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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO, MANEJADO EN BANCOS, DE MUTISERVICIOS COINCA, I TRIMESTRE 2012, EN PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLIVAR Autores: Patiño Anaís y Graffe Albelín Tutor: Lcdo. Hector Henriquez Ciudad Guayana, Noviembre 2013
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE
PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA:
CONTADURÍA PÚBLICA
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO, MANEJADO EN BANCOS, DE MUTISERVICIOS COINCA,
I TRIMESTRE 2012, EN PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLIVAR
Autores: Patiño Anaís y Graffe Albelín Tutor: Lcdo. Hector Henriquez
Junio, 2
Ciudad Guayana, Noviembre 2013
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA
Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO, MANEJADO EN BANCOS, DE MUTISERVICIOS COINCA,
I TRIMESTRE 2012, EN PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLIVAR
Trabajo de Grado Presentado como requisito parcial para optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública
Autores: Patiño Anaís y Graffe Albelín Tutor: Lcdo. Hector Henriquez
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Ciudad Guayana, Noviembre 2013
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURIA PÚBLICA Y CIENCIAS
FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA COMITÉ TRABAJO DE GRADO
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iv
DEDICATORIA
A Dios, por su presencia, amor, bendición y ser mi guía por el camino de
la vida.
A mis padres, Arelys Lunar y César Patiño, por ser mi ejemplo de vida, a
quienes dedico mi esfuerzo, mi ser y mis triunfos, con amor y agradecimiento
eterno.
A mis hijos, Fabiana y Anthony, que de alguna manera sea guía en sus
futuros caminos, siempre con mi bendición.
A mi esposo, Francisco Medina, por ser mi apoyo incondicional en esta
dura faena, sin él mi camino sería muy difícil.
A un gran Jefe, José Antonio Díaz, por su apoyo laboral para el logro de
esta meta.
A mis compañeras y amigas de la Universidad, Maryoriz, Albelin, Beylis
Zuleima, Joannys, gracias por su aprecio, apoyo y amistad sincera.
A una gran persona por ser mi apoyo en la solicitud de equivalencia,
Carmen Rivas, por su gestión desinteresada.
A mi tutor Héctor Henríquez por tener plena confianza en mi persona.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, por haberme dado la
oportunidad de culminar con éxito una de las metas trazadas en mi vida.
Patiño Anaís
v
DEDICATORIA
A ti grandioso Señor Dios, amo de mi vida, por darme entendimiento y
fortaleza para seguir siempre avanzando a nivel profesional y espiritual.
A mis padres Alcides Graffe y Belén Bolívar que son tan maravillosos y
ser mis más grandes motivos de superación.
A mis hermanos y en especial a uno de ellos: Alcides Gilberto con quien
me hubiera gustado compartir este momento tan especial.
A mis sobrinos, mis sutiles inspiraciones; esperando ser ejemplo y
estímulo en sus estudios y en sus vidas.
A toda mi familia por su cariño y sus buenos deseos, especialmente a dos
grandes mujeres de lucha que siempre permanecerán en mi corazón: mi
abuela Isabel Tamaroni y mi tía Vilma Márquez.
A todas aquellas personas que de alguna manera me han apoyado
desinteresadamente y son parte de este logro.
Graffe Albelin
vi
RECONOCIMIENTO
A cada una de las personas que de una u otra forma me han apoyado en
este proyecto de mi vida, que es el de culminar mis estudios profesionales, la
cual, en este momento estoy logrando culminarlos. No las menciono porque
no quiero dejar fuera a ninguna de ellas, y que por el momento no se me
pueda venir a la mente y deje de mencionarla, ya que todas han sido
fundamentales en mi vida; algunas con su apoyo moral me han alentado
cuando he estado a punto de desfallecer y dejar este proyecto; y otras
proponiéndome los medios necesarios para estar donde estoy en este
momento.
No me queda más que decir, gracias porque han creído y han puesto su
confianza en mi persona, esperando en no defraudarlos y corresponder
recíprocamente de la misma forma.
Muchas Gracias
Anaís Patiño L.
vii
RECONOCIMIENTO
En primer lugar a Dios que ha sido mi provisión en todo momento, que
sigue guiándome constantemente, llenándome de su amor y paz. Él es
participe de esta nueva dicha en mi vida.
A mis padres, por su apoyo incondicional y sus bendiciones.
A mi hermana Ruth Rodríguez por todas sus oraciones y sabios
conocimientos educativos brindados.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por otorgarme la
equivalencia y el crecimiento académica correspondiente a la licenciatura;
igual les agradezco a los profesores por su interés, aporte intelectual que
hicieron posible enriquecer mis conocimientos.
A las compañeros de estudio por ese compartir de esperanza en alcanzar
nuestras metas y juntos ver realizados nuestros sueños, especialmente a
Zuleima, Anaís, Beilys, Maryoriz y Joannys por vivir desveladas,
experiencias, incidentes, en otras palabra… ser mi grupo de apoyo y trabajo.
A mi tutor académico Héctor Henríquez por su tiempo y colaboración
profesional requerido.
A todos gracias
Graffe Albelin
viii
ÍNDICE GENERAL
pp.
LISTA DE CUADROS……………………………………………………….. ix
LISTA DE GRAFICOS………………………………………………………. x
LISTA DE ANEXOS…………………………………………………………. xi
RESUMEN……………………………………………………………………. xii
INTRODUCCION
CAPITULO
I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema…………………………………………… 03 Formulación del Problema……………………………………………… 05 Objetivos………………………………………………………………….. 06 Justificación………………………………………………………………. 06 Alcance…………………………………………………………………… 08 II MARCO TEORICO Antecedentes………………..…………………………………………… 09 Bases Teóricas.……………..…………………………………………… 11 Operacionalización de variables..…………………………………….. 20 Definición de términos…………………..……………………………… 22 III MARCO METODOLOGIGO Tipo de Investigación…………....……………………………………… 24 Técnicas de recolección de datos...…………………………………… 25 Procesamiento y Análisis de los Datos……………………………… 27 IV RESULTADOS Presentación de los resultados………..……………………………… 29 Análisis de resultados…………………..……………………………… 35 V CONCLUSIONES 37 RECOMENDACIONES………………………………………………… 38 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…..……………………………… 42 ANEXOS……………………………..…..……………………………… 45
ix
LISTA DE CUADROS
CUADRO pp.
1 Operacionalización de variables…………………………………. 21
2 Información general de la empresa……………………………… 29
3 Documentación y archivo de la empresa……………………….. 31
4 Área de Banco. …………………………………………………… 32
x
LISTA DE GRAFICOS
GRAFICO pp.
1 Periocidad en las conciliaciones bancarias. …………………..... 33
xi
LISTA DE ANEXOS
ANEXOS pp.
1 Memorándum para llenar el cuestionario………………………... 44
2 Cuestionario área administrativa..………………………………... 45
3 Formato para la elaboración de una conciliación bancaria.…... 48
xii
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE
PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURIA PÚBLICA Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA:
CONTADURIA PÚBLICA
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO, MANEJADO EN BANCOS, DE MUTISERVICIOS COINCA,
I TRIMESTRE 2012, EN PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLIVAR
Autores: Anaís Patiño y Graffe Albelín Tutor: Lcdo. Hector Henriquez
Noviembre 2013
RESUMEN
La presente investigación, tuvo como objetivo general, la evaluación del control interno del efectivo, manejado en la cuenta de bancos, de Multiservicios Coinca, I trimestre 2012, ubicada en Puerto Ordaz, estado Bolívar. La metodología utilizada está fundamentada en una investigación de tipo descriptiva, en cuanto al diseño utilizado, se trató de un estudio de campo, donde se aplicaron algunas técnicas de recolección de datos, como son: la observación directa, análisis documental, y encuestas; los cuales permitieron la obtención de información, que una vez organizados e interpretados en forma cualitativa y cuantitativa, se reflejaron los procesos actuales, a través de cuadros y gráficos relacionados. Los resultados mostraron que la empresa Multiservicios Coinca presenta debilidades reales como la falta de un sistema de control Interno, que regule las políticas de operaciones, y que permitió demostrar la ausencia de supervisión, revisión y control en cuanto al proceso administrativo que deben cumplir. Por lo tanto, es necesario recomendar las acciones pertinentes para mejorar el proceso en el control Interno del efectivo, al igual que impulsar una constante supervisión por parte de la directiva de la empresa.
Descriptores: Evaluar, control interno, efectivo, debilidades.
1
INTRODUCCION Toda empresa u organización con visión a ser competitivos y permanentes
dentro de un país cambiante e inflacionario como Venezuela, implica que
revisen sus procedimientos operacionales para sobrevivir a diferentes
situaciones y tener resultados idóneos. Por ello, es importante que exista un
sistema de control interno en las áreas administrativas y funcionales que
encauce una buena distribución de trabajos y responsabilidades del capital
humano.
El objeto de la presente investigación es evaluar el control interno del
efectivo manejado en la cuenta de bancos, en Multiservicios Coinca, así
también establecer las deficiencias que se presentaron en el desarrollo de
las actividades en el área bancos, y por consiguiente la necesidad de utilizar
mecanismos necesarios para llevar un mejor control y verificar que las
operaciones se realicen de la mejor manera posible.
El presente trabajo consta de cinco capítulos, los cuales contienen la
siguiente información:
Capítulo I, contiene el planteamiento del problema, donde se expone por
qué evaluar el control interno de la cuenta referida a banco, formulación del
problema, los objetivos, la justificación y el alcance.
Capítulo II, se describe el marco teórico haciendo mención de los
antecedentes de la investigación, las bases teóricas, operatividad de
variables, culminando con la definición de términos.
Capítulo III, se presenta la metodología utilizada, el tipo de investigación,
la población y la muestra objeto de estudio, las técnicas de recolección de
datos, los instrumentos que se utilizaron para recolectar la información, así
como también se realizó el análisis de contenido y procesamiento de datos.
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Capítulo IV, se dan a conocer los resultados del trabajo de campo y de la
aplicación de la metodología de investigación, detallando los aciertos
encontrados, así también se realizó un análisis de dicha información.
Capítulo V, en la parte final se presentan las conclusiones,
recomendaciones, las referencias consultadas y los anexos.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Multiservicios Coinca, S.A, es una empresa dedicada a la actividad
económica de servicios, ubicada sus oficinas administrativas en el Centro
Comercial Topacio, carrera upata de Puerto Ordaz, la cual dentro de sus
diferentes servicios está la distribución de comidas procesadas y
empaquetadas para ser repartidas en los comedores de la empresas básicas
de Ciudad Guayana. Para la realización del servicio, tiene una estructura
organizativa de ciento treinta y cinco personas dentro de su área operativa,
siendo esta la más importante como generación de ingresos por servicios, y
adicionalmente cuenta con un personal administrativo de cinco personas.
Durante el tiempo los directivos han hecho un gran esfuerzo para guiar
correctamente la empresa, pero esto no ha sido suficiente debido a que se
ha recurrido al empirismo, trayendo como consecuencia una deficiencia en
los controles internos en la obtención y manejo de los ingresos, además
carece de regulaciones en los procesos administrativos afectando todas las
áreas de la organización, de manera que no cumplen con las políticas
internas establecidas, debido al crecimiento en la producción que genera
más transacciones en las operaciones diarias, y acuden a las cuentas
bancarias para efectuar los correspondientes desembolsos de dinero, sin la
debida reposición de facturas de los montos solicitados.
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Ciertamente, para las operaciones administrativas en la empresa no se
cuenta con controles internos confiables y oportunos que brinden la
información necesaria para tomar decisiones, esto se enmarca claramente en
varios procedimientos actualmente aplicados, como por ejemplo: la persona
encargada de hacer los cobros también es la encargada de realizar la
factura, efectuar pagos, y cuando el administrador está ausente, no disponen
con un fondo fijo de caja chica.
Otra de las dificultades, es que no se realizan en ninguna circunstancia,
arqueos de los fondos que manejan los encargados de los mismos, y cuando
son planificados no tiene una normativa que especifique los procedimientos a
seguir en caso de faltantes, fraudes entre otros. Igualmente, fluctúas en los
ingresos a la cuenta corriente de la empresa, porque no depositan
diariamente y de forma intacta el efectivo obtenido de las ventas.
Con lo antes expuestos, los controles de las cuentas bancarias son
importantes para salvaguardar la estabilidad de las organizaciones, lo cual
no sucede en la empresa Multiservicios Coinca, debido a que no se realizan
los procedimientos mínimos como utilización de comprobantes de egresos
para los cheques, conciliaciones de las cuentas y registros en libros
auxiliares de los créditos y débitos en el banco.
El control interno del efectivo es de vital importancia en cualquier
organización, debido a que, es el medio más vulnerable en los estados
financieros, y además, se requiere de un cuidadoso control y contabilización
de las operaciones, con el fin de asegurar de que éste se utilice para
propósitos propios de la empresa. Aunado a esto, el control interno
constituye un proceso mediante el cual se vigilan las transacciones,
corrigiendo sea el caso, las desviaciones presentadas en la organización,
con el propósito de que se adopte directrices para proteger los activos
circulantes. Es por ello, que en el departamento de administración de la
empresa, para controlar los diferentes ingresos y egresos del efectivo,
especialmente la cuenta de bancos, se necesita que se realicen fielmente y
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de forma acertada las revisiones constantes de las políticas del control
interno del efectivo.
La administración está precedida por un sistema denominado Profit Plus,
la cual presenta varias alternativas en el control de banco, y aun así, no se
cumplen con dichos controles, evidenciándose discrepancias, errores y
omisiones en las transacciones diarias en las cuentas corrientes, trayendo
como consecuencia una debilidad muy marcada en el control interno del
efectivo.
Todo esto trae como consecuencia, retraso en los informes de
conciliaciones bancarias, y por ende no presenta cifra real sobre su
disponibilidad financiera a final de cada mes. En efecto, al no aplicar los
correctivos necesarios a la mayor brevedad posible, los estados financieros
de la organización no figuraran los saldos reales, evidenciándose la
incertidumbre en la cuenta de bancos.
Por tal motivo, es necesario considerar la evaluación y actualización de
las políticas de control interno del efectivo, para obtener así una total
confianza y seguridad razonable del disponible en la cuenta bancaria de la
empresa, como también estar seguro de que se está aprovechando al
máximo tanto el recurso humano, material y monetario, y así poder alcanzar
el cumplimiento de los objetivos trazados.
Formulación del problema
Considerando lo antes expuesto, nacen las siguientes interrogantes
plasmadas en la formulación del problema.
¿Cómo es la situación actual del control interno del efectivo
específicamente en la cuenta de banco de la empresa Multiservicios Coinca?
¿De qué forma se está aplicando actualmente el proceso de control
interno del efectivo manejado en la cuenta de banco, en la empresa
Multiservicios Coinca?
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¿Cómo mejorar las políticas y normas de control interno del efectivo
manejado en la cuenta de bancos, establecidas en la empresa Multiservicios
Coinca?
Objetivos
En tal sentido, se establecieron los siguientes objetivos, que contribuyeron
a los lineamientos de la investigación implantada en la empresa
Multiservicios Coinca:
Objetivo General
Evaluar el control interno del efectivo, manejado en bancos, de
Multiservicios Coinca, I trimestre 2012, Puerto Ordaz, estado Bolívar.
Objetivos específicos
Describir la situación actual del control interno del efectivo manejado
en la cuenta de bancos en la empresa Multiservicios Coinca.
Determinar las fallas en la aplicación actual del proceso de control
interno del efectivo, manejado en la cuenta de bancos, de la empresa
Multiservicios Coinca.
Determinar acciones que contribuyan a mejorar el control interno del
efectivo, en especial la cuenta de bancos, de la empresa Multiservicios
Coinca.
Justificación
Lo óptimo para las empresas es lograr un movimiento eficaz y eficiente en
todas sus cuentas bancarias, y para lograrlo fue necesario que se manejara
7
muy estrechamente las constantes evaluaciones en los diferentes procesos
operativos y administrativos.
La presente investigación permitió a la empresa Multiservicios Coinca
identificar mediante la evaluación del control interno, los mayores errores de
procedimientos que impidieron el logro de los resultados esperados, ya que
por el desconocimiento de una información fehaciente como sucede en el
área bancos que afecta cifras financieras reales.
Asimismo, la empresa Multiservicios Coinca requiere un control interno
del efectivo apropiado en el proceso de las cuentas bancarias, facilitándole
coordinar las operaciones ordinaria en forma eficiente. Adicionalmente,
señalar las desviaciones y las condiciones que manipulan el personal
administrativo en los registros, en los depósitos y en los comprobantes de
egreso.
Cabe destacar, que anteriormente se contó con un capital humano muy
reducido para la cantidad de operaciones y transacciones generadas por
esta empresa, que a corto plazo tuvo un crecimiento acelerado en
producción de servicios, originando un control interno más cerrado y la
necesaria contratación de mano de obra calificada en operaciones contables
y administrativas, originando a su vez, la contratación de contadores para el
logro de los objetivos impositivos y financieros de la empresa, conllevando a
la generación de empleo, iniciándose en la rama de la contabilidad,
permitiendo ambos beneficios, para la sociedad y la empresa.
Se considera que el presente estudio servirá de base no solo para los
gerentes de la empresa Multiservicios Coinca, sino de igual forma a los
profesionales que se integren en las áreas de caja o cuenta por pagar, o
tengan la función de administrador dentro de la organización.
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Alcance
La investigación estuvo dirigido a la evaluación de los procesos de control
interno del efectivo, manejado en bancos, de la empresa Multiservicios
Coinca, en Puerto Ordaz, estado Bolívar, específicamente en el
departamento de administración, período comprendido durante el primer
trimestre del año 2012, basándose en los principios de Auditoría y controles
internos del efectivo, que sirvió como orientación a la empresa para mejorar
las debilidades en las políticas y procedimientos de controles internos
anteriores.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
La Empresa Multiservicios Coinca, S.A. es una empresa relativamente
nueva, y hasta el momento de la investigación no se había realizado un
estudio en la evaluación del control interno del efectivo, específicamente en
la cuenta de banco; pues necesariamente es algo relevante la
implementación para mejorar y optimizar la calidad del control interno en los
procesos administrativos y contables, y por ello debió estar sometido a
ciertas revisiones.
Antecedentes
Los antecedentes son investigaciones realizadas con anterioridad por
otros autores; hacen referencia al tema vinculado al control interno del
efectivo y contribuyen al presente caso de estudio:
En su tesis titulada “Control Interno”, Ochoa, F. (2011), considera en su
Capítulo II, la revisión relativa a la opinión sobre el control interno
expresando lo siguiente: “La capacidad profesional y el conocimiento de la
estructura del control interno contable y de la metodología para su estudio y
evaluación, son requisitos indispensables para que el auditor esté en
condiciones de aceptar la realización de dicho trabajo”, es por ello, de
manera imprescindible la habituación del objeto de estudio para alcanzar el
objetivo trazado”(pág.5).
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Se considera el anterior estudio como antecedente a la presente
investigación, ya que, relaciona los métodos de evaluación para condicionar
los controles internos contable, cuestiona la funcionalidad de los
procedimientos en las áreas de la organización sobre la base de
estimaciones de saldos o razones porcentuales de los rubros patrimoniales,
de manera que se detecte la discrepancias o deviaciones en las
informaciones ya existente. Estos permiten evaluar el manejo del efectivo y
determinar los controles adecuados en su operatividad en el presente
estudio.
También, Farrera J., Rivero M. (2009), en su tesis titulada “Evaluación del
Sistema de Control Interno en el Manejo del Efectivo de la empresa Servicios
y Suministros Medal,c.a., periodo agosto-diciembre 2009”. Enfoca un análisis
del sistema de control interno del efectivo mediante cuestionarios como
instrumento de recolección de información efectuado a una población 5
personas, en el cual permitió manifestar fallas en el manejo del efectivo como
incumplimientos de políticas, normas de cobranzas, aplicación de arqueos
continuos, entre otros, además que no hay efectividad en los canales de
comunicación. Por ello, sugiere las respectivas recomendaciones para
mejorar los procedimientos al manejo del efectivo. (pág. 47).
Este trabajo de grado tiene relación con la presenta investigación, porque
analiza el sistema de control interno especialmente el efectivo que incluye la
partida de bancos, expresando fortalezas y debilidades en el marco
empresarial, la renovación de centro de responsabilidades para el manejo del
efectivo y otros elementos de control relacionado con el mismo.
Asimismo, Martínez J. (2005), en su tesis titulada “Análisis del proceso de
control interno del efectivo a través de la cuentas corrientes que se manejan
en el departamento de contabilidad y bienes de la Alcaldía de Maturín”
trabajo especial de grado presentado a la Universidad de Oriente, concluye
lo siguiente: El departamento de contabilidad de la alcaldía de Maturín
carece de guías referente a normas y procedimiento del efectivo que estén a
11
disposición del personal involucrado a este proceso, en el cual realizan las
actividades de manera empírica, induciendo retrasos en los reportes
financieros de parte de tesorería municipal, a causas, en la demoras de los
estados de cuentas de las instituciones bancarias, relativamente conlleva un
proceso amplio para realizar los respectivo cotejos con los auxiliares,
integrado por 20 cuentas poseedora del municipio. (pág.64).
La tesis anterior, sirve como antecedente en esta investigación, debido a
la presentación de los procedimientos de control interno del efectivo que
puede aplicarse a la revisión del manejo de cuenta de bancos, de igual forma
las variables teóricas que definen el presente estudio.
Bases Teóricas
Las bases teóricas están conformadas por teoría que sustentan el
desarrollo de la presente investigación, para ello se comienza todo lo
concerniente a control (definición, control interno administrativo y contable,
objetivos, importancia, características, procedimientos, clasificación, clases),
también se definen otros conceptos necesarios para el avance de la
investigación como el efectivo y su importancia.
Control
Define Holmes A.(1.988), el control es un proceso por medio del cual las
actividades de una organización quedan ajustadas a un plan preconcebido
de acción que se ajusta a las actividades de la organización, (pág.4).
Según Galindo L.. (2002), el control “se ha concedido como una serie de
procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o
desviaciones en la ejecución de los planes una vez que han sucedido”,
(pág.171). Es decir, que el control interno promueve las acciones evidentes
de los individuos, debido a que evalúa la realidad de todas de las actividades
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de la empresa para prever y corregir errores. El control es esencial dentro de
las organizaciones, particularmente a la administración, porque figura en sus
instancias la toma de decisión y ajustes correspondientes.
Control interno
Según Brito J., (1998), define, “que el control interno es un conjunto de
actividades puestas en práctica en una empresa para que, sustentadas en
métodos sistemáticos, se logren alcanzar los objetivos planeados por la
organización”,(pág. 258). Meigs, Meigs, (1994), expresa: “el propósito del control interno es
promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse
hacia la eficaz y eficiencia de la organización”, (pág. 49). En resumen, el
control interno incluye procedimientos y medidas que hacen posible el
desarrollo de las actividades principales del negocio para la obtención de sus
objetivos iniciales, así garantizar información financiera fiable y ajustar
continuamente los programas de acción futura en las operaciones del mismo. Objetivo del control interno Según Cepeda G., (1997), el control interno tiene los siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones
de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
las funciones y actividades establecidas en el control interno.
Velar porque todas las actividades y recursos permanentes a la
organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la
gestión de la organización.
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Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad, y confiabilidad de la
información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
En este sentido, se infiere que el control interno tiene objetivos muy
definidos que garantiza el éxito de los planes establecidos dentro de
cualquier empresa. Por lo tanto, fundamenta medidas de correcciones en las
actividades internas de la organización; igualmente, promover evaluaciones
para efectuar análisis ágiles que detecten desviaciones para disminuir
futuras fallas y a su vez ahorrar tiempo y costos. (pág. 112).
Importancia del control interno
Según Munch L., (2002), expresa lo siguiente:
El control tiene como objetivo cerciorarse que los hechos vallan de
acuerdo con los planes establecidos. Este proceso es de vital importancia
dado que:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciar el proceso de
planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuente en el logro de la productividad de todos
los recursos de la empresa. (pág.76)
Igualmente, Perdomo (1996) señala, “que el control interno es importante
ya que todas las empresas públicas, privadas y mixtas deben contar con un
14
buen sistema de control interno para confiar en los conceptos, cifras,
informes y reportes de los estados financieros” (pág. 5)
En otras palabras, el control interno es esencial en los sistemas
administrativo- contable de las distintas organizaciones, porque implantan
evaluaciones en sus procesos usuales de conformidad a las normas y
objetivos planeado, así resguardar los aspectos financieros y económicos;
permitiendo disminuir las ilegalidades y corregir deficiencias dentro del
contexto laboral, a fin de expresar razonablemente las cifras reales en los
informes financieros.
Clasificación del control interno El control interno como herramienta fundamental de las actividades
cotidianas de las organizaciones es extenso. Por ende existe una
clasificación que permite describir de manera detallada los controles
aplicadas en las organizaciones.
El control interno se clasifica según Catacora F., (1996) en:
Control Interno Administrativo: Son procedimiento y actividades que
se relacionan fundamentalmente con las operaciones de una empresa y
con las directivas, políticas e informes administrativos. Se relaciona con la
eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. Ejemplo: Cotización
de compras, el más barato.
Control Interno Contable: Tienen relación directa o efectiva sobre las
cifras de los estados financieros, ya que estos tienden a garantizar la
protección de los activos y validez de la información.
Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a
la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables.
En resumen, son dos tipos de controles interno habitual manejado por los
entes. Primeramente el control interno administrativo coordina normativa,
procedimientos y políticas existentes en una empresa para que sean
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acatadas por el personal activo y en efecto obtener eficiencia operativa.
En relación, al control interno contable estos métodos e instrucciones
contribuyen en salvaguardar los bienes activos y ajustar la información
financiera. (pág. 172)
Componentes del control interno Según el autor Cooper & Lybran, 1997 define muy claramente los
componentes del control interno como:
Entorno de control. Es la base de todos los demás componentes del
control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del
entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de dirección y el
estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y las
responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente sus
empleados y la atención y orientación que proporciona el consejo de
administración.
Evaluación de riesgos. La evaluación de los riesgos consiste en la
identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución
de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser
gestionados los riesgos.
Actividades de control. Las actividades de control son las políticas y
los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las
instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se tomen las
medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación. El mensaje por parte de la alta
dirección a todo el personal ha de ser claro: las responsabilidades del
control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender
16
cuál es su papel en el sistema de control interno y como las actividades
individuales están relacionadas con el trabajo de los demás. (pág. 5)
Efectivo Según Horngren W., (1997), define el efectivo de la siguiente manera: “Se
considera como efectivo las monedas y billetes de banco, los saldos en
cuentas bancarias y otros medios de cambio, tales como cheques de caja y
giros postales…. ”(pág. 84).
Aunque una empresa puede tener varias cuentas de caja en su libro
mayor es considerado aceptable para fines de representación en el balance
independientemente su combinación o separación de dichas cuentas, bajo
títulos como caja y banco o simplemente banco que es parte del efectivo,
aunque allá sido asignado para algún fin especial. Hay sin embargo, un
conjunto de factores o principios que son esenciales para que dicha
segregación funcione de forma satisfactoria en una organización empresarial.
Uno de los principios más relevante es el control interno de las funciones,
que indica que debe existir un departamento responsable del manejo de las
transacciones de la organización desde el comienzo hasta el final.
Importancia del efectivo En toda organización debe existir efectivo, con la finalidad de:
Realizar transacciones como son las compraventas, inversiones,
gozar con los descuentos por pronto pago, etc.
Mantener controlados los flujos de efectivo, con el fin de prevenir y
cubrir situaciones y gastos que puedan presentarse.
Comprar bonos, acciones, títulos con el fin de incrementar los ingresos
por otra vía al ser colocados al mercado.
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En este mismo orden, el hecho de que el efectivo constituya el principio y
el fin del ciclo de operaciones en una empresa, le da al mismo su
importancia; además de que representa la disponibilidad inmediata del poder
de compra. Aunque el efectivo normalmente representa una pequeña porción
del activo total, ninguna empresa puede operar de forma óptima sin tener
efectivo debido a que éste es imprescindible para la realización de las
operaciones normales de la misma, básico para su crecimiento. De la Rosa,
Curso de Contabilidad para el segundo nivel. Teoría y Práctica. Preguntas y
Problemas. Revisado el 03 de junio 2013 desde el internet:
http://www.enciclopediade tareas.net
Control del efectivo
Gómez R., (1997) expone, “que el control del efectivo comprende toda
una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean
ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar
errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a
tiempo”(pág. 3-4).
Prácticamente, es relativamente fácil para una sola persona cometer un
fraude; pero, cuando tiene que actuar en conjunto con otra persona, quien lo
controle, ya es más difícil; haciéndose más remota la posibilidad, cuanto
mayor es el número de personas involucradas.
Es importante resaltar, que en cuanto el efectivo, existen una serie de
medida de control interno destinados a salvaguardarlo, evitar usos indebidos
y mantener limitado a el acceso de dicho recurso, de tal fin que este sea
utilizado solo para el logro de los objetivos de una empresa, entre los cuales
podemos indicar: Manejo de desembolsos menores por caja chica, cobros,
usos de dos formas para emitir cheques, conciliaciones bancarias y arqueos
de caja y todo aquello que permita un uso racional.
18
El Control Interno del Efectivo ha sido definido por Catacora F,. (1996),
como: ”Aquellas medidas administrativas que permiten consistencia
permanente en el tratamiento de toda y cada una de las operaciones que
genera el Efectivo en Caja y Bancos, con el fin de informar la exactitud de
sus resultados”(Pág. 63).
Monedas, billetes, cheques, etc., son la forma como está representado el
dinero, es decir, que son todos aquellos valores disponibles para atender las
necesidades de las operaciones normales de una organización, más un
saldo razonable para cubrir cualquier emergencia. El Efectivo es el activo
más líquido y de más fácil apropiación, puesto que este no posee datos
impresos de sus propietarios, además es manuable y ligero lo que permite
que se oculte fácilmente. Por ser uno de los activos más expuestos al robo y
estar involucrado en la mayoría de las operaciones comerciales, el Control
Interno del Efectivo es de suma importancia para la organización, ya que
ayuda a lograr la exactitud contable de las transacciones relacionadas con el
Efectivo.
El Efectivo tiene el mismo significado para las organizaciones que para las
personas, su función como medio de cambio y medida del valor, facilitan el
intercambio de bienes y servicios. El Efectivo engloba todos los conceptos
que son aceptados en depósito en un Banco, sobre todo papel moneda y
monedas, giros, cheques.
El estudio del Control Interno del Efectivo, por parte del auditor se
desarrolla en tres fases: un estudio preliminar para determinar
procedimientos, una evaluación del sistema basándose en el estudio y la
verificación posterior.
El Control Interno de los saldos de caja y bancos, y de sus operaciones,
se centra en el tratamiento y custodia de los fondos que incluye los
reintegros o egresos de cuentas bancarias, su preparación, sumas,
subtotales y la anotación del ejercicio de asientos y de los controles ejercidos
sobre todas esas funcionen mediante una observación, una comprobación y
19
la posterior verificación. Los datos obtenidos en el estudio preliminar del
auditor y sus conclusiones iniciales deberán escribirse en cuestionarios,
diagramas de flujo o memorandos. También debe documentarse cualquier
cambio en las conclusiones iniciales del auditor que se originen a partir de
las pruebas de cumplimiento que éste lleve a cabo.
Frecuentemente, en cualquier sistema de Control Interno existen
procedimientos colaterales o circunstancias que pudieran reducir las
diferencias del sistema, como la utilización de predicciones, las normas, las
políticas de personal y las de vacaciones, y la investigación independiente de
las desviaciones respecto a estos criterios. Aunque las situaciones
colaterales suelen ser difíciles de evaluar, la aplicación de los procedimientos
de auditoría exige la consideración de su posible impacto sobre el control
interno.
Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y de sus
saldos deben evaluarse según sus errores o irregularidades. Dado que los
requisitos sobre estas últimas son más estrictos, su evaluación debe
enfocarse fundamentalmente hacia la separación de responsabilidades para
determinar si el personal que tiene acceso al efectivo comete irregularidades
o que pueda modificar también las cantidades registradas en las cuentas de
caja y bancos.
Control Interno a través de Saldo de Caja y Bancos
El objetivo del Control Interno sobre el saldo de Caja y Banco es
asegurarse de que la cantidad del Efectivo real disponible coincida con la
cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas y sea
suficiente pero no excesivo para las necesidades de la organización.
La cantidad disponible debe coincidir con la registrada si no se han
producido errores o irregularidades en el registro de las operaciones. El
primer requisito para determinar con carácter periódico si existe tal
20
coincidencia es la realización de recuentos de efectivo y las conciliaciones de
cuentas bancarias. Este procedimiento puede ser suficiente para resolver los
errores existentes, pero no para descubrir las irregularidades.
Operacionalización de variables
Este proceso en la investigación relaciona conceptos y variables, los
conceptos son abstracciones que representan fenómenos empíricos y para
pasar de la etapa conceptual de la investigación a la etapa empírica, los
conceptos se convierten en variables. En base a esto, se puede establecer
los criterios para evaluar el proceso de operacionalización de una variable (o
definición operacional) son: la adecuación al contexto, confiabilidad y validez
como se mencionó no todas las variables requieren de definición conceptual,
en algunas el mismo título las define, en otras el investigador al tener varias
alternativas debe elegir la que proporcione mayor información sobre la
variable, capte mejor la esencia de ella, se adecue a su contexto y sea más
precisa. Siguiendo este orden de ideas se indica la operacionalización de las
variables de estudio en el cuadroNº1 más abajo señalado.
21
Cuadro No.1 Operacionalización de variables
Varia
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Defin
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Dimen
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Indica
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Contr
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fectivo
22
Definición de términos
Ajuste: Son Los registros que permiten obtener el saldo correcto en las
operaciones contables, estos ajustes pueden suceder por depósito, nota de
crédito, nota de débito, escritos por una suma distintas a la correcta o por
cheque, depósitos y otros, debitados o acreditados por error.
(www.monografias.com, visitado el 13 junio 2013)
Cotejar: Confrontar un elemento con otro, comparándolos teniéndolos a la
vista. (Diccionario Enciclopédico Larousse, pág. 32)
Depósito: Suma de fondos constituida por dinero y/o cheques,
instrumento de giros, cupones, efectos comerciales, pagaré, entre ellos otros
que pueden ser transformados fácilmente en dinero. (Diccionario Kholer para
contadores, pág. 60)
Estados de cuenta del banco: Es uno de los principales documentos
utilizados en la elaboración de las conciliaciones bancarias, es emitido
mensualmente por el banco donde presenta la movilidad que ha tenido la
cuenta corriente durante ese periodo y el saldo disponible al final del mismo.
(www.monografias.com, visitado el 13 junio 2013)
Evaluación de control interno: Proceso de examen que tiene por objeto
obtener un juicio respetivo a la calidad de funcionamiento de un sistema de
control interno. (Diccionario Kholer para contadores, pág. 68)
. Políticas: Normas generales que señalan el camino a seguir para lograr
los objetivos de una organización.(Diccionario Kholer para contadores, pág
105)
Procedimiento: Normas detallada de comportamiento, a la cual deben
adecuarse todos los elementos y recursos para que la organización, en su
conjunto funcione con eficiencia. (Diccionario Kholer para contadores, pág
106)
Sistema de control interno: es una expresión que se utiliza con el fin de
describir todas las medidas adaptadas por los propietarios o directivos de
23
organizaciones, para dirigir y controlar las operaciones de las organizaciones
bajo su responsabilidad. (Enciclopedia práctica de administración, pág. 199)
24
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de investigación
El estudio estuvo apoyado por una investigación de tipo descriptiva, ya
que se desarrolló en el lugar de los acontecimientos y estuvo dirigido a
responder las potenciales causas que provocaron las deficiencias en el
manejo del efectivo, específicamente en la cuenta de bancos, tratando de
explicar el por qué de estas deficiencias, ya que hubieron varias teorías que
aplicaron en el tema evaluado, buscando las mejoras y la presentación
óptima de los resultados. Esto respondió, según el manual de trabajos
Fedupel (2011), como: “El análisis sistemático de problemas en la realidad,
con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su
naturaleza,…” (p.18).
En base a esto, se realizó una descripción necesaria sobre la técnica
aplicada como es la de la observación directa y la encuesta, que ayudaron a
evaluar el proceso administrativo contable en el control interno del efectivo,
manejado en la cuenta de bancos, generados por parte de la empresa.
Aunado a esto, las investigadoras reafirmaron el estudio mediante
revisión documental basadas en informes de investigaciones previas
relacionadas al tema, al igual que diversas fuentes que sirvieron de modelo a
seguir para lograr el objetivo de la presente investigación.
25
Población y muestra
Sabino (2001), la define “… como cualquier conjunto de elementos finitos
o infinitos de personas, casos o elementos que presentan alguna o algunas
Características en común.” (p.120). En la presente investigación la población
estuvo conformada por el personal adscrito al área Administrativa,
conformada por cinco (5) personas, este grupo está compuesto por:
Un (1) Administrador
Dos (2) Analistas administrativos
Dos (2) Empleados operativos
Asimismo, la población constituida en este estudio es de tipo finita, ya que
presenta características comunes, y de acuerdo a la conceptualización de
Tamayo (1998), que define población como: “La totalidad del fenómeno a
estudiar, en donde las unidades de población poseen una característica en
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” (p.114).
La muestra descansó en el principio de que las partes representan al todo
y, como tal, refleja las características que definen la población de la que fue
extraída, lo cual indica que es representativa. Por lo tanto la muestra
escogida para la realización del estudio, está representada por cinco (5)
personas, los cuales forman parte del cien por ciento (100%) de los
trabajadores adscritos al departamento de administración y área operativa
de la empresa Multiservicios Coinca.
Técnicas de recolección de datos
Dada la naturaleza de la investigación y en función de los datos que se
requirieron, en primer lugar, se situaron las técnicas de la investigación
documental aplicándose para el análisis de las fuentes, lo que permitió
abordar y desarrollar conceptos definidos en el Marco Teórico de la presente
investigación; en segundo lugar se implantó la técnica de la observación
26
directa, y finalmente, se aplicó la técnica de encuesta con el instrumento de
del cuestionario (empleados con los anexos 1 y 2, respectivamente), con el
propósito de indagar a las personas que prestan servicios en la empresa
Multiservicios Coinca vinculadas directamente con la problemática planteada.
Observación directa
Esta incluye la exploración de la documentación de la empresa, generada
por su sistema, ya sea de forma impresa o en formato electrónico. Según
Tamayo (1998) la observación directa “es aquella en la cual el investigador
puede observar y recoger datos mediante su propia observación” (p.122), e
igualmente se desarrollará en el domicilio fiscal de la empresa Multiservicios
Coinca, específicamente en los departamento de Gerencia, Administración y
Operaciones, lo que permitió visualizar de manera directa el procedimiento
que se aplicó hasta el momento, generando una conclusión acertada y un
diagnóstico real de la situación.
La utilización de esta técnica contribuyó a la recopilación de
información y se realizó sin ninguna intermediación, ni interferencia de
terceros, es decir, se obtuvo directamente del área de la empresa en
estudio, de manera tal, que se evidenció su situación en todo su proceso
determinando la frecuencia de ocurrencia, características y relación de
variables.
Análisis documental
Se utilizaron como fuentes primarias los libros, informes, tesis y otros
documentos informativos que guardan relación directa con el problema en
estudio. Estos materiales de conocimiento pudieron ser clasificados
dependiendo de su origen y finalidad, por ejemplo: bibliográficos (materiales
27
escritos), gráficos (folletos, organigramas), tecnológicos (internet,
enciclopedias), entre otros.
Encuesta
La encuesta se llevó de manera escrita, mediante el cuestionario como
instrumento de recolección de datos. Según Sabino, C. (2002) los
instrumentos de recolección de datos “son los medios materiales que se
emplean para recoger y almacenar la información” (pág.107).
En base a la cita señalada, las autoras aplicaron como instrumento de
recolección de datos el cuestionario, permitiéndoles la fluidez de la
información, tratando de alcanzar los objetivos específicos trazados.
El instrumento del cuestionario, según Sabino, C (2002) lo define como
“consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables de
medir…” (pág.107), Basándose en esto se aplicó al personal de área
administrativa y personal operativo que incide en algunas actividades
administrativas, donde se buscó obtener la información relacionada a los
procedimientos del control interno.
Procesamiento y Análisis de los Datos
En el proceso de análisis de datos, se pudieron observar en diversos
momentos:
Revisión detenida y depuración de los datos obtenidos, con el fin de
detectar y eliminar en lo posible, los errores y omisiones que se
presentaron.
Representación o traducción de cada respuesta obtenida de los
instrumentos aplicados, presentándolo de manera que facilite el análisis
de la información recolectada.
28
Del resultado que arrojaron los instrumentos de recolección de información
a través de la lista de cotejo, la guía de observación y la revisión documental
se realizaron los análisis cualitativos adecuados.
El procedimiento para el procesamiento de los datos y presentarlos de
manera tal, de realizar los análisis correspondientes, será el siguiente:
Clasificación ordenada de los datos recolectados.
Tabulación de la información mediante tablas de resumen de
resultados.
Los procedimientos que se utilizaron para realizar la tabulación,
análisis y la interpretación de los datos recopilados fueron realizados a
través gráficas que permitieron comprender de manera sencilla los
resultados obtenidos.
29
CAPITULO IV
RESULTADOS Y ANALISIS
Presentación de los resultados
Para el logro de cada uno de los objetivos específicos de la investigación
en la evaluación actual del control interno del efectivo, se aplicó
primeramente la técnica de la encuesta con el instrumento del cuestionario
(ver anexo 1 y 2), y la observación directa al personal involucrado en el área
administrativa. Para ello se aplicaron las siguientes interrogantes, dividido en
tres bloques:
Cuadro No. 02. Información general de la empresa. Fuente: Elaboración propia de las autoras.
Según las repuestas obtenidas para el bloque de información general de la
empresa, en la pregunta No. 01 un 40% de los encuestados afirman que
existen en la empresa un Manual de Procedimientos para el área
administrativo, y un 60% que lo desconocen, y por ello, con la colaboración
INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESASI NO SI NO
1 Existe en la empresa un Manual de Procedimiento para el área? 2 3 40% 60%2 Existe duplicidad de funciones en determinados puestos de trabajo? 1 4 20% 80%3
4
Porcentaje
0%
40%
100%
60%
Nº Personas
Los equipos administrativos, (computadores, mobiliarios, etc.) son los idóneos para realizar las distintas actividades relacionadas al área?
0 5
Considera que todas las personas que actualmente trabajan en el área, llenan el perfil de los puestos que ocupan?
2 3
30
del personal afirmante se logró la evaluación más fluida al momento de la
investigación, y adicionalmente contribuyó al discernimiento de los
encuestados que dieron su negatividad, a la participación del estudio de
estos manuales
En la respuesta No. 02 observamos que en un 80% de los encuestados
existe una duplicidad de funciones, puesto que la mayor carga de trabajo
incurre sobre una persona, y es por ello, que los procesos son sumamente
pesados y morosos. Es importante señalar que toda empresa, debe existir
en cada área descripción de cargo y puesto de trabajo, para la contribución
del logro de sus metas de manera sinérgica y coherente.
Seguidamente en la respuesta No. 03 apreciamos que un 100% coincide
que la empresa no va de la mano con la tecnología, y por consiguiente los
procesos son traumáticos y lentos al ejecutarlos. Aunado a esto, hacemos la
observación que toda organización debe ir creciendo sistemáticamente con
todos sus departamento para el logro de sus objetivos eficaz y
eficientemente.
Por último, en la respuesta No. 4 un 40% afirma que las personas que
actualmente trabajan cumplen con el perfil de los puestos que ocupa, y un
60% mostró no estar de acuerdo. Es importante señalar que la carencia de
conocimientos siempre se hizo presente en un determinado nivel, así como
el grado académico acorde con el puesto de trabajo, ocasionando la
deficiencia en los procesos administrativos.
Seguidamente en el mismo instrumento se dio a conocer la evaluación de
la documentación y resguardo de la información como una actividad esencial
dentro de las labores cotidianas de una empresa, que lo correcto es
mantener un archivo y resguardo de la documentación, ya que este interesa
de respaldo para toda transacción y también tiene como finalidad de
esclarecer cualquier operación realizada, así como medio de prueba ante las
autoridades fiscales, observándose lo siguiente:
31
Cuadro No. 03. Documentación y archivo de la empresa. Fuente: Elaboración
propia de las autoras.
Se puede notar que todo los encuestados coinciden en un 100% en una
debilidad muy marcada como son las de archivar adecuadamente los
soportes de transacciones bancarias, adjuntar los soportes físicos en cada
cheque pagado, no existe un lugar acorde para el resguardo de la
documentación, no cuentan con una persona que se dedique al archivo
general, y por ello no resguardan todos los soportes físicos del movimiento
bancario.
En función a este cuadro, se puede decir que la conservación de los
documentos generados por desembolso e ingresos en una organización, la
ley obliga unos lapsos mínimos en los cuales puede ser requerida para su
presentación. Además, sirve como medio de consulta cuando se pretende
indagar sobre los históricos o actuaciones pasadas, y más importante sirve
como elemento probatorio ante cualquier hecho fiscal.
Asimismo, para la culminación de los objetivos específicos en la
determinación de las acciones que contribuyan a mejorar el control interno
del efectivo, manejado en la cuenta de bancos, se aplicó el último bloque
referido al área de banco demostrándose lo siguiente:
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
SI NO SI NO
6 Se adjunta la respectiva documentación a los comprobantes decheques pagados? 0 5 0% 100%
7 Dentro de la empresa existe un lugar adecuado y especifico paracolocar la documentación? 0 5 0% 100%
8 Existe una persona encargada del archivo de documentos? 0 5 0% 100%9
0% 100%
0% 100%
Porcentaje
5
Nº Personas
Se archivan adecuadamente los documentos de soporte de las transacciones bancarias?
0 5
Existe una correcta custodia y resguardo de todos los soportes físicos generados por movimiento bancario?
0 5
32
Cuadro No. 04. Área de Bancos. Fuente: Elaboración propia de las autoras.
En respuesta a las personas autorizadas por medio de un documento
poder los responsables de firmar cheque, un 60% de los encuestados esta
en conocimiento de éste, que son las personas que realmente deben estar
en conocimiento de ello. El 40% restante es personal no involucrado en la
actividad directa del banco.
En función a la respuesta de lo depósitos efectuados todos los días,
arrojando un 100% en la negación se puede considerar una marcada
debilidad en el manejo del efectivo. Cabe destacar, que el éxito en una
organización es el manejo del efectivo transparentemente, evitando riesgos y
guardando la integridad de la naturaleza de la transacción. Además, es
importante señalar que un 100% de los encuestados coincidieron que no
había una persona responsable para esta actividad, haciendo evidente la
administración inadecuada del efectivo.
AREA DE BANCOSSI NO SI NO
11 Se realizan depósitos bancarios todos los días? 0 5 0% 100%12 Alguna persona en especifico realiza los depósitos bancarios? 0 5 0% 100%13 Se tienen firmas mancomunadas para la emisión de cheques? 5 0 100% 0%14 Los cheques emitidos tienen la leyenda “No endosable 3 2 60% 40%15 Esta prohibida las firmas de cheques en blanco? 0 5 0% 100%
17 Se tiene acceso a los estados de cuenta vía electrónica? 3 2 60% 40%18 Se realizan conciliaciones bancarias mensualmente? 1 4 20% 80%
20 Se realizan pagos únicamente en los comprobantes de egreso 0 5 0% 100%21 Los cheques poseen una enumeración consecutiva y prenumerada? 3 2 60% 40%
22 Se giran cheques para toda clase de pago, exceptuando los de caja chica? 1 4 20% 80%
25 El personal del área de administración realiza ajustes contables? 1 4 20% 80%
24
10
16
19
23 0% 100%
0% 100%
20% 80%
100% 0%
Porcentaje
60% 40%
Nº Personas
En el documento constitutivo de la empresa o un documento poder autoriza a las personas responsables de firmar cheques?
3 2
Se notifica inmediatamente al banco cualquier cambio de firmas autorizadas? 5 0
Considera que el proceso para la realización de las conciliaciones bancarias es el adecuado?
1 4
Existen horarios y días específicos para la entrega de cheques a proveedores?
0 5
Se respetan a cabalidad los horarios y días específicos para la entrega de cheques?
0 5
33
Mensualmente
Cada 06 meses
Anualmente
60%40%
40%
En cuanto a la respuesta de las firmas mancomunadas se observó un
100% de control en cuanto a las firmas se refieren en banco. Adicionalmente,
la realización de cheques con la coletilla No Endosable, visualizada en la
respuesta No. 14 con una afirmación del 60% en su utilización y un 40% por
descuido en los operadores del desembolso por pagos.
Adicionalmente, es importante destacar que la firma de cheques en blanco
es continua, dando como resultado un 100% de falta de control en este mal
hábito de desembolso del efectivo, evidenciándose en la respuesta No. 15.
Además, con el resultado de la respuesta No. 16 coincidieron
afirmativamente en un 100% las personas encuestadas que efectivamente se
le participa al banco cuando existe un cambio en las firmas ante el banco.
En cuanto a la respuesta de la pregunta Nº17, sobre los encuestados se
pudo verificar que tienen acceso un 60% a información vía electrónica,
notándose que el otro 40% corresponde al personal no involucrado a las
operaciones administrativas; además para las conciliaciones de las cuentas
bancarias en cuanto a su periocidad mensual realizada, según la respuesta
de la Nº18, es notoria la falta de realización en un 80%, haciendo las
observaciones los encuestados de la siguiente demostración.
Gráfico No. 1 Periocidad en las conciliaciones bancarias. Fuente: Elaboración propia de las autoras.
34
Es importante señalar que los encuestados realizaron estas observaciones
arrojadas en el gráfico arriba señalado, y en concordancia con las respuesta
de la pregunta Nº19 señalaron en un 80% que el formato era complicado y
no práctico.
Adicionalmente, para los desembolsos de gastos, los encuestados en un
100% manifestaron que no utilizan comprobante de egresos, y por
consiguiente no se manejan correlativos de comprobantes de egresos,
expuesto en la respuesta Nº20, y esto va enlazado con la respuesta de la
pregunta Nº21, que el resultado del 60% mantienen su correlativo en las
chequeras mas no en correlativo de comprobantes.
Por otra parte, no se manejan cheques para toda clase de pagos, como se
manifiesta en el resultado de la Nº.22 que arrojó nuevamente un 80% del
manejo mal administrado del efectivo, provocando la desconfianza del origen
de la transacción. Asimismo, basándose en esto según las respuestas de la
Nº23 y Nº24 coincidieron en un 100% sobre la negación de la existencia de
horarios de pago, más sin embargo, Multiservicios Coinca, tiene estipulado
que los pagos se realicen en el mismo departamento de administración, los
días viernes en horario de 8:00 a 11:00 de la mañana, y esto no se cumple a
cabalidad porque se pudo verificar que los pagos a proveedores se realizan
cualquier día y en cualquier horario, procedimiento que provoca descontrol e
incumplimiento de las políticas establecidas.
Y por último, en base a la respuesta Nº25, un 80% coincide que el
personal de administración no debe realizar ajustes contables, más sin
embargo el administrador es la persona que únicamente tiene acceso a esos
tipo de controles. Aunado a esto, es importante señalar que la contabilidad
debe ser llevada por un contador externo o fuera del área administrativa para
mostrar transparencia en los estados financieros de la empresa.
35
Análisis de los resultados
Considerando la investigación se puede corroborar que en Multiservicios
Coinca los controles y procedimientos no se cumplen totalmente, hay falta
de lineamientos claros por parte de las gerencias en ciertas actividades y
funciones lo que incrementa grandemente el riesgo de no alcanzar los
objetivos trazados dentro de las políticas de la empresa. Al remitirse a lo
establecido en los conceptos de control y de procedimiento, se puede
confirmar que en la entidad existe un control interno frágil, en donde se
corren riesgos de errores o irregularidades dentro de los procesos, por la
falta de una estructura que contenga métodos de asignación de autoridad y
responsabilidad. El resultado de todo lo antes mencionado vendría a influir
en la confiabilidad, verificabilidad y oportunidad de la cuenta de bancos en
los estados financieros.
Dentro de la evaluación del control interno del efectivo manejado en la
cuenta de bancos, relacionado a la empresa Multiservicios Coinca, se puede
profundizar en un tema en especial, el cual es la segregación de funciones,
se podría expresar como establecer atribuciones específicas para cada área
y para cada puesto de trabajo, a lo largo de esta investigación, se logró
establecer que aunque se posee una estructura organizacional, una
separación de procesos, existe una mala segregación de funciones dentro
del área evaluada, ya que se posee controversia en las funciones que se
realizan dentro del departamento de administración, así como también en
algunos puestos de trabajo.
La administración es la encargada de supervisar la razonabilidad de la
información financiera, que se da a conocer por parte del área evaluada o en
su defecto delegar dicha responsabilidad, así como también supervisar el
control interno y su cumplimiento, si se toma esto como referencia, se puede
llegar a la conclusión, que la empresa actualmente tiene un riesgo latente,
que podría en determinado momento llegar a crear una falta de certidumbre y
36
veracidad de la información que se proporciona, y tener un impacto negativo
dentro de la estructura de la empresa.
Se puede hacer mención que la responsabilidad por evitar riesgos,
prevenir y detectar errores e irregularidades y brindar información veraz,
confiable y oportuna, compete totalmente a la administración de la empresa,
lo cual se logra a través de la implementación de un sistema de contabilidad,
de procedimientos y de un control interno adecuados, incentivar al
cumplimiento de los mismos y realizar revisiones continuas.
37
CAPITULO V
CONCLUSIONES
En la evaluación del control interno en el efectivo, manejado en la
cuenta de bancos, de la empresa Multiservicios Coinca CA, posee controles
y procedimientos deficientes para la realización de las operaciones diarias,
con lo cual se corre el riesgo de que en determinado momento, se puedan
presentar estados financieros con cantidades erróneas y también incumplir
con las políticas y los objetivos establecidos por la organización.
La segregación de funciones existente no se cumple a cabalidad,
debido a que determinados trabajadores interfieren en las atribuciones de
otros, lo cual genera desorganización, falta de orden e irresponsabilidad al
momento de realizar alguna actividad, pudiendo provocar duplicidad en las
operaciones y un mayor grado de desconfianza en el producto final del área
evaluada y en los controles y procedimientos implementados por la
administración.
Una conciliación bancaria nos permite establecer el movimiento que
tuvieron las distintas cuentas bancarias durante el mes transcurrido, esta
información debe ser lo más clara posible, sin embargo dentro de los
procesos se utiliza un formato complicado que tiende a confundir al usuario
ajeno al área de su creación y adicionalmente contablemente son realizadas
extemporáneamente contribuyendo a la carencia de control interno.
38
RECOMENDACIONES
Como se ha evidenciado, en el desarrollo de la presente investigación, se
poseen varias deficiencias, y en base a dichos resultados se plantean las
siguientes recomendaciones para el logro de los objetivos específicos,
basado en la evaluación del control interno del efectivo, manejado en la
cuenta de bancos detallado de la siguiente manera:
En cuanto a la evaluación de los controles y procedimientos
Son herramientas eficaces que transmiten conocimientos y experiencias,
también son instructivos que le ayudarán al empleado a canalizar de una
mejor manera sus esfuerzos.
Toda aquella empresa que desea alcanzar sus metas y que pretende que
sus operaciones contables, financieras y administrativas se desarrollen de la
mejor manera posible, deberá poseer controles y procedimientos dentro de
su estructura organizacional, ya que son un apoyo vital dentro de la correcta
gestión administrativo-financiera.
Al documentar los controles y procedimientos, haciéndolos de
conocimiento al personal, se estará proporcionando una guía de accionar y
un instructivo para facilitar la inducción a futuros ingresos de personal,
logrando que los empleados de una organización trabajen con controles
definidos la cual cumple con las metas trazadas por la empresa.
En cuanto a la segregación de funciones Este es un punto muy importante dentro de una correcta organización
empresarial, cuando cada trabajador sabe exactamente cuales son sus
atribuciones, tiende a realizarlas de una mejor manera, tratando en todo
momento de alcanzar los objetivos del puesto y llenar las expectativas
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propias, lo que conlleva un mejor nivel de trabajo, acarrea un mayor grado de
responsabilidad y proporciona los resultados esperados, con esto se pueden
evitar la desorganización al momento de realizar el trabajo, la duplicidad de
funciones, el proporcionar datos erróneos, etc.
Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de realizar la
segregación de funciones es que las atribuciones deben estar acordes con el
puesto y el grado de aptitud de la persona que ocupará dicho puesto, razón
por la cual se deberá colocar a la persona idónea en el lugar correcto, esto
se logra a través de un efectivo método de contratación de personal y una
buena estructura organizacional dentro del área.
Todo puesto de trabajo debe poseer distintas atribuciones, esto debido a
que una persona no puede estar inmersa en un proceso desde su inicio
hasta su final, todo proceso que se lleve a cabo, debe estar compartido
dentro de varios trabajadores, así también poseer niveles de revisión y
supervisión para constatar su correcto desarrollo.
Conciliación bancaria Multiservicios Coinca cuenta dos (02) cuentas bancarias, de las cuales
un gran porcentaje de éstas posee un volumen alto de transacciones, esto
conlleva que las conciliaciones bancarias sean un tanto complejas, derivado
de esto se debe establecer una forma de dar a conocer la información de
manera sencilla, lógica, clara y entendible para todo usuario de las mismas.
El formato que se utiliza actualmente no transmite de una forma clara los
resultados de las conciliaciones, esto no significa que la finalidad de las
conciliaciones bancarias no se esté cumpliendo a plenitud, sin embargo es
necesario que se adopte un formato sencillo, (ver anexo 3) que pueda ser
analizado, comparado y utilizado de una forma práctica por cualquier
persona.
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Un control recomendable es realizar las conciliaciones mensualmente y
tener acceso en línea a la información bancaria, para poder imprimir los
estados de cuenta a fin de mes y poder elaborarlas dentro de los primeros
cinco días siguiente al mes que se concilia. Además de lo establecido
anteriormente, es necesario incluir las firmas y sello de las personas
involucradas desde su elaboración hasta su revisión por parte del
departamento de Auditoria Contabilidad, así como resguardar dicha
documentación en un lugar seguro y de una forma ordenada para su fácil
localización.
Pago de proveedores Todo pago que se haga a los proveedores, se deberá realizar única y
exclusivamente en el área de administración, en los días y horarios
establecidos, tal como lo estipula la política instituida por el mismo
departamento, prohibiendo terminantemente que los cheques sean
trasladados a otras áreas para su respectivo pago, esto debe hacerse del
conocimiento de todo el personal, así como también de todos los
proveedores.
El cumplimiento de este procedimiento soporta un mejor control en
diversos aspectos, sean estos administrativos, contables y fiscales, debido a
que el riesgo de extravío de papelería disminuye considerablemente.
Archivo de documentación Las operaciones que se realizan a diario dentro de una organización,
tienen su medio de prueba en la documentación, ésta sirve para darle
veracidad y respaldo a los hechos, tanto comercialmente como fiscalmente,
para llevar un buen control del archivo y de la documentación, es necesario
establecer procedimientos claros, como por ejemplo:
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Nombrar a una persona encargada, la cual se dedicará por completo
a esta actividad.
Establecer y centralizar un lugar adecuado para archivar la
documentación, este lugar debe estar resguardado para que solamente el
encargado pueda manipular la documentación.
El lugar seleccionado para el archivo debe reunir las condiciones
necesarias para resguardar la papelería.
La documentación deberá archivarse en carpetas amplias, los cuales
deberán estar rotulados y ordenados en forma continua, para su fácil
localización.
La documentación solamente podrá ser proporcionada a otras
personas a través de requerimientos dirigidos a la persona encargada y al
jefe superior inmediato.
Será responsabilidad de la persona encargada, el hecho de que el
archivo se encuentre ordenado, con la documentación completa y
totalmente actualizado.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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efectuadas en los bancos nacionales en CVG Venalum para el período comprendido entre el 17/07 al 06/10/2009.
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ANEXOS
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Anexo 1
Memorándum para llenar el cuestionario
Señores:
Gerencia administrativa
Departamento de administración
Estimados señores:
A continuación se presenta un cuestionario el cual ha sido elaborado con la
finalidad de establecer la situación en cuanto a controles y procedimientos en
el manejo de efectivo específicamente en la cuenta de bancos, así como
también en otras generalidades de la empresa Multiservicios Coinca, C.A.,
una vez establecidos los resultados, se procederá a proponer formas de
minimizar riesgos y que mejoren los procesos ya existentes.
Para poder cumplir con el objetivo de dicho cuestionario es necesaria la
colaboración y la conformidad de las personas para brindar información
precisa, veraz y confiable, lo cual será de gran ayuda para la consecución de
la propuesta de mejoras.
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Anexo 2
Cuestionario área administrativa
El presente cuestionario es con fines académicos, por lo que la información recabada de la misma es totalmente confidencial, y los datos consignados servirán únicamente para la realización de la práctica en pro de las mejoras del control interno del efectivo manejado en la cuenta de bancos de la empresa Multiservicios Coinca CA. Fecha: ________________________________________ Area: ________________________________________ Puesto: ________________________________________ No. Información general de la empresa Si No Observaciones 1 ¿Existe en la empresa un Manual de
Procedimiento para el área?
2 Existe duplicidad de funciones en determinados puestos de trabajo?
3 Los equipos administrativos, (computadores, mobiliarios, etc.) son los idóneos para realizar las distintas actividades relacionadas al área?
4 Considera que todas las personas que actualmente trabajan en el área, llenan el perfil de los puestos que ocupan?
No. Documentación y archivo Si No Observaciones 5 Se archivan adecuadamente los
documentos de soporte de las transacciones bancarias?
6 Se adjunta la respectiva documentación a los comprobantes de cheques pagados?
7 Dentro de la empresa existe un lugar adecuado y especifico para colocar la documentación?
8 Existe una persona encargada del
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archivo de documentos? 9 Existe una correcta custodia y
resguardo de todos los soportes físicos generados por movimiento bancario?
No. Área de bancos Si No Observaciones 10 En el documento constitutivo de la
empresa o un documento poder autoriza a las personas responsables de firmar cheques?
11 Se realizan depósitos bancarios todos los días?
12 Alguna persona en especifico realiza los depósitos bancarios?
13 Se tienen firmas mancomunadas para la emisión de cheques?
14 Los cheques emitidos tienen la leyenda “No endosable”
15 Esta prohibida las firmas de cheques en blanco?
16 Se notifica inmediatamente al banco cualquier cambio de firmas autorizadas?
17 Se tiene acceso a los estados de cuenta vía electrónica?
18 Se realizan conciliaciones bancarias mensualmente?
19 Considera que el proceso para la realización de las conciliaciones bancarias es el adecuado?
20 Se realizan pagos únicamente en los comprobantes de egreso?
21 Los cheques poseen una enumeración consecutiva y prenumerada?
22 Se giran cheques para toda clase de pago, exceptuando los de caja chica?
23 Existen horarios y días específicos para la entrega de cheques a proveedores?
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24 Se respetan a cabalidad los horarios y días específicos para la entrega de cheques?
25 El personal del área de administración realiza ajustes contables?
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Anexo 3
Formato para la elaboración de una conciliación bancaria
EMPRESA: XXXXXXXXRIF NºJ-XXXXXXXX-X
BANCO: PROVINCIAL MES: XXXXXXCUENTA CTE. NUMERO: XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX AÑO: XXXX
SALDO SEGÚN EXTRACTO BANCARIO CAJA DE AHORRO 0,00SALDO SEGÚN EXTRACTO BANCARIO CTA. CTE. 0,00
SALDO SEGÚN BALANCE BANCARIO AL 31/08/2013 0,00MENOS CHEQUES PENDIENTES DE COBRO OMAS DEBITOS PENDIENTES DE CONTABILIZACION OMAS DEPOSITOS NO ACREDITADOS 0,00MENOS CREDITOS NO CONTABILIZADOS 0,00
SALDO SEGÚN CONTABILIDAD AL 31/08/2013 0,00CHEQUES PENDIENTES DE COBRO
FECHA NÚMERO A LA ORDEN DE IMPORTE
TOTAL DE CHEQUES EMITIDOS NO COBRADOS 0,00
DEBITOS NO CONTABILIZADOS
TOTAL DE DEBITOS NO CONTABILIZADOS 0,00
DEPOSITOS NO ACREDITADOS
TOTAL DE DEPOSITOS NO ACREDITADOS 0,00
CREDITOS NO CONTABILIZADOS
TOTAL DE CREDITOS NO CONTABILIZADOS 0,00
HECHO POR: VERIFICADO POR VERIFICADO PORAPROBADO POR:
CONCILIACIÓN BANCARIA
