EUROPE DIRECT

(2021. – 2025.)

VODIČ ZA PODNOSITELJE ZAHTJEVA

30. lipnja 2020.

VAŽNA OBAVIJEST

Vodič za podnositelje zahtjeva opći je priručnik za korisnike u kojem su podnositeljima zahtjeva objašnjena najvažnija pravila za podnošenje njihovih prijedloga.

Odnosi se na bespovratna sredstva za aktivnosti dodijeljena u okviru postupka dodjele bespovratnih sredstava EUROPE DIRECT kojim upravlja Glavna uprava za komunikaciju putem portala EU-a

„Financiranje i natječaji” („portal”).

Zamišljen je kao glavna praktična referenca za pripremu i podnošenje prijedloga.

Nastojte sami pronaći odgovore koji su vam potrebni jer su nam resursi za obradu izravnih upita ograničeni.

Svi pojmovi objašnjeni su u glosaru.

Pojedinosti o postupcima opisane su u internetskom priručniku za korištenje portala „Financiranje i natječaji”. Internetski priručnik sadržava i najčešća pitanja i detaljne upute za sustav elektroničke

razmjene podataka .

Potpuni popis referentnih dokumenata (uključujući zakonodavstvo, program rada i predloške) možete pronaći na stranici Referentni dokumenti.

Izravan kontakt

Ako je potrebno, možete nam se obratiti na comm-rep-zag-edic@ec.europa.eu , a za

informatička pitanja obratite se IT Helpdesku.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

3 od 12

SADRŽAJ

1. Kako podnijeti prijedlog ......................................................................................................... 4 1.1. Priprema za podnošenje prijedloga ................................................................................ 5 1.2. Kako ispuniti zahtjev ................................................................................................... 5 1.3. Pomoć ....................................................................................................................... 9 1.4. Podnošenje – potvrda primitka .................................................................................... 10

2. Informacije o rezultatima ocjenjivanja ................................................................................. 10 3. Završne pravne provjere ....................................................................................................... 10 4. Podnositelji zahtjeva: što su povezani subjekti i jedini podnositelji zahtjeva ....................... 11

1.1. Povezani subjekti ........................................................................................................... 11 1.2. Jedini podnositelj zahtjeva .............................................................................................. 12

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

4 od 12

1. Kako podnijeti prijedlog

Svi prijedlozi moraju se podnijeti izravno putem sustava za podnošenje prijedloga na

portalu. Zahtjevi u papirnatom obliku ne prihvaćaju se.

Iako je sučelje sustava za podnošenje prijedloga na portalu na engleskom jeziku, svoj

prijedlog morate podnijeti na hrvatskom jeziku.

Postupak podnošenja objašnjen je u internetskom priručniku za korištenje portala

„Financiranje i natječaji” (s detaljnim uputama za informatički alat).

Prijedlog se podnosi u dva koraka:

1. registrirajte organizaciju;

2. podnesite prijedlog kako slijedi:

dio A sadržava administrativne informacije o podnositelju zahtjeva

Ispunite ga izravno na internetu.

dio B (opis aktivnosti) obuhvaća tehnički sadržaj prijedloga

Ispunite obrazac zahtjeva i priložite ga u formatu PDF (obvezno).

dio B (prilozi i popratna dokumentacija)

Priložite kao PDF datoteke:

o potpišite časnu izjavu i priložite je u formatu PDF (obvezno)

o svu popratnu dokumentaciju priložite u formatu PDF (ako je relevantno,

vidjeti odjeljak 8.2. poziva na podnošenje prijedloga).

Prijedlog se mora podnijeti prije isteka roka za podnošenje prijedloga (naveden u

dokumentu poziva). Ako zakasnite, sustav automatski zanemaruje vaš prijedlog i

smatra se da ga niste podnijeli.

Broj stranica prijedloga ograničen je (navedeno u obrascu zahtjeva); višak stranica

neće se uzeti u obzir.

Obvezni dokumenti moraju se priložiti pod odgovarajućom kategorijom, npr.

zahtjev pod kategorijom Application form, časna izjava pod kategorijom

Declaration on honour (u protivnom bi vaš prijedlog mogao biti nepotpun i stoga

nedopušten). Sva popratna dokumentacija (ako je relevantno, vidjeti odjeljak 8.2.

poziva na podnošenje prijedloga) treba se priložiti kao Supporting document 1,

Supporting document 2 itd.

Savjetujemo vam da s pripremom prijedloga počnete na vrijeme kako biste ga predali dovoljno rano da izbjegnete moguće poteškoće u zadnjem trenutku.

Ne riskirajte tehničke probleme (npr. preopterećenje) podnošenjem zahtjeva pred sam kraj roka. Rok za podnošenje NEĆE se produljiti.

Iako možete spremati verzije tijekom ispunjavanja zahtjeva, savjetujemo

vam da predloške pregledate prije nego što počnete s ispunjavanjem na internetu (uzorke možete preuzeti sa stranice Reference documents na portalu).

Kako bi ispunili dio A, svi podnositelji zahtjeva moraju biti registrirani u

Registru sudionika i dostaviti svoj PIC broj koordinatoru. Povezani subjekti i subjekti koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva također se moraju registrirati, ali kasnije, tijekom pripreme dodjele bespovratnih sredstava.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

5 od 12

1.1. Priprema za podnošenje prijedloga

Prije podnošenja zahtjeva morate učiniti tri stvari:

1) pročitati dokumentaciju poziva

Provjerite:

ispunjava li vaša organizacija / vaš prijedlog kriterije prihvatljivosti

i informirajte se o:

kriterijima za dodjelu

zahtjevima financijske i operativne sposobnosti

kriterijima za isključenje

uvjetima dopuštenosti (npr. rok za podnošenje prijedloga, ograničenje

broja stranica itd.)

drugim uvjetima (npr. aranžmani sufinanciranja).

2) kreirati korisnički račun

Za korištenje sustava za elektroničko podnošenje na portalu „Financiranje i

natječaji” (jedinog načina za podnošenje zahtjeva) svi podnositelji moraju kreirati

korisnički račun EU Login osim ako ga već imaju. To je nekadašnji račun za ECAS.

3) registrirati svoju organizaciju u Registru sudionika

Kad imate kreiran račun EU Login, možete registrirati svoju organizaciju u

Registru sudionika.

Kad završite registraciju, dobit ćete deveteroznamenkastu identifikacijsku oznaku

sudionika (PIC), koja će vam trebati za ispunjavanje dijela A u zahtjevu.

Za ispunjavanje dijela B u zahtjevu (Obrazac zahtjeva) trebaju vam PIC brojevi

povezanih subjekata (ako postoje) i subjekata koji zajedno čine jedinog

podnositelja zahtjeva (ako je primjenjivo). To znači da se i oni moraju registrirati

u Registru sudionika.

1.2. Kako ispuniti zahtjev

Dio A — Administrativni obrasci

Postupak registracije ne morate dovršiti odjednom. Možete unijeti dio informacija,

spremiti ih i nastaviti kasnije.

.

Veća je vjerojatnost da će vaš prijedlog biti odabran za financiranje ako je:

relevantan – odnosi se na relevantne ciljeve poziva

potpun – uključuje sve relevantne informacije; pažljivo slijedite format predloška

iz dijela B i pobrinite se da unesete sve tražene informacije

jasan i sažet – potpunost ne znači previše informacija (i riječi); prijedlog treba biti razumljiv, precizan i sadržajan; poštujte ograničenje broja stranica; ne ponavljajte informacije.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

6 od 12

Dio A obrasca prijedloga u sustavu za podnošenje na portalu mora se ispuniti

ondje.

Sve informacije o tome kako ispuniti zahtjev dostupne su u odjeljku „Visit our How

to' user guide” s lijeve strane predloška prijedloga. U nastavku se nalaze upute o

tome što unijeti u koje polje.

Nakon unošenja PIC broja (vidjeti odjeljak 1.1. za više pojedinosti o PIC broju):

1. Odaberite svoju ulogu – glavni kontakt (Main contact) ili osoba za kontakt

(Contact person). Obično odabirete ulogu glavnog kontakta. Ako odaberete

ulogu osobe za kontakt, morate dodati drugu osobu iz svoje organizacije kao

glavni kontakt u sljedećim koracima prije podnošenja prijedloga.

2. Ispunite polje Acronym. Možete odabrati što vam najviše odgovara. Akronim služi

za identifikaciju prijedloga ako podnesete zahtjev za druga bespovratna sredstva

putem sustava za podnošenje prijedloga na portalu.

3. Ispunite polje za sažetak (Summary). U tom polju navodite iz koje regije

podnosite zahtjev. Odaberite regiju s popisa u okviru „Najvažnije činjenice” u

pozivu na podnošenje prijedloga.

4. Kliknite na gumb next. Za nastavak podnošenja prijedloga morat ćete prihvatiti

izjavu o ograničenju odgovornosti. U sljedećem koraku morat ćete potvrditi svoju

organizaciju i kliknuti na gumb next.

5. Sad trebate ispuniti dio s administrativnim obrascima. Kliknite na gumb edit

forms.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

7 od 12

Kako biste počeli popunjavati obrazac, upotrijebite navigacijske gumbe na natpisu za

prelazak na različite odjeljke.

6. Kliknite na gumb Show za popunjavanje odgovarajućih polja odjeljka „General

information”.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

8 od 12

7. Akronim se automatski kopira iz prethodnog odjeljka.

8. Naslov prijedloga (Proposal title) trebao bi biti ime EUROPE DIRECT-a koji

predlažete. Ime mora biti „EUROPE DIRECT” nakon čega slijedi općepoznata

lokacija, tj. grad, regija ili područje obuhvata, npr. EUROPE DIRECT Berlin,

EUROPE DIRECT Kärnten, EUROPE DIRECT Valle d’Aosta itd.

9. Trajanje u mjesecima (Duration in months) je fiksno pa unesite „56” mjeseci

jer toliko traje okvirni sporazum o partnerstvu koji se potpisuje s uspješnim

podnositeljima zahtjeva.

10. Slobodne ključne riječi (Free keywords) odnose se na sve što želite dodati,

npr. komunikacija, angažman, građani, informiranje itd.

11. U dijelu Abstract možete dati kratak pregled svojeg prijedloga na hrvatskom

jeziku, npr. EUROPE DIRECT proaktivno će raditi s građanima na svojem području

obuhvata kako bi im omogućio da, aktivno sudjelujući u europskom

demokratskom procesu, donose utemeljene odluke o budućnosti EU-a.

12. Kliknite na gumb Show za popunjavanje odgovarajućih polja odjeljka

„Participants & contacts”.

13. Ponovno kliknite na gumb Show. Vaši administrativni podaci automatski se

kopiraju iz prethodnog odjeljka.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

9 od 12

14. Ako podnosite zahtjev kao odjel vaše organizacije, možete unijeti podatke ovdje.

Ako ne, označite kućicu „not applicable”.

15. Na dnu stranice ispunite podatke o osobi nadležnoj za prijedlog („glavni kontakt”

iz prvog koraka).

Podaci za kontakt

Pobrinite se da je e-adresa koju navodite točna, funkcionalna i redovito pregledavajte

dobivene poruke – pri ocjenjivanju prijedloga možda ćemo vam se morati obratiti za

više informacija.

Dio B predloška prijedloga u sustavu za podnošenje zahtjeva na portalu –

opis aktivnosti

Morate priložiti sljedeće dokumente koje ste ispunili:

obrazac zahtjeva

časnu izjavu, potpisanu i skeniranu

sve druge popratne dokumente navedene u odjeljku 8.2. poziva na

podnošenje prijedloga, npr. životopis voditelja EUROPE DIRECT-a (ako se

traži u odjeljku 8.2. poziva na podnošenje prijedloga) itd.

1.3. Pomoć

Nastojte sami pronaći odgovore koji su vam potrebni, u ovom vodiču i drugoj

dokumentaciji:

internetski priručnik

pitanja i odgovori na internetskim stranicama predstavništva

https://ec.europa.eu/croatia/business-funding/grants_hr (moraju se poslati

najkasnije šest radnih dana prije kraja roka za podnošenje)

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

10 od 12

česta pitanja na portalu (za opća pitanja).

Ako niste pronašli odgovor, možete nam se obratiti na sljedeće načine:

IT Helpdesk – za tehnička pitanja o sustavu za podnošenje prijedloga na

portalu (zaboravljene lozinke, prava pristupa i uloge, tehnički aspekti

podnošenja prijedloga itd.)

druga pitanja – naš poštanski sandučić: comm-rep-zag-edic@ec.europa.eu

1.4. Podnošenje – potvrda primitka

Nakon što podnesete prijedlog, dobit ćete e-poruku s potvrdom (s datumom i

vremenom podnošenja zahtjeva).

2. Informacije o rezultatima ocjenjivanja

Nakon što podnesete prijedlog, obično vam se nećemo javiti do kraja postupka

ocjenjivanja, osim ako trebamo razjasniti pitanja poput prihvatljivosti ili zatražiti

dodatne informacije.

Provjerit ćemo prihvatljivost i dopuštenost te ocijeniti vaš prijedlog prema kriterijima

za dodjelu navedenima u dokumentu poziva.

Podnositelji čiji prijedlozi ne budu odabrani o tome će biti obaviješteni dopisom na

kraju postupka ocjenjivanja.

3. Završne pravne provjere

Tijekom postupka dodjele bespovratnih sredstava službe za provjeru Izvršne agencije

za istraživanje (dalje u tekstu „Službe EU-a za provjeru”) mogu u svakom trenutku

stupiti u kontakt s podnositeljem zahtjeva, uključujući povezane subjekte (ako

postoje) i subjekte koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva (ako je

primjenjivo) te zatražiti popratnu dokumentaciju o pravnoj osobnosti i statusu.

Zahtjevi se podnose putem sustava za razmjenu poruka u okviru registra na e-adresu

osobe za kontakt koju je podnositelj zahtjeva naveo u registru. Podnositelj zahtjeva

dužan je navesti valjanu e-adresu i redovito pregledavati dobivene poruke.

Kako bi se osiguralo jednako postupanje prema svim podnositeljima zahtjeva, NE možemo odgovarati na pitanja o rezultatima poziva prije kraja postupka ocjenjivanja.

Ako ne primite tu e-poruku, znači da vaš prijedlog NIJE podnesen.

Ako mislite da se to dogodilo zbog pogreške u sustavu za elektroničko podnošenje, trebali biste to smjesta prijaviti IT Helpdesku, objasniti situaciju i priložiti kopiju prijedloga (i, ako je moguće, snimke zaslona koje prikazuju što se dogodilo).

U pitanjima o podnošenju mora se jasno istaknuti referentna oznaka poziva ED-HR-2020.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

11 od 12

Dokumenti koje Službe EU-a za provjeru mogu zatražiti navedeni su u vodiču EU

Grants and Tenders Rules on Legal Entity Validation, LEAR appointment and Financial

Capacity assessment (Sredstva i natječaji EU-a – Pravila o provjeri pravnog subjekta,

imenovanju zastupnika pravnog subjekta i procjeni financijske sposobnosti).

Usto ćete morati imenovati svojeg zastupnika pravnog subjekta pa ćemo finalizirati

obvezne pravne provjere (potvrđivanje pravne osobe, operativna i financijska

sposobnost, isključenje i dvostruko financiranje).

Ako vaš prijedlog bude uspješan i svi zahtjevi ispunjeni, primit ćete poziv na

potpisivanje okvirnog sporazuma o partnerstvu, a zatim i posebnog sporazuma o

dodjeli bespovratnih sredstava na temelju godišnjeg komunikacijskog plana za 2021.

(koji najprije potpisuje podnositelj zahtjeva, a zatim Komisija).

4. Podnositelji zahtjeva: što su povezani subjekti i jedini podnositelji

zahtjeva

Prihvatljivi podnositelji zahtjeva (vidjeti odjeljak 6.1. poziva na podnošenje

prijedloga) mogu podnijeti zahtjev za bespovratna sredstva:

- sami

- s povezanim subjektima

- s nekoliko subjekata koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva.

Ako podnosite zahtjev s povezanim subjektima ili kao jedini podnositelj zahtjeva,

morate navesti te subjekte u odgovarajućem dijelu zahtjeva. Nakon potpisivanja

sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava oni postaju zajednički odgovorni za

aktivnosti EUROPE DIRECT (u skladu s godišnjim komunikacijskim planom obrasca

zahtjeva koji postaje prilog sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava ako se

projekt odabere za financiranje).

1.1. Povezani subjekti

Subjekt povezan s korisnikom je subjekt koji ispunjava kriterije prihvatljivosti i

kriterije za neisključenje koji se primjenjuju na podnositelje zahtjeva. S korisnikom

ima strukturnu povezanost, posebno pravnu ili kapitalnu, koja nije ograničena na

aktivnost niti uspostavljena isključivo u svrhu njezine provedbe. To znači da

povezanost postoji neovisno o dodjeli bespovratnih sredstava; trebala bi postojati

prije objave poziva na podnošenje prijedloga i trajati nakon završetka mjere.

Subjekti povezani s korisnikom stoga mogu biti: subjekti pod izravnom ili neizravnom

kontrolom korisnika (društva kćeri ili društva kćeri prve razine). Oni mogu biti i

subjekti pod kontrolom subjekta koji kontrolira korisnik (društvo unuka ili društvo

unuka druge razine), a isto se odnosi i na daljnje razine kontrole, subjekti koji izravno

ili neizravno kontroliraju korisnika (matična društva). Oni mogu biti i subjekti koji

kontroliraju subjekt koji kontrolira korisnika, subjekti pod istom izravnom ili

neizravnom kontrolom pod kojom je i korisnik (sestrinska društva).

Zahtjev za popratnu dokumentaciju nipošto ne znači da je podnositelj zahtjeva

odabran.

Naši predlošci sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (okvirni sporazum o partnerstvu i posebni sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava) obvezni su i isti za sve korisnike. Predlošci dokumenata okvirnog sporazuma o partnerstvu i posebnog sporazuma o partnerstvu bit će pravodobno dostavljeni uspješnim podnositeljima

zahtjeva.

Bespovratna sredstva EU-a: EUROPE DIRECT – Vodič za podnositelje zahtjeva

12 od 12

Ta veza može biti definirana i kao članstvo, tj. korisnik je pravno definiran kao,

primjerice, mreža, savez, udruženje u kojem sudjeluju i predloženi povezani subjekti

ili korisnik sudjeluje u istom subjektu (npr. mreža, savez, udruženje) kao i predloženi

povezani subjekti.

1.2. Jedini podnositelj zahtjeva

Jedini podnositelj zahtjeva (koji postaje jedini korisnik ako bude odabran za dodjelu)

subjekt je koji se sastoji od nekoliko subjekata (skupina subjekata) koji zajedno

ispunjavaju kriterije za dodjelu bespovratnih sredstava: moraju ispunjavati kriterije

prihvatljivosti i kriterije za neisključenje kao svi povezani subjekti, ali i kriterije za

odabir, a njihov prijedlog mora ispunjavati kriterije za dodjelu. Strukturna veza među

subjektima može se uspostaviti posebno za potrebe provedbe aktivnosti za koju se

traže bespovratna sredstva.

Povezani subjekti i subjekti koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva moraju biti

navedeni u dijelu B prijedloga – Obrazac zahtjeva – imenom i PIC brojem. U tu se svrhu povezani subjekti i subjekti koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva moraju također

registrirati u Registru sudionika (vidjeti odjeljak 1.1.3.).

Povezani subjekti moraju ispunjavati kriterije prihvatljivosti i kriterije za neisključenje.

Subjekti koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva mora ispunjavati kriterije za odabir. U tu svrhu povezani subjekti i subjekti koji zajedno čine jedinog podnositelja zahtjeva moraju potpisati časnu izjavu (Prilog 2. pozivu na podnošenje prijedloga).