TALLER

ANDRÉS GÓMEZ ROZO SANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA

M. ALEXANDRA RODRIGUEZ B. C160403_03

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II

BOGOTÁ 2015

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TALLER

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ANDRÉS GÓMEZ ROZO SANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA

M. ALEXANDRA RODRIGUEZ B. C160403_03

Tutor

Jairo Hernán Díaz Arias

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II

2015

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 5

1. OBJETIVOS 6

1.1 OBJETIVO GENERAL 6

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 6

2. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? 7

3. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN 9

4. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. 10 5. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN? 11

6. ¿QUÉ IMPLICA CLASIFICACIÓN? 12

7. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS? 13

8. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN? 14

9. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN? 15

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10. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES? 16 11. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA 17

12. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS 18

13. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS? 19

14. VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS 20

15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO). 25 16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN E IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS. 27

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013. 32

CONCLUSIONES 34 BIBLIOGRAFIA 35

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INTRODUCCION

En este trabajo se busca comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos, identificando las etapas por las cuales pasa un documento desde su creación hasta su disposición final, y reconociendo conceptos que se manejan en la gestión documental de una entidad, tales como archivo, valores primarios y secundarios, fase prearchivística y archivística entre otros. Identificar y comprender los procesos de la gestión documental que se desarrollan en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es fundamental para los estudiantes de programas de ciencias de la información y la documentación, porque constituye uno de los principales conceptos de la administración de archivos, que abarca desde el momento de la creación o recepción de los documentos en el cumplimiento de funciones y procesos de una entidad, hasta su preservación. Reconocer las etapas por las que pasa un documento durante las etapas de formación de los archivos, reconociendo su ciclo vital, es de vital importancia para la interpretación y análisis de la gestión documental en las instituciones, y es el objetivo principal de este trabajo. Para cumplir con este objetivo se realizó una indagación sobre los procesos de la gestión documental en sus diferentes niveles, en particular los referentes a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, trasferencias, disposición de documentos, preservación y valoración. Teniendo en cuenta que actualmente el conocimiento de los documentos de archivo es clave y un factor decisivo en el desarrollo de las organizaciones, es indispensable identificar y conocer la importancia de los procesos de un programa de gestión documental, para la normalización de la producción documental que permita que los documentos sean un soporte veraz en la evidencia de sus actividades.

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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del ciclo vital del documento y los procesos de un Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.

1.2 OBJETIVO ESPECIFICOS

● Identificar y conceptualizar el ciclo vital de los documentos.

● Identificar en las diversas etapas de los archivos de acuerdo al ciclo vital del

documento los procesos de la gestión documental que se efectúan

● Reconocer los valores que tienen los documentos en cada una de las fases

● Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos

de la Gestión Documental que se desarrollan en ella.

● Adquirir conocimientos teóricos de la gestión documental.

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2. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Corresponde a la totalidad de la documentación que es producida o recibida por una persona o una institución en el desarrollo de sus actividades o funciones, que es organizada de acuerdo al principio de procedencia y orden original, tal y como fueron sucediendo sus actuaciones en el tiempo. Los documentos se reúnen de acuerdo a su origen en agrupaciones documentales naturales o históricas en el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística; o en agrupaciones artificiales en colecciones y secciones fácticas. AGRUPACIONES DOCUMENTALES NATURALES O HISTÓRICAS • Fondo documental: totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades, puede estar completa o incompleta pero siempre constituye una unidad. • Sección documental: es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución o entidad u organismo que origino el fondo. • Subsección documental: es una subdivisión de la sección documental en virtud de la estructura orgánica, de acuerdo a las funciones y actividades específicas de una oficina, división o sección. • Serie documental: conjunto homogéneo de documentos producidos de manera continua, como resultado de una misma actividad desarrollada por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección o subsección está conformada por documentos que son agrupados en series documentales. • Subserie documental: división de la serie documental conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes. • Unidad documental: está conformada por un conjunto de documentos generados orgánico y funcionalmente por el productor en la resolución de una misma actividad o asunto. Es la unidad básica de la serie. AGRUPACIONES DOCUMENTALES ARTIFICIALES • Colección documental: reunión artificial de documentos acumulados por un individuo, familia o institución, de acuerdo al criterio subjetivo del coleccionista, por lo tanto no responde a una estructura orgánica de una institución sino a la

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voluntad de alguien. La mayoría de las veces es producto de una donación o compra. • Secciones facticias: agrupaciones documentales realizadas de manera voluntaria en los archivos a partir de los fondos, generalmente está integrada por documentos que pos u clase u formato requieren condiciones especiales de conservación.

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3. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN.

Clasificación proceso de identificación y establecimiento de las series que componen cada una de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia y con base en la estructura orgánica funcional de una institución y los trámites administrativos que realizan las diferentes dependencias en el ejercicio de sus funciones.

La ordenación es la operación archivística que hace parte del proceso de organización y consiste en “establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación”. Mediante éste proceso se establece la disposición física de los documentos, al determinar el documento que va primero y los que van después, reflejando la gestión administrativa en el tiempo.

Descripción: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de las agrupaciones de documentos, con el fin de facilitar su localización y recuperación de la información contenida en ellos, para la consulta y difusión de la información.

Los procesos descripción documental se aplican a todo tipo de información sin importar su soporte físico, a través de la descripción de documentos tales como censo, inventario, catálogo, índices que permiten el control y la difusión de la información .

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4. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

ORGANIZACIÓN ORDENACIÓN Comprende el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución.

Establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación”.

Finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánico funcionales

Finalidad es establecer con claridad las relaciones entre los documentos de una misma serie

La organización documental es el resultado de realizar adecuadamente la clasificación y ordenación

Proceso mediante el cual se determina la disposición física de los documentos, al reflejar la gestión administrativa en el tiempo.

Proceso destinado a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica

Garantiza la adecuada disposición de los documentos, facilita el acceso a la información y a la rápida localización del documento.

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5. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?

La clasificación de los documentos determina cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido, recibido o conservado la documentación, refleja su misión, los objetivos y las funciones, de tal manera que las agrupaciones documentales (fondo, sección y subsección) que se establecen corresponden a las divisiones de la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por dicha institución.

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6. ¿QUÉ IMPLICA CLASIFICACIÓN?

La clasificación implica identificar la procedencia de los documentos de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la institución. Con el fin de identificar los tipos documentales generados en el desarrollo de sus funciones, la agrupación de éstos en expedientes, subseries y series, en virtud del principio de procedencia y orden original, y que responden a la aplicación de la tabla de retención documetal.

La clasificación no determina el cómo se deben disponer los documentos en cada una de las agrupaciones documentales, sino identifica cuales pertenecen a cada unidad administrativa, a cada función y a cada serie.

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7. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

La clasificación debe basarse en los principios de procedencia y de orden original, de esta manera se identifican las categorías y grupos que van a dar la estructura al fondo documental. Principio de procedencia: La procedencia hace referencia al productor o creadores de los documentos que pueden ser institucionales (documentos producidos por una entidad) o administrativos (de acuerdo a las dependencias de las entidades donde se producen los documentos). La procedencia se aplica a toda la entidad, incluyendo sus diferentes áreas o dependencias por pequeñas que sean, el criterio es que cumplan alguna función y tengan una responsabilidad directa. Se debe tener en cuenta al momento de aplicar este principio identificar el nombre de la entidad que produce los documentos, su organización jerárquica y las funciones o actividades que le competen a cada dependencia. EL principio de procedencia permite proteger la integridad de las agrupaciones documentales y a su vez ubicar cada documento en el fondo que le corresponde. Principio de Orden original: El orden original hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie y que corresponde al orden en que los documentos se producen dando testimonio de la resolución de cada una de las diligencias con las cuales se da respuesta a un asunto determinado. Para aplicar acertadamente este principio se deben conocer muy bien los procedimientos administrativos de cada una de las dependencias para así mismo saber cuál ha de ser el orden en que se produzcan los documentos que van a dar respuesta a los trámites respectivos. En la clasificación se ha de tener en cuenta la secuencia de producción de los documentos de acuerdo a los respectivos trámites para que este orden se conserve y de esta manera en cada unidad documental se vea reflejada la creación y uso de los documentos.

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8. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?

Las funciones comunes y específicas en la clasificación determinan las series que corresponden a cada unidad documental puesto que las funciones vienen siendo el reflejo de los movimientos o actuaciones que una dependencia realiza en función del cumplimiento de sus objetivos particulares. Por funciones comunes se puede entender aquellas funciones administrativas genéricas e inherentes a todas las entidades en el ejercicio de sus competencias y por funciones específicas aquellas que se programan y realizan en función de la misión particular de cada entidad, haciéndola distinta de las demás.

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9. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN?

En coherencia con la función que cumplen los documentos en una entidad que es dar razón de sus objetivos, misión y funcionamiento, es necesario llevar a cabo unos pasos metodológicos que permitan clasificar los documentos y así cumplan con dicha función. Estos pasos son:

− Identificación de productores: Se trata de identificar quienes crean los documentos, bien sea institucionales (fondos documentales) o administrativos (secciones y subsecciones), para así definir las Agrupaciones documentales.

− Identificación de fondos documentales: De acuerdo a la vigencia

administrativa los fondos documentales pueden ser: fondos abiertos si agrupa documentos de entidades administrativas vigentes, cerrados si acumula documentación de entidades desaparecidas o acumulados si tiene documentación sin ningún criterio de organización ni conservación.

− Estructura orgánica: se trata de la disposición de áreas y unidades

interrelacionadas entre sí que busca cumplir con los objetivos de la entidad por medio de canales de comunicación, coordinación y de procedimientos. La estructura organizacional se refleja en la estructura orgánica, el Organigrama, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos. En la clasificación se refleja la estructura orgánica de la entidad.

− Identificación de secciones y subsecciones documentales: las

secciones corresponden a las dependencias de mayor rango y las subsecciones a los grupos de trabajo en los cuales se dividen las secciones.

− Series documentales y asuntos: las series corresponden a las

funciones llevadas a cabo por las dependencias para cumplir los objetivos propuestos. La extensión de las series depende de la duración y frecuencia del ejercicio de una función.

− Identificación de series y subseries: una serie es un conjunto de

unidades documentales que tienen el mismo origen funcional, responden a un trámite común, pues son producidos por una misma autoridad en cumplimiento de su función. Ahora bien, en ciertos casos un procedimiento puede tener diversos asuntos relacionados, estos dan paso a las subseries que poseen características específicas y provienen de acciones administrativas semejantes.

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10. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Las unidades documentales son los testimonios físicos en determinados soportes del ejercicio de las actividades por parte de una dependencia o unidad administrativa de una entidad conforme a las funciones que le competen.

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11. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

Unidad documental simple: es aquella que está compuesta por el mismo tipo documental. Ejemplos: Actas, Ordenanzas, Decretos.

Unidad documental compleja: es aquella que está compuesta por diferentes tipos documentales que responden a una secuencia dentro de un trámite.

Ejemplos: Expediente de contratos y expediente de órdenes de pago.

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12. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Tipo documental es una unidad documental producida por una institución en el desarrollo de una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Es normal que existan tantos tipos documentales como actividades.

Ejemplos :

SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES Proyectos - Proyectos Pedagógicos: Proyecto Pedagógico.

Diseño metodológico de los talleres.

Relatorías.

Documentos analíticos de los talleres

Videos.

Piezas visuales o registros fotográficos.

Contrato - Contrato de prestación de servicio: Plan de compras.

Certificado de disponibilidad

Presupuestal.

Estudio previo.

Formato Hoja de vida

Actas - Actas de Comité de investigaciones: Comunicación oficial de

Convocatoria al Comité.

Listado de asistencia

Acta Comité

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13. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina, hasta su disposición final conservación, eliminación o selección, en base a los criterios establecidos por las instituciones y los valores adquiridos en el transcurso del tiempo, ya sea primario o secundario. Todos los documentos cumplen a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (tramite y vigencia) y un destino final (conservación total o eliminación).

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14. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS.

- Nombre de la entidad: Centro Nacional de Memoria Histórica de Bogotá

- Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

La elaboración de los documentos que se generan dentro de la dirección, son creados teniendo en cuenta los formatos establecidos y aprobados en la entidad.

- Producción: actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

Todos los documentos que se generan con destino a los funcionarios de la entidad o a la ciudadanía y partes interesadas al interior de cada dependencia, se consideran comunicaciones oficiales

- Gestión y trámite: conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta

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de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Los documentos se reciben en formato físico o electrónico, a través del Aplicativo SAIA, el cual permite llevar un control específico por cada área de la entidad. Por ejemplo el tema de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes – PQRS, lo maneja una persona encargada de responder en la mayor brevedad posible el requerimiento.

- Organización: conjunto de operaciones técnicas para realizar acciones adecuadas de organizar, clasificar y describir.

La organización de la documentación está a cargo del equipo de procesamiento técnico de archivos, quienes elabora una clasificación de la documentación dependiendo del fondo o su procedencia. Una vez realizada la clasificación, se efectúa la organización por series, subseries con sus tipos documentales, cronológicamente de la fecha más antigua a la más reciente, se identifican las copias, se retira el material metálico, y se procede a la foliación de los documentos, para su posterior ubicación en unidades del almacenamiento caja de conservación. Finalizada la organización se entrega al personal de digitalización y por ultimo al área de descripción documental.

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- Transferencia: conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

El Centro Nacional de Memoria Histórica trabaja con los archivos de organizaciones sociales y personas naturales que han sido afectados por el conflicto armado en Colombia y que hacen parte de nuestra memoria. El proceso de transferencia se realiza después de organizar de acuerdo a los procedimientos archivísticos la información, al respectivo propietario de ésta, quien es contactado por el grupo de acopio documental encargados del proceso y tramite de entregar la documentación a los dueños en los tiempos estipulados.

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- Disposición de documentos: comprende la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo (Archivo de Gestión, Archivo Central o Archivo Histórico), para su conservación temporal, permanente o su eliminación, conforme a lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

La normatividad que se tiene en cuenta para el proceso de disposición de documentos es el Decreto 2527 de 1950 y circular AGN 01 2004.

Las siguientes fotos hacen relación al archivo central y al archivo histórico de la entidad.

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- Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Guía estructurada por lo conservadores del área encargada de acuerdo con la normatividad establecida Acuerdo AGN 007 de 1994 y Ley 14 de 1936 protección del patrimonio cultural.

- Valoración: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

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15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO).

- Archivo de Gestión: reúne toda la documentación en tramite que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras o aquellas que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

- Archivo Central: unidad administrativa en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez han finalizado su tramite, que continúan teniendo vigencia y cuya consulta no es tan frecuente sino esporádica por las propias oficinas y particulares en general.

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- Archivo Histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

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16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN E IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

Aporte de Andrés Gómez

Producción: El documento que se produjo fue una remisión, contempla la fecha, el encabezamiento en el cual se relaciona a quien va dirigida, los productos con su respectiva referencia y cantidad, la firma de autorización de la remisión, el número de remisión. Este documento es realizado por la coordinadora del área de mercadeo y revisado y firmado por el gerente de la entidad.

Gestión y trámite: Del documento se realizan tres copias, una para el archivo de gestión de gerencia, otra para el archivo de gestión de mercadeo y otra para el cliente a quien se le remiten los productos, se le asigna una identificación a la remisión por medio de un número compuesto por un consecutivo y el año al cual

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pertenece dicha remisión, las tres copias son firmadas por el gerente y la copia del departamento de mercadeo junto con la del cliente son puestas junto con los productos al departamento encargado de los envíos. Se estipula el tiempo de llegada de la remisión.

Organización: La copia de gerencia es ubicada en orden cronológico en los respectivos archivos de gestión, concretamente en el fondo departamento de mercadeo, sección Coordinación, serie Ventas, subserie Remisiones. De esta manera queda dispuesta para recuperar la información. Una vez sea confirmada la entrega y se firme el recibido por parte del cliente la copia de mercadeo es devuelta a la directora de dicho departamento para ser puesta en el respectivo archivo de gestión.

Consulta: Se debe llenar un formulario en el cual se solicita el documento requerido por parte de los funcionarios competentes toda vez que se solicite informe de estadísticas de ventas y relación de productos que han salido.

Transferencia: Se realiza anualmente un inventario de los archivos de gestión para establecer cuáles deben pasar al archivo central para ser conservados por sus valores secundarios.

Disposición final: De acuerdo a las TRD se hace una valoración de la documentación almacenada y se estipula cuál ha de ser dispuesta finalmente en el archivo histórico teniendo en cuenta la índole y naturaleza de la empresa.

VALORES En las fases de producción, gestión y trámite, organización y consulta el documento es activo y de consulta frecuente, tiene valores primarios, por ello se encuentra en el archivo de gestión, después de la transferencia es de consulta esporádica y tiene valores secundarios por ello pasa al archivo central y en la disposición final el documento de acuerdo a las TRD es digitalizado y es eliminado en su soporte físico.

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Aporte de Alexandra Rodríguez

DOCUMENTO: ACTA DE COMITÉ DIRECTIVO

PRODUCCIÓN Elaboración de acta de comité directivo en el formato del Sistema de Gestión de Calidad. Este docuemnto es resultado de los avances de gestión y compromisos que adquieren los miembros del Comité, coordinadores y jefes de los diversos grupos de trabajo

GESTIÓN Y TRÁMITE

Se socializa a los miembros del comité quienes la aprueban consignando sus firmas en el documento. El director socializa el documento ante los interesados y se hace seguimiento para que surta los efectos para el cual fue creado.

ORGANIZACIÓN En este proceso de organización se desarrollan de manera integral la clasificación, la ordenación y la descripción. Para tal efecto una vez ubicada la serie documental en la TRD, se archiva el acta respetando los principios de Orden Original y Procedencia del documento que determinan la producción normal de la información y su ordenación en forma secuencial dentro de la carpeta de conservación.

TRANSFERENCIA Una vez el Acta que hace parte de la serie documental Actas cumple su tiempo de permanencia en el archivo de gestión de dos años de acuerdo a la TRD, se realiza la transferencia al Archivo central de la entidad para su conservación.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

La disposición del Acta está registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación total.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Se garantiza la preservación en el tiempo del documento en el Archivo Central al disponer de condiciones adecuadas para su conservación, almacenamiento en carpetas y cajas de conservación, disposición en estantería metálica con regulación de la temperatura.

VALORACIÓN Por ser un documento que posee valores secundarios se determina su conservación permanente y después de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se transferirá al archivo histórico como evidencia testimonial e informativa de las actuaciones de la entidad.

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Posee un valor primario: - Administrativo: esta relacionado con el trámite que motivo su creación, y es soporte de la reunión efectuada por parte del comité en la entidad, es importante para la toma de decisiones y la planeación.

- Valor legal: sirven de testimonio de la dministración que pueden ser efectivos ante tribunales. Posee valor secundario: De conservacion permenete por ser informativo de las actividades realizadas por la entidad, testimonial por que refleja sus normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes de la entidad e histórico porque es fuente primaria para futuras investigaciones. Aporte de Sandra Cordero

ACTA REUNIÓN Acta No. 1 Fecha de la reunión: Lugar de la reunión: 12 agosto del 2015 CNMH – Caso 2 tercer piso

Hora de inicio: Hora de Finalización: 2:30 pm pm Nombre de quien convoca la reunión: Sandra Cordero Asistentes Ítem Nombres y Apellidos Cargo Condición o calidad

1 Alejandra Montaño Contratista DADH Contratista 2 Sandra Cordero Técnico Administrativo DCMH Empleado

Objetivo de la reunión/comité Formalizar la entrega del material documental producido y recolectado en el marco del proyecto de investigación Pueblos Arrasados Agenda / orden del día •

Documentos Integrales de la reunión Copia digital del material documental Desarrollo Se hizo la revisión del inventario frente al material digital entregado, y se hicieron los ajustes necesarios en el inventario. El material relacionado como confidencial deberá proteger y anonimizar nombres propios, descripción geografía y fechas, como mediadas de protección a las víctimas.

Compromisos Generados

No. Compromiso Establecido Área y Responsable Fecha de

seguimiento de compromiso

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1 Mantener confidencial el material, entregado y relacionado conforme al formato de entrega de la documentación

DADH – Alejandra Montaño 30 años

Decisiones / Conclusiones Se hace entrega a satisfacción de los documentos físicos y electrónicos del proyecto de investigación Pueblos Arrasados Se requiere una nueva reunión?

Sí

No X

Fecha provisional de próxima reunión:

Firmas: Alejandra Montaño: Sandra Cordero: Pablo Converse:

PRODUCCIÓN: ELABORA ACTA DE REUNIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE: REVISIÓN Y TOMA DE FIRMAS DEL DOCUMENTO POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS

ORGANIZACIÓN: UBICACIÓN EN ORDEN CRONOLÓGICO EN LA CARPETA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE DADH DE ACUERDO A LA TRD

CONSULTA: DILIGENCIAR FORMATO DE PRÉSTAMOS EN ARCHIVO DE GESTIÓN PARA SU CONSULTA POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA

ENTIDAD

TRANSFERENCIA: REALIZACIÓN INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL POR POSEER VALORES SECUNDARIOS

PRESERVACIÓN: DISPOSICIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL

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17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013. Acuerdo 03 de marzo de 2013: se destaca la importancia de contar con un comité evaluador de documentos en el Archivo General de la Nación con el fin de decidir sobre la valoración y disposición de los documentos de archivo con el fin de proteger el patrimonio documental del país. Acuerdo 04 de marzo de 2013: este acuerdo está haciendo énfasis en la elaboración, creación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental que Las TRD constituyen la base y el referente para la organización de los documentos de la entidad en las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico). Las tablas de retención son el instrumento archivístico mediante el cual se identifica la producción documental agrupada en series y subseries de cada uno de los grupos internos de trabajo, permitiendo definir el tiempo de permanencia de los documentos en cada una de las fases de archivo (archivo de gestión, central e histórico) y determinar su disposición final definiendo de esta manera su vida útil de acuerdo a los valores administrativos, legales, de reserva e históricos contenidos en los mismos Acuerdo 05 de marzo de 2013: vale la pena resaltar como aspectos fundamentales la: - Organización de los documentos de archivo es importante que está regulada y se destaque procesos de clasificación, ordenación y descripción, indispensables para realizar una administración de los documentos encaminados a la planificación, el procesamiento, el manejo y control de la información producida y recibida por la entidad. - Clasificación documental en el Archivo Central es un criterio importante que hay que tener en cuenta en la gestión documental, porque facilita la identificación de la información institucional, para que sea recuperable para uso de la administración, el servicio al ciudadano y como fuente de consulta e historia de la entidad. - Utilización de instrumentos de descripción archivística como los censos, índices, guías e inventarios, son fundamentales a la hora no sólo de organizar y controlar la información, sino de recuperarla de manera eficiente y oportuna. Adicionalmente, al saber específicamente el contenido de los documentos de un fondo documental garantizar a los ciudadanos el acceso a la información, asegurar y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación en los archivos, y soluciona, a nivel físico y funcional, el problema de duplicación y

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acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. Por eso es importante tener presente las etapas para el desarrollo de un proyecto de descripción documental, ya que nos ofrece el paso a paso para poder guiarnos al realizar este procedimiento, que va desde identificar la unidad de descripción, verificar el estado general de organización documental y definir el plan de trabajo.

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CONCLUSIONES

- La tarea de la gestión documental atañe a toda institución que ejerciendo funciones públicas debe velar por la transparencia y el testimonio de sus actividades conforme a sus funciones propias, a su misión y visión. Acercarnos de forma teórica y práctica a temas como las agrupaciones documentales, a la clasificación documental, las fases de un PGD y algunas normas decretadas en esta área nos permitió vislumbrar concretamente cómo se adelantan este tipo de procesos, y así mismo, identificar la importancia que tienen en el conjunto del ejercicio y actividades de cualquier institución. - Con el estudio de los procesos de la gestión documental que se desarrollan en cada una de las fases de la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos, se logró un conocimiento teórico de los conceptos que se manejan en la gestión de la información de cualquier institución, útiles para el desempeño del profesional de ciencias de la información quién tiene la tarea de formular los lineamientos para la administración de los archivos oficiales y privados. - De igual manera, se logró identificar los principales conceptos que se manejan en los procesos de la gestión documental en una entidad, que hacen parte del programa de gestión documental, esencial para la normalización de la gestión de la información y de conocimiento en las organizaciones. - Con la comprensión de la normatividad y las etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su disposición final, se identificaron los principios, componentes, procesos de la gestión documental y los instrumentos archivísticos para garantizar una adecuada y eficiente administración de la información. - Los documentos son fuentes de información de las actividades de una institución, son la representación escrita de las relaciones políticas, jurídicas, sociales o administrativas, de allí que sea fundamental su tratamiento, desde su producción y / o recepción, su gestión, tramite, control y seguimiento para su preservación definitiva en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en la toma de decisiones, el servicio al ciudadano y como fuente de consulta e historia de la entidad. - Para nosotros como futuros profesionales en CIDBA se convierte este tipo de ejercicios en un espacio en el cual podemos formarnos y darnos cuenta en la práctica cómo se adelanta la Gestión documental, adquiriendo fundamentos y herramientas muy valiosas que con seguridad en un futuro deberemos aplicar en nuestro quehacer profesional.

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BIBLIOGRÁFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Ordenación Documental. {En línea} {5 de septiembre de 2015}. Disponible en <http://190.26.215.130/?idcategoria=2329> --------. Cartilla de Clasificación Documental. {En línea}. {6 de septiembre de 2015}. Disponible en http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395 --------. Ley No. 1712 del 6 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”. {En línea}. {5 de septiembre de 2015}. Disponible en http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7147_documento.pdf --------. Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.”. {En línea}. {5 de septiembre de 2015}. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf --------. Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.”. {En línea}. {5 de septiembre de 2015}. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf --------. Acuerdo AGN 005 de marzo 15 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. {En línea}. {5 de septiembre de 2015}. Disponible en 2013 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. 'Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Bogotá: 2015. 235 p.

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