ERP 世新大學 ERP 實驗室 2003/11/111 Purchasing 採購 講師:游淑卿...
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2003/11/11 2
世新大學 ERPERP 實驗室
大綱• Overview• Supplier 供應商資訊• Requisition 請購• Request for Quotation 詢價• Quotation 報價• Purchase Order 採購• Receiving 收料入庫
2003/11/11 3
世新大學 ERPERP 實驗室
採購目標• 短期日標:
– 適時的從適當的供應商中提供正確數量,且符合要求的產品,送到正確的地點,給組織內的顧客.
• 中期目標:– 協助組織達成其營運目標.包括採購部門的管理.與其他部
門之密切聯繫.供應商之選擇與維持.
• 最終目標:– 發展企業整合性之採購策略.協助企業整體營運策略及終極
目標之實現.– 降低成本.降低採購週期所需時間.提高產品品質及運送品
質.提高企業營運成效.無間縫運作的企業流程.提昇顧客滿意度與企業形象
2003/11/11 4
世新大學 ERPERP 實驗室
採購目標• 傳統採購
– 原物料– 零件– 服務– 供應商選擇與評估– 契約訂定
• 現今採購– 庫存追踨與控管– 交通工具分析與評估– 以物付款合約之管理 (考慮貿易平衡 )– 內製 /外購決策分析 (採購品有其獨佔或控制性時 )– 採購研究 /原物料需求預測 (物料受國際政經科技影響 )
2003/11/11 5
世新大學 ERPERP 實驗室
庫存Inventory
總帳系統
GL
客戶訂單SO
主生產排程MPS
粗略產能規劃RCCP
物料需求規劃MRP
請購作業PR
採購作業PO
收料作業Receiving
生產方式Discrete
RepetitiveFlow
ProjectProcess
生產發料Issue
生產控制製程移轉Move
Transaction
生產入庫CompletionTransaction
出貨作業PickingShipping
產能需求規劃CRP
應付帳款立帳
Invoice付款作業Payment
票據管理
成本管理Cost
Management
主需求排程MDS
固定資產管理Assets
供應鍊管理最佳化排程
APS
銷售預測FCST
統一發票管理
收款作業Receipts
應收帳款立帳
Invoice
Oracle ERP Overview
2003/11/11 6
世新大學 ERPERP 實驗室
採購系統與其他系統的關聯
OraclePayables
OracleGeneral Ledger
OracleSupplier Scheduling
OracleAssets
OracleBill of Material
OracleCost Management
OracleInventory
OracleMaster Scheduling/MRP
OracleOrder Entry
OracleWork in Process
OracleHuman Resources
OracleProject Accounting
OracleOraclePurchasingPurchasing
Oracle QualityEDI Gateway
2003/11/11 7
世新大學 ERPERP 實驗室
應付帳款成立
發票處理
應付帳款對帳
總帳科目更新
應計作業- 暫記項目- 傳票- 月結
內部轉移Inventory
供應商交貨Supplier
收 貨 ( 料 )Receipt
判 退Reject
退 貨Return
允 收Accept
檢 驗Inspection
異動處理- 收貨Receipt
-調撥Transfer
- 運送Deliver
自動產生訂購單AutoCreate PO
各種採購單 PO
- 標準式 Standard
- 合約式 Contract
- 概括式 Blanket
- 計劃式 Planned
核 准Approval
列印 /EDI
發 放Release
定義企業流程- 收料控制- 核准及安全管制- 交貨來源- 採購預算管制- 異動處理方法
存貨狀況Inventory
MRP 需求
在製品WIP
External System
核 准Approval
請購單處理Requisition
手開請購Manually
詢價 RFQ( 選擇性項目 )
報價單收集Quotation
供應商挑選Sourcing Rule
採購流程
2003/11/11 8
世新大學 ERPERP 實驗室
採購型態• Requisition
– Purchase Requisition ( 一般請購 )– Internal Requisition ( 內部請購 )
• RFQ– Bid RFQ ( 招標詢價 )– Catalog RFQ ( 目錄詢價 )– Standard RFQ ( 標準詢價 )
• Quotation– Bid Quotation ( 招標報價 )– Catalog Quotation ( 目錄報價 )– Standard Quotation ( 標準報價 )
2003/11/11 9
世新大學 ERPERP 實驗室
採購型態• Purchase Order
– Standard Purchase Order ( 標準採購 )– Planned Purchase Order ( 計劃採購 )– Blanket Purchase Agreement ( 概括採購 )– Contract Purchase Agreement ( 合約採購 )
• Release – Blanket Release – Scheduled Release
2003/11/11 10
世新大學 ERPERP 實驗室
Outline
• Overview • Supplier 供應商• Requisition• Request for Quotation• Quotation• Purchase Order• Receiving
2003/11/11 11
世新大學 ERPERP 實驗室
供應商
Purchase order 採購
Purchase requisition 請購
Payment 付款
SupplierSupplier
Request for quote (RFQ) 詢價
Receipts 收貨
Quotation 報價
Returns 退貨
2003/11/11 12
世新大學 ERPERP 實驗室
供應商資訊
ParisParisChicagoChicagoWashington, D.C.Washington, D.C.
SupplierSupplier
Supplier sitesSupplier sites
ContactContactContactContactContactContactContactContact ContactContactContactContact
2003/11/11 13
世新大學 ERPERP 實驗室
Performance
執行績效
ParisParisChicagoChicagoWashington, D.C.Washington, D.C.
Payment method
付款方式Online review
線上查詢
Terms and conditions
期限和條件
供應商資訊
2003/11/11 14
世新大學 ERPERP 實驗室
供應商績效評估
Overdue shipments裝運延遲
Invoice variance交貨清單不一致
ParisParisWashington, D.C.Washington, D.C.
供應商績效評估
Returns退貨
Cost成本
ChicagoChicago
2003/11/11 15
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 --purchasing
2003/11/11 16
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 --suppliers
2003/11/11 17
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 --suppliers
2003/11/11 18
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 --suppliers
2003/11/11 19
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 --suppliers
2003/11/11 20
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 --suppliers
2003/11/11 21
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作— supplier sites
2003/11/11 22
世新大學 ERPERP 實驗室
Outline
• Overview • Supplier• Requisition 請購• Request for Quotation• Quotation• Purchase Order• Receiving
2003/11/11 23
世新大學 ERPERP 實驗室
請購
Oracle WIP Other systems
Demand
Manually create
Import/reschedulerequisitions
Create internalsales order
Orderentry
Oracle inventoryOracle MRP
Source ?
Definerequisitiontemplate
Requisition pool
Requisition
RequisitionApprove
You can print, assign, and control requisitions.
2003/11/11 24
世新大學 ERPERP 實驗室
手動建立請購單
Demand
Manually create
requisition
Requisition pool
Approve or forward
requisition
Approve
Reject
2003/11/11 25
世新大學 ERPERP 實驗室
手動建立請購單
2003/11/11 26
世新大學 ERPERP 實驗室
Outline
• Overview • Supplier• Requisition• Request for Quotation (RFQ) 詢價• Quotation• Purchase Order• Receiving
2003/11/11 27
世新大學 ERPERP 實驗室
詢價
Enter RFQ
Suppliers fromsupplier list
Supplier 1
Supplier 2
Supplier 3
Request for Quotation
• Header information
– Doc. type, ship-to, bill-to
– Quote effective date
• Line information
– Quantity
– Unit of measure
– Target price
• Min/max quantities
• Terms and conditions
• Hazardous materials
• Multiple shipment quotations
2003/11/11 28
世新大學 ERPERP 實驗室
建立詢價單
Requisitionlinepool
Query existing lines
RFQ
RFQChoose linesfrom
query results
Automaticcreation
Manualcreation
2003/11/11 29
世新大學 ERPERP 實驗室
Outline
• Overview • Supplier• Requisition• Request for Quotation• Quotation 報價• Purchase Order• Receiving
2003/11/11 30
世新大學 ERPERP 實驗室
報價
Approvesupplier
quote
Unapprove supplier
quote
Requests for quotation
Quote repository
Supplier 1 Supplier 2 Supplier 3 Supplier 4
2003/11/11 31
世新大學 ERPERP 實驗室
報價單核准
Quote repository
ApproveSupplier 1
Item 1
Approve Supplier 1
Item 3
Approve Supplier 2
Entire quote
ApproveSupplier 3
Item 2
Supplier 1 Supplier 2 Supplier 3 Supplier 4
2003/11/11 32
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作 -- 詢價•
2003/11/11 33
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—報價
2003/11/11 34
世新大學 ERPERP 實驗室
Outline
• Overview • Supplier• Requisition• Request for Quotation• Quotation• Purchase Order 採購• Receiving
2003/11/11 35
世新大學 ERPERP 實驗室
採購方式• Standard purchase order ( 標準採購 ) • Blanket purchase agreement ( 概括採購 )• Contract purchase agreement ( 合約採購 )• Planned purchase order ( 計劃性採購 )
2003/11/11 36
世新大學 ERPERP 實驗室
採購單組成元件
Documentdetail (Header)
Item or servicedetails (Lines)
Supplier deliverydetails (Shipments)
Internal distributiondetails (Distributions)
2003/11/11 37
世新大學 ERPERP 實驗室
標準採購
OracleWIP
Othersystems
Demand
Manually create
Import/reschedulerequisitions
Create internalsales order
requester
Orderentry
Create supplier purchase order
Oracle Inventory
OracleMRP
Source
Approve
2003/11/11 38
世新大學 ERPERP 實驗室
概括採購• 買方知道在一特定的時間區間內,會向某一家供應商購買某項
商品,而這些購買的量累加起來會很多,因此與供應商簽訂買賣的合約,
• 合約記載了明確的時間區間、明確的採購項目、採購的總金額,• 但採購的數量以及採購的schedule沒有記載 . • 在合約的執行上,需另外的Release 程式,來對採購合約作Re
lease。.
Blanketpurchase
agreement
Delivery 1Release 1
Delivery 2Release 2
2003/11/11 39
世新大學 ERPERP 實驗室
合約採購• 買賣雙方訂下一個採購合約,合約上只定有合約的有
效期間內的採購總金額、付款方式、採購的優惠條件• 對於所要採購的產品細項、產品的數量或產品的詳細金額…等,沒有詳細的描述;
• 而對於合約的執行,則是在合約期間內轉標準採購的方式來執行 .
Contract purchaseagreement
Delivery 1Standard PO 1
Delivery 2Standard PO 2
2003/11/11 40
世新大學 ERPERP 實驗室
計劃採購• 有明確的採購數量、採購的排程,常見情形為廠商有
固定的生產品,所以會有固定的源物料消耗,所以需要在一定的週期過後就進行物料的採購
• 在合約的執行上,需另外的 Release 程式,來對採購合約作 Release。
Plannedpurchase
order
Delivery 1Release 1
Delivery 2Release 2
Tentative: June 1
Tentative: July 1
2003/11/11 41
世新大學 ERPERP 實驗室
採購方法比較表Standard PO
標準 POBlanket PA概括 PO
Contract PA合約 PO
Planned PO計劃 PO
期間 and 條件已知 Yes Yes Yes Yes
商品 or 服務已知 Yes Yes No Yes
價格已知 Yes Break pricing No Yes
數量已知 Yes No No Yes
帳單分配已知 Yes No No Yes
運送時程已知 Yes No No Estimate
採購確定動作 Standard Release Standard Release
2003/11/11 42
世新大學 ERPERP 實驗室
採購單建立
Requisitionlinepool
Query existing lines
PO
POChoose linesfrom
query results
Automaticcreation
Manualcreation
2003/11/11 43
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—標準採購
2003/11/11 44
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—標準採購
2003/11/11 45
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—合約採購
2003/11/11 46
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—合約採購
2003/11/11 47
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—概括採購
2003/11/11 48
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—概括採購
2003/11/11 49
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—計劃採購
2003/11/11 50
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—計劃採購
2003/11/11 51
世新大學 ERPERP 實驗室
Outline
• Overview • Supplier• Requisition• Request for Quotation• Quotation• Purchase Order• Receiving 收料
2003/11/11 52
世新大學 ERPERP 實驗室
Delivery
收料入庫
Receiving A Receiving B
Standardreceipt
Directreceipt
Inspectionrequired
Delivery AcceptRejectReturn to supplier
Inspect
Delivery
2003/11/11 53
世新大學 ERPERP 實驗室
退料與修改
Receiving Return delivery
reason code (optional)Return to supplier
Identify itemfor return
Receiving
Identify error in receiving
Correct as many transactions as necessary
Returns
Corrections
2003/11/11 54
世新大學 ERPERP 實驗室
替代品與無訂單收料
Unorderedreceipt Delivery
Match to PO?
Yes
Receive item Binstead of A
Is B a validsubstitute?
Delivery
Yes
NoReturn
NoRequires matching
or return
2003/11/11 55
世新大學 ERPERP 實驗室
收料付款
Receipt
Payment
OraclePayablesDelivery
Pay on options:: Invoice consolidationoptions:
By packing slip
By receipt
By site
2003/11/11 56
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—收料入庫
2003/11/11 57
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—收料入庫
2003/11/11 58
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—收料入庫
2003/11/11 59
世新大學 ERPERP 實驗室
系統操作—收料入庫
2003/11/11 60
世新大學 ERPERP 實驗室
問題討論
2003/11/11 61
世新大學 ERPERP 實驗室
問題討論1. 供應商績效評估包括那些項目
– 裝運延遲、退貨、成本、交貨清單不一致2. 採購流程
– 請購 詢價 報價 採購 收貨入庫3. 上列採購流程中 ,那二項是選擇性作業
– 詢價、報價4. 請購作業的資料來源
– MRP 、 Inventory 、WIP 、 other system
5. 四種採購方式 – 標準採購、 概括採購、合約採購、計劃性採購
2003/11/11 62
世新大學 ERPERP 實驗室
課後練習