Etapa 4 Microsoft Excel... · •Las fórmulas que se introducen en un libro de trabajo en Excel...
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Etapa 4Microsoft Excel
Cuerpo Académico Disciplinar
Tecnología de la Información y de la Comunicación
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Procedimiento para iniciar sesión en ExcelA. Menú Inicio – Excel
B. O doble clic en el ícono deAcceso directo que seencuentra en el Escritorio
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Partes principales de la pantalla de Excel
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Partes principales de la pantalla de Excel
• Menú Archivo.- Muestra a través de la vista Backstage los comandos básicos tales como Nuevo, Abrir, Guardar,Guardar como, Imprimir, Cerrar, entre otros.
• Barra de herramientas de acceso rápido.- Aquíse pueden personalizar los botones de comando de mayor uso.
• Cinta de opciones.- Son las diferentes fichas, que contienen botones de comando agrupados por grupos.
• Hoja de cálculo.- Se divide en celdas, compuesta por columnas etiquetadas con letras y filas etiquetadas pornúmeros. Cada celda tiene un nombre llamado Referencia de celda.
• Cuadro de nombres.- Se muestra la Referencia de celda en donde se encuentra el cursor en ese momento.
• Barra de fórmulas.- Aquí se observa el contenido de la celda: texto, número o fórmula.
• Celda activa.- Es la celda seleccionada y se reconoce por el recuadro en negrita y el botón de relleno.
• Etiqueta de hojas.- Se utilizan para identificar las hojas, además de cambiar el nombre a la hoja.
• Botones de navegación.- Sirven para moverse hacia las diferentes hojas de cálculo que contiene el libro.
• Barra de estado.- Aquí se observan las operaciones realizadas en la hoja de cálculo, los botones de vista y elZoom.
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Elaboración de Libros de Trabajo
Abrir un nuevo libro.
Para abrir un libro nuevo detrabajo en Excel se cuenta condos opciones:
1. Opción 1• Abrir Microsoft Excel – Libro en
blanco
2. Opción 2• Dentro de Excel, Menú Archivo –
Nuevo – Libro en blanco
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Elaboración de Libros de Trabajo
Guardar un libro.
Para guardar un libro de trabajode Excel en un disco se sigue lasecuencia:
• Menú Archivo – Guardar como –Examinar – Seleccionar carpeta– Capturar nombre del archivo -Guardar
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Elaboración de Libros de Trabajo
Abrir un libro de trabajo existente.
Para abrir un archivo de Excelpreviamente guardado se sigue lasecuencia:
• Menú Archivo – Abrir –Examinar – Seleccionar carpeta– Seleccionar archivo - Abrir
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Elaboración de Libros de Trabajo
Visualizar varios libros abiertos.
Para observar los libros abiertos en Excel y seleccionar el que queramospresentar en pantalla se sigue la secuencia:
• Cinta de opciones: Vista
• Grupo: Ventana
• Botón: Cambiar ventanas
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Elaboración de Libros de Trabajo
Insertar una hoja de cálculo.
Para insertar una nueva hoja decálculo en Excel se sigue lasecuencia:
• Cinta de opciones: Inicio
• Grupo: Celdas
• Botón: Insertar
• Opción: Insertar hoja
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Elaboración de Libros de Trabajo
Insertar una hoja de cálculo.
Otra forma de insertar una hoja decálculo en el libro de trabajo esmediante la secuencia:
• Opción 1.• En la Etiqueta de hojas dar clic en el
símbolo +,
• Opción 2.• Clic con el botón derecho del mouse
encima de una etiqueta de hoja,seleccionar Insertar
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Elaboración de Libros de Trabajo
Eliminar una hoja de cálculo.
Para eliminar una hoja de cálculo queno es necesaria en el Libro de trabajode Excel se sigue la secuencia:
• Opción 1.• En la sección de Etiqueta de hojas Clic
en la hoja a eliminar.• Cinta de opciones: Inicio• Grupo: Celdas• Botón: Eliminar• Opción: Eliminar hoja
• Opción 2.• Clic con el botón derecho del mouse
encima de una etiqueta de hoja,seleccionar Eliminar
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Elaboración de Libros de Trabajo
Cambiar el nombre a una hoja decálculo.
Para cambiar el nombre a una hojade cálculo se sigue la secuencia:
• Cinta de opciones: Inicio
• Grupo: Celdas
• Botón: formato
• Opción: Cambiar el nombre de lahoja
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Elaboración de Libros de Trabajo
Cambiar el nombre a una hoja decálculo.
Otra forma de cambiar el nombre auna hoja de cálculo es con el botónderecho del mouse, para ello sesigue la secuencia:
• Ubicar el apuntador del mouse enla hoja a cambiar el nombre.
• Clic con el botón derecho delmouse.
• Seleccionar Cambiar nombre.
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Elaboración de Libros de Trabajo
Datos numéricos.
Los números se usan para realizaroperaciones aritméticas. La fecha y la horase consideran números. Los números sealinean de manera automática hacia laderecha. Para el formato a estos númerose utiliza la secuencia:
• Cinta de opciones: Inicio
• Grupo: Número
• Botón:• Formato de número
• Formato de número de contabilidad
• Estilo porcentual
• Estilo millares
• Aumentar decimales
• Disminuir decimales
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Elaboración de Libros de Trabajo
Datos alfanuméricos.
Los datos alfanuméricos son todos los textos, combinación de letras ynúmeros, símbolos y espacios. Se utilizan para poner texto o letreros enlas celdas. También se les conoce como “cadenas” o “strings”.
Los datos numéricos se alinean de manera automática hacia laizquierda.
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Elaboración de Libros de Trabajo
Fórmulas.
• Las fórmulas que se introducen en un libro de trabajo en Excel sonuna de sus principales aplicaciones, en ellas se realizan operacionescon el contenido de las celdas.
• Para introducir una fórmula se puede utilizar la referencia de celda ousar las funciones.
• Toda fórmula empieza con el signo de igual =.
Funciones.
• Las funciones son fórmulas predefinidas con las que cuenta Excel.
• Tienen la siguiente sintaxis: = Nombre de la función (argumentos)
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Elaboración de Libros de Trabajo
Operadores aritméticos.
• Las operadores aritméticos son:
• Suma +
• Resta -
• Multiplicación *
• División /
• Exponenciación ^
Operadores de comparación
• Los operadores de comparaciónson:
• Igual a =
• Mayor que >
• Menor que <
• Mayor o igual que >=
• Menor o igual que <=
• Diferente de < >
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Elaboración de Libros de Trabajo
Introducir funciones.
• Para introducir funciones en una celda se sigue la secuencia:
• Cinta de opciones: Fórmulas.
• Grupo: Biblioteca de funciones.
• Botón: Insertar función.
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Elaboración de Libros de Trabajo
Introducir funciones.
• Al dar clic en Insertar función, sedespliega un cuadro de diálogodonde se deberá:
a) Buscar la función a utilizar
b) O seleccionar la categoría de lafunción y el nombre de la función.
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Elaboración de Libros de Trabajo
Introducir funciones.
• Al haber seleccionado lafunción y clic en Aceptar, semuestra otra ventana donde sedeberán capturar losargumentos para la funciónseleccionada.
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Elaboración de Libros de Trabajo
Ejemplos de funciones.
SUMA.- Suma el contenido de un rango de celdas.
• Ejemplo: =SUMA (A3:A20)
PROMEDIO.- Calcula el promedio (media aritmética) de un rango de celdas.
• Ejemplo: =PROMEDIO (B8:C30)
MAX.- Encuentra el valor máximo de un rango de celdas.
• Ejemplo: = MAX (A1:A100)
MIN.- Encuentra el valor mínimo de un rango de celdas.
• Ejemplo: =MIN (A1:A100)
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Elaboración de Libros de Trabajo
Ejemplos de funciones.
AHORA().- Muestra la fecha y hora actual.
• Ejemplo: =AHORA ( )
SI.- Evalúa si se cumple o no una condición y devuelve un valor si es verdadero yotro valor si es falso.
• Ejemplo: =SI (B10>100, “Aceptado”, “No Aceptado”)
CONTAR.- Cuenta el número de celdas que contienen datos numéricos de un rangode celdas.
• Ejemplo: = CONTAR (A10:A50)
BUSCARV.- Busca en forma vertical un valor numérico o alfanumérico en una matriza tabla y regresa el valor que se indique.
• Ejemplo: = BUSCARV (A17, A8:F20, 2, 0)
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Herramientas Básicas
Selección de datos.
• La selección de celdas, filas o columnas es de suma importancia, ya quepermite modificar de las celdas todas a la vez, en lugar de hacerlo una poruna. A continuación se mencionan las forma de selección:
Para celdas adyacentes
• Coloca el apuntador del mouse en el centro de una celda, pulsa el botónizquierdo del mouse y arrástralo hasta la celda deseada.
Para celdas no adyacentes
• Coloca el apuntador del mouse en el centro de una celda, pulsa el botónizquierdo del mouse y selecciona el primer rango de celdas. Pulsa la teclaCTRL y con el mouse selecciona el otro rango de celdas.
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Herramientas Básicas
Selección de una o más filas.
• Coloca el apuntador del mouse en el encabezado de fila (número), pulsa elbotón izquierdo del mouse y arrástralo hasta la fila deseada.
Selección de una o más columnas
• Coloca el apuntador del mouse en el encabezado de columna (letra), pulsael botón izquierdo del mouse y arrástralo hasta la columna deseadadeseada.
Para filas o columnas no adyacentes
• Coloca el apuntador del mouse en la fila/columna, pulsa el botón izquierdodel mouse y selecciona el primer rango de filas/columnas. Pulsa la teclaCTRL y con el mouse selecciona el otro rango de filas/columnas.
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Herramientas Básicas
Deshacer/Rehacer escritura.
• Durante la elaboración de la hoja de cálculo, se pueden cometererrores de cualquier tipo, para ello se puede deshacer o rehacer lohecho, para ello cuenta con los botones de Deshacer y Rehacer, quese encuentran en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Deshacer Rehacer
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Herramientas Básicas
Grupo Celdas.
• Este grupo contiene lossiguientes botones:
• Insertar.- Permite insertarceldas, filas, columnas y hojasde cálculo.
• Eliminar.- Permite eliminarceldas, filas, columnas y hojasde cálculo.
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Herramientas Básicas
Grupo Celdas.
• Formato.- Permite accionespara modificar:
• Tamaño de la celda
• Mostrar/ocultar filas, columnas,hojas
• Organizar hojas
• Establecer la protección a lashojas de cálculo.
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Herramientas Básicas
Grupo Fuente.
Es similar al Grupo Fuente deWord, con los botones paracambiar el tipo de fuente,tamaño, color, relleno de forma,bordes, etc.
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Herramientas Básicas
Grupo Alineación.
Contiene los botones para ajustara la izquierda, centro, derecha,justificado, disminuir sangría,aumentar sangría, combinar ycentrar, entre otros.
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Herramientas Básicas
Grupo Número.
Contiene los botones para darformato de contabilidad,porcentaje, estilo millares,aumentar/disminuir decimales,entre otros.
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Herramientas Básicas
Grupo Portapapeles.
Contiene los botones para cortar,copiar, pegar y copiar formato.
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Herramientas Básicas
Impresión.
Después de elaborar una hoja de cálculo, se utilizan losbotones del Grupo Configurar página, para establecer lascaracterísticas necesarias a la hoja antes de mandarlo aimprimir.
Con estos botones se modifican los márgenes, orientación,tamaño de papel, área de impresión, entre otras. Lasecuencia es:
• Cinta de opciones: Disposición de página.
• Grupo: Configurar página
• Botones:
• Márgenes
• Orientación
• Tamaño
• Área de impresión
• Saltos
• Fondo
• Imprimir títulos
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Herramientas Básicas
Impresión.
También se puede activar la opción deConfigurar página, la cual se realizacon la siguiente secuencia:
• Menú Archivo – Imprimir – Configurarpágina.
Se muestra la venta de Configurarpágina, con las opciones de:
• Página
• Márgenes
• Encabezado y pie de página
• Hoja
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Herramientas Básicas
Impresión.
La Vista previa de la hoja de cálculopermite visualizar las característicasque se le dio a la hoja en Configurarpágina. Se activa con la secuencia:
• Menú Archivo – Imprimir.
Para imprimir el archivo se dasolamente clic en el botón Imprimir y lahoja de cálculo se envía a laimpresora.
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Herramientas Especiales
Grupo Edición.
Excel contiene botones para ordenar losdatos, filtrarlos, buscar y seleccionardatos, sumar un rango de celdas, entreotros. La secuencia es:
• Cinta de opciones: Inicio
• Grupo: Edición
• Botones• Ordenar y filtrar
• Buscar y seleccionar
• Suma
• Rellenar
• Borrar
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Herramientas Especiales
Ordenar y filtrar.
Esta opción permite organizar los datospara facilitar su análisis. Se puedenordenar los datos de formaascendente, descendente, o filtrartemporalmente valores específicos.
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Herramientas Especiales
Buscar y seleccionar.
Esta opción muestra opciones parabuscar texto en la hoja de cálculo, talescomo Buscar, Reemplazar, Ir a, etc.
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Herramientas Especiales
Suma.
Esta opción suma automáticamentelos valores de un rango de celdaspreviamente seleccionadas.
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Herramientas Especiales
Rellenar.
Esta opción sigue una serie o modeloen celdas adyacentes en cualquierdirección.
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Herramientas Especiales
Borrar.
Esta opción elimina todo el contenidode la celda o quita solo el formato,contenido, comentarios o hipervínculo.
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Herramientas Especiales
Comentarios.
Un comentario se utiliza para colocar unanota en una celda que sirva paradocumentar su contenido. El comentariopuede mostrarse u ocultarse. Lasecuencia es:
• Cinta de opciones: Revisar
• Grupo: Comentarios
• Botones:• Nuevo comentario
• Eliminar
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Herramientas Especiales
Gráficos.
Los gráficos se emplean para visualizarde forma más clara los datoscontenidos en una hoja de cálculo.Existen diferentes tipos de gráficos:Columnas o barras, Líneas o áreas,Circular o de anillos, de Dispersión(X,Y) o de anillos, entre otros. Lasecuencia es:
• Cinta de opciones: Insertar
• Grupo: Gráficos
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Herramientas Especiales
Gráficos.
Los gráficos tienen diferentessecciones, los cuales están claramenteidentificados, a continuación semuestran sus partes:
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Herramientas Especiales
Gráficos.
1. Área del gráfico: Es toda el área que abarca todos los componentes del gráfico.
2. Área de trazado: Es el área que contiene solo el tipo de gráfico utilizado.
3. Título del gráfico: Es el título principal del gráfico, aparecerá centrado en la parte superior.
4. Titulo del eje horizontal (Categorías): Es el título que aparecerá junto al eje de categorías X.
5. Titulo del eje vertical (Valores): Es el título que aparecerá junto al eje de valores Y.
6. Eje horizontal (Categorías): Son escala de datos que se va a graficar en el eje X.
7. Eje vertical (Valores): Son escala de datos que se va a graficar en el eje Y.
8. Series: Son las columnas de datos que se están graficando.
9. Leyenda: Son los letreros que definen el nombre de la serie se está graficando.
10. Líneas de división: Son líneas horizontales que ayudan a visualizar los valores del eje Y.
11. Etiqueta de datos: Son los datos que representan las columnas de datos a graficar.
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Herramientas Especiales
Grupo Ventana.
Este grupo contiene botones para organizar las ventanas abiertas, inmovilizar/movilizar paneles,dividir la ventana en varios paneles, entre otros. La secuencia es:
• Cinta de opciones: Vista
• Grupo: Ventana
• Botones:• Ventana nueva• Organizar todo
• Inmovilizar
• Dividir
• Ocultar• Mostrar
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BIBLIOGRAFÍA
• Tecnología de la Información y de la Comunicación, Raúl Gallegos, Diana Rodríguez,Alejandro Ojeda, Karla Quiroga, Iván Zaleta, LA&GO Ediciones, 2018