1. ERPEnterprise Resource Planning

1- ENQUADRAMENTOGrande parte das empresas tem uma variedade de diferentes sistemas e procedimentos desenhados para satisfazer as necessidades especificas dos seus departamentos.

SOFTWARE ARecursos Humanos- Registo de faltas- Pagamento de salarios - Beneficios de saude- Medicina no trabalho - Formacao- etc.

SOFTWARE BFinanceiro- Facturacao e cobranca dos servicos- Processamento de informacao financeira - Calculos de folha de pagamentos- Remuneracoes dos empregados- Relatorios de gestao- etc.

SOFTWARE CRelacao com Clientes- Controlo de encomendas - Registo de clientes- Satisfacao do cliente- etc.

SOFTWARE DArmazem- Tratamento de inventarios - Controlo de stocks- etc.

SOFTWARE EProducao- Registo de producao- Controlo de producao - etc.

2 – SISTEMAUm sistema e um conjunto de componentes que interagem entre si na perspectiva de atingirem um objectivo comum.- Um sistema pode ser composto por subsistemas inter-relacionados e interdependentes- Relacao entre sistemas (input – output)- Um sistema consome Entradas e Produz Saidas- Subsistema – Sistema - Super sistema- Sistemas Abertos -Interagem com o ambiente- Sistemas Fechados- Nao interagem com outros, nem como inputs, nem como outputs

3 - CENARIO IDEAL• Ter uma solucao de software unica.

• Com integracao das diferentes actividades e funcoes.• Onde a informacao e tratada como um todo.• Existe partilha entre departamentos da informacao necessaria a tomada de decisao.• Onde actividades de um determinado departamento resultam em accoes apropriadas de follow-up.•Informacao em tempo real de todos os processos da empresa.

4 - ERP – CONCEITOERP e uma arquitectura de software que agrega o fluxo continuo e a distribuicao de informacao, geograficamente dispersa pelas unidades funcionais de uma organizacao.• Sistema de informacao integrado.– Baseado num software multi-modular –Integra todas as areas funcionais da empresa• Implica a utilizacao de um unico pacote de software.– Em vez de solucoes dispersas e cada uma desenvolvida por umfornecedor distinto.• Os modulos do ERP podem eventualmente interagir com outro software da organizacao.• Consoante o software os modulos podem ser alterados.– Com ferramentas proprietarias do ERP

– Atraves de linguagem de programacao standard

5 - EVOLUCAO HISTORICA• Anos 60 – EOQ (Economic Order of Quantities)– Foco na producao e aparecimento dos primeiros sistemas de controlo de stocks – Tecnologia muito cara e pouco acessivel - Mainframes• Anos 70 - MRP (Material Requirement Planning) – Gestao das requisicoes de materiais– Surge o aparecimento de pacotes de programas – Aparecimento do codigo de barras• Anos 80 - MRP-II (Manufacturing Resource Planning) – Surge na sequencia da evolucao tecnologica– Inicio da evolucao das redes de computadores– Revolucao na gestao de producao e na logistica–Aproximacao ao conceito de ERP– Necessidade de alargar a gestao a outras areas como as compras, vendas e recursos humanos• Anos 90 - ERP (Enterprise Resource Planning)– Estendendo-se para cobrir novas areas como as financas, gestao de projectos, engenharia, etc.–Evolucao forte das redes de computadores, microprocessadores, servidores a precos mais competitivos.– Relembrar que anteriormente utilizava-se um sistema por departamento sem integracao de dados

6 – VANTAGENS• Sistema com integracao perfeita• Modularidade e flexibilidade de configuracao• Cobertura de todas as areas funcionais da empresa• Capacidade de adaptacao a diferentes processos organizacionais e workflows• Facilidade de comunicacao entre departamentos• Aumento dos niveis de produtividade, performance eeficiencia• Melhoria do fluxo e qualidade de informacao• Facilidade de gestao do sistema e consulta rapida a BD

• Optimizacao do processo de tomada de decisao• Melhoria na satisfacao do cliente

7 – DESVANTAGENSA implementacao pode ser extremamente cara• Tempo de implementacao em organizacoes complexas• Pode ser necessario redesenhar os processos de negocio actuais para uma melhor sincronizacao com o ERP• Os sistemas ERP podem tornar-se rigidos para algumas organizacoes que queiram mudar a direccao do seu negocio• O ambito da personalizacao do ERP pode ser limitado em alguns negocios ou circunstancias• Elevada dependencia do fornecedor do ERP• Custo com formacao ao pessoal

8 - PRINCIPAIS CARACTERISTICAS• Modularidade– Permite as empresas seleccionar os modulos desejados, podendoadicionar mais se necessario• Arquitectura aberta– Para poder utilizar um modulo livre de outros• Flexibilidade– Bastanteflexivelparamudancasorganizacionais• Parametrizacao– Processo de ajuste das funcionalidades de um ERP a determinadaempresa• Configuracao– Conjunto de configuracoes de funcionamento do ERP que permiteajudar a adequa-lo as necessidades dos varios modulos.• Upgrade de versoes– Pacotes de actualizacao disponibilizados pelo fornecedor do software• Localizacao

– Permite adaptar o sistema as especificidades de um determinado pais

9 - FACTORES CRITICOS DE SUCESSO• Patrocinio da administracao• Envolvimento das direccoes• Expectativas realistas• Visao e objectivos claros e bem definidos• Escolha correcta do gestor de projecto• Equipa competente e dedicada• Manter uma comunicacao constante• Planeamento adequado• Infra-estrutura tambem adequada• Envolvimento dos utilizadores• Formar convenientemente os utilizadores

10 – NECESSIDADE DE INVESTIMENTOVantagens Futuras:- Nocao de duracao- Nocao de rentabilidade - Nocao do risco- Estudar a rentabilidade do investimento

- Tomar em consideracao o risco- Garantir que se enquadra na estrategia da organizacao- Que se inscreve nas condicionantes financeiras da empresa

11 - IMPLEMENTACAO DE UM SISTEMA ERP• A implementacao de um sistema de ERP numa organizacao pode ser bastante complexa.•Necessita de planeamento sistematico e de consultores experientes.•Numa grande organizacao, com um ambito alargado, a implementacao pode levar meses ou anos.• Implementar um sistema de ERP pode implicar mudancas nos processos de negocio e no modo de actuar das pessoas.• Por muito especializado que seja o departamento de TI, estas implementacoes devem ser executadas por consultores experientes, visto estarem altamente especializados para tal.

• Servicos de consultoria– Responsaveis pela fase inicial do projecto (Gestor de Projecto).– Ajudam a organizacao na escolha dos modulos, nos worklows, naforma de tirar maior rendimento do ERP e ajudam a organizacao no arranque do sistema.• Servicos de parametrizacao– Alinham o sistema, atraves das suas possiveis configuracoes, para responder as reais necessidades da organizacao– Avaliam necessidades de desenvolvimentos especificos ou interfaces com outros sistemas• Servicos de suporte– Incluem manutencao e suporte ao sistema- Respondem a problemas ou bugs que possam surgir

• Planeamento e estruturacao.– Fase crucial onde e seleccionada a equipa de projecto (Gestor Projecto + Equipa) – Sao estudados os processos de negocio– Analisados os fluxos de informacao– Definidos os objectivos vitais e formulado o plano de implementacao• Processo de avaliacao– Avaliadas as capacidades do software– Reconhecidos e aceites os processos de negocio – Definidos e construidos procedimentos standards•Limpeza e compilacao dos dados– Verificacao da informacao necessaria para o arranque – Migracao dos dados de outros sistemas– Analise da informacao util, bem como da desnecessaria• Formacao e Testes– Formacao aos utilizadores dos novos mecanismos do sistema ERP – Testes e verificacao da base de dados– Formacao on-job apos o arranque do sistema• Utilizacao e melhoramentos

– Sera o patamar final da implementacao do ERP–Verificacao regular ao sistema para deteccao de erros ou de novos ajustes

2. ERP 1 - ESCOLHA DA SOLUCAO Escolher a solucao pretendida- Linha Profissional- Linha Executive- Linha Starter Easy/Starter Plus- Linha Express- Elevation Business SuiteSelecionar as areas de actuacao e os modulos desejados- Logistica e Tesouraria- Financeira- Recursos Humanos- Contactos Oportunidades - CRM- Equipamentos e ativos- Projetos e Servicos

2 - ADEQUACAO AO MODELO DE NEGOCIO DA ORGANIZACAOAtraves da parametrizacao- Licenciamento dos modulos instalados;- Abertura das empresas;- Parametrizacoes relativas ao funcionamento dos modulos;- Configuracao dos automatismos de ligacao dos varios modulos;- Definicao de utilizadores e respectivos acessos.

Atraves de desenvolvimentos adicionais- Campos de Utilizador;- Tabelas de Utilizador;- Menus de Utilizador;- Separadores de Utilizador;- Formularios de Utilizador;- Funcoes do Utilizador;- Processos de Utilizador;- Visual Basic for Applications (VBA);- Mapas do Utilizador.

Atraves da integracao de sistemas (interfaces)- Para ver o sistema como um todo;- Para ter um sistema integrado;- Sem redundancia de informacao;- Para obter caracteristicas uniformes.

3 - ADMINISTRADOR – ERP PRIMAVERASao instaladas duas aplicacoes:- Administrador- Seguranca e Manutencao- Copias de Seguranca- Manuais – Isoladas- Planeadas – Planos de Manutencao- Importacao e Exportacao- Manipulacao dentro de Ficheiros

- ERP- Tabelas- Documentos e series documentais- Utilizacao dos modulos adquiridos

4 - ADMINISTRADOR PRIMAVERA- E um aplicativo adicional existente no ERP Primavera;- E sempre instalado no momento da instalacao do ERP;- E uma ferramenta central de gestao do ERP, que concentra um conjunto de opcoes que permitem:

- Efetuar a gestao e manutencao das empresas;- Gerir utilizadores e seus perfis;- Definir Planos de manutencao- Efetuar o tratamento tecnico de um conjunto de operacoes.

Parametros da empresa- Permitem decidir o comportamento do programa em determinadas opcoes e em determinados modulos.- Condicionam o comportamento no ambito do modulo em causa.- A configuracao e feita por empresa.

Propriedades da empresa Id. Geral- Propriedades globais da empresa. Id. Fiscal- Informacoes de ambito fiscal relativas a empresa. Id. Comercial- Informacoes acerca da actividade comercial da empresa. Id. Outros- Restantes informacoes acerca da empresa.

5 - CONFIGURACAO DO ERPTabelasComo em qualquer programa informatico, as Tabelas, tem como funcao, o armazenamento de todo um conjunto de informacao que serve de base para as restantes operacoes do programa.

Configuracao de artigos- Criacao dos artigos que podem ser objecto de facturacao. - Introducao da informacao relativa a todos os artigos comercializados pela empresa.-Introducao da informacao relativa as tabelas:

- Artigo/Armazens- Artigo/Unidade- Artigo/Componentes- Artigo/Moeda- Artigo/Lotes- Artigo/Nos de Serie Artigo/Fornecedor

Configuracao de artigos

- Tabelas auxiliares ao preenchimento da tabela de artigos:- Tabelas > Gerais > Outras Tabelas: Taxas de IVA Moedas

- Tabelas > Inventario > Estrutura Artigos:- Familias/Subfamilias- Marcas/Modelos

- Tabelas > Inventario- Tipo de artigos

Series documentaisConjunto de criterios/caracteristicas que condicionam o comportamento dos documentos no momento da sua emissao:- Na sua validade- No intervalo de numeracao - No mapa de impressao- Regime de IVA- Outras ....

6 – STOCKSValorizacao de Stocks- Preco de Custo Medio Global

- O preco das mercadorias vendidas e calculado com base no PCM doartigo, independentemente do armazem que e movimentado.

- Preco de Custo Medio por armazem/lote:- O preco das mercadorias vendidas e calculado com base no PCM do artigo

referente ao armazem e lote (se o artigo tiver tratamento de lotes) que esta a ser movimentado.

Novo PCM = (Valor em Stock + Valor entrado) / (Qt. em Stock + Qt. entrada)Valor em Stock = Stock actual * PCM actualValor entrado = Qt. entrada * Preco Unitario de entrada Qt. em Stock = Stock actual

- O PCM e o Preco de Custo Ultimo so sao afectados se o documento estiver configurado dessa forma. - A alteracao de qualquer documento ja existente, podera obrigar ao recalculo de stocks (menu de Utilitarios)

PCU = Ultimo Preco de Compra + Despesas Adicionais de Compra – Descontos Comerciais de Compra

7 - COMECAR A TRABALHAR COM O ERP PRIMAVERA1. Proceder a instalacao dos produtos Primavera;2. Aceder ao Administrador Primavera.

Na primeira utilizacao e apresentado um assistente para inicializacao da plataforma;3. Apos o passo anterior, aceder novamente ao Administrador;4. Criar a empresa do tipo "Standard“ ou “Demo”;5. Verificar se sera necessario criar novos perfis de utilizador;6. Criar o utilizador do tipo Administrador e reentrar na aplicacao;7. Criar os restantes utilizadores;8. Definir quais os postos que terao acesso aos produtos Primavera;

9. Definir o plano de manutencao da empresa;10. Aceder aos modulos do ERP. atraves do administrador ou atraves do menu Iniciar.11. Definir os Armazens e as Localizacoes dos Artigos;12. Criar as fichas dos Artigos;13. Criar as fichas dos Fornecedores;14. Criar as fichas dos Clientes;15. Tendo os Artigos e os Fornecedores criados e com os documentosque existem por omissao no sistema, ja e possivel registar documentos de compra;16. Tendo Artigos e Clientes criados e com os documentos disponibilizados por omissao, ja e possivel registar documentos de venda;17. Apos o registo dos documentos anteriores, e possivel edita-los e fazer Drill-Down sobre alguns dos dados disponiveis;18. Possivel obter analises das compras e das vendas atraves da exploracao;19. Outra ferramenta que permite obter analises e o Painel de Gestao;20. Por omissao, o sistema distribui uma serie de Listas.