EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT …/Evaluasi... · obat, merubah status RSUD...
Transcript of EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT …/Evaluasi... · obat, merubah status RSUD...
iii
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN OBAT
(Studi Kasus pada Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen)
Skripsi
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat untuk
Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
AHMAD SAEFUDDIN M
F0305027
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
iv
v
vi
MOTTO
“…barang siapa bertakwa kepada Allah niscaya Dia akan membukakan jalan
keluar baginya, dan Dia memberinya rizki dari arah yang tidak disangka-sangka.
Dan barang siapa bertawakal kepada Allah, niscaya Allah akan mencukupkan
(keperluan)nya…”
(QS At Talaq: 2-3)
”Hal jazaaul ihsani illal ihsan”
(QS Ar Rahman: 60)
vii
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya kecilku ini
untuk keluarga tercinta,
Ibunda dan Ayahanda tercinta.
viii
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrahmaanirrahim…
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga syukur Alhamdulillah penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
Skripsi ini disusun dan diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan
memenuhi syarat-syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi Jurusan
Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini terdapat
berbagai kendala, tetapi penulis yakin bahwa di balik permasalahan itu terdapat
jalan keluar. Dengan segala ketulusan dan kerendahan hati, penulis
menyampaikan terima kasih dan semoga Allah SWT membalas setiap kebaikan
yang penulis terima dari pihak-pihak yang membantu meluangkan waktu,
tenaga, dan pikiran sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Prof. Drs. Bambang Sutopo, M.Com.,M.Si., Ak. selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
2. Drs. Jaka Winarna, M.Si., Ak. selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
ix
3. Drs. Santosa Tri Hananto Msi, Ak. selaku dosen pembimbing skripsi yang
dengan sabar, bijaksana, dan ikhlas hati membimbing dan mengarahkan
penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
4. Dosen-dosen Fakultas Ekonomi UNS, atas ilmu, pengetahuan, dan
pengalaman yang diberikan. Seluruh staf dan karyawan Fakultas Ekonomi
UNS, atas bantuan dan kerjasamanya.
5. Bapak dan Ibu pegawai RSUD Kab. Kebumen, Mas Mustholih dan Mba
Titi terima kasih atas masukan-masukan, arahan dan bantuannya.
6. Keluarga di Kebumen, Abii terima kasih atas perhatian dan pengorbanan
yang telah engkau berikan. Sungguh kami tak kan bisa membalas
pengorbanan dan kebaikan yang telah engkau berikan, jazakallahu khoir
7. Mas hanif, Mba Atun, Mba Zizah dan My Brother makasih dah
mensupport dan kasih semangat.
8. Asaatidz di Tanwirul Fikr, Ustd. Jazuly Al Demaky, Ustd syafi’ antum
merupakan guru terbaik yang dengan sabar dan ikhlas mengajari kami,
sungguh kami tak kan bisa membalas kebaikan antum, jazakumullahu
khair.
9. Teman-teman di TF, yang aneh-aneh tapi semangatnya luar biasa, Rokhim,
Eri, Imoet, Umam, Zain, Amirul dll. Semangat! terus tholabul ‘lmi walau
berat dirasa semoga ilmunya bermanfaat tuk kehidupan di masa depan.
10. Teman-teman Akuntansi 2005, terima kasih atas kebersamaan yang telah
kalian berikan. Ayo futsal lagi!
x
11. Dan semua pihak yang telah memberikan kontribusi terhadap penyelesaian
skripsi ini.
Semoga karya kecil ini bukan sebuah kerja tanpa makna. Penulis
berharap dapat memberikan kontribusi bagi penelitian selanjutnya. Akhir kata,
masukan dan kritik yang membangaun dari semua pihak senantiasa penulis
nantikan untuk sebuah proses kemajuan dan perbaikan di masa yang akan
datang.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Surakarta, Maret 2010
Penulis
xi
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ………………………..........................…….........
ABSTRACT ............................…………………………….........
HALAMAN PERSETUJUAN …………………………….........
HALAMAN PENGESAHAN ………………………………......
HALAMAN MOTTO …………………………………………...
HALAMAN PERSEMBAHAN ………………………………..
KATA PENGANTAR …………………………………………..
DAFTAR ISI …………………………………………………....
DAFTAR TABEL ………………………………………………
DAFTAR GAMBAR ……………………………………………
BAB I. PENDAHULUAN ……………………………………….........
A. Latar Belakang Masalah …..……………….........................
B. Perumusan Masalah ………………………………………..
C. Tujuan Penelitian …………………………………………..
D. Manfaat Penelitian …………………………………………
E. Manfaat Penelitian………………………………………….
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................
A. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem ……………………………………...
2. Pengerian Informasi …………………………………...
ii
iii
iv v
vi
vii
viii
xi
xiv
xv 1 1
4 4 5 5 7 7 7
9
xii
3. Pengertian Sistem Informasi…………………………...
4. Pengertian Akuntansi………………………………......
5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………………..
B. Persediaan..............................................................................
1. Pengertian Persediaan.....................................................
2. Metode Penghitungan Persediaan...................................
3. Sistem Pencatatan Persediaan.........................................
C. Sistem Pengendalian Intern...................................................
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern...............................
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern.................................
3. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern.......................
D. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan................................
1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian..........................
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan...........................
E. Kerangka Teoritis..................................................................
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN ………………………..........
A. Desain Penelitian...................................................................
B. Data dan Sumber Data..........................................................
C. Metode Pengumpulan Data...................................................
D. Analisis Data.........................................................................
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN…………….
A. Sejarah dan Berkembangnya RSUD Kab. Kebumen............
B. Kondisi Umum RSUD Kab. Kebumen.................................
10
12
14
15
15
16
18
18
18
21
22
25
26
30
38
39
39
39
40
41
43
43
46
xiii
C. Struktur Organisasi RSUD Kab. Kebumen...........................
D. Evaluasi Struktur Organisasi RSUD Kab. Kebumen............
E. SIA Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen........................
1. SIA Prosedur Pembelian Obat.........................................
2. SIA Prosedur Penjualan Obat..........................................
F. Evaluasi SIA Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen.........
BAB V. PENUTUP.................................................................................
A. Kesimpulan..........................................................................
B. Saran....................................................................................
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
48
53
55
55
64
69
76
76
79
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
2.1
4.1
4.2
4.3
Sistem Pembelian, Sediaan, dan Penjualan Obat.....................
Pegawai Non Fungsional...........……………………………..
Pegawai Fungsional.................................................................
Evaluasi SIA Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen……...
34
47
47
70
xv
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
2.1
2.2
4.1
4.2
4.3
Informasi...........................................................................
Kerangka Pemikiran Penelitian.….……………………..
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kab.
Kebumen...........................................................................
Sistem Pembelian Obat RSUD Kab. Kebumen................
Sistem Penjualan Obat RSUD Kab. Kebumen.................
10
38
54
58
65
xvi
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT
(Studi Kasus pada RSUD Kab. Kebumen)
ABSTRAK
Ahmad Saefuddin M
F0305027
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi
persediaan obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen dan mengevaluasinya untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem yang diterapkan.
Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang diperoleh secara langsung dari pihak Rumah sakit melalui wawancara, observasi dan dokumentasi.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi persediaan obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen terdiri dari sistem akuntansi pembelian dan penjualan obat, serta sistem pencatatan persediaan. Kelebihan dari sistem yang ada adalah otorisasi oleh pihak yang berwenang sebagai pengendalian intern. Sedangkan kelemahan dari sistem yang ada adalah surat order pembelian dan penjualan hanya rangkap dua, fungsi gudang dan penerimaan obat masih digabung, di bagian keuangan fungsi akuntansi belum berjalan dengan baik. Berdasarkan kelemahan tersebut di atas maka peneliti merekomendasikan antara lain; surat order pembelian dan penjualan dibuat sejumlah unit organisasi terkait, pemisahan antara fungsi gudang dan penerimaan obat, merubah status RSUD Kab. Kebumen menjadi Badan Layanan Umum (BLU). Kata kunci: sistem informasi akuntansi, pembelian dan penjualan obat,
pencatatan persediaan barang dagang.
xvii
THE EVALUATION OF DRUGS INVENTORY ACCOUNTING
INFORMATION SYSTEM
(A Case of Study in Local Government Hospital of Kebumen)
ABSTRACT
Ahmad Saefuddin M
F0305027
This research aims to know the drugs inventory accounting information
system applied in the local government hospital of Kebumen and to evaluate the weakness and the strength of the system.
This research uses case of study approach. Data used in this research are qualitative data that gotten directly from the hospital through interview, observation and documentation.
This research result shows that drugs inventory accounting system of the local government hospital of Kebumen consists of purchasing accounting system and medicine sale, inventory registration system. The Strength of the existing system is authorization by the authorizer as internal control. While the weakness of the existing system is the purchasing and sale order mail is only double copy, the function of stores and receiving of drugs is still merged, and in finance department -the accounting system has not run well. Based on the weaknesses mentioned above, the researcher recommends: the copies of purchasing and sale order mail is made for amount of related organization units, to separate between the stores and the receiving drugs, changing the status of local government hospital of Kebumen to be general service body (BLU). Keywords: accounting information system, purchasing and sale of drugs, drugs
inventory records.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada saat ini, dunia bisnis mengalami berbagai perkembangan yang
diikuti oleh perkembangan teknologi yang sangat pesat. Perkembangan
tersebut menimbulkan kesulitan baru yang tidak ditemukan sebelumnya antara
lain seperti masalah-masalah yang menyangkut kesulitan operasional
perusahaan. Oleh sebab itu, pemimpin suatu perusahaan harus memeriksa
sistem yang dimiliki, apakah sistem tersebut sudah cukup memadai dalam
memenuhi kebutuhan perusahaan.
Pengelolaan yang baik dengan dukungan pihak manajemen yang handal
tentunya sangat diperlukan untuk menghadapi perkembangan dunia usaha yang
terus berjalan. Dalam mengambil kebijakan, pimpinan harus memperhatikan
informasi-informasi mengenai kondisi dan permasalahan yang dihadapi
organisasi atau perusahaan sehingga dapat dilaksanakan oleh para karyawan
dengan hasil yang memuaskan. Informasi-informasi tersebut dapat diperoleh
dari sistem yang telah diterapkan perusahaan.
Pada dasarnya, informasi yang dihasilkan oleh perusahaan tidak hanya
dibutuhkan untuk kepentingan internal perusahaan saja, dalam hal ini adalah
pihak manajemen tetapi juga dibutuhkan oleh pihak eksternal seperti kreditur,
pemegang saham, dan informasi yang tersedia nantinya juga akan dijadikan
sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Untuk menjamin
1
2
ketersediaan informasi yang sangat penting tersebut, maka dibutuhkan sistem
yang secara jelas mengatur segala sesuatu di perusahaan.
Organisasi atau perusahaan membutuhkan sistem informasi untuk
mempertahankan kemampuannya dalam berkompetisi. Sebagai suatu sistem,
setiap organisasi menerima masukan-masukan menjadi keluaran-keluaran
dalam bentuk produk dan jasa.
Salah satu sistem informasi penting yang dibutuhkan oleh pihak
manajemen adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang disesuaikan dengan
kondisi dan kebutuhan perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam
suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting untuk kelangsungan
perusahaan tersebut. Maka, sistem informasi yang dibuat di suatu perusahaan
harus efektif, efisien, informatif, dan akurat yang artinya sistem informasi
tersebut harus dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi pihak-pihak
yang membutuhkan, harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, harus
jelas mencerminkan maksud dan tujuan agar mudah dipahami dan berguna
untuk semua pihak yang berkepentingan.
Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan
dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua
perusahaan atau organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis
kejadian ekonomi yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus;
pendapatan, pengeluaran, produksi, dan keuangan (Bodnar dan Hopwood,
2006: 9).
3
Mengingat tingginya tingkat kebutuhan akan barang farmasi dan medis
di rumah sakit, terutama obat-obatan dan mengingat transaksi penjualan obat
merupakan sumber keuangan perusahaan paling utama, maka diperlukan
keandalan sistem yang mampu mendukung kegiatan pengadaan dan
pengeluaran obat yang tentunya sangat membutuhkan sistem pengendalian.
Sistem pengendalian atas persediaan obat sangat diperlukan untuk mencegah
terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan-kesalahan dan
kecurangan yang mungkin terjadi dalam aktivitas pengendalian. Dalam
pengendalian persediaan sendiri terdapat dua aktivitas yang saling
berhubungan yaitu aktivitas penyediaan dan pengeluaran barang yang harus
diamati.
Dalam Jogiyanto (2001) dijelaskan bahwa kesalahan-kesalahan yang
terjadi dalam Sistem Informasi Akuntansi biasanya dikarenakan dua sebab
yaitu kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja dan kesalahan-kesalahan yang
disengaja. Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja biasanya terjadi pada
proses aplikasi data seperti kesalahan dalam memasukkan jenis barang atau
kesalahan dalam memasukkan kode barang. Sedangkan yang paling kritis
adalah apabila kesalahan terjadi karena faktor kesengajaan yang berupa
kecurangan-kecurangan atau penyelewengan terhadap harta kekayaan milik
perusahaan. Kecurangan-kecurangan dalam persahaan dapat dilakukan:
1. Oleh orang lain di luar petugas yang bertanggung jawab atas keamanan
harta kekayaan milik perusahaan. Kecurangan ini dapat diatasi dengan
4
memperketat penyimpanan harta kekayaan milik perusahaan di tempat
yang aman, tidak sembarang orang dapat menemukannya dan dapat masuk.
2. Oleh karyawan sendiri yang dipercaya untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan tersebut.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian tentang sistem informasi akuntansi dengan judul “Evaluasi Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan Obat (Studi Kasus pada Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Kebumen)”
B. Perumusan Masalah
Masih sering terjadi tujuan perusahaan tidak tercapai dengan baik
karena sistem yang diterapkan berjalan kurang optimal. Oleh karena itu,
pertanyaan penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut.
1. Apakah Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern Persediaan
Obat di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen sudah efektif
dan efisien?
2. Bagaimanakah Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern yang
efektif dan efisien?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
5
1. Untuk mengevaluasi apakah Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian
Intern Persediaan Obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen sudah efektif.
2. Untuk memberikan rekomendasi Sistem Informasi Akuntansi dan
Pengendalian Intern yang lebih efektif untuk Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen.
D. Batasan Masalah Penelitian
Untuk lebih memfokuskan pada permasalahan yang diteliti dan agar
masalah yang dibicarakan tidak semu dan samar dengan permasalahan yang
lain, maka penelitian ini dibatsi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Penelitian merupakan studi kasus pada Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen.
2. Penelitian ini hanya membahas mengenai Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan Obat.
E. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak
perusahaan terkait yaitu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen dan
para mahasiswa. Manfaat penelitian ini terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Manfaat praktis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan yang
terkait sebagai bahan pertimbangan, perbaikan dan pengembangan. Selain
6
itu manajemen dapat segera memperbaiki dan menyempurnakan praktik-
praktik yang kurang sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern.
2. Manfaat teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat dipakai sebagai wawasan untuk
menerapkan teori-teori yang diperoleh di perkuliahan, serta menambah
pengalaman untuk mengenal lebih jauh bagaimana sesungguhnya aplikasi
teori yang diperoleh yang diterapkan di dalam organisasi dan kehidupan
yang sesungguhnya.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi
1. Sistem
Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi akuntansi mempunyai
peran yang sangat penting terkait dengan eksistensi perusahaan. Sistem
informasi membantu perusahaan dalam menentukan metode yang akan
digunakan untuk mengumpulkan, mengklasifikasi dan mengolah semua
transaksi keuangan perusahaan sehingga dapat menjadi informasi berguna
bagi pihak manajemen. Sistem tersebut membantu manajemen dalam
melakukan pengendalian intern melalui informasi akuntansi yang berguna
untuk mengukur realisasi dari perencanaan yang telah ditetapkan. Untuk
memahami lebih jauh suatu sistem informasi, maka perlu dimengerti
terlebih dahulu arti sistem itu sendiri. Sistem adalah sesuatu yang terdiri
dari bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk
mencapai suatu tujuan tertentu (Widjajanto, 1989).
Menurut Mulyadi (2001) sistem adalah sekelompok unsur-unsur
yang saling berkaitan dan bekerja sama antara yang satu dengan yang
lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, jika unsur-unsur tersebut
berinteraksi dengan baik maka tujuan perusahaan akan cepat tercapai
dengan menghasilkan output yang diinginkan. Untuk memberikan
gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang kemudian diolah
7
8
dalam sistem akuntansi maka dalam Jogiyanto (2001) diberikan beberapa
pendapat untuk mendefinisikan pengertian sistem.
a. Menurut Moscove
Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri atas bagian-bagian
yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk
mencapai tujuan tertentu.
b. Menurut Richard F. Neuschel
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang
menyeluruh (terintegrasi) untuk melaksanakan suatu kegiatan atau
fungsi utama suatu perusahaan
Sedangkan definisi menurut Wilkinson et al. (2005: 6) “A sistem is
a unified group of interacting parts that function together to achieve its
purpose”.
Suatu sistem merupakan suatu kesatuan dari bagian-bagian yang
berinteraksi yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuannya.
Beberapa sistem mempunyai batas-batas yang memisahkannya dari
lingkungannya. Kebanyakan sistem bersifat terbuka, sistem menerima
input dari lingkungannya dan menyediakan output kepada lingkungannya.
Kebanyakan sistem juga bersifat nyata, mereka menggunakan sumber-
sumber fisik seperti bahan baku dan juga tenaga kerja.
9
2. Informasi
Ada perbedaan antara data dan informasi. Data adalah fakta statistik
dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu. Informasi
adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling
berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Wilkinson dalam buku Sistem Informasi Akuntansi
menyatakan bahwa “informasi merupakan suatu keterangan-keterangan
yang berarti dan berguna bagi orang-orang yang membutuhkan”
(Wilkinson et al., 2005: 5).
Menurut McLeod (2008) “Informasi adalah data hasil pemrosesan
yang memiliki makna, biasanya menceritakan suatu hal yang belum
diketahui kepada pengguna”.
Menurut definisi-definisi di atas, informasi adalah hasil pengolahan
dari data yang digunakan untuk membantu pengambil keputusan. Agar
informasi berguna dalam pengambilan keputusan, harus memiliki kriteria-
kriteria sebagai berikut:
a. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar
pengambilan keputusan.
b. Akurat, ketepatan dan dapat diandalkannya suatu informasi.
c. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh
saat dibutuhkan.
d. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu
diterangkan.
10
e. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima.
f. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk
angka.
g. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.
Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses
pengolahan data yang biasanya sudah tersusun dengan baik dan
mempunyai arti bagi yang menerimanya sehingga dapat digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.
Gambar 2.1 Informasi
Gambar di atas menunjukan perbedaan dan hubungan antara data dan
informasi.
3. Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen,
informasi tersebut dapat diperoleh dari suatu sistem informasi (information
system). Menurut John F. Nash dan Martin B. Robert dalam Jogiyanto
(2001) sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang, fasilitas,
teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi
tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap
kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan
suatu dasar untuk pembuatan keputusan.
Data Proses Output
11
Suatu sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkat manajemen, yaitu manajemen tingkat atas,
menajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah.
Menurut Mulyadi (2001) sistem informasi terdiri dari beberapa
komponen utama, antara lain sebagai berikut.
a. Blok masukan (input block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi
beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan
memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukkan terdiri dari
transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan.
b. Blok model (model block)
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah
masukkan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara,
untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.
c. Blok keluaran (output block)
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi
yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan
semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar
organisasi. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan,
faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran.
d. Blok teknologi (technologi block)
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi.
Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan
12
mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta
mengendalikan seluruh sistem.
e. Blok basis data (data base block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan
untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
f. Blok pengendalian (control block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman,
seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan
dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang
yang dibayar untuk melakukan kejahatan.
Dari definisi sistem informasi yang ada, dapat diambil kesimpulan
bahwa sistem informasi digunakan dalam proses pengambilan keputusan
dan pengendalian dalam organisasi.
4. Akuntansi
Definisi akuntansi menurut Wilkinson et al. (2000: 5) yaitu:
Accounting has several facets. First, it is an information system in its own right. That is, employs various systemic operation to generate relevant information. Among the operation that is encompasses are (1) recording economic data (data collection), (2) maintaining stored data, and (3) presenting quantitative information in financial firm (information generation). Second, accounting is “language of business”: it provide the means by the key affairs of a business firm are expressed and summarized. Finally, accounting maybe viewed as financial information needed for overall functioning of an entity (such as a business firm).
Menurut definisi di atas, akuntansi mempunyai beberapa fase.
Pertama, akuntansi merupakan sistem informasi yang menggunakan
13
bermacam operasi sistemis untuk membuat informasi yang relevan.
Opersai tersebut meliputi:
a. Mencatat data-data ekonomi (pengumpul data)
b. Memelihara data-data ekonomi (memelihara data)
c. Menampilkan informasi kuantitatif yang berhubungan dengan
keuangan (pembuat informasi)
Bodnar dan Hopwood (2001) mengartikan “Accounting as an
information, as an information system identities, collects, processes and
communicates economic information about an entity a wide of people”.
Akuntansi sebagai informasi, sebagai suatu sistem informasi,
mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi
ekonomi mengenai suatu entitas untuk orang banyak.
Menurut Weygandt, Kieso dan Kimel (1992) akuntansi adalah
“Accounting consist of three basic activities-identifies, records, and
communicates the economic events of organization to interested user”.
Akuntansi mempunyai tiga dasar aktivitas yaitu mengidentifikasi,
mencatat dan mengkomunikasikan kejadian-kejadian ekonomi suatu
organisasi kepada pihak yang berkepentingan. Informasi yang dihasilkan
nantinya akan digunakan untuk mengambil keputusan.
AICPA (American Institute of Certified Public Accountants),
mendefinisikan akuntansi sebagai berikut.
Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primarily financial in nature, about economic activities that is intended to be useful in making economic decision, in making choices among alternative courses of action.
14
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan
menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam
perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak di luar perusahaan
(pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai
kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut.
5. Sistem Informasi Akuntansi
Salah satu sistem informasi yang dikembangkan di lingkungan
perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi. Definisi Sistem Informasi
Akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2006) adalah kumpulan sumber
daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data
keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.
Weygandt et al. (2010) juga mendefinisikan pengertian Sistem
Informasi Akuntansi sebagai sistem pengumpulan dan pemrosesan dan
memberikan informasi keuangan untuk pengambilan keputusan. Efisiensi
dan efektivitas sistem informasi akuntansi tergantung pada prinsip-prinsip
dasar yaitu: (1) efektivitas biaya, (2) kegunaan, (3) flexibility.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu set sumber daya
manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk
menyediakan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari
kegiatan pengumpulan dan pengolahan transaksi (Caushing dalam
Baridwan, 2002).
Dari definisi di atas dapat diuraikan bahwa Sistem Informasi
Akuntansi memiliki beberapa unsur yang saling berkaitan, yaitu:
15
a. Kumpulan aktivitas dari sumberdaya
Sumber daya disini meliputi orang-orang, peralatan dan dana yang
cukup dan terkoordinasi untuk menjalankan tugas.
b. Tujuan
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah menyediakan informasi
keuangan yang akan digunakan untuk mengambil keputusan.
c. Pemakai informasi
Informasi yang dihasilkan akan dipakai oleh pihak intern maupun
ekstern.
Suatu Sistem Informasi Akuntansi menganalisis bagaimana suatu
peristiwa atau transaksi yang mempengaruhi suatu organisasi dicatat,
diikhtisarkan dan dilaporkan. Transaksi tersebut dicatat menggunakan
sistem manusia dan komputer yang dimiliki organisasi,
mengikhtisarkannya menggunakan metode dan tujuan akuntansi dan
melaporkannya sebagai informasi untuk menarik orang-orang, baik di
dalam maupun di luar organisasi.
B. Persediaan
1. Pengertian
Definisi menurut Mulyadi (2001) persediaan merupakan unsur
aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan bisnis
yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan
produk yang dijual.
16
Sedangkan Menurut Weygandt et al. (2010) “inventory have two
common characteristics: (1) they are owned by the company, and (2) they
are in a form ready for sale to customers in ordinary course of business”.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 14, persediaan
adalah aktiva:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.
2. Metode Penghitungan Persediaan
Ada empat metode penentuan harga persediaan menurut GAAP
yang biasa digunakan yaitu:
a. Specific Unit Cost.
Beberapa bisnis yang berkaitan dalam pembelian berbeda dari unit ke
unit, seperti mobil, perhiasan, dan real estate. Bisnis-bisnis ini
biasanya memberi harga persediaan pada harga barang pas dari barang
tertentu. Metode ini disebut juga metode identifikasi detail dan tidak
praktis diterapkan untuk persediaan barang yang mempunyai
karakteristik umum seperti karung gandum, kaleng .
b. Weighted Average Cost
Weighted average cost sering disebut metode harga rata-rata
tertimbang didasarkan pada harga rata-rata pada persediaan selama
periode. Weighted Average Cost ditentukan sebagai berikut:
17
1) Menentukan harga rata-rata tertimbang dengan membagi harga
barang tersedia (persediaan awal ditambah pembelian) dengan
jumlah unit yang tersedia (persediaan awal ditambah pembelian).
2) Menghitung persediaan akhir dari harga pokok penjualan dengan
mengalikan jumlah unit dengan harga rata-rata tertimbang per unit.
c. Last In First Out
Metode LIFO juga tergantung pada harga pembelian persediaan
tertentu. LIFO ditentukan sebagai berikut:
1) Harga terakhir dari persediaan adalah harga pertama yang keluar
pada harga barang yang dijual.
2) Persediaan terakhir didasarkan pada harga paling lama yaitu
persediaan awal ditambah pembelian paling awal pada periode
tersebut.
d. First In First Out
Dengan metode FIFO perusahaan harus mempunyai catatan harga dari
tiap unit persediaan yang dijual. Harga unit pada harga barang terakhir
bisa saja berbeda dari harga unit yang digunakan untuk menghitung
harga barang yang dijual. Penghitungan FIFO adalah sebagai berikut:
1) Harga pertama pada persediaan adalah harga pertama yang keluar
untuk harga barang yang dijual.
2) Persediaan terakhir didasarkan pada pembelian terbanyak pada saat
terakhir.
18
3. Sistem Pencatatan Persediaan
Untuk mengontrol persediaan yang dimiliki, perusahaan dapat
melakukan pencatatan terhadap persediaan yang tersedia. Menurut
Mulyadi (2001) ada dua metode pencatatan persediaan yaitu:
a. Metode Mutasi Persediaan
Dalam metode ini setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu
persediaan. Metode ini cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan
baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan
dengan metode harga pokok pesanan.
b. Metode Persediaan Fisik
Dalam metode ini harga tambahan persediaan dari pembelian saja
yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena
pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui
harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual harus dilakukan
penghitungan fisik persediaan yang masih ada di gudang pada akhir
periode akuntansi. Metode ini cocok digunakan dalam penentuan
biaya bahan dalam perusahaan yang harga pokok produknya
dikumpulkan dengan metode harga pokok proses.
C. Sistem Pengendalian Intern
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Salah satu fungsi sistem akuntansi adalah membantu
mengendalikan jalannya kegiatan perusahaan. Suatu sistem informasi yang
19
baik harus mempunyai pengendalian internal yang baik, maka setiap
penyimpangan akan dapat segera terdeteksi dengan baik.
Commite of sponsoring organization of the tread way commission
atau kita kenal dengan COSO dalam Wilkinson et al. (2000)
mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu sistem, terstruktur atau
proses yang diimplementasikan oleh jajaran direksi perusahaan,
manajemen dan personil lain, yang dimaksudkan untuk menyediakan
jaminan kelayakan mengenai pencapaian tujuan pengendalian yang
meliputi:
a. Keefektifan dan efisiensi operasi perusahaan
b. Realibilitas laporan keuangan
c. Pemenuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Definisi pengendalian menurut AICPA adalah Sistem pengendalian
intern meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi
yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya,
mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan
efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah
digariskan.
Menurut Widjajanto (1989) pengendalian intern adalah suatu
fungsi manajemen yang bertujuan untuk mengusahakan agar aktifitas
dapat berjalan selaras dengan perencanaan dan pengarah pada sasaran
yang ditetapkan.
20
Dari definisi di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa
keberadaan sistem pengendalian intern bertujuan untuk meningkatkan
kinerja perusahaan dan melindungi perusahaan dari kerugian, baik yang
disebabkan oleh faktor manusia maupun faktor lain. Bahkan keberadaan
sistem pengendalian intern yang baik akan mampu mengarahkan
perusahaan agar senantiasa berada pada jalur pencapaian tujuan yang
ditetapkan.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi
sistem pengendalian intern di atas menekankan tujuan yang hendak dicapai
dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem.
Menurut Mulyadi (2001) tujuan pengendalian intern dibagi
menjadi dua macam, yaitu:
a. Pengendalian akuntansi (internal accounting control), yang meliputi
kebijakan prosedur terutama untuk menjaga kekayaan dan catatan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
b. Pengendalian administratif (internal administrative control), yang
meliputi kebijakan dan prosedur terutama untuk mendorong efisiensi
dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
21
Tujuan sistem pengendalian intern menurut Wilkinson et al. (2000)
adalah:
a. Melindungi aset perusahaan (yaitu sumber daya, termasuk data dan
informasi).
b. Memastikan ketepatan dan keandalan data dan informasi akuntansi
(artinya menjaga agar data dan informasi bebas dari kesalahan dan
menyediakan hasil yang konsisten bila memproses data yang serupa).
c. Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan.
d. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang
ditetapkan manajemen.
Lebih lanjut, pengendalian intern mempunyai tiga fungsi penting
yaitu:
a. Preventive control
Pengendalian preventif adalah suatu pengendalian yang menghalangi
atau mencegah suatu masalah sebelum masalah tersebut muncul.
Pengendalian preventif ini biasanya dilakukan dengan penggunaan
personal dengan kualitas tinggi, pemisahan tugas pegawai yang sesuai,
dan pengawasan aset fisik, fasilitas, dan informasi secara efektif.
b. Detective control
Jika tidak semua masalah dapat dicegah, maka pengendalian detektif
ini diperlukan untuk menutup masalah secepat masalah tersebut
timbul. Misalnya; menduplikasikan penghitungan, mempersiapkan
rekonsiliasi bank dan neraca tiap bulan.
22
c. Corrective control
Pengendalian ini memperbaiki masalah-masalah yang telah ditutup
oleh pengendalian detektif. Pengendalian ini meliputi prosedur-
prosedur yang diambil untuk mengidentifikasikan sebab suatu
masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan, dan memodifikasi
sistem sehingga masalah-masalah dimasa depan dapat diminimalisasi
atau dikurangi. Misalnya; membuat back up penggandaan dari
transaksi kunci dan file master.
3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001) sistem pengendalian intern mempunyai
unsur-unsur pokok sebagai berikut.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-
prinsip berikut.
1) Fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan harus dipisahkan dari
fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi
yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
23
Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Jadi apabila terjadi
perangkapan fungsi, hal ini akan membuka suatu kemungkinan
terjadinya pencatatan transaksi yang seharusnya tidak terjadi,
sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya
kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan perusahaan tidak
terjamin kekayaannya.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberikan tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk memberikan
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan
media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam
memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi.
Penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi
pelaksanaan otorisasi.
Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.
24
Prosedur yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir
dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan
keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi
akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat
dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi
perusahaan.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Cara-cara yang umum dipakai peruahaan dalam menciptakan
praktik yang sehat yaitu:
1) Penggunaan formulir urut cetak yang pemakaiannya harus dapat
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang untuk terlaksananya
transaksi.
2) Pemeriksaaan (surprised audit) yang dilaksanakan tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa.
Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai
dengan aturan yang telah ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau unit organisasi tanpa ada campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi
dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi
internal checking terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi
terkait.
25
4) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan
dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Selama
cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara
oleh pejabat lain sehingga apabila terjadi kecurangan dalam
departemen yang bersangkutan dapat diungkap oleh pejabat yang
menggantikannya.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern. Unit organisasi ini disebut
dengan satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Kapabilitas karyawan merupakan unsur sistem pengendalian
intern yang paling penting. Karyawan yang jujur dan ahli dalam
bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan
tugasnya secara efektif dan efisien.
D. Sistem Informsi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi atas persediaan barang terdiri dari dua
bagian yaitu:
26
1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian atau Pengadaan Barang
Siklus pembalian meliputi transaksi-transaksi yang terkait dengan
pembelian dan pembayaran. Pengendalian yang dilakukan ditujukan pada
aktivitas seperti pemesanan dan penerimaan barang serta pengeluran kas.
Aktivitas pembelian diselenggarakan untuk menyediakan bahan baku,
persediaan maupun aktiva tetap yang dibutuhkan untuk operasi
perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001) sistem pembelian digolongkan menjadi
dua macam yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal
adalah pembelian yang berasal dari pemasok dalam negeri, sedangkan
pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
menyediakan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pembelian
adalah transaksi bisnis yang meliputi perolehan barang atau jasa yang
diperlukan dalam proses produksi atau untuk dijual pada tertentu yang
menimbulkan kewajiban.
a. Sistem Pengendalian Intern Pembelian
Sistem pengendalian intern pembelian adalah suatu sistem yang
meliputi rencana organisasi, semua metode dan ketentuan yang
ditujukan untuk melindungi dan menjaga kekayaan, meliputi ketepatan
sejauh mana data akuntansi yang berkaitan dengan sistem pembelian
dapat dipercaya, mendorong efisiensi penggunaan aktiva dan
27
menunjang dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan
dalam kaitannya dengan pembelian.
Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dalam sistem pembelian
adalah
1) Fungsi gudang
Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian
Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan order pembelian
kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan barang
Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima
perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima
barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur.
4) Fungsi pencatatan utang
Bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam register
bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber (bukti kas keluar) sebagai bukti catatan utang atau
membuat buku pembantu utang.
28
b. Pengendalian Intern yang Sebaiknya Dilakuan
Untuk melakuan pengawasan pada siklus pembelian serta
pengendalian intern di dalamnya, maka harus diperhatikan elemen
pengendalian intern siklus pembelian. Menurut Mulyadi (1997)
elemen-elemen sistem pengendalian intern itu adalah:
1) Organisasi
a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
c) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penyimpanan
d) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,
untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi
pemakaian barang untuk barang yang langsung dipakai.
b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat
yang lebh tinggi.
29
e) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar
yang didukung oleh surat order pembelian, laporan penermaan
barang, dan faktur dari pemasok.
f) Pencatatan ke dalam kartu utang dan registrasi bukti kas keluar
(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3) Praktik yang sehat
a) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari pemasok.
e) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian
dari fungsi pembelian.
f) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan
ketelitian dalam faktur dari pemasok dengan cara menghitung
dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan
tembusan surat order pembelian.
30
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan atau Pengeluaran Barang
Aktivitas penjualan atau pengeluaran barang terkait dengan siklus
pendapatan. Aktivitas penjualan diselenggarakan untuk pengeluaran bahan
baku, persediaan maupun aktiva tetap yang tersedia untuk dijual.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang diserahan oleh fungsi
pengiriman kepada customer atau jasa baru diserahkan jika fungsi
penerimaan kas telah menerima uang dari customer.
a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan
Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dengan sistem
pengeluaran barang adalah:
1) Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan
tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas
dari customer dan yang merupakan perintah kepada fungsi
pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer.
2) Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh customer serta menyerahkan barang ke
fungsi pengiriman.
3) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan
ke dalam jurnal penjualan.
4) Fungsi penerimaan kas
31
Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penerimaan uang dari
customer atas barang yang telah dibeli.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran barang
adalah
1) Bukti permintaan dan pengeluaran barang
Berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.
2) Bukti pengembalian barang ke gudang
Digunakan untuk mengembalikan barang ke gudang apabila barang
tidak jadi dibeli.
3) Kartu gudang
Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas bahan baku yang
dikeluarkan dari gudang.
4) Kartu persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas barang.
Laporan yang digunakan adalah laporan pengeluaran barang,
laporan ini dibuat oleh fungsi gudang untuk menunjukkan bahwa
barang yang dikeluarkan dari gudang telah memenuhi jenis,
spesifikasi mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam bukti
permintaan pengeluaran barang.
b. Kesalahan yang Mungkin Terjadi dalam Aktivitas Penjualan
1) Barang diserahkan ke pembeli sebelum pembeli membayar harga
barang.
32
2) Kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas digunakan untuk
kepentingan pribadi.
3) Barang yang diserahkan ke pembeli tidak sama dengan barang
yang dipesan.
4) Harga barang dicantumkan salah pada faktur penjualan tunai.
5) Penyerahan barang tidak diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
6) Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjuanlan fiktif.
c. Aktivitas pengendalian yang sebaiknya dilakukan
1) Organisasi
a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas.
b) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c) Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi.
d) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi
gudang.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi
penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan
tunai.
b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai.
c) Penempelan pita register pada kas pada faktur penjualan tunai
setelah faktur tersebut dicap “lunas”.
33
d) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan pada
dokumen sumber yang dilampiri dokumen pendukung yang
lengkap.
3) Praktik yang sehat
a) Jumlah kas dari transaksi penjualan tunai segera disetor ke
bagian pencatatan.
b) Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi penerimaan
kas dilakukan secara periodik dan secara mendadak sewaktu-
waktu oleh fungsi audit intern.
c) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
34
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang Mungkin Timbul
Pembelian Faktur dari pemasok Surat Permintaan Penawaran Harga
Permintaan pembelian barang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Surat Permintaan Pembelian
Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli.
Barang dapat diminta untuk tujuan dan kuantitas yang tidak semestinya.
Pembuatan surat order pembelian
Fungsi pembelin bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian. Dilakukan oleh Bagian Pembelian.
Surat Order Pembelian
Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi.
Pembelian dapat terjadi dengan tujuan yang tidak semestinya.
Penerimaan barang Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Dilakukan oleh Bagian Penerimaan Barang.
Laporan Penerimaan Barang
Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order pembelian yang telah diotorisasi. Fungsi penerimaan barang menghitung dan membandingkan barang yang diterima dengan surat order pembelian.
Barang yang diterima kemungkinan tidak dipesan sebelumnya. Perusahaan kemungkinan menerima barang yang rusak, kuantitas dan jenis barang salah.
Penyimpanan barang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi gudang harus didokumentasikan dalam “tanda terima barang”.
Fungsi gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang.
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang Mungkin Timbul
Pencatatan utang
Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dakumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan buku
Kartu Utang Bukti Kas Keluar
Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber bukti kas keluar dan dokumen pendukung yang lengkap.
Bukti kas keluar bisa tidak dicatat
35
pembantu utang. Dilakukan oleh Bagian Utang.
Persediaan Penghitungan fisik
Fungsi penghitungan fisik bertanggung jawab menghitung, mengukur dan mengecek mutu barang. Dilakukan oleh Bagian Tim Penghitungan Fisik Sediaan
Fungsi akuntansi umum bertanggung jawab untuk mencatat jurnal adjustmen sebagai hasil penghitungan fisik persediaan ke dalam jurnal umum. Dilakukan oleh Bagian Akuntansi. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustmen data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
Kartu Penghitungan Fisik
Bukti Memorial Jurnal Umum
Pemisahan penghitungan dengan pengecekan. Penggunaan peralatan dan penghitungan yang andal. Pemisahan antara fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Penggunaan kartu penghitungan fisik sediaan bernomor urut.
Sediaan salah dihitung. Sediaan dihitung lebih dari satu kali. Laporan yang dihasilkan kurang akurat.
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang Mungkin Timbul
Penjualan Penerimaan order dari customer
Fungsi penjualan berfungsi menerima order dari customer, membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari dari customer dan yang merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer. Dilakukan oleh Bagian Order Penjualan.
Faktur Penjualan Tunai
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Faktur prnjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
Penjualan dilakukan kepada orang yang tidak sah.
Penerimaan kas Fungsi kas bertanggung jawab sebagai Pita Register Penerimaan kas diotorisasi oleh Barang diserahkan pembeli
36
penerima kas dari pembeli. Dilakukan oleh Bagian Kasa.
fungsi penerimaan kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya dengan segera ke bank. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
sebelum pembeli membayar harga barang. Kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas digunakan untuk kepentingan pribadi. Terjadi kecurangan dan salah saji.
Pengambilan barang
Fungsi gudang bertanggung jawab menyiapkan barang/obat sesuai dengan pesanan, serta menyerahkan ke fungsi pengiriman. Dilakukan oleh Bagian Gudang.
Kartu Gudang Memisahkan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman.
Terjadi kecurangan dan salah saji.
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang Mungkin Timbul
Pengiriman barang Fungsi pengiriman barang bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar. Dilakukan oleh Bagian Pengiriman
Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
Barang yang diserahkan kepada pembeli tidak sama dengan barang yang dipesan. Penyerahan barang yang tidak diotorisasi oleh yang berwenag.
Pencatatan Transaksi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas, dan pembuat laporan penjualan. Dilakukan oleh Bagian Jurnal
Jurnal Penjualan Juranal Penerimaan Kas Jurnal Umum
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan uang dan barang. Pencatatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
Faktur penjualan dicatat dalam akun yang salah.
37
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
38
E. Kerangka Teoritis
Guna memudahkan dalam memahami inti pemikiran penulis, maka
perlu dibuat kerangka teoritis dari permasalahan yang akan diangkat oleh
penulis yaitu sebagai barikut.
Gambar 2.2 Kerangka Pemikiran
Adapun penjelasan kerangka teoritis di atas adalah sebagai berikut.
1. Mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern
Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen dengan cara membandingkan
dengan teori yang ada.
2. Hasil evaluasi ini kemudian dilihat apakah terdapat kelemahan atau tidak
dalam Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern Persediaan
Obat yang digunakan.
3. Memberikan rekomendasi bila terdapat kelemahan dan kebaikannya akan
tetap dipertahankan.
Evaluasi
Sistem Informasi
Akuntansi dan
Pengendalian Intern
Persediaan Obat RSUD
Kab. Kebumen
Tidak Terdapat Kelemahan
Terdapat Kelemahan
Rekomendasi Perbaikan SIA
dan Pengendalian Intern
Persediaan Obat Persediaan
Evaluasi
Sistem Informasi
Akuntansi dan
Pengendalian Intern
Persediaan Obat RSUD
Kab. Kebumen
Evaluasi
Sistem Informasi
Akuntansi dan
Pengendalian Intern
Persediaan Obat RSUD
Kab. Kebumen
Terdapat Kelemahan Evaluasi
Sistem Informasi
Akuntansi dan
Pengendalian Intern
Persediaan Obat RSUD
Kab. Kebumen
39
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Desain Penelitian
Penelitian mengenai Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen, dilakukan dengan
menggunakan pendekatan studi kasus. Studi kasus merupakan metode
pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan peninjauan
langsung ke objek penelitian yaitu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Kebumen untuk memperoleh data-data sesuai dengan teknik pengumpulan
data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Kemudian data-data yang
sudah ada akan digunakan untuk mengevaluasi siklus pembelian dan
pengeluaran obat serta sistem pengendalian internnya. Data-data tersebut
dievaluasi dengan cara membandingkan dengan teori-teori mengenai siklus
pembelian dan penjualan barang sebagai landasan dalam penelitian.
B. Data dan Sumber Data
Dalam penelitian ini diperlukan adanya data dari Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Kebumen yang dapat membantu penelitian yang nantinya
akan disusun dan diolah untuk memperkuat analisis. Data yang akan
digunakan dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer merupakan
data yang diperoleh secara langsung dari pihak perusahaan melalui
wawancara, selanjutnya data tersebut diolah dan disimpulkan.
39
40
Adapun data yang akan digunakan adalah sebagai berikut.
1. Sejarah berdirinya dan berkembangnya Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kabupaten Kebumen.
2. Struktur organisasi yang diterapkan dan bagian-bagian terkait.
3. Sumberdaya di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen.
4. Sistem dan prosedur yang dibagi dalam siklus pengadaan dan pengeluaran
obat.
5. Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan siklus pembelian dan
pengeluaran obat di RSUD Kab. Kebumen. Dokumen tersebut antara lain:
a. Dokumen pembelian obat.
b. Dokumen penjualan obat.
C. Metode Pengumpulan Data
1. Interview
Interview merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan
dengan wawancara atau tanya jawab, serta diskusi secara langsung dengan
pihak perusahaan yang berhubungan objek penelitian. Pada penelitian kali
ini, interview dilakukan dengan pihak perusahaan yaitu pada bagian-
bagian terkait dengan siklus pembelian dan penjualan obat RSUD Kab.
Kebumen. Interview dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur siklus
akuntansi pembelian dan penjualan barang farmasi dan medis khususnya
obat yang dilaksanakan RSUD Kab. Kebumen, sehingga peneliti dapat
menggambarkan flowchart dari siklus tersebut.
41
2. Observasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
pengamatan secara langsung pada aktivitas yang diteliti. Pengamatan akan
dilakukan langsung pada objek penelitian yaitu RSUD Kab. Kebumen di
bagian yang terkait dengan siklus pembelian obat yaitu bagian instalasi
farmasi.
3. Dokumentasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
mengumpulkan data-data atau dokumen-dokumen yang dimiliki
perusahaan yang berhubungan dengan siklus pembelian obat yaitu sistem
dan prosedur akuntansi yang berupa surat permintaan pembelian bagian
farmasi dan medis, surat order pembelian obat serta penerimaan barang
farmasi dan medis.
D. Analisis Data
Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis secara
kualitatif yaitu analisis yang dilakukan dengan mencari kelebihan dan
kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Prsediaan Obat yang ada di RSUD
Kab. Kebumen.
Analisis terhadap data yang telah diperoleh dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Melakukan penelitian untuk memperoleh gambaran umum perusahaan
secara menyeluruh meliputi hal-hal sebagai berikut.
42
a) Gambaran umum perusahaan.
b) Struktur organisasi.
c) Sistem dan prosedur pembelian serta penjualan obat.
d) Dokumen-dokumen yang digunakan, termasuk yang terkait dengan
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat.
2. Mengevaluasi kelayakan elemen Sistem Informasi Akuntansi
Pengendalian Obat pada RSUD Kab. Kebumen.
3. Mengevaluasi sistem dan prosedur siklus persediaan obat berdasarkan
kelayakan elemen sistem pengendalian intern.
4. Menarik kesimpulan.
Merupakan langkah terakhir dalam analisis data, apakah sistem dan
prosedur pembelian dan penjualan obat pada RSUD Kab. Kebumen sudah
sesuai dengan sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan.
Setelah itu memberikan rekomendasi mengenai Sistem Informasi
Akuntansi Pengendalian Obat yang efektif bagi perusahaan.
43
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah dan Berkembangnya RSUD Kabupaten Kebumen
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen berdiri sejak tahun
1916, dikelola oleh misi Zending Belanda. Resmi menjadi milik Pemerintah
Daerah Kabupaten Kebumen tahun 1953. Berdasarkan Perda No.3 th 2002,
Rumah Sakit Umum Daerah Kebumen berubah menjadi Badan Pengelolaan
(Esselon II) kemudian Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen
berubah lagi berdasarkan Perda No.14 th 2008 menjadi Rumah Sakit Umum
Daerah (Esselon III). SK Menteri Kesehatan RI No.233/Menkes/SK/VI/ 1983
Tentang Penetapan Tambahan Beberapa Rumah Sakit Umum Pemerintah
Sebagai Rumah Sakit Umum Pemerintah Kelas B dan C yang menetapkan
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen termasuk kelas C. Rumah
Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen dipimpin oleh seorang direktur
mempunyai luas lahan: 3,2 Ha dan luas bangunan: 6000 M2.
1. Visi
Visi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen adalah
Sebagai Rumah Sakit terbaik di bidang Trauma di Propinsi Jawa Tengah
Bagian Selatan.
2. Misi
Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen antara lain:
43
44
a. Meningkatkan mutu dan cakupan pelayanan sehingga dapat memenuhi
kebutuhan masyarakat, sebagai rumah sakit rujukan Propinsi Jawa
Tengah Bagian Selatan.
b. Mengembangkan pelayanan dan sarana prasarana menjadi rumah sakit
Tipe B non pendidikan.
c. Mewujudkan pelayanan rumah sakit yang bermutu dan dapat
memuaskan pasien dan efisien dalam pengelolaannya.
d. Meningkatkan pembinaan SDM dalam peningkatan kompetensi tinggi
dan karakter yang berperhatian terhadap pasien .
e. Merestrukturisasi organisasi dan manajemen menjadi Badan Layanan
Umum.
3. Fasilitas Pelayanan
Fasilitas pelayanan yang ada di RSUD Kab. Kebumen adalah
pelayanan pasien rawat jalan, pelayanan rawat inap, dan fasilitas
penunjang pelayanan medis 24 jam.
a. Fasilitas pelayanan pasien rawat jalan meliputi:
1) Poliklinik gigi
2) Pelayanan psikologi
3) Pelayanan spesialis rawat jalan, meliputi:
a) Spesialis bedah
b) Spesialis penyakit dalam
c) Spesialis penyakit obsgyn
d) Spesialis penyakit Anak
45
e) Spesialis penyakit mata
f) Spesialis penyakit syaraf
g) Spesialis penyakit kulit dan kelamin
h) Spesialis THT
i) Spesialis penyakit jiwa
j) Spesialis orthopedi
b. Fasilitas pelayanan pasien rawat jalan meliputi:
1) Bangsal anggrek
2) Bangsal terate
3) Bangsal cempaka
4) Bangsal dahlia
5) Bangsal melati
6) Bangsal bougenville
7) Bangsal peristi
8) Instalasi gawat darurat
c. Fasilitas penunjang pelayanan medis meliputi:
1) Instalasi fisioterapi
2) Instalasi radiologi /elektromedis diagnostik
3) Instalasi farmasi (apotek)
4) Instalasi bedah sentral
5) Laboratorium klinik
6) Ambulance & mobil jenasah
46
B. Kondisi Umum Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen
1. Kepegawaian
Untuk meningkatkan ketertiban, kelancaran dan memperoleh hasil
yang memuaskan maka diadakan pengawasan terhadap karyawan oleh
Bagian Kepagawaian yang diberi kepercayaan dalam mengawasi
karyawan.
Tugas kepegawaian antara lain:
a. melaksanakan perencanaan kebutuhan pegawai dengan menganalisis
kebutuhan pegawai yang disesuaikan antara standar ideal dengan
keadaan riil untuk mencukupi kebutuhan pegawai.
b. melaksanakan mutasi pegawai berdasarkan kebutuhan unit kerja
pegawai untuk bahan rapat dengan Tim Mutasi Internal Pegawai
RSUD Kab. Kebumen agar terwujud kebutuhan pegawai di unit-unit
kerja.
c. melaksanakan pelatihan pegawai berdasarkan analisis kebutuhan diklat
dengan cara swakelola, kerjasama dengan pihak ketiga, untuk
peningakatan dan pengembangan sumber daya manusia.
2. Tingkat Pendidikan
Berikut klasifikasi pegawai RSUD Kab. Kebumen berdasarkan
jenjang pendidikan.
47
Tabel 4.1 Pegwai Fungsional
No Jenjang Pendidikan Jumlah SDM
1 SLTA 52
2 SM 87
3 S1 9
4 S2 12
Tabel 4.2 Pegawai Non Fungsional
No Jenjang Pendidikan Jumlah SDM 1 SD 5 2 SLTP 23 3 SLTA 92 4 SM 90 5 S1 35 6 S2 5
3. Disiplin Kerja
RSUD Kab. Kebumen menerapkan kedisiplinan dalam bekerja.
Hal ini dimaksudkan agar tercipta lingkungan kerja yang baik serta
menjadikan karyawan lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaannya.
Kedisiplinan yang diterapkan di RSUD Kab. Kebumen antara lain:
a. Setiap karyawan yang akan meninggalkan tempat kerja pada saat jam
kerja harus izin terlebih dahulu.
b. Selama jam kerja, karyawan diharuskan memakai seragam sasuai
dengan ketentuan yang ada.
c. Ketentuan jam kerja adalah sebagai berikut
1) Hari Senin sampai Kamis masuk kerja pada pkl. 08.00-14.00
2) Jumat masuk kerja pada pkl. 08.00-11.00
3) Sabtu masuk kerja pada pkl. 08.00-12.00
48
4) Untuk karyawan yang masuk 24 jam (perawat) dibagi menjadi tiga
sift:
a) Masuk pagi pkl. 07.00-14.00
b) Masuk siang pkl. 14.00-20.00
c) Masuk malam pkl. 20.00-07.00
4. Pemeliharaan Tempat Kerja dan Lingkungan
RSUD Kab. Kebumen sangat memperhatikan pemeliharaan
lingkungan. Untuk menjaga dan memelihara lingkungan kerja seperti
kamar mandi, ruang ber-AC, halaman dan lingkungan lainnya dilakukan
oleh petugas kebersihan.
C. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen
Organisasi merupakan suatu sarana atau alat untuk mencapai tujuan
atau sebagai wadah kegiatan orang-orang yang bekerja sama dalam usaha
mencapai tujuan tertentu. Dalam wadah kegiatan tersebut harus jelas adanya
pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang, hubungan dan tata kerja
masing-masing bagian. Pendelegasian tersebut dimaksudkan untuk
menghindari pelepasan tanggung jawab di unsur pimpinan sesuai dengan
struktur organisasi yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan.
Adapun bentuk struktur organisasi RSUD Kab. Kebumen adalah
sebagai berikut.
49
1. Direktur
Merupakan pejabat struktural tertinggi di Badan Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Kebumen yang bertugas:
a. Merumuskan Pogram Kerja RSUD Kab. Kebumen berdasarkan
peraturan yang berlaku sesuai kebijakan Bupati dengan
memperhatikan evaluasi program tahun lalu, memperhatikan berbagai
masukan dan aspirasi masyarakat.
b. Mendistribusikan tugas kepada Kepala Bagian dan para Kepala Bidang
RSUD Kab. Kebumen sesuai bidang tugas dan fungsi masing-masing
agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar.
c. Memantau pelaksanaan tugas bawahan baik secara langsung maupun
tidak langsung guna keberhasilan pelaksanaan tugas.
d. Memberikan penilaian pekerjaan kepada para Kepala Bagian dan
Kepala Bidang pada RSUD Kab. Kebumen.
2. Instalasi
Instalasi merupakan fasilitas penyelenggaraan pelayanan dan
keperawatan, pelayanan penunjang medis, kegiatan penelitian,
pengembangan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan prasarana RSUD
Kab. Kebumen.
3. Bagian Tata Usaha
Uraian tugas Bagian Tata Usaha pada RSUD Kab. Kebumen
sebagai berikut:
50
a. Melaksanakan urusan surat-menyurat yang meliputi memproses surat
masuk dan keluar dengan cara mengelompokkan jenis surat,
menyediakan dan mendistribusikan sesuai disposisi pimpinan.
b. melaksanakan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan yang
meliputi kebutuhan material, finansial, personal dan fungsi sosial
rumah sakit dengan cara mengidentifikasi dan membandingkan data
dengan capaian program.
c. melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian dengan cara
menghimpun dan menginventarisasi, memproses data kepegawaian
agar data terkelola dengan baik.
4. Bidang Pelayanan Medis
Uraian Tugas Jabatan Kepala Bidang Pelayanan Medis pada RSUD
Kab. Kebumen sebagai berikut:
a. Menyusun Program Kerja Bidang Pelayanan Medis pada RSUD Kab.
Kebumen berdasarkan Program Kerja pada RSUD Kab. Kebumen
serta hasil evaluasi agar pelaksanaan kegiatan tercapai secara efektif
dan efisien.
b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelayanan medis secara
langsung maupun tidak langsung guna terselenggaranya pelayanan
medis sesuai dengan standar operasional prosedur.
c. Menyelenggarakan fasilitas perawatan rawat jalan berdasarkan
kebutuhan masyarakat untuk meningkatkan mutu pelayanan.
51
d. Menyelenggarakan fasilitas perawatan rawat inap berdasarkan
kebutuhan masyarakat untuk meningkatkan mutu pelayanan.
e. Melaksanakan pelayanan keperawatan berdasarkan standar operasional
prosedur guna terwujudnya pelayanan keperawatan yang memenuhi
standar mutu pelayanan.
5. Bidang Penunjang Non Medis
Uraian tugas jabatan Kepala Seksi Penunjang Non Medis pada
Bidang Penunjang Medis dan Non Medis pada RSUD Kab. Kebumen
sebagai berikut.
a. Membuat perencanaan kegiatan dan kebutuhan bidang pelayanan
penunjang medis dan penunjang non medis sesuai skala prioritas dan
kebutuhan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan.
b. Mengendalikan kebutuhan pelaksanaan kegiatan penunjang medis
dengan cara memantau ke instalasi-instalasi secara periodik atau
menerima laporan-laporan agar penggunaannya lebih efektif dan
efisien.
c. Melaksanakan pengaturan pendistribusian barang-barang non medis
sesuai usulan dan kebutuhan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan
lancar.
6. Bidang Keuangan
Uraian tugas Bidang Keuangan pada RSUD Kab. Kebumen
sebagai berikut.
52
a. Melaksanakan koordinasi penyusunan anggaran berdasarkan laporan
dari masing-masing Seksi di Bidang Keuangan untuk dapat diketahui
kebutuhan anggaran dalam satu tahun.
b. Melakukan perbendaharaan dengan cara melakukan penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran keuangan berdasarkan ketentuan dan
peraturan yang berlaku untuk tertib administrasi keuangan.
c. Meneliti kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP
LS) Pengadaan Barang/Jasa yang disampaikan oleh Bendahara
Pengeluaran dan diketahui/disetujui oleh Pejabat Pelaksana Teknis
Kegiatan(PPTK) guna penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM).
d. Meneliti kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran Langsung
(SPPLS) Gaji dan Tunjangan Pegawai Negeri Sipil serta penghasilan
lainnya, Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan/Ganti
Uang/Tambah Uang (SPP UP/GU/TU) yang dilakukan oleh
Bendahara Pengeluaran guna penerbitan Surat Perintah Membayar
(SPM).
e. Melaksanakan verifikasi dan akuntansi dengan cara meneliti laporan
penerimaan pendapatan dan pengeluaran dan mempelajari data-data
yang dilaporkan agar didapatkan data yang akurat serta untuk tertib
pembukuan keuangan sebagai dasar untuk penyiapan pembuatan
laporan keuangan RSUD Kab. Kebumen.
53
D. Evaluasi Struktur Organisasi RSUD Kab. Kebumen
Struktur organisasi yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Kebumen termasuk dalam struktur organisai yang berbentuk
fungsional yaitu menggolongkan menjadi departemen-departemen
berdasarkan fungsi dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi yang ada
pada RSUD Kab. Kebumen sudah cukup baik karena dalam pemisahan tugas
berdasarkan fungsi masing-masing bagian cukup jelas satu dengan lainnya dan
tidak ada bagian yang memiliki kesamaan tugas. Setiap subbagian telah
memiliki tugas masing-masing yang berbeda dari subbagian yang lainnya.
Namun demikin, masih ada beberapa kelemahan dalam Struktur Organisasi
Instalasi Farmasi yang ada pada RSUD Kab. Kebumen. Kelemahan-
kelemahan tersebut antara lain sebagai berikut.
1. Masing-masing instalasi memiliki struktur organisasi sendiri sehingga
untuk struktur organisasi yang ada dalam Instalasi Farmasi Rumah Sakit
akan terpisah dari struktur organisasi RSUD Kab. Kebumen. Hal ini
menyebabkan dalam struktur organisasi RSUD Kab. Kebumen tidak
dijelaskan bagian-bagian yang terkait dengan sistem pengadaan dan
pengeluaran obat. Struktur organisasi yang ada pada Instalasi Farmasi
RSUD Kab. Kebumen sebagai berikut.
54
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kab. Kebumen
2. Kedudukan Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Gudang dalam
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi kurang jelas.
Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan terhadap struktur
organisasi, ditemukan beberapa kelemahan yang memerlukan tindakan
perbaikan lebih lanjut. Penulis mengusulkan beberapa alternatif tindakan
yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan terhadap kelemahan
yang ada. Dalam hal pembagian tugas, tidak tercatatnya kedudukan Bagian
Penerimaan Barang menyebabkan dalam setiap penerimaan barang dapat
dilakukan petugas gudang, hal ini menunjukkan adanya perangkapan tugas
dalam Struktur Organisasi Instaliasi Farmasi. Oleh karena itu, penulis
mengusulkan untuk memisahkan dan memperjelas tugas Bagian Gudang
dan Bagian Penerimaan. Karena fungsi gudang merupakan fungsi