Etapas De Un Evento

Eventos y Banquetes

Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO

EVENTO

POST-EVENTO

Eventos y Banquetes


Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del

proceso gerencial:

Eventos y Banquetes

• Pre- Event

o

•Investigación•Planificación•Organización•Eve

nto

•Desarrollo y Dirección • Post-

Evento

•Evaluación

• Etapas de un Evento


1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).

PRE - EVENTOIN

VES

TIG

AC

IÓN

Eventos y Banquetes


3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe

coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.

4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.

•P

LA

NIF

ICA

CIÓ

NPRE - EVENTO

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5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes

6.- Definir:Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.

Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.•

PLA

NIF

ICA

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NPRE - EVENTO

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7- Nombrar al Comité Organizador

Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.

Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.

8.-Fijar sede provisional del comité organizador.

PRE - EVENTO•

org

an

izA

CIÓ

NEventos y

Banquetes


9.-Seleccionar el temario, temas o

puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.

10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)

PLA

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CIÓ

NPRE - EVENTO

Eventos y Banquetes


OR

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NIZ

AC

IÓN

11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.

12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).

13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).

PRE - EVENTOEventos y

Banquetes


Desarrollo y Dirección

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• Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

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• Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

• Se cancelan los pagos pendientes.

• Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.

POST - EVENTO

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• Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.

• Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.

• Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).

POST - EVENTO

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BIBLIOGRAFIA

• FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.

• GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.

• GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

• GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

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