ESTUDO DE CASO HP e BIOSAÚDE - eDOC...
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ESTUDO DE CASO
HP e BIOSAÚDE
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31/08/2017
Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – AS IS
ACERVO EM PAPEL ACERVO DIGITALIZADO
ACERVO DIGITAL ACERVO MICROFILME
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31/08/2017
Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – AS ISTIPOS DE ACERVOS PARA TRATAMENTO E
TEMPORALIDADE
Legado - Papel
Legado - Digitalizado
Nativo – Papel - Legalização
Nativo - Digital
Nativo – Digital - Assinado Digitalmente
Legado - Microfilmado
Nativo – Papel - Organização
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31/08/2017
ARQUIVO MORTO!ARQUIVO RECREATIVO!ARQUIVO SEGURO ARQUIVO PADRONIZADOINFRAESTRUTURA EM ARQUIVO
AMBIENTE FAVORÁVEL ACRIATIVIDADE E COLABORAÇÃO
Projeto de Gestão Documental –Cenário real – Cultura 4
31/08/2017
Lei dos Planos de Saúde (9.656/98)
531/08/2017
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – AS IS
ACERVO
GRANDE SÃO PAULO
Caixas banco – 20 kg= 40 mil
Folhas A4= 100 mil
Folhas A3= 10 mil
Equipe= 5
Locais armazenamento= 8
Orçamento= R$ 500 mil em 6 meses
EM NÚMEROS
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Cadeia Produtiva - Saúde – TO BE
BD
CentralRepositório
Central
Transferência e Centralização de Acervo Digital e Papel
USUÁRIOS CORPORATIVO
Atividade MEIO
Consulta via WEB
PEC + PEP
GRANDE SÃO
PAULO
DIGITALIZAÇÃO DISTRIBUIDA
DPI: 200 A 300
TIFF GERAÇÃO VI
NUVEM: NÃO RECOMENDAVEL
ÔNUS DA PROVA: PRESTADOR
DE SERVIÇO
RELAÇÃO CONTRATUAL
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BEColeta / Separação / Preparação / Digitalização / Armazenamento
Gestor em Documentação
Usuário Corporativo
1
2 3
4
Gestor de Projeto em
Documentação
5
GED / ECM / BPM: SIGAD GED / ECM / BPM: SIGAD
UNE – UNIDADE
EMPRESARIAL
UNO – UNIDADE
ORGANIZACIONAL
8
31/08/2017
Scanner
Bitonal (P & B)
ou Imagens
Coloridas
Duplex ou
simplex
Indexação Armazenamento
Servidor de Captura de Imagem
Banco de Imagem
Banco de Negócio/ Processo
Entrada
digital
Project Management for Paperless Business © PMP for GED
31/08/2017
Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BE
CONSULTORIAARQUIVÍSTICA
PROJETO 1 6 MESES
TEMPORALIDADEE REPASSE DE
CONHECIMENTOPROJETO 2
5 MESES
AUTOMAÇÃO DO PROCESSO
ARQUIVÍSTICOPROJETO 4
1 MES
MANUALIZAÇÃOE MODELAGEMDO
PROCESSO ARQUIVÍTICO
PROJETO 32 MESES
Programa de Projetos em GED ACERVO
ATIVO
Programa de Projetos em GED ACERVO
INATIVO
PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICECDI - CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
PROJETO 1 – AUTOMAÇÃO DO PROCESSO ARQUIVÍSTICO GED COM DIGITALIZAÇÃO – GP - GED
+
1031/08/2017
Primeiro
Segundo
Terceiro Quarto Quinto
Sexto
Project Management for Paperless Business © PMP for GEDTerceiro passo:
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
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31/08/2017
12
TLD
TVD TRD
TAD
Tecnologia + Metodologia = GED
Legal
Atualização
ValidaçãoResponsabilidadeTMS
Mídia &
Suporte
Project Management for Paperless Business © PMP for GED
MTDI – Matriz de Temporalidade de Documentos e Informações
Terceiro passo:
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
31/08/2017
Projeto 1
CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA
OFICINA DE GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos
Especialização PMP em GED SaúdeOFICINA GED ECM PAPERLESS para CADEIA PRODUTIVA
SAÚDE
15
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Planejamento TradicionalProject Management for Paperless Business ©
PMP for GED
31/08/2017
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Planejamento Informacional Project Management for Paperless Business ©
PMP for GED
31/08/2017
DICIONÁRIO EAP – WBS EM GED
Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Formulários - GP
Gestão do Progeto - PMP:
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Cronograma:
Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Formulários - GP
Gestão do Progeto - PMP:
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Gestão do Projeto de GED
Plano de Classificação Vinculo Processual
Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Consultoria - GED
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Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Consultoria - GED
Gestão do Projeto de GED
Matriz de Temporalizade
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Projeto 2
TEMPORALIDADE REPASSE DE CONHECIMENTO
OFICINA DE GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos
Especialização PMP em GED SaúdeOFICINA GED ECM PAPERLESS para CADEIA PRODUTIVA
SAÚDE
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Projeto 3
MANUALIZAÇÃO E MODELAGEMDO PROCESSO ARQUIVÍTICO
OFICINA DE GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos
Especialização PMP em GED SaúdeOFICINA GED ECM PAPERLESS para CADEIA PRODUTIVA
SAÚDE
Projeto 4
AUTOMAÇÃO DO PROCESSO ARQUIVÍSTICO
OFICINA DE GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos
Especialização PMP em GED SaúdeOFICINA GED ECM PAPERLESS para CADEIA PRODUTIVA
SAÚDE
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BE
ACERVO INATIVOSCANNER - TIPOPROJETO 4.1 -
15 DIAS
TREINAMENTOEQUIPE
DIGITALIZAÇÃOPROJETO 4.2
5 DIAS
CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE
DIGITALPROJETO4.4
1 MES
MANUALIZAÇÃODO PROCESSO DEDIGITALIZAÇÃO
PROJETO 4.315 DIAS
Programa de Projetos em GED ACERVO ATIVO
PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICECDI - CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
PROJETO 1 – AUTOMAÇÃO DO PROCESSO ARQUIVÍSTICO GED COM DIGITALIZAÇÃO – GP - GED
Programa de Projetos em GED ACERVO INATIVO
+
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BE
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Sexto passo:
Tecnologia com sabedoria
ESCOLHENDO O LOCAL GUARDA – UNE – UNO -
CDI
Corretor / cliente
Médico / Paciente
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METADADOx
DIRETÓRIO
O que é?
x
▪ Contrato
▪ Proposta
▪ Nota Fiscal
▪ Comprovante
▪ CPF, RG, CNH
▪ Manual
▪ CertificadoOnde esta?
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METADADOS: TERMO DE ADESÃO
▪ N° Proposta
▪ Data de Emissão
▪ Data Validade
▪ Tipo da Proposta
▪ Nome do Cliente
▪ CNPJ
▪ Status
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Matriz de Classificação Documental:
▪ Gênero (Textual, Cartografico, Sonoro, ...)
▪ Espécie (Ata, Decreto, Contrato,
Certidão,...)
▪ Tipologia (Contrato Social, Contrato
Serviços, ...)
▪ Assunto (Sigiloso, Ostensivo, ...)
▪ Forma (Rascunho, Oficial, Copia-
Controlada,...)
▪ Formato (Dossie, Livro, Ficha, Doc, PDF, ...)
FAD – Ficha de Análise Documental:
▪ Indexadores por Processo
▪ Indexadores por Atividade
▪ Indexadores Universais
▪ Indexadores Específicos
▪ Indexadores Guarda-Física
▪ Indexadores de Temporalidade
▪ Descritores
▪ Vocabulário Controlado
▪ Matriz de Segurança/Acesso
POLITICA DE GESTÃO DOCUMENTAL 28
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METADADOS: PROPOSTA COMERCIAL
▪ N° Contrato
▪ Data Emissão
▪ Dt. Validade
▪ Tipo Proposta
▪ Status
▪ Localizador (Prateleira, Caixa,…)
▪ Temporalidade Corrente
▪ Temporalidade Intermediaria
▪ Temporalidade Final
▪ Fundamentação Legal
▪ Fundamentação
Organizacional
▪ Nome do Grupo/Matriz
▪ CNPJ Matriz
▪ Nome da Empresa/Cliente
▪ CNPJ▪ Atividade Economica Principal
▪ Região
▪ Representante Legal/Contato
▪ CPF
▪ Nome do Projeto
▪ Departamento
▪ Gerente do Projeto
▪ Equipe
▪ Documentos Correlatos
▪ Gênero
▪ Especie
▪ Tipologia
▪ Assunto
▪ Forma
▪ Formato
INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS
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M-FILES: PROPOSTA COMERCIAL
▪ N° Contrato
▪ Data Emissão
▪ Dt. Validade
▪ Tipo Proposta
▪ Status
▪ Localizador (Prateleira, Caixa,…)
▪ Vincular Temporalidade
▪ Selecionar Projeto
▪ Vincular Classificação Doc.
INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS
redução de 30 indexadores
para apenas 9 metadados
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED Saúde
ACERVO ATIVO = ATIVIDADES NA BIO SAÚDE
ATIVIDADE FIM – ARQUIVO CORRENTE POR
PROCESSO
ACERVO ATIVO = ATIVIDADES NO HP
ATIVIDADE FIM
ARQUIVO
COMPARTILHADO
INTERMEDIÁRIO
PCD + MTDI + SQ / MPPA
ARQUIVO
DESTINAÇÃO FINAL
PCD + MTDI + SQ / MPPA
PCD + MTDI + SQ / MPPA – MANUAL DE POLÍTICA E PROCEDITOS ARQUIVÍSTICOS
Arquiv
o
Inativo
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Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BEROI – Retorno sobre Investimento
Retorno Investimento
Recursos
Custos
Perdas
Prazo
Ganhos
Riscos
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50
Project Management for Paperless Business © PMP for GED
Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BEECONOMIA CRIATIVA - COMPLIANCE E GOVERNANÇA
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Contatos
“O VALOR DO CONHECIMENTO
É PODER COMPARTILHA-LO”
Romoaldo Zacarias
Gestor de Projetos Documentais e Informacionais - G / PDI
Instituto Brasileiro de Gestão do Documento, Informação e do Conhecimento - INBRADIC
Fundação UniLogos - GED / ECM / BPM / CDIA / CDIA +
Telefone: 11 987928660 ou Whatsapp: 18 991741156
Skype: Romoaldo.Zacarias
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