Eva Rabita : Manajemen Perpustakaan Yayasan SPK RSU...

DAFTAR ISI

Halaman

TIM PELAKSANA . ..............................................................................................................i

KATA PENGANTAR . ........................................................................................................ iii

DAFTAR ISI ........................................................................................................................iv

I. PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1.1. Analisis Situasi ........................................................................................................ 1

1.2. Perumusan Masalah ................................................................................................ 4

II. TUJUAN DAN MANFAAT .......................................................................................... 4

2.1. Tujuan ..................................................................................................................... 4

2.2. Manfaat . .................................................................................................................. 5

III. KERANGKA PEMECAHAN MASALAH ................................................................... 6

IV. PELAKSANAAN KEGIATAN ..................................................................................... 7

a. Realisasi Pemecahan Masalah . .................................................................................. 7

b. Khalayak Sasaran ...................................................................................................... 7

c. Metode Kegiatan ........................................................................................................ 7

d. Jadwal Kegiatan ......................................................................................................... 8

V. HASIL KEGIATAN . ..................................................................................................... 9

5.1 Analisis dan Evaluasi ............................................................................................... 9

5.2 Faktor Pendorong ..................................................................................................... 9

5.3 Faktor Penghambat . ................................................................................................. 9

VI. KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................................... 10

6.1 Kesimpulan .................................................................................................................... 10

6.2 Saran ............................................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 11

MATERI CERAMAH-1 ...................................................................................................... 12

MATERI CERAMAH-2 ...................................................................................................... 19

iv


I. PENDAHULUAN 1.1. Analisis Situasi

Perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua yang beralamat di Jalan Besar

No. 77 Delitua - Deli Serdang (Komplek RSU Sembiring) adalah salah satu perpustakaan

perguruan tinggi yang ada di Kabupaten Deli Serdang. Secara organisasi dan struktur,

perpustakaan ini berada di bawah kewenangan Ketua Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua.

Pengguna dari perpustakaan ini adalah mahasiwa dan dosen Akademi Keperawatan (Akper)

Deli Husada Delitua & Medistra Lubuk Pakam, Akademi Kebidanan (Akbid) Deli Husada

Delitua & Medistra Lubuk Pakam dan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes) Deli Husada

Delitua & Medistra Lubuk Pakam yang terdiri dari Program Studi Ilmu Keperawatan (PSIK)

dan Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat (PSIKM) yang berjumlah 1650 orang.

Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan Juli 2005 terdiri dari 1.370 judul, 6.058

ekslempar bahan pustaka, dengan perincian menurut jenisnya adalah 1.070 judul, 5.758

ekslempar buku teks; 300 judul, 300 ekslempar buku referensi dan melanggan 1 judul

majalah ilmiah, 3 judul majalah populer serta 2 judul surat kabar. Jumlah

pengguna/pengunjung perpustakaan per bulan adalah rata-rata 750 orang.

Perpustakaan ini dikelola oleh 6 orang staf, dengan perincian 1 orang Sarjana(S1)

dalam bidang perpustakaan dan 5 orang Ahli Madya (DIII) dalam bidang perpustakaan.

Kalau dilihat dari jenjang pendidikan staf semuanya memiliki latar belakang ilmu

perpustakaan.

Perpustakaan ini memberikan jasa layanan kepada penggunanya selama 55 jam per

minggu, dengan perincian jam buka adalah hari Senin-Jumat Pagi: 08.00-12.30, Sore:

14.30-17.30, Malam: 19.30-21.30 dan Sabtu Pagi: 08.00-12.30, Siang: 14.30-17.30 WIB.

Waktu jasa layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna selama 55

jam, sebenarnya sudah cukup memadai akan tetapi bila dibandingkan dengan jumlah rata-rata

pengunjung perpustakaan per bulan 750 orang, maka dapat dipastikan bahwa jumlah staf

perpustakaan yang melayani masih kurang karena mereka bertugas bergantian dalam

memberi layanan kepada penggunanya, sebahagian bertugas pagi hari dan sebahagian lagi

bertugas dari sore sampai malam hari, dan begitu terus diatur bergantian.

Jumlah koleksi perpustakaan yang hanya 1.370 judul, 6.058 ekslempar bahan pustaka

merupakan jumlah yang sangat minim, jika dibanding dengan jumlah pengguna

1


potensial perpustakaan di Yayasan tersebut. Minimnya jumlah koleksi ini dapat menjadi

salah satu faktor penyebab kecewanya pengunjung perpustakaan karena koleksi yang mereka

butuhkan tidak mencukupi.

Pendidikan staf pengelola perpustakaan, yang berlatarbelakang pendidikan

perpustakaan sudah baik, namun dalam pengelolaan perpustakaan masih sangat bergantung

pada dana yayasan. Perpustakaan sebagai organisasi memiliki karakter manajemen tersendiri,

yang hanya bisa diaplikasikan secara baik dan tepat oleh pengelola yang benar-benar

memahami filosofi perpustakaan. Untuk bisa melakukan hal itu, maka mutlak diperlukan

pemahaman yang memadai akan sistem manajemen perpustakaan perguruan tinggi yang

baik. Oleh karena itu, adalah sangat perlu diberikan penguatan manajemen kepada

perpustakaan terutama untuk membuka wawasan dari sumber daya pengelolanya (pihak

yayasan) yang umumnya tidak memiliki keahlian atau pendidikan perpustakaan.

Dilandasi oleh data dan pemikiran sebagaimana diuraikan di atas, maka timbul ide

dari tim penyuluh pengabdian masyarakat Program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra

USU untuk melakukan kegiatan pengabdian dengan judul: “Manajemen Perpustakaan

Yayasan SPK RSU Delitua”. Penetapan perpustakaan ini sebagai unit pengabdian didasarkan

kepada perpustakaan ini ingin selalu berkembang. Hal itu dibuktikan dengan kunjungan yang

dilakukannya beserta staf ke Perpustakaan USU pada bulan April 2005 untuk melakukan

studi banding khususnya untuk melihat secara langsung penerapan teori manajemen moderen

perpustakaan. Yayasan ini juga selalu mengadakan hubungan dengan pihak program studi

perpustakaan dalam hal tenaga pustakawan yang dibutuhkan.

Secara teoritis, perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua ini dapat

digolongkan kepada jenis perpustakaan perguruan tinggi. Sulistyo-Basuki (1994:160)

menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh

perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Dengan

definisi demikian maka yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan

universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, fakultas, departemen, jurusan, lembaga lain

yang berada di bawah naungan perguruan tinggi.

Perpustakaan perguruan tinggi jelas bernaung dan berlindung kepada perguruan

tinggi yang bersangkutan. Oleh karena itu manajemen yang mana yang akan diterapkan,

2


bergantung kepada sifat dan tujuan lembaga induk. Jadi tujuan manajemen tercapai yang

serupa internal efficiency dalam arti kepuasan dan suasana kerja di dalam terbina, juga

external efektifitaspun terpenuhi dalam arti produk organisasi memenuhi kebutuhan dan

selera pengguna, sesuai pula dengan situasi dan kondisi serta aspirasi di lingkungan.

Mengingat peran perpustakaan perguruan tinggi yang sangat penting dalam pembinaan

kecerdasan bangsa, maka penguatan manajemennya perlu dilakukan. Salah satu bentuk

penguatan manajemen perpustakaan ialah penerapan prinsip-prinsip manajemen mutu total

(total quality management). Hakikat dari penerapan mutu untuk perpustakaan adalah

perpustakaan harus berorientasi kepada pengguna dan berharap mampu memuaskan

pengguna dalam bentuk produk maupun jasa. Dengan perkataan lain, perpustakaan

melakukan tindakan untuk memuaskan pengguna, dan semua pengguna merasa puas dengan

jasa layanan yang diberikan oleh perpustakaan.

Internasional Federation of Librarry Association and Institutions (IFLA) merumuskan

10 standar manajemen untuk menilai kualitaas perpustakaan yaitu:

1) Tujuan. Setiap perpustakaan harus memiliki defenisi tujuan yang jelas seiring dengan tujuan lembaga induknya.

2) Organisasi dan Administrasi. Struktur dan organisasi perpustakaan harus jelas batasannya dan mudah dipahami.

3) Jasa. Jasa yang diberikan harus berkaitan dengan tujuan perpustakaan, penyediaan jasa referens dan informasi, pembuatan rekaman cantuman yang sesuai dengan standar pengatalogan dan klasifikasi yang diakui serta ketersediaan materi perpustakaan untuk keperluan pengguna. Prosedur sirkulasi harus efektif dan efisien.

4) Koleksi. Koleksi harus cukup besaran dan lingkupnya. Kebijakan pengembangan koleksi harus diberi defenisi yang jelas.

5) Staf. Perlunya personil dalam jumlah yang cukup termasuk staf yang berkualifikasi. 6) Fasilitas. Besaran, kualitas dan daya tarik gedung beserta tata letaknya harus mendapat

perhatian. 7) Anggaran dan Keuangan. Perpustakaan harus disediakan anggaran yang cukup guna

mampu mengembangkan koleksi yang tepat dan wajar, merekrut dan melatih ulah staf, menyediakan jasa yang tepat dan untuk melakukan kegiatan lainnya guna memuaskan pengguna.

3


8) Teknologi. Perpustakaan hendaknya mendayagunakan pengolahan data elektronik dan sistem telekomunikasi.

9) Preservasi dan Konservasi. Perlunya kebijakan menyangkut preservasi dan konservasi serta program untuk melaksanakan kebijakan tersebut.

10) Kerjasama. Mengatur rujukan ke berbagai sumber daya informasi yang ada pada perpustakaan lainnya.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan hasil pengamatan sementara terhadap Perpustakaan Yayasan SPK RSU

Sembiring Delitua yang dijadikan sebagai objek kegiatan pengabdian menunjukkan bahwa

faktor manajemen merupakan masalah utama. Masalah ini yang secara langsung sangat

mempengaruhi kinerja perpustakaan. Minimnya koleksi perpustakaan dan rendahnya jumlah

pengguna perpustakaan sebagaimana diuraikan di atas, mengindikasikan bahwa kinerja

perpustakaan masih jauh dari memadai. Faktor utama yang diduga menjadi penyebab kondisi

itu adalah lemahnya manajemen perpustakaan. Prinsip-prinsip manajemen mutu total yang

berorientasi kepada kepuasan pengguna masih belum diterapkan secara proporsional di

perpustakaan tersebut.

Sehubungan dengan identifikasi masalah tersebut, maka dipandang perlu memberikan

penguatan manajemen kepada perpustakaan tersebut dengan menitikberatkan pengelolaan

perpustakaan yang berorientasi kepada kepuasan pengguna. Untuk mencapai hal itu,

kesepuluh standar manajemen yang dirumuskan oleh IFLA akan diterapkan dalam kegiatan

penyuluhan perpustakaan ini.

II. TUJUAN DAN MANFAAT

2.1. Tujuan

Adapun tujuan utama dari pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah

untuk:

1. Memberikan pandangan dan konsep tentang sistem manajemen yang berorientasi

kepada pemakai untuk mengelola perpustakaan perguruan tinggi

2. Membantu pimpinan dan staf perpustakaan untuk merumuskan visi, misi, tujuan dan

rencana strategis (renstra) perpustakaan.

4


3. Memberi masukan dan konsep dalam perumusan kebijakan pengembangan koleksi,

pengolahan dan pengorganisasian koleksi, pelayanan pemakai, dan automasi

perpustakaan.

4. Memberi arahan kepada staf perpustakaan untuk pembuatan rekaman cantuman

katalog yang sesuai dengan standar pengatalogan dan klasifikasi.

2.2. Manfaat

1. Melalui kegiatan penyuluhan ini, diharapkan Perpustakaan Yayasan SPK RSU

Sembiring Delitua memiliki sistem manajemen yang berorientasi kepada pemakai dan

diharapkan mampu memuaskan pemakai dalam bentuk jasa layanan informasi.

2. Melalui kegiatan ini, perpustakaan diharapkan dapat memperbaiki kinerjanya secara

gradual baik dalam pertumbuhan koleksi, peningkatan jenis dan mutu layanan

maupun peningkatan jumlah pengguna, serta diharapkan dapat menjangkau pengguna

potensial perpustakaan khususnya mahasiswa, dosen dan peneliti serta pengguna

potensial perpustakaan lainnya.

Institusi perguruan tinggi sebagai sebuah lembaga ilmiah yang mengkaji sejumlah

konsep, ide dan teori ilmu pengetahuan dari berbagai disiplin ilmu merasa terpanggil untuk

menyumbangkan hasil kajiannya kepada masyarakat luas. Universitas Sumatera Utara

sebagai salah satu perguruan tinggi yang memiliki satu lembaga atau institusi khusus untuk

menangani kebutuhan masyarakat sebagai wujud dari unsur ketiga Tri Dharma Perguruan

Tinggi, yaitu Pengabdian pada Masyarakat. Adapun nama lembaga tersebut ialah Lembaga

Pengabdian Pada Masyarakat disingkat LPPM.

Melalui lembaga itu, maka para staf pengajar di lingkungan Universitas Sumatera

Utara termasuk staf pengajar dari Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU

dimungkinkan untuk dapat melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat termasuk

terhadap komunitas kepustakawanan. Melalui kegiatan ini diharapkan akan terjalin hubungan

dan kerjasama antara USU dengan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua - Deli Serdang.

5


III. KERANGKA PEMECAHAN MASALAH

Dengan mengacu kepada permasalahan yang telah dikemukakan di atas bahwa

manajemen perpustakaan merupakan faktor penting yang perlu dibenahi, maka tim penyuluh

mempersiapkan materi penyuluhan yang diharapkan dapat menjadi jawaban terhadap

kelemahan itu. Untuk itu tim penyuluh telah mempersiapkan kegiatan pokok yang akan

dilaksanakan sebagai berikut:

1. Melakukan pendekatan dan penjajakan melalui kunjungan langsung kepada pimpinan

perpustakaan untuk mendapatkan kesepakatan tentang bentuk kegiatan dan jadwal

pelaksanaan.

2. Bentuk penyuluhan dilakukan melalui ceramah dan diskusi. Sedangkan materi

ceramah adalah menyangkut bidang pemahaman tentang fungsi, tujuan dan

manajemen perpustakaan perguruan tinggi. Seluruh materi ceramah disajikan dalam

bentuk makalah dan dibagikan kepada masing-masing peserta.

3. Selain ceramah juga dilakukan kegiatan lain berupa asistensi teknis untuk beberapa

bidang teknis dalam rangka pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi.

6


IV. PELAKSANAAN KEGIATAN

a. Realisasi Pemecahan Masalah

Kegiatan dilakukan dalam bentuk ceramah yang berlangsung di perpustakaan

Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua. Materi ceramah diharapkan menjadi masukan yang

berharga dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kegiatan ceramah diselingi dengan

acara tanya jawab dan diskusi. Melalui tanya jawab tersebut, staf/pustakawan

mengungkapkan masalah yang dihadapi untuk dicarikan jalan keluarnya. Kegiatan ceramah

diikuti seluruh staf/pustakawan.

Pemahaman awal staf/pustakawan terhadap filosofi perpustakaan perguruan tinggi

dan prinsip-prinsip manajemen untuk perpustakaan masih sangat minim. Gambaran ini

diperoleh melalui tanya jawab dan diskusi yang dilakukan. Kondisi ini tentunya diakibatkan

karena belum semua staf/pustakawan memiliki latarbelakang ilmu perpustakaan. Oleh karena

itu, materi ceramah merupakan sesuatu yang baru bagi mereka.

b. Khalayak Sasaran

Khalayak sasaran yang menjadi sasaran utama dari kegiatan penyuluhan ini adalah

staf/pustakawan, pengelola Perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua, terutama

pengelola yang berwenang sebagai penentu kebijakan dan pengambilan keputusan dalam

melakukan perubahan dan perbaikan manajemen.

c. Metode Kegiatan

Secara umum kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh Tim pengabdian pada

masyarakat adalah sebagai berikut:

1. Melakukan penjajakan ke lokasi objek

2. Membuat proposal

3. Persiapan jadwal

4. Persiapan bahan penyuluhan

5. Pelaksanaan penyuluhan

6. Penyusunan laporan

Kegiatan dilakukan dalam bentuk penyuluhan lapangan melalui ceramah dan asistensi

teknis (technical assistance) untuk beberapa bidang teknis pengelolaan perpustakaan

diantaranya kegiatan pengatalogan, pelayanan pengguna, penataan ruangan dan sebagainya.

7


d. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah sebagai berikut:

1. Selama bulan September 2005 Tim melakukan persiapan yang meliputi:

a. Penyusunan proposal, pendekatan penyuluhan dan surat menyurat.

b. Melakukan persiapan dan pembagian tugas anggota tim pelaksana kegiatan

c. Melakukan penjajakan dan pertemuan dengan pimpinan perpustakaan yang

menjadi lokasi pengabdian.

2. Tanggal 14 Otober 2005 pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat

3. Tanggal 18 s/d 26 Oktober 2005 melakukan evaluasi terhadap hasil pengabdian pada

masyarakat.

4. Tanggal 9 s/d 24 Nopember 2005 penulisan dan penggandaan hasil pengabdian pada

masyarakat.

8


V. HASIL KEGIATAN

5.1 Analisis dan Evaluasi

Setelah melakukan kegiatan penyuluhan, Tim melakukan evaluasi terhadap seluruh

kegiatan. Tujuannya adalah untuk mengetahui sisi keberhasilan dan kegagalan dari seluruh

kegiatan yang telah direncanakan sejak persiapan, pelaksanaan, sampai dengan selesainya

seluruh kegiatan penyuluhan dilakukan di lapangan.

Gambaran umum tentang hasil yang dapat diamati berdasarkan fenomena yang

muncul setelah selesai penyuluhan adalah, minat peserta terhadap kegiatan ini sangat baik

dan sebahagian besar peserta dapat menyerap materi penyuluhan. Hal ini dapat dilihat dari

kesungguhan peserta mengikuti seluruh sesi ceramah. Para peserta juga berharap kegiatan

seperti ini dapat dilakukan lagi di masa mendatang dengan materi yang lain lagi dalam

bidang ilmu perpustakaan.

5.2 Faktor Pendorong

Faktor pendorong dari pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah

motivasi dan rasa ingin tahu para peserta terhadap manajemen perpustakaan perguruan tinggi

yang begitu tinggi. Pimpinan perpustakaan juga begitu antusias ingin memberdayakan

perpustakaannya secara maksimal. Hal ini didukung juga dengan lokasi perpustakaan yang

begitu strategis dalam lingkungan yayasan SPK.

5.3 Faktor Penghambat

Dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat ini, secara umum tidak

ditemukan faktor penghambat yang bearti. Akan tetapi keterbatasan fasilitas dan ruangan

yang tersedia di perpustakaan ini masih dirasakan sebagai faktor penghambat dalam

melaksanakan kegiatan penyuluhan ini.

9


VI. KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengabdian yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan bahwa

motivasi dan minat staf/pustakawan untuk memahami fungsi dan tujuan penyelenggaraan

perpustakaan perguruan tinggi serta manajemen perpustakaan perguruan tinggi ternyata

sangat baik.

Sebagai salah satu penyelenggara pendidikan tinggi yang mengkhususkan

informasinya tentang kesehatan, perpustakaan ini memiliki karakter manajemen tersendiri

yang berbeda dari organisasi perpustakaan lainnya. Oleh karena itu pengaplikasian

manajemen untuk perpustakaan ini hanya bisa diaplikasikan secara baik dan tepat oleh

pengelola yang benar-benar memahami filosofi perpustakaan perguruan tinggi yang banyak

memiliki koleksi khusus.

6.2 Saran

Diharapkan penyuluhan seperti ini terus berkesinabungan dan dapat dilakukan di

perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi yang lain mengingat masih banyak perpustakaan

perguruan tinggi, khususnya perpustakaan SPK, belum terkelola dengan baik.

10


DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1979. Pedoman Perpustakaan perguruan tinggi

Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Perpustakaan perguruan tinggi: buku

pedoman. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi

Noerhayati S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan Jilid 1 dan 2. Bandung: Alumni

Soeharto, Lily Soewarni Bohar. 1987. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta:

DIKTI

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: UT. Depdikbud

Sulistyo-Basuki 1999. Total Quality Management untuk Manajer Perpustakaan dan

Informasi. Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas sastra UI.

Wendell, Laura. 2001. Perpustakaan untuk Kita Semua: Cara Memulai dan Mengelola

Sebuah Perpustakaan Dasar. Jakarta: Coca Cola Foundation Indonesia.

11


MATERI CERAMAH-1

PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI Arti, Tujuan dan Fungsinya

Oleh: Eva Rabita Zaslina Z

Jonner Hasugian Dirmansyah

A. PENDAHULUAN

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) perguruan

tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan tri dharma perguruan tinggi

dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi

kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.

Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi dan organisasi yang

berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan.

Dalam proses belajar - mengajar di perguruan tinggi baik dosen, mahasiswa maupun

peneliti tidak akan terlepas dari perpustakaan. Dari perpustakaan mereka akan memperoleh

informasi tentang bermacam-macam hal, karena pada hakikatnya suatu perpustakaan adalah

tempat terkumpulnya pengetahuan dari masa ke masa. Perpustakaan adalah salah satu

sumber bagi manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuannya.

Perpustakaan dalam sebuah perguruan tinggi merupakan bagian integral yang

menunjang pelaksanaan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat.

B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. Dengan definisi demikian maka yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, fakultas, departemen, jurusan, lembaga lain yang berada di bawah naungan perguruan tinggi (Sulistyo-Basuki, 1993:160). Dalam pelaksanaannya, perpustakaan perguruan tinggi mengenal sistem sentralisasi

dan desentralisasi. Pada sistem sentralisasi, semua koleksi dijadikan satu, termasuk semua

kegiatan. Maka kegiatan pemilihan, pengadaan, pengolahan hingga ke pemencaran informasi

dilakukan oleh pusat. Maka perpustakaan yang ada hanyalah perpustakaan pusat

12


sedangkan perpustakaan fakultas atau jurusan tidak ada. Pada sistem sentralisasi, adakalanya

terdapat beberapa perpustakaan, namun masing-masing dibagi menurut subjeknya. Maka dari

itu ada perpustakaan pusat Ilmu-Ilmu Sosial, perpustakaan Teknologi, Perpustakaan pusat

Pertanian dan sebagainya. Sebaliknya, ada sistem perpustakaan perguruan tinggi yang tidak

mengenal perpustakaan pusat. Yang ada hanyalah perpustakaan fakultas dan mungkin pula

perpustakaan jurusan. Sistem ini dikenal dengan nama desentralisasi.

Setiap sistem memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing. Pada sistem

sentralisasi, keuntungan yang diperoleh ialah:

1. Pengadaan buku dipusatkan sehingga tidak terjadi duplikasi koleksi.

Bandingkan misalnya pada sistem desentralisasi, setiap perpustakaan mungkin

harus memiliki buku rujukan yang sarna.

2. Karena pengolahan bahan perpustakaan dilakukan di pusat, maka terdapat

keseragaman.

3. Jumlah personalia yang diperlukan lebih sedikit dari pada sistem desentralisasi.

4. Adanya kebijakan yang seragam.

Sebaliknya sistem sentralisasi memiliki kekurangan seperti: koleksi letaknya jauh dari

jauh dari pengguna, padahal ada kecenderungan pengguna untuk selalu dekat dengan koleksi

perpustakaan.

Keuntungan sistem desentralisasi ialah:

1. Memungkinkan penempatan bahan perpustakaan pada lokasi yang sesuai.

Misalnya buku tentang arsitektur akan ditempatkan berdekatan dengan

program studi arsitektur.

2. Pengguna umumnya lebih menyukai sistem desentralisasi karena dia tidak

perlu jauh-jauh mengunjungi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhannya.

Hal ini tidak mungkin dilakukan pada sistem sentralisasi

Kerugian sistem desentralisasi ialah:

1. Adanya duplikasi koleksi. Sebagai contoh setiap perpustakaan harus memiliki

buku rujukan yang sama apapun jenis koleksinya. Misalnya setiap

perpustakaan harus memiliki kamus, ensiklopedia, indeks, abtrak, direktori

dan sejenisnya.

13


2. Besar peluang akan terjadi ketidakseragaman dalam pengolahan bahan

perpustakaan sehingga menyulitkan pengguna.

3. Memerlukan lebih banyak personal daripada sistem sentralisasi.

Dalam perkembangan selanjutnya terjadi sentralisasi penuh dan sentralisasi

sebahagian. Pada sentralisasi penuh, semua kegiatan termasuk manajemen, pemilihan,

pengadaan koleksi, pengolahan dan pemencaran informasi dilakukan oleh pusat. Pada

sentralisasi sebahagian, ada kegiatan-kegiatan tertentu yang dilakukan tidak oleh pusat,

diserahkan pada perpustakaan cabang.

C. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) pada perguruan tinggi, perpustakaan harus

menyesuaikan tujuan penyelenggaraannya dengan tujuan perguruan tinggi yang

membawahinya. Menurut Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979:1), “tujuan

diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar

serta mempertinggi kualitas pelaksaanan program kegiatan perguruan tinggi”. Sedangkan

menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 52), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:

1.Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf

pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan

tinggi.

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis,

artinya mulai dari mahasiswa tahun pertarna hingga kemahasiswa pasca sarjana

dan pengajar.

3. Menyediakan ruangan belajar bagi pemakai perpustakaan.

4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. .

5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan

perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.

Selain tujuan tersebut di atas, perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur penunjang

Tri Dharma Perguruan Tinggi merumuskan tujuannya sebagai berikut :

1. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen,

mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan

tinggi.

14


2. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk

penelitian sejauh dana tersedia.

3. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang

dihasilkan oleh sivitas akademika.

4. Menyediakan sarana bibliografi untuk menunjang pemakaian pustaka.

5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani

kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan

pelatihan pengguna perpustakaan.

6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program

perpustakaan. (Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman, 1994 : 32)

Selanjutnya menurut panduan penyelenggaraan koleksi perpustakaan perguruan

tinggi(1992:1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah: sebagai bagian integral dari

suatu perguruan tinggi, perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan untuk menunjang

pelaksanaan perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi:

1. Dharma pertama yaitu pendidikan dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.

3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan meyebarluaskan informasi bagi masyarakat.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan

perguruan tinggi adalah memenuhi kebutuhan informasi bagi sivitas akademika serta

memberikan berbagai jasa pelayanan untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi

kualitas program kegiatan perguruan tinggi.

D. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pada dasarnya perpustakaan perguruan tinggi memiliki fungsinya masing-masing

sesuai dengan lembaga induk yang menaunginya. Namun secara umum fungsi perpustakaan

perguruan tinggi dapat ditinjau dari tiga segi, yaitu:

15


1. Ditinjau dari segi proses pelayanan sesuai dengan tujuannya perpustakaan

perguruan tinggi mempunyai lima macam fungsi, yaitu:

a. Sebagai pusat pengumpulan informasi b. Sebagai pusat pelestarian informasi c. Sebagai pusat pengolahan informasi d. Sebagai pusat pemanfaatan informasi e. Sebagai pusat penyebarluasan informasi

2. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi yang didukung sesuai

dengan perannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga macam

fungsi, yaitu:

a. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan

pengajaran

b. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program penelitian

c. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pengabdian pada

masyarakat

3. Ditinjau dari segi pelaksanaannya, pada setiap fungsi perpustakaan perguruan

tinggi tersebut di atas dapat dibedakan dua macam sifat fungsi, yaitu:

a. Fungsi yang bersifat akademis edukatif

b.Fungsi yang bersifat administratif teknis (Pedoman Perpustakaan Perguruan

Tinggi, 1979 : 3).

Jadi di sini jelas bahwa perpustakaan perguruan tinggi lebih menekankan pada

fungsinya untuk program pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian pada

masyarakat dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan.

Selanjutnya fungsi-fungsi perpustakaan perguruan tinggi tersebut bila dinyatakan ke

dalam suatu proses maka akan terbentuklah tugas atau kegiatannya. Rompas(1985:9)

menyatakan pendapatnya bahwa tugas pokok perpustakaan dapat dibagi atas empat kelompok

sebagai berikut:

1. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penerbitan tertulis dan terekam

2. Mengolah berupa diklasifikasi, dikatalog dan sebagainya bahan pustaka tersebut agar

siap pakai oleh orang yang akan memakainya

3. Menyimpan, memelihara dan merawat koleksi bahan pustaka

4. Memberikan pelayanan dan informasi yang disediakan.

16


Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi

adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, memelihara dan merawat serta

menyebarluaskan itu dengan cara memberikan pelayanan terhadap informasi yang tersedia

kepada penggunanya.

E. Penutup

Pada dasarnya tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan

kepada masyarakat penggunanya agar mereka dapat memperoleh informasi yang

dibutuhkannya secara syahih, cepat dan tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut perpustakaan

harus dikelola dengan baik dan cermat. Mulai dari kegiatan pengadaan bahan pustaka,

pengolahan, pemeliharaan, sampai dengan kegiatan layanan, hendaknya didasari pada

perencanaan yang sistematis dan berorientasi pada kepentingan pengguna.

Masyarakat pengguna perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari mahasiswa, dosen,

peneliti, bahkan anggota masyarakat. Oleh karena itu, dalam menjalankan fungsinya,

perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang program kegiatan perguruan tinggi

yang menjadi induknya.

17


DAFTAR PUSTAKA






Rompas, J. 1985. Pengantar Organisasi Perpustakaan. Jakarta: LPDI


DIKTI







18


MATERI CERAMAH-2

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUANTINGGI Pengertian, Tugas Manajemen, Organisasi dan ketenagaan

Oleh: A. Ridwan Siregar

Eva Rabita Irawati Kahar Laila Hadri

Zurni Zahara A. Pengertian

Pada hakikatnya manajemen adalah suatu kegiatan untuk mencapai tujuan , melalui

kerja orang-orang lain. Dengan secara lebih terperinci dapat dinyatakan bahwa manajemen

meliputi perancangan dan sifat-sifat usaha kelompok dalam rangka untuk mencapai tujuan,

tetapi dengan penggunaan modal berupa waktu, uang, material dan juga hambatan yang

dijumpai seminim mungkin. Jelasnya manajemen adalah penting dalam bekerja sama yang

terorganisir, yakni menggunakan ilmu pengetahuan, konsep dan prinsip-prinsip untuk

mencapai hasil seperti yang diinginkan.

Manajemen berasal dari bahasa Inggris to manage, yang berarti mengelola,

memimpin, mengurus (Kamus Bahasa Inggris 1991). Pengertian manajemen secara umum

adalah proses kegiatan dari seseorang pimpinan (manager) yang harus dilakukan dengan

menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang

sudah ditetapkan, dengan melalui orang lain sebagai sumber tenaga kerja, serta

memanfaatkan sumber-sumber lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-

tepatnya.

Definisi lain menyebutkan manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien

untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian manajemen memang begitu luas, sehingga dalam

kenyataanya, tidak ada defenisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang.

Ciri utama pekerjaan manajemen yang membedakan dengan pekerjaan lain adalah,

adanya aktifitas yang harus dilaksanakan melalui orang lain.

Apabila ada suatu pekerjaan yang dikerjakan tanpa melalui orang lain, maka

pekerjaan itu bukan pekerjaan manajemen.

19


Dasar-dasar manajemen adalah:

1. Adanya kerja sama di antara sekelompok orang dalam ikatan formal

2. Adanya tujuan kerja sama serta kepentingan yang sama untuk dicapai

3. Adanya pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang baik

4. Adanya hubungan formal dan ikatan tata tertib yang baik

5. Adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang akan dikerjakan

6. Adanya human organization.

Mengapa manajemen dibutuhkan? Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena

tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan sulit untuk mencapai tujuan.

Ada tiga alasan utama diperlukannya manjemen:

1. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi 2. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antar tujuan-sasaran dan

kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi

3. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. B. Tugas Manajemen

Dalam rangka mencapai tujuan, seseorang pimpinan harus melakukan serangkaian

kegiatan atau fungsi manajemen yang tepat sebagai berikut:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya dalam rangka mencapai tujuan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi masing-masing beserta penetapannya dengan cara yang tepat mengenai staf yang harus menduduki fungsi-fungsi itu serta wewenang dan tanggung jawabnya.

3. Pendorong (Motivator)

Pendorongan merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat kerja dan kerelaan bekerja sebagai pegawai (anggota organisasi) demi tercapainya tujuan. Rangkaian kegiatan pendorong atau perangsang yang bersifat kerohanian seperti pemberian pangkat, pendidikan, pengembangan karir, pengalaman

20


dan lain-lain. Dorongan dari segi jasmaniah seperti kenaikan gaji, tunjangan,

sandang/pangan, jaminan kesehatan dan lain-lain.

4. Pengendalian (Controling)

Pengendalian adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian (evaluasi). Gunanya untuk menjamin bahwa tujuan dapat tercapai sebagaimana yang ditetapkan dalam perencanaan. Pengendalian diperlukan untuk mengetahui pekerjaan itu sudah dilaksanakan, sumber-sumber yang telah dimanfaatkan, hambatan-hambatan dan sebagainya. Dari hasil pengamatan dapat diadakan penyempurnaan, evaluasi dan penentuan tindak

lanjut yang harus dilakukan, sehingga pemborosan dapat dihindari dan pengembangan

selanjutnya dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

Keempat fungsi manajemen tersebut harus serasi dengan cara setepat-tepatnya sehingga

tujuan organisasi/lembaga dapat tercapai. Fungsi tersebut dapat terlaksana bila dapat

memanfaatkan sumber daya yang tepat, yaitu:

1. Manusia atau tenaga kerja (man) 2. Biaya (money) 3. Bahan baku (material) 4. Peralatan (machine) 5. Tata kerja (methods) 6. Pasar (market)

Keenam istilah itu dalam manajemen dikenal dengan istilah “Enam M” yaitu Man.

Money, Materials, Machine, Methods, and Market.

Untuk menerapkan prinsip-prinsip manajemen dan fungsi-fungsinya perlu dijajaki

sifat organisasi di mana manajemen diterapkan, juga lembaga induk di mana organisasi

tersebut bernaung.

Perpustakaan perguruan tinggi jelas bernaung dan berlindung kepada Perguruan

Tinggi yang bersangkutan, oleh karena itu manajemen mana yang akan diterapkan,

bergantung kepada sifat dan tujuan lembaga induknya. Jadi tujuan manajemen tercapai yang

serupa internal efficiency dalam arti kepuasan dan suasana kerja di dalam terbina, juga

eksternal efektifitaspun terpenuhi dalam arti produk organisasi memenuhi kebutuhan dan

selera pengguna, sesuai pula dengan situasi dan kondisi serta aspirasi di lingkungan.

Bila digambarkan secara garis besarnya, manajemen perpustakaan perguruan tinggi

mendapat input informasi tentang harapan lingkungan dan khususnya perguruan tinggi

21


sendiri. Kemudian hasil manajemen merupakan misi untuk memasyarakatkan perpustakaan

yang berupa pemanfaatan koleksi dan fasilitas perpustakaan adalah efektif dan maksimal.

Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pada perpustakaan perguruan tinggi yang kunci keberhasilannya terletak pada

pustakawan dan stafnya dalam berkarya dan berinisiatif untuk membuat program kerja yang

konstruktif dan innovatif, serta usaha pendekatan dan kerja sama dengan pimpinan perguruan

tinggi serta sivitas akademika, maka manajemen yang diterapkan seyogianya menggunakan

manajemen yang dianjurkan oleh Earnest Dale dalam Soeharto(1987:8) dengan fungsi-fungsi

atau komponen-komponen meliputi:

1. Perencanaan, membuat percncanaan tentang perluasan lahan tanah untuk memperluas gedung sesuai dengan tujuan peningkatan jumlah dan mutu lulusan yang konsekwensinya menuntut peningkatan fasilitas hard-ware, soft-ware dan teach-ware, berupa perluasan lahan tanah, penambahan gedung-gedung untuk perpustakaan, laboratorium, kantin dan ruang-ruang kuliah yang memadai dan sebagainya. Juga peningkatan jumlah dan mutu dosen, maka digalakkan kegiatan-kegiatan penyegaran dalam bentuk penataran dan penelitian serta penambahan alat-alat pengajaran seperti media audio visual dan sebagainya. Maka demikian pula untuk penambahan bahan koleksi di perpustakaan yang sesuai dengan kurikulum dan kegiatan ekstra-kurikuler. Untuk mewujudkannya perlu perencanaan yang cermat, selain berpedoman kepada tujuan yang akan dicapai pada masa mendatang, mempertimbangkan pula keadaan di waktu sekarang sambil memperhitungkan keadaan dan faktor masa lampau untuk memperoleh kecendrungan-kecendrungan guna memantapkan tujuan akhir.

22


2. Organisasi, melaksanakan kegiatan yang melibatkan orang lain untuk mencapai tujuan, maka semakin besar kegiatan yang dilakukan memerlukan pengorganisasian yang cermat dan rapi, untuk memperjelas bobot dan pembagian tugas, sehingga dapat merekruit anggota yang kompeten sesuai dengan tugas-tugas yang bersangkutan. Bentuk organisasi memperjelas pula dana dan fasilitas yang harus diadakan.

3. Staf dan arahan kerja, dengan terbentuknya organisasi, memperjelas pula hubungan

kerja satu sama lainnya, memungkinkan adanya koordinasi. Maka dari itu agar staf bekerja searah dan sejalan dengan tercapainya tujuan, serta menghasilkan seperti diinginkan, perlu pengarahan-pengarahan yang dilakukan dan disampaikan secara sederhana dan jelas, diberikan berulang kali walaupun tidak terus menerus.

4. Kontrol, untuk memeriksa atau mengecek kemajuan-kemajuan yang dicapai dan

mendeteksi adanya penyimpangan-penyimpangan serta mendapatkan feed-back, dilakukan kontrol apakah ketat atau longgar bergantung kepada situasi dan kondisi setempat.

5. Representasi dan innovasi, komponen ini perlu ada terutama di perpustakaan

perguruan tinggi yang menyajikan jasa layanan bagi sivitas akademika, disamping menjalin kerja sama dengan para dosen sebagai orang-orang pengembang ilmu, maka komponen-komponen representasi dan innovasi dalam pengelolaannya harus ada, sehingga dalam perencanaannya termasuk pengembangan dan peningkatan yang memungkinkan perpustakaan dapat ditampilkan mewakili perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi lainnya, disamping terbuka juga kepada pembaharuan-pembaharuan yang konstruktif dalam rangka menyesuaikan dengan lembaga induk yakni perguruan tinggi sebagai sumber pembaharuan dan pengembangan.

C. Organisasi dan Ketenagaan Perpustakaan Perguruan Tinggi

1. Organisasi

a. Organisasi perpustakaan perguruan tinggi dari segi makro

Perpustakaan sebagai sub sistem dari sistem Perguruan Tinggi menyandang dan

menampilkan karakteristik perguruan tinggi yang jelas nampak dari sifat koleksi dan

pelayanan yang disajikan, yang mengandung pula kegiatan bimbingan dan pendidikan.

Perpustakaan seperti halnya organisasi lainnya, adalah hidup dan dinamis dalam

menyesuaikan dengan tuntutan lingkungan, maka menganut sistem terbuka yang selalu

23


mendapat input dari lingkungan dan merespon terhadap lingkungan, baik dari lembaga induk

yakni perguruan tinggi, maupun di luar itu.

b. Organisasi perpustakaan perguruan tinggi dari segi mikro

Organisasi dari segi mikro, dapat disorot dari dua segi, yakni struktur dan proses.

1). Struktur

Dari segi struktur dapat meliputi 3 hal penting yakni:

a). Segi statis photografis adalah bentuk organisasi sesuai dengan tujuan, dan

kebutuhannya untuk mencapai tujuan tersebut. Disamping itu adalah pengisian

posisi serta pelaksanaan tugas dan wewenangnya. Yang menjadi masalah adalah

penempatan orang-orangnya yang tepat dan sesuai, yang memungkinkan ia

berkembang dan memberikan kontribusinya secara maksimal kepada organisasi.

b). Alur kerja yang dinamis, alur kerja dan pembagian kerja merupakan penjabaran

tugas-tugas dan kewajiban dari tingkat atas sampai kepada lapisan di bawah,

merupakan pula penjabaran kewenangan seseorang. Maka sebagai bagian dari

suatu sistem total organisasi memerlukan adanya koordinasi yang efektif dalam

rangka pencapaian tujuan.

c). Segi manusia, segi manusia ini disoroti mengenai cara manusia berinteraksi di

dalam organisasi, diperinci sebagai berikut:

- Seorang individu selain merupakan suatu sistem yang utuh, juga merupakan bagian dari sistem yang mempunyai motif kebutuhan dan keinginan.

- Seorang individu termasuk di dalam kelompok, sebagai bagian dari organisasi, iapun berpengaruh baik terhadap kelompoknya maupun terhadap organisasi.

- Organisasi sebagai suatu sistem secara keseluruhan terdiri dari sub-sub sistem terdiri dari individu dan kelompok yang satu sama lainnya saling berpengaruh terhadap organisasi. Dengan kata lain, manusia dan organisasi saling bergantung.

2). Proses

Lingkungan yang dalam prosesnya meliputi keluar masuknya manusia, dari dan ke

dalam lingkungan organisasi.

24


2. Ketenagaan:

Ketenagaan pada perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dapat

dikelompokkan dalam:

a. Tenaga Pustakawan

Di perguruan tinggi, perpustakaannya pada umumnya sudah memiliki dan sudah

dipimpin oleh pustakawan yang memiliki kualifikasi bidangnya, apakah kesarjanaannya

tersebut diraih di luar negeri atau jurusan Ilmu Perpustakaan pada perguruan tinggi di dalam

negeri. Dengan kesarjanaannya dalam bidang perpustakaan, ia seyogianya telah memiliki

kompetensi baik akademis, profesi pribadi dan kemasyarakatan, sesuai dengan citra

perguruan tinggi yakni tri dharma perguruan tinggi.

Pada umumnya pustakawan profesional tersebut, bila pada perpustakaan perguruan

tinggi terdapat lebih dari seorang, yang seorang lagi atau selebihnya menduduki posisi

sebagai wakil-wakil kepala atau pembantunya, yang sewaktu-waktu mewakili kepala

bilamana kepala berhalangan. Maka jelas kedudukan, fungsi dan wewenangnya, yakni

sebagai orang-orang top pertama dan kedua di perpustakaan. Merekalah yang bertugas

supervisi bagi anggota staf lainnya baik untuk pekerjaan-pekerjaan pengolahan dan

pelayanan bagi pengguna perpustakaan.

Dengan tugas serta wewenangnya itu pustakawan adalah manajer yang menampilkan

sifat dan sikap sebagai berikut:

1). Partisipatif, seorang manajer yang partisipatif adalah manajer yang banyak mengadakan dan memupuk hubungan baik vertikal maupun horizontal, terutama menjalin hubungan dengan orang-orang satu level maka ia banyak bertukar pendapat dan informasi serta mencari pengalaman dan belajar. Selain memupuk hubungan dan siap membantu orang-orang satu level di luar perpustakaan, di dalam ia membantu dan mengiring terbinanya koordinasi sehingga semua sinkron mengarah kepada penyelesaikan tugas dan pencapaian tujuan.

2). Pemimpin, sebagai seorang pemimpin, iapun direktif maka banyak memberikan

pengarahan-pengarahan, selain responsif terhadap situasi dan kondisi anak buah dan suasana kerja, sehingga cepat dapat diambil strategi yang membangun dan innovatif. Sebagai pemimpin iapun representatif, dapat mewakili perpustakaannya atau stafnya.

3). Bersikap monitoring, iapun bertanggung jawab untuk mengecek, mengontrol serta

mengevaluasi pekerjaan anak buah. Maka iapun melakukan pekerjaan-pekerjaan supervisi, karena itu ia membantu dan membimbing anak buah untuk

25


meningkatkan dan memperbaiki cara kerja anak buah. Apakah yang diterapkannya adalah supervisi dekat dan ketat atau umum, bergantung kepada kadar hasil kerja dan tingkat kematangan anak buah dalam melaksanakan tugas dan mengemban tanggung jawabnya.

Bagi pengguna perpustakaan, pustakawan dapat menampilkan sifat dan sikapnya yang

partisipatif dan monitoring, siap sedia membantu dan berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan

akademis yang relevan dengan kompetensi yang dimiliki. Karena itu pustakawan-

pustakawan di perguruan tinggi dapat dipandang dan digolongkan ke dalam kelompok tenaga

edukatif akademis.

b. Tenaga Administratif.

Adapun tenaga administratif dapat terdiri dari tenaga pustakawan profesional, para

profesional dan karyawan lapisan di bawahnya. Tenaga pustakawan yang berstatus tenaga

administratif tersebut, dapat pula memiliki kesarjanaan perpustakaan yang bertugas

mengepalai bagian sekretariat mengenai masalah surat menyurat, pencatatan, pemesanan

buku dan masalah-masalah kepegawaian serta keuangan di perpustakaan. Iapun seyogianya

diakui sebagai tenaga edukatif akademis karena kompetensinya tersebut. Perbedaannya

hanya terletak pada penugasannya mengorganisasi dan mengkoordinir pekerjaan-pekerjaan

administrasi.

Tenaga-tenaga para profesional, selain ditempatkan di bagian sekretariat, ditugaskan

pada bagian-bagian pelayanan dan pengolahan. Mereka yang berpotensi dapat menjadi

tangan kanan pustakawan atau manajer, dan dapat diserahi tugas memimpin tenaga lapisan di

bawahnya, sehingga dapat dibina gerak kerja yang lancar dan terpadu. Karena jasa layanan

baru dapat disajikan dengan tepat dan lancar, apabila ditunjang oleh administrasi yang lancar

dan baik.

Banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan dipengaruhi oleh sejumlah variabel, di

antaranya:

1. Jumlah dan macam pengguna seperti mahasiswa, dosen, peneliti 2. Pelayanan yang diberikan, misalnya sistem pelayanan yang dipilih, lama

waktu pelayanan dan titik layan 3. Besarnya koleksi 4. Tata ruang gedung 5. Pemanfaatan komputer 6. Pertambahan koleksi. Perbandingan antara pustakawan dan tenaga administrasi

adalah 3:1 26


Secara umum dapat dikatakan bahwa jumlah tenaga yang diperlukan antara pustakawan yang

melaksanakan tugas keprofesian, pustakawan yang melaksanakan tugas penunjang

keprofesian dan pustakawan yang membantu keprofesian adalah 1 : 3 : 15. Dalam jangka

panjang, jumlah ini akan berubah sesuai dengan kondisi dan situasi perguruan tinggi

masing-masing.

Dalam keputusan Menpan no. 18/1988, jabatan fungsional pustakawan dibagi dalam 12

jenjang dari terendah sampai yang tertinggi sebagai berikut:

1. Asisten pustakawan madya 2. Asisten pustakawan 3. Ajun pustakawan muda 4. Ajun pustakawan madya 5. Ajun pustakawan 6. Pustakawan pratama 7. Pustakawan muda 8. Pustakawan madya 9. Pustakawan utama pratama 10. Pustakawan utama muda 11. Pustakawan utama madya 12. Pustakawan Utama.

Dengan pemanfaatan komputer di perpustakaan, kebutuhan akan ajun dan asisten

pustakawan akan berkurang. Sebaliknya keperluan akan pustakawan pratama sampai utama

akan meningkat sejalan dengan meningkatnya peranan konsultasi dari perpustakaan. Dalam

jangka panjang, jumlah antara pustakawan pratama sampai utama, ajun pustakawan, dan

asisten pustakawan seyogyanya menjadi 1 :3 :5

Dalam melaksanakan kegiatan di perpustakaan, kegiatan yang termasuk dalam

kategori keprofesian dan kategori penunjang keprofesian dalam bidang pengembangan,

pelayanan teknis, pelayanan pengguna, jaringan kerja sama, dan pelayanan ketatausahaan

dapat dilihat dalam daftar berikut dengan catatan bahwa daftar tersebut dapat dikembangkan:

Pengolahan pustaka

A. Pemilihan pustaka

Tugas keprofesian

1. Merumuskan kebijakan pemilihan pustaka 2. Menyusun anggaran biaya pembelian pustaka

27


3. Menjaring minat pengguna 4. Mempelajari kurikulum lembaga induk 5. Mempelajari kebutuhan masyarakat 6. Memilih pustaka dari tinjauan buku, katalog penerbit, dan lain-lain. 7. Menyiapkan daftar pustaka yang dibutuhkan dalam bidang tertentu 8. Mempertimbangkan permintaan pustaka untuk bidang tertentu 9. Mempertimbangkan pengadaan pustaka lebih dari satu eksemplar untuk bidang

tertentu 10. Menentukan edisi 11. Mempertimbangkan pembelian pustaka yang ditawarkan oleh penerbit, atau toko

buku 12. Memeriksa persediaan buku di toko buku dan pameran buku 13. Mengadakan pertemuan dengan penyalur buku 14. Membuat pemilihan akhir untuk pemesanan buku 15. Menyiapkan daftar koleksi dasar 16. Memeriksa pustaka untuk disiangi dan diganti.

B. Pengadaan Pustaka

Tugas keprofesian

1. Mengendalikan anggaran pengadaan 2. Menjadwalkan pembelian 3. Mengadakan pembicaraan dengan penerbit dan penyalur 4. Memeriksa persediaan buku di toko buku 5. Menelusur informasi bibliografi umum 6. Menyiapkan dan menyusun data untuk pemesanan 7. Melakukan pemesanan 8. Mengurus berkas informasi pemesanan 9. Menahlik dan menyetujui kuitansi pemesanan pustaka 10. Membuat daftar buku yang sukar diperoleh (tidak terbit lagi) 11. Menentukan dan mengawasi pencatatan serial 12. Menentukan dan mengawasi pertukaran 13. Menentukan dan mengawasi pencatatan perolehan 14. Mengajukan permintaan hadiah 15. Menilai pustaka yang sangat khusus dan langka

28


Tugas penunjang

1. Mencocokkan daftar buku yang akan dipesan dengan katalog perpustakaan 2. Mencari data bibliografi umum 3. Mengisi kartu pemesanan

4. Mencocokkan kartu pemesanan dengan daftar pustaka yang dipesan atau baru diterima

5. Mengetik pemesanan pustaka 6. Menjajarkan kartu pemesanan 7. Membuka dan memilah pustaka 8. Memeriksa faktur 9. Memasukkan informasi perolehan 10. Mengarsipkan faktur dan dokumen pemesanan 11. Menyiapkan daftar pertukaran 12. Mencatat pertukaran 13. Merunut surat tanda terima dan mencatat hadiah 14. Mencatat penggunaan anggaran pustaka 15. Membuka-buka buku baru 16. Membubuhkan tanda pemilikan 17. Menempel kocek buku, lembar tanggal, dsb pada buku 18. Mengetik kartu dan kocek buku 19. Melaminasi buku 20. Membuat kotak buku

C. Pengatalogan dan pengklasifikasian

Tugas keprofesian

1. Menentukan kebijakan pengatalogan dan pengklasifikasian 2. Mengklasifikasi 3. Mengembangkan sistem pengklasifikasian 4. Memberikan tajuk subjek 5. Membuat kartu katalog utama 6. Menentukan entri tambahan 7. Melakukan pengklasifikasian kembali 8. Melakukan pengatalogan kembali 9. Mengawasi pengatalogan fiksi

29


10. Meminda kartu 11. Meminda tangkilan 12. Mengawasi pemeliharaan jasad katalog 13. Menetapkan dan mengawasi catatan katalog (mengenai apa yang tersimpan dalam

katalog) 14. Menentukan cara dan rutin penyimpanan pustaka untuk dilayankan

Tugas penunjang

1. Mengatalog fiksi 2. Membubuhkan label buku 3. Membuat kartu katalog berdasarkan kartu utama 4. Membuat katalog pagu 5. Memproses eksemplar tambahan dan edisi baru 6. Menjajarkan kartu 7. Mencatat buku yang ditarik dan disiangi dari koleksi 8. Memproses buku yang dikatalog dan dikelola kembali 9. Memelihara jasad katalog

Pelayanan

A. Peminjaman

Tugas keprofesian

1. Menyusun peraturan peminjaman 2. Meminda dan menyunting peraturan 3. Merancang formulir dan catatan 4. Mengawasi koleksi buku cadang 5. Menyiapkan laporan statistik

6. Menangani kebutuhan pengguna

Tugas penunjang

1. Mengatur meja layan 2. Meminjamkan, memperpanjang peminjaman, dan menerima pengembalian buku 3. Menata rak 4. Memeriksa buku khusus yang dikembalikan 5. Memilah dan menjajarkan buku 6. Menghitung dan mencatat statistik 7. Menerima dan mencatat uang denda

30


8. Mengetik dan menahlik kartu buku yang sudah penuh 9. Menyisihkan buku tempahan 10. Membuat surat peringatan terlambat mengembalikan 11. Mendaftarkan peminjam 12. Menjelaskan aturan peminjaman 13. Mengurus arsip pendaftaran 14. Menyimpan data untuk laporan statistik

B. Perujukan

Tugas keprofesian

1. Menentukan kebijakan perujukan 2. Menjawab pertanyaan rujukan 3. Pembimbingan mengenai cara perujukan dan sumber rujukan 4. Menghimpun bibliografi 5. Menyusun dan memelihara berkas informasi (pamflet, guntingan, dll.) 6. Membuat indeks khusus 7. Memperkenalkan susunan dan sumber informasi kepada pengguna baru 8. Memandu pengguna dalam mencari dan memilih buku 9. Memandu pengguna dalam menggunakan, katalog buku 10. Memberikan informasi tentang buku, pengarang dan penerbit 11. Memberikan informasi kepada pengguna tentang buku yang berhubungan dengan

minatnya 12. Membuat abstrak karya tulis 13. Menghimpun dan menyebarkan daftar bacaan 14. Merencanakan pameran buku 15. Merencanakan papan buletin informasi

Tugas penunjang

1. Mencari informasi bibliografi sederhana 2. Memberikan informasi tentang siapa yang harus dihubungi, tempat buku tertentu, dsb. 3. Mengatur papan buletin dan pameran 4. Memberikan pelayanan pandang dengar

31


Perawatan pustaka

Tugas keprofesian

1. Menentukan cara dan teknik pengawetan 2. Menentukan kebijakan penjilidan, penambahan dan penghapusan 3. Menyiapkan spesifikasi penjilidan 4. Mengambil keputusan tentang buku yang akan dijilid, ditambal, atau dihapus 5. Menghubungi perusahaan penjilidan 6. Mengawasi pelaksanaan perawatan pustaka 7. Merencanakan pengaturan rak 8. Merencanakan dan mengawasi penginventarisasian buku

9. Mengawasi prosedur penyimpanan buku dalam rak

Tugas penunjang

1. Pemilahan awal dari buku yang akan dijilid, ditambal, atau dihapus 2. Memperbaiki buku yang rusak 3. Mengganti halaman yang hilang 4. Mengawahamakan buku 5. Menyiapkan buku yang akan dijilid 6. Mencatat buku yang sedang dijilid 7. Memeriksa buku yang dikembalikan dari perusahaan penjilidan 8. Mengeluarkan buku yang dihapus 9. Menata buku dalam rak dengan benar 10. Memeriksa ketertiban dan kerapian buku dalam rak 11. Mengatur jadwal pemeriksaan ketertiban dan kerapian penempatan buku dalam rak 12. Mengurus pemindahan buku dan pustaka lain dari tempat yang satu ke tempat yang

lain 13. Mencocokkan buku dalam rak dengan katalog pagu

Jaringan kerja sama perpustakaan

Tugas keprofesian

1. Turut serta dalam pengatalogan bersama 2. Mengawasi keterlibatan dalam penyusunan katalog induk dan pusat bibliografi 3. Mengawasi silang layan 4. Menahlik data bibliografi untuk silang layan 5. Turut serta dalam proyek bibliografi

32


Pengembangan

Tugas keprofesian

1. Menyusun rencana perpustakaan secara menyeluruh 2. Merencanakan dan memulai kegiatan baru 3. Menentukan cara mencatat, membuat statistik dan formulir yang diperlukan 4. Membuat analisis pekerjaan 5. Melatih dan mengajar karyawan baru 6. Melatih magang 7. Melatih karyawan untuk meningkatkan kinerja 8. Melatih karyawan untuk meningkatkan pengetahuan 9. Merencanakan dan meninjau kembali penempatan karyawan 10. Menyelenggarakan kursus di perpustakaan 11. Mengatur keikutsertaan pegawai dalam ceramah, seminar dan lain-lain

Ketatausahaan

Tugas keprofesian

1. Merencanakan anggaran 2. Memberikan arahan tentang pemeliharaan gedung dan perkarangan 3. Menentukan bahan habis dan perlengkapan untuk dibeli 4. Menyiapkan laporan 5. Mengatur penempatan karyawan 6. Mengatur permohonan cuti 7. Memeriksa berkas karyawan 8. Meningkatkan kesejahteraan karyawan Tugas penunjang

1. Mengerjakan tata buku 2. Menyusun data anggaran 3. Menyusun statistik 4. Membuat grafik dan diagram 5. Membeli bahan habis pakai perlengkapan 6. Mengatur pemakaian bahan habis pakai 7. Membuat inventaris bahan habis pakai dan perlengkapan 8. Menyimpan arsip 9. Menyusun surat menyurat rutin

33


10. Menerima telepon 11. Membuat fotocopy 12. Melakukan pekerjaan pesuruh 13. Menyiapkan jadwal kerja 14. Menyimpan dan menyiapkan berkas karyawan 15. Membuat laporan dan catatan rutin mengenai karyawan 16. Menyiapkan jadwal cuti 17. Menyiapkan gaji karyawan 18. Mengatur ketertiban meja dan ruang baca.

Daftar ini dapat dikembangkan lagi sesuai dengan perkembangan perpustakaan. Kalau

perpustakaan sudah menganut sistem komputerisasi tentulah daftar ini mengalami perubahan,

atau disesuaikan dengan sistem yang diterapkan.

34


DAFTAR PUSTAKA





Kumar, Krishan. 2003. Library administration and manajemen. New Delhi: Vikas

Publishing House PVT LTD


Rompas, J. 1985. Pengantar Organisasi Perpustakaan. Jakarta: LPDI


DIKTI







35


Eva Rabita : Manajemen Perpustakaan Yayasan SPK RSU...

Documents

Transcript of Eva Rabita : Manajemen Perpustakaan Yayasan SPK RSU...