Evaluación del Modelo

Integrado Planeación Gestión

(MIPG) – I

Trimestre 2014

Oficina Asesora de Planeación

Bogotá, D.C., Mayo de 2014

AGENDA EVALUACION

1. Apertura de la Evaluación

2. Evaluación del MIPG – I Trimestre 2014 (ver tabla de

contenido)

3. Proposiciones y varios

4. Cierre

2

Contenido

Introducción

1. Objetivo

2. Alcance 3. Clientes 4. Criterios de Evaluación del MIPG 5. Metodología 6.Ventajas de la Implementación del MIPG 7. Consideraciones Generales del Modelo Integrado Planeación Gestión 8. Tablero de Mando del PEI 2012 – 2014 (ajustado). Mapa Estratégico Institucional

3

Contenido

9. Avance % MIPG y PAG , objetivos estratégicos sectoriales, políticas y Macroprocesos. 10. Descripción del avance de los PAG 2014 consolidado y por Macroproceso. 10.1 -10.2 Descripción avances de los PAG, Plan Sectorial, MIPG y Política Gestión Misional y de Gobierno. 10.3 Descripción avances de la gestión en la política

Transparencia, Participación y atención al ciudadano. 10.4 Descripción avances de la gestión en la política Gestión talento Humano

4

Contenido

10.5 Descripción avances de la gestión en la política Eficiencia Administrativa 10.6 Descripción avances de la gestión en la política Gestión Financiera 11. Representación Gráfica cumplimiento Metas de Gobierno 12. Representación gráfica Metas Sector Justicia y del Derecho 13. Indicadores de Gestión MIPG por política 13.1 Indicadores Gestión Política Misional y de Gobierno 13.2 Indicadores Gestión Política de Transparencia, Participación y Atención al ciudadano 13.3 Indicadores Gestión Talento Humano 13.4 Indicadores de Gestión Política de Eficiencia Administrativa

5

Contenido

13.5 Indicadores de Gestión Política Financiera 14. Presentación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) 15. Aspectos a mejorar del MIPG 16. Proposiciones y varios 17. ANEXOS 17.1 Descripción proyectos de Inversión de la SNR 17.2 Términos y Definiciones

6

INTRODUCCION

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión es un instrumento gerencial de

planeación y seguimiento de la gestión, que mediante los lineamientos de cinco

políticas de desarrollo administrativo1 y que a través de sus componentes y

requerimientos articula el quehacer de las entidades.

El MIPG armoniza y articula las diferentes estrategias, políticas y planes

orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando

lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación

sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual.

Los Criterios de evaluación del MIPG al ser integral se considera que obedecen a

todas las leyes, decretos, resoluciones, circulares, normas, directivas, documentos

y guías que expide el gobierno nacional con el fin de proporcionarle a la ciudadanía

los bienes y servicios que necesitan y de atender oportunamente sus exigencias.

1 Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano;

Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera.

7

INTRODUCCION

En este marco conceptual las entidades requieren que desde la planeación se

trace el camino de la gestión institucional con principios de eficiencia y eficacia y

que los colaboradores de los diferentes niveles y áreas de la entidad se sientan

involucrados en el logro de las metas establecidas. La Superintendencia a través

del establecimiento de doce (12) planes anuales de Gestión por Macroprocesos en

el que se consideran los procesos estratégicos, apoyo y de evaluación de la

Gestión y que a su vez se alinearon a las políticas de desarrollo Administrativo

estructuró el Modelo Integrado de Planeación Gestión (MIPG) con el fin de cumplir

con la planificación integral y su correspondiente seguimiento, garantizando de esta

manera contar con mecanismos e instrumentos de control para la verificación y

evaluación de la estrategia y la gestión de la entidad.

La presente evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión al mes de

marzo del presente año, nos permitirá establecer el avance en su implementación,

el cumplimiento de cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas

y la necesidad de establecer mecanismos para alcanzar los objetivos tanto de

Gobierno como institucional. En la presente evaluación se incluye un glosario de

términos y definiciones los cuales nos ayudan a establecer con claridad algunos

conceptos a tener en cuenta en la planificación.

8

1. OBJETIVO

Evaluar los avances de la Gestión Institucional a través de los

lineamientos de las cinco políticas de desarrollo administrativo adoptadas

por el decreto 2482 de 2012 y que se recogen en el cumplimiento de los

planes anuales integrados de gestión, los cuales llevan inmerso las

políticas de buen Gobierno, el Plan Nacional de desarrollo, los planes

estratégicos sectoriales, institucionales y de Gobierno, que se orientan al

cumplimiento de la misión y prioridades del Gobierno.

9

2. Alcance

Este informe evalúa los avances de la Gestión Institucional y el grado

de implementación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG)

al 31 de marzo del presente año a nivel de política de desarrollo

administrativo, componente y requerimiento.

3. Clientes

• Despacho del Superintendente

• Secretaria General

• Superintendencia delegada para el Registro

• Superintendencia delegada para el Notariado

• Superintendencia Delegada para la protección, formalización y restitución de

Tierras

• Dirección de Registro

• Dirección desarrollo registral

• Dirección de Gestión Notarial

• Dirección Financiera

• Dirección Administrativa

• Dirección de Investigación y Capacitación

• Oficina Asesora de Planeación

• Oficina Asesora Jurídica

• Oficina de Informática

• Oficina de Control Interno de Gestión

• Oficina de Control Interno Disciplinario

• Grupos de Trabajo de la Superintendencia

• Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos

• Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del derecho

• Entes de Control

10

4. Criterios de Evaluación del MIPG

• Decreto 960 de 1970 por el cual se establece el estatuto Notarial

• Constitución Política de 1991

• Ley 87 de noviembre 29 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

• Ley 152 de julio 15 de 1994 por la cual se establece la ley orgánica del Plan de Desarrollo (Artículos

26 y 29).

• Decreto No. 1826 del 3 de agosto de 1994 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de

1993.

• Decreto 111 de enero 15 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la

Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto".

• Decreto 568 de 1996 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y

225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”.

• Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas

generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la

Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

• Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y

se dictan otras disposiciones.

• Ley 526 del 12 de agosto 1999 “por la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero –

UIAF”.

11

4. Criterios de Evaluación del MIPG

• Ley 594 de julio 14 del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se establecen

otras disposiciones.

• Ley 675 de agosto 3 del 2001 “ Por la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”.

• Resolución No. 3365 del 23 de octubre 2001 por la cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema

de Control Interno de la Superintendencia de Notariado y Registro – (Resolución modificatoria No. 8620

del 27 de Noviembre de 2008 y Resolución modificatoria No. 1088 del 6 de febrero de 2013).

• Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del

Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

• Ley 850 de noviembre 18 del 2003 por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.

• Ley 909 de septiembre 23 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la

carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. ( ver Guía metodológica para

la elaboración de un acuerdo de gestión).

• Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Pública

• Decreto 1227 de abril 21 de 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el

Decreto-ley 1567 de 1998.

• Decreto 3820 de octubre 26 de 2005 por el cual se modifica el artículo 8° del Decreto 1227 de 2005.

12

4. Criterios de Evaluación del MIPG

13

• Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del

presupuesto” Artículo 25.

• Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno

– MECI para el Estado Colombiano. (Derogado decreto No.943 del 21 de mayo de

2014).

• Ley 1121 del 29 de diciembre de 2006 “por la cual se dictan normas para la

prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y

otras disposiciones”.

• Resolución 354 de septiembre 5 del 2007 “ por la cual se adopta el régimen de

contabilidad pública, se establece su conformación y se define el ámbito de

aplicación”.

• Decreto 4665 de noviembre 29 del 2007 por el cual se adopta la actualización del

Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos.

• Manual de implementación del MECI : 2005 -segunda versión – diciembre 2008

• Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre

la contratación con recursos públicos.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

14

• Resolución 357 de julio 23 del 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de

control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la

Contaduría General de la Nación”.

• Resolución No. 7470 del 16 de octubre de 2008 “por la cual se crea el Comité

Técnico de Sostenibilidad Contable de la Superintendencia de Notariado y

Registro”.

• Decreto 1525 de 2008 “De los establecimientos públicos del orden nacional y de las

entidades estatales del orden nacional a las cuales se les aplican las disposiciones

de orden presupuestal de aquellos”, el cual en adelante se denominará “Inversión

Forzosa”, teniendo en cuenta que obliga a invertir en Títulos de Tesorería TES

“Clase B”2 del mercado primario los excedentes de liquidez originados en recursos

propios, administrados y en los Fondos Especiales.

• Norma Técnica de Calidad NTC-GP: 1000:2009

• Cartilla No. 1 DAFP – Cartilla laboral, empleo, situaciones administrativas, jornada laboral y retiro de empleados

del sector público –Junio 2009.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

15

• Decreto 2844 de agosto 5 del 2010 por el cual se reglamentan normas orgánicas de

presupuesto y del plan nacional de desarrollo y se crea el Sistema Único de Inversión Pública.

• Resolución 237 del 20 de agosto de 2010 “ Por medio de la cual se modifica el régimen de

Contabilidad pública y se deroga la resolución 192 del 27 de julio de 2010”.

• Decreto 1345 de abril 23 de 2010 por medio del cual se establecen directrices de técnica

normativa para la elaboración de proyectos de decretos y resoluciones.

• Cartilla No. 17 DAFP – Guía para establecer o ajustar el Manual Especifico de funciones y de

Competencias Laborales – Versión 2 a Junio 2010.

• Cartilla No. 16 Autovaloración del Control – DAFP – Julio 2010

• Directiva presidencial No.09 de noviembre 23 del 2010 (Los efectos de la presente directiva

cesan a partir de la publicación de la Directiva 7 de 2012, publicada en el Diario Oficial No.

48.643 de 13 de diciembre de 2012).

• Ley 1437 de enero 18 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo”.

• Ley 1450 de 2011 por la cual se expide el Plan Nacional de desarrollo 2010 – 2014.

• Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control en la gestión Pública.

• Circular Externa No.001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.

Orientaciones para el seguimiento a la atención adecuada de los derechos de petición.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

16

• Decreto No. 2163 del 17 de junio de 2011 “por el cual se modifica la estructura de la

Superintendencia de Notariado y Registro y se determinan las funciones de sus

dependencias”.

• Resolución No. 6128 del 29 de julio de 2011 “Por la cual se adopta el Manual

Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la

Planta de Personal de la Superintendencia de Notariado y Registro.

• Directiva presidencial No.021 de septiembre 1 de 2011. Lineamiento del Sistema de

seguimiento a metas de Gobierno (SISMEG).

• Cartilla 18 –Guía para la administración del riesgo- versión 2. DAFP- Septiembre

2011.

• Ley 1480 del 12 de octubre 2011 “ por la cual se expide el estatuto del consumidor y se expiden

otras disposiciones”.

• Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a

las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto ley 4170 del 3 de noviembre 2011 “por el cual se crea la Agencia Nacional

de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente”.

• Plan Estratégico Institucional de la SNR – PEI 2012 – 2014 de Enero 23 de 2012.

• Ley Anual de presupuesto y decreto de liquidación de cada vigencia.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

17

• Acuerdo No.01 del 23 de enero de 2012 del Consejo Directivo de la SNR , mediante

el cual se define la política de calidad de la entidad.

• Directiva Presidencial No. 03 de abril 3 de 2012 lineamientos Plan de mejoramiento,

informes de seguimiento y austeridad del gasto.

• Directiva presidencial No. 04 de abril 3 de 2012 por la cual se establecen

lineamientos en eficiencia administrativa y política cero papel en la administración

Pública.

• Circulares del Ministerio de Hacienda y crédito Público lineamientos del

SIIF- Sistema integrado de información Financiera.

• Decreto ley 019 de enero 10 de 2012, por el cual se dictan normas para

suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios

existentes en la administración pública.

• Decreto 0238 del 1° de febrero de 2012 “por el cual se modifica transitoriamente la

estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro y se crea la

Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de

Tierras”.

• Decreto 0239 del 1° de febrero de 2012 por el cual se crean unos empleos

temporales en la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y

Registro”.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

• Resolución No. 0919 del 3 de febrero de 2012 “por la cual se adopta el Manual específico de

funciones y competencias laborales para los empleos temporales de la Superintendencia Delegada

para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras”.

• Resolución No. 2647 del 22 de marzo de 2012 por la cual se crea y asignan funciones al Grupo

Interno de trabajo de formalización adscrito a la Superintendencia Delegada para la Protección,

Restitución y Formalización de Tierras.

• Resolución No. 2648 del 22 de marzo de 2012 por la cual se crea y asignan funciones al Grupo

Interno de trabajo de restitución adscrito a la Superintendencia Delegada para la Protección,

Restitución y Formalización de Tierras.

• Resolución No. 2649 del 22 de marzo de 2012 por la cual se crea y asignan funciones al Grupo

Interno de trabajo de protección adscrito a la Superintendencia Delegada para la Protección,

Restitución y Formalización de Tierras.

• Directiva Presidencial No. 03 del 3 de abril 2012- Plan de mejoramiento, informes mensuales de

austeridad del Gasto.

• Decreto No.1725 del 16 de agosto de 2012 "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Atención y

Reparación Integral a las Víctimas de que trata la Ley 1448 de 2011"

• Documento Plan Nacional de Atención y Reparación Integral a las Victimas (decreto 1725 de agosto 16

de 2012)

18

4. Criterios de Evaluación del MIPG

• Ley 1579 de octubre 1 de 2012 por la cual se Expide el Nuevo Estatuto Registral y se dictan otras

disposiciones.

• Resolución No. 0623 del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector

Administrativo de Justicia y del Derecho para el período 2012-2014 y el plan de acción ajustado

2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho.

• Cartilla 21 – Ley 489 de 1998 estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración

pública- versión 1 – DAFP –octubre 2012.

• Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 “ por el cual se establecen los lineamientos generales para la

integración de la planeación y la gestión”.

• Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan

otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado“.

• Decreto No. 2641 del 17 de diciembre de 2012 por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de que

trata la ley 1474 de 2011.

• Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012 “ por el cual se establecen los lineamientos generales para

la Estratégica de Gobierno en línea”.

• Metodología para la implementación del Modelo Integrado Planeación Gestión de diciembre de 2012- DAFP.

• Documento CONPES 3712 de 2011 , 3726 de 2012 y 3752 del 15 de julio de 2013.

• Decreto No. 2674 del 21 de diciembre de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de

Información Financiera – SIIF NACION.

19

4. Criterios de Evaluación del MIPG

• Cartilla 27 Guía para la racionalización de trámites - DAFP

• Decreto 2768 del 28 diciembre 2012 por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las

cajas menores para cada vigencia.

• Directiva presidencial No. 03 del 25 de enero 2013 lineamientos sobre identidad visual en la publicidad de las

entidades públicas del orden Nacional (Las superintendencias y entidades descentralizadas del orden nacional

acompañarán su logo con el del ministerio o departamento al cual estén adscritas o vinculadas, al igual que la imagen

"Prosperidad Para Todos", sin que implique un cambio en su imagen actual ).

• Cartilla Laboral DAFP – Régimen prestacional y laboral de los empleados del sector público –versión 2 Diciembre 2012

• Ley 1562 de 2012 Sistema de seguridad social y salud ocupacional.

• Cartilla práctica Inscripción registral de medidas de protección de predios abandonados por causa de la

violencia- Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y formalización de Tierras.

• Resolución No. 3672 de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo

administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el

Modelo Integrado de Planeación Gestión.

• Directiva presidencial No. 5 del 17 de mayo 2013 por la cual se establecen lineamientos

sobre la coordinación armónica entre entidades del sector publico en materia de

restitución de tierras despojadas.

20

4. Criterios de Evaluación del MIPG

21

• Resolución No. 0339 del 23 de mayo 2013 “ por la cual se conforma el Comité

Sectorial de desarrollo Administrativo del Sector Justicia y del Derecho, se

Adopta el Modelo Integrado Planeación Gestión del Ministerio de Justicia y

del Derecho, y se dictan otras disposiciones”.

• Cartilla guía Indicadores de Goce efectivo de los derechos de la

población victima de desplazamiento forzado (IGED) de la URT- 2013.

• Guía para la Codificación de Bienes y Servicios (Versión G-CBS-02,

la cual reemplaza la versión G-CBS-01) -20 de febrero 2013- Colombia

Compra eficiente.

• Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios (Versión G-EAMP-

01) -21 de febrero 2013- Colombia Compra eficiente.

• Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (Versión G-EPAA-01 –

ver Circular No. 2) – 22 de febrero 2013- Colombia Compra eficiente.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

22

• Decreto 1510 del julio 17 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de

compras y contratación pública (deroga decreto 734 de 2012 y 1397 de

2012).

• Circular conjunta (Ministerio del interior, Unidad para la atención y

reparación integral a las víctimas y la Superintendencia de Notariado y

Registro) No.001 de agosto 13 de 2013 –Procedimiento para la protección

de derechos patrimoniales de bienes inmuebles ubicados en zonas

declaradas en desplazamiento forzado o en inminencia de desplazamiento

(Ruta Colectiva).

• Decreto No. 1847 del 29 de agosto de 2013 por el cual se dictan normas

relativas a cálculos actuariales para estimar pasivos pensionales de entidades

públicas .

• Guía de usuario del Sistema de Gestión de Trámites y otros procedimientos

administrativos de cara al ciudadano SUIT 3.0 de la oficina de control y

racionalización de trámites –DAFP agosto 2013 versión 4.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

23

• Cartilla denominada Guía para la prevención del riesgo de lavado de activos y

financiación del terrorismo en el sector de Notariado- Septiembre 2013.

• Guía de Auditoría para entidades públicas 2013- versión 1 –DAFP-

Septiembre 2013.

• Circular Externa No. 100-006 DAFP del 4 de septiembre de 2013 “ Implementación de

los acuerdos de gestión para los cargos de Gerencia Pública”. (Anexo: Encuesta

acuerdos de gestión del orden Nacional).

• Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los procesos de contratación

pública (Versión M-ICR-01 – ver Circular No. 8, la cual reemplaza la Versión 1 –

ver Circular No. 5) -16 de Septiembre 2013- Colombia Compra Eficiente.

• Decreto No.2191 del 7 de octubre 2013 por medio del cual se reglamenta el Artículo

141 del Decreto Ley 019 de 2012, se modifica el artículo 10 del decreto 4105 de 2004 y

se dictan disposiciones para el pago y compensación de cuotas partes pensionales.

• Documento CONPES 167 del 9 de noviembre de 2013 “ Estrategia Nacional de la

política pública Integral Anticorrupción”.

• Resolución No. 13948 del 18 diciembre 2013 “ por la cual se establecen los turnos de

prestación del servicio Notarial para los días sábados del año 2014, en los círculos

del país que cuentan con más de una Notaría”.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

24

• Manual de la modalidad de selección Mínima Cuantía (Versión M-MSMC-02, la cual

reemplaza la versión M-MSMC-01) -26 de Noviembre 2013- Colombia Compra

Eficiente.

• Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación

(Versión M-MACPC-03, la cual reemplaza la versión M-MACPC-02) -27 de Noviembre

2013- Colombia Compra Eficiente.

• Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de

Contratación ((Versión M-DVRHPC-03 reemplaza la versión M-DVRHPC-02)-

Diciembre 23 de 2013 - Colombia Compra Eficiente.

• Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación (Versión

LGEMC-01) Diciembre 26 de 2013 - Colombia Compra Eficiente.

• Guía para la Elaboración de Estudios de Sector (Versión G-EES-02 reemplaza la

versión G-EES-01). Diciembre 27 de 2013 - Colombia Compra Eficiente.

• Resolución No. 14543 del 31 de diciembre de 2013 por la cual se conforman los

Comités paritarios de salud ocupacional de las regiones y nivel central de la

Superintendencia de Notariado y Registro.

• Cartilla sobre el sistema de información y gestión del empleo público- SIGEP- DAFP

4. Criterios de Evaluación del MIPG

25

• Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios -

17 de enero 2014- Colombia Compra Eficiente.

• Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en

los Procesos de Contratación de Obra Pública - 25 de abril 2014-

Colombia Compra Eficiente.

• Aplicación Capacidad Residual -25 de abril 2014- Colombia Compra

Eficiente.

• Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los

Procesos de Contratación- 6 de junio 2014- Colombia Compra

Eficiente.

• Documento Pliego de condiciones tipo para contratos de obra

pública - Versión 2-Colombia Compra Eficiente.

• Pliego de condiciones tipo para Procesos de Contratación de

servicios de interventoría- Versión 1- Colombia Compra Eficiente.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

26

• Resolución orgánica de la Contraloría General de la Nación No. 7350 del 29 de

noviembre 2013 “ por la cual se modifica la resolución No. 6289 del 8 de marzo de

2011 que “ establece el sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes –

SIRECI que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la cuenta

e informes a la Contraloría General de la República “.

• Instrucción administrativa No. 10 del 26 de diciembre de 2013 para Notarios del País y Cónsules “ por

la cual se establecen directrices para la implementación de repositorios de poderes”.

• Decreto No. 3056 del 27 de diciembre 2013 "Por el cual establecen lineamientos en materia de

elaboración de cálculo actuarial, reconocimiento y revelación contable del pasivo pensional y se dictan

otras disposiciones“.

• Decreto 3036 del 27 de diciembre 2013 por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación

para la vigencia fiscal de 2014, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos.

• Circular Externa Del DAFP No. 100-009 del 30 de diciembre de 2013 –Presentación informe ejecutivo

anual de Control Interno a través de la evaluación y seguimiento al Sistema de Control Interno y al

Sistema de Gestión de la Calidad. –Anexo: Instructivo para el diligenciamiento del informe ejecutivo

anual de Control Interno vigencia 2013.

• Resolución No.0001 del 2 de enero 2014 por la cual se establece el plan de cuentas de la

Superintendencia de Notariado y Registro para la vigencia fiscal 2014.

• Resolución No. 0088 del 8 de enero 2014 “por la cual se reajustan los valores absolutos de las

tarifas Notariales”.

• Resolución No. 0089 del 8 de enero 2014 “por la cual se ajustan las tarifas por concepto del ejercicio

de la función registral”.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

27

• Resolución No. 0091 del 8 de enero 2014 “ por la cual se adopta la política de administración del

riesgo de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

• Resolución No. 0194 del 13 de enero de 2014 por la cual se corrige la Resolución No. 0089 del 8 de

enero 2014 “.

• Circular Externa No. 100-01-2014 del DAFP de fecha 15 de enero de 2014 mediante la cual se

establecen lineamientos sobre el reporte implementación de las políticas de desarrollo administrativo a

través del formulario único de reporte de avances de la gestión de que trata el decreto No. 2482 del 2012

y se establece plazo de reporte hasta el 15 de febrero de 2014.

• Ley 1709 de enero 20 de 2014 por medio de la cual se reforman algunos artículos de la ley 65 de 1993,

de la ley 599 de 2000, de la ley 55 de 1985 y se dictan otras disposiciones.

• Memorando No.07 de fecha 31 de enero de 2014 por el cual se establecen el plazo para el envió de la

evaluación del desempeño laboral para funcionarios de carrera administrativa para el segundo

período de 2013.

• Circular No. 001 del 6 de febrero 2014 del Archivo General de la Nación mediante la cual se reitera el

cumplimiento de la ley 594 del 2000, del decreto 2578 y 2609 del 2012 y el decreto No. 1515 de 2013.

• Decreto No. 177 del 7 de febrero 2014 “ por el cual se fijan las escalas de viáticos para los empleados

públicos”.

• Resolución No. 0084 del 10 de febrero 2014 "Por la cual se determina la creación, conformación y

funcionamiento del Comité de Dirección del Ministerio de Justicia y del Derecho y del Comité de

Dirección del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho“.

• Instrucción administrativa No. 02 del 18 de febrero de 2014 para Notarios del país –Cumplimiento del

artículo 5to. Del decreto 0188 de 2013- expedición copias simples, ley anti tramites y cobro del servicio.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

28

• Circular Externa No.6 del 21 de Febrero de 2014 del Ministerio de Hacienda y crédito público mediante la

cual se señala el instructivo que deben seguir los órganos que conforman el PGN para la elaboración y

presentación del Anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2015.

• Memorando No. 007 del 27 de febrero 2014 directrices para la publicación de los procesos de invitación

de mínima cuantía en la página del portal del SECOP.

• Ley No. 1712 del 6 de marzo 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de Transparencia y del derecho

de acceso a la información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

• Resolución No. 2915 del 13 de marzo 2014 “ Por la cual se adopta el Plan de Acción Anual de la

Superintendencia de Notariado y Registro de la vigencia 2014”.

• Acuerdo No. 001 del 27 de marzo 2014 del Consejo Superior de la Carrera Registral Por el cual se

establece el mecanismo para el agotamiento de las listas de elegibles y selección de oficinas vacantes,

del Concurso de Méritos para la Provisión de Cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en

Propiedad e Ingreso a la Carrera Registral, y se ordena su publicación.

• Instrucción administrativa No. 6 del 3 de abril 2014 para Notarios del País –Cumplimiento del pago de la

administración de justicia y reportarlos dentro del término que se debe enviar el informe estadístico.

• Memorando No. 14 del 11 de abril de 2014, por el cual se dan directrices para el diligenciamiento y/ o

actualización de la hoja de vida y del formato de declaración de bienes y rentas del sistema de

información y gestión del empleo público – SIGEP.

• Resolución No. 3969 del 7 de abril 2014 “ por la cual se adopta el plan de Bienestar social, estímulos

e incentivos de la superintendencia de Notariado y Registro para la vigencia 2014”.

• Resolución No. 4957 del 5 de Mayo de 2014 “por la cual se aprueba el Plan Institucional de

Capacitación – PIC -2014 para la Superintendencia de Notariado y Registro”.

4. Criterios de Evaluación del MIPG

29

• Memorando DDR-017-2014 del 9 de mayo 2014 – Informes de seguimiento al Plan Operativo Anual- POA de las

Oficinas de registro de instrumentos públicos.

• Memorando No. 022 del 14 de mayo 2014 – Control de la ejecución y reserva presupuestal 2014, vigencias

futuras.

• Decreto No. 943 del 21 de mayo 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública “ Por el cual se

actualiza el Modelo Estándar de Control Interno -MECI “.

• Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano –MECI 2014 (Anexo

decreto No. 943 del 2 De mayo 2014).

• Guía para el Diligenciamiento del formulario de recolección de información del Índice Nacional de Transparencia

(ITN) de las entidades públicas 2013- Corporación Transparencia por Colombia- Mayo 2014.

• Circular Externa No. 13 del 13 de junio 2014 - Subsanabilidad de requisitos y documentos que no otorgan puntaje

en los procesos de contratación pública- Colombia compra eficiente.

• Instrucción administrativa No. 9 del 16 de junio de 2014 por la cual se dan directrices sobre la exención de

derechos Notariales y Registrales en la adquisición de vivienda de interés prioritario- VIP.

• Instrucción administrativa No. 10 del 19 de junio de 2014 – Lineamientos para pago electrónico derechos de

registro en Notarías y radicación presencial en las oficinas de registro de instrumentos públicos.

• Decreto No. 1290 de julio 10 de 2014 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de evaluación de gestión y

resultados- SINERGIA”.

• Informes de Auditoria Internas y externas que se realicen.

• Los seguimientos realizados por los comités Institucionales que por norma legal deban celebrarse y los

de competencia del Comité Directivo.

5. Metodología

30

• Se capacita a las diferentes dependencias del Nivel central y ORIPS en los

lineamientos a tener en cuenta en la Planeación (formulación, gestión y rendición

de información) la cual se realiza a través de talleres, jornadas de capacitación,

instructivos, resoluciones, circulares y memorandos.

• Se solicita a las dependencias la formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión

por Macroproceso enmarcados en las políticas de desarrollo administrativo de la respectiva

vigencia. En los Planes Anuales integrados de Gestión se especificarán los objetivos, las

estrategias, los proyectos, las metas (estratégicas, sectoriales, sin cumplir de la vigencia

anterior), acciones de mejora, productos, los responsables, los planes generales de

adquisiciones y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los

indicadores de gestión.

• Los planes Anuales de gestión y los planes anuales de adquisiciones- PAA se consolidan por

Macroproceso y se presentan al Comité Directivo para su aprobación.

• Se expiden los actos administrativos de aprobación de los planes Anuales de

Gestión y de compras de la vigencia (funcionamiento - inversión).

• Solicitud de información de seguimiento de ejecución de actividades formuladas en los planes

anuales de gestión por cada Macroproceso, las cuales se deben diligenciar en el Formato

establecido para los PAG y acompañadas del informe de gestión correspondiente al período

evaluado. (Los líderes de política deben interactuar para la revisión y envió de la información

inherente a cada proceso).

5. Metodología

31

• Recopilación de la información de ejecución actividades (diligenciamiento de

ejecución de los PAG y los informes de gestión), revisión y validación de la

información por el grupo de estadística.

• Verificación de la información en el SPI (Seguimiento proyectos de Inversión), SIIF

(Sistema Integrado de Información Financiera), SISMEG (Seguimiento a metas de

Gobierno), SECOP (Sistema electrónico para la Contratación Pública),

STRATEGOS (Sistema para la planificación estratégica y control de gestión),

SIRECI (Sistema de Rendición Electrónica de la cuenta e informes de la

Contraloría General de la República), SIGEP (Sistema de información y Gestión

del Empleo Público), SUIT (Sistema único de información y trámites), SUIP

(Sistema único de información de personal), SAC (Sistema de atención al

ciudadano), SIR (Sistema de información Registral), SIID, SIDWEB, en los

informes de gestión, en el portal de transparencia económica de la presidencia,

mesas de trabajo del Consejo directivo y con las diferentes dependencias del nivel

central de la entidad. (La información de avance reportada y datos deben ser

los mismos en cada uno de los aplicativos, herramientas de seguimiento e

informes de gestión que se generen).

• La información validada se envía al área de consolidación de la oficina asesora de

planeación para el diligenciamiento de las matriz correspondiente a cada política

de desarrollo administrativo del MIPG, así como el diligenciamiento de la

información de avances en el Aplicativo Strategos.

5. Metodología

32

• Se elabora el informe de evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión

correspondiente al período de seguimiento establecido, el cual se valida con las áreas

de la oficina asesora de planeación y se presenta al Comité Institucional de desarrollo

Administrativo para su monitoreo, evaluación, control y aprobación.

• Se elabora acta de realización del Comité Institucional de desarrollo

administrativo.

• Una vez aprobado el informe de avance del MIPG por el Comité Institucional

de desarrollo Administrativo se presenta al Comité Sectorial de desarrollo

administrativo para su monitoreo, seguimiento y evaluación.

• Se envía el informe de evaluación del MIPG por cada periodo de seguimiento al área

de divulgación para su publicación en la página WEB de la Superintendencia.

• Copia del Informe de evaluación del MIPG y la matriz base de datos se envía a la

Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de justicia y del derecho para su

monitoreo y consolidación sectorial

6. Ventajas del MIPG

• La articulación de la planeación a través de sus tres modalidades: Plan

Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, la

gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras políticas, estrategias e

iniciativas de gobierno, como los planes de desarrollo administrativo sectorial e

institucional, el de eficiencia administrativa y cero papel, el de gobierno en línea,

el de Antitrámites, se recogen en estas tres modalidades y dejan de ser planes

y formatos aislados.

• Se simplifica y racionaliza la labor de la entidad en la generación y

presentación de planes, reportes e informes.

• Se armoniza y articula las diferentes estratégicas, políticas y planes orientados

al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando

lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación

sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual.

33

6. Ventajas del MIPG

• La alineación de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo.

• Un único instrumento de reporte de avances de la gestión.

• Monitoreo, Control y evaluación trimestral con el fin de establecer acciones que

permitan el logro de la Planeación Integral y por consiguiente de los objetivos

misionales.

• Esquema de planeación articulado, que facilita la implementación de las

políticas e iniciativas gubernamentales que estén orientadas a fortalecer el

desempeño institucional, en procura del cumplimiento de las metas

institucionales y de Gobierno para la prestación de un mejor servicio al

ciudadano.

• Contar con información relevante de manera integral, para la toma oportuna de

decisiones en el logro de los objetivos propuestos.

• Se establece la necesidad de construir indicadores para cada una de las

políticas de desarrollo administrativo del MIPG.

34

7. Consideraciones Generales del MIPG SNR

• Se establece el Plan Estratégico Institucional PEI 2012-2014 de la SNR,

aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 01 del 23 de Enero

de 2012.

• Por Resolución No. 0623 del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan

estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho

para el período 2012-2014 y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio

de Justicia y del Derecho. • Se expide el Decreto 2482 de fecha 3 de diciembre de 2012 por el cual se

establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la

gestión y se adoptan las Políticas de desarrollo administrativo ( Deroga el

Decreto 3622 del 2005 – SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo).

35

7. Consideraciones Generales del MIPG SNR

• En el mes de marzo de 2013 se conforma matriz de líderes funcionales y sub-líderes para cada política del Modelo al interior de la SNR, con el fin de alcanzar su madurez, seguimiento y alineación.

• Mediante Resolución No. 3672 de fecha 17 de abril del 2013 se crea el

Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado

y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión.

• Los Planes Anuales de Gestión dejan de ser planes aislados y pasan a ser

herramientas de planificación y ejecución de la gestión bajo los lineamientos

de las políticas de desarrollo Administrativos en forma integral y dónde se

deben incluir la planeación estratégica, metas de gobierno, programas y

todo lo que permita medir la gestión en el logro de los objetivos misionales y

de gobierno.

36

7. Consideraciones Generales del MIPG SNR

• Se precisa que algunos temas como Gobierno en Línea, Cero Papel,

Seguridad de la Información, entre otros, requieren cronogramas de

implementación y la definición de varias actividades específicas, es

conveniente manejarlos como planes independientes pero artículados dentro

de los Planes Anuales Estratégicos Integrados Institucional de gestión de la

vigencia. Lo anterior, facilita su seguimiento y brinda una mayor comprensión

sobre resultados obtenidos en cada iniciativa.

• Para efectos de seguimiento al MIPG los planes Anuales Estratégicos

integrados Institucionales se estructuraron en torno a las cinco (5)

políticas de desarrollo administrativo (Misional y de Gobierno, Transparencia

participación y atención al ciudadano, Talento Humano, Eficiencia Administrativa

y Financiera), las cuales se desarrollan a través de los 12 PAG establecidos

para los Macroprocesos de la Superintendencia. Así mismo la evaluación del

MIPG se realiza en forma porcentual al modelo, a las políticas y a cada uno de

los Macroprocesos.

37

7. Consideraciones Generales del MIPG SNR

• Informes de Seguimiento : Se establecen informes de seguimientos trimestrales al

MIPG, tanto a nivel Institucional como Sectorial por los Comités conformados para tal

fin, cumpliendo con los lineamientos del artículo 6 numerales A) Y B) del decreto 2482 de

2012. (Nota: Se deberá prever las fechas para la realización de los Comités tanto a nivel

Institucional como sectorial, en razón a que el Comité Institucional se considera

pertinente realizarlo ocho (8) días antes del comité sectorial).

• Para el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas, se deberá tener

en cuenta la Estrategia de Gobierno en Línea que formula el Ministerio de Tecnologías de

Información y Comunicaciones. (Parágrafo 1 artículo 3 del decreto 2482 del 3 de

diciembre de 2012).

• La Resolución No. 2915 del 29 de marzo 2014 por la cual se adoptaron los planes Anuales de acción

del Nivel central de la Superintendencia de Notariado y Registro y de los planes anuales operativos de

las oficinas de registro de instrumentos públicos, en su artículo 5to. Establece que los informes de

seguimiento mensual a los planes de acción de cada uno de los Macroprocesos, y su registro en el

aplicativo Strategos se realizará dentro de los ocho (8) días calendario siguientes al mes objeto de

reporte. Parágrafo 1. El cierre del aplicativo Strategos se realizará el día 9 de cada mes o al siguiente

día hábil. Parágrafo 2. La oficina Asesora de planeación realizará la revisión de la información

registrada en el aplicativo Strategos y la suministrada en los formatos Excel de formulación y

seguimiento a los PAG establecidos para la vigencia hasta el día 12 de cada mes y generará un reporte

de avance de los Planes Anuales de acción para presentar al Comité directivo de la entidad.

38

7. Consideraciones Generales del MIPG SNR

39

• El seguimiento trimestral a los Planes Anuales operativos de las oficinas de registro tanto principales como

seccionales está a cargo de la Dirección de desarrollo Registral conforme al articulo 6to. de la Resolución No.

2915 del 13 de marzo de 2014 mediante la cual se adoptaron los planes Anuales de acción del Nivel central de la

Superintendencia de Notariado y Registro y de los planes anuales operativos de las oficinas de registro de

instrumentos públicos. El parágrafo No. 1 del articulo 6to de la Resolución No. 2915 del 2014 establece que las

oficinas de registro efectuaran el seguimiento trimestral de cada trimestre dentro de los ocho (8) días siguientes a

la terminación del trimestre anterior. El parágrafo No. 2 del artículo 6to. de la Resolución No. 2915 del 2014

señala que la Dirección de desarrollo registral consolidará la información de seguimiento trimestral de los planes

anuales operativos de las oficinas de registro hasta el día 12 posterior a la finalización de cada trimestre,

generando un informe que enviará a la oficina asesora de planeación.

• El monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales utilizará como

insumo los avances registrados en el Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión

(FURAG) y se adelantará a través del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de

Seguimiento a Metas de Gobierno administrado por el Departamento Nacional de Planeación.

• La Planeación Integral sugiere que en su componente estratégico se contemple: la misión de

cada entidad, su visión, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, los

programas, acciones y productos. A partir del componente estratégico, se definen las actividades,

productos e indicadores a seguir, en un plazo de un año, para el cumplimiento de las metas

cuatrienales fijadas.

• Para la evaluación trimestral del MIPG se incluirán actualizadas todas las Normas, Guías,

resoluciones, Manuales, directivas, circulares, memorandos e instrucciones mediante las cuales

se establecen lineamientos y directrices para la eficiencia y eficacia de los procesos que

permitan cumplir los objetivos y políticas tanto a nivel institucional como de Gobierno.

7. Consideraciones Generales del MIPG SNR

40

• Adicionalmente, para la formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión es

necesario tener en cuenta las cinco políticas de desarrollo administrativo: Gestión

Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano;

Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera, las

cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo, tomando como

referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las

competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal, al igual que los

resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior.

• Forman parte de la evaluación del MIPG los siguientes: Los PAG de los doce (12)

Macroprocesos de la entidad en los formatos establecidos, los informes de Gestión de las áreas

y dependencias de la SNR, el informe ejecutivo trimestral de seguimiento al plan Estratégico

Institucional, los planes anuales de acción y la Evaluación realizada por el DAFP al MIPG a

través del FURAG (Formato único de reportes de avance de la Gestión).

• Los avances de actividades que han superado la meta, para efectos de

consolidación de la gestión, se tomarán como metas cumplidas al 100%.

• Para el trimestre enero – marzo de 2014 la información de seguimiento a los PAG

mensual y reportes trimestrales, con su correspondiente registro en el aplicativo

Strategos, no se hizo para el periodo mencionado directamente en el aplicativo

según lo establecido en el artículo 5to. de la resolución No. 2915 del 2014 ya que el

aplicativo está en proceso de ajuste a una nueva versión.