EVALUASI PENERAPAN PROSEDUR ADMINISTRASI DAN PEMBAYARAN (PENDEBETAN) NOTA JASA KAPAL DENGAN

SISTEM KAS ON-LINE PADA PT.(persero) PELABUHAN INDONESIA II CABANG TANJUNG PRIOK

Dwi Rahmawati

Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya No.100, Depok-16424

ABSTRAK

Dalam rangka usaha untuk memperbesar penghasilan perusahaan, maka sebagian besar perusahaan melakukan strategi bisnis di dalam menjalankan usahanya. Pada perusahaan jasa, strategi bisnis yang dilakukan antara lain dengan memberikan pelayanan jasa yang terbaik untuk pelanggan atau pengguna jasa dengan jalan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pengguna jasa di dalam system pembayaran transaksi yang dilakukan oleh pengguna jasa kepada perusahaan, mengingat pengguna jasa merupakan mitra utama perusahaan. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok adalah salah satu perusahaan yang menggunakan system terkomputerisasi di dalam prosedur administrasi dan pembayarannya, bahkan telah mulai memberlakukan System Cash Online di dalam sistem pembayaran jasa ke pelabuhannya, khususnya untuk pelayanan jasa kapal. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang memadai pada pembayaran melalui sistem kas online ini diharapkan dapat menjamin kelancaran pembayaran atas pelayanan jasa kepelabuhanan serta menjaga tingkat likuiditas perusahaan dan menunjang administrasi keuangan perusahaan yang dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan jasa kapal. Dari latar belakang penulisan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang diterapkan dalam prosedur administrasi dan pembayaran nota jasa kapal dengan system kas on-line ini sudah baik, hal ini dapat dilihat dari setiap transaksi yang telah menggunakan dokumen yang terkait dan ditanda tangani oleh pihak yang berwenang serta adanya dokumen rangkap yang diberikan kepada bagian yang membutuhkan sehingga meminimalkan suatu kecurangan. Selain itu setiap bagian yang terkait sudah menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik. Secara keseluruhan sistem pengendalian internal terhadap proses pembayaran nota jasa kapal telah berjalan dengan cukup baik dan memadai. Adanya sistem on-line dan terkomputerisasi yang didukung penuh oleh MIS Departement amat membantu mempercepat masukkan akan data maupun penyajian keluaran data yang telah diolah, sebagai bahan pengambilan keputusan untuk mempercepat proses pembayaran. Namun disisi lain masih ditemukan beberapa kelemahan yaitu : Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketentuan dan masih dijumpai posting terhadap jurnal penjualan jasa yang memakan waktu yang lama. Kata Kunci : Sistem Kas On-line.

PENDAHULUAN

Seiring dengan kemajuan teknologi di era globalisasi ini yang begitu pesat, di

mana persaingan di dunia usaha pada saat ini yang semakin ketat. Sementara keadaan

ekonomi di Indonesia yang belum stabil membuat para pengusaha banyak yang

kekurangan modal, sehingga mengakibatkan banyak perusahaan yang bangkrut. Maka

untuk menjaga eksistensinya setiap perusahaan slalu berusaha untuk memaksimalkan

perolehan laba yang layak demi kelangsungan hidup perusahaan dan mengharapkan

peningkatan setiap tahun.

Dalam rangka usaha untuk memperbesar penghasilan perusahaan, maka sebagian

besar perusahaan melakukan strategi bisnis di dalam menjalankan usahanya. Strategi

bisnis adalah serangkain rencana dan tindakan terintegrasi yang didesain bagi perusahaan

sebagai sarana untuk memperoleh keuntungan melebihi pesaingnya sekaligus untuk

memaksimalkan laba.

Dalam perusahaan jasa, strategi bisnis yang dilakukan antara lain dengan

memberikan pelayanan jasa yang terbaik untuk pelanggan atau pengguna jasa dengan

jalan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pengguna jasa di dalam system

pembayaran transaksi yang dilakukan oleh pengguna jasa kepada perusahaan, mengingat

pengguna jasa merupakan mitra utama perusahaan.

Pada saat ini, perkembangan teknologi semakin pesat sehingga hamper semua

perusahaan melakukan kegiatan administrasi dan pembayaran dengan menggunakan

system akuntansi yang terkomputerisasi. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi

digunakan karena biaya hardware dan software sudah cukup murah. Selain itu, system

akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan utama dibandingkan dengaan

system manual. Pertama, sistem yang terkomputerisasi menyederhanakan proses

pencatatan dan penyimpanan data.

Kedua, sistem yang terkomputerisasi biasanya lebih akurat dibandingkan dengan system

manual. Ketiga, sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen dengan informasi

saldo akun yang terakhir (up-date) untuk mendukung pengambilan keputusan.

PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok adalah salah satu

perusahaan yang menggunakan system terkomputerisasi di dalam prosedur administrasi

dan pembayarannya, bahkan telah mulai memberlakukan System Cash Online di dalam

sistem pembayaran jasa ke pelabuhannya, khususnya untuk pelayanan jasa kapal yaitu

sejak tanggal 26 Mei 2005 berdasarkan surat keputusan General Manajer Cabang

Pelabuhan Tanjung Priok, Nomor : HK.551/1/3/C.TPK-05.

Sistem Cash Online adalah sistem pembayaran Jasa Kepelabuhanan melalui

pendebetan yang dilakukan oleh Cabang Pelabuhan terhadap rekening pelanggan dengan

menggunakan fasilitas teknologi informasi milik perbankan yang dituangkan dalam

perjanjian. Rekening pelanggan adalah rekening bank milik pelanggan sebagai tempat

menyimpan sejumlah dana milik pelanggan yang digunakan untuk transaksi dan

pembayaran Jasa Kepelabuhanan di Cabang. Pelanggan adalah pengguna jasa umum

yang menggunakan Sistem Pembayaran Kas-Online.

Pembayaran melalui sistem kas online ini dalam rangka menjamin kelancaran

pembayaran atas pelayanan jasa kepelabuhanan dan untuk menjaga tingkat likuiditas

perusahaan dan menunjang administrasi keuangan perusahaan serta dimaksudkan untuk

meningkatkan pelayanan kepada pelanggan jasa kapal. Selain itu sistem kas online

digunakan untuk meminimalkan piutang usaha karena piutang merupakan salah satu

elemen dari aktiva lancar yang penting bagi perusahaan.

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

“Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem berbasis Komputer yang dirancang

untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Secara lebih luas yaitu mencangkup

siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem

informasi.” (George H. Bodnar&William S, 2003)

Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi akan memberikan manfaat bagi para pemakainya baik

dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan, apabila memiliki karakteristik

tertentu. Berilut ini merupakan karakteristik yang sebaiknya dimiliki oleh suatu sistem

informasi akuntansi (Cushing, 2001 : 329) yaitu :

a. Kegunaan (Usefulness)

Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk

pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi.

b. Ekonomis (Economy)

Semua bagian komponen sistem termasuk laporan – laporan, pengendalian –

pengendalian, mesin – mesin, dll menyumbangkan suatu nilai manfaat setidaknya

sebesar biayanya.

c. Keandalan (Realibility)

Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang lebih tinggi dan sistem itu

sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia

tidak hadir (absent) atau pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan.

d. Pelayanan Pelanggan (Customer service)

Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik dan ramah atau efisien kepada para

pelanggan pada saat berhungan dengan para pelanggan perusahaan.

e. Kapasitas (Capacity)

Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode operasi

puncak seperti halnya periode aktivitas normal.

f. Kesederhanaan (Simplicity)

Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah

dimengerti dan produknya gampang diikuti.

g. Fleksibilitas (Fleksibility)

Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan – perubahan

kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana system beroperasi atau dalam

kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

Menurut Baridwan (2005:12) suatu sistem informasi akuntansi yang baik harus

memiliki prinsip – prinsip sebagai berikut :

a. Prinsip Cepat

Yaitu suatu sistem informasi akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang

diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas

yang sesuai.

b. Prinsip Aman

Yaitu sistem informasi akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta

milik perusahaan.

c. Prinsip Murah

Yaitu bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem tersebut harus dapat ditekan

sehingga relative tidak mahal jadi harus dipertimbangkan cost dan benefitnya.

Pengertian Prosedur Administrasi

Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001;5) adalah : ”Prosedur adalah suatu

kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih

yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang berulang-

ulang”.

Pengertian Penerimaan Kas

Penerimaan kas dapat timbul dari adanya penjualan, baik secara tunai maupun

secara kredit. Selain timbul karena adanya penjualan tunai maupun pelunasan kredit,

penerimaan kas juga dapat timbul karena pinjaman baik dari bank maupun dari wesel

atau dari setoran modal baru.

Pengertian kas menurut Standar Akuntansi Keuangan adalah : ”Kas adalah alat

pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umu

perusahaan”.

Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaan dagang berasal dari transaksi

penjualan tunai dan dalam perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan

piutang dari debitur, karena sebagian besar penjualan produk perusahaan tersebut melalui

kredit.

Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Penerimaan Kas

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas adalah sebagai

berikut:

1. Surat Pemberitahuan

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang

dilakukan.

2. Daftar Surat Pemberitahuan

Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau

penagihan. Dokumen ini dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank

dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank

dalam pencatatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.

3. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari

piutang ke bank. Dokumen ini diserahkan ke fungsi akuntansi sebagai dokumen

sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari putang ke jurnal penerimaan

kas.

4. Kwitansi

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat perusahaan bagi debitur

yang telah melakukan pembayarn utang.

Bagian-Bagian yang Terkait dalam Prosedur Penerimaan Kas

Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan kas adalah sebagai

berikut:

1. Bagian Sekretariat

Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan cek dan surat

pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas

membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima

bersama cek dari debitur.

2. Bagian Penagihan

Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan

berdasarkan daftar piutang pada fungsi akuntansi.

3. Bagian Kas

Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari bagian sekretariat dan

menyetorkannya ke bank dalam jumlah penuh.

4. Bagian Akuntansi

Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke

jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang.

5. Bagian Pemeriksaan Intern

Bagian ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas pada bagian kas

secara periodik dan melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan

kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi.

Prinsip-prinsip Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas

Untuk menyusun dan menganalisa pengendalian intern penerimaan kas yang

memadai, maka prinsip-prinsip pengendalian intern atas penerimaan kas perlu

diperhatikan sehinnga tujuan-tujuan pengendalian intern tersebut dapat benar-benar

tercapai. Adapun beberapa prinsip pengendalian intern penerimaan kas adalah sebagai

berikut :

a. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan secara fisik.

b. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup.

c. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuat surat tentang cek atau uang yang

diterima dari siapa saja, jumlahnya dan digunakan untuk apa.

d. Semua penjualan tunai haris dibuatkan nota penjualan yang sudah diberi nomor urut

atau dicabut dalam mesin cash register.

e. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.

f. Tembusan nota penjualan tunai harus didkirimkan kekasir dan bagian pemgiriman.

g. Bukti setor ke bank setiap hari dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan

catatan dalam jurnal penerimaan uang.

h. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja

berikutnya.

i. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang

menerima uang maupun yang menulis cek.

j. Kunci cash register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas.

k. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk berbuat kecurangan.

Pelaksanaan Pembayaran Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line

Pembayaran Jasa Kapal melalui Sistem Kas On-Line adalah cara pembayaran jasa

kapal melalui pendebetan yang dilakukan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok terhadap

rekening khusus milik pelanggan dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi

milik perbankan yang dituangkan dalam perjanjian. Surat perjanjian/kontrak adalah

kesepakatan antara General Manager Cabang Pelabuhan dengan Pengguna Jasa atas

pemakaian pelayanan Jasa Kepelabuhanan.

Rekening khusus adalah rekening Bank milik pelanggan yang dikelola oleh

Cabang Pelabuhan Tanjung Priok sebagai tempat menyimpan sejumlah dana milik

pelanggan yang digunakan untuk transaksi dan pembayaran pelayanan jasa kapal di

Cabang Pelabuhan Tanjung Priok.

Sistem Kas On-Line dilaksanakan melalui kerja sama dengan Perbankan yang

telah memiliki fasilitas dan teknologi dengan tingkat keamanan (security system) yang

memadai. Terhadap pengguna jasa yang sudah mengikuti Sistem Kas On-Line

(Pelanggan) setelah penerbitan nota selesai langsung dilaksanakan pendebetan terhadap

rekening yang bersangkutan. Pejabat yang melakukan pemindahbukuan dana ditunjuk

oleh General Manager.

METODE PENELITIAN

Objek Penelitiaan

Dalam mengumpulkan dan menganalisa data-data dalam skripsi ini penulis

melakukan praktek kerja lapangan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang

Tanjung Priok yang beralamat di Jalan Raya Pelabuhan No. 9 Tanjung Priok, Jakarta

14130 – Indonesia. Adapun waktu yang ditempuh untuk mengumpulkan data-data dan

menganalisanya di mulai pada tanggal 21 Juli 2009 sampai dengan 31 Juli 2009.

Untuk dapat menyelesaikan masalah di dalam penelitian perlu banyaknya data-

data yang diambil sebagai penunjang dari hasil-hasil penelitian. PT. (Persero) Pelabuhan

Indonesia II Cabang Tanjung Priok merupakan salah satu perusahaan di Indonesia yang

tumbuh dengan pesat khususnya dibidang jasa kepelabuhanan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Prosedur Administrasi Menjadi Pelanggan Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line

1. Perusahaan Pelayaran/Agent/PBM mengajukan permohonan menjadi pelanggan.

2. General Manager disposisi surat permohonan tersebut ke pelayanan pelanggan.

3. Pelayanan pelanggan memeriksa kelengkapan dan melaksanakan penelitian lapangan.

• Jika ya :

Bagian Keuangan memberikan Nomor (Kode)Account kepada pelanggan. Bagian

Rendalops/PPSA memberikan Nomor (Kode) Agen/Pelanggan. Kemudian bagian

Pelayanan Pelanggan membuat Kode User Id/Password untuk pelanggan dan

memberikan surat jawaban kepada pelanggan atau menerbitkan SKPT (Surat

Keterangan Pelanggan Terseleksi).

• Jika tidak :

Bila perusahaan pelayaran tidak memenuhi kelengkapan persyaratan menjadi

pelanggan jasa kapal, maka bagian Pelayanan Pelanggan akan mengembalikan Surat

Permohonan ke Perusahaan Pelayaran tersebut dengan disertai dengan Surat

Penolakan.

Prosedur Pendaftran Pelanggan dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut :

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia IICabang Tanjung Priok

PELANGGAN CABANG PELABUHAN TANJUNG PRIOK

MULAI

SURAT PERMOHONAN

GENERAL MANAGER

DISPOSISI SURAT

PERMOHONAN

SURAT JAWABAN KEPADA

PELANGGAN

DATA BASE PELANGGAN

TIDAKKODE USER ID / PASSWAORD

YACEK

KELENGKAPAN BERKAS DAN CEK PHISIK

SERTA EVALUASI

PERMOHONAN

KEUANGAN

KODE ACCOUNT

RENDALOPS/PPSA

KODE PELANGGAN

PELAYANAN PELANGGAN

Prosedur Administrasi dan Pembayaran (Pendebetan) Nota Jasa Kapal dengan

Sistem Kas On-Line

1) BAGIAN NOTA KAPAL

Bagian Nota Kapal mencetak Daftar Kapak Keluar (DKK), Data Transaksi Jasa

Kapal (DTJK) yaitu memuat transaksi pelayanan jasa kapal mulai dari kapal masuk

hingga keluar, Daftar Perhitungan Jasa Kapal (DPJK) yaitu daftar rincian perhitungan

biaya atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung

Priok kepada pelanggan (per kapal per kunjungan), Nota Penjualan Jasa Kapal adalah

bukti tagihan atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan

Tanjung Priok kepada Pelanggan, Laporan Harian Penerbitan Nota Penjualan Jasa

Kapal, kemudian bagian Nota Kapal meng-entry nota yang akan dikirim ke Petugas

Administrasi Piutang, mencetak Daftar Pengiriman Nota untuk seluruh Nota yang

terbit hari itu yaitu rekap nota beserta lampirannya yang akan dikirim ke Petugas

Administrasi Piutang untuk proses posting, mencetak Daftar Pengiriman Nota melalui

CMS (Cash Management System) yaitu rekap nota beserta lampirannya yang akan

dikirim ke Petugas CMS untuk proses pendebetan melalui Sistem Kas On-Line,

mencetak Daftar Pengiriman Nota Per Perusahaan yaitu rekap nota beserta

lampirannya yang dikirim ke Petugas Ekspedisi untuk diteruskan ke Pengguna

jasa/pelanggan, kemudian menset Nota dan lampirannya untuk didistribusikan ke

Petugas Ekspedisi/Administrasi Piutang.

2) BAGIAN ADMINISTRASI PIUTANG

Bagian Administrasi Piutang menerima Daftar Pengiriman Nota Tagihan Jasa Kapal

beserta lampirannya dari Petugas Nota Kapal, kemudian memverifikasi yaitu meneliti

kebenaran laporan harian penerbitan nota kapal, selanjutnya melakukan transfer ke

General Ledger yaitu proses pemindahan data dari sub sistem Nota Kapal ke sub

sistem General Ledger untuk penerbitan jurnal penjualan, kemudian cetak jurnal

penjualan jasa kapal, lakukan posting jurnal penjualan yaitu pengakuan pendapatan

jasa kapal dan cetak kembali, kemudian jurnal penjualan jasa kapal di paraf oleh Staf

Validasi dan Administrasi Piutang lalu di tanda tangani oleh Asisten Manajer

Pendapatan dan Piutang. Setelah itu distribusikan Nota Kapal ke Kas On-Line dan

Ekspedisi.

3) BAGIAN KAS ON-LINE

Bagian Kas On-Line menerima Nota Penjualan Jasa Kapal lembar 1 atau asli dari

Petugas Administrasi Piutang, Operator Kas On-Line meng-entry Nota Penjualan Jasa

Kapal, kemudian Supervisi Kas On-Line melakukan Verifikasi dan Validasi terhadap

hasil pengentrian data-data tersebut, selanjutnya Approval memberikan persetujuan

pelaksanaan Auto Debet dengan cara memberikan atau menginformasikan nomor

otorisasi melalui Secure Token yaitu alat autentifikasi pengiriman intruksi kiriman

uang melalui jaringan teknologi informasi milik perbankan. Setelah itu cetak Voucher

atau Rekening Koran untuk dijadikan alat bukti pencatatan dan sebagai lampiran

untuk pembuatan jurnal kas masuk, lalu cetak Jurnal Kas Masuk (JKM) yaitu bukti

transaksi kas masuk untuk pencatatan penerimaan kas atau bank, kemudian kirim

Nota Lunas yaitu Nota penjualan Jasa Kapal yang sudah dibayar dan dicap Lunas ke

bagian Ekspedisi, kirim JKM ke Kassa untuk diproses posting.

4) BAGIAN KASSA

Bagian Kassa menerima JKM dari bagian kas on-line untuk dilakukan proses posting,

selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Pelunasan Nota Kapal melalui Kas On-

Line. Setelah itu kirim JKM terposting dan Laporan Penerimaan Pelunasan Nota

Kapal melalui Kas On-Line ke Bagian Administrasi Piutang untuk di arsip.

Dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Surat Pemberitahuan

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang

dilakukan.

2. Daftar Surat Pemberitahuan

Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau

penagihan. Dokumen ini dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank

dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank

dalam pencatatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.

3. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari

piutang ke bank. Dokumen ini diserahkan ke fungsi akuntansi sebagai dokumen

sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari putang ke jurnal penerimaan

kas.

4. Daftar Kapal Keluar (DKK)

Dokumen ini memuat daftar kapal yang keluar.

5. Data Transaksi Jasa Kapal (DTJK)

Dokumen ini memuat transaksi pelayanan jasa kapal mulai dari kapal masuk hingga

keluar.

6. Daftar Perhitungan Jasa Kapal (DPJK)

Dokumen ini memuat daftar rincian perhitungan biaya atas pelayanan jasa kapal yang

telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok kepada pelanggan (per kapal

per kunjungan).

7. Nota Penjualan Jasa Kapal

Dokumen bukti tagihan atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang

Pelabuhan Tanjung Priok kepada Pelanggan.

8. Laporan Harian Penerbitan Nota Penjualan Jasa Kapal.

Prosedur Pembayaran Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line dapat dilihat dalam

bagan sebagai berikut :

Evaluasi Penerapan Prosedur Administrasi dan Pembayaran (Pendebetan) Nota

Jasa Kapal dengan Sistem Kas On-Line

Prosedur administrasi dan pembayaran jasa kapal dengan sistem kas on-line yang

diterapkan oleh perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangan, yaitu :

• KELEBIHAN :

1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas.

Hal ini dapat dilihat pada struktur organisasi yang sudah dibentuk untuk dapat

menunjang pembagian tugas dan wewenang setiap bagian sehungga dapat dicapai

koordinasi yang baik antara sesama karyawan baik atasan maupun bawahan.

2. Pelanggan jasa kapal lebih teridentifikasi.

3. Keabsahan dari pelanggan jelas.

4. Contact person sudah sangat minimal sehingga kemungkinan untuk terjadinya biaya

tidak resmi dapat dihindari.

5. Dengan menggunakan sistem kas on-line pelanggan tidak perlu membawa uang tunai.

6. Nota Penjualan Jasa kapal dapat terbit 1(satu) hari.

7. Pendebetan dilaksanakan paling lambat 1(satu) hari kerja setelah Nota Penjualan Jasa

diterima oleh petugas kas on-line.

8. Piutang jasa dapat diminimalkan.

• KELEMAHAN :

Masih dijumpai jurnal pemakaian jasa yang terlambat diposting. Keterlambatan posting

Jurnal tersebut disebabkan oleh terlambatnya pengentrian transaksi atas pelayanan jasa

kapal dari petugas operasional yang mengakibatkan data nota belum bisa ditransfer ke

ledger. Hal ini disebabkan karena petugas operasional menumpuk data-data transaksi jasa

kapal untuk dimasukkan ke dalam komputer sehingga menghambat proses berikutnya.

Selain itu Sistem Informasi di Cabang Tanjung Priok merupakan milik konsultan (sewa

kepada pihak ke 2) sehingga bila terjadi gangguan, maupun kesalahan dalam aplikasi

tersebut pihak Pelindo tidak mempunyai otorisasi untuk menanganinya.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Sebagai bab penutup, penulis mencoba menarik kesimpulan atas permasalahan

yang ada serta memberikan saran-saran perbaikan yang kiranya dapat memecahkan

permasalahan tersebut.

1. Penerapan prosedur ini pada umumnya sudah baik, hal ini dapat dilihat dari setiap

transaksi yang telah menggunakan dokumen yang terkait dan ditanda tangani oleh

pihak yang berwenang serta adanya dokumen rangkap yang diberikan kepada bagian

yang membutuhkan sehingga meminimalkan suatu kecurangan. Selain itu setiap

bagian yang terkait sudah menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik.

2. Secara keseluruhan sistem pengendalian internal terhadap proses pembayaran nota

jasa kapal telah berjalan dengan cukup baik dan memadai. Adanya sistem on-line dan

terkomputerisasi yang didukung penuh oleh MIS Departement amat membantu

mempercepat masukkan akan data maupun penyajian keluaran data yang telah diolah,

sebagai bahan pengambilan keputusan untuk mempercepat proses pembayaran.

Namun disisi lain masih ditemukan beberapa kelemahan yaitu :

1. Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketentuan.

Data dan fakta menunjukan bahwa dalam pemberian diskon 1% dapat dikemukakan

sebagai berikut :

1) Evaluasi terhadap pemberian diskon sebesar 1% hanya memperhitungkan piutang

kapal sedangkan piutang jasa kepelabuhanan lain tidak diperhitungkan.

2) Belum melakukan evaluasi terhadap kegagalan pendebetan akibat ketidakcukupan

saldo karena kelalaian pelanggan dalam waktu maksimal 1 (satu) hari kerja setelah

pendebetan pertama.

3) Kendatipun pengajuan diskon oleh mitra tiap tiga bulan namun pembayaran

dilakukan 1 tahun sekali dan hal ini telah ditemukan SPI tahun lalu tetapi tidak

ditindak lanjuti.

4) Kriteria yang digunakan adalah tidak memiliki tunggakan hutang yang melebihi 1

tahun.

2. Posting Jurnal Penjualan Jasa

Masih dijumpai posting terhadap jurnal penjualan jasa yang memakan waktu yang

lama, yaitu sebagian besar nota-nota Pertamina. Keterlambatan posting Jurnal

Penjualan disebabkan oleh program untuk nota Pertamina belum sempurna, yaitu nota

Pertamina yang sudah memperhitungkan diskon, sharing dan biaya administrasi.

Ketidaksempurnaan program tersebut mengakibatkan data nota belum bisa ditransfer

ke ledger. Ketidaksempurnaan program disebabkan oleh tenaga ahli dari konsultan

teknologi informasi yang ditempatkan di Cabang Tanjung Priok merupakan tenaga

baru dan belum menguasai permasalahan. Seperti diketahui bahwa Sistem Informasi

di Tanjung Priok merupakan milik konsultan sehingga bila terjadi gangguan,

kerusakan, maupun kesalahan dalam penerapan aplikasi tersebut konsultan yang

menanganinya.

Selain keterlambatan posting, saat pemeriksaan juga masih dijumpai jurnal

penjualan jasa yang belum diposting. Dari penelusuran ke bukti terhadap jurnal yang

belum diposting didapat :

a) Sudah ada pelunasan

b) Sudah di jurnal

c) Dobel nota

d) Belum terkirim

SARAN

Tindak Lanjut yang Diarahkan

1) Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketetuan.

a) Evaluasi saldo piutang meliputi seluruh piutang jasa kepelabuhanan.

b) Evaluasi terhadap kegagalan pendebetan akibat ketidakcukupan salso.

2) Posting Jurnal Penjualan Jasa.

a) Mengevaluasi kembali prosedur penerbitan nota bagi instansi Pemerintah.

b) Mengevaluasi kembali kerja sama dengan konsultan IT khususnya penempatan

tenaga ahlinya bila terjadi gangguan, kerusakan, maupun kesalahan dalam

penerapan aplikasi.

c) Segera melakukan posting setelah terbitnya nota.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur & Metode. Yogyakarta :

BPFE.

Bodnar, George H; William S. Hopwood. 2001. Sistem Informasi Akuntansi.

Jakarta : Salemba Empat.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain – Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Mulyadi, 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Yogyakarta : Bagian

Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Sofyan Syarif Harahap, 2007. Teori Akuntansi – Edisi Revisi. Jakarta : PT. Raja

Grafindo Persada.

JURNAL

Dwi Widayati, 2007. “Sistem Penerimaan Provisi atas Layanan Produk Kartu Share-e

pada PT. POS INDONESIA (persero) Kota Magelang”, Jurnal Sistem Informasi

Akuntansi, Vol. 45, No. 4 :28-45.