Berikut ini adalah versi HTML dari berkas http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/index/assoc/HASHf993/fa467560.dir/doc.pdf.G o o g l e membuat versi HTML dari dokumen tersebut secara otomatis pada saat menelusuri web.

Page 1

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DANSURAT KELUAR PADA KANTOR DINASPENDAPATAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAHTUGAS AKHIRUntuk memperoleh gelar Ahli Madya D3 Manajemen Perkantoranpada Universitas Negeri SemarangOlehAniqul Wafa'3354303022

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI SEMARANG2007

Page 2PERSETUJUAN PEMBIMBINGTugas Akhir ini telah disetujui oleh Pembimbing untuk diajukan ke Sidang PanitiaUjian Tugas Akhir pada:Hari : RabuTanggal: 11 April 2007PembimbingDrs. S. Martono M, SiNIP. 131813655MengetahuiKetua jurusan ManajemenDrs. Sugiharto M, SiNIP. 131286682ii

Page 3

PENGESAHAN KELULUSANTugas Akhir ini dipertahankan di depan Sidang Panitia Ujian Tugas AkhirFakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada:Hari : Jum’at Tanggal: 20 April 2007 Penguji Tugas AkhirPenguji IPenguji IIDrs. S. Matono, M. SiDr. Joko Widodo, M. PdNIP. 131813655NIP. 131961218Mengetahui,Dekan Fakultas EkonomiUniversitas Negeri SemarangDrs.Agus Wahyudin, M.Si.NIP. 131 658 236iii

Page 4PERNYATAANSaya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasilkarya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain, baik sebagian atauseluruhnya. Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir inidikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.Semarang, 20 April 2007Aniqul Wafa' NIM. 3354303022iv

Page 5MOTTO DAN PERSEMBAHANMotto➢Yang kupegang bukan Tuhan mengabulkan atau tidak mengabulkan doa

ku melainkan berpegang bahwa Dia memberi terbaik untuk hidup daniman ku (M.B 82).➢Ketekunan membuat yang mustahil menjadi mungkin yang mungkinmenjadi kemungkinan besar dan yang kemungkinan besar menjadi pasti(Robert Half).➢Manusia boleh berencana tapi Tuhanlah yang tetap menentukan. PersembahanTugas Akhir ini saya persembahkan untuk❖Ibu tercinta, almarhum ayah, serta keduakakak dan adhik-adhikku dan tak lupapula untuk ma2h ku, yang senantiasamemberikan sesemangat dan kasihsayangnya untukku. ❖Untuk Almamaterku UNNESv

Page 6PRAKATAAlhamdulillahirobbil’alamin. Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat AllahSWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunanTugas Akhir dengan judul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat KeluarPada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah” dapatterselesaikan.Tugas Akhir ini terselesaikan atas bimbingan, petunjuk, saran dan bantuandari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati dan ketulusan,penulis menyampaikan terima kasih kepada:1. Prof. Dr. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si. Rektor Universitas NegeriSemarang.2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSemarang.3. Drs. Sugiharto, M.Si. Ketua Jurusan Manajemen Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Semarang.4. Drs. S. Martono, M.Si. Dosen Pembimbing sekaligus Penguji pada SidangTugas Akhir.

5. Drs. Kusdijanto BW, MM. Kepala Dinas Pendapatan Daerah Provinsi JawaTengah. 6. Drs. Heroe Soedarmodyo, MM. Kepala Sub Bagian Umum7. Ibu Tetet dan seluruh staf Dipenda khususnya Sub Bagian Umum ProvinsiJawa Tengah yang telah membantu memberikan penjelasan sertabimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhirini.8. Buat Ayah (almarhum), Ibu tercinta yang telah memberi do’a restu, semangat,dorongan serta kasih sayang yang tidak dapat ananda balas sampai kapanpunserta kakak dan adhik-adhikku yang aku sayangi.9. Buat mamah, thank’s for Allvi

Page 710. Buat my best friend yang selalu berada didekatku saat susah dan senangThank’s for all, dan buat teman-teman “MACHO DALBAN CHOST”terimakasih atas kerja samanya. Teman-teman yang selalu membantu danmendukung penulis dalam penyusunan laporan ini baik suka maupun dukayang tidak mungkin penulis disebutkan satu persatu.Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan dapatdigunakan sebagaimana mestinya . Amin Semarang, 20 Apil 2007Penulisvii

Page 8SARIAniqul Wafa’. 2007. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar PadaKantor Dinas Pendapatan Derah Provinsi Jawa Tengah . Jurusan manajemenFakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 70 hal.Kata Kunci: Pengelolan Surat Masuk , Surat KeluarDalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukankegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, karena surat mempunyaifungsi dan peranan penting dalam sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalahbagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta kendala yang

dihadapi oleh Dipenda Prov. Jateng dalam pengelolaan suratnya dan langkah apayang telah ditempuh untuk mengatasi kandala yang ada. Penelitian ini bertujuanuntuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantorDipenda Prov. Jateng, serta untuk merngetahui kandala-kendala yang dihadapidalam pengelolaan surat dan langkah apa yang telah dilakukan untukmenanggulangi kendala yang ada.Lokasi penelitian ini adalah pada Sub Bagian Umum Kantor Dipenda Prov.Jateng, adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian iniadalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Data yang terkumpul dievaluasidengan metode analisis deskriptif.sHasil penelitian menunjukkan bahwa pada kantor Dipenda Prov. JatengProsedur Pengelolaan surat masuk maupun surat keluarnya menggunakan asassentralisasi, sedangkan dalam pencatatannya Dipenda mengunakan dua sistemyaitu sistem buku agenda dan kartu kendali, adapun pengelolaan surat masuknyameliputi : penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi,pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat,Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluarmeliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat,pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapnsurat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengirimansurat. Pada Dipenda pengelolaan suratnya masih mengalami beberapa kendalayaitu kurangnya pemahaman pegawai tentang prosedur pengelolaan surat yangefektif dan efisien serta terdapatnya penumpukan surat masuk pada sub bagianumum. Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaansurat pada kantor Dipenda Prov. Jateng masih terdapat ketidak sesuaian denganketentuan petunjuk teknis prosedur pengelolaan surat yang ada hal ini dapatdilihat pada ketidak pemakaian kartu kendali pada surat keluar. Berdasarkan hasilpenelitian pada Dipenda Prov. Jateng maka penulis memberikan saran sebagai

beikut : diharapkan Dipenda untuk segera menambah personil pada bagianpengelolaan surat, memberikan pengarahan dan pelatihan mengenai pengelolaansurat yang efektif dan efisien. viii

Page 9DAFTAR ISIHalamanHALAMAN JUDUL........................................................................................ iPERSETUJUAN PEMBIMBING.................................................................... iiPENGESAHAN KELULUSAN...................................................................... iiiPERNYATAAN............................................................................................... ivMOTTO DAN PERSEMBAHAN................................................................... vPRAKATA....................................................................................................... viSARI................................................................................................................. viiDAFTAR ISI.................................................................................................... viiiDAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ixDAFTAR LAMPIRAN.................................................................................... xBAB I PENDAHULUAN.............................................................................. 1A. Latar Belakang ............................................................................. 1B. Permasalahan................................................................................ 5C. Tujuan Penelitian.......................................................................... 5D. Manfaat Penelitian ....................................................................... 5E. Sistematika Penulisan................................................................... 6BAB II LANDASAN TEORI.......................................................................... 8A. Pengertian Surat .......................................................................... 8B. Fungsi Dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor................. 9C. Macam Surat ............................................................................... 11D. Kualifikasi Surat ......................................................................... 14E. Prinsip-prinsip Surat ................................................................... 16F. Prosedur Pengelolaan Surat ........................................................ 16G. Mengarsip Surat .......................................................................... 37ix

Page 10BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 40A. Lokasi Penelitian......................................................................... 40B. Oprasional Konsep...................................................................... 40C. Jenis Data .................................................................................... 40

D. Metode Pengumpulan Data......................................................... 41E. Metode Analisis Data.................................................................. 42BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN................................. 43A. Hasil Penelitian ........................................................................... 43B. Pembahasan................................................................................. 57BAB V PENUTUP.......................................................................................... 62A. Simpulan ..................................................................................... 62B. Saran............................................................................................ 63DAFTAR PUSTAKADAFTAR GAMBARLAMPIRANx

Page 11DAFTAR GAMBARGambar :Halaman2.1 Proses Pengelolaan Surat Masuk Penting ................................................. 212.2 Proses Pengelolaan Surat Masuk Biasa..................................................... 222.3 Proses Pengelolaan Surat Masuk Rahasia................................................. 232.4 Proses Pengendalian Surat Keluar Secara Sentralisasi ............................. 322.5 Proses Pengendalian Surat Keluar Secara Desentralisasi ......................... 342.6 Proses Pengendalian Surat Keluar Biasa ................................................. 362.7 Proses Pengendalian Surat Keluar Rahasia............................................... 374.8 Alur Proses surat masuk pada Dipenda Prov. Jateng................................ 524.9 Alur proses surat keluar pada Dipenda Prof. Jateng ................................. 56xi

Page 12DAFTAR LAMPIRANLampiran :Halaman1. Rancangan Bagan Susunan Organisasi Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah. ............................................................................... 65 2. Pedoman Wawancara.................................................................................. 66

3. Surat Rekomendasi...................................................................................... 674. Surat Ijin Penelitian..................................................................................... 68 5. Surat Rekomendasi dari Badan KESBANGLINMAS................................ 696. Surat Ijin Penelitian dari Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah........................................................................................................ 70xii

Page 13BAB IPENDAHULUANA. Latar Belakang Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinyabersumber pada dua sebab yaitu karena mereka tidak tahu cara memecahkanmasalah atau karena kekurangan fakta yang mendukung berhubungandengan masalah tersebut (Hadi, 2000 : 1). Perkembangan teknologi dewasaini tidak terlepas dari upaya manusia untuk memenuhi kebutuhannya.Kebutuhan manusia yang senantiasa bertambah dan kelangkaan sumber dayapemuas kebutuhan telah mendorong manusia untuk dapat menciptakan suatucara yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumberdaya yang ada.Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidakterlepas dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanyaperkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satutempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama.Perpindahan informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara duapihak atau lebih. Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yangdapat terjadi baik secara lisan maupun secara tertulis. Dengan adanyaperkembangan teknologi informasi maka interaksi lisan maupun tertulis inidapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung(tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut. 11

Page 14Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untukmendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukungefektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swastamaupun instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yangsangat penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalamorganisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi.Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yangberimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan informasiyang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan

dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang dimaksud.Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat gunamencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik.Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasiberkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alattelekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler,televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih adakomunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkanmasih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagaiperalatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalahsurat.Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untukmengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masihdigunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan2

Page 15dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebihpraktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasijuga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yangmemiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alatpromosi.Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalammelakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat ataukorespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatansurat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi darisurat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuandari perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanyapengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurutprosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan suratkeluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lainmaupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterimadari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman / ekspedisi. (Wursanto,1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat yang sudahlengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani olehpejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, ataulembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.(Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baikmeliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat,pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar3

Page 16meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat,pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).Seperti halnya di kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi JawaTengah, Dinas Pendapatan Daerah merupakan instansi Pemerintah yangmenpunyai peranan penting dibidang pendapatan daerah, Pada Kantor DinasPendapatan Daerah Provinsi Jateng surat merupakan sarana informasi,sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yangdiinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada kantor Dipenda Provinsi Jatengpelaksanaannya dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan suratmasuk dan surat keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda provinsi jawatengah, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan adalahdidasarkan pada asas sentralisasi yang artinya bahwa surat yang masuk dankeluar melalui satu pintu. Namun didalam realisasinya masih tedapat sedikitketidak sesuaiaan dengan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk, suratkeluar dan tata naskah dinas pada Dipenda Prov JatengDari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnyaperanan surat-menyurat dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan/instansi, maka peneliti tertarik untuk mengkaji “ Prosedur PengelolaanSurat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas PendapatanDaerah Provinsi Jawa Tengah “. 4

Page 17B. PermasalahanBertitik tolak pada uraian latar belakang diatas maka permasalahanyang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar padakantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah ? 2. Kendala-kendala apa yang dihadapi oleh kantor Dinas PendapatanDaerah Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat masuk dan suratkeluarnya ? C. Tujuan PenelitianSesuai dengan peermasalahan yang dikemukakan diatas, maka tujuanyang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah :1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluarpada kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah.2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi oleh kantor DinasPendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan suratmasuk dan surat keluarnya.

D. Manfaat PenelitianManfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:1. Bagi penulisPenelitian ini diharapkan sebagai tambahan pengetahuan dan wawasandidalam dunia kerja yang sesungguhnya dan sebagai sarana untuk5

Page 18menelaah sejauh mana teori yang di pelajari sesuai dengan praktektentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang baik danbenar.2. Instansi terkaitSebagai bahan masukan bagi instansi, khususnya mangenai prosedurpengelolaan surat, baik surat masuk maupun surat keluar. 3. Bagi Perguruan TinggiSebagai referensi dan informasi bagi mahasiswa yang akan menyusunlaporan tugas akhir .E. Sistematika Penulisan Tugas AkhirSistematika penulisan tugas akhir ini merupakan garis besarpenyusunan yang memudahkan pemikiran dalam memahami secarakeseluruhan isi dari tugas akhir ini. Adapun sistematika dalam penyusunantugas akhir meliputi bagian pengantar yang terdiri atas judul tugas akhir,pengesahan, abstrak, moto dan persembahan, kata pengantar, daftar isi,daftar lampiran.Sedangkan untuk bagian utama meliputi BAB I Pendahuluan yangterdiri dari latar belakang masalah, permasalahan, tujuan penelitian, manfaatpenelitian dan sistematika penulisan., untuk BAB II. Landasan Teori berisitentang pengertian prosedur dan surat, fungsi dan kedudukan surat dalam6

Page 19kinerja kantor, macam surat, sifat/ kualifikasi surat, prinsip-prinsip surat,prosedur surat, mengarsip warkat/ surat, untuk BAB III Metodologi terdiridari lokasi penelitian, operasional konsep, jenis data, metode pengumpulan,metode analisis data sedangkan untuk BAB IV dan BAB V berisi tentanghasil penelitian dan pembahasan serta kesimpulan dan saran. Untuk bagianakhir berisi daftar pustaka. 7

Page 20BAB IILANDASAN TEORI

A. Pengertian Surat Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertassehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atausesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepadaorang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalahhelai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas namapribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yangditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahankomunikasi “.Menurut Fawzi dalam Moekijat (1982 : 50) menyatakan surat adalahalat bagi kita untuk menyampaikan sesuatu berita, menyampaikan suatuperasaan, menanyakan sesuatu hal atau meminta sesuatu barang kepadaorang lain. Surat menurut Barthos (1989 : 36) adalah alat komunikasi tertulisyang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untukmenyampaikan warta.Surat menurut Wirladihardja (1991 : 66) adalah setiap tulisanberisiskan pernyatan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuanmenyampaikan informasi kepada pihak lain. Sedangkan pengertian suratmenurut Silmi (2002 : 1) Surat adalah sehelai kertas atau lebih yangdigunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. 8

Page 21Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenaipengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yangditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untukmenyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuahpemberitahuan. B. Fungsi Dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja KantorSelain sebagai sarana atau wahana komunikasi surat juga mempunyaifungsi lain, 1. Menurut Barthos (1989 : 36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Wakil dari pengirim atau penulis. b. Bahan Pembukti.c. Pedoman dalam mengambil tindakana lebih lanjut.d. Alat pengukur kegiatan organisasi.e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak). 2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2002 : 2) antara lain :a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa

pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepadapenerima.c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyaikekuatan hukum.9

Page 22d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakanuntuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya. f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminankeamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai danlain sebagainya.g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara duapihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atauperusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun jugayang membaca surat tersebut.i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenagadan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakilikedatangan pembuat surat secara nyata. Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerjakantor meliputi sebagai berikut : 1. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim atau penulis.2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebihlanjut.3. Surat berkedudukan sebagai jaminan. 10

Page 23C. Macam Surat1. Menurut Pratjihno, dalam Moekijat (1982 : 51) ada tiga macam suratantara lain : a. Surat perniagaan, yaitu surat yang dibuat oleh badan-badanperniagaan/ perindustrian;b. Surat jabatan atau surat dinas, yaitu surat yang dibuat oleh Kantor-kantor Pemerintah;c. Surat-surat yang tidak termasuk surat perniagaan dan surat dinas,

didalam golongan ini termasuk diantaranya surat kekeluargaan .2. Menurut Ismael, dalam Moekijat (1982 : 52) menyebutkan bahwa suratada dua macam, yaitu:a. Korespondensi partikelir, yaitu surat-menyurat antara kaum keluargaatau sahabat kenalan.b. Korespondensi resmi, yaitu surat-menyurat : 1) Antara jawatan dengan jawatan. 2) Antara jawatan dengan orang partikelir dan sebaliknya.3) Antara pengurus suatu perkumpulan dengan anggotanya atausebaliknya. 4) Antara pedagang dengan kaum pedagang; antara kaum pedagangdengan jawatan pemerintah dan sebaliknya; antara pedagangdengan orang partikelir dan sebaliknya.11

Page 243. Macam-macam surat menurut Barthos (1989 : 37-39) antara lain :a. Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain :1) Kartu pos2) Warkat pos3) Surat bersampul4) Memorandum dan Nota5) Telegram6) Surat pengantarb. Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya antara lain :1) Surat pemberitahuan2) Surat perintah3) Surat permintaan 4) Surat peringatan5) Surat panggilan6) Surat susulan7) Surat keputusan8) Surat laporan9) Surat perjanjian10) Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.c. Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan sebagaiberikut :1) Surat dinas.12

Page 25

2) Surat Niaga.3) Surat pribadi.4) Surat yang isinya masalah sosial. d. Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakansebagai berikut : 1) Surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/ organisasi).2) Surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi.3) Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat. e. Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagaiberikut :1) Surat sangat rahasia.2) Surat rahasia.3) Surat biasa. f. Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakansebagai berikut :1) Surat sangat rahasia. 2) Surat segera.3) Surat biasa. g. Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapamacam yaitu : 1) Surat masuk2) Surat keluar 13

Page 26h. Surat menurut jangkauannya dibedakan menjadi beberapa macamantara lain :1) Surat Intern2) Surat Ekstern4. Menurut Wirladihardjo (1991 : 66 - 68), macam-macam surat dibedakansebagai berikut :a. Surat yang besifat penyampaian berita.b. Surat yang bersifatmemberikan keterangan, tugas/ perintah atau hak.c. Surat yang isinya harus segara disampaikan.d. Surat yang berupa catatan/ naskah yang bersifat dokumen/ alatpembuktian.e. Surat yang sifatnya Teknis Statuter.f. Surat yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan g. Surat dan dokumen yang bersifat teknis lainnya.D. Kualifikasi Surat

Setiap surat pada umumnya ditentukan sifat/kualifikasinya. KualifikasiSurat adalah penentuan atau penegasan tentang tingkat pentingnya suatusurat, dilihat dari segi siapa yang berhak menerimanya/ membacanya,pertanggungan jawab atasnya, bagaimana cara mengolah dan menanganinya.(Wirladihardjo, H. Moftie, 1991 : 70).14

Page 271. Menurut Wirladihardjo (1991 : 70-71), dalam lingkungan Departemen/Lembaga Pemerintah, surat dibedakan dalam lima tingkatan kerahasiaan(kualifikasi), yaitu :a. Sangat Rahasia (SR), adalah sifat yang diberikan kepada surat yangisinya memuat keterangan yang berhubungan dengan keamanannasional dan stabilitas ekonomi moneter negara.b. Rahasia/ scret (R), adalah sifat yang diberikan terhadap surat yangisinya memuat keterangnan yang bilamana disiarkan secara tidak sahatau jatuh kepada yang tidak berhak, dapat menurunkan martabat dankewibawaan negara.c. Konfidensial/ terbatas (K), adalah sifat yang diberikan kepada suratyang isinya memuat keterangan yang bersifat rahasia, namun karenapermasalahannya harus diproses oleh beberapa pejabat tertentusecara terbatas dalam kedinasan.d. Embargo (E), adalah sifat yang diberikan kepada surat yang isinyamemuat tentang keterangan yang harus dirahasiakan sampai waktuyang ditentukan.e. Biasa (B), adalah suatu surat yang isinya tidak memuat keterangankhusus yang bersifat rahasia dan tidak digunakan untuk kepentingankedinasan.2. Kualifikasi surat dari segi penyimpanan surat dibedakan sebagai beikut :a. Surat tertutup, merupakan surat yang masih dalam sirkulasi.b. Surat terbuka, merupakan surat/ dokumen yang sudah diserahkankepada Arsip Nasional (Wirladihardjo, H. Moftie, 1991 : 70-71).15

Page 28E. Prinsip-Prinsip Surat Menurut Moekijat (1982 : 52) ada empat prinsip yang akanmemungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yangbaik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnyamengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :1. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada

beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkinmenggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan artiyang penulis ingin sampaikan. 2. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misalkan kata “ apakah yangdimaksut ini apa itu ?” maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.3. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akanmemberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata yangpanjang dan sulit4. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yangbijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yanglancar membentuk nada surat.F. Prosedur Pengelolaan Surat1. Prosedur Surat masukSurat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterimadari dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masukadalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun16

Page 29perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yangditerima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan bukupengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalamsuatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat,yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaansurat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :a. Penerimaan suratSebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatuunit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan suratsemacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satupintu.Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakanmenjadi:1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapatdibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantaroleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugas dari kantor yang bersangkutan.2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir ataucaraka dari kantor pengirim.Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau suratyang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh

unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang17

Page 30menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepadaunit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuaidengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. b. Penyortiran suratPenyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok ataugolongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapatdikelompokkan dalam tiga macam :1) Surat pribadi2) Surat dinas3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. c. Pembukaan suratPembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat daridalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakanpemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkahselanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputibeberapa hal antara lain:1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamatamplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulispada surat (alamat dalam atau alamat surat).18

Page 312) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya diinstansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudahdibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. 3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukanuntuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda ataudidalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harusmembaca isi surat secara keseluruhan.5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiranmaka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiaplampiran d. Pencatatan surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. e. Pengarahan surat Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam: 1) Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagaiberikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga 19

Page 32b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarahsurat. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisiankolom-kolom tersebut sudah benar.d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolomkepada, dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yangakan menerima surat-surat tersebut.e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III)oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetapberada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alatkontrol (file control).f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijiliddan berfungsi sebagai buku agenda.g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparafsebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendaliII dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan, sehinggakartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi.Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepadapenata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan danberfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses diunit pengolah). Untuk lebih jelasnya lihat gambar 1.20

Page 33Unit KearsipanPenerima

suratPencatat SuratPengarah SuratPenataArsipUnit PengolahIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIspspspIIGambar 1 . Proses pengelolaan surat masuk penting.Sumber : (Wursanto, 1991 : 129)2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagaiberikut :a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua).Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unitpengolah) surat.b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jamterima surat, nama, jabatan serta tandatangan pada kolomyang telah disediakan.c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untukkemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan21

Page 34arsip). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unitpengolah. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secarakronologis. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. Untuklebih jalasnya lihat gambar 2.Unit KearsipanPenerima

suratPencatat SuratPengarah SuratPenataSuratUnitPengolahIIIIIIIIIIIsbsbsbIIGambar 2 . Proses pengurusan surat masuk biasa.Sumber : (Wursanto, 1991 : 130)3) Pengarahan surat masuk rahasia.Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatansebagai berikut :a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia,surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan padaunit pengolah.b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,tanda tangsan dan nama terang .22

Page 35c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepadapengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsipuntuk di-file secara kronologis.d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Untuklebih jelasnya lihat gambar 3.Unit KearsipanPenerimasuratPencatat SuratPengarah Surat

PenataArsipPengolahIIIIIIIIIIIIIGambar 3 . Proses pengurusan surat masuk rahasia.Sumber : (Wursanto, 1991 : 132)Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkahdalam penanganan surat masuk meliputi : a. Pengelompokan SuratSurat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnyadan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. Adapunjenis surat yang masuk biasanya berupa :1) Surat Dinas Biasa, yaitu surat yang isinya tidak memerlukantindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat23

Page 36sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantoryang bersangkutan.2) Surat Dinas penting, yaitu suatu surat yang memerlukan tindaklanjut dengan segera, mengandung keputusan, kebijakan dankonsep tetentu, dan apabila surat tersebut hilang atau terlambatpenyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yangbersangkutan.3) Surat rahasia, yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehinggapenanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjukuntuk menerima, mencatat dan memeriksanya. b. Membuka surat Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya.Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenangmembuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. Untuk suratrahasia, bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampulluarnya saja.c. Pemeriksaan surat

Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya, langkah berikutnyaadalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antaralain : Tanggal surat, Nomor surat, Perihal surat dan Lampiran surat. d. Pencatatan24

Page 37Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip suratmasuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macamyaitu :1) Buku agenda, buku agenda sebagai alat untuk mencatat suratmasuk dan keluar, halaman- halamannya berisi kolom-kolomketerangan (data) dari surat yang dicatat.2) Kartu Kendali, kartu kendali adalah selembar kertas berukuran10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks,isi ringkas lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat,pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dancatatan. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlakupada surat penting saja.)3) Tata Naskah, adalah suatu kegiatan administrasi didalammemelihara dan menyusun data-data dari semua tulisanmengenai segi- segi tertentu dari suatu persoalan pokok secarakronologis dalam sebuah berkas. e. Pendistribusian suratSetelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkahselanjutnya adalah pendistribusian surat, yaitu kegiatan meneruskansurat-surat ke alamat yang dituju.2. Prosedur Surat Keluar25

Page 38Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yangdikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepadaorganisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkanpengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah suratyang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telahditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatuinstansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi,kantor atau lembaga lain. Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar adabeberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :

a. Pembuatan Konsep SuratKonsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehinggamemudahkan juru ketik untuk mengetiknya.b. Persetujuan KonsepSebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksaapakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tandapersetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yangberkepentingan membubuhi tanda tangan c. Pengetikan SuratSetelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik,sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang makasurat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengankonsep surat.26

Page 39d. Pemberian NomorPemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuaidengan urutan pada buku agenda surat keluar.e. Penyusunan SuratKegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila adatembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan,apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan. f. Pengiriman Surat Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :1) Dikirim secara langsung Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir kealamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa bukuekspedisi surat keluar2) Dikirim melalui sarana jasa Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasapengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya. Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antaralain:a. Pembuatan konsep suratAda tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :1) Konsep surat dibuat oleh pimpinan27

Page 40

Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudiandiserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketikdalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagikantor yang bersangkutan.2) Konsep surat dibuat oleh bawahan Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsepdibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan.Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untukmendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik,kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebutditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.3) Konsep surat dibuat dengan cara mendiktePembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baiksecara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secaralangsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka(face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuatkonsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapatdilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsepsurat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringanmagnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawaiyang bertugas mengetik konsep surat tersebut b. Pengetikan Konsep SuratAda beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antaralain sebagai berikut:28

Page 411) Persetujuan konsep surat.Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yangberwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsepsurat.2) Pengiriman konsep surat Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikanatau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untukdiadakan penelitian. 3) Pemeriksaan hasil pengetikan Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakanpemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepadapimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telahsesuai dengan konsep surat. 4) Penandatanganan surat

Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasilpengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinanyang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baikasli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatanganasli (bukan tanda tangan cap). c. Pengiriman SuratBeberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :1) Pemberian CapDi Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa biladibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkandisebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan. 29

Page 422) Pengetikan amplop atau sampul suratSebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuranamplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknyadisesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran. 3) Pemeriksaan surat Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:a) Kelengkapan surat yang meliputi:(1) alamat surat(2) alamat pengirim apabila perlu(3) tanggal(4) nomor surat(5) tanda tangan(6) cap atau stempel(7) jumlah lampiran b) Jumlah lampiranSupaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran suratyang dikirim tersendiri. 4) Melipat surat Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Suratdilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan. 5) Menutup amplopSetelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudianamplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.30

Page 43

6) Menempelkan prangkoSetelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan dibagian kanan atas amplop secukupnya.Pengendalian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 161-167)dibedakan menjadi tiga : a. Pengendalian suarat keluar pentingPengendalian surat keluar penting dapat dilakukan secarasentaralisasi dan disentralisasi, Pengendalian secara sentralisasiadalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan padasuatu unit tertentu sedangkan pengendalian surat secaradesentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikankewenangan kepada setiap unit untuk mengadakan pengurusansendiri tentang surat-menyurat.1) Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :a) Konsep surat dibuat oleh unit pengolahb) Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yangberwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberinomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga. c) Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannyadisampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dandiparaf.31

Page 44d) Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dandigunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpanpencatat.e) Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisiuntuk dilakukan pengiriman. Untuk lebih jelasnya lihatgambar 4.Unit kearsipanUnit engolahPencatatPengarahPenataArsipEkspedisiIIIIITA

IIIIITIIITIIIIIAGambar 4 . Prosedur pendalian surat keluar secara sentralisasiSumber : (Wursanto, 1991 : 163).2) Prosedur pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi:a) Konsep surat dibuat oleh masing-masing unit kerja.32

Page 45b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani, masing-masingunit kerja mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga, semuakolom kartu kendali diisi.c) Kemudian ketiga kartu kendali tersebut diserahkan kepadapencatat.d) Setelah tembusan dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman,kartu kendali II dan III diserahkan ke pengolah untukdibubuhi paraf.e) Kartu kendali II dikembalikan ke pencatat dan kemudiandiberikan ke unit kearsipan untuk disimpan. Sedangkan kartukendali III diserahkan ke pengolah untuk disimpan dan kartukendali I diteruskan kepada pengarah, setelah surat siapdikirim maka diberikan kepada bagian ekspedisi untuk untukdikirim. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar 5.33

Page 46Unit kearsipanUnit pengolahPencatatPengarahPenataArsipEkspedisiDismpan

DitelitiDisimpanIIIIIIIIITAIIIIIIIIIIIIIIIITATGambar 5 . Prosedur pengendalian surat keluar secara desentralisasi Sumber : (Wursanto, 1991 : 165) b. Pengendalian surat keluar biasaSurat keluar biasa hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkapdua. Proses pencatatan surat keluar biasa:34

Page 471) Untuk surat biasa pembuatan konsep, pemberian nomor, danlain-lain termasuk pencatatan surat telah disiapkan oleh unitpengolah.2) Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya,unit pengolah mencatat surat kedalam dua lembar pengantar suratbiasa.3) Surat asli dan tembusaannya diserahkan kepada pencatat padaunit kearsipan guna diberi stempel dinas.4) Tembusan dikembalikan ke unit pengolah berikut lembarpengantar surat biasa II, Untuk Difile sebagai arsip aktif.Sedangkan lembar I disimpan oleh pencatat sebagai buktipengiriman.5) Surat asli diberikan petugas pengiriman surat utuk ditelitiseperlunya, kemudian diberikan sampul dan diketik alamtnya.

Dan kemudian dikirimkan sesuai alamat yang dituju. Lihatgambar 6.35

Page 48Unit kearsipanUnit engolahPencatatPengarahPenataArsipEkspedisiIITAIIITIIITAIGambar 6 . Proses pengendalian surat keluar biasaSumber : (Wursanto, 1991 : 166)c. Pengendalian surat keluar rahasiaKonsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yangbersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, capdan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatatdalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat aslidimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisiuntuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah,36

Page 49kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. SuratTembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan olehpengolahsebagai arsip aktif . Untuk lebih jelasnya lihat gambar 7. Unit kearsipanUnit engolahPencatat

Pengarah Penata Arsip EkspedisiIITATIIIIGambar 7 . Proses pengendalian surat keluar rahasiaSumber : (Wursanto, 1991 : 167)G. Mengarsip Surat (filing)Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secarasistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat untukditemukan kembali setiap kali diperlukan. (Barthos, Basir. 1989 : 44)1. Sistem filingMenurut Mulyono (1984 : 12), ada lima dasar pokok sistem bagipenyelenggaraan filing/ arsip yang dapat dipergunakan, yaitu :a. Sistem Abjad37

Page 50Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atasurutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalamarsip mernggunakan abjad dari A-Z. b. Sistem Pokok Soal (Subyek).Sistem penyimpanan arsip yaang didasarkan atas perihal surat(pokok soal isi surat) c. Sistem TanggalSistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggalsurat atau tanggal penerimaan surat.d. Sistem Nomor:1) Sistem Klasifikasi Desimal, sistem ini sering dkenal dengansistem Dewey2) Sistem Terminal Digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomorterminal (terakhir)e. Sistem WilayahSistem Wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan yangdikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.2. Asas penyimpanan filingMenurut Wursanto (1991 : 171) dalam penyelenggaraan

penyimpanan warkat/ surat dikenal tiga macam asas yaitu ;1. Asas Sentralisasi38

Page 51Penyimpanan warkat/ surat dengan mempergunakan asas sentralisasisadalah penyimpanan warkat atau surat yang dipusatkan (centralfiling) pada unit tertentu. 2. Asas DesentralisasiPenyelenggaraan penyimpanan dengan asas desentralisasi adalahdengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerjauntuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. 3. Asas CampuranAsas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasidengan sentralisasi. 39

Page 52BAB IIIMETODE PENELITIANA. Lokasi PenelitianLokasi yang dijadikan sebagai tempat penelitian adalah di DinasPendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Jl. Pemuda no 1 Semarang B. Operasinal KonsepDalam melakukan penelitian untuk Tugas Akhir ini, yang menjadioprasional konsepnya adalah sebagai berikut : 1. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, yaitu dari penerimaansurat masuk, penyortiran surat, pembukaan surat, pencatatan surat,pengarahan surat dan penyimpanannya. Dan untuk surat keluar meliputipembuatan konsep, pengetikan konsep, pengiriman surat. 2. Kendala-kendala yang dihadapi didalam pengelolaan surat dan caramengatasinya. C. Jenis Data1. Data primerData primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya, diambildan dicatat pertama kalinya. (Marzuky, 2005 : 55). Pada laporan tugasakhir ini data primer yang diperoleh dengan cara melakukan observasimengenai prosedur pengelolaan surat pada sub bagian umum. 40

Page 53

412. Data sekunderData sekunder yaitu data yang diusahakan sendiri pengumpulannya olehpeneliti. ( Marzuky, 2005 : 55). Data sekunder yang didapat dariDipenda berupa buku petunjuk teknis pengelolaan surat masuk/ keluardan tata naskah pada Dipenda Prov. Jateng, Buku tentang keputusanGubernur no 111 mengenai prosedur pengelolaan surat.D. Metode Pengumpulan DataDalam penelitian ini metode yang digunakan untuk mengumpulkandata adalah :1. WawancaraCara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yangdikerjakan dengan sistematik dan berlandaskan kepada tinjauanpenelitian (Marzuki, 2005: 56).Dalam metode wawancara ini data yang dicari mengenaibagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar padaKantor Dipenda Prov Jateng, dan kendala apa saja yang dihadapididalam pengelolaan surat masuk maupun surat keluar.2. ObservasiObservasi adalah pengamatan langsung terhadap objek yang akanditeliti (Keraf, 1980 : 161). Dalam hal ini penulis melakukanpengamatan secara langsung mengenai prosedur pengelolaan surat

Page 5442masuk dan surat keluar pada kantor Dipenda Provinsi Jawa Tengah padaSub Bagian Umum. 3. Dokumentasi.Dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabelyang berupa catatan, transkrip buku, surat kabar, majalah, prasasti,notulen, agenda, dan sebagainya. (Arikunto, 1997 : 236).Metode ini digunakan untuk memperoleh data yang bersifatotentik. Dalam metode ini, cara yang digunakanadalah membaca danmempelajari literatur, sejarah perusahaan, struktur organisasi, kebijakanperusahaan, dan buku-buku yang berhubungan dengan pokokpermasalahan yang sedang diangkat dalam proposal ini yaitu tentangprosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar.E. Metode Analisis DataMetode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakanmetode analisis data secara deskriptif, yaitu mengumpulkan data yang berisiuraian, paparan, tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu.

Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakanmetode analisis diskriptif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusunsecara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untukmendapatkan deskripsi tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan suratkeluar pada Dinas Pendapatan Daerah Profinsi Jawa Tengah.

Page 5543

Page 56BAB IVHASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASANA. Hasil Penelitian1. Gambaran Umum Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengaha. Sejarah berdirinya Dinas Pendapatan Daerah Provinsi JawaTengah Dipenda Provinsi Jawa Tengah dibentuk berdasarkan peraturanDaerah nomor 7 tahun 2001 tentang pembentukan kedudukan, tugaspokok, fungsi dan susunan organisasi yang mempunyai tugas pokokmelaksanakan kewenangan Desentralisasi di bidang pendapatandaerah yang diserahkan kepada pemerintah daerah, melaksanakankewenangan dibidang pendapatan daerah yang bersifat lintaskabupaten / kota melaksanakan kewenangan kabupaten / kotadibidang pendapatan daerah yang dikerjasamakan dengan ataudiserahkan kepada provinsi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yaitu berlaku melaksanakan kewenangan dekonsentrasiyang dilimpahkan kepada Gubernur dan tugas pembantuan dibidangpendapatan daerah sesuai dengan peraturan perundang-undanganyang berlaku. 43

Page 5744b. Tugas pokok dan fungsi Dinas Pendapatan Daerah ProvinsiJawa TengahBerdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah no 2tahun 1981, tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja DinasPendapatan Daerah, ditegaskan bahwa Dipenda adalah unsurpelaksana pemerintah daerah yang dibentuk berdasarkankewenangan pangkal dan penyerahan urusan lebih lanjut kepadadaerah sebagai urusan rumah tangga daerah dibidang pendapatandaerah. Dipenda merupakan lembaga teknis daerah yang bekerja

untuk melakukan pungutan guna melaksanakan otonomi ditingkatprovinsi (pencari dana) sebagai pelaksana tugas pemungutan sesuaidengan UU 18 tahun 1997 dan perubahannya.Sebagai unsur pelaksana daerah, Dinas Pendapatan Daerahmempunyai tugas pokok dan fungsi antara lain:1) Tugas pokok Dipenda :a) Mengkoordinasikan seluruh usaha pungutan pendapatandaerah berdasarkan ketentuan-ketentuan b) Melaksanakan penelitian dan penilaian tata cara pungutanpajak, retribusi dan pungutan-pungutan lainnya yang menjadikewenangan Pemerintah Daerah.c) Melaksanakan pungutan dari pusat yang urusannyadiserahkan kepada daerah.

Page 5845d) Melaksanakan fasilitasi dan pembinaan pungutan-pungutanyang ada di jawa tengah e) Melaksanakan penggalian sumber-sumber baru sesuai aturanyang berlaku f) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh GubernurJawa Tengah2) Fungsi Dipenda antara lain :a) Perencanaan anggaran pendapatan dan belanja dinasb) Perumusan kebijakan teknis dan program kerja c) Pelaksanaan penyelenggaraan pungutan daerah dan pusatyang pelaksanaannya diserahkan pada daerah.d) Pelaksanaan ke tata usahaan bidang tata usaha umum,kepegawaiaan, perlengkapan dan keuangan. e) Pelaksanaan koordinasi peningkatan pendapatan daerah f) Fasilitas dan pembinaan pungutan daerah di jawa tengahg) Pengaturan teknis pelaksanaan pungutan daerah danpungutan pusat yang urusannya diserahkan kepada daerah.c. Susunan organisasi pada Dinas Pendapatan Daerah ProvinsiJawa Tengah.Susunan Organisasi pada dinas pendapatan daerah propinsijawa tengah terdiri dari: 1) Kepala Dinas

Page 5946

2) Bagian Tata UsahaBagian tata usaha mempunyai tugas pokok yaitumenyelenggarakan kegiatan dibidang ketatausahaan/ surat-menyurat, pengelolaan kepegawaiaan, keuangan, perlengkapan,dan perawatan materil, rumah tangga, hubungan masyarakat danperpustakaan. 3) Sub Dinas Pajak Sub Dinas pajak mempunyai tugas pokok yaitumenyelenggarakan kebijakan dan pemungutan pajak daerah danmenyiapkan bahan perhitungan rencana pendapatan pajak danpenyusunan laporan penerimaan pajak-pajak daerah sertapenyelesaian sengketa pajak / doleansi.4) Sub Dinas Retribusi Sub Dinas Retribusi mempunyai tugas pokok menyelenggarakanadministrasi penerimaan atas hasil pungutan Retribusi Daerahdan melaksanakan pungutan retribusi dari Kabupaten/ Kota yangdiserahkan kepada Propinsi mengadakan koordinasi sertamembuat hasil laporan Retribusi.5) Sub Dinas pendapatan lain-lainSub Dinas pendapatan lain-lain mempunyai tugas pokokmenyelenggarakan administrasi dan koordinasi dengan instansilain dalam hubunganya dengan penerimaan pendapatan lain-lain.

Page 60476) Sub Dinas Pengendalian dan PembinaanSub Dinas Pengendalian dan Pembinaan mempunyai tugas pokokmenyelenggarakan pengendalian kegiatan pungutan Pendapatandaerah, Pembiayaan Dinas, Kepegawaian, Perlengkapan /perbekalan dilingkungan dinas serta melaksanakan pembinaanteknis administratif dan oprasional.7) Sub Dinas Perencanaan dan Pengembangan Sub Dinas Perencanaan dan Pengembangan mempunyai tugaspokok menyelenggarakan kegiatan dibidang perencanaan,penelitian dan pengembangan perumusan kebijakan dan programkerja dinas, dokumentasi dan statistik.8) Unit Pelaksana Teknis Dinas Unit Pelaksana Teknis Dinas mempunyai tugas pokok sebagaiberikut ; Melaksanakan sebagian tugas Dinas Pendapatan daerahdalam bidang pemungutan pajak daerah, Retribusi Daerah danpendapatan lain-lain, melaksanakan tugas lain yang diberikan

kepada Dinas Pendapatan Daerah.Pada Dinas pendapatan daerah Provinsi Jawa Tengahpengelolaan surat terjadi di bagian Tata Usaha tepatnya pada SubBagian Umum. Dalam Dinas Pendapatan daerah sub bagian umummempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut; melaksanakan kegiatansurat menyurat, kearsipan, penggandaan, ekspedisi, perjalanandinasserta rumah tangga, pengaturan sarana transportasi dinas/ bahanbakar dan menyusun laporan serta menyelenggarakan perpustakaan.

Page 61482. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantorDipenda Prov JatengSesuai dengan keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 109 tahun2003 tentang Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan PemerintahPropinsi Jawa Tengah dan Keputusan Gubernur Jawa Tengah nomor 111tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas dan Papan Nama Instansi UnitPelaksanaan Teknis Dinas Provinsi Jawa Tengah, maka diterbitkanpetunjuk teknis pengelolaan Surat dan Tata Naskah Dinas, yangdidalamnya digariskan tentang asas-asas, sarana dan prosedurpengurusan surat dan Tata Naskah Dinas untuk tercapainya suatukeseragaman tindakan dalam pengelolaan surat dan kearsipan. PetunjukTeknis Pengurusan Surat dimaksudkan untuk memberikan pedomandalam pelaksanaan pengurusan surat dilingkungan Dinas dan UPPDpada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Dengan adanya petunjuk teknis pengelolaan surat ini diharapkandapat terwujud keseragaman, efisiensi, dan efektifitas dalam penyaluran,pendistribusian dan pengendalian surat. a. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk1) Penerima SuratDalam melaksanakan tugasnya, Penerima surat dinas melakukankegiatan sebagai berikut :a) Menerima surat yang disampaikan oleh pengantar pos, carakadan perorangan.

Page 6249b) Meneliti kebenaran alamat surat, apabila surat salah alamatsegera dikembalikan. c) Membubuhkan paraf nama dan tanggal pada tanda buktipenerimaan surat.

d) Mensortir surat masuk berdasarkan kategori surat dinas yangboleh dibuka, rahasia, pribadi.e) Membuka sampul/ amplop surat dinas yang kategori nonrahasia :(1) Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam suratdinas, maka sampul / amplop diikut sertakan bersamasurat dinas.(2) Melampiri Surat dinas dengan Kartu Kendali SuratMasuk (KKSM) sebanyak rangkap tiga (Putih, Merah,Kuning ).(3) Informasi yang diisikan pada KKSM yaitu nomor urutpencatatan surat, kode klasifikasi sesuai dengan isipermasalahan surat, indeks berkas, asal surat, tanggalsurat, Nomor Surat, Lampiran dan Isi Ringkas.(4) Surat Dinas dan KKSM kemudian dilampiri lembardisposisi yang sudah diisi informasi pada kolom catatantentang nomor surat, Tanggal Surat, Asal Surat (dari),Perihal, dan nomor pencatatan (Agenda surat).

Page 6350(5) Surat Dinas dan KKSM rangkap 2 (kuning dan merah)yang telah dilampiri lembar disposisi diserahkan kepadapengarah surat yaitu Pimpinan Dinas / UPPD untukmendapat arahan disposisi surat.(6) Apabila surat, KKSM dan lembar disposisi sudah diisidisposisinya oleh Pimpinan Dinas / UPPD mak KKSMdilengkapi informasinya pada kolom pengolah dantanggal diteruskan.(7) Selanjutnya surat, KKSM (merah dan kuning) dan lembardisposisi diserahkan kepada unit pengolah. ApabilaKKSM warna kuning sudah diparaf oleh petugas (TU unitpengolah) maka KKSM (kuning) diambil dan disimpanberdasarkan unit pengolah disusun secara kronologis. 2) Pengarah SuratDalam melaksanakan tugasnya, pengarah surat dinas melakukankegiatan sebagai berikut:a) Menerima surat Dinas yang sudah disertai KKSM (rangkapdua) dan lembar disposisi dari pengendali surat. b) Meneliti kebenaran kode klasifikasi, indeks dan isi ringkassurat

c) Meneliti kebenaran informasi surat dan menentukan arahanunit pengolah sesuai tujuan surat.

Page 6451d) Menentukan Unit Pengolah pada KKSM dan membubuhiparaf dan tanggal penyelesaian pada kolom tanggalpenyelesaian surat;e) Surat, KKSM, dan lembar Disposisi yang telah lenglap diisidisposisi, kemudian diserahkan ke unit kearsipan (TU) untukdikirim ke unit pengolah sesuai disposisi surat melaluipetugas pengirim surat;Sebagai pengarah surat ;1. Dikantor Pusat : Ka. Sub Bagian Umum2. Di UPPD: Ka. Sub Bagian Tata Usaha 3) Pengirim SuratDalam melaksanakan tugasnya, Pengirim surat dinas melakukankegiatan-kegiatan sebagai berikut :a) Menerima Surat Dinas, KKSM rangkap dua (merah dankuning) dan lembar disposisi dari unit kearsipan untuksegera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.b) Setelah surat dinas dan KKSM rangkap dua (merah dankuning) dan lembar disposisi diterima dan diparaf olehpetugas TU unit pengolah, kemudian KKSM warna kuningdiambil untuk diserahkan kembali pada petugas di unitkearsipan (TU). 4) Penyimpan Berkas Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM)a) Menerima KKSM kuning yang sudah diparaf oleh petugasTU unit pengolah.

Page 6552b) Menyimpan KKSM kuning pada kotak kartu kendaliberdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.c) Melakukan layanan pengecekan informasi surat masukmelalui KKSM (kuning atau putih). Untuk lebih jelasnyamengenai alur pengelolaan surat masuk pada Dipenda Prov.Jateng dapat dilihat dari gambar 8.PIMPINAN UNITKEPALA DINAS KEPALA UPPD

3 4PENGARAH SURATKA. SUB BAG. UMUMPIM. UNIT PENGOLAHKA. SUB DINASKA. SEKSIKA. SUB BAG. TU

2 58 91 6107

Gambar 8. Alur Proses Surat Masuk pada Dinas dan UPPD dilingkunganDipenda Prop. JatengSumber: Petunjuk Teknis Pengelolaan Urat Masuk/ Keluar Dan Tata NaskahDipenda, 2005.Keterangan gambar 8 :1. Surat masuk diterima melalui sub bagian umum, dan kemudian dilakukanpencatatan dan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali(KKSM) rangkap tiga dan dilampiri lembar disposisi. 2. Pada sub bagain umum dilakukan pengendalian surat denganmenggunakan kartu kendali dan diberi lembar disposisi dan diserahkanKepala sub bagian umum untuk dilakukan pengarahan surat.SURAT MASUKCARAKA/ POSPENERTU. UNIT PENGOLAHTU. SUB DINASSTAF SEKSI UPPDIMA SURATPENGENDALI SURATSTAF SUB BAG UMUM/ TUPENYIMPAN SURATPELAKSANA TU/UNIT PENGOLAH

Page 66533. Surat diserahkan Kepala Dinas (untuk surat yang ditujukan Kepala Dinas)4. Setelah surat dibaca Kepala Dinas surat dikembalikan ke pengarah surat. 5. Surat yang telah didisposisikan/ diarahkan oleh Kepala sub bagian umumdikembalikan ke staf sub bagian umum untuk diserahkan ke tujuan surat.6. Surat masuk, KKSM (warna merah kuning) diserahkan ke TU unitpengolah sesuai isi tujuan disposisi.7. KKSM warna kuning diserahkan kembali ke sub bagian umum untukdisimpan.8. Dari TU unit pengolah surat diserahkan kepimpinan unit pengolah untukdilakukan evaluasi dan tindak lanjut dari pimpinan. 9. Dari pimpinan unit pengolah surat dikembalikan ke TU unit pengolah

10. Dan selanjutnya dilakukan penyimpanan/ pengarsipan surat di bagian unitpengolah tersebut.b. Prosedur Pengelolaan Surat KeluarProsedur surat keluar dilaksanakan secara sentralisasi melalui unitkearsipan dibagian Tata Usaha (Sub Bagiab Umum )/ Sub BagianTata Usaha.1) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar Unit Pengolah dilaksanakanoleh Tata Usaha Unit pengolah dengan kegiatan sebagai berikut:Melakukan pengetikan net konsep surat keluar yang dibuat olehpimpinan unit pengolah ;

Page 6754a) Memintakan pengesahan Surat keluar Kepada pimpinanDinas / UPPD. b) Memintakan penomeran surat keluar dan Cap Dinas kepadapetugas pengendali surat keluar di unit Kearsipan ( SubBagian Umum / Sub Bagian Tata Usaha) c) Menyerahkan surat keluar kepada petugas pengendali suratKeluar di unit kearsipan untuk diproses pengendalian danpengiriman kealamat tujuan surat.d) Menerima pertinggal Surat Keluar beserta KKSK merah daripetugas pengendalisurat keluar, KKSK kuning diberi parafuntuk disimpan oleh unit kearsipan sebagai bukti telahmelaksanakan pengiriman surat keluar.e) Menyimpan KKSK merah dan pertinggal surat berdasarkansubyek masalah. Penyimpanan KKSK merah ini sebagaibukti pengiriman surat keluar dan sarana bantu penemuankembali surat di unit pengolah f) Menyimpan berkas pertinggal surat di filling Cabinetmemberkas dengan surat masuk di Central Fileg) Memberi layanan peminjaman arsip bagi pengguna arsip dilingkungan Unit Kerja Pengolah. 2) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar Di Unit Kearsipan.Kegiatan pengurusan surat keluar di unit kearsipan dilaksanakanoleh bagian tata usaha / Sub Bagian Tata Usaha. Dalam

Page 6855melakukan tugasnya, pengendali surat dinas di unit kearsipanmelakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a) Menerima surat keluar yang sudah lengkap (jumlahnya suratsesuai dengan tujuan surat keluar ) dan dapat pengesahan dariPimpinan Dinas/ UPPD;b) Melakukan penomoran dan mencari Cap Dinas pada suratkeluarc) Mengecek kelengkapan Surat Keluar yang akan diprosespengiriman kealamat tujuan surat;d) Mencatat pengendalian surat keluar kedalam kartu kendalisurat keluar (KKSK) rangkap dua (merah dan kuning);e) Menyerahkan pertinggal surat beserta KKSK merah kepadapetugas TU Unit Pengolah, sedangkan KKSK kuningdimintakan paraf sebagai tanda bukti bahwa surat keluardiproses pengiriman kealamat yang ditujuf) KKSK Kuning disimpan berdasarkan alamat surta yangdituju;g) Memberi sampul pada surat keluar;h) Menyerahkan surat keluar yang sudah lengkap kepadapetugas pengirim surat dilengkapi dengan lembar ekspedisisurat keluar;i) Mengechek lembar ekspedisi surat keluar bahwa surat keluarpada hari tersebut sudah terkirim kealamat tujuan surat. Utuk

Page 6956lebih jelasnya tentang alur pengelolaan surat keluar dapatdilihat dari gambar 9. PIMPINAN UNITKEPALA DINASKEPALA UPPD1 235 64PENGIRIM SURATINSTANSI LUARUNIT PENGOLAHNAS / BAG TUPADA UPPDPENGENDALI &MORAN UB BAG. UMUM SUB BAG. TU

Gambar 9. Alur Proses Surat Keluar pada Dinas dan UPPD dilingkunganDipenda Prop. JatengSumber: Petunjuk Teknis Pengelolaan Urat Masuk/ Keluar Dan Tata NaskahDipenda, 2005.

Keterangan gambar 9 :1. Net surat yang sudah diketik dan berbentuk surat dimintakan pengesahandari Kepala Dinas. 2. Setelah surat disahkan dan ditandatangani Kepala Dinas suratdikembalikan ke unit pengolah untuk digandakan/ copy. 3. Surat keluar dan copyannya dibawa ke sub bagian umum untukdimintakan nomor surat dan stempel cap dinas, kemudian dilakukanpencatatan/ pengendalian surat. Pada bagian ini pencatatan surat tidakdilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada yaitu menggunakan kartukendali melainkan hanya menggunakan buku agenda. 4. Copyan surat yang telah bernomor surat dan berstempel cap dinasdikembalikan ke unit pengolah untuk disimpan sebagai arsip.SUB DISEKSIPENOSSTAF SUB BAGIAN UMUM / STAF SUB BAG. TATA USAHA

Page 70575. Surat yang sudah siap dikirim diserahkan kepada petugas pengirim suratdan disertai dengan lembar disposisi.6. Surat dikirim ke alamat tujuan surat. c. Kendala-kendala yang dihadapi oleh Dipenda dalampengelolaan surat.Kendala yang dihapi oleh Dinas pendapatan daerah Provinsijawa tengah didalam proses pengelolaan surat adalah :1) Terdapatnya penumpukan surat masuk yang dikarenakan masihterbatasaya tenaga karyawan atau personil yang menangani suratmasuk pada sub bagian umum. 2) Kurangnya jumlah personil/ karyawan yang mengelola surat danmasih terbatasnya pemahaman karyawan atau staf bagianpengelolaan surat mengenai bagaimana pengelolaan surat yangefektif dan efisien.B. Pembahasan Dalam upaya untuk menjamin tersalurkan dan terkendalinya informasidari unit satu ke unit kerja yang lain secara cepat dan aman, perlu diaturmekanisme penyampaian dan pendistribusian surat. Oleh karena itukeberadaaan Pedoman Pengurusan Surat sebagai pedoman yang mengaturaktivitas organisasi dalam menyalurkan dan mendistribusikan surat mutlakdibutuhkan.

Page 71

58Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana Prosedurpengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas PendapatanDaerah Provinsi Jawa Tengah , metode yang digunakan dalam penelitian iniadalah metode wawancara dan observasi, adapun narasumber dari penelitianini adalah pegawai pengelola surat masuk pada bagian Umum.Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalamproses pengelolaan surat masuk dan keluarnya didasarkan atas asassentralisasi artinya bahwa setiap surat yang masuk maupun yang keluarmelalui satu pintu. Hal ini sesuai dengan pendapat Wursanto (1991 : 110)bahwa sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh satu pintuatau kebijakan satu pintu. Pada umumnya urusan penerimaan surat yangdipusatkan dianggap lebih baik karena dengan dipusatkannya penerimaandan pengiriman surat tersebut dapat menyeragamkan pengurusan surat danmembawa penghematan dalam arti tidak akan ada duplikasi dalampenggunaan alat-alat pengurusannya. Berdasarkan Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk / Surat KeluarDan Tata Naskah Dinas Pada Kantor Dipenda, prosedur surat masukmeliputi; penerimaan surat, pengecekan surat, penanda tanganan suratekspedisi pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarah surat,pengirim surat, penyimpanan berkas.Pada kantor Dipenda penerimaan surat baik itu yang disampaikan olehpengantar pos, caraka dan perorangan dilakukan pada sub bagian umum,pada sub bagian ini dilakukan pencatatan surat masuk kedalam buku agenda,

Page 7259pengecekan alamat tujuan surat, pensortiran surat, dan membuka sampulsurat dinas yang dikategorikan non rahasia, dan pada bagian ini pulapencatatan kartu kendali dilakukan dengan menggunakan sistemkomputerisasi, selain itu juga penggunaan komputerisasi ini dilakukan agarlebih memudahkan didalam pencarian data/ informasi. Pada kantor DipendaProvinsi Jawa Tengah. Pada Dipenda pengarahan surat dilakukan olehKepala Sub Bagian Umum, oleh Kepala Sub Bagian Umum surat dilakukanpengecekan kembali, dan diarahkan dengan menggunakan lembar disposisisesuai dengan isi surat.Dalam pengiriman surat dari pengarah ke unit pengolah yang ditujudilakukan oleh pelaksana Sub Bagian Umum, dalam penyerahan suratnya disertai lembar disposisi dan kartu kendali rangkap dua untuk dimintakanparaf, untuk warna kuning dibawa kembali untuk diserahkan kebagianumum untuk disimpan.

Pada Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah penyimpanansuratnya menggunakan asas desentralisasi, menurut Wursanto (1991 : 110)penyimpanan dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikankewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk menguruspenyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Didalampenyimpanannya Dipenda menggunakan sistim kronologis, menurutMulyono (1984 : 12) sistem kronologis/ tanggal adalah sistem penyimpananyang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. MenurutMoekijat (1982 : 98) sistem kronologis mempunyai kelebihan dan

Page 7360kekurangan antara lain kelebihannya adalah ; berguna apabila tanggal telahdiketahui, baik untuk penggolongan secara keseluruhan, sedangkankekurangannya adalah ; tidak selalu cocok (tahun tidak selalu diketahui),surat-surat yang masuk (diterima) dapat menjadi terpisah dari jawaban-jawaban surat yang keluar. Secara keseluruhan proses prosedur surat masuk pada DinasPendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah sudah sesuai dengan ketentuanbuku Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar dan TataNaskah Dinas yang ada, namun dalam pengelolaannya masih terdapatkendala yaitu masih terjadinya penumpukan surat pada Sub Bagian Umum,hal ini terjadi dikarenakan terdapat keterbatasa personil.Sedangkan untuk pengelolaan surat keluar pada kantor DinasPendapatan Daerah meliputi pembuatan net konsep, pengetikan konsep,penggandaan surat, pengesahan surat, pemberian nomor dan cap dinas,pengecekan kelengkapan surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberiansampul pada surat dan pengiriman surat.Pada Dinas Pendapatan Daerah dalam pengelolaan surat keluarnya terlebih dahulu diawali dengan pembuatan konsep surat yang dilakukan olehunit pengolah yang berkeinginan mengeluarkan surat, dan pengesahankonsep surat tersebut dilakukan oleh pimpinan unit pengolah. Setelah suratjadi, dilakukan penggandaan guna sebagai arsip, surat dimintakanpengesahan dari Kepala Dipenda, kemudian surat dimintakan nomor suratdan cap dinas pada Sub Bagian Umum dan dilakukan pengecekan dan

Page 7461pencatatan kedalam buku agenda, kemudian pada unit pengolah yangmengeluarkan surat dicatat sendiri dalam buku agenda pribadi, langkahselanjutnya adalah pengiriman surat dalam pengiriman surat dilakukan oleh

bagian unit pengolah maupun unit kearsipan tergantung pada tujuan surat,dan surat dikirim menggunakan kurir atau Kantor Pos.Dari hasil analisa pada prosedur pengelolaan surat keluar tedapatketidak sesuaian antara Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ SuratKeluar Dan Tata Naskah Dinas dengan kenyataan pelaksanaan padaDipenda hal ini disebabkan karena masih terbatasnya jumlah personil padabagian yang menangani pengelolaan suratnya, selain itu juga karena masihterbatasnya pemahaman pegawai mengenai pengelolaan surat yang efektifdan efisien. Pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Keluar DanTata Naskah Dinas, didalam pengelolaan surat keluarnya terdapat tahapan-tahapan dalam pencatatan kartu kendali surat keluar (KKSK), namundidalam kenyataannya tidak menggunakan kartu kendali surat keluarsehingga menyebabkan timbulnya kendala pada proses pengecekan suratkeluar karena surat hanya dapat dicek melalui buku agenda yang tidakmemisahkan surat berdasarkan perihal surat. Dengan adanya kendalatersebut maka dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan surat keluarmasih kurang efisien.

Page 75BAB VPENUTUPA. SimpulanBerdasarkan hasil dari penelitian di Kantor Dinas Pendapatan DaerahProvinsi Jawa Tengah maka penulis menarik beberapa kesimpulan mengenaiprosedur pengelolaan surat masuk dan keluar sebagai berikut :1. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Prosedurpengelolaan suratnya menggunakan asas sentralisasi dan pengelolaansuratnya dilaksanakan berdasarkan dengan berpedoman pada PetunjukTeknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar Dan Tata Naskah PadaDipenda Provinsi Jateng.2. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah ProsedurPengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, Pengecekansurat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartukendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatannet konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan suratkeluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat,pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengirimansurat. Sedangkan untuk penyimpanan suratnya Dinas Pendapatan Daerahmenggunakan asas desentralisasi3. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam

pengelolaan surat masuknya masih terdapat kendala yaitu terjadinya62

Page 76penumpukan surat selain itu masih minimnya pemahaman pegawaimengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehinggadidalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaansurat keluar dengan petunjuk pedoman yang ada yaitu dengan ketidakpemakaian Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) sehingga dapatmenyebabkan kendala pada proses pengecekan surat keluar. B. Saran Berdasarkan dari hasil penelitian yang dilakukan penulis pada KantorDinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah maka penulis memberikansaran sebagai berikut:1. Dalam upaya mengatasi terjadinya penumpukan surat masuk diharapkanDipenda untuk segera menambah personil dalam penanganan surat padasub bagian umum 2. Pada Kantor Dipenda Provinsi Jateng diharapkan memberikankepelatihan pada pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yangefektif dan efisien, dan diharapkan dalam pengelolaan suratnyadilakukan berdasarkan pedoman petunjuk yang ada, selain itudiharapkan juga diterapkannya komputerisasi pada surat keluar agardengan adanya komputerisasi diharapkan pengelolaan surat keluar daptdilakukan secara efektif dan efisien.3. Mengingat pentingnya surat bagi suatu instansi atau organisasi makadiharapkan lebih memperhatikan lagi SDM yang dimilikinya agardidalam pelaksanaan pengelolaan suratnya mendapatkan hasil yang lebihmaksimal.

Page 77DAFTAR PUSTAKAArikunto, Suharsimi. 1997. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.Jakarta: Rineka Cipta.Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi AksaraGubernur jawa tengah. 2003, Perdoman pengurusan surat : Semarang; badan arsipDaerah Provinsi Jawa Tengah.Hadi, Sutrisno. 2000, Metodelogi Research. Yogyakarta : AndiKeraf, Gorys. 1980, Komposisi. Nusa Indah. Yayasan KanisiusMarzuki. 2005. Metodologi Riset. Yogyakarta: BPFE-UIIMoekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni

Mulyono, Sularso, dkk. 1984, Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : LibertySilmi, Sikka Mutiara. 2002, Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta :AbsolutSugiarto, Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Salatiga : Gaya MediaSutarto. 1981, Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada UniversitasPressWidjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV RajawaliWirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta : BalaiPustaka Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius----.2005. Petunjuk Tekhnis Pengelolaan Surat masuk/keluar dan Tata naskahDinas pada Dipenda Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Dipenda ProvJateng.