDENTA CLIENTILOR SI

FURNIZORILOR UNEI FIRME

Coordonator: REALIZAT DE:

PLOIESTI

2011

1

Page 2: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

CUPRINS

1. Prezentarea aplicatiei ........................................................................................ 4

1.1. Prezentare generala .................................................................................... 4

1.2. Functiile aplicatiei ...................................................................................... 4

2. Proiectarea aplicatiei ......................................................................................... 5

2.1.Generalitati societatea “ALFA” ................................................................. 6

2.2 Proiectarea bazelor de date ........................................................................ 6

2.3.Crearea tabelelor ……………………………………………………........ 7

2.4. Vizualizarea si realizarea relatiilor intre tabele ………………….......... 11

2.5.Crearea interogarilor(queries) …………………………………….......... 13

2.5.1.Crearea interogării ‚Clienti repartizare

pe orasul de resedinta’ …………………………………………………..... 13

2.5.2.Crearea interogării ‚Furnizori repartizare

pe orasul de resedinta’ …………………………………………………… 14

2.5.3.Crearea interogării ‚FACTURI SORTATE

PE DATA SPECIFICA’ ………………………………………………….. 15

2.5.4.Crearea interogărilor de tip

update: ‘Valoare/ValoareIesire’ ………………………………………… 17

2.5.5.Crearea interogării ‚cautare produse in fct de furnizor’ ................ 18

2.5.6.Crearea interogării

‚cautare produse vandute in fct de client’ ................................................. 19

2.6.Crearea formularelor(forms) ……………………………………………. 20

2.7.Crearea rapoartelor(reports) ………………………………………….... 25

3.Proiectarea interfeţei grafice ……………………………………………….... 27

4.Concluzii .............................................................................................................. 34

Bibliografie ............................................................................................................ 35

Webografie ............................................................................................................ 35

2

Page 3: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

1. Prezentarea aplicatiei

1.1. Prezentare generala

Lucrarea oferă o analiză a modalităţilor practice de utilizare a instrumentelor

informatice pentru elaborarea sistemelor de gestionare a evidentei clientilor si furnizorilor

pentru o anumita firma(in cazul acestei lucrari pentru firma:ALFA). Avantajele

principale ale aplicatiei constau în administrarea sa destul de simplă deoarece dispune de

o interfaţă intuitivă şi atrăgătoare. Utilizatorii precum şi cei care administrează baza de

date nu trebuie să cunoască SGBD-ul Microsoft Access. Aplicaţia poate fi uşor

modificată deci ar putea fi adaptată pentru orice tip de firma pentru gestionarea evidentei

clientilor si furnizorilor a acesteia.

1.2. Functiile aplicatiei

Lucrarea este realizată sub formă de aplicaţie care permite ţinerea evidenţei:

- Furnizorilor de la care firma achiziţionează produsele comercializate;

- Facturilor de intrare a produselor;

- Clienţilor;

- Facturilor de ieşire;

- Valoarea totala a fiecărei facturi de ieşire/intrare;

3

Page 4: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

2. Proiectarea aplicatiei

Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea şi gestionarea

bazelor de date relaţionale de capacitate mică/medie. Sub aspectul performanţelor în

funcţionare, acestea scad o dată cu creşterea volumului bazei de date; astfel, când

numărul înregistrărilor depăşeşte ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul

celei oferite de sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle, Microsoft SQL Server sau

Informix.

Totodată, Microsoft Access îndeplineşte cele mai multe dintre cerinţele sistemelor de

baze de date de tip client/server.

În ciuda complexităţii sale, este un sistem uşor de utilizat chiar şi de cei care nu sunt

programatori, fiind echipat cu numeroase programe Wizard, aplicaţii auxiliare ce

controlează multe dintre operaţiile uzuale ale activităţilor de creare şi editare ale

tabelelor, interogărilor, formularelor şi rapoartelor.

Microsoft Access are o structură de bază de date capabilă să combine într-un singur

fişier de tip .mdb toate obiectele cu care lucrează: tabelele, interogările, formularele,

rapoartele, comenzile macro şi codul Visual Basic.

Unul din principalele avantaje din perspectiva client/server îl constituie creşterea

vitezei de lucru şi minimizarea traficului de reţea, garantând că atât clientul cât şi serverul

lucrează la parametri optimi.

Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft

Access se pot sintetiza în următoarele:

1. Posibilitatea creării unei baze de date care să poată fi utilizată de către un

utilizator sau mai mulţi utilizatori în mod partajat;

2. Interogarea bazei de date se poate realiza în mod grafic prin interfaţa QBE

(Query By Example), sau prin limbajul SQL (Standard Query Language);

3. Automatizarea unor activităţi/acţiuni prin programare în limbajul VBA sau prin

macrocomenzi;

4. Realizarea importului/exportului de date către alte aplicaţii ale pachetului

Microsoft Office sau alte SGBD-uri relaţionale;

4

Page 5: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

5. Interfaţa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uşor de folosit şi

respectă principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaţiilor pachetului

MS Office, ceea ce face ca utilizatorul să regăsească un mediu de lucru

familiar la care să se adapteze cu uşurinţă;

6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect, proprietăţi ale

obiectelor, eveniment, procedură declanşată la apariţia unui eveniment,

metode la care obiectele reacţionează în momentul producerii unui eveniment,

programare orientată pe obiecte şi evenimente;

7. Asistenţă în dezvoltarea de aplicaţii şi utilizarea bazei de date;

8. Existenţa meniului Help şi a facilităţilor de ajutor contextual;

9. Înglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii în dezvoltarea de

aplicaţii;

10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de înregistrări.

2.1.Generalitati societatea “ALFA”

Societatea “ALFA” este o societate comercială din Romania care are ca obiect

principal de activitate comercializarea şi distribuirea de electrocasnice.

Pentru o bună gestionare a clienţilor si furnizorilor sai, societatea “ALFA” şi-a creat

propria bază de date , cuprinzând mai multe tabele şi interogari pentru eficienţă maximă,

care poate oferi informaţii foarte utile.

2.2 Proiectarea bazelor de date

Pentru crearea acesteia s-au făcut următorii paşi:

Din Microsoft Office s-a deschis editorul de baze de date Microsoft Access, după care în

fereastra ‚select create a new database using’ se alege opţiunea ‚blank access database’

cu dublu click, se validează alegerea facuta cu Ok, se dă nume bazei de date – în cazul

5

Page 6: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

nostru ‚EVIDENTA CLIENTILOR SI FURNIZORILOR La SC ALFA SRL’ şi se dă

click pe Create.

2.3.Crearea tabelelor

Din baza de date nou creata se selectează cu dublu click ‚Create Table în design view’

apoi în noua fereastră se completează prima coloană ‚field name’ cu numele câmpurilor

dorite să apara în tabelă respectivă, respectiv cele enumerate mai sus, iar în coloana ,Data

type’ se selectează tipul date necesare pentru a funcţiona programul şi anume ‚text’ dacă

vom introduce date formate din litere, ‚number’ dacă vom introduce date formate din

cifre , ‚currency’ dacă vrem să introducem măsuri monetare (lei, euro..), etc . În ultima

coloana ‚Description’ se poate introduce o scurtă descriere a informaţiilor introduse.

Bazele de date se proiecteaza prin analiza obiectivelor din problema reala,

identificand caracteristicile si grupandu-le in jurul campurilor cheie (primary key)

Pentru gestiunea firmei s-au creat 4 tabele ce contin urmatoarele atribute:

Clienti:

- IdClient –number

- Nume – text , required:yes, allow zero length:no

- Adresa – text, required:yes, allow zero length:no

- Oras – text, required:yes, allow zero length:no

- NrTelefon – number, required:no

În această tabelă s-a ales ca ‚primary key’ (cheie primară) câmpul

‚ IdClient’ .Pentru a se alege cheia primară s-a selectat câmpul ‚ IdClient’ iar din

meniul derulant afişat cu click dreapta s-a ales funcţia ‚primary key’.

6

Page 7: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.1 – Tabel clienti(proprietati)

(Realizata de autor)

Fig.2 – Tabel clienti

(Realizata de autor)

Furnizori:

- IdFz – number,required:yes, indexed: yes(no duplicates) , primary key

- DenumireFz – text, required:yes, allow zero length:no,

- Adresa – text, required:yes, allow zero length:no

- Oras – text, required:no

7

Page 8: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

- NrTelefon – number, required:no

Fig.3 – Tabel furnizori(proprietati)

(Realizata de autor)

Fig.4 – Tabel Furnizori

(Realizata de autor)

FactIntrare:

- NrFact – number,primary key,required:yes,indexed:yes(no duplicates)

- DataFact – date/time

- Furnizor – text, required:yes, allow zero length:no

8

Page 9: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

- Produs - text, required: yes

- Cantitate – number, required:yes

- Pret – currency(lei), required:yes, allow zero length:no

- Valoare – currency(lei),required no

Fig.5 – Tabel FactIntrare(proprietati)

(Realizata de autor)

Fig.6 – Tabel FactIntrare

(Realizata de autor)

FactIesire:

- CodFact – number,primary key,required:yes,indexed:yes(no duplicates)

- DataFact – date/time

- Client – text, required:yes, allow zero length:no

- Produs– text, required:yes, allow zero length:no

- Cantitate – number, required:yes, allow zero length:no

- Pret – currency(lei), required:yes, allow zero length:no

9

Page 10: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

- Valoare – currency(lei),required no

Fig.7 – Tabel FactIesire(proprietati)

(Realizata de autor)

Fig.8 – Tabel FactIesire

(Realizata de autor)

2.4. Vizualizarea si realizarea relatiilor intre tabele

Pentru a vizualiza relaţia sau conecţia dintre tabele apelăm funcţia ‚Relationship’ din

meniul ‚Tools’ şi vom observa conecţia cu o linie intre campurile tabelelor; in cazul

nostrum avem:

- Intre campul ‚Client’ din tabela ‚FactIesire’ si campul ‚Nume’ din tabela Clienţi ;

10

Page 11: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

- intre campul ‘Furnizor’ din tabela ‘FactIntrare’ si campul ‘DenumireFz’ din

tabela ‘Furnizori’ ;

- intre campul ‘Produs’ din tabela ‘FactIntrare’ si campul ‘Produs’ din tabela

‘FactIesire’.

Exemplu de creare a unei relatii: din tabela ‘Clienti’ se selecteaza pentru câmpul

‚Nume’ la ‚data type’ opţiunea ‚lookup wizzard’, după care se fac urmatorii paşi: se

alege varianta ‚I want the lookup column to look up the values în a table or query’ next

selectez tabela dorită ( în cazul nostru tablela FactIesire) next se trece câmpul

‚Client’ în casuţa ‚selected fields’ folosind săgeata next suntem intrebaţi dacă ne

convin dimensiunile coloanei, dacă da, selectam next şi vom ajunge la ultima opţiune şi

anume cea de schimbare a ‚etichetei’ coloanei aleasă cheie secundară, dacă ne convine

eticheta oferită de program (numele câmpului) alegem ‚finish’ si se da save.

Fig.9 – Relatii intre tabele

(Realizata de autor)

2.5.Crearea interogarilor(queries)

11

Page 12: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

2.5.1.Crearea interogării ‚Clienti repartizare pe orasul de

resedinta’

Pe parcursul primului trimestru din anul 2011, firma “ALFA” a avut parte de o

creştere destul de mare în comenzi în special din partea clienţilor săi din Ploiesti si Sibiu.

De aceea managerul general s-a gândit să ofere drept bonus acestor clienţi transport

gratuit la mărfurile comandate.

Ca urmare s-a solicitat intocmirea a doua liste individuale cu toţi clienţii din Ploiesti si

Bucuresti.

Aceste liste s-au intocmit cu ajutorul funcţiei ‚Queries’ din baza de date astfel:

După accesarea bazei de date din Microsoft Access, se selectează cu click obiectul

‚Queries’ (interogari), apoi se selectează cu dublu click opţiunea ‚create Query în design

view’, după care se deschide fereastra ‚Show table’ cu numele celor patru tabele create.

Se selectează tabela sau tabelele dorite, în cazul nostru tabela ‚Clienţi’, se da click pe

Add şi se va închide fereastra ‚Show table’ .

Din tabela „Clienţi” se selectează câmpurile Nume, Adresa, Oras, NrTelefon cu dublu

click. Aceste câmpuri vor apărea în tabela de jos pe rândul ‚Field’, iar numele tabelei va

apărea dedesubt pe rândul ‚Table’.

Sub câmpul ‚Oras’ pe rândul ‚Criteria’ se va alege criteriul de interogare şi anume se

va scrie între paranteze pătrate [introduceti orasul] după care se va valida interogarea prin

click pe butonul ‚Run’ sau simbolul ‚’ .

Se salvează interogarea cu numele ‚ Cautare clienti in fct de oras’.

Fig.10A – introducere oras

(Realizata de autor)

12

Page 13: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.10B – Cautare clienti in fct de oras

(Realizata de autor)

2.5.2.Crearea interogării ‚Furnizori repartizare pe orasul de resedinta’

După accesarea bazei de date din Microsoft Access, se selectează cu click obiectul

‚Queries’ (interogari), apoi se selectează cu dublu click opţiunea ‚create Query în design

view’, după care se deschide fereastra ‚Show table’ cu numele celor patru tabele create.

Se selectează tabela sau tabelele dorite, în cazul nostru tabela ‚Furnizorii’, se da click pe

Add şi se va închide fereastra ‚Show table’ .

Din tabela „Furnizorii” se selectează câmpurile DenumireFz, Adresa, Oras, NrTelefon

cu dublu click. Aceste câmpuri vor apărea în tabela de jos pe rândul ‚Field’, iar numele

tabelei va apărea dedesubt pe rândul ‚Table’.

Sub câmpul ‚Oras’ pe rândul ‚Criteria’ se va alege criteriul de interogare şi anume se

va scrie între paranteze pătrate [introduceti orasul] după care se va valida interogarea prin

click pe butonul ‚Run’ sau simbolul ‚’ .

Se salvează interogarea cu numele ‚ Cautare furnizori in fct de oras’

Fig.11A – introducere oras

(Realizata de autor)

13

Page 14: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.11B – Cautare furnizori in fct de oras

(Realizata de autor)

2.5.3.Crearea interogării ‚FACTURI SORTATE PE DATA

SPECIFICA’

Aceasta interogare a fost realizata in scopul aflarii facturilor(de intrare sau de iesire)

emise intr-un anumit interval de timp sau pentru o singura zi.

Aflarea facturilor(iesire/intrare) pentru un interval de timp:

Din fereastra Queries se accesează create new query în Design view’; se selectează

‘tabela: FactIesire/FactIntrare’ si toate câmpurile acesteia. În dreptul criteriului de

interogarare sub câmpul ‚DataFact’ se scrie : Between [DataIesire1] And [DataIesire2],

respective : Between [DataIntrare1] And [DataIntrare2] ,după care se validează prin click

pe ‚Run’.La deschiderea interogării ‚ facturi emise sortate pe dată specifică’ apare o

fereastră în care se cere introducerea datelor dorite .

Fig.12A – Introducere data

(Realizata de autor)

14

Page 15: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.12B – Cautare Facturi(pe interval de timp)

(Realizata de autor)

Aflarea facturilor(iesire/intrare) emise pentru o singura zi:

Din fereastra Queries se accesează create new query în Design view’; se selectează

‘tabela: FactIesire/ FactIntrari’ si toate câmpurile acesteia. În dreptul criteriului de

interogarare sub câmpul ‚DataFact’ se scrie :[introduceti data], după care se validează

prin click pe ‚Run’

Fig.13A – Introducere data

(Realizata de autor)

Fig.13B – Cautare facturi(zilnic)

(Realizata de autor)

15

Page 16: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

2.5.4.Crearea interogărilor de tip update: ‘Valoare/ValoareIesire’

Interogarile ‘Valoare/ValoareIesire’ au fost realizate in scopul calcularii valorii totale

a facturilor de intrare/iesire.

Interogarea ‘Valoare’ :

Din fereastra Queries se acceseaza ‘create new query în Design view’; se selecteaza la

query type;update query. Se selectează ‘tabela: FactIntrare’, din care selectam campul

pentru care dorim sa facem updatarea, in cazul nostru ‘Valoarea’ . In celula pentru update

se trece: ‘ FactIntrare!Cantitate*FactIntrare!Pret ‘. Click pe ‘Run’ pentru ca updatarea sa

fie realizata.

Fig.14 – Realizare interogare tip update

(Realizata de autor)

16

Page 17: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Interogarea ‘ValoareIesire’ :

Din fereastra Queries se acceseaza ‘create new query în Design view’; se selecteaza la

query type;update query. Se selectează ‘tabela: FactIesire’, din care selectam campul

pentru care dorim sa facem updatarea, in cazul nostru ‘Valoarea’ . In celula pentru update

se trece: ‘CCur((FactIesire!Pret*19/100+FactIesire!Pret)*FactIesire!Cantitate) ‘. Click

pe ‘Run’ pentru ca updatarea sa fie realizata.

2.5.5.Crearea interogării ‚cautare produse in fct de furnizor’

Aceasta interogare a fost realizata in scopul aflarii produselor comercializate de la

acelasi furnizor.

Din fereastra ‚Queries’ (interogari) se selectează cu dublu click opţiunea ‚create Query

în design view’, după care se deschide fereastra ‚Show table’ cu numele celor patru

tabele create. Se selectează tabela ‚FactIntrare’, se da click pe Add şi se va închide

fereastra ‚Show table’ .

Din tabela „FactIntrare” se selectează câmpurile Furnizor, Produs, Cantitate, Pret,

Valoare cu dublu click. Aceste câmpuri vor apărea în tabela de jos pe rândul ‚Field’, iar

numele tabelei va apărea dedesubt pe rândul ‚Table’.

Sub câmpul ‚Furnizor’ pe rândul ‚Criteria’ se va alege criteriul de interogare şi anume

se va scrie între paranteze pătrate [introduceti furnizor] după care se va valida interogarea

prin click pe butonul ‚Run’ sau simbolul ‚’ .

Se salvează interogarea cu numele ‚ cautare produse in fct de furnizor’

Fig.15A – Introducere furnizor

(Realizata de autor)

17

Page 18: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.15B – Cautare produse in fct de furnizor

(Realizata de autor)

2.5.6.Crearea interogării ‚cautare produse vandute in fct de client’

Aceasta interogare a fost realizata in scopul aflarii denumirii clientilor care au

comercializat mai multe produse de la societatea ‘ALFA’.

Din fereastra ‚Queries’ (interogari) se selectează cu dublu click opţiunea ‚create Query

în design view’, după care se deschide fereastra ‚Show table’ cu numele celor patru

tabele create. Se selectează tabela ‚FactIesire’, se da click pe Add şi se va închide

fereastra ‚Show table’ .

Din tabela „FactIesire” se selectează câmpurile Client, Produs, Cantitate, Pret, Valoare

cu dublu click. Aceste câmpuri vor apărea în tabela de jos pe rândul ‚Field’, iar numele

tabelei va apărea dedesubt pe rândul ‚Table’.

Sub câmpul ‚Client’ pe rândul ‚Criteria’ se va alege criteriul de interogare şi anume se

va scrie între paranteze pătrate [introduceti numele clientului] după care se va valida

interogarea prin click pe butonul ‚Run’ sau simbolul ‚’ .

Se salvează interogarea cu numele ‚ cautare produse vandute in fct de client’

Fig.16A – Introducere nume client

(Realizata de autor)

18

Page 19: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.16B – cautare produse vandute in fct de client

(Realizata de autor)

2.6.Crearea formularelor(forms)

Formularele sunt obiecte ce permit introducerea, extragerea , stergerea şi afişarea

datelor dintr-o bază de date.

Funcţiile unui formular:

- Introducerea datelor

- Gruparea datelor din baza de date

- Printarea datelor

- Realizarea unei interfeţe tip aplicaţie

Pentru a crea un formular se selectează din fereastra Database obiectul

Forms→Crteate form in design view/Create form by using wizard.

Fig.17 – Alegere Optiune

(Realizata de autor)

19

Page 20: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.18 – alegere layout

(Realizata de autor)

Fig.19 – Alegere stil

(Realizata de autor)

20

Page 21: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.20 – Finalizarea realizarii formularului

(Realizata de autor)

Formularele Clienţi/Furnizori/Intrari/Iesiri permit introducerea/stergerea şi afişarea

datelor despre clienţii/furnizorii/facturile(intrare/iesire) ai societatii ‘ALFA’.

Fig.21 – Formular clienti

(Realizata de autor)

21

Page 22: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.22 – Formular Facturi intrare

(Realizata de autor)

unde avem:

- buton pentru adaugare (inregistrare) client nou

- buton pentru stergere inregistrare

- buton inchidere formular

- buton pentru a se ajunge la prima/ultima inregistrare efectuata

22

Page 23: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.23 - Proprietati ale butonului de adaugare

(Realizata de autor)

Fig.24 - Proprietati ale butonului de stergere:(Realizata de autor)

23

Page 24: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Aceste optiuni pot fi realizate prin intermediul a doua metode:

1) se selecteaza “macros” → new ; apoi in noua fereastra se selecteaza la “action”

actiunea pe care dorim ca butonul nostru sa o execute (ex:openreport) , se selecteaza

numele reportului si metoda de vizualizare a caestuia (ex:print preview) si se salveaza.

2) click dreapta pe butonul care dorim sa execute o anumita actiune si selectam build

event → macro builder new ; apoi in noua fereastra se selecteaza la “action” actiunea pe

care dorim ca butonul nostru sa o execute (ex:openreport) , se selecteaza numele

reportului si metoda de vizualizare a caestuia (ex:print preview) si se salveaza.

2.7.Crearea rapoartelor(reports)

Crearea rapoartelor‚Clienţi’ , ‘furnizori’ , ‘intrari’ , ‘iesiri’:

Pentru o vizualizare mai formală a clienţilor,furnizorilor,facturilor emise

(intrare/iesire) a societaţii “ALFA”, s-a intocmit rapoartele: ‚Clienţi’ , ‘Furnizori’ ,

‘FactIntrare’ , ‘FactIesire’:

Pentru aceasta s-au facut urmatorii paşi:

Raport ‘clienti/furnizori’:

Din fereastra bazei de date s-a ales ‚Reports’ şi opţiunea ‚create report by using wizzard’.

În fereastra ‚Report Wizzard’ trecem toate câmpurile tabelei ‚Clienţi’ din căsuţa

‚Available fields’ (câmpuri disponibile) în căsuţa ‚Selected fields’ (câmpuri selectate) cu

butonul ‚>>’, selectăm Next, dacă dorim ordonarea câmpurilor (crescator, descrescator,

sau alfabetic) o selectam – în cazul nostrum ordonare ascendenta in functie de ‘IDClient’

si selectăm Next. Pasul următor il constituie selectarea ‚layout’-ului şi a ‚orientării’

paginii. În cazul de faţă am ales ‚Tabular’ pentru layout şi ‚Landscape’ pentru orientare,

selectam Next. În continuare avem posibilitatea de a personaliza raportul prin alegerea

unui stil anume din cele disponibile. Am ales stilul ‚Bold’, selectam Next. În ultima

fereastra se poate schimba titlul raportului sau se poate lăsa aşa,‚Clienţi’ în cazul de fata.

Click pe ‚finish’ pentru a finaliza raportul şi a-l vizualiza.

24

Page 25: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Pentru a lista raportul ‚Clienţi’ se apeleaza funcţia ‚Preview’ din fereastra bazei de

date sau se dă dublu click pe raport, după care se alege ‚Print’ din meniul ‚File’.

Fig.25 – Raport clienti

(Realizata de autor)

Fig. 26 – Raport facturi(intrare)

(Realizata de autor)

25

Page 26: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

3.Proiectarea interfeţei grafice

Interfaţa grafică a bazei de date a fost realizată pentru a permite accesul şi celor care

nu cunosc SGBD-ul Access dar şi penru a avea acces mai uşor şi mai reprede la datele

bazei date. Aplicatia se deschide prin intermediul formularului INDEX.

Fig.27 – Index

(Realizata de autor)

Pentru proiectarea acestei interfeţe se parcurg mai multe etape.

- se selecteaza forms create form in design view

Fig.28

(Realizata de autor)

26

Page 27: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

- Se creează butoane de comandă cu ajutorul barei de instrumente şi se stabilesc

proprietăţile acestora;

Butoanele au fost grupate pe mai multe secţiuni:

●clienti:deschide formularul:EVIDENTA CLIENTI unde avem urmatoarele

butoane:

- adaugare/stergere clienti: deschide un formular cu ajutorul careia se pot

adauga,sterge sau modifica clientii;

- vizualizare clienti: deschide un raport in care se poate vizualiza totalitatea clientilor

aflati in baza de date a firmei;

- cautare clienti (dupa oras);

- iesire pagina : inchide formularul EVIDENTA CLIENTI

Fig.29 – Evidenta clienti

(Realizata de autor)

●furnizori: deschide formularul:EVIDENTA FURNIZORI unde avem urmatoarele

butoane:

- adaugare/stergere furnizori: deschide un formular cu ajutorul careia se pot

adauga,sterge sau modifica furnizorii;

- vizualizare furnizori: deschide un raport in care se poate vizualiza totalitatea

furnizorilor aflati in baza de date a firmei;

- cautare furnizori (dupa oras);

- iesire pagina: inchide formularul EVIDENTA FURNIZORI

27

Page 28: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.30 – Evidenta furnizori

(Realizata de autor)

●evidenta intrari: deschide formularul:EVIDENTA INTRARI unde avem

urmatoarele butoane:

- adaugare/stergere facturi(intrare): deschide un formular cu ajutorul careia se pot

adauga,sterge sau modifica facturile(intrare);

- vizualizare facturi (intrare): deschide un raport in care se poate vizualiza totalitatea

facturilor(intrare) aflate in baza de date a firmei;

- Facturi intrare(interval de timp):deschide un raport care permite introducerea datelor

pentru intervalul de timp dorit pentru vizualizarea facturilor ;

- factura intrare(zilnic);

- cautare produse intrate(dupa furnizor);

-iesire pagina: inchide formularul EVIDENTA INTRARI.

Fig.31 – Evidenta intrari

(Realizata de autor)

28

Page 29: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

●evidenta iesiri: deschide formularul:EVIDENTA IESIRI unde avem urmatoarele

butoane:

- adaugare/stergere facturi(iesire): deschide un formular cu ajutorul careia se pot

adauga,sterge sau modifica facturile(iesire);

- vizualizare facturi(iesire): deschide un raport in care se poate vizualiza totalitatea

facturilor(iesire) aflate in baza de date a firmei;

- facturi iesire(interval timp);

- facturi iesire(zilnic)

- cautare produse iesite(dupa client);

- iesire pagina: inchide formularul EVIDENTA IESIRI

Fig.32 – Evidenta iesiri

(realizata de autor)

●iesire aplicatie: inchide aplicatia(pagina index)

29

Page 30: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Exemplu optiuni butoane:

● ‘Vizualizare facturi(iesire)’

Fig.33 – Propritati buton

(Realizata de autor)

La apăsarea acestui buton se va afişa raportul:

Fig.34 – Raport facturi(iesire)

(Realizata de autor)

30

Page 31: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

● ‚ IESIRE ’ : buton de inchidere a formularului/aplicatiei

Fig.35 – Proprietati buton iesire

(Realizata de autor)

S-a stabilit ca la deschiderea bazei de date să se afişeze interfaţa grafică proiectată dar

în acelaşi timp să se poată accesa şi celelalte obiecte ale bazei de date.

31

Page 32: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

Fig.36 – Stabilirea paginei de pornire

(Realizata de autor)

32

Page 33: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

4.CONCLUZII

Pentru întocmirea unei baze de date cât mai eficientă trebuie avut în vedere specificul

societaţii comerciale,ce date sunt necesar a fi cunoscute despre clienţi şi potenţialii clienţi

pentru că firma să le ofere cele mai bune produse şi servicii,ce date sunt necesar a fi

cunoscute despre furnizori.

Aplicaţia a fost creată cu Microsoft Access. Aplicaţia dispune de o interfaţă uşor de

utilizat dar permite şi accesul la tabelele, formularele,interogările şi rapoartele bazei de

date. De asemenea, permite particularizarea interfeţei şi modificarea obiectelor bazei de

date.

Aplicaţia poate fi utilizată foarte uşor de angajaţii firmei în momentul primirii de

marfă sau a vânzării produselor. De asemenea, poate fi utilizată pentru a vizualiza

preţurilor de intrare, pentru vizualizarea existenţei unor anumite produse în magazin,

pentru introducerea datelor de pe facturile de intrare/ieşire, pentru calcularea valorii

facturilor, pentru vizualizarea vânzărilor efectuate, pentru vizualizarea clientilor si

furnizorilor firmei etc.

În opinia mea, o bază de date a clienţilor si furnizorilor unei societaţi comerciale,

completă trebuie să ofere posibilitatea utilizatorului de a introduce noi clienţi si furnizori

şi totodata noi produse, de a vizualiza preţurile produselor, de a specifica modul de plată,

posibilitatea ataşării unui mesaj, specificarea discount-ului pentru fiecare produs.

Totodata este foarte utilă afişarea cantităţii ultimei comenzi în momentul realizării unei

noi comenzi, trimiterea acesteia în timp cât mai scurt sau salvarea acesteia pentru a fi

trimisă mai târziu, şi afişarea limitei de credit pentru fiecare client alături de informaţiile

vitale pentru contactarea clienţilor şi anume adresa, pesoana de contact, număr de telefon

şi fax, e-mail şi pagina web unde este cazul.

Numărul foarte mare de informaţii şi evoluţia lor în timp face ca la un moment dat

evidenţa acestora să nu mai poată fi controlată fără ajutorul unei aplicatii specializate şi

uşor de utilizat, în funcţie de specificul societaţii comerciale. De aceea se recomandă

utilizarea unei baze de date sau a unui program informatic special conceput pentru ţinerea

contabilităţii în societaţi comerciale.

33

Page 34: Evidenta Clientilor Si Furnizorilor Unei Firme

BIBLIOGRAFIE

1. ‘Baze de date – Access’ ECDL modulul 5, Editura Andreco Educational 2004

2. Carol Schnakovszky, Baze de date

3. Năstase, P., ş.c, Baze de date, Editura Teora, Bucureşti, 1999

4. Mihai Anton Cerghizan Introducere in Access 2.0 , , Ed Tehnica

5. Ioan Lungu , Ion Rosca Baze de date reletionale utilizarea limbajului SQL*PLUS , ,

Ed All

6. Corina Pascu , Adrian Pascu: Totul despre… SQL interogarea bazelor de date , , Ed

Tehnica

7. Thomas Connoly, Carolin Begg, Anne Strachan: Baze de date – proiectare,

implementare, gestionare, Ed. Teora, 2001.

8. Steve Johnson: Microsoft Office Acces 2003

9. Baze de Date Acces - Popa Ghe. şi Iliescu M., Editura Cison, 2000.

10. Tehnologii Web şi Baze de Date - Surcel Traian, Mârşanu Radu, Răzvan Bologa,

Editura Tribuna Economică, 2005

WEBOGRAFIE

1. www.microsoft.com/office/access

2. www.anzisoft.ro

3. www.markmedia.ro

4. www.marketwatch.ro

5. www.cisco.ro

6. www.agora.ro

34