ETAPA DE PREEVENTO CORPORATIVO. OBJETIVO / PROPOSITO Propósito: Es el "por qué", íntimamente...
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ETAPA DE PREEVENTO CORPORATIVO
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OBJETIVO / PROPOSITO
Propósito: Es el "por qué", íntimamente relacionado con una estrategia global que existe antes de cualquier evento.
Objetivo: Es el "para qué". Finalidad inmediata. Mientras más claros y medibles, habrá mayor coherencia entre la creatividad y los resultados.
TIPO DE EVENTO – NOMBRE - LUGAR
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ESTABLECER COMITÉS
• Establecer responsabilidades conjuntas e individuales y trabajo colaborativo durante todo el proceso de producción del evento
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Coordinador o director general del evento
• Su misión es coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones a fin de que se alcancen los resultados esperados de forma eficiente.
• Debe mantener un flujo de información constante entre los comités.
• Debe asignar responsabilidades.• Debe apoyar a los comités.• Liderar las actividades.
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COMITÉ DE PROGRAMACION
Este comité presta apoyo en la estructuración del programa general del evento. Principales funciones:•Preparar un cronograma de actividades estableciendo responsables y fechas topes.•Definir LeitMotive con temas a tratar y actividades a realizar.•Diseñar Guión del evento, estructurando el programa técnico.•Estructurar el programa social y/o el de acompañantes.•Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.•Mantener informado al comité organizador o coordinador general a través de reuniones periódicas.
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COMITÉ DE FINANZAS
Este comité debe velar por la adecuada y eficiente utilización de los recursos económicos y financieros destinados al evento.•Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.•Gestionar recursos económicos necesarios.•Gestionar auspicios y patrocinios.•Abrir cuentas bancarias.•Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.•Establecer las prioridades de gastos.•Efectuar los pagos.•Llevar el balance detallado de los egresos efectuados
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COMITÉ DE LOGISTICA
Es el encargado de facilitar todos los implementos materiales y servicios de soporte para el evento.•Alquiler de equipos de sonido.•Alquiler de todos los equipos audiovisuales.•Reproducción del material.•Organización y contratación del personal técnico.•Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.•Coordinar todo lo referente al alojamiento•Coordinar todo lo referente a los espacios y salones de reuniones y actividades del evento.
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COMITÉ DE SEGURIDAD Y RECEPCION
Su misión es velar por el trato adecuado y la seguridad de los asistentes e invitados especiales.
•Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.
•Constatar el buen funcionamiento de las instalaciones, los sistemas de prevención de incendios y los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
•Coordinar todo lo referente a la inscripción.
•Diseñar las planillas de inscripción, entregar al material, suministrar información.
•Dar la bienvenida a todos los participantes.
•Recibir a los invitados especiales.
•Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.
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COMITÉ DE MARKETING Y RELACIONES PUBLICAS
Sus funciones son:
•Diseño y elaboración del logotipo.
•Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
•Promoción interna y externa.
•Diseño y compra de todo el material promocional.
•Elaboración de las pancartas.
•Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.
•Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales.
•Coordinar los actos de inauguración y clausura.
•Planificación y coordinación del protocolo.
•Coordinar el servicio de catering.
•Elaborar los instructivos.
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ACTIVIDAD GRUPAL
Agrúpese en comités de Trabajo y diseñe plan de actividades para un evento general.