E.S.E. HOSPITAL SAN DIEGO -CERETE

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011 INSUMO PARA EL

INFORME PORMENORIZADO SOBRE EL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. ART. 9 LEY 1474 DE 2011. CUATRIMESTRES A MAYO - AGOSTO 2013

Subsistema de Control Estratégico

Avances

Actualización del manual de protocolos para auditorias

Ajuste al Manual de Funciones y Competencias, por Resolución No, 169 del 1de marzo 2013

Nuevo código de ética y buen gobierno, modificado por resolución 088 de 25 de

enero de 2012 Se avanzo en el manual de Procesos y procedimientos así: procesos misionales en

un 100%, procesos administrativos: RECURSOS HUMANO, SISTEMAS, ARCHIVO, CONTABILIDAD, CARTERA Y PAGADURIA, DARIA UN TOTAL DE UN 70% DE AVANCE.

AVANCES PLAN DE CAPACITACION - Conformación del comité de emergencias y asignación de funciones: Programada

para el día 26-04-2013 y se realizó en la misma fecha por Funcionario de

Colmena ARL (Angel Cogollo) a Jefes de áreas administrativas y asistenciales.

- Socialización Guión Simulacro de Evacuación del comité de emergencias y

asignación de funciones: Programada para el día 29-05-2013 y se realizó en la

misma fecha por Funcionario de Colmena ARL (Angel Cogollo) a Comité de

emergencias y coordinadores de áreas asistenciales y administrativas.

- Simulacro de Emergencia y Evacuación: Programada para el día 14-06-2013 y

se realizó en la misma fecha por Funcionario de Colmena ARL (Angel Cogollo),

grupo de brigadistas y Jefes de Áreas a usuarios internos, externos y comunidad

en general.

- Primeros auxilios a conductor de Ambulancia: Programada para los días 14 y 15

de Junio de 2013 y la realizó Fundación Casalud de Montería en la misma fecha

por Profesional a Conductor de planta Jose Coronado Ortiz.

- Manipulación de elementos y equipos contra incendios: Programada para el día

22-06-2013 y la realizó Extintores del Sinú en la misma fecha a personal

operativo y asistencial.

- Políticas de Seguridad del Paciente: Programado para el día 09-07-2013 y a

pesar de la solicitud realizada por la oficina de recursos humanos a la Gerencia,

mediante oficio de fecha 05-07-2013 no se pudo realizar, toda vez que la

empresa no conto con el recurso para contratar a un profesional particular.

- Relaciones Humanas: Programada para el día 19-07-2013 y se realizó en la

misma fecha por Funcionario de Colmena ARL (Luz Elena Machado) a personal

Asistencial y Administrativo.

- Sentido de Pertenencia en la Organización: Programada para el día 31-07-2013

y se realizó en la misma fecha por Funcionario de Colmena ARL (Luz Elena

Machado) a personal Asistencial y Administrativo.

- Manejo Integral de residuos Hospitalarios y Similares: Programada para el día

06-08-2013 y se realizó en la misma fecha por Funcionario de Bioresiduos

(Candelaria Herrera) a personal Asistencial médicos, enfermería y servicios

generales.

- Clima Laboral: Programada para el día 14-08-2013 y se realizó en la misma

fecha por Funcionario de Colmena ARL (Luz Elena Machado) a personal

Asistencial y Administrativo.

- Atención al usuario: Programada para el día 14-08-2013 y se realizó el día 31-

10-2013 por Funcionario de Colmena ARL a personal Administrativo.

- Eventos Adverso y Tecnovigilancia: Programado para el día 30-08-2013 y a

pesar de la solicitud realizada por la oficina de recursos humanos a la

Subdirección Científica a cargo del doctor Timoleon Alvarez Martínez, mediante

oficio de fecha 05-07-2013 no se pudo realizar, toda vez que el occiso hizo caso

omiso a la solicitud.

- Liderazgo: Programada para el día 18-09-2013 y se realizó el día 02-10-2013

por Funcionario de Colmena ARL (Luz Elena Machado) a personal Administrativo

y asistencial.

- Gestión Documental: Programado para el día 27-09-2013 y a pesar de la

solicitud realizada por la oficina de recursos humanos a la Gerencia, mediante

oficio de fecha 05-07-2013 no se pudo realizar, toda vez que la empresa no

conto con el recurso para contratar a un profesional particular.

- Rienducción - Sistema General de Riesgos Laborales: Programada para el día

10-10-2013 y se realizó en día 28-09-2013 por Funcionario de Bioresiduos

(Yenis Miranda) a personal Asistencial médicos, enfermería y servicios

generales.

- Acreditación en Salud y su importancia para la E.S.E: Programado para el día

23-10-2013 y a pesar de la solicitud realizada por la oficina de recursos

humanos a la Gerencia, mediante oficio de fecha 05-07-2013 no se pudo

realizar, toda vez que la empresa no conto con el recurso para contratar a un

profesional particular.

- Importancia del Funcionario en la Empresa: Programado para el día 20-11-2013

y a pesar de la solicitud realizada por la oficina de recursos humanos a la

Gerencia, mediante oficio de fecha 05-07-2013 no se pudo realizar, toda vez que

la empresa no conto con el recurso para contratar a un profesional particular.

- Deberes y derechos de los pacientes, manejo de líquidos parenterales y

Oxigenoterapia, manejo de patologías por protocolos: Programado para los días

del 05 al 30 de Noviembre de 2013 y a pesar de la solicitud realizada por la

oficina de recursos humanos al funcionario Richard López Márquez, mediante

oficio de fecha 05-07-2013 no se pudo realizar, toda vez que el occiso hizo caso

omiso a la solicitud.

AMBIENTE DE CONTROL

? Se reactivaron con el fin de cumplir los requerimientos y formalidades del

cumplimiento del MECI los comités ASI:

1. ACTA NO. 1 DE ENERO 16 DE 2012, Con el objetivo de REACTIVAR

el funcionamiento del Comité de coordinación del sistema de Control

Interno, de conformidad con la Ley 87 de 1993 y el Decreto Reglamentario

1826 de 1994, teniendo en cuenta que mediante Resolución No. 00836 de

Agosto 18 del 2006 de la Gerencia de la ESE; se expidió el acto

administrativo mediante el cual se adopto el Modelo Estándar de Control

Interno MECI 1000:2005 para la ESE HOSPITAL SANDIEGO DE

CERETE CORDOBA.

ACTA NO. 2 DE ENERO 19 DE 2012 “Por medio de la cual se reactiva el

EQUIPO MECI y se retoman sus roles y responsabilidad en la ESE

Hospital San Diego de Cereté, on el objetivo de REACTIVAR el

funcionamiento EQUIPO MECI, el cual fue creado mediante resolución

0637 del 20 de agosto de 2008, de conformidad con la Ley 87 de 1993 y el

Decreto Reglamentario 1826 de 1994, lo anterior bajo el fundamento de la

Resolución No. 00836 de Agosto 18 del 2006 de la Gerencia de la ESE; por

la cual se expidió el acto administrativo mediante el cual se adopto el

Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 para la ESE

HOSPITAL SANDIEGO DE CERETE CORDOBA

De todo lo anterior se puede evidenciar que el plan de capacitación obtuvo un

cumplimiento aproximado de un 90%.

En cuanto a la ejecución de las actividades establecidas en el Plan del Comité de

Bienestar Social se realizaron las siguientes en un 80%:

1. a. Compra de “Uniformes al equipo de futbol de los empleados de la

planta”, para participar en el torneo de minifutbol organizado por

ADEMACOR, según acta No. 03 de 20 de Junio de 2013.

2. b. Subsidio de matricula decimo semestre de derecho al señor EMEL

MARQUEZ LOPEZ funcionario de planta de esta entidad, según acta No. 03

de 20 de Junio de 2013.

3. Actividades realizadas por “Fundación Internacional Gestionar” sobre el

mejoramiento del nivel motivacional y la interacción de los funcionarios de

E.S.E. Hospital Sandiego de Cereté, utilizando actividades lúdicas y de

formación como estrategia, a fín de optimizar su proceso de enseñanza

aprendizaje, desarrollando actividades de integración recreativas,

integraciones culturales y desarrollo de capacitaciones sobre integración

laboral, liderazgo y clima laboral” con la finalidad de incentivar en época de

fin de año la buena labor desempeñada y participación constante en las

mejoras de la institución, en cuanto a la prestación de los servicios en la

empresa, a todos los funcionarios de la E.S.E. Hospital Sandiego de Cereté,

eventos éstos a realizarse entre los días del 25 al 30 de Noviembre y 01 al

13 de Diciembre de 2013, en las Instalaciones de la Entidad.

En cuanto a la ejecución de las actividades establecidas en el Plan del Comité

Paritario de Salud Ocupacional de la vigencia 2013, se realizaron en un 100% las

establecidas en el programa formar con el apoyo de Colmena ARP y para su

veracidad detallada la puede solicitar a la Secretaria y Coordinadora del Comité

Paritario de Salud Ocupacional Luz Marina Berrocal la cual cuenta con toda la

información en sus archivos, toda vez que por conducto de la Oficina de recursos

Humanos ha sido solicitada un informe detallado y no ha sido posible recibirlo,

ya que la funcionaria en mención ha hecho caso omiso al mismo.

Con respecto a la nomina se liquido mensualmente en el tiempo oportuno, es

decir al 100% y fue cancelada por pagaduría, es decir que a la fecha no se le

adeuda a los empleados de planta ninguna mensualidad de la vigencia 2013.

Con respecto al Kardex de personal de la vigencia 2013 se encuentra sentado en

cada hoja individual en sistema e impreso en una carpeta al 100% para

empastar.

Con respecto a Seguridad Social de la vigencia 2013 se cancelaron todos los

periodos al 100% algunos periodos en el tiempo oportuno y otros

extemporáneos debido a que la empresa no contaba con el recurso económico

en el momento y hubo que esperar que se recibiera el recurso lo cual no causo

traumas, toda vez que la mora fue aproximadamente entre 1 y 5 días, para lo

cual lo puede verificar con la señora MERY LUZ MELENDEZ LOZANO pagadora

de esta entidad.

Con respecto a las Historias Laborales de los funcionarios de la planta de

personal se encuentran actualizadas al 100%.

Con respecto al plan de vacaciones se ejecuto al 100%, a todos se les otorgo su

disfrute de vacaciones y algunos fueron indemnizados por la necesidad del

servicio.

Se entregaron informes trimestrales enviados al correo electrónico a la

Subdirección Administrativa y Financiera y fueron revisados con el apoyo del

Contador de la entidad, para ser enviados a la Contraloría Departamental según

solicitud de la circular única al 100%.

Se entregaron informes mensuales enviados al correo electrónico, de la nomina

de personal de planta detallada a la gerencia y subdirección administrativa

solicitadas por la Superintendencia Nacional de Salud y otros entes

fiscalizadores.

Se realizó el proceso al 100% de Ingreso de 28 funcionarios entre el 5 de

Febrero al 31 de Diciembre de 2013 a la planta de personal de forma

provisional, fijo y temporal se les realizó sus respectiva inducción y reinducción,

entrega de funciones y otros que se deriven del proceso.

Se realizó la evaluación del desempeño Laboral al personal que se encuentra

inscrito en el escalafón de carrera administrativa periodo 2013-2014 al 100

Dificultades

Pocas dificultades

Subsistema de Control de Gestión

Avances

INFORMES AL ZAR ANTICORRUPCION

Cereté, 29 de julio de 2013

Señores ZAR ANTICORRUPCION

OFICINA ALTO COMISIONADO

LUCHA CONTRA LA CORRUPCION La Ciudad

Ref. INFORME TRIMESTRAL QUEJAS Y RECLAMOS SIAU.

Dando cumplimiento a lo señalado en el Estatuto anticorrupción, me

permito enviar a su Despacho el informe relacionado con las encuestas de satisfacción al usuario adelantadas por la oficina de

Servicio de Información y Atención al Usuario SIAU correspondientes al periodo ABRIL - MAYO - JUNIO DE 2013, con su respectivo

informe de tabulación.

1. RELACION DE QUEJAS Y RECLAMOS

Administrativas 20 CLINICAS 61

Tramitadas 81

En Tramite 00

TOTAL 81

Nos preocupa como entidad seguir recibiendo dos trimestres

seguidos, en medio de un proceso que venía en avance y mejoría de

la intervención de la ESE HOSPITAL SAN DIEGO recibir un número de

quejas bastante superior a los trimestres anteriores, en el área

administrativa y clínica de la entidad. Una vez revisadas y tramitadas

las quejas denota hacer revisión en especial en el servicio de

ecografías, rayos X y áreas administrativas.

ENCUENTAS DE SATISFACCION AL USUARIO

Durante los meses de ABRIL, MAYO Y JUNIO de 2013 se distribuyeron un cuestionario para auscultar la satisfacción de

nuestros usuarios en relación a los servicios brindados, fueron distribuidos 1800 formularios (600 ABRIL, 600 MAYO, 600 JUNIO

formularios por cada mes) y llenados en su totalidad. Los resultados fueron obtenidos por medio de tabulación manual y graficas, se

anexan los resultados detallados de una tabla por cada pregunta formulada en el cuestionario.

El modelo de las encuentas para este trimestre fue modificado con el

fin de hacerle más fácil la realización y obtener mejor información de

los usuari0s, este cambio fue supervisado por la oficina de calidad.

MES DE ABRIL 2013

Análisis y tabulación de encuestas contentivo de seiscientos (600)

folios útiles y escritos así:

Seiscientos (600) originales de encuestas de satisfacción al usuario en la calidad del servicio, consulta externa, servicio de

Urgencias, quirófano y sala de partos y hospitalización. Cincuenta y seis (56) folios de Informes de tabulación

Cereté, 16 de octubre de 2013

Señores

ZAR ANTICORRUPCION OFICINA ALTO COMISIONADO

LUCHA CONTRA LA CORRUPCION La Ciudad

Ref. INFORME TRIMESTRAL QUEJAS Y RECLAMOS SIAU.

Dando cumplimiento a lo señalado en el Estatuto anticorrupción, me permito enviar a su Despacho el informe relacionado con las

encuestas de satisfacción al usuario adelantadas por la oficina de Servicio de Información y Atención al Usuario SIAU correspondientes

al periodo JULIO –AGOSTO - SEPTIEMBRE DE 2013, con su respectivo informe de tabulación.

2. RELACION DE QUEJAS Y RECLAMOS

Administrativas 16 CLINICAS 04

Tramitadas 20 En Tramite 00

TOTAL 20

Se reducen notablemente las quejas y reclamos durante este

trimestre

ENCUENTAS DE SATISFACCION AL USUARIO

Durante los meses de Julio, Agosto, Septiembre se distribuyeron un cuestionario para auscultar la satisfacción de nuestros usuarios en

relación a los servicios brindados. Fueron distribuidos 1.800 formularios a los usuarios y llenados en su totalidad.

Los resultados fueron obtenidos por medio de tabulación manual y las

graficas. Se anexan los resultados de tallados en una tabla por cada pregunta formulada en el cuestionario.

Mes de Julio:

Análisis y tabulación de encuestas contentivo de seiscientos (600)

folios útiles y escritos. Seiscientos (600) originales de encuestas de satisfacción al usuario.

Mes de Agosto:

Análisis y tabulación de encuestas contentivo de Seiscientos (600)

folios útiles y escritos. Seiscientos (600) originales de encuestas de satisfacción al usuario.

Mes de Septiembre:

Análisis y tabulación de encuestas contentivo de seiscientos (600)

folios útiles y escritos. Seiscientos (600) originales de encuestas de satisfacción al usuario.

Acompaña este documento dieciocho carpetas contentivas de un total de mil ochocientos (1.800) folios útiles y escritos.

SE TRABAJARON LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CALIDAD Y ADMINISTRATIVOS (ESTAN EN PROCESO NO TERMINADOS) ASI: CALIDAD: SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION 1. Mediante la realización de una autoevaluación en todas las aéreas se detectan las no conformidades que ponen en riesgo la prestación de los servicios

2. Una vez detectadas las aéreas problemas se planea las auditorias por orden de importancia de las no conformidades, se establecen los objetivos de la auditoria, 3. Se prepara el programa de trabajo específico, con los procedimientos que han de aplicarse por cada una de las aéreas por evaluar, se anota la fecha y los auditores designados. 4. Se informa a las dependencias a la que se va auditar, la fecha programada, hora y auditores designados 5. Se presenta el equipo de auditores y los temas a evaluar durante la auditoria que se va a desarrollar. 6. Se aplica la técnica de la Auditoria necesaria para determinar que el proceso evaluado esta conforme con los requisitos. 7. Se realiza un balance frente al auditado de los aspectos relevantes, los aspectos por mejorar y las posibles no conformidades si las hay. 8. Se documenta cada ítem establecido, documentar las no conformidades, definir acciones correctivas y entrega del informe final, con plan de mejoramiento. SUBPROCESO: INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, ALCANCE: Desde la planeación de las actividades de obtención de la información por medio de indicadores hasta la implementación de planes de mejoramiento OBJETIVO: Definir las actividades que se deben realizar para obtener información a través de indicadores de la gestión de calidad de las áreas funcionales con el fin de realizar acciones preventivas y correctivas del proceso de información de la calidad. ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION 1. Tomar los Indicadores de su área de la matriz de indicadores Institucional implementarlos e iniciar la recolección de la información. 2. Seleccionar la fuente de información que debe ser confiable y alimentar esta fuente mes a mes. 3. Sumar los numeradores y denominadores obtenidos mes a mes y reportar un único valor en el numerador y denominador trimestral y semestral. 4. De acuerdo con la información reportada la líder de calidad, Planeación y coordinadores de área hacen el análisis del comportamiento de los indicadores aplicando herramientas estadísticas. 5. Conocida la situación inicia la formulación de planes de mejoramiento

6. De acuerdo con lo establecido en el procedimiento revisión por la dirección, se enviará a la alta dirección el informe de acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento adoptadas, O si es del caso informará a este nivel las situaciones que de manera sostenida vienen presentando comportamiento alarmante para los finen pertinentes. Trimestralmente se mandara por internet el reporte de los indicadores solicitados. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESO: GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS ALCANCE: Comprende la parametrización de los módulos: Presupuesto, Facturación, Tesorería, Almacén, hasta la elaboración de los respectivos informesPROCEDIMIENTOS: Es un proceso que involucra los ingresos y egresos atribuibles a la realización del manejo racional del dinero, y en consecuencia la rentabilidad (financiera) generada por él mismo. Esto nos permite definir el objetivo básico de la gestión financiera desde dos elementos. La de generar recursos o ingresos (generación de ingresos) incluyendo los aportados por los asociados. Y en segundo lugar la eficiencia y eficacia (esfuerzos y exigencias) en el control de los recursos financieros para obtener niveles de aceptables y satisfactorios en su manejo.OBJETIVO: Integrar contablemente en el Sistema Financiero la información generada por las áreas de Presupuesto, Almacén, Facturación, Gestión Humana y Tesorería, de tal forma que el registro de los hechos económicos se refleje en la contabilidad, permitiendo el cierre contable y elaboración de informes, de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública SE TRABAJARON LOS PROCESOS ADMINISTRACION DOCUMENTAL ASI: SUBPROCESO: CONTROL DE CORRESPONDENCIA OBJETIVO: Controlar el flujo de la correspondencia en la institución, garantizando que la información llegue a la persona interesada y la comunicación se de manera adecuada y oportuna. PROCEDIMIENTO. Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria. ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION 1. Se genera correspondencia para enviar a otra dependencia al interior de la institución o para un ente o persona externa, para lo cual deberá utilizar los formatos establecidos de acuerdo a su necesidad de comunicación.

La correspondencia generada deberá hacerse en original y copia para obtener los recibidos Enviar los diferentes informes consolidados elaborados, a los entes externos que los requieran (Ministerio de la Protección Social, Contraloría General de la República y Supersalud) estos se realizan a través de Internet.. 2. Se recibe la correspondencia externa e interna y se radica con fecha en el formato correspondiente. 3. La correspondencia externa e interna recibida es verificada en cuanto al funcionario, dependencia o institución a la cual va dirigida. 4. Se hace entrega de la correspondencia recibida al funcionario correspondiente al interior de la institución o se envía al ente o persona externa según sea el caso. Los recibidos de la correspondencia enviada fuera de la institución serán archivados en la gerencia. Cada funcionario será responsable por archivar la correspondencia que recibe y las copias de la que genera como control y evidencia. SUBPROCESO: CONTROL DE DOCUMENTOS OBJETIVO: Garantizar el control de los documentos incluidos en la ESE, de tal manera que asegure la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema PROCEDIMIENTO. Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria. 1. realizar un documento nuevo o modificar uno existente para lo cual se comunicará a su Jefe Directo para que este evalúe la pertinencia de dicha acción y continúen el proceso descrito en el presente procedimiento. 2. Para la elaboración de los documentos de Instituto será necesario tener en cuenta los ítems establecidos dentro de las consideraciones Generales del presente procedimiento 3. Una vez elaborado el documento nuevo o modificado el existente, éste es sometido a revisión por parte del comité de MECI para que este presente sus observaciones si hay lugar a ellas e inmediatamente apruebe el documento. 4. El documento aprobado es incluido en el Listado Maestro de Documentos o Listado Maestro de Registros de acuerdo a su tipo por el Equipo MECI. Para el caso de modificaciones de igual manera se realiza el cambio de información en los listados maestros. Una vez actualizada la información en los listados maestros, se proyecta el acto administrativo firmado por el Gerente para la adopción del documento. 5. El documento nuevo o modificado es presentado a los responsables de su

uso para que lo conozcan, entiendan e inicien su implementación de acuerdo a las disposiciones establecidas Todo documento es susceptible de ser modificado y/o actualizado, para lo cual la persona que detecta dicha necesidad deberá comunicarla al responsable de proceso y al Equipo MECI para que se evalúe dicha opción y en caso tal de ser factible realizarla y presentarla para su correspondiente aprobación y por ende cambio de versión. Y luego entregar copia al auxiliar de archivo documental para su archivo MARZO 2012

En desarrollo y cumplimiento del objeto contractual, contempladas en la OPS en referencia, rinde mis servicios profesionales en los siguientes asuntos: Se presento y subió a la página web de la entidad el INFORME

PORMENORIZADO SOBRE EL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. ART. 9 LEY 1474 DE 2011. CUATRIMESTRES A FEBRERO 2012, el cual debía ser presentado con fecha límite al 12 de marzo de 2012

Se realizo presento el informe exigido por la dirección Nacional de Derecho de Autor el cual debía ser presentado en fecha limite 16 de marzo de 2012 sobre la verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados por el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre SOFTWARE VIGENCIA 2011.

Trabajo de campo y levantamiento de informe de auditoría AL CAMU SAN CARLOS:

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

1.1 Realizar seguimiento al funcionamiento del sistema único de habilitación en

los estándares del 4 a 9 de la resolución 1043 del 2006 en el CAMU DE SAN CARLOS.

1.2 Revisar el inventario realizado y legalizado en acta del 24 de octubre de

2011, en el Municipio de San Carlos, mediante el cual se inventariaron todos los elementos, dispositivos médicos, muebles y objetos que se encuentran en las instalaciones de la planta física área por área de la ESE HOSPITAL SAN DIEGO-CAMU SAN CARLOS y verificar si se han presentado perdidas, daños o alteraciones en el mismo.

1.3 Evaluar la calidad de la historia clínica médica teniendo en cuenta los requisitos exigidos en la Resolución 1995 de 1999.

AUTO DE APERTURA No. 012, Cerete 21 de marzo de 2012.- Ordénese la apertura de la INVESTIGACION DISCIPLINARIA 012 como consecuencia de la queja formal presentada por el oficio 1.12 – 2012 de fecha 09 de marzo, proveniente del AREA DE SERVICIOS FARMACEUTICOS, en la cual se coloca en conocimientos a esta oficina anomalías con respecto al comportamiento y agresiones verbales del señor JOSE DE LOS SANTOS GONZALEZ BARBA hacia la regente de farmacia DINA CASTAÑO ARRIETA.

CONCEPTO DEL DESPACHO a la la INVESTIGACION DISCIPLINARIA 012.

Trabajo comparativo de los hallazgos encontrados en auditoria al CAMU SAN CARLOS con la almacenista KATY GALVAN y levantamiento de informe final.

Trabajo en Actividades de prácticas del practicante asignado a la oficina HOLMAN.

Lo anterior para su conocimiento y fines que estime conveniente ABRIL 2012 El mes de abril debido a un cumulo de anomalías y faltas administrativas y disciplinarias por parte del personal que labora en la entidad, se realizaron cinco (5) investigaciones por parte de este despacho así:

1- AUTO DE APERTURA No. 013, Cereté 3 de abril de 2012.- Ordénese la apertura de la INVESTIGACION ADMINISTRATIVA 013 como consecuencia de las quejas formal presentada vía correo electrónico del ciudadano Sr. CESAR HOYOS LOPEZ, quien se desempeñaba en el cargo de almacenista de la ESE HSD, de fechas 16 de marzo, 23 de marzo y 3 de abril de 2012, donde solicita la revisión contrato No, 202 del 2011 de HOSPIPUERTO LIMITADA por valor de $12.906.180 con respecto a los elementos que se realizan por compra. Se tomaron los descargos de: EDINA LUZ LOPEZ, KATTY GALVAN, DR. MAURICIO GALLON Y CESAR HOYOS.

De las investigaciones que van de la 014 a la 018, se realizaron primero investigaciones de campo, tomaron fotos y evidencias y se revisaron todas las historias clínicas en apoyo con la subdirección científica con el fin de primer emitir un informe objetivo de cada caso frente a los medicamentos y procedimientos aplicados y así determinar que personas debían ser llamadas a descargos y si era necesario darle auto de apertura formal a cada caso.

2- AUTO DE APERTURA No. 014, Cerete 18 de abril de 2012.- Ordénese la apertura de la INVESTIGACION DISCIPLINARIA 013 como consecuencia de la queja formal presentada por el oficio - 2012 de fecha 18 de abril, proveniente del AREA COORDINACION DE ENFERMERIA, en la cual se coloca en

conocimientos a esta oficina anomalías halladas en SERVICIOS SE PEDIATRIA en la cama 17 donde se encontraba el paciente: hijo de Diana Pérez paciente recién nacido con riesgo de sepsis al cual se le estaba administrando medicamentos con el mismo BURETROL que había sido usado por la paciente que se le había dado de alta momentos antes, en el hecho se encuentran implicadas las auxiliares GINA NARVAEZ, MARIA CONSUELO DIAZ, CRISTINA RHENAL y KAREN RIVERO la jefe de enfermería ZULLY MORENO.

Este Despacho adelantó las siguientes diligencias: Declaraciones juramentadas de : ANA MARIA RUBIO MARIA CONSUELO DIAZ GALEANO GINA NARVAE JERONIMO ZULLY MORENO MORENO SILVIA DEL SOCORRO DORIA DORIA RICHARD ROBINSON PEREZ KARENT LORENA RIVERO ESPITIA Y CRISITNA MARIA RHENALS DIAZ CARMINIA PATRICIA DE LA ROSA GUERRA

Este despacho emitió el concepto final en fecha 30 de abril de 2012 3. AUTO DE APERTURA No. 015, Cerete 25 de abril de 2012.- Ordénese la apertura de la INVESTIGACION ADMINISTRATIVA 015 como consecuencia del oficio HSD-G-127-2012 de fecha 24 de abril proveniente de gerencia, para investigar todo lo concerniente con respecto al caso de la paciente YURIS PAOLA VERTEL TEHERAN que fue atendida en urgencia ginecológica y que fue devuelta al CAMU EL AMPARO de montería y al complicarse tuvo que ser atendida en la CLÍNICA AMIGOS DE LA SALUD. Para este caso se llamaran a descargo a los médicos que se encontraban de turno el día; 21 de abril de 2012 y se tomara el concepto del médico especialista en ginecología. Este Despacho adelantó las siguientes diligencias: Declaraciones juramentadas de: JORGE LUIS RENALS AYALA Y LUIS EDUARDO REYES GERMAN

Este despacho emitió el concepto final en fecha 27 de abril de 2012 4. AUTO DE APERTURA No. 016, Cereté 27 de abril de 2012.- Ordénese la apertura de la INVESTIGACION ADMINISTRATIVA 015 como resultado del oficio HSD-G-127-2012 de fecha 24 de abril proveniente de gerencia, para investigar todo lo concerniente con respecto al caso de la paciente ANA DELFA SIERRA la cual fue atendida dentro

de nuestras instalaciones y murió luego de 10 días de estar hospitalizada, dentro de esta investigación se encuentran involucrados los siguientes especialistas: IVAN MORENO, DIANA GONZALES, FRANCISCO BERROCAL Y LUCIANO LEPESQUIER. Los cuales deben rendir descargo acerca de la responsabilidad médica que tiene cada uno de los ESPECIALISTAS y establecer si los tiempos de respuesta y atención de la paciente fue la más pertinente. Este Despacho adelantó las siguientes diligencias: Citaciones y emitieron descargo conjunto : DR. DIANA ESTHER GONZALES BERROCAL

DR. IVAN VLIDIMIR MORENO LAFONT

DR. FRANCISCO JOSE BERROCAL GALEANO

DR. LUCIANO LEPESQUEUR 5. AUTO DE APERTURA No. 017, Cerete 30 de abril de 2012.- Ordénese la apertura de la INVESTIGACION DISCIPLINARIA 017 a raíz del oficio HSD-G-133-2012 de fecha 30 de abril proveniente de gerencia, para investigar todo lo concerniente con respecto al caso de la paciente MARIA JOSE IBAÑES MERCADO la cual fue atendida en urgencias en el turno de la tarde del 16 de abril, en el cual el DOCTOR JESUS JULIO ordena PUNCIÓN LUMBAR para la toma de muestra de L.C.R., le solicita a la enfermera jefe de turno ROCIO CORONADO que le prepare el equipo para el procedimiento; traído el paciente acompañado de la auxiliar de enfermería JAIDITH CANTERO el médico realiza la asepsia y la punción, cuando empieza a brotar la muestra es que se da cuenta, al pedir el recipiente para recolectar la muestra que este era un recolector de orina y ya no se podía hacer nada. Cabe aclarar que esto ocurre por la falta de previsión de la enfermera y constatar el equipo necesario y pertinente. Los descargos de esta investigación y el concepto del despacho a fueron acciones realizadas en el mes de mayo. MAYO 2012

16 DE MAYO, memorandos de planeación para auditorias area administrativas y contrato de lavandería, laboratorio, alimento hospitalario, del 17 al 24 de mayo auditorias y trabajo de campo en CAJA YCOCINA HOSPITALARIA, INFORMES DE AUITORIAS 29 al 31 de MAYO DE 2012.

28 al 31 mayo AUDITORIA A CAJA PRINCIPAL Teniendo en cuenta el Plan de Auditoria Anual de 2012 de la ESE programada para el proceso de verificación y seguimiento al proceso de CAJA PRINCIPAL HOSPITALARIA, me permito presentar los resultados obtenidos.

ANALISIS EFECTUADO De acuerdo a la programación y memorando de planeación establecido por la oficina de control interno de fecha 16 de mayo y de acuerdo a las instrucciones ordenadas al

equipo de trabajo, se efectuaron las verificaciones del manejo de caja de la ESE los días 22 y 23 de mayo, generando el siguiente análisis:

1. VERIFICACION EL OBJETO DE ANALISIS Caja principal Las cuentas que lleva CAJA están debidamente separadas por facturas y recibos de

caja los cuales llevan su número de secuencia que lo genera el mismo software de Sios.

Con el fin de verificar como se maneja la entrada de los descuentos autorizados por el SIAU, se tomaron por cada mes de enero a abril cinco (5) ordenes para ir a caja y (5) formatos de pago compartido de las cuentas especiales que contenían el descuento autorizado por el siau y se buscaron a través del sistema los recibos correspondientes a los pagos ingresados a caja arrojando como resultado positivo todo en orden y 100% compatible entre los documentos auditados.

Se verificaron a través del sistema de auditoría del SIOS la entrada en físico o efectivo de los dineros de los RECIBOS QUE QUEDARON SIN CIERRE desde el primero de enero al 20 de mayo, arrojando el sistema (6) seis recibos por sumas de: $102.272, $107.910, $63.897, $ 61.538, $138.301, $51.000, sin embargo gracias al trabajo que hace una de las cajeras LEIDY GARCIA NUÑEZ la cual se toma el trabajo de hacer diario una sumatoria de todo el producido liquido del día con los cuales se logro verificar la entrada de estos dineros a la caja, sin embargo se evidencia un problema grave de manejo de los procesos por parte de la cajeras que hacen los turnos en la urgencia de la entidad.

El sistema de SIOS contiene varios programas los cuales realizan varios tipos de auditorías diarias como es la verificación de los recibos que quedan sin cierre, una auditoria general de todo el producido del día.

La Caja presenta un acceso restringido para efectuar cancelaciones de facturas o a los recibos de caja, esta cancelación o anulación la realiza la ingeniera y/o el ingeniero del área de sistema y para poder ser realizar la funcionaria de turno debe explicar claramente los fundamentos de anulación y los soportes.

Existe una caja principal que maneja sus turnos hasta las 7:00 pm sin embargo existe una caja en la urgencia la cual se encarga de recibir dineros por remisión, fallecidos y pacientes particulares que llegan a la urgencia, trabajan en forma corrida el turno de la noche y pasan al final de sus cierres el informe de auditoría diaria y venta de servicios con el dinero en efectivo.

El recaudo de los dineros sale de caja todos los días a las 8:00 am, y corresponden dichos dineros recibidos el día anterior teniendo en cuenta que los turnos finalizan a las 7 pm. La cajera de turno diligencia el recibo de consignación y lo pasan a pagaduría con el dinero en efectivo una vez contado y verificado con la compañera de caja y un testigo.

Se verifico que la caja principal maneja un programa en Excel que toma un registros diarios de ventas de servicios y se manejan los recibos de caja para

el recibo de dineros de los usuarios los cuales los arroja software de SIOS y al final del día el mismo Sios hace una auditoria diaria y arroja la relación de todo el listado del ingreso de efectivo a Caja.

Manejan un programa de consignaciones diario de los tres turnos que, incluyendo el cierre de la urgencia q maneja dineros también, en Excel, en el cual se recauda la información diaria de consignaciones realizadas por caja. Programa elaborado por el personal de sistema.

Caja principal comprueba los ingresos diarios y mensuales por la información que arroja el mismo software de SIOS, teniendo en cuenta que desde su implementación el trabajo de caja se ha visto menos congestionado y mucho más organizado ya que él hace su trabajo de Auditoria automáticamente.

AUDITORIA AL CONTRATO DE ALIMENTO HOSPITALARIO

Teniendo en cuenta el Plan de Auditoria del semestre inicial de 2012 de la ESE programada para el proceso de verificación y seguimiento al proceso de ALIMENTACION Y NUTRICION HOSPITALARIA, me permito presentar los resultados obtenidos.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA Dar cumplimiento a los preceptos constitucionales y legales establecidas por el

Sistema Nacional de Control Interno, para generar los parámetros planteados en la Metodología para el desarrollo del plan de Control Interno en lo atinente al subsistema de Control preventivo.

Dinamizar el control posterior para optimizar los procesos y procedimientos diseñados en la plataforma de planeación.

Generar cultura de control y autocontrol

Cumplir a cabalidad con el objeto contractual el cual se basa en realizar y ejecutar los procesos de urgencia y hospitalización subprocesos de nutrición en la E.S.E.

PLAN DE MEJORAMIENTO

1. Que se realice una CAPACITACION para actualizar los conocimientos en los temas de manejo de alimento hospitalario y normas de bioseguridad al personal que labora con este contrato. Puesto que una vez revisadas las hojas de las personas vinculadas a través de este contrato se encontró que algunas no poseen los estudios en alimento hospitalario, aunque son las corredoras de los alimentos a piso, es bueno que posean estos conocimientos también.

2. Se debe realiza las actualización y aporte de nuevos documentos de los antecedentes de procuraduría, contraloría y antecedentes judiciales de los trabajadores del contrato objeto de auditoría, es decir actualizar las hojas de vida para efectos de la vigencia contractual 2012.

3. es importante para mejorar la asepsia del lugar yel mejoramiento en la

prestación del servicio que se verifiquen los elementos y utensilios inservibles con la Almacenista de la Institución para que efectúe las verificaciones y análisis técnicos correspondientes, a fin de efectuar las bajas correspondientes de estos elementos de conformidad al Manual técnico establecido y así establecer la depuración del mismo y realizar las dotaciones que sean necesarias y hagan parte de las obligaciones contractuales de la entidad.

4. Realizar las reparaciones necesarias al carro de reparto del alimento hospitalario.

6. Pasar un nuevo oficio que manifiesta las nuevas, actuales y únicas cargas de alimento hospitalario asumidas por la entidad AUDITORIA A RECURSOS HUMANOS JULIO 24 AL 3 DE AGOSTO 2012

1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Verificar el porcentaje a la fecha del cumplimiento del plan de capacitación anual.

Diligenciamiento de la PILA el cual comenzó a regir en ABRIL de 2012, en cuanto al tema de los descuentos y pago de las incapacidades que han ocurrido durante lo que va del año.

Cumplimiento de las actividades del COPASO Cumplimiento de actividades del Bienestar social Cumplimiento al PLAN DE ESTIMULOS E INCENTIVOS Y PLAN DE

BIENESTAR SOCIAL. Cumplimiento del programa de inducción y re inducción a los empleados

que se han vinculado nuevos a la entidad. Entregar evidencia del KARD EX al día.

Ejecución del PLAN DE MEJROAMIENTO

AGOSTO DE 2012

7. AUDITORIA AL AREA DE LAVANDERIA HOSPITALARIA 8 al 11 de AGOSTO

A. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Dar cumplimiento a los preceptos constitucionales y legales establecidas por el Sistema Nacional de Control Interno, para generar los parámetros planteados en la Metodología para el desarrollo del plan de Control Interno en lo atinente al subsistema de Control preventivo.

Dinamizar el control posterior para optimizar los procesos y procedimientos diseñados en la plataforma de planeación.

Generar cultura de control y autocontrol Establecer el cumplimiento de las actividades propias del área de Lavandería

con relación a la aplicación disposiciones vigentes en materia legal.

B. OBETIVOS DE LA DEPENDENCIA La lavandería tiene como objetivo optimizar los resultados, aplicar las

técnicas que tenemos a nuestra disposición para mejorar el rendimiento de la producción y todo aquello enfocado hacia la prestación de un servicio de alta calidad, lo que en control interno se denomina “Calidad Total”.

Alcanzar una preparación técnico – práctica sobre las técnicas de lavado y conocer las diversas fases de los procesos a que es sometida la ropa.

Solucionar los problemas que se puedan y se estén presentado en los procesos de lavado.

Determinar claramente la distribución de la ropa hospitalaria, atmosferas y superficies en contacto con la ropa.

Determinar claramente los procesos: a. Aclarados b. Desinfección c. Neutralización d. Uso de Bacterias e. ventilación f. Maquinaria a tener en cuenta g. Factores extras

Transporte de entrada y salida de la lavandería

ADMINISTRACION DEL RIESGO

CONTENIDO Presentación

Objetivos

General

Específicos

Marco Legal

Metodología

Mapa de Riesgos Institucional

Estratégicos y de control

Administrativa

Jurídica

Contabilidad

Recursos Físicos

Auditoría Médica

Urgencias

Urgencia ginecológica

Laboratorio Clínico

Consulta Externa

Hospitalización

Cirugía

Imagen logia

Atención al Usuario

PRESENTACIÓN

La ESE HOSPITAL SANDIEGO de Cerete, con fundamento en sus objetivos estratégicos y en cumplimiento al Decreto 1599 de 2005por medio del cual se establece la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, ha realizado la actualización del Mapa de Riesgos Institucional, como mecanismo de fortalecimiento a la gestión y al sistema de Control Interno. Este instrumento gerencial, relacionado con la Administración del Riesgo, se constituye en el componente que permite auto controlar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. La oficina de Control Interno, liderando este proceso con la participación activa

del Grupo Operativo MECI, consolidó la información de las diferentes dependencias, para actualizar el Mapa de riesgos Institucional. Para llevar a cabo esta actividad, se utilizó la metodología establecida en la guía Administración del Riesgo elaborado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

1. OBJETIVOS 1.1. General

Garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales de la ESE HOSPITAL SAN DIEGO DE CERETE. a través de la prevención y administración de los riesgos. 1.2. Específicos Disponer de una herramienta que facilite a la ESE HOSPITAL SAN DIEGO DE CERETE, una adecuada administración del riesgo. Propender por que todos los funcionarios busquen y apliquen acciones de control encaminadas a prevenir los riesgos. Proteger los recursos que conforman el patrimonio de la entidad.

2. MARCO LEGAL Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del

control interno en las entidades y organismos del Estado.

Directiva presidencial 09 de 1999; lineamientos para la implementación de

la política de lucha contra la corrupción.

Decreto 1537 de julio 26 de 2001; por el cual se reglamenta parcialmente la

Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que

fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos del

Estado.

Decreto 1599 de 2005; por el cual se reglamenta la implementación del

Modelo Estándar de Control Interno MECI en las entidades del Estado.

3. METODOLOGIA La ESE HOSPITAL SAN DIEGO DE CERETE, en desarrollo de lo establecido en la guía metodológica para la implementación del MECI, inició a través de la oficina de Control Interno el proceso de actualización del Mapa de Riesgos, en el cual se contó con la participación de las diferentes dependencias que conforman la institución, quienes facilitaron el suministro de la información pertinente para el tema, teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

a. Factor de Riesgo: es la posibilidad de ocurrencia de una situación que

pueda afectar el normal desarrollo de las funciones e impidan el logro de

sus objetivos.

Se pueden clasificar así: Riesgos estratégicos: se asocian con la forma en que se administra la

entidad y se enfoca a asuntos globales relacionados con el cumplimiento de

la misión.

Riesgos operativos: comprende riesgos provenientes de deficiencias en los

sistemas de información, procesos, estructura, que conducen a

ineficiencias, oportunidad de corrupción o incumplimiento de los derechos

fundamentales.

Riesgos financieros: se relacionan con las exposiciones financieras de la

entidad, actividades de tesorería, presupuesto, contabilidad y reportes

financieros.

Riesgos de cumplimiento: se asocian con la capacidad de la entidad para

cumplir con los requisitos regulativos, legales, contractuales, de ética

pública, democracia, participación, servicio a la comunidad, interacción con

el ciudadano, etc.

Riesgos de tecnología: hacen referencia a la capacidad de la entidad para

que la tecnología disponible satisfaga las necesidades y soporten el

cumplimiento de la misión.

Riesgos profesionales: se asocia con el conjunto de entidades, normas y

procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores

de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrir con

ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

b. Descripción del Riesgo: una vez que se identifica el riesgo, se describen las

características generales o las formas en que se observa o manifiesta el

riesgo identificado.

c. Posibles consecuencias: se presentan los posibles efectos que se podrían

ocasionar en caso de suceder el riesgo, los cuales se pueden traducir en

daños de tipo económico, social, administrativo, jurídicos, entre otros.

d. Nivel de Riesgo: se determina el nivel del riesgo, valorando lo como ALTO,

MEDIO o BAJO, de acuerdo a los siguientes criterios:

La Probabilidad; es decir la posibilidad de que ocurra en la realidad y El Impacto; es la magnitud de la pérdida, si el riesgo llegara a suceder.

Dificultades

La parte de los procesos y procedimientos ha sido difícil de manejar en razón que los servidores públicos de la entidad son personas mayores de edad y que la mayoría viene con costumbres ortodoxas y que son muy reacios al cambio y al trabajo en equipo

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

FECHA: Cereté, Julio 31 a15 de agosto de 2013

PARA : Dr. OSCAR MAURICIO GALLON, GERENTE PRIVISIONAL

Dr. CESAR BURGOS, SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

_________________________________________________________________ Teniendo en cuenta el Plan de Auditoria del semestre inicial de 2013 de la

ESE programada para el proceso de verificación y seguimiento al proceso de ALIMENTACION Y NUTRICION HOSPITALARIA, me permito presentar los

resultados obtenidos. Se procede a auditar el contrato No. HSD-022-2013 del contratista FUNDACION PARA EL DESARROLLO SOCIAL Y AMBIENTAL DE COLOMBIA,

cuyo Objeto es el suministro de Alimentación a Pacientes Hospitalizados, personal de planta de Turnos e Internos, este contrato fue firmado por 12

meses del 1 de enero al 31cde diciembre del 2013.

OBJETIVOS GENRALES DE LA AUDITORIA

Dar cumplimiento a los preceptos constitucionales y legales

establecidas por el Sistema Nacional de Control Interno, para generar

los parámetros planteados en la Metodología para el desarrollo del

plan anual de Auditorias de Control Interno en lo atinente al

subsistema de Control preventivo.

Dinamizar el control posterior para optimizar los procesos y

procedimientos diseñados en la plataforma de planeación.

Generar cultura de control y autocontrol

Cumplir a cabalidad con el objeto contractual el cual se basa en

realizar y ejecutar los procesos asistenciales en sus subprocesos de

nutrición en la E.S.E.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA AUDITORIA Verificar los estándares de satisfacción del servicio frente a los

usuarios en cuanto a CALIDAD, CANTIDAD, VARIACIÓN DE MENU,

TIEMPO DE LLEGADA DE LAS RACIONES ALIMENTARIAS.

Verificar el cumplimiento del objeto contratado.

Verificar cumplimiento de las normas de salubridad, sanidad y

bioseguridad en el área de cocina.

Verificar estándares de satisfacción del servicio frente a los internos y

personal de planta en cuanto a CALIDAD, CANTIDAD, VARIACIÓN DE

MENU Y TIEMPO DE ENTREGA DE LAS RACIONES ALIMENTARIAS.

Verificar que la nutricionista se encuentre realizando las rondas a los

servicios con el fin de revisar las historias clínicas y dictaminar las

dietas y sus respectivas cantidades y emitir la certificación de dietas

así como realizar las formulas lácteas.

Verificar el cumplimiento de señalización y distribución de áreas

dentro del área de cocina, así como el correcto uso de gorros,

guantes, tapa bocas y vestuario adecuado para manipulación de

alimento hospitalario.

Revisar las hojas de vida del personal contratado y la actualización de

la documentación de antecedes y anexos obligatorios.

Cumplir con los “Lineamientos de Buenas Prácticas de Higiene y

manipulación de Alimentos

1. NORMOGRAMA

1- LEY 87 DE 1993

2- LEY 42 DE 1993

3- Ley 9 de 1979

4- Resolución No.4445 - 98

5- DISPOSICIONES DE BIOSEGURIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

6- DISPOSICIONES INTERNAS EN MATERIA DE CONTROL INTERNO

7- NORMAS DE AUDITORIA COLOMBIANAS GENERALMENTE ACEPTADAS

8- CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

2. METODOLOGIA

La auditoria fue programada mediante el Memorando de Planeación de

Auditoria Integral No 001 del semestre inicial de 2013 con fecha de 22 de mayo y posterior verificación que inicio el día 31 de julio del año en curso,

Se trasladó al área auditada la Dra. YICELA CAROLINA URBIÑA NAVAS, Jefe de la oficina de Control Interno y posteriormente el día 6 de agosto de 2013 el asesor de control interno disciplinario REYNALDO OLIVERA BUELVAS. Se

realiza auditoria en presencia de los administradores del contrato JOAQUIN POMARES BLAISE (administrador operativo), identificado con CC No.

85.450.705 de Santa Marta y la Sra. Clara Jaik Rivera (administrador contable), identificada con CC No. 39.175.308 de Medellín.

Se prepararon previamente las herramientas de auditoría para la dependencia, conformadas por el cuestionario de evaluación del Control

interno, el cual hace parte del acervo probatorio de la auditoria, el cual fue elaborado por la Jefe de Control Interno.

Se procedieron a efectuar las evaluaciones en el sistema de operacionalización del sistema de organización, preparación y calidad de la

asistenta alimentaria en el área asistencial de la ESE, durante los días señalados en el memorando de planeación; se realizar en forma presencial y personal la presente auditoria, evaluando todas y cada una de las

informaciones requeridas sobre la administración y manipulación de

alimentos ofrecidos por la institución, verificación de la oportunidad del servicio de restaurante. Con el objeto de medir la eficiencia, eficacia, oportunidad y seguridad sobre

la alimentación de los pacientes y personal de trabajo de la ESE y se procede a desarrollar el siguiente análisis.

ACTA DE ENTREGA DE INVENTARIO Y VERIFICACION DE PROCESOS DE LA BODEGA DE FARMACIA ESE HOSPITAL SAN DIEGO DE CERETE

En Cereté el día 24 del mes de Junio del año 2013, siendo las 10: 40 AM, se reunieron en la Bodega de Farmacia Dr. JULIO CARRILLO-Químico Farmacéutico, Dra. YICELA URBIÑA- jefe de Control Interno, JUAN PABLO BUELVAS -Ingeniero de Sistemas, EDINA LOPEZ-Ingeniera de sistemas, CESAR BURGOS CONTRERA-Subdirector Administrativo y Financiero, OSCAR MAURICIO GALLON PEREZ-Gerente (E) y OSCAR HERNANDEZ-Secretario, con el fin de recibir formalmente los resultados de los requerimientos ordenados en la circular interna 004 de junio 06 de 2013 proveniente de la Subdirección Administrativa y Financiera donde por solicitud y sugerencia de la oficina de Control Interno con fundamento en la Auditoría interna que se realizo en el servicio farmacéutico durante el mes de Mayo y Junio, se hace necesario ordenar un Plan de Contingencia en atención a las inconsistencias presentadas entre el inventario físico y el sistemático de la bodega de farmacia con la finalidad de recibir una unificación de inventario y así mismo solucionar varios de los hallazgos encontrados en esta área relacionado directamente con el Software SIOS de la Entidad. El Plan de contingencia quedo establecido a desarrollarse el 06 de junio con fecha de entrega de resultados el día 11 de junio del año en curso; sin embargo por varios problemas internos relacionados directamente con el SIOS (después de haberse digitado todo el reconteo del inventario al momento de ingresarlo al sistema cuando se le dio guardar por parte del Ingeniero Juan Pablo Buelvas este se desapareció, se borro de forma inexplicable perdiéndose toda la información y el trabajo realizado durante los días que estaban ordenandos para el plan de contingencia, sin embargo el reconteo se había hecho en hojas manuscritas por lo que esa información se pudo conservar). Por lo anterior fue necesario extender el plazo para la entrega de resultados hasta el día 21 de julio de 2013, donde se dejo actualizado en el sistema toda la información concerniente a:

Se digito todo el reconteo de dispositivos y medicamentos que se encontraban en la bodega de la farmacia, logrando la unificación de la información de los Stock físicos y formalizándolos y actualizando del inventario que reposaba en el sistema, es decir, se entiende que quedo un único inventario formalmente actualizado en la fecha de 21 junio de 2013.

Se digitaron todas las notas de cargo de salidas por bodega y de salidas por servicios que se encontraban pendientes por suspensión durante el plan de contingencia colocándose el área de farmacia al día a corte 21 de junio de 2013.

Se digitaron todas las remisiones que se encontraban atrasadas del mes de mayo y las que se encontraban pendientes por suspensión del mes de junio durante el plan de

contingencia colocándose el área de farmacia al día a corte 21 de junio de 2013.

Se realizo y formalizo el cambio de contraseña de los usuarios Julio Carrillo y Arleth Martinez los cuales habían sido habilitados y divulgados a los demás regentes de Farmacia con el fin de hacer uso de todos los equipos de cómputo para hacer un mejor trabajo de equipo. Los cambios de contraseñas se realizaron en presencia de la Ingeniera Edina López el día 24 de Junio, al inicio de esta Sesión quedando solamente autorizados el químico y la regente de farmacia para tener acceso en el SIOS a la Bodega de Farmacia.

Se le da inicio a la entrega formal de la unificación de inventario (Fisico-Sistematico) de la Bodega de la Farmacia de la ESE Hospital Sandiego: Teniendo en cuenta el plan de contingencia establecido por orden de la Subdirección Administrativa y Financiera y la oficina de Control Interno que se inicio en Fecha 06 de Junio de 2013, donde se solicita ajustar a la realidad el inventario del área de farmacia, el cual debía ser entregado el 11 de junio de 2013; procedemos a efectuar las siguientes actividades de solicitudes y verificación, teniendo como veedor principal a la Ingeniera de Sistemas Edina López para los procesos que tengan que ver directamente con el Software de la entidad:

1. Se le solicita al Químico Julio Carrillo y a la Regente de Farmacia Arleth Martínez hacer cada uno una entrega del inventario que reposa en el sistema a fecha 24 de junio de 2013, con el fin de verificar que ambos funcionarios manejen a la perfección el sistema y estén capacitados para acceder y extraer el inventario real y activo al día en caso de futuras auditorías externas e internas y solicitudes administrativas. Una vez comprobado este proceso se procede a recibir una copia impresa del inventario y una en medio magnético.

2. Se solicitan las notas de cargo de medicamentos a fecha 24 de junio en lo que va corrido del día con el fin de verificar que el proceso de suma y resta se esté haciendo correctamente y se esté llevando la digitación del día de manera adecuada. Se solicitan las notas de cargo en físico que están entre las fechas 06 de junio y 24 de junio de 2013 de las cuales se toman al azar 10 copias para el proceso de verificación en el sistema, y se le solicita a la Regente de Farmacia en turno Leydi Mercado Pérez, al Químico Julio Carrillo y la Regente asistente de Farmacia, entrar al Sistema para verificar la digitación de las notas de cargo escogidas en fecha. Inicialmente el sistema en los equipos de cómputo del área administrativa de farmacia registra que dichas salidas no fueron ingresadas, procediendo la ingeniera Edina a solucionar dicho hallazgo encontrado con las notas de cargo correspondiente a fecha 06 de junio. Una vez realizado un procedimiento técnico por parte de la Ingeniera, se logra verificar que la digitación fue hecha correctamente y esta procede a dar la explicación como perito profesional del porque se presento este problema y como logro su solución, de lo cual ella explica que el problema se dio porque no se le estaba indicando el rango de fecha a la cual se deseaba buscar la solicitud entregada del medicamento del paciente y que el proceso correcto sería que en la ventana de entrega de medicamentos hay un filtro que se establece la fecha de inicio a la cual se desea buscar la solicitud, luego se da clic en el

botón buscar entrega en la cual se despliega una ventana donde nos facilita varios criterios para buscar ya sea por nombre, cedula, por consecutivo, etc. Se hace la búsqueda por el nombre del paciente una vez estando en la fecha correcta y esto arroja la información deseada. A pesar de que la Ingeniera da una explicación de la problemática encontrada y aparentemente la soluciona, cuando se procede a solicitar por parte de los Regentes y el químico las notas de cargo escogidas como evidencia, nuevamente el sistema reporta que dichos ingresos no fueron realizados por lo que la Ingeniera procede a explicarles un nuevo método para realizar dicho proceso y así poder extraer los pantallazos que prueban dicha digitación. Es preocupante para la oficina de Control Interno que en medio de este proceso de verificación se logre evidenciar que el químico aun no maneja correctamente el sistema, es decir, que aun no se encuentra apto para estar al frente de procesos o solicitudes que tengan que ver directamente con el SIOS, siempre necesita apoyo de las regentes, por lo anterior se requiere con urgencia una última capacitación y evaluación de manejo del software para el químico Julio Carrillo. La Ingeniera procede a verificar en el sistema un método más sencillo para extraer la digitación de las notas de cargo, encontrando que dentro de la ventana de búsqueda de GESTIÓN FARMACÉUTICA, encontrando que dando clic en la pestaña denominada ENTREGA, se tiene acceso a las notas de cargo que tomamos al azar para verificar dicho proceso; de 10 ordenes tomadas al azar encontramos problemas en 3 de ellas así:

En la primera de Antonio Mestra encontramos que en la orden de 01 de junio de 2013, no corresponde ni el nombre, ni la fecha, ni los medicamentos.

En la segunda de 01 de junio de Ani Restrepo aparece que se hicieron 5 salidas de medicamentos pero ninguna coincide con la lista de la nota de cargo.

En la nota de cargo de 15 de junio de 2013 perteneciente a Ana Guzmán Cogollo aparece un medicamento en el listado que no aparece en el sistema como entregado, esta nota de cargo fue digitada por la Regente de Farmacia Deys Petro (Esta persona se debe llamar a rendir descargos por lo sucedido).

Se establece como una medida para tener en cuenta en los seguimientos adjuntos al plan de mejoramiento de la auditoría realizada a Farmacia en la fecha 20 de Mayo a 11 de Junio de 2013, que todas las notas de cargo al momento de las Regentes, auxiliares y demás personal que labora en Farmacia entregar los medicamentos, deberán diligenciar la columna de DESPACHADO una vez verifiquen que lo que se solicita fue entregado tanto el producto como la cantidad y en caso que este no se encuentre en el stock físico debe anotar la no existencia o la devolución si fuera el caso y colocar los sellos de entregado y recibido con la respectiva firma de quien lo hace en letra legible. Teniendo en cuenta estos hallazgos, por parte de la oficina de Control Interno, se

decide tomar 4 Notas de cargo más al azar para efectos de completar el proceso y ver si es posible encontrar nuevas anomalías. Se realiza correctamente el ejercicio de re verificación sin encontrar nuevas anomalías.

3. Se procede a realizar los procesos de verificación de digitación de las remisiones a

fecha 24 de junio de 2013, este proceso es función específica y única de la Regente de Farmacia Arleth Martínez Gutiérrez y se tendrá en cuenta que dentro del plan de mejoramiento, el plan de contingencia de fecha 20 de Mayo al 11 de junio y oficio de fecha 18 de junio de 2013, se determino que antes de hacer el ingreso al sistema el químico y la regente en mención deben recibir y comprobar las cantidades recibidas de los productos. Para el presente proceso de verificación se tomaran 5 remisiones al azar de 10 que han llegado durante el mes de junio de 2013 a la fecha.

Remisión de Fecha de pedido y entrega: 20 de junio de 2013, numero de remisión: 0745.

Remisión de fecha de pedido y entrega: 07 de junio de 2013 y numero de remisión: 0732.

Remisión de fecha de pedido y entrega: 28 de Mayo de 2013 y número de remisión: 0723.

Remisión de fecha de pedido y entrega: 17 de junio de 2013 y número de remisión: 0742.

Remisión de fecha de pedido y entrega: 11 de junio de 2013 y numero de remisión: 0735.

Se comprueba que las digitaciones fueron hechas en fecha de forma correcta dando fe de esto las evidencias físicas y el concepto veedor profesional de la Ingeniera de Sistemas, pero el proceso de recibido de dichos medicamentos reporta que la hoja de remisión no reposa muchas veces con la firma de quien recibe o la firma de quien entrega y verifica o incluso en algunas no reporta ninguna de las mencionadas firmas, situación de alerta teniendo en cuenta que la firma del que hace la entrega del pedido por parte del proveedor es la prueba de la formalización de dicho proceso.

4. Se procede a verificar el proceso de digitación de las notas de cargo por servicio, función que le corresponde específicamente a la Regente de Farmacia Arleth Martínez Gutiérrez, donde se recuerda que antes de la auditoria anterior, este proceso se venía realizando mensualmente afectando directamente las cantidades del inventario que reposaban en físico con las que se encontraban relacionadas en el inventario del sistema. Se toman al azar 8 notas de cargo para efectos de la verificación. Una vez revisadas en el sistema se comprueba que las digitaciones de las notas de cargo por servicio ya se vienen realizando diariamente y fueron hechas en fecha y en forma correcta dando fe de esto las evidencias físicas y el concepto veedor profesional de la Ingeniera de Sistemas.

Se suspende el proceso de entrega del Plan de Contingencia y verificación a las 3:15 PM el día 24 de junio de 2013, con el propósito de reabrir Sesión el 25 de junio de 2013 a las 8:00 AM. Se reinicia sesión de verificación del proceso de entrega del Plan de Contingencia el 25 de junio de 2013 a las 9:05 AM.

5. Se le solicita al químico Julio Carrillo, hacer entrega de los oficios o requerimientos internos que fueron necesarios implementar por orden de la ofic. De C. Interno durante la ejecución de la auditoria que se realizo del 20 de Mayo al 11 de Junio de 2013. El Químico Julio Carrillo hizo entrega formal de 9 oficios los cuales relacionan temas como: Informe de Plan de Contingencia, informe de entrega de digitación de notas de cargo atrasadas, informe sobre las funciones y nuevos encargos a la funcionaria Arleth Martínez Gutiérrez, comunicación sobre nuevos procesos de recibo y entrega de pedidos, digitación de las notas de cargo por servicio, oficio informando el hallazgo de un producto no autorizado dentro de la nevera de la dependencia violando normatividad farmacéutica y oficio de solicitud de especificación de funciones de la funcionaria Arleth Martínez Gutiérrez. Durante la sesión de entrega de inventario dentro del Plan de Contingencia que estamos desarrollando, se hace entrega por parte del servicio Farmacéutico un informe de inconsistencias con fecha de 24 de junio de 2012, donde se nos comunican varias anomalías que se vienen presentando con el descargue de las notas de cargo de los medicamentos posterior al reconteo y unificación en el sistema de los medicamentos y dispositivos donde hay productos que siguen quedando pendientes por descargar porque el sistema dice “que no hay existencia” cuando si existe en bodega o en el stock el medicamento o el dispositivo que se está buscando (haciendo la salvedad que las notas de cargo primero son diligenciadas de forma manuscritas y por lo tanto se realiza la entrega del medicamento de manera previa a la digitación de estas en el sistemas). También se relacionan anomalías frente a laos procesos de devolución y más delicado aun dentro del proceso de reconteo e ingreso de información al sistema se detectaron pacientes con dispositivos médicos y medicamentos pendientes por descargar de años anteriores.

6. Teniendo en cuenta la anomalía relacionada en el informe de inconsistencias de fecha 24 de junio de 2012 presentado a la oficina de Control Interno, frente a las notas de cargo que siguen presentando inconsistencias al momento de ser descargadas después que se realizo todo el proceso de actualización en el sistema, se le coloca en conocimiento al Ingeniero Juan Pablo Buelvas el problema en referencia y se le entrega en físico el paquete de las notas de cargo pendientes por descargar con el fin de buscar la explicación y la solución. Una vez el ingeniero revisa las N. C. en compañía de la Regente de Farmacia Deys Petro, expresa su concepto profesional así: “Se analiza los movimientos de algunos productos que no aparecen en Bodega y se verifica con el conteo inicial ingresado en el sistema con fecha 07 de junio de 2013, se concluye que los productos ingresados en el conteo ya han sido entregados por los regentes y por lo tanto tienen en existencia cero unidad, también se verifica los productos duplicados en donde las existencias las tiene el que no está relacionado con el medicamento al que se

le está dando la salida. Para el primer caso se recomienda a quien hace las entradas y las salidas al inventario, realizar un ajuste de entrada ya que existen productos en bodega. Para el segundo caso se aconseja relacionar el medicamento que se le está dando salida con el que realmente tiene existencia en el sistema”.

Frente a la anomalía referente a los que quedaron pendientes por entregar que le siguen apareciendo medicamentos y dispositivos médicos pendientes por descargar de periodos anteriores, el Ingeniero Juan Pablo Buelvas como encargado del área de Sistemas queda comprometido a exponer el caso a Sysnet con el fin de buscar la forma de eliminar o dar de baja del sistema los medicamentos o insumos antes del reconteo definitivo que ajusta el inventario a la fecha, teniendo en cuenta que en este momento no se puede ni hacer las entregas de un medicamento antiguo por que quedaría en el registro en el sistema como una descarga actual, generando una falsa alteración del inventario a la fecha actual y tampoco los ingenieros están capacitados para hacer la eliminación por base de Datos.

Se suspende la Sesión hasta las 2:30 PM con el fin de que las regentes de farmacia comiencen a ejecutar la primera solución dada por el ingeniero frente a las notas de cargo que presentaban inconsistencias y así poder extraer del sistema una copia al día en fecha y hora a esta reunión para así poder terminar el proceso de verificación de unificación de inventario con todas las inconsistencias que se encontraron en el sistema debidamente saneadas. Se retomara sesión a las 2:30 PM Se reabre la sesión a las 3:30 PM dejando constancia que ya fueron ingresadas al sistema todas las notas de cargo que presentaban inconsistencia con algunos medicamentosa que no reportaban existencia en el stock después de haberse realizado el ajuste por entrada de los medicamentos y dispositivos que presentaban este problema. Teniendo en cuenta lo anterior se procede a finalizar la entrega de la información con el proceso de verificación de inventario a fecha 25 de junio de 2013.

7. Por último se tomara una copia del inventario actualizado en fecha y hora de 25 de junio a las 4:00 PM para realizar el proceso de verificación entre el stock físico y la información que se encuentra reposando en el sistema, se hace claridad que el reconteo se realizo entre el 06 de junio y el 08 de junio (sábado por la mañana), los dias del 08 al 10 de junio se hizo el proceso de digitalización y reconteo y el día 11 de junio se pierde la información cundo se trataba de guardar en el sistema en manos de Juan Pablo; por lo que se hizo necesario digitar nuevamente el reconteo durante los días 11 al 15 de junio que es el día en que se termina de digitar totalmente toda la información del reconteo. Durante los días 16 al 21 de junio se digitaliza al sistema toda la información que estaba pendiente por suspensión por el plan de contingencia los cuales corresponden a: notas de cargo por salida, notas de cargo por servicios y las remisiones, es decir, que durante esta semana se entiende que ya el sistema estaba realizando su proceso automático de suma y resta, es decir, que se entiende que con el proceso de verificación que se realiza a continuación no debería existir inconsistencias o fallas algunas. A continuación se tomaran 21 medicamentos y dispositivos para

efectos del proceso de verificación. Este proceso se hace en presencia de: Jefe de control interno, Químico farmacéutico JULIO CARRILLO, Regentes de Farmacia ARLETH MARTINEZ y LEYDI MERCADO, Ingeniero Sistemas JUAN PABLO BUELVAS y Aux. Administrativo OSCAR HERNANDEZ.

DISPOSITIVO/MEDICAMENTO/INSUMOS STOCK FISICO

STOCK SISTEMA

COMPATIBILIDAD DIF.

ACEITE MINERAL 3 3 SI

ACETAMINOFEN JARABE X 60 MG 49 35 NO S

ACETAMINOFEN GOTAS X 30 ML 5 5 SI

ACICLOVIR X 250 MG/10 ML AMP VITALIS 40 60 NO F

ACIDO VALPROICO X 250 MG BAGO 41 59 NO F

ACIDO VALPROICO X 250 MG AL PHARM 17 41 NO F

AGUJA HIPODERMICA NRO. 21 CORPAUL 300 300 SI

AGUJA HIPODERMICA NRO. 21 NIPRO 103 504 NO F

AGUJA RAQUIDEA NRO. 27 B/BRAUN 234 234 SI

ALPRASOLAM X 0.25 MG TABLETA EXPOFARMA

57 76 NO F

AMLODIPINO X 10 MG LAPROFF 219 208 NO S

ATROPINA SULFATO X 1 MG RYAM 9 17 NO F

ATROPINA SULFATO X 1 MG FARMIONI 0 114 NO F

ATROPINA SULFATO X 1 MG VITALIS 84 50 NO S

BUPIVACAINA X 0.5 % X 10 ML ROPSOHN 113 74 NO S

CARBAMAZEPINA X 200MG TAB. 66 65 SI

CIANOCOBALAMINA X 1 MG AMP ECAR 26 20 NO S

FLUOXETINA CAP. X 20 MG COASPHARMA

26 26 SI

INHALOCAMA ADULTO 48 49 SI

NALOXONA AMP 18 18 SI

SUCRALFATO SOBRE X 1 G ROPSOHN 168 168 SI

Se tomaron como evidencia en el proceso de verificación el inventario del reconteo el cual está hecho en Excel y de forma manuscrita en el cual se recogió toda la información del ejercicio del reconteo que realizaron todas las regentes con las auxiliares; también se toman como evidencia un inventario extraído del sistema actualizado hasta la fecha de verificación. HALLAZGOS:

1. Verificando las existencias físicas de la bodega de farmacia de 21 productos, se encontraron 09 que coinciden en cantidad con la evidencia del sistema y 12 que no coinciden de las cuales 05 son por sobrante y 7 por faltante, los medicamentos son:

DISPOSITIVO/MEDICAMENTO/INSUMOS STOCK FISICO

STOCK SISTEMA

COMPATIBILIDAD DIF.

ACEITE MINERAL 3 3 SI

ACETAMINOFEN JARABE X 60 MG 49 35 NO S

ACETAMINOFEN GOTAS X 30 ML 5 5 SI

ACICLOVIR X 250 MG/10 ML AMP VITALIS 40 60 NO F

ACIDO VALPROICO X 250 MG BAGO 41 59 NO F

ACIDO VALPROICO X 250 MG AL PHARM 17 41 NO F

AGUJA HIPODERMICA NRO. 21 CORPAUL 300 300 SI

AGUJA HIPODERMICA NRO. 21 NIPRO 103 504 NO F

AGUJA RAQUIDEA NRO. 27 B/BRAUN 234 234 SI

ALPRASOLAM X 0.25 MG TABLETA EXPOFARMA

57 76 NO F

AMLODIPINO X 10 MG LAPROFF 219 208 NO S

ATROPINA SULFATO X 1 MG RYAM 9 17 NO F

ATROPINA SULFATO X 1 MG FARMIONI 0 114 NO F

ATROPINA SULFATO X 1 MG VITALIS 84 50 NO S

BUPIVACAINA X 0.5 % X 10 ML ROPSOHN 113 74 NO S

CARBAMAZEPINA X 200MG TAB. 66 65 SI

CIANOCOBALAMINA X 1 MG AMP ECAR 26 20 NO S

FLUOXETINA CAP. X 20 MG COASPHARMA

26 26 SI

INHALOCAMA ADULTO 48 49 SI

NALOXONA AMP 18 18 SI

SUCRALFATO SOBRE X 1 G ROPSOHN 168 168 SI

Analizada esta información se determina un error de reconteo ya que algunos productos tienen en el sistema las cantidades duplicadas y algunas veces repetidas en otro lote con el mismo nombre. De igual forma el químico y las regentes manifiestan que hubo problema de organización al momento de ejecutar una estrategia para realizar el reconteo, donde muchas veces las regentes contaban el mismo stock que ya había sido contado por alguna otra compañera, también vemos que hay medicamentos o insumos con las mimas especificaciones pero con diferentes laboratorios, características estas que no fueron tenidas en cuenta por las Regentes de Farmacia y las Auxiliares ni tampoco fue previsto por el químico Julio Carrillo por lo que al momento de hacer los conteos, unificaban toda la información, cifras estas que no iban a coincidir nunca con el inventario que reposa en el sistema el cual si diferencia los laboratorios. Lo anterior genera una “posible” justificación a las inconsistencias que presenta el sistema a fecha 26 de junio de 2013, ya que se entiende que si el reconteo y la digitación se hubiesen hecho de manera correcta desde el día 16 de junio, donde el inventario se entiende que comenzó a hacer el ejercicio de suma y resta automáticas, puesto que en estas fechas hasta el día de hoy se comenzaron a digitar todas las notas de cargo, remisiones, notas de cargo con inconsistencias sobre un inventario que se presumía ya se encontraba unificado y actualizado desde el día 15 de junio del año en curso.

Proposiciones y compromisos: Teniendo en cuenta los 7 puntos verificados y los hallazgos encontrados de la información concerniente al plan de contingencia establecido con la circular 004, se establece como compromisos y medidas de solución lo siguiente:

1. Que el área de sistemas en cabeza del ingeniero Juan Pablo Buelvas Berrio, se comprometa a pasar un oficio e informar a SISNET sobre los medicamentos que aparecen como pendientes desde periodos anteriores con el fin de ver la posibilidad que estos puedan ser eliminados del sistema o descargarlos sin afectar la bodega actual de farmacia o las salidas que reporta el sistema en esta vigencia. Lo anterior previo oficio de solicitud por parte de la Sub administrativa de la entidad.

2. La Gerencia y/o la Subdirección administrativa y Financiera, solicitaran la explicación concerniente al medicamento faltante en la nota de cargo nro. 295737 de facha 15 de junio de 2013 de la paciente Ana Guzmán cogollo, la cual fue digitada por la regente de farmacia Deys Pacheco donde se reportan 09 medicamentos despachados según el físico de la nota de cargo pero al momento de hacer la verificación de esta en el sistema, el pantallazo solo reporta 08 medicamentos. El medicamento faltante es Cloruro de Potasio.

3. La Gerencia y/o la Subdirección administrativa y Financiera, solicitaran al servicio farmacéutico en cabeza del químico Julio Carrillo, una explicación que fundamente el porqué no aparecen como digitadas por ningún lado en el sistema las notas de cargo nro. 281503 y 281504 de fechas 01 de junio de 2013 de los usuarios Antonio Mestra y Anis Restrepo y que es imposible determinar cual regente hizo la entrega puesto que hacían uso del sello de recibido pero no existe firma legible de quien recibe.

4. Se compromete al área de farmacia a realizar nuevamente el proceso de reconteo en razón a que este servicio justifica las inconsistencias que aun se presentan a una mala organización y a un mal reconteo de medicamentos, que deberá ser entregado mas tardar el 02 de julio del presente año.

Para constancia de lo anterior, se firma esta acta por los que en ella intervinieron. _______________________ ________________________ JULIO CARRILLO YICELA URBIÑA Químico Farmacéutico Jefe Control Interno _________________________ ________________________

JUAN P. BUELVAS EDINA LOPEZ Ing. De Sistemas Ing. De Sistemas ______________________ ________________________ CESAR BURGOS OSCAR GALLON PEREZ Sub. Administrativo y Financiero Gerente (E) _________________________ OSCAR HERNANDEZ Secretario Acta

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

FECHA: Cereté, 25 de septiembre de 2013

PARA: AREA DE FARMACIA

ASUNTO: SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO POR

AUDITORIA

Cordial saludo:

Con motivo de evaluar el plan de mejora que se estableció mediante auditoria en el mes de Mayo y junio de 2013 para dicha área, me permito

solicitarles la información concerniente al cumplimiento de los requerimientos de mejora que fueron establecidos por el informe de auditoría de la oficina de control interno y la subdirección administrativa y

financiera, así mismo informar los avances en el área y anomalías que se sigan presentando. Para presentar la información se establecerá un plazo de

no más de tres días hábiles, es decir, el 30 de septiembre 2013. La anterior debido a que se han manifestado quejas por vencimiento en

medicamentos y realizar los debidos seguimientos a los planes de mejoramiento establecidos por la oficina de control interno en pro del

cumplimiento del MECI.

Les recuerdo que el área de farmacia debe seguir con la actividad y el dinamismo permanente con el propósito de seguir al pie de la letra el manual de procesos y procedimientos.

Diligenciado por: YICELA CAROLINA URBIÑA

NAVAS Fecha:

12 DESEPTIEMBRE

2013