Etapele Realizarii Unui Proiect
-
Upload
luci-lucian -
Category
Documents
-
view
256 -
download
0
Transcript of Etapele Realizarii Unui Proiect
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
1/30
1
Arborele problemei
Analiza Problemei
Analiza potentialelor probleme
PROBLEMELE sunt acele lucruri/situatii care impiedica
organizatia sa ajunga din locul unde se afla, in loculunde doreste sa se afle, la un moment dat.
Procesul de solutionare a problemei, reprezinta arta dea ajunge de la o situatie existenta nefavorabila la o situatie
dorita, printr-o serie de activitati.
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
2/30
2
Analiza potentialelor probleme, trebuie sa includa raspunsurila o serie de INTREBARI:
CARE este problema pe care trebuie sa o solutionam?
DE CE este o problema? (cauza)
DE CE trebuie solutionata problema?
UNDE si CAND se manifesta problema?
A CUI problema este?
PE CINE afecteaza problema?
DE CAT TIMP este o problema?
CE SE VA intampla daca nu se solutioneaza? (efectul)
Analiza Problemei
Analiza Problemei
Este o procedura care permite:
Diagnosticarea unei situatii existente
Identificarea problemelor cheie in contextul
acestora
Analiza contextului in care se va
implementa viitorul proiect
Vizualizarea problemelor in forma unei
diagrame/arbore (relatie cauza-efect)
Este o procedura care permite:
Diagnosticarea unei situatii existente
Identificarea problemelor cheie in contextul
acestora
Analiza contextului in care se va
implementa viitorul proiect
Vizualizarea problemelor in forma unei
diagrame/arbore (relatie cauza-efect)
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
3/30
3
Arborele Problemei - schema de baza
EFECTE
PROBLEMAPRINCIPALA
CAUZE
Cum sa procedam?
Identificati problemele majore existente
intr-o situatie data sau aleasa de echipaSelectati o problema principala
Cautati probleme inrudite cu problema
principala
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
4/30
4
Criterii de selectie a problemei prioritare
CRITERIU PROBLEMA 1 PROBLEMA 2 PROBLEMA3
IMPORTANTA PROBLEMEI
URGENTA PROBLEMEI
FEZABILITATEA
SUPORT DIN PARTEA CELOR
INTERESATI
Stabiliti o ierarhie cauza - efectProblemele care genereaza direct problema
principala sunt asezate dedesubt (cauze)Problemele care sunt generate direct deproblema principala sunt asezate deasupra(efecte)
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
5/30
5
Legati problemele cu sageti cauza-efect
Revedeti diagrama si verificaticorectitudinea si completitudinea acesteia
Exemplu de Arbore al Problemei
INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSESCAZUTE PENTRU OPERATORII
PRIVATI
COSTURI DE PRODUSELEAGRICOLECOMERCIANTII NUACCIDENTE TRANSPORT PIERDVALOAREAVOR SA DESERVEASCAFRECVENTE CRESCUTE DE PIATAPIETELE
EFECTE
RETEAUA
REGIONALA DEDRUMURI
DETERIORATA
CALITATEACAMIOANELE DRUMURILE NU SUNTCAUZE CONSTRUCTIEISUNT INTRETINUTEDRUMULUI SUBSUPRAINCARCATE CORESPUNZATOR
STANDARDE
ECHIPELE DEMASURILEDE INTRETINERE ALE GUV.
CONTROL SUNT NU SUNTEFICIENTEINEFICIENTE
COMPETENTELESUNT GRESITDEFINITE
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
6/30
6
Arborele obiectivelor
Analiza Obiectivelor
O tehnica pentru:
Descrierea situatiei viitoare care va fi
obtinuta prin rezolvarea problemelorIdentificarea posibilelor solutii pentru o
situatie data
Transformarea aspectelor negative in
aspecte pozitive (dezirabile, realiste)
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
7/30
7
Analiza Obiectivelor
Arborele Obiectivelor - schema de baza
OBIECTIV OBIECTIV OBIECTIVGENERALGENERAL GENERAL
OBIECTIVPRINCIPAL
OBIECTIVSPECIFIC
OBIECTIVSPECIFIC
OBIECTIVSPECIFIC
Final
Mijloace
Analiza Obiectivelor
Cum sa procedam ?
Reformulati toate situatiile negative ale analizeiproblemei in situatii pozitive care sunt:
- dezirabile
- posibil de obtinut in mod realist
Verificati relatiile mijloace-final
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
8/30
8
Arborele Obiectivelor
INVESTITII PRIVATE VENITURI RIDICATERIDICATE PENTRU OPERATORII
PRIVATI
COSTURI DE PRODUSELEAGRICOLECOMERCIANTIIACCIDENTE TRANSPORT PASTREAZA VALOAREAVOR SA DESERVEASCA
REDUSE REDUSE DE PIATAPIETELE
RETEAUA REGIONALADE DRUMURIREABILITATA
CAMIOANELE STANDARDEALE DRUMURILE SUNTSUNT INCARCATE CONSTRUCTIEI INTRETINUTE MAI
LIMITAT RESPECTATE BINE
ECHIPELE DEMASURILE DEINTRETINERE ALECONTROL SUNTGUV.SUNT EFICACEMAI EFICACE
COMPETENTELESUNTBINE DEFINITE
Mijloace
Final
Analiza strategiei
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
9/30
9
Analiza Strategiei
Grupurile de obiective inrudite,grupate pe verticala, dinarborele obiectivelor, senumesc strategii. Unul sau maimulte dintre aceste grupuri de
obiective vor fi selectate castrategie a proiectului propus.
Cea mai pertinenta si fezabila strategie este selectata pe baza unui numarde criterii precum:
- compatibilitatea cu POS;- prioritatile celor implicati/partenerilor, bugetul disponibil / posibilitatile decofinantare;
- relevanta pentru grupul tinta;- probabilitatea succesului sau minimalizarea riscurilor;- complementaritatea cu alte proiecte;- posibilitatea implicarii sectorului public/privat;- intervalul de timp necesar etc.
Analiza Strategiei
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
10/30
10
Alegerea unei strategii
Alegerea unei strategii - schema de baza
OBIECTIV OBIECTIV OBIECTIVGENERALGENERAL GENERAL
FINAL
OBIECTIVPRINCIPAL/ SCOP
MIJLOACE OBIECTIV SPECIFIC OBIECTIV SPECIFICOBIECTIV SPECIFIC
Cum sa procedam ?
1. Identificati obiectivele de neurmarit (indezirabile or nerealizabile)
2. Identificati obiectivele de urmarit (dezirabile si realizabile)3. Grupati obiectivele, pentru a obtine strategii posibile sau componente
(grupare pe verticala)
4. Estimati care strategie reprezinta o strategie optima corespunzator criteriilor
agreate
5. Determinati Obiectivul General si Scopul Proiectului
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
11/30
11
Alegerea unei strategii
Proiect IIProiect I
RETEAUA REGIONALA
DE DRUMURIREABILITATA
CAMIOANELE STANDARDEALE DRUMURILE SUNTSUNT INCARCATE CONSTRUCTIEI INTRETINUTE MAI
LIMITAT RESPECTATE BINE
ECHIPELE DEMASURILE DE INTRETINERE ALE GUV.
CONTROL SUNT SUNTEFICACEMAI EFICACE
COMPETENTELESUNTBINE DEFINITE
Strategia A Strategia B
Analiza Strategiei: Cateva posibile criterii
DisponibilitateaComplementaritate resurselor
cu proiecte financiare, afinantate de alti expertizei, etc.
donori
ImportantaContributie la
Potentialul sidata dereducerea capacitatilegrupul tintainegalitatilorexistente
(e.g. gender)(ale grupului
tinta)
Relevanta pentruUrgentastrategia de aderare
agreata de EC/tara Acceptabilitateapartenera sociala
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
12/30
12
SCOPUL SI OBIECTIVELE PROIECTULUI
Definirea scopului proiectuluiDupa identificarea nevoilor si a problemei/problemelor carora
trebuie sa le raspunda proiectul, trebuie identificat rostul
proiectului, ce se doreste sa se realizeze prin acest proiect, de ce
sa il derulam.
Pe scurt: care este scopul proiectului?
Scopul proiectului este practic solutia pentru problema
identificata sau, altfel spus, este situatia la care dorim sa
ajungem in urma implementarii proiectului (evident, o situatie
mai buna pentru beneficiarii proiectului).
Cea mai simpla modalitate de enuntare a unui scop este
pozitivarea, inversareaproblemei.
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
13/30
13
Definirea scopului proiectului
Caracteristicile scopului sunt urmatoarele:
Nu se prezinta sub forma cantitativa (numeric, volumic,
procentual) ci doar calitativ (o crestere, o imbunatatire, o
schimbare)
Este unic (nu contine cuvinte de legatura ca si, cu, alaturi
de , odata cu)
Nu trebuie explicat (se evita folosirea cuvintului prin, in
scopul in enuntul scopului)
Definirea scopului proiectului
Exemple de scopuri:
Cresterea eficientei sistemului de coordonare a fondurilor
publice din cadrul Primariei orasului X
Cresterea adaptabilitatii tinerilor pe piata muncii
Cresterea competitivitatii firmei
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
14/30
14
Definirea scopului proiectului
NU sunt scopuri:
Cresterea cu 40% a eficientei sistemului de coordonare a
fondurilor publice prin informatizarea completa a
departamentelor X, Z si Y
Realizarea unui centru de informare si consiliere pentru tineri in
scopul cresterii adaptabilitatii pe piata muncii
Cresterea cu 20% a competitivitatii firmei si imbunatatirea
procesului decizional in departamentele X, Z si Y
Definirea obiectivelor proiectuluiObiectivele reprezinta pasii spre atingerea scopului.
in vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu
precizie la urmatoarele intrebari:
Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest
proiect?
Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare?
Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau
imbunatatire, descrestere sau reducere)
Care este gradul sau proportia schimbarii?
Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru
atingerea gradului de schimbare?
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
15/30
15
Definirea obiectivelor proiectuluiS - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta?
M - masurabil - sunt masurabile rezultatele?
A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, in general, atins?
R - realist - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in
timpul dat?
T - incadrare in timp - exista un termen limita?
Exemple de obiective:
Asigurarea accesului la broad-band pentru 10 comune din judetul Doljpana la sfarsitul anului 2013
Instruirea a 40 de femei din mediul rural din regiunea SV in ceea cepriveste operarea PC si utilizarea Internetului pana la finalul anului 2010
Cresterea CA cu 10% in urmatoarele 5 luni
Grupul tinta
Analiza factorilor interesati
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
16/30
16
Analiza Factorilor interesati
Este o procedura care permite:
Identificarea persoanelor,
grupurilor, organizatiilor avand o
legatura cu proiectul
Identificarea intereselor si
asteptarilor grupurilor & persoanelorcare au o posibila relevanta pentru
proiect
Analiza Factorilor interesati
Cine sunt stakeholderii ?
Orice persoana, grupuri de persoane,
institutii, asociatii sau firme care ar putea
fi implicate in proiect, direct sau indirect
sau care ar putea fi afectate pozitiv ori
negativ.
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
17/30
17
Analiza Factorilor interesati
Participarea factorilor interesati:
permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la
conditiile sociale, economice si politice;
permite obtinerea de informatii relevante;
intareste relevanta obiectivelor in raport cu nevoile;
arata cum percep factorii interesati realitatea;
intareste capacitatile locale;
intareste societatea civila si procesul democratic
Analiza Factorilor interesati
Cum sa procedam?
1. Identificati grupurile/institutiile
importante2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari,
grupuri de interese, contractori, etc.)
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
18/30
18
Analiza Factorilor interesati
Interese, motivare:
Nevoi, aspiratii
Interese (deschise/ascunse) Asteptari & preocupari
Atitudini fata de proiect
Analiza Factorilor interesati
Potential si constrangeri:
Puncte tari, Puncte slabe Posibile contributii la proiect
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
19/30
19
Analiza Factorilor interesati
Grupul tinta reprezinta:
Grupul/entitatea care va fi direct si pozitivafectata de proiect la nivelul obiectivului
proiectului.
Beneficiarii directi carora li se adreseazaproiectul.
Actorii-cheie De ce suntinteresati deproiect
Capacitatea simotivatia de acontribui la proiect
Activitatile din
proiect care li seadreseaza
Stakeholder 1
Stakeholder 2
Stakeholder .
Matricea actorilor-cheie
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
20/30
20
STABILIREA ECHIPEI
DE PROIECT
Echipa de proiect
Structura echipei de proiect influenteaza in mod directmanagementul acesteia.
Daca numarul membrilor echipei este prea mare, potaparea probleme de comunicare si coordonare, dificultati in
adoptarea deciziilor si solutionarea problemelor. Daca numarul membrilor echipei este prea mic pot aparea
probleme legate de lipsa de experienta, lipsa decompetenta sau criza de timp.
Se pune intrebarea: care este structura cea mai potrivita aunei echipe de proiect?
Numarul optim al membrilor echipei de proiect depinde de: dificultatea activitatilor de proiect
disponibilitatea persoanelor potrivite tipul proiectului
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
21/30
21
Echipa de proiect
Indiferent de natura proiectului membrii echipei trebuie sa aibaurmatoarele calitati:
implicare in directia atingerii obiectivelor ; abilitate in comunicare si in delegarea responsabilitatilor ; flexibilitate, capacitate de adaptare la cerintele proiectului ; competenta profesionala ; capacitatea de a admite existenta greselilor si a le corecta ; orientare catre realizarea sarcinilor; capacitatea de a intelege importanta respectarii termenelor si a limitelor
resurselor si disponibilitatea de a lucra peste program;
incredere in ceilalti si dorinta de a ajuta; spirit de echipa ; calitati de intreprinzator ;
disponibilitatea de a lucra cu unul sau mai multi sefi ; cunostinte si experienta in cunoasterea instrumentelor si metodelor din
managementul proiectelor.
Justificare si relevanta
Cum justificam proiectul?
Atunci cand justificam necesitatea implementarii unui proiect, trebuie sa tinemcont de urmatoarele aspecte:
Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii eiare repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetateni; trebuie explicat intr-unmod cat mai convingator ce ar urma sa se intample daca problema respectiva ar filasata nerezolvata.
Trebuie sa aduceti argumente reale, de preferat folosirea statisticilor si indicareasursei exacte a informatiei, care sa denote existenta problemei si a efectelor pecare aceasta le genereaza.
Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantajecomunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa lementionati.
Organizatia dvs. este in masura sa abordeze problema respectiva si sa ducaproiectul la bun sfarsit; explicati cat mai clar argumentele care sustin aceastaafirmatie.
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
22/30
22
Planul de Actiune
Activitatile proiectului
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
23/30
23
Planul de Actiune - Ce trebuie facut pentru
atingerea obiectivelor?
Planul de Actiune cuprinde:
Enuntarea fiecarei ACTIVITATI in parte;
Descrierea contribuitiei fiecarei activitati la realizareaobiectivelor specifice;
Specificarea responsabilului activitatii respective;
Specificarea resurselor de care este nevoie (personal,echipament, timp, buget, etc)
Descrierea secventelor in timp si modul cum seinterfereaza activitatile
Prezentarea cronologica a activitatilor cu ajutoruldiagramei GANTT
Diagrama GANTTAnul 1 Semestrul 1 Semestrul 2
Activitatea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Responsabil
Pregtire Faza 1.1. Stabilirea echipei CCMP
Realizare Faza 1.1 Stabilirea echipei CCMP
Pregtire Faza 1.2 Achiziia CCMP
Realizare Faza 1.2 Achiziia CCMP
Pregtire Faza 2.1 Editare de materiale CCMP/INIMM
Realizare Faza 2.1 Editare de materiale CCMP/INIMMPregtire Faza 2.2 Organizare evenimente CCMP
Realizare Faza 2.2 Realizare evenimente CCMP
Pregtire Faza 3.1 Pregtirea suportului CCMP/INIMM
Implementare Faza 3.1 Pregtireasuportului
CCMP/INIMM
Pregtire Faza 3.2 Selectarea cursanilor CCMP/INIMM
Implementare Faza 3.2 Selectareacursanilor
CCMP/INIMM
Pregtire PACHET DE LUCRU 4.MANAGEMENTUL PROIECTULUI
CCMP/INIMM
Realizare PACHET DE LUCRU 4.MANAGEMENTUL PROIECTULUI
CCMP/INIMM
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
24/30
24
Rezultatele si indicatorii proiectului
Rezultatele proiectului
Rezultatele sunt produse obtinute ca urmare adesfasurarii activitatilor, a caror combinatie vaconduce la realizarea scopului proiectului.
Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea
proiectului, justificarea existentei sale. De obicei elesunt cantitativecantitative sisi calitativecalitative. Trebuie sa fiemasurabile, vizibile si specifice, reprezentand, defapt, instrumente pentru atingerea obiectivelorpropuse. Pentru a se asigura buna functionare aproiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilitinitial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincidaun rezultat, pentru validare.
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
25/30
25
Rezultatele proiectului
Sunt corelate cu obiectivele proiectului si relevantepentru acestea
Reprezinta indicatori de verificare a obiectivelor
Output, produse sau servicii concrete obtinute incadrul proiectului (ex.: un eveniment public, 4training-uri pentru 100 de persoane, 5 publicatiidespre consumul de alcool etc.),
Outcome/results, cu referire la impactul pe careproiectul il are asupra grupului tinta/comunitatii(ex.: cresterea cu 20% a constientizarii privindriscurile consumului de alcool in randul elevilor deliceu din orasul X).
Indicatorii proiectuluiCriterii de selectare a indicatorilor:
Validitate: Reflecta in mod direct obiectivul pe care intentioneaza sa ilmasoare?
Obiectivitate: Defineste precis si fara ambiguitati obiectivul pe care vrea sa
il masoare?
Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile in timp ?
Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu usurinta, la timp si cu costurirezonabile?
Utilitate: Pot fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a invata dinexperienta?
Proprietate: Sunt de acord partenerii si partile interesate ca indicatorul aresens si utilitate pentru ei?
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
26/30
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
27/30
27
Indicatori SMART
S pecifici: claritate cu privire la ce, unde, cand si cum va fischimbata situatia;
M asurabili: capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile;A bordabili: capacitate de atingere a obiectivelor (cunoscandresursele si capacitatile aflate la dispozitia comunitatii);
R ealisti: capacitate de a obtine nivelul de schimbare reflectatin obiectiv; si
T imp (incadrat in Timp): fixarea perioadei de timp in care va firealizat fiecare obiectiv.
Exemple de indicatori SMART
50 de persoane din grupul tinta recalificate intr-onoua meserie pana la sfarsitul proiectului;
numarul de someri femei peste 45 de ani dinCraiova redus cu 15% intr-un an;
25% din somerii asistati in cadrul proiectuluiangajati pana la sfarsitul proiectului;
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
28/30
28
Cash-flow
Cash flow este un termen care se refera la cantitatea de cash primita sicheltuita de o organizatie pe parcursul unei perioade de timp, cu referire la unanumit proiect. Masurarea cash flow-ului poate fi utilizata la:
Evaluarea starii sau performantelor unui proiect sau afaceri.
Pentru a determina probleme legate de lichiditati. A fi profitabil nu inseamnaneaparat a avea lichiditati. O companie poate da gres datorita unei lipse alichiditatilor, chiar daca este profitabila.
Pentru a genera rata de revenire a proiectului. Timpul cash flow-urilor in si dinproiecte sunt utilizate ca si date de intrare in modele financiare cum ar fi rata
interna de rentabiliate si valoarea actuala neta. Pentru a examina venitul sau cresterea unei afaceri atunci cand se considera cadatele contabile nu reprezinta realitatea economica.In mod alternativ, cashflow-ul poate fi utilizat pentru a valida venitul net generat de inregistrarilecontabile se refera la cifrele asa cum reies din contabilitate spre exempluincasare care nu a fost realizata efectiv, dar a fost facturata, si ca atare incontabilitate apare, dar in cash flow nu se reflecta.
Bugetul proiectului
Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate sisubactivitate;
Estimarea potentialelor surse de venituri;
Estimarea diferentelor dintre cheltuieli si venituri; Realizarea unei planificari in timp a cheltuielilor si a
veniturilor;
Gasirea solutiilor pentru evitarea potentialelor crizede lichiditati;
Bugetul se va supune organizatiei pentru aprobare;
Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
29/30
29
Bugetul proiectului
ATENTIE!
Bugetul este complet i perfect corelat cu activitatileprevazute, cu resursele materiale implicate in realizarea
proiectului si cu rezultatele anticipate, adica: nu exista
mentiuni in sectiunile privind activitatile, resursele si
rezultatele anticipate care nu au acoperire intr-un subcapitol
bugetar / linie bugetara; de asemenea, nu exista subcapitol
bugetar / linie bugetara fara corespondenta in sectiunile
privind activitatile, resursele si rezultatele.
Bugetul se calculeaza la valoarea FARA TVA!
-
7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect
30/30