3.5 Etapa 4: Diagnostico de la situacin o estado de los lugaresEl objetivo de esta etapa es, evaluar mediante el reconocimiento sobre el terreno, y dentro de cada rea de trabajo o taller: La situacin de nivel de performances o caractersticas tcnicas de los sistemas de produccin. La organizacin del mantenimiento y de la explotacin de los sistemas de produccin. Evaluar la amplitud y naturaleza del potencial de mejora tanto tcnico-econmico como organizacional. Este diagnstico debe:a) Describir una situacin de partida en su totalidadb) Permitir extraer del programa central (por ejemplo: el rendimiento operacional) opciones o apartados para establecer un plan de accin detallado.c) El plan de accin global ser piloteado y elaborado por el jefe del proyecto TPM y validado por la direccin.Esta etapa es fundamental en el desarrollo del TPM y en la eficacia de los planes. Es conveniente trabajarla en dos fases a travs de un diagnostico (grafico 3,8a)3.5.1. Primera fase: El estado tcnico de los lugaresPodemos profundizar en este apartado a travs de:a) Un sistema de seguimiento de paradas de mquinas con ayuda de indicadores tcnicos. Este estado de los lugares cifrados nos dar maquina a mquina, las causas de paradas en nmeros y en tiempo, permitindonos apreciar el tiempo real de funcionamiento de las instalaciones productivas necesitando una toma de datos de 3 a 4 meses para que sea significativa.b) Auditorias del mantenimiento a travs de toma de datos detallada de los tiempos de intervencin del mantenimiento debidas a averas. De estos datos saldr una posible nueva organizacin del mantenimiento con diferentes niveles de intervencin. En el grafico 3.8b anexo se puede ver un ejemplo de niveles de intervencin aceptados en una empresa dedicada al mecanizado de piezas de automocin sobre lneas automatizadas.

3.5.2. Segunda Fase: el estado organizacional de los lugaresEstamos convencidos que el desarrollo del TPM y el buen funcionamiento de los sistemas no le aseguramos ms que con un anlisis en profundidad de la organizacin y funcionamiento de la fabricacin. Para ello necesitamos informacin que podemos obtener a travs de entrevistas individuales y encuestas annimas.Estas consultas deben ser analizadas a partir de preguntas tipo que giran siempre alrededor de:Qu tipo de disfuncionamiento destacada usted en su tarea habitual? Y en lo que le rodea?La entrevista o encuesta puede durar aproximadamente una hora y siempre tendr lugar con carcter voluntario, participando, a ser posible, los diferentes niveles jerrquicos de la fabricacin. Se puede afectar a cada disfuncionamiento una nota que represente la importancia del mismo con el fin de jerarquizar despus los problemas a tratar (ejemplo de baremo: 1 = malo, 2 = aceptable, 3 = medio, 4 = bueno).Este proceso se puede extender a los servicios que ayudan a la fabricacin (mantenimiento, calidad, mtodos, etc.), desde el punto de vista de mejorar los disfuncionamientos de fabricacin tal y como los ven estos servicios prestatarios y viceversa.En el anexo 1 presentamos los resultados de una encuesta organizacional y en el grafico 3.9 un modelo de ficha de consulta sobre aspectos tcnicos en el puesto de trabajo de cada empleado, pudiendo disminuir las observaciones en un modelo similar al del grafico 3.10.3.5.3. Conducir las actividades del diagnstico a travs de indicadoresEst claro que si conocemos una meta o destino y la planificacin en la direccin y en el tiempo, todos los comportamientos de la organizacin y de los procesos les podemos controlar y planificar apoyndonos en sistemas retroactivos de informacin. Para asegurar un trabajo en equipos hemos de crear y definir unos indicadores de medida de resultados y procesos (grafico 3.11) en relacin a unos objetivos. Estos han de ser precisos y cuantificados en base a la experiencia y la tasa de aprendizaje de la organizacin.

Grafica 3.9. Ficha de consulta de diagnstico sobre aspectos tcnicos

Como definicin de indicadores podemos dar la siguiente:un indicador es un parmetro numrico que facilita la informacin sobre un factor crtico identificado en la organizacin, en los proceso o en las personas respecto a las expectativas o percepcin de los clientes en cuanto a coste, calidad y plazo.Los indicadores, una vez identificados en base a las actividades a tratar en cada nivel para alcanzar los objetivos asignados, los podemos dividir en los cuatro grandes bloques de accin de la calidad total:a) Indicadores de calidad para medir el cumplimiento de las especificaciones del receso, producto o servicio de cara a satisfacer las expectativas del cliente.b) Indicadores de plazos para medir aspectos de la productividad de los procesos, el gado de servicio proporcionando al cliente por la cumplimentacin de programas, niveles de stocks, rendimiento de las instalaciones productivas, tiempo de parada, tiempo medio de intervencin, etc.c) Indicadores de costes para medir el consumo de los recursos en cada proceso, el rendimiento de la organizacin, el coste de obtencin de calidad, el coste de mantenimiento, etc.d) Indicadores de animacin y motivacin de los empleados para medir aspectos relacionados con el clima social, como pueden ser: niveles de participacin en sugerencias, horas de formacin por empleados, accidentes de trabajo, etc.Como ya hemos mencionado, es conveniente disponer de un tablero a bordo en cada nivel del despliegue de objetivos y, por tanto, en cada unidad de proceso, el cual nos va a facilitar el seguimiento de resultados alcanzados en periodos determinados. En el grafico 3.12 se muestra un ejemplo de tablero de evolucin de indicadores a nivel de responsables de reas y procesos para el seguimiento de un proyecto TPM, el cual viene desplegndose desde el nivel 1 de la direccin (ver grfico 3.13 un modelo de despliegue en el nivel 3 de responsable de rea).3.5.4 Algunas consideraciones sobre indicadoresLas caractersticas de un indicador son las siguientes: Ha de ser importante, es decir, referido a un aspecto significativo. Ha de ser claro, medible y fcil de obtener. Ha de ser fiable y lo menos subjetivo posible. Se han de implantar tatos cuantos sean necesarios para mantener una visin clara de la situacin de la actividad o tarea a controlar.La integracin de indicadores en los diferentes niveles de la organizacin de una compaa tiene las siguientes ventajas: Proporciona visibilidad e informacin por facilitar valores y tendencias. Facilita la prevencin y el tratamiento de la mejora para lograr objetivos. Facilita el benchmarking Son motivantes si se utilizan adecuadamente.Para que toda la organizacin se disponga de un mismo vocabulario es conveniente disponer de un glosario de indicadores que comprenda su definicin, objetivos, modo calculo, etc. (ver ejemplo en el cuadro del grafico 3.14).En el anexo 5 se muestra algunos ejemplos de indicadores organizacionales de gran utilidad para el seguimiento de la eficacia en productividad de un proyecto TPM.3.5.5. Principios bsicos de la fase de medicin. Es muy importante disponer de un banco de todo tipo de disfuncionamiento en un proceso (ver modelo de lista nica de problemas en grafico 3.15) y de un sistema informtico que nos de en tiempo real las paradas de los sistemas de produccin y, por tanto, directamente la evolucin de los indicadores tcnicos. Este banco nos va dar las siguientes ventajas:1. Proporciona a cada nivel afectado una formacin e informacin de la explotacin del sistema de medida.2. Establecer en principios la salida de datos con una frecuencia semanal y posteriormente mensual.3. Establecer reuniones pluridisciplinarias dirigidas a estudiar y dar soluciones a los problemas que se presenten con la explotacin del sistema de medida.4. Identificar al animador de las reuniones.5. Conseguir una disciplina en la explotacin del sistema para el retorno de informaciones y datos tcnicos. Es necesario conseguir una toma de daos fiable donde estn bien definidos los tiempos de estado.6. Respetar los horarios de toma de datos previamente establecidos.7. Es necesario crear un cronograma informativo soporte para el control de los indicadores elegidos y directamente relacionados con el rendimiento operacional de las lneas de produccin (grafico 3.16)