Ειρήνη & Πόλεμος- ένα διαδικτυακό Αντιπολεμικό Μουσείο στο wiki.pdf
Enterprise Wiki - innovationsmethoden.info Wiki.pdf · 1 Zusammenfassung Ziel eines Enterprise...
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1 Zusammenfassung 2
2 Probleme aus der Praxis 3
3 Definition und Ziele 4
4 Praktische Umsetzung im Unternehmen 5
5 Anwendung am Fallbeispiel 9
6 Zusammenfassende Bewertung 11
7 Erweiterungen 13
8 Literaturverzeichnis und weitere Informationen 14
Enterprise Wiki
1 Zusammenfassung
Ziel eines Enterprise Wikis ist es, das Wissen aller Mitarbeiter einschließlich der Füh-
rungsebene in Form von gemeinschaftlich verfassten Texten zu verschiedenen Themen
schnell abrufbar zu machen, um die Unternehmensziele effizienter zu erreichen.1 Die
Grundidee entspricht der der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia.org, wobei die Funkti-
onalitäten den Unternehmensanforderungen angepasst sind. Mitarbeitern wird eine Platt-
form zur Verfügung gestellt, um ihren Erfahrungsschatz mit Kollegen zu teilen, Ideen kol-
laborativ weiter zu entwickeln sowie projektbezogene bzw. abteilungsübergreifende Zu-
sammenarbeit zu erleichtern.
Zu Beginn der Implementierung eines Wiki-Systems wird in der Praxis oft ein spezielles
Projektmanagement-Team aus Angehörigen verschiedener Unternehmensbereiche zu-
sammengestellt. Dieses Team sorgt für eine detaillierte Planung, Organisation und Durch-
führung der erforderlichen Maßnahmen im Hinblick auf eine erfolgreiche Einführung eines
Wikis in das Unternehmen. Eine wichtige Aufgabe des Teams ist es, Erwartungen der Un-
ternehmensführung an das Wiki zu erfüllen. Aber auch Mitarbeiter haben bestimmte Er-
wartungen an das einzuführende Wiki-System, die gesammelt werden sollten, um ihnen
die Gelegenheit zu geben aktiv am Implementierungsprozess teilzuhaben. Der Wiki-
Implementierungsprozess durchläuft verschiedene Phasen. Zunächst werden in einer Sta-
tus-Quo-Analyse bisherige Wissensinhalte und -wege dargestellt (Ist-Zustand), um Mängel
und Verbesserungspotentiale des derzeitigen Wissensmanagements im Unternehmen zu
identifizieren. Im nächsten Schritt wird überlegt, wie durch den Einsatz von Enterprise Wi-
kis ein gewünschter Soll-Zustand erreicht werden kann. Daraus ergeben sich schließlich
auch die Einsatzgebiete des Wikis innerhalb des Unternehmens. Erst im Anschluss daran
wird eine geeignete Wiki-Software ausgewählt, vollständig installiert und Systemanpas-
sungen an das Unternehmen vorgenommen.
Der zentrale Vorteil von Enterprise Wikis besteht darin, dass sie eine zwanglose Teamar-
beit erlauben und eine Plattform bieten, um kreative und innovative Ideen einfacher und
schneller gemeinschaftlich zu generieren. Mitarbeiter können durch die Nutzung von Wikis
betriebliche Problemsituationen einfacher bewältigen und Informationen schneller finden.
1 Vgl. Back/Gronau/Tochtermann, 2009, S. 11; AMR Research, 2006, S. 51.
2 Probleme aus der Praxis
Ein führender Anbieter von Enterprise Relationship Management Software mit 20 Nieder-
lassungen weltweit möchte die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter im
Innovationsprozess effizienter gestalten.
Aufgrund der geografischen Distanz zwischen den Niederlassungen werden Lösungsan-
sätze und Ideen hauptsächlich über E-Mails und Telefon-Meetings diskutiert. Das darin
enthaltene Wissen wird kaum protokolliert und zentral abrufbar gemacht, was dazu führt,
dass gleiche Lösungsansätze und Ideen parallel mehrfach besprochen werden. Insbeson-
dere eine Reduzierung des unnötigen E-Mail-Aufkommens könnte Mitarbeiter entlasten
und ihre Arbeitsproduktivität steigern.
Darüber hinaus gibt es aus personellen Gründen Schwierigkeiten, alle Mitarbeiter über die
dynamische Entwicklung von Produktneuheiten der Wettbewerber und den eigenen inter-
nen Innovationsfortschritten zu informieren. Ein reibungsloser Informationsfluss ist jedoch
von zentraler Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Denn um neue
kreative Innovationen hervorbringen zu können, müssen
die Mitarbeiter auf dem neusten Stand der Entwicklungen gehalten werden.
Als Wissensplattform diente bisher das Intranet des Unternehmens. Die Inhalte im Intranet
werden von wenigen Administratoren nach Absprache mit dem Management eingestellt
(Top-Down) und über ein Navigationsmenü strukturiert (hierarchisch). Aus technischen
Gründen können Produkt- und Prozessideen der Belegschaft nicht im
Intranet diskutiert werden.
Die Unternehmensspitze zieht den Einsatz von Enterprise Wikis im bestehenden Intranet-
System in Erwägung, um den Innovationsprozess zu optimieren. Künftig sollen Erkennt-
nisse, Erfahrungen und Wissen der Mitarbeiter im Wiki-System transparent gemacht wer-
den. Gute Lösungsansätze sollen nicht mehr isoliert vom Top-Management generiert wer-
den, sondern alle Mitarbeiter werden aufgefordert als Autoren zu fungieren und ihre Ideen
transparent zu kommunizieren (Bottom-up).
3 Definition und Ziele
„Ein Wiki ist eine web-basierte Software, die es allen Betrachtern einer Seite erlaubt, den
Inhalt zu ändern, indem sie diese Seite online im Browser editieren.“2 „Damit eröffnen sich
neue Perspektiven für den Wissensaustausch und die kollaborative Zusammenarbeit in
unterschiedlichsten Anwendungsszenarien.“3 Werden Wikis wie im betrachteten Fall in
Unternehmen eingesetzt, werden diese als Enterprise Wikis bezeichnet. Ziel von Enterpri-
se Wikis ist es den Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung zu stellen, um ihr Know-how
und ihren Erfahrungsschatz mit Kollegen zu teilen, Ideen gemeinschaftlich weiter zu ent-
wickeln sowie die projektbezogene bzw. abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu er-
leichtern.
Enterprise Wikis verfügen über vielfältigere Funktionalitäten als öffentliche Wikis (z.B. Wi-
kipedia.org), um eine gemeinsame Bearbeitung und Dokumentation von Wissen im Unter-
nehmen zu gewährleisten. So ist es mit Enterprise Wikis z. B. möglich Dokumente anzu-
hängen oder Blogs und Kalenderfunktionen zu integrieren. Eine erweiterte Suchfunktion
erlaubt es, auch Inhalte von angehängten Dokumenten nach Stichwörtern zu durchsu-
chen. Daneben können Mitarbeiter mit Hilfe einer speziellen Benachrichtigungsfunktion
(RSS-Feed4) über Änderungen bestimmter Wiki-Inhalte informiert werden.
Enterprise Wikis können auf verschiedene Ebenen eingesetzt werden. Während Projekt-
gruppen-Wikis auf die spezifischen Anforderungen eines Projekts abgestimmt sind (z. B.
mit Kalender- und Dokumentanhangsfunktion), werden Abteilungs- oder Gesamtunter-
nehmens-Wikis z. B. als Glossare geführt. Um die Markteinführung innovativer Produkte
aktiv unterstützen und Kundenbedürfnisse erkennen zu können, kommen sog. Extranet-
Wikis zum Einsatz (z. B. Wikis mit Kooperationspartnern oder
Kunden). Ein Enterprise Wiki ist ein Tool zur Umsetzung von Wissensmanagementmetho-
den. Es kann den Aktivitäten:
Ideengenerierung,
Bewertung und Auswahl von Ideen sowie
Wissens- und Projektmanagement
zugeordnet werden.
2 Ebersbach/Glaser/Heigel, 2008, S. 14f.
3 Orth, 2009, S. 75.
4 Anm.: RSS-Feeds ermöglichen den Benutzern immer über die für sie interessanten Artikel-Änderungen informiert zu warden. Sind im
Wiki-System sog. RSS-Composer integriert, besteht sogar die Möglichkeit, über alle Wiki-Bereiche hinweg nach Schlagworten, Titel o-der Volltext zu suchen und die Suchanfragen als individuelle RSS-Feeds zusammenzustellen.
4 Praktische Umsetzung im Unternehmen
Für die Einführung eines Enterprise Wikis sind das Einverständnis und die Unterstützung
der Unternehmensführung erforderlich, da sich Führungsrollen und Mitarbeiterfunktionen
drastisch ändern. Führungskräfte müssen sich darauf einstellen ihr Wissen mit anderen
Mitarbeitern zu teilen, weil durch den Einsatz von Wikis Wissen keine Macht mehr bedeu-
tet.5 Außerdem muss die Unternehmensführung entscheiden, ob das Wiki-System beste-
hende Wissensplattformen (z.B. CMS6, DMS7) und Kommunikationswege (z.B. E-Mail) er-
gänzen oder langfristig teilweise oder vollständig ersetzen soll.8
Die erfolgreiche Einführung eines Wikis kann mit Hilfe der in Abbildung 2 dargestellten
sechs Schritte erfolgen.9
Abb. 1: Sechs Schritte des Einführungsprozesses von Wikis nach Richter (2009).
Schritt 1: Ziel- und Projektdefinition
Zunächst ist ein Projektmanagement-Team aus Angehörigen von verschiedenen Berei-
chen und Führungsebenen des Unternehmens zusammen zu stellen. Das Team soll dafür
verantwortlich sein Vorteile und Erwartungen der Belegschaft zu sammeln und aus den
aufbereiteten Informationen eine Motivationsgrundlage für das Unternehmen
abzuleiten. Ziel dieses Vorgehens ist es, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben von Be-
ginn an aktiv am Implementierungsprozess teilhaben zu können. Es sollte deutlich werden,
welche Ergebnisse durch die Wiki-Nutzung erreicht werden können, wofür das Wiki ver-
5 Siehe zum Thema „Verlust von Herrschafts- und Vorsprungswissen durch Enterprise Wikis“ Haida/Mai, 2010, S. 1ff.
6 Anm.: Content-Management-Systeme
7 Anm.: Document-Management-Systeme
8 Vgl. O´Leary, 2008, S. 41; Ebersbach/Krimmel/Warta, 2008, S. 133.
9 Vgl. Richter, 2009, S. 156.
wendet wird und welche Benutzergruppen existieren. Schließlich ist auch ein Integrati-
onsmodell des Wikis zu entwickeln, welches sich eindeutig von bestehenden Unterneh-
mens-Anwendungen abgrenzt. Erfolgreiche Enterprise Wikis zeichnen sich durch eine ak-
tive Nutzung aus. Um dies zu erreichen ist die Formulierung einer einfach zu kommunizie-
renden Vision empfehlenswert, dessen Realisierung alle Mitarbeiter motiviert anstreben
können.10
Schritt 2: Ist-Analyse
Ziel der Ist-Analyse ist es, umfassende Informationen über den Status-Quo der bestehen-
den Anwendungen im Unternehmen zu beschaffen und auszuwerten. Durch die Analyse
der Wissensinhalte, -objekte und -wege kann sichergestellt werden, welche Wiki-Inhalte
tatsächlich relevant sein werden. In diesem Zusammenhang ist auch zu untersuchen, wel-
che Kommunikations- und Kollaborationsprozesse bisher verwendet wurden. Damit späte-
re Benutzer intuitiv im Wiki-System navigieren können, sollten Schlagworte und Katego-
rien verwendet werden, die sich im Unternehmensalltag etabliert haben. Hierzu sind sämt-
liche Datenbanken, Archive und sonstige informationstechnischen Systeme zu analysie-
ren.11
Schritt 3: Anforderungen und Konzeption
Im dritten Schritt werden Anforderungen an das Wiki bestimmt und Soll-Prozesse entwi-
ckelt.12 Die Soll-Prozesse zeigen mögliche Lösungen auf, wie durch den Einsatz
von Wikis die Schwächen bisheriger Systeme beseitigt werden können. Die Entscheidung
darüber, welche Soll-Prozesse eingesetzt werden bestimmen gleichzeitig die konkreten
Anwendungsgebiete des Wikis innerhalb des Unternehmens. Folglich müssen die im ers-
ten Schritt vorformulierten Ziele und Einsatzgebiete entsprechend angepasst werden. Die
eindeutig umrissenen Einsatzgebiete und Ziele erlauben nun die Ermittlung notwendiger
Funktionen und die Definition eines Rechtesystems für künftige Benutzer. Dabei sollte be-
achtet werden, dass die Integration von zu komplexen Funktionen eine sinkende Bedie-
nungsfreundlichkeit nach sich ziehen kann. Erfolgreiche Wiki-Systeme zeichnen sich
dadurch aus, dass die Benutzer schnell und einfach alle Inhalte verändern und verlinken
können. Deshalb gilt hier im Besonderen das Prinzip der Einfachheit und der Offenheit.
Sind Soll-Prozesse und Wiki-Ziele abschließend formuliert, können zusammen mit den
technischen Gegebenheiten, die für das Wiki-System erforderlichen technischen Anforde-
rungen spezifiziert werden. Netzwerk, Server und Datenbank sollten über ausreichende
Kapazitäten verfügen. Um sich vor externen Manipulationen zu schützen kann der Einsatz
im eigenen lokalen Unternehmensnetzwerk (Intranet) statt web-basiert erfolgen. Die Er-
stellung eines Pflichtenhefts kann schließlich alle Anforderungen an das Wiki enthalten.13
10
Vgl. Richter, 2009, S. 149f.; Kotter, 2010, S. 72. 11
Vgl. Richter, 2009, S. 138; Miller/Pfeffer, 2009, S. 15. 12
Vgl. Richter, 2009, S. 151f. 13
Vgl. Richter, 2009, S. 151f.
Schritt 4: Realisierung
In diesem Schritt ist eine Wiki-Software auszuwählen, die den Anforderungen des Unter-
nehmens entspricht. Sämtliche Inhalte und Templates können nun erstellt werden. Die
Softwareauswahl kann mit Hilfe einer Gegenüberstellung bestimmter Eigenschaften und
Merkmale der verschiedenen Wiki-Lösungen erfolgen14:
Aktualität
Architektur
Serviceleistungen des Anbieters und dessen Kosten
Datenbankkonzept und systemübergreifende Funktionalität
Muss-Anforderungen der Anforderungsspezifikation, gegliedert nach Stammdaten,
Prozessen und Querschnittsfunktionen
Lizenzkosten für Benutzer und Server
Kosten für Schulung, Consulting/Customizing und Installation
Die Auswahlentscheidung hängt von verschiedenen betriebsinternen Ressourcen ab, z.B.
ob geeignetes Personal zur Verfügung steht, um die Wiki-Software eigenständig warten
und weiterentwickeln zu können. Sofern ein Unternehmen keine Möglichkeit hat eigenes
Personal bereit zu stellen, kann auf kommerzielle Anbieter zurückgegriffen werden, weil
diese umfassende Serviceleistungen bei der Implementierung und im laufenden Betrieb
anbieten.15 Andernfalls bietet sich eine günstige lizenzfreie Open-Source-Software an.
Abschließend können Maßnahmen formuliert werden, um den angestrebten Soll-Zustand
zu erreichen (Maßnahmenplan). Der Maßnahmenplan kann Antworten darauf
geben, welche Auswirkungen die Veränderungen im Unternehmen haben und mit welchen
konkreten Aktionen darauf reagiert werden kann16:
Werden sich Aufgabengebiete und Verantwortlichkeiten ändern?
Sind besondere Kenntnisse erforderlich?
Werden sich Kompetenzen verändern?
Wird sich die Entscheidungshierarchie verändern?
Werden sich Schnittstellen verändern?
Wird sich die Informationsversorgung ändern?
Müssen Systeme angepasst werden?
Welche Veränderungen sind im Bereich der Kommunikation notwendig?
Schritt 5: Einführung des Wikis
In diesem Schritt wird das Wiki-System vollständig installiert und es werden Systeman-
passungen an das Unternehmen vorgenommen. Die Bedienungsoberfläche sollte intuitiv
14
Vgl. Gronau, 2001, S. 129ff. 15
Anm.: Zur Unterstützung der Auswahlentscheidung kann das Vergleichsportal wikimatrix.org helfen. 16
Vgl. Gattemeyer/Al-Ani, 2001, S. 21.
und vertraut sein. Um dies zu erreichen kann eine Anpassung an das Corporate Design
des Unternehmens erfolgen.
Der zuvor in Schritt vier aufgestellte Maßnahmenplan kann nun umgesetzt und das Wiki-
System umfassend getestet werden. Im Anschluss daran, lassen sich die bereits aufberei-
teten und neu erstellten Dokumente und Artikel in das Wiki übernehmen. Parallel dazu
können Mitarbeiterschulungen erfolgen. In den Schulungen ist es sinnvoll neben der Ver-
mittlung von Regeln, Rechten, Syntax, Funktionen und ihrer Verwendung, auch die Ziele
und den Nutzen des Wikis zu verdeutlichen.
Abschließend kann die Übergabe an das sog. Wiki-Team vorbereitet werden. Ein entspre-
chendes Übergabeprotokoll könnte beispielsweise den aktuellen Zwischenstand über den
Entwicklungsstand des Wikis sowie noch offene Probleme und Empfehlungen beinhalten.
Die Arbeit und der Zweck des Projektmanagements enden hier, während das Wiki-Team
seine Arbeit aufnimmt. Das Wiki-Team wird für künftige Benutzer Ansprechpartner für
sämtliche Angelegenheiten während der Wiki-Betriebsphase
sein.
Schritt 6: Betriebsphase
Das Wiki-System geht in Betrieb und somit übernehmen die Nutzer die Führung bei der
eigentlichen Befüllung des Wikis mit nützlichen und aktuellen Inhalten. Die Aufgabe des
Wiki-Teams kann unter anderem darin bestehen, die Höhe der Nutzungsintensität festzu-
stellen und bei niedriger Nutzung Gegenmaßnahmen einzuleiten. Außerdem kann das Wi-
ki-Team in regelmäßigen Abständen Reports erstellen, die darüber Auskunft geben wofür
das Wiki tatsächlich genutzt wird, wie viele aktive Nutzer beteiligt sind und ob das Wiki
neue Funktionen benötigt.17
17
Anm.: Für Kennzahlen und Kenngrößen zur Bewertung von Wikis siehe Warta, 2007, S. 143-148.
5 Anwendung am Fallbeispiel18
Das folgende Fallbeispiel soll entlang der sechs Schritte des Einführungsprozesses von
Wikis nach Ritter (2009) beschrieben werden. Der Fokus wird jedoch auf den letzten
Schritt 6 gelegt, in dem Lösungen für mögliche Probleme in der Betriebsphase
beschrieben werden.
Das Projektziel bei Sun Microsystems19 besteht darin, Wikis als Werkzeuge für das Wis-
sensmanagement einzusetzen (Schritt 1). Bisher werden bei Sun lediglich Mitarbeiter-
Weblogs als Instrument für die interne und externe Kommunikation verwendet. Die Anfor-
derungen des Unternehmens sind jedoch gestiegen. Ein reines Kommunikations-Tool, wie
das Weblog, ist nicht mehr ausreichend um den geänderten Anforderungen gerecht wer-
den zu können (Schritt 2). Das Unternehmen Sun möchte deshalb Wikis zur Dokumentati-
on von Softwareentwicklungsprozessen einsetzen. Vor
dem Hintergrund, dass neben den internen Programmierern auch externe an der Weiter-
entwicklung der verschiedenen Software arbeiten, bieten Wikis eine leicht zugängliche
Kommunikationsschnittstelle für all diese Programmierer. Das Unternehmen sieht den
größten Vorteil von Wikis darin, dass die darin enthaltenen Informationen lebendig und
dynamisch sind, auch weil die Teilnahmebarrieren, aufgrund ihrer intuitiven Bedienbarkeit,
sehr klein sind (Schritt 3). Die Softwareauswahl fällt auf das
Enterprise Wiki „Confluence“ der Firma Atlassian. Das ausgewählte Wiki-System ermög-
licht jedem Mitarbeiter einen persönlichen Arbeitsbereich (Space) anzulegen und diesen
mit Inhalten und individuellen Rechten zu versehen. Um die Wiki-Spaces besser durchsu-
chen zu können, werden sog. „Labels“20 vergeben (Schritt 4). Das erworbene Enterprise
Wiki wird schliesslich an das Corporate Design von Sun angepasst. Anschließend werden
die Mitarbeiter zur Verwendung des Wiki-Systems ermuntert. Sowohl spezielle Schulun-
gen für den technischen Umgang mit Wikis als auch die Programmierung zusätzlicher
Funktionen sind bei Sun nicht notwendig, da die Firma voller „Technikexperten“ steckt
(Schritt 5).
In der Betriebsphase (Schritt 6) beobachtet das Unternehmen durch den Einsatz von Wikis
eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Dies hängt laut Sun vorwie-
gend damit zusammen, dass Mitarbeiter ihre Informationen eher natürlich organisieren
und strukturieren, was dazu führt dass sie für andere einfacher zugänglich und verständ-
lich sind. Die Schaffung eines freien Wissensraumes hat bei Sun auch eine Kehrseite.
Durch den vermehrten Einsatz von Wikis ist nicht immer nachvollziehbar, welche Inhalte
für bestimmte Problemstellungen relevant sind und in welcher Verbindung sie mit anderen
18
Anm.: Das hier vorgestellte Beispiel stammt aus einer Fallstudie von Hilzensauer, W. und Schaffert, S. (2009). Wikis und Weblogs bei Sun Microsystems. In: back, A., Gronau, N. und Tochtermann, K. (Hrsg.), Web 2.0 in der Unternehmenspraxis: Grundlagen, Fallstudien und Trends zum Einsatz von Social Software. S. 203-212. 19
Anm.: Das Unternehmen Sun Microsystems wurde 2010 durch Oracle übernommen. 20
Anm.: Labels sind vergleichbar mit den Tags bei Weblogs (Klassifizierungsmerkmale). Die Funktionen „most popular labels“ oder „re-cent labels“ bieten eine zusätzliche Möglichkeit sich in Wiki-Spaces zurecht zu finden.
Artikeln stehen. Hinzu kommt, dass die Validität der Informationen nicht per se als gege-
ben vorausgesetzt werden kann. Ein weiteres Problem entsteht aus dem Umstand, dass
Wiki-Systeme nicht in der Lage sind sämtliche Teilbereiche bei Sun, die für die Dokumen-
tation und Unterstützung bei der Softwareentwicklung erforderlich sind, zu unterstützen.21
Daraus ergibt sich bei Sun die Notwendigkeit neben Wikis auch andere Systeme zu ver-
wenden, was wiederum eine umfassende Suchabfrage ermöglichen müsste, um die ver-
streuten Informationen abrufen zu können. Eine derartige zentrale Suchabfrage-
Möglichkeit existiert jedoch nicht.
Um die Unübersichtlichkeit in den Griff zu bekommen, denkt das Unternehmen Sun dar-
über nach sog. Gärtner (ähnlich wie bei Wikipedia.org) zu beschäftigen, die sich über die
Struktur und Navigation sowie der Pflege und Aktualisierung der Inhalte Gedanken ma-
chen. Hinzu kommt, dass RSS-Feeds im Wiki-System eingesetzt werden. Damit wird der
Benutzer automatisch über Artikeländerungen und -Feedbacks informiert, die ihn persön-
lich interessieren, ohne selbst die entsprechenden Wiki-Seiten besuchen zu müssen. Mit
Hilfe des Wiki-Policy-Dokuments, werden die Benutzer darüber informiert, dass keine ver-
traulichen Informationen veröffentlicht werden dürfen und welche Anstrengungen unter-
nommen werden können, um die Validität der veröffentlichten Informationen sicher zu stel-
len. Die Auffindbarkeit von Informationen in den immer unüberschaubaren Verbindungen
der unterschiedlichen Systeme soll bei Sun über sog. semantischen Wikis gewährleistet
werden. Diese Systeme sind im Stande Artikel auf Grundlage ihrer bestehenden Wissens-
struktur qualitativ zu annotieren22. Mit Hilfe dieser semantischen Annotationen werden In-
halte nicht nur für Menschen verständlich, auch Maschinen können nun automatisch Be-
ziehungen zwischen den Artikeln ableiten. Werden stark heterogene Systeme zur Spei-
cherung von Wissen verwendet, können die Inhalte systemübergreifend automatisch mit-
einander verknüpft und gefunden werden.
21
Anm.: Zum Beispiel bezeichnen Kranz und Merz (2005) Wikis als ungeeignet für die Entwicklung von Source-Code (Programmquell-texten) oder Issue-Tracking (Sammeln von Fehlerberichten). 22
Anm.: Bei ausführlichen Texten, haben Annotationen den Zweck den Inhalt des Textes so zu erklären und zu ergänzen, damit auch Maschinen diesen interpretieren können (z. B. mittels Ressource Description Framework (RDF) in Webseiten).
6 Zusammenfassende Bewertung
Der Einsatz von Enterprise Wikis geht mit einer Veränderung der Unternehmenskultur ein-
her. Die Implementierung eines Wikis im Unternehmen bedarf einer klaren Intention, da
sich die Art und Weise der Zusammenarbeit sowie die Wissensgenerierung und -nutzung
grundlegend ändert. Eine hierarchische, zentrale Steuerung wird durch eine autonome
Selbststeuerung von Teams ersetzt. Führungskräfte übernehmen nicht mehr die Rolle der
Manager, sondern die der Moderatoren in dem sie Mitarbeiter motivieren ihr Wissen mit
anderen zu teilen.23
Der Einsatz von Wikis in Unternehmen kann die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbei-
tern erhöhen, die Qualität der Kommunikation steigern und bisher verborgenes Wissen
transparent machen. Durch die „kollektive Intelligenz“ sollen viele Beteiligte erfolgverspre-
chendere Innovationsideen generieren können, als ein Einzelner dazu imstande wäre. Ei-
ne ambitionierte Anwendung eines Wiki-Systems kann deshalb eine Steigerung der Inno-
vationsrate und eine Reduzierung der F&E-Kosten bewirken.
Für die Einführung und den Betrieb von Wikis werden in der Praxis eine Reihe von Fakto-
ren als förderlich betrachtet, die zum Erfolg beitragen.
Erfolgsfaktoren für die Wiki-Einführung24:
Management-Commitment
Offene Unternehmenskultur
Einbindung der Mitarbeiter in die Wiki-Implementierung
Mitarbeiterschulungen
Mitarbeiterbefragungen
Interne Marketingmaßnahmen zur Förderung einer schnellen Begeisterung der Mit-
arbeiter
Pre-fill Phase der Inhalte
Optik im Corporate Design
Benutzerfreundlichkeit
23
Vgl. Haida/Mai, 2010, S. 3. 24
Klein, 2010, S. 30.
Erfolgsfaktoren für den Wiki-Betrieb25:
Wiki als zentraler Ort der Wissenserhebung
Abgrenzung zu verwandten Systemen kommunizieren
Motivation und Mitmach-Anreize
Teilanonyme Nutzer
Gleichberechtigte Nutzung und Publikationen ohne Freigaben
Qualitätssicherung von Artikeln
Klare Sprachvorgaben für Inhalte
Kategorisierung von Artikeln (inkl. Verschlagwortung)
Aktualität sichern und eine Vielzahl an Inhalten produzieren
Schnelle und einfache Bearbeitung von Inhalten
Interne und externe Verlinkungen
Klare Trennung verschiedener Wiki-Bereiche (Rechte, Zugang)
Der Vorteil von Wikis gegenüber anderen Wissensmanagementsystemen liegt unter ande-
rem darin, dass ihre technische Realisierung innerhalb eines Unternehmens relativ einfach
ist, weil sie auch ohne versierte IT-Kenntnisse erfolgen kann. Aufgrund der hohen Nutzer-
freundlichkeit (Corporate Design, intuitive Bedienung), sind die Einarbeitungszeiten sehr
kurz.26 Auch die für die Implementierung entstehenden Kosten sind gering.27 Weitere Vor-
teile, die sich aus dem Einsatz von Wikis ergeben, zielen auf Effizienzsteigerungen ab.
Unternehmen berichten von einer Verbesserung des Wissensaustauschs und der Wis-
sensdokumentation, die sich durch eine große Anzahl von Autoren und deren aktuellen
Inhalten ergibt.28 Nicht nur Kunden werden kollaborativ in den Entwicklungsprozess inte-
griert, sondern neben aktive auch passive, introvertierte Mitarbeiter.29 Darüber hinaus
können engagierte Mitarbeiter, die eine Vielzahl von hochwertigen Inhalten produzieren,
ihre persönliche Reputation steigern.30 Einen weiteren praktischen Nutzen erfahren Mitar-
beiter auch durch die interaktive Vorbereitung und Weiterentwicklung von Unterlagen im
Rahmen von Meetings.31
Die Nachteile durch die Nutzung von Enterprise Wikis halten sich in Grenzen. Da Inhalte
auch isoliert vom Top-Management generiert werden, reduziert sich die Fähigkeit des Ma-
nagements Kontrolle auszuüben.32 Außerdem besteht die Gefahr, dass sensible Daten un-
ternehmensweit veröffentlicht werden, die eigentlich nur einem bestimmten Mitarbeiter-
kreis gelten.33
25
Klein, 2010, S. 31. 26
Vgl. Orth, 2009, S. 76; Mertins, 2009, S. 76. 27
Vgl. Back, 2009, S. 16. 28
Vgl. Walsh, 2011, S. 119. 29
Vgl. Stobbe, 2010, S. 6. 30
Vgl. Stocker, 2010, S. 86. 31
Vgl. Walsch, 2011, S. 119. 32
Vgl. Stobbe, 2010, S. 6. 33
Vgl. Back, 2009, S. 16.
7 Erweiterungen
Enterprise Wikis lassen sich grundsätzlich überall dort einsetzen, wo es darum geht Ideen
und Wissen mit anderen Arbeitskollegen gemeinschaftlich und web-basiert weiter zu ent-
wickeln, sprich wissensintensive Arbeit auszuführen. Die verschiedenen Wiki-Systeme un-
terscheiden sich durch ihre Funktionalitäten, z. B. ob sie Möglichkeiten bieten Dokumente
anzuhängen, Feedbacks zu hinterlassen (Blogs) oder Kalenderfunktionen für Projektgrup-
pen zu integrieren.
Die Gemeinsamkeit aller gängigen Wiki-Systeme besteht darin, dass die Inhalte von den
Nutzern direkt im Browser verändert, ergänzt und gelöscht werden können. Bei fehlerhaf-
ten Änderungen können frühere Versionen eines Textes wieder hergestellt werden (Versi-
onsverwaltung). Darüber hinaus können die Inhalte über spezielle Suchfunktionen identifi-
ziert werden und durch Hyperlinks und Verschlagwortungen miteinander verbunden wer-
den.
Je nach Anwendungsfall müssen die Wiki-Funktionalitäten erweitert werden, um den An-
forderungen gerecht zu werden. So ist es bspw. von Vorteil eine Kalenderfuktion bei Pro-
jektgruppen-Wikis einzurichten, um Meetings einzuberufen oder Blogs für Kunden-Wikis
zu integrieren, um Feedbacks zu den einzelnen Artikeln zu ermöglichen. Für den Einsatz
im Unternehmen stehen eine Reihe von Wiki-Tools zur Verfügung. Die verschiedenen Ei-
genschaften von Software-Lösungen können im Vergleichsportal „WikiMatrix“ verglichen
werden. Unter den vielen Wikis, sind lediglich folgende acht Wikis für den Einsatz im Un-
ternehmen geeignet34:
Confluence
DokuWiki
DrupalWiki
Foswiki
MedaiWiki
TikiWiki
TWiki
SharePoint 2010
34 Vgl. Adler/Frost/Gross, 2011, S. 3f.
8 Literaturverzeichnis und weitere Informationen
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Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 in Unternehmen.
Interessante Links
Youtube-Video: Wikis in Plain English: A short explanation of wikis and how they can
be used to coordinate a group: http://www.youtube.com/watch?v=-
dnL00TdmLY&feature=player_embedded
Youtube-Video: Einführung in das Confluence Enterprise Wiki: Überblick zum Aufbau
und einigen Funktionen von Enterprise Wiki „Confluence“ der Firma Atlassian:
http://www.youtube.com/watch?v=6M-V3Xcvx5M
Open.Web.Business Magazin. URL: http://t3n.de
Produktmanager-Blog. URL: http://www.produktmanager-blog.de
Bewertungsmöglichkeiten von Firmenwikis. URL: http://www.wikimatrix.org/
Confluence: http://www.atlassian.com/software/confluence/
DokuWiki: http://www.dokuwiki.org/dokuwiki
DrupalWiki: http://www.drupal-wiki.com/de/drupal-wiki-enterprise-wiki
FosWikis: http://foswiki.org/
MediaWiki: http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki
TikiWiki: http://info.tiki.org/tiki-index.php
Twiki: http://twiki.org/
SharePoint 2010: http://sharepoint.microsoft.com/de-de/Seiten/default.aspx
Stimmen aus der Praxis
Stefan Grabmeier, Projektleiter Enterprise 2.0 Strategie, Deutsche Telekom
„Vor rund zwei Jahren hat die Deutsche Telekom interne Blogs und Wikis eingeführt.
Auf diesem Weg sind bisher über 750 Projekt-Wikis entstanden. Zudem gibt es über
200 interne Blogs, die von Mitarbeitern regelmäßig fortgeschrieben werden – darun-
ter Auszubildende, Fach- und Führungskräfte, und sogar der Vorstand beteiligt sich.
Mindestens 30 bis 40 Prozent des gesamten E-Mail-Verkehrs, so die Telekom, könn-
ten in den nächsten fünf Jahren eingespart werden, indem Mitarbeiter Informationen
vorrangig auf diesen Online-Portalen veröffentlichen, statt sie zu mailen.“
Quelle: Haida, L. und Mai, J. (2010). Enterprise 2.0. WirtschaftsWoche (12.07.2010).
Gerhard Östermann, Unternehmensstratege, SWR
„Der SWR hat vor drei Jahren Wikis eingeführt. Seitdem sind rund 300 davon eröffnet
worden. Anfangs hatte ich ein flaues Gefühl im Magen, als ich ein Dokument im Wiki
veröffentlichte. Man gibt eine Information preis, ohne zu wissen, was damit passiert.
Inzwischen arbeite ich intensiv damit. Wenn ich morgens in mein Büro komme, sehe
ich schon in meinem Maileingang, was sich in den für mich relevanten Wikis verän-
dert hat. Täglich stelle ich dort Dokumente ein und schreibe Kommentare zu den Bei-
trägen meiner Kollegen. E-Mails sind mir inzwischen lästig geworden. Wenn ich im
Anhang ein Word-Dokument sehe, packt mich das Grausen. Die Kollegen sollen die
Dokumente lieber in das Wiki stellen. Dort finde ich sie schneller, und sie gehen nicht
verloren.“
Quelle: Haida, L. und Mai, J. (2010). Enterprise 2.0. WirtschaftsWoche (12.07.2010).
Frank Roebers, Vorstandsvorsitzender, Synaxon
„Einer meiner Mitarbeiter löschte einen Textabschnitt aus dem Unternehmensleitbild,
den ich selbst geschrieben hatte. Der Absatz handelte von Disziplin, Fleiß und De-
mut. Als dann plötzlich die automatisch erstellte E-Mail in meinem Postfach landete,
dass ein Mitarbeiter die Passage gestrichen hatte, wusste ich im ersten Moment
überhaupt nicht, wie ich reagieren soll. Letztendlich unternahm ich aber nichts. Seit-
dem sind das Engagement und die Veränderungen in den Wikis exponentiell ange-
stiegen. Die Mitarbeiter erkannten, dass wir es in der Führungsetage ernst damit
meinen. Ich könnte mir heute nicht mehr vorstellen, ohne Wiki und Blog zu arbeiten.
Lediglich in Ausnahmesituationen wird die absolute Transparenz im Unternehmen
gefährlich. Wir sind beispielsweise bei einer Akquisition durch das Aktienrecht zu ab-
solutem Stillschweigen gezwungen. Die Mitarbeiter haben dafür natürlich Verständ-
nis.“
Quelle: Haida, L. und Mai, J. (2010). Enterprise 2.0. WirtschaftsWoche (12.07.2010).