Erp Yolculuguna Cikacaklara Oneriler

ERP Yolculuğuna Çıkacaklara Öneriler Bilişim Zirvesi’08, Büyükada Salonu 10 Ekim 2008 Saat: 12:15 – 13:15

ERP Yolculuğuna Çıkacaklara Öneriler

Ö. Mustafa OnarLogin Yazılım A.Ş.

Satış Müdürü


ERP Nedir?

Kurumsal Kaynak Planlaması

İngilizce: Enterprise Resource Planning – ERP

İşletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme, para gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır.

Kaynak: Wikipedia


FinansFinans DağıtımDağıtım ÜretimÜretim İnsan Kaynaklarıİnsan Kaynakları SistemSistem

MuhasebeMuhasebe Satış YönetimiSatış Yönetimi Ürün AğaçlarıÜrün Ağaçları BordroBordro GUIGUI

Kasa YönetimiKasa Yönetimi Satınalma YönetimiSatınalma Yönetimi

İş Emirleriİş Emirleri

İzin Yönetimiİzin Yönetimi Form DesignerForm Designer

Müşteri CariMüşteri Cari İthalat Yönetimiİthalat Yönetimi

Rota YönetimiRota Yönetimi

Başvuru YönetimiBaşvuru Yönetimi L-ReportL-Report

Satıcı CariSatıcı Cari İhracat Yönetimiİhracat Yönetimi

Kapasite PlanlamaKapasite Planlama

Eğitim YönetimiEğitim Yönetimi Report ViewerReport Viewer

Nakit İşlemleriNakit İşlemleri Stok YönetimiStok Yönetimi

Üretim TakibiÜretim Takibi

Performans YönetimiPerformans Yönetimi SYSDMSYSDM

Nakit Akışı YönetimiNakit Akışı Yönetimi Teklif YönetimiTeklif Yönetimi

Maliyet MuhasebesiMaliyet Muhasebesi

Vardiya YönetimiVardiya Yönetimi Excel Veri Aktarım Otomasyonu

Excel Veri Aktarım Otomasyonu

Masraf YönetimiMasraf Yönetimi Kantar OtomasyonuKantar Otomasyonu

MRP Malzeme İhtiyaç Planlaması

MRP Malzeme İhtiyaç Planlaması

Transfer-Terfi YönetimiTransfer-Terfi Yönetimi

Çek YönetimiÇek Yönetimi Servis YönetimiServis Yönetimi Firma KıymetleriFirma Kıymetleri

Senet YönetimiSenet Yönetimi Evrak YönetimiEvrak Yönetimi İç Yazışmalarİç Yazışmalar

BütçeBütçe İhale Yönetimiİhale Yönetimi

Hazine (Kredi ve Teminatlar)Hazine (Kredi ve Teminatlar) Mağaza YönetimiMağaza Yönetimi

Demirbaş YönetimiDemirbaş Yönetimi CRMCRM

Matris RaporlamaMatris Raporlama Mobil SatışMobil Satış

B2B, Mail TransferB2B, Mail Transfer

Seyahat YönetimiSeyahat Yönetimi

Ücret YönetimiÜcret Yönetimi

Sağlık HizmetleriSağlık Hizmetleri

Ürün KonfigüratörüÜrün Konfigüratörü


Ne Zaman ERP ?

Gerçek mali performansımız bilinemiyor Bilinemeyen veya güvenilmeyen maliyetler oluşuyor İşler ancak belli kişilere bağımlı olarak yürüyor Üretimin ihtiyaçlarının çok üzerinde hammadde stoklarımız var Operasyonel takip ve planlama için çok zaman harcanıyor İşler mükerrer yapılıyor, işlem hataları çoğalıyor İstenilen veriye kolay ulaşılamıyor, bazı raporlar için haftalarca uğraşılıyor Aldığımız bir çok raporda çelişkiler var, raporlara güvenimiz az Gerçekleştirilemeyen / geciken / yanlış siparişler gün geçtikçe çoğalıyor Müşteri şikayetleri artıyor, müşteriler birer birer rakiplerle çalışmaya

başlıyorlar Şirket mevcut yazılım(lar) ile yönetilemez hale geldi, hatta büyümeye engel

oluyor


ERP Ne Sağlar ?

Bütünleşik sistem, verilere kolay ve hızlı erişim

Karar verme mekanizmalarında iyileşme

Yeni ve geliştirilmiş iş uygulamaları yaratabilme

Değişen iş koşullarına kolay uyum sağlama

Sektörel deneyimlerden (best practices) yararlanma

Stoklarda azalma

Maliyetlerde düşme

Daha az elemanla daha çok iş üretme

Gereksiz veri ve prosedürlerin azalması

İşletme giderlerinde azalma

Kırtasiye işlerinde ve malzeme tüketiminde azalma

Daha iyi yönetim

Rekabet üstünlüğü

Verimlilik artışı

Karlılık artışı

Müşteri ve çalışan

mutluluğu


Yola Çıkmadan Önce Dikkat !!!

ERP bir ciddi bir yatırımdır.

Kültürel değişim ve dönüşümü gerektirir.

Her firmanın iş yapma biçimi ve süreçleri birbirinden

farklıdır.

ERP projeleri, organizasyon genelinde düşünülmesi

gereken zorlu ve geri dönüşü kolay olmayan

çalışmalardır.

Bileşenlerden birisi eksik olduğunda başarısızlık

olasılığı yüksektir.


Pro

je Y

öneti

mi

Danış

manlık

Yazı

lım

Üst

Yöneti

m D

est

eği


Temel Başarı ÖlçütleriTopyekün kültürel değişime hazır ve istekli olunmalıdır.

Gerçekçi hedefler konulmalıdır.

İş süreçleri net olarak belirlenmiş ve iyileştirilmiş olmalıdır.

Firmanın gereksinimine en çok uyan çözüm seçilmelidir.

Proje öncesi hazırlıklar tam ve eksiksiz yapılmalıdır.

Üst yönetim desteği mutlaka olmalıdır.

İç direnç öngörülmeli, önlemler alınmalı, ve mücadele edilmelidir.

Yetkin ve deneyimli danışmanlarla çalışılmalıdır.

Mümkün olduğunca standart fonksiyonlar kullanılmalı, ek yazılım yaptırılmamalıdır.

Yeni sistemin performansı dikkate alınarak uygun donanım altyapısı hazırlanmalıdır.

Geçiş aşamasında yaşanması olası zorluklar için proaktif önlemler alınmalıdır.

İç iletişme önem verilmeli, anahtar mesajlar başından itibaren sıkça yinelenmelidir.


Bütçe

Yönetim, ERP projesine girişilmeden önce bütçe çerçevesini ve ilkelerini belirlemiş olmalıdır.

Proje Takımının elinde, planlama ve yürütme aşamalarında mutlaka bütçe olmalıdır.

Bir çok firma ne harcayacağını bilmeden projeye girişmektedir.

Çoğu firma ihtiyaçtan yola çıkarak değil, satıcılara sorarak bütçe oluşturmaktadır.

Satıcılara Teklif İsteği (RFP) yollanılmadan önce projenin implementasyon bütçesi çıkarılmalıdır.

Bütçe oluştururken güvenilir bir yöntem kullanılmalıdır.


Toplam Sahip Olma Maliyeti

Yazılım

Donanım

Entegrasyon

Danışmanlık

Elemanların Maliyeti

Bakım / Destek

Yazılıma Yapılacak İlaveler

Sarflar

…… +

TCO


ERP Proje Takımı

Üyeler, kurumun fonksiyonel birimlerden seçilir. (satış, üretim, finans ...) Temsil ettikleri fonksiyonel birimin gereksinimlerini çok iyi bilen kişiler

olmalıdır. Proje sonunda hayata geçirilecek sistemi iyi anlamış ve kavramış

olmalıdırlar. Bilgi paylaşımı, entegrasyonu ve değişime istekli olmalıdırlar. Kendi aralarında uyumlu bir ekip oluşturmalıdırlar.

ERP’nin seçimi ve implementasyon sürecinden sorumlu ekiptir.


Proje Yöneticisi

Kurumu ve iş süreçlerini çok iyi bilen birisi olmalıdır.

Güven duyulan, deneyimli ve liderlik niteliklerine sahip olmalıdır.

İletişime açık, modelleme ve risk yönetimi becerileri olmalıdır.

Doğrudan CEO'ya rapor etmelidir.

Proje yönetimi eğitimi alması önerilir. (PMP sertifikası)

Proje yöneticisini dışarıdan almak yerine içeriden birisinin yetiştirilmesi daha uygundur.

ERP projesi kesinlikle Bilgi Teknolojileri (BT) departmanı tarafından yönetilmemelidir !...

ERP proje ekibini yöneten kişidir.


Proje Planı Projenin ana hatlarını belirleyen ayrıntıda olmalıdır.

Görevler, başlangıç ve bitiş süreleri ile sorumlu departman veya kişi adları belirlenmelidir.

Proje gerçekleşmeleri, revizyonları vs. işlenir.

Proje yönetim araçları kullanılmalıdır (MS Project Manager, Primavera vs.)


Fonksiyonel Gereksinimlerin Belirlenmesi

İşin fonksiyonel gereksinimleri dokümante edilmelidir. Gelecekteki olası gelişmeler de dikkate alınmalıdır. Proje yöneticisi şirketteki bölüm yöneticileri ve kilit kişilerle görüşmeler

yaparak gereksinimleri belirler. Alternatif olarak, proje yöneticisi her bölüme uygun sorular

hazırlayarak iletir ve gelen yanıtları dokümante eder. Duruma göre her iki yöntem birlikte de kullanılabilir. Gereksinimler “standart” ve “özel” olmak üzere iki sınıfta toplanır.


Standart Gereksinimler ?

Muhasebe / FinansSatınalma İnsan KaynaklarıÜrün AğaçlarıSatış Siparişleri Malzeme Planlama Üretim Planlama Stok Kontrol


Özel Gereksinimler

Ürün konfigüratörü

Seri numarası takibi

Masraf merkezi yönetimi

Müşteri şikayetleri yönetimi

Barkod, RFID vs.

…


Aday Firmaların Belirlenmesi

Öncelikle faaliyet gösterilen sektördeki çözümler araştırılır Aday firmaların kurumsallığı, geçmişi, referansları, kadrosu

irdelenir. Adaylara Bilgi İstek (RFI) dokümanı yollanarak yanıtları

toplanır. Telefon, web, ziyaretlerle yeterli bilgi toplanmaya çalışılır Gerekiyorsa satıcılardan genel sunum istenir Teklif isteği (RFP) hazırlanarak teklifler toplanır.


Finalistler

Proje takımı, alınan teklif ve toplanan bilgiler doğrultusunda eleme yapar.

Bu aşamada yapılacak çalışmalarla en fazla 2 veya 3 finalist belirlenir.

Buna, Kısa Liste (Short List) denir.


Yazılım Seçim Süreci

Finalistlerle ayrıntılı görüşmelere başlanır. Ürün demoları alınmaya başlamadan önce bakılacak özellikler

önceliklerine göre başlıklar halinde önceden belirlenmelidir. Finalistler yarım veya tam gün sürecek ürün demolarına

çağrılır. Bu demolarda ERP yazılımının standart ve özel iş

gereksinimlerine ne kadar uyduğu saptanır. Ürünün kullanış kolaylığı vs. değerlendirilir.


Referanslar

Proje takımı üyeleri, finalist ERP yazılımları için referans ziyaretleri yapar.

Bu ziyaretlerde yazılımın gerçek ortamda kullanımı gözlenir.

Kullanıcılara sorulacak sorularla satıcı firmanın desteği öğrenilir.

Ziyaretler satıcı firma ile birlikte ya da satıcı firma olmadan gerçekleştirilebilir.

Ziyaret edilemeyen bazı referanslardan telefon ve/veya e-posta ile bilgi alınabilir.


ERP Seçimi

Proje takımı, anahtar seçim ölçütlerini belirler. Sistem gereksinimleri Eğitimler Lisans bedeli Destek ve bakım koşulları Satıcının nitelikleri …

Bu ölçütlere uygulanacak ağırlık çarpanları belirlenir.

Kazanan firma belirlenir Sözleşme imzalanır.


Implementasyon

ERP İmplementasyonuna ayrıntılı bir proje planı ile başlanmalıdır.

Seçilen ERP firması ile uyumlu bir ekip oluşturulmalıdır.

Kullanıcılara mutlaka başlangıçta ön bilgilendirme yapılarak motivasyonları yükseltilmelidir.

İşle ilgili temel veriler hazırlanmış olmalıdır (fiyat listeleri, stok kodlama yapısı, ürün ağaçları gibi)

Donanım ve iletişim ağı vs. altyapı gereksinimleri tamamlanmış olmalıdır.

Implementasyon sürecinin sorumluluğu tümüyle satıcı veya danışman firmaya teslim edilmemelidir.


Login Implementasyon Metodolojisi

1.Adım 2.Adım 3.Adım 4.Adım 5.Adım

Proje Hazırlıkları

Prototip Tasarım

Gerçekleştirme Canlı KullanımSon Hazırlıklar

Sürekli Değişim


1.Adım1.Adım 2.Adım 3.Adım 4.Adım 5.Adım

Proje Proje HazırlıklarıHazırlıkları

Prototip Tasarım

Gerçekleştirme Canlı Kullanım

Son Hazırlıklar

Proje Takımının Oluşturulması Proje Hedeflerinin Belirlenmesi Kaba Proje Planlaması Proje Ekibi Ön Eğitimleri Teknik İhtiyaçların Planlanması Proje Başlangıcı (Kick-Off)

Sürekli Değişim



Eğitim

Kavramsal eğitimler– Malzeme ihtiyaç planlama

(MRP), – Kapasite planlama (CRP), – Ürün ağaçları – vs.

Sistem eğitimleri– ERP yazılımının kullanımına

yönelik eğitimler– Müşteri veya satıcının yerinde

verilebilir.– Eğitimler için ayrı bir veritabanı

yaratılır.– Eğiticinin eğitimi sağlanır.


1.Adım 2.Adım2.Adım 3.Adım 4.Adım 5.Adım


PrototipPrototip TasarımTasarım


Son Hazırlıklar

Sistem Kurulumu Detaylı Analiz & Müşteri İhtiyaçlarının

Belirlenmesi Modelleme & Prototip Yaratılması Proje Ekibi Detay Eğitimleri Prototip Tasarım Raporunun Sunumu ve Onayı

Sürekli Değişim



1.Adım 2.Adım 3.Adım3.Adım 4.Adım 5.Adım


Prototip Tasarım GerçekleştirmeGerçekleştirme Canlı

KullanımSon

Hazırlıklar

Temel Konfigürasyon (Organizasyon Yapısı ve Operasyonların Konfigüre Edilmesi)

İş Senaryolarının Testi ve Onayı Özelleştirme ve Geliştirme Son Konfigürasyon ve Entegrasyon Testleri Arayüzler, Raporlar ve Veri Aktarımı Tasarım ve Testleri

Sürekli Değişim



Veri

ERP yazılımının istenen sonuçları verebilmesi, temel verilerin tam ve doğru hazırlanmasına bağlıdır.

– Stok kartları – Ürün ağaçları– Rotalar– Müşteriler– Satıcılar– Fiyat listeleri– Muhasebe hesap planı– Personel verileri – …

Veri hazırlama işinin büyüklüğü ve önemi iyice kavranmış olmalıdır.

ERP yazılımının veri aktarma araçlarından yararlanılmalıdır.


İş Prosedürleri

Yeni sistemle işlerin nasıl yapılacağı dokümante edilmelidir.

Süreçlerin sorumluları belirlenmelidir.


1.Adım 2.Adım 3.Adım 4.Adım4.Adım 5.Adım


Prototip Tasarım


Son Son HazırlıklarHazırlıklar

Canlı Kullanıma Geçiş Planı Son Kullanıcı Eğitimleri Entegrasyon ve Canlı Kullanım Testi Canlı Kullanıma Geçiş

Sürekli Değişim



1.Adım 2.Adım 3.Adım 4.Adım 5.Adım5.Adım


Prototip Tasarım

Gerçekleştirme CanlıCanlı KullanımKullanım

Son Hazırlıklar

Modül Desteği Değerlendirme

(Proje Hedef ve Sonuçların Karşılaştırılması) Canlı Kullanım

Sürekli Değişim



Canlı Kullanım

Paralel çalışma mı, “big bang” mi?

Modüllerin öncelikleri ?

Canlı kullanıma geçiş projenin bittiği anlamına gelmez


Direnç Yetkilerini devretmek/paylaşmak

istemeyen yöneticiler. Açık vermekten korkan çalışanlar İşini yitirme korkusu Artan iş yükü / sorumluluklar Yeniden başlayan öğrenme süreci

Başetme Kesin ve net kararlılık sergilenmeli Sistemin yararları gösterilmeli

(maksimum en önce) Takım ruhu geliştirilmeli Aceleci davranılmamalı Çok sabırlı olunmalı


Teşekkürler

“ Gideceği limanı bilmeyene hiçbir rüzgardan hayır gelmez. “

Michel de MONTAIGNE


Login Yazılım Hakkında

Kuruluş Yılı : 1989

Faaliyet Alanı : ERP Çözümleri

Referans Sayısı : 155 +

Kullanıcı Sayısı : 1800 +


Referanslarımızdan Bazıları


Login Enstrumanları

Yazılım Geliştirme Proje Yönetimi Danışmanlık Özelleştirme Eğitim Destek

Erp Yolculuguna Cikacaklara Oneriler

Business

Transcript of Erp Yolculuguna Cikacaklara Oneriler