ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004.
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ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Processus achat
Les Raisons ?? travailler de manière uniforme
travailler de manière ordonnée
Pour faciliter les applications informatiques
Permettre de mettre en place une démarche simplifiée pour traiter les
les commandes de faibles montants
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
portefeuille achats
Commande A,B Commandes C
20 /80 80/20
avec quelques affaires
Gros CA Petit CA
type de classe
Les enjeux
Gains sur achats
Principalement du délai d ’appro
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
C
B
A
tempspassé
Montant d ’achat
Nbre de lignes de commandes
10
100
1 000
Enjeux
50 %
40 %
10%
Classe
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
portefeuille achats
Acheter moins d'épicerie mais plus de fonctions globales
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Processus achat version complète
Définition du besoin
DA Fournisseurs potentiels
Audit fournisseur
Appel d’offres
Choix du fournisseur
ComparaisonNégociation
Rédaction de la commande
Suivi des AR
Réception marchandise
Enregistrement facture
Validation de la facture et
paiement
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Processus achat version complèteN° ETAPE SERVICES
CONCERNESDOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins.
BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Processus achat version complèteN° ETAPE SERVICES
CONCERNESDOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins.
BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie
Demandeur + Responsable service du demandeur
Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Processus achat version complèteN° ETAPE SERVICES
CONCERNESDOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins.
BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie
Demandeur + Responsable service du demandeur
Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)
3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter
Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Processus achat version complèteN° ETAPE SERVICES
CONCERNESDOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins.
BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie
Demandeur + Responsable service du demandeur
Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)
3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter
Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs
4 Visite fournisseur Achats/BE/Qualité Audit
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N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats
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N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats
6 Analyse et Comparaison des offres
Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services…
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N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats
6 Analyse et Comparaison des offres
Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services…
7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement)
Réunion dans nos locaux
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats
6 Analyse et Comparaison des offres
Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services…
7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement)
Réunion dans nos locaux
8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats
6 Analyse et Comparaison des offres
Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services…
7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement)
Réunion dans nos locaux
8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur
9 Rédaction de la commande
Achats et/ou Approvisionnement
Commande
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DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande
Achats et/ou Approvisionnement
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N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande
Achats et/ou Approvisionnement
11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise
Qualité entrée marchandises
Bulletins de livraison et réception
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande
Achats et/ou Approvisionnement
11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise
Qualité entrée marchandises
Bulletins de livraison et réception
12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur
Facture
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande
Achats et/ou Approvisionnement
11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise
Qualité entrée marchandises
Bulletins de livraison et réception
12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur
Facture
13 Validation de la facture et paiement
Comptabilité fournisseur
+ Achats si différence de montants
Virement bancaire
Ce processus est-il applicable à tous les produits ?
Quels sont les avantages et inconvénients d’un tel processus ?
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
• RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
• RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats
OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume d’achats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel)
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
• RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats
OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume d’achats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel)
PRODUITS C :40 à 45 % du nombre de fournisseurs25 à 30 % du temps d’un acheteur30 à 35 % du nombre de lignes de commande35 à 40 % du nombre de factures
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ?
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ?
• En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport au montant de la commande)
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ?
• En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport au montant de la commande)
• En associant des opérations (offre jointe à la Demande d’Achat)
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
=> En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle.
SIMPLIFICATION DU PROCESSUS
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
=> En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle.
SIMPLIFICATION DU PROCESSUS
=> En déléguant l’acte d’achat auprès du demandeur après mise et en place de contrats annuels par les acheteurs : l’acheteur n’exerce ensuite qu’un rôle de suivi des dépenses
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Processus achat version simplifiée
Définition du besoin
Réception marchandise
Enregistrement facture
Validation et paiement
d’une facture mensuelle
Négociation globale, contrat et commande annuelle
Appel de livraison
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Exemple de Processus achat simplifié
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte
Achats
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Exemple de Processus achat simplifié
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte
Achats
2 Expression du besoin et choix du produit
Demandeur Catalogue en ligne
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Exemple de Processus achat simplifié
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte
Achats
2 Expression du besoin et choix du produit
Demandeur Catalogue en ligne
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Exemple de Processus achat simplifié
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte
Achats
2 Expression du besoin et choix du produit
Demandeur Catalogue en ligne
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur
Fournisseur
ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004
Exemple de Processus achat simplifié
N° ETAPE SERVICES CONCERNES
DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte
Achats
2 Expression du besoin et choix du produit
Demandeur Catalogue en ligne
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur
Fournisseur
5 Enregistrement facture mensuelle
Comptabilité fournisseur