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Découverte Even - Présentation générale – mars 2017
Sommaire
I Présentation générale 4
I.1 Architecture 4
I.2 Le module de gérance 5
I.3 Le module de copropriété 7
I.4 Le module de comptabilité 11
II Prise en main Even 14
II.1 Ouvrir Even 14
II.2 Les différents éléments de l’écran d’accueil 14
II.3 Ouvrir un module 17
II.4 Les menus d’Even 19
II.5 Fermer un module 25
II.6 Quitter Even 28
II.7 Le Module Identifier 30
II.8 Les fenêtres de saisie 40
II.9 Les barres d’outils 40
II.10 Les fenêtres de recherche 41
II.11 Les fenêtres de traitement et d’édition 46
II.12 Précision pour les clients qui se connectent
sur le SAS. 57
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Découverte Even - Présentation générale – mars 2017 4
I Présentation générale
I.1 Architecture
I.1.1. Les principaux modules
� Even est organisé autour de 3 modules :
Ce module concerne les informations relatives
à la gestion locative, sociétés de gestion,
propriétaires et mandats, locataires et contrats
(Comptes-rendus de gestion, Avis d’échéances
et quittances, …)
Ce module concerne les informations relatives
aux règlements de copropriétés et à la gestion
des copropriétés et des copropriétaires (Appels
de fonds, Assemblées générales,..)
Permet la mise en place de l’organisation
comptable des sociétés de gestion locative et
des syndicats de copropriété, la gestion des
opérations comptables, et l’obtention des
informations détaillées et de synthèse liées à la
comptabilité des différentes sociétés.
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Découverte Even - Présentation générale – mars 2017
I.2 Le module de gérance
I.2.1. Fichiers Généraux
� Il permet la gestion du paramétrage de
fonctionnement tel que les Indices de révision,
les Rubriques de quittances, les Rubriques
d’honoraires, les paramètres de relances ou de
répartition de charges …
I.2.2. Fichiers
� Il permet la création du référentiel (Sociétés,
propriétaires, locataires…)
Even
Découverte Even - Présentation générale – mars 2017 6
I.2.3. Traitements Locataires
� Il permet de lancer tous les traitements liés aux
locataires (Facturation, Relance, Régularisation
de charges…)
I.2.4. Traitements Propriétaires
� Il permet de lancer tous les traitements liés aux
propriétaires (Assurances garantie loyers
impayés, Acomptes, Comptes-rendus de
gestion…)
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Even
Découverte Even - Présentation générale – mars 2017
I.2.5. Editions
� Il permet d’éditer des états de contrôle et de
gestion et diverses listes du référentiel, ainsi
que des listes de contrôle.
I.3 Le module de copropriété
I.3.1. Consultation
� Il permet d’obtenir des informations diverses
sur les immeubles, les lots, les tantièmes, les
copropriétaires, ainsi que des états de contrôle
et de gestion.
Even
Découverte Even - Présentation générale – mars 2017 8
I.3.2. Traitements
� Il permet de lancer tous les traitements liés à la
copropriété tel que les appels de fonds, les
relevé de dépenses, les répartitions, les annexes
SRU…
I.3.3. Bureautique
� Il permet d’accéder aux recommandés, au
questionnaire de notaire et au carnet
d’entretien.
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Even
Découverte Even - Présentation générale – mars 2017
I.3.4. Edition
� Il permet d’éditer diverses listes du référentiel,
ainsi que des listes de contrôles et les fiches
Travaux
I.3.5. Fichiers
� Il permet la création du référentiel (immeubles,
lots, clés, tantièmes, copropriétaires …)
Even
Découverte Even - Présentation générale – mars 2017 10
I.3.6. Assemblées Générales
� Il permet la gestion des Assemblées Générales
de copropriété.
I.3.7. Paramètres
� Il permet la gestion du paramétrage de
fonctionnement tel que les coordonnées du
syndic, les relances etc …
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Even
Découverte Even - Présentation générale – mars 2017
I.4 Le module de comptabilité
I.4.1. Fichiers
� Il permet la création du référentiel comptable tel
que les fournisseurs, les journaux, les comptes
bancaires et les guides de saisie comptable.
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Découverte Even - Présentation générale – mars 2017 12
I.4.2. Traitements
� Il permet le lancement de tous les traitements
liés à la comptabilité tel que les remises
bancaires, la saisie comptable, le paiement des
factures fournisseurs, le rapprochement
bancaire…
I.4.3. Editions
� Il permet d’éditer les différents états
comptables tel que balances, journaux, grands
livres, contrôles de gestion et statistiques.
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Découverte Even - Présentation générale – mars 2017
I.4.4. Consultations
� Il permet l’interrogation comptable d’un
compte, d’un fournisseur, d’une balance ou des
recherches de pièces comptables.
I.4.5. Paramètres
� Il permet le paramétrage de fonctionnement de
la comptabilité ainsi que des états comptables
paramétrables.
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 14
II Prise en main Even
II.1 Ouvrir Even
� Double-cliquez sur l’icône placée sur le
bureau de votre ordinateur
� Vous devez saisir votre mot de passe pour avoir
accès au programme
II.2 Les différents éléments de l’écran d’accueil
II.2.1. Le Bandeau vertical
� Sur la gauche de l’écran, le Bandeau verticalBandeau verticalBandeau verticalBandeau vertical
affiche tous les modules d’Even, sous forme de
boutons.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Certains boutons sont grisés, le nom apparaît
d’une couleur plus pâle, cela signifie que ce
module n’est pas accessible.
II.2.2. La barre d’état
� En bas de l’écran, vous trouvez la Barre d’étatBarre d’étatBarre d’étatBarre d’état,
qui vous donne des informations utiles.
� A gauche : le code et le nom d’utilisateur ,
l’emplacement des fichiers, puis la version du
programme et enfin la version de la base de
données.
� A droite : la date et l’heure, précédées des
mentions suivantes :
MAJMAJMAJMAJ : verrouillage de la majuscule
désactivé/activéactivéactivéactivé
NUMNUMNUMNUM : verrouillage du clavier numérique
désactivé/activéactivéactivéactivé
INSERINSERINSERINSER : mode insertion désactivé/activéactivéactivéactivé
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 16
II.2.3. Les modules d’Even
� Il s’agit des sous-parties du programme Even
qui regroupent les différents programmes par
genre, fichiers, traitements, éditions. Tous les
modules existants dans Even sont affichés dans
le bandeau, mais seuls sont actifs les modules
que l’utilisateur est habilité à utiliser.
II.2.4. Les raccourcis vers la Bureautique
� Ils permettent d’accéder rapidement aux
programmes Word, Excel et Outlook, qui sont
des programmes totalement externes à Even
mais qui peuvent être utilisés avec certaines
fonctions de celui-ci.
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.3 Ouvrir un module
II.3.1. Ouvrir un module avec la souris
� Cliquez sur l’un des boutons du bandeau
permettant d’accéder aux modules, par exemple
le bouton
� La fenêtre du module CopropriétéCopropriétéCopropriétéCopropriété s’affiche.
� Dans cette fenêtre on distingue 3 parties :
La Barre Barre Barre Barre de titrede titrede titrede titre
La Barre de menusBarre de menusBarre de menusBarre de menus, , , , avec ses menus déroulants
Le menu dynamiquemenu dynamiquemenu dynamiquemenu dynamique
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 18
II.3.2. Ouvrir un module avec le clavier
� Lorsqu’aucun module n’est ouvert, actionnez la
touche
pour placer la sélection sur le
bandeau. Le bouton sélectionné change de
couleur.
� Déplacez la sélection à l’aide de la touche
ou des touches
bouton non sélectionné
bouton sélectionné
� Placez la sélection sur le module désiré, par
exemple CopropriétéCopropriétéCopropriétéCopropriété, puis appuyez sur la
touche
Entrée
pour ouvrir le module
� La fenêtre du module s’affiche
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.4 Les menus d’Even
� Le programme Even dispose de 2 types de
menus permettant d’accéder aux mêmes
fonctions mais qui présentent des
caractéristiques différentes.
• Les menus déroulants
• Les menus dynamiques
II.4.1. Le Menu déroulant
� Menu classique de l’environnement Windows, il
permet d’accéder aux fonctionnalités en
sélectionnant l’option désirée
� Le menu déroulant se referme dès que l’option
est activée
� Les menus déroulants sont pourvus dans
certains cas de sous-menus, signalés par le
symbole �
� Activez une option portant le symbole �, un
sous-menu s’affiche immédiatement à côté de
l’option du menu principal, à droite ou à gauche
selon la place dont il dispose pour s’afficher.
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 20
II.4.1.1. Utiliser le menu déroulant avec la souris
� Faites glisser la souris sur la barre de menus, le
menu sur lequel la souris est placé s’active, il
est encadré d’une zone de couleur et la couleur
de police devient blanche.
� Cliquez sur le menu désiré, le menu s’ouvre et
reste ouvert.
� Si vous cliquez à nouveau sur la même option le
menu se referme.
� Sur le menu ouvert, faites glisser la souris
verticalement sur les options du menus pour
sélectionner l’option désirée.
� Cliquez sur l’option choisie pour activer la
fonctionnalité correspondante.
II.4.1.2. Utiliser le menu déroulant avec le clavier
� Actionnez la touche Alt
.pour activer le menu
déroulant.
� La 1ère option à gauche du menu s’active et les
lettres de raccourcis d’accès rapide au clavier
des menus sont soulignées.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Vous pouvez ouvrir le menu désiré soit en
actionnant la touche de la lettre de raccourci
correspondante, soit en plaçant la sélection sur
le menu souhaité en utilisant les touches
directionnelles puis en actionnant la
touche
Entrée
II.4.2. Le menu dynamique
� Il comporte les mêmes options que le Menu
déroulant, mais elles sont présentées
verticalement
� Le menu reste ouvert après sélection d’une
option et l’option sélectionnée est ombrée de
vert. Ceci vous permet de savoir à quelle étape
de la procédure de traitement vous vous êtes
arrêté en cas d’interruption.
� Les options pourvues du symbole � donnent
accès à un sous-menu qui s’affiche à la place du
menu principal
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 22
� Le nom de l’option activée s’affiche sur
• la Barre de menuBarre de menuBarre de menuBarre de menu du menu dynamique
• et sur l’Entête du menuEntête du menuEntête du menuEntête du menu
� De même quand vous activez une sous-option
pourvue du symbole � dans un sous-menu
� Le nom de la sous-option activée s’affiche sur
• la Barre de menuBarre de menuBarre de menuBarre de menu du menu dynamique
• et sur l’Entête du menuEntête du menuEntête du menuEntête du menu
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.4.2.1. Utiliser le menu dynamique avec la souris
� Cliquez sur l’option désirée
� Puis sur la ou les sous-options jusqu’à parvenir
à la fenêtre de traitement ou de saisie souhaitée
� Pour revenir à l’option immédiatement
antérieure, cliquez sur l’entête du menu .
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 24
� Le menu s’affiche et l’option source reste
ombrée de vert
� L’option source disparaît de la Barre de menuBarre de menuBarre de menuBarre de menu
� Vous pouvez par ce moyen remonter jusqu’au
menu principal
� Pour revenir directement au menu principal ou à
une autre option, cliquez directement sur
l’option souhaitée, sur la Barre de menuBarre de menuBarre de menuBarre de menu
II.4.2.2. Utiliser le menu dynamique avec le clavier
� Activez l’option désirée en déplaçant la
sélection à l’aide des touches directionnelles
puis en actionnant la touche
Entrée
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Continuez de même pour la ou les sous-options
jusqu’à parvenir à la fenêtre de traitement ou de
saisie souhaitée
� Pour revenir à l’option immédiatement
antérieure, appuyez sur la touche
� Pour revenir au menu principal appuyez sur la
touche autant de fois que nécessaire
II.5 Fermer un module
II.5.1. Fermer un module avec la souris
� 1ère possibilité : cliquez sur en haut et à
droite de la fenêtre du module
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 26
� 2ème possibilité : cliquez sur la 1ère option du
menu dynamique (ici ConsultationConsultationConsultationConsultation) puis sur
QuitterQuitterQuitterQuitter
� 3ème possibilité : cliquez sur le 1er menu de la
barre de menus déroulants (ici ConsultationConsultationConsultationConsultation)
puis sur QuitteQuitteQuitteQuitterrrr
II.5.2. Fermer un module avec le clavier
� 1ère possibilité : Maintenez la touche Alt
et
appuyez sur la touche
� La fenêtre du module se ferme
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� 2ème possibilité : sur le menu dynamique la
sélection, étant placée sur la 1ère option du
menu, ici ConsultationConsultationConsultationConsultation, appuyez sur la touche
Entrée
� Le menu ConsultationConsultationConsultationConsultation s’ouvre
� Faites descendre la sélection sur QuitterQuitterQuitterQuitter à l’aide
la touche de déplacement puis appuyez
sur la touche
Entrée
� La fenêtre du module se ferme
� 3ème possibilité : appuyez sur la touche Alt
pour activer le menu déroulant et la 1ère option,
ici ConsultationConsultationConsultationConsultation
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 28
� Appuyez sur la touche
Entrée
pour ouvrir le
menu déroulant, à l’aide la touche de
déplacement faites descendre la sélection
sur QuitterQuitterQuitterQuitter puis appuyez sur la touche
Entrée
� La fenêtre du module se ferme
II.6 Quitter Even
II.6.1. Quitter Even avec la souris
� Pour quitter le programme vous devrez avoir
fermé toute fenêtre de traitement, de saisie ou
d’édition. En revanche il est inutile de fermer les
fenêtres des modules (Gérance, Copropriété,
Comptabilité, Identifier, etc.)
� Cliquez sur le bouton du bandeau
OuOuOuOu
� Cliquez sur en haut et à droite de la fenêtre
d’Even – ne pas confondre avec la fenêtre
du/des modules qui peuvent être ouverts.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.6.2. Quitter Even avec le clavier
� Pour quitter le programme vous devrez avoir
fermé toute fenêtre de traitement, de saisie ou
d’édition.
� Maintenez la touche Alt et appuyez sur la
touche
� Si des modules sont ouverts, cette séquence de
touches fermera d’abord les modules,
recommencez l’opération jusqu’à fermer Even.
� Quelle que soit la méthode utilisée, souris ou
clavier, un message vous demande de confirmer
que vous désirez quitter le programme
� Répondez à cette question soit par
Entrée
, soit
en cliquant sur OKOKOKOK pour confirmer.
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 30
II.7 Le Module Identifier
II.7.1. Recherche simple d’une personne par le nom
� Le module IdentifierIdentifierIdentifierIdentifier permet de rechercher dans
la base d’Even des informations concernant les
locataires et co-locataires, les propriétaires, les
garants, les copropriétaires, les immeubles, les
fournisseurs, les mandataires… Par ce module il
est très facile d’accéder rapidement aux fiches,
aux comptes, aux documents archivés, de
rechercher un n° de téléphone ou une adresse.
� Cliquez sur le bouton dans le
bandeau pour ouvrir le module IdentifierIdentifierIdentifierIdentifier
� La fenêtre Identifier Identifier Identifier Identifier une peune peune peune personnersonnersonnersonne s’ouvre
� Saisir le début du nom de la personne
recherchée dans la zone de recherche NormaleNormaleNormaleNormale
� Une liste des personnes dont le nom commence
par la/les lettres saisies, s’affiche
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Une est affichée dans la colonne
correspondant au « statut » de la personne :
Propriétaire, Locataire, Copropriétaire,
Fournisseur… Une même personne peut
cumuler plusieurs statuts.
� Cliquez sur la ligne correspondant à la personne
recherchée,
� une bulle d’information s’affiche vous
indiquant : le/les statuts de la personne ou de la
société, son code identifiant, son adresse,
numéros de téléphone, adresses email, s’il
s’agit d’un propriétaire ou d’un copropriétaire,
l’immeuble et les lots correspondant à ses
biens, s’il a plusieurs statuts dans vos fichiers
les informations pour chaque statut
� Cette bulle reste ouverte, vous permettant ainsi
d’utiliser facilement ces informations,
� pour refermer la bulle cliquez à nouveau sur la
ligne ou sur la en haut et à droite de la
bulle.
II.7.2. Recherche avancée
� Pour lancer une Recherche AvancéeRecherche AvancéeRecherche AvancéeRecherche Avancée la zone de
recherche NormaleNormaleNormaleNormale doit être vide
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 32
� Cliquez sur l’onglet Recherche Recherche Recherche Recherche AvancéeAvancéeAvancéeAvancée
� Cette fenêtre vous présente
� un choix de Critères de rechercheCritères de rechercheCritères de rechercheCritères de recherche, qui
peuvent s’utiliser seuls ou combinés
� la liste des types de personnes ou d’objets sur
lesquels porte la recherche
II.7.2.1. Recherche avancée sur le numéro de téléphone
� Vous connaissez le n° de téléphone d’un
copropriétaire et vous ignorez sous quel nom il
est rentré dans le fichier
� Dans la zone TéléphoneTéléphoneTéléphoneTéléphone saisissez le numéro
� Ne pas saisir les « . » ou les « espaces » qui
pourraient avoir été saisis dans la fiche, la
recherche avancée exclut ces caractères
� La recherche portera sur tous les n° de
téléphone présents dans les fiches : domicile,
bureau, mobile…
� Il n’est pas indispensable de cocher ContientContientContientContient
dans tous les cas la recherche portera sur toutes
les fiches contenant l’information saisie
� Laissez les autres zones vides
� Cliquez sur RechercherRechercherRechercherRechercher
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Pendant la recherche une barre de progressionbarre de progressionbarre de progressionbarre de progression
vous renseigne sur l’avancement du traitement
� Le bouton AnnulerAnnulerAnnulerAnnuler vous permet d’interrompre la
recherche en cas de besoin
� Lorsque la recherche aboutit, l’affichage revient
sur l’onglet de recherche NormaleNormaleNormaleNormale,
� En haut de la fenêtre, le programme vous
indique le nombre de personnes répondant aux
critères, trouvées par le programme
� la liste des personnes trouvées est affichée
� Après une recherche avancée, il est nécessaire
d’effacer les critères pour pouvoir lancer une
autre recherche, qu’elle soit NormaleNormaleNormaleNormale ou
AvancéeAvancéeAvancéeAvancée
� Cliquez sur l’onglet Recherche avancéeRecherche avancéeRecherche avancéeRecherche avancée
� Cliquez sur EffacerEffacerEffacerEffacer
� Les critères disparaissent, une autre recherche
NormaleNormaleNormaleNormale ou AvancéeAvancéeAvancéeAvancée peut être effectuée
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 34
II.7.2.2. Cibler la recherche sur certains types de personnes ou de sociétés
� La partie droite de la fenêtre de Recherche Recherche Recherche Recherche
AvancéAvancéAvancéAvancéeeee vous permet de cibler votre recherche.
Par exemple vous souhaitez chercher
uniquement des copropriétaires, ou uniquement
des fournisseurs. Ceci peut être fait en
association avec les critères de recherche
� En haut de la liste décochez Tous/Aucun puis
cochez le type d’entité, par exemple
CopropriétaireCopropriétaireCopropriétaireCopropriétaire
� Saisir les critères de votre recherche
� Dans notre exemple Téléphone
� Cliquez sur RechercherRechercherRechercherRechercher
� La liste des personnes trouvées s’affiche en
respectant les types de statuts sélectionnés.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.7.3. Modifier les options du module Identifier
� Le bouton OptionsOptionsOptionsOptions, situé en haut et à droite de
la fenêtre Rechercher une personneRechercher une personneRechercher une personneRechercher une personne, permet de
modifier l’affichage et le fonctionnement du
module pour le poste utilisateur
� Cliquez sur OptionsOptionsOptionsOptions, puis sur Afficher les coAfficher les coAfficher les coAfficher les codesdesdesdes
� Saisissez le début du nom d’une personne dans
la zone de recherche NormaleNormaleNormaleNormale
� Les noms s’affichent, le code est indiqué dans la
colonne correspondant au statut de la personne
� Les options Rechercher dès le 1Rechercher dès le 1Rechercher dès le 1Rechercher dès le 1erererer caractèrecaractèrecaractèrecaractère, 2222èmeèmeèmeème
caractèrecaractèrecaractèrecaractère, etc. conditionnent le nombre de
caractères saisis dans la zone de recherche
avant l’affichage des noms dans la liste
� Plus le nombre de caractères est élevé moins le
programme devra effectuer de recherches
différentes
II.7.4. Navigation par le module Identifier
II.7.4.1. Ouvrir une fiche par le module Identifier
� Effectuez une recherche Normale ou Avancée
� Dans la liste des personnes double-cliquez sur
la ligne correspondante
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 36
� Attention, si la personne a plusieurs statuts
(propriétaire, locataire, copropriétaire,
fournisseur…) vous devrez double-cliquer sur le
statut que vous souhaitez afficher
� La fiche sélectionnée s’affiche à l’écran
II.7.4.2. Editer une lettre type par le Module Identifier
� Effectuez une recherche Normale ou Avancée
� Dans la liste des personnes clic-droit sur la
ligne correspondante
� Un menu contextuel s’affiche
� Cliquez sur Lettre typeLettre typeLettre typeLettre type
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� L’assistant de préparation d’une lettre type
s’affiche avec la liste des lettres types
disponibles
� Double-cliquez sur la lettre à éditer
� Dans l’écran suivant de l’assistant de
préparation vous pourrez choisir des options
qui varient en fonction du statut du destinataire
(locataire, propriétaire, copropriétaire,
fournisseur, immeuble…) et cocher ou décocher
l’option Insérer le logoInsérer le logoInsérer le logoInsérer le logo
� Cliquez sur SuivantSuivantSuivantSuivant lorsque les informations
sont correctes
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 38
� Dans l’écran suivant de l’assistant de
préparation vous pouvez compléter le cas
échéant des champs de fusion nécessaires à la
fusion de la lettre type, cochez ou décocher les
options et saisir un intitulé pour la GED
� Cliquez sur TerminerTerminerTerminerTerminer
� Le traitement de la lettre type s’exécute et le
document word fusionné apparaît
II.7.4.3. Accéder aux documents archivés par le module Identifier
� Les lettres type s’archivent automatiquement
� Pour accéder aux documents archivés, effectuez
une recherche Normale ou Avancée
� Dans la liste des personnes clic-droit sur la
ligne correspondante
� Un menu contextuel s’affiche
� Cliquez sur Documents et images scannésDocuments et images scannésDocuments et images scannésDocuments et images scannés
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� La fenêtre des documents attachés s’affiche
� Cliquez sur la lettre pour la visualiser dans la
partie droite de l’écran
� Double-cliquez pour l’ouvrir et la modifier le
cas échéant
� Cliquez sur pour imprimer la lettre
II.7.4.4. Interrogez un compte comptable par le Module Identifier
� Effectuez une recherche Normale ou Avancée
� Dans la liste des personnes clic-droit sur la
ligne correspondante
� Un menu contextuel s’affiche
� Cliquez sur Extrait de compteExtrait de compteExtrait de compteExtrait de compte
Cette option est disponible pour les
Propriétaires, Locataires et Copropriétaires
� Le compte s’affiche à l’écran
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 40
II.8 Les fenêtres de saisie
� Les fenêtres de saisie de chaque module vous
sont présentées en détail dans les Guides
d’utilisation correspondants, voici un exemple
de fenêtre et les noms des différents éléments
la composant :
� Onglets
� Zones de saisie
� Listes déroulantes
� Case à cocher
� Boutons
II.9 Les barres d’outils
� De nombreuses fenêtres d’Even sont pourvues
de barres d’outils
� En passant la souris sur les boutons de la barre
d’outils, de petites bulles d’information vous
indiquent à quoi sert chaque bouton
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Créer une nouvelle fiche
� Enregistrer les modifications
� Ouvrir la liste de recherche
� Déplacements dans le fichier
� Supprimer la fiche
� Accéder aux Documents archivés de la fiche
� Accéder aux messages attachés à la fiche
� Quitter la fiche
II.10 Les fenêtres de recherche
� Pour faciliter l’accès aux fichiers, à la saisie ou
aux traitements et éditions, des Fenêtres Fenêtres Fenêtres Fenêtres de de de de
rechercherechercherechercherecherche sont disponibles
� Par exemple, à partir de la fiche d’un
copropriétaire, le bouton dans la barre
d’outils permet d’accéder à la Fenêtre Fenêtre Fenêtre Fenêtre de de de de
rechercherechercherechercherecherche des copropriétaires
� Cliquez sur le bouton
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 42
� La fenêtre de recherche s’ouvre
� Elle présente plusieurs colonnes, les
informations sont triées en fonction de la
colonne dont le nom n’est pas grisé (dans notre
exemple la colonne NomNomNomNom) mais peuvent être
triées différemment
� Pour modifier l’ordre de tri cliquez sur le nom
de la colonne qui va servir de clé de tri.
� Saisissez le début du nom recherché les noms
apparaissent dans la liste triés par racine
commune, complétez votre saisie jusqu’à ce que
la fiche désirée apparaisse dans la liste.
� Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir la fiche
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.10.1. Les moyens d’accès aux fenêtres de recherche
� Dans les fenêtres d’Even vous trouverez
différents modes d’accès aux Fenêtres de
recherche, ils sont signalés par
� ou comme nous l’avons vu par la barre d’outils
avec le bouton
� Il est également possible d’ouvrir une fenêtre de
recherche en double-cliquant dans la zone
concernée
� Ou encore en appuyant sur la touche de
fonction
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 44
II.10.2. Les différents types de fenêtres de recherche
Il existe deux types de fenêtres de recherche dans Even :
� Les fenêtres de recherche à un seul critère
� Les fenêtres de recherche à plusieurs critères
II.10.2.1. Fenêtres de recherche à un seul critère
� Elles comportent une seule zone de saisie de
recherche en haut de la fenêtre
� Sélectionnez la colonne sur laquelle vous voulez
effectuer le tri en cliquant sur le nom de la
colonne (dans notre exemple, sélection d’un
immeuble, le critère choisi est le nom de
l’immeuble)
� Le nom de la colonne sélectionnée n’est pas
grisé, les autres noms de colonnes sont grisés
� Les symboles � sous le nom de certaines
colonnes indiquent les colonnes pour lesquelles
un tri est possible
� Saisissez dans la zone de saisie de recherche
l’élément recherché (nom, code…), ici le nom de
l’immeuble
� A mesure que vous saisissez, la liste se réduit
en fonction de la saisie
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Double-cliquez sur la ligne voulue pour accéder
à la fiche ou à l’information recherchée
II.10.2.2. Fenêtres de recherche à plusieurs critères
� Elles comportent une zone de saisie de
recherche, en haut de la fenêtre
� Dans notre exemple, fenêtre de recherche d’un
immeuble, 2 critères de recherche sont
possibles signalisés par des triangles dans
l’immeuble ou le nom de l’immeuble
� Cliquez sur le nom de la colonne qui va vous
servir de critère de tri
� Saisissez directement dans la zone située au-
dessus de la colonne sur laquelle vous voulez
effectuer votre recherche
� dans notre exemple, la saisie est faite sur le
nom de l’immeuble
� Vous pouvez vous contenter de saisir les
premiers caractères, la recherche s’effectuant
par racine commune
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 46
� Double-cliquez sur la ligne correspondant à
votre recherche pour accéder à la fiche ou à
l’information désirée
II.11 Les fenêtres de traitement et d’édition
Les fenêtres de traitement et d’édition vous sont présentées en détail dans les Guides d’utilisation
correspondants, voici quelques exemples représentatifs des différents types de fenêtres de traitement et
édition que vous pouvez trouver dans Even.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.11.1. Traitements et éditions intégrés
II.11.1.1. Sélection et traitement
� Dans ce type de fenêtre, toutes les options
nécessaires au traitement et à l’édition se
trouvent dans une fenêtre unique, composée
d’onglets, de zones de saisies, de cases à
cocher, etc.
� Les onglets qui permettent une séquence de
traitement sont interdépendants, les opérations
à effectuer dans le 1er onglet doivent avoir été
faites pour avoir accès au 2è onglet et ainsi de
suite
� Les options de la partie haute de la fenêtre ne
s’activeront qu’à l’issue des opérations à
effectuer dans les onglets
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 48
� La partie basse de la fenêtre en exemple (Edition
des appels de fonds) permet de choisir les
éléments à traiter, ici des immeubles de
copropriété
� Ce choix s’effectue en basculant les éléments de
gauche à droite
� On procède à l’inverse pour annuler les
éléments choisis
� Seuls les éléments à droite de la fenêtre seront
traités
� Double-clic sur les éléments permet de les
basculer un par un
� Les boutons situés au centre permettent de
basculer plusieurs éléments en même temps
� Basculer tous les éléments il est inutile de
sélectionner des éléments pour utiliser cette
option
� Basculer les éléments sélectionnés pour
des sélections non contigües maintenez la
touche Ctrl
et cliquez sur l’élément à
sélectionner
� Annuler les éléments sélectionnés
� Annuler tous les éléments
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Lorsque des éléments sont basculés dans la
partie droite, l’onglet CoproprCoproprCoproprCopropriétaireiétaireiétaireiétaire devient
actif
II.11.1.2. Impression
� L’ensemble des opérations à effectuer sur les
onglets ayant été faites, les options de la partie
haute sont actives
� Un bouton EditerEditerEditerEditer est apparu en bas de la fenêtre
indiquant ainsi que le traitement et l’édition
peuvent être lancés
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 50
� Cliquez sur le bouton EditerEditerEditerEditer
� Une fenêtre vous propose plusieurs types
d’édition
� Edition directe à l’imprimante
� Aperçu avant impression
� Edition vers un fichier au format de votre choix
(Excel par exemple)
� Cliquez sur pour imprimer directement
sur papier
� La fenêtre d’édition vous permet de choisir les
pages à imprimer, le nombre de copies
� Cliquez sur pour accéder à l’aperçu
avant impression
� Vous pouvez visualiser votre document avant de
l’imprimer
� Une barre d’outils vous offre un choix d’actions
possibles
� Imprimer le document
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Editer le document vers un format de votre
choix (Excel par exemple)
� Modifier l’affichage du document
� Vous déplacer page à page dans le document
� Effectuer une recherche dans le document
� Cliquez sur
� La fenêtre RechercherRechercherRechercherRechercher s’affiche
� Saisissez le nom à rechercher
� Cliquez sur SuivantSuivantSuivantSuivant
� Le programme affiche la 1ère page comportant
l’information recherchée
� Vous pouvez cliquer à nouveau sur SuivantSuivantSuivantSuivant pour
rechercher cette information plus loin dans le
document
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 52
II.11.2. Traitements et éditions séparés
II.11.2.1. Sélection et traitement
� Dans ce type de fenêtre, le traitement et
l’édition se fait en plusieurs temps
� La sélection se fait par série
� Les séries doivent être continues, si plusieurs
séries doivent être traitées, elles devront l’être
en plusieurs fois
� Une fois la sélection faite, cliquez sur ImprimerImprimerImprimerImprimer
� Vous avez alors la possibilité d’archiver
l’ensemble des relances imprimées en cliquant
sur le pavé « Oui »
� Un écran de génération des relances s’affiche,
La barre de progression vous indique l’état du
traitement.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.11.2.2. Imprimer vers l’imprimante
� La fenêtre ImprimerImprimerImprimerImprimer vous permet de modifier
l’imprimante et d’imprimer, soit sur papier, soit
dans un fichier au format PDF que vous pouvez
visualiser à l’écran
Format PDF : il s’agit d’un format de fichier
communément choisi pour les échanges par
internet car il peut être lu avec un programme
diffusé gratuitement par Adobe et ne peut pas
être modifié facilement.
� Cliquez sur SélectionSélectionSélectionSélectionneznezneznez uneuneuneune imprimanteimprimanteimprimanteimprimante pour
modifier l’imprimante si vous le désirez
� Dans la fenêtre ImprimerImprimerImprimerImprimer, cliquez sur la liste
déroulante pour modifier l’imprimante vers
laquelle vous souhaitez imprimer
� Lorsque votre choix est fait, cliquez sur
IIIImprimermprimermprimermprimer
Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 54
� Dans la fenêtre ImprimerImprimerImprimerImprimer vous pouvez modifier
le nombre de copies à imprimer, cocher la case
Utiliser les zones ombrées Utiliser les zones ombrées Utiliser les zones ombrées Utiliser les zones ombrées pour griser les
entêtes de colonnes
� Laissez cochée l’option Fermer Fermer Fermer Fermer
automatiquement après l’impressionautomatiquement après l’impressionautomatiquement après l’impressionautomatiquement après l’impression
� Cliquez sur EditionEditionEditionEdition pour imprimer vers
l’imprimante sélectionnée
II.11.2.3. Imprimer vers un fichier PDF et visualiser à l’écran
� La fenêtre ImprimerImprimerImprimerImprimer vous permet de modifier
l’imprimante et d’imprimer, soit sur papier, soit
dans un fichier au format PDF que vous pouvez
visualiser à l’écran
� Cliquez sur Sélection de l’imprimanteSélection de l’imprimanteSélection de l’imprimanteSélection de l’imprimante
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
� Dans la fenêtre ImpressionImpressionImpressionImpression, cliquez sur la liste
déroulante et choisissez PDFCreatorPDFCreatorPDFCreatorPDFCreator
� Puis cliquez sur ImprimerImprimerImprimerImprimer
� Dans la fenêtre laissez le Nombre Nombre Nombre Nombre de copiesde copiesde copiesde copies à 1.
� Cliquez sur ImprimerImprimerImprimerImprimer pour créer le fichier au
format PDF
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Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017 56
� Lorsque le traitement est terminé la fenêtre
PDFCreatorPDFCreatorPDFCreatorPDFCreator s’affiche
� Dans la zone Titre du documentTitre du documentTitre du documentTitre du document, saisissez un
nom pour le document
� Laissez cochée l’option Ouvrir lOuvrir lOuvrir lOuvrir le e e e fichier de fichier de fichier de fichier de
sortie après l’enregistrementsortie après l’enregistrementsortie après l’enregistrementsortie après l’enregistrement Puis cliquez sur
EnregistreEnregistreEnregistreEnregistrerrrr
� La fenêtre Enregistrer Enregistrer Enregistrer Enregistrer sous…sous…sous…sous… s’affiche, elle vous
permet de choisir le dossier dans lequel vous
souhaitez stocker le fichier, le dernier dossier
sélectionné reste mémorisé
� Cliquez sur EnregistrerEnregistrerEnregistrerEnregistrer
� Le document s’affiche à l’écran, il est enregistré
et restera donc accessible dans le dossier dans
lequel vous l’avez enregistré
� Vous pouvez l’imprimer sur papier en cliquant
sur
L’impression vers un fichier au format PDF est possible avec toute édition dès lors que vous choisissez
l’imprimante PDFCreator.
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Even
Découverte Even - Prise en main Even – mars 2017
II.12 Précision pour les clients qui se connectent sur le SAS.
� Toujours se déconnecter en cliquant sur le
bouton