SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

“PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA CONTABLE DE

IWOJIMA CONSULTORES, S.A. DE C.V.”

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

L O L A O R T E G A G O R G U A

ASESORES: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán Lic. Esteban Landa Rodríguez.

MÉXICO, D. F. 2013

Í N D I C E.

Prefacio I

Introducción III

CAPÍTULO I IWOJIMA CONSULTORES S.A DE C.V. Y SU ARCHIVO

DE CONCENTRACIÓN CONTABLE.

1.1 Antecedentes generales…................................................................. 1

1.2 Organización administrativa…………………………………………….. 3

1.3 Misión, visión y valores………………………………………………….. 11

1.4 Fundamento legal de la documentación contable……………………. 13

1.5 Situación actual del Archivo de Concentración Contable…………… 14

1.5.1 Recursos Humanos………………………………………………. 15

1.5.2 Recursos Materiales……………………………………………… 17

1.5.3 Recursos Técnicos……………………………………………….. 18

1.5.4 Recursos Tecnológicos………………………………………….. 19

1.5.5 Servicios…………………………………………………………… 20

1.5.6 Usuarios……………………………………………………………. 21

CAPÍTULO II EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, EL DOCUMENTO CONTABLE Y LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE CONTROL Y CONSULTA.

2.1 Teoría del Ciclo Vital de los Documentos…………………………….. 22

2.2 Archivo de Concentración……………………………………………… 24

2.3 Principio de procedencia y principio de respeto al orden original…. 28

2.4 Organización documental………………………………………............. 31

2.4.1 Clasificación……………………………………………………… 31

2.4.2 Ordenación………………………………………………………. 32

2.5 Documento contable…………………………………………………….. 34

2.6 Instrumentos Archivísticos de Control y Consulta……………………... 35

CAPÍTULO III PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

SEMIACTIVA DE IWOJIMA CONSULTORES S.A. DE C.V.

3.1 Organización del Archivo Contable……………………………………… 48

3.1.1 Identificación………………………………………………….......... 48

3.1.2 Clasificación………………………………………………………… 49

3.1.3 Ordenación…………………………………………………………. 50

3.1.4 Descripción…………………………………………………………. 54

3.2 Calendario propuesto para realizar las actividades…………………….. 55

3.2.1 Calendario de organización………………………………………. 55

3.3 Instrumentos Archivísticos de Descripción y Control…………………… 58

3.3.1 Instrumentos de Descripción……………………………………… 58

3.3.2 Instrumentos de Control…………………………………………… 66

Comentarios 75

Conclusiones 76

Bibliografía 77

I

PREFACIO La elección de este proyecto a desarrollar tiene como fundamento la necesidad que

hay de implementar la teoría y la práctica archivística en la empresa Iwojima

Consultores, S.A. de C.V., para la organización a nivel intelectual. donde se apliquen

conocimientos en una materia tan importante como es el archivo.

Laborando desde hace 4 años en la empresa se seleccionó el proyecto dirigido al

área de contabilidad por la importancia de la documentación, (sin menospreciar las

demás áreas) que permite reflejar la necesidad de tener la documentación con todo

un proceso de organización, control y consulta para poder replicarlo a todas las

áreas de la empresa.

Como archivista me ha permitió llevar la teoría a la práctica y conocer la

benevolencia que tiene nuestra carrera en el sector privado, con los conocimientos

trasmitidos por los maestros en sus materias.

Puedo decir que no hubo obstáculos ya que, la Dirección General se encuentra con

toda la disposición para este proyecto y los que se generen para la aplicación en

materia archivística, con la actualización de la plantilla de personal para estas áreas

se podrá seguir el trabajo archivístico de la mejor manera posible.

Respetar los procesos que se propongan para la implementación del proyecto nos

llevara a un círculo de resultados positivos.

La finalidad del trabajo es que el Archivo Contable de Iwojima Consultores sea

reconocido como un lugar seguro, ordenado y limpio para la custodia de la

documentación, que contará con la infraestructura necesaria para albergar toda la

documentación semiactiva de la empresa.

Tengo que agradecer a todas las personas que intervinieron en la realización de

este proyecto, por las aportaciones, tanto teóricas como prácticas para conducir este

trabajo lo mejor posible.

II

XXXVI.-Ten fe en tus propósitos y persevera en ellos

con la confianza de hacerlos realidad,

cualquier buen éxito súmalo al estímulo de tus esfuerzos.

Cualquier fracaso anótalo en el catálogo de tus experiencias;

mas nunca abandones tu tarea ni la empobrezcas con tu desaliento.

Ideario Pentatlonico

III

INTRODUCCIÓN

Iwojima Consultores S.A. de C.V., es una empresa que funciona como una

Outsourcing, su objetivo es la prestación de toda clase de, servicios asesoría y

consultoría en cualquier rama o disciplina sin importar su naturaleza.

Una empresa que ofrece servicios, debe contar con una organización interna

impecable, por cada departamento debe tener el control para brindar un servicio de

calidad a cada uno de sus clientes, los cuales contarán con la confianza que están

contratando una empresa que cubrirá todas sus necesidades.

Iwojima Consultores S.A. de C.V., dentro de su organización estructural

encontramos el área de contabilidad, uno de los problemas más graves que maneja

es la falta de procesos archivísticos en el área de documentación semiactiva, que se

resguarda en el Archivo Contable de la empresa la cual carece de un tratamiento

archivístico y políticas para su manejo.

Lo anterior genera problemas en los servicios a los usuarios:

1) Existencia física no real de documentación física.

2) Información incompleta.

3) Pérdida de tiempo del usuario.

4) Prestación de servicio deficiente al usuario.

5) Inversión de tiempo del propio usuario en su búsqueda para obtener la

información en el área de archivo de concentración.

En procesos archivísticos no realizados encontramos, la falta de expurgo que

genera:

1) Ocupar espacio físico innecesario.

2) La guarda de información sin relevancia.

3) Mantener en la documentación material que daña al soporte (grapas, broches,

clips, etc.).

IV

En materia de conservación:

1) No se han retirado las guardas de archivo de trámite (carpetas), por lo que se

agrava el daño a la documentación.

2) No se ha destinado estantería o cajas adecuadas para este fondo.

La falta del establecimiento de organización archivística:

1) No se han generado políticas para el manejo del acervo.

2) No se han identificado las series existentes en documentación contable

semiactiva.

3) Falta crear instrumentos de control.

4) Crear instrumentos de consulta.

5) Una ubicación física que permita su fácil acceso.

Por lo expuesto anteriormente en el presente trabajo se propone elaborar la

propuesta para la documentación semiactiva contable de Iwojima Consultores S.A

de C.V., para lograr un mejor control del acervo a efecto de optimizar la consulta y

el préstamo de documentos.

Se llevará a cabo por medio de una investigación documental para conocer el

entorno teórico para conformar el marco teórico.

Finalmente con los conocimientos adquiridos sobre la funcionalidad de la institución

se implementara el método topográfico a la organización física y se adecuaran los

instrumentos de descripción con la teoría recopilada.

La estructura del trabajo se compone en tres capítulos:

El primer capítulo tiene como objetivo describir las características de la empresa,

tomando sus antecedentes, visión, misión y organización administrativa, así como la

descripción de su archivo contable.

El segundo capítulo expone el marco teórico que sustenta el trabajo, abarcando

temas como el ciclo vital del documento, archivo de concentración, la organización

V

documental, el documento contable y los Instrumentos de control y consulta que nos

permitirá fundamentar la propuesta de solución.

El tercer capítulo, describe las acciones de un diagnóstico, la conformación de la

propuesta de organización del Archivo Contable de Iwojima Consultores S.A. de

C.V., con sus instrumentos archivísticos de control y consulta.

1

CAPÍTULO I

IWOJIMA CONSULTORES S.A. DE C.V. Y SU ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CONTABLE.

El presente capítulo tiene como objetivo describir las características de la empresa

tomando sus antecedentes, visión, misión y organización administrativa, así como la

descripción de su archivo contable.

1.1 Antecedentes Generales El 15 de diciembre de 1998 en la Ciudad de México, Distrito Federal se constituyó

como una sociedad mercantil “IWOJIMA CONSULTORES, S.A.1 de C.V.2, es una

empresa mexicana, regida principalmente por la Ley General de Sociedades

Mercantiles, que tiene por objeto la constitución y el funcionamiento en general.

“El artículo 1° de esta Ley reconoce las siguientes especies de sociedades

mercantiles:

I. Sociedad en nombre colectivo.

II. Sociedad en comandita simple

III. Sociedad de responsabilidad limitada.

IV. Sociedad anónima.

V. Sociedad en comandita por acciones.

VI. Sociedad cooperativa.”3

“Cualquiera de las sociedades a que se refieren las fracciones I a V (…) podrán

constituirse como sociedades de capital variable observándose entonces las

disposiciones del Capitulo VIII de esta Ley.”4

1 Ley General de Sociedades Mercantiles, Artículo 87.- “Sociedad anónima es la que existe bajo una denominación y se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones.” 2 Ibídem. Artículo 213.-“En las sociedades de capital variable el capital social será susceptible de aumento por aportaciones posteriores de los socios o por la admisión de nuevos socios, y de disminución de dicho capital por retiro parcial o total de las aportaciones, sin más formalidades que las establecidas por este capítulo.” 3 LUNA GUERRA, Antonio. Régimen Fiscal de la Enajenación de acciones 2005, casos prácticos sobre temas de difícil interpretación. ISEF, Empresa líder p.16. 4 Ídem

2

En 1998, la empresa se estableció por primera vez en, Av. San Bernabé No. 389,

Col. San Jerónimo Lídice, Delegación Magdalena Contreras hasta 2004, cambiando

en ese mismo año a Av. Insurgentes Sur No. 1605 Piso 15, Modulo 3, Col. San José

Insurgentes, Delegación Benito Juárez, donde actualmente se encuentra.

La empresa presta servicio como una Outsourcing, los orígenes históricos de estas

empresas los encontramos en el planteo de tercerizar actividades en forma

generalizada surgiendo de la economía actual con sus constantes cambios

tecnológicos, la globalización, la desregulación del comercio mundial, y la fuerte

competencia en toda área de negocios.

Estas circunstancias en conjunto, modificaron a la brevedad el escenario económico.

Así fue como aparecieron las pequeñas compañías que hicieron temblar a los

grandes históricos de los negocios de todo el mundo. Entonces estos últimos

revisaron sus valores agregados y comenzaron a contratar con terceros una serie de

actividades no específicas con el fin de ampliar su capacidad y poder competir con

estas nuevas organizaciones.

Por otro lado a fines de los años 80, se acentuó la recesión económica internacional,

y la reducción de costos pasó a ser un objetivo central. De esta manera se dio el

nacimiento de la tercerización o llamado también outsourcing. Surgió como elemento

clave para la reducción de costos y obtención de la máxima rentabilidad.

Todas las actividades pueden tercerizarse, más allá de que es recomendable que

aquellas que son vitales para la empresa sean excluidas, por ejemplo, la gestión

comercial, o la parte esencial del proceso productivo.5

La empresa IWOJIMA CONSULTORES, S.A. de C.V., en sus inicios brindó

servicios a otras empresas sobre administración y finanzas, facturación, recursos

humanos y archivo a lo que posteriormente se integraron servicios de contabilidad,

sistemas y mensajería.

5ZAPATA DOMÍNGUEZ, Álvaro, MURILLO VARGAS, Guillermo, MARTÍNEZ CRESPO, Jenny. Organización y Management: Naturaleza, objeto, método, investigación y enseñanza. Ed. Universidad del Valle. Cali, Colombia: Abril: 2006. pp. 92-94.

3

Durante el periodo de 1998 hasta el 2006, la documentación contable de la

empresa, era administrada por un tercero, dicha documentación ya en 2007 fue

administrada por su propia gestión.

1.2 Organización Administrativa

Antes de describir su organización administrativa es necesario definir que es una

outsourcing6 es “…el proceso por el cual una empresa contrata a otra para la

realización de ciertos servicios o desarrollo de procesos y productos importantes

para la organización, con el fin de concentrarse en aquellos procesos que son más

de la suya” 7

Los servicios que ofrece y desarrolla la empresa o nuestro objeto de estudio son

los siguientes:

I. La importación, exportación, comercialización, distribución, promoción

consignación, fabricación maquila, compra, venta de toda clase de alimentos

sin importar su presentación o estado de procesamiento, naturaleza u origen,

uso o destino; conservas; vinos y licores; así como también toda clase de

enseres mayores y menores; toda clase de muebles y enseres domésticos,

comerciales e industriales; todo genero de ropa o cualquier prenda de vestir, y

en general cualquier producto textil o de punto; artículos deportivos; joyería;

toda clase de artículos e implementos ópticos y de precisión; equipos

eléctricos; electrónicos; artículos, herramienta, maquinaria, enseres y

accesorios para el hogar, industrias, oficinas, comercios, hospitales,

laboratorios, empresas y para personas físicas o morales que lo soliciten; así

como refacciones y accesorios para la industria automotriz; de toda clase de

artículos de tocador, belleza y perfumería, así como de insumos y materias

primas para la industria farmacéutica y cosmética, conocidas y por conocerse;

6 Outsourcing: Es un término en inglés muy utilizado en el idioma español pero que no forma parte del diccionario de la Real Academia Española. Su vocablo es equivalente a la “subcontratación”. BEIGBEDER, Federico. Diccionario técnico, Inglés-Español, Español-Inglés. Editorial Díaz de Santos S.A de C.V, 2da. edición 2006. p. 362. 7 ZAPATA DOMÍNGUEZ, Álvaro, MURILLO VARGAS, Guillermo, MARTÍNEZ CRESPO, Jenny. Organización y Management…. Op. Cit. p. 89.

4

y en general la realización de todo acto de comercio sin distingo de productos

y destinos de los mismos.

II. Obtener y conceder préstamos, otorgando y recibiendo garantías específicas,

emitir obligaciones, aceptar, girar, endosar o avalar toda clase de títulos de

crédito y otorgar fianzas o garantías de cualquier clase respecto de las

obligaciones contraídas o de los títulos emitidos o aceptados por terceros.

III. La representación en la República o en el extranjero en calidad de agente,

comisionista, factor, intermediario, representante o mandatario de toda clase

de personas físicas o morales, nacionales o extranjeras; la celebración de

toda clase de contratos; la ejecución y realización de actos jurídicos,

mercantiles, civiles o profesionales, ya sean en nombre propio o en

representación de terceros.

IV. La compra, venta, arrendamiento, sub-arrendamiento o por cualquier otro

título legal la adquisición de toda clase de bienes muebles o inmuebles que

sean propios y necesarios para consecución del Objeto Social.

V. Adquirir o enajenar partes sociales y acciones de otras empresas de igual o

distinto giro mercantil.

VI. En genera, el ejercicio del comercio y la realización de contratos, actos y

operaciones que sean necesarios y se relacionen con los anteriores fines, o

que estén permitidos por la Ley a una Sociedad.

Como se podrá observar la empresa legalmente puede otorgar servicios en

diferentes áreas tal es así que como ejemplo; ha brindado servicio de organización

de archivos, guarda, custodia y digitalización.

5

• Organigrama El organigrama8 de la empresa está estructurado de la siguiente manera:

Los departamentos que se muestran en el organigrama son los que se tienen fijos

dentro de la institución para algún servicio que no está contemplado dentro del

organigrama se contrata a una Outsourcing que provea y cubra las necesidades del

cliente y de la misma empresa.

• Consejo Directivo Es la máxima autoridad de Iwojima Consultores S.A de C.V., está conformado por

los fundadores de la empresa. Este se formo para la toma de decisiones se reúne

con una frecuencia determinada, marcan la línea estratégica a seguir que competan

a la empresa en el rumbo y el cumplimiento de las metas que se plantearon al inicio

de año. Se apoya a partir de los reportes enviados mensualmente de todas las áreas

y expresa su control por medio del área de Administración y Finanzas con la

presencia de un socio en la administración.

8 “Un organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal de una organización en un momento determinado”. BOLAND, Lucrecia. Funciones de la Administración Pública. Teoría y Práctica Editorial Ediuns 2007. p.70.

Consejo Directivo

Administración y Finanzas

Archivo Sistemas

Contabilidad

Facturación y Cobranza

6

• Administración y Finanzas Es el departemento que coordina todas las áreas a través de las atribuciones

otorgadas por el Consejo Directivo para el control de todas las actividades.

Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa

con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor

desempeño de la empresa.

En Conjunción con el área Contable lleva el control y la supervisión de los

presupuestos anuales.

Sus principales funciones:

Se encarga de las políticas financieras, de proporcionar asesoría a los

proyectos y departamentos en su manejo administrativo y presupuestario de

tal modo que se logre una ejecución ágil y eficiente de las actividades,

además de un gasto racional en el presupuesto, etc.

Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando

los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas

de la empresa.

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas

propuestas.

A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y

estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo

con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los

recursos disponibles.

Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos

necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la

empresa.

Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento

para potenciar sus capacidades.

Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y

estrategias determinados.

7

Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos

y grupos organizacionales.

Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes

y estándares de ejecución.

Se encarga de la contratación y despido de personal.

Manejar la relación directa con bancos (obtención y renovación de préstamos,

transacciones en dólares, etc.).

Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos, cartas

de crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su

aprobación. 9

• Contabilidad Sus funciones principales son llevar a cabo los asuntos contables de toda la

empresa, la revisión de todos los movimientos contables así como la presentación al

Consejo de Directivo de los estados financieros mensuales y anuales.

Se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y

procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y

registro de las operaciones financieras, presupuestales.

Así como:

Llevar la contabilidad actualizada.

Determinar impuestos.

Capturar información en el programa informático COI.

Realizar cálculo de impuestos.

Elaboración de estados financieros.

Elaboración de flujos de efectivo.

Elaboración de conciliaciones.

Recopilar información (comprobantes de gasto) de tarjeta de crédito

corporativa.

9 Manual de organización. Iwojima Consultores S.A. de C.V. p.10.

8

Apoyar a las actividades de cobranza.

Elaborar declaraciones (con terceros, estadísticas en ceros, IETU).

Actualizar la información de clientes de COI con la información de la cartera

por socio.

Archivar documentos.

Realizar acumulados para la elaboración de la declaración de sueldos y

salarios.

Elaborar declaración anual.

Apoyar a auditores externos.

Apoyar al área administrativa.

Elaborar finiquitos y/o liquidaciones.

Elaborar estados de cuenta por cliente.

Elaboración de comisiones para algunos abogados

Realizar trámites ante el SAT10

Esta área es la que produce la documentación en la que se realizara el presente

trabajo.

• Facturación y Cobranza Su principal función es el Control en la emisión de facturas, así como gestionar la

cobranza ante los diferentes clientes del Iwojima Consultores. Más detalladas sus

funciones se muestran a continuación:

Efectuar los cálculos monetarios, valorizando los servicios que presta la

empresa, en base a las tarifas establecidas, emitiendo facturas en todos los

casos.

Programar, supervisar y controlar permanentemente los procesos de

facturación, así como la información estadística emitida por el software

implementado (APTUS).

Centralizar la información de las diferentes áreas relacionadas con la

facturación de los servicios, así como controlar, verificar y dar conformidad a

la consistencia previa y posterior de la facturación emitida.

10 Ibídem, p. 11.

9

Controlar y verificar la consistencia y veracidad de la información que será

expresada por el software implementado (APTUS) para la emisión de órdenes

de cobro.

Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos

implementados.

Organizar y actualizar la segmentación de las cobranzas según zonas

geográficas para dinamizar y optimizar la cobranza.

Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.

Evaluar el comportamiento mensual de la recaudación efectuada.

Conducir o coordinar las cobranzas morosas.

Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando

periódicamente las medidas adoptadas.11

• Sistemas

Gran parte de la actividad que se desarrolla en el Área de Sistemas corresponde a la

administración de los sistemas operativos y al soporte a los usuarios de sus equipos

con los objetivos de garantizar la continuidad del funcionamiento de las máquinas y

del software al máximo rendimiento, y facilitar su utilización a todos los sectores de

la Empresa.

Esta labor se desarrolla en tareas como éstas:

Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de averías.

Sintonía del sistema operativo y optimización del rendimiento.

Gestión de cuentas de usuario y asignación de recursos a las mismas.

Preservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos

de usuario, incluyendo copias de seguridad periódicas.

Evaluación de necesidades de recursos (memoria, discos, unidad central) y

provisión de los mismos en su caso.

Instalación y actualización de utilidades de software.

Atención a usuarios (consultas, preguntas frecuentes, información general,

resolución de problemas, asesoramiento, etc.).12

11 Ibídem, p. 13. 12 Ibídem, p. 14.

10

• Archivo:

El Archivo de Iwojima Consultores, tiene como funciones generales:

Reunir, conservar, clasificar, describir, administrar y facilitar los documentos

pertenecientes a la empresa.

Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación

de documentación.

Realizar digitalización en toda la documentación que haya sido valorada para

su destrucción.

Suministrar información de los archivos cuando un usuario lo requiera a

excepción cuando el documento sea de uso restringido.

Prepara y publicar guías, inventarios, índices e instrumentos auxiliares que

permitan la consulta del acervo.

Gestión, control y atención en sala de usuarios.

Gestión de solicitudes de usuarios, las cuales se manejan por vía correo

electrónico, personales y vía telefónica.

Servicio de reprografía.

Control de los procedimientos de digitalización, mantenimiento y acceso.13

Dentro del área de archivo se maneja y conserva un acervo bibliográfico el cual

contiene un material de consulta para los diferentes asuntos que se manejan dentro

del despacho.

Ejemplos:

Diario Oficial de la Federación: Órgano de difusión del gobierno constitucional

de los Estados Unidos Mexicanos, en formatos cd e impreso.

La colección anual Calvo Nicolau, Enrique, donde se puede encontrar el

Sumario mercantil, Sumario civil del Distrito Federal, Ley Laboral, Seguro

Social, Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR), Leyes fiscales del Distrito

Federal, entre otras. Esta se renueva anualmente para estar actualizados en

leyes que competen a varios servicios que se brindan a los clientes.

13 Ibídem, p. 16.

11

IUS en formato cd, es anual donde se pueden consultar Jurisprudencias y

tesis aisladas para casos particulares.

Dentro de sus funciones se manejan:

Reunir fondos bibliográficos, discográfico. bien sea por compra, donación,

canje, legado.

Conservarlos de forma adecuada.

Difundir el contenido de los mismos.

Informar a los usuarios sobre los procesos de gestión bibliotecarios.

Recoger y tratar los materiales donados por los colaboradores de la empresa.

Servicio de prestamos y consulta a usuarios.

1.3 Misión, visión y valores

Toda empresa debe tener una misión y visión que deben ser únicas para

desarrollarlas dentro de la empresa y garantizar el máximo en su desenvolvimiento

en el ámbito profesional.

• Misión Se entiende como Misión, que es la razón de ser de una empresa y la determinación

de las funciones. Dentro de Iwojima Consultores esta definida como:

“Ser una empresa excepcional que transforme las necesidades de nuestros

clientes en soluciones legales, efectivas y eficientes”.14

• Visión

La visión se interpreta como la idealización del futuro de la empresa, institución, etc.

Cuando hay claridad acerca de lo que se quiere construir a largo plazo, se puede

enfocar la capacidad de dirección y su ejecución de manera constante.

14 Ibídem, p. 2.

12

Para Iwojima Consultores S.A. de C.V., esta implementada como:

“Contar con capital humano que establezca relaciones de largo plazo con nuestros clientes fomentando su lealtad con base en confianza mutua, valores comunes y comunicación eficiente y oportuna.” 15

Los puntos anteriores se deben dar a conocer a todo el personal que labora dentro

de la empresa, transmitiéndose con entusiasmo y decisión para obtener la influencia

necesaria para ser aplicadas por toda la empresa.

Es necesario mencionar que la empresa en su ejercicio se rige por valores que se

aplican para sus clientes y empleados, los cuales son los siguientes:

• Valores

Responsabilidad: que se tiene a los clientes, socios y competidores con

equidad y rectitud; creando un buen comportamiento ante los ciudadanos;

respetan los recursos naturales y el medio ambiente. Iwojima Consultores, se

preocupa por la salud, la seguridad y el bienestar general de su personal,

motivándolo con la oferta de oportunidades de formación y desarrollo

profesional;

Eficacia: de hacer las actividades correctas de trabajo para que la empresa

alcance sus objetivos con sus clientes e internamente;

Integridad: somos una empresa que no está divida en objetivos lo cual

permite ser lo mismo dentro de lo privado que en lo público;

Ética: se cuenta con el personal que es seleccionado por tener normas que

vienen del interior como ser humano y los conduce al no defraudar y actuar

siempre de una manera fiable;

15 Ídem.

13

Honestidad: se maneja total transparencia en nuestros procesos para brindar

la tranquilidad de los clientes;

Diligencia: llegamos a nuestros objetivos como empresa y como prestadora

de servicios. Somos persistentes hasta lograr un fin de manera positiva;

Eficiencia: realizamos las actividades optimizando todos los recursos

(humanos, técnicos, naturales, etc.) para utilizarlos de la mejor manera

posible.

1.4 Fundamento legal de la documentación contable

Los siguientes documentos normativos rigen la administración contable en las

empresas privadas.

Código Fiscal de la Federación16, en su Título Segundo, de los Derechos y

Obligaciones de los contribuyentes, Artículo 30,

“Plazo de conservación [3]: La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.” 17

16 “… es el ordenamiento que regula las relaciones entre los contribuyentes y las autoridades fiscales…”. SÁNCHEZ MIRANDA, Arnulfo. Aplicación practica del Código Fiscal 2005: Introducción al Derecho Fiscal. p.19. 17 CALVO NICOLAU, Enrique. MONTES SUÁREZ, Eliseo, CALVO MARTÍNEZ, Enrique. Código Fiscal de la Federación, Correlacionado. México: D.F.: 2010.

14

Habla sobre la obligatoriedad del periodo de vigencias de los documentos de

contabilidad el cual nos compete ya que somos una empresa que hace

declaraciones fiscales por el año trabajado.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación18, en su Capítulo VI nos

indica sobre la conservación de la documentación contable.

Código de Comercio, Capítulo Tercero, de la contabilidad mercantil el cual

hace mención a que la información deberá estar debidamente archivada para

poder relacionarla con operaciones que registre la empresa y la cual se

deberá conservar como mínimo por diez años.

1.5 Situación actual del Archivo de Concentración Contable

El archivo contable de Iwojima Consultores es un departamento importante, ya que

en él se conserva en forma organizada los registros y documentos de interés para la

empresa.

El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de la empresa en

forma sistemática son procedimientos que realizan el archivo contable, actividades

que son llevadas con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los

documentos.

El archivo contable lo constituye el conjunto de la documentación original y copias,

consistente en:

Pólizas /egresos cheques

Pólizas /diario, ingresos, transferencias

Anticipo de rendimientos

Declaraciones informativas/papeles de trabajo

Conciliaciones

Cheques/relación de cheques 18 Es una disposición jurídica “…de carácter abstracto e impersonal que expide el Poder Ejecutivo… [y el cual] “…no puede ir más allá de la misma ley.” SÁNCHEZ MIRANDA, Arnulfo. Aplicación practica… Op. cit. p. 58.

15

Físicamente el fondo cuenta con el período 2000 hasta el 2010 sin organizar. Dentro

del archivo se cuentan con los siguientes recursos materiales y humanos además se

brindan servicios que se prestan a usuarios, los cuales se presentan a continuación.

1.5.1 Recursos Humanos

Es el personal que tiene las experiencias, habilidades, aptitudes, actitudes,

conocimientos, voluntades, etc. de las personas que integran el archivo de

concentración de Iwojima Consultores.

• Encargado de Archivo

El objetivo del puesto es: mantener organizada y descrita la información documental

de manera que siempre esté disponible.

El perfil que se requiere para esta área es el siguiente en el nivel de encargado de

Archivo:

Habilidades

Paquetería Office.

Manejo de fotocopiadora.

Almacenes e inventarios.

Digitalización.

Inglés básico.

Buen trato con la gente.

Organizado.

Buena presentación.

Buena capacidad de retención.

Funciones y Responsabilidad

Coordinar los servicios del área a cargo.

Mantener actualizados los inventarios de expedientes y material bibliográfico.

Brindar servicio de préstamo de información, en documentos, expedientes y

libros de manera oportuna.

Llevar a cabo proyectos de digitalización de información.

16

Dar seguimiento de los expedientes y material bibliográfico, para su

valoración, selección y destino final, en la documentación semiactiva.

Proporcionar recursos materiales (papelería, consumibles).

Proporcionar servicios de reprografía (fotocopia o impresión de documentos).

Tramitar las solicitudes de material de papelería.

• Archivista

El perfil que se requiere para esta área es el siguiente:

Habilidades

Buen trato con la gente.

Organizado.

Buena presentación.

Buena capacidad de retención.

Formación (Conocimientos)

Organización y gestión documental.

Catalogación.

Clasificación.

Estadística.

Manejo de PC

Manejo de Office.

Manejo de base de datos.

Las funciones que realiza son las siguientes:

Clasificación y ordenación de expedientes.

Controlar el préstamo de expedientes para consulta.

Distribuir papelería a los usuarios.

Actualizar el directorio de la empresa.

Realizar reporte quincenal de consultas, préstamos de archivos, papelería y

copias por cliente y por socio.

Mantener el archivo en perfecto orden.

Apoyar a los Abogados en localizar documentos y expedientes.

Sacar copias para el personal.

Mantener actualizada la lista de expedientes.

Capturar base de datos contable para ser archivada.

17

1.5.2 Recursos Materiales

• Local

El archivo físicamente se encuentra en el piso No. 15 de un edificio ubicado en Av.

Insurgentes Sur No. 1605, Modulo 3, Col. San José Insurgentes, Delegación Benito

Juárez, en la Torre Mural.

• Mobiliario

Dentro de los recursos materiales destinados al mobiliario que se utiliza para la

organización, resguardo y custodia de la documentación que se manejan en el

archivo de concentración contable son:

2 Escritorios (a y b)

2 Mesas de trabajo (c y d)

1 Trituradora de documentos de trabajo pesado (e)

80 Cajas de cartón de diferentes medidas (f)

26 Archivos laterales, de 4 gavetas (i) Frente: 0.75 cm

Fondo: 0.48 cm Altura gaveta: 0.30 cm

Altura archivero: 1.33 m

18

MAPEO ACTUAL

9.30

• Material y equipo

Se cuenta con una amplia gama de recursos de papelería para sanear las

necesidades de nuestros usuarios y el área de archivo: bolígrafos, lápices, folders,

protectores de hoja, hojas blancas, clips, sujeta documentos, pegamentos. Para el

personal se cuenta para su protección guantes y cubre bocas.

1.5.3 Recursos Técnicos Dentro del archivo se han implementado varios instrumentos de Control que han ido

evolucionando para cubrir todas las necesidades del área aplicadas a cada uno de

los fondos. Se cuenta con los siguientes instrumentos Control:

Cuadro de clasificación

Manual de procedimientos

Manual de políticas

Reglamento interno

2.14

5.86

f

i

i

ia

b

d

c e

19

Inventarios

Estos se implementaran en el Fondo de Contabilidad de Iwojima Consultores y serán

complementados con los procesos técnicos archivísticos que son todas aquellas

operaciones propias que permiten el tratamiento profesional de la documentación en

cada una de sus edades. EL objetivo de su aplicación es proporcionar un

procedimiento metodológico a los documentos, conducente a su organización,

conservación, accesibilidad y recuperación de la información de forma expedita, para

los fines que sean útiles” dentro del archivo se manejan: clasificación archivística19,

ordenación20, descripción21, transferencia22 y conservación23.

1.5.4 Recursos Tecnológicos

Dentro del archivo se cuenta con dos computadoras donde se almacena toda la

información correspondiente al área de archivo y las cuales permiten la búsqueda de

información, conectadas a Internet y a una red interna, equipadas con los siguientes

programas:

Windows XP 2003.

Adobe Acrobat 8 Professional: el cual permite guardar los documentos en

formato PDF y permite la conjunción de documentos muy grandes en PDF.

Roxio Creator Home: programa que permite guarda expedientes o

documentos digitalizados en disco regrabable no importando su formato.

Skype: es utilizado como messenger interno

DM: es un programa el cual nos permite guarda expedientes digitalizados,

formato Excel, Word, PDF, no importando el tamaño de los archivos y que

19 “…consiste en una operación intelectual que permite aglutinar la documentación de forma jerárquica, por medio de grupos o clases.” JAÉN GARCÍA, Luis. El sistema nacional de información archivística: como modelo de unificación de archivos 1. ed. Editorial Universidad de Costa Rica, 2006. p 94. 20 “… es el proceso que permite unir y relacionar los documentos en cada una de las agrupaciones documentales. Ibídem. p. 95. 21 “La descripción archivística es el proceso técnico que permite el acceso a la información, así como su control”. Ibídem. p.96. 22 “… permite que la documentación pase de un archivo a otro, una vez que hayan cumplido el plazo de permanencia.” Ibídem. p. 97. 23 …” el objetivo de la conservación es mantener la integridad física y funcional de cada documento, para que en todo momento esté disponible al uso, consulta o contemplación…” VIÑAS TORNER, Vicente. La conservación de archivos y biblioteca municipales, 1991, p. 25.

20

pueden visualizarse en la red interna por todos los usuarios, tiene niveles de

seguridad por si el documento es confidencial.

Así como dos fotocopiadoras: una de ellas solo es para copias y la segunda tiene

escáner y copias a color.

1.5.5 Servicios

Dentro de los servicios que brinda el Archivo de Concentración Contable esta la

consulta y el préstamo de la documentación de los diferentes fondos.

CONSULTA: se brinda el servicio necesario para cubrir las necesidades del usuario

para la búsqueda de su información con los datos existentes que tenga para la

localización.

El proceso se realiza en el área del Archivo de Concentración. Los pasos a seguir

para realizar la consulta son:

Solicitud, vía correo electrónico, telefónico, o en persona en la ventanilla del

archivo.

Se realiza la búsqueda en electrónico y físicamente.

Se entrega la información en el área de consulta.

Se registra la consulta para su contabilización en reportes mensuales.

PRÉSTAMO: Consiste en brindar todo el apoyo necesario al usuario para la

búsqueda de su información con los datos existentes que tenga para la localización

de la información y su préstamo.

El proceso se realiza en el área del Archivo de Concentración. Los pasos a seguir

son:

Solicitud, vía correo electrónico, telefónico, o en persona en la ventanilla del

archivo.

Se realiza la búsqueda en electrónico y físicamente.

Se entrega el documento, en el área de ventanilla.

Se llena un formato con los datos de la documentación a prestar para su

firma.

21

FOTOCOPIADO Y DIGITALIZACIÓN: Son servicios que se brindan a los usuarios

para poner a su disposición la documentación para su duplicidad de ejemplares de

documentos originales y/o copias dentro del área.

En ejercicio de los servicios es necesario mencionar que se trabaja con actitud y

calidad para brindar un servicio24 impecable en búsquedas de información así como

en los servicios de reprografía.

1.5.6 Usuarios Usuarios internos:25 como principales usuarios se manejan al encargado de

Contabilidad y a su auxiliar, encargada de Administración y Finanzas, encargada

de Facturación y Cobranza y su auxiliar.

Usuarios externos:26Se manejan todas aquellas personas designadas por las

autoridades fiscales para realizar las auditorias requeridas para la comprobación de

gastos. Como lo indica el artículo 45 del Código Fiscal de Federación:

“Los visitados, sus representantes, o la persona con quien se entienda la visita en el domicilio fiscal, están obligados a permitir a los visitadores designados por las autoridades fiscales el acceso al lugar o lugares objeto de la misma, así como mantener a sus disposición la contabilidad y demás papeles que acrediten el cumplimiento de las disposiciones fiscales de los que los visitadores podrán sacar copias para previo cotejo con sus originales se certifiquen por éstos y sean anexados a las actas finales o parciales que levanten con motivo de la visita. También deberán permitir la verificación de bienes y mercancías, así como de los documentos, discos, cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos que tenga el contribuyente en los lugares visitados.”

24 “… el servicio es una labor social dónde se involucra la calidad humana, la responsabilidad y ética profesional; es la fuerza activa (física y mental de los individuos en servicio…” ALANIZ MÉNDEZ, Angélica. Tesis: Evaluación de Servicios de Información a Usuarios en Archivos Históricos: un Estudio de casos. p. 16. 25 “Los miembros del personal de una organización pueden considerarse usuarios internos porque reciben productos y servicios esenciales para su trabajo por parte de sus compañeros de trabajo”. ROJAS MOYA, Jaime Luis. Gestión por procesos y atención al usuario en los establecimientos del Sistema Nacional de Salud. p.43. 26 “Son aquellos que no pertenecen a la unidad…” SOLDEVILA, Pilar. Contabilidad General con el nuevo PGC; un enfoque práctico, paso a paso. 2da. Edición revisada. Editorial PROFIT.España- Barcelona: 2010. p.13.

22

CAPÍTULO II

EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, EL DOCUMENTO CONTABLE Y LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DE CONTROL Y CONSULTA

En el presente capítulo se expone el marco teórico que sustenta el trabajo

abarcando temas como el ciclo vital del documento, archivo de concentración, la

organización documental, el documento contable y los Instrumentos de control y

consulta que nos permitirá fundamentar la propuesta de solución en el capítulo tres.

2.1 Teoría del Ciclo Vital de los Documentos

También conocida como “Teoría de las Tres Edades de los documentos” término

utilizado en España. Versa sobre los documentos generados por una institución que

poseen su propio ciclo vital a semejanza de los organismos vivos pasando por su:

- Génesis o nacimiento,

- Su juventud,

- Su reproducción y

- Muerte.

Lo que, en los documentos y archivos de nuestro país se define como:

- Activa.

- Semiactiva.

- Inactiva.

Esta teoría o principio archivístico se basa en los trabajos llevados acabo en Estados

Unidos por la Administración Norteamericana en 1947, dentro de la Comisión

Hoover creada por el Presidente Harry S. Truman, para solventar de un modo

racional los problemas de conservación de enormes masas de documentos

generados tras la Segunda Guerra Mundial.27

27 NÚÑEZ FERNÁDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Ediciones: TREA, S.L. España. p. 63.

23

En 1956.- El archivero norteamericano Theodore R. Schellemberg recoge la teoría

en su clásico Manual de Archivos modernos. Principios y técnicas (Modern Archives:

Principles and Techniques). El cual fue traducido en varias ocasiones para su

introducción a países de lengua inglesa y española. 28

En 1961-1962.- El francés Yves Perotin, expone esta idea en un pequeño artículo en

la revista Les Archives de la Seine con el título de “L’ Administration et les tríos ages

des archives” rápidamente se asimila este principio en Francia.29

En 1972.- El Belga Carlos Wyffels fue el gran difusor de esta teoría en Europa.30

La teoría del ciclo vital del documento, ha dado esta denominación a las distintas

fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico desde su creación

hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.

Manuel Vázquez Murillo define las siguientes fases:

Momento de gestación

1) Fase pre-archivística

Momento de trámite

Momento de vigencia

2) Fase administrativa

Momento de plazo precaucional

3) Fase histórica31

Aurelio Tanodi las define:

28 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: soportes, edificio y organización. Ediciones: Carmona. Sevilla: Octubre:1997. p. 346. 29 NUÑEZ FERNADEZ, Eduardo. Organización y gestión…. Op. cit., p. 63. 30 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: …Op. cit., p. 346. 31 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo: Ordenación y clasificación de los documentos de archivo. Ediciones del Sur. Buenos Aires: 2003 p. 103.

24

Primera Fase o Fase Activa: a la que llamó pre-archivística, esta se origina en

archivo de trámite, se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el

curso de alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el

asunto que generó la documentación. Su lugar de resguardo se encuentra en la

propia área generadora que es el archivo de trámite. Cuando baja la frecuencia de

consulta de la documentación, ésta es trasladada al archivo de concentración.32

Segunda Fase ó Semiactiva: se produce cuando los documentos cumplieron su

objetivo inmediato, o los fines para los cuales han sido creados. Esta se da en el

archivo de concentración, al recibir la documentación que se origino en archivo de

trámite. En ésta fase se realiza una valoración secundaria para determinar su guarda

permanente en el archivo histórico o su baja documental.33

Tercera Fase ó Inactiva: “los documentos se transforman en fuentes de consulta

para los fines prácticos, científicos y culturales, generalmente se guardan en los

archivos históricos…”34. Adquieren un valor de uso social en el que cualquier

individuo podrá consultarlos y utilizarlos como una fuente de información de

investigaciones futuras y publicaciones de artículos.

El ciclo vital del documento nos permite ubicar el estado en que se encuentra

nuestra información plasmada en cualquier soporte, indica que en su carácter

administrativo los documentos pasan por la primera fase durante la cual son activos,

una vez que ha terminado este periodo de actividad, pasa a una segunda fase

denominada semiactiva donde una parte relativamente importante de los

documentos debe ser conservada durante más tiempo por razones legales, fiscales

o administrativas, y esta se debe resguardar en el archivo de concentración.

2.2 Archivo de Concentración.

“Las organizaciones, personas, gobiernos etc. reciben y generan documentos que

son un recurso de información, ya que en ellos se conservan y se recopilan pruebas 32 TANODI, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamérica. Teorías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC. Dirección General de Publicidad. Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979, p. 8. 33 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…. Op. cit., p. 102. 34 Ibídem. p. 102-103.

25

de intereses y herramientas de gestión,”35 estos son almacenados en recintos

llamados Archivos y que los podemos encontrar en organizaciones, escuelas,

instituciones gubernamentales, personales, etc.

Para conocer el concepto de archivo de concentración es necesario conocer que es

un archivo desde su definición etimológica: “se deriva del griego archeion (propiedad

del gobierno),36 que significa “…casa del senado, ayuntamiento u oficina del

magistrado principal,…”37 este nombre era aplicado a “…los órganos gubernativos

de Atenas al depósito de sus documentos, establecido en el templo Metroon.”38 y se

complementa con “… Arché, principio, origen, cosa antigua. De Arché se deriva

Arca; en la antigüedad los documentos y tesoros eran guardados y conservados en

arcas.39

Archivo “es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución

pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel

orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que

los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”40

Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a generar

documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino que surgen a partir del

deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada función. Pero

cuando el número de esta documentación comienza a incrementarse, nos

enfrentamos ante la interrogante de cómo guardarlos, bajo qué principios, y sobre

todo, cómo encontrarlos de una manera rápida y eficiente a la hora de la búsqueda.

En este punto de partida, se crea la necesidad de un Archivo.

Generalmente la palabra “Archivo” se asocia con sótanos húmedos, suciedad,

polvo, amontonamiento de papeles que no se mueven de lugar por años y que nadie 35 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos:… Op. cit., p.15. 36 Ibídem. p. 17. 37 JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario. Archivos Administrativos. Secretaría de Educación Pública. Junio 1983. p.1 38 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos:… Op. cit., p.17. 39 JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario. Archivos Administrativos…. Op. cit., p.1. 40 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y práctica. Servicio de publicaciones de la diputación de Sevilla. 5ª edi, Actualizada y Aumentada. Sevilla 1991. p. 89.

26

consulta. También existen varias acepciones de la palabra, como puede ser: lugar o

espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos,

gavetas), institución que conserva y maneja la documentación, el papel como

documento en sí.

Su importancia ha evolucionado gracias a la normatividad emitida por las

autoridades para sanear necesidades de control, buscando favorecer el acceso de

los ciudadanos a la información mediante la explotación de las inmensas

posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas o en imagen existente

en los archivos.

Al paso del tiempo se generaron necesidades en la documentación que no se

podían manejar en un solo archivo donde se concentraban todo tipo de información

ya que la documentación tenía diferentes valores y fines. Visto desde cuatro puntos

muy simples, un archivo debe perfilar su:

⇒ Materia + Forma + Origen + Finalidad.41

El ciclo vital del documento, permite una división ya que nos brinda el enfoque que

tiene la vida de un documento y el porqué de sus edades. Nos permite ubicar

nuestro objeto de estudio que es el archivo de concentración y en una forma

esquematizada poder relacionar las fases de la documentación con su recinto físico.

41 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos:… Op. cit., p.17.

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVO

FASE INACTIVA

27

El archivo de concentración es el recinto donde se resguarda la documentación de

uso esporádico. En el se depositan los expedientes que han terminado su gestión,

pero que son necesarios para apoyarse como referencia o consulta posterior, el

servicio que brindan principalmente es de resguardo, custodia y administración por

un tiempo determinado.

“La creación de un archivo de concentración constituye un depósito documental

entre el Archivo de Trámite y Archivo Histórico, los documentos allí depositados aún

pertenecen a sus dueños originales, mientras que una vez transferidos al histórico

se transforman en patrimonio de la sociedad que los creó.”42

Esta unidad es responsable de la recepción e identificación de los expedientes

transferidos por el archivo de trámite a los que deberá de establecerles un control

por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y

consulta.

Las funciones que desempeña el archivo de concentración, son importantes para

seguir con el tratamiento archivístico de la documentación, en ellas dependen el

proceso a seguir para su guarda precaucional.

Como funciones técnicas principales tenemos:

1) Recibir adecuadamente la documentación que termina su gestión liberada

por las unidades de archivo de trámite.

2) Registrar la documentación que ingrese y que se encuentre dentro del

archivo de concentración.

3) Organizar adecuadamente la documentación con el fin de tener una

búsqueda rápida y expedita.

4) Ordenar la operación archivística que consiste en establecer secuencias

naturales cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos

definidos en la clasificación.

5) Préstamo de la documentación para su consulta.

42 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo…. Op. cit., p. 98.

28

6) Guarda precaucional: es un tiempo que se le da a la documentación

dependiendo de la información que contenga, consiste en la combinación

de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en

su caso y los periodos adicionales establecidos en alguna ley de esto

dependerá el tiempo de guarda.43

Las funciones como depósito de documentos del Archivo de Concentración son:

1) Liberar a los archivos de trámite de los documentos que ya no son necesarios

para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de su flujo

documental.

2) Evitar colapsar los archivos históricos con documentos que todavía no son de

libre acceso para el público, una parte considerable está destinada a ser

destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.

3) Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que

van a ser destruidos.

4) Garantizar a las Unidades Administrativas de origen la plena disponibilidad y

acceso de sus documentos.

Dentro de los Archivos podemos encontrar clasificaciones que nos permitirán

delimitar las cualidades de los diferentes tipos de archivos y la documentación que

manejan encontramos a los archivos “…públicos que corresponden a las

Instituciones Gubernamentales ya sean Federales, Estatales y Municipales.”44 Y los

privados que se encuentran “...al servicio exclusivo de las personas o instituciones a

las que pertenecen y su consulta está limitada a sus propietarios.”45

2.3 Principio de procedencia y principio de respeto al orden original

Los principios de procedencia y orden original, son las bases fundamentales para la

adecuada organización y conservación de la documentación en cualquier archivo.

43 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 3ª edición. Madrid: 1994. p. 186-187. 44 JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario. Archivos Administrativos…. Op. cit., p.26. 45 Ídem.

29

El principio de procedencia o principio del respeto de los fondos, la enunciación de

este principio fue el punto de arranque de la archivística, diferenciándola de las

demás ciencias con las que hasta entonces había mantenido relaciones

secundarias.

La teoría del principio de procedencia fue expuesta por el historiador francés Natalis

de Wailly, quien en 1841, siendo Jefe de la Sección Administrativa de los Archivos

Departamentales, en el Ministerio del Interior elaboró la circular de 24 de abril

titulada “Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives

départamentales et comunales”, en ella se daba a la luz la noción de “Fondo de

Archivo”, entendiéndolo por reunir los documentos por fondos, es decir: reunir todos

los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o

de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado,46 si

estos han sido dispersados o mantenerlos juntos, el respeto al principio de

procedencia es esencial para que exista plenamente el valor testimonial del

documento y es válido para cualquier fondo de archivo, ya sea remoto o reciente, y

siempre es posible su aplicación.

Las ventajas que nos permite el principio de procedencia, es conocer la naturaleza

de los documentos a tratar, considerar los grandes conjuntos documentales antes

que los documentos por pieza, facilitar la clasificación, organización y descripción de

los archivos en los instrumentos de investigación y excluye también toda posibilidad

de dispersiones.

El avance fue considerable pero este principio resultaba insuficiente porque más

adelante proponía la posibilidad de clasificar los documentos por asuntos o materias

a partir de cierto nivel pero no quedaba plenamente satisfecho el objetivo final

consistente en arreglar los archivos de acuerdo con criterios objetivos.

Dando paso al respeto al orden original donde los documentos deben ser devueltos

al orden originario, aquel que tuvieron cuando fueron creados; por consiguiente, no

solo según el fondo de procedencia, sino dispuestos en el seno de cada serie

46 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística…. Op. cit., p. 23,232-233.

30

siguiendo el orden que tuvieron cuando fueron producidos, y que refleja el modo de

ser y de funcionar de la institución que los ha creado, sobre la base de las

competencias, de la organización, de la estructura, de los procedimientos de la

institución misma, en cada momento, en el transcurso de su actividad y según los

cambios que en modo de ser y de funcionar haya habido durante la vida de la

institución.47

Se debe “…establecer una clara distinción entre el primer grado de procedencia, que

permite aislar y circunscribir la entidad que debe ser el fondo de archivos, y un

segundo grado, que proporciona el respeto o la reconstitución del orden interno de

este fondo.”48

Este último se origina en Prusia a cargo del director de los Archivos del Estado, H.

von Seybel partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann, en los

reglamentos publicados en 1881, “Regulative für die ordnngsabeiten im geheimen

Staatsarchiv,” enunció un nuevo principio: el registraturprinzip. “Un año mas tarde en

1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin publican su manual, titulado

Handleinding loor het ordenen en beschrijven van archieven.” 49

“El principio de respeto al orden original es ayudado por el método histórico, indica

Giorgio Cencetti,”50 por que deriva sus normas de las nociones históricas, y más

especialmente de historia de las instituciones, que son indispensables para aplicarlo

en la labor organizativa para el archivero. Éste debe llegar a conocer, a través del

examen mismo de los papeles a ordenar, la historia interna de la institución o de la

entidad que los ha producido, para proceder a la reconstitución del orden originario

de los papeles mismos, el único que pone en evidencia las relaciones recíprocas

entre los documentos, derivadas de los fines y de los procedimientos que han

presidido su nacimiento.

47 LODOLINI, Elio. Archivística y problemas. ANABAD. Madrid: 1993. p. 154. 48 COUTERE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Los archivos en el siglo XX. AGN. México:1988, p.190. 49 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística….. Op. cit., p. 232. 50 LODOLINI, Elio. Archivìstica y problemas….. Op. cit., p. 160.

31

2.4 Organización documental La organización es el proceso técnico de cualquier material, sin importar el soporte

en el que se encuentre, con base en normas y estándares que nos permitirán

disminuir los tiempos de búsqueda de información.

La organización de un archivo responde a una necesidad doble:

Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que

represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y

Facilitar la localización conceptual de los documentos.

Organizar es identificar con conceptos y descriptores precisos los elementos de un

archivo para clasificarlos, es decir separarlos o juntarlos, y luego jerarquizarlos

(ordenarlos) para permitir una ajustada y natural instalación en el depósito, en las

estanterías o en las cajas.51

2.4.1 Clasificación

Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere = hacer clases, desde

una perspectiva archivística, consiste en agrupar jerárquicamente los documentos

de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más

específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.52

La clasificación es considerada como la primera operación por realizar en la

organización de un archivo. Su posición de primera instancia viene dada por que es

el punto de partida para conocer a profundidad la institución. Actuación que es

denominada como identificación del organismo productor.

Schellenberg expresa que hay tres elementos a considerar en la clasificación de los

documentos que son: las acciones, a que estos se refieren; la estructura orgánica de

las dependencias que los producen y los asuntos a que se refieren, por lo tanto

existen tres sistemas o criterios que debe ser considerados en la clasificación y son:

51 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos:… Op. cit., p. 404. 52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística:… Op. cit., p. 26.

32

“La clasificación funcional: los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse según la función de la que son reflejo. Esta función se divide en acciones que la desarrollan y la desempeñan los que actúan. La clasificación orgánica: agrupa los fondos reproduciendo la estructura administrativa, la división orgánica de la institución, sus servicios, secciones, divisiones administrativas, etc. La clasificación por materias: se basa en la división de temas o materias que contienen un acervo y que no existe relaciones orgánicas entre sus partes, es la única posibilidad de darle coherencia. Por ejemplo colecciones documentales”53

La clasificación mixta: “La conforman el uso integrado de dos o más de los sistema

enumerados anteriormente. Los sistemas de clasificación no son excluyentes y se

pueden combinar de acuerdo con las características de los documentos y las

necesidades de la oficina o la entidad. Una combinación de sistemas es el llamado

ORFUAS: orgánico, funcional y por asuntos, para lo cual se consideran los

siguientes elementos:

- Primer elemento: Estructura orgánica.

- Segundo elemento: Funciones.

- Tercer elemento: Asuntos”54

La clasificación exige una actividad intelectual más profunda, ya que la

determinación y definición de los niveles de fondo, secciones y series es donde se

aplica exige un intenso conocimiento de la documentación, de su proceso de gestión

y de su evolución.

2.4.2 Ordenación La ordenación es el proceso técnico que prosigue a la clasificación, es el proceso

que permite unir y relacionar los documentos en cada una de las agrupaciones

documentales. Para ello es preciso establecer una unidad, orden o criterio único que 53 SCHELLEMBERG, Theodore. Archivos modernos: principios y técnicas, México: AGN: 1987. p. 84. 54 ALVARADO AGUILAR., Mabel. Administración de la información. Editorial: Universidad Estatal a Distancia. p. 53.

33

permita el encadenamiento de los documentos a partir de una concordancia y

sucesión lógica, respetando el principio archivístico del orden original o estructura

interna de los documentos, ya que la ordenación relaciona entre sí los documentos y

les proporciona un lugar determinado, un número de orden, dentro de las unidades

de instalación, ya sean legajos, libros, cajas, etc., que contienen los documentos.55

Dentro de la ordenación existen diferentes métodos que se enuncian a continuación:

Ordenación cronológica.- consiste en disponer los documentos por orden de

fecha.

Ordenación alfabética.- consiste en disponer los documentos sobre la base

de los nombres de las personas a las que ellos se refieren, o de las que

proceden, o las que están destinados.

Ordenación geográfica.- poder disponer de los documentos por orden

alfabético del nombre del lugar geográfico, o bien según una progresión de

norte a sur, de este a oeste, etc.

Ordenación numérica.- hace referencia a los expedientes, libros o

documentos con un número correlativo y seguido, en la serie de números

naturales; este permite un control muy estricto para la custodia de los

documentos y para su recuperación.56

Ordenación topográfica.- Es el método de ordenación que trata de ir de lo

general a lo específico, es un código alfanumérico que permite su

localización física en el recinto.

55 NOVOA G. M.A. Principios de bibliografía y archivística. Santiago, esp : Universidad de Santiago, departamento de historia I : Torculo, 1994. p. 220. 56 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos:… Op. cit., p. 413.

34

2.5 Documento contable

Las empresas de cualquier país y de cualquier época han estado sometidas con una

serie de obligaciones fiscales. Estas obligaciones no sólo comportan la adopción por

parte de las empresas de una determinada conciencia o cultura fiscal, sino que

además obliga a éstas a mantener determinadas estructuras administrativas que

ejecutan y controlan este aspecto empresarial y que, paralelamente, generan un

determinado tipo de producción documental que es necesario preservar con el

tiempo, tanto para la gestión de estas obligaciones fiscales como para la inspección

discrecional que la ley atribuye a las administraciones públicas.

Documentación que las leyes exigen a las empresas para las auditorias,

declaraciones anuales o trámites fiscales, denominada documento contable.

Lo que antecede a los documentos contables son los documentos justificantes los

cuales son:

“El reflejo de las variaciones patrimoniales netas57 se deben basar en documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no sólo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y siguiendo lo regulado en el art. 30 del Código de Comercio.”58

Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en

los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad

mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones

de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de

todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre

las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a

demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento

fundamental para la contabilización de tales acciones.

57 “Es la situación económica y financiera de la empresa”. VENTURA, Belén. DELGADO GONZÁLEZ, Susana. Contabilidad General y Tesorería. Editorial Paraninfo, S.A. España: 2010:4ª Edición. p 8. 58 Ibídem. p. 86.

35

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La topología documental más utilizada y que se encontrara en cualquier

departamento destinado a la contabilidad son:

Factura

Nota de Débito

Nota de Crédito

Ticket

Recibo

Pagaré

Cheque

Nota de Crédito Bancaria

Orden de Compra

Nota de Venta

Resumen de Cuenta

Póliza

2.6 Instrumentos Archivísticos de Control y Consulta

En conjunción estos nos van a permitir y facilitar el acceso a la información

asegurando la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los

documentos de archivo que poseen teniéndolos dispuestos para su consulta.

Los instrumentos de control, son los que sirven para el orden interior de los fondos y

como documentos de apoyo para el archivista. Estos pueden realizarse sobre

contenido o sobre servicio dentro del archivo de concentración. Los siguientes son

los instrumentos de consulta que están pensados y realizados para informar a las

personas ajenas al archivo.

• Guía de archivo de concentración

Tiene la misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando

lo más importante. No desciende a particularizaciones, sino que de una manera

general señala las características, establece relaciones, aporta bibliografía,

36

puntualiza la historia de los organismos productores y sus fondos, señala la génesis

documental y las interrelaciones entre las secciones y entre las series.

Es una obra cuya finalidad primordial es informar panorámicamente sobre el

conjunto documental.

Es una síntesis histórica de la institución o instituciones que producen la

documentación.

Ofrece la primera visión general del fondo documental a cualquier

investigador.

Jerarquiza el valor de los documentos entre sí.

Todo archivo debe contar con su Guía.59

• Cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación como instrumento técnico es importante para el archivo

porque identifica cada uno de los componentes del archivo, sirve de rector para la

clasificación de los expedientes facilitando el acceso a los documentos desde su

creación hasta su fase histórica, y por esto mismo para su elaboración es requisito

contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones de la institución

que genera los documentos.

Definido por los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal el

cuadro general de clasificación archivística es un “instrumento técnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada

dependencia o entidad”60

El cuadro de clasificación se concibe como una estructura jerárquica y lógica que

refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la

creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que

59 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: Teoría y práctica. Op. cit., p. 326-327. 60 SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. México: 2004. p.2

37

organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus

relaciones los unos con los otros.

El cuadro de clasificación es una herramienta que permite conocer a fondo la forma

como está organizada la información que dispone un archivo, es indispensable que

todo centro de información disponga de él, ya que éste constituye una estructuración

jerárquica y lógica de los fondos, subfondos y series documentales que son producto

de las acciones, funciones o actividades de una institución.

El cuadro de clasificación responde a una triple necesidad:

“Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

Facilitar su localización conceptual, es decir acceder a la información contenida en el acervo documental.

Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo”.61

Tipos de cuadros de clasificación:

Orgánico: “Los documentos se agrupan de manera que reflejen la estructura de la

institución por lo tanto las subdivisiones se identifican con unidades administrativas o

dependencias”62

Funcional: “Las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de

archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar”63

Por asuntos o materias: se refiere, como su nombre lo dice, a las materias de las

que tratan los documentos. Se aplica con frecuencia en los archivos particulares o

colecciones documentales donde los órganos o las funciones son casi inexistentes,

61 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, A.G. N., Dirección del Sistema Nacional de Archivos, 2004, p. 10. 62 ALDAY GARCÍA, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. A.G.N., México, p. 55. 63 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 2da. edición. Madrid: 1996, p. 240.

38

no se aplica a archivos de instituciones, pues rompe la estructura de los fondos y

dispersa la documentación.

Estos sistemas se pueden combinar para formar sistemas mixtos, el más común es

el orgánico-funcional, refleja la estructura orgánica y funciones de la institución,

aportando los datos esenciales de sus estructura, siendo estos las secciones y

series. Su elaboración se hace a partir del estudio sobre la evolución orgánica-

funcional de la entidad, y muestra su composición, jerarquía y las funciones que

cumple cada una de las partes, las que son defendidas por las secciones.64

• Catálogo de Disposición Documental

Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos

de las Dependencias y Entidades de la administración Pública Federal lo define: “El

registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de

conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y

el destino final”65

Es un instrumento normativo que nos permitirá llevar un mejor control sobre la

documentación.

El Archivo General de la Nación comenta al respecto: “Es el instrumento que nos

permite conocer el tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de

trámite para después pasar al de concentración, y a su vez, el periodo que

permanecerán en este último; tiene como principio rector el dictamen que sobre los

valores administrativos, fiscales y legales de cada documento emitan las autoridades

competentes”66

La elaboración del Catálogo de Disposición Documental se compone de cuatro

etapas:

64 LANDEROS ROSAS, María del Rocío Guadalupe. Tesis: Organización del Archivo de Trámite de la Dirección General con propuesta de estructuración de la sección asuntos jurídicos del Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. p.46-47. 65 SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Lineamientos Generales… Op. Cit., p. 3. 66 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Curso de capacitación; Antología, México: AGN, p. 50.

39

1) Identificación. Consiste en la investigación y análisis de las características de los dos elementos

esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el

documento de archivo.

Este proceso tiene los siguientes pasos:

Compilar la información institucional: reunir las disposiciones legales, actos

administrativos y otras normas relativas a la creación y a los cambios

estructurales de la dependencia o entidad.

Reunir las disposiciones que regulan sus competencias, así como las normas

y procedimientos que condicionan su aplicación real.

Acopiar las normas que controlan la circulación interna y externa de los

documentos en la fase de producción activa.

Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia o entidad,

mediante el análisis de manuales de procedimientos, organigramas y

reglamentos internos.

Entrevistar a los productores de los documentos en el ámbito institucional; es

decir, a las personas que producen y tramitan los documentos, quienes,

además de resolver cualquier duda planteada en la interpretación de las

disposiciones legales, pueden suministrar datos sobre la frecuencia de

consulta en los momentos posteriores a la finalización del trámite.

Ubicar la procedencia institucional de la documentación.

Caracterizar los documentos en relación con los soportes, tipología, volumen

y organización.

Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación

entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información

y la relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de

información afines.

40

2) Valoración.

Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de

la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o

eliminación. Pasos a seguir:

Análisis y determinación de valores primarios:

Administrativo: el que tiene los documentos de archivo para la

administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que

motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de

archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para

responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son

importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de

decisiones.

Legal: el que pueden tener los documentos para servir como prueba ante la

Ley.

Fiscal: El que tiene los documentos que pueden servir como prueba del

cumplimiento de obligaciones tributarias.

Contable: El que tienen los documentos que pueden servir de explicación o

justificación de operación destinada al control presupuestario.

Con la valoración primaria se establecen los parámetros de utilidad de la

documentación y, con ello, se facilita la identificación de los plazos de retención de

los documentos de archivo, con base en las necesidades Institucionales.

Análisis y determinación de valores secundarios:

Informativo: El que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción

de las actividades de la administración.

Evidencial: Es el que poseen aquellos documentos que nos permitirán

demostrar un hecho.

Testimonial: Los que posee un documento de archivo como fuente primaria

para la Historia.

41

La valoración secundaria permite identificar con precisión aquella documentación de

valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo

histórico.

3) Regulación. En esta fase se elaborará e integrará el Catálogo de Disposición Documental en los

formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y

las técnicas de selección.

El Catálogo de Disposición Documental se integrará por:

Introducción y presentación.

Marco legal.

Base Jurídica Institucional.

Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su

comprensión y aplicación.

Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de

conservación y técnicas de disposición documental.

4) Control.

Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de Disposición

Documental.

Recabar las firmas de las personas autorizadas.

Aprobar y validar el Catálogo de Disposición Documental.

Difundir el Catálogo de Disposición Documental y establecer los mecanismos

para su permanente actualización.67

Es un instrumento normativo que permitirá con su uso, regular el volumen de

documentos existentes en los archivos de gestión; conocer los tiempos de

transferencia al archivo de concentración; conservar los de información relevante

67ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental. México: AGN. 2001. p. 10-14. 

42

para integrarlos al archivo histórico; y propiciar la eliminación de los de nulo valor

informativo, en suma regular los tiempos de conservación de los documentos

expedientables en cada una de las unidades documentales a lo largo de su ciclo de

vida.

• Inventario

Manuel Vázquez lo define de la siguiente manera: “inventario es una descripción

exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan

siguiendo el orden de la archivalía y tiene como fin principal dar constancia de la

documentación y como fines secundarios la búsqueda, el control y el estudio del

acervo documental”68

Su campo de acción será un fondo documental o una sección de archivo completos.

El nivel de descripción es eminentemente la serie documental. Sus funciones: de

control para el archivero, de orientación e información para el investigador.

Hay diferentes tipos de inventarios que son:

Inventario general: “es de uso interno, permite el control sobre el contenido del

archivo, pero para el uso de los usuarios es muy limitado, pues solo les orienta de

una manera general acerca de los documentos que puede encontrar en el archivo

ofreciéndoles una información limitada y de un solo género. Es un primer

procedimiento de descripción que se aplica en un archivo”69

Los elementos que cubre son:

“Signatura

Título

Fechas

Nivel de descripción

68 VÁZQUEZ, Manuel: Auxiliares descriptivos. I. (Inventario y Guía). CIDA, Córdoba, 1978, p. 7. 69 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit., p. 277.

43

Volumen”70

Inventario general por expedientes: “describe los fondos con mayor profundidad al

descender hasta los expedientes”71 ofrece información suficiente para conocer la

organización del grupo y la individualiza para que el usuario elija de entre todas las

opciones, permite localizar al documento en el tiempo y en su ubicación física.

Sus elementos a cubrir son:

“Área de mención de identidad

Signatura.

Título.

Nivel de descripción

Volumen

Área de contenido y estructura

Resumen de alcance y contenido.

Información sobre valoración, selección y eliminación.

Sistema de organización

Área de condiciones de acceso y utilización:

Condiciones de acceso.

Instrumentos de descripción.

Área de materiales relacionados:

Área de materiales relacionados.”72

Inventario de Transferencia: Instrumento que nos permitirá llevar el control de la

documentación que será transferida, cuando sus valores hayan terminado,

dependiendo de la etapa del documento en que se encuentre.

Los elementos que lo componen son:

70 Ídem. 71 Ibídem. p. 278. 72 Ibídem. p. 279.

44

Logotipo de la empresa

Nombre de la empresa

Nombre de la unidad administrativa

Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área, subdirección,

departamento o equivalentes)

Número secuencial (que indicará la secuencia de los elementos que

conforman el inventario)

Nombre del expediente o breve descripción de contenido.

Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente.

Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o

varios)

Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación)

Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental de la

dependencia o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De ser el

caso, la vigencia documental incluirá el número de años correspondiente a un

tanto igual al periodo de reserva, siempre y cuando la suma total sea mayor,

para lo cual se hará la indicación pertinente.73

Inventario de bajas documentales: Instrumento que permite realizar una relación

de la disposición final, que tuvieron la documentación o expedientes que

previamente pasaron por el proceso de valoración para definir su

conservación permanente o su eliminación.

Elementos obligatorios:

“Logotipo de la dependencia o entidad

Nombre de la dependencia o entidad

Nombre de la unidad administrativa tramitadora.

Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área, subdirección,

departamento o equivalentes)

Número de folios del inventario (el cual no deberá exceder de 500)

Número secuencial (que indicará la secuencia de cada elemento que

conforma el inventario: número de expediente, caja, paquete o legajo) 73 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación. AGN: Junio: 2010. p. 14-16.

45

Nombre del expediente o breve descripción de contenido (sin uso de términos

generales como “Secretaría de Economía” o “Expedientes varios”,

abreviaturas, siglas, claves o nombres), y si es original o copia

Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente

Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o

varios)

Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación)

Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental vigente

de la dependencia o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De

ser el caso, la vigencia documental incluirá el número de años

correspondiente a un tanto igual al periodo de reserva, siempre y cuando la

suma total sea mayor, para lo cual se hará la indicación pertinente”74

• Calendario de Caducidades

Para efectos de depuración sistemática del Archivo de Concentración se establece

un Calendario de Caducidades, este nos permite observar el tiempo que lleva la

documentación en cada etapa, para tener contemplado su destino final.

Dentro del calendario debemos tener en cuenta los parámetros siguientes:

La institución, que es la que da los recursos para todo el proceso.

La unidad administrativa de donde se encuentra antes de la transferencia.

Clave topografía que va tener dentro de su nuevo recinto.

La fecha en que se recibe, pues a partir de ella empieza a contar los días que

se tendrá en resguardo en su nuevo recinto.

Una breve descripción del contenido para los usuarios, si es original o copia.

El total de expedientes, que contiene la transferencia.

La unidad de archivo que recibe.

Fecha de vencimiento para darle su destino final.

74 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del gobierno federal. AGN: Junio: 2010. p. 11.

46

• Vale de Préstamo

Formato que nos permitirá llevar el control de toda la documentación que entra y

sale del archivo en calidad de préstamo.

Los elementos que debe contener son:

Fecha de préstamo

Número de expediente

Asunto

Área que solicita

Firma y nombre que autoriza

Firma y nombre que recibe

El vale de préstamo permitirá mantener a disposición de las diversas áreas de la

empresa los documentos que se encuentran bajo su custodia, para que sean

consultados en el curso de las gestiones institucionales con un debido control de

acceso.

47

CAPÍTULO III

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE SEMIACTIVA DE IWOJIMA CONSULTORES S.A. DE C.V.

La organización de un archivo debe planearse para lograr resultados óptimos,

visibles a la vista, que permita al personal tener la información de manera expedita y

rápida, así como su ubicación física debe ser la idónea para optimizar todos los

espacios.

• En este capítulo se describirán las acciones para el desarrollo de la propuesta

de organización del Archivo Contable de Iwojima Consultores S.A de C.V.,

• La realización del calendario propuesto para realizar las actividades,

• La creación de los instrumentos de descripción y control que se deben usar, y

• Los formatos propuestos para llevar a cabo la organización.

Las actividades anteriormente citadas se llevarán a efecto después de realizar el

diagnóstico del archivo.

• Diagnóstico

Para esta actividad se realizó una inspección de campo del lugar determinado como

archivo de concentración obteniéndose los resultados que a continuación se

detallan:

Espacio físico:

El archivo físicamente se encuentra en el piso No. 15 de un edificio ubicado en Av.

Insurgentes Sur No. 1605, Modulo 3, Col. San José Insurgentes, Delegación Benito

Juárez, en la Torre Mural.

Cuenta con una puerta de madera de las llamadas de tambor.

No cuenta con ventilación.

48

El sistema de alumbrado se materializa por 18 lámparas de 2x38 w.

Los muros son de tabla roca.

Cuenta con sistema de aire acondicionado.

Los pisos son de mampostería y se encuentran alfombrados.

Contenedores de la documentación contable semiactiva:

Mantienen carpetas que se implementan en archivo de trámite

Los expedientes se resguardan en cajas de cartón de las llamadas de archivo

muerto de .60cm de largo x .31cm de ancho x .25cm de alto.

Tratamiento archivístico:

Carece de tratamiento archivístico en los diferentes procesos para la

organización documental.

Se desconoce la técnica de expurgo por lo que se omite en el proceso de

transferencia

Carecen de Instrumentos de control documental.

Carecen de políticas para la regularización de los préstamos y/o consultas,

guarda precaucional, baja documental y transferencias.

Ordenación documental:

En el local de archivo se carece del establecimiento del método topográfico

para ubicar las cajas de archivo.

3.1 Organización del Archivo Contable

3.1.1 Identificación. Para iniciar se analizara la documentación para tipificar las series documentales

existentes dentro del área de contabilidad su función e importancia dentro del área,

así como identificar el sujeto productor. Para la identificación es necesario observar

el tipo de documentos que se almacenan dentro del área de Archivo de

49

Concentración de Iwojima Consultores S.A. de C.V., analizando sus cualidades

internas y externas para diferenciarse entre sí y permitir reconocer la procedencia,

caracterizar y describir la documentación del motivo de análisis.

Se reunirán las políticas existentes dentro de la empresa que dirijan la conducta de

las personas en Iwojima Consultores S.A. de C.V., que permitirán verificar el plano

de ejecución y sus alcances. Compilar la información de las disposiciones legales,

referente a la documentación contable y como empresa en el ramo mercantil que

regulan su competencia en su actividad real.

Recolectar las normas que controlan la circulación interna y externa de los

documentos contables en el archivo de trámite.

La identificación de los soportes, que puedan existir aparte de papel.

Se continuara con las actividades tendientes a la identificación de los recursos

existentes y necesarios dentro del archivo de concentración destinados para la

implementación de la organización técnica y física de la documentación contable.

3.1.2 Clasificación. Para este punto se utilizara el sistema de clasificación mixta donde tomaremos el

orgánico-funcional:

• Se manejara en un inicio la estructura orgánica de la conformación de la

empresa a través del organigrama,

• Como segundo las funciones en este caso el área de contabilidad y por ultimo

definir los asuntos.

En este nivel la clasificación exigirá una actividad intelectual para la determinación y

definición de los niveles de fondo, secciones y series. Con la identificación que ya se

habrá procesado, se iniciara por agrupar jerárquicamente los documentos de

contabilidad de los más generales a los más específicos, guiándonos con el principio

de procedencia que nos condescenderá conocer la naturaleza de los documentos a

50

tratar, y que nos facilitara la clasificación, organización y descripción en los

instrumentos de control y consulta.

Y continuar con la implementación del Cuadro General de Clasificación Archivística

donde se refleja la organización de la institución y llevarla a la práctica sobre los

documentos.

Para la conformación de la nomenclatura que asignará en el Cuadro de Clasificación

Archivística de la siguiente manera:

• Para el fondo se destinara letras,

• Para la sección se destinara letras,

• Para serie se destinara números,

• Y si existe alguna subalterna en cualquier nivel de los anteriores mencionados

se implementara como su principal,

• Dentro de la nomenclatura estará separado por una diagonal cada vez que se

pase de nivel.

3.1.3 Ordenación.

Dentro de este punto seguiremos con el proceso de agrupar y relacionar los

documentos. Se establecerá un orden y criterio único que permita la cadena de los

documentos a partir de una concordancia y sucesión lógica, respetando el principio

del orden original o estructura interna de los documentos.

En esta etapa a nivel de expediente la documentación dentro de este se manejara

con:

51

El método a utilizar en la ordenación del acervo documental del archivo de

concentración será el topográfico para el mobiliario con que se cuente y se

establecerá de la siguiente manera:

1. Una ordenación cronológica

respetando desde el día, mes y año si el

documento lo proporciona.

3. Dentro de la guarda el acomodo será de adelante hacia atrás

2. Una ordenación numérica interna para el control de los documentos

contenidos dentro del expediente. Será en la parte

superior izquierda y se hará con lápiz

4. Una ordenación topográfica señala en la pestaña del folder para su ubicación

52

Los expedientes se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Cada contenedor o entrepaño de estante deberá tener la etiqueta

identificadora al frente, con el número de gaveta o entrepaño y nombre de

la(s) serie(s) que contenga.

En caso de que un contenedor tenga varias series al interior, deberán

identificarse con la codificación respectiva, mediante separador con etiqueta.

Dentro del espacio destinado al archivo se maneja el de trámite referido a

documentación de:

• Clientes de los que se llevan casos de representación legal.

• Archivo de Concentración Contable de tres empresas más.

• Archivo de Concentración Contable de Iwojima Consultores.

Se sugiere manejar la siguiente distribución física referente al mobiliario del archivo

para mejor aprovechamiento del espacio.

Para las cajas

ordenación será

de izquierda a

derecha atrás

hacia ó de según

sea la caja

utilizada.

53

MAPEO PROPUESTO

6 m

9.30 m o Mobiliario

2 Escritorios (a) en un espacio de 1.70 largo x 1.30 ancho

3 mesas de trabajo para realizar las labores archivísticas (b)

1 Trituradora de documentos de trabajo pesado, para el proceso de eliminación de

documentos. (e)

66 Cajas de cartón 2 modelos, medidas descriptivas en cm (se ilustran en la página

51):

26 Archivos laterales, de 4 gavetas (h). De las cuales se destinaran 10 archivos para

la contabilidad de guarda permanente y con acceso confidencial por la información

que maneja la documentación la cual debe estar bajo llave.

f) Largo: 50

Ancho: 31

Alto: 25

g) Largo: 61

Ancho: 36

Alto: 26.5

2.14 m

5.86 m

g

h

h

b h a

a

b

b

e

d

f

f

f

54

3.1.4 Descripción.

En este proceso se hará en forma lineal con la ordenación documental, se buscará

transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un

documento a través de una idea general, que nos permitirá ver sus partes o

propiedades por medio de palabras y términos normalizados con el fin de ayudar en

la consulta de los usuarios y para facilitar al archivista el control y administración de

la documentación.

Se seguirán ciertos pasos esenciales:

• Recolección del material,

• Su debida clasificación y

• Análisis que permita determinar sus valores archivísticos.

Una vez realizado el análisis se debe trasladar la información contenida en los

documentos a un sistema descriptivo que sea sencillo y de fácil manejo, para que el

usuario pueda tener una noción clara del origen del documento, su contexto,

procedencia clase y tipo documental, contenido, formato, soporte y los modos en

que puede recuperarse y ser consultado.

Al decir sencillo no debemos perder un punto muy importante que es la

estandarización.

Frente: 0.75 cm

Fondo: 0.48 cm

Altura gaveta: 0.30 cm

Altura archivero: 1.33 m

55

• Donde la descripción de los documentos debe ser concreta, breve y contener

las ideas básicas,

• Se deben tomar en cuenta para la descripción los factores internos y externos

del documento,

• Se debe adoptar una sola política descriptiva para todo el fondo y,

• Se desarrollará el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar

por sí solo la información sin depender del archivista.

Lo anterior es alcanzado por el archivista a través de distintos instrumentos

descriptivos que verán en los próximos puntos.

3.2 Calendario propuesto para realizar las actividades.

Dentro de la propuesta se deben manejar tiempos y metas a cumplir para obtener

mayores rendimientos y resultados óptimos es por ello que se debe hacer una

programación de actividades que cumplan los objetivos de organización.

3.2.1 Calendario de organización

Las actividades a llevar son las siguientes:

1) Identificación de documentación por área: conoceremos la tipología que lleva el

archivo contable para su organización.

2) Inventario general: ya analizada e identificada la documentación que se maneja

en contabilidad daremos paso a realizar el formato con los campos que llevará

para generar un registro de la información que sirve para identificar, localizar y

explicar la documentación que conformara el archivo de concentración contable.

3) Expurgo: se hará la tarea de quitar todo aquello que dañe el documento, así

como copias de copias que no tengan ningún valor.

4) Creación e implementación de instrumentos de control y baja: Se crearan los

instrumentos que nos permitirán llevar el control de todo aquello que se ha de

resguardar en el archivo de concentración.

5) Implementación de guardas a nivel expediente y cajas: creación de los formatos

para el resguardo de la documentación contable.

56

6) Reorganización Topográfica: se asignara la ubicación física que llevara la

documentación contable.

7) Creación de políticas de transferencia primaria, préstamo y baja documental.

8) Revisión y aprobación de políticas por el área de Administración y Finanzas: Ya

terminadas las políticas se canalizaran con el área correspondiente para su

autorización en firma y divulgación en las áreas involucradas.

9) Realización del programa de depuración: con forme a la legislación vigente y en

coordinación con el área de Contabilidad se estipularan las fechas para revisión

de la documentación contable que su periodo de guarda haya expirado.

57

Calendario de actividades.

1er. Periodo

Identificación de la documentación

2do. Periodo

implementación de instrumentos

3er. Periodo Organización física

4to. Periodo

Implementación de normatividad

5to. Programa de depuración PERÍODO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5

ACTIVIDADES UN AÑO 5 MESES Identificación de documentación

por área

Inventario General

Expurgo Creación e implementación de instrumentos de control y baja

Implementación de guardas a nivel expediente y para el fondo

Reorganización Topográfica Creación de políticas de

transferencia primaria, préstamo y baja documental

Revisión y aprobación de políticas por el área de Administración y

Finanzas

Realización del programa de depuración con forme a la

legislación vigente y en coordinación del área de

Contabilidad

58

3.3 Instrumentos Archivísticos de Descripción y Control.

Estos instrumentos nos permitirán conformar una parte esencial del conocimiento de

nuestro archivo, en la medida que se armen nos ayudaran a integrar un conjunto

organizado de información destinado a resolver la búsqueda y localización por parte

del usuario o del archivista de los recursos archivísticos concretos de su interés para

poder posteriormente acceder a ellos.

3.3.1 Instrumentos de Descripción.

Cuadro General de Clasificación Archivística:

Será el instrumento técnico que nos permitirá mostrar las funciones y actividades de

nuestra empresa, para la elaboración del cuadro de clasificación se eligió la

estructura orgánico-funcional.

Orgánico, porque se tomara del organigrama las áreas para designar las

secciones. La organización de Iwojima Consultores, S.A. de C.V., es muy

simple y no presenta cambios radicales dentro de su distribución y;

Funcional, porque se tomaran las funciones de los documentos que

desempeñan dentro su área correspondiente dentro de la empresa para

designar las series.

Los campos que llevará el cuadro son los siguientes:

1) Fondo: campo destinado a las siglas de nuestra institución.

Iwojima Consultores, S.A. de C.V. (IWCO)

2) Sección: campo destinado al área que corresponda la documentación,

identificado con letra.

Administración y Finanzas (AD)

Contabilidad (C)

59

Facturación y Cobranza (FC)

Archivo (A)

Sistemas (S)

3) Serie: campo destinado al conjunto que pertenece un grupo de documentación,

será identificado con un número y están identificadas las siguientes:

Recibo de nómina (1)

Pólizas (2)

Cheques (3)

Fiscal (4)

Bancos (5)

Declaraciones (6)

Conciliaciones (7)

Balanza de comprobación (8)

Vacaciones Administrativos (9)

4) Subserie: será la división de una serie que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una materia o asunto específico.

60

Cuadro General de Clasificación Archivística de Iwojima Consultores S.A. de C.V.

CÓDIGO FONDO (1) CÓDIGO SECCIÓN(2) CÓDIGO SERIE (3)

CÓDIGO

SUBSERIE (4)

IWCO Iwojima Consultores, S.A. de C.V.

IWCO/C/ Contabilidad

IWCO/C/2 Pólizas

IWCO/C/2/1 Egresos cheques

IWCO/C/2/2 Diario

IWCO/C/2/3 Ingreso

IWCO/C/2/4 Transferencias

61

Catálogo de Disposición Documental.

Será una herramienta que nos permitirá llevar a cabo la valoración de los

documento. Los apartados que serán contemplados para este documento son:

1) Clasificación: campo destinado a la nomenclatura alfanumérica que se le dio al

expediente por medio del Cuadro General de Clasificación Archivística.

2) Nombre de la serie y subserie: campo destinado al nombre de la serie con el que

se identificara según el contenido de este y si contiene subserie se sancionara.

3) Años: campo destinado a los años que permanecerá la documentación en cada

archivo, A.T. (archivo de trámite), A.C. (archivo de concentración).

4) Acceso a la documentación: campo destinado para asignar con una “X”, el

requerimiento para el préstamo o consulta de la documentación.

5) Valores Documentales: campo destinado a los valores que tienen los

documentos en el momento de su guarda. Se marcara con una “X” los valores

que contenga la serie, esto nos permitirá determinar su tiempo de resguardo: los

cuales son administrativo, contable y legal.

62

Catálogo de Disposición Documental de Iwojima Consultores S.A. de C.V.

IDENTIFICACIÓN AÑOS ACCESO A LA

DOCUMENTACIÓN VALORES DOCUMENTALES

CLASIFICACIÓN

(1)

NOMBRE DE LA SERIE Y

SUBSERIE

(2)

A.T

(3) A.C

(3) A.H

(3)

USUARIOS

INTERNOS

BAJO FIRMA

(4)

USUARIOS

EXTERNOS

OFICIO DE

DEPENDENCIA

(4)

ADM.

(5)

CONTABLE

(5)

LEGAL

(5)

IWCO/C/2/1 Pólizas/Egresos

cheques 2 5 0 X X X X

IWCO/C/2/2 Pólizas/Diario 2 5 0 X X X X

WCO/C/2/3 Pólizas/Ingreso 2 5 0 X X X X

IWCO/C/2/4 Pólizas/Egresos 2 5 0 X X X X

63

Inventario general por expedientes.

Con el propósito de mejorar los servicios de control y préstamo de la documentación

contable de Iwojima Consultores S.A. de C.V., se crearan para la propuesta de

organización instrumentos de control y consulta.

Iniciaremos con los campos que se destinaron al inventario, nos permitirá llevar un

control de la existencia que tenemos dentro del archivo.

Los elementos que lo conformaran son los siguientes:

1) Fondo: el nombre completo del fondo que corresponde la documentación.

2) Sección: el nombre completo de la sección que corresponde la documentación.

3) Serie y subserie: el nombre completo de la serie que corresponde la

documentación.

4) Hoja: el número correspondiente al orden del inventario.

5) Clasificación: es la combinación de número y letras para asignarle una

clasificación archivística conforme a su organización e información contenida en

la documentación.

6) Título del expediente: este campo esta destinado para realizar una breve

descripción sobre el asunto del expediente.

7) Mes (es): anotar los meses o mes que se encuentren contenidos en el legajo.

8) Año: anotar el o los años contenidos en la documentación resguardada por

legajo.

9) Total de legajos: es el total de legajos que contiene el expediente.

64

10) Caja: se pondrá el número de caja, donde se encuentre físicamente la

documentación para su resguardo.

11) Observaciones: anotar especificaciones que tengan relevancia sobre la

documentación.

65

Inventario general por expedientes de Iwojima Consultores S.A. de C.V.

Fondo (1): Iwojima Consultores S.A. de C.V. Hoja (4): 1 Sección (2): Contabilidad Serie (3): Pólizas Subserie (3): Egresos cheques

CLASIFICACIÓN (5)

TÍTULO DEL EXPEDIENTE

(6) MES (ES)

(7) AÑO (8)

TOTAL DE LEGAJOS

(9) CAJA (10)

OBSERVACIONES

(11) IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos

cheques Enero 2011 1 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Febrero 2011 2 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Marzo 2011 1 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Abril 2011 4 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Mayo 2011 2 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Junio 2011 1 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Julio 2011 1 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Agosto 2011 1 3/12

IWCO/C/2/1 Pólizas de Egresos cheques Septiembre 2011 3 3/12

66

3.3.2 Instrumentos de Control.

Calendario de Transferencias Primarias.

Es el instrumento que nos dará la pauta sobre los tiempos en que los documentos

deben ser transferidos al archivo de concentración por parte del archivo de trámite.

Este documento nos permitirá llevar una mejor organización dentro del archivo ya

que establece en tiempo y forma la realización de cada transferencia documental.

Los campos propuestos para el formato son los siguientes:

1) Área: se anotara el nombre del área a la que le corresponderá hacer su

transferencia primaria.

2) Período para transferencia: se anotara el rango que se le asigna para realizar su

transferencia primaria.

(Ver anexo 5 “Calendario De Transferencias Primarias”).

Calendario de Caducidades.

La conformación de este instrumento nos permitirá un registro de las fechas en que

concluye el tiempo de guarda de los expedientes que son transferidos por el archivo

de trámite, nos ayudará a detectar y retirar la documentación que ha cumplido su

plazo precaucional y que conserva la unidad de archivo de concentración.

Los campos que lo conformaran son los siguientes:

1) Fondo: el nombre completo del fondo que corresponde la documentación.

2) Sección: el nombre completo de la sección que corresponde la documentación.

3) Hoja: el número correspondiente al orden del inventario.

67

4) Año: anotar el o los años contenidos en la documentación resguardada por

legajo.

5) Numero de caja: anotar el número correspondiente de la caja donde se

encuentra la documentación.

6) Clasificación: anotar la combinación de número y letras que se le asigno para su

organización.

7) Serie: el nombre completo de la serie que corresponde la documentación.

8) Subserie: el nombre completo de la subserie que corresponde la documentación.

9) Total de legajos: es el total de legajos que contiene el expediente.

10) Período de guarda en Archivo de Concentración: es el total de años que se le

asigno a la serie y subserie para su guarda dentro del archivo de acuerdo con el

catálogo de disposición documental.

11) Destino Baja y Histórico: marcar con una “x” el destino de la serie.

12) Fecha de baja: será la fecha con forme a los años de guarda cuando se debe

realizar ya sea la baja o el pase a Archivo Histórico. Formato DD/MM/AA.

13) Fundamento legal: se sancionara el fundamento legal que nos permitirá realizar

su baja o pase a Archivo Histórico.

14) Autoriza: el nombre de la persona responsable del área contable que autoriza.

15) Observaciones: anotar especificaciones que tengan relevancia sobre la

documentación.

68

Calendario de Caducidades de Iwojima Consultores S.A. de C.V.

Fondo (1): Iwojima Consultores S.A. de C.V. Hoja (3): 1 Sección (2): Contabilidad Año (4): 2011

Destino No. de caja (5)

Clasificación (6)

Serie (7)

Subserie (8)

Total de legajos

(9)

Período de guarda en Archivo de

Concentración (10)

B (11)

H (11)

Fecha de

baja (12)

Fundamento legal (13)

Autoriza (14)

Observaciones (15)

1/10 IWCO/C/2/1 Pólizas Egresos cheques 34 5 años X Enero

2018

Articulo 30 del Código Fiscal de la Federación

Raúl Casasola

Valenzuela

3/10 IWCO/C/2/2 Pólizas Diario 10 5 años X Enero 2018

Articulo 30 del Código Fiscal de la Federación

Raúl Casasola

Valenzuela

4/10 IWCO/C/2/3 Pólizas Ingreso 10 5 años X Enero 2018

Articulo 30 del Código Fiscal de la Federación

Raúl Casasola

Valenzuela

5/10 IWCO/C/2/4 Pólizas Transferencia 11 5 años X

Enero 2018

Articulo 30 del Código Fiscal de la Federación

Raúl Casasola

Valenzuela

69

Vale de préstamo

Este instrumento de control nos permitirá conocer si el expediente que requiera otro

usuario se encuentra en préstamo.

Los campos requeridos y propuestos para este instrumento son:

1) Nombre del expediente: anotar el nombre que se le asignó al expediente.

2) Numero de expediente: anotar la clasificación asignada al expediente por medio

del Cuadro de Clasificación Archivística.

3) Fecha de préstamo: anotar la fecha de salida del área de archivo, formato

DD/MM/AA.

4) Nombre del solicitante: anotar el nombre del usuario completo apellidos.

5) Área del solicitante: anotar el área donde desempeña sus labores el solicitante.

6) Firma de quien recibe: recabar la firma del usuario que recibe la documentación

en préstamo y quien será el responsable de ella mientras este fuera del archivo.

7) Autoriza nombre y firma: recabar la firma del responsable de contabilidad para

permitir la salida de la documentación.

8) Fecha de devolución: anotar la fecha de entrada al área de archivo, formato

DD/MM/AA.

9) Observaciones: se anotara todo lo relevante a la documentación que no se

considere en algún apartado del formato.

Los expedientes transferidos al archivo de concentración son complementados con

los siguientes documentos:

Portada del expediente:

70

Con la carátula de expediente nos permitirá conocer el contenido por legajo que hay

en nuestro archivo.

Los datos que contiene son los siguientes:

1) Fondo: anotar en primer lugar las siglas con que se va a identificar el fondo a la

que pertenece la documentación.

2) Sección: anotar en primer lugar el número, letra o combinación alfanumérica con

el que se va distinguir el nombre correspondiente a la sección y a continuación el

nombre de esta.

3) Serie: anotar en primer lugar el número, letra o combinación alfanumérica con el

que se va distinguir el nombre correspondiente a la serie y continuación el

nombre de esta.

4) Subserie: anotar en primer lugar el número, letra o combinación alfanumérica

con el que se va distinguir el nombre correspondiente a la subserie y

continuación el nombre de esta.

5) Facturas o pólizas: anotar el rango de la numeración contenido en el legajo.

6) Fecha (s): anotar las fechas correspondientes a la documentación.

7) Clasificación: anotar completa la nomenclatura con la que se distinguirá el legajo

para su guarda.

8) Tiempo de guarda: anotar el tiempo total de guarda precaucional que se le

asignara por tipología documental y de que año inicia a que año termina su

guarda.

9) Caja: anotar el número de caja que le corresponderá para su ubicación.

10) Legajo: anotar el legajo correspondiente.

71

11) Destino: anotar el destino que tendrá después de su guarda precaucional.

12) Fundamento legal: anotar la Ley y el o los artículo (s) en cual nos ampara para

el tiempo de resguardo que se le asigno.

13) Observaciones: anotar cualquier relevancia importante con relación al

expediente.

14) Autoriza: anotar el nombre de la persona responsable cunado se autoriza el

destino final.

15) Fecha: anotar fecha de autorización, formato DD/MM/AA.

72

Carátula de expedientes

FONDO (1): IWCO IWOJIMA CONSULTORES S.A. DE C.V.

SECCIÓN (2): C CONTABILIDAD

SERIE (3): 2 PÓLIZAS

SUB.SERIE (4): 1 EGRESOS CHEQUES

FACTURAS O POLIZAS (5): 1 A 38

FECHA (S) (6): ENERO - 2011 A ENERO - 2011

CLASIFICACIÓN (7):

IWCO/C/2/1

TIEMPO DE GUARDA (8) : 5 AÑOS 2013

A

2018

CAJA (9): 3/12 LEGAJO

(10): 1

DESTINO (11):

FUNDAMENTO LEGAL (12):

Art. 30 CFF: … deberán conservarse durante un plazo de cinco años contando a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas

OBSERVACIONES (13):

Autoriza (14): Raúl Casasola Valenzuela Fecha

(15):

JUNIO 2013

73

Etiqueta de identificación de la caja:

Es el documento que permitirá la identificación de cada caja que se encuentre en el

archivo de concentración del área de contabilidad para su guarda.

Los datos que contiene son:

1) Caja: anotar el número de caja correspondiente.

2) Fondo: anotar los datos de identificación del fondo documental.

3) Sección: anotar los datos de identificación de la sección que corresponde a la

documentación.

4) Serie: anotar los datos de identificación de la serie de la documentación.

5) Subserie: anotar los datos de identificación si la serie contiene subserie.

6) Número total de expedientes: anotar el número total de expedientes que contiene

la caja.

7) Fechas extremas (mes/año): anotar la fecha del primero y último expediente que

contiene la caja.

8) Ubicación topográfica (Sección/Estante/Nivel): anotar la ubicación topográfica de

la caja.

74

Etiqueta de identificación de caja de Iwojima Consultores S.A. de C.V.

CAJA (1):

3 FONDO (2):

IWOJIMA CONSULTORES S.A. DE C.V.

SECCIÓN (3):

CONTABILIDAD

SERIE (4):

PÓLIZAS

SUBSERIE (5):

EGRESOS CHEQUES

NUMERO TOTAL DE EXPEDIENTES (6): 16 EXPEDIENTES

FECHAS EXTREMAS (7): 2011

UBICACIÓN TOPOGRAFICA: Sección/Estante/Nivel

75

COMENTARIOS

Con la implementación de programas de trasferencia y de los instrumentos de

control y consulta se nos facilitara llevar el control de la documentación de manera

eficiente. La programación de depuraciones, la organización archivística de la

empresa, favorecerá a la correcta toma de decisiones.

De los propósitos del proyecto:

Implementar y construir una base de datos que permita contar con

información para su análisis estadístico.

La correcta organización archivística.

Preservación del la documentación contable.

Cubrir los requerimientos de consulta y préstamo.

Se permitirá seguir creando plazas de trabajo para el ámbito archivístico, al

concientizar de la importancia del archivo en el sector privado.

El espacio físico y el mobiliario deben ofrecer las condiciones de seguridad y

funcionalidad que garanticen la conservación de los documentos.

Marcar el inicio de normas que guíen el archivo de Iwojima Consultores S.A.

de C.V., y realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la

normatividad en la materia.

76

CONCLUSIONES

La documentación que se encuentra en el local destinado como Archivo de

Concentración de Iwojima Consultores S.A. de C.V., de carácter contable no tiene

ningún control ni las condiciones para su guarda, custodia y organización son las

adecuadas.

La realización de esta propuesta de organización del área de contabilidad de Iwojima

Consultores S.A. de C.V., llevo una planificación que consentirá anticiparnos a los

problemas que se puedan generar dentro de la empresa con referencia a la

documentación contable y poder apoyar a otras áreas con la consulta rápida y la

entrega de la información correcta.

La investigación de campo nos permitió conocer la empresa y su estructura interna,

las funciones que tiene cada área y como se relacionan con el archivo de Iwojima

Consultores S.A. de C.V., con relación a contabilidad nos permitió conocer las

series que le corresponde según su documentación.

Calendarizar tiempos y actividades llevara a cumplir objetivos en tiempo, forma y con

calidad.

La creación y seguimiento de los instrumentos para el control y consulta de la

documentación será una parte fundamental para su organización al implementarse

correctamente.

Con la creación y autorización de políticas se dará un toque de formalidad en los

procesos técnicos.

La presente propuesta se llevara a cabo al término de esta tesina.

77

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