Erfolgsfaktor Stammdatenqualität - Vogel...Beratung (Beschaffung/Prozess) Datenaufbereitung...

Erfolgsfaktor Stammdatenqualität

3. Würzburger eCl@ss-Kongress

12. Okt. 2011

© 2011 IFCC GmbH 1

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 2

Zusammenhang IFCC und Hochschule

Aus einer Idee wurde eine Firma

Die reale Praxis fließt in die Lehre ein

Studienprojekte:

Stammdaten und GeschäftsprozesseWirtschaftlichkeit von StammdatenModerne Methoden im Einkauf

Inhalt

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IFCC GmbH (1)

Stammdaten, Hebelwirkung, Reifegrade, Kostenbetrach tung

Aus einem MAWI-Projekt für Ersatzteile

Ein Forschungsprojekt nimmt die Ideen auf

Schritt 1: Grundlegende Überlegungen [Basis auch für das Ersatzteilmanagement]

eCl@ss – spart Kosten

Schritt 2: Wie werden aus nichtbestandsgeführte bestandsgeführte Läger

Schritt 3: Es besteht noch großer Forschungsbedarf

IFCC GmbH (2)

IFCC-Historie

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Gründung des Institute for Collaborative Classification

durch Professor Dr. Ulrich L. Manz

Gründung der IFCC GmbH

Dipl. Wirt. -Ing. (FH) Ayhan Bulut

wird Geschäftsführer der IFCC GmbH

Microsoft

Certified Partner

19 Mitarbeiter bearbeiten

Stammdatenprojekte mit

einer eigens entwickelten

Anwendung

Leistungsportfolio

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Stammdatenmanagement

Die

nstle

istu

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rodu

kte

Beschaffungs-

ManagementTeilemanagement Lagermanagement

Datenaufbereitung

IFCC.DataOptimizer

IFCC.DataManager

IFCC.PIManager

Datenerfassung

IFCC.DataCapture

IFCC.DataScanner

eProcurement

IFCC.ManagedProcurement

IFCC.CatGenerator

Datenbereitstellung

IFCC.ArticleFinder

IFCC.ProductDB

Datenanalyse

IFCC.Dubletten-

Manager

IFCC.DataAnalyzer

IFCC Beschaffungsstrategie

© 2011 IFCC GmbH 6

Versorgung

Beratung (Beschaffung/Prozess)

Datenaufbereitung Material-

stammdaten

Kreditoren-

stammdaten

Produktdatenbank

Bewegungsdaten Spend-Analysen

IFCC

Procure

Katalog-

Systeme

Externe

Dienstleister

Beschaffungsstrategie

Kataloge

Datenanalyse

13.10.2011

Über IFCC - Kunden

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Stammdaten, Hebelwirkung, Reifegrade, Kostenbetrach tung

Schritt 1: Grundlegende Überlegungen [Basis auch für das Ersatzteilmanagement]

eCl@ss – spart Kosten

Warum eine Klassifikation für Materialien

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• Energiesparlampe, dimmbar, RX DIM 20W/827/E27, Radium

• Lampe, 20 Watt, 1230 Lumen, E27, 161 x 58 mm, warmweiß

• Kompakt-Leuchtstofflampe, FBT-18/825-220/240-E27

• Energiesparlampe, Radium 31314535

• E-Lampe, E27, 20W, 1230 lm, 15000 h, WW, Art.Nr. 313 4535

• Leuchttofflampe/20W/E27/1230lm

• Ralux-Dim® mit Standardsockel, Sockel E27, 20 W, 1200 lm, warmweiß

• Kompaktleuchtstofflampe Ralux® Dim, RX-Dim 20W/827/E27

Auszug aus einer Stammsatzdatei eines Unternehmens

Das Ziel

Code Benennung Produkt-Typbezeichnung Lampenleistung

W

Lichtstrom

lm

Außendurchmesser

mm

Gesamtlänge

mm

Sockelaus-

führung

27110613 Leuchtstofflampe RX-DIM 20W/827/E27 20 1230 58 161 E27

Lichtfarbe

Verwendungs-

dauer

Lieferanten-

Name

Lieferanten-

Artikelnummer Markenname Art der Ausführung min. Betriebsstrom max. Betriebsstrom

warmweiß 15000 Radium 313 14535 Ralux-Dim

dimmbar, mit integrierten

EVG 220 240

unstrukturiert

häufig

strukturiert selten

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 10

Konsequenz von unterschiedlichen Stammsätzen - negative Hebeleffekte

• mehr Lieferanten als notwendig

• Volumenbündelung nicht möglich

• Höhere Teilvielfalt als notwendig

• Höhere Einstandspreise als nötig

• Auswertungen kaum möglich

• Suche und vergleich der Teile sehr aufwändig

• Viele „kleine“ Bestellungen

• Hohe Prozesskosten

• Fehlerquote steigt

• Teile- und Lieferanten-Dubletten

• Höhere Kapitalbindung

• Höhere Gemeinkosten

• Hohe Kosten für Kunden-zufriedenheit

• Konkurrenzfähigkeit sinkt

• Weniger Gewinn als mit gleichem Volumen möglich

Meine Erfahrung:

Entscheidungsträger verkennen das Wert-Potenzial von Stammdaten

PersonalstammdatenPersonalstammdatenDebitorenstammdatenDebitorenstammdaten

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 11

Stammdaten sind die Basis für Geschäftsprozesse und Bewegungsdaten

ProduktstammdatenProduktstammdaten

Kunde bestelltKunde bestellt AuftragsbestätigungAuftragsbestätigung MaterialbestellungMaterialbestellung

ControllingControllingWarenausgangWarenausgang

ProduktionProduktion

MaterialeingangMaterialeingang

RechnungsprüfungRechnungsprüfung

Int./ext. BuchhaltungInt./ext. BuchhaltungAusgangsrechungAusgangsrechung

AnlagenstammdatenAnlagenstammdaten

KreditorenstammdatenKreditorenstammdaten BuchhaltungsstammdatenBuchhaltungsstammdatenMaterialstammdatenMaterialstammdaten

Material- und Lieferantenstammdaten unzureichend/falsch

Lieferantenstammdaten unzureichend/falsch

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 12

Materialstammdaten unzureichend/falsch

Falschlieferung Reklamation Neubestellung

Kosten Wareneingang

Hebel 1

Kosten Personal

Hebel 2

Kosten Neubestellung

Hebel 3

Kundenbindung

nimmt ab

Ursache

Hebel

AuswirkungErhöhte Kosten des

Wareneingangs

Erhöhte der Kosten bei

Lieferant und Besteller

Viele Bestellungen Hoher interner AufwandKeine optimierten

Losgrößen

Kosten Personal

Hebel 1

Kosten Einstandspreise

Hebel 2

Kosten Beschaffung

Hebel 3

Erhöhte Prozesskosten

Ursache

Hebel

AuswirkungErhöhte

BeschaffungskostenTeure Einkaufsteile

Falschlieferung

Reklamation

Neubestellung

Viele Bestellungen

Hoher interner Aufwand

Keine optimierten Losgrößen

Erhöhung der Einstandspreise

Erhöhung der Beschaffungsprozesskosten

Reduktion der Kunden-/Lieferantenbindung

Management

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Produkt-entstehung

Services

Funktionale Sicht von Stammdaten

1413.10.2011

Stammdaten und Reifegradmodell

● fehlerhafte Sammdaten●Viele Liefeanten-stammdaten

●Aufbau Stammdaten●Klassifiktion/Merkmale●„Feintuning“ Merkmale

● (Anreicherung Stammdaten mit Preis und Bewegungs-daten•Erstellung von Verwendungskonzepten

●Umsetzung Konzepte●Laufender Betrieb )

Phase I Phase II Phase III Phase IV„Wins“ aufgrund Datentrans-parenz und Umsetzung von Konzepten

Umsetzung abgeschlossen

„Wins“ aufgrund Datentransparenz

Stammdatenanlage

€

t

Kosten•Materialkosten•Prozesskosten•Lagerhaltungskosten

NutzenSenkung der obigen Kostenarten

Potential wächst mit zunehmendemMaterialvolumenundrealisierten Konzepten

© 2011 IFCC GmbH

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 15

Personal-kosten

Gemein-kosten-

Anlage-vermögen

Einstands-preis

Umsatz-erlöse

Un

ter s

chie

dlic

he

Pro

du

ktkl

assi

fik a

tio

n

Mehrfach-Know-How (Klassifikation)

IT• Personal• Hardware• Software• Wartung

Integration• ERP• Katalog

Un

te rneh

men

s steueru

ng

Einkauf• Volumenbündelung• Einkaufsinformations-

system„One face to the supplier“

Controlling

• Rahmenverträge

• Prozessoptimierung

• Stammdatenreduktion

Vertriebsinformations-System

„One face to the customer“

Risikokosten: Lock-In-EffekteAbsicherung der Nachhaltigkeit

Einsatz von unterschiedlichen Produktklassifikation en führt zu Wertvernichtung

VermeidbareAktivitäten

Suboptimale Lösungen verstärken die Wertvernichtung

Beispiel einer Kostenbetrachtung aus Sicht Klassif ikation

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 16

Zusammenfassung

Datenanlage/-pflege IST PLAN

Materialstammdaten

Pflege 32.324,50 29.033,33

Neuanlage 220.740,00 209.703,00

Lieferantenstammdaten

Pflege 23.759,67 19.500,00

Neuanlage 30.420,00 28.899,00

Lieferantenbetreuung 281.250,00 162.500,00

Prozesskosten

Bestellungen erstellen 457.946,67 367.921,67

Rechnungseingang 172.545,21 132.418,00

Rechnungsprüfung 311.326,17 273.913,79

Wareneingang 1.618.278,75 1.105.440,00

3.148.590,96 2.349.595,79

3,40 2,54

Einsparpotenzial

direkte Harmonisierungseffekte 798.995,17

Volumeneffekte 173.438

gesamtes Einsparpotenzial 972.433,28

Materialgemeinkosten in Prozent

Materialstämme: 15.000

15 % Dubletten

7,5 % weniger Neuanlagen –Teilsätze werden gefunden

Lieferantenstammsätze: 11.000

37 % Reduktion [mind. 4.000]

Bestellungen: 43.000 p.a.

25 % weniger Bestellungen [mind. 10.000]

Wirkt auf Rechnungseingänge/-prüfung

Wirkt auf Wareneingänge

Volumenbündelung Materialkosten: 93.000.000 €

Dubletten, Lieferantenkonsolidierung, weniger „Neuteile“

Reduktion Kapitalbindung > 2.500.000 €

Kalk. Zinsen> 170.000 €

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Anforderungen an Stammdaten

Welchen Beitrag leistet ein „Stammdatum“ um gewinnbr ingende Umsätze zu halten bzw. zu steigern?

•Prinzip der Wirtschaftlichkeit gilt auch bei Stammdaten

•Stammdaten müssen die funktionalen Anforderungen abdecken

• Was sind instandhaltungsrelevante Merkmale?

• Was sind einkaufsrelevante Merkmale?

•Aufbau von Stammdaten muss skalierbar sein

•Stammdaten müssen mit meinem Stakeholder „kommunizieren“ (eCl@ss)

•Stammdaten müssen zur Prozesssicherheit beitragen

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 18

Anforderungen an Stammdaten

Was sind guten Stammdaten?

•Stammdaten müssen einen standardisierten Aufbau haben

•IFCC Datenbank umfasst 16.000 überprüfte Merkmale

Geschäftsstelle eCl@ss e.V., Köln

www.eclass.de

Betriebliche Anwendungen

Organisation von Zuständigkeiten und Rechten

Warengruppen

Buchhaltung

Engineering

Logistk

Instandhaltung

CAD

CAE

Materialwirtschaft/Lager

Einkauf/Procurement

Kundenanforderungenerfüllen

eigene/interneAnforderungen

Kundenanforderungen erfüllen

Kataloge

CAD

Print

CD

Online

Controlling

PIM

Eine einheitliche Produktklassifikation nach eCl@ss deckt den Informationsbedarf entlang der gesamten Supply-Chain ab.

Aus MAWI-Projekten für Ersatzteile

Schritt 2: Wie werden aus nichtbestandsgeführte bestandsgeführte Läger

Viele Betriebe, viele Läger, viele Teile Im wahrsten Sinne: Von der Zettelwirtschaft zum Barcode

Wir entwickelten: Methodik, Software, sammelten vielErfahrung auch in Trouble Shooting

Projekt 2: Senken Sie unsere Lagerhaltungskosten

Projekt 3: Erstellen Sie ein Betreibermodell – machen Sie ein Angebot

Projekt 1:

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 20

Basis

Harmonisierung der Produktdaten

Definition der Stammdaten Definition der

Bewegungsdaten

Projekt: Bestandsaufnahme, Klassifikation, Attributisierung

Aspekte Effekte gegenseitige

„Verstärkung“

Wirkung in

einem Lager

Wirkung steigt pro

zusätzlichem Lager

Material suchen &

finden

Prozessbeschleunigung

(Handling)

hoch keine

Volumenbündelung Kapitalbindung

Beschaffungsprozess

mittel Steigt mit zunehmender

Anzahl von Lägern

Lieferantenbündelung Kapitalbindung

Beschaffungsprozess

gering Steigt mit zunehmender

Anzahl von Lägern

Bündelungskonzepte

(z.B. Pooling)

Kapitalbindung

Beschaffungsprozess

keine Steigt mit zunehmender

Anzahl von Lägern

Sichtenkonzepte

•Technischer Platz

•Equipment

Prozessbeschleunigung

(Handling)

hoch Steigt mit zunehmender

Anzahl von Lägern

Materialverfügbarkeit Prozessbeschleunigung

Versorgungssicherheit

hoch Steigt mit zunehmender

Anzahl von Lägern

Datenpflege Verringerung Pflegeaufwand hoch Steigt mit zunehmender

Anzahl von Lägern

Wirtschaftlichkeitseffekte

wertschaffend

© 2011 IFCC GmbH 2113.10.2011

Dubletten = identische Teile

Bestände

Bestandsziel und Anzahl Teile nach Stammdatenberein igung•Abbau Dubletten•Bestandsoptimierung

Situation vor Stammdatenbereinigung

13.10.2011 22© 2011 IFCC GmbH

Ziel

Grunddaten Spalte2

Anzahl Materialien 50.000

Gesamtbestand 425.000

Durchschnittlichler Bestand 8,50

Durchschnittlicher Wert/Material 35,00 €

Gebundenes Kapital 14.875.000,00 €

Maßnahme 1: Festlegung technischer Mindestbestand Spalte1

Durchschnittlicher Bestand [Soll] 5

Gebundenes Kapital [Soll] 8.750.000,00

Minderung gebundenes Kapital 1 6.125.000,00

Maßnahme 2: Festlegung Gleichteile Spalte12

Anzahl Gleichteile 4000

Durchschnittlicher Bestand [Soll] 5,00

Gebundenes Kapital [Soll] 8.050.000,00 €

Minderung gebundenes Kapital 2 700.000,00 €

Minderung gebundenes Kapital insgesamt 6.825.000,00 €

13.10.2011 23© 2011 IFCC GmbH

Stru

ktur

elle

Sic

ht

€

„Ist ja bereits abgeschrieben…“

Einstands-preis

Beschaffungs-kosten

Abschreibung*

Lagerhaltungskosten

Verschrottung

Einstands-preis

Beschaffungs-kosten

Lagerhaltungs-kosten

Verschrottung

Total Costof Ownership

(TCO-Ansatz)

€

t

Liquiditäts-Wirksam•Material•Löhne•Sonst.

Abschreibung= Aufwand

Lagerhaltungskosten= (fast) Liquiditätswirksam

Verschrottung= Liquiditätswirksam

+ Erlöse./. Kosten

13.10.2011 24© 2011 IFCC GmbH

* Stichwort „Gängigkeit“

IFCC-Lagerbestandsaufnahmetool

25© 2011 IFCC GmbH

Bestand heute: 425.000

Nach Stammdatenanlage: 246.000

Nach Feintuning Stammdaten: 220.000

•Volumenbündelung

•Beschaffungsprozessbeschleunigung

•Lieferantenbündelung

•Automatisierte Bestellung durch Meldebestand

•Reverse-Pooling

425.00014.8 Mio

246.0008,6 Mio

210.0007,4 Mio

170.0005,9 Mio

•Bewirtschaftungskonzept (Outsourcing)

•Lagerplatzoptimierung

•Lagerplatzkonsolidierung

•Poolingkonzept (wirkt auf Lagerkosten, Volumen-, Lieferantenbündelung, Teileinstandsetzung und Entsorgung

•Substitutionsmanagement (z.B. gleiche Relais von unterschiedlichen Lieferanten) Ersatzteil-Ersatzteil Reduktion

Quick-Wins

Kapitalbindung max. 5,0 Mio € Senkung der Gemeinkost en in Höhe von ??? €

13.10.2011

13.10.2011 26© 2011 IFCC GmbH

•Bewirtschaftungskonzept (Outsourcing)

•Lagerplatzoptimierung

•Lagerplatzkonsolidierung

•Poolingkonzept (wirkt auf Lagerkosten, Volumen-, Lieferantenbündelung, Teileinstandsetzung und Entsorgung

•Substitutionsmanagement (z.B. gleiche Relais von unterschiedlichen Lieferanten) Ersatzteil-Ersatzteil Reduktion

Ein aktuelles Projekt – wesentliche Erweiterung des methodischen Ansatzes

Bestandsaufnahme

Dubletten

Kritikalitätsanalyse

Bestandshöhe

Was muss ich vorhalten

Was kann über eine Plattformbeschafft werden

aus 5.000 unique bestandsgeführteTeilewerden 1.500 unique bestandsgeführte Teile

Aktueller Stand

Weiterer Schritt

Ergebnis

13.10.2011 27© 2011 IFCC GmbH

Ein Projekt in Planung – wesentliche Erweiterung des methodischen Ansatzes

Bewirtschaftung

•Ein- Auslagerung•Stammdaten•Bewegungsdaten•Übergreifende Disposition

LagerB

LagerA

LagerC

Lieferant C

Lieferant B

LieferantA

Konzernunternehmen (1.400 Mill. € Umsatz)

Mehrere Produktionsstandorte in Deutschland

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 28

Schulung – Qualifikation - Organisation

Heterogener Personenkreis:

Betriebsleiter

Meister

Lagerarbeiter

Unterschiedliche Ansprachen – bei gleichen Zielen - Themengebiete

Wie suche ich im neuen System [Sprache, Schlagwörter]

Wie finde ich im Lager

Einlagerung und Entnahme – warum „so“ und nicht anders

Wie wollen wir diese Vorgehensweise sicherstellen

Wettbewerb –“Logistik.NRW “

Teilnahme am vom Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen ausgeschriebenen Förderwettbewerb „Logistik.NRW“

mit dem Projektvorschlag:

„Chem-Log-Net“Logistiknetzwerk für die Chemieparks in NRW zur gemeinsamen Nutzung von Ersatzteilen

Chem-Log-Net: Die Projektidee

Spezif

ikatio

n + B

estan

d

Zu- +

Abg

änge

Spezifikation + B

estand

Zu- + AbgängeS

pezi

fikat

ion

+ B

esta

nd

Spezifikation + Bestand

Zu-

+ A

bgän

ge

Zu- + Abgänge

Das Netzwerk


Spezifikation + BedarfSpezif

ikatio

n +

Bedar

f

1) Empfänger definiert Dringlichkeitsgrad:1. Logistik kostenoptimiert2. Logistik ausbalanciert3. Logistik zeitoptimiert

Bezahlung

Ersatzteil

Informations- und Materialfluss

12

3

4


Ersatzteil1)

Simulation zur Vermeidung von Engpassteilen

Lebenszyklusinformationen



Mes

sdat

en

XYZ-Analyse

0

5

10

15

20

25

30

P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9

P10 P11 P12

Periode

Abs

atz

/ Ver

brau

ch

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Wertanteil Mengenanteil

D

C

B

APrognose zur Vermeidung von Engpassteilen

Optimierung der Bestände

Chem-Log-Net: Effekte für Netzwerkpartner

Für Anlagenbetreiber und IH-Dienstleister

� Optimierung der Ersatzteilverfügbarkeit

� durch konzernübergreifenden Austausch

� durch verbesserte Planbarkeit der Bedarfe

� Gerechte Verteilung von Kosten und Nutzen

� Reduzierung der Bestände

� Senkung von Lagerkosten

IFCC-Partner

Mitglied &

KooperationspartnerSAP

Beschaffungs-

dienstleistungen

38© 2011 IFCC GmbH

Standardisierungsplattform

für Materialstammdaten

13.10.2011

Geschäftsprozess-

optimierung

Entwicklungspartner

Für Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung:

Dr. Ulrich ManzGesellschafter

Tel.: +49 6071 499 319 0

Mobil: +49 178 6938254

E-Mail: [email protected]

Ayhan BulutGeschäftsführer

Tel.: +49 6071 499 319 14

Mobil: +49 178 6938308

E-Mail: [email protected]

13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 41

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